Creatief Time-management. Frank Jordens. Reactief Management. Time Management: GETTING THINGS DONE David Allen. Making it all work

Creatief Time-management Frank Jordens

www.KNOWHOW WOW.be

GETTING THINGS DONE David Allen Making it all work David Allen

Time Management: • Hoe gaat het meestal? • Wat heb ik tot mijn beschikking? • Wat wil ik? • Hoe bereik ik dat?

Reactief Management – Dictatuur van de urgentie – De mythe van de drukke manager – Conclusie: • Te weinig tijd voor belangrijke dingen; • Te veel tijd voor zaken die we urgent noemen.

1

Verklaringen • Van holbewoner tot wereldburger • Individualisme • Vervreemding • Traditie • Bedrijfsorganisatie

Teveel verrassingen in ons dagelijks leven. Wij hebben op drie dagen meer verrassingen, veranderingen dan onze ouders op een gans jaar...

PARADOX De kwaliteit van ons leven stijgt. • toch meer stress, • het werk heeft geen grenzen • het werk evolueert • opleidingen zijn niet up-to-date • inhoud functies veranderen • organisaties veranderen • Jobs veranderen

Wij verdrinken constant in een zee van verwarring, verschuivende aandachtspunten. Geen Time-management maar Informatie-management

Wat wil ik? Bij de meest mensen: - meer stress - verliezen controle - te weinig concentratie

• Work Life Balance. – 168 uursmodel

• Doelen stellen – Klassiek: logica en rede

• Prioriteiten stellen – A, B en C doelen – Belangrijk  Urgent • Eisenhower-schema

2

Logboek • Persoonlijk onderhoud – – – – –

Tijd: een week

Slapen Douchen, bad, aankleden, schminken, scheren Eten, koken, opruimen, afwas, Woon-, werkverkeer Onderhoudsactiviteiten • Poetsen, kapper, auto naar garage, bank, dokter, ziekenkas..

• Persoonlijke ontwikkeling – –

Krant lezen, tv, internet, Studies,..

• Sociaal werk –

Lid van oudervereniging, …

• Werk • Vrije tijd • Familie/Vrienden

GETTING THINGS DONE David Allen We moeten alle lopende zaken die we proberen te organiseren omzetten in acties. Dingen die we moeten doen! Acties managen! Spanning wordt veroorzaakt door gebrek aan controle, organisatie, voorbereiding en actie

GETTING THINGS DONE David Allen BELANGRIJK

ONBELANGRIJK

Nu - later - ooit Horizontaal + vertikaal managen

David Kekich

GETTIN THINGS DONE David Allen 1. De dingen die moeten gebeuren uit je hoofd halen! Korte termijn geheugen (ram-geheugen) Lange termijn geheugen (harde schijf)

… n e l l e c n e hers

3

HOE WERKT ONS GEHEUGEN?

Wat we leren (William Glasser) Glasser)

Eén enkele cel 'slaat herinneringen op' (Dr. Don Cooper -Universiteit van Texas) enkele hersencel in staat is om herinneringen op te slaan; opgeslagen informatie minstens een minuut lang bewaren en misschien langer. . Wie lijdt aan de ziekte van Alzheimer wordt vergeetachtig doordat het korte termijngeheugen niet meer goed werkt.

• 10% van wat we lezen • 20% van wat we horen • 30% van wat we zien

Werkgeheugen

• 50% van wat we zien en horen

Om goed te kunnen functioneren in het dagelijkse leven is een korte termijngeheugen cruciaal. Vergelijk met het werkgeheugen van een computer. Enorme hoeveelheden informatie op die alleen op korte termijn nuttig zijn worden opgeslagen en dus snel weer ook verwijderd worden. Een klein gedeelte daarvan wordt opgeslagen op de harde schijf, lange termijngeheugen. Zonder een goed functioneren korte termijngeheugen kun je dus ook geen goed lange termijngeheugen ontwikkelen.

• 70% van wat we met anderen bespreken • 80% van wat we doen • 90% van wat we aan anderen uitleggen

HOE WERKT ONS GEHEUGEN?

Energie: korte termijn 100 % ENERGIECYCLUS

7.00 uur

13.00 uur

17.00 uur

HOE WERKT ONS BREIN?

LINKER DEEL

RECHTER DEEL

(LOGISCH DENKEN)

(CREATIEVE DENKEN)

4

Linker- rechterhersenhelft • Links – – – – – – – – –

• Rechts

Logica Feiten Woorden en taal Begrijpend Wetend Realiteit Vormen/strate gie Praktisch Veilig

– – – – – – – – –

Gevoel Beelddenken Symbolen Verbeelding Filosofie en religie Visueel Ruimtelijk waarnemen Fantasie Risico’s

GETTIN THINGS DONE David Allen 2. Leer vooraf na te denken, wat te doen. Plan maken, vervolgacties, projecten.

GETTIN THINGS DONE David Allen

GETTIN THINGS DONE David Allen OPLOSSING: Een geest als water! (metafoor voor aandacht, concentratie, juiste actie-reactie)

GETTING THINGS DONE David Allen HET PRINCIPE:

TOP GEVOEL: • Gevoel dingen onder controle te hebben. • Geen stress • Sterk geconcentreerd • Geen tijds besef • Vorderingen maken en zien

DOELMATIG MET VOORNEMENS OMGAAN Losse eindjes: alles wat uw aandacht opeist. MANAGEN VAN VOORNEMENS 1. VERGAARBAK alles uit je hoofd, 2. Jezelf duidelijk maken wat voorgenomen, besluiten wat te doen. 3.Wat je besloten hebt welke acties, systeem met geheugensteuntjes voor de acties.

5

GETTING THINGS DONE David Allen

GETTING THINGS DONE David Allen

KENNISWERK: Geconcentreerd nadenken over de acties. Wat te doen? Wat moet er bereikt worden? Welk resultaat? Wanneer is het geslaagd? Is de job af? ONZE VOORTDURENDE ONPRODUCTIEVE PREOCCUPTATIE MET DINGEN DIE WE NOG MOETEN DOEN IS DE GROOTSTE TIJDVERSLINDER VAN TIJD + ENERGIE!

LOPENDE ZAKEN Omzetten in ACTIES: To-do lijstjes zijn meestal een opsomming van lopende zaken (horizontaal) Gebrek aan duidelijkheid

ACTIES MANAGEN (vertikaal)

Getting things done • 1. Systeem – vergaarbak – Buiten je hoofd

• 2. Beslissen – Wat/wat niet

• 3. Acties – Geheugensteuntjes – Niet alleen to-do-lijstjes – Ook actie lijsten

5 Stadia om werkstroom te beheersen

IVOOR

• 1. INPUT VERZAMELEN – Dingen die onze aandacht vragen

• 2. VERWERKEN – Betekenis ervan en wat ermee doen

• 3. ORGANISEREN – Uitkomst van het denkproces

• 4. ONDERHOUDEN/OVERZICHT – Evalueren, schrappen, herschrijven

• 5. REALISEREN/DOEN – Vertrouw op je beslissingen


IVOOR

• 1. INPUT VERZAMELEN – Dingen die onze aandacht vragen, alle losse eindjes verzamelen. INBAKJES • Het fysieke bakje • Schrijfpapier, blocnotes • Electronisch • Stemopname • Emails, digitale berichten • Geavanceerde systemen

6


IVOOR

• 1. INPUT VERZAMELEN – Losse eindjes in uw verzamelsysteem niet in uw hoofd – Gebruik zo weinig mogelijk vergaarbakken – Leeg de vergaarbakken


IVOOR

• 3. ORGANISEREN – Uitkomst van het denkproces • Prullenbak • Ooit/misschien • Archief • Een lijst van projecten • Een opbergplaats • Een agenda • Een actielijst • Een afwachtlijst


IVOOR ONDERHOUD

4. ONDERHOUDEN/OVERZICHT – Evalueer uw lijstjes, archieven, geheugensteuntjes. – Helicopterview, stijg boven je to-do lijstjes uit, afstand nemen. – Overzicht krijgen, daardoor beter doelmatig beslissen wat u gaat doen.


IVOOR

• 2. VERWERKEN – Betekenis ervan en wat ermee doen • Acties organiseren • Items evalueren en acties plannen • Verticaal managen


IVOOR

• 3. ORGANISEREN – Er is niet direct actie nodig:

ORGANISEREN

• Rommel in de prullenbak • Ooit-iets in een bewaarsysteem • Later iets mee doen, in archief


IVOOR ONDERHOUD

4. ONDERHOUDEN/OVERZICHT – Kritische succesfactor: • Bekijk dingen zo vaak als nodig om te voorkomen dat uw brein het weer overneemt. • Bekijk vanuit helicopterview en u leert snelle + intuïtieve beslissingen nemen waarop u kunt vertrouwen. • Ruim één keer per week op!

7


IVOOR REALISEREN

HOE DE JUISTE KEUZES MAKEN 3 modellen om te kiezen wat u gaat doen.

5. REALISEREN/DOEN

1. Viercriteriamodel

– De juiste keuzes maken over wat je op ieder moment van de dag moet doen. – Het is intuïtie, voor iedereen anders. – Met de juiste planning van acties kunt u erop vertrouwen dat u juiste keuzes maakt.


1. 2. 3. 4.


2. Drievoudige model

3. Het zeshoogtenmodel

met welke activiteiten bent u bezig?

-

om uw werk te beoordelen -

Met vooraf vastgesteld werk Met werk zoals dat zich aan u voordoet Met het vaststellen van nieuwe acties.

Projectplanning • Horizontaal plannen – Duidelijke gedefinieerde projecten – Gebruik geheugensteuntjes (blauw,rood,geel)

• Verticaal plannen

(meest productief)

– Enveloppeplanning (achterop de enveloppe) • Een formele structuur • Gedetailleerd plan • Bedrijfsplan

Situatie Beschikbare tijd Beschikbare energie Prioriteiten

-

50.000 voet of hoger: een heel leven 40.000 voet: visies voor over 3 tot 5 jaar 30.000 voet: doelen voor over 1 tot 2 jaar 20.000 voet: gebieden waarvoor u verantwoordelijk bent. 10.000 voet: huidige projecten Startbaan: huidige acties

Verticale planning in 5 fasen DAVID ALLEN Getting things done 1. 2. 3. 4. 5.

Doel en principes bepalen Resultaat voorstellen Brainstormen Organiseren Volgende acties bepalen

8

GTD Minder stress Stoppen met talmen Meer energie, vitaliteit, motivatie Realisering van potentieel Grotere concentratie Beter project-, tijd-, peoplemanagement • Meer ontplooiing + expressie, creativiteit • Meer vrijheid • • • • • •

GTD KRACHT = CONCENTRATIE CONCENTRATIE= elimineren van afleiding Overzicht is het kostbaarste bezit, wat heeft onze aandacht nodig? Ons verstand is sterker dan computer, Maar concentratie + focus is moeilijk. Er ontstaan kortsluitingen, open lussen. Die ons uit onze concentratie houden en de productiviteit verminderen.

GTD

GTD

CREATIVITEIT + PRODUCTIVITEIT = Overzicht kwijtraken. De truc is dit zo kort mogelijk te doen En terug op de juiste route te komen!! Bepalen van wat je werk is, is de lastigste taak Tom Robbins Als u nalaat uw eigen schip te besturen, wees dan niet verbaasd als u merkt dat u een volstrekt verkeerde haven aan doet!

Gekmaker Visionair

Heer en Meester

Slachtoffer Reageerder

Micromanager Uitvoerder

Overzicht

Controle

MINDMAPPING • Ons geheugen van nature een associatief karakter, niet lineair • Elk idee in ons hoofd heeft honderden zoniet duizenden links/associaties Een Mind Map brengt structuur aan, vergroting van in- en overzicht. • Sleutelwoorden en plaatjes onthouden. Geen zinnen of teksten • Mind Maps gebruiken sleutelwoorden, sleutelafbeeldingen ( 1 afbeelding is 1000 woorden waard), kleuren en een structuur. Een Mind Map ordent de informatie bijna op dezelfde manier zoals onze hersenen informatie opslaan.

Mindmapping toepassen • Mindmapping past u vooral toe wanneer u veel informatie moet verwerken. Tijdens het verzamelen van de gegevens brengt u structuur en verbanden aan. • Actief lezen van artikelen en studieboeken. • Verkennen van een ingewikkeld nieuw onderwerp. • Verwerken van grote hoeveelheden ongestructureerde informatie. • Opstellen van een presentatie. • Voorbereiden bij het schrijven van een artikel of rapport. • Overzicht houden over uw werk, agenda, planning. • Opzetten van een website.

• Hoe een Mind Map werkt, is te vergelijken met een plattegrond van een stad of dorp:

9

Hulpmiddelen • Iedereen kan mindmappen op papier. Maar dat beperkt het herordenen en rangschikken nogal. Gelukkig zijn er ook (freeware) computerprogramma's beschikbaar, zie hieronder. Voordeel daarvan is ook dat u de minmap met anderen kunt delen. • • i Tony Buzan. The Mind Map Book. Radiant Thinking - Major Evolution in Human Thought. BBC Consumer Publishing. • i Software (met gratis te downloaden volledige proefversie): • Mindmanager, Inspiration, Kidspiration (voor kinderen). • i Freeware: FreeMind, Cmaps, Bubbl us (eenvoudig, 'web based' met mogelijkheid tot delen met anderen).

Hoe Mindmappen • • • •

Hoe maak ik een mindmap? Neem een vel papier, steeds met de langste zijde horizontaal Schrijf het onderwerp van uw mindmap middenop het papier. Maak vanuit het onderwerp vertakkingen naar allerlei deelaspecten. • Groepeer aspecten, breng verbanden aan. • Gebruik kleuren, symbolen, afbeeldingen en kaders. • Gebruik zo weinig mogelijk tekst (steekwoorden).

10

Creatief Time-management. Frank Jordens. Reactief Management. Time Management: GETTING THINGS DONE David Allen. Making it all work

Recommend Documents