Instructie voor het invullen van de online tool Op http://retailmarketingapp.nl/kapper/ is het in te vullen model te vinden. Voordat u de tool kunt gebruiken, dient u zich eerst te registreren. Dit kunt u doen door op ‘Registreer’ te klikken. Vervolgens mag u de knop ‘Ja, ik heb al een licentiecode’ aanklikken. In het scherm dient u vervolgens uw emailadres in te vullen, uw zelf gekozen wachtwoord en de activatiecode die in dit document staat vermeld. De activatiecode die u dient in te vullen is:
. Let op: Registreren kan slechts met één emailadres per gebruiker. Controleer of u ingelogd bent als u de cijfers gaat invullen. De invultool bestaat uit twee pagina’s, namelijk ‘Effectiviteit kapsalon’ en ‘Efficiëntie kapsalon’. Hieronder zullen de begrippen worden opgesomd waarvan we u vragen deze in te vullen met uw eigen cijfers. Sommige aspecten worden vanzelf berekend door het invullen van andere cijfers. Deze kenmerken zich door een grijs vakje. Indien noodzakelijk is er een omschrijving toegevoegd om helder te krijgen wat er bedoeld wordt. Dit ook om ervoor te zorgen dat door iedereen hetzelfde wordt ingevuld. Zo zullen de cijfers beter vergelijkbaar zijn. De omschrijving van de begrippen is ook te vinden door op het ‘?’-icoon naast het begrip te klikken in de online tool. Registratie gegevens Het kan voorkomen dat u sommige cijfers niet registreert in een kassasysteem. Dit is niet erg. Probeer voor de eerste workshop een inschatting te maken. Deze tool en de achterliggende modellen zullen in de eerste workshop en de workshops daarna uitvoerig aan bod komen. Uw cijfers en die van andere deelnemers zullen hierbij als voorbeeld dienen. Meerdere salons Wanneer u meerdere salons heeft, vul dan de gegevens in als gemiddelde van alle salons of voor één salon specifiek. Periode De gegevens die u dient te noteren voor de eerstvolgende sessie gaan over kwartaal 1 en 2 in 2014. Deze dient u te kiezen bij ‘Tijdsperiode selecteren’. U kunt pas verder als u een tijdsperiode heeft gekozen. Gegevens opsturen Wanneer u alle gegevens (zowel effectiviteit van de kapsalon als efficiëntie van de kapsalon) van het desbetreffende kwartaal heeft ingevuld, kunt u ze opsturen door op ‘Gegevens opslaan’ te klikken. Dit dient u voor de eerstvolgende workshop twee keer te doen, voor kwartaal 1 en kwartaal 2. Gegevens terugzien / bewerken Mocht het zo zijn dat u wilt weten welke gegevens zijn opgeslagen, dan kunt u dit zien onder het tabblad ‘Dashboard’. Onder ‘Opgeslagen gegevens’ kunt u de cijfers die u heeft ingevuld bekijken en eventueel nog aanvullen of aanpassen. Vergeet bij aanpassingen niet om opnieuw op opslaan te klikken. Met ‘Export’ kunt u de gegevens in een Excel-bestand openen. Overzicht van gegevens en gegevens vergelijken Een ander onderdeel van het tabblad ‘Dashboard’ is het bekijken en vergelijken van resultaten met het gemiddelde van andere kapsalons. Dit kunt u doen onder de kopjes ‘Resultaten effectiviteit kapsalon’ en ‘Resultaten efficiëntie kapsalon’. Help Onder ‘Help’ kunt u gemakkelijk nog eens de handleiding downloaden. Voor vragen en/of opmerkingen is er de mogelijkheid om contact op te nemen via email.
Effectiviteit kapsalon Kolom 1 Verzorgingsgebied (VG) Omschrijving: Het aantal inwoners in het gebied dat tot de mogelijke klantenkring behoort van uw salon. Berekening: Kijk naar de meest voorkomende postcodes in het klantensysteem en pak daarvan alleen de eerste vier cijfers (vb. 6612, 6613 etc.). Kijk per postcode hoe veel mensen er wonen en tel dit bij elkaar op. De link om postcodes te selecteren is de volgende: http://statline.cbs.nl/StatWeb/selection/?VW=T&DM=SLNL&PA=81922NED&D1=0&D2=0,15,515,2405 ,3612,4121,4138,4162,4164,4168,4176,4208,4216,4219,4294,4352,4363&HDR=T&STB=G1 Ga naar ‘postcodes op 1 januari’, daarna druk je op ‘alle postcodes’ en zoek de postcodes op die in je bestand staan. Daarna klik je op ‘Toon gegevens’ en tel je alle inwoners bij elkaar op. Unieke bezoekers (UB) Omschrijving: Het aantal unieke bezoekers dat (in een kwartaal) uw salon bezocht. Een bezoeker telt maar één keer mee, ook al bezocht deze u vaker. Berekening: Vaak is het aantal unieke bezoekers standaard in het systeem te vinden. Indien u enkel totaal aantal bezoeken telt, en niet unieke bezoeken, kunt u het beste het totaal aantal bezoeken delen door de gemiddelde bezoekfrequentie. Opkomstindex (OI) Omschrijving: Het percentage unieke mensen dat uit uw verzorgingsgebied de kapsalon bezoekt. Berekening: Deze wordt voor u berekend uit VG en UB. We drukken dit altijd uit in een kommagetal. Voorbeeld 10% = 0,1 in de formule. We delen dus het aantal unieke bezoekers aan de salon door het totale aantal mensen in het verzorgingsgebied. Bezoekfrequentie (BF) Omschrijving: Het aantal keer per kwartaal dat een uniek persoon een salon bezoekt. We willen een gemiddelde voor alle klanten. Berekening: De bezoekfrequentie kan het beste ingevuld worden met behulp van het kassasysteem. Hier staan vaak klanten in geregistreerd. Stel, een klant bezoekt uw kapsalon gemiddeld drie keer in een kwartaal, dan is de bezoekfrequentie drie. Mocht de gemiddelde bezoekfrequentie niet standaard uit te draaien zijn, dan kunt u het totaal aantal bonnen (oftewel bezoeken) in een kwartaal delen door het aantal unieke bezoekers. Attractiekracht (AK) Omschrijving: Is het getal dat aangeeft hoe goed de locatie in staat is consumenten aan te trekken. Het beïnvloeden en verbeteren van de attractiekracht kan gedaan worden met de externe marketingmix. Door bijvoorbeeld meer gebruik te maken van advertenties zou de attractiekracht groter moeten worden. Meten van de resultaten van de marketinginspanningen maakt het mogelijk om de juiste keuzes te maken. Berekening: Deze wordt voor u berekend uit VG, OI en BF.
Kolom 2 Aantal artikelen per klant (APK) Omschrijving: Het getal dat we hier invoeren is het gemiddeld aantal gekochte producten per klant. We willen een gemiddelde voor alle klanten die een product hebben gekocht. Berekening: Het aantal artikelen per klant is gebaseerd op het aantal afzonderlijk in rekening te brengen artikelen. Dit is het gemiddeld aantal gekochte producten die een productkoper afneemt. Klanten die enkel een behandeling nemen en geen product kopen worden niet meegeteld. Het ingevoerde cijfer is altijd minimaal 1. Uit te rekenen door het totaal aantal verkochte artikelen in een kwartaal te delen door het aantal bezoeken met een productaankoop. Voorbeeld: Stap 1: Aantal verkochte producten in een kwartaal=100 Stap 2: Aantal bezoeken met een productaankoop in een kwartaal=80 Stap 3: Gemiddeld aantal artikelen per klant= 100/80=1,25 Gemiddelde artikelprijs (GAP) Omschrijving: De gemiddelde artikelprijs die men heeft uitgegeven bij een productaankoop. We willen een gemiddelde voor alle productaankopen. Berekening: Gebruik voor deze berekening het kassasysteem. Deel de totale omzet aan productverkopen door het aantal verkochte producten. Voorbeeld: Omzet productverkopen: €15.000 Verkochte producten: 400 Gemiddelde artikelprijs: €15.000/400=€37,50 Gemiddeld bonbedrag, verkoop (GBB) Omschrijving: Dit is de vermenigvuldiging van het aantal artikelen per klant en de gemiddelde artikelprijs. Berekening: Deze wordt berekend door APK en GAP te vermenigvuldigen. Conversie, verkoop (C) Omschrijving: Dit is het percentage productkopers, dus dat deel van alle bezoekers dat daadwerkelijk een productaankoop heeft gedaan. Berekening: Stel je krijgt 100 bezoeken in een kwartaal, waarvan er 35 met een productaankoop. De conversie is dan 35% (35 productaankopen delen door 100 bezoeken). Transactiekracht, verkoop (TK) Omschrijving: Is het getal dat aangeeft hoe goed de locatie in staat is consumenten te laten kopen. Het beïnvloeden en verbeteren van de transactiekracht kan gedaan worden met de interne marketingmix. Door bijvoorbeeld de logistieke aanpak te verbeteren en hiermee de out of stock te verlagen, kan de transactiekracht vergroot worden. Berekening: Deze wordt voor u berekend door APK, GAP en C te vermenigvuldigen.
Kolom 3 Aantal behandelingen per klant (BPK) Omschrijving: Het getal dat we hier invoeren is het gemiddeld aantal behandelingen per klantbezoek. We willen een gemiddelde voor alle klantbezoeken. Berekening: Het aantal behandelingen per klant is gebaseerd op het aantal afzonderlijk in rekening te brengen behandelingen. Zie hieronder het voorbeeld. Het is belangrijk voor de workshop om de behandelingen te splitsen, zodat we zeker weten dat iedereen dezelfde methode heeft gebruikt. Voorbeeld: wassen, knippen en kleuren zijn drie afzonderlijke behandelingen. Vermenigvuldig dit cijfer met het aantal keer dat deze behandeling in een kwartaal is voorgekomen. Doe dit voor alle behandelingen. Dus ook voor bijvoorbeeld kleuren, etcetera. Stap 1: Wassen, knippen drogen: 500 keer Stap 2: 500 x 3 = 1.500 behandelingen Stap 3: Totaal aantal bezoeken voor behandeling = 500 Stap 3: 1.500/500 = 3 behandelingen per bezoek Gemiddelde behandelprijs (GBP) Omschrijving: De gemiddelde prijs die per behandeling is uitgegeven per klantbezoek. We willen een gemiddelde voor alle behandelingen. Deel de totale omzet aan behandelingen door het aantal uitgevoerde behandelingen. Berekening: Gebruik voor deze berekening het kassasysteem. Deel de totale omzet aan behandelingen door het totaal aantal behandelingen. Voorbeeld: Stap 1: Omzet behandelingen: €60.000 Stap 2: Totaal aantal behandelingen: 1.500 (deze heb je berekend voor ‘aantal behandelingen per klant’). Stap 3: €60.000/1500=€40 Gemiddeld bonbedrag, ambacht (GBB) Omschrijving: Dit is de vermenigvuldiging van het aantal behandelingen per klant en de gemiddelde behandelingsprijs. Berekening: Deze wordt voor u berekend door ABK en GBP met elkaar te vermenigvuldigen. Conversie, ambacht (C) Omschrijving: Dit is het percentage kopers, dus dat deel van alle bezoekers dat een behandeling afneemt. Bij kappers is iedere bezoeker een klant. Berekening: U hoeft dit niet in te vullen. Dit is altijd 100%. Transactiekracht, ambacht (TK) Omschrijving: Is het getal dat aangeeft hoe goed de locatie in staat is consumenten behandelingen te laten kopen. Het beïnvloeden en verbeteren van de transactiekracht kan gedaan worden met de interne marketingmix. Berekening: Deze wordt voor u berekend door ABK, GBP en C met elkaar te vermenigvuldigen.
Opbrengst uit verkoop De (fictieve) omzet uit productverkopen. Dit getal wordt berekent aan de hand van de gegevens die hierboven zijn ingevoerd. Voor het uitrekenen van de opbrengsten uit verkoop heeft de volgende vermenigvuldiging plaatsgevonden: VG x OI x BF x C x APK x GAP. Als de cijfers juist zijn ingevoerd moet de omzet in de buurt komen van de daadwerkelijke omzet. Dit kan altijd iets verschillen. Opbrengst uit ambacht Omzet uit behandelingen die wordt berekent uit de gegevens die hierboven zijn ingevoerd. Voor opbrengsten uit ambacht heeft de volgende vermenigvuldiging plaatsgevonden: VG x OI x BF x C x BPK x GPB. Deze omzet moet in de buurt komen van de daadwerkelijke omzet.
Efficiëntie kapsalon Kolom 1 (boven de streep) Opbrengsten uit verkoop Omschrijving: Omzet uit verkoop van producten inclusief BTW. Berekening: Uw totale omzet over alle producten inclusief BTW. Opbrengsten uit ambacht Omschrijving: Omzet uit behandelingen inclusief BTW. Berekening: Uw totale omzet over alle behandelingen inclusief BTW. Totale omzet Omschrijving: Omzet die zowel uit verkoop producten als behandelingen is verkregen. Berekening: Deze wordt automatisch voor u berekend door opbrengsten uit verkoop en opbrengsten uit ambacht bij elkaar op te tellen. Kolom 2 (boven de streep) Verkoopvloeroppervlakte Omschrijving: Het aantal vierkante meters van de gehele kapsalon. Berekening: Zie ‘Omschrijving’. Fulltime equivalent Omschrijving: Het aantal medewerkers teruggerekend naar het aantal voltijdbanen. Berekening: Ten eerste is het belangrijk om te bepalen wat een fulltime week is in uw kapsalon. In het voorbeeld zullen we werken met 36 uur. Mocht een fulltime week in uw kapsalon 32 uur zijn, dan kunt u de rekensom met dit getal uitvoeren. Voorbeeld: Stap 1: Een fulltime werkweek is 36 uur Stap 2: 3 medewerkers: 24 uur 2 medewerkers: 36 uur 1 ondernemer (uzelf) in loondienst
Stap 3: 3 x 24 uur = 72 uur 2 x 36 uur = 72 uur 1 x 36 uur (ondernemer op loonlijst telt mee als fulltimer) = 36 uur Stap 4: 72 uur + 72 uur + 36 uur= 180 werkuren per week Stap 5: 180 uur / 36 uur = 5 FTE Stoelen Omschrijving: Aantal stoelen beschikbaar voor behandelingen. Berekening: Zie omschrijving. Kolom 3 (boven de streep) Aantal openingsuren per week Omschrijving: Het aantal uren per week dat de kapsalon open is voor klanten. Berekening: Zie ‘Omschrijving’ Consumentenprijs behandelingen per minuut Omschrijving: De consumentenprijs (incl. BTW) die gemiddeld per minuut wordt gerekend voor een behandeling. Dit getal is van belang om te kijken of de opbrengsten en de tijdsduur van een behandeling met elkaar in verhouding staan. Berekening: De consumentenprijs per minuut wordt in dit geval berekend door van de volgende zeven behandelingen de consumentenprijs en de ingeplande tijd te noteren. Voorbeeld: Stap 1: knippen dame: €20, 20 minuten knippen heer: €18, 15 minuten knippen kind: €12, 15 minuten wassen/knippen/drogen dame: €25, 30 minuten wassen/knippen/drogen heer: €21, 25 minuten kleuren basis kort (tot 40 cc): €35, 50 minuten kleuren lang haar (tot 80 cc): €40, 60 minuten Stap 2: knippen dame: €20 / 20 minuten knippen heer: €18 / 15 minuten knippen kind: €12 / 15 minuten wassen/knippen/drogen dame: €25 / 30 minuten wassen/knippen/drogen heer: €21, 25 minuten kleuren basis kort (tot 40 cc): €35, 50 minuten kleuren lang haar (tot 80 cc): €45, 60 minuten
= €1,00 per minuut = €1,20 per minuut = €0,80 per minuut = €0,83 per minuut = €0,84 per minuut = €0,70 per minuut = €0,75 per minuut
Stap 3: 1 + 1,20 + 0,80 + 0,83 + 0,84 + 0,70 + 0,75= €6,12 Stap 4: €6,12 / 7 behandelingen = €0,87 per minuut
Kolom 1 en 2 (onder de streep) Stoelproductiviteit Omschrijving: Dit getal beschrijft in welke mate het totale aantal stoelen bezet is. Berekening: Deze wordt voor u berekend door de omzet te delen door het aantal stoelen.
Vloerproductiviteit Omschrijving: Omzet per vierkante meter. Een daling op dit gebied kan te wijten zijn aan het aantal concurrenten dat er op de markt is bijgekomen. Hierdoor zijn er meer vierkante meters bijgebouwd, waardoor de omzet per vierkante meter in de bestaande salons daalt. Berekening: Deze wordt voor u berekend door de omzet te delen door de verkoopvloeroppervlakte. Arbeidsproductiviteit Omschrijving: Omzet per FTE. Een stijging is positief aangezien een werknemer dan beter is gaan presteren. Een daling of een gemiddeld lagere productiviteit kan worden aangepakt door betere scholing te geven, een betere arbeidsverdeling of investeren in kapitaalgoederen (automatisering). Berekening: Deze wordt voor u berekend door de omzet te delen door het aantal FTE. Productiviteit per openingsuur Omschrijving: Omzet per openingsuur. Dit getal kan onder andere stijgen door de openingsuren aan te passen naar drukte. Indien het ’s ochtends rustiger is en men ’s avonds meer behoefte heeft om naar de kapper te gaan, kan dit cijfer positief worden beïnvloed door een uur later open te gaan en een uur later te sluiten. Berekening: Dit getal wordt voor u berekend door de omzet te delen door het aantal openingsuren per week.
