LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA
PANDUAN PENGGUNAAN OFFICIAL USER GUIDE
SIPENDAR
adalah
sistem
pendaftaran
peserta
Diklat
Kepemimpinan (Diklatpim) yang bersifat daring (dalam jaringan/online). Alamat situs SIPENDAR berada di http://puskan.lan.go.id/sipendar. Untuk dapat mendaftarkan calon peserta Diklat Kepemimpinan (Diklatpim), instansi pengusul dari Kementerian, Lembaga Tinggi Negara,
Lembaga
Non
Struktural,
Lembaga
Pemerintah
Non
Kementerian, maupun Pemerintah Daerah (Provinsi/Kota/Kabupaten) harus menyediakan berkas, yaitu: 1. Surat usulan resmi, ditujukan kepada Deputi bidang Diklat Aparatur LAN. Surat usulan calon peserta Diklatpim harus ditandatangani oleh Pejabat pembina kepegawaian, seperti: 1). Sekretaris Jenderal; 2). Sekretaris Kementerian; 3). Sekretaris Utama; 4). Sekretaris Daerah; 5). Asisten Kapolri Bidang SDM; 6). Jaksa Agung Muda Bidang Pembinaan SDM; 7). Deputi Bidang SDM Kementerian Sekretariat Negara; 8). Deputi Bidang Administrasi Sekretariat Kabinet; dan 1|SIPENDAR
9). Pejabat pembina kepegawaian lainnya. Format surat usulan seperti pada lampiran I panduan ini. Surat usulan yang telah ditandatangani pejabat Pembina Kepegawaian harus dipindai (scan) untuk dapat diunggah (upload) di Sipendar. Surat usulan hasil pemindaian harus dalam bentuk berkas berekstensi pdf (.pdf) atau gambar (.jpg, .png, .gif).
2. Daftar peserta, adalah data berisi informasi administratif calon peserta Diklatpim. Daftar peserta harus dibuat dalam program Microsoft Excel/MsExcel versi 97 atau 2003 berekstensi .xls. MSExcel versi berikutnya (ekstensi .xlsx) harus di-save as terlebih dahulu menjadi eksteni .xls.
Data calon peserta yang harus diinput adalah: 1). NIP (tanpa spasi); 2). Nama Lengkap (dengan gelar akademik); 3). Instansi; 4). Pangkat dan Golongan; 5). Jabatan; 6). Eselon. Form data peserta dapat diunduh (download) di bawah menu “Upload Data Peserta” dengan tautan (link) “Contoh daftar nama peserta”.
2|SIPENDAR
Setelah mempersiapkan dua berkas di atas, maka proses pengusulan dapat dilanjutkan. Berikut adalah prosedur langkahlangkah pengusulan calon peserta Diklat Kepemimpinan: 1. Kunjungi situs resmi SIPENDAR di alamat http://puskan.lan.go.id/sipendar; 2. Pada halaman awal adalah halaman login (gambar 1), terdapat isian username dan password. Username dan password dapat diperoleh dengan meminta kepada Pusdiklat KAN Lembaga Administrasi Negara, dan setiap instansi akan disediakan username dan password masing-masing. Silakan memasukkan username dan password di kolom yang tersedia lalu tekan tobol “enter” atau klik ikon Masuk.
Gambar 1. Halaman login SIPENDAR
3|SIPENDAR
3. Setelah berhasil masuk, pilihan yang tersedia pada menu adalah Upload Surat Usulan, Upload Data Peserta, Data Master Usulan dan Logout pada bagian atas halaman (lihat gambar 2);
Gambar 2. Halaman utama setelah login
4. Surat usulan harus diunggah terlebih dahulu sebelum mengunggah data calon peserta. Untuk mengunggah (upload) surat usulan calon peserta, silkan klik “Upload Surat usulan”. Setelah itu, maka akan muncul menu seperti pada Gambar 3. Pada menu Upload Surat Usulan, silakan unggah surat usulan calon peserta dengan cara meng-klik (menekan) ikon Browse, lalu pilihlah file hasil pemindaian (scan) surat usulan yang telah Anda simpan sebelumnya dengan meng-klik nama file tersebut. Setelah itu, silakan klik ikon Upload. Apabila file berhasil diunggah akan muncul pesan: “SUCCESS: File berhasil di Upload!”, namun apabila file gagal diunggah maka muncul pesan: “ERROR: Ekstensi file tidak diizinkan!”. Format Surat usulan terdapat pada Lampiran I. 4|SIPENDAR
Gambar 3. Menu upload surat usulan
Setelah sukses upload Surat usulan, silakan kembali ke halaman “home” dengan meng-klik ikon Home. Langkah selanjutnya adalah mengunggah (upload) data calon peserta.
5. Untuk mengunggah (upload) data calon peserta, silakan klik “Upload Data Peserta”, maka akan muncul tampilan konfirmasi “Apakah Anda sudah menyiapkan Data Peserta dengan BENAR?” seperti pada Gambar 4, apabila Data sudah siap, silakan klik “Ok” untuk melanjutkan langkah berikutnya (laman Upload Data Peserta seperti pada Gambar 5). Pada menu Upload Data Peserta, tersedia pilihan Browse, dan Kirim. Ikon Browse untuk mengunggah file, “Contoh daftar nama peserta” untuk mengunduh contoh format data isian peserta berekstensi .xls, ikon Kirim untuk mengirim file data peserta yang telah diunggah. Silakan unggah data peserta dengan cara meng-klik ikon Browse lalu pilihlah file Ms. Excel (.xls) yang telah terisi dan 5|SIPENDAR
tersimpan dalam data komputer Anda sebelumnya dengan meng-klik nama file tersebut. Periksalah kembali Data Anda sebelum meng-klik ikon Kirim. Setelah itu, silakan klik Kirim, maka akan tercantum informasi file yang berhasil dikirim ataupun yang gagal. Apabila berhasil maka untuk informasi file yang gagal diimport harus berisi angka 0 (nol).
Gambar 4. Konfirmasi kesiapan data peserta
Gambar 5. Panel Upload Data Peserta
6. Untuk melihat daftar peserta dari instansi Anda yang telah masuk ke database SIPENDAR, Anda dapat meng-klik ikon Master Data Usulan di halaman awal (Home).
6|SIPENDAR
7. Setelah melakukan semua proses di atas, silakan pilih menu Logout pada halaman awal (Home). 8. Semua proses selesai, instansi pengusul diharapkan menunggu Surat pemanggilan dari Pusdiklat KAN Lembaga Administrasi Negara.
Apabila mengalami kesulitan, Anda dapat menghubungi Pusdiklat KAN melalui No. Telp (021) 536 79591, Email:
, , <[email protected]> atau No. Fax (021) 536 77838.
7|SIPENDAR
Lampiran I | Format Surat Usulan Instansi
8|SIPENDAR
