Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Afdeling Jeugd Arenbergstraat 9 ▪ 1000 Brussel
[email protected]
Leidraad voor het opmaken van het werkingsverslag van een landelijk georganiseerde jeugdvereniging Deel 1: Formulier werkingsverslag In het formulier vult u algemene gegevens in over uw vereniging en over het personeel van uw vereniging. Het formulier moet worden ondertekend door minstens één lid van de raad van bestuur die daartoe gemachtigd is.
Deel 2: Aantonen van de gerealiseerde modules In dit onderdeel toont de organisatie aan dat ze voldoet aan de minimale subsidiërings- of erkenningsvoorwaarden zoals bepaald in artikel 9 van het decreet van 20 januari 2012 houdende een vernieuwd jeugd- en kinderrechtenbeleid. Om als landelijk georganiseerde jeugdvereniging te worden erkend, moet de vereniging zes keer een module realiseren. Wie als landelijk georganiseerde jeugdvereniging gesubsidieerd wordt, toont de realisatie van 3 modules aan. Die modules zijn: - Begeleiden van lokale jeugdwerkinitiatieven - Activiteitenaanbod voor de jeugd - Vorming van jeugdwerkers De vereniging kan jaarlijks kiezen welke modules worden ingebracht. Er is één beperking: de module ‘begeleiden van lokale jeugdwerkinitiatieven’ kan ten hoogste driemaal worden ingebracht door erkende landelijk georganiseerde jeugdverenigingen en maximaal tweemaal door gesubsidieerde landelijk georganiseerde jeugdverenigingen.
Module 1: Begeleiding van lokale jeugdwerkinitiatieven Voor de voorwaarden waaraan deze module moet voldoen, raadpleeg de ‘Leidraad voor het aantonen van de modules als landelijk georganiseerde jeugdvereniging’: http://www.sociaalcultureel.be/jeugd/landelijk_indiendata.aspx 1) Geef aan hoeveel keer u deze module wenst in te brengen.
1
2) Geef schematisch per ingebrachte module de begeleidingen weer aan de hand van tabellen
volgens het model dat de afdeling Jeugd hiervoor in het Excel-sjabloon ter beschikking stelt. U toont per module aan dat u voldoet aan de provinciale spreiding en u geeft aan welke afdelingen/lokale jeugdwerkinitiatieven u bereikte. Als de vereniging deze module verschillende keren wil realiseren, dan wordt het aantal actieve lokale afdelingen of jeugdwerkinitiatieven in evenredige mate vermeerderd. De provinciale spreiding wordt aangetoond per keer dat de module wordt gerealiseerd. MODULE 1: BEGELEIDING VAN LOKALE JEUGDWERKINITIATIEVEN Antw erpen Naam lokaal Soort begeleiding jeugdw erkinitiatief of begeleiding individuele intervisie op maat coaching traject afdeling
Vlaams-Brabant
Brussels Hoofdstedelijk Gew est
Limburg
Oost-Vlaanderen
West-Vlaanderen
Soort begeleiding
Soort begeleiding
Soort begeleiding
Soort begeleiding
Soort begeleiding
begeleiding op maat
individuele coaching
intervisie traject
begeleiding op maat
individuele coaching
intervisie traject
begeleiding op maat
individuele coaching
intervisie traject
begeleiding op maat
individuele coaching
intervisie traject
begeleiding individuele op maat coaching
intervisie traject
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
3) Geef aan waar de voorwaarden, waaronder lokale jeugdwerkinitiatieven lid kunnen worden
van de verenging, alsook het aanbod aan de lokale jeugdwerkinitiatieven, worden gepubliceerd (via een link, een brochure,…). Daarnaast beschikt de vereniging over een overzichtslijst met de data waarop de lokale jeugdwerkinitiatieven hun lidgeld betaalden. Deze lijst moet niet bij het werkingsverslag gevoegd worden, maar moet beschikbaar zijn op het secretariaat van de vereniging. 4) Geef bijkomende uitleg per lokaal jeugdwerkinitiatief:
-
Naam – gemeente – adres – naam en telefoonnummer en/of e-mailadres contactpersoon - aantal leden Beschrijf de wijze waarop de afdeling in kwestie effectief werd bereikt. Vermeld daarbij expliciet de vorm van begeleiding (begeleiding op maat, individuele coaching, intervisietraject). Geef naargelang de vorm van begeleiding volgende gegevens: o
o
o
Begeleiding op maat: doel, inhoud, datum, plaats, duur (met duidelijke vermelding van begin- en einduur), de naam van het lokale jeugdwerkinitiatief dat de begeleiding op maat kreeg, en de naam van de leden van dit lokale jeugdwerkinitiatief die de begeleiding op maat bijwoonden. Individuele coaching: doel, inhoud, datum, plaats, duur (met duidelijke vermelding van begin- en einduur), de naam van het lokale jeugdwerkinitiatief en de naam van de verantwoordelijken van het lokale jeugdwerkinitiatief die de coaching hebben gevolgd. Intervisietraject: een document waarin de opzet van het intervisietraject wordt toegelicht, een overzicht van de sessies (met per sessie een duidelijke vermelding van datum, plaats en begin- en einduur en een korte inhoud), per sessie een overzicht van de deelnemende lokale jeugdwerkinitiatieven en de namen van de deelnemers per
2
jeugdwerkinitiatief ( let op: elk lokaal jeugdwerkinitiatief dient aan minimaal 3 sessies van minstens 2 uur deel te nemen) alsook een verslag van de intervisie.
Module 2: Activiteitenaanbod voor de jeugd Voor de voorwaarden waaraan deze module moet voldoen, raadpleeg de ‘Leidraad voor het aantonen van de modules als landelijk georganiseerde jeugdvereniging’: http://www.sociaalcultureel.be/jeugd/landelijk_indiendata.aspx 1) Geef aan hoeveel keer u deze module wenst in te brengen. 2) Geef schematisch per module de ingebrachte initiatieven weer aan de hand van tabellen
volgens het model dat de afdeling Jeugd hiervoor in het Excel-sjabloon ter beschikking stelt. Indien u de module meerdere keren realiseert, schrijft het decreet niet voor hoe u de initiatieven over de modules dient te verdelen, u kan dit bijgevolg vrij kiezen, op voorwaarde dat elke module voldoet aan de vereiste minimumnormen. Let op: wanneer u één keer deze module wil inbrengen, moet u bewijzen dat u deze hebt gerealiseerd door middel van minstens 10 initiatieven. Indien de module meerdere malen wordt gerealiseerd, dan wordt het aantal deelnemersuren in evenredige mate vermeerderd. Het minimumaantal van 10 initiatieven verhoogt niet. De provinciale spreiding moet per keer dat u de module inbrengt worden aangetoond.
Activiteit 1 Activiteit 2 Activiteit 3 Activiteit 4 Activiteit 5 Activiteit 6 Activiteit 7 Activiteit 8 Activiteit 9 Activiteit 10
TOTAAL
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Aantal begeleiders van de eigen vereniging
uren Totaal aantal deelnemers
W-Vl Deelnemersuren prov.
W-Vl Aantal deelnemers uit prov.
O-VL Deelnemersuren prov.
O-Vl Aantal deelnemers uit prov.
Deelnemersuren prov. Limburg
Aantal deelnemers uit prov. Limburg
Deelnemersuren Brussels HG
Aantal deelnemers uit Brussels HG
Vl-Brabant Deelnemersuren prov.
Vl-Brabant Aantal deelnemers uit prov.
Deelnemersuren prov. Antwerpen
Aantal deelnemers uit prov. Antwerpen
Aantal aanwezige deelnemers
Aantal uren activititeit
Activiteit+ datum+ plaats
MODULE 2- ACTIVITEITENAANBOD VOOR DE JEUGD
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0
0
0
0
0
0
0
175
175
60
175
175
175
1250
3) Geef bijkomend uitleg per initiatief:
-
Beschrijf het doel, de inhoud en het verloop (programma) van het initiatief (met duidelijke vermelding van begin- en einduur); Geef aan of er sprake is van een samenwerkingsverband tussen verenigingen binnen het decreet. Zo ja, dan bezorgt u de datum dat de melding hierover aan de afdeling Jeugd werd verzonden. 3
Bij gelijkaardige initiatieven mag u voor doel, inhoud en verloop naar de omschrijving bij het eerste initiatief verwijzen.
Module 3: Vorming van jeugdwerkers Voor de voorwaarden waaraan deze module moet voldoen, raadpleeg de ‘Leidraad voor het aantonen van de modules als landelijk georganiseerde jeugdvereniging’: http://www.sociaalcultureel.be/jeugd/landelijk_indiendata.aspx 1) Geef aan hoeveel keer u deze module wenst in te brengen. 2) Geef schematisch de ingebrachte modules weer aan de hand van tabellen volgens het model
dat de afdeling Jeugd hiervoor in het Excel-sjabloon ter beschikking stelt. Indien u de module meerdere keren realiseert, schrijft het decreet niet voor hoe u de initiatieven over de modules dient te verdelen, u kan dit bijgevolg vrij kiezen, op voorwaarde dat elke module voldoet aan de vereiste minimum normen. Let op: wanneer u één keer de module wil inbrengen, toont u aan dat u deze hebt gerealiseerd door middel van minstens 10 initiatieven. Indien de module meerdere malen wordt gerealiseerd, dan wordt het aantal vormingsuren (minimaal 75 vormingsuren per module) in evenredige mate vermeerderd. Het minimumaantal van 10 initiatieven verhoogt niet. De provinciale spreiding moet per keer dat u de module inbrengt worden aangetoond.
Vorming 1 Vorming 2 Vorming 3 Vorming 4 Vorming 5 Vorming 6 Vorming 7 Vorming 8 Vorming 9 Vorming 10
TOTAAL
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0
0
0
0
0
0
0
75
75
75
25
75
75
75
3) Geef bijkomend uitleg per initiatief:
-
Beschrijf de doelgroep; Beschrijf het doel, de inhoud en het verloop (programma) (met duidelijke vermelding van begin- en einduur); Geef aan of er sprake is van een samenwerkingsverband tussen verenigingen binnen het decreet. Zo ja, dan bezorgt u de datum dat de melding hierover aan de afdeling Jeugd werd verzonden. 4
Aantal begeleiders van de eigen vereniging
uren Totaal aantal deelnemers
W-Vl Deelnemersuren prov.
W-Vl Aantal deelnemers uit prov.
O-VL Deelnemersuren prov.
O-Vl Aantal deelnemers uit prov.
Deelnemersuren prov. Limburg
Aantal deelnemers uit prov. Limburg
Deelnemersuren Brussels HG
Aantal deelnemers uit Brussels HG
Vl-Brabant Deelnemersuren prov.
Vl-Brabant Aantal deelnemers uit prov.
Deelnemersuren prov. Antwerpen
Aantal deelnemers uit prov. Antwerpen
Aantal aanwezige deelnemers
Aantal uren vorming
Onderwerp+ datum+ plaats
MODULE 3: VORMING VOOR JEUGDWERKERS
Bij gelijkaardige initiatieven mag u voor doel, inhoud en verloop naar de omschrijving bij het eerste initiatief verwijzen.
Deel 3: Aantonen van de voorwaarden uit de subsidieovereenkomst 2014-2017 Om dit aan te tonen, vertrekt u van de subsidieovereenkomst zoals afgesloten met uw vereniging. Per doelstelling waarvan de uitvoering in 2015 werd voorzien, toont u de realisatie van de opgesomde indicatoren aan. Indien de indicatoren verwijzen naar gerealiseerde modules, dan schrijft u duidelijk over welke module het gaat. Indien u er niet in geslaagd bent een indicator te realiseren, motiveer dan waarom deze niet werd gerealiseerd.
Deel 4: Financiële verslaggeving De vereniging dient ook een financieel verslag over het werkingsjaar 2015 in. Dit moet volgende elementen bevatten: -
Het financieel verslag van het werkingsjaar 2015. Hiervoor gebruikt u het Excelformulier ‘financieel verslag 2015’.
-
Het verslag van een extern accountant of bedrijfsrevisor. Extern wil zeggen dat deze accountant of bedrijfsrevisor niet betrokken is bij de werking van de vereniging. Het bevat een verslag van de werkzaamheden en besluiten van de bedrijfsrevisor of extern accountant en een verwijzing naar het decreet op basis waarvan uw vereniging subsidies ontvangt en de brief die u van de afdeling Jeugd hebt gekregen met het voorziene subsidiebedrag 2015.
5
