Leidraad voor het testen, beoordelen en certificeren van administratieve software

Leidraad voor het testen, beoordelen en certificeren van administratieve software

Versie 3.4 December 2010 Door onderzoeksbureau GBNED


Disclaimer Hoewel bij de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is betracht, aanvaard onderzoeksbureau GBNED geen enkele aansprakelijkheid voor de gevolgen van eventuele onjuistheden, (druk)fouten of onvolledigheden. © Onderzoeksbureau GBNED

| www.softwarepakketten.nl | www.ictaccountancy.nl | www.boekhoudplaza.nl

2


Voorwoord Allereerst ben ik me ervan bewust dat deze uitgave niet volledig zal zijn. Meer dan 25 jaar ervaring op het gebied van administratieve softwaresystemen is geen garantie om op alle vragen een antwoord te weten. Ook de veranderde omgeving speelt een belangrijke rol. Daar waar financiële administratiesystemen 25 jaar geleden nog veelal op zich zelf stonden is nu sprake van vergaande integratie tussen de diverse systemen en hun omgeving. Een ontwikkeling als breedband internet zorgt voor een nog meer directe uitwisseling van gegevens, enerzijds tussen systemen onderling en anderzijds tussen organisaties. Over nog eens 25 jaar kan ik me wellicht niet eens meer voorstellen dat in- en verkoopfacturen en bankafschriften handmatig geboekt worden. En de fiscale aangiftes kunnen dan misschien wel echt met één druk op de knop geregeld worden. Voorlopig blijft het echter nog steeds opletten geblazen om als organisatie het juiste administratiesysteem (of zo u wilt administratiesystemen) in huis te halen. Ik hoop dat dit document een bijdrage kan leveren aan een juiste keuze. Facit experientia cautus (ervaring maakt voorzichtig) Onderzoeksbureau GBNED, Gerard Bottemanne www.gbned.nl www.softwarepakketten.nl www.ictaccountancy.nl www.boekhoudplaza.nl

© Onderzoeksbureau GBNED


3


Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Samenvatting 3. Vragen- en controlelijsten 3.1. Inleiding 3.2. Leverancier 3.3. Algemeen pakket 3.3.01. Doelgroep pakket 3.3.02. Algemene eigenschappen 3.3.03. Beveiliging en Audit 3.3.04. Bediening 3.3.05. Uitvoer 3.4. Aanschaf, implementatie en ondersteuning 3.4.01. Installatie en techniek 3.4.02. Implementatie 3.4.03. Support en updates 3.4.04. Aanschaf en kosten 3.5. SAAS model 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.01. Inleiding 3.6.02. Financiële administratie 3.6.02.1. Pakketeigenschappen 3.6.02.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.03. Loon- en salarisadministratie 3.6.03.1. Pakketeigenschappen 3.6.03.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.04. Personeelsadministratie 3.6.04.1. Pakketeigenschappen 3.6.04.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.05. Urenregistratie en declaraties 3.6.05.1. Pakketeigenschappen 3.6.05.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.06. Inkoopadministratie 3.6.06.1 Pakketeigenschappen 3.6.06.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.07. Voorraadadministratie 3.6.07.1 Pakketeigenschappen 3.6.07.2 Branchegerichte eigenschappen 3.6.08. Verkoopadministratie 3.6.08.1 Pakketeigenschappen 3.6.09. Point of Sale administratie (POS) 3.6.09.01 Pakketeigenschappen 3.6.09.02 Branchegerichte eigenschappen 3.6.10. Webwinkel administratie 3.6.10.01 Pakketeigenschappen 3.6.10.02 Branchegerichte eigenschappen 3.6.11. Relatiebeheer administratie (CRM) 3.6.11.01 Pakketeigenschappen 3.6.11.02 Branchegerichte eigenschappen 3.6.12. Ledenadministratie 3.6.12.01 Pakketeigenschappen 3.6.12.02 Branchegerichte eigenschappen 3.6.13. Projectenadministratie 3.6.13.01 Pakketeigenschappen 3.6.13.02 Branchegerichte eigenschappen 3.6.14. Productie administratie (ERP) (volgt) 3.6.15. Verhuuradministratie 3.6.15.01 Pakketeigenschappen 3.6.16. Onderhoud- / Service administratie © Onderzoeksbureau GBNED


4


3.6.16.01 Pakketeigenschappen 3.6.17. Werkorderadministratie 3.6.17.01 Pakketeigenschappen 3.6.18. Materieeladministratie 3.6.18.01 Pakketeigenschappen 3.6.19. Dossieradministratie (volgt) 3.6.20. Document Managementadministratie (volgt) 3.6.21. Marketingadministratie 3.6.21.01 Pakketeigenschappen 4. Thema’s 4.01. Inleiding 4.02. Elektronisch factureren 4.03. XBRL 4.04. (Management)rapportage (volgt) 4.05. (Web)portals (volgt) 5. Bronnen



5


1. Inleiding Deze uitgave is primair bedoeld als leidraad bij het beoordelen van administratieve software. De nadruk ligt op het MKB, maar grote(re) organisaties kunnen ook gebruik maken van deze uitgave. Daarnaast kan deze uitgave gebruikt worden als checklist bij de aanschaf van administratieve software of als leidraad om kennis te krijgen van functies en eigenschappen die aanwezig kunnen zijn binnen administratieve softwaresystemen. Onder administratieve software wordt hier verstaan: “alle standaard softwaresystemen die aangevuld kunnen worden met het woord administratiesysteem”. Voorbeelden hiervan zijn: • • • • • • • •

Financieel administratiesysteem Inkoop administratiesysteem Loon- en salarisadministratiesysteem Leden administratiesysteem Groothandelsadministratiesysteem Relatiebeheer administratiesysteem Urenadministratiesysteem Service administratiesysteem

Zo vallen systemen op het gebied van kantoorautomatisering (zoals Office toepassingen) en besturingssystemen buiten deze definitie. Beoordelen administratieve softwaresystemen Dit document is zodanig opgezet dat het direct gebruikt kan worden als leidraad (en model) voor het beoordelen van administratieve software. Een belangrijk aandachtspunt is dat toepasbaarheid van een administratiesysteem afhankelijk is van de eisen en wensen van de gebruiker. Als dit document wordt gebruik als checklist bij de aanschaf van een administratiesysteem is het aan te raden eerst goed af te stemmen welke functies en eigenschappen noodzakelijk zijn. Suggesties voor deze uitgave zijn van harte welkom en kunnen gericht worden aan: [email protected] (Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED).



6


2. Samenvatting Als dit document wordt gebruikt voor het beoordelen van een administratiesysteem, door bijvoorbeeld een accountant, consultant of auditor, dan is dit hoofdstuk van belang om in te vullen op basis van het beoordeelde systeem. Dit hoofdstuk kan ook als afzonderlijk document gebruikt worden ter verantwoording en ondersteuning van een verdere pakketselectie. Beoordeeld door Organisatie: ____________________________________ Betrokken personen (met e-mail): ______________________________________________________ Aanpak De leverancier __________________________ heeft de vragenlijst ontvangen om deze betrouwbaar te beantwoorden. De antwoorden zijn doorgenomen op basis van een demonstratie door de leverancier. Vanuit de leverancier waren hierbij de volgende personen betrokken (namen en e-mail): __________________________________________________________________ De demonstraties hebben plaatsgevonden in de periode __________________________________________ Voor de demonstraties is gebruik gemaakt van de volgende omgeving ___________________________________________ De demonstraties en beoordeling hebben betrekking op versie __________ van het pakket. Leverancier (Samenvatting van hoofdstuk 3.2. over de producent en/of leverancier van het pakket). Pakket (Samenvatting over pakket) Doelgroep (Hoe is de doelgroep van het pakket opgebouwd en in weke doelgroep bevinden zich de meeste afnemers? Enerzijds kan een onderverdeling worden gemaakt naar bedrijfsgrootte en anderzijds bijvoorbeeld naar branche of regio (Nederland, Europa, etc). Dit is feitelijk een samenvatting van hoofdstuk 3.3.01). Omgeving (Samenvatting van de benodigde hardware, software en infrastructuur om met het pakket te kunnen werken). Aandachtspunten voor aanschaf (In te vullen door beoordelaar). Support (Samenvatting van hoofdstuk 3.4.03 over het support door de leverancier). Kosten (Samenvatting van hoofdstuk 3.4.04 over de kosten van aanschaf, installatie, implementatie en onderhoud. Of opgave van kosten op basis van een voorbeeldbedrijf). Beoordeelde functies en/of eigenschappen (Samenvatting van beoordeling ter plaatse via demonstraties)



7


Gebruikerservaring (Op basis van telefonische interviews of via scores op www.softwarepakketten.nl) Oordeel (In te vullen door de beoordelaar, gerelateerd aan de doelgroep van het pakket): (goed, ruim voldoende, voldoende, matig of slecht) Aspect Installatie Documentatie Functionaliteit Basisgegevens Boekingen Uitvoer Bediening Service Prijs/prestatie Totaal oordeel

Oordeel

Toelichting

Beperkingen (Misschien wel een van de belangrijkste hoofdstukken van dit rapport. De belangrijkste beperkingen van het pakket worden hier opgesomd en toegelicht).



8


3. Vragen- en controlelijsten 3.1. Inleiding 3.2. Leverancier 3.3. Algemeen pakket 3.3.01. Doelgroep pakket 3.3.02. Algemene eigenschappen 3.3.03. Beveiliging en Audit 3.3.04. Bediening 3.3.05. Uitvoer 3.4. Aanschaf, implementatie en ondersteuning 3.4.01. Installatie en techniek 3.4.02. Implementatie 3.4.03. Support en updates 3.4.04. Aanschaf en kosten 3.5. ASP (SAAS) model 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.01. Inleiding 3.6.02. Financiële administratie 3.6.02.1. Pakketeigenschappen 3.6.02.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.03. Loon- en salarisadministratie 3.6.03.1. Pakketeigenschappen 3.6.03.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.04. Personeelsadministratie 3.6.04.1. Pakketeigenschappen 3.6.04.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.05. Urenregistratie en declaraties 3.6.05.1. Pakketeigenschappen 3.6.05.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.06. Inkoopadministratie 3.6.06.1 Pakketeigenschappen 3.6.06.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.07. Voorraadadministratie 3.6.07.1 Pakketeigenschappen 3.6.07.2 Branchegerichte eigenschappen 3.6.08. Verkoopadministratie 3.6.08.1 Pakketeigenschappen 3.6.09. Point of Sale administratie (POS) 3.6.09.01 Pakketeigenschappen 3.6.09.02 Branchegerichte eigenschappen 3.6.10. Webwinkel administratie 3.6.10.01 Pakketeigenschappen 3.6.10.02 Branchegerichte eigenschappen 3.6.11. Relatiebeheer administratie (CRM) 3.6.11.01 Pakketeigenschappen 3.6.11.02 Branchegerichte eigenschappen 3.6.12. Ledenadministratie 3.6.12.01 Pakketeigenschappen 3.6.12.02 Branchegerichte eigenschappen 3.6.13. Projectenadministratie 3.6.13.01 Pakketeigenschappen 3.6.13.02 Branchegerichte eigenschappen 3.6.14. Productie administratie (ERP) (volgt) 3.6.15. Verhuuradministratie © Onderzoeksbureau GBNED


9


3.6.15.01 Pakketeigenschappen 3.6.16. Onderhoud- / Service administratie 3.6.16.01 Pakketeigenschappen 3.6.17. Werkorderadministratie 3.6.17.01 Pakketeigenschappen 3.6.18. Materieeladministratie 3.6.18.01 Pakketeigenschappen 3.6.19. Dossieradministratie (volgt) 3.6.20. Document Managementadministratie (volgt) 3.6.21. Marketingadministratie 3.6.21.01 Pakketeigenschappen



10


3. Vragen- en controlelijsten 3.1. Inleiding Op de volgende pagina’s vindt u algemene vragen die van toepassing kunnen zijn op alle administratieve softwaresystemen en vragen die zijn gerelateerd aan een bepaald systeem of zelfs functies daarbinnen. Per vraag is ruimte gelaten voor antwoord door de leverancier en eventueel voor een beoordelaar. Toelichting antwoorden leverancier Ja = Standaard aanwezig Nee = Niet aanwezig Verwacht = Gepland in nieuwe versie Optie = Tegen meerprijs als optie verkrijgbaar Ander pakket = Maakt onderdeel uit van andere toepassing Toelichting antwoorden beoordelaar Gezien = Antwoord leverancier gecontroleerd door beoordelaar door bijvoorbeeld inzage in functie of een schermafdruk. Niet aanwezig = Betreffende functie of eigenschap maakt (nog) geen deel uit van het systeem.



11


3. Vragen- en controlelijsten 3.2. Leverancier Vraag Naam leverancier Adres Postcode en woonplaats Land Contactpersoon verkoop Telefoonnummer verkoop E-mail verkoop Website

Antwoord leverancier

Evaluatie beoordelaar

Aantal vaste medewerkers (Uitgedrukt in FTE’s) Jaar van oprichting Is bedrijf winstgevend? Is bedrijfsresultaat openbaar? Zijn referenties opvraagbaar? Waarborgen continuïteit Cliëntenbestand in te zien ter controle door een extern auditor? Is er een privacy reglement? Oftewel hebben medewerkers getekend voor geheimhouding. Welke supportvormen worden geboden en wie verzorgd deze dan? Welke helpdeskfaciliteit worden geboden en wat zijn de openingstijden van de helpdesk? Hoeveel medewerkers (uitgedrukt in FTE's) zijn werkzaam op de helpdesk? Is een customerportal aanwezig voor bestaande cliënten? Kort profiel van leverancier Algemene toelichting leverancier

Algemene toelichting beoordelaar



12


3. Vragen- en controlelijsten 3.3. Algemeen pakket 3.3.01. Doelgroep pakket Bedrijfsomvang Omschrijf voor welke bedrijfsomvang het pakket geschikt is. Omschrijf voor welke bedrijfsomvang het pakket het meest gebruikt wordt. Branchespecifiek Geef aan of sprake is van een horizontaal en/of branchegericht pakket. Omschrijving van de branches waarvoor het pakket eventueel specifiek branchegericht is gemaakt. Vermeld daarbij de belangrijkste functies die branchespecifiek zijn. Aantal operationele klanten Vermeld het aantal operationele klanten in binnen- en buitenland. Ingeval van buitenland zo mogelijk een onderverdeling maken naar: - Benelux - Europa - Buiten Europa. Indien van toepassing een onderverdeling maken naar branche. Referenties Vermeldt enkele referenties waarmee contact opgenomen kan worden. Ingeval branche specifiek per branche benoemen.



13


3. Vragen- en controlelijsten 3.3.02. Algemene eigenschappen Vraag Producent pakket. Alleen van toepassing als de leverancier van het pakket niet tevens de producent is. Taal pakket (gebruikers interface) Taal handleiding Is het pakket onderdeel van een ander pakket? Sinds wanneer is het pakket op de markt? Indien van toepassing aangeven voor binnenland en buitenland Is een demoversie van het pakket beschikbaar en zo ja wat is de demo duur en wat zijn de kosten? Wordt het pakket direct en/of via dealers geleverd? Ingeval dealers graag verwijzen welke. Is sprake van een openSource licentie? Dat wil zeggen of de broncode vrij beschikbaar is, aangepast en gedistribueerd mag worden. Is een escrowregeling getroffen voor het pakket? Dat wil zeggen dat de broncode (source) in bewaring wordt gegeven bij een onafhankelijk escrow agent. Is het pakket al eens getest door een derde, zo ja: door wie, wanneer en met welk resultaat.



Hoeveel gebruikers kunnen tegelijkertijd met het pakket kan werken (single-, Multi-user)? Is aanvullend maatwerk mogelijk op het standaard pakket? Kent het pakket een actieve gebruikersgroep? Kent het pakket exportmogelijkheden naar HTML, WORD, EXCEL, XML, etc.? Zo ja, dan graag specificeren. Algemene toelichting leverancier




14


3. Vragen- en controlelijsten 3.3.03. Beveiliging en Audit Vraag



Op welke wijze hebben gebruikers toegang tot de applicatie? Veelal is sprake van een gebruikerscode en wachtwoord. Er kunnen ook aanvullende eisen gesteld worden aan toegang, zoals een speciale toegangscode die per SMS wordt ontvangen door de gebruiker.

Welke voorwaarden worden gesteld aan gebruikersnaam en wachtwoord? - Minimale lengte gebruikersnaam - Minimale lengte wachtwoord - Wachtwoord niet zichtbaar opgeven - Wachtwoord versleuteld opslaan Wordt inloggen geblokkeerd na enkele foutieve pogingen en is er een logging van alle inlogpogingen? Zijn er meerdere gebruikersniveaus in te stellen met verschillende rechten (zo ja, welke en op welk niveau)? Wordt bij alle mutaties de gebruiker bijgehouden? Zodat achteraf de gebruiker van een bepaalde mutatie eenvoudig getraceerd kan worden. Zijn voorloopgegevens duidelijk zichtbaar op rapporten? Is er een audittrail van alle mutaties? (Wijzigen en verwijderen bijhouden van instellingen, basisgegevens en transacties) Welke auditrapportages zijn opgenomen in het pakket? Is er een beveiliging dat geen (basis)gegevens verwijderd worden waarop (financiële) transacties zijn geboekt? Zijn rapportages dermate beveiligd dat er geen gegevens beïnvloed kunnen worden? Dit laatste is bijvoorbeeld het geval als rapportages via Excel of Word aangemaakt worden. Is een backup mogelijkheid van de data opgenomen binnen het pakket?

NVT (alleen opgave door beoordelaar)



NVT (alleen opgave door beoordelaar) NVT (alleen opgave door beoordelaar) NVT (alleen opgave door beoordelaar)

Algemene toelichting leverancier




15


3. Vragen- en controlelijsten 3.3.04. Bediening Vraag Beschikt het pakket over invoer wizards? Bijvoorbeeld bij het aanmaken van een nieuw bedrijf of voor de jaarafsluiting. Beschikt het pakket over online helpteksten? Zijn de online helpteksten aanpasbaar door de gebruiker? Zijn de online helpteksten contextgevoelig? Wordt bij een invoerveld en/of scherm direct de juiste helptekst getoond als gekozen wordt voor opvragen helpinformatie. Kan er gezocht worden in de online helpteksten? Zoeken naar zelf op te geven woorden of delen daarvan. Kan per tabel aangegeven worden door de gebruiker welke kolommen getoond worden op schermen? Is het pakket volledig via het toetsenbord te bedienen? Ter voorkoming van RSI. Is er een taalkeuze per gebruiker mogelijk en zo ja graag specificeren waarvoor: schermen, helpteksten en rapporten. Is een aparte gebruikershandleiding beschikbaar? Kent het pakket een querytool of rapportgenerator? Kan de gebruiker zelf op eenvoudige wijze rapportages samenstellen. Is sprake van een logische menu-indeling?

Is sprake van consistente keuzes binnen alle functies? Zijn geen overbodige gegevens zichtbaar in menu’s en schermen? Zoals opties die uitgeschakeld zijn maar wel zichtbaar voor de gebruiker? Zijn er geen harde fouten aanwezig in de software? Zijn alle meldingen in de Nederlandse taal? (zoals systeemmeldingen) Zijn er sorteermogelijkheden bij uitvoer op het scherm en kunnen kolommen verschoven worden door de gebruiker?

Antwoord leverancier NVT (alleen opgave door beoordelaar)


NVT (alleen opgave door beoordelaar) NVT (alleen opgave door beoordelaar) NVT (alleen opgave door beoordelaar) NVT (alleen opgave door beoordelaar) NVT (alleen opgave door beoordelaar) NVT (alleen opgave door beoordelaar)





16


3. Vragen- en controlelijsten 3.4 Aanschaf-, implementatie en ondersteuning 3.4.01. Installatie en techniek Vraag Onder welke besturingssystemen draait het pakket? Welke databases worden ondersteund door het pakket?



Kan het pakket op server (of lokale PC) van de cliënt geïnstalleerd worden? Het gaat erom dat het pakket lokaal geïnstalleerd kan worden. Wordt pakket aangeboden via het ASP/SAAS model? ASP staat voor Application Service Providing. SAAS staat voor Software as a Service. In dit geval wordt het pakket niet lokaal geïnstalleerd. Is sprake van een web(based) applicaties? Het gaat erom of de applicatie speciaal is ontworpen en gebouwd om via internet te gebruiken. Is Terminal Server ondersteuning mogelijk? Kan de applicaties bijvoorbeeld via internet toegankelijk worden gemaakt voor externe gebruikers via een Terminal Server programma? In dit verband wordt vaak gesproken over Web enabled. Dit laatste wil zeggen dat de applicatie geschikt is voor gebruik op internet met behulp van een hulpprogramma (Terminal Server emulatieprogramma). Op deze wijze kunnen bestaande Windows applicaties geschikt worden gemaakt voor extern gebruik. Welke configuratie eisen worden gesteld aan de applicatie? Welke software eisen worden gesteld? Bijvoorbeeld de noodzaak van de aanwezigheid van Microsoft Excel voor het vervaardigen van rapporten. Wat is de ontwikkeltaal waarin het pakket is gebouwd? Welke eventuele beperkingen in aantallen kent het pakket? Algemene toelichting leverancier




17


3. Vragen- en controlelijsten 3.4.02. Implementatie Vraag Wie verzorgt de installatie van het pakket? Hoe is de implementatie geregeld? Welke rol speelt bijvoorbeeld de producent van het pakket of een dealer. Wat is de gemiddelde duur van een implementatie? Welke documentatie wordt bij het pakket geleverd? Hoe is de opleiding geregeld? Is sprake van webbased/computerbased training? Wordt dataconversie uitgevoerd voor de klant? Zo ja, voor welke systemen.







18


3. Vragen- en controlelijsten 3.4.03. Support en updates Vraag Antwoord leverancier Welke garantie wordt geboden? Is een onderhoudsabonnement verplicht? Wanneer gaat een onderhoudsabonnement in? Wat is begrepen in een onderhoudsabonnement? Wat is de gemiddelde wachttijd op de helpdesk? NVT (alleen opgave door beoordelaar)


Updates Hoe worden updates beschikbaar gesteld? Bijvoorbeeld via internet of per post op CD(-rom). Wie installeert de updates? Bijvoorbeeld automatisch via internet of via een installatie wizard. Verschijnen er regelmatig updates met nieuwe functionaliteit? En wat is de frequentie daarvan? Algemene toelichting leverancier




19


3. Vragen- en controlelijsten 3.4.04. Aanschaf en kosten Vraag Wanneer is de volgende versie gepland?

Wat zijn de belangrijkste wijzigingen in de volgende versie?

Antwoord leverancier NVT (alleen opgave door beoordelaar) NVT (alleen opgave door beoordelaar)


Kosten Hoe is het licentiemodel opgebouwd? Bijvoorbeeld per administratie, gebruiker of module? Wat zijn de eenmalige (aanschaf, licentie)kosten van het pakket? Graag specificeren en niet antwoorden “op aanvraag” of “afhankelijk van situatie” of iets dergelijks. Hoeveel bedragen de periodieke kosten, zoals onderhoud en updates? Graag specificeren en niet antwoorden “marktconform” of iets dergelijks. Hoe zijn de implementatiekosten opgebouwd? Wat zijn de kosten van opleiding en training? Met welke overige kosten moet rekening worden gehouden? Bijvoorbeeld andere software die noodzakelijk is om met het pakket te kunnen werken. Wat zijn de kosten van dataconversie? Algemene toelichting leverancier




20


3. Vragen- en controlelijsten 3.5. SAAS Model Steeds meer toepassingen worden via internet aangeboden via het SAAS model. SAAS staat in dit verband voor Software as a Service. Wij hebben voor toepassingen die via internet draaien volgens het SAAS model een aantal specifieke eigenschappen opgenomen. Vraag Antwoord leverancier Wat is de minimale contractduur? Wat is de opzegtermijn? Hoe is de (toegangs)beveiliging geregeld? Hoe is de backup geregeld? Hoe is de exit strategie geregeld? Op welke wijze kunt u over uw gegevens beschikken als u het contract opzegt of als de ASP aanbieder onverhoopt ophoudt te bestaan? Welke partners zijn betrokken bij het ASP model? (zoals datacentrum) Moet lokaal nog software geïnstalleerd worden? (behalve een webbrowser) Nadere toelichting SAAS model (bijv. Installatiemodel)






21


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.01. Inleiding Per soort administratiesysteem worden allereerst pakketfuncties en -eigenschappen in kaart gebracht die min of meer algemeen zijn. Hierna worden, voor zover van toepassing, branchegerichte functies en eigenschappen in kaart gebracht. U zult voor u zelf moeten nagaan in hoeverre de genoemde functies en eigenschappen voor u relevant zijn.



22


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.02. Financiële administratie 3.6.02.1. Pakketeigenschappen 3.6.02.1.01. Aanwezige functies Vraag



Grootboekadministratie aanwezig? Debiteurenadministratie aanwezig? Crediteurenadministratie aanwezig? BTW aangifte aanwezig? Kostenplaatsen- administratie mogelijk? Budgettering mogelijk? Vreemde valuta administratie aanwezig? Facturering mogelijk? Vaste activa administratie aanwezig? Elektronisch bankieren? In aanvulling op het handmatig vastleggen van kas, bank en giroboekingen. Rekening Courant mogelijk? Kent het pakket een kostenverdeelstaat? Kent het pakket vaste periodieke boekingen? Consolidatie mogelijk? Verplichtingenadministratie aanwezig? Uitwisseling van financiële gegevens? Workflow aanwezig? Activity based costing mogelijk? Managementinformatie? Zijn er andere (sub)administraties opgenomen? Zo ja, specificeren welke. Algemene toelichting leverancier




23


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.02.1.02. Algemene kenmerken Vraag Antwoord leverancier Is het voeren van meerdere administraties mogelijk? Zo ja, wat is het maximum aantal administraties dat gevoerd kan worden. Worden vaste (ingevulde) basisgegevens meegeleverd met het pakket? Zoals: rekeningschema, dagboeken, landen en valuta’s. Zijn er meerdere templates voor het aanmaken van een nieuwe administratie mogelijk? Is er een Wizard voor het aanmaken van een nieuwe administratie? Is het kopiëren van een bestaande administratie mogelijk? Inclusief alle saldi en historie, bijvoorbeeld voor testdoeleinden. Is het kopiëren van alleen de basisgegevens mogelijk naar een nieuwe administratie? Bijvoorbeeld voor het aanmaken van een nieuwe administratie op basis van een bestaande administratie. Is een voorbeeld administratie beschikbaar? Kent het systeem meerdere boekingsdimensies? Dus dimensies naast grootboekrekening, debiteur en crediteur. Zo ja, aangeven hoeveel dimensies en aangeven of de benamingen van de dimensies zelf zelf zijn te kiezen. Kan het pakket omgaan met gebroken boekjaren?






24


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.02.1.03. Basisgegevens vastleggen Vraag Is het mogelijk om basisgegevens integraal te muteren? Kan de volgorde van velden aangepast worden op de schermen waarmee de basisgegevens worden onderhouden? Is het mogelijk om velden aan of uit te zetten bij het onderhouden van de basisgegevens? Is een postcodetabel opgenomen? Waarbij op basis van postcode en huisnummer de straat en woonplaats bepaald wordt? Kunnen nieuwe kolommen toegevoegd worden aan tabellen (met name bij debiteuren) Kan vooraf het aantal boekingsperiodes vastgelegd worden en kan dan per boekingsperiode aangegeven worden of boeken is toegestaan? Kan per dagboek en boekstuknummer per boekjaar ingesteld worden?







25


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.02.1.04. Boekingen vastleggen en journaalposten verwerken Vraag Antwoord leverancier Boekingen vastleggen Worden de bestanden direct bijgewerkt na het vastleggen van een boeking? Is het mogelijk nog correcties uit te voeren na het bijwerken van de bestanden? Kan er geboekt worden in meerdere periodes? Zo ja, dan aangeven hoeveel periodes minimaal en maximaal. Kan er geboekt worden in meerdere boekjaren? Zo ja, dan aangeven in hoeveel boekjaren maximaal. Is het mogelijk basisgegevens vast te leggen tijdens het invoeren van boekingen? Zoals een nieuwe debiteur of crediteur. Kunnen stornoboekingen vastgelegd worden? Waarbij dus het saldo van de boeking en stornering niet zichtbaar zijn op de saldibalans per rekening. Kan een notitie toegevoegd worden aan een boeking? Hiermee wordt bedoeld een aparte notitie in aanvulling op de boekingsomschrijving per regel. Kan een aparte bijlage toegevoegd of gekoppeld worden aan een boeking? Bijvoorbeeld een ingescande inkoopfactuur.


Kan tijdens het boeken eenvoudig gezocht worden naar rekeningen en relaties? Kan tijdens het boeken een nieuwe rekening of relatie eenvoudig aangemaakt worden? (zonder boeking af te breken) Kan de BTW automatisch geboekt worden en zo ja wordt de BTW per boekingsregel berekend en geboekt of per boekingsdocument, zoals een factuur? Kunnen bedragen naar keuze in- en exclusief BTW geboekt worden, waarbij de BTW automatisch wordt berekend? (met name van belang bij een kasboek) Kan de omschrijving van een boekingsregel ingesteld worden? Bijvoorbeeld overnemen naam debiteur bij een verkoopboeking. Kunnen boekingskolommen ingesteld en verschoven worden? Kunnen meerdere openstaande posten afgeletterd worden o.b.v. één boekingsbedrag. Kan achteraf altijd de vervaldatum van een (openstaande)post aangepast worden? Dus ook na bijvoorbeeld blokkeren boekingsperiode. Controles vastleggen boekingen Kunnen geen boekingen gewijzigd of verwijderd © Onderzoeksbureau GBNED


26


worden buiten reguliere boekingsfuncties om? Is het systeem zodanig beveiligd dat alleen boekingen gewijzigd kunnen worden als deze nog niet definitief zijn verwerkt? Bijvoorbeeld gerapporteerd of verwerkt in een BTW-aangifte. Alleen een extra correctieboeking mag dan nog toegestaan zijn. Wordt bij alle boekingen bijgehouden wie de boeking heeft ingevoerd, gewijzigd en eventueel verwijderd en ook wanneer? Worden alle wijzigingen op een bestaande boeking bijgehouden? Is sprake van een negatieve kascontrole? Is het automatisch toekennen van opeenvolgende boekstuknummers verplicht? Is er controle op het ontbreken van boekstuknummers? Is er controle op aanwezigheid van dubbele boekstuknummers? Kunnen periodes geblokkeerd worden voor boeken? Is er een logging als periodes weer open gezet worden voor boeken?


Is er tijdens het boeken een signalering als de boekstukdatum afwijkt van de boekingsperiode? Al dan niet door achteraf een overzicht hiervan op te vragen. Kan tijdens het boeken van berekende BTW afgeweken worden door opgave van een andere BTW instelling? Via een rekening of indicatie BTW bij debiteuren of crediteur. En is er dan een overzicht van boekingen waarbij is afgeweken. Kan tijdens het boeken een afwijkend BTW bedrag opgegeven worden. Is bij het boeken van Kas, bank en giro sprake van saldocontrole door weergave vorig saldo, mutaties en nieuw saldo? Is bij Kas, bank en giro sprake van een dwingende relatie tussen dagboek en grootboekrekening? (kan een rekening bijvoorbeeld niet aan meerdere dagboeken gekoppeld worden?) Journaalposten Is er een functie om journaalposten te importeren vanuit andere systemen? Zo ja, graag specificeren. Is het vastleggen van voorafgaande journaalposten mogelijk? Kan een journaalpost die op meerdere boekjaren betrekking heeft, vast worden gelegd? Is een automatische Rekening Courant boeking mogelijk tussen verschillende bedrijven? Kent het pakket automatische verdeelsleutels? Vaak gebruikt in combinatie met kostenplaatsen en kostensoorten. Is er een controle dat journaalposten nimmer dubbel verwerkt worden? Bijvoorbeeld © Onderzoeksbureau GBNED


27


journaalposten vanuit andere modules of systemen).

Jaarafsluiting Jaarafsluiting nodig? En zo ja wordt resultaat dan automatische naar beginbalans geboekt in het nieuwe boekjaar. Automatische correctie beginbalans bij boeken in oud jaar? Ook beginbalans mogelijk bij kostenplaatsen en kostendragers in combinatie met grootboek? Zijn correcties nog mogelijk na de jaarafsluiting? Historie aanwezig na jaarafsluiting? Welke handelingen zijn nodig om te kunnen boeken in een nieuw boekjaar? Oftewel de handelingen om een nieuw boekjaar te openen? Welke handelingen zijn nodig om het boekjaar te kunnen afsluiten? Kan een periode of jaar alleen worden afgesloten als alle boekingen definitief zijn? Algemene toelichting leverancier




28


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.02.1.05. Grootboek Vraag Antwoord leverancier Is het rekeningschema vrij in te delen? Kan vanuit een rekening ingezoomd worden op de onderliggende mutaties en vanuit de mutatie op de oorspronkelijke boeking? Kan er naast bedragen ook met eenheden (aantallen) worden gewerkt? Kan een BTW-code gekoppeld worden aan een grootboekrekening? Kan een grootboekrekening worden geblokkeerd voor het handmatig vastleggen van boekingen? Op een geblokkeerde rekening moet het wel mogelijk zijn een boeking aan te bieden vanuit een andere module of pakket, zoals een declaratiesysteem. Het blokkeren van handmatig boeken op grootboekrekeningen die door een andere module of pakket worden bijgewerkt voorkomt dat er geen aansluiting meer is tussen betreffende module en de grootboekrekening. Maakt een proef- en saldibalans standaard onderdeel uit van het pakket? Is een kolommenbalans standaard aanwezig? Zijn grootboekkaarten (historie per rekening) standaard aanwezig? Is het mogelijk om binnen een grootboekrekening af te letteren op basis van een op te geven boekingskenmerk? Bijvoorbeeld voor het afletteren van controlerende tussenrekeningen op basis van bijvoorbeeld een dossiernummer.






29


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.02.1.06. Debiteuren en crediteuren Vraag Antwoord leverancier Kan een relatie zowel debiteur als crediteur zijn? Het gaat er dus om dat de vaste n.a.w.-gegevens maar één keer vastgelegd hoeven te worden als een relatie zowel debiteur en crediteur is binnen de administratie. Kunnen er vrije velden toegevoegd worden aan debiteuren en crediteuren? Zijn er meerdere adressen per relatie vast te leggen? Zijn er meerdere contactpersonen per relatie vast te leggen? Kunnen aantekeningen per relatie wordt vastgelegd? Is er een koppeling met een NCM module? Het gaat dan om de controle van de kredietwaardigheid van een relatie. Zijn er koppelingen naar andere modules? Zo ja, graag toelichten. Kent het pakket een functie voor aanmaningen debiteuren? Kent het pakket een functie voor automatische betalingen crediteuren? Kent het pakket een functie voor automatische incasso van debiteuren? Kan een vaste tegenrekening worden opgegeven per debiteur en crediteur? Kan er dan nog vanaf geweken worden en is een controle op dit laatste. Kan een betalingsconditie vastgelegd worden voor debiteuren en crediteuren? Kan per debiteur en crediteur een indicatie BTW vastgelegd worden? Met onderverdeling naar: wel/geen BTW, verlegd BTW en ICP levering. Kent het pakket een functie voor het voorlopig boeken van inkoopfacturen? Met daarbij: de factuur registreren, maar nog niet betaalbaar stellen, het kunnen verrekenen van de BTW en het bewaken van nog goed te keuren facturen.


Informatie Bevat het pakket een saldilijst voor debiteuren en crediteuren? Is een openstaande postenlijst aanwezig? Is een ouderdomsanalyse aanwezig? Is een overzicht met factuurhistorie aanwezig? Kunnen etiketten worden aangemaakt vanuit het pakket? Is er een functie aanwezig om een mailing aan relaties te verzenden? Kan vanuit een relatie ingezoomd worden op de onderliggende mutaties en vanuit de mutatie op de oorspronkelijke boeking? (Per relatie onderliggende facturen. Per factuur op factuurhistorie en vanuit dit laatste op de oorspronkelijke boeking). © Onderzoeksbureau GBNED


30


Aanmaningen debiteuren Wordt het aantal keren gemaand bijgehouden (per factuur)? Kan de gebruiker de layout van de aanmaningen zelf bepalen? Is er een koppeling naar een Office toepassing? Bijvoorbeeld een koppeling met MS Word waarbij de aanmaningen uiteindelijk in Word worden aangemaakt. Kan er een renteberekening plaatsvinden op de aanmaningen? Vindt automatisch een financiële boeking plaats van de berekende rente? Kunnen aanmaningen vanuit het pakket per email worden verzonden? Kan een betalingsregeling worden vastgelegd voor een of meerdere facturen? Kan er een minimum bedrag voor aanmanen worden opgegeven? Is het mogelijk ontvangsten te verrekenen op een aanmaning? Kan de vervaldatum van de factuur achteraf nog aangepast worden? Kan de layout per keer gemaand vastgelegd worden? Kan de layout voor meerdere talen vastgelegd worden? Kan de taal voor de layout per debiteur toegewezen worden? Algemene toelichting leverancier




31


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.02.1.07. BTW aangifte Vraag Is BTW aangifte binnenland opgenomen in het pakket? Is BTW aangifte buitenland opgenomen in het pakket? Zo ja, dan graag specificeren. Is een ICP aangifte (voor IntraCommunautaire Prestaties van goederen en diensten) opgenomen in het pakket? Kan gewerkt worden met BTW verlegd? Is de aangiftehistorie opvraagbaar binnen het pakket? Kan een BTW-nummer per relatie, gesplitst per land, worden vastgelegd?



Is er een ingangsdatum voor de BTWpercentages? Dit is van belang als de BTW percentages in de toekomst veranderen. Is het pakket geschikt voor organisaties zonder BTW? Is een suppletie aangifte mogelijk? Is verificatie van buitenlandse BTW nummers mogelijk? Zo ja, hoe wordt dit aangeleverd aan de Belastingdienst en hoe wordt verificatie bijgehouden? Zijn correcties mogelijk voor het verzenden van de aangifte? Zo ja, aangeven of en hoe deze correcties worden verwerkt in de boekhouding. Is een mutatie die betrekking heeft op een reeds gedane BTW aangifte geblokkeerd voor corrigeren? (dus een boeking in een periode waarover al BTW aangifte is gedaan). Wordt een BTW-mutatie die is gedaan in een periode waarover al BTW-aangifte is gedaan automatisch meegenomen in een volgende BTW aangifte binnen het boekjaar of via een suppletie aangifte? Is per BTW-code een overzicht van geboekte rekeningen op te vragen? Is er controle dat alle boekingen over een bepaalde periode definitief zijn? Dit is van toepassing als de systematiek van voorlopig boeken in het pakket aanwezig is. Is er een overzicht van boekingen waarbij is afgeweken van de berekende BTW? Aangifteregelingen Wordt het factuurstelsel ondersteund? Wordt het kasstelsel ondersteund? Wordt de kleine ondernemersregeling ondersteund? Wordt de margeregeling ondersteund? Wordt de landbouwregeling ondersteund? Wordt de schattingsregeling ondersteund?



32


Elektronische aangifte Is elektronische aangifte OB en ICP mogelijk met het pakket? Vanaf welke versie van het pakket wordt de elektronische aangifte ondersteund? Is de aanlevering van de elektronische aangifte door de Belastingdienst beoordeeld? Is de elektronische aangifte via de programmacomponenten van de Belastingdienst (BAPI genoemd) geïntegreerd in het pakket? Is export van gegevens mogelijk naar een losse BAPI module? Is import en export van een digitaal certificaat mogelijk, zodat een certificaat in meerdere softwarepakketten is te gebruiken? Kan de aangifte via XBRL formaat aangemaakt worden? Is een koppeling naar Digipoort opgenomen in het pakket? Algemene toelichting leverancier




33


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.02.1.08. Kostenplaatsenadministratie Vraag Zijn kostenplaatsen te benoemen in het pakket? Zijn kostensoorten te benoemen in het pakket? Zijn kostendragers te benoemen in het pakket? Is de naamgeving van kostenplaatsen, -soorten en –dragers zelf te benoemen? Bijvoorbeeld “afdeling” in plaats van kostenplaats. Kan per rekening aangegeven worden waarop te boeken? Oftewel is vooraf op te geven welke kostenplaatsen, -soorten en –dragers zijn toegestaan per grootboekrekening. Is er een dwingende relatie tussen het grootboek en kostenplaatsen? Zodat de subadministratie blijft aansluiten met het grootboek.



Kostenverdeelstaat Kent het pakket een klassieke kostenverdeelstaat in de vorm van hulp-, zelfstandige- en hoofd- of eindkostenplaatsen? Zijn meerdere boekingsniveau’s mogelijk? Door een hiërarchie in te brengen in de volgorde van verdelen kunnen bijvoorbeeld eerst de hulpkostenplaatsen worden verdeeld naar zelfstandige- of hoofdkostenplaatsen. Hierna vindt dan de verdeling plaats van zelfstandigenaar hoofdkostenplaatsen. Is simulatie mogelijk? Daarmee kan eerst worden gezien welk resultaat de opgegeven verdeling heeft, alvorens de boekingen definitief te hoeven maken. Bevat het pakket een controleverslag ter controle op juistheid en volledigheid van de opgegeven verdeling. Kunnen budgetten verdeeld worden op basis van de kostenverdeelstaat? Algemene toelichting leverancier




34


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.02.1.09. Budgettering Vraag Antwoord leverancier Is een budget per grootboekrekening mogelijk? Is een budget per kostenplaats mogelijk? Is opgave van budgetten op andere niveau’s mogelijk? Zo ja, specificeren welke niveaus’s. Is opgave van een budget in bedragen en eenheden mogelijk? Zoals een budget in aantallen. Is er een waarschuwing bij overschrijding van een budget bij het vastleggen van boekingen? Ondersteunt het pakket meerdere budgetversies? Kan gewerkt wordt met “nog te besteden” (forcast), naast het budget? Dit om inzicht te hebben in voorlopige resultaat. Kunnen budgetten worden toegewezen aan budgethouders? Zijn nieuwe budgetten automatisch te genereren? Bijvoorbeeld op basis van een op te geven percentage, met als basis de budgetbedragen van afgelopen boekjaar. Worden alle budgetmutaties bijgehouden door het pakket? Is dus in te zien wie budgetmutaties invoert en wanneer?






35


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.02.1.10. Periodieke journaalposten Vraag Antwoord leverancier Kan een periodiek te maken boeking worden vastgelegd met een bijbehorend te boeken bedrag? Kan een totaalbedrag worden opgegeven tot waar de periodieke bedragen geboekt gaan worden? De boekingen worden dan gemaakt totdat het totaalbedrag is bereikt. Kan een start- en einddatum worden opgegeven? De boekingen worden dan gemaakt binnen de opgegeven boekingsperiodes. Kan een voorafgaande journaalposten worden opgegeven? De boeking wordt dan in een volgende boekingsperiode automatisch teruggeboekt. Kan het saldo van een bepaalde rekening verdeeld worden? Feitelijk is dan sprake van een eenvoudige vorm van een kostenverdeelstaat. Kan de frequentie van boeken worden opgegeven? Bijvoorbeeld eens per maand of per kwartaal. Zijn meerdere boekingsdimensies mogelijk, zoals kostenplaats en kostensoort? Zo ja, dan specificeren welke dimensies. Is er een controle op het dubbel boeken van een vaste periodieke journaalpost per boekingsperiode? Zijn periodieke journaalposten vast te leggen tijdens het boeken in een dagboek? Bijvoorbeeld bij het vastleggen van een inkoopfactuur de kosten direct verdelen over meerdere periodes.






36


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.02.1.11. Vaste activa administratie Vraag Is bedrijfseconomisch afschrijven mogelijk? Is fiscaal afschrijven mogelijk? Worden afschrijvingen automatisch doorgeboekt naar het grootboek? Kan activa worden ingebracht tijdens het vastleggen van boekingen? Bijvoorbeeld tijdens het registreren van een inkoopfactuur. Is een onderverdeling in groepen mogelijk? Bevat het pakket investerings- en desinvesteringsoverzichten? Kan voor registergoederen de WOZ-waarde vastgelegd worden, alsmede de datum waarop deze waarde is vastgesteld? Is onder meer van belang voor kredietrapportage aan banken. Zijn er extra kenmerken per activum op te geven door de gebruiker?



Bedrijfseconomisch afschrijven Is lineaire afschrijving mogelijk op basis van een vast bedrag per jaar? Is lineaire afschrijving mogelijk op basis van een vast percentage per jaar? Kan afgeschreven worden op basis van een percentage van de boekwaarde? Is afschrijving op basis van annuïteit mogelijk? Wordt de afschrijvingsmethode “Sum of the year digits” ondersteund? Kent het pakket nog andere methodes voor bedrijfseconomisch afschrijven? Zo ja specificeren welke methodes. Fiscaal afschrijven Is lineaire afschrijving mogelijk op basis van een vast bedrag per jaar? Is lineaire afschrijving mogelijk op basis van een vast percentage per jaar? Kan afgeschreven worden op basis van een percentage van de boekwaarde? Herwaardering Is aanpassen van de aanschafwaarde mogelijk? Is opgave van levensduurverlenging mogelijk? Is uitbreiding van capaciteit mogelijk? Als bijvoorbeeld afgeschreven wordt op basis van productie eenheden. Kan gewerkt worden met inhaalafschrijvingen? Kan een investering opgegeven worden bij een bestaand actief? Kan een desinvestering opgegeven worden? Koppelingen Is er een koppeling naar een materieeladministratie? Is er een koppeling naar fiscale © Onderzoeksbureau GBNED


37


aangiftesoftware? Zijn er overige koppelingen? Zo ja, specificeren welke. Algemene toelichting leverancier




38


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.02.1.12. Consolidatie Vraag Is consolidatie mogelijk van administraties in verschillende valuta? Is opgave van een deelnemingspercentage mogelijk? Kunnen meerdere dimensies betrokken worden in de consolidatie, zoals kostenplaatsen en kostensoorten? Zo ja, dan specificeren welke dimensies. Kunnen budgetten betrokken worden in de consolidatie? Is consolidatie mogelijk voor administraties met afwijkende rekeningschema’s? Er wordt dan gewerkt met aparte consolidatierekeningen. Is het mogelijk transacties te elimineren? Zo ja, aangeven op welke wijze. Moet voor consolideren eerst een nieuw bedrijf worden aangemaakt? Een zogenaamd consolidatiebedrijf.







39


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.02.1.13. Rekening Courant Vraag Is rekening courant tussen administraties mogelijk? Is rekening courant tussen administraties in verschillende valuta mogelijk? Is rekening courant mogelijk met relaties? Bijvoorbeeld debiteuren of crediteuren waarmee een rekening courantverhouding bestaat. Denk bijvoorbeeld aan een verzekeringsorganisatie met agenten. Is rekening courant met relaties mogelijk in verschillende valuta? Zijn er overige vormen van rekening courant aanwezig in het pakket? Zo ja, specificeren welke.







40


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.02.1.14. Vreemde valuta Vraag Antwoord leverancier Is vreemde valuta mogelijk voor debiteuren en crediteuren? Is vreemde valuta mogelijk per grootboekrekening? Kent het pakket andere boekingsdimensies voor vreemde valuta? Zo ja, specificeren welke dimensies. Zijn de (wissel)koersen per ingangsdatum vast te leggen? Kent het pakket meerdere (wissel)koersen? Zo ja specificeren welke koersen. Is herwaardering mogelijk? Is er per rekening een keuze tussen een eindkoers en een gemiddelde koers? Bijvoorbeeld een eindkoers bij balansrekeningen en een gemiddelde koers bij resultatenrekeningen? Is de koers per boeking te wijzigen? Worden ISO codes voor landen en valuta’s gebruikt?






41


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.02.1.15.1. Facturering Vraag



Basisgegevens Wordt er voor de facturering een artikelbestand gebruikt? Of een soortgelijk tarievenbestand op basis waarvan factuurregels opgebouwd kunnen worden. Kunnen de prijzen naar keuze in- of exclusief BTW worden opgegeven? Kunnen de prijzen per ingangsdatum worden vastgelegd? Is het mogelijk om automatisch prijswijzigingen door te voeren? Worden artikelen gekoppeld aan het grootboek? Zo ja, specificeren op welke wijze. Is vreemde valuta mogelijk? Vindt er een kredietwaardig-heidscontrole plaats tijdens het invoeren van orders of facturen? Kan gewerkt worden met eenmalige debiteuren? Kunnen kortingsafspraken voor debiteuren vastgelegd worden? Zo ja, specificeren op welk niveau. Facturen vastleggen Kunnen aantallen worden opgegeven? Kunnen eenheden worden opgegeven? Kan de prijs worden opgegeven? Kan dus afgeweken worden van bijvoorbeeld een prijs per artikel. Zijn vrije tekst factuurregels mogelijk? In dit geval worden alleen enkele tekstregels opgegeven. Het eventueel factureren van een bedrag moet dan wel via een artikel of tariefcode plaatsvinden. Is een korting per regel mogelijk? Is een korting per factuur mogelijk? Kent het pakket regelmatig terugkerende facturen? Bijvoorbeeld periodieke contributie orders. Kunnen offertes vastgelegd worden? Die zijn af te drukken en later om te zetten in een factuur. Facturen afhandelen Kunnen facturen verwerkt worden in de boekhouding? Kunnen vooraf proeffacturen worden opgevraagd? Kan met acceptgiro’s worden gewerkt? Kan met automatische incasso worden gewerkt? Is elektronisch factureren mogelijk? Zo ja, specificeren op welke wijze. (Zie ook hierna en hoofdstuk 4.02 Elektronisch factureren met een uitgebreid aantal eigenschappen)



42


Layouts instellen Zijn de factuurlayouts zelf in de delen? Kunnen layouts gekoppeld worden aan een debiteur? Er is een koppeling van de documenten met een Office toepassing? Bijvoorbeeld MS Word. Kunnen de documenten in meerdere talen worden opgegeven? Is de taal van de documenten per relatie op te geven? Factuurinformatie Opslag en afdruk kopie facturen CBS en intrastat aangifte Factuurhistorie Omzet per relatie Omzet per groep Omzet per artikel Algemene toelichting leverancier




43


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.02.1.15.2. Elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking Zie ook het thema “elektronisch factureren” in hoofdstuk 4.02 van deze leidraad voor een nadere specificatie. Vraag Elektronische facturen (uitgaand) aanmaken/verzenden? Elektronische factuurverwerking (inkomend)? Zowel elektronisch ontvangen van facturen als herkennen en boeken. Gebruikte software(componenten) derde partijen? (Zo ja welke software en van welke partijen) Communicatie via emailadressering (SMTP)? (Zowel uitgaand als ontvangen, zonder handmatig emails of bijlagen te hoeven openen.) Communicatie via webservices (HTTP/SOAP)? (Directe online koppeling administraties afzender en ontvanger). Zo ja via welke standaard webservices? Communicatie via VAN/BSP (Value Added Networks of Billing Service Provider). Zo ja, specificeren welke BSP’s. Ondersteuning standaard formaten? Als UBL 2.0, HR-XML en GS1 eanCOM. Zo ja specificeren welke formaten voor uitgaande- en inkomende factuurverwerking. Workflow/routering ontvangen facturen voor goedkeuren? Overige functionaliteit elektronisch facturen? Zo ja, specificeren welke.







44


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.02.1.16. Betalingsverkeer Vraag Antwoord leverancier Is automatische betalingen crediteuren aanwezig? Is automatische incasso debiteuren aanwezig? Is elektronisch bankieren mogelijk met het pakket? Hiermee wordt bedoeld het inlezen van elektronische bankafschriften en deze verwerken. Kunnen in het pakket gegevens opgegeven worden voor buitenlandse debiteuren en crediteuren? Is een IBAN-nummer op te geven per crediteur? IBAN staat voor “International Bank Account Number”. Is een BIC-code op te geven per crediteur? BIC staat voor “Bank Identifier Code” van de bank waar de rekening van de begunstigde loopt voorheen SWIFT-adres genoemd. Kent het pakket een elfproefcontrole op binnenlandse bankrekeningnummers? Zo ja, op welke momenten wordt de elfproefcontrole uitgevoerd, zoals bij het vastleggen van bankrekeningnummers van relaties of bijvoorbeeld bij het opbouwen van een betalingsvoorstel. Is een aparte G-rekening op te geven per relatie? G-rekening staat voor “Geblokkeerde betaalrekening” voor onderaanneming. Zijn per relatie meerdere bankrekeningnummers op te geven?


Automatische betalingen Kan een Clieop bestand aangemaakt worden door het systeem? Clieop is een standaard bestandsformaat dat door meerdere (binnenlandse) banken wordt gebruikt. Bestaat er een koppeling met elektronisch bankieren? Zo ja, graag specificeren. Kan eerst een betalingsvoorstel worden aangemaakt met de mogelijkheid voorgestelde boekingen te wijzigen? Kunnen creditnota’s van debiteuren worden betaald via deze functie? Kunnen buitenlandse betaalopdrachten worden aangemaakt? Wordt de boekhouding automatisch bijgewerkt? Kunnen minimum en maximum te betalen bedragen worden opgegeven? Op welk niveau zijn autorisaties mogelijk bij het betalingsverkeer? Bijvoorbeeld bij het aanmaken van een betaalopdracht voor de bank. Automatische incasso Kan een Clieop bestand aangemaakt worden door het systeem? Wordt door het systeem een © Onderzoeksbureau GBNED


45


begeleidingsformulier aangemaakt? Bestaat er een koppeling met elektronisch bankieren? Zo ja, graag specificeren. Kan eerst een incassovoorstel worden aangemaakt met de mogelijkheid voorgestelde boekingen te wijzigen? Kunnen minimum en maximum te incasseren bedragen worden opgegeven? Wordt de boekhouding automatisch bijgewerkt? Zijn enkelvoudige incasso’s (per factuur) mogelijk? Zijn verzamelincasso’s (per debiteur) mogelijk? Kunnen afgekeurde incasso’s automatisch teruggeboekt worden op basis van een bestand (VerwInfo) van de bank? Elektronisch bankieren Is het automatisch matchen van openstaande posten mogelijk? Dit wordt ook wel reconciliatie genoemd. Kunnen vooruitbetalingen worden geboekt in de administratie? Kunnen mutaties toegewezen worden aan grootboekrekeningen? Is het mogelijk dagafschriften van meerdere banken in te lezen binnen één administratie? Is de historie van dagafschriften opvraagbaar? Kunnen mutaties automatisch toegewezen worden op alleen factuurnummer? Kunnen mutaties automatisch toegewezen worden op bedrag en factuurnummer? Kunnen mutaties automatisch toegewezen worden op bedrag, factuur en debiteur? Kunnen mutaties automatisch toegewezen worden op bankrekening en bedrag? Komt er een voorstel op het scherm van toewijzingen met de mogelijkheid om dit aan te passen? Wordt automatisch rekening gehouden met betalingskorting op basis van aantal dagen? Wordt automatisch rekening gehouden met kredietbeperking op basis van aantal dagen? Is het pakket SEPA (Single Euro Payment Area) Compliant? (Met Credit Transfer = overboekingen en Direct Debet = automatische incasso) Algemene toelichting leverancier




46


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.02.1.17. Verplichtingenadministratie Vraag Antwoord leverancier Is er een koppeling met budgetten mogelijk? Zo ja specificeren op welke wijze. Is er een koppeling met crediteuren? Is er een koppeling met een inkoopadministratie? Is er een koppeling met andere functies of administraties? Zo ja, graag specificeren met welke functies of administraties. Worden verplichtingen financieel geboekt? Zo ja, specificeren op welke wijze.






47


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.02.1.18. Uitwisseling financiële gegevens Vraag Antwoord leverancier Wordt de Auditfile van de Belastingdienst ondersteund door het pakket? (XAF – XML Auditfile Financieel in de meeste gevallen). Is een export mogelijk naar rapportagesystemen? Zo ja, opgave welke systemen. Wordt XBRL ondersteund door het pakket? Is export naar Office toepassingen mogelijk? Zo ja, opgave naar welke toepassingen en de wijze waarop de gegevens bijgewerkt worden. Is import vanuit Office toepassingen mogelijk? Zo ja, opgave vanaf welke Office toepassingen. Is bij import controle op juistheid van gegevens? (zoals bij import van basisgegevens of boekingen). Kent het pakket overige import- of export mogelijkheden? Zo ja, graag opgave welke dat zijn.


XML Auditfile Financieel Is een export volgens XAF formaat mogelijk? Is een import volgens XAF formaat mogelijk? Is een aangemaakt XAF bestand beoordeeld door het SRA? Instructie aanmaken auditfile? Welke handelingen binnen het pakket zijn nodig om een auditfile aan te maken. Kan ingezoomd worden op de mutaties binnen de XAF? Wordt gebruik gemaakt van de compressie- en beveiligingstechniek van de Belastingdienst bij het aanmaken van een XAF bestand? Zijn andere compressie- en beveiligingstechnieken mogelijk voor het aanmaken van een XAF bestand? Wat is de laatste versie van XAF die wordt ondersteund? XBRL XBRL functionaliteit aanwezig in pakket? Directe koppeling met Digipoort? Directe koppeling met Bankenpoort? Worden retourberichten vanuit Digipoort en de bankenhub opgenomen in het administratiesysteem? Zo ja, welke retourberichten zijn dit dan. Alleen van toepassing als sprake is van een directe koppeling, zoals hiervoor gevraagd.

Koppeling via XBRL Serviceproviders? (zo ja, aangeven welke) XBRL > (instance) documenten aanmaken XBRL Jaarrekening (zowel volgens inrichtingseisen als publicatie eisen voor deponering bij de KvK) XBRL Aangifte OB © Onderzoeksbureau GBNED


48


XBRL Aangifte ICP (Intracommunautaire prestaties) XBRL Verkorte winstaangifte (Volledige VPB aangifte verkort en/of winstaangifte IB) XBRL IFRS verslag XBRL Kredietrapport banken XBRL CBS Statistieken (Productie-, jaarstatistiek, Enquête investering en lease, Korte termijn- / omzetstatistiek) XBRL Global Ledger Overige XBRL documenten XBRL > Mapping en taxonomiebeheer Taxonomieën koppelen aan rekeningschema Wordt volledigheid mapping gecontroleerd? (Wordt bijvoorbeeld gecontroleerd dat alle grootboekrekening zijn gemapped). Welke elementen worden hard coded gekoppeld aan taxonomieën? Soms wordt mapping hard coded tot stand gebracht, bijvoorbeeld bij een aangifte omzetbelasting of elementen vanuit de vaste activa administratie, zoals de WOV-waarde voor kredietrapportage aan banken. Wordt mapping visueel gemaakt voor de gebruiker? Zodat de gebruiker de mapping kan bekijken voordat een XBRL document (instance) wordt aangemaakt. Kan de gebruiker de mapping nog aanpassen? Oftewel heeft de gebruiker zelf invloed op de mapping. Wordt rekening gehouden met versiebeheer taxonomieën? Bijvoorbeeld inzicht in nieuwe taxonomie elementen die nog niet zijn gekoppeld of vervallen taxonomie elementen. Worden nieuwe versies van de taxonomie automatisch geïmplementeerd? Zo nee, op welke wijze vindt implementatie van deze nieuwe versies dan plaats. Nieuwe versies taxonomieën automatisch gekoppeld aan administratie? Zo nee, op welke gebeurt dit dan. Denk aan taxonomie elementen per kalenderjaar. Wordt rekening gehouden met rapportages over meerdere boekjaren? Oftewel heeft het feit dat gewerkt wordt met een taxonomie per kalenderjaar nog invloed op mogelijke rapportages over meerdere boekjaren heen. Is rekening gehouden met boekjaren die afwijken van het kalenderjaar? Dit in relatie tot XBRL rapportages. En heeft dit nog mogelijke consequenties. XBRL > Raadplegen XBRL documenten leesbaar opvragen? Voordat de documenten worden verzonden. Aangemaakte XBRL documenten gearchiveerd? © Onderzoeksbureau GBNED


49


Zodat deze documenten achteraf nog zijn te raadplegen op basis van de toen geldende taxonomie. XBRL > Communicatie XBRL Service providers Berichten uitwisselen vanuit administratiesysteem met de service provider? In het geval van een boekhoudsysteem kan dit bijvoorbeeld de aangifte OB in XBRL formaat zijn. Maar het kan ook zijn dat het mogelijk is om de OB aangifte in XML formaat uit te wisselen via de XBRL Serviceprovider aan de BAPI poort van de Belastingdienst (dus de voorganger van de aangifte OB in XBRL formaat). Of vanuit een fiscaal aangiftepakket de Verkorte winstaangifte VPB (vWIA) aanleveren in XBRL formaat en de Elektronische Kopie aanslag (EKA) via de XBRL Serviceprovider retour ontvangen in XML formaat. De XBRL Serviceprovider zorgt dan voor een koppeling met zowel Digipoort als de BAPI poort van de Belastingdienst. Gegevens automatisch uitgewisseld? Op welke wijze wordt informatie uitgewisseld tussen het administratiesysteem en het systeem van de XBRL Serviceprovider? Bijvoorbeeld automatisch via webservices of handmatig door file upload. Komen retourberichten van Digipoort en de Bankenhub via de XBRL Serviceprovider provider ook weer terecht in het administratiesysteem? Zo ja, welke retourberichten zijn dit dan. Moet een gebruiker apart inloggen in het systeem van de XBRL Service provider of wordt gebruik gemaakt van bijvoorbeeld een single sign-on techniek en kan de gebruiker werken in beide systemen, zonder dat hij daarvoor extra handelingen moet verrichten?

XBRL > Assurance (zekerheid) Is het administratiesysteem zodanig ingericht dat ingeval een foutbericht wordt teruggemeld (vanuit Digipoort of Bankenhub, al dan niet via service provider) er opnieuw een XBRL rapport aangemaakt kan worden? Uiteraard nadat de fout is hersteld. Wordt per XBRL (instance) document de status bijgehouden (zoals verzonden, ontvangen en gecontroleerd) en zo ja waar? (in het administratiesysteem zelf en/of in het systeem van een XBRL Serviceprovider). Is er een beveiliging dat aangemaakte XBRL (instance) documenten niet gewijzigd kunnen worden als deze zijn verzonden? Is er een controle opgenomen dat de administratie blijft aansluiten bij aangemaakte XBRL (instance) documenten? Stel dat er boeking plaatsvindt in een periode waarover reeds een OB aangifte is verzonden of in een boekjaar waarvoor reeds een verkorte winstaangifte VPB is verzonden? Ook als de XBRL (instance) documenten zijn opgeslagen op een ander systeem, zoals van een service provider? XBRL > Validatie, authenticatie en autorisatie Wordt validatie van XBRL (instance)documenten uitgevoerd? Zo ja, welke validatie wordt dan uitgevoerd en op welk moment.



50


Ondersteunt het administratiesysteem een digitaal certificaat voor Digipoort en de Bankenhub? Zo ja, welke certificaten worden ondersteund. Wordt gewerkt met een autorisatieregister? Zo ja, op welke wijze.





51


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.02.1.19. Workflow Vraag Is workflow mogelijk op basis van op te geven processtappen? Is het mogelijk om statussen toe te kennen? Is workflow mogelijk op basis van op te geven tijdstippen? Dit betreft het tijdstip waarop een processtap uitgevoerd moet worden. Zijn processen te koppelen aan medewerkers? Zijn processtappen door gebruikers zelf toe te voegen aan het systeem? Kent de workflow een integratie met een e-mail toepassing? Zo ja, specificeren met welke toepassing. Kent de workflow een integratie met andere systemen? Zo ja, specificeren met welke systemen. Zijn er speciale workflowrapportages? Zo ja, specificeren welke rapportages.







52


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.02.1.20. Managementinformatie Vraag Antwoord leverancier Voorziet het systeem in een jaarrekening? Is een kasstroomoverzicht aanwezig? Ook wel “staat van herkomst en bestedingen” genoemd. Zijn financiële ratio’s aanwezig? Het gaat dan om ratio's voor liquiditeit, solvabiliteit en rentabiliteit. Is een rapportgenerator opgenomen? Waarmee de gebruiker zelf rapporten kan samenstellen. Is een liquiditeitsplanning opgenomen in het pakket? Is een query tool voor ad hoc analyses aanwezig? Waarmee de gebruiker zelf opvragingen kan doen. Is er een grafische weergave van managementinformatie? Worden de gegevens real time bijgewerkt? Het gaat erom of de gewenste informatie op elk moment beschikbaar is.


Basisgegevens Kunnen (grootboek)rekeningen gekoppeld worden aan rapportagecodes? Is er inzicht in gekoppelde rekeningen? Hierdoor kan gecontroleerd worden of de koppelingen volledig zijn. Is er inzicht in rekeningen per rapportagecode? Hierdoor kan gecontroleerd worden of de koppelingen juist zijn. Kan gewerkt worden met meerdere rapportagecodes? Het gaat er om dat een grootboekrekening gekoppeld kan worden aan meerdere rapportagecodes. Zijn rapportages over meerdere boekjaren mogelijk? Zijn rapportages over meerdere boekingsperiodes mogelijk? Is er een rapportage van budget, realisatie en resultaat aanwezig? ABC (Activity Based Costing) Er is een koppeling met bestaande dimensies? Zoals grootboekrekeningen en kostenplaatsen. Is toekennen van nieuwe dimensies mogelijk? Zo ja, specificeren hoeveel en welke dimensies. Is simulatie mogelijk? Het gaat hier om een watals analyse. Algemene toelichting leverancier




53


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.02.1.21. Koppelingen Het gaat erom met welke andere pakketten, al dan niet van dezelfde leverancier, een koppeling aanwezig is. Vraag Met ERP systemen? Zo ja specificeren welke systemen. Met logistieke systemen? Zo ja specificeren welke systemen. Met relatiebeheer systemen (CRM)? Zo ja specificeren welke systemen. Met personeels-informatiesystemen (HRM)? Zo ja specificeren welke systemen. Met projectadministraties? Zo ja specificeren welke systemen. Met salarissystemen? Zo ja specificeren welke systemen. Met service/onderhouds-administraties? Zo ja specificeren welke systemen. Met overige systemen? Zo ja specificeren welke systemen.







54


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.02. Financiële administratie 3.6.02.2. Branchegerichte eigenchappen 3.6.02.2.01. Accountancy Specifiek gericht op accountantskantoren zijn de volgende eigenschappen in kaart gebracht. Vraag Antwoord leverancier Is er een apart licentiemodel voor accountantskantoren? Zo ja specificeren opbouw. Als accountant heeft u te maken met vele administraties en vaak met meerdere gebruikers. Het licentiemodel is daarom een belangrijk aandachtspunt denken wij. Let hierbij ook op de onderhoudskosten die in rekening worden gebracht. Is automatische conversie van vorige versies van hetzelfde pakket mogelijk? Zo ja, specificeren vanaf welke versies. Is automatische conversie van andere pakketten mogelijk? Zo ja, specificeren vanaf welke pakketten. Is het pakket al operationeel bij accountantskantoren en zo ja bij hoeveel kantoren? Zijn referenties opvraagbaar?


Accountancy functies Wordt een cliëntenversie geleverd met import- en exportfaciliteiten? Het gaat er om dat cliënten zelf kunnen muteren op hun locatie. Het moet mogelijk zijn dat de accountant deze stand overhaalt, mutaties aanbrengt en de stand weer terugzet. Is sprake van on-line samenwerken met cliënten (via internet)? Is de functie Uitwerken kolommenbalans aanwezig? Met als basis een kolommenbalans moet de Accountant de (periodieke en jaarlijkse) verslaggeving kunnen uitwerken. Dit kunnen voorafgaande journaalposten zijn maar ook aantekeningen bij bepaalde (grootboek)rekeningen. Kan de saldibalans van andere pakketten geïmporteerd worden in het pakket? Is een vennotenadministratie aanwezig? Is het voeren van een mineralenboekhouding mogelijk? Is een jaarrekening conform inrichtingseisen vanuit het pakket aan te maken? Zijn publicatiestukken voor de KvK vanuit het pakket aan te maken? Kan gewerkt worden met Multi-cliënt bankafschriften? Het gaat er om in één keer bankafschriften van meerdere cliënten te © Onderzoeksbureau GBNED


55


verwerken met het pakket (module telebankieren). De accountant moet dan wel een overeenkomst aangaan met de cliënten en de betreffende bank. Accountancy controles Is de Chi-kwadraattoets aanwezig? Controle op gefingeerde getallen. Deze toets gaat ervan uit dat in gefingeerde cijfers wetmatigheden voorkomen die in reële cijfers ontbreken. Wordt voldaan aan de wettelijke bewaar- en opvraagtermijnen, oftewel een betrouwbare archivering? Is er een MOT controle opgenomen? Melding Ongebruikelijke Transacties. Is er controle op afboeken debiteuren en crediteuren buiten kas-, banken giro dagboeken? Is een kruistabel dagboeken en grootboek opgenomen? Geeft aan via welke dagboeken de individuele grootboekrekeningen zijn geboekt. Is een verslag opgenomen van boekingen waarbij afgeweken is van de vaste (tegen)rekening van de debiteur of crediteur? Zijn overige accountancy controle aanwezig? Zo ja, specificeren welke controles Samenwerken met cliënten Kunnen cliënten (op afstand via internet) toegang krijgen tot het pakket? Zo ja, specificeren op welke wijze. Kunnen cliënten zelf boekingen vastleggen binnen het pakket? Zijn er separate boekingsschermen voor cliënten aanwezig? Kunnen cliënten zelf rapporten opvragen? Kunnen periodes afgesloten worden voor cliënten? Waarbij de accountant nog wel kan boeken. Is er een aparte autorisatie voor cliënten? Zo ja, graag specificeren op welke wijze dit geregeld is. Is er een autorisatie mogelijk voor het wijzigen van basisgegevens? Het gaat erom dat het mogelijk moet zijn te voorkomen dat cliënten bepaalde basisgegevens toevoegen, wijzigen of zelfs verwijderen, zoals een grootboekrekening. Is communicatie tussen accountant en cliënt mogelijk via het pakket? Zo ja, specificeren op welke wijze. Kan per boeking een aparte aantekening worden gemaakt door de accountant en door de cliënt? Het gaat er om dat de accountant en cliënt per boeking aantekeningen kunnen maken voor elkaar. Kunnen meerdere boekingssjablonen worden aangemaakt voor cliënten? Bijvoorbeeld dagboek met beperkte grootboekrekeningen (zo ja aangeven op welke wijze).



56


Basisgegevens Is het kopiëren van rekeningschema’s mogelijk? Is synchronisatie van rekeningschema’s mogelijk op basis van een centraal rekeningschema? Rekeningschema’s voor cliënten worden dat automatisch bijgewerkt op basis van mutaties in een centraal rekeningschema. Zijn er basisgegevens die gelden voor alle administraties? Het gaat hier om het eenmalig vastleggen van basisgegevens die vervolgens van toepassing kunnen zijn op alle aanwezige administraties. Bijvoorbeeld een centraal landenbestand en een postcodebestand. Zijn er meerdere templates beschikbaar? Bijvoorbeeld administratiemodellen voor bepaalde branches. Zo ja, specificeren welke templates. Is sprake van online digitaal dossierbeheer voor cliënten van accountants? (bijvoorbeeld achteraf raadplegen balans en verzonden BTW-aangifte) Algemene toelichting leverancier




57


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.02. Financiële administratie 3.6.02.2. Branchegerichte eigenchappen 3.6.02.2.02. Advocatuur Vraag Operationeel bij advocatenkantoren, zo ja aantal opgeven. Referenties opvraagbaar Derden gelden administratie Subadministratie per maatschaplid mogelijk Koppeling met dossieradministratie (zakenadministratie) Verschottenadministratie Branchemodel advocatuur beschikbaar (rekeningschema en mogelijke andere basisgegevens)







58


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.02. Financiële administratie 3.6.02.2. Branchegerichte eigenchappen 3.6.02.2.03. Bouw Vraag Operationeel bij advocatenkantoren, zo ja aantal opgeven. Referenties opvraagbaar Koppeling projectadministratie G-rekening en boekingen daarop. (De aannemer moet een administratie bijhouden van de onderaanneming, betaalde bedragen en bestede uren. Deel storten op G-rekening). BTW verlegd regeling (BTW moet opgegeven worden door de hoofdaannemer op zijn BTW aangifte. Op factuur onderaannemer staat alleen BTW verlegd). Direct boeken op projecten (bijvoorbeeld vanuit het inkoopboek) Branchemodel bouw beschikbaar (rekeningschema en mogelijk andere basisgegevens)







59


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.03. Loon- en salaris administratie 3.6.03.1. Pakketeigenschappen 3.6.03.1.01. Algemene kenmerken Vraag Bruto-netto en netto-bruto traject Terugwerkende kracht berekening Verlonen van alle CAO’s Proformaberekening Vrij te benoemen bestanddelen aanwezig Afwijkende tabel mogelijk Voorschotverwerking mogelijk Cafetariamodel







60


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.03.1.02. (Belasting)regelingen Vraag Artiesten- en beroepssportersregeling Bouwlonen Uitzendbureaus Dienstverleners aan huis Thuiswerk (en hulpen) Aannemen van werk Leerlingen/stagiairs (afdrachtvermindering onderwijs) Meewerkende kinderen Pseudo werknemers (opting in) Studenten en scholieren







61


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.03.1.03. Periodiciteit, aanlevering en verwerking Vraag Maandelijkse verloning 4-wekelijkse verloning Weeklonen Dagloners Uurloners



Aanlevering en verwerking Vindt verwerking bij een salaris service bureau plaats. Kunnen mutaties via internet opgegeven worden door werkgevers als sprake is van salaris service bureau. Algemene toelichting leverancier




62


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.03.1.04. Uitvoer en gegevensuitwisseling Vraag Antwoord leverancier Layout loonstrook zelf aan te passen door gebruiker Is de XML Auditfile Salaris (XAS) aanwezig Is elektronische loonaangifte mogelijk Is telebankieren aanwezig. Dat wil zeggen het aanleveren van de betalingen aan de bank op elektronische wijze. Is uitwisseling van gegevens met pensioenuitvoerders mogelijk. (zo ja, specificeren met welke uitvoerders en op welke wijze) Is uitwisseling met andere uitvoeringsinstanties mogelijk. (zo ja, specificeren met welke instanties en op welke wijze) Kunnen loonstroken per e-mail worden verzonden Is Employee Self Service mogelijk Maakt de XML Verzuimstandaard onderdeel uit van het pakket Maakt overige gegevens-uitwisseling deel uit van het pakket. (zo ja, specificeren welke)






63


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.03.1.05. Employee Self Service Vraag Persoonlijke gegevens muteren Raadplegen (eigen) dossiers Raadplegen loonstroken en jaaropgave Verlofregistratie Urenregistratie en declaraties Ziekteverzuim- en betermeldingen Employee benefits Uitruilen arbeidsvoorwaarden door werknemers (ook wel cafetariamodel genoemd) Workflow inrichten Zoals accorderen mutaties aangebracht door personeel Gegevens collega's raadplegen







64


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.03.1.06. Elektronische loonaangifte Vraag Elektronische aangifte LB aanwezig? Kosten? BAPI geïntegreerd in pakket Export naar losse BAPI module Import en export digitaal certificaat (zodat certificaat in meerdere pakketten is te gebruiken)







65


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.03.1.07. Overige registraties Vraag Ziekteverzuim Verlofregistratie Subsidieregelingen Personeelsinformatie (HRM) Urenregistratie Personeelsrooster Wagenparkbeheer Levensloopregeling







66


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.03.1.08. Ziekteverzuim Vraag Wet verbetering poortwachter Uitwisseling informatie UWV Uitwisseling informatie Arbodiensten Workflow Autorisatie toegang door derden (bijv. medewerkers Arbodiensten) Verzuimhistorie







67


3. Vragen- en controlelijsten 3.6.03.1.09. Koppelingen Vraag Boekhoudpakket (zo ja, graag specificeren welke toepassingen) Urenadministratie (zo ja, graag specificeren welke toepassingen) Personeelsinformatie (HRM) (zo ja, graag specificeren welke toepassingen) Tijdregistratie en toegangscontrole (zo ja, graag specificeren welke toepassingen) Plato Cato berichtendienst Office toepassingen Overige koppelingen (zo ja, graag specificeren welke toepassingen)







68


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.03. Loon- en salarisadministratie 3.6.03.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.03.2.01. Accountancy Specifiek gericht op accountantskantoren zijn de volgende eigenschappen in kaart gebracht. Vraag Operationeel bij advocatenkantoren, zo ja aantal opgeven. Referenties opvraagbaar Administratie van meerdere werkgevers mogelijk Invoer mutaties via bestand mogelijk (bijv. Excel-sheet van cliënt) Inlezen salarismutaties vanuit andere pakketten Is kopiëren van werkgevergegevens mogelijk



Samenwerken met cliënten via internet Invoer mutaties door cliënten via internet Raadplegen informatie door cliënten via internet Raadplegen informatie door werknemers van cliënten (informatie en loonstroken opvragen) In huisstijl en onder bedrijfsnaam accountant (via internet aangeboden)





69


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.03. Loon- en salarisadministratie 3.6.03.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.03.2.02. Bouwlonen Specifiek gericht op de bouwbranche zijn de volgende eigenschappen in kaart gebracht. Vraag Operationeel bij advocatenkantoren, zo ja aantal opgeven. Referenties opvraagbaar Alle bouw CAO's opgenomen Periodieke aanlevering SFB BTER (bedrijfsschap eigen regeling) G-rekening opgenomen Vorstverlet opgenomen







70


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.04. Personeelsadministratie 3.6.04.1. Pakketeigenschappen 3.6.04.1.01. Functionaliteit Vraag Personeelsdossier Werving en selectie (Sollicitatieprocedures) Arbeidsvoorwaarden Competentiemanagement (personeelsbeoordeling) Opleiding en ervaring registreren Functieprofilering en Matching (Matching van medewerkers aan functies) Carriere en loopbaanplanning Employee Self Services Urenregistratie / tijdschrijven Verzuimadministratie Verlofregistratie Personeelsrooster Salarisadministratie Wagenparkbeheer Levensloopregeling







71


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.04. Personeelsadministratie 3.6.04.1. Pakketeigenschappen 3.6.04.1.10. Werving en selectie Vraag CV's selecteren en archiveren Workflow Koppeling online vacaturebanken CV's aanmelden via internet Controle bewaartermijn CV’s (Wet bescherming persoonsgegevens)







3.6.04.1.15. Arbeidsvoorwaarden Vraag Cafetariamodel (ook employee benefits genoemd) Salarisgegevens registreren Secundaire arbeidsvoorwaarden registreren Algemene toelichting leverancier




72


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.04. Personeelsadministratie 3.6.04.1. Pakketeigenschappen 3.6.04.1.20. Competentiemanagement Vraag Registratie competenties Planning gesprekken Registratie gesprekken (zoals voortgangs- beoordelingsgesprekken)







73


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.04. Personeelsadministratie 3.6.04.1. Pakketeigenschappen 3.6.04.1.30. Employee Self Services Vraag Persoonlijke gegevens muteren Raadplegen (eigen) dossiers Raadplegen loonstroken en jaaropgave Verlofregistratie Urenregistratie Declaraties opgeven Ziekteverzuim- en betermeldingen Employee benefits Uitruilen arbeidsvoorwaarden door werknemers (ook wel cafetariamodel genoemd) Workflow inrichten Zoals accorderen mutaties aangebracht door personeel Gegevens collega's raadplegen







74


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.04. Personeelsadministratie 3.6.04.1. Pakketeigenschappen 3.6.04.1.50. Verzuimadministratie Vraag Wet verbetering poortwachter Uitwisselen informatie UWV Uitwisselen informatie Arbodiensten Workflow Autorisatie toegang door derden (bijv. medewerkers Arbodiensten) Verzuimhistorie







75


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.04. Personeelsadministratie 3.6.04.1. Pakketeigenschappen 3.6.04.1.60. Koppelingen Vraag Koppeling met Officetoepassingen Koppeling met uitvoeringsinstanties XML Verzuimstandaard (voor uitwisseling met Arbo en UWV) Overige koppelingen







76


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.04. Personeelsadministratie 3.6.04.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.04.2.01. Accountancy Vraag Operationeel bij accountantskantoren (zo ja, opgave aantal kantoren) Referenties opvraagbaar Meerdere werkgevers



Internet Invoeren mutaties cliënten via internet Raadplegen informatie cliënten via internet Raadplegen door werknemers van cliënten In huisstijl en onder bedrijfsnaam accountant (via internet aangeboden) Algemene toelichting leverancier




77


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.05. Urengistratie en declaraties 3.6.05.1. Pakketeigenschappen 3.6.05.1.01. Functionaliteit Vraag Plannen en budgetteren Projecten/opdrachten registreren Urenregistratie Declareren Rapporteren Aanwezigheidsregistratie Verlofregistratie







78


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.05. Urengistratie en declaraties 3.6.05.1. Pakketeigenschappen 3.6.05.1.05. Basisgegevens Vraag Medewerkers Salariskosten per medewerker Normuren per medewerker Indicatie interne of externe medewerker Afdeling medewerker Overige basisgegevens per medewerker Gegevens per medewerker in de tijd (kunnen de gegevens per een ingangsdatum worden ingegeven)



Gebruikersinstellingen Keuze tarieven inzien Keuze tarieven wijzigen Keuze declaratiebedragen wijzigen Keuze boekingen van anderen inzien (boekingen van andere gebruikers) Keuze boekingen van anderen invoeren (boekingen van andere gebruikers) Keuze invoeren negatieve aantallen Tarieven Tarief per medewerker Tarief per activiteit Tarief per medewerker, activiteit Tarief per medewerker, opdracht Tarief per opdracht, activiteit Tarief per cliënt, activiteit Tarief per cliënt, medewerker Vast bedrag per opdracht Overige tariefsamenstellingen (specificeren indien van toepassing) Ingangsdatum tarieven vast te leggen (tarieven in de tijd vastleggen) Tijdelijke tarieven vast te leggen (op basis van ingangs- en einddatum) Herrekening lopende opdrachten bij tariefwijziging Tariefkorting mogelijk (zo ja, specificeren op welke wijze) Tariefopslag mogelijk (zo ja, specificeren op welke wijze) Interne en externe tarieven (intern tarief is de kostprijs en extern tarief is te factureren) Integraal tarieven aanpassen (bijvoorbeeld tarieven medewerkers automatisch met 2% verhogen)



79






80


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.05. Urengistratie en declaraties 3.6.05.1. Pakketeigenschappen 3.6.05.1.10. Plannen en budgetteren Vraag Roosterfuncties (vrije dagen, werkuren, etc) Projecten/opdrachten plannen Taken met start- en einddata per taak Uren per taak plannen Medewerkers koppelen aan taken Mijlpalen met daarbinnen activiteitenplanning GANTT planning (balkenplanning) Budgettering in bedragen projecten/opdrachten







81


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.05. Urengistratie en declaraties 3.6.05.1. Pakketeigenschappen 3.6.05.1.15. Projecten/opdrachten Vraag Antwoord leverancier Onderscheid interne- en externe project/opdracht Activiteiten definiëren Fasen definiëren Status project/opdracht Meerdere kenmerken project/opdracht (zoals projectleider, naam, omschrijving) Start- en einddatum project/opdracht Koppeling grootboek/kostenplaatsen (t.b.v. financiële verantwoording)






82


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.05. Urengistratie en declaraties 3.6.05.1. Pakketeigenschappen 3.6.05.1.20. Urenregistratie Vraag Antwoord leverancier Boekingsniveaus Uren/kosten direct boeken op cliënt (uren en kosten kunnen boeken en declareren zonder een opdracht of project aan te maken) Uren/kosten boeken op opdracht (er moet een opdracht zijn om te kunnen boeken) Kunnen opdrachten doorlopen na kalenderjaar Uren/kosten boeken op afdeling (bijvoorbeeld voor het boeken van intern overleg) Uren/kosten anders boeken (Zo ja, specificeren)


Vastleggen uren Invoeren uren Invoeren kilometers Invoeren verschotten Invoeren materiaal Invoeren overige kosten Invoeren tijd voor tijd Invoeren indicatie declarabel Invoeren toelichting intern Invoeren toelichting voor declaratie Shortlist veelgebruikte urenboekingen per persoon Velden vorige regel overnemen Volgorde velden aanpassen Velden aan of uit zetten Via internet mutaties invoeren Via handpalm mutaties invoeren Vooraf urenstaten aanmaken Keuze centraal of decentraal urenstaten invoeren (door een centrale afdeling of door de medewerkers zelf) Urenstaten importeren vanuit andere applicatie (zo ja, specificeren vanuit welke applicaties en op welke wijze) Kunnen weekstaten gekopieerd worden? Controlefuncties Controle op normuren Fiattering ingevoerde urenstaten mogelijk Fiattering op meerdere niveaus mogelijk (zo ja, graag specificeren) Signalering maximum bedrag per opdracht Algemene toelichting leverancier



83





84


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.05. Urengistratie en declaraties 3.6.05.1. Pakketeigenschappen 3.6.05.1.30. Declaraties Vraag Declaraties voorbereiden Afdrukken declaratievoorstel Goedkeuren declaraties Inzoomen onderliggende regels Te declareren tarieven aanpassen Te declareren uren aanpassen per regel (zowel laten vervallen als wijzigen) Te declareren verschotten en kosten aanpassen (zowel laten vervallen als wijzigen) Te declareren materiaal aanpassen (zowel laten vervallen als wijzigen) Regels blokkeren voor declareren Regels doorschuiven volgende periode Interne toelichting declaratie Interne toelichting declaratieregel Per periode voorbereiden en voorstel Per client voorbereiden en voorstel Per opdracht voorbereiden en voorstel Per selectie voorbereiden en voorstel (zo ja, graag specificeren)



Declaraties corrigeren Urenregels afboeken met autorisatie Declaraties automatisch terugdraaien (nadat declaraties gefactureerd en verwerkt zijn) Declaraties opslagen Via percentage tarieven Via percentage per opdracht Handmatig op te geven bedrag Overige opslag (Zo ja, specificeren op welke wijze) Declaraties voorschotten Voorschot per client mogelijk (zowel vastleggen als factureren) Voorschot per opdracht mogelijk (zowel vastleggen als factureren) Voorschot per periode mogelijk (bijvoorbeeld een vast voorschotbedrag per maand) Voorschot verrekenen met (eind)declaratie Voorschot is eindafrekening (geen opbrengst via uren e.d.) Inzicht in openstaande voorschotten (zo ja, graag specificeren)



85


Declaraties factureren Export journaalpost t.b.v boekhouding Acceptgiro's Automatische incasso's Elektronisch factureren (voor een specificatie wordt verwezen naar de eigenschappen in hoofdstuk 4.02 Thema > Elektronisch factureren). Verzamelfacturen per cliënt Aparte factuurdebiteur mogelijk (Meerdere cliënten met dezelfde betalingsplichtige) Kostprijs boeken naar keuze Declaraties opvragen Conceptdeclaraties Export declaraties (zo ja, specificeren op welke wijze en in welke formaten) Kopie (verzonden) declaraties Historie declaraties Per declaratie onderliggende mutaties (zoals uren, materiaal en kosten) Declaraties opmaak Uren en kostenspecificatie bij factuur Opmaak factuur in Word Opmaak factuurspecificatie in Word Zelf factuurlayout kunnen indelen Uren kunnen verdichten (zo ja, specificeren) Kosten kunnen verdichten (zo ja, specificeren) Aparte factuurtekst per activiteit Factuurlayout in meerdere talen Taalkeuze (layout) per relatie Layout per relatie Algemene toelichting leverancier




86


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.05. Urengistratie en declaraties 3.6.05.1. Pakketeigenschappen 3.6.05.1.40. Openstaande posten bewaking Vraag Aanmaningen Openstaande postenlijst opvragen Vervaldatum achteraf aan te passen Afboeken betaalde declaraties (facturen) Inlezen en afletteren elektr. bankafschrift Wordt betalingshistorie bijgehouden







87


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.05. Urengistratie en declaraties 3.6.05.1. Pakketeigenschappen 3.6.05.1.50. Rapportages Vraag Rapportages per medewerker (graag specificeren welke rapportages) Rapportages per cliënt (graag specificeren welke rapportages) Rapportages per opdracht (graag specificeren welke rapportages) Rapportages per afdeling (graag specificeren welke rapportages) Onderscheid geschreven en gedeclareerde uren Onderscheid gepland, besteed en nog te besteden (estimate te complete) Inzicht in onderhanden werk (In bedragen en aantallen, als opdracht over een kalenderjaar heenloopt) Overige rapportages (graag specificeren welke rapportages)







88


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.05. Urengistratie en declaraties 3.6.05.1. Pakketeigenschappen 3.6.05.1.60. Koppelingen Vraag Financiële administratie (zo ja, graag specificeren welke toepassingen) Salarisadministratie (zo ja, graag specificeren welke toepassingen) Projectenadministratie (zo ja, graag specificeren welke toepassingen) Dossieradministratie (zo ja, graag specificeren welke toepassingen) Personeelsadministratie (zo ja, graag specificeren welke toepassingen) Tijdregistratie (zo ja, graag specificeren welke toepassingen) Planning (zo ja, graag specificeren welke toepassingen) Relatiebeheer (zo ja, graag specificeren welke toepassingen) Overige koppelingen (zo ja, graag specificeren welke toepassingen)







89


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.05. Urengistratie en declaraties 3.6.05.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.05.2.01. Accountancy Vraag Operationeel bij accountantskantoren (zo ja, aangeven bij hoeveel kantoren) Referenties opvraagbaar Inzicht declaraties wettelijke controles p/cliënt Inzicht declaraties overige opdrachten p/cliënt Inzicht historie mutaties minimaal 7 jaar







90


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.05. Urengistratie en declaraties 3.6.05.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.05.2.05. Advocatuur Vraag Operationeel bij advocatenkantoren (zoja, aangeven aantal kantoren) Referenties opvraagbaar Facturering aan derde partij Meerdere facturen en debiteuren per dossier Eindafrekening Raad voor rechtsbijstand (voor toevoegingzaken) Verrekening depotgelden debiteur Factuurbedrag verdelen over Fee earners (de opbrengst automatisch verdelen)



Uren vastleggen Uren vanuit dossier boeken Uren vanuit dagstaat boeken (per fee earner) Uren vanuit een handeling boeken (bijvoorbeeld het aanmaken van een brief) Stopwatch functie Faillissementszaken Standaard tijdschrijfgroepen (Recofa) Standaard model weergave tijdbesteding (tijdregistratie per tijdschrijfgroep) Standaard model verzoek voorschot op salaris Algemene toelichting leverancier




91


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.06. Inkoopadministratie 3.6.06.1. Pakketeigenschappen 3.6.06.1.01. Aanwezige functies Vraag Inkoopplanning Inkoopvoorwaarden en -contracten Besteladviezen Inkooporders vastleggen Goederenontvangst boeken Facturen matchen met verplichtingen Leveranciersbeoordeling Gegevensuitwisseling Projecten Rapportages







92


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.06. Inkoopadministratie 3.6.06.1. Pakketeigenschappen 3.6.06.1.02. Algemene kenmerken Vraag Omrekenen verkoop- naar besteleenheden Omrekenen voorraad- naar besteleenheden Voorkeursleverancier per artikel Alternatieve leveranciers per artikel Inkopen in vreemde valuta mogelijk







93


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.06. Inkoopadministratie 3.6.06.1. Pakketeigenschappen 3.6.06.1.03. Inkoopplanning/budgetten Vraag Over meerdere jaren Extrapoleren o.b.v. gerealiseerd Planning in aantallen Planning in bedragen Rekening houden met seizoensinvloeden







94


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.06. Inkoopadministratie 3.6.06.1. Pakketeigenschappen 3.6.06.1.04. Inkoopvoorwaarden en -contracten Vraag Levertijden vastleggen Bestelkosten vastleggen Inkoopcontracten registreren Raamcontracten registreren Kortingen vastleggen Netto prijzen vastleggen Provisie op basis van verkoop (berekend o.b.v. gerealiseerde verkopen) Automatische provisienota's Minimum order hoeveelheden (in aantallen en/of bedragen)







95


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.06. Inkoopadministratie 3.6.06.1. Pakketeigenschappen 3.6.06.1.05. Besteladviezen Vraag Besteladvies per leverancier Besteladvies per artikel Automatisch omzetten in bestellingen Berekening o.b.v. voorraadbeheer (minimum voorraad, aan te vullen tot maximum voorraad) Berekening o.b.v. verkoop (op basis van omloopsnelheid) Leverancierskeuze o.b.v. inkoopvoorwaarden (laagste prijs en/of bestelkosten) Andere leverancier kiezen in besteladvies (nadat advies is opgebouwd zelf een andere leverancier selecteren) Rekening houden met besteleenheid leverancier (zoals te bestellen aantallen daarop afronden)



Criteria leverancierskeuze Standaard levertermijn Standaard kosten per besteleenheid Standaard inkoop- of raamcontract Standaard kortingsregeling Standaard provisieregeling Kwaliteitsniveau, kwaliteits-borging Leverbetrouwbaarheid, -tijden en –compleetheid Wijze notificatie levertermijn-wijzigingen Wijze van factureren Wijze van communicatie Algemene toelichting leverancier




96


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.06. Inkoopadministratie 3.6.06.1. Pakketeigenschappen 3.6.06.1.06. Status en soorten Vraag Status per order Status per orderregel Afroeporders Backorders Retourorders Consignatie orders







97


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.06. Inkoopadministratie 3.6.06.1. Pakketeigenschappen 3.6.06.1.07. Inkooporders vastleggen Vraag Verwachte leverdatum per artikel Meerdere afleveradressen per order (denk aan filiaaladministratie of meerdere vestigingen met centrale inkoopfunctie) Bestellen via handterminal en (barcode)etiketten Direct bestellen vanuit vestigingen/filialen Inkooporder koppelen aan klantorder (De inkooporder wordt dan feitelijk gekoppeld aan een verkoopbestelling) Raadplegen voorraad bij het vastleggen Raadplegen historisch verbruik bij vastleggen Bij bestelmodule direct aanpassen artikelgegevens (bijvoorbeeld inkoopprijs) Handmatig aanmaken van inkooporder Automatisch opeenvolgende nummering inkooporders Opname van nummer prijsopgave op inkoop order Raadplegen verkoophistorie (Hoeveelheid verkocht van elk artikel via het scherm van de inkoop order) Herhalingsaankopen vastleggen Klantbestellingen optioneel in aparte stroom (zodat klantbestellingen apart binnenkomen en niet tussen herbevoorrading)







98


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.06. Inkoopadministratie 3.6.06.1. Pakketeigenschappen 3.6.06.1.08. Verwerken Vraag Orders printen vanuit systeem Orders faxen vanuit systeem Orders e-mailen vanuit systeem Orders elektronisch aanleveren aan leverancier of inkooporganisatie. (aanleveren via EDI, internet of webservices) Verplichting boeken in boekhouding (in grootboekadministratie) Levertijdbevestiging van leverancier Controle op te late levering (bijvoorbeeld een alert bij overschrijding) Economische voorraad direct bijwerken (aantal in bestelling)







99


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.06. Inkoopadministratie 3.6.06.1. Pakketeigenschappen 3.6.06.1.09. Goederenontvangst Vraag Ontvangst automatisch binnenboeken (op basis van inkooporder) Correcties aanbrengen voor autom. binnenboeken Per regel binnenboeken Ontvangst via elektronische pakbon binnenboeken Voorraad bijwerken Opname journaalpost in boekhouding Afdrukken prijsetiketten bij goederenontvangst Manco's registreren/afhandelen Ontvangsten boeken obv inkoopfacturen Backorder naar keuze, bij deellevering Invoeren nieuwe artikelen bij binnenkomst (in voorraadsysteem) Invoeren barcodenummer bij binnenkomst (voor nieuwe artikelen) Markeren van artikelen die zijn nabesteld Invoeren van verwachte leverdatum Ontvangen van handelswaar zonder inkooporder Afdrukken van barcode labels Meerdere (depot)adressen per leverancier bewaren







100


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.06. Inkoopadministratie 3.6.06.1. Pakketeigenschappen 3.6.06.1.10. Facturen matchen met verplichtingen Vraag Factuur voorlopig boeken (wel verplichting registreren, maar nog niet betaalbaar stellen) Factuur betaalbaar na matchen Vastleggen toegestane afwijking in bedragen Vastleggen toegestane afwijking in aantallen Factuur in boekhouding vastleggen (in financiële grootboek- en debiteurenadministratie)







101


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.06. Inkoopadministratie 3.6.06.1. Pakketeigenschappen 3.6.06.1.11. Leveranciersbeoordeling (vendor rating) Vraag Kwaliteitsaspecten (graag specificeren) Leverbetrouwbaarheid leverancier (levertijden en compleetheid) Prijsverschillen signalering (juistheid facturering) Communicatie Afwijkingen en waarderingen (per beoordelingsaspect op te geven) Bewaren en raadplegen info over leveranciers (artikelen, wijze van vervoer, voorwaarden) Gegevens van contactpersonen (naam, adres, e-mail) Bewaren specifieke aantekeningen per leverancier Raadplegen/printen leverancierslijst







102


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.06. Inkoopadministratie 3.6.06.1. Pakketeigenschappen 3.6.06.1.12. Elektronisch uitwisseling gegevens Vraag Antwoord leverancier Elektronisch bestellen (inkooporders doorzetten naar systeem van leverancier, zo ja specificeren volgens welke standaards) Elektronisch factuur ontvangen (Zo ja, specificeren) Elektronische pakbon ontvangen (Elektronische goederenontvangst, zo ja specificeren) Elektronisch artikelbestanden ontvangen (Zo ja, specificeren) Wordt GS1-DAS ondersteund (GS1 Data Alignment Service is een dienst waarmee elektronisch artikelgegevens tussen leveranciers en retailers worden uitgewisseld met als tussenschakel een centrale database) CBS Statistieken (intrastat) Overige importfuncties Overige exportfuncties






103


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.06. Inkoopadministratie 3.6.06.1. Pakketeigenschappen 3.6.06.1.13. Projecten Vraag Inkoopverplichtingen per project Inkoopadvies over meerdere projecten Onderaannemingscontracten Bestellen vanuit project Ontvangsten per project







104


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.06. Inkoopadministratie 3.6.06.1. Pakketeigenschappen 3.6.06.1.14. Rapportages Vraag Antwoord leverancier Openstaande bestellingen Bestelhistorie (per artikel) Managementinformatie (zo ja, specificeren welke) Inkoop logboek met specificatie inkooporders (orders worden ingedeeld naar afdeling of filiaal, en per order wordt getoond: besteldatum, artikelnummer, artikelgroep, leverancier, verzenddatum, inkoop bedrag en brutowinstopslag) Overzicht in volgorde vervaldatum bestellingen Overzicht van prestaties van leveranciers (aantal verkochte en ingekochte artikelen per leverancier, overschrijdingen van levertijden, voorraadefficiency, omloopsnelheden, prijsdalingen) Verslag van prijsdalingen (de verkoopwaarde van de beschikbare voorraad (in euro's) en de waarde van de prijsdalingen (in euro's), naar filiaal, afdeling, categorie en artikelgroep, per wk, mnd, kwartaal, jaar) Geplande versus gerealiseerde brutowinstopslag (naar filiaal, afdeling, categorie, artikelgroep, en per week, maand, kwartaal en jaar) Inkoopruimte / open-to-buy. (per filiaal, afdeling, categorie, artikelgroep)






105


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.06. Inkoopadministratie 3.6.06.1. Pakketeigenschappen 3.6.06.1.15. Koppelingen Vraag Financiële administratie (zo ja, specificeren welke toepassingen) Projectenadministratie (zo ja, specificeren welke toepassingen) Verplichtingenadministratie (zo ja, specificeren welke toepassingen) Voorraadadministratie (zo ja, specificeren welke toepassingen) Verkoop (zo ja, specificeren welke toepassingen) Point Of Sale (POS) (zo ja, specificeren welke toepassingen) Office toepassingen (zo ja, specificeren welke toepassingen) Calculatie (zo ja, specificeren welke toepassingen) Overige koppelingen (zo ja, specificeren welke toepassingen)







106


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.07. Voorraadadministratie 3.6.07.1. Pakketeigenschappen 3.6.07.1.01. Aanwezige functies Vraag Artikelbeheer Samengestelde artikelen Assortimentsbeheer Voorraadbeheer Magazijnbeheer Emballage Uitwisseling gegevens Rapportages







107


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.07. Voorraadadministratie 3.6.07.1. Pakketeigenschappen 3.6.07.1.02. Artikelbeheer Vraag Keuze voorraad- / niet voorraadartikel Verplichte artikelcombinatie BTW percentage per artikel Garantieperiode Land van herkomst Omschrijving meerdere tekstregels Omschrijving in meerdere talen Eigen velden toe te voegen (minimaal 5) Eigen zoekvelden toe te voegen



Artikelcodering Vrij toe te kennen artikelcode (cijfers, letters en minimaal 15 posities) Automatische generatie artikelcode Beïnvloeden generatie artikelcode (zo ja, aangeven op welke wijze) EAN-code PLU-code (Price LookUp code) Goederencode CBS (Statistieknummer) Barcode ondersteuning Overige artikelcodering Soort artikel en verwijzing Vervangen door Vervanging van Alternatief artikel Eenmalig artikel Uitlopend artikel (niet meer bestellen) Incourant artikel (winkeldochter) Commissie artikel Maakartikel (anders koopartikel) Vervallen artikel Zoekmogelijkheden Op EAN code Op eerste letters artikelomschrijving Op een string (deel van omschrijving) Op serienummer Op artikelgroep Overige zoekmogelijkheden aanwezig (zo ja, specificeren) Voorraadgegevens Minimum voorraad © Onderzoeksbureau GBNED


108


Maximum voorraad Instellen van minimale/maximale bestelniveaus (instelbaar per maand i.v.m. seizoensinvloeden) Levertijd (norm) Voorraadeenheid Verkoopeenheid Meerdere verpakkingseenheden (per artikel) Aantal decimalen aantallen Min. max. voorraad o.b.v. verkoophistorie (Automatisch berekenen van min-max voorraadniveau gebaseerd op verkoophistorie) Prijsgegevens Verkoopprijs Adviesprijs Inkoopprijs Artikelprijzen wijzigen per groep Artikelprijzen automatisch verhogen/verlagen Afmetingen en gewicht Lengte, breedte en hoogte Gewicht (bruto of netto) Tarragewicht (gewicht verpakking) Volume Specificatie artikel Merk Type Model Kwaliteitsklasse Assortiment Serienummers Maatbalken Kleuren Toevoegingen Afbeelding toevoegen in database Verwijzen naar externe afbeelding (bijvoorbeeld via internet URL) Geluidsfragment toevoegen Gedocumenteerde instructies (gebruiksaanwijzing) Opslagen Verwijderingsbijdrage Belastingen (zo ja, specificeren) Statiegeld per verpakkingseenheid Overige opslagen Data Houdbaarheidsdatum Laatste inkoopdatum Laatste verkoopdatum Datum laatste inventarisatie



109


Artikelgroepen Vrij in te delen artikelgroepen Vrij in te delen artikelsubgroepen Grootboekrekeningen per artikelgroep Opslagen per artikelgroep Defaultwaardes voor artikelen (voor snel invoeren artikelen) GPC indeling mogelijk (Global ProductCode) Afdeling Categorie (bijvoorbeeld jong) Leverancier Meerdere leveranciers mogelijk Voorkeursleverancier mogelijk Bestelnummer per leverancier Inkoopprijs per leverancier Bestelkosten per leverancier Prijzen in vreemde valuta mogelijk Afwijkende besteleenheid mogelijk Levertijd per leverancier Indicatie vaste verkoopprijs Besteleenheid bij leverancier Algemene toelichting leverancier




110


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.07. Voorraadadministratie 3.6.07.1. Pakketeigenschappen 3.6.07.1.03. Samengestelde artikelen Vraag Antwoord leverancier Artikelnummer voor eigen samengesteld artikel Losse artikelen naar keuze op pakbon Losse artikelen naar keuze op factuur/kassabon Tekstregels mogelijk (Voor extra toelichting) Naar keuze prijs losse artikelen of samengesteld artikel Opboeken samengesteld artikel (Losse artikelen worden dan fysiek afgeboekt) Voorraad bijhouden losse artikelen (dan geen fysieke voorraad samengesteld artikel) Managementinfo samengestelde artikelen






111


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.07. Voorraadadministratie 3.6.07.1. Pakketeigenschappen 3.6.07.1.04. Assortimentsbeheer Vraag Antwoord leverancier Vrije assortimentsindeling Artikel aan meerdere assortimenten koppelen Verplichte combinatie van artikelen Alternatieve artikelen hogere kwaliteit (up-selling) Cross-sellingartikelen (artikelen die vaak samen worden verkocht) Verboden artikelrelaties Assortiment met verkoopprijs etc. per filiaal






112


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.07. Voorraadadministratie 3.6.07.1. Pakketeigenschappen 3.6.07.1.05. Voorraadbeheer Vraag Waardering en methoden Vaste verrekenprijs (VVP) Gemiddelde inkoopprijs (GIP) Kostprijs doorberekening Doorloop (opnieuw bestellen wat verkocht) Last in, first out (LIFO) First in, first out (FIFO) Partijen IJzeren voorraad



Partijregistratie Opgave partijnummer leverancier Inkoopprijs Houdbaarheidsdatum Boeken voorraad Handmatig ontvangsten/uitgiften boeken Handmatig voorraadcorrecties boeken Opgave reden voorraadcorrectie Procentuele voorraadcorrectie (lekken) Herverdeling voorraden (merchandising, hoe worden artikelen getoond) Mutaties verwerken in boekhouding Via handterminal inventariseren Voorraadinformatie Aanwezige (technische) voorraad Economische voorraad Voorraad verloop in de tijd Vrije voorraad Bestellingen Afroep bij leveranciers Reserveringen (verkoop of productie) Consignatievoorraad Gemiddelde voorraad uitgedrukt in verkoopwaarde (formule 12 x BvM + EvM/13) BvM = beginvoorraad iedere maand EvM = eindvoorraad december Delen voor 13 omdat december een drukkere maand is.

Verkoopwaarde van de voorraad (volume x verkoopprijs) Inkoopwaarde van de voorraad (volume x inkoopprijs) Historie per artikel © Onderzoeksbureau GBNED


113


(verdeeld naar SKU's – Standard Stock Keeping Unit) Aanvultijd per artikel (maximale tijd tussen 2 bestellingen + levertijd + verwerkingstijd) Benodigde voorraad (gemiddeld aantal verkochte artikelen per dag x aanvultijd) Omloopsnelheid retailmethode (netto omzet / gemiddelde voorraad tegen verkoopwaarde) Ook in aantallen: (Artikelen p/week x 52) / benodigde voorraad Ook via kostenmethode: kosten verkochte goederen / gemiddelde voorraad tegen inkoopwaarde.

Voorraadefficiency (bruto marge / gemiddelde voorraad tegen inkoopwaarde) Leeftijd en verkoopsnelheid (aantal verkopen per periode) van artikelen Voorraadstatus per artikel en serienummer Rapportage langzaamlopers Rapportage snellopers (zo ja, specificeren) Traceability (General Food Law) Signaleren winkeldochters Rapportage artikelen per verpakkingsniveau Voorraadoverzicht afschrijvingen Fysieke telling per groep/leverancier (per artikelgroep, categorie, afdeling en leverancier) Overige rapportages (zo ja , specificeren) Voorraadbeheer > Volgen artikelen op voorraad Naar maat/kleurtabellen (minstens 250, of maat/kleur matrix) Naar serienummers Naar artikel Naar artikelgroep Naar categorie Naar afdeling Naar SKU (stock keeping unit, zoals per maat en/of kleur) Algemene toelichting leverancier




114


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.07. Voorraadadministratie 3.6.07.1. Pakketeigenschappen 3.6.07.1.06. Magazijnbeheer Vraag Meerdere magazijnen Meerdere locaties per magazijn Magazijn en locatie toekennen aan artikel Vrije locatie berekening Meerdere locaties per artikel Expeditiefuncties (zo ja, specificeren) Douane entrepotbeheer (fysiek of fictief)







115


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.07. Voorraadadministratie 3.6.07.1. Pakketeigenschappen 3.6.07.1.07. Emballage Vraag Bijhouden retouremballage Prijs emballage







116


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.07. Voorraadadministratie 3.6.07.1. Pakketeigenschappen 3.6.07.1.08. Uitwisseling gegevens Vraag Import elektronische artikelmutaties leveranciers (zo ja, specificeren welke) Export artikelgegevens (zo ja, specificeren) Overige import/export



Import artikelmutaties Filteren mutaties bij aanlevering nieuw bestand (bijv. bepalen verschillen met vorige versie bestand) Verwerken typen artikelmutaties (m.n. nieuw, wijzigingen, prijswijzigingen, vervallen) Flexibel (vrij te definiëren) importformaat Controleren van artikelmutaties Verslag van geconstateerde fouten Markeren niet muteerbare artikelengegevens (in artikelbestand) Signaleren te controleren/wijzigen verkoopprijs (na wijziging van de inkoopprijs) Mutatieverslag met alle verwerkte mutaties Inlezen los bestand van leverancier (bijv. als e-mail attachment) Automatisch inlezen mutaties Algemene toelichting leverancier




117


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.07. Voorraadadministratie 3.6.07.1. Pakketeigenschappen 3.6.07.1.09. Koppelingen Vraag



Softwarematig Boekhouding (zo ja, specificeren welke toepassingen) Projectenadministratie (zo ja, specificeren welke toepassingen) Inkoopadministratie (zo ja, specificeren welke toepassingen) Planning (zo ja, specificeren welke toepassingen) ERP systeem (zo ja, specificeren welke toepassingen) Verkoop (zo ja, specificeren welke toepassingen) Point Of Sale (POS) (zo ja, specificeren welke toepassingen) Webwinkel (zo ja, specificeren welke toepassingen) Overige koppelingen (zo ja, specificeren welke toepassingen) Hardwarematig Handterminal (voor bijvoorbeeld voorraadopnames) Barcodescanner Algemene toelichting leverancier




118


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.07. Voorraadadministratie 3.6.07.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.07.2.10. Bouw (algemeen) Vraag Artikelverbruik per project Magazijn per project







119


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.08. Verkoopadministratie 3.6.08.1. Pakketeigenschappen 3.6.08.1.01. Aanwezige functies Vraag Zijn er functies voor verkoopplanning aanwezig? Kunnen verkoopprijzen vastgelegd worden, bestaande uit meerdere prijs(lijsten) en kortingen? Kunnen offertes en contracten vastgelegd worden? Kunnen verkooporders geregistreerd worden? Zijn er functies voor uitgifte van goederen? Is facturering van verkopen mogelijk? Is balieverkoop aanwezig? Is (digitale) uitwisseling van gegevens mogelijk? Zijn (management) rapportages opgenomen?







120


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.08. Verkoopadministratie 3.6.08.1. Pakketeigenschappen 3.6.08.1.02. Basisgegevens Vraag Kunnen meerdere betalingscondities vastgelegd worden? Kunnen meerdere leveringscondities vastgelegd worden? Kan gewerkt worden met meerdere verzendadressen? Kan gewerkt worden met meerdere rayons? Kan gewerkt worden met meerdere branches?



Klantgegevens N.a.w.-gegevens klanten vastleggen? Klantengroep vastleggen? Kredietlimiet per klant opgeven? Kortingscode per klant? Betalingsconditie koppelen aan een klant? Leveringsconditie koppelen aan een klant? Afwijkend factuur/afleveradres op te geven per klant? Mailingscodes en interessegebieden opgeven per klant? Algemene toelichting leverancier




121


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.08. Verkoopadministratie 3.6.08.1. Pakketeigenschappen 3.6.08.1.03. Verkoopplanning Vraag Is een planning over meerdere jaren op te geven? Is extrapoleren o.b.v. gerealiseerd mogelijk? Is planning in aantallen mogelijk? Is planning in bedragen mogelijk? Is planning van zowel opbrengsten als kosten mogelijk?







122


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.08. Verkoopadministratie 3.6.08.1. Pakketeigenschappen 3.6.08.1.04. Verkoopprijzen Vraag Antwoord leverancier Zijn (verkoop)prijzen naar keuze in- of excl. BTW vast te leggen? Is een prijsafronding in te stellen? Kunnen prijswijzigingen automatisch doorgevoerd worden? Kunnen prijswijzigingen automatisch doorgevoerd worden n.a.v. inkoopprijzen? Is een historie van prijswijzigingen op te vragen? Zijn prijslijsten per klant(groep) samen te stellen? Zijn prijslijsten te kopiëren? Zijn alle prijzen per een ingangsdatum vast te leggen?


Soort prijzen Is een prijs per verpakkingseenheid mogelijk? Zijn gestaffelde prijzen mogelijk? Kan een aparte adviesprijs vastgelegd worden? Kunnen prijzen in meerdere valuta opgegeven worden? Zijn combinatieprijzen mogelijk, zoals 2 voor de prijs van 1? Is vastleggen van tijdelijke (actie)prijzen mogelijk? Is opgave van een extra bonusartikel mogelijk? Kortingen Korting via een percentage? Korting via bedragen? Korting per ingangsdatum? Tijdelijke (actie)korting? Gestaffelde korting? Korting per klant(groep)? Korting op korting? Meerdere kortingen tegelijkertijd. Kortingsmarges? Algemene toelichting leverancier




123


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.08. Verkoopadministratie 3.6.08.1. Pakketeigenschappen 3.6.08.1.05. Offertes en contracten Vraag Kunnen offertes ingevoerd worden? Kunnen offertes omgezet worden naar orders? Kunnen offertes geprint worden? Wordt de status van offertes bijgehouden? Wordt een afwijzingsreden per offerte bijgehouden? Is offertehistorie op te vragen? Kunnen (raam)contracten vastgelegd worden?







124


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.08. Verkoopadministratie 3.6.08.1. Pakketeigenschappen 3.6.08.1.06. Orders Vraag Invoeren orders? Aanbetalingsafspraak vastleggen (bedrag of percentage)? Er is controle op Kredietwaardigheid bij het vastleggen van orders? Er is er directe controle op de voorraad tijdens het vastleggen van orders? Is registratie van een eenmalige debiteur mogelijk? Kunnen orderbevestigingen afgedrukt worden? Kan de voortgang van orders bewaakt worden? Zo ja, graag toelichten op welke wijze. Kan bezorginformatie bij een order vastgelegd worden? Zo ja, graag specificeren welke informatie.



Orderregels vastleggen Kunnen aantallen direct in backorder geplaatst worden op basis van beschikbare voorraad? Kan een gehele order in backorder geplaatst worden naar keuze? Kan een afwijkende prijs vastgelegd worden? Kunnen vrije tekst regels vastgelegd worden op de factuur? Kan handmatig een korting per orderregel toegekend worden? Kan handmatig een korting per order toegekend worden? Kunnen onderdelen van eventueel samengestelde artikelen gewijzigd worden? Algemene toelichting leverancier




125


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.08. Verkoopadministratie 3.6.08.1. Pakketeigenschappen 3.6.08.1.07. Afgifte van goederen Vraag Kunnen orders verzameld worden voor goederenafgifte? Is er een overzicht van uit te leveren orders? Zo ja, aangeven via welke selecties. Kunnen werkbonnen vervaardigd worden? Bijvoorbeeld voor ompakken of assemblage van de goederen. Kunnen pakbonnen vervaardigd worden? Kan een looplijst voor het magazijn vervaardigd worden? Kan een laadbon gemaakt worden? Is een rittenplanning mogelijk?







126


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.08. Verkoopadministratie 3.6.08.1. Pakketeigenschappen 3.6.08.1.08. Facturering Vraag Antwoord leverancier Kunnen naast directe facturen ook periodieke facturen gemaakt worden? Bijvoorbeeld alle uitgeleverde orders per maand factureren. Kunnen facturen zonder order vastgelegd worden? Wordt de boekhouding automatisch bijgewerkt bij de facturering? Grootboek en debiteuren. Kan gewerkt worden met de BTW verlegd regeling? Kan gewerkt worden met buitenlandse debiteuren? Is factuurhistorie aanwezig? Kan gewerkt worden met periodiek terugkerende facturen? Bijvoorbeeld voor contributie of een periodieke fee. Is controle op een minimum factuurbedrag mogelijk?


Facturen invoeren (zonder orders) Aanbetalingsafspraak vastleggen (bedrag of percentage)? Er is controle op Kredietwaardigheid bij het vastleggen van orders? Er is er directe controle op de voorraad tijdens het vastleggen van orders? Is registratie van een eenmalige debiteur mogelijk? Factuur documenten Kunnen proeffacturen opgevraagd worden? Kunnen verzamelfacturen opgevraagd worden? Kan met acceptgiro’s gewerkt worden? Kan met automatische incasso gewerkt worden? Met melding op de factuur. Is opgave van aantal kopie facturen per debiteur mogelijk? Kan achteraf (vanuit de factuurhistorie) een kopie factuur opgevraagd worden? Kan met remboursfacturen gewerkt worden? Layouts van documenten Kan de gebruiker de layout van documenten (zoals de factuur en pakbon) zelf samenstellen? Kunnen layouts gekoppeld worden aan klanten? Kunnen layouts per taalcode opgegeven worden? Is sprake van een onbeperkt aantal layouts? Kunnen documenten gekoppeld worden aan © Onderzoeksbureau GBNED


127


Office? Zoals MS Word. Kunnen documenten geëxporteerd worden naar een bestand? Zo ja dan graag opgave naar welke soort bestanden (ASCII, Excel, XML). Kunnen detailregels onderdrukt worden op een factuur? Openstaande postenbewaking Kunnen aanmaningen vervaardigd worden? Is een openstaande postenlijst aanwezig? Kan de vervaldatum van een factuur achteraf aangepast worden? Kunnen betaalde facturen afgeboekt worden? Is inlezen en afletteren van elektronische bankafschriften mogelijk? Wordt betalingshistorie bijgehouden? Algemene toelichting leverancier




128


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.08. Verkoopadministratie 3.6.08.1. Pakketeigenschappen 3.6.08.1.09. Balieverkoop Vraag Is vastleggen van eenmalige debiteuren mogelijk? Kunnen nieuwe debiteuren tijdens de (balie)verkoop vastgelegd worden? Is een deelbetaling mogelijk? Waarbij restant later op rekening wordt voldaan. Kunnen bestellen vastgelegd worden? Als artikelen niet op voorraad zijn. Kan een aanbetaling bij een bestelling vastgelegd worden? Is er een integratie met een Point of Sale (POS) toepassing. Kan een kassa gekoppeld worden aan de baliefacturering? Feitelijk gaat het dan om een kassalade, bonprinter en bijvoorbeeld klantendisplay. Zijn meerdere layouts mogelijk bij de baliefacturen? Is de layout van de baliefactuur zelf in te delen?







129


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.08. Verkoopadministratie 3.6.08.1. Pakketeigenschappen 3.6.08.1.10. Uitwisseling gegevens Vraag Kan gewerkt worden met elektronisch factureren? Zo ja graag specificeren op welke wijze. Kunnen statistieken (intrastat) aan het CBS aangeleverd worden? Zijn er overige import- of exportmogelijkheden?







130


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.08. Verkoopadministratie 3.6.08.1. Pakketeigenschappen 3.6.08.1.11. Rapportages Vraag Antwoord leverancier Zijn er rapportages per artikel, klant en leverancier? Zijn er rapportages per groep? Zo ja, specificeren per welke groep(en). Zijn er rapportages per (verkoop)medewerker? Zijn er rapportages met bruto winstmarges? Zijn er rapportages over omloopsnelheden? Zoals ABC analyses, hardlopers en langzaamlopers. Kan de gebruiker eigen rapportages samenstellen? Welke overige (verkoop)rapportages kent het pakket?






131


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.08. Verkoopadministratie 3.6.08.1. Pakketeigenschappen 3.6.08.1.12. Koppelingen Vraag Met boekhoudpakketten? Met voorraadsystemen? Met inkoopadministraties? Met Point of Sale (POS) systemen? Met expeditie/transport toepassingen? Met webshops? Met office toepassingen? Overige koppelingen?







132


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.01.1. Kosten voorbeeldcase (1 winkel met 1 verkooppunt) Vraag Apparatuur (voor 5 jaar) (PC, kassalade, bonprinter, barcodescanner, klantendisplay) Software (voor 5 jaar) Implementatie (voor 5 jaar) Supportkosten per jaar Updatekosten per jaar Datum kostenopgave Opgave door







133


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.01.2. Support POS systeem Vraag Antwoord leverancier Support op software tijdens winkel openingstijden Support op hardware tijdens winkel openingstijden Moet extra betaald worden voor deze support?






134


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.01.3. Operating systems (besturingssystemen) Vraag Server onder Windows Server onder Linux Server ander besturingssysteem PC-Kassa onder Windows PC-Kassa onder Linux PC-Kassa ander besturingssysteem Werkstation onder Windows Werkstation onder Linux Werkstation ander besturingssysteem







135


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.02.1 Aanwezige functies Vraag Is een verkoopplanning mogelijk? Kan een prijsopgave gemaakt worden? Kunnen klantenorders geregistreerd worden? Zijn kassaverkopen mogelijk? Is een openstaande posten bewaking aanwezig? Is een filiaaladministratie aanwezig? Zijn relatiebeheer (CRM) functies aanwezig? (Minimaal: klantenkaart, spaarpunten en doelgroepmailing). Zijn functies voor personeelsbeheer aanwezig? Is elektronische uitwisseling (kassa)verkoopgegevens mogelijk? (CBS en overige import/export gegevens) Is managementrapportage aanwezig?



Minimaal: dagrapporten, omzet en brutowinst (per artikel, schap, medewerker, periode, filiaal en kassa).

Garantieregistratie Bezorg- en afhaaladministratie Inruil-/2e handsproducten registratie Verhuur- / uitleenregistratie Kwaliteitszorg food sector (veiligheidsvoorschriften voor de vershandel volgens HACCP en GFL)

Winkelmanagement Dag(vers)verwerking Weegschaalfuncties Webwinkelfuncties Algemene toelichting leverancier




136


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.02.2 Extra backoffice functies Vraag Financiële administratie (minimaal grootboek, debiteuren en crediteuren) Voorraadbeheer Inkoopadministratie (minimaal besteladvies, vastleggen bestellingen en goederenontvangst) Werkorderadministratie (Bestaande uit minimaal het vastleggen van een werkopdracht en facturering daarvan) Personeelsadministratie Onderhoud-, reparatie- en serviceadministratie (Bestaande uit minimaal het vastleggen van een werkopdracht en facturering in geval betaalde opdracht)







137


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.03. Artikelbeheer Vraag Keuze voorraad- / niet voorraadartikel Verplichte artikelcombinatie BTW percentage per artikel Garantieperiode Land van herkomst Omschrijving meerdere tekstregels Omschrijving in meerdere talen Eigen velden toe te voegen (minimaal 5) Eigen zoekvelden toe te voegen Wel/geen kassa artikel GS1 Databar ondersteuning (per 1-1-2010 voor kassasystemen)



Artikelcodering Vrij toe te kennen artikelcode (cijfers, letters en minimaal 15 posities) Automatische generatie artikelcode EAN-code PLU-code (Price LookUp code) Goederencode CBS (Statistieknummer) Barcode ondersteuning Overige artikelcodering Soort artikel en verwijzing Vervangen door Vervanging van Alternatief artikel Eenmalig artikel Uitlopend artikel (niet meer bestellen) Incourant artikel (winkeldochter) Commissie artikel Maakartikel (anders koopartikel) Vervallen artikel Zoekmogelijkheden Op EAN code Op eerste letters artikelomschrijving Op een string (deel van omschrijving) Op serienummer Op artikelgroep Overige zoekmogelijkheden aanwezig (zo ja, specificeren)



138


Voorraadgegevens Minimum voorraad Maximum voorraad Instellen van minimale/maximale bestelniveaus (instelbaar per maand i.v.m. seizoensinvloeden) Levertijd (norm) Voorraadeenheid Verkoopeenheid Meerdere verpakkingseenheden (per artikel) Aantal decimalen aantallen Min. max. voorraad o.b.v. verkoophistorie (Automatisch berekenen van min-max voorraadniveau gebaseerd op verkoophistorie) Afmetingen en gewicht Lengte, breedte en hoogte Gewicht (bruto of netto) Tarragewicht (gewicht verpakking) Volume Specificatie artikel Merk Type Model Kwaliteitsklasse Assortiment Serienummers Maatbalken Kleuren Toevoegingen Afbeelding toevoegen in database Verwijzen naar externe afbeelding (bijvoorbeeld via internet URL) Geluidsfragment toevoegen Gedocumenteerde instructies (gebruiksaanwijzing) Opslagen Verwijderingsbijdrage Belastingen (zo ja, specificeren) Statiegeld per verpakkingseenheid Overige opslagen Data Houdbaarheidsdatum Laatste inkoopdatum Laatste verkoopdatum Datum laatste inventarisatie Artikelgroepen Vrij in te delen artikelgroepen Vrij in te delen artikelsubgroepen Grootboekrekeningen per artikelgroep Opslagen per artikelgroep Defaultwaardes voor artikelen © Onderzoeksbureau GBNED


139


(voor snel invoeren artikelen) GPC indeling mogelijk (Global ProductCode) Afdeling Categorie (bijvoorbeeld jong) Leverancier Meerdere leveranciers mogelijk Voorkeursleverancier mogelijk Bestelnummer per leverancier Inkoopprijs per leverancier Bestelkosten per leverancier Prijzen in vreemde valuta mogelijk Afwijkende besteleenheid mogelijk Levertijd per leverancier Indicatie vaste verkoopprijs Besteleenheid bij leverancier Samengestelde artikelen Artikelnummer voor eigen samengesteld artikel Losse artikelen op pakbon Losse artikelen op factuur/kassabon Tekstregels mogelijk (Voor extra toelichting) Naar keuze prijs losse artikelen of samengesteld artikel Opboeken samengesteld artikel (Losse artikelen worden dan fysiek afgeboekt) Voorraad bijhouden losse artikelen (dan geen fysieke voorraad samengesteld artikel) Managementinfo samengestelde artikelen Assortimentsbeheer Vrije assortimentsindeling Artikel aan meerdere assortimenten koppelen Verplichte combinatie van artikelen Alternatieve artikelen hogere kwaliteit (up-selling) Cross-sellingartikelen (artikelen die vaak samen worden verkocht) Verboden artikelrelaties Assortiment met verkoopprijs etc. per filiaal Prijsgegevens Verkoopprijs Adviesprijs Inkoopprijs Artikelprijzen wijzigen per groep Artikelprijzen automatisch verhogen/verlagen Verkoopprijs per filiaal Verkoopprijzen Naar keuze prijzen in- of exclusief BTW Prijsafronding in te stellen Automatisch prijswijzigingen doorvoeren Automatisch wijzigen n.a.v. inkoopprijzen Historie van prijswijzigingen bijhouden Alle prijzen per ingangsdatum © Onderzoeksbureau GBNED


140


Prijslijsten per klant(groep) Prijslijsten en -updates laden vanaf een bestand Soort verkoopprijzen Prijs per verpakkingseenheid Gestaffelde prijzen Verschillende prijsniveaus hanteren aan de kassa (seniorenprijs, schoolkorting e.d.) Combinatieprijzen (bijvoorbeeld 2 voor de prijs van 1) Tijdelijke (actie)prijzen (met begin- en einddatum) Extra bonusartikel Formules voor verkoopprijsberekening (toelichten) Bruto marge Prijsniveaus toekennen op basis van kenmerken (klanttype, afdeling, categorie, regio e.d.) Prijs(product)etiketten Afdrukken prijsetiketten Barcodes op etiketten Opmaak zelf in te stellen Verschillende afmetingen zelf in te stellen Automatisch prijsetiketten bij prijswijziging (voor de aanwezige voorraad) Winkelvak op etiketten Prijsetiketten, artikelgegevens Eenheid Eenheidsprijs Verkoopprijs Individueel gewicht (ingeval voorverpakte artikelen, de netto hoeveelheid) Ingrediënten (ingeval voorverpakte artikelen) Land van herkomst Kwaliteitsklasse Uiterste houdbaarheidsdatum (of verkoopdatum) Artikel-/ schapkaarten Afdrukken artikel-/schapkaarten Afmeting zelf in te stellen Opmaak zelf in te delen Artikelomschrijving op kaarten Instructie op kaarten Barcode artikel op kaarten Barcode artikelnummer leverancier Verkoopprijs afdrukken 2-zijdig te beprinten Posters en flyers (onder meer bij acties) Elektronische uitwisseling artikelgegevens Import elektronische artikelmutaties leveranciers (zo ja, specificeren welke) Export artikelgegevens © Onderzoeksbureau GBNED


141


(zo ja, specificeren) Overige import/export Elektronische uitwisseling artikelgegevens > Import artikelmutaties Filteren mutaties bij aanlevering nieuw bestand (bijv. bepalen verschillen met vorige versie bestand) Verwerken typen artikelmutaties (m.n. nieuw, wijzigingen, prijswijzigingen, vervallen) Flexibel (vrij te definiëren) importformaat Controleren van artikelmutaties Verslag van geconstateerde fouten Markeren niet muteerbare artikelgegevens (in artikelbestand) Signaleren te controleren/wijzigen verkoopprijs (na wijziging van de inkoopprijs) Mutatieverslag met alle verwerkte mutaties Inlezen los bestand van leverancier (bijv. als e-mail attachment) Automatisch inlezen mutaties Algemene toelichting leverancier




142


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.04. Verkoopplanning Vraag Is een planning over meerdere jaren op te geven? Is extrapoleren o.b.v. gerealiseerd mogelijk? Is planning in aantallen mogelijk? Is planning in bedragen mogelijk?







143


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.05. Prijsopgaves Vraag Samenstellen prijsopgave (mag ook tijdelijke bon zijn) Prijsopgave omzetten naar een klantorder Prijsopgaves printen Controle voorraad Historie prijsopgaves opvragen Status prijsopgaves bijhouden Afwijzingsredenen bijhouden







144


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.06 Klantorders Vraag



Orders Orders vastleggen Standaard bestellingen per klant Orderbevestiging voor klant Bericht naar klant als artikel af te halen (specificeren: per e-mail, per post, fax, bellen) Maken van afleverbonnen Maken van factuur (zowel los als periodiek met specificatie aantallen en prijzen) Productieopdrachten o.b.v. bestellingen Klantorder direct naar inkoop besteladvies Bijhouden orderstatus klantorders (met eventueel bericht aan klant bij statusverandering) Maken van Proforma factuur Invoeren orders Eenmalige debiteur mogelijk Nieuwe debiteur vastleggen tijdens vastleggen order Wijze van bestellen vastleggen (zoals telefonisch, per e-mail of fax) Standaard artikelen opnemen (die klant normaliter besteld) Diverse kosten Korting Aanbetaling en vooruitbetaling Direct controle op beschikbare voorraad Algemene toelichting leverancier




145


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.07. Kassaverkopen Vraag Automatische overname bedrag op betaalterminal Terugdraaien bon bij foutieve afrekening Tijdelijke bon (bijvoorbeeld voor prijsopgave) Wachtstand kassa (andere klant eerst helpen) Meerdere kassaschermen (meerdere medewerkers op 1 kassa) Verkoop op rekening via kassa Meerdere verkoopmedewerkers Up-sell en cross-sell suggesties bij afrekenen (per artikel)



Artikelgegevens Consolidatie zelfde artikelen op 1 regel (i.p.v. het steeds opnieuw scannen van dezelfde artikelen) Artikelen via kassa zoeken op meerdere kenmerken Artikelomschrijving aanpassen tijdens verkoop Ingave serienummer (afhankelijk artikel) Ingave partijnummer (afhankelijk artikel) Andere artikelen opzoeken tijdens verkoop Scannen barcode artikelen bij verkoop Losse verkoop (zonder artikel in systeem) Opzoeken artikelen vanuit kassascherm Op SKU niveau (Stock Keeping Unit niveau – Laagste voorraaghoudende eenheid, bijv. zwarte schoenen, merk ABC, model Y en maat 40) Op model Op omschrijving Op serienummer Op artikelcode (EAN, ISBN of eigen) Raadplegen artikelgegevens via het kassascherm Plaats (waar bevindt het artikel zich) Omschrijving Serienummer Afbeelding Data Eerstvolgende leverdatum © Onderzoeksbureau GBNED


146


Ontvangstdatum Datum in winkel Vervaldatum (zoals versdatum) Besteldatum Klanten Koppeling klantenbestand bij verkoop op rekening Vastleggen klantgegevens tijdens verkoop (tijdens verkoop nieuwe klant kunnen opnemen) Selecteren klant op kassascherm Direct inzicht in reeds gedane aankopen Signalering (nog) openstaande facturen Klant op zwarte lijst plaatsen Klant opzoeken op meerdere kenmerken Lopende reserveringen (van klanten) raadplegen Klanten opzoeken Op klantnummer Op naam Op telefoonnummer Op e-mailadres Op (thuis)adres Op bedrijfsnaam Op bedrijfsadres Door scannen klantenpas Ruilen en retourname Ruilen mogelijk via kassa Tegoedbon afdrukken bij retour Opgave reden van betalen bij retourname Autorisatie retouren Voorraadgegevens Automatisch voorraad afboeken (bij verkoop) Verkoop mogelijk bij negatieve voorraad Tonen nog beschikbare voorraad (voor tijdige signalering leegloop) Raadplegen voorraad andere filialen Raadplegen voorraad centraal magazijn Realtime inzicht in alle voorraad (per kassapunt direct inzicht in voorraad lokaal, alle filialen en eventueel centraal magazijn) Artikelgegevens wijzigen (gegevens van artikelen op voorraad wijzigen via de kassa) Registratie NEE verkopen Prijsgegevens Signalering combinatieprijzen (losse artikelen die bij elkaar aangeboden worden voor combinatieprijs) Prijs tonen van artikel zonder verkoopactie Prijsopgave/offerte maken via kassascherm Minimaal 3 BTW percentages Snel wisselen van excl. naar incl. BTW Inkoopprijs raadplegen via kassa © Onderzoeksbureau GBNED


147


Opzoeken prijsopgave (o.b.v. klantnummer, naam of telefoonnummer) Toekennen kortingen en prijswijzigingen Per artikel (bonregel) Per gehele bon Procentueel Bedrag in euro’s Via tegoedbonnen, kortingscoupons (zodat promotionele acties gevolgd kunnen worden) Notificatie als verkoopprijs onder kostenniveau (verkoopprijs door kortingen onder kostenniveau brengen) Verkoopprijs onder kostenniveau geautoriseerd (Kortingen die verkoopprijs onder kostenniveau brengen, mogen alleen na goedkeuring management worden toegekend) Opheffen van automatische kortingen geautoriseerd (alleen met juiste gebruikersrechten) Personeelskorting mogelijk Opgave reden voor korting (bijv. defect, actie, etc.) Cadeaubonnen Ondersteuning cadeaubonnen Cadeaubonnen uitgeven Cadeaubonnen volgen Validatie cadeaubonnen mogelijk (zoja op welke wijze) Cadeaukaarten (pas) Ondersteuning cadeaukaarten Cadeaukaarten uitgeven Cadeaukaarten volgen Validatie cadeaukaarten mogelijk (zoja op welke wijze) Tegoed-/waardebonnen Ondersteuning tegoed-/waardebonnen Tegoed-/waardebonnen uitgeven Tegoed-/waardebonnen volgen Validatie tegoed-/waardebonnen mogelijk (zoja op welke wijze) Continuïteit Bij (netwerk)storing doorwerken op kassa (kan afrekenpunt zelfstandig draaien?) Synchronisatie na herstel storing (gegevens kassasysteem synchroniseren met centrale server) Automatische backup van gegevens Controle en beveiliging Logging van alle kassahandelingen Inzicht in handmatige aanpassing (prijzen/korting) Registratie cadeau-, tegoedbonnen op nummer © Onderzoeksbureau GBNED


148


Alleen kassatransactie bij gesloten kassalade Kassa vergrendelen na elke transactie Is er toegangsbeveiliging per medewerker? Activeren handmatig aanpassen prijzen (per medewerker) Inzage medewerker die afrekent (dus per kassatransactie) Inzage kassa open zonder handelingen (data en tijden) Grens bedrag dat caissière mag teruggeven (maximale bedrag dat caissière mag teruggeven) Handmatig kortingen toekennen na goedkeuring (management moet korting bevestigen) Prijsdaling onder inkoopprijs na goedkeuring (management moet prijs bevestigen) Kassabon/factuur Direct factuur afdrukken via kassascherm (baliefactuur) Bonnummer in vorm van barcode afdrukken (om later eenvoudig bon te kunnen scannen om transactie weer op te roepen) Nul- / garantiefactuur Verzendkosten op de bon zetten (inclusief automatische berekening van de verzendkosten) Kassabon zonder bedragen (als ruilbewijs, zodat ontvanger dit kan omruilen. Bijv. bij een cadeau) Pinbon op kassabon BTW op kassabon Kopie kassabon en factuur kunnen printen (historie kassabonnen en facturen, voor als klant bon of factuur verloren) Uitgaande facturen vasthouden via kassa (voor latere verwerking) Klantrekeningen Nieuwe klantrekeningen openen via kassa Klantrekeningen muteren via de kassa Raadplegen factuuradres Raadplegen leveradres Raadplegen openstaand krediet Raadplegen spec. koop-, leveringsvoorwaarden Raadplegen spec. instructies/aantekeningen Zoeken facturen/bonnen (o.b.v. transactienummer, klantnummer of uitgiftedatum) Uitprinten transactiegegevens Facturen Creditnota’s Pakbonnen Afleverbonnen Afhaalbewijzen Betaalbewijzen Remboursformulieren Stuklijsten



149


Bon- en factuurlayout Layout kassabon zelf samenstellen Layout overige documenten zelf samenstellen (specificeren welke documenten) Logo opnemen op bon en documenten Meerdere soorten kassabonnen Tekst klantendisplay zelf kunnen opgeven Onderdrukken detailregels op factuur Speciale boodschap bon/factuur opgeven (minimaal 300 karakters) Verkorte artikelomschrijving op kassabon Manier van betalen Betalen met contact geld Betalen met Pin Betalen met chipknip Betalen met creditcard Betalen met cadeaubonnen Betalen met cadeaukaart Betalen met eigen (winkel)card Verschillende betaalwijzen per betaling (bijvoorbeeld deel contant en deel pin) Bij pinnen hoger/lager bedrag kunnen kiezen (bijv. deel contact en deel pinnen) Deelbetaling, rest op rekening Terugbetalen aankoop bij retourname (niet goed, geld terug) Terugbetalen aankoop via tegoedbon Aanbetaling (of gedeeltelijke betaling) Scannen van barcodes aan de kassa Betalen met tegoed-/waardebon Pas en creditcard Bankpas (debitcard) strip en pincode Bankpas (debitcard) chip en pincode Creditcard strip en handtekening Creditcard chip en pincode Kassamutaties (overige) Kassamutaties registreren (opnames contant of stortingen contant) Opgave van medewerker Omschrijving mutatie Bedrag Datum Boekstuknummer Bijhouden historie kassamutaties Kassa opmaken/afsluiten Ingave beginsaldo (begin van de dag) Ingave eindsaldo (eind van de dag) Tussentijds overtollig kasgeld afstorten Autoriseren kasverschil boven op te geven limiet Kasstaat op te vragen Bonhistorie op te vragen



150


Configuratie (rand)apparatuur Betaalautomaat koppelen (zo ja, specificeren welke) Barcodescanner koppelen (zo ja, specificeren welke) Klantendisplay koppelen (zo ja, specificeren welke) Bonnenprinter koppelen (zo ja, specificeren welke) Factuurprinter koppelen (zo ja, specificeren welke) Barcode-/etikettenprinter koppelen (zo ja, specificeren welke) Weegsysteem koppelen (zo ja, specificeren welke) Prijsopgaaf apparaat koppelen (zo ja, specificeren welke) Ondersteuning OPOS (Open POS drivers) Overige onderdelen (zo ja, specificeren) Touchscreen koppelen (zo ja, specificeren welke) Klantenteller koppelen (zo ja, specificeren welke) Prijspalen koppelen (zo ja, specificeren welke) Levering (rand)apparatuur Levering computer Levering netwerk Levering kassalade Levering overige randapparaten Ondersteuning en onderhoudscontract hardware (met reparatie of vervanging frontoffice apparatuur) Verplichte afname hardware Levering touch screen monitors Levering prijspalen Levering klantentellers Levering vooraf geconfigureerde hardware (inclusief vooraf geïnstalleerde/geconfigureerde software) Installeert en configureert u hardware op locatie? Portable Data terminals (PDT) Fysieke inventarisatie van de voorraad Invoeren van bestellingen/facturering (door barcodes op artikel- of schapkaart te scannen) Levering portable data terminals Koppeling portable data terminals Kaartlezers Magneetkaart Chipkaart Algemene toelichting leverancier



151





152


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.08. Kassaverkopen > Belastingdienst Vraag Antwoord leverancier Checklist belastingdienst afrekensystemen Transactiegegevens (bewaren en controleren) Worden alle transactiegegevens digitaal bewaard in hun oorspronkelijke vorm? Zijn de transactiegegevens digitaal controleerbaar en wordt elektronisch journaal bewaard? Rapportselecties (grandtotal, datum, doorl.nr.) Bevatten rapporten een grandtotal, datum, tijd (periode waarover) en doorlopende nummering? Zijn alle te verwachten rapporten aanwezig? Het gaat om rapporten die redelijkerwijs naar de eisen van het bedrijf verwacht mogen worden. Worden de rapporten bewaard? Kunnen de rapporten ook later in de tijd nog opgevraagd worden over voorbije periodes? Gegevens over systeeminstellingen bewaard? Het gaat erom dat wijzigingen in de systeeminstellingen ook bewaard worden en reproduceerbaar zijn. Worden transactiegegevens 7 jaar bewaard? Conform termijn wettelijke bewaarplicht (art. 52 AWR). Zijn transactiegegevens beveiligd tegen wijzigen? Bedoeld wordt beveiligd om achteraf geen gegevens te kunnen aanpassen (buiten reguliere functies om). Audittrail aanwezig Zijn gegevens zodanig bewaard en veiliggesteld dat tijdens een controle kan worden herleid hoe de gegevens tot stand zijn gekomen? Is de Auditfile Afrekensystemen (XAA) opgenomen? Betreft de standaard XML indeling van kassatransacties en bijbehorende gegevens. Is er een alternatieve exportmogelijkheid op basis van de informatiebrochure van de Belastingdienst als XAA niet aanwezig is?


Auditfile Afrekensystemen Export XML Auditfile Afrekensystemen (XAA) Import XML Auditfile Afrekensystemen (XAA) XAA beoordeeld door derde partij Instructie aanmaken auditfile (Handelingen die nodig zijn om een Auditfile op te vragen vanuit het pakket). Inzoomen op transacties (Vanuit de applicatie kunnen inzoomen op de individuele kassatransacties binnen de Auditfile.) © Onderzoeksbureau GBNED


153


Compressie en beveiliging voor Belastingdienst (Volgens compressie en beveiligingsapplicatie van de Belastingdienst). Overige compressie en beveiliging (zo ja, specificeren) Algemene toelichting leverancier




154


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.09. Openstaande posten administratie Vraag Bijhouden openstaande posten verkopen (Van klanten op rekening) Bijhouden openstaande posten inkopen (Van leveranciers) Autom. betalingen aan leveranciers (Minimaal betalingsvoorstel en opdrachten voor de bank t.b.v. telebankieren) Handmatig vastleggen van betalingen (Zowel betalingen aan leveranciers als ontvangsten van klanten) Elektronische bankafschriften verwerken (Zowel inlezen als automatisch afletteren van de elektronische bankafschriften). Aanmaningen vervaardigen Openstaande postenlijst Betalingshistorie bijhouden







155


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.10. Filiaaladministratie Vraag Geschikt voor centraal geleide filiaalbedrijven Geschikt voor eigen winkels Geschikt voor franchise formule Filiaalvergelijking Advies interfiliaalverkeer







156


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.11. Relatiebeheer / CRM Vraag



Basisgegevens klanten N.a.w.- gegevens (inclusief telefoon en e-mailadres) Groep (bedrijf, particulier) Kredietlimiet Kortingsconditie Betalingsconditie Leveringsconditie (bezorgen/afhalen) Afwijkend factuur/afleveradres Mailingcodes en interessegebieden Prijs(lijst) toekennen aan klanten Minstens 5 vrije velden Meerdere bezorgadressen per klant vastleggen Verjaardagen (gezinsleden) vastleggen Loyaliteit Gesloten systemen (vanuit organisatie zelf) Open systemen (zoals Airmiles) Klantenkaart Spaarpunten Klantenkaart Klanten groeperen voor klantenkaart Klantenpas vervaardigen Verkopen direct gekoppeld aan klantenkaart Standaard leveringen plannen op klantenkaart Aankoophistorie op te vragen Identificatie o.b.v. magneetstrip Identificatie o.b.v. pincode Identificatie o.b.v. handtekening Identificatie o.b.v. barcode Spaarpunten Spaarkaart (met spaarzegels) Spaarsysteem (graag specificeren) Spaarpunten bijwerken via kassa Toekennen op artikelniveau Toekennen per artikelgroep Toekennen o.b.v. aankoopbedrag Anders toekennen (zo ja, specificeren) Verzilveren door verrekening nieuwe aankoop Verzilveren door verstrekken tegoedbon © Onderzoeksbureau GBNED


157


Spaarsaldo/punten afdrukken op kassabon Mailing Mailing aan klanten/prospects mogelijk Mailing o.b.v. verkoophistorie Mailing o.b.v. klantgroepen en andere criteria Koppeling Office/brief voor gepersonaliseerde brieven. Mailing per e-mail Aanmaken adresetiketten Registratie response mailing Rapportages Boekingen per klant (met name aankoophistorie) Gemiddeld bonbedrag per klant Analyse klanten transactiegegevens naar postcode Analyse bezoekfrequentie en klantwaarde van klanten op jaarbasis Analyse koopprofiel van klanten Genoemde analyse geplaatst naar wel/geen deelname loyaliteitssysteem. Vastleggen en rapporteren klachten van klanten Overige rapportages Bewaren/raadplegen factuurinfo Bewaren/raadplegen bezorginfo Overzicht Top klanten Algemene toelichting leverancier




158


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.12. Personeelsbeheer Vraag Gegevens per medewerker vastleggen Werkrooster maken Gewerkte uren vastleggen per medewerker, afdeling en uursoort. Provisieberekening Functieniveau en autorisatie vastleggen







159


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.13. Elektronische uitwisseling (kassa)verkoopgegevens Vraag CBS Statistieken (Intrastat) Overige import/export







160


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.14. Managementinformatie Vraag



Winkelgegevens Oppervlakte (M2) per filiaal Openingstijden per filiaal Gewerkte uren per medewerker, afdeling en uursoort Basisgegevens omzet Netto omzet per artikel Brutowinst per artikel Aantallen omzet per artikel KG omzet per artikel Periodiciteit omzet Per (verkoop/kassa) transactie Per uur Per dag Per week Per 4 weken Per (financiële) boekingsperiode Per jaar Voorgaande over meerdere jaren Verbijzondering omzet Artikel(hoofd)groep Maak/koop artikel Filiaal Schap Kassa(groep) Klant Maat Kleur Medewerker en/of caissière Verzorgingsgebied Verkoopwijze omzet Contante winkelverkoop Verkoop op rekening Verkoop aan personeel Verkoop online (webshop) Verkoop overig Retouren Netto omzet Brutowinst In aantallen In gewicht (kg’s) © Onderzoeksbureau GBNED


161


Rapportages Omzet en brutowinst (per periode, verbijzondering en verkoopwijze) Omloopsnelheden (ABC analyses, hardlopers, langzaamlopers) Aantal artikelen per kassabon Dagrapporten Verkooppieken, -dalen (aantal klanten en verkopen per uur van de dag). Periodevergelijking in omzet/brutowinst, aantallen en kg’s. Effectiviteit per medewerker (aantal transacties, verkochte items en gemiddelde besteding, per dag, week en periode) Overige rapportages Totale BTW per periodiciteit (in elk geval per dag, week, maand en jaar) Totaal commissie/provisie per verkoopmedewerker Aantal ingeleverde kortingsbonnen p/periodiciteit Aantal ingeleverde cadeaubonnen p/periodiciteit Verkoopprognoses per verbijzondering Resultaat tov prognoses per verbijzondering Top verkoop medewerkers Top leveranciers Prijsverschillen per verkoop (verschil verkoopprijs en adviesprijs) Prijsverschillen per periodiciteit Gemiddeld bonbedrag Aantal bezoekers per periodiciteit (via klantentellers gemeten) Conversieratio per periodiciteit (aantal verkopen / aantal bezoekers) Effecten promotionele acties Export gegevens Naar Excel, XML, etc. Algemene toelichting leverancier




162


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.15. Garantieregistratie Vraag Garantieformulier invullen op kassascherm Garantieformulier afdrukken Garantieformulier koppelen aan klantorder Garantieformulier koppelen artikel/serienummer Garantiegegevens bewaren in systeem







163


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.16. Bezorg- en afhaaladministratie Vraag Antwoord leverancier Vastleggen afspraken Vastleggen bezorgadres Vastleggen bezorgdagen en -tijden Rittenplanning aanwezig Laadbon vervaardigen (verdeellijst) Afleverbon vervaardigen Afrekenen bij bezorgen Afhaallijst maken Bezorglijst maken Vastleggen bezorgen afhaalafspraken via kassa






164


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.17. Inruil-(2e hands)producten Vraag Prijs inruil inclusief en exclusief BTW mogelijk Ondersteuning Margeregeling BTW Aparte voorraad inruilproducten Omschrijving Datum inkoop inruilproduct Inkoopprijs Gegevens vorige eigenaar







165


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.18. Verhuur- / uitleenregistratie Vraag Antwoord leverancier Reserveringen en verhuuropdrachten registreren Vastleggen uitleenartikelen Planning Onderhouds-/reparatiekosten per artikel Verhuurtarieven en boete voor te laat terugbrengen (vastleggen en uitprinten) Zwarte lijst klanten (klanten die beschadigde artikelen terugbrengen) Tarieven voor verschillende tijdsperiodes (halve dag, hele dag, weekend, etc.)






166


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.19. Kwaliteitszorg (food) Vraag Eigen HACCP toepassing (t.b.v. voedselveiligheid, indien van toepassing specificeren functies) Integratie met ander HACCP pakket (zo ja, specificeren welke toepassing) Herkomst producten kunnen achterhalen (GFL)







167


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.20. Winkelmanagement Vraag Loopstroom in winkel vastleggen Camerabeelden koppelen aan transacties (terugzoeken camerabeelden in winkels en koppelen aan transacties/kassahandelingen)







168


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.21. Dag(vers)verwerking Vraag Vastleggen artikel(dag)gegevens in kassa/weegschaal inkoop-, verkoopprijs en reclame acties Verschillende prijzen per filiaal of afdeling Gedetailleerde dagoverzichten per winkel







169


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.22. Weegschaal-/kassafuncties Vraag Koppeling kassa/weegschaal aan POS systeem (externe weegschaal of kassa/weegschaal) Artikelgegevens inlezen in weegschaal Bonteksten kassa/weegschaal kunnen invoeren Tekst lichtkrant weegschaal in te voeren Klant zelf wegen en bon afdrukken (zoals in veel supermarkten het geval is) Barcodes printen op (weegschaal)bon (t.b.v. scannen bij kassa)



Hardware koppelingen Avery Berkel: M- en GM-serie Bizerba: SC-serie, BS-serie Digi- Sm-serie Mettler: Mira TEC: SL9000-serie Weda: L-serie Dibal DINA Overige hardware koppelingen (zo ja, specificeren merk en type) Algemene toelichting leverancier




170


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.23. Webwinkel Vraag Functies Is een productcatalogus beschikbaar? Kunnen afnemers bestellen en kopen via de webwinkel? Kan afgerekend worden via de webwinkel? Zijn rapportages beschikbaar? Kan de gebruiker de opmaak van de webwinkel zelf bepalen? Is een functie voor klantenservice beschikbaar? Kent het systeem ook website pagina's en functies? (naast webshop ook algemene website voor ondernemer) Beschikt het systeem over Ingebouwde emailfuncties met klanten? Ingebouwde affiliate functies (waardoor provisie uitgekeerd kan worden)



Beveiliging Ondersteuning beveiligde verbindingen? (https/ssl, zodat hackers geen ordergegevens kunnen aftappen) Gevoelige klantengegevens versleuteld bewaard? (bijvoorbeeld creditcardgegevens niet -of versleuteld - bewaren op server) Opmaak Eigen huisstijl mogelijk? Huisstijl zelf online aan te passen? Template-gebaseerd? (zodat layout aanpassing gelijk geldt voor gehele webwinkel) Eigen editor voor template aanpassingen? Gebruik standaard editors voor template aanpassingen? (zoals Dreamweaver) CSS Compatibel? (is een stylesheet beschikbaar per webwinkel) Zoekmachine-vriendelijke HTML pagina's? Installatie Offline software, installatie op eigen computer? Online software, installatie op eigen webserver? (Installatie op eigen hosting omgeving) Online software, op SAAS basis? (Alleen configuratie en geen installatie) Integratie eigen website? © Onderzoeksbureau GBNED


171


(deze categorie sluit de bovenste drie niet uit, die kunnen ook geïntegreerd met een eigen website zijn) Front-end > Algemeen Volledige zoeken sorteerfunctie? Real-time informatie voorraadstatus van producten? Tonen gerelateerde artikelen? (on-line cross-selling) Online factuur te printen door klant? Kiezen producteigenschappen? (Bijv. maat en kleur) Opgeven aparte verzenden factuurgegevens? Elektronische afwikkeling van retouren of klachten (d.m.v. RMA-formulier) Front-end > Toegang en klantgegevens Klant kan inloggen met eigen account? Orderstatus live volgen en opvragen? (order tracking) Automatische functie vergeten wachtwoord? (bijvoorbeeld wachtwoord automatisch mailen naar adres dat behoort bij account) Aanpassen persoonsgegevens door klant? Front-end > Winkelwagen Bewaren gewenste artikelen in winkelwagentje? (waarbij aantal, prijs per artikel en totale prijs duidelijk worden aangegeven). Verzendkosten, BTW, en andere toeslagen specificeren? (afzonderlijk specificeren) Automatisch verzendkosten aanpassen aan inhoud? (betreft inhoud van de winkelwagen) Tijdelijke winkelwagen nieuwe klanten? Permanente winkelwagen vaste klanten? Snelle bestelfunctie vaste of speciale klanten? Front-end > (bestel)berichten aan klanten Klant krijgt bericht bij aanmaken account? Klant krijgt bericht bij plaatsen bestelling? Klant krijgt bericht bij aflevering? Berichten per email? Berichten per sms? Front-end > Afrekenen Kan klant kiezen uit meerdere betaalopties? Vooruitbetalen? Onder rembours? (betalen bij afleveren) Op rekening? (factuur achteraf of bij zending) Online via creditcard? Online via ideal? Eenmalige machtiging? Paypal? Anders? (zo ja, specificeren) © Onderzoeksbureau GBNED


172


Front-end > Afleveren Kan de klant verzend/bezorgopties kiezen? Thuisbezorgen? Ophalen in winkel in de buurt? Ophalen op centrale locatie? Via internet downloaden of email bijlage? (bijvoorbeeld softwarepakket of muziek) Front-end > Klantenservice In- en uitschrijven elektronische nieuwsbrief? SMS berichtenservice? Online gebruikersondersteuning? Kennisbank (FAQ)? Mailformulier voor vragen? Ticketsysteem (helpdesk)? Handleidingen e.d. via downloads? Back-end > Contentbeheer HTML in beschrijvingen kunnen gebruiken? Ingebouwde WYSIWYG editor? Content Management functie alle pagina's? Opmaak productpagina's eenvoudig te wijzigen? (aantal kolommen en rijen) Meta informatie per product toevoegen? (meta-description, meta-keywords en meta-title) Automatisch Thumbnails aanmaken? (van afbeeldingen automatisch kleine afbeeldingen maken) Back-end > Orderinformatie Snelle toegang alle orders? (zoals openstaande-, verzonden-, eerste- en laatste orders) Beheerder krijgt automatisch bericht bij plaatsen van een order? Back-end > Rapportage Uitgebreide bezoekersstatistieken? Uitgebreide verkoopstatistieken? Zoek- en sorteerfuncties binnen statistieken? Exporteren statistieken? Back-end > Uitwisseling backoffice Uitwisselen artikelbeheer? (frequentie aangeven) Uitwisselen prijswijzigingen? (frequentie aangeven) Uitwisselen externe klantgegevens? (frequentie aangeven) Uitwisselen voorraadbeheer (frequentie aangeven) Verkopen bijwerken in backoffice? (frequentie aangeven) Bestellingen op rekening bijwerken in backoffice? (frequentie aangeven) Algemene toelichting leverancier © Onderzoeksbureau GBNED


173





174


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.24. Voorraad Vraag Functies Voorraadbeheer Magazijnbeheer Filiaaladministratie Emballage



Waardering en methoden Vaste verrekenprijs (VVP) Gemiddelde inkoopprijs (GIP) Kostprijs doorberekening Doorloop (opnieuw bestellen wat verkocht) Last in, first out (LIFO) First in, first out (FIFO) Partijen Partijregistratie Opgave partijnummer leverancier Inkoopprijs Houdbaarheidsdatum Boeken voorraad Handmatig ontvangsten/uitgiften boeken Handmatig voorraadcorrecties boeken Opgave reden voorraadcorrectie Procentuele voorraadcorrectie (lekken) Herverdeling voorraden (merchandising, hoe worden artikelen getoond) Mutaties verwerken in boekhouding Via handterminal inventariseren Voorraadinformatie Aanwezige (technische) voorraad Economische voorraad Voorraad verloop in de tijd Bestellingen Afroep bij leveranciers Reserveringen (verkoop of productie) Consignatievoorraad Gemiddelde voorraad uitgedrukt in verkoopwaarde (formule 12 x BvM + EvM/13) BvM = beginvoorraad iedere maand EvM = eindvoorraad december Delen voor 13 omdat december een drukkere maand is.

Verkoopwaarde van de voorraad © Onderzoeksbureau GBNED


175


(volume x verkoopprijs) Inkoopwaarde van de voorraad (volume x inkoopprijs) Historie per artikel (verdeeld naar SKU's – Standard Stock Keeping Unit) Aanvultijd per artikel (maximale tijd tussen 2 bestellingen + levertijd + verwerkingstijd) Benodigde voorraad (gemiddeld aantal verkochte artikelen per dag x aanvultijd) Omloopsnelheid retailmethode (netto omzet / gemiddelde voorraad tegen verkoopwaarde) Ook in aantallen: (Artikelen p/week x 52) / benodigde voorraad Ook via kostenmethode: kosten verkochte goederen / gemiddelde voorraad tegen inkoopwaarde.

Voorraadefficiency (bruto marge / gemiddelde voorraad tegen inkoopwaarde) Leeftijd en verkoopsnelheid (aantal verkopen per periode) van artikelen Voorraadstatus per artikel en serienummer Rapportage langzaamlopers Rapportage snellopers (zo ja, specificeren) Traceability (General Food Law) Signaleren winkeldochters Rapportage artikelen per verpakkingsniveau Voorraadoverzicht afschrijvingen Fysieke telling per groep/leverancier (per artikelgroep, categorie, afdeling en leverancier) Overige rapportages (zo ja , specificeren) Voorraadbeheer > Volgen artikelen op voorraad Naar maat/kleurtabellen (minstens 250, of maat/kleur matrix) Naar serienummers Naar artikel Naar artikelgroep Naar categorie Naar afdeling Naar SKU (stock keeping unit, zoals per maat en/of kleur) Magazijnbeheer Meerdere magazijnen Meerdere locaties per magazijn Magazijn en locatie toekennen aan artikel Vrije locatie berekening Meerdere locaties per artikel Expeditiefuncties (zo ja, specificeren) Douane entrepotbeheer © Onderzoeksbureau GBNED


176


(fysiek of fictief) Filiaaladministratie Groeperen filialen Centraal magazijn Meerdere centrale magazijnen Centrale voorraad(database) Decentrale voorraad(database) per filiaal Continu aanvulling winkels o.b.v. verkopen (vanuit centraal magazijn) Instelbare verdeelpolicies voorraad (specificeren welke, zoals verkoophistorie, maatbogen, min. en max. voorraad) Filialen als aparte administratie in te richten Interfiliaalverkeer Uitwisseling gegevens via diskette Uitwisseling gegevens via directe verbinding (WAN) Uitwisseling gegevens via internet (zo ja, specificeren) Uitwisseling gegevens anders (zo ja, specificeren) Centraal artikelen/prijzen filialen onderhouden (vanuit hoofdkantoor) Facturen inkoop/kostprijs interfiliaalverkeer (bij interfiliaalverkeer worden facturen gemaakt voor verwerken in de boekhouding per filiaal) Voorraad filialen Centrale voorraad raadplegen door filialen Voorraad filialen onderling raadplegen Autom. genereren verplaatsingsopdrachten (filialen onderling) Handmatig opgeven verplaatsingsopdracht (door filiaal) Emballage Bijhouden retouremballage Prijs emballage Hardwarematige koppelingen Handterminal (bijvoorbeeld voor voorraadopnames) Barcodescanner Algemene toelichting leverancier




177


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.25. Inkoop Vraag Functies Inkoopplanning/budgetten Besteladviezen Inkooporders Goederenontvangst Inkoopfacturen vastleggen Elektronische gegevensuitwisseling Rapportages



Algemene kenmerken Omrekenen verkoop- naar besteleenheden Omrekenen voorraad- naar besteleenheden Voorkeursleverancier per artikel Alternatieve leveranciers per artikel Inkopen in vreemde valuta mogelijk Inkoopplanning/budgetten Over meerdere jaren Extrapoleren o.b.v. gerealiseerd Planning in aantallen Planning in bedragen Rekening houden met seizoensinvloeden Bijhouden “Open to buy” Besteladviezen Besteladvies per leverancier Besteladvies per artikel Automatisch omzetten in bestellingen Berekening o.b.v. voorraadbeheer (minimum voorraad, aan te vullen tot maximum voorraad) Berekening o.b.v. verkoop (op basis van omloopsnelheid) Leverancierskeuze o.b.v. inkoopvoorwaarden (laagste prijs en/of bestelkosten) Andere leverancier kiezen in besteladvies (nadat advies is opgebouwd zelf een andere leverancier selecteren) Rekening houden met NEE verkopen Rekening houden met besteleenheid leverancier (zoals te bestellen aantallen daarop afronden) Status en soorten orders Status per order Status per orderregel Afroeporders Backorders Retourorders © Onderzoeksbureau GBNED


178


Consignatie orders Vastleggen inkooporders Verwachte leverdatum per artikel Meerdere afleveradressen per order (denk aan filiaaladministratie of meerdere vestigingen met centrale inkoopfunctie) Bestellen via handterminal en (barcode)etiketten Direct bestellen vanuit vestigingen/filialen Inkooporder koppelen aan klantorder (De inkooporder wordt dan feitelijk gekoppeld aan een verkoopbestelling) Raadplegen voorraad bij het vastleggen Raadplegen historisch verbruik bij vastleggen Bij bestelmodule direct aanpassen artikelgegevens (bijvoorbeeld inkoopprijs) Handmatig aanmaken van inkooporder Automatisch opeenvolgende nummering inkooporders Opname van nummer prijsopgave op inkoop order Raadplegen verkoophistorie (Hoeveelheid verkocht van elk artikel via het scherm van de inkoop order) Herhalingsaankopen vastleggen Klantbestellingen optioneel in aparte stroom (zodat klantbestellingen apart binnenkomen en niet tussen herbevoorrading) Verwerken inkooporders Orders printen vanuit systeem Orders faxen vanuit systeem Orders e-mailen vanuit systeem Orders elektronisch aanleveren aan leverancier of inkooporganisatie. (aanleveren via EDI, internet of webservices) Verplichting boeken in boekhouding (in grootboekadministratie) Levertijdbevestiging van leverancier Controle op te late levering (bijvoorbeeld een alert bij overschrijding) Economische voorraad direct bijwerken (aantal in bestelling) Goederenontvangst Ontvangst automatisch binnenboeken (op basis van inkooporder) Correcties aanbrengen voor autom. binnenboeken Per regel binnenboeken Ontvangst via elektronische pakbon binnenboeken Voorraad bijwerken Opname journaalpost in boekhouding Afdrukken prijsetiketten bij goederenontvangst Manco's registreren/afhandelen Ontvangsten boeken obv inkoopfacturen Backorder naar keuze, bij deellevering © Onderzoeksbureau GBNED


179


Invoeren nieuwe artikelen bij binnenkomst (in voorraadsysteem) Invoeren barcodenummer bij binnenkomst (voor nieuwe artikelen) Markeren van artikelen die zijn nabesteld Invoeren van verwachte leverdatum Ontvangen van handelswaar zonder inkooporder Afdrukken van barcode labels Meerdere (depot)adressen per leverancier bewaren Facturen vastleggen Factuur voorlopig boeken (wel verplichting registreren, maar nog niet betaalbaar stellen) Factuur betaalbaar na matchen Vastleggen toegestane afwijking in bedragen Vastleggen toegestane afwijking in aantallen Factuur in boekhouding vastleggen (in financiële grootboek- en crediteurenadministratie) Elektronisch uitwisselen inkoopgegevens Elektronisch bestellen (inkooporders doorzetten naar systeem van leverancier, zo ja specificeren volgens welke standaards) Elektronisch factuur ontvangen (Zo ja, specificeren) Elektronische pakbon ontvangen (Elektronische goederenontvangst, zo ja specificeren) Elektronisch artikelbestanden ontvangen (Zo ja, specificeren) Wordt EAN-DAS ondersteund (EAN Data Alignment Service is een dienst waarmee elektronisch artikelgegevens tussen leveranciers en retailers worden uitgewisseld met als tussenschakel een centrale database) CBS Statistieken (intrastat) Overige importfuncties Overige exportfuncties Rapportage inkoop Openstaande bestellingen Bestelhistorie (per artikel) Managementinformatie (zo ja, specificeren welke) Inkoop logboek met specificatie inkooporders (orders worden ingedeeld naar afdeling of filiaal, en per order wordt getoond: besteldatum, artikelnummer, artikelgroep, leverancier, verzenddatum, inkoop bedrag en brutowinstopslag) Overzicht in volgorde vervaldatum bestellingen Overzicht van prestaties van leveranciers (aantal verkochte en ingekochte artikelen per leverancier, overschrijdingen van levertijden, voorraadefficiency, omloopsnelheden, © Onderzoeksbureau GBNED


180


prijsdalingen) Verslag van prijsdalingen (de verkoopwaarde van de beschikbare voorraad (in euro's) en de waarde van de prijsdalingen (in euro's), naar filiaal, afdeling, categorie en artikelgroep, per wk, mnd, kwartaal, jaar) Geplande versus gerealiseerde brutowinstopslag (naar filiaal, afdeling, categorie, artikelgroep, en per week, maand, kwartaal en jaar) Inkoopruimte / open-to-buy. (per filiaal, afdeling, categorie, artikelgroep) Algemene toelichting leverancier




181


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.26. Koppelingen Vraag Boekhouding (zo ja, specificeren welke toepassingen) Voorraad (zo ja, specificeren welke toepassingen) Verkoopadministratie (zo ja, specificeren welke toepassingen) Inkoopadministratie (zo ja, specificeren welke toepassingen) Verhuuradministratie (zo ja, specificeren welke toepassingen) Onderhouds- / service administratie (zo ja, specificeren welke toepassingen) Werkorderadministratie (zo ja, specificeren welke toepassingen) Webshops (zo ja, specificeren welke toepassingen) Personeelsadministratie (zo ja, specificeren welke toepassingen) Overige koppelingen (zo ja, specificeren welke toepassingen)







182


3.6.09.1. Pakketeigenschappen 3.6.09.1.27. Koppeling met(externe) webshops Vraag Antwoord leverancier Winkelwagen (verkopen) bijwerken in backoffice? (frequentie aangeven) Uitwisselen artikelbeheer naar webshop? (frequentie aangeven)






183


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.09.2.001. AGF Vraag Kostprijs en productie Gewicht bepaalt prijs aankoop Vastleggen SIW percentage (Snij-, Indroog- en Waarde percentage) Vastleggen recepturen met kostprijsgegevens Productie opdrachten (Vastleggen grondstof, verpakking en arbeid) Opslag keukenkosten Berekenen kostprijs recept Berekenen verkoopprijs eigen artikelen Onderscheid halffabrikaat en eindproducten ADN indeling uniforme artikelbestanden







184


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.09.2.020. Apotheken Vraag Recepten scannen / opslaan Koppeling huisartssystemen (doorgeven van recepten door huisarts)







185


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.09.2.040. Bloemen, planten en tuinartikelen Vraag Bestelorders registreren en afhandelen (binnenkomend: telefonisch, balie, fax en e-mail) Bezorglijsten vervaardigen Binderij-lijsten vervaardigen (op basis van orders, t.b.v. maken werkbrief) Verzamelfacturen per periode (orders verzamelen tot 1 factuur per periode) VBN-codes registreren (productcodering voor sierteeltproducten van de Vereniging van Bloemenveilingen Nederland) Samengestelde artikelen (Met artikelen hoog en laag tarief BTW, bijvoorbeeld vaas met bloemen) Fleurop orders (verrekening) Euroflorist orders (verrekening)







186


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.09.2.060. Boekenbranche Vraag ISBN nummer (standaard aanwezig en op te zoeken) Schoolboekenadministratie Bundellijsten t.b.v. TPG Catalogus maken voor klanten Rapportage per NUR, code, groep en selectie (NUR = Nederlandstalige Uniforme Rubrieksindeling. Voor 2002 werd NUGI indeling gebruikt, dat staat voor Nederlandse Uniforme Genre Indeling) Abonnementenregistratie Selecteren op NUR, auteur, uitgever en status (NUR, auteur, ISBN, EAN, Uitgever, Verschijningsdatum, Niet meer leverbaar, Uitverkocht) Koppeling Boekbalie.nl (ingeval webshop) 2e hands boeken registratie Overzichten per titel, ISBN, auteur, uitgever Inventarisatiestickers per NUR, code, rubriek Nugi (genre aanduiding) Uitgever per boek Auteur per boek Indicatie herdruk Indicatie niet leverbaar Elektronisch bestellen (bij Centraal Boekhuis, Scholtens, Quantos, Despec, Rightclick, Centraal Boekhuis, Digitaal Beursplein (Intres), Quantore en Scholtens) Uniforme artikelbestanden (Centraal Boekhuis, Scholtens, Quantore, Despec, Aldipress, Betapress, Hallmark, Papicolor en Henzo)



Schoolboeken Besteladvies obv schoolboekenpakketten Verkoopprijs nieuw, gebruikt en verhuurprijs Systeem bepalen verkoop- en verhuurprijzen (bepalen eigen marge) Aanmaken bestelformulier Vastleggen bestellingen Vastleggen verkoop en verhuur Vastleggen verhuurrechten Pakbon/factuur per leerling Aanmaken inleverlijsten Barcode op inleverlijsten Boeken ontvangen artikelen obv inleverlijsten Digitaal inlezen inleverlijsten © Onderzoeksbureau GBNED


187


Rapportage (overschrijding) inleverdata Bericht bij overschrijding inleverdata (bijvoorbeeld een e-mail of brief) Boek factureren bij overschrijden inleverdata Kosten factureren bij overschrijden inleverdata Retouren (aan leveranciers) Lijst van retouren obv voorraad of retourdatum Aanmaken van retouraanvragen Verwerken retourpermissie Vastleggen retourzendingen en retourdocument Koppeling met CB-Online mbt retourberichten Koppeling met Scholten.com mbt retourberichten Vastleggen van de historie Termijn van retour Controle creditnota Algemene toelichting leverancier




188


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.09.2.080. Brood en banket Vraag (Specifieke) artikelgegevens (zoals: indicatie gesneden, retourprijzen, recept, drogestof-norm) Recepturen en calculeren kostprijs (met drogestofberekening) Productie en voorbereiding (met baklijst, snijlijst en chargelijst) Bestellingen afnemers, winkels en winkelklanten Factureren bestellingen (los en periodiek) Inkopen bakkerij



Artikelgegevens Drogestof-norm Tekst ingrediëntenetiket Indicatie gesneden Ja/Nee Retourprijzen afnemers Recept Receptuur / calculatie kostprijs Vastleggen grondstofgegevens (o.m. drogestofpercentage, inkoopprijs leverancier) Vastleggen receptuurgegevens (artikelnr, ingrediënten met per ingrediënt nettohoeveelheid (gewicht, soms aantal), netto recepthoeveelheid (kg), arbeidsminuten, wijze produceren en geldende kostprijs p/eenheid) Drogestofberekening Calculeren kostprijs (o.b.v. inkoopprijs ingrediënten, tarief arbeid, opslag apparatuur, opslag bakkerijkosten; p/stuk of p/kg.) Doorrekenen kostprijzen (op basis van recente receptuur en nieuwe kostprijs bij recept en artikel (inkoopprijs) vastleggen) Overzicht oude/nieuwe kostprijzen Productie Baklijst samenstellen Snijlijst samenstellen Chargelijst samenstellen (per charge te produceren hoeveelheid en normtijd productie) Productiebon per charge afdrukken (met ingrediëntenhoeveelheid, wijze produceren, apparatuurinstellingen; met behulp receptuur) © Onderzoeksbureau GBNED


189


Totaallijst inclusief halffabrikaten Koppeling met bakkerijmachines Chargehistorie (met per charge productiegegevens) Overzicht efficiency van productie (omzet per gewerkt uur; brood, banket. Normtijd versus werkelijke tijd op basis van charges) Bestellingen Samenstellen prognosebestellingen (voor afnemers en winkels; voor gehele week, rekening houdend met feestdagen en speciale omstandigheden) Bestellingen afnemers registreren Bestellingen van winkels registreren Bestellingen van winkelklanten registreren Inlezen elektronische bestellingen (van afnemers en winkels) Aparte afleverbonnen winkelklanten Aparte bezorg/afhaallijst winkelklanten (per dag) Bellijsten van afnemers Algemene toelichting leverancier




190


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.09.2.100. CD-Zaken Vraag Uitgiftepunt concertkaartjes (remote ticketing) Nationale DVD/CD-bonnen Automatische assortimentswijziging n.a.v. neeverkopen Koppeling algemene album databanken (bijv. CDDB) Nationale Entertainment Card Cross-selling muziekstijlen (als u dit mooi vindt, dan wellicht ook…)







191


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.09.2.140. Drogisterijen Vraag Koppeling met groothandels (Brocacef, Faco, Unipharma, Hofman, Holland Pharma en Natudis)







192


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.09.2.160. Foto vakhandel Vraag Foto ontwikkeladministratie







193


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.09.2.180. Huisdierenbranche Vraag Uniform artikelbestand volgens Dibevo indeling Dierenverblijfregistratie Aanvullende klantgegevens (met gegevens over huisdier, zoals: leeftijd, allergiën, inentingen, gewicht, etc.) Supplementadministratie (houdbaarheid, advies, herkomst, allergieinformatie) Uniforme artikelbestanden (Holland Diervoeders, De Boon, Witte Molen, VNK)







194


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.09.2.200. Huishoudelijke artikelen Vraag Bijhouden huwelijkslijsten (wenslijst met cadeaus) Certificaten Materiaaltype (goud, zilver)







195


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.09.2.220. Juweliers Vraag Rekening houden met goudprijs Printen op juwelierslabels Taxatierapporten registreren







196


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.09.2.240. Kappers Vraag Functies Klantgegevens (CRM) Afspraken (plannen en registreren) Behandeling registreren Abonnementen Kleur- en/of permanentkaarten Haaranalyse en/of -simulatie Personeelsbeheer Managementinformatie



Afspraken Vastleggen afspraken (elektronisch afsprakenboek) Agenda per medewerker Plannen afspraken Afspraakbon (afspraak printen) Loopbon Behandeling vastleggen Duur behandeling Medewerker Klant Samengestelde behandeling en kuurmanagement Klantenbestand Adresgegevens Foto van klant Kleur- en behandelhistorie (met medewerker) Verkoophistorie Voorkeurmedewerker Haarkenmerken en stylinggegevens Melding als klant binnen bepaalde periode terugkomt voor knipbeurt (voor eventuele beloning) Afrekenen Coupurelijst voor afrekenen Datum volgende afspraak op bon Service Registratie en analyse Elektronische kaartenbak Kleurkaarten Permanentkaarten © Onderzoeksbureau GBNED


197


Analyse en simulatie Haaranalyse Simulatie haarstijlen en kleuren o.b.v. foto Managementinformatie Aantal behandelingen vastleggen (per dag, per medewerker) Omzet behandelingen (per dag, per medewerker) Omzet verkoop losse producten (per dag, per medewerker) Vaste klanten per medewerker per periode (welke medewerkers hebben de meeste vaste klanten) Klantstatistieken (topklanten, verloren klanten) Algemene toelichting leverancier




198


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.09.2.260. Kleding, schoenen en sportartikelen Vraag Maatbalken (meerdere) Kleurbalken Inkoopbudget per maat en per kleur Kledingreparaties



Maatvoering Meerdere maatbalken Vrij aantal maten per maatbalk Specifieke maatbalken lingerie Specifieke maatbalken schoenen Gebruik standaard maatverdeling Voorraad op maatniveau Prijsranges (één prijs voor meerdere maten en/of kleuren) Maatbalken 2-dimensionaal (bijv. broek 32/36) Assortimenten Model Kleuren Maten Materialen Kopiëren assortimentsgegevens (naar volgende kleur, materiaal, etc.) Afprijzen bij seizoensovergang Algemene toelichting leverancier




199


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.09.2.280. Levensmiddelen Vraag CBL indeling artikelbestanden







200


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.09.2.300. Muziekhandel Vraag Verkoop d.m.v. Commissiebestelling Commissiebestelling opstellen o.b.v. variabel aantal parameters. (zoals element, snaren, halstype, etc)







201


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.09.2.320. Optiekbranche Vraag Vastleggen activiteiten met benodigde tijd Planning Mailing op datum volgende controle (bril- en lensdragers) Koppeling digitale refractie apparatuur Brilorder (met glaskeuze, glasbewerking en montuurkeuze) Lensorder met lenskeuze



Artikelbeheer/caculatie Inlezen glascatalogi (cf. OCS bestelstandaard, producten prijsbestanden) Inlezen via koppeling Optiplaza Inlezen catalogi rechtstreeks Prijsberekening op basis van bewerkingen Aanpassen (berekende) prijzen Glascalculatie op meerdere niveaus Prijsberekening monturen Prijsberekening lenzen Klantenkaart Refractiegegevens Brilkaarten met glas- en montuurgegevens Lenskaarten Complete historie Gegevens/signalering volgende controle Garantiegegevens (Oog)controlegegevens Foto van klant Optometrie Videobeelden voor ogen SOAP gegevens Uitgebreide anamnese Onderzoek spleetlamp en funduscamera Optometrische gegevens (o.a. keratometrie) Verwijsbrief oogarts Elektronische uitwisseling informatie met oogarts (zo ja, specificeren) Inkoop Koppeling glasadvies/traceprogramma's (zo ja, specificeren welke programma's) Bestellen glazen via e-mail bij Optiplaza Inlezen status bestelling Optiplaza © Onderzoeksbureau GBNED


202


Bestellen inclusief glasvorm Bestellen lenzen o.b.v. lenscontracten Algemene toelichting leverancier




203


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.09.2.340. Sanitair, badkamers en keukens Vraag Ontwerpsoftware (CAD) Calculatiesoftware (opstellen calculaties en offertes) Afspraken en planning Werkorderadministratie







204


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.09.2.360. Slagers Vraag Productie administratie Rund- en Kalfsvleesetikettering Kostprijscalculatie Prijsaanduiding Voedingsinformatie vers Herkomstgegevens vers Koppeling kassa/weegschaal aan POS systeem (aangeven welke merken) Bestellingen Bezorgadministratie



Receptuur/calculatie kostprijs Vastleggen grondstofgegevens (zoals inkoopprijs leverancier) Vastleggen receptuurgegevens (artikelnr, ingrediënten met per ingrediënt nettohoeveelheid (gewicht, soms aantal), netto recepthoeveelheid (kg), arbeidsminuten, wijze produceren en geldende kostprijs p/eenheid) Calculeren kostprijs (o.b.v. inkoopprijs ingrediënten, tarief arbeid, opslag apparatuur, opslag bakkerijkosten; p/stuk of p/kg.) Productie Productielijst o.b.v. bestellingen Chargelijst Bestellingen Van institutionele afnemers Van partijgebonden catering Interne bestellingen registreren Vastleggen bestellingen in (weegschaal)kassa en uitlezen Retouren verwerken Algemene toelichting leverancier




205


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.09.2.380. Slijterijen Vraag Cateringorders (verkoop) Relatie tussen verpakkingsniveaus (fles, krat) Statiegeld afhandelen Bezorg- en ophaallijst van verkopen (zowel van contante kassaverkopen als van cateringorders) Synonieme EAN (t.b.v. tijdelijke artikelvariant) Vertegenwoordigerorders (inkoop)



Cateringorders Vastleggen van cateringorders Bezorgen of afhalen plus datum Verhuurde materialen (administratie reserveringen) Geleverde artikelen Afdrukken orderbon Vastleggen retourartikelen Bezorg- en ophaallijst van orders Algemene toelichting leverancier




206


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.09.2.400. Tabakswaren Vraag Prijs onderdeel van barcode (vanwege prijs op pakje bij prijswijzigingen)







207


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.09.2.420. Tweewielerbranche Vraag Verzekeringsdocumenten vervaardigen Servicebon vervaardigen Servicebeurten bijhouden (ook gratis beurten) Verkopen op framenummer Inruilen verwerken Werkplaatsprogramma (onderhoud- / serviceadministratie) Service aan huis registratie Fietsplan registreren Reserve onderdelen (is feitelijk gewoon artikelbeheer)







208


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.09.2.440. Videotheken Vraag Verhuuradministratie Verhuurprijzen (per periode, zoals: per uur, dag en week) Historie gehuurde titels door klanten







209


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.09.2.460. Wit- en bruingoedzaken Vraag Energielabel per product







210


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.09. Point of Sale administratie 3.6.09.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.09.2.480. Wonen Vraag Calculatiemodule (zo ja specificeren waarvoor, zoals: gordijnen, vloerbedekking, karpet, vouwgordijn, zonwering en trap) Atelieradministratie (Werkorderadministratie) Meetbon met meetdatum Rittenplanning Plaatsbon Orderarchief (materiaal en uren) Verkoop d.m.v. commissiebestellingen Commissiebestelling o.b.v. instellingen (Commissiebestelling opstellen obv variabel aantal parameters zoals stof, kleur, zittingen, etc.) Calculatie levertijd



Artikel- en voorraadgegevens Onderscheidt collectie nieuw, lopend, uitlopend Collectienummer Indicatie Toonzaalartikel Specifieke gegevens vloerbedekking (o.a. punten per m2) Specifieke gegevens voor meubels (o.a. gelaagde structuur) Gegevens karpetten, zonwering, gordijnen Configuratie van artikelen (artikelen die bij elkaar horen, bijvoorbeeld in huiskamer) Koppeling met fabrikanten configuratie artikelen (met fabrikanten die hun aanbod volgens configureerregels hebben ingericht) Algemene toelichting leverancier




211


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.10. Webwinkel administratie 3.6.10.1. Pakketeigenschappen 3.6.10.1.01. Functies Vraag Is een productcatalogus beschikbaar? Kunnen afnemers bestellen via de webwinkel? Kan afgerekend worden via de webwinkel? Is er een koppeling met een of meerdere backoffice systemen? Zijn rapportages beschikbaar? Kan de gebruiker de opmaak van de webwinkel zelf bepalen? Is een functie voor klantenservice beschikbaar? Kent het systeem ook website pagina's en functies? (naast webshop ook algemene website voor ondernemer) Beschikt het systeem over Ingebouwde emailfuncties met klanten? Ingebouwde affiliate functies (waardoor provisie uitgekeerd kan worden)







212


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.10. Webwinkel administratie 3.6.10.1. Pakketeigenschappen 3.6.10.1.02. Algemene eigenschappen Vraag Onderdeel ander systeem? (bijv. POS systeem, anders los aan te schaffen) Vertaling in Nederlands beschikbaar? Aan te passen aan Nederlandse situatie? (adresgegevens, eenheden, betaling, etc) Ondersteuning beveiligde verbindingen? (https/sll, zodat hackers geen ordergegevens kunnen aftappen) Gevoelige klantengegevens versleuteld bewaard? (bijvoorbeeld creditcardgegevens niet -of versleutel - bewaren op server) Geschikt voor internationale klanten (met betaling en verzending) Kortingsbonnen functie







213


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.10. Webwinkel administratie 3.6.10.1. Pakketeigenschappen 3.6.10.1.03. Opmaak Vraag Eigen huisstijl mogelijk?



Huisstijl zelf online aan te passen? Template-gebaseerd? (zodat layout aanpassing gelijk geldt voor gehele webwinkel) Eigen editor voor template aanpassingen? Gebruik standaard editors voor template aanpassingen? (zoals Dreamweaver) CSS Compatibel? (is een stylesheet beschikbaar per webwinkel) Zoekmachine-vriendelijke HTML pagina's? Algemene toelichting leverancier




214


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.10. Webwinkel administratie 3.6.10.1. Pakketeigenschappen 3.6.10.1.04. Installatie Vraag Antwoord leverancier Offline software, installatie op eigen computer? Online software, installatie op eigen webserver? (Installatie op eigen hosting omgeving) Online software, op ASP basis? (Alleen configuratie en geen installatie) Integratie eigen website? (deze categorie sluit de bovenste drie niet uit, die kunnen ook geïntegreerd met een eigen website zijn)






215


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.10. Webwinkel administratie 3.6.10.1. Pakketeigenschappen 3.6.10.1.05. Front-end Vraag Algemeen Volledige zoeken sorteerfunctie? Real-time informatie voorraadstatus van producten? Tonen gerelateerde artikelen? Online factuur te printen door klant? Kiezen producteigenschappen? (Bijv. maat en kleur) Opgeven aparte verzenden factuurgegevens?



Toegang en klantgegevens Klant kan inloggen met eigen account? Orderstatus live volgen en opvragen? (order tracking) Automatische functie vergeten wachtwoord? (bijvoorbeeld wachtwoord automatisch mailen naar adres dat behoort bij account) Aanpassen persoonsgegevens door klant? Winkelwagentje Bewaren gewenste artikelen in winkelwagentje? (waarbij aantal, prijs per artikel en totale prijs duidelijk worden aangegeven). Verzendkosten, BTW, en andere toeslagen specificeren? (afzonderlijk specificeren) Automatisch verzendkosten aanpassen aan inhoud? (betreft inhoud van de winkelwagen) Tijdelijke winkelwagen nieuwe klanten? Permanente winkelwagen vaste klanten? Snelle bestelfunctie vaste of speciale klanten? (Bestel)berichten aan klant Klant krijgt bericht bij aanmaken account? Klant krijgt bericht bij plaatsen bestelling? Klant krijgt bericht bij aflevering? Berichten per email? Berichten per sms? Afrekenen Kan klant kiezen uit meerdere betaalopties? Vooruitbetalen? Onder rembours? (betalen bij afleveren) Op rekening? (factuur achteraf of bij zending) Online via creditcard? Online via ideal? Eenmalige machtiging? © Onderzoeksbureau GBNED


216


Paypal? Anders? (zo ja, specificeren) Kan klant kiezen uit meerdere betaalopties? Afleveren Kan de klant verzend/bezorgopties kiezen? Thuisbezorgen? Ophalen in winkel in de buurt? Ophalen op centrale locatie? Via internet downloaden of email bijlage? (bijvoorbeeld softwarepakket of muziek) Klantenservice In- en uitschrijven elektronische nieuwsbrief? SMS berichtenservice? Online gebruikersondersteuning? Kennisbank (FAQ)? Mailformulier voor vragen? Ticketsysteem (helpdesk)? Handleidingen e.d. via downloads? Algemene toelichting leverancier




217


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.10. Webwinkel administratie 3.6.10.1. Pakketeigenschappen 3.6.10.1.06. Back-end Vraag Algemeen Gebruikersvriendelijk admin-panel? (voor de gehele webwinkel) Gebruikersvriendelijk beheer basisgegevens? (zoals producten, categoriën en klanten) Ongelimiteerd aantal producten en categorieën? (zonee, aangeven limieten) Zelf aan te maken verzendopties? Zelf BTW-tarieven en -condities aanmaken? Exporteren gegevens? (naar externe database of spreadsheet)



Contentbeheer HTML in beschrijvingen kunnen gebruiken? Ingebouwde WYSIWYG editor? Content Management functie alle pagina's? Opmaak productpagina's eenvoudig te wijzigen? (aantal kolommen en rijen) Meta informatie per product toevoegen? (meta-description, meta-keywords en meta-title) Artikel(basis)gegevens Artikelomschrijving in meerdere talen? Verkoopeenheid? Afbeelding eenvoudig zelf toevoegen? Automatisch Thumbnails aanmaken? (van afbeeldingen automatisch kleine afbeeldingen maken) Eventuele documentatie of handleiding toevoegen? Productkenmerken muteren? (zoals maat, kleur en andere kenmerken) Afleveropties per product toekennen? Eigen velden toevoegen? Artikelbeheer Meerdere artikelen, categorieën tegelijk aanpassen? Artikelen aan meerdere categorieën toewijzen? Producten tijdelijk niet zichtbaar maken? Producten doorzoeken en sorteren? Toekennen relatie tussen producten? Soort (verkoop)prijzen Prijs per verpakkingseenheid? Gestaffelde prijzen? Aparte adviesprijzen? Combinatieprijzen? © Onderzoeksbureau GBNED


218


(bijvoorbeeld 2 voor de prijs van 1) Tijdelijke (actie)prijzen? (met begin- en einddatum) Extra bonusartikel? Formules voor verkoopprijsberekening? (toelichten) Overige prijzen? Orderinformatie Snelle toegang alle orders? (zoals openstaande-, verzonden-, eerste- en laatste orders) Beheerder krijgt automatisch bericht bij plaatsen van een order? Beheer klantenservice Opmaken en verzenden email nieuwsbrieven? Opmaken en verzenden SMS berichten? Beheer abonnementen nieuwsbrieven? Rapportage Uitgebreide bezoekersstatistieken? Uitgebreide verkoopstatistieken? Zoek- en sorteerfuncties binnen statistieken? Exporteren statistieken? Financiële rapportage? Exporteren financiële rapportage? Uitwisseling backoffice Uitwisselen artikelbeheer? (frequentie aangeven) Uitwisselen prijswijzigingen? (frequentie aangeven) Uitwisselen externe klantgegevens? (frequentie aangeven) Uitwisselen voorraadbeheer (frequentie aangeven) Verkopen bijwerken in backoffice? (frequentie aangeven) Bestellingen op rekening bijwerken in backoffice? (frequentie aangeven) Koppelingen Boekhouding (zo ja, specificeren welke toepassingen) Verkoopadministratie, facturering of POS systeem (zo ja, specificeren welke toepassingen) Voorraadadministratie (zo ja, specificeren welke toepassingen) Expeditie- / transporttoepassing (zo ja, specificeren welke toepassingen) Overige koppelingen (zo ja, specificeren welke toepassingen) Detailhandel Boekhandel, koppeling Boekbalie.nl Algemene toelichting leverancier © Onderzoeksbureau GBNED


219





220


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.11. Relatiebeheer administratie (CRM) 3.6.11.1. Pakketeigenschappen 3.6.11.1.01. Functies Vraag Adresbeheer Correspondentie (brieven e.d. aanmaken) Digitaal dossier Workflow / voortgang Postregistratie en e-mail Agenda Rapportage Overige functies (zo ja, graag specificeren)







221


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.11. Relatiebeheer administratie (CRM) 3.6.11.1. Pakketeigenschappen 3.6.11.1.02. Algemeen Vraag Zelf te definiëren velden Splitsing organisaties/natuurlijke personen Persoon bij meerdere functies/relaties (Persoon te koppelen aan meerdere functies bij meerdere relaties) Meerdere relatiesoorten Gebruik relatiegegevens in andere pakketten (zo ja, specificeren welke pakketten) Medewerkers koppelen aan relatie Verbanden tussen relaties weergeven (zo ja, specificeren welke verbanden, bijvoorbeeld: heeft als advocaat) Historie bestellen/diensten aan relatie







222


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.11. Relatiebeheer administratie (CRM) 3.6.11.1. Pakketeigenschappen 3.6.11.1.03. Adresbeheer Vraag Koppeling postcodedatabase Signalering dubbele invoer adressen Ontdubbelen (op huisnr en postcode) Meerdere adressen per relatie Buitenlandse adressen mogelijk Meerdere e-mailadressen per relatie







223


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.11. Relatiebeheer administratie (CRM) 3.6.11.1. Pakketeigenschappen 3.6.11.1.04. Contactpersonen Vraag Meerdere contactpersonen per relatie E-mailadres per contactpersoon Telefoonnummer per contactpersoon Afdeling of functie van contactpersoon Vrije velden mogelijk voor contactpersonen Meerdere contactpersonen per relatie







224


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.11. Relatiebeheer administratie (CRM) 3.6.11.1. Pakketeigenschappen 3.6.11.1.05. Correspondentie Vraag Templates voor brieven Brieven vanuit systeem aan te maken Koppeling met WORD via OLE Mailingfaciliteit Selecties op meerdere velden (bij mailing) Koppeling spraakherkenning (zo ja, aangeven met welke systemen) Accorderen mogelijk (voor verzending van een brief)



Mailingfaciliteit Per brief Per fax Per e-mail Per sms Registreren mailingacties Registreren response Algemene toelichting leverancier




225


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.11. Relatiebeheer administratie (CRM) 3.6.11.1. Pakketeigenschappen 3.6.11.1.06. Digitaal dossier Vraag Historie bestellingen/diensten aan relatie







226


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.11. Relatiebeheer administratie (CRM) 3.6.11.1. Pakketeigenschappen 3.6.11.1.07. Postregistratie en e-mail Vraag Registratie inkomende correspondentie (met opslag van of koppeling naar brondocument) Registratie uitgaande correspondentie (met opslag van of koppeling naar brondocument) E-mail ontvangen door pakket E-mail verzenden door pakket Registratie telefoongesprekken







227


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.11. Relatiebeheer administratie (CRM) 3.6.11.1. Pakketeigenschappen 3.6.11.1.08. Agenda Vraag Registratie bezoeken Koppeling agendabeheer Autom. synchronisatie afspraken agendabeheer Persoonlijke agenda raadplegen Inzage in agenda van anderen







228


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.11. Relatiebeheer administratie (CRM) 3.6.11.1. Pakketeigenschappen 3.6.11.1.09. Koppelingen Vraag Declaraties (zo ja, graag specificeren welke toepassingen) Digitaal dossier (zo ja, graag specificeren welke toepassingen) Documentbeheer (zo ja, graag specificeren welke toepassingen) Financiële administratie (zo ja, graag specificeren welke toepassingen) (Management)rapportage (zo ja, graag specificeren welke toepassingen) Office toepassingen (zo ja, graag specificeren welke toepassingen) CTI software (zorgt voor verbinding tussen telefooncentrales en applicatie, zo ja, graag specificeren welke toepassingen) Overige koppelingen (zo ja, graag specificeren welke toepassingen)







229


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.11. Relatiebeheer administratie (CRM) 3.6.11.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.11.2.01. Accountancy Vraag Accountancy specifieke gegevens (fiscale nummers, rechtsvorm) Registratie van relaties van klanten (notaris, banken)







230


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.11. Relatiebeheer administratie (CRM) 3.6.11.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.11.2.02. Advocatuur Vraag Registratie specifieke relatiesoorten (cliënten, advocaten, tegenpartijen) Controle op tegengestelde belangen Koppeling dossieradministratie Koppeling adressendisk KSU Brief aan relatie maken zonder dossier







231


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.12. Ledenadministratie 3.6.12.1. Pakketeigenschappen 3.6.12.1.01. Functies Vraag Antwoord leverancier Kunnen Facturen, oftewel contributienota’s vervaardigd worden? Kent het pakket een openstaande posten bewaking? Kan een ledenpas aangemaakt worden met het systeem? Zijn ledenrapportages opgenomen? Kent het pakket een donateuradministratie? Kent het pakket een sponsoradministratie? Beschikt het pakket over een boekhouding? Minimaal bestaande uit een grootboek-, debiteuren- en crediteurenadministratie. Beschikt het pakket over de mogelijkheid van leden selfservice? Beschikt het pakket over een website functie met CMS (Content Management Systeem)? Kent het pakket koppelingen met andere systemen en zo ja welke?






232


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.12. Ledenadministratie 3.6.12.1. Pakketeigenschappen 3.6.12.1.05. Basisgegevens Vraag Antwoord leverancier Worden minimaal de volgende data bijgehouden in het systeem: datum aangemeld, datum afgemeld, aangemeld per en afgemeld per? Worden meerdere contributiesoorten onderscheiden? Kan gewerkt worden met een strippenkaart abonnement? Kent het systeem vrije velden voor aanvullende ledengegevens? Kunnen alle contributiebedragen per ingangsdatum vastgelegd worden? Is een combinatie van contributiebedragen mogelijk? Bijvoorbeeld bij meerdere leden uit één gezin of bij meerdere lidmaatschappen per persoon.


Lidmaatschap Is onderscheid mogelijk naar persoonlijk- en bedrijfslidmaatschap? Zijn meerdere lidmaatschappen tegelijkertijd mogelijk voor een zelfde persoon of bedrijf? Zijn meerdere leden op één adres mogelijk? Is een gratis lidmaatschap mogelijk? Is een lid naar meerdere selectiecodes in te delen? Kan een lidmaatschap hersteld worden van iemand die in het verleden lid is geweest? Algemene toelichting leverancier




233


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.12. Ledenadministratie 3.6.12.1. Pakketeigenschappen 3.6.12.1.10. Contributienota’s Vraag Kan gewerkt worden met een afwijkend factuuradres? Kan via een derde betaald worden? Bijvoorbeeld een werkgever die een lidmaatschap voor een medewerker voldoet. Kunnen facturen aangemaakt worden door het systeem? Is prolongatie van abonnementen mogelijk? Kan gewerkt worden met verschillende periodes van abonnementen? Bijvoorbeeld per maand, kwartaal en jaar. Biedt het systeem ondersteuning door elektronisch factureren? Zo ja, specificeren op welke wijze. Kunnen betaalbestanden voor telebankieren aangemaakt worden, zoals een bestand voor automatische incasso’s? Kunnen elektronische bankafschriften ingelezen en afgeletterd worden binnen het pakket?



Kunnen ‘Verwinfo’ bestanden verwerkt worden door het pakket? Een ‘verwinfo’ bestand is afkomstig van Equens (regelt betalingsverkeer banken) en bevat informatie over: 1. geweigerde en geannuleerde opdrachten 2. Terugboekingen (storno) van incassoopdrachten 3. Acceptgiro's. Debiteuren betalingswijzen Wordt de betaalwijze acceptgiro’s ondersteund? Wordt de betaalwijze automatische incasso ondersteund? Wordt de betaalwijze op rekening ondersteund? Openstaande postenbewaking Biedt het pakket inzicht in openstaande facturen c.q. contributies? Is inzicht in de betalingshistorie en het betalingsgedrag van leden? Kunnen aanmaningen aangemaakt worden door het systeem? Kent het pakket een automatische koppeling met systemen van een of meer incassobureaus? Zo ja welke systemen en van welke bureaus. Kan binnen het pakket een betalingsregeling vastgelegd worden met daarbij opgave van een gespreide betaling en automatische termijnbewaking? © Onderzoeksbureau GBNED


234






235


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.12. Ledenadministratie 3.6.12.1. Pakketeigenschappen 3.6.12.1.15. Ledenpas en ledenrapportages Vraag Ledenpas Kan een ledenpas op papier gemaakt worden? Kan een (digitale) ledenpas op een kaartje gemaakt worden? Kan een pasfoto opgenomen worden op de ledenpas? Kan een extra ledenpas vervaardigd worden?



Ledenrapportages Kunnen adresetiketten opgevraagd worden met selectie mogelijkheden? Is inzicht in nieuwe leden en afmeldingen per periode? Kan een ledenlijst naar meerdere gezichtspunten opgevraagd worden? Biedt het pakket mailingfaciliteiten? Zo ja welke. Via Word of via een internet nieuwsbrief. Is er inzicht in verzendingen? Bijvoorbeeld van een magazine. Retentiefuncties Kunnen leden die een bepaalde periode afwezig zijn automatisch een e-mail krijgen? Kunnen leden die jarig zijn automatisch bericht krijgen? Kan de gebruiker zelf retentie regels aanmaken? Algemene toelichting leverancier




236


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.12. Ledenadministratie 3.6.12.1. Pakketeigenschappen 3.6.12.1.20. Donateurs en sponsoring Vraag Donateuradministratie Toegezegde donaties registreren? Facturering donaties?



Sponsoring Is contractbeheer aanwezig binnen het pakket t.b.v. sponsoring? Is banner registratie mogelijk? Is facturering van sponsoring mogelijk? Algemene toelichting leverancier




237


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.12. Ledenadministratie 3.6.12.1. Pakketeigenschappen 3.6.12.1.25. Boekhouding Vraag Kent het boekhoudpakket afdelingen? Ten behoeve van het toewijzen van kosten en opbrengsten. Kent het boekhoudpakket budgetten? Zo ja op welk niveau. Is er een kassamodule aanwezig?







238


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.12. Ledenadministratie 3.6.12.1. Pakketeigenschappen 3.6.12.1.30. Internet Vraag Antwoord leverancier Leden self service Kunnen leden hun (leden)gegevens opvragen? Kunnen leden zelf mutaties, zoals een adreswijziging, doorvoeren? Zo ja, specificeren welke soort mutaties. In online aanmelden van nieuwe leden mogelijk? Kunnen leden zelf rapportages samenstellen en zo ja welke? Kunnen leden hun eigen betalingshistorie inzien? Kunnen leden zelf reserveringen maken? Bijvoorbeeld bij een sportvereniging. Ook bijvoorbeeld een vaste tijd of een vaste avond. Graag specificeren welke mogelijkheden het pakket biedt.


Website (CMS) Is sprake van een content managementsysteem om de website te onderhouden? Kunnen zelf pagina’s en menuregels toegevoegd worden? Is een besloten ledendeel aanwezig? Kunnen foto albums opgenomen worden? Is er een integratie met de ledenadministratie? Algemene toelichting leverancier




239


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.12. Ledenadministratie 3.6.12.1. Pakketeigenschappen 3.6.12.1.60. Koppelingen Vraag Antwoord leverancier Kent het pakket uitwisseling van mutaties met sportbonden? Kent het pakket uitwisseling van mutaties met andere organisaties? Zo ja, specificeren welke organisaties. Kent het pakket een koppeling met andere pakketten? Zo ja, specificeren met welke pakketten. Is een import van een ledenlijst mogelijk? Zo ja specificeren op welke wijze en in welke formaten. Is een export van een ledenlijst mogelijk? Zo ja specificeren op welke wijze en in welke formaten.






240


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.12. Ledenadministratie 3.6.12.2. Branchespecifieke eigenschappen 3.6.12.2.01. Sportverenigingen Vraag Is een teamindeling vast te leggen? Is een planbord functie opgenomen? Is een wedstrijdindeling vast te leggen in het systeem?







241


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.13. Projectenadministratie 3.6.13.1. Pakketeigenschappen 3.6.13.1.01. Functies Vraag Begroting (kostenraming) Planning Nacalculatie Facturering Werkorders Urenadministratie Managementinformatie







242


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.13. Projectenadministratie 3.6.13.1. Pakketeigenschappen 3.6.13.1.05. Urenregistratie Vraag Opgave KM (vergoeding) Opgave onkosten (declaraties) Controle op normuren Fiattering ingevoerde urenstaten mogelijk Invoeren uren,km en kosten door medew. Invoeren mutaties via handpalm Controle volledigheid geboekte uren Autorisatie tonen tarieven tijdens invoer







243


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.13. Projectenadministratie 3.6.13.1. Pakketeigenschappen 3.6.13.1.10. Koppelingen Vraag Financiele administratie (zo ja, graag specificeren welke toepassingen) Relatiebeheer (zo ja, graag specificeren welke toepassingen) Inkoop (zo ja, graag specificeren welke toepassingen) Salarisadministratie (zo ja, graag specificeren welke toepassingen) Externe documenten (zo ja, graag specificeren welke toepassingen) Overige koppelingen (zo ja, graag specificeren welke toepassingen)







244


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.13. Projectenadministratie 3.6.13.2. Branchegerichte eigenschappen 3.6.13.1.01. Bouwbranche Vraag Soort projecten BUKLA (burgerwerk en kleine aannemerij) Utiliteitsbouw Woningbouw Weg- en waterbouw Aangenomen werk (vaste prijs) Regiewerk (nacalc.)



Kenmerken Tekeningenregistratie Meer- minderwerk per project Wet Ketenaanspr. administratie De aannemer moet een administratie bijhouden van de onderaanneming, betaalde bedragen en bestede uren. Deel storten op G-rekening. Hoofd- en deelprojecten Meerdere boekingsniveaus (fasen, act. etc) Termijnschema's Gereedmelden Koppelingen Calculatiesysteem Materieeladministratie Voorraadbeheer Acquisitie functies Offertebeheer Prijsafspraken Actieregistratie Klachtenregistratie Raamcontracten Acquisitie > offerte Standaard sjablonen Standaard tekstblokken Spellingcontrole Specificatie materiaal mogelijk Specificatie arbeid mogelijk Uitvoer naar Office toepassing Meerdere offertes per project Meerwerk offertes mogelijk Calculatie (functionaliteit) Calculatie arbeid Calculatie artikelen Uittrekstaat Offertes © Onderzoeksbureau GBNED


245


Meerdere begrotingen (Zowel meerdere versies als bijvoorbeeld inschrijf en werkbegroting) Meerdere kostenniveaus Zoeken op trefwoorden Basis recepten (Meerdere calculatieregels tezamen) Traditionele inschrijfbegroting maken Calculatie > Uitwisselformaten CUF importfunctie CUF exportfunctie SUF (Stabu uitwisselformaat) Calculatie > Inschrijfstaten Zelf aan te passen Afwijken van begroting Meerdere versies Calculatie > Bestekfunctionaliteit Bestekbilbliotheek Stabu (burger en utiliteit) Srw (woningbouw) Srow (onderhoud en woningverbetering) Raw (GWW sector) Automatisch bestek inlezen (diskette) Eigen indeling bestek Calculatie > Materiaal Eigen materiaalbestand Materiaalbestanden van leveranciers inlezen Bestanden leveranciers vanaf internet inlezen Autom. updates bestanden door softwarelev. Calculeren netto materiaalprijzen Calculeren bruto materiaalprijzen Calculatie > Arbeid Tarief per medewerker Tarief per activiteit Tarief per opdrachtgever Tarief per medew, activiteit en opdracht Geldigheidsduur tarieven Herrekenen calc. bij tariefwijziging Begroting (kostenraming) Autom. overnemen uit calculatie Prijzenbestand Begrotingsmutaties bijhouden Status per begrotingsregel Onderverdeling soorten (stelpost, verr.) Aanpassen tarieven Toewijzen aan inkopen Koppeling documenten (tekening, foto) Begroting > Onderdelen Uren begroten Materiaal begroten Materieel begroten © Onderzoeksbureau GBNED


246


Onderaanneming begroten Toevoegen vrije tekstregels Toevoegen stelposten Berekening opslagen (staartkosten) Keuze berekening verkoop- of kostprijs Planning (werkvoorbereiding) Projectplanning Werkopdrachten Inzet materiaal (artikelen) Inzet materieel Inzet personeel Inzet werk derden Inzicht planning over projecten heen Balkenschema Nacalculatie Nacalculatie > muteren Boeken uren Boeken materialen Boeken materieelgebruik Boeken onderaanneming Boeken overige kosten Automatisch boeken opslagen Boeken gefactureerde termijnen Koppeling boekhouding Nacalculatie > opvragen Nacalculatie in bedragen Nacalculatie in aantallen Nacalculatie op scherm Nacalculatie op papier Urenregistratie Koppeling SCAB salarissysteem Koppeling CTB salarissysteem Koppeling ander salarissysteem Opgave ploegensamenstelling Tarief medewerker gebonden Tarief taakgebonden Tarief projectgebonden Mandagenregister (voor WKA) Kopersbegeleiding Registratie kopers Meer- minderwerk per koper Termijnregistratie Rente- en boeteberekening Keuzelijsten Bouwplaats Raadplegen projectgegevens via internet Kosten registreren Uren registreren Voorraadmutaties Inkoopmutaties Gereedmelden © Onderzoeksbureau GBNED


247


Mutaties via internet Facturering Meerdere debiteuren per factuur Specificatie meer- / minderwerk Termijnfacturen Regiewerk facturen met specificatie Bedragen en aantallen aan te passen Tekstregels mogelijk G-rekening met berek. loonbestanddeel BTW verlegd mogelijk Facturering > Documenten Verzamelfactuur (meer projecten op 1 factuur) Deelfacturen (meerdere facturen p/project) Proeffacturen Kopie facturen (achteraf) Acceptgiro's Factuurlayout zelf bepalen Layout per soort factuur (regie, termijn) Koppeling met Office Regiewerk Registreren verbruikt materiaal Registreren bestede uren Aanpassen bedragen Specificatie uren en materiaal op factuur Proeffactuur maken BUKLA Keurmerk BUKLA (Bouwned) Algemene toelichting leverancier




248


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.15. Verhuuradministratie 3.6.15.1. Pakketeigenschappen 3.6.15.1.01. Functies Vraag Verhuuropdrachten vastleggen Verhuurplanning Facturering Onderhoud Rapportage







249


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.15. Verhuuradministratie 3.6.15.1. Pakketeigenschappen 3.6.15.1.05. Algemene kenmerken Vraag Vastleggen te verhuren objecten Koppeling met artikelbestand Vastleggen locatie per object Verwijzing naar handleiding/bediening







250


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.15. Verhuuradministratie 3.6.15.1. Pakketeigenschappen 3.6.15.1.10. Verhuuropdrachten vastleggen Vraag Mogelijkheid van contact betalen Mogelijkheid betalen op rekening Baliefacturering aanwezig Verhuur aan eenmalige relaties Verhuur aan vaste relaties Vastleggen eenmalige kosten Vastleggen borg Vastleggen Identiteitsgegevens huurder







251


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.15. Verhuuradministratie 3.6.15.1. Pakketeigenschappen 3.6.15.1.15. Verhuurplanning Vraag Planning per te verhuren object Planning per groep van objecten Vooruit reserveren object Inzicht vrij/gereserveerd in de tijd







252


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.15. Verhuuradministratie 3.6.15.1. Pakketeigenschappen 3.6.15.1.20. Facturering Vraag Vooraf factureren Achteraf factureren Periodiek factureren (bij verhuur over een langere periode)







253


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.15. Verhuuradministratie 3.6.15.1. Pakketeigenschappen 3.6.15.1.25. Onderhoud Vraag Plannen onderhoud per object Registreren uitgevoerd onderhoud







254


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.15. Verhuuradministratie 3.6.15.1. Pakketeigenschappen 3.6.15.1.30. Rapportages Vraag Omzet per object Omzet per klant Bezettingsgraad per object







255


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.15. Verhuuradministratie 3.6.15.1. Pakketeigenschappen 3.6.15.1.50. Koppelingen Vraag Boekhouding (zo ja, specificeren welke toepassingen) Verkoopadministratie of facturering (zo ja, specificeren welke toepassingen) Point Of Sale (POS) (zo ja, specificeren welke toepassingen) Projectenadministratie (zo ja, specificeren welke toepassingen) Materieeladministratie (zo ja, specificeren welke toepassingen) Activa administratie (zo ja, specificeren welke toepassingen) Voorraadadministratie (zo ja, specificeren welke toepassingen) Onderhouds- / service administratie (zo ja, specificeren welke toepassingen) Overige koppelingen (zo ja, specificeren welke toepassingen)







256


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.16. Onderhoud- / Service administratie 3.6.16.1. Pakketeigenschappen 3.6.16.1.01. Functies Vraag Vastleggen onderhouds/reparatie opdracht Afmelden opdracht Uitbesteden reparaties Prijsopgave Facturering Uitleenregistratie Rapportages







257


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.16. Onderhoud- / Service administratie 3.6.16.1. Pakketeigenschappen 3.6.16.1.05. Vastleggen onderhoud- / reparatie opdrachten Vraag Te repareren product Serienummer, type, e.d. Eventuele (klacht)omschrijving Opdrachtgever Benodigde onderdelen Uit te voeren werkzaamheden Indicatie garantie opdracht Opmerking intern Opmerking extern (t.b.v. opdrachtgever) Gegevens overnemen verkooporder







258


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.16. Onderhoud- / Service administratie 3.6.16.1. Pakketeigenschappen 3.6.16.1.10. Afmelden opdrachten Vraag Gebruikte onderdelen registreren Uitgevoerde werkzaamheden (activiteit, medewerker, uren) Opmerking intern Opmerking extern Bellijst vervaardigen Bezorglijst vervaardigen







259


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.16. Onderhoud- / Service administratie 3.6.16.1. Pakketeigenschappen 3.6.16.1.15. Facturering Vraag Via verkoopfacturering Via baliefacturering Via Point Of Sale toepassing Via aparte facturering







260


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.16. Onderhoud- / Service administratie 3.6.16.1. Pakketeigenschappen 3.6.16.1.20. Rapportages Vraag Urenstaten Inzicht in declarabel / niet declarabel Inzicht in reparatie historie Status per opdracht Overige rapportages (zo ja, specificeren)







261


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.16. Onderhoud- / Service administratie 3.6.16.1. Pakketeigenschappen 3.6.16.1.25.Uitleenregistratie Vraag Tijdelijk ruilartikel (bij defect, reparatie) Tarieven ruilartikelen







262


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.16. Onderhoud- / Service administratie 3.6.16.1. Pakketeigenschappen 3.6.16.1.30. Koppelingen Vraag Boekhouding (zo ja, specificeren welke toepassingen) Inkoop (zo ja, specificeren welke toepassingen) Voorraadadministratie (zo ja, specificeren welke toepassingen) Verkoop- of POS administratie (zo ja, specificeren welke toepassingen) Overige koppelingen (zo ja, specificeren welke toepassingen)







263


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.17. Werkorderadministratie 3.6.17.1. Pakketeigenschappen 3.6.17.1.01. Functies Vraag Vastleggen werkorders Afmelden van werkorders Facturering Rapportages







264


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.17. Werkorderadministratie 3.6.17.1. Pakketeigenschappen 3.6.17.1.05. Vastleggen werkorders Vraag Opgave van opdrachtgever Opgave benodigde onderdelen Opgave uit te voeren werkzaamheden Opmerking intern Opmerking extern (t.b.v. de opdrachtgever)







265


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.17. Werkorderadministratie 3.6.17.1. Pakketeigenschappen 3.6.17.1.10. Afmelden werkorders Vraag Opgave gebruikte onderdelen Opgave uitgevoerde werkzaamheden (activiteit, medewerker, uren) Opmerking intern Opmerking extern (t.b.v. opdrachtgever)







266


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.17. Werkorderadministratie 3.6.17.1. Pakketeigenschappen 3.6.17.1.15. Facturering Vraag Via verkoopfacturering Via baliefacturering Via Point Of Sale toepassing







267


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.17. Werkorderadministratie 3.6.17.1. Pakketeigenschappen 3.6.17.1.20. Rapportages Vraag Urenstaten Inzicht in declarabel / niet declarabel Inzicht in orderhistorie Inzicht in status orders Overige rapportages (zo ja, specificeren)







268


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.17. Werkorderadministratie 3.6.17.1. Pakketeigenschappen 3.6.17.1.25. Koppelingen Vraag Boekhouding (zo ja, specificeren welke toepassingen) Inkoop (zo ja, specificeren welke toepassingen) Voorraadadministratie (zo ja, specificeren welke toepassingen) Overige koppelingen (zo ja, specificeren welke toepassingen)







269


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.18. Materieeladministratie 3.6.18.1. Pakketeigenschappen 3.6.18.1.01. Functies Vraag Vaste activa administratie Gereedschappenbeheer Keuringen Onderhoud Planning Reserveringen Lokalisering Uitleenregistratie Verhuurregistratie







270


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.18. Materieeladministratie 3.6.18.1. Pakketeigenschappen 3.6.18.1.05. Tarieven en doorbelasten Vraag Tariefafspraken Tariefafspraken naar tijd (overdag,avond) Doorbelasten naar projecten Verhuurafspraken per project







271


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.18. Materieeladministratie 3.6.18.1. Pakketeigenschappen 3.6.18.1.10. Rapportage Vraag Bezettingsoverzichten Resultaat per periode Resultaat per object Historie reparaties







272


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.21. Marketing administratie 3.6.21.1. Pakketeigenschappen 3.6.21.1.01. Functies Vraag Antwoord leverancier Database marketing (Het onderzoeken van bestanden op verbanden, ondermeer bedoeld voor het nemen van strategische beslissingen. Wordt ook aangeduid onder de noemer Analytische CRM) Direct marketing (Software voor direct marketing moet het mogelijk maken om aan een vooraf gedefinieerde selectie van personen of bedrijven een mailing te zenden. Wij maken onderscheid tussen een mailing per brief, per fax en per email. Ook wel aangeduid als email marketing) Telemarketing (Software ter ondersteuning van telefonische verkoopactiviteiten) Marketing campagne Internet (enquete) marketing (Internet inzetten als direct communicatiemiddel met potentiële klant. Internetenquêtes hebben wij onder deze rubriek geplaatst) Marketingplan






273


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.21. Marketing administratie 3.6.21.1. Pakketeigenschappen 3.6.21.1.02. Direct Marketing Vraag Per brief Per fax Per email Opt in: eerst toestemming vragen (Om SPAM, ongewenste email, tegen te gaan kan besloten worden vooraf toestemming te vragen om commerciele emails te zenden) Opt out: niet meer zenden (Ontvanger kan aangeven geen mail meer te willen ontvangen) Per SMS







274


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.21. Marketing administratie 3.6.21.1. Pakketeigenschappen 3.6.21.1.03. Telemarketing Vraag Autom. terugbellen bij in gesprek Belscripts samenstellen Bellijsten samenstellen Ontdubbelen Planning Registratie gesprekken Statistieken en rapportage Direct orders invoeren (telesales)



CTI Koppeling met CTI software (middleware) CTI software die zorgt voor verbinding tussen telefooncentrale(s) en applicaties. Directe koppeling met telefooncentrale(s) Zonder gebruik te maken van CTI software. Algemene toelichting leverancier




275


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.21. Marketing administratie 3.6.21.1. Pakketeigenschappen 3.6.21.1.04. Marketing campagnes Vraag Kosten en opbrengst bijhouden Reacties van relaties vastleggen Planning (Voor coördinatie en sturen van de campagnes). Analyse van resultaten







276


3. Vragen- en controlelijsten 3.6. Pakketsamenstelling 3.6.21. Marketing administratie 3.6.21.1. Pakketeigenschappen 3.6.21.1.05. Internet enquête Vraag Beheer Enquête door gebruiker zelf op te zetten (inclusief vragen en antwoorden) Meerdere enquêtes mogelijk Kopiëren enquêtes mogelijk Beheerder per enquête mogelijk Zelf helpteksten toekennen aan schermen Zelf helpteksten toekennen aan vragen Via eigen webserver Via ASP model



Indeling Layout enquête zelf in te delen (zo ja, specificeren) Stylesheets op te geven door gebruiker (zo ja, specificeren hoe) Meertalig Vragen Groeperen van vragen Gewichten toekennen aan (groep van) vragen Punten per antwoord op vraag Antwoordafhankelijke vragen Deelname Per email uitnodigen voor deelname enquête Andere wijzen uitnodigen deelname enquête Integratie enquête eigen website Openbare enquête Besloten enquête (alleen geautoriseerde deelnemers) Beveiligd berichtenverkeer (SSL) Achteraf corrigeren door bezoekers mogelijk Achteraf corrigeren door beheerder mogelijk Uitvoer en analyse Resultaten continu te raadplegen (dus ook als enquête nog loopt) Resultaten te raadplegen door bezoekers Grafische weergave resultaten Analysemogelijkheden (zoja, graag specificeren) Afdruk enquête op papier Exportmogelijkheden (specificeren, zoals Excel en SPSS) Algemene toelichting leverancier



277





278


4. Thema’s 4.1. Inleiding Op het gebied van administratieve software zijn er ontwikkelingen die betrekking kunnen hebben op meerdere administraties. Zo kan elektronisch factureren betrekking hebben op boekhoudsoftware, maar ook op de verkoop- of ledenadministratie. Enkele van deze ontwikkelingen worden in dit hoofdstuk zelfstandig behandeld, maar zullen feitelijk deel uitmaken van een of meer van de hiervoor genoemde administraties.



279




280


4. Thema’s 4.2. Elektronisch factureren 4.2.1 Inleiding Bij elektronisch factureren maken we onderscheid tussen versturen van facturen en ontvangen van facturen. Bij het verzenden van elektronische facturen ligt het voordeel bij de afzender en bij het ontvangen van elektronische facturen ligt het voordeel ook bij de ontvanger, mits ontvangen facturen automatisch in de administratie worden verwerkt. Bij dit laatste is een aandachtspunt de rekeningen binnen de administratie waarop de factuur wordt geboekt. Elektronisch factureren kan onderdeel uitmaken van standaard administratieve software, zoals een boekhoud- of ERP systeem. Ook worden afzonderlijke systemen aangeboden die uitsluitend zijn gericht op elektronisch factureren. Voor wat betreft boekhoud- en ERP systemen zijn een aantal eigenschappen met betrekking tot elektronisch factureren ook opgenomen bij de betreffende pakketsoorten in de voorgaande hoofdstukken. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen enerzijds het verzenden van facturen en anderzijds het ontvangen van facturen (en verwerken in de administratie). Separate oplossingen op het gebied van elektronisch factureren kunnen betrekking hebben op: 1. Het aanmaken en verzenden van facturen 2. Het inlezen en herkennen van facturen 3. Ondersteunen van het elektronische factuurproces Ad. 1. Het aanmaken en verzenden van facturen Hieronder worden aparte oplossingen verstaan om facturen aan te maken en elektronisch te verzenden. Met name gericht op het MKB zijn er online toepassingen (via internet) waarbij facturen aangemaakt en verzonden kunnen worden. Ook het archiveren en het aanleveren van factuurgegevens aan de boekhouding kan onderdeel uitmaken van deze toepassingen. Dergelijke functies vinden we ook terug in online boekhoudsystemen. Ad. 2. Het inlezen en herkennen van facturen Dit zijn aparte oplossingen om facturen elektronisch in te lezen en daarna te herkennen om te verwerken in de administratie. Facturen worden direct elektronisch ontvangen. Hierna wordt een boekingsvoorstel gedaan op basis van herkenning van de inhoud van de velden op de factuur. Dit is enigszins te vergelijken met het automatisch boeken van elektronische bankafschriften. De facturen zelf worden, veelal in PDF formaat, elektronisch gearchiveerd. Zo kan een ontvangen factuur achteraf weer opgevraagd worden. Een aandachtspunt is of de facturen direct vanuit het boekhoudsysteem opgevraagd kunnen (bijvoorbeeld via de crediteurenadministratie) worden of alleen via een aparte functie. Het behoeft geen betoog dat het direct digitaal ontvangen van facturen efficiënter is dan op papier ontvangen facturen eerst in te scannen (voorloper van elektronisch factureren), alvorens deze verder verwerkt kunnen worden. Ad. 3. Ondersteunen van het elektronische factuurproces Een bijzondere plaats wordt hier ingenomen door Billing Service Providers (BSP’s) die ondersteunende software/diensten leveren met betrekking tot elektronisch factureren. BSP’s vormen meestal de schakel tussen de afzender en ontvanger van de factuur. Een voorbeeld is de Notabox van de Rabobank. Via een BSP kunnen bedrijven facturen elektronisch aanbieden aan de notabox, waarna rekeninghouders bij de Rabobank deze nota’s kunnen opvragen en direct betalen. Ook kan een BSP facturen omzetten in de juiste formaten en aanbieden aan de juiste kanalen. 4.2.1.1 Beveiliging Op basis van het document “Requirements software e-factureren vanuit e-Invoicing Compliance Guidelines”, door Jelle Attema, ECP-EPN, juli 2009 is het volgende over beveiliging van elektronisch factureren opgenomen: Een belangrijke keuze is op welke manier authenticiteit en integriteit worden geborgd. De grootte van de onderneming die facturen verzendt en ontvangt is daarbij van belang: een kleine ondernemer die maar © Onderzoeksbureau GBNED


281


een paar facturen per maand uitstuurt zal andere eisen stellen dan een grote ondernemer met honderden facturen. Om deze reden stellen wij voor om drie typen beveiliging te bieden en bij elk type een variant voor kleine en een variant voor grote ondernemers te kiezen. Deze drie typen zijn: 1. administratieve controles op onbeveiligde faturen. 2. data-level security: niet het transport maar de data zelf zijn beveiligd met een elektronische handtekening. 3. controlled exchange: het transport van de factuur is beveiligd. Ad. 1 Administratieve controles op onbeveiligde faturen Omdat ondernemers allerlei soorten elektronische facturen zullen ontvangen (een onbeveiligde PDF, een PDF met een wachtwoord, via een portal dat alleen met een wachtwoord te beveiligen is tot versleutelde berichten) en de kleinere ondernemers vaak niet zullen investeren in meer geavanceerde vormen van beveiliging, moet het mogelijk zijn om ook onbeveiligde elektronische facturen op een aantal kenmerken te onderzoeken voordat ze worden verwerkt. Het softwarepakket kan bijvoorbeeld een aantal eenvoudige controles uitvoeren, zoals: • • •

Het matchen van factuurgegevens met basisgegevens in de administratie, zoals het adres van de leverancier. Het matchen van factuurgegevens met bijvoorbeeld inkooporders of leveringsbonnen. Wanneer handelspartners nog niet eerder zaken hebben gedaan kan ook gedacht worden aan het uitwisselen van een testfactuur.

Bij grotere aantallen facturen kan gewerkt worden met een periodieke elektronische verzamelfactuur, die een overzicht geeft van alle transacties gedurende een periode, waarmee de ontvanger kan controleren of alle verwerkte facturen op die verzamelfactuur staan. Ad. 2 Data-level security: niet het transport maar de data zelf zijn beveiligd met een elektronische handtekening Bij Data-level security worden de gegevens op een factuur of ander document zo versleuteld dat een ontvanger ze alleen kan lezen, wanneer ze niet zijn veranderd na ondertekening en die alleen geopend kunnen worden als de ontvanger een sleutel van de verzender heeft ontvangen en die sleutel ook werkt. Er zijn twee manieren: self-signed signatures en de geavanceerde elektronische handtekening: Self-signed signatures Self-signed signatures zijn kosteloos en kunnen voor kleine ondernemers geschikt zijn om authenticiteit en integriteit van een factuur aannemelijk te maken. Een self-signed signature kan direct worden aangemaakt met Adobe Acrobat, in MS Word (of misschien ook in het boekhoudpakket). De verzender stuurt de ontvanger na het aanmaken van de handtekening het elektronisch certificaat toe dat hoort bij de elektronische handtekening. Met dat certificaat kan de ontvanger controleren of het document niet is veranderd na ondertekening (integriteit) en of het is ondertekend met hetzelfde certificaat als dat de ontvanger heeft gekregen (authenticiteit). Dat certificaat zal eenmalig worden toegestuurd en alle facturen van deze verzender kunnen met dat certificaat worden gecontroleerd. Voorwaarde is dat de software van de verzender en ontvanger beide moeten kunnen werken met deze self-signed certificaten: om een document te kunnen ondertekenen of om een ondertekend document te kunnen controleren. Wanneer een self-signed certificaat wordt ingetrokken (bijvoorbeeld omdat het certificaat niet meer betrouwbaar is) moeten alle ondernemers die het certificaat hebben ontvangen, daarvan op de hoogte gesteld. Zo'n certificaat zou dan in de administratie van de ontvanger de status "ingetrokken" kunnen krijgen. Voor een groep kleine ondernemers biedt een self-signed certificaat waarschijnlijk voldoende waarborgen. De software moet ondernemers ondersteunen bij het aanmaken, beheren, verzenden en plaatsen van een self-signed signature. Nog eenvoudiger Een wachtwoord op een document is een nog eenvoudiger (en met minder zekerheden omgeven) oplossing. De verzender zet een wachtwoord op het document (PDF, MS-Word). De verzender stuurt het wachtwoord toe aan de ontvanger (waarborg van authenticiteit) en de ontvanger kan de factuur alleen © Onderzoeksbureau GBNED


282


openen met dat wachtwoord (integriteit zal dan ook op andere manieren aannemelijk gemaakt moeten worden, bijvoorbeeld door administratieve controles). Opslag en beheer van wachtwoorden is dan belangrijk: om voor iedere factuur eerst het wachtwoord te moeten opzoeken is een tijdrovend karwei. Geavanceerde elektronische handtekening Net zoals bij een self-signed signature hoort bij zo'n handtekening een certificaat waarmee de ontvanger kan controleren of de factuur niet is veranderd (integer) en authentiek (afkomstig van de verzender) is. Bij de geavanceerde elektronische handtekening zijn de gegevens over zo'n certificaat via internet te controleren: aan wie het is uitgegeven, wanneer en of het nog geldig is. Daardoor kan de computer van de ontvanger bij ontvangst meteen controleren of het certificaat nog geldig is. Een gekwalificeerde geavanceerde elektronische handtekening gaat nog een stapje verder: dan kan alleen iemand een handtekening zetten die persoonlijk bekend is bij de uitgever van de handtekeningen (de Certification Authority) en daar bijvoorbeeld zijn of haar paspoort heeft laten zien. Voor het plaatsen van de handtekening controleert de software de geldigheid van het certificaat en, bij een geavanceerde elektronische handtekening, of de bevoegde persoon de handtekening zet (bv. met een wachtwoord of met behulp van een USB-stick). De ontvanger controleert bij ontvangst integriteit en authenticiteit (via on-line diensten) en moet er voor zorgen dat alle informatie die nodig is om later de handtekening te controleren (ook na archivering) is opgeslagen. Ad. 3 Controlled exchange: het transport van de factuur is beveiligd Bij controlled exchange wordt het transportkanaal dat gebruikt wordt om een factuur van verzender naar ontvanger te versturen, beveiligd. Bij de meest eenvoudige vorm van controlled exchange wordt gewerkt met een beveiligde SSL verbinding om elektronisch berichten uit te wisselen op basis van internet. Het beheer van URL's, wachtwoorden en de controle van certificaten zou de software moeten uitvoeren. Een beveiligde SSL verbinding is trouwens te herkennen aan de prefix “HTTPS” voor een webadres. 4.2.1.2 On-boarding Een belangrijke stap bij het e-factureren is een procedure voor on-boarding: daarin maken handelspartners afspraken over de manier waarop facturen worden uitgewisseld (het formaat, beveiliging), procedures voor het gestandaardiseerd oplossen van problemen (zoals fouten in de factuur, gebruik van debet en credit nota's, reminders), worden gegevens uitgewisseld (url's, wachtwoorden, certificaten) en tenslotte die afspraken getest en de testresultaten gedocumenteerd.



283


4. Thema’s 4.2. Elektronisch factureren 4.2.1. Eigenschappen 4.2.1.1. Functies Vraag Elektronische facturen (uitgaand) aanmaken/verzenden? Elektronische facturen (inkomend) verwerken? Billing Service Provider (BSP)? Zelfstandige eFactureer toepassing? Geheel zelfstandig als eFactureer toepassing te gebruiken, dus bijv. niet alleen als module van een boekhoud- of ERP pakket. Is de toepassing onderdeel van een ander pakket? Zo ja, specificeren welk pakket. Andere software nodig om toepassing te gebruiken? Zo nee, welke andere software is dan vereist.







284


4. Thema’s 4.2. Elektronisch factureren 4.2.1. Eigenschappen 4.2.1.2. Uitgaande facturen aanmaken/verzenden

Ondersteuning berichtenstandaards uitgaand UBL 2.0 (Universal Business Language, ontwikkeld door OASIS) UN/CEFACT (Cross Industry Invoice, ontwikkeld onder de vlag van de VN) GS1 eanCOM HR-XML (Met name voor uitzendbranche en dienstvelenende sector) Ondersteuning andere standaard formaten? Zo ja, specificeren welke formaten.



285


Basisgegevens Wordt er voor de facturering een artikelbestand gebruikt? Of een soortgelijk tarievenbestand op basis waarvan factuurregels opgebouwd kunnen worden. Is een importfunctie voor een artikelbestand aanwezig? Worden artikelen gekoppeld aan een grootboek? Zo ja, specificeren op welke wijze Kan met eenheden gewerkt worden voor de artikelen? Zo ja, specificeren naar: prijseenheid en verpakkingseenheid. Wordt er voor de facturering een klantenbestand gebruikt? Is een importfunctie voor een klantenbestand aanwezig? Is adres/postcode controle mogelijk? Kunnen meerdere BTW tarieven vastgelegd worden met een tarief (percentage) per ingangsdatum? Kan een BTW-nummer geregistreerd worden? Is BTW-nummer controle mogelijk? Voor buitenlandse BTW-nummers. Kan het IBAN (International Bank Account Number) en BIC (Bank Identifier Code) vastgelegd worden bij een klant? Kan een betalingsconditie vastgelegd worden per klant? Kan een kredietlimiet vastgelegd worden per klant en vindt er een kredietwaardigheidcontrole plaats tijdens het invoeren van orders of facturen? Kan gewerkt worden met een munteenheid per klant? Wordt gewerkt met de landen ISO code voor de landaanduiding van de klant? Wordt onderscheid gemaakt tussen een vestigingsadres en factuuradres? Het vestigingadres is dan bijvoorbeeld de fysieke locatie van een bedrijf en het factuuradres een postbus. Kan onderscheid gemaakt worden tussen organisaties en natuurlijke personen bij het vastleggen van klanten? Kan bij een organisatie een contactpersoon met contactgegevens vastgelegd worden? Minimaal naam, telefoonnr en emailadres. Kunnen specifieke gegevens bij een natuurlijk persoon vastgelegd worden? Minimaal: het Burgerservicenummer, voornaam, achternaam, voorvoegsel en voorletters. Voor bijvoorbeeld facturen aan de overheid Kan gewerkt worden met eenmalige debiteuren? Verzendafspraken efacturen (on boarding) Uitnodiging sturen aan cliënten? Om eFacturen te ontvangen. © Onderzoeksbureau GBNED


286


Kan toestemming/weigering per cliënt vastgelegd worden in pakket? Testfactuur kunnen sturen? Zo ja, op welke wijze. Wijze van verzenden facturen vastleggen. Zoals per post, email, web services of self billing. Elektronisch factuuradres vastleggen. Afspraken over formaat vastleggen als factuur elektronisch wordt verzonden. Een bijzonder aandachtspunt daarbij vormen creditnota’s. Prijs- en kortingsafspraken Kunnen de prijzen naar keuze in- of exclusief BTW worden opgegeven? Kunnen de prijzen per ingangsdatum worden vastgelegd? Is het mogelijk om automatisch prijswijzigingen door te voeren? Kunnen prijs- en kortingsafspraken voor debiteuren vastgelegd worden? Zo ja, specificeren op welk niveau. Is vreemde valuta mogelijk? Vastleggen factuur(regels) Kunnen aantallen worden opgegeven? Kunnen eenheden worden opgegeven? Kan de prijs worden opgegeven? Kan dus afgeweken worden van bijvoorbeeld een prijs per artikel. Is een korting per regel mogelijk? Is een korting per factuur mogelijk? Zijn vrije tekst factuurregels mogelijk? In dit geval worden alleen enkele tekstregels opgegeven. Het eventueel factureren van een bedrag moet dan wel via een artikel of tariefcode plaatsvinden. Kunnen offertes vastgelegd worden? Die zijn af te drukken en later om te zetten in een factuur. Kent het pakket regelmatig terugkerende facturen? Bijvoorbeeld periodieke contributie orders. Betalen Kan met automatische incasso worden gewerkt? Is betalen via Ideal mogelijk? Kan met acceptgiro’s gewerkt worden? Is betalen op een andere wijze mogelijk? Zo ja, specificeren op welke wijze. Facturen verzenden Via emailadressering (SMTP) Via webservices (HTTP/SOAP)? (Directe online koppeling administraties afzender en ontvanger) Door de factuur te presenteren op Internet? Via een gespecialiseerde partij, te weten Billing Service Provider (BSP)? Via Digipoort aan de overheid Op papier afdrukken en verzenden? Als de © Onderzoeksbureau GBNED


287


ontvanger geen elektronische factuur wenst te ontvangen. Verzenden op andere wijze? Zo ja, graag specificeren. Waarborgen en beveiliging Archieffunctie facturen aanwezig? (bijvoorbeeld om te kunnen voldoen aan de wettelijke bewaarplicht) Aanmaken factuur als beveiligd PDF document door pakket? Het betreft hier een PDF document dat alleen via een wachtwoord is te lezen. Kan gewerkt worden met een self signed signature? Zowel aanmaken, beheren en plaatsen van een self-signed signature. Kan gewerkt worden met een geavanceerde elektronische handtekening? In tegenstelling tot een self signed signature zijn de gegevens over een elektronische handtekening via internet te controleren. Automatisch retourinformatie factuur ontvangst? Waarbij duidelijk is of de factuur geaccepteerd of geweigerd is. Dit laatste is een belangrijk aandachtspunt voor de AO/IC binnen de organisatie. Is een periodiek afstemoverzicht mogelijk en is dit per cliënt in te stellen? Kan het transportkanaal beveiligd worden (zgn https verbinding)? Is er controle op aanwezigheid van wettelijk vereiste gegevens op de factuur? Is gewaarborgd dat een factuur geen executable code bevat of macro’s bevat? Is er controle op eventueel overeengekomen velden per factuurafnemer? Is er controle op aanwezigheid van (elektronische) handtekening bij het verzenden van een factuur? Is technische validatie aanwezig, zoals XML en EDIT syntax voor het verzenden? Is er een controle op nog te verzenden facturen? Is er controle dat een factuur niet dubbel gezonden kan worden? Is er een signalering als facturen niet binnen de wettelijk daartoe gestelde termijn zijn verzonden? Is het systeem dermate beveiligd dat een definitief verzonden factuur niet aangepast of verwijderd kan worden achteraf? Is er controle dat de factuur volledig en juist wordt verwerkt in de boekhouding? (minimaal grootboek en debiteurenadministratie). Wordt een audittrail bijgehouden vanaf het aanmaken t/m het ontvangen van de factuur door de ontvanger? Als bewijs voor het leveren van de factuur van belang, voor de afzender. Andere waarborgen? Zo ja, specificeren welke waarborgen. Koppelingen en export © Onderzoeksbureau GBNED


288


Koppeling met boekhoudpakket voor opname factuur als journaalpost en openstaande post? Koppeling met systeem voor incasso? Koppeling met andere systemen? (zo ja, specificeren welke systemen) Export klantenbestand (zo ja, specificeren in welk formaat) Export artikelbestand (zo ja, specificeren in welk formaat) Export factuurbestand (zo ja, specificeren in welk formaat) Factuurinformatie Opvragen en versturen kopie facturen mogelijk? CBS aangifte Aangifte ICP (Intracommunautaire Prestaties) mogelijk? Betalingsherinneringen en aanmaningen mogelijk? Factuurhistorie Omzet per relatie Omzet per groep Algemene toelichting leverancier




289


4. Thema’s 4.2. Elektronisch factureren 4.2.1. Eigenschappen 4.2.1.3. Inkomende facturen scannen/herkennen Vraag Antwoord leverancier Ondersteuning berichtenstandaards inkomend UBL 2.0 (Universal Business Language, ontwikkeld door OASIS) UN/CEFACT (Cross Industry Invoice, ontwikkeld onder de vlag van de VN) GS1 eCOM HR-XML (Met name voor uitzendbranche en dienstvelenende sector) Ondersteuning andere standaard formaten? Zo ja, specificeren welke formaten.


Basisgegevens en afspraken Wijze van ontvangst facturen vastleggen? Zoals per post, email, web services of self billing. Elektronisch factuuradres afzender vastleggen? Afspraken over formaat vastleggen als factuur elektronisch wordt ontvangen? Is het mogelijk ongewenste adressen vast te leggen waarvan facturen ontvangen worden? Denk bijvoorbeeld aan spookfacturen. Die laatste kunnen dan bij de poort tegengehouden worden. Wijze van ontvangen en importeren in administratie Via emailadressering Per email met factuur als bijlage? (In Word, PDF of Excel formaat) Via webservices? (Directe online koppeling administraties afzender en ontvanger) Door de factuur te presenteren op Internet? Via een gespecialiseerde partij, te weten Billing Service Provider (BSP)? Via Digipoort? (als ontvanger een overheidspartij is) Ontvangen op andere wijze? Zo ja, graag specificeren. Controle bij ontvangst facturen Controle op technische correctheid factuur? Zo niet dan verwerking stoppen en afzender informeren. Controle op aanwezigheid alle verplichte gegevens van leverancier? (bijvoorbeeld geldende BTW-regels). © Onderzoeksbureau GBNED


290


Als gewerkt wordt met een geavanceerde elektronische handtekening dan deze controleren gedurende de gehele opslagperiode. De geldigheidsperiode van de handtekening is hierbij een aandachtspunt. Controle op masterdata die bijgehouden wordt van de leverancier en signaleren bij afwijkingen? Zoals naam, adres en bankrekeningnr. Kan er een on boarding test uitgevoerd worden? Zeg maar het ontvangen van een testfactuur op elektronische wijze. Is er geautomatiseerd controle mogelijk van de factuuritems met een inkooporder, goederenontvangst, werkbon of een andere (sub)administratie. Verwerken facturen in boekhouding Integratie/koppeling boekhoudsysteem? Zo ja, specificeren welke systemen. Boekingsvoorstel door middel van tekstherkenning? (Scannen/herkennen tekst via OCR). Boekingsvoorstel op basis van ontvangen XML bestand? Wordt het boekingsvoorstel automatisch en intelligent opgebouwd? Bijvoorbeeld op basis van eerder ontvangen facturen, orders of betalingen. Is voorlopig boeken ontvangen facturen mogelijk? (Via tussenrekening, waarbij wel direct de BTW verrekend kan worden). Workflow/routering ontvangen facturen voor goedkeuren? Waarborgen en beveiliging Archieffunctie facturen aanwezig? Waarbij facturen benaderd kunnen worden op factuurnr., crediteurennr. en factuurdatum. (bijvoorbeeld om te kunnen voldoen aan de wettelijke bewaarplicht) Terugkoppeling ontvangstmelding aan afzender? Zo ja, specificeren op welke wijze. Controle op dubbel ontvangen facturen en deze uitsluiten? Blijft de origineel ontvangen factuur intact? Hierbij is van belang dat alle factuurgegevens ook opgeslagen zijn bij de factuur. Is een elektronisch ontvangen factuur eventueel om te zetten naar een leesbaar formaat? Bijvoorbeeld een factuur in UBL-formaat omzetten naar een leesbaar PDF-document. Geldt het bewaren ook voor audittrail en relevante documenten, zoals een inkooporder, ontvangstbon en fiattering van levering en factuur. Andere waarborgen? Zo ja, specificeren welke waarborgen. Algemene toelichting leverancier © Onderzoeksbureau GBNED


291





292


4. Thema’s 4.2. Elektronisch factureren 4.2.1. Eigenschappen 4.2.1.4. Ondersteunen factuurproces (als Billing Service Provider - BSP) Vraag Facturen doorzenden als service provider. (Als serviceprovider fungeren tussen aanbieders en afnemers van facturen) Facturen op internet presenteren. (Electronic Bill Presentment Payment - EBPP) Facturen op website aanbieder kunnen presenteren. Facturen omzetten van afzender naar ontvanger (het converteren van de factuurformaten van afzender naar ontvanger). Koppelen aan betalen. (Zo ja, op welke wijze) Functie van factuurarchief aanwezig? Roaming service aanwezig? Afspraken met andere BSP’s over onderling doorsturen van facturen. Zo ja met welke BSP’s. Andere functies die geboden worden? (Zo ja, specificeren)







293




294


4. Thema’s 4.3. XBRL XBRL staat voor “eXtensible Business Reporting Language” en is een open op XML gebaseerde standaard voor het rapporteren over bedrijfsinformatie. Het SBR-Programma is de wijze waarop de Nederlandse overheid XBRL gebruikt om te komen tot standaard gegevensuitwisseling tussen ondernemers (meestal via hun intermediairs) en overheid. Vanuit de overheid gaat het op dit moment om gegevensuitwisseling met: Belastingdienst (aangiftes OB, ICP, VPB en IB), Kamers van koophandel (het deponeren van de jaarrekening) en het CBS (statistieken). Het SBR-Programma kent haar oorsprong in 2004 onder de naam Nederlands Taxonomie Project (NTP) in opdracht van de ministeries van Financiën en Justitie. In de loop van 2009 is het NTP verder gegaan onder de naam Standard Business Reporting (SBR) programma. En sinds oktober 2009 zijn de projectactiviteiten van het SBR-Programma onderdeel van Logius (voorheen bekend als GBO.Overheid). De overheidsinbreng in het SBR Programma wordt aangestuurd door de SBR stuurgroep onder voorzitterschap van de Secretaris-Generaal van Economische Zaken en met leden op het niveau van Directeuren-Generaal en de leiding van de betrokken uitvoeringsorganisaties. In 2009 hebben vertegenwoordigers van Rabobank, ABN AMRO bank en ING overeenstemming bereikt over samenwerking met de overheid met het oog op toepassing van de Standard Business Reporting aanpak voor het kredietrapportageproces. Generieke Procesinfrastructuur Om financiële gegevens uit te wisselen met overheidsorganisaties als de Belastingdienst, KvK en CBS is vanuit de overheid Digipoort tot stand gekomen. Om via Digipoort te kunnen communiceren zijn generieke koppelvlakspecificaties openbaar gemaakt. Deze laatste specificaties zijn uitgewerkt als webservices, zijnde een op internet gebaseerde techniek om gegevens tussen systemen uit te wisselen. Uitwisseling van financiële gegevens met de Belastingdienst (denk aan aangifte OB, IB, VPB en LB) gebeurde al op basis van de zgn. BAPI interface (koppelvlakspecificaties van de Belastingdienst). Enerzijds zullen softwareleveranciers van financiële toepassingen zelf de webservices inbouwen om direct te kunnen communiceren met systemen van de overheid en anderzijds zijn er nieuwe partijen, 'aangeduid als 'XBRL service providers', die als tussenstation gaan fungeren. Op deze laatste wijze hoeven leveranciers van financiële toepassingen alleen maar (XBRL)berichten aan te leveren aan de service providers. Deze laatste zorgen dan voor de communicatie met de overheden. Analoog aan Digipoort hebben de banken eigen webservices ontwikkeld voor het uitwisselen van kredietrapportages. Administraties XBRL berichten (ook wel ‘instance documents’ genoemd) kunnen aangeleverd worden vanuit meerdere administraties. De aangifte omzetbelasting wordt meestal aangeleverd vanuit de boekhouding. De aangiftes IB (inkomstenbelasting) en VPB (vennootschapsbelasting) worden meestal aangeleverd vanuit speciale fiscale aangiftesoftware. De jaarrekening voor de KvK wordt meestal aangeleverd van de boekhouding of speciale rapportagesoftware voor het samenstellen van de jaarrekening. De opgaven aan het CBS worden aangeleverd vanuit de boekhouding of andere administraties. De kredietrapportage wordt aangeleverd vanuit de boekhouding of speciale rapportagesoftware. Bij de financiële administratie (boekhouding) zijn, voor zover van toepassing, eigenschappen in relatie tot XBRL genoemd in hoofdstuk 3.6.02.1.18 “Uitwisseling financiële gegevens” van deze leidraad. Voor uitgebreide informatie over XBRL in relatie tot het SBR-Programma in Nederland wordt verwezen naar het “XBRL Handboek”. Via de website www.xbrlhandboek.nl te verkrijgen. © Onderzoeksbureau GBNED


295




296


5. Bronnen • • •

ICAEW Accredited Products Scheme, door Institute of Chartered Accountants in England and Wales . Marktanalyse: software voor Accountantskantoren 2006, door onderzoeksbureau GBNED. XBRL Handboek voor intermediairs, uitgave 2009, door XBRL voor Accountants en onderzoeksbureau GBNED.



297

Leidraad voor het testen, beoordelen en certificeren van administratieve software

Recommend Documents