magazine 2moso Exclusieve Apple-accessoires Expert aan het woord Jan van Setten EXPERT PAGINA 8 De Kim Zorghotel aan Zee

magazine 21e Jaargang | No.2 December 2013

2moso Exclusieve Apple-accessoires Interview pagina 4

Expert aan het woord

De Kim

Uitgelicht

Jan van Setten

Zorghotel aan Zee

Factuur2King

EXPERT PAGINA 8

INTERVIEW pagina 10

Facturen scannen PAGINA 22

King magazine is een uitgave van Quadrant Software BV voor gebruikers van King en Queen en voor relaties van Quadrant

Q

Inhoud 03

Q-Visie

04

Interview: 2moso

07

10 succesfactoren van e-mailmarketing



Distributeur exclusieve Apple-accessoires

08

Expert aan het woord: Jan van Setten



Hoe jaag je klanten weg?

10

Interview: De Kim



Zorghotel aan Zee

13

Expert aan het woord: Peter Jan van de Velde



Search Engine Optimalisatie

14

Mobiele zaken

16

Interview: Overwijk Koffiesystemen





Koffie-evangelist

Nieuws

22

Uitgelicht

24

King TaskCenter

26

Questies

Factuur2King

Koppeling met Transsmart

31

King Trainingcenter



Cursus King voor Accountants

32

Sponsornieuws

33

King-dealers

34

Prijslijst



Kabinet knijpt, Kamer corrigeert

Digitale voorraadinventarisatie

19



Visie

King en Social Media

Volleybal en korfbal

Colofon Redactie Hans Eschauzier, Oscar Scherstra en Joost van Meggelen Fotografie Hans Tak Ontwerp 90graden communicatie, Ridderkerk Druk Bal Media, Schiedam Oplage 20.000 exemplaren Redactie-adres King Magazine, Eglantierbaan 95, 2908 LV Capelle a/d IJssel T (010) 264 63 00 - E [email protected] - I www.king.eu

Het begint nu wel steeds duidelijker te worden dat het Kabinet is doorgeschoten met nivelleren en lastenverhogingen in plaats van echte bezuinigingen, waardoor de economie wordt afgeknepen. Daarom doet Nederland het slechter dan de ons omringende landen. Gelukkig zijn de scherpste kantjes eraf gehaald door de constructieve oppositiepartijen, maar fraai is anders. Toch heeft de regering een paar zaken doorgevoerd die op de langere termijn wel degelijk een positief effect zullen hebben, ook al kun je je afvragen of dit het juiste moment daarvoor is. Ik doel dan op de regel om de hypotheekrente alleen fiscaal aftrekbaar te laten zijn als het gaat om een annuïteitenhypotheek die in 30 jaar wordt afgelost. Of op de - door velen verguisde - marktwerking in de zorg, die nu toch tot dalende premies leidt. Of op de vanwege “Basel III” doorgevoerde eis aan banken om hun buffers te verhogen, waardoor weliswaar banken nu het geld liever oppotten dan uitlenen aan bedrijven, maar waardoor de banken in de toekomst beter in staat zullen zijn om klappen op te vangen. En wat heeft dat allemaal voor invloed op ons, de ondernemers en de consumenten? Krijgen we weer vertrouwen in de toekomst? Gaan we weer investeren en geld uitgeven? De huizenmarkt lijkt al aardig in beweging te komen en de tekenen zijn positief. In automatiseringsland gebeurt er heel veel. Banken stappen over op SEPA (bent u er al klaar voor?), en de “cloud” eist steeds meer aandacht op. De volgende generatie King-programmatuur werkt volledig web based, “in the cloud”, en vordert al aardig. Ondertussen hebben wij een geheel nieuwe website king.eu en zijn we bezig met een herpositionering van King als hét ERP-pakket voor het MKB. Onze nieuwe slogan luidt: King, een nieuwe kijk op uw business! Veel leesplezier. Hans Eschauzier Directeur

KingMagazine | No.2 december 2013

3

KingMagazine | No.2 december 2013

“De orderverwerking is nu veel efficiënter” 4

Rubriek

René Knierim en zijn moeder Ellis

Interview

Door: Martine Eschauzier

2MOSO Dé distributeur voor exclusieve Apple-accessoires in de Benelux Voor 2moso is groei een bekend begrip. 2moso werd in 2005 opgericht door René Knierim en zijn moeder Ellis. Vandaar ook de naam: moso staat voor mother & son. De laatste vier jaar op rij hebben ze een FD Gazelle Award voor de snelst groeiende bedrijven in Nederland in de wacht gesleept. En in een markt die trendgevoelig is moet je wel blijven veranderen, anders loop je gelijk achter. Keukentafel Al voordat hij begon met 2moso, was René in de Apple-­ accessoires beland. Op een zakenreis naar Amerika kwam hij mooie Apple-laptoptassen tegen. René: ik besloot er een paar mee te nemen en door te verkopen. Dat liep toen zo’n vaart dat ik een webshop voor Apple-laptoptassen ben begonnen met de naam laptopsupply. Mijn moeder Ellis schreef een persbericht voor in de modebladen en de webshop liep al snel als een speer. Bij mijn moeder aan de keukentafel kwam ik met het idee: stoppen met mijn baan als webbouwer en helemaal gaan voor de webshop. Mijn moeder was toen juist een jaar met sabbatical en bood meteen aan om te helpen met de marketing. In 2005 begon 2moso officieel, in de garage van mijn moeder. Inmiddels zijn we uitgegroeid tot de grootste reseller van Apple-accessoires van de Benelux. Vooral sinds de doorbraak van de iPhone in Nederland lijkt de groei van 2moso niet meer te stoppen.”

Trendspotting “De kracht van 2moso is dat we voor elke categorie een merk hebben dat daarin is gespecialiseerd, hierdoor kunnen we hoge kwaliteit leveren. Momenteel hebben we vijf topmerken waarvan we de exclusieve leverancier zijn en tien ondersteunende merken. Voor de vijf exclusieve merken doen we ook veel marketing en PR, onafhankelijk van de producent. Het duurt ongeveer een jaar voor zo’n merk echt staat. Daarna is een merk zo’n twee of drie jaar groot waarna de markt weer iets nieuws wil, langer als het bedrijf veel innoveert. Als ondernemer moet je dus heel goed op de trends letten. Hiervoor bezoek ik regelmatig internationale beurzen. De meeste producten komen nog steeds uit Amerika. Daar zijn op het moment de activity trackers erg populair, apps en accessoires waarmee je je eigen bewegingen kunt bijhouden. Hoever heb ik vandaag gelopen? Hoeveel calorieën heb ik daarmee verbrand? In Amerika is het helemaal hot. Wat dat betreft zijn er zeker cultuurverschillen te zien, ook in de accessoires, want in Nederland zijn de activity trackers niet ’in’. Alleen voor de fiets doen ze het goed en dat bewijst maar weer dat Nederland een echt fietsland is. Een goed voorbeeld is de Kickr. Dat is een thuistrainer waar je racefiets in kan worden geklikt. Vervolgens kun je op je iPad instellen welke route je wilt rijden. De weerstand van de fiets wordt dan aangepast aan de route, je ziet een video van de route, de hele beleving. Je kunt zelfs je eigen routes opnemen. Deze Kickr is groot aan het worden in de Benelux!” Lees verder op de volgende pagina

5

KingMagazine | No.2 december 2013

Crisis “Ook de crisis mag onze groei niet drukken. De afgelopen twee jaar is 2moso vooral in België gegroeid, want daar hebben ze weinig last van de crisis. Belangrijkere ontwikkeling is de smartphone-markt, die steeds meer verdeeld raakt tussen Apple en Samsung. De markt voor Apple-producten groeit zo nog wel, maar de mensen die nu overgaan op Apple zijn niet meer de echte fanaten. Zij kopen daarom in veel mindere mate high-end accessoires. 2moso biedt al merk- overstijgende producten aan, maar het valt te overwegen om ook Samsung accessoires aan te bieden. Ook merken ­hebben het moeilijk. Klanten worden selectiever en minder merktrouw. Ik zie daar echter niet zoveel problemen mee. Het wordt hierdoor alleen maar belangrijker om goede merken te hebben. Daar ligt juist de sterke kant van 2moso: blijven letten op kwaliteit, exclusiviteit en functionaliteit. Een distributeur valt of staat met zijn merken. De echte strubbelingen ontstaan als een merk het te goed of te slecht doet. Doen ze het te goed, dan willen ze misschien zelf verder, zonder 2moso. Doen ze het te slecht, dan gaan ze ten onder. De merken kunnen dus het beste in het middensegment blijven. Maar het moet ook leuk blijven en voor 2moso zit de uitdaging hem juist in het opbouwen van een merk.”

“Een Apple-fanaat die werkt met een Windows-oplossing!”

We halen nu elke vrijdag de backorder gegevens uit King en communiceren dat met de klanten. Hierdoor is er een stok achter de deur om de gegevens op tijd bij te werken én klanten weten waar ze aan toe zijn. Klanten hangen daarom niet meer constant aan de lijn om te vragen hoe het met hun backorder staat. Dat scheelt de binnendienst veel tijd en het werkt veel prettiger.”

2moso en King Het grote mysterie is hoe 2moso bij King is beland. Stel je voor, een Apple-fanaat die werkt met een Windows oplossing! René: “Een echte Apple-oplossing bestaat niet. Vroeger hadden we Ca$h, maar dat pakket werd te klein voor 2moso. Via Eric Leenderts, van Innovative Trading, hebben we toen King aangeschaft. Met dat pakket konden we doorgroeien. De grootste winst van King vind ik, dat de orderverwerking nu veel efficiënter is. Doordat de webshop direct in het systeem hangt is er geen tussenstap meer nodig. Ook de backorders zijn in King veel overzichtelijker en dat scheelt vervelende telefoontjes.

Verzenden “Door King zijn er bovendien nieuwe mogelijkheden gekomen. 2moso gebruikt DHL om pakketten te verzenden. Nu kunnen vanuit King een pakbon en sticker worden afgedrukt en hoeft dit niet meer handmatig. ‘Dropship’ wordt steeds populairder. Hierbij bestelt een klant iets bij een leverancier en deze leverancier laat het product direct door 2moso verzenden. De leverancier hoeft hierdoor veel minder voorraad aan te houden en de doorlooptijden worden korter. Eerst mailde de leverancier de pakbon en draaide 2moso die uit, bovendien moesten we steeds de nieuwe adresgegevens uittypen. Nu halen we de adresgegevens uit King en de juiste pakbon kan direct worden uitgedraaid, met het juiste logo van de leverancier er op. Nu er steeds meer bestellingen op deze manier verlopen scheelt het veel tijd en dat zal in de toekomst alleen maar belangrijker worden.”

www.2moso.com

6

10

King&SocialMedia

Maakt u al gebruik van e-mailmarketing om uw bestaande en potentiële klanten te informeren?

succesfactoren van e-mailmarketing E-mailmarketing kan, als het goed wordt gebruikt, een prima instrument zijn om uw omzet te verhogen. Bij Business-toBusiness levert e-mailmarketing nog steeds meer leads en directe omzet op, dan bijvoorbeeld social media. Maar het succes van e-mailmarketing is afhankelijk van een tiental factoren. We delen graag de 10 succesfactoren van e-mailmarketing met u:

1

Bepaal vooraf uw strategie. Welke informatie wilt u versturen? Die moet passen bij uw commerciële beleid, en bij uw website en social media. Stuur geen informatie die iedereen al weet of die niemand interessant vindt.

2

Stuur informatie die snel te scannen is. Veel mensen kijken eerst naar de kopjes en bepalen aan de hand daarvan of ze verder lezen.

3

Houd er rekening mee dat e-mails steeds vaker mobiel worden geopend en de links dus ook op een mobiel moeten werken. Houd ook in gedachte dat veel ontvangers de afbeeldingen niet direct zien. Plaats de afbeelding daarom ook kort in de tekst.

4

De tekst in het onderwerp/subject van de mail is heel belangrijk. Naast de afzender bepaalt dat of je mail gelezen wordt of niet.

5

Maak de e-mail zo persoonlijk mogelijk, zoals je dat ook met gewone direct mail zou doen. Mail van bekende afzenders wordt namelijk vaker gelezen.





6 7

Formuleer compact en duidelijk, stuur geen zware plaatjes of PDF‘s mee.



Zorg - als dat organisatorisch te doen is voor een zekere regelmaat in het verzenden van e-mailings.

8

Stuur de e-mail op het juiste tijdstip. Maandag­ middag, dinsdagochtend en woensdagochtend zijn voor zakelijk verkeer het meest doeltreffend.

9

Zorg dat alle mail die wordt verzonden van de eigen organisatie of bedrijf een standaard ondertekening heeft met naam, adres, telefoon, e-mailadres, site-adres en links naar de social media-netwerken.

10

Analyseer zo goed mogelijk de e-mailresponse en pas bijvoorbeeld de dag en het tijdstip aan als de analyse duidelijk maakt dat dit nodig is.



7

KingMagazine | No.2 december 2013

Rubriek

Door: Oscar Scherstra

Hoe jaag je klanten zo snel mogelijk weg? Tijdens de Regionale Week van de Ondernemer in het Evoluon te Eindhoven konden we even bijpraten met Jan van Setten. We spraken met hem over de ondernemende mens en hoe die om kan gaan met de uitdagingen van deze tijd. “Het is momenteel ondernemen met de wind in het gezicht”, begint Jan. “Wil je uit de wind komen, dan moet je zoeken naar jouw specifieke niche. Je moet antwoord vinden op de vraag: ‘Waar maken jij en je onderneming het verschil?’ Klanten maken namelijk tegenwoordig veel bewuster hun keuzes. Logisch, want door de crisis gaan mensen veel bewuster met hun geld om en denken ze heel goed na voordat ze iets uitgeven. De waarde van hun geld is in zekere zin gestegen. In tijden van veel vraag en groeiende markten maken klanten hun keuzes een stuk minder bewust. Met wind mee heb je geen ketting op je fiets nodig, maar tegen de wind in wel!”

Waar “Het is belangrijk dat ondernemers ook in crisistijd durven te kiezen en te investeren. Niet kiezen is ook verliezen!” Jan gaat in op de verschillende betekenissen van het woord crisis. De eerste betekenis is: ‘moment van de waarheid’. “Het is heel simpel, alles wat niet waar is, gaat onderuit. Dat geldt voor personen en befrijven. Heb je een waarde-vol onderscheidend vermogen, blijf je overeind.”

Keerpunt “De tweede betekenis van het woord crisis is ‘keerpunt’. In deze betekenis ziet Jan drie aspecten. “Ten eerste: vasthouden wat goed is. Keer terug naar de kern van je onderneming. Waar ben je goed in? Wat is je onderscheidend vermogen? Dat moet je zien vast te houden.”

8

“Het tweede aspect is dan juist het loslaten van of het stoppen met een aantal zaken. Dat kan betekenen het stoppen met bepaalde mensen, met bepaalde processen of met bepaalde klanten. En daar is ook een dosis lef voor nodig, want je verzint altijd allerlei redenen om klanten die niet bij je passen toch te houden. En dat terwijl het goed voor je is om bepaalde klanten aan je concurrent te gunnen.” “Het is de kunst om ervoor te zorgen dat je als onderneming ergens schaars en aantrekkelijk in bent. Want heb je beide niet, waarom zou iemand dan voor je kiezen?” Dit is volgens Jan te bereiken door goed te kijken naar de manier waarop je handelt en door voor een specifieke klantengroep te kiezen. Als voorbeeld noemt Jan de fitnessclub Big Fun. “De fitnessmarkt staat enorm onder druk en er wordt uitsluitend nog op prijs geconcurreerd. Maar niet bij Big Fun. Daar mag je alleen komen trainen wanneer je een BMI hebt van meer dan 25. De initiatiefnemers hebben hun frustraties met de bestaande fitnessclubs omgezet in iets positiefs. En ze kunnen er ook een hogere prijs voor vragen, dus Kies! En je wordt gekozen!”

Waardering “Dit in tegenstelling tot bedrijven die beweren: Wij zijn gespecialiseerd in alles”. En volgens Jan hebben klanten niet alles nodig. Het is niet duidelijk waar de in alles gespecialiseerde ondernemer voor staat. Het is verwarrend, Jan noemt dat het V&D gevoel. “Klanten moeten je propositie eerst herkennen. Voldoe je aan de verwachtingen, dan zal de klant je erkennen. En overtref je de verwachtingen van de klant, dan levert dat je de waardering van de terugkerende klant op.”

Aantrekkelijk Hoe bepaal je nu als onderneming waar je schaars en aantrekkelijk in bent? Volgens Jan is er maar één groep die je op deze vraag antwoord kan geven en dat zijn je klanten. “Je zou dan je klanten de volgende vraag kunnen stellen: Wat zou je het meeste missen wanneer wij er niet meer zijn?” Jan stelt wel dat je, voordat je deze vraag aan je klanten gaat stellen, wel zeker moet weten dat je het antwoord op deze vraag wilt weten. “Het antwoord op deze vraag kan namelijk wel eens heel wat anders zijn dan je zou denken. En je moet wel iets met de uitkomst willen doen, anders doe je dit onderzoek voor niets. En als je weet wat je klanten zouden missen als je er niet meer zou zijn, dan heb je het onderscheidend vermogen van je onderneming, dienst of product te pakken.”

“Niet kiezen is ook verliezen!”

Expert aan het woord

Over Jan van Setten: Jan van Setten is een veelgevraagd spreker, schrijver, (management)coach en enter-trainer op de terreinen klantgerichtheid, (persoonlijk) leiderschap en organisatieverandering. Hij put uit jarenlange ervaring als algemeen en commercieel manager in diverse grote organisaties. Jan van Setten heeft een grote impact als spreker/ coach: hij combineert een confronterende stijl met humor en energie.

“En dat onderscheidende vermogen dien je te beschermen en te koesteren als was het de heilige graal. Want zijn je team en organisatie doordrongen van het onderscheidend vermogen van je product of onderneming, dan raak je daar niet meer vrij van en is succes verzekerd. Je hoeft het dan niet meer te hebben over de Unique Selling Points, maar over de Unique Buying Points.”

Afscheid Als derde aspect van keerpunt noemt Jan het doen van de dingen die je nu niet of te weinig doet. Daarbij kun je bijvoorbeeld denken aan social media. “Want als je blijft doen wat je altijd gedaan hebt, dan verandert er uiteindelijk helemaal niets. Er is een top 7 van redenen om afscheid van je leverancier te nemen, dus wanneer je wilt weten hoe je je klanten het snelst wegjaagt, let dan goed op!“ Deze top 7 kwam uit een klantenontevredenheidsonderzoek waar Jan bij betrokken is geweest. Hier komen ze:. Top 7 klantontevredenheid 1. Gebrek aan aandacht; 2. Gebrek aan initiatief; 3. Afspraken niet nakomen; 4. Niet deskundig behandeld worden; 5. Klachten niet goed oplossen; 6. Niet meedenken; 7. De prijs.

Warm “Het lijken open deuren, maar aangezien we allemaal de voorbeelden uit de praktijk kennen, is het toch goed om deze 7 punten scherp te hebben en te houden. Het woord ‘klant’ komt van het Franse woord ‘chaland’, wat betekent: geïnteresseerd zijn. Er is dus pas sprake van een klant als hij geïnteresseerd is. Het gaat nog een stapje verder. Het Franse woord ‘chaland’ stamt af van het Latijnse ‘calère’ wat betekent: warm,

opgewonden zijn. Dus er is pas sprake van een ‘klant’, als hij geïnteresseerd, warm en opgewonden is voor wat jij hem te bieden hebt. Logisch dat als jij niet geïnteresseerd, warm en opgewonden voor je klant bent, hij afscheid van je neemt. Je krijgt immers wat je geeft. Geef je je klanten oprechte aandacht, dan is de kans groot dat je die terugkrijgt. Het begrip ‘non-chaland’, ofwel ‘nonchalant’ kennen we nog wel in het Nederlands. Dit betekent dus, ik ben niet geïnteresseerd.“ “De moraal uit deze top 7 is niet dat het niet uitmaakt wat je als prijs vraagt. Je zult altijd een in de ogen van de klant faire prijs moeten vragen. Nee, de moraal van deze top 7 is dat hoe beter je de top 6 waarmaakt, je steeds minder prijsdruk zult ervaren. Verknoei je de eerste zes, dan dwing je de klant als het ware om steeds meer de prijs als belangrijkste reden te zien om zaken met je te willen doen. Doe je het goed in deze top 7, dan zul je je klanten behouden en kun je van je klanten ambassadeurs maken. Overtref je verwachtingen in deze top 7 dan zul je het ‘prettig druk’ krijgen!”

Dromen Heeft Jan nog een laatste tip voor de ondernemende mens? Jan aarzelt niet en zegt gelijk: “Doe waar je ‘bang’ voor bent!” Mensen moeten meer dromen en hun dromen laten uitkomen. Na veel dromen gooien mensen al snel de remparachute los. De droom wordt gestikt in de ‘Ja maar…’-parachute. En die remparachutes halen de turbo van je ambitie af. Door de remparachutes af te koppelen zul je merken dat je niet alleen jezelf zult verrassen, maar ook je klant en uiteindelijk de hele wereld!”

9

KingMagazine | No.2 december 2013



Twee weken zorghotel is echt goedkoper dan zes weken thuiszorg!

10

Rubriek

Interview Door: Joost van Meggelen

Zorghotel De Kim

Zorghotel aan Zee

Willen is Kunnen. Er zijn nogal wat verenigingen met die ambitieuze naam. De vereniging die in dit artikel aan het woord komt levert al meer dan honderd jaar herstelzorg. Leden die bijvoorbeeld uit het ziekenhuis komen kunnen in het zorghotel ‘aan zee’ herstellen van hun operatie. Ambtenaren Patrick Kesteren en Petra Heemskerk verzorgen de administratie van het hotel en de vereniging. Ze doen hun werk in het zorghotel in Noordwijk aan Zee, dat gelegen is op een schitterende plek dicht bij het strand. “De vereniging ‘Willen is Kunnen’ bestaat al sinds 1909”, vertelt Petra. “Oorspronkelijk was die bestemd voor Amsterdamse ambtenaren. Door elke maand een kleine bijdrage te betalen, kregen ze recht op herstelzorg als ze ziek waren. Het eerste sanatorium stond in Wageningen. Later verhuisde het naar Noordwijk en op dezelfde plek staat nu sinds 2005 dit luxe zorghotel met 40 kamers. Sinds 1996 staat het lidmaatschap voor iedereen open. We zitten nu op zo’n zesduizend leden. Je moet minstens een jaar lid zijn om als herstelgast van het hotel gebruik te kunnen maken. Hoe langer je lid bent, hoe meer korting je krijgt op een verblijf in het hotel.”

Vloerbedekking Patrick vult aan: “Bij een zorghotel denken veel mensen aan een ziekenhuis met vloerbedekking. Dat zijn wij dus niet. We zijn een echt hotel (met drie sterren!), met daarbij alle

mogelijkheden voor herstelzorg. We hebben hier verpleegkundigen en verzorgenden, fysiotherapie, een arts en activiteitenbegeleiding. Dus voor lichamelijk herstel en zorg voor het hart. Stel dat je alleen bent en je krijgt een heupoperatie of een bypassoperatie, dan kun je als je uit het ziekenhuis komt een paar weken in ons zorghotel verblijven om verder op te knappen en te revalideren. Je kunt natuurlijk vanuit het ziekenhuis gelijk naar huis gaan en daar thuiszorg krijgen, maar dan duurt het herstel vaak langer. In de zomer krijgen we ook veel vakantiegasten, dat kan dus ook. Je ziet dat mensen die hier voor het eerst komen als patiënt later weer terugkomen als vakantiegast. Je zit hier natuurlijk op een prachtige locatie, midden in de duinen en dicht bij het strand. Je kunt hier direct de verpleging bellen als er wat is, dat kan in een ander hotel natuurlijk niet.”

Indicatie “Nachtzorg leveren we niet”, verduidelijkt Patrick. “Je moet dus wel zelf in en uit bed kunnen komen. We hebben een zorgmanager die de aanvragen beoordeelt. De leeftijd van onze gasten is gemiddeld 72 jaar. Ze komen uit het hele land. In de periodes dat ziekenhuizen geen operaties doen, hebben we minder gasten. Maar zomers hebben we weer meer vakantiegangers. De maximale duur dat je hier kunt blijven is zes weken. De meesten zijn al na twee weken zover dat ze zonder extra hulp weer thuis kunnen wonen.”

Gekoppeld Zoals elke organisatie hebben ook de vereniging en het hotel een administratie. Patrick houdt zich bezig met de administratie van het hotel, Petra met de ledenadministratie van de

11

KingMagazine | No.2 december 2013

Interview

Petra Heemskerk en Patrick Kesteren vereniging. Petra: “De ledenadministratie zat eerst nog in kaartenbakken in Amsterdam. Later is alles geautomatiseerd vanuit het hotel in Noordwijk. In 2007 zijn we overgestapt op King. Het hotel is in 1991 een aparte BV geworden. In King hebben we dus ook twee aparte administraties: een voor de vereniging en een voor het hotel.” Patrick: “Voor de reserveringen hebben we een apart programma, Fidelio, dat gekoppeld is aan King. Factureren doen we ook vanuit Fidelio. Ook de telefooncentrale en de kassa is eraan gekoppeld. De boekhouding zit in King.” Jaarlijks verstuurt Petra vanuit King de acceptgiro voor de contributie. “Dat doen we zoveel mogelijk digitaal. Maar we hebben heel veel oude leden, de meesten van hen hebben geen pc. Dus we versturen ook nog veel per post. Omdat de banken wilden stoppen met de acceptgiro hebben we laatst facturen gestuurd zonder aangehechte acceptgiro. Het blijkt dat het dan langer duurt voor de factuur voldaan is. Nu bekend is dat de acceptgiro nog een paar jaar blijft, versturen we maar weer acceptgiro’s. Alle rekeningen zijn inmiddels omgezet naar IBAN, alle machtigingen zijn in King vastgelegd, dus we zijn nu helemaal SEPA-proof!”

Afstand Petra: “King-dealer Daan van Waveren van Multegra heeft ons goed op weg geholpen met King. Tegenwoordig helpt hij ons op afstand, we zien hem eigenlijk nooit meer. Eenmaal per jaar hebben we intensief overleg als alle acceptgiro’s de deur uit gaan. Verder doe ik alles zelf.” Ook Patrick heeft Daan zelden nodig. “In King 5.48 waren er scherpere eisen voor de importbestanden. Het XML-bestand met de journaalposten en debiteuren dat uit Fidelio komt kon ik toen ineens niet meer inlezen in King. Daan heeft er toen voor gezorgd dat deze problemen werden opgelost. Sindsdien werkt de koppeling weer als een zonnetje.”

12

Ontwikkelingen Leveranciers van zorg zitten in een turbulente tijd. Patrick: “Onze toekomst hangt sterk af van de ontwikkelingen in de zorgmarkt. We krijgen meer concurrentie van de ziekenhuizen. Zorg en verblijf worden steeds meer uit elkaar gehaald. Op dit moment bieden we een all-in verblijf, dat wordt straks niet meer vergoed. Dit zorghotel is lid van de Stichting Nederlandse Herstellingsoorden en Zorghotels (SNHz). Die stichting voert gesprekken met zorgverzekeraars. Twee weken zorghotel is echt goedkoper dan zes weken thuiszorg! Om nog maar niet te spreken van de verminderde risico’s doordat er in het zorghotel gewoon beter op je gelet wordt – zonder dat je dat merkt overigens, want onze gasten genieten van echte gastvrijheid. Nieuwe zorghotels gaan vaak snel weer ten onder. Je moet aan heel wat eisen voldoen om lid te kunnen worden van de SNHz. Onze nieuwe directeur timmert stevig aan de weg. We hebben sinds kort een nieuwe website en een nieuwe folder. We doen er alles aan om ons goed te profileren!”

www.zorghoteldekim.nl

Expert

Voor veel bedrijven is het voldoende als ze een mooie website hebben die de juiste informatie verstrekt. Als je dan het juiste www-adres intikt, kom je vanzelf op de website. Maar uw website moet ook makke­ lijk gevonden kunnen worden met Google en liefst bovenaan staan bij de zoekresultaten, maar hoe regelt u dat? Dat kan uiteraard met Google Adwords, maar dat kost geld; je “koopt” dan gewoon een goede plaats in de zoekresultaten. Beter is het als u ervoor kunt zorgen dat uw website zo interessant is voor Google, dat deze vanzelf hoog in de zoekresultaten komt, zeg maar de organische plaats die uw site op Google heeft. Er zijn bedrijven die u tegen betaling een eerste plaats aanbieden bij Google, maar die halen allerlei trucs uit om Google te foppen en bij Google zijn ze niet dom, dus voor dergelijke praktijken kunt u ook nog eens gestraft worden. Search Engine Optimization (SEO) is een allesomvattende term waarbij het er uiteindelijk om gaat gevonden te worden op internet. En alle andere zoekmachines ten spijt: Google is degene waarop u zich moet richten. Meer dan 90% van de Nederlanders gebruikt Google als zoekmachine en het mooie is dat Google zelf ook tools biedt om uw website te analyseren of te verbeteren. Google Analytics is bij velen bekend en is een krachtige tool voor analyse van bezoekers. Maar met Google webmaster tools kunt u echt aan de slag met het verbeteren van uw website. Google webmaster tools geeft aan welke technische mankementen er eventueel op uw website zijn en hoe u deze kunt aanpassen. Deze tools geven inzicht in hoe Google naar uw website kijkt. Het leukste van dit alles is: beide tools zijn gratis, gebruik ze dus!

Beter gevonden worden door Google

Naast de tools van Google zijn er veel andere mogelijkheden om uw website te bekijken. Bijvoorbeeld om de snelheid van uw website tot in detail te analyseren, ook deze tools zijn gratis te gebruiken. Er zijn vele aandachtspunten voor een goede website. Veel content, een snelle laadtijd en technisch in orde zijn hierin uiteraard hoofdzaken. Veel links naar uw website zijn van belang voor hogere ranking, maar dat is wat lastiger te realiseren. Hiervoor is het gebruik van social media weer handig. Elk filmpje dat u plaatst op Youtube is een link naar uw website en met filmpjes kunt u mooi laten zien welke producten of diensten u levert. Er is heel veel mogelijk zonder al te veel inspanning. Bij King Software denken we graag met u mee. Als u meer wilt weten over de status van uw website kunt u contact met ons opnemen.

Er zijn behoorlijk wat punten (redelijk) eenvoudig op te lossen; enkele daarvan zijn: • www-resolve: uw website met of zonder www moet als één website worden herkend. Met één regel op uw website is dit aan te passen. Hebt u dit niet geregeld, dan ziet Google uw website als twee websites. De links en bezoekers worden dan verdeeld over de twee sites en dat betekent automatisch een lagere ranking.

• Geen Flash gebruiken: flash kan niet door Google worden herkend en het werkt ook niet op een iPad of iPhone • Grote foto’s vermijden: grote foto’s zijn misschien mooi, maar zijn desastreus voor een snelle laadtijd. Want de bezoekers van uw website zijn ongeduldig en als het laden van een pagina een paar seconden duurt, is dat al te lang.

13

KingMagazine | No.2 december 2013

Rubriek



Magazijninventarisatie met handscanners

Digitale voorraadinventarisatie Voor veel processen in uw magazijn kunt u gebruik maken van barcode­ scanning. De overstap naar een scanoplossing vergt een goede voorbereiding en grijpt op veel plekken in op uw proces. Daarom kunt u dit het beste gefaseerd invoeren. Magazijninventarisatie is dan een goede start. Door: Sander Leeuwerke

14

Mobiele zaken

Het is een tijdrovend proces dat gevoelig is voor fouten. Door dat tellijsten overgetypt moeten worden om de verschillen te achterhalen zit er ook veel dubbel werk in. Op al deze punten biedt inventariseren met scanners grote voordelen: geen tikfouten, geen dubbel werk en een flinke tijdwinst. Met King Mobile kunt u ook een gedeelte van uw magazijn inventariseren. Dit is mogelijk als u met locaties werkt binnen uw magazijn. Bij de verwerking geeft u een locatiebereik aan waar de telling op van toepassing is. Zo kunt u, naast een inventarisatie van

Tellen met een handcomputer

het gehele magazijn, vaker per jaar kleine delen van het magazijn tellen. Op die manier houdt u de vinger aan de pols bij gebieden in het magazijn die gevoelig blijken voor verschillen. Artikelen met een hogere omloopsnelheid kunt u bijvoorbeeld beter in de gaten houden. Er zijn natuurlijk meer processen die u kunt automatiseren met King Mobile. Inventariseren biedt het opstapje om te ervaren wat er allemaal mogelijk is. We helpen u graag bij een analyse om te kijken voor welke processen King Mobile interessant kan zijn.

Overzicht van uw telling

De voordelen in alle stappen van de werkzaamheden op een rijtje: • U hoeft geen tellijsten af te drukken. De tellijsten die zo goed mogelijk op volgorde geprint worden zijn niet nodig. Medewerkers kunnen ieder hun eigen gebied tellen en gewoon de artikelen in de schappen langs lopen. Het zoeken op de tellijst is hiermee ook verleden tijd. • Het juiste artikel wordt geteld. Medewerkers kunnen het artikel scannen. Zo voorkomt u dat per ongeluk het verkeerde artikel wordt geteld. Zeker als uw artikelen veel op elkaar lijken, zoals bij kleding met maten en kleuren het geval is, kunt u hier veel fouten mee voorkomen.

van alle artikelen. Hierin wordt een vergelijking gemaakt tussen de voorraad aantallen uit King en de werkelijk getelde voorraad. • U hebt diverse overzichten van de telling en de verschillen beschikbaar. Deze overzichten kunt up ­ rinten of opslaan in Excel. Zo kunt u na de telling snel kijken welke artikelen nogmaals gecontroleerd moeten worden. • Voorraadcorrecties staan direct in King. Nadat u de telling hebt goedgekeurd, worden de verschillen ­aangeboden als voorraadcorrectie aan King.

• Getelde aantallen kunnen direct vergeleken worden. Na het tellen is meteen een overzicht beschikbaar

15

KingMagazine | No.2 december 2013

Rubriek

“Het beste contact is persoonlijk contact”, stelt Luitzen Overwijk, directeur van Overwijk Koffiesystemen in Gorredijk (Friesland). En hij kan het weten, want met dit devies heeft hij een bedrijf neergezet dat al jaren alleen maar groeit. “Onze klanten zitten door het hele land, tot in Maastricht toe. We willen kwalitatief groeien. Kwaliteit wint, niet de laagste prijs”. Een gesprek met een ondernemer die naar eigen zeggen maar één ding kan, en dat is verkopen.



“Verkopen zit ons in het bloed”

16

Interview

Overwijk Koffiesystemen;

“Het beste contact is persoonlijk contact” Zeilen “Verkopen zit ons in het bloed”, aldus Luitzen Overwijk. “We waren thuis met z’n twaalven, dus ik ben van jongs af gewend om aan te pakken. Ik heb geen hekel aan werken. Niets gaat vanzelf. De fout van veel ondernemers is dat ze op hun lauweren gaan rusten. Ik niet. Ik ben er altijd voor mijn bedrijf. Een onder­ nemer moet altijd scherp op de wind blijven zeilen, anders gaat het verkeerd. Elke dag ben ik bezig om ons product te verbeteren. We leveren geen standaardspul, we leveren kwaliteit.”

Koffer De jonge Luitzen begon na de middelbare school bij Albert Heijn, waar hij assistent-bedrijfsleider werd. Later werd hij vertegenwoordiger bij verschillende bedrijven, laatst bij Otter Koffie en Theehandel ook in Gorredijk. “Dat bedrijf bestond al sinds 1866. Later ging het bedrijf een andere koers varen en ben ik vertrokken. Dat was in april 1992. Ik heb mijn koffer

gepakt en zei tegen mijn baas: nu zijn we gelijk. Het eerste wat ik deed was een fax kopen. Mijn vrouw zei: wat moet je met een fax? Je hebt nog niet eens klanten? Ik zei: dat klopt, maar ze kunnen vanaf nu wel bestellen.”

Evangelist “Wij doen waar verkopers een hekel aan hebben: aanbellen. De klant zit echt niet op jou te wachten. Je moet hem vertellen waarom hij beter af is met jouw producten. Een verkoper is eigenlijk een evangelist maar dan zonder kerkgenootschap. Ik ging met mijn koffer op pad de wereld in. Met mijn vorige werkgever had ik afgesproken dat ik zijn klanten twee jaar met rust zou laten. Geen probleem, er waren genoeg andere. We hebben nu drie vestigingen en er volgen er meer. In totaal werken er nu bijna veertig mensen in dit bedrijf. Onze doelgroep is de zakelijke markt vanaf Lees verder op de volgende pagina

Door Joost van Meggelen

17

KingMagazine | No.2 december 2013

“Automatisering staat ten dienste van onze klant, niet andersom. Wij redeneren vanuit de klant. Hoe kan ik zijn probleem oplossen? Dat probeer ik over te dragen op onze werknemers. Je moet denken: waar kan ik je mee helpen? En niet: waar kan ik je een rekening voor sturen?”

Digitaliseren

15 à 20 werknemers. We leveren koffie en koffiesystemen, klanten kunnen kopen, huren, leasen, we kunnen ze van alles voorzien. De grote merken verkopen we niet meer, dat doen ze zelf maar.”

Voetbal “Eerst zat ik in een samenwerkingsverband en verkochten we Nescafé-producten. Maar toen ze naar klein-zakelijke ondernemingen wilden, ben ik met die samenwerking gestopt. Dat is een ander businessmodel en ik wil geen twee businessmodellen in huis. Vanaf dat moment zijn we het helemaal zelf gaan doen. Ik ken de koffiewereld natuurlijk op mijn duimpje en sindsdien richten we ons op de verkoop van ons eigen merk Salento. Eerst gebruikten we verpakkingen van de fabrikant. Maar toen die overstapte van zwarte naar knaloranje zakken, kregen we klachten over de smaak! Terwijl aan de koffie niets was veranderd! Maar onze klanten dachten bij oranje aan voetbal. Toen hebben we zelf een ontwerp gemaakt. Dat vind je overal in ons bedrijf terug. Dat ontwerp moet stinken naar koffie, het straalt warmte uit.”

18

“We werken sinds 2002 met King”, vertelt Peter Hansma, sinds 2011 controller bij Overwijk. “Ons vorige pakket werd te klein voor ons. Een klant van ons was King-dealer en hij zei: probeer King eens. Dat beviel prima. Maar je moet je er wel in verdiepen, want met King kun je heel veel. We hebben de Enterprise-versie en ik ben voortdurend bezig om King steeds beter in te zetten. Zelf hebben we een pakket tegen King aan gebouwd. Met dat pakket houden we de storingen en het onderhoud bij. Gemiddeld is een storing binnen vier uur na de melding opgelost. Automatisering zetten we in om steeds efficiënter te werken. Onze klanten krijgen binnenkort bijvoorbeeld per e-mail een overzicht van hun posten. Dat werkt veel sneller dan bellen. Nu zijn we bezig om de facturering te digitaliseren.”

Bosbrand “Crisis of geen crisis, we moeten door”, stelt Luitzen. “Een crisis kun je vergelijken met een bosbrand. Na de bosbrand heb je de vruchtbaarste periode. Zo is het ook met een crisis. Oude structuren verdwijnen en nieuwe komen ervoor in de plaats. Als de tank van de crisis door je straat is gereden en verwoesting heeft aangericht, hangt het van de veerkracht van de bewoners af of ze hun huizen weer gaan opbouwen. Ik ben eigenlijk nooit bang voor een crisis. Ongeveer elke tien jaar komt er een. Maar de huidige crisis duurt langer en is hardnekkiger. In Zwitserland zeggen ze: er geen zijn dalen zonder bergen. Daar hou ik me mee bezig: hoe kan ik mijn dienstverlening vandaag verbeteren voor morgen.”

Spoedklus

Vakwerk

“Ik ben begonnen in de garage. Zo gauw ik kon heb ik iemand aangenomen voor de bezorging en het onderhoud. Toen had ik mijn handen vrij om te verkopen. We zijn regionaal begonnen maar zitten nu door het hele land. De klant staat centraal, maar we proberen natuurlijk wel om kostenefficiënt te werken. We weten middels track & trace, geïntegreerd in ons zelf ontwikkelde storingsprogramma, precies waar onze monteurs zitten. Dus bij een spoedklus kunnen we die toewijzen aan de monteur die het dichtst in de buurt zit. Dan voorkom je heel veel onnodige kilometers.”

“Onze nieuwste koffiemachine wordt ontwikkeld in Zwitserland. Standaard vind ik niet goed genoeg. Daarom laten we onze machines zelf maken. Ik heb het exclusieve recht voor de Benelux en neem een vast aantal af, de rest mag de fabrikant elders verkopen. We werken met een basismodel dat je uit kunt breiden met allerlei accessoires naar wens. Je kunt dus zelf bepalen hoe duur het wordt. Wij leveren vakwerk, geen standaard­product. Elke koffiesoort is weer anders. U proeft mijn smaak.”

www.overwijk.nl

“Hoe kan ik mijn dienstverlening vandaag verbeteren voor morgen?”

Nieuws

Jubilerende bedrijven

Jubilerende bedrijven Ton Breur (links) is door Hans Eschauzier in het zonnetje gezet

Voor ten minste twee King-dealers is 2013 een belangrijk jaar: Plus Automatisering van Jans Berghuis bestaat dit jaar 25 jaar. Raadgevend Ingenieursbedrijf Breur van Ton Breur is dit jaar 25 jaar King-dealer! Officiële heropening

King dealer sinds 1988

Plus Automatisering uit Zuidwolde bestaat al sinds 1 april 1988, maar dit werd pas op 15 november gevierd, tegelijk met de officiële heropening van het vernieuwde bedrijfspand. Frisse kleuren en allerlei verbeteringen zorgen voor een prettige en professionele werkomgeving. Tijdens de drukbezochte receptie vertelde eigenaar Jans Berghuis over de geschiedenis van het bedrijf. Het is bijna een romantisch verhaal. Jans komt oorspronkelijk uit het onderwijs, maar zijn interesse in computers en ondernemersdrang deden hem de overstap maken naar de automatisering. Maar goed uitleggen kan Jans nog steeds. In de afgelopen 25 jaar is Plus gestaag gegroeid. Inmiddels is het bedrijf in drie takken te verdelen: automatisering, zakelijke software en webdesign. Met de nieuwe uitstraling, gecombineerd met de kennis van zaken, klantvriendelijkheid en professionaliteit gaan we er van uit dat deze King-dealer weer jaren vooruit kan!

Het Haagse Raadgevend Ingenieursbureau Breur is al sinds 19 oktober 1988 King-dealer. Hiermee is Breur officieel al het langst King dealer! Voordat Breur King-dealer werd, heeft hij ook nog Fiola verkocht, een private label van King. Als het om ervaring met King gaat, zijn klanten bij Breur dus zeker aan het goede adres. Bovendien staat Breur bekend als een goede raadgever en een echte vertrouwenspersoon die veel voor zijn klanten doet. Voor dit jubileum zijn we bij Ton Breur langs gegaan om hem een boeket te overhandigen en in het zonnetje te zetten. Ga zo door!

19

KingMagazine | No.2 december 2013

Rubriek

Van links naar rechts, Hans Eschauzier van King Software en Henk Wetering directeur/eigenaar Quality-IT B.V. bij het ondertekenen van de samenwerkingsovereenkomst.

Mobiele Field Service oplossing voor King 1 November is King de samenwerking aangegaan met Quality-IT B.V. uit Almelo. Hierdoor wordt het mogelijk om hun mobiele planningsoplossing, Q-Fieldservice, te koppelen aan King. Quality-IT is een jong en dynamisch IT-bedrijf dat met een team van ervaren ICT-specialisten diensten levert op vrijwel alle IT-vlakken. Of het nu gaat om projectmatige zaken zoals implementaties of activiteiten op langere termijn, zoals beheer, hun mensen weten er raad mee.

Buitendienstprocessen Met de Q-Fieldservice kunt u uw King-pakket combineren met een geautomatiseerde afhandeling van buitendienstprocessen. U kunt uw buitendienst efficiënt inplannen en uw medewerkers kunnen ter plekke via een tablet of smartphone tijd en materiaal inboeken. Door de naadloze integratie tussen King en Q-Field­ service worden afgewerkte werkopdrachten en projecten vervolgens klaargezet voor facturering en verwerking in King. Service en onderhoud zijn voor veel organisaties steeds belangrijker wordende componenten en bepalende factoren in de klantenbinding en -tevredenheid.

20

Overzicht Door de samenwerking van uw vertrouwde King-pakket met de Q-Fieldservice wordt het overzichtelijk maken van uw dienst­verlening makkelijker dan ooit! Voor de koppeling met de Q-Fieldservice heeft u de opties King Datadigger, King Jobs en XML-koppeling Orders nodig. De XML-koppeling NAW-gegevens is optioneel. Q-Fieldservice software wordt geleverd als een Software as a Service (SaaS) oplossing op basis van een abonnement structuur. Daarnaast is een gebruiksrechtlicentie mogelijk. Voor meer informatie hierover kunt u contact opnemen met Quality-IT B.V. via 085 - 489 62 30, per e-mail [email protected] of met King.

Nieuws

King is te koppelen aan uw webshop Hier vindt u de nieuwste webshops waarmee we koppelen!

Village Candle

2moso

Van Dijck MX Products

Straluma

DeboDental

&klevering

Village Candle (onderdeel van de Braxton Home Edition) is de exclusieve distribiteur van Village Candles, hand­ gemaakte geurkaarsen uit Maine, Amerika, in de Benelux en Duitsland. http://villagecandle.nl/

Van Dijck MX Products is gespecialiseerd in een groot aantal producten voor de motorcross. Door persoonlijke betrokkenheid bij de motor- en racesport weet Van Dijck precies welke producten nodig zijn. http://www.vandijckmx.com/

DeboDental is een kleinschalig, Belgisch Dental Depot dat zich vooral richt op klantvriendelijkheid. http://debodental.be/

2moso is de distribiteur voor high-end Apple accessoires naar de Benelux. Bekijk ook het interview met 2moso in dit KingMagazine. Zie hiervoor pagina 4-6. http://reseller.2moso.com/

Straluma is de grootste verlichtingszaak van Nederland. http://www.straluma.nl

&klevering is dé cadeauwinkel in Amsterdam en ­ verkoopt allerlei exclusieve producten voor in huis, van glaswerk en porselein tot kaarsen. http://www.kleveringwholesale.com/

21

KingMagazine | No.2 december 2013

Rubriek

Factuur2King In ieder KingMagazine zet Oscar Scherstra een interessante King-functie in de spotlights die toegevoegde waarde heeft voor uw organisatie. In dit nummer aandacht voor onze scan- en boekoplossing Factuur2King, ontwikkeld door MiKi Business Software uit Amsterdam

Door Oscar Scherstra

Onze samenleving wordt de laatste jaren in rap tempo “gedigitaliseerd”. Steeds meer organisaties bannen het papier uit en werken alleen nog met digitale documenten. King helpt u daarbij, want in King zijn allerlei voorzieningen getroffen om het digitaal uitwisselen van informatie en documenten zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Maar u kunt nog een slag maken en wel met Factuur2King. Zo is het in elke King-versie mogelijk om documenten niet alleen op papier af te drukken maar ook als pdf bestand op te slaan of te e-mailen. Ook kent elke King versie een koppeling met Outlook, waardoor het mogelijk is om bij elke debiteur, crediteur of relatie het e-mail verkeer te bewaren en in te zien. Met de optie Digitaal Archief kunnen naast e-mail ook andere documenten digitaal opgeslagen worden en tijdens het werken eenvoudig worden opgevraagd. De documenten zijn te koppelen aan een gespreksnotitie, debiteur, crediteur of relatie en/of aan een journaalpost.

Efficiency Want met Factuur2King kunnen we de automatisering en efficiency nog een stap verder brengen. Met deze optie kunnen we namelijk de gescande facturen of facturen in pdf-formaat automatisch laten inlezen en verwerken in de King-administratie. Factuur2King identificeert de ontvangen facturen, koppelt deze aan de juiste crediteur en doet een voorstel voor de bijbehorende journaalpost. U keurt de gescande facturen goed waarna het

22

Factuur2King: Factuur met boekingsvoorstel

programma ze in King als voorlopige boekingsgang zal invoeren. Deze werkwijze scheelt veel handmatige invoer en voorkomt fouten. Dus een optie die zich snel laat terugverdienen!

Factuurherkenning De identificatie van de crediteuren doet het programma op basis van het BTW-nummer van de leverancier. Dit is namelijk een uniek nummer en moet (bijna) altijd op de factuur staan. Via dit nummer kan Factuur2King de crediteur vinden. Via de crediteur weet het programma ook op welke grootboekrekening het factuurbedrag exclusief BTW geboekt moet worden. BTW-bedrag, factuurdatum, omschrijving en betalingskenmerk zal het programma van het pdf-document aflezen. Mochten onverhoopt gegevens niet of niet goed gevonden worden, dan wordt daar melding van gemaakt en kunt u dit corrigeren of aanpassen. Ook kunt u, voordat de gegevens naar de King-administratie worden gestuurd, het factuurbedrag verdelen over meerdere regels. Dit kunt u bijvoorbeeld doen bij een telecomfactuur waarbij u bel- en abonnementskosten wilt scheiden.

Uitgelicht

Info boekingsgang met digitaal archiefstuk

Zelflerend Het kan voorkomen dat een klantnummer of extern factuurnummer in zo’n formaat is opgeslagen dat Factuur2King het niet automatisch herkent. Als u dit handmatig invult, dan zal Factuur2King dit onthouden en de volgende keer dat een factuur van deze leverancier binnenkomt, automatisch invullen.

Opvragen Wanneer de map met de pdf-facturen is verwerkt en de facturen zijn goedgekeurd, worden de documenten als digitaal archiefstuk opgeslagen in King. De journaalposten die naar aanleiding van de boekstukken zijn gemaakt vindt u terug als een voorlopige boekingsgang. Vanuit die journaalpost kunt u direct het onderliggende, gekoppelde archiefstuk op scherm opvragen. U hebt dus altijd een origineel onder knop-bereik zonder dat u het document in een ordner moet gaan opzoeken.

Geen beperkingen Gebruiksbeperkingen kent Factuur2King niet. Er is dus geen beperking aan het aantal te verwerken scans. Ook facturen die uit meerdere pagina’s bestaan kunnen worden verwerkt en er kan met een onbeperkt aantal King-administraties worden gekoppeld. Een factuur kan alleen op totaalniveau worden geboekt, niet op regelniveau.

nu in een fractie van een seconde. Facturen kunnen direct worden opgevraagd en doorgestuurd. Er zijn nooit meer facturen zoek en de controle wordt vereenvoudigd.

Administratiekantoren Factuur2King is leverbaar in een single-user en in een multi-user versie. De multi-user versie is in het bijzonder geschikt voor administratie- en accountantskantoren die administraties voor klanten voeren en het invoerwerk willen automatiseren. De multi-user versie heeft daartoe de volgende extra mogelijkheden: • Naast het inlezen van inkoopfacturen kunnen ook verkoop­­ facturen in worden ingelezen (deze functionaliteit is in te schakelen in de configuratie); • Tijdens het verwerken en goedkeuren kunnen inkoop- en verkoopfacturen worden verwijderd; • Crediteuren en debiteuren kunnen vanuit Factuur2King aan King worden toegevoegd; • Rechtenbeheer is uitgebreid met de mogelijkheid gebruikers toe te staan facturen te verwijderen en/of crediteur/ debiteuren toe te voegen

Ten slotte Factuur2King is leverbaar voor alle versies van King. Zie onze website voor prijsinformatie en de overige spelregels voor het gebruik van Factuur2King.

Voordelen Er zijn met deze optie grote voordelen te behalen. Er moet dan wel naar het gehele proces gekeken worden. De tijdwinst aan het begin van het proces, dus bij het scannen en maken van de journaalposten, is meestal beperkt. Een ervaren administrateur is met King immers in staat om in een hoog tempo boekstukken te verwerken. Inmiddels is uit tests en ervaringscijfers gebleken dat 80 tot 90 procent van de velden op een factuur door Factuur2King wordt herkend! Verreweg de meeste voordelen van het gebruik van Factuur2King worden gevonden nadat de facturen in de financiële administratie zijn geboekt. U bespaart niet alleen veel ruimte (kasten vol documenten worden overbodig), maar ook tijd. Het vinden van de juiste documenten gaat

Automatisering en efficiency nog een stap verder!

23

KingMagazine | No.2 december 2013

Rubriek

Een klus geklaard met het King Task Centre

Koppeling met Transsmart Wat met de standaardversies van King niet mogelijk is, kan vaak wel met het King Task Centre. Met het King Task Centre kun je namelijk rechtstreeks koppelen met de King-database. Uiteraard wilt u niet elk verzendadres uit King ook nog een keer moeten invoeren in de software van de vervoerder. Daarom bestaan er in het King Task Centre al verschillende koppelingen met software van vervoerders, zoals een koppeling met Parcelware, GLS, DHL en FedEx. Iedere ERP-leverancier moet echter voor iedere vervoerder weer opnieuw een koppeling maken en onderhouden. Dus dat is ook voor King niet de ideale oplossing.De oprichters van het bedrijf Transsmart hebben al die verschillende koppelingen met verbazing bezien, en besloten hier wat aan te doen. Zij bouwden Transsmart, software die tussen King en de software van de vervoerders in staat, waardoor u vanuit King met vrijwel iedere gewenste vervoerder kunt communiceren.

Je kunt alle beschikbare informatie in de King-database opvragen en deze v­ erder bewerken in een standaard- of maatwerkapplicatie. Specifieke wensen kunnen op deze manier toch worden gerealiseerd.

24

King Task Centre

Kort samengevat werkt de koppeling tussen King en Transsmart als volgt: Eerst maakt u op de normale wijze een order in King. Op de tabkaart Verzending geeft u aan dat u het pakket wilt versturen via Transsmart. Natuurlijk hebt u ook de mogelijkheid om direct een specifieke vervoerder te kiezen. Verder geeft u in de order aan welke colli u gebruikt om deze order te versturen. Vervolgens levert u de order in King, waarna deze automatisch wordt aangeboden aan Transsmart. Transsmart kiest op basis van uw wensen de juiste vervoerder, zorgt voor een track & trace nummer en communiceert dat direct terug naar King. In King wordt deze als link opgenomen in de Uitleverhistorie, waardoor de zending direct vanuit King te volgen is. Vervolgens print Transsmart automatisch een of meer etiketten voor de verzending, waarbij het etiket vanzelfsprekend voldoet aan de eisen van de betreffende vervoerder. Ook als u geen honderden pakketten per dag verstuurt, kan Transsmart al interessant voor u zijn. Neemt u vrijblijvend contact met ons op voor de uitgebreide leaflet van deze handige King Task Centre-taak!

Door Gertjan van Kranenburg

25

KingMagazine | No.2 december 2013

Rubriek

Questies Gebruikers van King- en Queen- software hebben soms vragen waar zij niet uitkomen. Daar zijn eenvoudige vragen bij, maar ook lastige. In deze rubriek geeft Erwin Louwman het antwoord op vragen die aan de Helpdesk worden gesteld.

Q1

Orderdocumenten opslaan als bestand

Bijna overal in King kan ik een afdruk opslaan als bestand. Waarom niet bij het afdrukken van orderdocumenten zoals de orderbevestiging? U hebt die mogelijkheid ook bij het afdrukken van uw orderdocumenten, zoals uw orderbevestigingen en uw facturen. Alleen werkt dat daar op een andere manier. U kunt namelijk per debiteur instellen in welk formaat u de orderdocumenten wilt afdrukken. Deze instelling vindt u dus niet in de afdrukprogramma’s zelf maar in de debiteurgegevens.

Nadat u bij deze debiteur een uitvoerformaat hebt toegevoegd aan een orderdocument, kunt u per uitvoerformaat onder de kolom “Afdrukken” aangeven wanneer dat formaat gebruikt moet worden. Als u naast de afdruk op papier ook een afdruk naar bestand wilt hebben, dan dient u bij beide formaten Altijd te selecteren.

Als u alleen een afdruk naar een bestand wilt hebben en geen afdruk op papier, dan dient u achter de rubriek Afdruk op papier de keuze Nooit te selecteren. Nadat u links in het scherm onder het betreffende document hebt ingesteld hoe u het wilt afdrukken (Afdruk op papier of een uitvoerformaat), kunt u rechts in het scherm per afdrukformaat in de rubriek Afdrukken aangeven of u het wilt gebruiken (Altijd of Nooit).

Via hoofdmenu DEBITEUREN > DEBITEUREN gaat u via de knop Wijzigen naar de tabkaart Documenten:

U kunt dus per debiteur per document bepalen of de debiteur deze op papier krijgt, via een uitvoerbestand of beide.

26

Op deze tabkaart ziet u alle beschikbare orderdocumenten, met daaronder altijd het afdrukformaat “Afdruk op papier”. Dit formaat is niet te verwijderen.

Als u een document laat afdrukken naar een uitvoerbestand, dan is het ook mogelijk om dit bestand direct te laten e-mailen aan uw debiteur. Als u dat wilt, moet u in de rubriek E-mail aan selecteren naar welk e-mailadres de e-mail moet worden verstuurd. U hebt dan de keuze uit: Contactpersoon van document, E-mail vestigingsadres of Zelf selecteren.

Met de knop Toevoegen kunt u voor het geselecteerde orderdocument een ander uitvoerformaat toevoegen. In het scherm Afdrukformaten kunt u dan een afdrukformaat selecteren. Als u nog geen afdrukformaten hebt vastgelegd, kunt u dat alsnog doen via de knop Wijzigen. U dient dan in ieder geval de map te kiezen waar de bestanden moeten komen te staan. Alleen de map (bijv. C:\Quadrant\King\Data\ Orderbevstigingen) is van belang. De bestandsnaam is namelijk altijd “Naam rapportsoort + Debiteurnummer + Documentnummer”.

Contactpersoon van document: met deze instelling wordt de e-mail verstuurd aan het e-mailadres van de defaultcontactpersoon die is ingesteld in het programma Default-

Questies

contactpersonen (STAMGEGEVENS > CONTACTPERSOONFUNCTIES, INSTELLINGEN). Is er bij deze contactpersoon geen e-mailadres ingevuld, dan wordt het e-mailadres van het vestigingsadres gebruikt. E-mail vestigingsadres: met deze keuze wordt de e-mail verzonden naar het e-mailadres van het vestigingsadres. Zelf selecteren: hiermee kunt u zelf de contactpersonen selecteren die de e-mail moeten ontvangen. Hiervoor selecteert u rechts in het scherm de betreffende contactpersoon en via de knop <- Aan voegt u de contactpersoon toe. U kunt de contactpersoon ook toevoegen door deze met de muis te verslepen. Dit is ook te gebruiken als aanvulling, dus als u voor één van de twee andere keuzes hebt gekozen, maar de e-mail ook nog naar een ander contactpersoon wilt versturen. Op deze manier kunt u ook contactpersonen selecteren die u een CC of BCC wilt sturen; u gebruikt hiervoor de knoppen <- CC en <- BCC. De default-waarde van de rubriek E-mail aan wordt overgenomen uit de rubriek E-mail aan op de tabkaart Algemene instellingen in het programma Vaste gegevens debiteuren (DEBITEUREN > VASTE GEGEVENS DEBITEUREN) Beschikt u over de optie “Documentlayouts per debiteur”, dan kunt u per afdruk /uitvoerformaat ook nog een andere layout kiezen.

Q2

Verwachte omzet uit openstaande offertes

In de offerte zijn voor deze rapportage de volgende rubrieken van belang: Verwachte scoringsdatum: deze datum wordt berekend aan de hand van de aanmaakdatum van de offerte en de door u ingevoerde doorlooptijd . Berekenmethode offertetotaal: als de offerte meer versies bevat moet u hier aangeven hoe het offertetotaal moet worden berekend. U kunt kiezen uit de volgende berekeningen: • Gemiddelde over alle versies; • Handmatig opgegeven bedrag, bij deze keuze kunt u de rubriek Offertetotaal zelf invoeren; • Totaalbedrag van de eerste versie; • Totaalbedrag van de laatste versie; • Versie met het hoogste totaalbedrag; • Versie met het laagste totaalbedrag. Offertetotaal: het berekende offertetotaal volgens de door u opgegeven berekenmethode of het door u ingevoerde offertetotaal (als u gekozen hebt voor de berekenmethode Handmatig opgegeven bedrag). De conceptversies en vervallen offerteversies worden bij deze berekening buiten beschouwing gelaten. Scoringskans: hier dient u zelf een percentage in te vullen. Verwachte omzet: het berekende omzetbedrag op basis van het offertetotaal en de opgegeven scoringskans. Bij het maken van de rapportage hebt u de volgende selectiecriteria beschikbaar.

Wij gebruiken de offerte-module van King. Is het ook mogelijk om te zien welke omzet wij de komende maand uit de openstaande offertes kunnen verwachten? Ja, sinds King 5.49a is de Prognose offerte-omzet (VERKOPEN > OFFERTES > AFDRUKKEN PROGNOSE OFFERTE-OMZET) beschikbaar. Hiermee kunt u inzicht krijgen in de te verwachten toekomstige omzet. Met het keuzevakje Selectie kunt u er voor kiezen om alleen een bepaalde reeks offertes mee te nemen in de rapportage. Laat het vakje leeg als u alle offertes mee wilt te nemen. Selecteert u het vakje wel, dan kunt u een rapportage per vertegenwoordiger, per relatiebestand of per debiteur maken. De verwachte omzet in de rapportage wordt berekend op basis van de rubrieken Scoringskans, Doorlooptijd en Offerteto­ taal.

Daarnaast kunt met de rubrieken Van verwachte scorings­ datum en T/m verwachte scoringsdatum de periode opgeven waarover u de prognose wilt zien. Vervolgens kunt u nog aangeven waarop de offertes op het rapport moeten worden gesorteerd . U hebt hierbij de keuze uit: Verwachte scoringsdatum, Offertenummer, Vertegen­ woordiger, Relatie-/debiteurnummer of Verwacht offertebedrag.

27

KingMagazine | No.2 december 2013

Q3

Rubriek

Vervoersdocument direct afdrukken bij leveren

Voor het leveren van onze producten maken wij gebruik van verschillende vervoerders. Die willen vaak niet alleen de pakbon, maar ook een speciaal vervoersdocument met ­allerlei gegevens. Kan ik die direct vanuit King afdrukken? Ja, dat is zeker mogelijk met King. Per order kunt u namelijk de vervoerder en andere gegevens t.b.v. de verzending registeren. Via VERKOPEN > VASTE GEGEVENS ORDERS/FACTURERING kunt u op de tabkaart Verzending uw vervoerders en de te gebruiken collo-types invoeren.

Trace-code en de Track & Trace-url in te voeren. Deze gegevens komen meestal uit het softwareprogramma van de vervoerder. Met deze codes kunt u de verzending volgen, en wanneer u deze code en url ook aan uw klant verstrekt, dan kan ook uw klant de bestelling volgen. Vaak zijn de Track & Trace-code en -url bij het invoeren van de order nog niet bekend . In dat geval kunt u deze ook achteraf nog invoeren bij het Verwerken van de verzamellijst (VERKOPEN > VERWERKEN VERZAMELLIJSTEN) of bij de Uitleverhistorie (VERKOPEN > UITLEVER­HISTORIE). Uiteindelijk kunt u via VERKOPEN > LEVEREN uw orders leveren, waarbij ook het extra (vervoers)document wordt afgedrukt (uiteraard alleen als dat is opgegeven in de Vaste gegevens orders/facturering). Als voorbeeld een etiket met barcode:

Als de vervoerder in uw administratie voorkomt als crediteur, kunt u deze hier direct koppelen aan zijn crediteurnummer in de rubriek Crediteur.

Q4

Maakt u meestal gebruik van dezelfde vervoerder, dan kunt u die vervoerder in de rubriek Default-vervoerder selecteren als de standaardvervoerder. Bij iedere nieuwe order wordt deze vervoerder dan automatisch ingevoerd (maar die kunt u uiteraard altijd nog aanpassen). Het is ook mogelijk om een standaardvervoerder per land in te stellen. Deze legt u vast via STAMGEGEVENS > LANDEN. Deze instelling heeft voorrang op de instelling in de Vaste gegevens orders/facturering. Wanneer u bij leveren een extra document per vervoerder wilt afdrukken, dan selecteert u het vakje Afdrukken bij leveren en vult u de layout in die dan moet worden afgedrukt. Bij het leveren zal naast de standaardpakbon voor de debiteur ook dit document worden afgedrukt. Uiteraard zijn de vervoerders­gegevens ook beschikbaar om op andere documenten en rapporten af te drukken. Per vervoerder legt u de collo-types vast die u gebruikt bij uw verzendingen.

28

Nadat de vervoerdersgegevens zijn ingevoerd, kunt u deze in iedere order opnemen. Via VERKOPEN > INVOEREN ORDERS of OPENSTAANDE ORDERS hebt u in de order ook hier de tab Verzending tot uw beschikking. Hierin kunt u per levering de Vervoerder, het Collo-type, het Gewicht en het Volume bijhouden. Ook is het mogelijk om per levering de Track &

Oude debiteuren en crediteuren verwijderen

Ik werk inmiddels al vele jaren met King. Zodoende heb ik in mijn administratie de nodige debiteuren en crediteuren waar ik al jaren geen zaken meer mee doe. Wanneer ik die uit mijn administratie wil verwijderen krijg ik een melding dat deze nog in gebruik zijn. Hoe kan ik er voor zorgen dat ik deze oude gegevens toch uit mijn administratie kan verwijderen? Om debiteuren en crediteuren te verwijderen die al jaren niet meer gebruikt worden in uw administratie, moeten oude boekjaren gearchiveerd worden. Hiermee zorgt u er voor dat de gegevens in de recente boekjaren niet meer in gebruik zijn (in bijvoorbeeld het grootboek) en u deze kunt verwijderen. Doordat u de oude boekjaren archiveert, kunt u de historische gegevens toch altijd nog raadplegen in het gearchiveerde boekjaar. Het archiveren van een boekjaar gaat als volgt: 1. Maak een goede backup van uw administratie. Via King

Questies

Q5

kan dat via ALGEMEEN > ADMINISTRATIE > BACKUP MAKEN. Meld u in King aan als gebruiker met systeembeheer­ rechten en zonder een administratie in te vullen in de rubriek Administratie in het aanmeldscherm. 2. Vervolgens maakt u een kopie van uw huidige administratie via ALGEMEEN > ADMINISTRATIE > ADMINISTRATIE KOPIËREN.

3. Na afloop krijgt u de melding dat de administratie is gekopieerd; met de knop Akkoord kunt u die verlaten en sluit u het venster Administratie kopiëren. 4. Meld u aan in de kopie-administratie via Algemeen > Nogmaals aanmelden. 5. In de kopie-administratie willen we nu alleen de boekjaren bewaren die we uit de originele administratie willen verwij deren en daarom verwijderen we in de kopie-administratie de boekjaren die NIET gearchiveerd moeten worden (de recente boekjaren). Ga hiervoor naar DIVERSEN > VERWIJDEREN BOEKJAAR en selecteer het meest recente boekjaar. Klik op de knop Verwijderen. U krijgt de volgende melding:

6. Als u zeker weet dat u het boekjaar wilt verwijderen, dan kiest u voor Ja. 7. Herhaal de stappen 5 en 6 voor alle boekjaren die NIET in de kopie-administratie bewaard moeten blijven. 8. Nadat boekjaren die NIET gearchiveerd moeten worden zijn verwijderd, sluit u het venster Boekjaren. Meld u vervolgens via ALGEMEEN > OPNIEUW AANMELDEN aan in uw huidige (originele) administratie. 9. In uw huidige, originele administratie gaan we nu de gearchiveerde boekjaren verwijderen. Dit doet u opnieuw via DIVERSEN > VERWIJDEREN BOEKJAAR. Alleen selecteert u nu de boekjaren die in de kopie-administratie staan. 10. Beschikt u over de onderdelen Factuurhistorie, Uitlever­ historie of Aangifte intracommunautaire Prestaties (ICP), dan is het mogelijk om ook die historie en aangiften te verwijderen. Dit doet u via menu Muteren in de programma’s Factuurhistorie (VERKOPEN > FACTUURHISTORIE), Uitleverhistorie (VERKOPEN > UITLEVERHISTORIE) en Aangifte intracommunautaire leveringen (FINANCIEEL > AANGIFTEN > AANGIFTE INTRACOMMUNAUTAIRE PRESTATIES) 11. Nu kunt u in uw huidige administratie alle debiteuren en crediteuren waar u geen zaken meer mee doet, verwijderen.

Administraties uitwisselen

Enkele keren per jaar geef ik mijn administratie aan mijn administratiekantoor. Dat kantoor werkt ook met King en controleert en corrigeert dan mijn administratie. Het vervelende is dat ik in de tussentijd niet kan werken in mijn administratie en ik moet wachten totdat ik de nagekeken administratie weer terug heb ontvangen. Kan dat niet anders? Dit kan zeker anders. Het aanleveren van een gehele backup van een administratie en het weer teruggeven van een backup is slechts één van de manieren om uw gegevens met uw administratiekantoor of account uit te wisselen. Echter aan deze manier van uitwisselen zitten wel een paar nadelen. Uitwisselen back-up: de nadelen Want zodra u uw administratie hebt aangeleverd aan het administratiekantoor of de accountant, kunt u niet meer in uw administratie werken totdat de gecorrigeerde administratie retour is. Daarnaast is van belang dat het administratiekantoor niet met een kleinere King-licentie werkt, maar ook geen functies aanzet waarover u niet beschikt. Als dat toch gebeurt is de samenstelling van de licentie in de administratie veranderd en dat kan problemen geven als u die administratie weer inleest in uw eigen King-pakket. Ons advies is dan ook: gebruik deze methode alleen indien het administratiekantoor of accountant niets hoeft terug te leveren. Een betere methode: Uitwisselen voorlopige boekingsgangen Maar er is ook een manier waarbij de gebruiker gewoon door kan werken terwijl het administratiekantoor of de accountant de controle uitvoert. Dit gaat als volgt: • De gebruiker maakt een backup van de administratie en levert deze aan het administratiekantoor of de accountant aan; • Indien er correcties moeten worden doorgevoerd dient dit te gebeuren via het programma INVOEREN VOORLOPIGE JOURNAALPOSTEN in het hoofdmenu FINANCIEEL; • Nadat alle correcties zijn uitgevoerd, exporteert het administratiekantoor of de accountant deze voorlopige boekingsgang via DIVERSEN > EXPORTEREN > EXPORTEREN FINANCIËLE GEGEVENS > EXPORTEREN VOORLOPIGE BOEKINGSGANGEN NAAR ASCII;

29

KingMagazine | No.2 december 2013

• Mochten er nieuwe grootboekrekeningen nodig zijn voor de correcties, dan moeten ook de grootboekrekeningen worden geëxporteerd via DIVERSEN > EXPORTEREN > EXPORTEREN STAMGEGEVENS > EXPORTEREN GROOTBOEKREKENINGEN NAAR XML; • De geëxporteerde bestanden worden vervolgens aangeleverd aan de klant; • De klant importeert de grootboekrekeningen en de voorlopige boekingsgangen via DIVERSEN > IMPORTEREN > IMPORTEREN STAMGEGEVENS > IMPORTEREN XML-BESTAND MET GROOTBOEKREKENINGEN en via DIVERSEN > IMPORTEREN > IMPORTEREN FINANCIËLE GEGEVENS > IMPORTEREN ASCII-BESTAND MET VOORLOPIGE BOEKINGSGANGEN. • Vervolgens kan de klant de correcties definitief doorvoeren in zijn administratie door de aangeleverde boekingsgangen definitief te maken via FINANCIEEL > VERWERKEN MEERDERE BOEKINGSGANGEN. De makkelijkste manier: King Online De derde manier is de makkelijkste manier om uw administratiekantoor of accountant uw administratie te laten controleren en correcties door te laten voeren. Met King Online is het mogelijk om uw administratiekantoor of accountant een eigen inlog in de online-omgeving en uw administratie te geven. Hierdoor kan de accountant van afstand inloggen wanneer hij wil en kunt u altijd blijven werken met uw administratie. Er hoeven dan ook geen bestanden heen

Q6

Questies Rubriek

De instelling in de order bepaalt of de prijzen van de orderregels exclusief (B2B) of inclusief (B2C) BTW worden afgedrukt op de factuur.

Voorbeeld factuur exclusief BTW:

Voorbeeld factuur inclusief BTW:

Orderregels exclusief of inclusief BTW

Wij factureren zowel aan bedrijven (B2B) als aan particulieren (B2C). Maar bij B2B moeten de orderregels exclusief BTW zijn en bij B2C inclusief BTW. Hoe realiseer ik dat in King? In King kunt u per debiteur bepalen of deze excl. of incl. BTW moet worden gefactureerd. Dit is in te stellen via DEBITEUREN > DEBITEUREN. Na het selecteren van de debiteur kunt u op de tabkaart Ordergeg. in de rubriek Facturen instellen of deze debiteur Exclusief BTW of Inclusief BTW wordt gefactureerd.

Welke instelling bij nieuwe debiteuren als standaard wordt ingevoerd, wordt bepaald door de Vaste gegevens debiteuren (via DEBITEUREN > VASTE GEGEVENS DEBITEUREN). Op de tabkaart Ordergegevens kunt u dit instellen in de rubriek Facturen.

30

De instelling bij de debiteur neemt King als default-waarde mee bij het invoeren van orders. Wanneer u met de module Point Of Sale (POS) werkt, kan King ook bij het afrekenen rekening houden met deze instelling. Wilt u van de die default-waarde afwijken, dan kunt u dat in de orderkop, in de rubriek Prijzen wijzigen.

Om er voor te zorgen dat het BTW-regel gedeelte (meestal onderaan op de factuur) correct wordt afgedrukt, worden in King factuur-layouts meegeleverd voor zowel facturen exclusief als facturen inclusief BTW. Welke layout wanneer gebruikt dient te worden, stelt u in via VERKOPEN > VASTE GEGEVENS ORDERS/FACTURERING. Op het tabblad Documenten kiest u per document per taalcode de layout voor Excl. BTW en Incl. BTW.

Trainingscentrum

Workshop S PA en King Opleidingen en trainingen zijn een investering in jezelf en in je bedrijf. De tijd die je in een training stopt, verdien je later dubbel en dwars terug. Dat geldt zeker ook voor de King-trainingen van Quadrant. In dit nummer stellen we de workshop SEPA en King aan u voor. Vanaf 1 februari 2014 bent u verplicht om al uw betalingsverkeer via SEPA te laten verlopen. Hiervoor moet uw administratie op een aantal punten anders worden ingericht. In King is dit vrij eenvoudig te realiseren, maar u moet wel weten wat, waar en hoe. In deze workshop leert u wat er allemaal moet gebeuren in uw administratie zodat u op tijd klaar bent voor SEPA. Uitgelegd wordt wat SEPA betekent en inhoudt, hoe u de bankrekeningen binnen uw administratie moet omzetten naar IBAN, en wat er veranderd is in de onderdelen Telebankieren, Betalingsopdrachten en Automatische incasso.

Natuurlijk zal er in deze workshop ook tijd worden genomen om in te gaan op uw specifieke vragen. Kortom: Wilt u op tijd klaar zijn voor SEPA, dan kunt u dit via deze workshop snel realiseren. Na 1 februari 2014 kunt u dan gewoon uw betalingsverkeer vanuit King blijven verzorgen zoals u gewend bent.

Cursuskalender 2014 Januari 08-01 Workshop SEPA en King 13-01 Workshop SEPA en King 15-01 Workshop SEPA en King 17-01 Boekhouden voor King-gebruikers 20-01 Introductiecursus King 21-01 Workshop SEPA en King 22 en 23-01 King Financieel 24-01 Workshop SEPA en King 27-01 King Facturering/Relatiebeheer 29-01 Workshop Instellen layouts

April 03-04 07 en 08-04 10-04 14 en 15-04 17-04

Februari 03-02 05 en 06-02 10 en 11-02 13-02

Workshop Outlook-koppeling King Logistiek King Uren en Projecten Workshop Elektronisch factureren

Maart 21-03 24-03 26-03 31-03 en 01-04

Boekhouden voor King-gebruikers Introductiecursus King Workshop Instellen layouts King Financieel

Juni 11-06 13-06 16 en 17-06 19-06 20-06 23-06 25 en 26-06 30-06

Boekhouden voor King-gebruikers Introductiecursus King King Financieel Workshop Instellen layouts Workshop Outlook-koppeling King Factureren/Relatiebeheer King Logistiek Workshop Elektronisch Factureren

Juli 02 en 03-07

King Uren en Projecten

King Factureren/Relatiebeheer King Logistiek Workshop Elektronisch factureren King Uren en Projecten Workshop Outlook-koppeling

Mei 20-05 King Accountantscursus Basis 21-05 King Accountantscursus Gevorderden

31

KingMagazine | No.2 december 2013

Sinds 2005 is King hoofdsponser - en ook naamsponsor - van King Software VCN (Volleybalvereninging Capelle Nieuwerkerk) uit Capelle aan den IJssel. In het kader van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is het belangrijk om ook iets te doen voor lokale verenigingen. En wat is er dan leuker dan het steunen van je eigen club? Hans Eschauzier, directeur van King, speelt al jaren volleybal in Capelle en is enthousiast supporter bij veel wedstrijden. Vooral de wedstrijden van Dames 1.

Korfbal: KOAG

Sponsornieuws

Dit team doet het al jaren goed, met vorig jaar zelfs een tweede plek in de Topdivisie (de een na hoogste klasse). En dat zorgt voor een heleboel spannende wedstrijden en vermeldingen van de club - en daarmee King - in de krant! De leukste reactie kwam echter van een concullega. Een oud-directeur van Exact bracht zijn kinderen naar hun volleybalwedstrijd en kwam tot zijn schrik tegenover een club met King-shirts te staan! Vanaf toen kreeg dat team ook een shirtsponsor ...

De afgelopen jaren is King Software de shirtsponsor van de juniortalenten van KOAG (Korfbal Ons Aller Genoegen) geweest, de korfbalvereniging uit Krimpen aan den IJssel. Dit seizoen draagt A1 (het hoogste team) de groengele shirts met daarop het blauwe King-logo. Voor de meeste spelers geen nieuw tenue, want die speelden vorig jaar in B1 en dat team werd toen door King gesponsord. A1 komt op dit seizoen in de overgangsklasse uit. Dit is de een na hoogste klasse. Coach en trainer Henk Sweben: “We hebben dit seizoen weer een heel goede selectie, maar we hebben ook een heel zware pool geloot. We spelen tegen topteams als PKC, dus we kunnen spannende en spectaculaire wedstrijden tegemoet zien. De doelstelling is om ons dit seizoen in de overgangsklasse te handhaven.”

32

Dealers

King-dealers De King-dealers op dit overzicht zijn gecertificeerd. Gecertificeerde King-dealers hebben met goed gevolg een examen a­ fgelegd, waarin hun inhoudelijke King-kennis uitgebreid is getoetst. Het King-certificaat geeft u de garantie, dat deze dealer alle kennis in huis heeft om u vakkundig te begeleiden bij de implementatie van King.

De King-dealers staan op volgorde van postcode MiKi Business Software Dhr. J.C.J. van den Ven

Pijl Solutions BV Dhr. A. Duijvestijn

Rentmeester IT Dhr. C. Rentmeester

Cruquiuskade 89-91 1018 AM Amsterdam (020)6247284 [email protected] www.miki-business-software.nl

Prins Bernhardstraat 2A 2671 ER NAALDWIJK (0174) 626760 [email protected] www.pijlsolutions.nl

Burg.Timansweg 45 4453 CK ’S-HEERENHOEK (0113) 352103 [email protected] www.rentmeesterit.nl

BDO IT Auditors & Consultants Dhr. M.H. van Ernst

Chain11 business software Dhr. R. Tournier

Samuël van Daalen Automatisering Dhr. S. van Daalen

Geert Scholtenslaan 12 1687 CL WOGNUM (088) 2364822 [email protected] www.bdo.nl/it

Stationsplein 45 3013 AK ROTTERDAM (010) 8428628 [email protected] www.chain11.nl

Compass Computer Assistance Dhr. H.F. de Jong

Van Zutphen Automatisering BV Dhr. T.N. van Zutphen

Laanweg 3 1724 NJ OUDKARSPEL (0226) 317067 [email protected] www.compasscomputer.nl

Touwslagersweg 6c 3449 HX WOERDEN (0348)412827 [email protected] www.v-zutphen.nl 17 filialen: waaronder AMSTERDAM, BOLSWARD, LIMBRICHT, NIJMEGEN, en WAALWIJK.

PWA Dhr. J.T.P. Heemskerk Pletterij 1a 2211 JT NOORDWIJKERHOUT (0252) 545438 [email protected] www.pwa-it.nl

Multegra Automatisering BV Dhr. D.K. van Waveren Oegstgeesterweg 199 2231 AT RIJNSBURG (071) 4092180 [email protected] www.multegra.nl

Raadgevend Ingenieursbureau Breur Dhr. M.W.K.A. Breur Laan Copes van Cattenburch 75 2585 EW ’S-GRAVENHAGE (070) 3608355 [email protected]

Vanessen ICT Dhr. G.E. van Beek A Fokkerstraat 2 3772 MR BARNEVELD (0342) 461695 [email protected] www.vanesssen-computers.nl

MCC Automatisering B.V. Dhr. W. van der Lee Hoofdstraat 147 3781 AD VOORTHUIZEN (0342) 472922 [email protected] www.mulder-cc.nl

Cervus B.V. Dhr. C. de Vries Midden Engweg 4 3882 TT PUTTEN (0341)351054 [email protected] www.cervus.nl

Ter Doestwei 3 4464 BS GOES (0113) 232340 [email protected] www.samuelvandaalen.nl

MOA-BS Mevr. E. van den Maagdenberg Klein Zundertseweg 8 4714 RR SPRUNDEL (0165) 383721 [email protected] www.moa-bs.nl Filialen: EINDHOVEN en TILBURG.

ARVIDI IT Support BV Mevr. G. van Alphen Esdoornlaan 25 4902 TN OOSTERHOUT (0162) 471031 [email protected] www.arvidi.nl

APS Accountantskantoor Prevoo Dhr. Th.A.M. Prevoo Tjalkhof 3 5237 PM ’S-HERTOGENBOSCH (073) 6444789 [email protected] www.aps-accountants.nl

Liemar Automatisering BV Dhr. J.L.A.M. van Hapert Ekkersrijt 4502a 5692 DM SON (040) 2484041 [email protected] www.liemar.nl

JDS Bedrijfsautomatisering BV Dhr. J.G.P. Hendriks

J & K Automatisering Dhr. F.A.J. van Kemenade Van Steenhuijsstraat 35 5841 AG OPLOO (0485) 387330 [email protected] www.jk-automatisering.nl Filialen: NUENEN en BEUNINGEN.

Provenue Dhr. J. Huberts Betouwstraat 16a 5931 PE TEGELEN (06) 83560114 [email protected] www.provenue.nl

Kubus Automatisering Dhr. W.J. van der Ven Munnikhofsestraat 20 6653 AD DEEST (0487) 532777 [email protected] 85 filialen: waaronder GOOR, ZWOLLE en GORINCHEM

Altra Computers, Advies & Training Dhr. A. de Leeuw Ooievaarsbek 20 7443 TD NIJVERDAL (0548) 620887 [email protected] www.altratraining.nl

Plus Automatisering Dhr. J. Berghuis Industrieweg 16a 7921 JP ZUIDWOLDE (0528) 372391 [email protected] www.plusautomatisering.nl Filialen: RODEN

Friehol Automatisering B.V. Dhr. H. Hiddinga Eineflecht 9 9244 EN BEETSTERZWAAG (0512) 381662 [email protected] www.friehol.nl

Keizersveld 25 5803 AM VENRAY (0478) 585457 [email protected] www.jds.nl

33

KingMagazine | No.2 december 2013

Rubriek

King Release 5.49 Nieuwe licentie, SAB** per jr KING Small Business Financieel KING Small Business Factureren KING Financieel KING Factureren KING Artikelen KING Logistiek Uren 1 Uren 2 Uren 3 Projecten 1 Projecten 2 Projecten 3

single user SAB mu** 2 SAB mu 5 SAB 1 extra SAB 5 extra SAB € 695 € € 179 € € 995 € € 249 € € 1.295 € € 259 € 1.945 € 389 € 2.595 € 519 € 325 € 65,00 € 1.295 € 259 € €1.595 € € 299 € 2.395 € 449 € 3.195 € 599 € 400 € 75,00 € 1.595 € 299 € € 2.295 € € 459 € 3.445 € 689 € 4.595 € 919 € 575 € 115,00 € 2.295 € 459 € € 3.995 € € 799 € 5.995 € 1.199 € 7.995 € 1.599 € 1.000 € 200,00 € 3.995 € 799 € € 395 € € 99 € 595 € 149 € 795 € 199 € 100 € 25,00 € 395 € 99 € € 495 € € 129 € 745 € 194 € 995 € 259 € 125 € 32,50 € 495 € 129 € € 595 € € 149 € 895 € 224 € 1.195 € 299 € 150 € 37,50 € 595 € 149 € € 695 € € 179 € 1.045 € 269 € 1.395 € 359 € 175 € 45,00 € 695 € 179 € € 795 € € 199 € 1.195 € 299 € 1.595 € 399 € 200 € 50,00 € 795 € 199 € € 895 € € 229 € 1.345 € 344 € 1.795 € 459 € 225 € 57,50 € 895 € 229

Online/Huur per mnd KING Small Business Financieel KING Small Business Factureren KING Financieel KING Factureren KING Artikelen KING Logistiek Uren 1 Uren 2 Uren 3 Projecten 1 Projecten 2 Projecten 3

single user mu** 2 mu 5 1 extra 5 extra € 39,95 € 49,95 € 49,95 € 74,95 € 99,95 € 12,50 € 49,95 € 59,95 € 89,95 € 119,95 € 15,00 € 59,95 € 99,95 € 149,95 € 199,95 € 25,00 € 99,95 € 179,95 € 269,95 € 359,95 € 45,00 € 179,95 € 19,95 € 29,95 € 39,95 € 5,00 € 19,95 € 24,95 € 37,95 € 49,95 € 6,25 € 24,95 € 29,95 € 44,95 € 59,95 € 7,50 € 29,95 € 34,95 € 52,95 € 69,95 € 8,75 € 34,95 € 39,95 € 59,95 € 79,95 € 10,00 € 39,95 € 44,95 € 67,95 € 89,95 € 11,25 € 44,95

* King Factureren bevat ook de functionaliteit van King Financieel, enz. Uren 2 bevat de functionaliteit van Uren 1, enz.; Projecten idem dito; ** SAB = Service Abonnement, mu = multi user 1 extra gebruiker is verkrijgbaar vanaf Multi-user 2; 5 extra gebruikers vanaf Multi-user 5; Maximaal 20 gebruikers totaal; Uren zijn beschikbaar vanaf King Factureren; Projecten zijn beschikbaar vanaf King Artikelen. Hosting King Online single user*) Hosting per gebruiker per maand € 15,00 Opstartkosten per klant (eenmalig)

single user*) € 18,50 € 25,00

2e t/m 5e gebruiker € 18,50 € 25,00

6e t/m 9e gebruiker € 17,50 € 50,00

Vanaf 10e gebruiker € 15,00 € 100,00

*) King Online single user is in twee varianten leverbaar. Bij een maandbedrag van € 18,50 draait uw King Online op een aparte virtual server, bij een maandbedrag van € 15,00 (single user) niet.

King POS King POS Initieel King POS 1 - King POS 2 (inclusief PIN) - King POS 3 (inclusief PIN en touch screen) -

SAB su - € 495 € - € 695 € - € 895 €

SAB vanaf 2 129 € 465 € 179 € 645 € 229 € 795 €

SAB vanaf 5 119 € 425 € 159 € 595 € 199 € 745 €

SAB vanaf 10 SAB 109 € 395 € 99 149 € 545 € 139 189 € 695 € 179

King Mobile King Mobile Magazijn 1 gebruiker Extra gebruiker Bestellingen € 1.595 € 395 Magazijnontvangsten € 1.995 € 495 Magazijnmutaties € 1.595 € 395 Orderpicking € 2.295 € 595 Balieverkoop € 2.295 € 595 Magazijninventarisatie € 1.595 € 395 Afleveren € 795 € 295 WiFi communicatie € 395 € 95 FTP Communicatie € 495 € 195 Partijnummers € 795 € 95 Historie (logboek) € 1.295 € Magazijnontvangst o.b.v. oudste bestelling € 1.295 € Koppeling Barcodes € 395 € 95 King Mobile Magazijn Enterprise

€

8.995

€ 1.795

SAB = 25%, bij Enterprise 20%

Uren Online Nieuwe licentie SAB per jaar huur/online Uren Online Koppeling € 495 € 129 € 24,95 plus € 0,05 per mutatie of € 195 per user per jaar (bij grote aantallen)

Queen Release 5.49 Nieuwe licentie SAB per jaar Online p. maand Queen Financieel € 395 € 99 € 29,95 Queen Factureren € 695 € 179 € 39,95

34

King Mobile Order Entry Order Entry Prijslijsten Foto-orders WiFi communicatie FTP communicatie Extra interfacetaal (Engels, Duits of Frans) Backorders (pop-up) Backorders (overzicht) Orderhistorie Openstaande facturen Handtekening op beeldscherm Orders mailen Orders mailen met handtekening Directe voorraadverwerking Daglijst Inkooporders Klanten splitsen per vertegenwoordiger Splitsen order/offerte Meerdere orders Importeren orders Foto-orders naar Excel Orderoverzicht Fotoboek

€ 2.295 € 595 € 595 € 395 € 495 € 395 € 395 € 595 € 595 € 395 € 395 € 395 € 495 € 395 € 395 € 495 € 595 € 395 € 495 € 395 € 995 € 995 € 1.595

€ 595 € 195 € 195 € 95 € 195 € 195 € 95 € 195 € 195 € 195 € 95 € 95 € 195 € 95 € 95 € 195 € 195 € 195 € 195 € 195 € € € 395

King Mobile Order Entry Enterprise

€ 7.995

€ 1.795

SAB = 25%, bij Enterprise 20% Alle bovengenoemde prijzen zijn exclusief BTW. Wijzigingen voorbehouden.

Prijslijst Naam optie Nieuwe SAB Online Versie Licentie per jaar p.maand Fi Fa Ar Lo Afdrukken barcodes € 295 € 79 € 14,95 Afdrukken documenten in XML-formaat € 195 € 49 € 9,95 Artikelinfo met afbeeldingen € 195 € 49 € 9,95 - - Autokosten € 295 € 79 € 14,95 Automatische bestellingen € 295 € 79 € 14,95 - - - Automatische incasso € 395 € 99 € 19,95 Autom. verdeling naar kostenplaatsen/-dragers € 195 € 49 € 9,95 Autokosten € 295 € 79 € 14,95 Contactregistraties en Taken € 495 € 129 € 24,95 Digitaal Archief € 695 € 179 € 34,95 Directe inkoop € 895 € 229 € 44,95 - - - Document-layouts per debiteur/crediteur € 295 € 79 € 14,95 Dossierfacturering € 295 € 79 € 14,95 - EDI-koppeling € 495 € 129 € 24,95 - Emballage / volgartikelen € 295 € 79 € 14,95 - - Exploitatie-overzicht € 195 € 49 € 9,95 Exporteren voorraad in XML-formaat € 195 € 49 € 9,95 - - - Factuurhistorie € 295 € 79 € 14,95 - Historische openstaande posten € 195 € 49 € 9,95 ICP-aangifte / omzet per debiteur per BTW-rekening € 195 € 49 € 9,95 Inkoopcombinaties € 495 € 129 € 24,95 - Inlezen besteladviezen in XML-formaat € 195 € 49 € 9,95 - - - Inlezen verzamellijsten XML-formaat € 195 € 49 € 9,95 - - - Inlezen voorraadcorrecties in XML-formaat € 195 € 49 € 9,95 - - - Inlezen POS-bonnen in XML-formaat € 195 € 49 € 9,95 - - Instelbare layouts (financieel) € 395 € 99 € 19,95 Instelbare layouts (logistiek) € 395 € 99 € 19,95 - - King Catalogus € 595 € 149 € 29,95 - - King DataDigger € 695 € 179 € 34,95 King Jobs en XML-Transformatie € 495 € 129 € 24,95 Koppeling met CBS-IRIS € 495 € 129 € 24,95 - - - Koppeling met webwinkel € 495 € 129 € 24,95 - - Koppelingen-Toolkit € 695 € 179 € 34,95 Meerdere leveranciers per artikel (incl. Automatische bestellingen) € 995 € 249 € 49,95 - - - Meerdere magazijnen en magazijnlocaties € 995 € 249 € 49,95 - - - Omzetstatistieken € 295 € 79 € 14,95 - Partijenregistratie € 1.295 € 329 € 64,95 - - - Prijsafspraken € 395 € 99 € 19,95 - - Productie-administratie 1 € 1.295 € 329 € 64,95 - - - Productie-administratie 2 € 1.995 € 499 € 99,95 - - - Rechten per gebruiker € 295 € 79 € 14,95 Samengestelde artikelen € 695 € 179 € 34,95 - - - Serienummerregistratie € 595 € 149 € 29,95 - - - Staffelprijzen (voor inkoop en verkoop) € 395 € 99 € 19,95 - - Uitleverhistorie € 295 € 79 € 14,95 - - Vaste activa € 595 € 149 € 29,95 Vertegenwoordigers (omzetstatistieken verplicht) € 195 € 49 € 9,95 - XML-/ASCII-koppeling artikelen/tarieven € 195 € 49 € 9,95 - XML-/ASCII-koppeling journaalposten € 195 € 49 € 9,95 XML-koppeling magazijnontvangsten € 195 € 49 € 9,95 - - - XML-/ASCII-koppeling NAW-gegevens € 195 € 49 € 9,95 XML-koppeling orders € 395 € 99 € 19,95 - XML-koppeling projecten € 395 € 99 € 19,95 - XML-koppeling prijsafspraken/staffeltabellen € 195 € 49 € 9,95 - - = als optie leverbaar voor deze versie – = niet als optie leverbaar voor deze versie = wordt reeds standaard meegeleverd

Ep

King-gerelateerde producten Initieel SAB Online Easydata €€ 1.750 € 315 n.v.t. Elvy2King €€ 3.995 € 1.004 € 199,95 Excel2King €€ 495 € 129 € 24,95 Factuur2King €€ 2.595 € 679 € 129,95 King Liquiditeitsprognose*) €€ 995 € 199 € 60,00 King Task Centre - 2 taken €€ 795 € 179 € 39,95 King Task Centre - 10 taken €€ 1.495 € 379 € 74,95 XML4King €€ 295 € 79 € 14,95 *) Plus eenmalige implementatiekosten van € 450.

Microloon Max. berekeningen per jaar Nieuwe licentie SAB per jaar

w 65 125 250 375 500 1.000 € 200 € 400 € 600 € 800 € 1.000 € 1.200 € 160 € 220 € 280 € 340 € 400 € 460

onbeperkt € 1.400 € 520

Voor de automatische doorboeking van journaalposten uit Microloon in King is de King-optie ‘XML/ASCII-koppeling journaalposten’ nodig. Informatie over andere mogelijkheden (meer gebruikers, meer werkplekken) kunt u vinden op onze website www.quadrant.nl onder Microloon. Alle bovengenoemde prijzen zijn exclusief BTW. Wijzigingen voorbehouden.

35

Van accountant naar proactieve accountant

Een gewone accountant controleert achteraf. Een proactieve accountant kijkt een stap vooruit! Als accountant wilt u proactief zijn. Hoe kan uw klant efficiënter werken en daarmee geld besparen? Daarbij moet u wel kunnen vertrouwen op de administratie van uw klant. U adviseert daarom betrouwbare business software aan uw klant. Op King kunt u vertrouwen. Niet voor niets is King in 2012 uitgeroepen tot de meest betrouwbare software van Nederland. Kies daarom ook voor King Business Software!

Een nieuwe kijk op accountancy King Software - Eglantierbaan 95 - 2908 LV Capelle aan den IJssel - T 010 - 264 63 20 - @ [email protected] - I www.king.eu