6.11 Speciale Dossier Gegevensvelden 6.11.1 Dossier-Profielen In Facts! Kunnen door middel van profielen bepaalde tabelwaarden onzichtbaar worden gemaakt voor gebruikers. Het gebruik van profielen voor dit doel wordt beschreven in paragraaf 14.1. Aan individuele dossiers kunnen vanaf Facts! versie 2.30 ook profielen worden toegekend. Het is hiermee mogelijk om gebruikers toegang te geven tot bepaalde groepen dossiers, danwel om deze gebruikers juist geen toegang te geven tot bepaalde dossiers. Hiermee kunnen als het ware ,,virtuele’’ sub-databanken binnen één fysieke Facts-databank worden onderscheiden. Het gebruik van dossier-profielen is alleen relevant bij zoek-opdrachten. Als er geen enkele overeenkomst is tussen een gebruikers-profiel en een dossier-profiel zal die gebruiker het betreffende dossier NIET vinden. Alleen als (minimaal) één van de gebruikers-profielen gelijk is aan (minimaal) één van de dossier-profielen zal het dossier in de lijst met gevonden dossiers getoond worden. Let op: Een dossier waar geen enkel profiel is toegekend zal ALTIJD gevonden worden, anders zou het als het ware verloren raken. N.B. De zoek-methode met dossiers-profielen biedt alleen een functionele afscherming. De ,,niet gevonden’’ dossier blijven aanwezig in de databank. Gebruikers die (op andere wijze dan via Facts!) toegang hebben tot de databank hebben daarmee toegang tot ALLE dossiers in die databank. Let op: Bij (statistische) overzichten zullen altijd ALLE dossiers worden geteld. Gebruikers die statistieken mogen maken hebben hiermee een ,,achterdeur’’ om de dossier-roepnaam en eventuele dossier-kenmerken van anders onzichtbare dossiers te achterhalen. Let op: Voor DéjàVu moet ook een profiel worden ingesteld. Zie paragraaf 0. Om zinvol gebruik te maken van dossier-profielen is het nodig om aan een (nieuw) dossier één of meerdere profielen toe te kennen. Zo’n dossier-profiel kan afkomstig zijn van de profiel-instellingen van de gebruiker die het dossier maakt òf van één van de dossier-gegevens ,,(Werk)Maatschappij / Risicodrager / Bijkantoor’’ of ,,Afdeling / Onderdeel / Branche’’. Ook kan er standaard een vaste waarde worden toegekend. De wijze waarop het dossier-profiel in eerste instantie aan een dossier wordt toegekend wordt vastgelegd in tabel FactsMeta Æ sectie ,,Database’’ Æ Item
Facts 3_41 Handleiding per sub-hoofdstuk
- 113 -
08-04-13 21:24
,,DefaultIncidentProfileSource’’. Zie paragraaf 14.2.6 - Instellingen in de tabel FactsMeta voor informatie over het bijwerken van de tabel FactsMeta. De volgende waarden voor ,,DefaultIncidentProfileSource’’ zijn mogelijk: All
Alle 8 profielen worden automatisch ,,aan’’ gezet. Dit is de standaard instelling.
User
DefaultIncidentProfileSource=User betekent dat de standaard profiel-instelling van de gebruiker die het dossier maakt wordt toegepast.
De standaard dossier-profiel-instelling van gebruikers moet daartoe voor alle gebruikers (dus voor iedere gebruiker individueel) worden vastgelegd:
Facts 3_41 Handleiding per sub-hoofdstuk
- 114 -
08-04-13 21:24
Voor de berekening van de in te voeren waarde zie ,,Achtergrondinformatie berekening profielwaarde’’ hierna.
Subsidiary
Let op: Indien de standaard dossier-profiel-instelling van een bepaalde gebruiker niet is ingevoerd wordt het raadpleeg profiel van die gebruiker genomen. Bedenk of deze toewijzing niet onbedoeld te ruim is. DefaultIncidentProfileSource=Subsidiary betekent dat de profiel-instellingen van de (eerst) gekozen (Werk)Maatschappij / Risicodrager / Bijkantoor worden overgenomen als dossier-profiel. Let op, als deze keuze later wordt veranderd wordt het dossier-profiel NIET aangepast.
Section
DefaultIncidentProfileSource=User betekent dat de profielinstellingen van de (eerst) gekozen Afdeling / Onderdeel / Branche worden overgenomen als dossier-profiel. Let op, als deze keuze later wordt veranderd wordt het dossier-profiel NIET aangepast
1 .. 255
DefaultIncidentProfileSource=21 (of een andere waarde). Aan de dossier-profielen kan ook standaard een bepaalde waarde worden toegekend die onafhankelijk is van de gebruiker of gekozen tabel-waarden. De waarde 0 (geen profielen toegekend) is niet toegestaan. De maximum waarde is 255 (alle 8 profielen toegekend). Achtergrondinformatie berekening profielwaarde: De decimale waarde van de gecombineerde profielen wordt berekend door het binair samentellen van de twee-machten van de gewenste profielen (min één). Alle Profielen 1 tot en met 8 leveren een samengestelde waarde van Profiel 1 2 3 4 5 6 7 8 0 1 2 3 4 5 6 Binair 2 + 2 + 2 + 2 + 2 + 2 + 2 + 27 = 11111111 Decimaal 1 + 2 + 4 + 8 + 16 + 32 + 64 + 128 = 255 Voorbeeld: Profielen 1, 3 en 5 leveren een samengestelde waarde van 20 + 22 + 24 = 1 + 4 + 16 = 21. Overleg indien gewenst met de leverancier van Facts!.
Facts 3_41 Handleiding per sub-hoofdstuk
- 115 -
08-04-13 21:24
Normaal gesproken zullen de op deze wijze toegekende profiel-instellingen niet te zien (behoeven te) zijn voor de gebruiker die het dossier aanmaakt. Door een goede keuze van de standaard profiel-bron wordt een dossier automatisch in de goede profiel-groepen ingedeeld. De dossier-profielen kunnen (voor de gewenste gebruikers) zichtbaar gemaakt worden door het instellen van het item ,,HideIncidentProfiles’’ in de gebruikers-gebruikers van deze gebruikers of (voor alle gebruikers in één keer) in sectie [Default] van Facts.ini. Stel de waarde in op 0 (= niet verbergen). De profielen worden hierna (bij het wijzigen van het dossier) zichtbaar gemaakt op het tabblad ,,Formulieren’’. De toegekende profielen kunnen daar ook worden gewijzigd. Tip: De omschrijvingen van de profielen op het scherm kunnen naar wens worden ingesteld door het opnemen van de items ,,Profile1’’ t/m ,,Profile8’’ in de sectie Profiles van FactsMeta. Zie paragraaf 14.2.6.
6.11.2 Het Adhoc veld Soms is het wenselijk om met een Facts-databank een rapportage te maken met een heleboel als-dan voorwaarden. Het simpelweg tellen van aantallen velden is daarbij niet altijd voldoende of levert té lange lijsten af waarbij (handmatige) nabewerking nodig is. Aan ieder dossier is vanaf Facts! versie 2.30 een veld toegevoegd dat de naam AdHocField heeft gekregen. Dit veld heeft normaal gesproken geen inhoud en geen betekenis. Het is echter mogelijk om door middel van een serie SQL-instructies het AdHoc-veld te vullen met bepaalde waarden die afhankelijk kunnen zijn van een heel scala aan andere tabellen in de Facts-databank. Facts 3_41 Handleiding per sub-hoofdstuk
- 116 -
08-04-13 21:24
Deze benodigde SQL-instructies kunt u bespreken met de leverancier van Facts! en vervolgens – iedere keer wanneer gewenst – toepassen. Wanneer op deze wijze het AdHoc-veld bij alle dossiers is gevuld kunnen rapportages worden afgedrukt waar het AdHoc-veld in gebruikt wordt. Veel gebruikers met een beetje automatiseringskennis kunnen (en zullen) de SQLinstructies later naar eigen wens aanpassen en/of uitbreiden. Dus, als u een rapportage wilt waarvan u denkt dat deze ècht niet mogelijk is, overleg eens met de leverancier van Facts! en bezie of het AdHoc veld een optie is.
Facts 3_41 Handleiding per sub-hoofdstuk
- 117 -
08-04-13 21:24
