A MAGYAR MOBILTÁRCA SZÖVETSÉG
SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA (SZMSZ)
1. verzió Taggyűlés elé terjesztve: 2012. február 27. napján
1
Tartalomjegyzék Bevezető rendelkezések ............................................................................................................. 3 A.) A jelen Szervezeti és Működési Szabályzat célja ............................................................ 3 B.) Általános rendelkezések ................................................................................................... 3 I. Fejezet: a SZÖVETSÉG szervezeti egységeinek feladatai, működési rendjei ....................... 4 I.1. Fejezet: áttekintő a Szövetség szervezeti egységeiről ..................................................... 4 I.1.1. A Taggyűlés feladatai, működése, határozatképessége ............................................ 5 I.1.1.1 A Taggyűlés feladatai ......................................................................................... 5 I.1.1.2 A Taggyűlés működése....................................................................................... 5 I.1.1.3 A Taggyűlés határozatképessége ........................................................................ 6 I.1.1.4 A Taggyűlés dokumentumai, azok kezelésének és nyilvánosságra hozatalának módjai............................................................................................................................. 6 I.1.2. A Elnökség feladatai, működése, határozatképessége .............................................. 7 I.1.2.1 Az Elnökség feladatai ......................................................................................... 7 I.1.2.2 Az Elnökség működése....................................................................................... 7 I.1.2.3 Az Elnökség határozatképessége ........................................................................ 9 I.1.2.4 Az Elnökség dokumentumai, azok kezelésének és nyilvánosságra hozatalának módjai............................................................................................................................. 9 I.1.3. Az Iroda feladatai.................................................................................................... 10 I.1.4. A Munkacsoportok feladatai, működése................................................................. 11 I.1.4.1 A Munkacsoportok feladatai:............................................................................ 11 I.1.4.2 A Munkacsoport működése: ............................................................................. 11 II. Fejezet: a SZÖVETSÉG operatív tisztségviselőjének, a Főtitkárnak a feladatai................ 12 II.1 Feladatai a Taggyűlése felé: .......................................................................................... 12 II.2 Feladatai az Elnökség felé: ............................................................................................ 12 II.3 Feladatai az Irodával kapcsolatban:............................................................................... 12 II.4 Feladatai a Tagok felé: .................................................................................................. 12 II.5 Feladatai a Munkacsoportokkal kapcsolatban:.............................................................. 13 III. Fejezet: a SZÖVETSÉG működéséhez és működtetéséhez szükséges dokumentumok meghatározása, a dokumentumkezelés formája. ...................................................................... 14 III.1 A SZÖVETSÉG működéséhez és működtetéséhez szükséges dokumentumok .......... 14 III.2 A dokumentumkezelés formája.................................................................................... 14 IV. Fejezet: kommunikáció ...................................................................................................... 15 IV.1 Fejezet: külső megjelenések, nyilatkozatok................................................................. 15 IV.2. Fejezet: belső kommunikáció...................................................................................... 15 Mellékletek............................................................................................................................... 17 1. Jegyzőkönyv a tagfizetés mértékét meghatározó alakuló Közgyűlésről.......................... 17 2. Belépési Nyilatkozat ........................................................................................................ 19
2
Bevezető rendelkezések Az Alapítók a Magyar Mobiltárca Szövetség (a továbbiakban: Szövetség) létrehozatala céljából 2011. augusztus 29-én alakuló Taggyűlést tartottak, elfogadták a Szövetség Alapszabályát és benyújtották a Fővárosi Bírósághoz az Szövetség bejegyzésének kérelmét. A Fővárosi Bíróság a Szövetséget 2011. december 6. napján 14630. sorszám alatt a társadalmi szervezetek nyilvántartásába vette. A Szövetség Alapszabálya alapján az szövetségi tagok (továbbiakban: együttesen Tagok, önállóan Tag) az együttműködésük feltételeire, továbbá az Alapszabályban foglaltak végrehajtására az alábbi szabályokat állapítják meg:
A.) A jelen Szervezeti és Működési Szabályzat célja A Tagok a „Magyar Mobiltárca Szövetség Alapszabálya” c. dokumentum alapján önszabályozó együttműködési formát alakítanak ki, amelynek működését és működtetését, valamint szervezeti felépítését a jelen dokumentum (Szervezeti és Működési Szabályzat, továbbiakban röviden: SZMSZ) szabályozza. Az SZMSZ-ben az alábbiak kerültek szabályozásra: I. A Szövetség szervezeti egységeinek feladatai, működési rendje, ahol releváns ott az adott szervezeti egység határozatképességének feltételei. II. A Szövetség operatív tisztségviselőjének, a Főtitkárnak a feladatai. III. A Szövetség működéséhez és működtetéséhez szükséges dokumentumok meghatározása, a dokumentumkezelés formája. IV. A belső és a külső kommunikáció szabályozása.
B.) Általános rendelkezések a) Az Szövetség megnevezése:
Magyar Mobiltárca Szövetség
b) Az Szövetség rövidített neve:
Mobiltárca
c) Az Szövetség angol nyelvű elnevezése:
Hungarian Mobile Wallet Associaton
d) Az Szövetség székhelye:
1013 Budapest, Krisztina krt. 55.
e) Az Szövetség működési területe:
Magyarország közigazgatási területe
f) Az Szövetséget a Fővárosi Bíróág 14630. sorszám alatt vette nyilvántartásba g) Adószáma: 18273490-1-41 h) Számlavezető bankja: OTP Bank, és bankszámla száma: OTP 11701004-20239772
3
I. Fejezet: a SZÖVETSÉG szervezeti egységeinek feladatai, működési rendjei
I.1. Fejezet: áttekintő a Szövetség szervezeti egységeiről 1. A Szövetség irányító szervei: a) Taggyűlés, b) Elnökség.
2. A Szövetség operatív szervei: b) Iroda, c) Szakmai Munkacsoportok (továbbiakban: Munkacsoportok).
3. A Szövetség operatív tisztségviselője: a) Főtitkár.
4. A Szövetség szervezeti ábrája:
4
I.1.1. A Taggyűlés feladatai, működése, határozatképessége I.1.1.1 A Taggyűlés feladatai a) Az Alapszabály elfogadása, módosítása. b) A SZMSZ elfogadása. c) Más társadalmi szervezettel való egyesülés kimondása, illetve ilyen szövetségbe való belépés meghatározása. d) A Szövetség feloszlatásának kimondása. e) Az Elnökségi tagok megválasztása, visszahívása. - A tisztségviselő visszahívható, ha tisztségéből adódó feladatát nem látja el. f) Az Elnökség éves beszámolójának elfogadása, amelynek részét képezi az elmúlt év költséggazdálkodása és az Elnökség szakmai beszámolójának elfogadása is. g) Tag kizárása. h) A Szövetség éves tagdíjának meghatározása. i) A Szövetség mérlegének és eredmény-kimutatásának jóváhagyása. j) Tagfelvétel ügyében hozott első fokú határozat elleni fellebbezés elbírálása. I.1.1.2 A Taggyűlés működése a) A Taggyűlést az Elnökség hívja össze. A Taggyűlést – a szükséghez képest, de – évente legalább egy alkalommal (rendes Taggyűlés) össze kell hívni. b) A Tagokat a napirend pontos megjelölésével kell meghívni. A meghívó elküldése és a Taggyűlés napja között legalább 15 (tizenöt) naptári napnak kell eltelnie. A meghívót akként kell kézbesíteni, hogy annak a címzett általi átvétele hivatalosan igazolható legyen. c) A Taggyűlést össze kell hívni továbbá, ha azt a bíróság elrendeli, vagy a Tagok legalább 1/10-e az ok és cél megjelölésével a Taggyűlés összehívását írásban kéri az Elnökségtől, továbbá ha a Tag az Elnökség határozata ellen a Taggyűléshez fellebbez. Ha az Elnökség a kérésnek 30 (harminc) napon belül nem tesz eleget, a Tagok maguk hívhatják össze a Taggyűlést. d) Haladéktalanul össze kell hívni a Taggyűlést abban az esetben, ha az Iroda kimutatja, hogy a Szövetség működését fizetésképtelenség veszélyezteti. Ezekben az esetekben határozni kell a pótbefizetésekről, vagy a Szövetség megszüntetéséről. e) A Tag jogosult az általa javasolt kérdés megvitatását is napirendre tűzetni azzal a feltétellel, ha a javaslatát legalább három (3) nappal a Taggyűlés előtt valamennyi Tag számára írásban megküldi. f) A Taggyűlésen a Tagot a képviseletre feljogosított személy, vagy általa közokiratban, vagy teljes bizonyító erejű magánokiratban erre meghatalmazott személy képviselheti. g) A Taggyűlést az Elnök, akadályoztatása esetén az általa kijelölt elnökségi tag (levezető elnök) elnököl. h) A Taggyűlés határozatot hoz a I.1.1.1 a-j pontokban felsoroltakról. i) A Taggyűlések nem nyilvánosak.
5
I.1.1.3 A Taggyűlés határozatképessége a. A Taggyűlésen minden Tag egy szavazattal rendelkezik. b. A Taggyűlés abban az esetben határozatképes, ha azon a szavazásra jogosult és a szavazatok többségét, több mint 50%-át képviselő Tagok jelen vannak. c. A Taggyűlés határozatait nyílt szavazással hozza, kivéve az Elnökség tagjainak megválasztását, visszahívását, illetve az Szövetség feloszlásáról szóló döntést, amely titkos szavazással történik. d. Abban az esetben, ha a Taggyűlés nem volt határozatképes, a megismételt Taggyűlést 30 (harminc) naptári napon belül az eredetivel azonos napirendekkel kell összehívni. A megismételt Taggyűlés a jelenlevők által képviseltek számára tekintet nélkül határozatképes. ha erről a tagokat az eredeti meghívóban már előre tájékoztatták. e. A megismételt Taggyűlés – feltételesen – az eredeti meghívóval is összehívható. A távolmaradó Tagokat a Taggyűlés jegyzőkönyvével (5) napon belül értesíteni kell. f. A Taggyűlés határozatait egyszerű szótöbbséggel hozza. g. Szavazategyenlőség esetén a határozat elvetettnek tekintendő. h. A szavazásra jogosul jelenlévő tagok 2/3-ának szavazata szükséges: i) A tagsági díj meghatározásához. ii) Az Alapszabály módosításához. iii) Az Szövetség feloszlásának kimondásához. iv) A Tag kizárásához. I.1.1.4 A Taggyűlés dokumentumai, azok kezelésének és nyilvánosságra hozatalának módjai a. A Taggyűlésről jegyzőkönyv készül, amelyet a Szövetség Főtitkára (az Iroda vezetője), mint jegyzőkönyvvezető, a Taggyűlésen hitelesítőnek megválasztott két Tag és a levezető elnök ír alá. A határozatokat a jegyzőkönyvben számozott sorrendben dátummal ellátva kell feltüntetni. b. A jegyzőkönyv alapján Taggyűlési Határozatok Tárát kell vezetni. A Taggyűlési Határozatok Tárába a Taggyűlési határozatokat dátummal és pontos tartalommal kell felvenni, abba bármely tag betekinthet. c. A Taggyűlés határozatait a Tagok számára a határozathozataltól számított 8 napon belül postai úton vagy elektronikus levélben kell megküldeni, 5 napon belül elektronikus formában a Szövetség webes intranet alapú Információs Menedzsment Rendszerébe feltölteni.
6
I.1.2. A Elnökség feladatai, működése, határozatképessége
I.1.2.1 Az Elnökség feladatai a) Ellenőrzi az Alapszabály előírásainak betartását, továbbá a Taggyűlés határozatainak végrehajtását. b) Előkészíti a Taggyűlést, biztosítja működését és gondoskodik a határozatok végrehajtásáról. c) Rendkívüli Taggyűlés összehívását kezdeményezheti. d) A Szövetség éves költségvetését előterjeszti. e) Beszámol a Taggyűlésnek az előző év gazdálkodásáról. f) Jóváhagyja a Szövetség éves terveit. g) Felel a Szövetség gazdálkodásának, ügyvitelének folyamatos végrehajtásáért. h) Felelős a Szövetség ügyviteli és pénzügyi rendjéért. i) Meghatározza a Szövetség munkaszervezetét. j) Dönt új tagok felvételéről. k) Dönt a Főtitkár személyéről. l) Dönt a Munkacsoportok felállításáról. m) Határoz a tag nyilvántartásból való törléséről. n) Tagnyilvántartást vezet. o) Végrehajtja a Taggyűlés által meghatározott eseti feladatokat. p) Az Iroda tevékenységének folyamatos figyelemmel kísérése és ellenőrzése. q) A Főtitkár által készített beszámolók megtárgyalása és elfogadása, a Szövetség operatív működésével kapcsolatos javaslatok megvitatása és elbírálása; r) Stratégiai együttműködések kialakítása a Szövetség céljainak elérése érdekében más nemzetközi szervezetekkel és intézményekkel. s) A Szövetség hazai és nemzetközi brand-jének, jó hírnevének és elismertségének építése valamennyi lehetséges fórumon. t) A Szövetség kapcsolatainak kiépítése és elismertetése az állami és nemzetközi intézményeknél és szervezeteknél. I.1.2.2 Az Elnökség működése a. Az Elnökség szükség szerint - de évente legalább egy alkalommal - tart ülést, melyet az Elnök hív össze az Elnök által meghatározott időpontra, helyen és napirenddel. b. Az Elnökség ülésének összehívása abban az esetben szabályszerű, ha az Elnök az ülésre minden Elnökségi tagot - a napirend megküldésével - postai ajánlott levélben és elektronikus úton (e-mailben) is meghívott úgy, hogy a meghívók elküldése és az ülés napja között legalább 8 napnak kell eltelnie. Bármely, az Elnökség döntésében érdekelt egyéb személyt, szervet az ülésre lehetőség szerint külön is meg kell hívni. c. Az Elnökség üléseiről a Főtitkár jegyzőkönyvet vezet. A jegyzőkönyv tartalmazza az ülésen megjelentek nevét, az ülések menetét, valamint a hozott határozatokat, a döntést támogatók és ellenzők számarányát és – lehetőség szerint - személyét. A jegyzőkönyv vezetőjét a Főtitkár távolléte esetén az ülés levezető elnöke jelöli ki.
7
d. e.
f.
g.
h.
i.
j. k.
l.
m. n. o. p.
Az Elnökségi ülésről készült jegyzőkönyvet az Elnök, az Elnökségi ülésen hitelesítőnek megválasztott Tag és a Főtitkár írja alá. Az Elnökség határozatairól az Elnök nyilvántartást vezet (Elnökségi Határozatok Tára). Az Elnökség döntéseiről a Taggyűlést és a Szövetség munkavállalóit, valamint érintett külső szerződő feleket az Elnök tájékoztatja. Az Elnökség üléseinek jegyzőkönyveibe, illetve a Taggyűlési és Elnökségi Határozatok Tárába való betekintésre az Elnök ad engedélyt. Haladéktalanul össze kell hívni az Elnökségi ülést abban az esetben, ha az Iroda kimutatja, hogy a Szövetség működését fizetésképtelenség veszélyezteti, és ebből kifolyólag az Elnökségnek a Taggyűléshez kell fordulnia. Ezekben az esetekben javaslatot kell tenni a pótbefizetésekre, vagy a Szövetség megszűntetésére. Az Elnökségi tag jogosult az általa javasolt kérdés megvitatását is napirendre tűzetni azzal a feltétellel, ha a javaslatát legalább három (3) nappal az ülés előtt valamennyi Elnökségi tag számára írásban megküldi. Az Elnökség tagjai az Elnökség ülésein telefonon, vagy más hasonló elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével történő kommunikáció útján is részt vehetnek, ha az igénybevett hírközlő eszköz megfelelően alkalmas arra, hogy az Elnökség tagjai egymással akadálymentesen kommunikálni tudjanak, az Elnökség tagjainak személyazonossága az igénybevett elektronikus úton megfelelően igazolható, valamint arra, hogy az elhangzottak egyidejűleg megfelelően rögzíthetők legyenek. Az ilyen módon történő részvételt minden vonatkozásban a személyes részvétellel megegyezőnek kell tekinteni. Az Elnökség a hatáskörébe tartozó bármely kérdésben ülés tartása nélkül, írásban is határozhat. A határozati javaslatot valamennyi Elnökségi tagnak egyidejűleg fax útján vagy írásban ( e-mailen ) kell megküldeni. Ilyen esetben az Elnökség tagjai a részükre írásban megküldött előterjesztés, illetve határozati javaslat tárgyában a kézhezvételtől számított öt (5) munkanapon belül, vagy halaszthatatlan esetben az előterjesztésben megjelölt időn belül írásban szavaznak, továbbá aláírásukkal látják el a határozati javaslatot. A határozatot az utolsó szavazat beérkezését – illetve a határidő leteltét – követően kell meghozottnak tekinteni. Az ülés tartása nélkül hozott határozat meghozatalára az ülésen hozott határozatok meghozatalára vonatkozó szabályokat kell megfelelően alkalmazni. A határozati javaslatban előre meghatározott határidőn belül vissza nem érkezett szavazatot úgy kell tekinteni, mintha az adott Elnökségi tag az ülésen nem vett volna részt, így az ülés akkor határozatképes, ha legalább négy Elnökségi tag érvényes szavazata írásban a határidőn belül visszaérkezik. A szavazás eredményéről és a határozatról, valamint annak keltéről a tagokat a határozat meghozatalát követően három (3) napon belül a Főtitkár jegyzőkönyvet készít. A határozati javaslatot és az elnökségi tagok ahhoz való írásos hozzájárulását, vagy esetleges ellenvetését a jegyzőkönyvekhez kell csatolni. Ha a szavazás érvénytelen, vagy azt bármelyik elnökségi tag kéri, az elnökség ülését az elnök köteles haladéktalanul összehívni. Az Elnökség határozatait egyszerű szótöbbséggel, nyílt szavazással hozza, kivéve a Szövetség elnökének megválasztását. Az Elnökség ügyrendjét maga határozza meg. Az Elnökség határozatot hoz az I.1.2.1 a-s pontokban felsoroltakról. Az Elnökségi ülések nem nyilvánosak.
8
I.1.2.3 Az Elnökség határozatképessége a) Az Elnökség ülése akkor határozatképes, ha azon legalább négy elnökségi tag jelen van. Az Elnökségi ülésen az elnökségi tagot (jogi személy esetén) a képviseletre feljogosított személy, vagy általa közokiratban, vagy teljes bizonyító erejű magánokiratban erre meghatalmazott személy képviselheti. b) Határozatképtelenség esetén – legkésőbb az ülés napjától számított 18 napon belül – az Elnökséget ismételten össze kell hívni. Határozatképtelenség miatt ismételten összehívott ülés is csak abban az esetben határozatképes, ha azon az Elnökség tagjainak több mint a fele jelen van. c) A megismételt Elnökségi ülés – feltételesen – az eredeti meghívóval is összehívható. A távolmaradó Tagokat az Elnökségi ülés jegyzőkönyvével öt (5) napon belül értesíteni kell; d) Az Elnökség határozatait egyszerű szótöbbséggel hozza; e) Szavazategyenlőség esetében a szavazást meg kell ismételni. A megismételt szavazáson kialakuló szavazategyenlőség esetében az Elnök dönt. f) Az Elnökség határozathozatalában nem vehet részt az a személy, aki, vagy akinek közeli hozzátartozója valamint hozzátartozója (Ptk. 685.§ b. pont) a határozat alapján (i) Kötelezettség vagy felelősség alól mentesül, vagy (ii) bármilyen más előnyben részesül, illetve a megkötendő jogügyletben egyébként érdekelt. I.1.2.4 Az Elnökség dokumentumai, azok kezelésének és nyilvánosságra hozatalának módjai a) Az Elnökségi ülésről jegyzőkönyv készül, amelyet a Főtitkár, az Elnökségi ülésen hitelesítőnek megválasztott Tag és az Elnök ír alá. Az Elnökségi határozatokat a jegyzőkönyvben számozott sorrendben dátummal ellátva kell feltüntetni. b) A jegyzőkönyv alapján Elnökségi Határozatok Tárát kell vezetni. Az Elnökségi Határozatok Tárába az Elnökségi határozatokat dátummal és pontos tartalommal kell felvenni, abba az Elnök írásos jóváhagyásával bármely Tag betekinthet. c) Az Elnökség határozatait az Elnökségi tagok számára a határozathozataltól számított 8 napon belül postai vagy elektronikus úton kell megküldeni.
9
I.1.3. Az Iroda feladatai
a) A Szövetség honlapjának, illetve webes intranet alapú Információs Menedzsment Rendszerének (ún. Tudástárának) működtetése, amely a http://www.mobiltarcaegyesulet.hu/ oldalon keresztül érhető el 2012. április 1-től. b) Heti rendszerességgel tájékoztató hírlevél küldése a Tagok számára a Szövetség működésével, elért eredményeivel, valamint a hazai és nemzetközi piaci információkkal, trendekkel kapcsolatban. c) A Szövetség márkanevének és reputációjának építése, illetőleg a Szövetség marketing kommunikációjának megszervezése, biztosítása (pl.: brossúrák; bemutatkozó és tájékoztató anyagok, sajtóközlemények összeállítása stb.). d) A Szövetség működéséhez és működtetéséhez szükséges dokumentumok kezelése, tárolása. e) A Tagok kompetenciáinak, elvárásainak felmérése. f) Rendszeres személyes kapcsolattartás a Tagokkal. g) E-mail listák összeállítása, frissítése. h) A Szövetséghez csatlakozni kívánók számára a szükséges információk és dokumentumok biztosítása. i) A Szövetség működésével kapcsolatosan keletkezett papír alapú és elektronikus dokumentumok kezelése, nyilvántartása. j) A Munkacsoportok támogatása a meetingek, workshop-ok megszervezésében. k) A hazai és a nemzetközi együttműködési lehetőségek keresése más szervezetekkel és e lehetőségekről az Elnökség értesítése, az együttműködések menedzselése. l) A mobil NFC-vel kapcsolatos hazai és a nemzetközi trendek folyamatos figyelése és a feldolgozott információk megosztása a Szövetség Információs Menedzsment Rendszerén keresztül. m) Kapcsolatépítő tevékenység végzése a Tagok körében. n) Ellenőrzi a tagdíjak befizetését. o) Lebonyolítja az Alkalmazás-fejlesztői versenyt, megszervezi a Szövetség éves konferenciáját (belső munkanév: „Mobil NFC Show”). p) Az Iroda felméri az újonnan csatlakozott tagok kompetenciát, továbbá várakozásait a Szövetséggel kapcsolatban, illetve hogy milyen Munkacsoportokban, pilotokban vennének részt. q) Az Iroda kezeli és tárolja valamennyi, a II.1 fejezetben meghatározott dokumentumokat. r) A tagokkal közös NFC Pilot megszervezése és elindítása.
10
I.1.4. A Munkacsoportok feladatai, működése I.1.4.1 A Munkacsoportok feladatai: a) A Tagok által kezdeményezett szakmai témák megvitatása, azokról szakmai iránymutatások, állásfoglalások készítése. b) A szakmai munka haladásáról, státuszáról tájékoztatás küldése a Főtitkárnak. c) Folyamatos kapcsolattartás a Főtitkárral, vagy akadályoztatása esetén az Irodával. I.1.4.2 A Munkacsoport működése: a) A Munkacsoport(ok) felállításáról az Elnökség dönt. b) Munkacsoport(ok) felállítást a Tagok is kezdeményezhetik a Munkacsoport céljának, működési rendjének a megjelölésével. c) A Munkacsoporton belüli működési rendet a Munkacsoport résztvevői maguk alakítják ki. d) A Munkacsoportokhoz a Tagok önként csatlakozhatnak. e) Munkacsoportok ülései nem Szövetség Tagok számára nem nyilvánosak, azonban lehetőségük van külső szakértő(ke)t bevonni a Munkacsoport szakmai munkájába. Ebben az esetben a bevont külső szakértő(k) a Munkacsoport ülésein is részt vehetnek. f) Minden Munkacsoport maga határozza meg a szakmai anyagok elkészítésének ütemtervét, illetve annak a Munkacsoporton belüli elfogadását, véglegesítését. g) A Munkacsoportok munkájában csak olyan szakértők vehetnek részt, akik felelősséget vállalnak a Munkacsoportban zajló tevékenységek ellátásáért. h) A Tagok több Munkacsoportnak is a tagjai lehetnek. i) A Tagok, amennyiben részt kívánnak venni valamely Munkacsoport munkájában, akkor azt úgy tehetik meg, ha írásos formában jelzik, hogy kit/kiket kívánnak bedelegálni a Munkacsoportba. j) A Munkacsoportok összehívásáért a Főtitkár, vagy akadályoztatása esetén az Iroda felelős a Munkacsoport által meghatározott ügyrend szerint. k) A Munkacsoportok összehívását a Munkacsoport Tagjai is kezdeményezhetik a Főtitkárnál, vagy az Irodánál.
11
II. Fejezet: a SZÖVETSÉG operatív tisztségviselőjének, a Főtitkárnak a feladatai
II.1 Feladatai a Taggyűlése felé: a) b) c) d)
Beszámol a Taggyűlésen az Iroda tevékenységeiről, működéséről. Jegyzőkönyvet készít a Taggyűlésen. Biztosítja a Taggyűlésen meghatározott feladatok végrehajtását. Vezeti a Taggyűlési határozatokat tartalmazó Taggyűlési Határozatok Tárát.
II.2 Feladatai az Elnökség felé: a) Részt vesz az Elnökségi üléseken tanácskozási joggal. b) Havi Beszámolót készít az Elnökség számára a Szövetség működésével, gazdálkodásával kapcsolatban. c) Beszámolót készít az Elnökség számára az előző év gazdálkodásáról. d) Beszámolót készít a Munkacsoportok tevékenységeiről. e) Előterjeszti az Elnökség számára a tagfelvételi kérelmeket. f) Az Elnökség határozata alapján megszervezi a Taggyűlést. g) Jegyzőkönyvet készít az Elnökség üléseiről. h) Végrehajtja az Elnökség által meghatározott eseti feladatokat. i) Az Elnök utasítása alapján megszervezi az Elnökségi ülést.
II.3 Feladatai az Irodával kapcsolatban: a) Vezeti az Irodát és felelős minden olyan tevékenységért, amely az Iroda működtetéséhez szükséges. b) Felel az Iroda 1.1.3. pontban meghatározott feladatainak ellátásáért. c) Kezeli a Szövetség bankszámláját, az Alapszabályban meghatározott feltételekkel. d) Megszervezi a Szövetség operatív működését, dokumentumkezelését, ügyviteli rendjét. e) Kapcsolatot tart a hazai és nemzetközi társszervezetekkel. f) Felügyeli a hírlevelek összeállítását és kiküldi azt a Tagok számára. g) Felügyeli a Szövetség webes intranet alapú Információ Menedzsment Rendszerét (un. Tudástárát). h) Felügyeli az Iroda dokumentumkezelését. i) Kapcsolatot tart a Szövetséggel szerződéses viszonyban álló alvállalkozókkal és ellenőrzi teljesítésüket.
II.4 Feladatai a Tagok felé: a) Kapcsolatot tart a Tagok képviselőivel. b) Fogadja a Tagok javaslatait, észrevételeit a Szövetség működésével kapcsolatban.
12
c) Hírlevélen keresztül tájékoztatja a Tagokat az aktuális Szövetségi hírekről, valamint a Szövetség szakmai tevékenységével kapcsolatos hazai és nemzetközi hírekről.
II.5 Feladatai a Munkacsoportokkal kapcsolatban: a) Koordinálja a Munkacsoportok munkáját. b) Összehívja a Munkacsoport üléseket. c) Összefoglalót készít a Munkacsoport ülésekről.
13
III. Fejezet: a SZÖVETSÉG működéséhez és működtetéséhez szükséges dokumentumok meghatározása, a dokumentumkezelés formája.
III.1 A SZÖVETSÉG működéséhez és működtetéséhez szükséges dokumentumok a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) n) o) p) q) r) s) t)
Alapszabály, A Fővárosi Bíráság Végzése a Szövetség bejegyzéséről, Szervezeti és Működési Szabályzat, Belépési Nyilatkozat, Mérleg és Eredménykimutatás, Éves beszámoló a Szövetség működéséről és gazdálkodásáról, Tagnyilvántartás, Taggyűlési Határozatok Tára, Elnökségi Határozatok Tára, Jegyzőkönyvek a Taggyűlésekről, Jegyzőkönyvek az Elnökségi ülésekről, Jegyzőkönyvek a Munkacsoport ülésekről, A Munkacsoportok által készített szakmai dokumentumok, Hírlevelek, Az Információ Menedzsment Rendszer (un. belső Tudástár) elektronikus dokumentumai, úgy mint: iránymutatások, esettanulmányok, cikkek stb, Kapcsolattartói regiszter, Számlák nyilvántartása, Nyilvántartás a tagdíjak befizetéséről, Szerződések nyilvántartása, Házi pénztár nyilvántartása.
III.2 A dokumentumkezelés formája a) Az Iroda a III.1 fejezetben felsorolt dokumentumokat az Iroda mindenkori székhelyén tárolja és azokról elektronikus biztonsági másolatot készít. Az Iroda az elektronikus biztonsági másolatokat külön erre a célra alkalmas elektronikus adattárolón tárolja. b) Az Iroda az a)-tól p)-ig terjedő pontokban felsorolt dokumentumok elektronikus verzióját az i) pont kivételével a Szövetség webes intranet alapú Információs Menedzsment Rendszerébe is feltölti, amelyen keresztül a Tagok elérhetik azokat. Az Információs Menedzsment Rendszer a http://www.mobiltarcaegyesulet.hu/ oldalról érhető el 2012. április 1-től.
14
IV. Fejezet: kommunikáció
IV.1 Fejezet: külső megjelenések, nyilatkozatok a) b)
c)
d)
e)
A Szövetség nyilatkozatai kizárólag a Szövetségről szólhatnak, tagokról nem, hacsak erről az Elnökség külön felhatalmazást nem ad. A Szövetség nevében és képviseletében mind elektronikus, mind a nyomtatott sajtó részére nyilatkozatot adni kizárólag az Elnök vagy meghatalmazottja jogosult. A Szövetség kommunikációjának szervezésére az Elnökség határozata alapján a Főtitkár, valamint az Elnökség által kiválasztott kommunikációs ügynökség jogosult. A kommunikációs ügynökséggel a Főtitkár tartja a kapcsolatot. Az Elnökség tájékoztatása minden esetben legalább utólag kötelező. Az Iroda munkavállalói sem a Szövetség nevében és képviseletében, sem a saját nevükben nem nyilatkozhatnak a munkakörük betöltésével összefüggésben tudomásukra jutott tényekről, körülményekről, adatokról, csak meghatalmazás alapján. Amennyiben a nyomtatott, illetve az elektronikus sajtó munkatársai részéről nyilatkozat tételre irányuló közvetlen megkeresés érkezik a Szövetség munkavállalóihoz, ebben az esetben a munkavállaló erről haladéktalanul köteles a Főtitkárt tájékoztatni, nyilatkozatot csak abban az esetben adhat, amennyiben erre a fentebb említett meghatalmazást megkapta. A meghatalmazás kereteit a munkavállaló nem lépheti túl. Az előírásokat megsértő munkavállalókkal szemben munkajogi, illetve polgári jogi felelősségre vonás kezdeményezhető. A Szövetség a kommunikációt megkönnyítendő Kommunikációs Munkacsoportot is létrehoz, melyben az érintettek tudomásul veszik a nyilatkozati szabályokat és igény esetén részt vesznek a Szövetség és annak megbízott kommunikációs ügynöksége által szervezett kommunikációs felkészítőn.
IV.2. Fejezet: belső kommunikáció a)
b)
A belső kapcsolattartás rendje: az Iroda munkavállalói, továbbá a feladat megoldásában érintett szakértők, esetenként a Szövetség különböző Munkacsoport tagjai a feladatkörüket kölcsönösen érintő ügyeket együttműködve kötelesek intézni. Az együttműködés során kötelesek: i. A feladataik eredményes ellátásához szükséges adatokról, információkról egymást tájékoztatni. ii. Vélemény-, vagy adatkérésre határidőre választ adni, vagy ennek akadályát a határidő lejárta előtt a megkereső szervezeti egységgel közölni. iii. Az ügyek természetétől, az operatív intézkedés sürgősségétől függően kell a munkakapcsolatok célszerű formáját megválasztani úgy, hogy hatékony ügyintézést biztosítson.
15
c)
d)
e)
Az elektronikus tájékoztatási csatornák használata, információk és más anyagok közzététele a Szövetség webes intranet alapú Információs Menedzsment Rendszer oldalán történik. A munkavállalók és a Szövetség tagjai, Munkacsoportjai és a Szövetség munkája iránt érdeklődők közötti gyors és pontos információáramlás biztosítása érdekében a Szövetségen belül nyitott és zárt elektronikus tájékoztatási rendszer működik: i. A nyitott rendszer célja a hazai és nemzetközi érdeklődők naprakész tájékoztatása. Az oldal kezdő címe: http://www.mobiltarcaegyesulet.hu/. ii. A zártkörű, webes intranet alapú Információs Menedzsment Rendszer oldalait minden hálózati hozzáféréssel rendelkező Szövetségi felhasználó a web böngészőn keresztül érheti el. iii. Az elektronikus tájékoztatási csatornák üzemeltetési feladatai ellátásáért az Iroda felelős. A Szövetséggel kapcsolatos hírekről, az aktuális hazai és nemzetközi trendekről, hírekről a Főtitkár heti rendszerességgel hírlevél formájában tájékoztatja a Tagokat.
16
Mellékletek 1. Jegyzőkönyv a tagfizetés mértékét meghatározó alakuló Közgyűlésről JEGYZŐKÖNYV
Mely készült a Magyar Mobil Tárca Egyesület 2011.08.29-én Budapest, Krisztina krt. 55.sz. alatt a Magyar Telekom Nyrt székházában megtartott alakuló Közgyűlésén. Jelen vannak a jegyzőkönyv mellékletét képező jelenléti ívet aláíró alapító tagok. 1. napirendi pont: A levezető elnök, a jegyzőkönyvet vezető és hitelesítő személyek megválasztása. A Közgyűlés tagjai nyílt szavazással egyhangúlag : elnöknek megválasztották: Dr. Cserich Zsoltot (9400 Sopron, Schönherr malom u.40.) jegyzőkönyvvezetőnek megválasztották: Országh Örs Előd (6721 Szeged, Osztrovszky u. 17/b sz. alatti lakos) jegyzőkönyv hitelesítésére megválasztották: Pukler Gábor (……………………………………..……….sz.alatti lakos ) Simó György ( ………………………………………..……sz.alatti lakos ) 2. napirendi pont: Az alapszabály elfogadása, az Egyesület megalakítása A mellékelt jelenléti ív szerint jelenlévő alapító tagok nyílt szavazással (10 igen szavazat, ellenszavazat és tartózkodás nem volt) egyhangúlag elhatározták a Magyar Mobil Tárca Egyesület megalakítását és egyhangú szavazattal elfogadták alapszabályát. 3. napirendi pont Az Egyesület elnökségi tagjainak megválasztása Jelöltek: Elnökségi tagságra az alábbi jelölés érkeztek 1) Pukler Gábor 17
2) Takács Zoltán 3) Kovács Antal 4) Hovanyecz Norbert 5) Szetnics László 6) Simó György A jelöltek a jelölést elfogadták.
Választás: A Közgyűlés tagjai titkos szavazással az elnökség tagjainak megválasztották: 1) Pukler Gábor 2) Takács Zoltán 3) Kovács Antal 4) Hovanyecz Norbert 5) Szetnics László 6) Simó György
4. napirendi pont A tagdíj A Közgyűlés a tagdíj mértékére vonatkozóan az alábbi határozatot hozta meg a tagok nyílt szavazással meghozott egyhangú döntése alapján. A tagdíj mértéke: Természetes személy esetén Jogi személy – éves 5 mrd Ft nettó árbevételig: Jogi személy – éves 5 mrd Ft nettó árbevétel felett:
évi évi évi
50.000 Ft 500.000 Ft 5.000.000 Ft.
2011. évre az alapító tagok vállalják, hogy 2011 naptári évben a teljes éves tagdíjat befizetik.
A Közgyűlésnek más napirendi pontja nem volt. Kmf.
-----------------------------levezető elnök
------------------------------hitelesítő
……………………………….. jegyzőkönyvvezető
-----------------------------hitelesítő
18
2. Belépési Nyilatkozat
BELÉPÉSI NYILATKOZAT (JOGI SZEMÉLY, SZERVEZET)
Alulírott ………………………………………………………………………… a (szervezet neve) ……………………………………………………………………………………………………………………… (a továbbiakban: „Szervezet”) aláírási és képviseleti jogosultsággal rendelkező képviselőjeként kérem a Szervezet felvételét a Magyar Mobiltárca Szövetség (a továbbiakban: „Szövetség”) rendes tagjainak sorába. Kijelentem, hogy •
a Szövetség céljait és Alapszabályában foglaltakat ismerem, azt a Szervezetre nézve kötelezőnek elfogadom;
•
a Belépési Nyilatkozat elfogadása esetén a Szövetség Taggyűlésén meghatározott tagdíj fizetését vállalom, - mely 5.000.000.000 (ötmilliárd) HUF /év árbevétel alatt 500.000 (ötszázezer) HUF/év; 5.000.000.000 (ötmilliárd) HUF/év árbevétel felett 5.000.000 (ötmillió) HUF/év -, és az Alapszabályban rögzített határidőig megfizetem;
•
a Szervezet Szövetségben való részvétele nem nyereségszerzési motiváción alapul;
•
a Szövetség munkájában aktívan részt kívánok venni.
A következő tájékoztatást megismertem és tudomásul veszem: •
A Belépési Nyilatkozat elfogadásáról a Szövetség Alapszabályában leírtak szerint a Szövetség Elnöksége dönt. A döntésről a Szövetség Elnöksége értesíti a Tagjelöltet az általa megadott elérhetőségeken keresztül.
•
A tagsági jogviszony létrejöttéhez szükséges a Szövetség egy elnökségi tagjának és egy további tagjának az ajánlása.
•
A Szövetség mindenkori Alapszabálya, illetve a Szövetség egyéb szabályzatai a tagságra kötelező érvénnyel bírnak.
Tagjelölt adatai: Szervezet neve: ……………………………………………………………………………………………………………………….. Szervezet
cégjegyzékszáma
/
nyilvántartási
száma
…………………………………………………………………… Szervezet székhelye/postacíme: ………………………………………………………………………………………………
19
A Szervezetet a Magyar Mobiltárca Szövetségben képviselő aláíró adatai: Név: ……………………………………………………………………………………………………………………………………….. Anyja neve: …………………………………………………………………………………………………………………………….. Születési hely, idő: …………………………………………………………………………………………………………………… Telefon: …………………………………………………………………………………………………………………………………. Fax…………………………………………………………………
E-mail: …………………………………………………….
Felelősségem teljes tudatában kijelentem, hogy a Szervezet fenti Tagsági Nyilatkozata a valóságnak mindenben megfelel. Kijelentem továbbá, hogy jogosult vagyok a Szervezetemet a tagfelvételi kérelem tárgyában képviselni és nevében teljes hatályú jognyilatkozatokat tenni.
Tagfelvételünket kérem: ……………. év …………. hó …….. nap
Cégszerű aláírás
BEMUTATKOZÓ NYOMTATVÁNY 1. Kérjük, ismertesse szervezetének/intézményének profilját, fő tevékenységi körét!
2. Kérjük, mutassa be szervezete/intézménye hogyan kapcsolódna a mobil NFC ökoszisztémához és milyen szerepet töltene be abban!
3. Kérjük, ismertesse szervezete/intézménye mit vár el az Szövetségtől!
20
4. Kérjük, nevezzen meg egy elnökségi tagot, illetve egy Szövetségi tagot, akik várhatóan támogatnák az Önök csatlakozását! 1. Elnökségi tag neve: 2. Szövetségi tag (jogi személy) neve:
21
