Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen Afdeling Jeugd Arenbergstraat 9 ▪ 1000 Brussel E-mail:
[email protected]
Leidraad voor het indienen van een aanvraag voor structurele subsidiëring of erkenning als landelijk georganiseerde jeugdvereniging Deel 1: Inleiding Met deze leidraad willen we u informeren over de mogelijkheden tot erkenning of subsidiëring op basis van het decreet van 20 januari 2012 houdende een vernieuwd jeugd- en kinderrechtenbeleid, dat op 1 januari 2013 in werking trad. Een vereniging die op basis van dat decreet gesubsidieerd of erkend wil worden, kan daarvoor een aanvraag indienen tot uiterlijk 31 mei van het jaar dat voorafgaat aan het jaar waarvoor ze de subsidie of erkenning aanvraagt.
1. Algemene subsidievoorwaarden Allereerst zijn er de algemene voorwaarden waaraan elke vereniging moet voldoen. Die vindt u in artikel 17 van het decreet van 20 januari 2012 houdende het voeren van een vernieuwd jeugd- en kinderrechtenbeleid. -
-
-
Een vereniging zonder winstoogmerk zijn In haar werking de principes en regels van de democratie aanvaarden en tevens de rechten van het kind en het Europees verdrag tot bescherming van de Rechten van de Mens en de fundamentele vrijheden onderschrijven en uitdragen Haar zetel hebben in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad Ervoor zorgen dat alle gegevens die verband houden met de erkennings- en subsidiëringsvoorwaarden op de zetel voorhanden zijn in het Nederlands en die ter beschikking stellen voor onderzoek door de administratie De bevoegdheden die wettelijk toekomen aan de algemene vergadering of aan de raad ven bestuur niet overdragen aan een derde Op zelfstandige wijze de financiën beheren en het eigen beleid bepalen. Dat moet blijken uit het feit dat de vereniging: o Over een eigen secretariaat beschikt dat duidelijk kan worden onderscheiden van elke andere rechtspersoon. Het secretariaat van de vereniging is ondergebracht op de zetel van de vereniging. o Werkgever en opdrachtgever is van haar personeel o De programmering van de vereniging bepaalt en uitvoert o Over een eigen post- of bankrekening beschikt o Activiteiten organiseert of diensten verleent in naam van de vereniging zelf
1
2. Specifieke subsidievoorwaarden Bijkomend zijn er een aantal voorwaarden die specifiek zijn voor een bepaald type van vereniging. Uw vereniging dient te kiezen bij welk type vereniging haar werking het meest aansluit. Types verenigingen (volgens artikel) Landelijk georganiseerd jeugdwerk (artikel 9): om te worden gesubsidieerd moet een vereniging aan jeugdwerk doen met deelnemers uit minstens vier provincies van het Nederlandstalig taalgebied of uit drie provincies van het Nederlandstalig taalgebied en het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad. Dit moet blijken uit haar activiteiten. Vereniging informatie en participatie (artikel 10): om te worden gesubsidieerd moet een vereniging één of meer van de volgende doelstellingen vervullen: - Een kwalitatief informatieaanbod voor of over de jeugd of over de rechten van het kind maken of overbrengen; - Participatieprocessen van de jeugd in het beleid van overheden of instellingen begeleiden, met als doel de jeugd te betrekken bij het opstellen, uitvoeren en evalueren van het beleid van overheden of instellingen; - Mediaproducten door en over de jeugd begeleiden. Cultuureducatieve vereniging (artikel 11): om te worden gesubsidieerd in hoofdzaak tot doel hebben: - De artistieke creativiteit van de jeugd te stimuleren; - De jeugd de taal van de kunsten leren te begrijpen en gebruiken. Onderscheid tussen subsidiëring en erkenning Het decreet maakt een onderscheid tussen subsidiëring en erkenning. Het systeem van subsidiëring is bedoeld als eenmalige opstapmogelijkheid naar een volwaardige erkenning. In beide gevallen ontvangt uw vereniging jaarlijks een vast subsidiebedrag. Indien u kiest voor subsidiëring dan realiseert uw vereniging 3 modules. Deze modules verschillen voor elk van de 3 hierboven vermelde verenigingstypes. Een vereniging landelijk georganiseerd jeugdwerk realiseert andere modules dan een cultuureducatieve vereniging of een vereniging informatie en participatie. Voor uitleg over de modules voor landelijk georganiseerde jeugdverenigingen verwijzen we u naar de volgende bladzijden. Subsidiëring. Dat houdt in dat uw vereniging 3 modules realiseert. -
Een gesubsidieerde vereniging ontvangt een basissubsidie van 55 000 € per jaar. Uw vereniging beslist of ze daarnaast ook een beleidsnota indient om eventueel aanspraak te maken op variabele subsidies (tot maximaal 145 000 € per jaar; het totale subsidiebedrag is dus maximaal 200 000 € per jaar). Zo ja, dan kan u ten vroegste een beleidsnota indienen in de beoordelingsronde die volgt op uw subsidiëring (de informatie over het opmaken van een beleidsnota vindt u in de aparte leidraad voor het opmaken van beleidsnota’s). Jaarlijks is de deadline voor het indienen van een beleidsnota 1 januari.
2
Opgelet: een vereniging kan slechts eenmalig, voorafgaand aan de erkenning en maximaal voor vier jaar, een beroep doen op deze mogelijkheid. De vereniging kan ook beslissen om al eerder over te schakelen van 3 naar 6 modules.
Erkenning. Dat houdt in dat uw vereniging 6 modules realiseert. -
-
Elke erkende vereniging ontvangt een basissubsidie van 80 000 € per jaar. Uw vereniging beslist of ze daarnaast ook een beleidsnota indient om eventueel aanspraak te maken op variabele subsidies. Zo ja, dan kan u ten vroegste een beleidsnota indienen in de beoordelingsronde die volgt op uw erkenning (de informatie over het opmaken van een beleidsnota vindt u in de aparte leidraad voor het opmaken van beleidsnota’s). Jaarlijks is de deadline voor het indienen van een beleidsnota 1 januari. Een erkenning wordt voor onbepaalde duur toegekend door de Vlaamse Regering.
Deel 2: Erkenning of subsidiëring jeugdvereniging (artikel 9)
als
landelijk
georganiseerde
Zie document ‘Leidraad voor het aantonen van de modules als landelijk georganiseerde jeugdvereniging’ http://www.sociaalcultureel.be/jeugd/landelijk_doc/formulieren/20141219_WV2014_LJW_leidr aad-modules.pdf
Deel 3: De stappen van de erkennings- of subsidiëringsprocedure -
De vereniging bezorgt haar aanvraagdossier aan de afdeling Jeugd uiterlijk op 31 mei van het jaar dat voorafgaat aan het jaar waarvoor ze de subsidie aanvraagt. Ze maakt dit dossier op aan de hand van het aanvraagformulier en deze leidraad. Samen met de aanvraag bezorgt de vereniging een activiteitenkalender van de maanden juni en juli van het jaar waarin de aanvraag wordt ingediend, met vermelding van de aard van de activiteit, adres, datum, begin- en einduur van de activiteit. Ze bezorgt vervolgens gedurende de hele procedure maandelijks een dergelijke activiteitenkalender aan de afdeling. De procedure eindigt op 31 december. Wijzigingen aan de activiteitenkalender moeten tijdig, dat wil zeggen voor aanvang van de activiteit, worden doorgegeven aan de afdeling Jeugd.
-
Als de afdeling jeugd vaststelt dat een aanvraag onvolledig is en nog vervolledigd kan worden, vraagt ze voor 15 juni aanvullende gegevens op. De vereniging vervolledigt haar dossier voor 1 juli.
-
Voor 1 september deelt de afdeling Jeugd aan alle verenigingen die een aanvraag indienden mee of hun aanvraag al dan niet ontvankelijk is.
-
Tussen 1 juni en 1 november begeleidt en controleert de afdeling Jeugd alle verenigingen die een ontvankelijke erkennings- of subsidiëringsaanvraag indienden. Ze verstrekt informatie en documentatie en controleert hun activiteiten. Er vindt ten minste ook één algemene controle plaats op de zetel van de vereniging. 3
-
Voor 1 november wordt een eventueel voornemen van niet-erkenning of subsidiëring formeel betekend aan de aanvragende vereniging. De vereniging kan daartegen bezwaar aantekenen binnen vijftien kalenderdagen. Als het bezwaarschrift onontvankelijk is, wordt de vereniging daarvan voor 1 december op de hoogte gebracht.
-
De afdeling Jeugd deelt de vereniging voor 31 december mee of ze al dan niet erkend of gesubsidieerd wordt.
Hoe stelt u uw aanvraagdossier samen? Uw dossier bestaat uit twee delen: deel één gaat over de algemene subsidievoorwaarden, deel twee over de realisatie van de modules. Algemene subsidievoorwaarden Zie artikel 17 van het decreet van 20 januari 2012 A. Beleidsorganen Algemene vergadering Geef de volgende gegevens: • de samenstelling van de algemene vergadering, als volgt: o naam en voornaam o adres o geboortedatum • de vergaderdata van de algemene vergadering in 2014 en 2015 • per vergadering: het aantal aanwezigen Raad van bestuur Geef de volgende gegevens: • de samenstelling van de raad van bestuur als volgt: o naam en voornaam o adres o geboortedatum • de vergaderdata van de raad van bestuur in 2014 en 2015 • per vergadering het aantal aanwezigen
Andere beleidsorganen Vermeld de andere beleidsorganen die eventueel binnen uw vereniging fungeren, welke rol zij vervullen, op welke basis en hoe zij samengesteld zijn.
4
B. Statuten en doelstellingen Als er wijzigingen in de statuten door de algemene vergadering zijn goedgekeurd die nog niet in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd zijn, stuurt u een kopie van die wijzigingen als bijlage bij het subsidiedossier.
C. Financieel beheer en beleid van de vereniging -
Geef het adres van de maatschappelijke zetel en het secretariaat van de vereniging (voeg indien reeds mogelijk een kopie van de huurovereenkomst bij). Vermeld het polisnummer en de maatschappij waarbij een verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid werd afgesloten (voeg een kopie van de polis bij). Voeg een financieel verslag over 2014 van uw vereniging bij, evenals uw begroting voor 2015. De afdeling Jeugd stelt hiervoor een sjabloon ter beschikking. Personeelsbeleid: geef een overzicht van het personeel dat uw vereniging op 30 april 2015 tewerkstelde. Maak een overzicht op volgende wijze: o o o o
Naam en voornaam Statuut (vast contract, tijdelijk contract, gesco en werknemers in bijzondere statuten met specificatie van dit statuut) Wekelijkse opdracht (voltijds, 30 uur, enz.) Functieomschrijving: pedagogisch, administratief of andere opdracht + omschrijving van de opdracht (bijvoorbeeld redactieverantwoordelijke, algemene coördinatie, … .)
Realisatie van de modules In dit hoofdstuk beschrijft u bondig de werking die door uw vereniging werd ontwikkeld in de periode van 1 mei 2014 tot 30 april 2015 en die u wenst in te brengen om in aanmerking te worden genomen voor een erkenning of subsidiëring. Besteed hierbij aandacht aan eventuele thema’s en methodieken die binnen uw vereniging gehanteerd werden en de klemtonen die werden gelegd. Vermeld eerst welke en hoeveel modules (3 voor subsidiëring en 6 voor erkenning) door uw vereniging werden gerealiseerd tussen 1 mei 2014 en 30 april 2015: Module
Aantal keer gerealiseerd
1. Begeleiding van lokale jeugdwerkinitiatieven 2. Activiteitenaanbod voor de jeugd 3. Vorming van jeugdwerkers U toont elke gerealiseerde module aan op basis van stukken zoals in deel 2 bij elke module omschreven staat.
5
Deel 4: Bijlagen In deze leidraad worden een aantal bij te voegen stukken vermeld. Hieronder vindt u een overzicht van de bijlagen die u bij het subsidiedossier moet voegen: -
-
een activiteitenkalender van de maanden juni en juli van het jaar waarin de aanvraag wordt ingediend, met vermelding van de aard van de activiteit, adres, datum, begin- en einduur van de activiteit als er wijzigingen in de statuten door de algemene vergadering zijn goedgekeurd die nog niet in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd zijn, een kopie van die wijzigingen een kopie van de huurovereenkomst van het gebouw waar het secretariaat van uw vereniging gevestigd is een kopie van de polis burgerrechtelijke aansprakelijkheid die uw vereniging heeft afgesloten een financieel verslag 2014 en een begroting 2015, opgesteld volgens het sjabloon van de afdeling Jeugd.
6
