i
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA
PELAYANAN PENERBITAN SEHARI SPPL DAN PERCEPATAN PELAYANAN UKL-UPL SERTA KEMUDAHAN PELAYANAN AMDAL PADA BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH KABUPATEN TABALONG
Oleh : Ir. SYAIFUL BAKHRI NOMOR DAFTAR HADIR 15 KELAS MOHAMMAD HATTA (B)
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT II ANGKATAN XLII KELAS G PUSAT KAJIAN DAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR III LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA 2016
ii
FORM PERSETUJUAN MENTOR DIKLAT PIM TK. II ANGKATAN XLII KELAS G TAHUN 2016
Nama
: Ir. SYAIFUL BAKHRI
NDH
: 15
Instansi
: BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH KABUPATEN TABALONG PROPINSI KALIMANTAN SELATAN
Nama Mentor
: Drs. H. A. MUTHALIB SANGADJI, M.Si
NIP
: 19630129 198503 1 005
Jabatan
: Sekretaris Daerah Kabupaten Tabalong
No HP Mentor
: 08125024375
Gagasan
: PELAYANAN
Perubahan
PENERBITAN SEHARI
PERCEPATAN
PELAYANAN
SPPL
UKL-UPL
DAN
SERTA
KEMUDAHAN PELAYANAN AMDAL PADA BLHD KABUPATEN TABALONG
Mengetahui : Atasan Langsung,
Disetujui Oleh : Mentor,
Drs. H. A. MUTHALIB SANGADJI, M.Si NIP. 19630129 198503 1 005
Drs. H. A. MUTHALIB SANGADJI, M.Si NIP. 19630129 198503 1 005
iii
LEMBAR PENGESAHAN “PELAYANAN PENERBITAN SEHARI SPPL DAN PERCEPATAN PELAYANAN UKL-UPL SERTA KEMUDAHAN PELAYANAN AMDAL”
OLEH : Ir. SYAIFUL BAKHRI NOMOR DAFTAR HADIR 15 KELAS MOHAMMAD HATTA (B)
Telah siap diujikan pada :
Seminar Proyek Perubahan DIKLAT KEPEMIMPINAN TK.II ANGKATAN XLII KELAS G YANG DISELENGGARAKAN OLEH PUSAT KAJIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR III LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA TANGGAL 13 AGUSTUS 2016
COACH
MENTOR
Prof. Dr. Ir. H. M. ASWIN, MM
Drs. H. A. MUTHALIB SANGADJI, M.Si
NIP
.
NIP. 19630129 198503 1 005
iv
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur senantiasa penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa, karena hanya dengan Rahmat dan AnugerahNya, penulisan laporan pelaksanaan proyek perubahan ini dapat diselesaikankan. Proyek perubahan dengan judul “Pelayanan Penerbitan Sehari SPPL dan Percepatan Pelayanan UKL-UPL serta Kemudahan Pelayanan AMDAL pada Badan Lingkungan Hidup Daerah Kabupaten Tabalong”, merupakan kegiatan untuk mengoptimalkan pelaksanaan program pelayanan kepada masyarakat dan pelaku usaha didasarkan atas upaya bersama untuk mewujudkan Visi Bupati dan Wakil Bupati Kabupaten Tabalong sebagaimana tertuang dalam RPJMD Kabupaten Tabalong 2015 – 2019. Laporan pelaksanaan Proyek Perubahan ini selain untuk memenuhi salah satu persyaratan administrasi penulis peserta Diklat Pim Tk. II Angkatan XLII Kelas G, juga sebagai pembelajaran yang baik dalam pelaksanaan programprogram pencapaian pelaksanaan pelayanan yang baik (service excellent) dalam rangka mewujudkan good governance di Kabupaten Tabalong. Proyek perubahan ini mendapat dukungan dan apresiasi yang sangat besar, baik dari kalangan stakeholder internal maupun eksternal untuk merealisasikan semua kegiatan sesuai harapan. Penulis tidak sendirian dalam merealisasikan proyek perubahan ini. Sebagai project leader, penulis mendapat arahan, dan petunjuk dari Bupati Kabupaten Tabalong, Bapak Drs. H. Anang Syakhfiani, M.Si selaku sponsor dan Sekretaris Daerah Kabupaten Tabalong, Bapak Drs.H. A.M. Sangaji, M.Si, selaku mentor, Bapak Prof. Dr. Ir. H. M. Aswin, MM, selaku coach. Selain itu dukungan juga datang dari pejabat struktural terutama Kepala Bidang APDL beserta stafnya di Badan Lingkungan Hidup Daerah Kabupaten Tabalong. Untuk itu semua, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Bupati dan Wakil Bupati Kabupaten Tabalong, H. Anang Syakfiani dan
v
Zony Alfianoor, Sekretaris Daerah Kabupaten Tabalong Drs. H. Abdul Muthalib Sangaji, M.Si, dan semua pihak yang tidak sempat penulis sebutkan satu persatu. Ucapkan terima kasih juga penulis sampaikan kepada Bapak Prof. Dr. Agus Dwiyanto, MPA selaku Kepala Lembaga Administrasi Negara, Dr. Mariman Darto, M.Si, selaku Kepala Pusat Kajian Pendidikan dan Pelatihan Lembaga Administrasi Negara III
Samarinda, Penyelenggara Diklat LAN-RI serta rekan – rekan
seangkatan Diklat PIM II, Angkatan XLII Kelas G Tahun 2016. Semoga bantuan yang diberikan selama dalam pelaksanaan proyek perubahan ini bermanfaat bagi kita semua dalam meningkatkan efektifitas pelayanan di Kabupaten Tabalong.
Tanjung,
Agustus 2016 Penulis,
Ir. SYAIFUL BAKHRI
vi
DAFTAR ISI
Halaman Judul ...................................................................................................... Form Persetujuan Mentor .................................................................................... Lembar Pengesahan.............................................................................................. Kata Pengantar ..................................................................................................... Daftar Isi ............................................................................................................... Daftar Tabel .......................................................................................................... Executive Summary ............................................................................................. BAB I PENDAHULUAN ................................................................................ 1.1.Latar Belakang .................................................................................. 1.2.Nama Gagasan Perubahan................................................................ 1.3. Tujuan Proyek Perubahan ............................................................... 1.4. Manfaat Proyek Perubahan ............................................................. 1.5. Area Perubahan ................................................................................ 1.6. Ruang Lingkup Proyek Perubahan ................................................. 1.7. Output Kunci .................................................................................... BAB II RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN ........................................ 2.1. Roadmap Milestone Proses Perubahan ......................................... 2.2. Tata Kelola Proyek ......................................................................... 2.3. Identifikasi dan Analisis Stakeholder ........................................... 2.4. Identifikasi Potensi Kendala Masalah dan Strategi Mengatasinya 2.5. Identifikasi Faktor Resiko .............................................................. 2.6. Kriteria Keberhasilan ..................................................................... 2.7. Faktor Pendukung Keberhasilan (Stakeholder) ............................ BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN ……… .................... 3.1. Capaian Proyek Perubahan ............................................................ 3.2. Kendala Internal dan Eksternal ..................................................... 3.3. Upaya Mengatasi Kendala ............................................................. 3.4. Instrumen Monitoring Untuk Proyek Perubahan ......................... BAB IV PENUTUP ........................................................................................... 4.1. Kesimpulan ..................................................................................... 4.2. Saran ................................................................................................ DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
i ii iii iv vi vii viii 1 1 2 3 3 4 4 4 5 5 7 7 10 12 12 14 15 15 19 19 20 22 22 22
vii
DAFTAR TABEL
Tabel
Keterangan
Hal
Tabel 2.1
Milestone Proyek Perubahan Jangka Pendek
5
Tabel 2.2.
Milestone Proyek Perubahan Jangka Menengah
5
Tabel 2.3
Milestone Proyek Perubahan Jangka Panjang
6
Tabel 2.4
Pemetaan stakeholder berdasarkan kepentingan dan sumber daya
8
Tabel 2.5
Kendala-kendala yang dihadapi dalam Pelaksanaan Proyek Perubahan
10
Tabel 2.6
Strategi mengatasi kendala baik internal maupun eksternal dalam Proyek Perubahan
11
Tabel 3.1
Rekapitulasi Pelayanan Penerbitan Dokumen Lingkungan Selama Minggu IV Juli sampai Minggu I Agustus 2016
16
Tabel 3.2
Prosentase Kepuasan Pelanggan dan jumlah complain atas Pelayanan Penerbitan Dokumen Lingkungan selama pelayanan penerbitan Dokumen Lingkungan
18
Tabel 3.3
Instrumen Pemantauan Pelaksanaan Proyek Perubahan dengan Grand Chart
18
viii
EXECUTIVE SUMMARY
Badan Lingkungan Hidup Daerah (BLHD) Kabupaten Tabalong merupakan institusi pemerintahan yang menangani bidang Lingkungan Hidup. Dalam program kegiatannya BLHD Kabupaten Tabalong mengacu pada Visi Misi Kabupaten Tabalong yang selaras dengan Program Nawa Cita nomor 2. Salah satu tugas pokok dan fungsi BLHD adalah melakukan pelayanan dalam penerbitan dokumen lingkungan baik SPPL, UKL-UPL maupun AMDAL. Pelaksanaan pelayanan penerbitan dokumen lingkungan di BLHD Kabupaten Tabalong mengacu pada Peraturan Bupati Tabalong Nomor 11 Tahun 2013 tentang Jenis Usaha/Kegiatan Yang Wajib Dilengkapi Dokumen UKL-UPL dan SPPL, serta mengacu pada peraturan perundang-undangan di atasnya seperti UU 32 Tahun 2009 tentang PPLH dan PP Nomor 27 Tahun 2012 tentang Izin Lingkungan. Dengan adanya Perbup nomor 11 Tahun 2013 maka setiap usaha/kegiatan yang ada di Kabupaten Tabalong harus dilengkapi dengan dokumen lingkungan. Pada pelaksanaannya waktu pelayanan penerbitan SPPL adalah 7 hari dan UKL-UPL selama 14 hari. Hal ini dianggap lama oleh masyarakat pelaku usaha/kegiatan, sehingga banyak masyarakat/pelaku usaha/kegiatan yang komplain terkait lamanya waktu pelayanan penerbitan SPPL dan UKL-UPL serta AMDAL. Berkaitan dengan hal tersebut di atas maka Penulis selaku Kepala Badan Lingkungan Hidup mencoba mengambil kebijakan dengan Rencana Proyek Perubahan. Gagasan yang diusung adalah “Pelayanan Penerbitan Sehari SPPL dan Percepatan Pelayanan UKL-UPL serta Kemudahan Pelayanan AMDAL Pada Badan Lingkungan Hidup Kabupaten Tabalong”. Adapun maksud dan tujuan dari proyek perubahan ini adalah untuk meningkatkan efisiensi pelayanan penerbitan SPPL sehari, UKL-UPL menjadi 7 hari dan AMDAL bisa diproses dengan mudah. Tujuan lain adalah untuk meningkatkan trust masyarakat terhadap pelayanan yang ada pada BLHD Kabupaten Tabalong serta untuk mempermudah masyarakat dalam melakukan usaha. Tujuan tersebut bisa tercapai jika mengambil langkah langkah yang tepat, bertahap dan sistematis untuk kemudian dijabarkan dalam bentuk milestone Proyek Perubahan yang terbagi menjadi Milsetone jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. Untuk milestone jangka pendek Proyek Perubahan ini ada 6 (enam) tahapan yaitu : 1) Pembentukan tim efektif 2) Penyempurnaan SOP SPPL, UKL-UPL dan AMDAL 3) Sosialisasi waktu penerbitan rekomendasi SPPL, UKL-UPL dan AMDAL 4) Pembuatan SK pelimpahan tugas penandatanganan SPPL kepada Kabid APDL
ix
5) Pemahaman persepsi 6) Membangun data Sedangkan milestone jangka menengah Proyek Perubahan ini terbagi menjadi 7 (tujuh) tahapan yang terdiri dari : 1) Pelaksanaan rakor terpadu tentang pelayanan penerbitan rekomendasi sehari SPPL, Percepatan pelayanan UKL-UPL menjadi 7 hari dan Kemudahan Pelayanan AMDAL 2) Penerbitan Berita Acara Kesepakatan 3) Meningkatkan Koordinasi dan Sinergitas 4) Pelaksanaan Penerbitan Pelayanan Sehari SPPL dan Percepatan pelayanan UKL-UPL selama 7 hari serta kemudahan pelayanan AMDAL 5) Meningkatkan kepuasan pelaku usaha/kegiatan 6) Menyusun laporan proyek perubahan 7) Monitoring dan Evaluasi (MONEV). Adapun milestone jangka panjangnya lebih pada manfaat yang dirasakan pada tahun berikutnya (tahun 2017). Identifikasi stakeholder yang terlibat dalam proyek perubahan ini dilakukan dengan mapping (pemetaan) berdasarkan tingkat kepentingan dan pengaruhnya terhadap proyek perubahan ini. Dari hasil mapping tersebut maka didapat pembagian stakeholder yaitu 1) Internal Stakeholder yang meliputi Kepala BLHD, Kepala Bidang, Kepala Sub Bidang dan Staf. 2) external stakeholders yang meliputi : Bupati dan Wakil Bupati, Sekretaris Daerah, asisten Pembangunan, Kepala BPMPT, Bagian Hukum setda, Bagian Organisasi setda, masyarakat, kepala desa/lurah, media massa dan Unit Pemantau Pelayanan Publik (UP3). Pengukuran tingkat keberhasilan Proyek Perubahan ini dilakukan dengan menggunakan 4 kriteria yaitu waktu pelayanan, biaya yang dikeluarkan, complain pelanggan dan kepuasan pelanggan. Pelaksanaan Proyek Perubahan ini sudah dimulai dari mulai bulan Mei 2016 sampai dengan Agustus 2016 berjalan. Pelaksanaan Proyek Perubahan yang dilakukan tetap mengacu pada milestone yang telah dibuat. Sampai minggu 2 Agustus telah dilaksanakan Program Proyek Perubahan tersebut berupa pelayanan penerbitan sehari SPPL dan Percepatan pelayanan UKL-UPL menjadi 7 hari serta kemudahan pelayanan AMDAL. Selama 2 minggu berjalan telah dilayani kurang lebih 37 pelaku usaha yang mengajukan rekomendasi SPPL dengan waktu 1 hari, biaya 0 rupaih dan tanpa ada complain masyarakat. Sedangkan untuk UKL-UPL dan AMDAL masih belum ada pelaku usaha yang mengajukan permohonan sehingga belum bisa dilihat efektifitas dan efisiensinya. Evaluasi hasil pelaksanaan pelayanan penerbitan sehari SPPL dengan kriteria yang ada dikatakan Berhasil.
x
Faktor yang mendukung keberhasilan program proyek perubahan ini adalah 1) komitmen yang kuat dari seluruh stakeholder; 2) koordinasi dan kerjasama yang baik; 3) SDM pelayanan yang handal dan baik; 4) adanya insentif dan disinsentif; dan 5) adanya sarana dan prasarana yang mendukung dan memadai.
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Badan Lingkungan Hidup Daerah Kabupaten Tabalong yang selanjutnya disebut BLHD Kab. Tabalong dibentuk berdasarkan Perda No. 14 Tahun 2014 tentang organisasi dan Tata Kerja Inspektorat dan Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Tabalong.Memiliki tugas untuk membantu KDH dengan tugas dan fungsi disektor lingkungan hidup dalam rangka mewujudkan Visi Pemerintah Kabupaten Tabalong Tahun 2015 – 2019 yaitu : “Menuju Kabupaten Tabalong yang Agamis, Sejahtera dan Mandiri” Dengan misi sebagai berikut : 1. Mewujudkan kehidupan masyarakat yang Agamis. 2. Meningkatkan Kesejahteraan Masyarakat 3. Mewujudkan kemandirian dengan membangun dan mengembangkan potensi sumberdaya. Dari 3 misi tersebut. Yang sangat erat dengan sektor BLHD adalah misi ke 2 (dua) dan misi ke 3 (tiga) dan berkaitan pula dengan “NAWACITA” nomor 2 Presiden Joko Widodo dan Wakil Presiden Jusuf Kalla yang berbunyi membuat pemerintah tidak absen dengan membangun tata kelola Pemerintah yang bersih, efektif, demokratis dan terpercaya. Dalam mencapai Visi dan Misi Pemerintah Kabupaten Tabalong, BLHD Kab. Tabalong dalam tatanan kebijakan penyelenggaraan Pelayanan umum akan mengimplementasikan nilai – nilai yang terkandung pada misi pertama yakni “Mewujudkan kehidupan masyarakat yang agamis” namun dalam tataran kebijakan teknis akan sinergis dengan menetapkan beberapa program strategis yang berfokus dan berkaitan langsung dengan misi ketiga adalah : “Mewujudkan kemandirian dengan membangun dan mengembangkan potensi sumberdaya”.
2
Pernyataan Visi BLHD Kab. Tabalong Tahun 2015 – 2019 “terwujudnya Lingkungan Hidup yang Nyaman dan Lestari untuk Kesejahteraan Masyarakat Tabalong”. Untuk mencapai Visi tersebut, dirumuskan visi sebagai berikut : 1. Meningkatkan Kualitas Lingkungan Hidup 2. Mendorong pemanfaatan SDA secara arif dan berwawan lingkungan. 3. Meningkatkan peran serta masyarakat, pelaku usaha/kegiatan dan stakeholder dalam perlindungan dan pengelolaan lingkungan hidup. 4. Meningkatkan kualitas SDA Aparatur dalam perlindungan dan pengelolaan lingkungan hidup. 5. Meningkatkan kapasitas, koordinasi dan kerjasama terpadu dan terintegrasi antar sector dalam pengelolaan lingkungan hidup. Dalam tataran kebijakan penyelenggaraan pelayanan umum BLHD Kab. Tabalong melaksanakan pelayanan kepada masyarakat, salah satunya adalah Pelayanan Penerbitan Rekomendasi SPPL dalam waktu sehari dan percepatan pelayanan UKL – UPL dalam waktu 7 (tujuh) hari dan Kemudahan Pelayanan AMDAL pada Badan Lingkungan Hidup Daerah Kabupaten Tabalong. Sebelumnya para pelaku usaha/kegiatan membutuhkan waktu 7 (tujuh) hari dalam mendapatkan rekomendasi SPPL, dan mengakibatkan masyarakat komplain. Dari data yang ada jumlah Pelayanan Penerbitan Rekomendasi SPPL pelaku usaha/kegiatan sebanyak 48 (empat puluh delapan) jenis usaha, terdiri dari 25 jenis usaha yang harus diverifikasi (waktu tetap 7 hari), 23 jenis usaha yang tidak harus diverifikasi, dari 23 jenis usaha yang tidak harus diverifikasi ada 15 orang masyarakat pelaku usaha yang komplain karena merasa terlalu lama.
1.2. Nama Gagasan Perubahan Adapun nama gagasan perubahan adalah : “Pelayanan Penerbitan Sehari SPPL Dan Percepatan Pelayanan UKL-UPL Serta Kemudahan Pelayanan AMDAL Pada Badan Lingkungan Hidup Daerah Kabupaten Tabalong”.
3
1.3. Tujuan Proyek Perubahan Adapun tujuan dari proyek perubahan ini adalah : 1. Menghemat waktu penerbitan rekomendasi SPPL dari 7 hari menjadi 1 hari dan percepatan pelayanan UKL-UPL dari 14 hari menjadi 7 hari, serta kemudahan pelayanan Amdal. 2. Meningkatkan
“trust”
masyarakat
terhadap
pelayanan
Penerbitan
Rekomendasi SPPL, UKL-UPL dan AMDAL dari Badan Lingkungan Hidup Daerah Kabupaten Tabalong. 3. Memberikan kemudahan kepada masyarakat untuk berusaha.
1.4.Manfaat Proyek Perubahan Manfaat Proyek Perubahan ini adalah adanya rasa kepuasan masyarakat dan tidak ada lagi complain masyarakat terhadap lamanya pelayanan penerbitan rekomendasi Surat Penerbitan Rekomendasi SPPL dari 7 hari menjadi 1 hari dan percepatan pelayanan UKL-UPL dari 14 hari menjadi 7 hari, serta kemudahan AMDAL dari usaha/kegiatan. a. Manfaat Internal : -
Terbentuknya capacity building staff dan organisasi secara keseluruhan
-
Terciptanya kebersamaan, integritas, profesionalisme dan sistem kerja yang baik.
-
Meningkatnya kinerja Badan Lingkungan Hidup Daerah Kabupaten Tabalong.
b. Manfaat Eksternal : -
Meningkatnya kepercayaan masyarakat terhadap kinerja organisasi melalui pelayanan penerbitan rekomendasi SPPL dari 7 hari menjadi 1 hari dan percepatan pelayanan UKL-UPL dari 14 hari menjadi 7 hari, serta kemudahan pelayanan Amdal.
-
Terjalinnya kerjasama dengan stakeholder dan masyarakat pelaku usaha.
BLHD Kab. Tabalong menerapkan pelayanan Penerbitan Rekomendasi SPPL dari 7 hari menjadi 1 hari dan percepatan pelayanan UKL-UPL dari 14 hari
4
menjadi 7 hari, serta kemudahan pelayanan Amdal usaha/kegiatan secara online melalui website.
1.5. Area Perubahan Adapun area perubahan yang terjadi adalah waktu pelayanan penerbitan dokumen lingkungan SPPL, UKL-UPL dan AMDAL pada Badan Lingkungan Hidup Daerah Kabupaten Tabalong
1.6. Ruang Lingkup Proyek Perubahan Adapun ruang lingkup proyek perubahan ini adalah pelayanan penerbitan dokumen lingkungan pada BLHD Kabupaten Tabalong yang meliputi : a. Surat Kesanggupan Pengelolaan dan Pemantauan Lingkungan Hidup (SPPL), b. Upaya Pengelolaan Lingkungan Hidup dan Upaya Pemantauan Lingkungan Hidup (UKL-UPL), c. Analisis Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL).
1.7. Output Kunci Output kunci pada proyek perubahan ini adalah : a. Pelayanan penerbitan SPPL menjadi 1 hari b. Pelayanan penerbitan UKL-UPL menjadi 7 hari c. Pelayanan AMDAL menjadi lebih mudah dan efisien
5
BAB II RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
2.1.Roadmap Milestone Proyek Perubahan Roadmap milestone proyek perubahan ini terbagi menjadi 3 (tiga) bagian yaitu jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. A. Jangka Pendek : 21 April 2016 – 15 Agustus 2016 KEGIATAN
OUTPUT
WAKTU
Membentuk Tim Efektif
Terbentuknya Tim Efektif
Minggu I Mei 2016
Penyempurnaan SOP SPPL,UKL-UPL, Amdal
Terbentuknya SOP SPPL hasil penyempurnaan, UKL-UPL, Amdal
Minggu II Mei 2016
Pembuatan SK Pelimpahan Tugas Penandatanganan SPPL kepada Kabid yang membidangi (APDL)
SK Pelimpahan Tugas Penandatanganan SPPL kepada Kabid yang membidangi (APDL)
Minggu II - III Mei 2016
Melaksanakan Sosialisasi waktu penerbitan rekomendasi Pernyataan Kesanggupan SPPL dari 7 hari menjadi 1 hari dan percepatan pelayanan , UKLUPL dari 14 hari menjadi 7 hari serta kemudahan pelayanan Amdal .
Terlaksananya Sosialisasi waktu penerbitan rekomendasi Pernyataan Kesanggupan SPPL dari 7 hari menjadi 1 hari dan percepatan pelayanan UKL-UPL dari 14 hari menjadi 7 hari serta kemudahan pelayanan Amdal .
Minggu III Mei 2016
Pemahaman Persepsi
Terbentuknya pemahaman presepsi
Minggu II Juni 2016
Membangun data
Tersediannya data
Minggu III Juni 2016
B. JANGKA MENENGAH : 16 Agustus 2016 – 31 Desember 2016 KEGIATAN
OUTPUT
WAKTU
Melaksanakan Rakor Terpadu tentang pelayanan penerbitan sehari SPPL dan percepatan pelayanan selama 7 hari UKL-UPL serta kemudahan pelayanan Amdal
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Minggu 2016
I
Juli
Menerbitkan Berita Acara Kesepakatan
Terbitnya BA. Kesepakatan
Minggu II Juli 2016
6
Meningkatkan Koordinasi dan Sinergitas Penerbitan pelayanan sehari SPPL dan percepatan pelayanan selama tujuh hari UKL-UPL serta kemudahan pelayanan Amdal
Meningkatnya Koordinasi Stakeholder Terbitnya pelayanan sehari SPPL dan percepatan pelayanan selama tujuh hari UKL-UPL serta kemudahan pelayanan Amdal
Minggu III Juli 2016 Minggu IV Juli 2016 dan Minggu I Agustus 2016
Meningkatkan Kepuasan Pelaku Usaha
Catatan/Testimoni Pelaku Usaha
Minggu II Agustus 2016
Menyusun laporan proyek perubahan
Tersusunnya laporan proyek perubahan
Minggu II dan III Agustus 2016
MONEV
Terlaksananya Monev Secara berkala
September 2016
C. JANGKA PANJANG : 1 Tahun (2017) KEGIATAN Manfaat Internal : • Membentuk Kapasitas Building staff dan organisasi secara keseluruhan •
Menciptakan kebersamaan, integritas, profesionalisme dan sistem kerja yang baik.
Manfaat Eksternal : • Meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap kinerja organisasi melalui pelayanan Surat Penerbitan Rekomendasi SPPL selama sehari percepatan selama tujuh hari, UKL-UPL, dan kemudahan pelayanan Amdal.
OUTPUT
WAKTU
• Terbentuknya Kapasitas Building staff dan organisasi secara keseluruhan
• 2 Bulan
• Terciptanya kebersamaan, integritas, profesionalisme dan sistem kerja yang baik.
• 2 Bulan
• Meningkatnya kepercayaan masyarakat terhadap kinerja organisasi melalui pelayanan Surat Penerbitan rekomendasi SPPL selama sehari, percepatan selama tujuh hari UKL-UPL, dan kemudahan pelayanan AMDAL.
• 2 Bulan
•
Menjalin kerjasama dengan Stakeholder dan masyarakat pelaku usaha.
• Terjalinnya kerjasama dengan Stakeholder dan masyarakat pelaku usaha.
• 2 Bulan
•
BLHD Kab. Tabalong membangun pelayanan penerbitan rekomendasi SPPL selama sehari, percepatan pelayanan selama tujuh hari UKLUPL, dan kemudahan pelayanan Amdal melalui website secara online melalui website.
• BLHD Kab. Tabalong Menerapkan pelayanan penerbitan SPPL selama sehari, percepatan pelayanan selama tujuh hari UKL-UPL, dan kemudahan pelayanan Amdal secara online melalui website
• 4 Bulan dan seterusnya
7
2.2.Tata Kelola Proyek Proyek perubahan ini mengusung tujuan untuk mengedepankan pelayanan yang lebih baik dan optimal oleh karena itu proyek perubahan dilakukan dengan mengadopsi perpaduan system Topdown dan bottom up sekaligus. Artinya supaya ada perubahan tersebut menggunakan “Power” kekuasaan yang dimiliki tetapi dengan senantiasa membuka ruang saran dan masukan dari bawah untuk proses perbaikan sistem yang telah dibuat. Sehingga dalam hal ini manajemen yang digunakan dengan Sistem Manajemen Adaptif yang bersifat dinamis.
2.3.Identifikasi dan Analisis Stakeholder Bryson (2001) mendefinisikan stakeholder sebagai individu, kelompok, atau organisasi apapun yang dapat melakukan klaim atau perhatian terhadap sumber daya atau hasil organisasi atau dipengaruhi oleh hasil itu. Dari sekian banyak stakeholder, tidak semuanya mendapat perhatian yang sama artinya secara proporsional dalam memilah dan memilih stakeholder yang menjadi pendukung utama dan kunci keberhasilan suatu organisasi. Menentukan dan mengidentifikasi stakeholder utama dan kunci, merupakan bagian penting dalam suatu proyek perubahan (Soesilo, 2000). Setiap stakeholder perlu diidentifikasi berdasarkan dampak, manfaat, dan kepentingan. Identifikasi dilakukan dengan memetakan masalah dan lokasi sehingga ditemukan masyarakat sebagai stakeholder utama, kemudian mengaitkan masalah baik dari seghi kepentingan, pemihakan dan kewenangan yang dimmiliki oleh actor actor baik pemerintah maupun non pemerintah. Selanjutnya berdasarkan identifikasi dibuat pemetaan (mapping) berdasarkan kepentingan dan sumber daya. Setelah melakukan identifikasi stakeholder, langkah selanjutnya adalah menganalisis stakeholder. Banyak cara yang dilakukan untuk analisa stakeholder. Kali ini analisa dilakukan dengan membagi stakeholder menjadi empat kelompok berdasarkan tingkat kepentingan dan pengaruhnya yaitu : 1) Promotors, memiliki kepentingan besar terhadap proyek dan juga kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil (atau menggelincirkannya)
8
2) Defenders,
Memiliki
kepentingan
pribadi
dan
dapat
menyuarakan
dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi proyek perubahan. 3) Latens, Tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam proyek perubahan tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi proyek perubahan jika mereka menjadi tertarik. 4) Apathetics, Kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan bahkan mungkin tidak mengetahui adanya proyek perubahan. Sedangkan stakeholder berdasarkan tingkat kepentingan dan sumber daya dapat disajikan pada tabel 2.4 Tabel 2.4. Pemetaan stakeholder berdasarkan kepentingan dan sumber daya No 1
Stakeholder Birokrasi / Eksekutif
2
Legislatif
3
Pengusaha / Investor dan Dunia Usaha
4
Organisasi Sosial Masyarakat (LSM)
5
Tokoh Masyarakat
6
Perguruan Tinggi
Interest - Pelaksanaan Tugas dan fungsi pemerintahan - Pertanggungjawaban kinerja - Legislasi - Budgeting - Pengawasan - Menilai Kinerja Pemerintah - Investasi - Kemudahan fasilitas - Antisipasi terhadap Kebijakan / Program - Memperjuangkan aspirasi masyarakat marginal - Kontrol social terhadap permasalahan/isu-isu social dan lingkungan - Menyampaikan aspirasi / kebutuhan komunitas atau kelompok masyarakatnya - Penelitian dan Pengembangan
-
Resource Otoritas Legitimasi Regulasi Peran & Kewenangan Kekuatan Politik Legitimasi
- Perusahaan - Modal - Tenaga Kerja - Organisasi - Kontrol Sosial
- Memiliki social - Dipercaya - Lembaga Penelitian
pengaruh
Pendidikan
Sumber : dikutip dari http//:4.bp.blogspot.com
Sistem dalam proyek perubahan yang telah dibuat tentunya akan berjalan dengan baik jika seluruh stakeholder yang ada berperan aktif dan saling mendukung. Menurut Krismatini (tanpa tahun) pengelompokkan stakeholder tergantung pada tingkat kepentingan dan pengaruhnya terhadap proses pengambilan keputusan, yakni primary stakeholder, secondary stakeholder dan external stakeholder.
9
a. Primary stakeholder, dimana tingkat kepentingan tinggi dengan pengaruh yang rendah dalam proses pengambilan keputusan, misalnya para pelaku usaha menengah ke bawah (UMKM, industry rumah tangga). b. Secondary stakeholder, dimana tingkat kepentingan dan pengaruh dalam proses penentuan kebijakan memiliki porsi yang sama, misalnya instansi pemerintah dan para pelaku usaha menengah yang terkait dengan kegiatan. c. Eksternal stakeholder, dimana tingkat kepentingan rendah dengan pengaruh yang tinggi dalam proses penentuan kebijakan, misalnya para pemimpin kebijakan di instansi pemerintah dan para pengusaha besar. Berdasarkan deskripsi di atas, maka untuk mewujudkan peran BLHD dalam meningkatkan koordinasi dalam pelayanan penerbitan dokumen lingkungan (SPPL, UKL-UPL dan AMDAL) dilakukan pengelompokkan stakeholder menjadi stakeholder internal dan stakeholder eksternal. Stakeholder internal adalah orang dalam suatu organisasi atau instansi yang secara langsung terlibat dalam kegiatan atau program yang memiliki tujuan dan keterkaitan kepentingan. Stakeholder eksternal adalah orang luar dari suatu organisasi, orang atau instansi yang secara tidak langsung terlibat dalam kegiatan program yang memiliki tujuan dan keterkaitan kepentingan. Dari batasan inilah maka dalam proyek perubahan ini yang menjadi stakeholder inmternal dan eksternal sebagaimana tersaji pada penjelasan selanjutnya. a.
Stakeholder Internal Stakeholder internal yang sangat berkepentingan untuk meningkatkan pelayanan yang prima dalam proses penerbitan dokumen lingkungan (SPPL, UKL-UPL dan AMDAL) melalui proyek perubahan ini adalah : 1) Kepala BLHD 2) Kepala Bidang 3) Kepala Sub Bidang 4) Staf
b. Stakeholder eksternal Stakeholder eksternal dalam pelaksanaan proyek perubahan antara lain adalah: 1) Bupati dan Wakil Bupati Tabalong
10
2) Sekretaris Daerah 3) Asisten Pembangunan 4) Kepala Badan Penanaman Modal dan Perizinan Terpadu (BPMPT) 5) Bagian Hukum Setda Tabalong 6) Bagian Organisasi Setda Tabalong 7) Masyarakat 8) Kepala Desa / Lurah 9) Media Massa 10) Unit Pemantau Pelayanan Publik (UP3)
2.4. Identifikasi Potensi Kendala Masalah dan Strategi Mengatasinya Proses perkembangan dalam Proyek Perubahan ini tentunya selalu terkait dan berinteraksi dengan seluruh stakeholder yang ada secara dinamis. Dalam hubungan interaksi yang dilakukan sudah pasti adanya kendala-kendala dan hambatan bahkan menjadi ancaman. Oleh karena itu perlu adanya sifat proaktif dan openness dalam mengatasi segala permasalahan dan kendala yang ada sehingga bisa mengubah dari kendala-hambatan-ancaman menjadi potensi dan peluang untuk menuju proses perubahan yang lebih baik. Potensi kendala dalam Proyek Perubahan ini juga perlu diidentifikasi dengan jelas dan rinci agar menjadi lebih mudah dalam mengatasi dan mencari solusi terbaik. Kendala kendala yang dihadapi biasanya muncul dari dalam (internal) maupun dari luar (eksternal). Mengenai kendala-kendala baik internal maupun eksternal dapat terlihat pada tabel 2.5 berikut ini ; Tabel 2.5. Kendala-kendala yang dihadapi dalam Pelaksanaan Proyek Perubahan No 1 2 3
Kendala Internal Ego personal bidang dalam BLHD Keterbatasan Sumber Daya Manusia (kualitas maupun kuantitas) Kurangnya komunikasi dan koordinasi dalam BLHD Tabalong
Eksternal Ego sektoral SKPD Kurangnya komunikasi dan koordinasi Kurangnya pemahaman atau perbedaan pemahaman terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku
11
4
Adanya prasangka negative dan permasalahan transparansi dalam lingkungan BLHD Tabalong
5
Kurangnya Pemahaman terhadap Peraturan perundang-undangan yang berlaku
Adanya oknum-oknum yang ingin mengambil keuntungan dalam proses pelayanan penerbitan dokumen lingkungan Kurang paham terhadap alur proses pelayanan
Setelah mengetahui potensi kendala baik internal dan eksternal maka langkah selanjutnya adalah melakukan strategi untuk mengatasinya. Menurut Chandler dalam Rangkuti (2008), Strategi merupakan alat untuk mencapai tujuan perusahaan dalam kaitannya dengan tujuan jangka panjang, program tindak lanjut dan prioritas sumber daya. Adapun strategi mengatasi kendala yang ada dalam Proyek Perubahan ini dapat terlihat pada tabel 2.6 berikut ini : Tabel 2.6. Strategi mengatasi kendala baik internal maupun eksternal dalam Proyek Perubahan No
Kendala (Internal/Eksternal)
1
Ego personal bidang dalam BLHD
2
Keterbatasan Sumber Daya Manusia (kualitas maupun kuantitas)
3
Kurangnya komunikasi dan koordinasi dalam BLHD Tabalong
4
Adanya prasangka negative dan permasalahan transparansi dalam lingkungan BLHD Tabalong Kurangnya Pemahaman terhadap Peraturan perundang-undangan yang berlaku
5
6
Ego sektoral SKPD
7
Kurangnya komunikasi dan koordinasi
8
Adanya oknum-oknum yang ingin mengambil keuntungan dalam proses pelayanan penerbitan dokumen lingkungan Kurang paham terhadap alur proses pelayanan yang sebenarnya.
9
Strategi Pendekatan personal dan komunikasi internal yang hangat dan intens Menambah personal bidang pelayanan penerbitan dokumen lingkungan terutama di bidang APDL serta mengupgrade personal tersebut secara berkala Mengintensifkan koordinasi dan komunikasi dengan fleksibel (formal dan informal) Komunikasi internal dan sosialisasi kegiatan yang transparan Memberikan arahan dan pemahaman baik secara structural maupun fungsional tentang peraturan perundang-undangan yang berlaku Peningkatan kuantitas dan kualitas Komunikasi dan koordinasi dengan SKPD terkait pelayanan penerbitan dokumen lingkungan Peningkatan kuantitas dan kualitas Komunikasi dan koordinasi dengan SKPD terkait pelayanan penerbitan dokumen lingkungan baik formal maupun informal Pengambilan sanksi yang tegas terkait oknum-oknum tersebut
Pembuatan dan sosialisasi SOP pelayanan yang mudah dipahami
12
2.5.Identifikasi Faktor Resiko Pelaksanaan Proyek Perubahan yang dilakukan tentunya diharapkan membawa perubahan yang lebih baik dan bermanfaat. Disisi lain tidak dipungkiri bahwa setiap perubahan pasti selain membawa dampak positif, juga sering menimbulkan dampak negative. Untuk identifikasi faktor resiko yang dilakukan dalam proyek perubahan ini mencakup resiko yang bersifat negative. Setelah diidentifikasi beberapa faktor resiko yang ada dalam Proyek Perubahan ini adalah sebagai berikut : a) Banyaknya industry kecil yang membuat SPPL ke bidang APDL BLHD Kab. Tabalong dengan waktu awal 7 hari menjadi 1 hari jika tidak disertai dengan penambahan SDM (personal) maka kemungkinan tidak akan tercapai menjadi pelayanan 1 hari. b) Semua sistem pelayanan sudah dipastikan akan menerima complain ketidakpuasan dari para pihak yang berkepentingan, dalam hal ini adalah yang dilayani. c) Untuk pelayanan penerbitan dokumen UKL-UPL dari 14 hari menjadi 7 hari jika tidak dilakukan sosialisasi dan informasi yang jelas terhadap pelaku usaha ataupun yang berkepentingan maka rentan menjadi salah persepsi waktu penerbitan dokumen lingkungan. d) Untuk pelayanan penerbitan dokumen AMDAL dilakukan oleh tim Komisi Penilai AMDAL yang sudah mempunyai lisensi. Agustus 2016 adalah masa akhir lisensi tim komisi Penilai AMDAL. Selama masa perpanjangan lisensi (biasanya 4-5 bulan) maka dokumen AMDAL yang masuk tidak bisa diproses di Kabupaten Tabalong tetapi di proses di Provinsi Kalimantan Selatan.
2.6.Kriteria Keberhasilan Keberhasilan suatu program atau kegiatan terkadang berbeda setiap orang dalam menilainya. Oleh karena itu untuk menyeragamkannya dibuatlah kriteriakriteria yang menunjukkan bahwa suatu program / kegiatan dikatakan berhasil. Keberhasilan Proyek Perubahan ini juga tidak lepas dari kriteria. Adapun kriteria keberhasilan Proyek Perubahan ini adalah sebagai berikut :
13
a) Waktu pelayanan; Penerbitan dokumen lingkungan yang cepat dianggap berhasil jika waktu penerbitan dokumen SPPL adalah 1 (satu) hari kerja, keluarnya rekomendasi UKL-UPL 7 (Tujuh) hari kerja dan pelayanan AMDAL menjadi lebih mudah dalam waktu kurang dari 105 hari.
b) Tingkat kepuasan pelanggan; Salah satu indikator keberhasilan dalam pelayanan adalah kepuasan pelanggan. Dari beberapa sumber dikatakan berhasil jika hasil wawancara atau angket yang diberikan minimal 80% merasa puas.
c) Cost / Biaya; Biaya yang dikeluarkan adalah 0 (nol) rupiah atau gratis, kecuali beli materai sendiri dari luar.
d) Komplain pelanggan; Kepuasan pelanggan biasanya menjadi prioritas dalam pelayanan. Hal itu bisa juga ditunjukkan dengan jumlah complain yang masuk. Komplain pasti akan selalu ada dalam sebuah pelayanan. Hanya saja pelayanan dikatakan berhasil jika jumlah complain yang masuk adalah maksimal 5% dari jumlah pelanggan yang mengajukan permohonan penerbitan SPPL, rekomendasi UKL-UPL dan AMDAL Dengan empat kriteria diatas dapat dikatakan berhasil jika keempat kriteria tersebut terpenuhi.
2.7.Faktor Pendukung Keberhasilan (Stakeholder) Berhasil tidaknya suatu proyek, program atau kegiatan sangat dipengaruhi oleh faktor pendukungnya baik internal maupun eksternal. Dalam Proyek Perubahan ini yang menjadi faktor pendukung keberhasilan program ini adalah : 1) Komitment yang kuat dari actor perubahan beserta para pemegang kebijakan dalam menerapkan Proyek Perubahan kea rah yang lebih baik.
14
2) Sumber Daya Manusia (SDM) yang handal dan memadai jumlahnya atau secara proporsional. 3) Adanya insentif (sebagai reward) dan disinsentif (sebagai punishment) bagi para actor yang terlibat langsung dalam Proyek Perubahan ini. 4) Adanya kesepahaman dan keselarasan langkah dari para stakeholder dalam mencapai tujuan bersama. 5) Adanya rasa tanggung jawab dari actor (stakeholder kunci) yang terlibat langsung dalam Proyek Perubahan. 6) Sarana dan prasarana yang memadai dalam proses pelaksanaan Proyek Perubahan pelayanan penerbitan dokumen lingkungan.
15
BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
3.1.Capaian Proyek Perubahan Proyek perubahan ini dapat diejawantahkan atau dilaksanakan ke dalam 15 kegiatan yang tergambar dalam pentahapan (milestone) baik jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang. Secara umum semua kegiatan telah dilakukan dalam setiap tahapan kecuali untuk jangka panjang yang masih belum sampai waktunya. Capaian keberhasilan Poyek Perubahan ini menurut milestone yang telah dibuat adalah sebagai berikut : A. Milsetone Jangka Pendek (21 April 2016 – 15 Agustus 2016) Tahapan jangka pendek ini terbagi menjadi beberapa kegiatan antara lain adalah : 1) Pembentukan Tim Proyek Perubahan atau membentuk tim efektif yang ditetapkan oleh Keputusan Kepala BLHD Kabupaten Tabalong. Dalam pembentukan Tim Proyek Perubahan dilakukan langkah langkah sebagai berikut : a) Pelaksanaan rapat persiapan pelaksanaan proyek perubahan b) Penyusunan Tim Efektif Proyek Perubahan c) Penerbitan Surat Keputusan tentang Tim Efektif Kegiatan kegiatan tersebut dapat dilaksanakan seluruhnya dan hasil dari kegiatan ini berupa : Notulensi rapat, rancangan struktur tim efektif dan Surat Keputusan Kepala Badan tentang Tim efektif proyek perubahan. Waktu pelaksanaan kegiatan ini adalah pada Minggu I Mei 2016. 2) Penyempurnaan Standard Operating Procedure (SOP) untuk pelayanan penerbitan SPPL, Rekomendasi UKL-UPL dan Pelayanan AMDAL. Penyempurnaan SOP ini dilakukan untuk penyusunan SOP pelayanan penerbitan dokumen lingkungan (SPPL, UKL-UPL dan AMDAL) agar lebih jelas dan mudah tidak membingungkan para pelaku usaha yang mengajukannya. Tahapan ini dilakukan dengan rapat penyusunan SOP
16
yang dilaksanakan pada minggu II Mei 2016. Output dari kegiatan ini berupa SOP yang disempurnakan untuk pelayanan Penerbitan SPPL dan Rekomendasi UKL-UPL. Penetapan Surat Keputusan SOP dilakukan dengan dikeluarkannya SK Kepala BLHD Kabupaten Tabalong Nomor B.001/BLHD/SET/800.01/05/2016 Tahun 2016 tentang SOP Penerbitan Rekomendasi SPPL dan SK Nomor B.002/BLHD/SET/800.01/05/2016 tentang Penerbitan UKL-UPL 3) Pembuatan Surat Keputusan (SK) Pelimpahan Penandatanganan SPPL kepada Kabid yang membidangi pelayanan penerbitan dokumen lingkungan, dalam hal ini adalah Kepala Bidang Analisis dan Pengendalian Dampak Lingkungan (APDL). Output dari kegiatan ini berupa SK Kepala BLHD tentang Pelimpahan Penandatanganan SPPL oleh Kabid APDL. Kegiatan ini telah dilaksanakan pada minggu II-III Mei 2016. 4) Sosialisasi waktu penerbitan SPPL 1 (hari), UKL-UPL 7 (Tujuh) hari kerja dan Kemudahan Amdal. Tujuan sosialisasi ini adalah agar seluruh stakeholder menjadi lebih tahu tentanng waktu pelayanan penerbitan dokumen lingkungan yang ada pada BLHD Kabupaten Tabalong. Sosialisasi ini dilakukan hanya satu hari dengan mengundang seluruh stakeholder yang ada pada Proyek Perubahan ini. Kegiatan ini dilengkapi dengan undangan, dan daftar hadir peserta sosialisasi. Kegiatan sosialisasi ini dilakukan pada minggu III Mei 2016. 5) Pemahaman Persepsi; Persepsi yang dimaksud adalah persepsi tentang Proyek Perubahan dan Pemahaman perubahan waktu pelayanan penerbitan SPPL dari 7 hari menjadi 1 hari, UKL-UPL dari 14 hari menjadi 7 hari dan Kemudahan AMDAL. Pemahaman persepsi ini dilakukan pada Minggu II Juni 2016. 6) Membangun Data ; Membangun data dilaksanakan dengan tujuan agar terkumpulnya data pelayanan penerbitan dokumen lingkungan baik SPPL, UKL-UPL maupun AMDAL. Jenis data tersebut berupa Nama pelaku usaha/kegiatan, jenis usaha/kegiatan, Jenis dokumen yang dimiliki serta
17
waktu penetapan dokumen tersebut. Pengumpulan data ini dilakukan pada minggu III Juni 2016. B. Milestone Jangka Menengah ( 16 Agustus 2016 – 31 Desember 2016 ) Pelaksanaan kegiatan pada tahapan/milestone jangka menengah ini terbagi menjadi beberapa kegiatan antara lain adalah : 1) Pelaksanaan Rakor Terpadu tentang Pelayanan Penerbitan SPPL sehari, UKL-UKL 7
hari dan kemudahan pelayanan
AMDAL. Rakor
inidilaksanakan dengan tujuan untuk sekaligus sosialisasi dan koordinasi awal dengan semua stakeholder (internal maupun eksternal). Pelaksanaan Rakor dilakukan pada minggu I Juli 2016. 2) Penerbitan Berita Acara Kesepakatan. Berita acara yang dibuat merupakan tindak lanjut dari Rakor sebagai legitimasi dari pemahaman persepsi dan komitmen dalam melakukan Proyek Perubahan Pelayanan Penerbitan Dokumen Lingkungan. Penyusunan Berita Acara ini dilakukan pada minggu II Juli 2016 3) Peningkatan Koordinasi dan Sinergitas Stakeholder. Hal ini bertujuan untuk lebih mensolidkan tim efektif dalam Proyek Perubahan yang mencakup semua stakeholder sehingga terbangun team work yang solid dalam pelaksanaan Proyek Perubahan ini. Peningkatan koordinasi dan sinergitas ini dilakukan pada minggu III Juli 2016. 4) Pelaksanaan Pelayanan Penerbitan SPPL Sehari, UKL UPL 7 hari dan kemudahan pelayanan AMDAL. Setelah dirasa cukup siap maka Proyek Perubahan langsung diterapkan dalam pelayanan penerbitan dokumen lingkungan (SPPL menjadi 1 hari, UKL UPL menjadi 7 hari dan kemudahan AMDAL). Dalam hal pelayanan AMDAL, penulis beserta staf belum bisa mengurangi ketentuan dari Menteri LHK, sehingga hanya dapat memberikan kemudahan yaitu perbaikan dokumen dari konsultan tidak harus bertemu langsung tetapi cukup melalui e-mail. Selain itu rapat tim teknis AMDAL dan rapat komisi penilai AMDAL dilakukan berurutan misalnya hari ini rapat tim teknis, besoknya dilakukan rapat tim komisi
18
penilai AMDAL, sehingga pemrakarsa dan konsultan lebih efisien dari segi transportasi dan akomodasinya. Pelayanan ini mulai dilaksanakan pada Minggu IV Juli 2016 sampai dengan minggu I Agustus 2016. Kegiatan ini dibuktikan dengan adanya data laporan jumlah nama dan jenis pelaku usaha/kegiatan pada bulan berjalan. Lebih jelasnya hasil pelaksanaan pelayanan penerbitan dokumen llingkungan dapat dilihat pada tabel 3.1. berikut ini : Tabel 3.1. Rekapitulasi Pelayanan Penerbitan Dokumen Lingkungan Selama Minggu IV Juli sampai Minggu I Agustus 2016 No 1 2
Nama Pelaku Usaha Keg Eli Novita
3 4
Ardi Yos Martono (CV. Anugrah Daya Baimbai) Haderi H. Zainal Hadi
5
Rudi Amrullah
…. 37
….. Sriati
Jenis Kegiatan Rumah Makan Minang Kontraktor Pengadaan Barang dan Jasa (supplier) Jual Sembako Alat Penyedia Suku Cadang dan Kontruksi Kontraktor Pengadaan Barang &Jasa …… Jual Sayur Mayur
Waktu Pelayanan 1 hari
Biaya Pelayanan 0
1 hari
0
1 hari 1 hari
0 0
1 hari
0
…… 1 hari
….. 0
Sumber : Bidang APDL, 2016
5) Peningkatan kepuasan pelaku usaha. Setelah mulai dilaksanakan proyek perubahan pelayanan penerbitan dokumen lingkungan ini, tahap awal progress dilakukan dengan mengetahui kepuasan pelanggan. Untuk mengetahui kepuasan pelanggan dilakukan dengan angket atau wawancara. Bukti kegiatan ini berupa hasil wawancara atau angket yang telah diisi pelanggan (konsumen) serta hasil rekapannya. Kegiatan mendata kepuasan pelanggan dilakukan pada minggu II Agustus 2016. Dari hasil kepuasan pelanggan yang tercatat dapat terlihat pada tabel 3.2 berikut :
19
Tabel 3.2. Prosentase Kepuasan Pelanggan dan jumlah complain atas Pelayanan Penerbitan Dokumen Lingkungan selama pelayanan penerbitan Dokumen Lingkungan No Jenis Prosentase (%) Keterangan 1 Kepuasan Pelanggan 95 Dari 20 pelanggan yang disurvei 2 Jumlah Komplain 0 Dari 37 pemohon 6) Penyusunan Laporan Proyek Perubahan. Setelah
proyek
perubahan
pelayanan
penerbitan
dokumen
lingkungan dilaksanakan, maka disusunlah Laporan Proyek Perubahan ini. Pelaksanaan Penyusunan Laporan Proyek Perubahan ini dilakukan pada minggu II dan III Agustus 2016 7) Monitoring dan Evaluasi (MONEV). Setelah semua kegiatan dilakukan dalam tahap ini maka dilakukan monitoring dan evaluasi. Hasil dari monev ini berupa catatan hasil evaluasi pelaksanaan kegiatan pelayanan penerbitan dokumen lingkungan. Waktu pelaksanaan monev dilakukan pada bulan September 2016.
3.2.Kendala Internal dan Eksternal Pelaksanaan Proyek perubahan dalam pelayanan penerbitan dokumen lingkungan pada BLHD Kabupaten Tabalong tidak lepas dari kendala yang dihadapi. Kendala tersebut antara lain : a) Kendala internalnya adalah adanya tuntutan pelayanan public yang excellent dengan beban tugas administrative yang dimiliki pelaku pelayanan dalam hal ini staf dan Kasubbid pada bidang APDL yang terbatas sehingga pada waktu-waktu tertentu (peak season) adanya penumpukan beban yang tidak merata tiap harinya, akibatnya pelayanan sehari SPPL menjadi terganggu. b) Kendala eksternalnya adalah tuntutan para pelaku usaha yang ingin pelayanan SPPL cepat dalam ukuran 1 jam dengan jumlah pelaku pelayanan terbatas. Ditambah dengan adanya keterlambatan perbaikan dokumen UKL-
20
UPL dari pemrakarsa sendiri yang terkadang disalah artikan menjadi pelayanan penerbitan dokumen UKL-UPL menjadi lama.
3.3.Upaya Mengatasi Kendala Untuk mengatasi kendala kendala tersebut maka dilakukan beberapa langkah antisipasinya antara lain adalah : a) Membagi dan mengklasifikasi rancangan dokumen yang masuk kemudian membagi tugas kepada staf di bidang APDL sesuai dengan kadar kemampuannya b) Memberikan penjelasan mengenai SOP pelayanan SPPL dengan gamblang dan mudah dimengerti sehingga pelaku usaha menjadi mafhum c) Melakukan koordinasi
dan pengertian
dengan
pemrakarsa
untuk
mempercepat proses perbaikan dokumen lingkungan yang diajukan.
3.4.Instrumen Monitoring Untuk Proyek Perubahan Proyek perubahan ini dapat terlaksana dengan baik karena adanya intrumen monitoringnya sehingga diketahui progresnya. Instrumen monitoring yang digunakan untuk memantau progress Proyek Perubahan Pelayanan Penerbitan Dokumen Lingkungan ini berupa Grand Chart yang mengacu pada tahapan pelaksanaan milestone dari rencana Proyek Perubahan. Instrumen tersebut dapat dilihat pada tabel 3.3. berikut ini :
21
Tabel 3.3. Instrumen Pemantauan Pelaksanaan Proyek Perubahan dengan Grand Chart No
Kegiatan I
1 2 3 4
5 6 7
8 9 10
11 12 13
Membentuk Tim Efektif Penyempurnaan SOP SPPL,UKL-UPL,Amdal Pembuatan SK Pelimpahan Tugas Penandatanganan SPPL kepada Kabid yang membidangi (APDL) Melaksanakan Sosialisasi waktu penerbitan rekomendasi Pernyataan Kesanggupan SPPL dari 7 hari menjadi 1 hari dan percepatan pelayanan UKLUPL dari 14 hari menjadi 7 hari serta kemudahan pelayanan Amdal . Pemahaman Persepsi Membangun data Melaksanakan Rakor Terpadu tentang pelayanan penerbitan sehari SPPL dan percepatan pelayanan selama 7 hari UKL-UPL serta kemudahan pelayanan Amdal Menerbitkan Berita Acara Kesepakatan Meningkatkan Koordinasi dan Sinergitas Penerbitan pelayanan sehari SPPL dan percepatan pelayanan selama 7 hari UKL-UPL serta kemudahan pelayanan Amdal Meningkatkan Kepuasan Pelaku Usaha Menyusun laporan proyek perubahan MONEV
Mei II
Juni III
II
III
Waktu Pelaksanaan Juli I II III
IV
I
Agustus II
III
Septe mber
22
BAB IV PENUTUP
4.1. Kesimpulan Proyek perubahan pelayanan penerbitan dokkumen lingkungan (SPPL, UKL-UPL dan AMDAL) yang telah dilakukan dikategorikan berhasil dengan kriteria perubahan waktu pelayanan SPPL menjadi 1 hari dan UKL-UPL menjadi 7 hari serta kemudahan pelayanan AMDAL, kepuasan pelanggan mencapai 95 %, komplain masyarakat 0 %, dan biaya nol rupiah. Beberapa faktor pendukung keberhasilan Proyek Perubahan ini mencakup faktor internal dan eksternal antara lain adalah 1) Komitmen bersama para stakeholder untuk proyek perubahan; 2) Koordinasi dan kerjasama yang baik dan intensif; 3) SDM pelayanan yang handal dan memadai; 4) Adanya insentif dan disinsentif; 5) Adanya sarana dan prasarana yang mendukung dan memadai. Sedangkan kendala yang masih dihadapi selama kegiatan Proyek Perubahan ini adalah 1) kurangnya SDM tenaga pelayanan; 2) Tidak meratanya tugas pelayanan dengan tugas kegiatan lain selain pelayanan perizinan (adanya tugas doble selain pelayanan); 3) sifat dan kultur yang beragam dari pelanggan (pelaku usaha/kegiatan) yang mengajukan permohonan penerbitan dokumen lingkungan yang terkesan ingin cepat selesai dalam ukuran jam (untuk SPPL dan UKL-UPL)
4.2. Saran Dari beberapa kesimpulan di atas mengenai Proyek Perubahan ini dapat diberikan saran perbaikan ke depan berupa : 1) Koordinasi dan kerjasama internal dan eksternal harus tetap dijaga dan ditingkatkan baik secara formal maupun informal. 2) Monitoring pelaksanaan kegiatan Proyek Perubahan dilakukan dengan sistem Atur Dan Awasi atau Waskat. 3) Adanya pemberian insentif (reward) dan disinsentif (punishment) kepada staf bidang APDL untuk menjaga motivasi pelaksanaan Proyek Perubahan. 4) Selalu menekankan komitment bersama dan mengingatkan kembali seluruh stakeholder terhadap tujuan bersama Proyek Perubahan Pelayanan Penerbitan Dokumen Lingkungan agar lebih baik
23
DAFTAR PUSTAKA
Algamar, S.B. 2015. Inovasi. Bahan Ajar Diklat Kepemimpinan Tingkat II. LAN. Jakarta Bappenas. 2009. Pedoman Evaluasi Kinerja Pembangunan Sektoral. Deputi Bidang Evaluasi Kinerja Pembangunan. Jakarta Dally, Dadang. 2015. Agenda Membangun Tim Efektif. Bahan Ajar Diklat Kepemimpinan Tingkat II. LAN. Jakarta KLH. 2012. Kebijakan Peningkatan Kapasitas Kelembagaan Lingkungan HidupDaerah. Asdep Kelembagaan KLH RI. Jakarta Rangkuti, F., 1997. Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. PT. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta Sarwono, Sunari. 2015. Organisasi Berkinerja Tinggi. Bahan Ajar Diklat Kepemimpinan Tingkat II. LAN. Jakarta Steers, Richard M. 1985. Efektivitas Organisasi. Seri Manajemen No. 47. Penerbit Erlangga. Jakarta
24
LAMPIRAN-LAMPIRAN
