MAGAZINE zomer 2013
Aanmetersportaal
Nieuwe website
Tips & Tricks
2
VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > zomer 2013
August Vlot
Nieuwe Jas Op vrijdag is altijd onze “kantoordag” en dan is Ik weet het niet, maar wij hebben
het wel eens krap met 16+ man/vrouw die allemaal
iets met zolders en kelders. Het
wat te bespreken, te bellen, te schrijven of te
begon allemaal op zolder, Vlot
programmeren hebben en dat allemaal op 120
Solutions nu bijna 30 jaar geleden.
vierkante meters.
Een paar jaar later betrokken we een andere locatie en toen belandden
Hoog tijd dus om te verkassen. Deze keer hoeven
we in de kelder, zo’n beetje half
we niet ver weg. Twee huizen verderop verrijst
onder de grond.
wederom een keurig herenhuis, en jawel, daar hebben we de zolder én de kelder weten te
Inmiddels is het 14 jaar geleden
bemachtigen! We houden de traditie in ere zullen
dat we onze intrek namen in
we maar zeggen. Vanaf de bovenste verdieping
een gloednieuw pand aan de
gaan we ingaande deze zomer onze klanten
Bovenstraat in Rotterdam. Een statig
van nog meer oplossingen en mooie software
herenhuis met op de bovenste
voorzien. In de kelder is deze keer onze kantine,
verdieping een mooi penthouse, dat
ons bedrijfsrestaurant dan wel onze stamkroeg
uitstekend voor ons geschikt was.
gevestigd. Daar gaan we voortaan met elkaar
Weer op zolder dus. Op die plek zijn
lunchen en op vrijdag hebben we daar voortaan ons
we gegroeid naar een fors team, en
“happy hour” bedrijfsoverleg, waar we met elkaar
wisten we onze klantenkring uit te
de laatste nieuwtjes in de branche doornemen en
breiden naar meer dan 290 klanten.
ons tegoed doen aan een biertje en een bitterbal.
Dat geeft veel bedrijvigheid. >>
Ik wens u veel leesplezier.
3
IN DEZE UITGAVE... Vernieuwde Website www.vlotsolutions.nl heeft een metamorfose ondergaan
Innovatie › Aanmetersportaal › Haarwerkprotocol
Gebruikers vertellen over hun ervaringen met producten van Vlot Solutions Van Mook Roosendaal werkt met Protocoller
4. 5. 8.
De Hoogstraat Orthopedietechniek werkt met Prestatiemanager WE Design werkt met OrthoMatic
Tips & Tricks › COV controle OrthoMatic › Default zoekmethode OrthoMatic › Scannen barcode haarwerk › Vlot Solutions Prestatiemanager
13.
4
VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > zomer 2013
Nieuwe Website Misschien is het u al opgevallen! Zo niet, mogen wij u dan attenderen op het feit dat onze website een metamorfose heeft ondergaan. Deze vernieuwing, die onze website een frisse en moderne uitstraling geeft werd mede mogelijk gemaakt door een aantal van onze klanten die hun locatie beschikbaar stelden om foto’s te maken. Deze foto’s werden gemaakt door Theo van Woerden van Blije Foto’s, die onder de indruk was van de expertise, kwaliteit en vaardigheden van onze klanten. Naast de functionaliteiten die u van ons gewend bent op de oude website waaronder release-informatie en het downloaden van software, zullen we u op onze nieuwe site op de hoogte houden van nieuwsfeiten en ontwikkelingen vanuit de branche. Deze kunt u vinden onder het kopje ‘Nieuws’ op elke pagina. Nieuw is een duidelijk overzicht van al onze medewerkers. Neem gerust een kijkje in ons ‘smoelenboek’!
Theo van Woerden Fotograaf › www.blijefotos.nl “Op 24 januari jl. was ik met Jacqueline Kant, de accountmanager van Vlot Solutions, op stap. Ik had de opdracht om het vak van de klanten van Vlot Solutions letterlijk “in beeld” te brengen. Eén en ander heeft geleid tot een fotocollectie van meer dan 250 beelden. Wat een prachtig vak hebben deze mensen! Ik ben werkelijk onder indruk geraakt. Ik hoop dat ik de passie die van hun werk straalt goed in beeld heb kunnen brengen”.
5
e i t a Innov Aanmetersportaal Het proces van medische indicatie tot en met de levering van een medische voorziening aan een tevreden klant is soms complex en vraagt om het vastleggen van tal van informatie op verschillende stappen binnen dit proces. Vanuit de branches is de laatste jaren gewerkt aan het protocolliseren van diagnose en levering van deze voorzieningen. Daaruit is onder andere behoefte ontstaan om: a. deze informatie digitaal vast te leggen; b. deze informatie vast te leggen bij de bron en in de praktijk is dat vaak de paskamer. Niet verwonderlijk dus dat Vlot Solutions zich hard heeft gemaakt voor het introduceren van wat wij noemen de “protocoller”. Dit instrument biedt onze klanten de mogelijkheid om een patiëntendossier, of een protocol digitaal vast te leggen en aan een klantenkaart te hangen.
Web-web-web De technologie die we hiervoor gebruiken is de web-technologie die we in het kader van onze Beyond-Next strategie hebben geselecteerd. Inmiddels maken honderden van onze gebruikers dagelijks gebruik van de protocoller en voldoen zij daarmee aan de normen die de branche met verzekeraars heeft gesteld. De logisch volgende stap in de productontwikkeling van de protocoller is de mogelijkheid te bieden om “at the point of action” het protocol in te vullen zonder de beschikking te hebben over een OrthoMatic versie. Wij introduceren daarom het “aanmetersportaal”.
6
VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > zomer 2013
vervolg Aanmetersportaal
Integratie
Agenda
Het aanmetersportaal is een web-portaal voor aanmeters
Daarnaast biedt het aanmetersportaal een schitterende
waarmee zij bijvoorbeeld vanaf een Tablet (iPad/Tab) of
agenda-functie die naadloos integreert met de
een netbook hun klantprotocol kunnen bewerken.
OrthoMatic-agenda. Zo heeft de aanmeter alle afspraken
Het nieuwe aanmetersportaal is daar bij verrassend slim
op de bewuste dag tot zijn/haar beschikking en kunnen
geïntegreerd met OrthoMatic/ElaMatic. Zo worden veel
eenvoudig nieuwe afspraken worden vastgelegd. Deze
stamgegevens binnen het portaal beschikbaar gesteld
afspraken worden direct online gesynchroniseerd met de
waardoor op een betrouwbare manier data kan worden
OrthoMatic-agenda.
ingegeven. Ook worden alle relevante klantgegevens binnen het portaal gepresenteerd en kunnen vorige klantenkaarten en/of -protocollen worden gekopieerd en hergebruikt.
HaarwerkProtocol Als haarwerker herkent u misschien het scenario wel: U heeft het druk, u wilt kwaliteit en kwantiteit leveren en eigenlijk, zoals iedereen, met uw werk bezig zijn. Maar helaas is dat niet altijd voor u weggelegd want naast de praktijk volgt er ook een stuk theorie. De branchevereniging en de zorgverzekeraar vragen u om het vastleggen van een aantal belangrijke gegevens over uw klant (intake) en zijn of haar zorgplan. Dit is niet alleen in het belang van uw klant maar zeker ook in uw belang. Vlot Solutions heeft daarom een protocol ontwikkeld, die u in staat stelt het zorgplan/ patiëntdossier elektronisch vast te leggen. In OrthoMatic/ElaMatic kunt u vanaf de klantenkaart het protocol benaderen. NAW gegevens worden dan automatisch overgenomen. Daarnaast kunt u de medische indicatie, hoofdmaten, kenmerken van het haarwerk, productselectie, levering en evaluatie invullen. Als u het protocol opslaat wordt deze aan de klantenkaart van de desbetreffende klant gehangen. Het protocol kan tussentijds worden aangepast of worden afgedrukt. Ook nieuwsgierig naar hoe dit protocol u kan helpen uw processen te fine-tunen? Wij hebben een link voor u: www.vlotsolutions.nl/haarwerkers. Onderaan deze pagina staat een link naar het haarwerkprotocol. Er wordt u om uw naam en e-mailadres gevraagd. Daarna kiest u het haarwerkprotocol. * Let op: doordat onder deze omgeving geen klantenbestand hangt wordt u gevraagd een aantal NAW gegevens in te vullen. Normaliter worden deze vanaf de klantenkaart mee overgenomen.
7
e i t a v o n In
“Vlot Solutions heeft een protocol ontwikkeld, die u in staat stelt het zorgplan/patiëntdossier elektronisch vast te leggen.”
8
VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > zomer 2013
Gebruikers vertellen over hun ervaringen met producten van Vlot Solutions Van Mook Roosendaal werkt met Protocoller ‘Wij gaan in uw schoenen staan’, is het motto van Van Mook Schoentechniek en Schoenmode te Roosendaal. Ria Zijlmans werkt al twintig jaar bij het bedrijf. Met Vlot Solutions maakte Van Mook een flinke slag in het verbeteren van de bedrijfsprocessen.
Ria Zijlmans Van Mook Schoentechniek en Schoenmode
‘Vlot Solutions is een belangrijke partner bij het waarmaken van onze ambitie’
“Het laatste wat wij willen is dat orthopedische schoenen in de
aanstuurt. ShoeMatic laat ons in één oogopslag de complete
kast van een klant blijven staan. Klanten nemen het advies van hun
voorraad zien. Daarnaast hebben we het complete verleden
arts heel serieus, en terecht. Maar wij vragen door. Wat verwacht
en heden van de klant overzichtelijk op een rij en kunnen
een klant van het dragen van een orthopedische schoen? Het
alle betalingen meteen worden verwerkt. Snelle levering is
kan een lastig proces zijn om een orthopedische schoen aan te
belangrijk voor onze klant, door al deze effectieve systemen
trekken. Wij hebben oog voor dat proces, in al zijn facetten. En dat
kunnen we het proces beter stroomlijnen. We zijn volop in
werkt, merken we.
ontwikkeling en de tools van Vlot Solutions helpen ons daarbij.
Onze ambitie is niet om de grootste te worden maar wel
We maken naast orthopedische schoenen ook steunzolen, doen
de beste. Vlot Solutions is een belangrijke partner bij het
aanpassingen aan confectieschoenen en meten therapeutisch-
waarmaken van die ambitie. Door de software-oplossingen
elastische kousen aan. Met onze spreekuren op diverse locaties
van Vlot Solutions hebben we afgelopen jaren een flinke
in Zeeland zijn we veel klanten van dienst. We zijn de afgelopen
slag kunnen maken in het verbeteren van bedrijfsprocessen.
jaren flink gegroeid en dat heeft mede te maken met de tools
Zo werken we nu met ProduMatic, dat de hele productie
en expertise die Vlot Solutions ons levert.”
9
“We zijn de afgelopen jaren flink gegroeid en dat heeft mede te maken met de tools en expertise die Vlot Solutions ons levert.”
10
VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > zomer 2013
vervolg Gebruikers vertellen over hun ervaringen met producten van Vlot Solutions
De Hoogstraat Orthopedietechniek werkt met PRESTATIEMANAGER Mensen weer op de been helpen, dat is de missie van Marcel Conradi. Sinds 2002 is hij directeur van De Hoogstraat Orthopedietechniek in Utrecht. Zijn bedrijf werkt inmiddels ruim tien jaar met software-oplossingen van Vlot Solutions.
Fotograaf: Jaap de Boer
Marcel Conradi De Hoogstraat Orthopedietechniek
‘Zonder Vlot Solutions hadden we deze efficiëntieslag nooit kunnen maken’
“Onze omzet is in tien jaar tijd verdrievoudigd. Het geheim? Ten
Alle gegevens die we hebben staan in OrthoMatic. Samen
eerste bestaat mijn team uit toppers. Daarnaast streef ik in mijn
met Vlot Solutions geloof ik dat systemen altijd beter kunnen,
bedrijf naar ‘ruimte en vrijheid’. Ruimte in tijd bijvoorbeeld. Ik
daar werken we dan ook doorlopend aan. Zo moet de
ben tegen overwerken. Als overwerk structureel plaatsvindt, is
instrumentmaker nu nog vrij veel keuzes handmatig aanvinken in
er iets mis. Daarnaast wil ik graag ruimte hebben om cliënten
OrthoMatic. We streven naar een soort automatische beslisboom.
goed van dienst te zijn en de tijd voor hen te hebben. Daarom nemen we die tijd voor onze cliënten, voor een extra aanpassing
Een heel belangrijke stap die we maakten op het gebied van
bijvoorbeeld.
efficiëntie is de Prestatiemanager. Ik weet nu precies wat er speelt in het managementsysteem. Ook kan ik theorie en praktijk
Om de zorg goed en snel te kunnen verlenen moeten we niet
met elkaar vergelijken en het belangrijkste: ik heb goed inzicht
alleen efficiënt werken maar ook effectief. Het moet wel resultaat
in gegevens die van belang zijn voor onderhandelingen met
hebben. Daarom denken we met Vlot Solutions voortdurend na
verzekeraars. Aan het einde van het jaar zijn we in een halve dag
over innovatie van onze software-systemen. We werken heel goed
klaar met ons jaaroverzicht. Kijk, dat is een efficiëntieslag die we
samen met Vlot Solutions en dat is waardevol. In 2002 startten we
zonder Vlot Solutions nooit hadden kunnen maken.”
hier met vier computers, inmiddels zijn dat er 35.
11
Visie prestatie management In aansluiting op het artikel van Marcel Conradi is het goed om te delen hoe we bij Vlot Solutions verder visie ontwikkelen op het domein Prestatie Management. In de verdere ontwikkeling van de Prestatiemanager laten wij ons leiden door het gedachtegoed van IPM (Integraal Prestatie Management). IPM gaat uit van de integratie van informatie “wat” er is gepresteerd (zoveel omzet, zoveel leveringen, bij welke doelgroep, met welke producten, etc.) met “hoe” het is gepresteerd (via welk proces, met welke doorlooptijd, tegen welke kosten, welke herstelkosten, met hoeveel processtappen, etc.). Juist door te kijken naar de relaties tussen het “wat” en het “hoe” worden bedrijven in staat gesteld om effectiever te verbeteren. Momenteel wordt een conceptstudie gedaan naar hoe we IPM kunnen vertalen naar een versie van onze Prestatiemanager. Daarbij is het uitgangspunt dat we KPI’s (Kern Prestatie Indicatoren) kunnen vastleggen en daarop een doel kunnen stellen (bijvoorbeeld: begrote omzet), kunnen vergelijken met actuele cijfers, met vorige perioden en eventueel met benchmark gegevens van een collegae-group.Deze KPI’s kunnen onderling verbonden worden en bestaan dus deels uit “lever” indicatoren (het “wat” van de prestatie) en “proces” indicatoren (het “hoe” van de prestatie). To be continued.....
12
VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > zomer 2013
vervolg Gebruikers vertellen over hun ervaringen met producten van Vlot solutions
WE Design werkt met OrthoMatic Met een klein team maakt WE Design uit Arnhem unieke zilveren ortheses voor mensen met reuma. Naazma Ifte werkt bij WE Design, het bedrijf van haar partner Wouter Engelshoven. Sinds kort werken ze met de software-oplossingen van Vlot Solutions.
Naazma Ifte WE Design
‘We kunnen veel effectiever werken door Vlot Solutions’
“Onze ortheses zijn uniek omdat ze van zilver op maat
gaan en te helpen met eenvoudige spalken of reparaties. Ik kan
vervaardigd worden. We zijn gespecialiseerd in vingers, handen en
goed merken dat dit systeem voor onze branche is ontwikkeld.
polsen. Toen mijn partner Wouter hier dertien jaar geleden mee
Zo vind ik het heel handig dat we foto’s kunnen toevoegen van
begon, was het totaal nieuw om met zilver te werken. Nadat wij
bijvoorbeeld de hand van een cliënt. We hebben een veel beter
elkaar ontmoetten, ben ik langzaamaan mee gaan werken in het
overzicht van de specifieke behoefte van de cliënt. En dat is
bedrijf. Nu run ik het organisatorische en administratieve gedeelte.
belangrijk als je maatwerk levert.
Wouter is echt de spalkmaker. Zo is onze rolverdeling. Mensen die bij ons komen kampen met gewrichtsproblemen Sinds kort werken we met de oplossingen van Vlot Solutions en
zoals artrose, reuma en hypermobiliteit. Voordat ze bij ons
ik ben er erg enthousiast over. Het helpt ons veel effectiever te
komen, hebben onze cliënten vaak al een heel traject afgelegd
werken. Omdat we in een klein team werken, is dat noodzakelijk
dat vaak niet makkelijk was. Ze zijn daarom blij dat er eindelijk een
voor ons. Ik kan nu in één oogopslag alles overzien: welk product
oplossing is en willen de orthese graag snel geleverd zien. Onder
waar ligt, wat al geleverd is en wat er al is gefactureerd. Daardoor
meer door de oplossingen van Vlot Solutions kunnen wij aan die
heb ik vaker mijn handen vrij om in de praktijk aan de slag te
behoefte voldoen.”
13
“Ik kan nu in één oogopslag alles overzien: welk product waar ligt, wat al geleverd is en wat er al is gefactureerd.”
14
VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > zomer 2013
TIPS&TRICKS In de Voorkeuren > Communicatie Services is nu aan te geven dat de COV controle tijdens het invoeren of wijzigen van een order moet plaatsvinden:
COV controle in OrthoMatic ook tijdens het invoeren van een order
Tijdens het invoeren van een order zal dan, voordat naar het tabblad met de orderregels gesprongen wordt, de COV controle gedaan worden. Mocht een klant dan overgestapt zijn naar een andere zorgverzekeraar, dan kan deze wijziging overgenomen worden. Deze wordt dan overgenomen naar de inschrijving op de klantenkaart en kan doorgevoerd worden naar de order waar men mee aan het werk is.
Standaard zoekmethode voor klant is instelbaar
In de Voorkeuren > Lokale instellingen is aan te geven waarop standaard gezocht moet worden, als je vanuit het overzicht klanten gaat zoeken (via CTRL+Z of het loepje bovenin het scherm):
15
Scannen van een haarwerk bij de invoer van een inkooporder
Bij het invoeren van een inkooporder voor een haarwerk, is het nu mogelijk om een barcodescanner te gebruiken.
Bij het analyseren van uw bedrijfsresultaten met de Prestatiemanager van Vlot Solutions kunt u bepaalde selecties vastzetten. Dit is erg
Vlot Solutions Prestatiemanager
handig als u bijvoorbeeld de gegevens van een bepaald jaar wil bekijken. Het vastzetten gaat als volgt:
Kies bij een keuzelijst voor een bepaald jaar. Klik hierna op de balk boven de jaartallen met de rechtermuistoets. Het volgende venster verschijnt.
Klik hierna op vergrendelen. Het geselecteerde jaartal krijgt nu een blauwe achtergrond en staat als selectie vast. U kunt nu selecties maken in andere keuzelijsten waarbij het gekozen jaartal geselecteerd blijft, ook als u op de ‘wissen’knop klikt, blijft deze selectie van het jaartal van kracht. Om deze selectie te ontgrendelen klikt u weer met de rechtermuistoets in de balk en daarna op ontgrendelen.
pectief 04
Bring Your Own Device Sinds jaar en dag is de mensheid bezig de wereld te ordenen, te structureren en beheersbaar te maken. De Babyloniërs dachten dit te realiseren door een toren te bouwen, Napoleon kwam op het idee iedereen een nieuwe naam te geven (hetgeen naar zijn inzicht wel moest leiden tot een betere wereld) en achter het IJzeren Gordijn hebben ze jaren gedacht dat als je iedereen maar even weinig geeft, de wereld vanzelf overzichtelijker wordt. Maar helaas, als beloning op hun universele inspanning werden de Babyloniërs getrakteerd op een spraakverwarring, Napoleon had het nakijken en werd naar Helena verbannen en het IJzeren Gordijn werd op getrokken: weg overzichtelijke wereld! Binnen de ICT wordt ook al jaren door een aantal lieden verwoede pogingen ondernomen om meer overzicht in de tent te krijgen...
COLOFON Adresgegevens uitgever: Vlot Solutions Bovenstraat 42 3077 BG ROTTERDAM
Contactgegevens: Telefoon (010) 264 34 34 Fax (010) 264 34 35 E-mail
[email protected] Website www.vlotsolutions.nl Eindredactie: Vlot Solutions Vormgeving en realisatie: PromoVisique, Capelle aan den IJssel
Lees verder op: http://www.vlotsolutions.nl/innovatie/bring-your-own-device
MH-interieur en architectuu
Oplage: 1.200 stuks
