HET OPMAKEN VAN EEN LIJST VAN DE VERGADERLEDEN

Verantwoordelijke: ……………………

HET OPMAKEN VAN EEN LIJST VAN DE VERGADERLEDEN Maak een word-document volgens het voorbeeld hieronder. Vraag de gegevens van de vergaderleden op. Zorg ervoor dat het document beschikbaar is aan de ingang van de vergaderzaal bij de persoon die instaat voor de ontvangst. Hij/zij zal ook mensen die zich vooraf verontschuldigen reeds op deze lijst aanduiden

TITEL VERGADERING Aanwezigheidslijst: Naam

Aanwezig

Afwezig

Reden afwezigheid


VASTLEGGEN VAN PLAATS EN TIJDSTIP Overleg met de persoon die de vergadering belegt Reserveer de locatie en het lokaal! Let daarbij op: o ventilatie, daglicht; o bereikbaarheid; o mogelijkheid om de gewenste zaalschikking te bekomen; o mogelijkheid tot parkeergelegenheid; o mogelijkheid tot presentatie o mogelijkheden tot verduistering Plan zowel de aanvang als het einde van de vergadering


ONTVANGST VERGADERLEDEN Je zou op voorhand een lijst van de vergaderleden van je collega gekregen moeten hebben + een overzicht van de plaatsverdeling. Zorg dat je minstens 15 minuten voor de aanvang van de vergadering aanwezig bent (er kunnen immers altijd mensen ruim te vroeg zijn); je aan de ingang van de vergaderruimte ofwel een tafeltje hebt om op te schrijven ofwel een klembord; er maar één toegang is zodat er geen vergaderleden de vergaderruimte kunnen binnenkomen zonder dat je het beseft; indien de vergadermappen niet klaarliggen op de plaatsen van de leden, moeten ze wel aanwezig zijn bij de ingang; spreek eventueel met een collega af dat hij/zij de plaatsen aan de vergaderleden aanwijst. Hij/zij: o vraagt naar de naam en de organisatie (bijvoorbeeld bedrijf) van de bezoeker; o reikt de vergadermap aan; o meldt de persoon aan (publiekelijk of voorstellen aan andere leden); o neem bij de aanvang van de vergadering zelf de aan- en afwezigheden op; maak afspraken i.v.m. de vestiaire en deel dit mee aan de gasten; blijf nog minstens een kwartiertje op post voor eventuele laatkomers.

Verantwoordelijke: …………………

OPMAKEN VAN DE AGENDA De agenda wordt op voorhand opgemaakt samen met de persoon die de vergadering belegt. De agenda bevat: verwelkoming aanwezigen; verontschuldigde afwezigen; goedkeuring vorig verslag; opsomming van de agendapunten en timing van de vergadering; eigenlijke agendapunten; afspraak nieuwe datum nieuwe vergadering; taak tegen volgende vergadering; reeds afgesproken agendapunten voor volgende vergadering; afscheidswoordje.


CONTACTEREN VAN DE VERGADERLEDEN De officiële benaming voor deze bijeenroeping van de vergadering is ‘convocatie’. De convocatie omvat: inleiding plaats en tijdstip van samenkomst (soms kan een stadsplannetje erg handig zijn en/of reeds aangeven dat er pijlen zullen hangen met de volgende titel: …) agenda slot Maak deze convocatie op volgens de BIN-normen!


VERGADERMAPPEN KLAARMAKEN Sommige bedrijven hebben vergadermappen in voorraad en vaak ook een balpen met daarop de naam van het bedrijf. Moet je zelf een vergadermap voorzien, maak dan een afspraak met de verantwoordelijke van de vergadering: kleur, dikte papier, kwaliteit, laten bedrukken, … Leg de vergadermappen klaar ofwel op naam bij de ingang ofwel op de zitplaats van de persoon (erg handig als er naamkaartjes staan). De vergadermap omvat: een titelblad voor de map: firma, logo, titel, … een kopie van de uitnodigingsbrief; een lijst van de deelnemers; eventueel: documentatie bij de agendapunten; blanco papier (eventueel kunnen de agendapunten hier al voldoende gespreid op staan zodat de deelnemer kan noteren)


BEWEGWIJZERING Maak een pijl die je zal ophangen die dag om binnen de gebouwen de weg verder aan te geven. Zorg ervoor dat: - het materiaal stevig genoeg is; - er een herkenbaar logo op staat; - er twee pijlpunten aan zijn (zodat je in functie van de plaats de overbodige pijlpunt kunt wegknippen); - de titel kort en krachtig is (Bijvoorbeeld: congres: veiligheid); - de letters voldoende groot zijn ( Bijvoorbeeld ‘Congres:’ linksboven en ‘Veiligheid’ in het midden, één cm groot per meter leesafstand geldt als norm).


KLAARZETTEN VAN DE ZAAL Bereid een schikking voor en voer ze uit ruim voor de eerste gast. Hou rekening met: plaats van de voorzitter; spreker, … plaats van de vergaderleden (mogelijke schikkingen vind je in module 6 op de blz. 34) plaats van de verslaggever presentatiemateriaal: beamer + laptop, flip-over, overhead, … mogelijkheden tot verduistering plaats voor tafel met drankjes en hapjes


MAKEN VAN NAAMKAARTJES De naamkaartjes vermelden: naam; functie; logo (bescheiden). Zorg dat ze goed kunnen staan: goede dikte papier + goed geplooid.


OPSTELLEN VERSLAG Spreek met de verantwoordelijke af wat er precies van het verslag verwacht wordt. Theoretisch zijn er drie mogelijkheden: de opsomming: de verslaggever geeft in korte punten weer welke zaken er in de vergadering besproken worden; het analytisch verslag: alle belangrijke dingen, die op de vergadering gezegd werden, moeten in het verslag voorkomen; het woordelijk verslag: door middel van bandopname (bandrecorder, dictafoon of audiorecorder) wordt alles letterlijk weergegeven. Ben je bij de vergadering aanwezig, noteer dan steeds de eerste woorden van elke spreker. Het is later dikwijls niet zo eenvoudig om te weten welke stem van welke persoon afkomstig is. Zorg ervoor dat: je uit het bovenstaande een duidelijke keuze hebt gemaakt; je de agenda goed kent; je papier en degelijk schrijfgerei hebt (zelfs reserve); je een onderscheid maakt tussen hoofd- en bijzaken; je snel van je kladversie een netversie maakt (informatie kan vlug vervagen, je gaat moeilijker uit je eigen notities wijs raken); je veel aandacht besteedt aan de correcte inhoud en de juiste vormgeving; je het verslag eens laat nalezen (liefst door een vertrouwenspersoon die bij de vergadering aanwezig was). Een goed verslag maken is niet zo makkelijk. In sommige gevallen kan je een tweede persoon vragen om een verslag te maken. Je kan hem/haar vragen om jouw netversie grondig te vergelijken met zijn/haar kladversie.


UITTIKKEN EN VERZENDEN VAN VERSLAG Uiteraard wordt deze taak het best uitgevoerd door de persoon die het verslag maakte. Op zijn minst is hier nauw overleg noodzakelijk. Dit verslag bevat: het woordje verslag een titel = dezelfde naam als de vergadering heeft; datum en plaats van de vergadering; aan- en afwezigen; alle agendapunten en de bespreking ervan; afspraak nieuwe datum nieuwe vergadering; taak tegen volgende vergadering; reeds afgesproken agendapunten voor volgende vergadering; afscheidswoordje. Kopieer het verslag in een voldoende aantal exemplaren! Bezorg de verslagen met de interne postbedeling of mail in je bedrijf of verzend ze via post of mail naar externen.


PAUZE ORGANISEREN Naargelang de grootte van je organisatie kan je hierin een meer organiserende en delegerende rol hebben of niet. In kleinere organisaties zal je dit echter zelf moeten uitvoeren. Spreek af met de verantwoordelijke wat er precies van de pauze wordt verwacht. Maak afspraken over of voer zelf uit: bedenk wat je zal voorzien: koffie, thee, fruitsap, een droog koekje, broodjes, een toastje of iets origineels … Het moet passen in het volledig opzet: soms is een uitgebreid diner verantwoord. vermijd veel zoeterige zaken of plakkerige bedoeningen; bereken op voorhand de benodigde hoeveelheden.; denk ook aan de aankleding: tafellakens, bloemetje, …; maak afspraken over de plaats, het benodigde materiaal (glazen, koppen, opdienbladen, servetten, …); hou de rekeningen zorgvuldig bij en bezorg ze aan de betrokken dienst; zorg voor een vlotte bediening want meestal duurt een pauze niet zo lang; vergeet ook de opruim, afwas, … niet


OPRUIM De opruim wordt wel eens vergeten. Het is een minder prettige taak. Het wordt helemaal triestig als iedereen wegvlucht, terwijl veel handen het werk licht maken. Het makkelijkst is dat iedereen opruimt wat hij/zij heeft klaargezet.

HET OPMAKEN VAN EEN LIJST VAN DE VERGADERLEDEN

Recommend Documents