llEPUBLIK INDONESIA
HOST COUNTRY AGREEMENT (HCA) ANTARA SADAN KEPENDUDUKAN DAN KELUARGA BERENCANA NASIONAL (BKKBN) DAN THE BILL & MELINDA GATES INSTITUTE FOR POPULATION AND REPRODUCTIVE HEALTH, JOHNS HOPKINS BLOOMBERG SCHOOL OF PUBLIC HEALTH UNTUK KONFERENSI INTERNASIONAL KE 4 ~<ELUARGA BERENCANA TAH UN 2015
Sadan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (selan1utnya disebut BKKBN) dan the Bill & Melinda Gates Institute for Population and Reproductive Health, John Hopkins Bloomberg School of Public Health (selanjutnya disebut the Bill & Melinda Gates Institute) selanjutnya secara bersama disebut "Para Pihak." Berkeinginan untuk memperkuat komitmen kedua belah pihak terhadap keluarga berencana seperti bertukar informasi, mendiseminasikan hasil riset dan berbagai ilmu pengatahuan tentang perkembangan teknologi kontrasepsi. BERDASARKAN pada hukum dan peraturan yang berlaku serta kebijakan dan prosedur dari Pihak; TELAH MENCAPAI kesepakatan sebagai berikul"
Pasal 1 Tujuan dan Manfaat 1. Tujuan dari HCA ini adalah untuk menyusun kerangka kerja para pihak dalarn melaksanakan konferensi internasional ke-4 keluarga berencana (ICFP) (selanjutnya disebut Konferensi) yang akan dilaksanakan di Bali Nusa Dua Convention Center (BNDCC), Bali -Indonesia pad a tanggal 9 -12 November 201 5. 2. Manfaat Konferensi bagi Indonesia adalah untuk berbagi pengalaman dengan negara lain mengenai program KB, menunjukkan kepada dunia tentang komitmen Pemerintah terhadap kemajuan program KB secara global dan pembahasan strntegi pembangunan Global Paska 2015 (Sustainable Development Goals/SDGs.
Pasal2 Peserta Konferens1 1. Konferensi ini terbuka bagi peserta dari. (i) Perwakilan Negara. (ii) Organisasi Non Pemerintah lnternasional dan Organisasi Antar Pemerintah.
(iii) Organisasi PBS. (iv} Sekor swasta, masyarakat, organisasi keagamaan dan komunitas keprofesian. (v) Perwakilan organisasi pemuda. (vi) Pembuat kebijakan , pakar dan praktisi dalam bidang kependudukan, keluarga berencana, gender dan kesehatan reproduksi. (vii) Pembicara, Moderator dan peserta yang diundang bersama BKKBN dan Bill & Melinda Gates Institute. 2. Bill & Melinda Gates Institute harus menyampaikan data peserta kepada BKKBN
sebelum konferens1 berlangsung yang terdin dari daftar nama peserta seperti yang disebutkan dalam paragraf diatas. Oleh karenanya, segala perubahan data yang terjadi harus segera diinformasikan kepada BKKBN. 3. Konferensi harus terbuka bagi perwakilan media yang telah ditentukan oleh Bill & Melinda Gates Institute setelah berkonsultas1 dengan BKKBN Republik Indonesia .
Pasal 3 Penghubunq Para pihak menunjuk penghubung dalam pelaksanaan HCA ini: a. Sekretaris Utama , BKKBN . b. Director for the Bill & Melinda Gates Institute for Population and Reproductive Health , John Hopkins Bloomberg School of Public Health.
Pasal4 Tempat. Peralatan dan Perlengkapan
1. BKKBN akan menyediakan tempat konferensi dan memastikan bahwa semua tempat dan fasilitas ini akan efektif untuk konferensi pada tanggal 09-12 November 2015 di BNDCC. 2. Tempat, peralatan dan pembiayaan untuk kegiatan di luar konferensi (preconference bagi remaja , organisasi keagamaan , JH-CCP yang akan dilaksanakan sebelum tanggal 9 November 2015) akan ditanggung oleh Bill & Melinda Gates Institute. Pasal5 Bahasa 1. Acara pembukaan. plenary dan acara penutupan akan menggunakan bahasa Indonesia , bahasa lnggris , dan bahasa Perancis. 2. Bill & Melinda Gates Institute akan menyediakan penteqemah dalam 3 bahasa beserta peralatannya untuk sesi sebagaimana disebutkan pada ayat (1 ). 2
Pasal6 Registrasi dan logistik 1. BKKBN akan menanggung biaya registrasi konferensi untuk 100 peserta internasional dan 275 peserta nasional. 2. BKKBN akan menyediakan biaya sewa ruangan selama konferensi.
3. BKKBN akan menyediakan jamuan ringan bagi 3000 peserta. 4. BKKBN akan menyediakan makan malam bagi 200 orang tamu VIP dan VVIP. 5. Bill & Melinda Gates Institute akan menyediakan bis penghubung dari bandara ke hotel dan dari hotel ke tempat konferensi. 6. Bill & Melinda Gates Institute telah memilih dan menunjuk event manajemen, memberi tanggung jawab kepada event managemen tersebut untuk melaksanakan tekn is konferensi, termasuk logistik dan pendaftaran untuk peserta dari Indonesia dan lnternasional yang akan dibiayai oleh pemerintah Indonesia serta pengaturan hotel. Hal-ha! yang terkait dengan proses penunjukan event management menjadi tanggung jawab Bill & Melinda Gates Institute. 7. Bill & Melinda Gates Institute menyediakan biaya registrasi konferensi untuk 185 peserta Indonesia. Pasal7 Fasilitas Media 1. BKKBN dan Bill & Melinda Gates Institute akan menyediakan pusat media untuk media nasional dan internas1onal. 2. Bill & Melinda Gates lnstituteaka n menyediakan peralatan komputer dan akses internet untuk pusat media.
3. Pusat media akan dibuka setiap hari pada ta nggal 8-13 November 2015. 4. BKKBN dan Bill & Melinda Gates Institute akan mengelola dan melakukan update website secara berkala untuk konferensi. 5. BKKBN akan menyediakan siaran langsung pada acara pembukaan, sesi paralel tertentu dan penutupan. 6. Sebelum konferensi, BKKBN akan menyediakan talk show TV dan radio sebagai bahan publikasi dan kampanye. 7 . BKKBN dengan dukungan Bill & M elinda Gates Institutes akan mendraft bahan
informasi, media dan kampanye melalui sosial media.
Pasal8 Fasilitas Keseha tan 1. Untuk tindakan pertolongan pertama, Bill & Melinda Gates lnstilutemelalui event management menyiapkan fasilitas kesehatan. 2. Dalam keadaan darurat, Bill & Melinda Gates Institute melalui event management memfasilitasi transportasi dan pendaftaran rumah sakit. 3. Semua biaya rumah sakit menjaditanggung jawab pasien yang bersangkutan.
3
Pasal 9 Keamanan Bill &Melinda Gates Institute melalui event management bertanggung jawab
terhadap keamanan selama pelaksanaan konferensi. Pasal 10 Materi Pertemuan dan Kerjasama 1. Materi tertentu konferensi akan tersedia dalam bahasa Indonesia dan bahasa lnggris. 2. Para pihak harus memastikan ketersedian semua materi ICFP di dalam website resmi . 3. Para pihak harus menyakinkan bahwa agenda konferensi tersed1a , dan siap untuk digandakan dan dibagikan sebelum konferensi 4 . Bill & Melinda Gates Institute harus melakukan keqasama dengan BKKBN dalam menjalankan konferensi 5. BKKBN dan Bill & Melinda Gates Institute bekerjasama dalam menyiapkan substansi (konsep note) untuk sesi plenary, paralel dan substansi lainnya yang terkait dengan konferensi . 6. Para Pihak akan hadir disetiap sesi selama konferensi berlangsung. 7. BKKBN bersama Bill & Melinda Gates Institute menetapkan nama-nama panelis, moderator, pembicara, dan reviewer abstrak. 8. Bill & Melinda Gates Institute akan berkonsultasi dengan BKKBN dalam merencanakan kegiatan di luar konferensi. Pasal 11 Hak Kekayanan lntelektual
1. Para pihak akan menghormati hak kekayaan intelektual sesuai dengan hukum internasional dan nasional yang berlaku di Indonesia. 2. Dalam
hal
pengaturan
spesifik ,
program
atau
proyek
yang
menghasilkan
kekayaan intek~ktual , hak kekayaan intelektual tersebut akan dimiliki bersama dan para pihak akan membuat kesepakatan secara terpisah untuk perlindungan kekayaan tersebut. Pasal 12 Visa 1. Visa bagi pemegang Paspor Diplomatik dan Dinas akan diberikan secara gratis, berdasarkan ketentuan hukum dan peraturan yang berlaku di negara Republik Indonesia. 2. Visa untuk pemegang paspor biasa akan diberikan sesuai dengan hukum dan peraturan negara Republik Indonesia yang berlaku . 3. Biaya visa reguler akan ditanggung oleh masing-masing peserta.
Pasal 13 Penyelesaian Sengketa Setiap sengketa antara para Pihak mengenai interpretasi atau penerapan kerangka kerja ini harus diselesaikan secara damai melalui negosiasi atau dengan cara lain berdasarkan kesepakatan bersama.
Pasal 14 Amandemen HCA ini dapat diubah set1ap saat dengan persetuJuan tertulis dari Para Pihak. Amendemen tersebut wajib ditentukan oleh Pihak dan akan menjadi bagian integral dari HCA in1. Pasal 15 Ketentuan Penutup
1. Panitia nasional dibentuk berdasarkan Surat Keputusa n Menteri Koordinator Pembangunan Manusia dan Kebudayaan . 2. HCA ini mulai berlaku sejak tanggal penandatanganan dan akan tetap berlaku sampai selesainya konferensi dan untuk periode yang diperlukan untuk semua hal yang berkaitan dengan salah satu ketentuan yang harus diselesaikan 3. Salah satu Pihak dapat mengakhiri HCA ini dengan pemberitahuan setidaknya 3 (tiga) bulan menJelang dimulainya Konferensi. secara tertulis. kepada Pihak lain. Penghentian HCA ini tidak akan mempengaruh1 kewa11ban sudah d1peroleh untuk Pihak lainnya dan Pihak harus mengambil langkah-langkah yang diperlukan terkait dengan hal-hal yangtertunda. SEBAGA! BUKTI , yang bertandatangan di bawah ini, yang diberi kewenangan untuk bertindak, telah menandatangani HCA ini.
Dibuat dalam rangkap dua di Jakarta, Indonesia pada tanggal 21 Oktober 2015, dalam bahasa lnggris dan Bahasa Indonesia, semua naskah tersebut berkekuatan sama. Jika terjadi perbedaan penafsiran, naskah bahasa lnggns yang akan berlaku.
KEPALA BADAN KEPENDUDUKAN DAN KELUARGA BERENCANA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
DIREKTUR THE BILL& MELINDA GATES INSTITUTE FOR POPULATION AND REPRODUCTIVE HEALTH JOHNS HOPKINS BLOOMS RG SCHOOL OF PUBLIC HE TH
0- ~·
Jose Rimon II
Surya Chandra Surapaty
5
/
REPUBLIJ[ INDONESIA
HOST COUNTRY AGREEMENT (HCA) BETWEEN THE NATIONAL POPULATION AND FAMILY PLANNING BOARD AND THE BILL & MELINDA GATES INSTITUTE FOR POPULATION AND REPRODUCTIVE HEALTH, JOHNS HOPKINS BLOOMBERG SCHOOL OF PUBLIC HEALTH FOR THE 4 th INTERNATIONAL CONFERENCE ON FA MILY PLANNING (ICFP) 2015
The National Population and Family Planning Board (hereinafter referred to as "NPFPB") and the Bill & Melinda Ga tes Institute for Population and Reproductive Health, John Hopkins Bloomberg School of Public Health (hereinafter referred to as the Bill & Melinda Gates Institute), hereinafter referred to as "the Parties";
DESIRING to strengthen the cornmitm~rnt of the Parties towards family planning as well as exchange information , research dissemination and knowledge sharing about development of contraceptive technologies·
PURSUANT to the prevailing l3ws and regulations as well as the policy and procedures of the Parties; HAVE REA.CHED the following understandings:
Article 1 Objective and Benefit 1. The objective of this HCA is to set up the framework of the Parties to organize the 4th International Conference on Family Planning (ICFP) (hereinafter referred to as "Conference"), of which will be held at Bali Nusa Dua Convention Center (BNOCC) in Bali, Indonesia, from 9 to 12 November 20 15. 2. Benefit of this conference for Indonesia are to share experience with other countries about family planning (FP)program and showed the commitment from the Government of Indonesia related the achievement of FP program globally and Sustainable Development Goals (SDGs).
1
Article 2 Participants of the Conference 1. The Conference shall be open to the participants of: (i) Participating countries. (ii) International, Inter-Governmental and Non-Governmental organizations. (iii) The United Nations agencies. (iv) Private sectors, civil society, faith based organization and technical community. (v) Representative of youth organizations. (vi) Policy makers, experts and practitioners in the field of population, family planning, gender and reproductive health. (vii) Speakers, moderators and participants jointly invited by the NPFPB and Bill & Melinda Gates Institute. 2. Bill & Melinda Gates Institute shall provide the NPFPB, prior to the commencement of the Conference, a list containing the names of all persons referred to in paragraph above Thereafter. it shall inform the NPFPB as soon as possible of any changes to the list of part1c1pants to the Conference. 3 The Conference shall be open to representatives of information media accredited byBill & Melinda Gates Institute after consultation with and approved by the NPFPB of the Republic of Indonesia.
Article 3 Contacts The Parties shall appoint the following contacts for the implementation of this HCA: a. Principal Secretary of National Population and Family Planning Board. b. Director for the Bill & Melinda Gates Institute for Population and Reproductive Health, John Hopkins Bloomberg School of Public Health. Article 4 Premises, Eauipment. Utilities and Supplies 1. The NPFPB will provide premises for the Conference and ensure that all these premises and facilities will be effective to conduct the meeting from 9 to 12 November 2015 at BNDCC. 2. The premises and other utilities cost for side event meeting (pre-conference for youth , faith based organization, JH-CCP which will be held before November, 9) will be borne by Bill &Melinda Gates Institute.
Article 5 Language 1. Opening ceremony, plenary, and closing ceremony shall be conducted in Bahasa Indonesia, English and French. 2. Bill & Melinda Gates Institute wil l provide simultaneous translators in 3 languages, inc luding the equipment for reciprocal simultaneous interpretation a3 stated in para (1 ).
Article 6 Registration and logistic 1. The NPFPB will support conference fees for 100 international participants and 275 national participants. 2. The NPFPB will provide budget for hiring premises of the conference. 3. The NPFPB will provide cocktail reception for 3000 participants. 4. The NPFPB will provide 200 dinners package for VIP and WIP guests. 5. Bill & Melinda Gates Institute will provide shuttle bus from Bali International Airport to hotels and from hotels to venue. 6. Bill & Melinda Gates Institute has choosen the event management and gave them fullresponsibility to manage the conference technically, including logistic and registration process for Indonesian and International participant which will be funded by the Government of Indonesia (Gol) as well as the hotel arrangement. Regarding the process to appoint the event management will be fully responsible by the Bill & Melinda Gates Institute. 7. Bill & Melinda Gates Institute provide conference fee waivers for 185 Indonesian participants.
Article 7 Media Facilities 1. Bill & Melinda Gates Institute intense to provide a media centre for the perusal of national and international accredited media. 2. Bill & Melinda Gates Institute intens to equipped with adequate computers, internet access for the media center. 3. The media center will be open 24/7 commencing from 8-13 November
2015. 4. NPFPB with support from Bill & Melinda Gates Institute wil l administer official website for the Conference and regular updates. 5. NPFPB intense to provide live streaming facility for opening , selected parallel session and closing. 6. Prior to conference, NPFPB intense to provide TV and radio talk show as well as other media publication and campaign. 7. NPFPB with support from Bill & Melinda Gates Institute intense to draft press releases , media advisories, and social media campaign. Article 8 Medical Facilities 1. For first aid , Bill and Melinda Gates Institute intense to provide health facility through event management. 2. For emergency case, Bill & Melinda Gates Institute through event management intense to facilitate transportation for the registration of the patient in the hospital. 3. The cost of any hospitalization shall be solely borne by the patient. 3
Article 9 Security Bill & Melinda Gates Institute through event management will responsible for providing security during the conference. Article 10 Meeting Materials and Cooperation
1. Selected materials related to the conference will be available in Indonesia and English.
2. T he Parties shall ensure that materials required are provided on the International Conference on Family Planning 2015 Website. 3. The Parties shall ensure that agenda of the cconference for participation 4.
5.
6.
7. 8.
are ready for duplication and distribution before the cconference. Bill & Melinda Gates Institute shall conduct close contact and cooperation with NPFPB in the preparation of the cconference. NPFPB will work closely with Bill & Melinda Gates Institute to provide substantive content (concept note) for the plenary, breakout sessions and other substantive events, as well as determining the format and set of these sessions. The Parties will be present in all events. NPFPB with support from Bill & Melinda Gates Institute will pointed name of panellists, moderators, speakers, and reviewers of abstracts. Bill & Melinda Gates Institute intense to consult with NPFPB in arranging side events of the conference .
.A.rticle 11 lntelectual Property Right 1. The parties will respect intellectual prope1iy rights in accordance with the international and domestic laws in force in Indonesia. 2. In the case that specific arrangement. programs or project create intellectual property, such property rights will be jointly owned and the parties will conclude separate arrangements for the protection of such property. Article 12 Visa 1. Visa for Diplomatic and Service Passport holder will be given free of charge , subject to the prevailing laws and regulations of the Republic of Indonesia 2. The visa for regular passport holder will be granted in accordance with the prevailing laws and regulations of the Republic of Indonesia. 3. Regular visa fee will be borne by individual participant.
'1·
Article 13 Dispute Settlement Any dispute between the Parties concerning the interpretation or application of this Term of Reference shall be settled amicably by negotiation or by any other mode of settlement based on mutual consent. Article 14 Amendment This HCA may be amended at any time by mutual written consent of the Parties. Such amendment shall enter in to force on the date as determined by the Parties and shall form as an integral part of this HCA. Article 15 Final Provisions 1. National Steering Committee will be settled through the decree from Coordinating Minister of Human Development and Culture.
2. This HCA sha ll enter into force on the date of its signing and shall remain in force until the completion of the conference and for such period as 1s necessary for all matters relating to any of its provision to be settled. 3. Either Party may terminate this HCA upon giving at least 3 (three) months notification ahead of the commencement of the Conference. in writing , to the other Party. The termination of this HCA shall not affect the obligations already accruing to the other Party and the Parties shall take the necessary steps to bring all pending matters to an orderly conclusion .
IN WITNESS WHEREOF, the undersigned, being duly authorized to that effect, have signed this HCA. Done in duplicate in Jakarta, Indonesia on 21 51 October 2015, in English and Indonesian Languages, all texts being equally authentic_ In case of divergence of interpretation , the English text shall prevail.
HEAD OF THE NATIONAL POPULATION AND FAMILY PLANNING BOARD REPUBLIC OF INDONESIA
DIRECTOR THE BILL & MELINDA GATES INSTITUTE FOR POPULATION AND REPRODUCTIVE HEALTH JOHNS HOPKINS BLOOMBERG SCHOOL OF PUBLIC HEAL H
Surya Chandra Surapaty 5
