MAGAZINE najaar 2014 Training
Innovatie
Tips & Tricks
2
VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > najaar 2014
August Vlot
Dat moet toch anders kunnen? Wij hoorden die vraag ook van de deelnemers aan onze serie Misschien is het u deze zomer
nascholingstrainingen die we dit voorjaar hebben georganiseerd: het gevoel
ook overkomen: Je zit onderuit op
dat er met de software die ze gebruiken veel meer moet kunnen dan ze nu voor
de camping en kijkt de zoveelste
mogelijk houden. Dat moet toch anders kunnen? En inderdaad waren er heel wat
regenbui na, of je ligt onder de
Aha-momentjes: yes, met wat ik nu weet kan ik het anders doen, sneller, beter,
Turkse zon op een smetteloos
efficiënter.
strand, of je fietst over de Hoge Veluwe en ondertussen denk je na
Dat moet toch anders kunnen? Steeds opnieuw is dat ook bij ons de leidende
over de kansen en mogelijkheden
vraag als we zoeken naar nieuwe functies, meer mogelijkheden en innovaties om
die je het afgelopen jaar hebt
onze software mee uit te breiden. In dit magazine leest u meer over een aantal
gegrepen en ingevuld. Sommige
van die innovaties die recent zijn ontwikkeld of nu volop in de steigers staan.
daarvan stemmen tot uiterste tevredenheid, maar bij bepaalde
Binnen ons ontwikkelteam is de vraag “dat moet toch anders kunnen?”
onderwerpen komt er dan
het afgelopen halfjaar ook een belangrijke vraag geweest als het ging over
onvermijdelijk die vraag: “Maar dat
ons software-ontwikkelproces. In het artikel over Scrum leest u daarom dat
moet toch anders kunnen?”.
software ontwikkelen ook anders kan, en dan vooral: beter, sneller en met meer opgeleverde functies per maand. Ik wens u veel leesplezier met dit magazine. En ik daag u uit om uw eigen antwoorden op de vraag “dat moet toch anders kunnen?” met ons te delen, om samen ideeën te creëren waarmee we het volgend jaar gegarandeerd weer anders zullen doen dan vandaag: nóg slimmer, nóg efficiënter vooral.
3
IN DEZE UITGAVE... Training Nascholing Orthomatic/Elamatic voorziet in behoefte
Therapiemodule Nu ook te gebruiken voor podotherapie
Vlot Solutions breidt uit Nieuwe medewerkers bij Vlot Solutions
Scrum Rugby of software ontwikkeling?
Innovatie › Het TEK Dashboard › Afspraaknotificatie
4. 6. 7. 8. 10.
› TEK protocol Beyond Next (TEKBN)
Tips & Tricks › Relatiemodule › Contacten Plus module › Pakketcodes
14.
4
VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > najaar 2014
Training NASCHOLING ORTHOMATIC/ELAMATIC VOORZIET IN BEHOEFTE Dit voorjaar is Vlot Solutions gestart met een succesvolle serie nascholingen. In ons nieuwe pand hebben we nu de beschikking over een riante trainingsruimte met de modernste faciliteiten. Met maximaal zes deelnemers per training zijn we in staat om bestaande en nieuwe mogelijkheden van Orthomatic en Elamatic intensief te behandelen. Klassikale uitleg en demonstraties worden gevolgd door oefeningen om de kennis eigen te maken. Voor iedere deelnemer is hiervoor een laptop beschikbaar.
5
De training is ook een uitstekende gelegenheid om met elkaar actuele branchekennis te delen. Het letterlijk hoogtepunt van de training is de rondleiding over de bovenverdieping van ons pand waarbij er gelegenheid is om persoonlijk kennis te maken met de medewerkers van Vlot Solutions. De trainingen voorzien absoluut in een behoefte. In het verleden werd de vraag regelmatig gesteld of er ook cursussen mogelijk waren. Met een serie van drie verschillende trainingen in juni en juli is nu dus een start gemaakt met deze nieuwe service van Vlot Solutions. De trainingen werden gewaardeerd met gemiddeld een acht. Een greep uit de reacties van de deelnemers: “Vaker dit soort trainingen.
Leerzaam!”, “Het was allemaal interessant!”, “Alles was duidelijk, veel extra tips gekregen!”, “Totaalplaatje netjes!”.
“Alle tijd wordt genomen, geweldig, extra uitleg zeer fijn!” Met name het behandelen van de uitgebreide mailingfunctie in Orthomatic werd meerdere keren genoemd als een belangrijk leermoment. Door de kleinschaligheid is er ook een goed onderling contact. Heeft u nieuwe medewerkers in dienst óf wilt u weten hoe u optimaal gebruik kunt maken van alle mogelijkheden die Orthomatic en Elamatic u bieden? Dan zijn deze trainingen iets voor u of uw medewerkers. Het is ook mogelijk om trainingen bij u op locatie te verzorgen. Heeft u meer deelnemers of wilt u medewerkers in dagdelen laten trainen, neemt u dan contact met ons op. Wij maken dan voor u een op maat gesneden training.
6
VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > najaar 2014
Therapiemodule uitgebreid voor podotherapie Goed nieuws voor orthopedisch schoenmakers die ook podotherapeutische behandelingen uitvoeren! De therapiedeclaratiestandaard voor therapeutische behandelingen is nu ook toepasbaar voor het leveren van podotherapeutische behandelingen.
Om deze module nog beter voor u geschikt te maken, ongeacht of u de nota altijd direct aan de klant meegeeft of de nota moet declareren bij de zorgverzekeraar, zijn de volgende wijzigingen in deze module doorgevoerd: 1. Vanuit de agenda-afspraak van een klant kunt u behandelingen koppelen aan deze agenda-afspraak. Markeert u de agenda-afspraak later als afgehandeld, dan worden alle aan deze agenda-afspraak gerelateerde behandelingen en leveringen op uitgevoerd gezet en, indien gewenst, direct gefactureerd. 2. Op de klantenkaart kunt u registreren óf een klant zich geïdentificeerd heeft, wanneer, met welk identiteitsbewijs en wat het registratienummer is van dit identiteitsbewijs. 3. Het behandelplan van een klant bevatte opmerkingsblokken voor Klachtomschrijving, Klacht-bevindingen, Anamnese-omschrijving, Anamnesebehandelplan en een algemene Opmerking. Dit is uitgebreid met 3 extra opmerkingblokken die u van een eigen omschrijving kunt voorzien, zodat dit altijd aansluit bij uw organisatie. 4. Binnen alle opmerkingblokken is functionaliteit ontwikkeld om te werken met standaardteksten, om de invoer te versnellen. 5. De Word-variabelen zijn uitgebreid zodat u in uw artsrapportages ook deze nieuwe opmerkingsblokken kunt rapporteren
7
Nieuwe medewerkers bij Vlot Solutions
Niek van Oost
Ewoud Goedegebuure
Daan Hogewoning
Mark Benjert
Ik ben Niek van Oost, 21
Mijn naam is Ewoud
Ik ben Daan Hogewoning,
Ik ben Mark Benjert, 28 jaar
jaar, uit Werkendam. Ik werk
Goedegebuure, 25 jaar oud,
24 jaar oud en ik woon in
oud en sinds maart dit jaar
sinds september 2013 als
en ik ben woonachtig in Sint
Rijnsburg. Vanaf maart dit
een nieuwe stem aan de
softwareontwikkelaar bij
Annaland. Sinds september
jaar ben ik werkzaam bij
telefoon bij Vlot Solutions.
Vlot Solutions. Na mijn MBO
2013 ben ik werkzaam bij
Vlot Solutions en na een
Na mijn opleidingen
opleiding ben ik een deeltijd
Vlot Solutions als Software
uitvoerige training mag ik
Informatica en Commerciële
HBO opleiding Informatica
Consultant. Als Software
mijn rol vervullen als Software
Economie heb ik een
gaan doen waardoor ik één
Consultant probeer ik u te
Consultant. Sinds 2013 ben ik
aantal jaar bij ABN AMRO
dag per week op school zit
adviseren en uw vragen en
afgestudeerd voor mijn studie
bank gewerkt. Met veel
en de overige vier dagen
wensen te analyseren en op
Business IT & Management.
plezier heb ik daar klanten
werk. Het maken van mooie
te lossen. Na het voltooien
Tijdens mijn studie heb ik als
geadviseerd. Bij Vlot Solutions
oplossingen in de software
van mijn opleiding MBO
support engineer parttime
heb ik een nieuwe en leuke
is een uitdaging die ik graag
ICT Beheerder heb ik vier
gewerkt in de IT en heb ik hier
uitdaging gevonden in
aanga. Buiten mijn werk en
jaar gewerkt als ICT Support
heel wat ervaring opgedaan.
een interessante branche.
opleiding ga ik graag op pad
Engineer. De ervaringen die
Het is leuk om door een
Ik woon in het Zeeuwse
met mijn camera en maak ik
ik daarbij heb opgedaan
kritische analyse samen met
dorpje ’s-Gravenpolder. Dat
regelmatig websites.
kan ik goed gebruiken om
gebruikers tot oplossingen
is wel een uurtje rijden van
u van dienst te zijn. Naast
te komen. Buiten werktijden
Rotterdam, maar dat heb ik
mijn werkzaamheden bij Vlot
om speel ik graag een potje
zeker over voor deze leuke
Solutions volg ik de deeltijd
squash of korfbal.
job.
opleiding HBO Business IT & Management aan Avans Hogeschool. In mijn vrije tijd speel ik graag een partijtje voetbal.
8
VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > najaar 2014
Scrum: rugby of softwareontwikkeling? Wellicht denkt u bij het zien van de titel: wat is Scrum? De term Scrum komt oorspronkelijk uit de rugbysport. Het betekent een hervatting van het spel na een kleine overtreding. De beide teams gaan dan in twee groepen in gebogen houding tegenover elkaar staan, waarna de bal weer in het spel gebracht wordt tussen de teams in. Beide teams proberen dan door duwen en trekken de bal met de voet naar achter te werken, waarna het spel weer verder kan gaan. Samenwerking en een doel hebben (namelijk winnen) is hierbij van essentieel belang.
Nu staan wij binnen ons bedrijf niet als teams tegenover elkaar
Scrum is voor ons dus niet anders dan een manier waarop wij
en overtredingen komen ook niet voor. Maar bij software
ons werk organiseren. Binnen Scrum is een aantal termen
ontwikkeling betekent Scrum ook als team samenwerken
van belang:
aan het behalen van een gezamenlijk doel, namelijk goede
•
DE PRODUCT OWNER (PO): hij vertegenwoordigt de
software opleveren binnen een afgebakende tijdsperiode (de
klant en bepaalt welke prioriteit gevraagde software
zgn. sprint). Scrum heeft zich ontwikkeld als een specifieke
aanpassingen krijgen en dus in welke volgorde deze
methode van software ontwikkeling. Inmiddels is Scrum bij veel bedrijven toegepast en wordt er op de Nederlandse radio zelfs
gemaakt gaan worden •
reclame voor gemaakt.
DE SCRUM MASTER: hij zorgt voor een (zoveel mogelijk) vlekkeloos verloop van de sprints
•
HET SCRUM TEAM: een zelforganiserend team van ontwikkelaars, testers, software-architecten en documentalisten.
•
“Scrum is voor ons een ‘way of life’ geworden”
DE DAILY SCRUM: iedere dag om 09.15 uur heeft het Scrum Team een korte vergadering waar in max. 15 minuten wordt besproken wat er de vorige dag gedaan is, wat er vandaag gedaan wordt en of er eventueel problemen zijn waardoor we niet verder kunnen.
9
Iedere twee weken wordt bij het ontwikkelteam van Vlot Solutions op woensdag de Sprint gestart met een vergadering waarin door de PO aan het team wordt uitgelegd welke software-aanpassingen gewenst zijn en in welke volgorde. Omdat we twee weken vooruit kijken, weten we vrij goed hoeveel capaciteit we beschikbaar hebben per Sprint. Op basis van de uitleg van de PO bepaalt het Scrum Team hoeveel tijd er nodig is per aanpassing en op deze manier vullen we de Sprint tot de capaciteit gevuld is. Aan het einde van een Sprint komt het Scrum Team bij elkaar en bespreekt hoe de afgelopen Sprint gelopen is, wat er goed ging en wat er verbeterd kan worden. Deze verbeteringen worden meegenomen in de Sprints daarna. Dagelijks wordt de voortgang gemonitord op een groot tv-scherm. Waar staan we nu en gaat het lukken om alle aanpassingen te maken die afgesproken zijn. (Hierboven ziet u zo’n overzicht.) Kortom: Scrum is voor ons een “way of life” geworden. Het resultaat tot nu toe is: hogere kwaliteit van software, meer functionaliteit per ontwikkelaar (hogere productie), meer flexibiliteit en een snellere “time-to-market”. Tel uit je (Scrum) winst!!
10
VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > najaar zomer 2014 2014
Innovatie HET TEK DASHBOARD Vlot Solutions heeft in de afgelopen tijd gewerkt aan een nieuw product speciaal voor bandagisten. Het TEK Dashboard voorziet u op een snelle en eenvoudige manier van gegevens uit Elamatic of Orthomatic.
De informatie die nodig is voor de erkenningsregeling wordt op een overzichtelijke manier gepresenteerd. U bespaart hiermee tijd en krijgt meer inzicht in uw bedrijfsvoering. In het TEK Dashboard ziet u de volgende informatie: •
aantal orders per aanmeter
•
medische indicaties
•
verhouding maatwerk/confectie kousen
•
aantallen per zorgverzekeraar
•
doorlooptijd vanaf order tot aflevering
•
aantallen per zorgverzekeraar en per fabrikant
•
overige leveringen
U kunt ons altijd bellen of mailen voor meer informatie en de tarieven.
11
AFSPRAAKNOTIFICATIE Het is belangrijk dat klanten die betrokken zijn bij een pas- of een afleverafspraak direct op de hoogte zijn van eventuele wijzigingen. Om hiervoor te zorgen moeten vaak vele telefoontjes worden gedaan.
We bellen wat af. En de verantwoordelijk administratief
Een andere mooie toepassing is de afspraakherinnering. Zoals we
medewerker voelt zich bij tijden net een “projectleider”.
allemaal weten zijn zogenaamde “no-shows” (de klant verschijnt
Het zou mooi zijn als automatisering ons hierin enige verlichting
niet op de afspraak) irritante en dure gebeurtenissen. Vaak is
zou kunnen geven.
de reden dat de klant eenvoudigweg de afspraak is vergeten. Door de klant binnen 3 dagen vóór het geplande tijdstip een
Als onderdeel van voortdurende innovatie en integratie wordt
herinneringsnotificatie te sturen wordt het aantal no-shows
bij Vlot Solutions momenteel gewerkt aan het mogelijk maken
gereduceerd en daarmee wordt verspilling van tijd en energie
van afspraaknotificaties. Hierbij wordt bijvoorbeeld in het geval
voorkomen.
van een nieuwe afspraak de klant via e-mail of sms op de hoogte gesteld van de gemaakte afspraak. Scheelt dus bellen en/of brieven sturen.
Vlot Solutions maakt bij het exploiteren van deze oplossing gebruik van de Proces Manager en eventueel een externe sms-service.
E-mail notificaties kunnen worden voorzien van standaard onderwerp- en bodytekst en kunnen worden toegepast bij het
De oplossing is momenteel in testfase en wordt verwacht in het
maken, wijzigen en annuleren van afspraken.
vierde kwartaal van 2014.
12
VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > najaar 2014
TEK PROTOCOL BEYOND NEXT (TEKBN) Voor gebruikers van het SEMH-TEK protocol, of voor hen die werkzaam zijn op het gebied van elastische kousen, is er goed nieuws: we hebben een nieuw protocol ontwikkeld, dat beter aansluit bij het aanmeetproces van elastische kousen: TEKBN.
Dit protocol voldoet eveneens aan de eisen van de SEMH, maar
WEB-AGENDA IN AANMETERSPORTAAL
maakt meer gebruik van onze Beyond Next technologieën en
Het aanmetersportaal vormt de brug tussen Orthomatic/
heeft meer slimme functionaliteiten, zoals:
Elamatic en de flexibiliteit van het web. Zo kunt u als aanmeter de
•
Een geavanceerde productselector, waarmee je in een paar
protocollen op locatie invullen vanaf uw tablet/iPad of netbook.
eenvoudige klikken de juiste kous uit het assortiment kunt
Het aanmetersportaal is daarbij slim geïntegreerd met Orthomatic/
selecteren.
Elamatic. Zo is er een handige agenda-functie die naadloos
Een heringedeeld en verbeterd formulier, waarin de juiste
aansluit op de agenda in Orthomatic/Elamatic. Op deze manier
informatie wordt vastgelegd die belangrijk is voor uw proces.
heeft de aanmeter alle afspraken op de bewuste dag tot zijn/haar
Vergaande integratie van stamgegevens vanuit Orthomatic/
beschikking en kunnen er eenvoudig nieuwe afspraken worden
Elamatic, zoals medische indicaties, behandelaars,
vastgelegd. Daarnaast heeft u alle relevante klantgegevens bij de
afspraaklocaties etc. in het protocol. Deze gegevens worden
hand en kunnen protocollen worden gekopieerd of hergebruikt.
zoveel mogelijk voorgevuld.
Door gegevens voor te vullen scheelt u dit aanzienlijk tijd bij het
Mogelijkheid voor het tekenen van een accordering door
invoeren van het protocol en kunt u zich richten op de klant!
de klant via muis of touch, zowel op de laptop of vanaf een
Samengevat: het aanmetersportaal helpt u om klantgerichter
iPad of ander tablet bij toepassing van het aanmetersportaal
en efficiënter te werken en natuurlijk geen gezoek meer naar
(zie onder) . U kunt daarbij zelf de gewenste tekst instellen
papieren dossiers!
• •
•
van het te tekenen document. Een totale eliminatie van de papierwinkel. •
En nog veel meer kleine optimalisaties en verbeteringen.
Tijdens de ontwikkeling van dit protocol hebben we het proces van aanmeten tot leveren opnieuw onder de loep genomen. Hierbij hebben we intensief samengewerkt met één van onze klanten, om zo het nieuwe protocol zoveel mogelijk te laten aansluiten bij uw dagelijkse werkprocessen.
13
14
VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > najaar 2014
TIPS&TRICKS SNEL EN EENVOUDIG ADRESSEN INVOEREN MET DE COP2-MODULE Het invoeren van adressen met een correcte schrijfwijze is sinds augustus vorig jaar lastig en tijdrovend geworden. Met het controleren op verzekeringsrecht bij Vecozo had u ook de mogelijkheid om het juiste adres van een klant over te nemen. Helaas is dit door gewijzigd beleid van Vecozo nu niet meer mogelijk. Om u toch een mogelijkheid te bieden om uw adressen snel en ook correct in te voeren heeft Vlot Solutions een nieuwe module ontwikkeld. Met de nieuwe COP2-module wordt het adres automatisch ingevuld nadat u postcode en huisnummer heeft ingevoerd. Ook als het adres nog niet bekend is in uw database. Met deze nieuwe module voorkomt u ook meerdere schrijfwijzen van adressen in uw applicatie. Dit bevordert weer het gemakkelijker terugzoeken van deze gegevens. Voor meer informatie over de COP2-module kunt u ons bellen. Wij kunnen u dan verder informeren over de werking van deze module én de speciale promotieactie. Belt u ons snel: de speciale actieprijs is geldig tot 1 december 2014.
Klanten en relaties wilt u vast wel eens op verschillende manieren benaderen. Het is daarom uitermate handig om in Orthomatic of Elamatic de klanten en relaties gescheiden te houden. Met de Relatiemodule vormt dat geen probleem meer. Zo kunt u bijvoorbeeld alleen mailingen versturen naar uw klanten, maar er tevens voor zorgen dat uw relaties, net als uw klanten, een kerstkaart krijgen.
Relatiemodule
De module ‘Relaties’ is ook erg handig in combinatie met de module ‘Contacten Plus’. Want een combinatie van deze twee modules zorgt er voor dat u contacten en notities kunt vastleggen achter elke relatie.
15
Registratie van klantcontacten in Orthomatic en Elamatic was al mogelijk bij de klantenkaart. Maar er is ook een module ‘Contacten Plus’ beschikbaar met nog meer mogelijkheden. Naast het vastleggen van klantcontacten achter de klantenkaart kunt u nu ook de contacten en notities vastleggen achter
Contacten Plus module
de order, de factuur, de leverancier en de instantie. En wanneer u beschikt over de module ‘relaties’ kunt u de contacten zelfs achter elke relatie vastleggen! Ideaal, want zo kunt u nog beter inspelen op de wensen en reacties van uw klanten en overige relaties.
Bij het vastleggen van de uitgebreide contacten kunt u ook aangeven wat voor acties eraan verbonden zijn en wanneer deze opgevolgd moeten worden. Selecties maken is met deze module geen probleem. U kunt rapporten van klantcontacten maken op geboortedatum, filiaal, klantsoort, leestnummer, datum contact, status, expiratie, behandelaar, contactpersoon, categorie en datum afhandeling. En dat allemaal met één doel: ervoor zorgen dat de klanten van uw onderneming nog succesvoller benaderd worden.
Pakketcodes
Met de pakketcodes van haarwerkers beschikt u over de vergoedingstarieven van haarwerken, zodat de bij het aanvullende pakket behorende vergoedingen in de calculatie gebruikt kunnen worden. Tevens kan in het Overzicht klanten op de knop met de i geklikt worden, zodat een overzicht van de bij de instantie horende pakketcodes getoond wordt en u snel kunt zien welke vergoedingen er bij de pakketcodes horen.
Van horen zeggen Vroeger bestond men bij de gratie van verhalen vertellen. Werd er niet over de smid verteld, dan had hij geen klanten en bestond hij niet. Van heinde en ver kwam men, op zoek naar de vakman waarover men had horen vertellen. Er waren geen media, geen Facebook, geen Twitter of e-mail. Nee, alles had men “van horen zeggen”. Nu is dat anders… of toch niet? Nou, niet echt. Je bent wat je klanten zeggen dat je bent. Als zij vertellen hoe ze behandeld werden, hoe ze te woord werden gestaan, dat de behandelaar niet in zijn dossier zat te staren maar een gesprek met je voerde, dat er ook buiten het protocol om iets geregeld kon worden, en, “last but not least”, dat je geholpen bent met een goede comfortabele oplossing, dan bent u dat. Het zijn die verhalen die de perceptie creëren en het verschil maken tussen een “so-so” bedrijf en een succesvol bedrijf. Zo’n verhaal moet verteld worden door uw patiënten en cliënten. Maar hoe dan? Door te luisteren naar degenen die tevreden zijn over wat u doet. Dat zijn de mensen die het verhaal over uw organisatie moeten vertellen. Nu vertellen ze het nog aan buren, familie, kennissen en collega’s. Net als vroeger. Maar het is de kunst om ze dat verhaal ook online en offline te laten vertellen, zichtbaar voor andere klanten en betrokkenen. Een permanent klanttevredenheidsonderzoek zou daarbij een prima eerste stap kunnen zijn. Wellicht eens goed om naar te kijken. Ga naar: www.vlotsolutions.nl/kto.
COLOFON Adresgegevens uitgever: Vlot Solutions Bovenstraat 36 3077 BG ROTTERDAM Contactgegevens: Telefoon (010) 264 34 34 Fax (010) 264 34 35 E-mail
[email protected] Website www.vlotsolutions.nl Eindredactie: Vlot Solutions Vormgeving en realisatie: PromoVisique, Capelle aan den IJssel Oplage: 1.200 stuks
