MAKING THINGS SIMPLE
BEST VALUE PROCUREMENT | SEMINAR 2013 Bijzondere eenmalige uitgave
Partnerschap in projecten
The story that begins with a bottle
Werken met passie en plezier
Voorwoord
INHOUDSOPGAVE Dagverslag
4
Dr. Dean Kashiwagi
6
Best Value Procurement, naar optimaal resultaat in vier stappen
7
Keynote: ‘Beste Value Procurement in relatie tot projectmanagement’
10
Keynote: ‘Partnerschap in Best Value aanbestedingen’
12
Panelgesprek 14 Coachsessies
15
Partners Best Value Seminar
18
BVP-projecten 20 Werkbezoek RWZI Garmerwolde
21
Workshops
22
Quotes
24
Begrippen
25
Column Hoe Best Value is dat!
27
BERT MIDDEL, DIJKGRAAF WATERSCHAP NOORDERZIJLVEST
VOORWOORD
Best Value is in moderne termen aan de ene kant innovatie en aan de andere kant ‘win-win-win’.
Maaike Lensink (Recruter projectmatig interne commerciële economie eschool) Hogeschooldocent Hanzehog
Het was een geslaagde bijeenkomst, ons Best Value Seminar op 10 oktober jongstleden in Groningen. Als Waterschap Noorderzijlvest hadden we bewust onze nek uitgestoken door onder de lagere overheden koploper te zijn in het toepassen van Best Value Procurement. Vervolgens wilden we via onder meer een symposium er verder mee aan de weg timmeren. Mede dankzij onze partners – Kamer van Koophandel, Bouwend Nederland, NL-ingenieurs, Oranjewoud en GMB-Imtech – zijn wij erin geslaagd rond dit thema meer dan tweehonderd geïnteresseerden en betrokkenen bijeen te brengen. De deelnemers aan het symposium kwamen zowel uit het bedrijfsleven als vanuit gemeenten, provincies en waterschappen. De beide keynote-speeches waren leerzaam en vooral inspirerend. Er was volop gelegenheid om met de inleiders in gesprek te gaan, er was ruimte voor kritiek, in deelsessies werden kennis en ervaringen ruimschoots uitgewisseld en bij de deelnemers was het enthousiasme alom aanwezig. Het seminar kent ook enkele tastbare resultaten, te weten een magazine en een videoverslag. Alle deelnemers aan het symposium ontvangen beide. Misschien zien we elkaar binnen afzienbare tijd weer. Dan kunnen we nieuwe ervaringen met Best Value Procurement uitwisselen.
nele ener. Ze schrikt van de traditio Maaike vindt BVP een eye-op , je eigen ten en dat doet. Niet willen pra manier van werken zoals iedere talenten moeten kijken naar wie welke mening opleggen, terwijl je zou moeten afstemmen. heeft. Daar zou je je werk op
3
Dagverslag
Het was een bevlogen en succesvolle dag, waarbij deelnemers zelf ook aan de slag zijn gegaan. Voor deze interactieve insteek was gekozen om zo de uitwisseling van kennis en ervaring van zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers te stimuleren. Bovendien leidde het tot mooie en bruikbare overzichten van do’s en dont’s op het gebied van Best Value Procurement.
DAGVERSLAG
Knallende start Dagvoorzitter Ebel Jan van Dijk zorgde voor een luidruchtige start. Hij vroeg de deelnemers allemaal een ballon op te blazen, deze met beide handen omhoog te brengen en te proberen om de handen bijeen te krijgen. De ene hand symboliseerde de opdrachtgever en de andere de opdrachtnemer. En de ballon liet zien hoe lastig het vaak is bij traditioneel inkopen en aanbesteden om de handen ineen te krijgen. Bij de entree van de grondlegger van Best Value Procurement (BVP), Dr. Dean Kashiwagi, vroeg hij iedereen om op zijn of haar ballon te gaan zitten. Het gevolg: een knallende opkomst voor
Dr. Kashiwagi en een stevig statement over BVP. BVP draait namelijk om samenwerking, elkaar vinden en de hand toereiken.
Natuurlijke wetten en dansen Tijdens het ochtendprogramma sprak Dr. Dean Kashiwagi over de principes van Best Value Procurement: ‘BVP is based on natural laws’. Aan de hand van een simpele fles illustreerde hij zijn betoog. Gerrit Jan van de Pol, directeur van aannemersbedrijf GMB, was de tweede keynote speaker. Hij deelde zijn ervaringen met BVP vanuit de opdrachtnemerskant en stelde dat hij niet meer in termen van ‘principaal-aannemer’ wil spreken, maar samen wil ‘dansen’. Bij BVP doe je het samen, waarbij de opdrachtnemer weliswaar leidend is, maar waarbij ruimte is om te delen, lol te hebben en elkaar iets te zeggen. Het laatste onderdeel van het ochtendprogramma spraken de projectleiders van Noorderzijlvest en opdrachtnemers over de twee Best Value projecten van Noorderzijlvest in een panelgesprek. Tijdens het panelgesprek zijn stellingen besproken en kwam duidelijk naar voren dat beide projecten suc-
cesvol zijn voor zowel opdrachtgever Noorderzijlvest als opdrachtnemers GMB Imtech en Oranjewoud.
Aan de slag In de middag gingen de deelnemers zelf aan de slag. Tijdens coachingsessies met Dr. Kashiwagi en in
verschillende workshops werden vraagstukken met betrekking tot BVP besproken. Voor belangstellenden stond een bezoek aan de vernieuwde rioolwaterzuivering installatie in Garmerwolde op het programma. Aan het eind van de dag hing een grote witte wand vol met het resultaat: zo’n twintig posters met do’s & dont’s als
het gaat om bijvoorbeeld ‘dominante informatie’, ‘teamsamenstelling’, ‘interviews’ en ‘inschrijving’.
Meer dan 200 mensen reisden op donderdag 10 oktober 2013 af naar congrescentrum Hanze Plaza Groningen om het Best Value Seminar Noord-Nederland bij te wonen. Ontvangende partij was Waterschap Noorderzijlvest die het seminar samen met NL Ingenieurs, Kamer van Koophandel, GMB-Imtech, Bouwend Nederland en Oranjewoud organiseerde.
De dag werd afgesloten met een samenvattend verhaal van de dagvoorzitter en dankwoorden richting Dean Kashiwagi voor zijn tijd, Susan van Hes voor haar rol in de organisatie en de workshopleiders voor het leiden van de workshops.
Stelling: Meer ruimte/vrijheid maakt BVP veel leuker Schrijvers Rense Sinkgraven en Liesbeth Annokkee, cartoontekenaar Anne Herrema
4
5
Onderwerp
Dr. Dean Kashiwagi: ‘My only expertise is knowing how little I know.’
Als jongste kind van drie groeide Dean op met Japanse ouders die zich constant zorgen maakten over geld en hun oude dag, hoewel dat niet echt nodig was; de Kashiwagi’s behoorden tot de middenklasse. Omdat Dean de jongste was hoefde hij geen besluiten te nemen, dat werd voor hem gedaan. Dit was een omgeving die de rebel in Dean deed ontwaken en Dean had geen idee wat hij met zijn toekomst aan moest. In de zoektocht naar zichzelf stopte Dean met school en ging twee jaar ‘mediteren’ (church mission) in Japan.
GRONDLEGGER BVP
DR. DEAN KASHIWAGI
Dean T. Kashiwagi, PhD schrijft in de Information Measurement Theory over zichzelf het volgende: ‘Ik ben begin jaren vijftig geboren in Hawaii op het eiland Oahu en ben nu vijftig jaar later directeur van de Performance Based Studies Research Group (PBSRG) van de Universiteit van Arizona. Mijn levensvragen hebben mij aangezet tot het formuleren van IMT.’ Initieel is IMT ontwikkeld en getest in het gezin Kashiwagi.
6
BEST VALUE PROCUREMENT,
NAAR OPTIMAAL RESULTAAT IN VIER STAPPEN Best Value Procurement gaat over een andere wijze van het vinden en behouden van een samenwerking tussen klant en leverancier. Het is meer dan een inkoopmethode, het is een zienswijze die een paradigma-verandering vraagt van de inkoper: de rol van expert zijn verandert in het herkennen van de expert. De inkoopfilosofie van BVP staat haaks op de gangbare filosofie van controleren door middel van zeer gedetailleerde specificaties, dichtgetimmerde contracten, inspecties en controles. Bij BVP wordt de toeleverancier juist erkend als expert, waarbij dus in plaats van nadruk op controle achteraf de nadruk zwaar op het voortraject ligt. Gezocht wordt naar de expert die boven het maaiveld uitsteekt.
Na die twee jaar ‘rust’ ging Dean terug naar Amerika, studeerde af en ging werken bij de Amerikaanse luchtmacht. In 1992, op 40-jarige leeftijd, nam Dean, inmiddels getrouwd met Judy en acht kinderen rijker, ontslag uit het leger om zijn droom na te jagen. Hij wilde een methode ontwerpen waarbij ‘the less I knew, the better off I was, and that what I could observe, would still allow me to know more than anyone else’ het uitgangspunt was. Die droom, die visie heeft geleid tot IMT en Best Value. Best Value is meer dan 1550 keer toegepast in projecten over de afgelopen 20 jaar met een totale waarde van $ 5,7 biljoen.
De principes van BVP zijn zowel in de private als in de publieke sector toepasbaar. Het proces van BVP bestaat altijd uit vier fasen. De eerste fase is de voorbereiding van het project. Vervolgens vindt de selectie van aanbieders plaats. Dit is het eigenlijke inkoop- of gunningsproces. De aanbieder die het beste uit de bus is gekomen krijgt een zogenaamde concretiseringsfase en mag het project tot in detail uitwerken. Deze periode is bedoeld om geheel voorbereid aan de laatste fase te kunnen starten: de daadwerkelijke uitvoering.
Best Value wordt toegepast in Botswana, Canada, Finland, Maleisië, Nederland en de VS. In 2012 won Best Value de Dutch Sourcing Award. Best Value is een systeem dat constant in ontwikkeling is en dat is logisch omdat van elk Best Value project geleerd wordt.
7
Onderwerp Best Value Procurement
VOORBEREIDING
Expertise wordt gevonden door natuurwet
1
SELECTIE Inkoop
2
Plan van BV expert is acceptabel voor klant CONCRETISERING
3
Stap 4: U itvoering door minimaliseren van risico’s
Stap 3: Concretiseringsfase
De filosofie van BVP hecht een grote waarde aan ‘vooruitdenken’. De condities aan de start van een project bepalen de uitkomst van het project.
Nadat de voorbereiding is afgerond, wordt gestart met het daadwerkelijke inkoopproces; de selectie. De vier kwalitatieve criteria van de methodiek van BVP, die gezamenlijk als filter dienen zijn:
De concretiseringsfase is de fase na het feitelijke inkoopproces waarbij de beoogde opdrachtnemer de tijd krijgt om het project van A tot Z te plannen. Dit is de fase waar de beoogde opdrachtnemer echt de diepte induikt. De concretiseringsfase is de meest belangrijke fase uit het proces, dus nog belangrijker dan het feitelijke inkoopproces. Alleen de aanbieder die als beste uit de bus is gekomen gaat door naar de concretiseringsfase. Hiermee worden transactiekosten bespaard voor alle overige aanbieders.
• Kiezen van een sponsor, die zorgt voor draagvlak • Opstellen van een strategisch kader • Kiezen en opleiden van een kernteam • Kiezen van een project • Opstellen van een planning • Bepalen van de wegingsfactoren • Opstellen van een gunningleidraad • Uitnodigen van de aanbieders • Houden van een opleidingsbijeenkomst
Vervolgens wordt de wijze beschreven waarop er een ranking plaatsvindt. Dit gebeurt op basis van vier bovengenoemde kwalitatieve documenten en de prijs die de aanbieder voorstelt. Nadat de uitvraag bekend is gemaakt maken de aanbieders een voorstel en sturen deze in. Deze bestaat uit een prijs en de zogenaamde kwalitatieve documenten, de prestatieonderbouwing, het risicodossier en het kansendossier. De kwalitatieve documenten worden beoordeeld door het beoordelingsteam. De aanbieders die doorgaan naar de volgende fase worden geïnterviewd. Het beoordelingsteam beoordeelt de interviews. Uiteindelijk wordt er een ranking gemaakt op basis van de scores op de prestatieonderbouwing, het risicodossier, het kansendossier, interviews én de prijs die de aanbieders hadden ingestuurd.
Stelling: Vanaf het begin het risicoprofiel van de klant helder hebben levert juiste keuzes op
De vierde stap is de uitvoering. Het inkoopproces is bijna achter de rug en de opdrachtgever heeft uit een lijst van mogelijke aanbieders zijn opdrachtnemer geselecteerd. Deze heeft het project helemaal in het vizier: er is een gedetailleerde planning van A tot Z en de risico’s zijn beschreven, met name de voor de opdrachtnemer niet-beheersbare risico’s. Voor elk van die risico’s zijn beheersmaatregelen genoemd.
In de concretisering vertelt de beoogd opdrachtnemer zijn plan. Deze fase heeft de volgende voordelen:
Indien de opdrachtnemer al het mogelijke doet om risico’s die hij niet kan beheersen te minimaliseren (door middel van het risicomanagementplan) en het risico treedt tóch op, dan is de opdrachtgever en niet de opdrachtnemer verantwoordelijk. Indien de opdrachtnemer een presterende aanbieder is die in het belang van de klant denkt, zal deze alles doen om het risico te managen en te minimaliseren. Het is wel zo dat de opdrachtgever verplicht is de opdrachtnemer te betalen voor afwijkingen die niet door de opdrachtnemer worden veroorzaakt. In de uitvoering wordt gewerkt met wekelijkse rapportages, waarin aangegeven wordt welke risico’s die week zijn opgetreden.
• Het geeft de beoogde opdrachtnemer de tijd om het project van A tot Z te plannen, inclusief alle details. • De beoogde opdrachtnemer kan aangeven wat hij op welk moment van de opdrachtgever verwacht en hem daarop aanspreken. • Het geeft de beoogde opdrachtnemer de kans om verrassingen richting de opdrachtgever te minimaliseren en daarmee te voorkomen dat hij straks een slechte beoordeling krijgt. • De beoogde opdrachtnemer kan proactief in plaats van reactief handelen.
Het risicomanagementplan en de wekelijkse rapportage zorgen er samen voor dat: • iedereen die bij het project betrokken is voor zijn deel verantwoordelijk is; • de transactiekosten tussen opdrachtnemer en opdrachtgever worden geminimaliseerd; • de opdrachtnemer bezig is met het minimaliseren van de risico’s die hij wél en die hij níet beheerst; • het project een preplanning kent om de risico’s die voor de opdrachtnemer niet beïnvloedbaar zijn, te minimaliseren.
Rikkert Wulffraat en Hans Lassooy (NOS) n gedaan paar BVP-projecte n ee al ze t da t ijk Het bl re denket is een heel ande H . od go so r fa o hebben. ‘S maken. Plezier mensen enthousiast wijze. Je moet de hebben we dat voorop!’ Hé, waar at sta t da , en ns da en ndaag? eerder gehoord va
8
4
Projectmanagement uitvoering
Stap 2: Het selectieproces
• Prestatieonderbouwing • Risicodossier • Kansendossier • Interviews
MANAGEMENT DOOR MINIMALISEREN VAN RISICO’S
Planning, project management / risico management
Stap 1: Voorbereiding inkoopproject
Dit verklaart waarom allereerst aandacht besteed wordt aan de voorbereiding van het daadwerkelijke inkoopproces door de opdrachtgever. De voorbereiding kent idealiter de volgende stappen:
Gebruik maken van expertise
9
Keynote
DR. DEAN KASHIWAGI, GRONDLEGGER BVP
Experts weten dat anderen geen experts zijn.
KEYNOTE: ‘BESTE VALUE PROCUREMENT IN RELATIE TOT PROJECTMANAGEMENT’
Experts weten waar ze zelf geen expert in zijn.
‘Am I on?’ ‘Spannend, die ballonnenovatie. Bigger bang, it was really good. You even got me excited, oh my goodness.’ Hij lacht. ‘Good to be here.’
‘Natural laws always works’
Zelfs op een afstand kun je zien dat hij het meent. Hij houdt een blauwe fles in z’n hand. ‘Natural law always works.’ Zwaartekracht. Iedereen weet dat de fles gaat vallen. Het is eenvoudig en onontkoombaar. Als het helder is hoeft niemand beslissingen te nemen. Als het eenvoudig is gaat het risico omlaag.
‘Decision making goes doooown. When it’s simple, the need to use our expertise goes doooown. The need to trust goes up or down? Doooown! Risks go down. The need to have a relationship goes down.’ Mensen gniffelen wat. Hij herhaalt, de zaal echoot. ‘Als iemand zegt: ‘Jij hebt twee flessen in je handen’, wat zeg je dan? ‘Hij is blind, hij ziet het niet goed.’ Een natuurwet werkt altijd, ze voorspelt toekomstige uitkomsten, ze is eenvoudig en leidend. De noodzaak van het maken van beslissingen wordt kleiner. De noodzaak voor expertise wordt minder groot. De risico’s worden kleiner, de noodzaak om te vertrouwen wordt minder. Je hoeft minder te begrijpen, je hebt de onderlinge relaties minder nodig. Belangrijk is gezond verstand! Eenvoud door transparantie! Wat gebeurt er als het complex wordt?Als besluitvorming gebaseerd is op wat we niet weten, gaan de risico’s omhoog. Als we denken dat er meerdere uitkomsten zijn, dan worden de risico’s groter. En wie hebben we dus nodig: de experts. Want: Experts zien het helder. Experts kunnen in de toekomst kijken.
10
Experts leggen het helder uit. ‘Hoe dit ooit is begonnen?’ De heer Dean Kashiwagi straalt. ‘Degene die mij dit leerde was mijn vrouw. Kijk haar eens zitten... Ik heb geen enkele impact of invloed op haar, ik heb geen enkele controle over haar. Dat is veelbetekenend! Als je dat niet kunt leren, kun je Best Value niet leren.’ Hij vertelt daarna over zijn acht kinderen. Ze bleken net zulke goede opvoeders te zijn als zijn vrouw. Ze zeiden: ‘Dad, we luisteren niet naar wat je zegt. Onze omgeving is anders dan die van jou.’ Hoe meer hij sprak, hoe minder ze luisterden. Elk generatie leek zich in een afzonderlijke koker, een silo te bevinden. Hoe raak je daar uit?
voor de ander omhoog! Zo gaat het ook bij BVP. Stop managementcontrole. De koper neemt de risico’s. De verkoper probeert de risico’s te minimaliseren. En dat houdt in: - In de toekomst kijken met een gedetailleerd plan. - Metrics, want dan kunnen allen zien of ze het er mee eens zijn of niet. - Expertise gebruiken in gebieden waar onvoldoende informatie is. Hij komt terug op transparantie. ‘Help the blind on the road to transparency.’ Maak het systeem zo dat de blinden het ook zien.
‘Ik moest minder praten en op het juiste moment. Ik moest de dingen helder en eenvoudig uitleggen en het moest meteen toepasbaar zijn.’ Geen regels betekent dat je geen goedkeuring geeft, geen straffen, je laat helemaal vrij, zonder controle. Toen we als ouders zeiden: ‘Je hebt alle vrijheid’ gingen onze kinderen onze expertise meer gebruiken. De kinderen bleken onze expertise meer nodig te hebben en vroegen er zelf om! Dat is nou wat je noemt natural law. Ditzelfde geldt voor organisaties. Maak gebruik van expertise. Kom uit die koker!’ Dr. Kashiwagi benadrukt dat het gaat om minder controle, minder structuur. ‘Minimize need for trust and justification.’ Opnieuw komt hij met het voorbeeld van het huwelijk. Als een van beide partijen alle verantwoordelijkheid en schuld op zich neemt en zegt: “Okay, alles is mijn schuld,” dan gaat het stressniveau van de een omlaag en de ondersteuning
11
Best Value minimaliseert de kosten met 10 tot 20%. BV levert een grote prestatie. Het zal de waarde van expertise vergroten. Het zal iedereen beter maken. BV is niet alleen prestatie-inkoop, het is een manier van leven! Na de speech komen er nog vragen uit het publiek, onder andere over de omvang van de scope en wat er buiten valt, over budgetten en of BVP werkt in een politieke omgeving. Dr. Kashiwagi grijpt in zijn antwoorden terug op de begrippen die hij al eerder vol verve naar voren bracht, dus transparantie, goede experts en maak wat complex is eenvoudig, beknopt en helder.
Keynote
GERRIT-JAN VAN DE POL, ALGEMEEN DIRECTEUR VAN GMB EN LID TOPSECTOR WATER
KEYNOTE: ‘PARTNERSCHAP IN BEST VALUE AANBESTEDINGEN’ ‘Ik ben aannemer. Denk mijn kleren weg. Ik ben vermomd. Hoe zien jullie mij?’
‘Ja, hoor dat is typisch iets voor een aannemer,’ grapt Ebel Jan, de dagvoorzitter.
‘Lekker ding,’ roept een vrouw uit de zaal.
‘Ha ha, verzot op meer werk!’
‘Noem eens een aantal zaken waaraan je denkt als je naar me kijkt.’ ‘Mercedes,’ klinkt het luid. ‘Sigaar,’ bulkt een ander. ‘Dikke portemonnee’ en ‘boefje’ komen voorbij. ‘Vader!’ roept iemand.
‘Bouwer... expert!’ roept een man enthousiast. Gerrit-Jan lacht, gebaart wat en zegt dan: ‘Ik ben ook de zoon van een aannemer.’ Hij lijkt even te zuchten, haalt dan diep adem en gaat verder: ‘Ik ben opgegroeid met: “Pet onder de arm en mijnheer zeggen”. Mijn vader zei: “Zo moet je jezelf zien!”
De afgelopen tien jaar is er veel gedaan aan verandering van de sector. Jaren na de bouwfraude was het zaak om begrip te krijgen voor elkaar. Om ons af te vragen: Waarom doen we dingen zoals we ze doen? Gelukkig staan we na zo’n tiental jaren ook tien treden hoger op de trap van verandering. GMB heeft met een aantal partners een bijdrage geleverd aan het ontstaan van de verbeterde zuiveringsinstallatie in Garmerwolde op basis van BVP. De functionele eis was: schoon water maken! Deze samenwerking is heel bijzonder. Het zijn immers allemaal experts. De opleveringsdag was een feestje. Het project was op tijd af, binnen het budget en er was ook geld verdiend. Bovendien had de klant er geld aan overgehouden. Ik ging er weg met de borst vooruit. Maar BVP uitdragen leidt niet altijd tot succes. Er kunnen problemen ontstaan wanneer het doelstellingenniveau is verlaagd omdat men bang is de regie uit handen te geven. Dan blijkt het moeilijk om wijzigingen aan te brengen.
Vraag aan de zaal: ‘Is BVP een opstart om een innovatieve sector te krijgen? Helpt het om te innoveren?’ ‘Je komt tot innovatie als je op hoog niveau dingen verandert.’ Dit klinkt simpel. Maar hoe? Nadelen van BVP komen naar voren. Je moet de knop om kunnen draaien als organisatie. Het gaat ook over nuchtere zaken als beheer en onderhoud. Het is meer dan alleen innovatie, ook techniek speelt een rol. Andere combinaties van samenwerking en van bouwprocessen. Nog een vraag: ‘Is innovatie een doel op zich?’ ‘Volgens mij niet,’ geeft Gerrit-Jan zelf als antwoord. ‘Innovatie is geen doel maar een middel. Je moet kijken op sectorniveau: het betreft een vibrerende sector. Over het project heen moet je ook maatschappelijke doelen
willen dienen. Elk project moet een bijdrage leveren binnen de sector!’ Dat er spanning tussen contractvormen en innovaties ontstaat, is evident. Een EMVI kader (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) kan goed werken, maar er zit een bepaalde spanning op. Risico’s en boetes, voor je het weet ga je aan de veilige kant zitten. Durf je een bepaalde techniek (met bepaalde onzekerheden) wel te gebruiken? EMVI op techniek leidt tot pervers gedrag van opdrachtnemers. Het lijkt soms op een wedstrijdje ver plassen. Spierballengedrag. Hoogste droge stof, laagste energieverbruik. De realiteit blijkt vaak minder stoer.
De samenwerking tussen mensen, waarbij dialoog centraal staat, maakt het tot een succes. Belangrijk daarbij is het om uitleg te geven aan de rolopvatting. Wat betekent dit? Welk gedrag moet ik vertonen? Op die manier wordt eigen trots gecreëerd. ‘Dan begin ik ook te groeien,’ glundert Gerrit-Jan. ‘Want we willen dansen! Met passie en plezier!’ Hoe er wordt gewerkt in 2020? We gaan dan veel meer naar ruimte. Wat is de maatschappelijke relevantie? Doorhebben van innovaties, nu al voor 2020!
Waar het uiteindelijk om gaat is de basis van vertrouwen. Er moet ruimte zijn voor conflicten. Kun je er uitkomen? Dat is belangrijk.
Partnerschap Bij partnerschap gaat het erom hoe je elkaar ziet. Niet van: Ticket naar de Bahama’s en we zien elkaar wel bij de oplevering. Jij bent toch de expert? Wij kijken er anders naar. Best Value. Wij zien het als dansen met elkaar. Dat doe je samen. Samen inspanningen leveren, samen vrolijk zijn. Voor de klanten betekent dit: een betrouwbare prestatie leveren! Zorg dat je een goede danspartner bent!
EXPERT
PLEZIER PASSIE BOUWEN
Innovatie We hebben hoge verwachtingen van BVP, maar het is geen vanzelfsprekende reis. Nieuwe dingen gaan niet automatisch goed. Het vergt innovatie, creativiteit en maakt diverse stadia van ontwikkeling door. Het is vallen en opstaan.’
12
Techneuten zijn nogal aan de controlekant. Maar wat we willen, is om met het hart te werken, met passie.
Stelling: Een onrealistisch budget brengt het Best Value proces in gevaar
13
Coachsessies
PANELGESPREK
Kunt u een definitie geven van ‘expert’ volgens het Best Value systeem?
OPDRACHTGEVER- EN OPDRACHTNEMERSCHAP IN BEST VALUE PROJECTEN NIEUWBOUW RWZI GARMERWOLDE EN VISPASSAGES
Een expert kan in de toekomst kijken, begrijpt mensen, kan in het beste belang van iedereen denken en heeft ook technische kennis. Een expert weet ook wat hij niet kan. Hij kan risico’s identificeren die buiten zijn gebied vallen en weet die in te perken door transparantie of het inhuren van andere expertise.
DR. DEAN KASHIWAGI, DISCUSSIELEIDER EBEL JAN VAN DIJK PANELLEDEN NAMENS DE OPDRACHTNEMERS: KLAAS DE HAAN EN JASPER BERGSMA VAN ORANJWOUD EN MICHIEL KAATMAN VAN GMB, NAMENS OPDRACHTGEVER NOORDERZIJLVEST: OOMKE FRANS EN SUSAN VAN HES
‘BVP gaf heel veel energie! Een andere houding en rolopvatting. In de concretiseringsfase is het plan uitgewerkt.’
‘Allereerst: Hoe zit deze samenstelling in elkaar?’ ‘Dit zijn de opdrachtgevers en opdrachtnemers van twee BVP-projecten die we zo goed als hebben afgerond: mensen van Oranjewoud, GMB en Noorderzijlvest.’
‘Bij het waterschap was veel expertise aanwezig. Susan heeft er veel energie in gestoken om al die techneuten een BVP houding te bezorgen. Experts van waterschap zelf waren daarbij nodig! Belangrijk punt was dat ze zelf vragen gingen stellen. Susan heeft dit proces aangestuurd.’
‘Wat zijn jullie ervaringen?’. ‘We hebben ons verdiept in BVP. Hoe krijgen we mensen aan boord? Welke mensen? De experts. Zoek in je omgeving als je de juiste mensen niet in huis hebt. Vier weken zaten we in spanning: go or no go. Dat was al een uitdaging.’
‘Ja, ja, met alle ruimte en vrijheid. Soms was het druk op de dansvloer. Wie heeft de leiding? Help! Waar is de leiding?’ ‘En hoe zit het met projecten die al een lange voorgeschiedenis kennen? Is het project dan nog wel geschikt voor BVP?’
Stelling: een onrealistisch budget brengt het best value proces in gevaar ‘Je bepaalt het budget met experts die je in huis hebt, die zetten ontwerpen, als ze er zijn, op geld. Je bepaalt een realistisch budget en neemt dat mee als plafond.’
‘Het blijkt dat dat heel goed kan. Dat gold ook voor Garmerwolde. Ter illustratie: als in de loop van de tien jaar dat een project al gaande is, de doelstellingen steeds niet gehaald worden, dan geeft dit misschien juist kansen om over te gaan naar BVP-denken. Dan is BVP een weg uit de impasse.’
‘Als het budget onrealistisch is, haal je prijsvechters binnen. Doelstelling van het project is niet om goedkoper te zijn. Doelstelling van een project is het realiseren van de doelen. Kwaliteit staat voorop.’
‘Aanstaande zaterdag is de publieke opening van het installatiecomplex in Garmerwolde.’
Stelling: Meer ruimte en meer vrijheid maakt BVP veel leuker! ‘Is er gedanst?’ ‘Ja, ja.’ ‘Welke dans?’ ‘Nou, een walsje zou ik zeggen.’
‘Krijgt het publiek dan ook iets mee van Best Value?’ ‘Zeker weten!’ ‘Zo, en nu tijd voor een broodje!’
14
COACHSESSIES
10 OKTOBER 2013 TIJDENS BEST VALUE SEMINAR NOORD-NEDERLAND
Henk-Jan Faber (DB-audiovisueel) t. En het ‘Het is een heel leuk trajec housiaswordt bevestigd door het ent edraaien. me van mensen die erin me kelijk. ste aan rkt Er is passie, het we t zeg Ik geloof wel in BVP.’ Dit dat Henk-Jan Faber. Hij zegt ook het is er wel weerstand was, want zo, jd alti h toc nieuw, we doen het past ijk enl eig waarom nu niet? ‘Maar ft hee het het heel goed bij ons, want in bent. te maken met waar je expert provinWij zijn met name goed bij appen. sch cies, gemeentes en water Wij zijn We weten wat daar speelt. oemen in staat om de risico’s te ben Het is t.’ gaa om e en hoe je daar me te rol die wel een uitdaging om in blijven.
Tijdens het Best Value seminar waren er twee coachsessies met Dr. Dean Kashiwagi. In deze sessies heeft Dean verschillende vragen beantwoord over het begrip expert, wanneer Best Value gebruikt kan worden, over de selectie, de concretiseringsfase en de uitvoering. Ook beantwoordde hij kritische vragen en vragen over de duurzaamheid van Best Value. In dit magazine vindt u een bloemlezing uit die coachsessies. Op de website van Noorderzijlvest kunt u een volledig verslag vinden met alle vragen en antwoorden.
Het Best Value systeem wordt als onfeilbaar gezien. Ikzelf en velen met mij durven de onfeilbaarheid van Best Value Procurement in twijfel te trekken, maar als je met een Best Value ‘gelovige’ praat kun je nauwelijks een discussie hebben over de methodiek. Hoe goed de vragen ook zijn, ze worden genegeerd, of als het fundamentele vragen zijn beweegt de discussie zich naar de positieve elementen waarbij de aandacht afgeleid wordt van de discussie over de kritische argumenten. Waarom kunnen we geen discussie hebben over de methodiek (bijv. IMT)? De Best Value aanpak en BVP zijn gebaseerd op de wetten der natuur. Het kan uitgelegd worden als de implementatie van ‘gezond verstand’. Het is simpel en makkelijk te begrijpen. Het minimaliseert het gebruik van management, sturen en controle en benut expertise. Het maakt pre-planning noodzakelijk (plannen voordat het contract wordt getekend). Door de eenvoud en de uitstekende resultaten van de BV-aanpak is het geïdentificeerd als een ‘bijna perfect systeem’. Echter, verbeteringen zijn mogelijk en een discussie over optimalisatie moet altijd plaatsvinden. Als iemand geïnteresseerd is in IMT kunnen ze de IMT-handleiding die geschreven is door Dr. Dean aanschaffen, of de jaarlijkse BV conferentie van Dr. Dean bijwonen. Waarom slaat BVP aan bij de publieke (en non-profit) sector en niet in de private sector?
15
Coachsessies
wanneer het een technisch risico is (risico’s waar een expert van op de hoogte is). Technische en niet-technische risico’s stammen uit een vorige generatie van Best Value Procurement. De enige risico’s zijn risico’s waar een opdrachtnemer geen controle over heeft. Alles buiten het gebied van een opdrachtnemer is een risico dat ze niet kunnen controleren.
Opdrachtnemers moeten begrijpen dat zij verantwoordelijk zijn voor het leiden van een project. Ze zijn verantwoordelijk voor de transparantie, de wekelijkse rapporten, een gedetailleerd plan en moeten identificeren waar ze geen controle over hebben. Aan de kant van de opdrachtgever is nog niet iedereen klaar om managen sturen en controleren op te geven. Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer om de discipline
Hoe houd je technisch personeel gefocust op de BVP-manier van denken tijdens de pre-award fase? Het moeilijkste in deze verandering van paradigma is om de juiste volgorde van gebeurtenissen in de concretisering periode te begrijpen. Die zijn: - De Best Value-opdrachtnemer presenteert zijn gedetailleerde plan, planning met mijlpalen en hun risico en beheersmaatregelen.
Er bestaat een perceptie dat de overheid bureaucratisch en inefficiënt is en dat commerciële bedrijven juist erg efficiënt zijn vanwege de vereiste van het maximaliseren van de winst. Dit is niet het geval. In beide sectoren werken mensen. Een van de verschillen tussen de publieke en private sector is dat de mensen in de private sector hun baan moeten beschermen, terwijl er bij de overheid meer baangarantie is. In de private sector beschermen mensen hun eigenbelang. Ze willen hun expertise bewijzen en er zijn meer gevallen van misbruik van contacten. Mensen proberen iets te krijgen voor niets: een ‘win/lose’ situatie. De publieke sector kijkt naar de toekomst en gebruikt BVP meer dan de private sector omdat ze meer open staan voor efficiency en transparantie. De aanbieders maken kosten voor een Best Value-propositie. De opdrachtgevers zullen deze kosten vroeger of later gaan betalen, inclu-
sief de kosten van proposities voor projecten die de aanbieders niet toegewezen hebben gekregen. Als BVP succesvol wil zijn, dan moeten deze transactiekosten acceptabel zijn. Hoe moeten opdrachtgevers hier in de toekomst op reageren? Dit is een nieuw paradigma. Het verschil tussen het Best Value-proces en het conventionele proces is dat we bij Best Value expertise willen gebruiken. Het nieuwe paradigma kost niet noodzakelijkerwijs meer dan het vorige paradigma. Het proces moet zo opgezet worden dat expert opdrachtnemers de daadwerkelijke tijd voor de voorbereiding van voorstellen minimaliseren. In de transitie naar het nieuwe proces kunnen er proces kosten ontstaan door het aanleren van het paradigma. Opdrachtnemers moeten leren dat ze niet zomaar iemand kunnen kiezen om aan een Best Value-Project mee te doen, maar de persoon moeten kiezen die het proces het beste begrijpt. Er moet meer tijd besteed worden aan denken
16
en plannen in plaats van aan iets dat niet in hun voordeel is. Ingenieurs zijn een goed voorbeeld. Die besteden veel tijd aan details, bijvoorbeeld het exact berekenen van alle kosten, en niet aan het grote geheel. Ze moeten beter in Best Value geschoold worden om te leren dat BVP de kosten kan verlagen. Kies daarbij mensen die het concept al begrijpen, in plaats van veel geld en tijd in mensen te stoppen die het niet begrijpen en er waarschijnlijk niet goed in zullen zijn. De juiste mensen de propositie laten doen zal de transactiekosten beperkt houden. Het is geen truc, degene die een Best Value-project toegewezen krijgt zal degene zijn die in de toekomst kan kijken, die ziet wat er gaat gebeuren voordat het gebeurt en die mensen begrijpt. Best Value is afstemmen, niet managen, sturen en controleren.
- De technische vertegenwoordigers van de opdrachtgever zullen aanvullende risico’s of bedenkingen noemen om het plan van de Best Value-opdrachtnemer aan te vullen. Het is belangrijk om op te merken dat de concretisering periode er voor de Best Value-opdrachtnemer is om een plan te presenteren en niet om te starten met de uitvoering. Best Value-experts zijn noodzakelijk gedurende deze periode om het technisch personeel van de opdrachtgever aan de bovenstaande structuur te helpen herinneren. Hoe denkt u dat voorkomen kan worden dat er teruggevallen wordt in het ‘goede oude’ managen sturen en controleren gedrag in de uitvoeringsfase?
Wat zijn niet-technische risico’s? Ik vraag me regelmatig af wanneer iets een niet-technisch risico is (veroorzaakt voor de opdrachtgever) en
17
te hebben om aan de opdrachtgever uit te leggen wat er moet gebeuren en ze voor korte periodes buiten spel te zetten. De Best Value-opdrachtnemer moet een voorbeeldrol aannemen en de opdrachtgevers helpen geen dingen te doen die ze normaal gesproken zouden doen. Hij kan assisteren om het terugvallen op het traditionele managen, sturen en controleren tegen te houden.
Partners
De partners Best Value Seminar 2013
NL INGEN IEURS
ORANJEWOUD
KVK EN BOUWEND NEDERL AND
‘Talent komt bovendrijven, dat geeft energie’ Oranjewoud is sinds 2011 betrokken bij projecten die op basis van Best Value in de markt zijn gezet. Als één van de weinige advies- en ingenieursbureaus in Nederland hebben we specialisten in huis die Best Value gecertificeerd zijn, waaronder de A+ certificering. We passen Best Value niet alleen toe in eigen projecten, we bereiden organisaties ook voor op het Best Value proces en Best Value aanbestedingen.
Voor ons als mede initiatiefnemers van het Actieplan ondernemersvriendelijk aanbesteden was het seminar een mooie kans om Best Value Procurement te bespreken met noordelijke opdrachtgevers en onze eigen achterban. Vanuit het Actieplan versterken wij de dialoog tussen noordelijke opdrachtgevers en opdrachtnemers. Om zo te werken aan meer wederzijds begrip. Het seminar heeft daar aan bijgedragen.
Best Value laat opdrachtgevers vertrouwen op expertise uit de markt. Een filosofie die past bij het werk dat wij doen. Bij projecten waarin het budget doorslaggevend is, is het niet altijd mogelijk om die expertise vrij te maken die een bijzondere prestatie mogelijk maakt. Best Value zorgt ervoor dat talent komt bovendrijven en dat geeft energie.
BVP is daarbij in sommige aanbestedingen een prima methode om de kennis en kunde van de markt goed te laten aansluiten op de vraag van een aanbestedende dienst. Toch zijn er nog genoeg kanttekeningen te plaatsen bij de praktijk, en daar was alle ruimte voor op het seminar.
Als NLingenieurs Noord vonden we het erg belangrijk om mee te werken aan het Seminar omdat Best Value synoniem is voor kwaliteit. En dan met name de kwaliteit van samenwerken. Samenwerking is in onze wereld op dit moment het toverwoord. Er moet nog meer worden samengewerkt op allerlei fronten. Best Value staat ook voor Prestatie-Inkoop. Een onderdeel daarvan is de expert. Eén van de competenties van de expert is dat hij goed moet kunnen samenwerken. Het samenwerken, maar ook daaraan gekoppeld het netwerken. Netwerken was ook aan de orde op het seminar. Tweehonderd mensen waren op een plezierige manier aan het netwerken, lees samenwerken, experts in de dop. U merkt het wel, ons is de betekenis van de expert bij de Best Value-inkoop het meest bijgebleven. Het verschil tussen de deskundige en de expert is een eye opener. Naar wij hopen is dit ook het geval bij onze opdrachtgevers. Auke van der Vlugt en Ale Groen, NLingenieurs
In het project Effluentverbetering RWZI Garmerwolde maakten wij voor het eerst kennis met Best Value Procurement. We hebben ervan genoten en het heeft ons allemaal enorm veel passie en plezier in ons werk gebracht. Mooi én een unieke kans om hierover te mogen delen op een seminar dat we samen met Waterschap Noorderzijlvest mochten vormgeven.
Eyeopener De sprekers en workshops op het seminar maakten eens te meer duidelijk dat Best Value een paradigmashift is in de werkwijze tussen opdrachtgevers en -nemers. Dr. Dean Kashiwagi vatte het mooi samen: ‘de expertise bij opdrachtnemers neemt af wanneer opdrachtgevers elke stap dicteren en controleren, terwijl het risico op falen juist toeneemt.’ Een absolute eyeopener...
Het seminar heeft voor ons bevestigd dat het succesvol toepassen van nieuwe aanbestedingsmethoden goede afstemming vergt tussen alle betrokken partijen. Opdrachtgevers, opdrachtnemers en adviseurs moeten voldoende investeren in de dialoog met elkaar. Alleen dan kan Best Value Procurement echt een succes worden.
Marc Jager (projectleider Actieplan Noord-Nederland) Rolf Koops (Bouwend Nederland regio Noord)
Annelies Waterlander, Klaas de Haan, Lukas Pepping, Jasper Bergsma en Grietsje Wijma
18
Het seminar zelf is voor ons een prachtige ervaring geweest. We hebben genoten van de inspirerende presentaties van Dean en Gerrit-Jan en natuurlijk ook van de workshops. Mooi om te mogen ervaren dat er nog meer mensen enthousiast zijn geworden over de meerwaarde van BVP én dat zij hiermee verder willen in hun organisaties en projecten. Hieraan bij te hebben mogen dragen was geweldig!
GMB IMTECH
Gerrit Boonzaaijer, Michiel Kaatman en Arjen van Nieuwenhuijzen; de sleutelfunctionarissen namens het consortium GMB – Imtech.
19
Rondleiding
SUSAN VAN HES
BVP-PROJECT VISPASSAGES
WERKBEZOEK RWZI GARMERWOLDE
Op weg naar Garmerwolde, in een klassieke bus. Zeer benieuwd naar de, dankzij Best Value gerealiseerde, rioolwaterzuiveringinstallatie. Een hele mondvol.
Met het project vispassages wordt op acht locaties van Noorderzijlvest het ecologisch evenwicht hersteld door verbetering van vismigratie. Het project betreft het vispasseerbaar maken van 3 zeegemalen: Noordpolderzijl, Spijksterpompen en de Drie Delfzijlen. En van 5 stuwen in het achterland : keersluis Wachter, peilscheiding Warffumerverlaat, Mugtilstuw, Wortelpotstuw en Pomphuisstuw. Alle objecten zijn gelegen in Noord en Noord-Oost
Groningen. Bijzonder aan de uitvoering van dit project is dat Waterschap Noorderzijlvest bij de aanbesteding heeft gekozen voor prestatie-inkoop. Doordat met deze inkoopprocedure dé expert in de markt wordt geselecteerd, worden de beoogde projectdoelen optimaal gerealiseerd. Oranjewoud was de expert die de vismigratie centraal stelde en een jaar eerder opleverde dan gevraagd.
OOMKE FRANS
BVP-PROJECT EFFLUENTVERBETERING RWZI GARMERWOLDE way of life - dan een inkoopmethode maakten de presentaties van Dr. Dean Kashiwagi en Gerrit Jan van de Pol meer dan duidelijk. De workshops, waarin de praktische aspecten aan de orde kwamen, maakten het seminar compleet. Ik kijk er met veel voldoening en plezier op terug.
De rioolwaterzuivering te Garmerwolde zuivert het rioolwater van de stad Groningen en enkele omliggende gemeentes. De capaciteit was te klein om het afvalwater goed te kunnen zuiveren en om te voldoen aan de wettelijke eisen voor het lozen van afvalwater. Een uitbreiding van de capaciteit was dus noodzakelijk. Met behulp van Best Value Procurement werd dit in de markt gezet. De enige doelstelling was: de zuivering voldoet aan de lozingseisen. Aanbieders kregen daarmee de kans om hun expertise maximaal te tonen. De combinatie GMB Civiel bv - Imtech Infra bv kreeg de opdracht en bouwde een voordelige, innovatieve en energiezuinige installatie, die aan de doelstelling beantwoordde. De ervaringen die ik heb opgedaan bij de voorbereidingen van de aanbesteding, bij de aanbesteding zelf en tijdens de realisatie ervan, deel ik graag met anderen. Het Best Value Seminar Noord-Nederland bood daarvoor een uitstekend platform. De presentaties in de ochtend en de workshops in de middag vulden elkaar perfect aan. Dat Best Value Procurement meer dan een aanpak is - zeg maar een
Het voelt een beetje als een schoolreisje, al die lachende gezichten. De mensen in de bus verkeren in opperbeste stemming. ‘Wat verwacht u?’ vraag ik aan Roelof Kuik (Hunze en Aa’s) die voor mij zit. ‘De theorie ken ik,’ zegt hij, ‘ik wil het een keer met eigen ogen zien.’ In Garmerwolde worden we rondgeleid door Martijn Fokker. We volgen hem naar boven waar we een weids uitzicht hebben over het land. Om ons heen bruist en bubbelt het. ‘Dit is het proces van beluchten,’ legt hij uit. Af en toe is het of ik een dichter hoor spreken: ‘We houden een zuivere schijf water over.’ ‘De vuilvracht in het water is een stuk lager.’ ‘De geurbelasting is heel laag.’ Opnieuw komt het water krachtig omhoog. Naast mij zegt iemand: ‘En dan moet er een Amerikaan komen die ons komt vertellen dat we moeten samenwerken.’ Op de terugreis praat ik met mijn buurman over Panama, Costa Rica en reuzenschildpadden. In de bus heerst een goede sfeer, een netwerksfeer, er wordt veel gesproken, vrolijk klinkt een schaterlach. Los en gemoedelijk: Best Value in optima forma.
20
21
Workshops
Stoppen met:
WORKSHOPS Voor de workshops is gekozen voor het Stoplichtenmodel, voor iedere workshop is er een ‘poster’ met daarop een stoplicht.
Harm Tijms (Inkoper Provincie Overijssel, doet alle Europese aanbestedingen) Harm heeft Dr. Dean Kashiwagi al paar keer horen spreken. Volgens Harm moet je hem vaker horen om hem door te hebben, dan valt het kwartje. Het vernieuwende is dat hij op een andere manier omgaat met leveranciers.
De workshops blijken niet volgens het Bahama-model te gaan, er moet daadwerkelijk gewerkt worden door de deelnemers. In iedere workshop zijn de deelnemers aan de slag gegaan met dezelfde vragen bij het onderwerp van de workshop: ‘Wat zijn de dingen waar je mee moet beginnen (groen), waar moet je mee doorgaan (geel) en waar moet je mee stoppen (rood)?’ Al met al was het een interactieve en intensieve middag. Het was een hele uitdaging om de suggesties zo SMART en concreet mogelijk op papier te zetten! Aan het einde van de dag hing een wand vol met ‘ingevulde’ stoplichten. De informatie uit die stoplichten is in dit magazine in één stoplicht samen gevoegd.
Uitvoering, vasthouden van paradigma shift, hoe doe je dat?
• Voorschrijven oplossing (opdrachtgever) en directe oplossing (opdrachtnemer) • Scope uitbreiden • Technische details • Denken in problemen • Na gunning ‘over de schutting’ gooien • De meerwerkbril, deze ‘levenshouding’ is funest voor BVP • Stoppen met kruisverhoor, vragenlijst aflopen bij de interviews • Bepalen sleutelfunctionarissen voor interviews door (opdrachtgever) • Vragen van interviews vooraf geven • Mondeling examen maken van interview
Interviews Wat kenmerkt een expert (team)?
Doorgaan met:
De volgende workshops zijn aangeboden: Hoe start je met Best Value in een organisatie?
Wat is nodig om te komen tot een goede inschrijving? Dominante informatie en kwalitatieve documenten
‘We gingen bezig met een aanbestedingsproject waarbinnen we dit toepassen. Er heeft ook een leverancier gewonnen die daar goed op inspeelt. Ik ben er heel erg enthousiast over. Vandaar dat ik ook dit congres bijwoon en toch nog even de finesses weer wat
• Goed team selecteren, zowel opdrachtgever als opdrachtnemer • Het selectieteam van de opdrachtnemer het hele traject aan boord houden • Gebruik blijven maken van kennis bij opdrachtgever • Ruimte voor extra vragen bij de interviews • Oefenen van interviews • Interviewer moet zichzelf blijven • Open vragen stellen bij de interviews • Doorvragen bij de interviews • Stel bij de interviews vragen die gaan over de expert, niet over de oplossing
Beginnen met:
ophaal.’
‘We laten ons adviseren door een deskundige op het gebied van BVP. Maar uiteindelijk moet je het zelf doen.’ Ik ben degene die BVP heeft opgestart binnen de provincie, dan wil je dat graag uitdragen en uitbouwen.’
Stelling: Als je als opdrachtgever niet kunt of wilt loslaten, begin dan niet met Best Value
22
• Ruimte bieden voor vragen over doelstelling • Duidelijke afspraken maken over scopeafbakening: wie doet wat (opdrachtgever en opdrachtnemer) • Simpel en begrijpelijk • Duidelijke doelen stellen • Open mind • Elkaar op tijd informeren • Best Value expertise in de uitvoering • Uitvoerders, management en beheerders vroeg inschakelen • De leiding nemen in het project door opdrachtnemer • In je rol blijven, zowel opdrachtgever als opdrachtnemer • Denken in toegevoegde waarde in plaats van in prijs denken • Goede evaluatie • Professionele interviewer inschakelen • Ruimte bieden om dieper op vraag en antwoord in te gaan
23
Begrippen
Niels Erenstein: ‘Op het juiste moment je mond houden en op het juiste moment wel informatie delen.’
BEGRIPPEN Piet Zijlstra: ‘Fries gezegde: Sizzen is neat mar dwaan is in ding!’
Hans Helder: ‘ Best Value gaat in de basis over goed samenwerken en ieders kracht benutten.’
Rob Bonting: ‘ Best Value bijeenkomst tussen opdrachtnemer en opdrachtgever creëert energie en synergie.’
Steven Verbeek: ‘Laat je als opdrachtgever verrassen door de markt.’
Expert
Vertrouwen
Een expert kan in de toekomst kijken, begrijpt mensen, kan in het beste belang van iedereen denken, heeft overzicht. Een expert weet ook wat hij niet kan. Hij kan dat ofwel als risico aanmerken en weten in te perken of iemand inhuren die op dat gebied wel een expert is.
In een Best Value-traject vertrouw je niet op elkaars blauwe ogen. De aanbieder toont vooraf aan met verifieerbare prestatie-informatie dat hij kan leveren wat hij belooft. Relaties zijn in een Best Value-traject minder belangrijk. Het gaat om prestatie. Rollen en verantwoordelijkheden worden vooraf over en weer expliciet besproken en vastgelegd. Opdrachtgever en opdrachtnemer gaan respectvol met elkaar om en denken niet alleen aan zichzelf maar juist ook aan de ander.
Best Value Procurement (BVP) is een aanpak die mede dankzij de P van Procurement, inkoop in het Nederlands, gezien wordt als een inkoopmethodiek. BVP is meer dan inkoop. Het gaat er namelijk om dat je ook in de uitvoering of tijdens het contract handelt zoals eerder afgesproken, volgens de principes van Best Value. Om dat wat duidelijker naar voren te brengen spreekt Dr. Dean nu over Best Value (Approach).
Stelling: Als je geen expert durft te zijn, begin dan als opdrachtnemer niet met Best Value
Djim Witjes: ‘BVP nieuwe werkelijkheid. Voor iedereen beter!’
24
In Best Value start je met luisteren en begrijpen. Je gebruikt gezond verstand en logica om vervolgens een proces te stroomlijnen, die laatste stap wordt door een buitenstaander al snel gezien als controle mede omdat die buitenstaander alleen de laatste stap ziet. Tijdens het seminar is een paar keer gezegd: ‘Is dat niet erg veel controle?’ Dat was het niet, dat was stroomlijnen (Align).
BVP en/of Best Value
Johan Willem de Groot: ‘Wat een knap verhaal, the quality of the meeting goes UP :-)’
Marc Jager: ‘En dan blijkt Best Value Procurement ineens een hele heldere en effectieve opvoedmethode te zijn. Boeiend!’
Managen, Sturen en Controleren versus luisteren, begrijpen en een proces stroomlijnen (Align)
25
COLUMN SUSAN VAN HES, ORGANISATOR BEST VALUE SEMINAR NAMENS WATERSCHAP NOORDERZIJLVEST
HOE BEST VALUE IS DAT! Ik schrijf dit al twee weken voor het congres en waarom ik dat kan doen heeft twee redenen. Ten eerste omdat ik in de toekomst kan kijken, dat heb ik geleerd van Dr. Dean Kashiwagi. Immers, de beginvoorwaarden zijn mij bekend en het kan niet anders dan dat u aanwezig was bij een succesvolle Best Value-bijeenkomst waarvan u in dit magazine een verslaglegging vindt.
Tijd voor een welverdiende vakantie om daarna fris en fruitig aan de slag te gaan om invulling te geven aan het seminar. Ondanks dat ik mijzelf niet zie als congresorganisator, had ik wel een duidelijk beeld en heldere visie over de inhoudelijke invulling van het Best Value-seminar. Voor andere organisatorische zaken huur ik graag een expert in. Gelukkig had ik die vrij snel gevonden.
Ten tweede omdat ik, twee weken voor het seminar, alles onder controle heb en er klaar voor ben. De experts zijn nu aan het werk. Hoe Best Value is dat!
Toch deed zich een probleem voor, namelijk, de expert kreeg af en toe het gevoel dat hij aan het schieten was op een bewegend doel. Dat had verschillende oorzaken. Achteraf denk ik: ik had het zoeken van de expert als een Best Value-project moeten aanpakken. Dan zou ik door de methodiek gedwongen zijn om goed na te denken over wat het doel is en welke opdracht ik in de markt zou willen zetten. Dit zou het probleem voor de expert voorkomen hebben. Zo is het dus niet gegaan. Uiteindelijk heb ik één expert gevonden die ons op meerdere fronten heeft ontzorgd. Dagvoorzitter Ebel Jan bleek met zijn mannen van De Jongens van Lucht meer te kunnen. Hoe Best Value is dat!
In deze column kijk ik terug op de weg die afgelegd is. Het begon met het idee om Dr. Dean Kashiwagi in Groningen uit te nodigen. En het eindigde natuurlijk met het congres zelf. Maar wat ging er aan vooraf? De projectleiders van Noorderzijlvest kwamen ruim twee jaar geleden in aanraking met Best Value en zijn toen gestart met een aantal Best Value-projecten. Ik was betrokken bij deze projecten en projectleider van het project vismigratie. Ik werd zo gegrepen door de filosofie van Best Value dat ik in 2012 naar het Best Value-congres in Phoenix ben gegaan. Toen is het idee ontstaan om vanuit Noorderzijlvest een Best Value-seminar te organiseren, natuurlijk met Dr. Dean als keynote spreker. Dr. Dean kan als geen ander de principes van Best Value uitleggen en is een inspirerende spreker.
Dan was er nog het probleem met de locatie. Veel wil ik er niet over kwijt, ik geef alleen wat highlights. Toen Dr. Dean hoorde dat hij in een tent mocht spreken, ons aanvankelijke plan, werd dat niet met gejuich begroet blijkens zijn vraag: ‘Do you have a back-up plan?’ Natuurlijk hadden we dat. Er was een risicodossier met als toprisico een herfststorm en als beheersmaatregel een andere locatie. Toen ik de tent in real life aanschouwde brak het koude zweet mij uit. De alternatieve locatie werd stante pede tot hoofdlocatie omgedoopt.
Daarna brak de tijd aan van het grote wachten. ‘Alles gebeurt met een reden,’ is een statement dat ik van Dean heb geleerd. En ook: ‘Je hebt alleen invloed op jezelf en niet op de ander.’ Ik moest dus geduld hebben. Dat is niet mijn sterkste punt, maar ik wist me in te houden. In januari 2013 was de kogel dan door de kerk, Dr. Dean Kashiwagi zou naar Groningen komen, speciaal voor Noorderzijlvest! Ik maakte een vreugdedansje. Hoe Best Value is dat!
Al snel kwam er een tweede probleem bij, een luxeprobleem. ‘Our customers keep ringing us up, they must love us’, vrij vertaald: de aanmeldingen stroomden binnen. De alternatieve locatie was echt te klein. We moesten op zoek naar een grotere ruimte of de inschrijving sluiten. Dat laatste was geen optie. Het was glashelder dat de opzet van het Best-Value seminar een schot in de roos was. En als het doel is om meer mensen te bereiken met Best Value dan rest je maar een ding: je gaat op zoek naar die grotere locatie.
In mei werd de datum definitief vastgelegd en zo konden we aan de slag. De eerste stap was het vaststellen van het budget. Om daar ruimte in te krijgen ben ik op zoek gegaan naar partners. Zo was eind juni in grote lijnen bekend wat het budget zou zijn. Bijkomend voordeel van de partners was dat ook zij hun netwerk zouden aanschrijven en aanmoedigen om naar het Best Value-seminar in Groningen te komen. Samen met de sponsoren was er een win-win situatie ontstaan. Hoe Best Value is dat!
26
Inmiddels heb ik weer meer geleerd en pas ik Best Value meer en meer toe. Zelfs voor het schrijven van deze column. Ik heb een expert columnschrijver gezocht, die me heeft geholpen van dit stuk een echte column te maken. ‘Hoe Best Value is dat!’
27
Colofon
Dit magazine is een uitgave van Waterschap Noorderzijlvest ter gelegenheid van het Best Value Seminar op 10 oktober 2013. Mogelijk gemaakt met bijdragen van Oranjewoud, GMB-Imtech, Nl-ingenieurs, Kamer van Koophandel en Bouwend Nederland
Teksten: Rense Sinkgraven Liesbeth Annokkee Bert Middel Oomke Frans Dr. Dean Kashiwagi Susan van Hes Vertaling: Michelle Moret van der Spek Eindredactie: Waterschap Noorderzijlvest Cartoons: Auke Herrema
Organisatieteam Waterschap Noorderzijlvest
MAKING THINGS SIMPLE
BEST VALUE PROCUREMENT | SEMINAR 2013
Fotografie: Ronnie Zeemering Vormgeving: Bart bedenkt en maakt De Jongens van Lucht Druk: Zalsman Groningen December 2013
