LASTENKOHIER BETREFFENDE DE EXPLOITATIE VAN DE CAFETARIA EN BIJHOREND TERRAS VAN SPORTHAL TER LEIE, HOSPITAALSTRAAT IN MENEN (LAUWE) ARTIKEL 1 Deze concessieovereenkomst regelt de wederzijdse rechten en verplichtingen van het stadsbestuur en de concessiehouder in het kader van de uitbating van de cafetaria van de Sporthal Ter Leie Lauwe. De concessie “cafetaria sporthal” omvat volgende onderdelen: De cafetaria van de sporthal (SH) , gelegen in de Hospitaalstraat 10C in Lauwe, kadastraal gekend Menen 3e afdeling, Lauwe, 3e sectie nr. C0263A, zoals aangeduid op plan in bijlage. Voormelde onroerend goed wordt met het oog op de uitbating ervan als cafetaria door het stadsbestuur ter beschikking gesteld aan de concessiehouder. De concessiehouder verzekert een continue en kwaliteitsvolle uitbating. ARTIKEL 2 Het ingezonden aanbod zal het bedrag vermelden dat, behoudens de indexaanpassing, de aanbesteder zich verbindt maandelijks te betalen gedurende de duur van de concessie. Het minimumbedrag van dit aanbod bedraagt 600 euro per maand. De concessiehouder betaalt de maandelijkse concessievergoeding van … euro op voorhand uiterlijk op de 7de kalenderdag van iedere maand op het rekeningnummer BE82 0000 0500 2368 van stad Menen. Bij het niet tijdig betalen van de vergoeding zal de wettelijk voorziene nalatigheidsintrest aangerekend worden met een minimum van 25 €. ARTIKEL 3 De uitbating gebeurt door de concessiehouder zelf, zonder zich hiertoe op regelmatige basis te laten bijstaan door aangestelden. ARTIKEL 4 De vergoeding wordt verbonden aan de gezondheidsindex van september 2015 (basis 2004 = 100). De aanpassing zal berekend worden volgens de formule: basishuur x nieuwe index (GI sept)/ aanvangsindex (GI augustus 2015). De aanpassing zal gebeuren elk jaar op 1 september. ARTIKEL 5 De concessie gaat in op 1 september 2015, voor een termijn van 9 jaar. Elk der partijen heeft het recht, na iedere periode van 3 jaar, deze overeenkomst te beëindigen mits een vooropzeg van 6 maanden. Zo de opzeg uitgaat van de concessiehouder worden de installaties bedoeld onder art. 9 eigendom van de stad. Zo de opzeg uitgaat van stad Menen verbindt deze zich ertoe de kosten der investeringen bedoeld in art. 9 terug te betalen a rato van 1/3 per nog te lopen periode van drie jaar. Het gaat hier evenwel enkel om de investeringen waarvoor voorafgaandelijk schriftelijk toestemming werd gegeven door stad Menen. Het bedrag der investeringen zal blijken uit de regelmatige facturen die door de concessiehouder zullen dienen neergelegd te worden. Na de termijn van 9 jaar vervalt de concessie automatisch en zonder opzeg op 31 augustus 2024.
1
In gemeenschappelijk overleg tussen de concessiehouder en het stadsbestuur kan ten allen tijde een einde gesteld worden aan de concessie, mits een vooropzeg van 6 maanden. Er kan slechts een vergoeding van de kosten der investeringen bedoeld in art. 9 gebeuren a rato van 1/3 per nog te lopen periode van drie jaar. In onderling overleg tussen de concessiehouder en de stad kan de concessie vervroegd worden beëindigd. ARTIKEL 6 De in vergunning gegeven ruimtes zijn, zoals aangeduid op bijgevoegd plan : Een cafetaria met berging De aanpalende inkomhal en sanitaire ruimtes ARTIKEL 7. De uitbating moet op regelmatige basis gebeuren en de openingsuren en vakantieperiodes worden gekozen in functie van de uitbating van de diverse activiteiten binnen de sporthal. De concessiehouder bepaalt vrij zijn openingsuren evenwel met de absolute verplichting de cafetaria open te houden op de uren van de sportactiviteiten. Het publiek moet toegelaten worden tot de cafetaria een half uur voor, tijdens en een uur na de activiteiten. De concessiehouder staat eveneens in voor het dagelijks afsluiten van de sporthal en het dagelijks doven van de lichten en de verwarming. ARTIKEL 8. De concessiehouder zal ten allen tijde een constructieve samenwerking blijven opzetten met de sportclubs en individuele sporters die gebruik maken van de faciliteiten van het sportcentrum en met de sportdienst, in het bijzonder met betrekking tot de bepalingen van artikel 7. ARTIKEL 9 De concessiehouder, alsmede zijn afgevaardigden zullen steeds een beleefde en voorkomende houding aannemen tegenover cliënteel en bezoekers. De concessiehouder alsmede zijn afgevaardigden en personeelsleden zullen de Nederlandse taal machtig zijn. Het stadsbestuur kan ten allen tijde de voorlegging vragen van een getuigschrift van goed zedelijk gedrag van alle personen die op welke wijze ook bij de uitbating betrokken zijn. Het stadsbestuur kan de uitbating of medewerking aan de uitbating van de cafetaria verbieden aan alle personen die weigeren tot de voorlegging van het gevraagde getuigschrift over te gaan, of die vallen onder de verbodsbepalingen van het hoofdstuk 1 van de gecoördineerde wetten inzake de slijtingen van gegiste dranken (KB van 06/07/1967). ARTIKEL 10 Het stadsbestuur behoudt zich het recht voor de cafetaria en de toiletten van de sporthal ten allen tijde onaangekondigd door een aangestelde te laten inspecteren, teneinde na te gaan of de concessiehouder of zijn aangestelde zijn verplichtingen alsmede de uitbatingsvoorwaarden en -modaliteiten naleeft. Dit geldt in het bijzonder ter controle van het regelmatige onderhoud, de netheid van de lokalen en de kwaliteit van de dienstverlening. Aanvullend staat de concessiehouder in voor het onderhoud van de toiletten van de sporthal op dagen dat er geen zaalwachter aanwezig is.
2
ARTIKEL 11 De concessiehouder staat in voor de verkoop van gelijk welke dranken en dit met respect voor de ter zake toepasselijke reglementeringen. Dit gebeurt volledig op eigen kosten en zonder dat de aansprakelijkheid van het stadsbestuur in het gedrang kan komen. Tevens staat de concessiehouder in, op dezelfde wijze als hiervoor bepaald, voor de verkoop van diverse versnaperingen. Als versnapering kan worden beschouwd: ijsroom, gebak, snoep, belegde broodjes (niet limitatieve opsomming). De verkoop van warme snacks is eveneens toegelaten zonder dat dit de hoofdactiviteit wordt. De prijslijst moet zichtbaar worden uitgehangen. ARTIKEL 12 De concessiehouder is verplicht zich in regel te stellen met de reglementering inzake drankslijterijen en het aanbieden van gegiste en sterke dranken. De bepalingen inzake het verbieden van het roken in openbare plaatsen en de bepalingen tot vaststelling van de voorwaarden waaraan gesloten plaatsen moeten voldoen, waar voedingsmiddelen en/of dranken ter consumptie worden aangeboden en waar mag gerookt worden, moeten strikt worden nageleefd. Het plaatsen van kansspelinrichtingen (klasse II en III) is verboden. ARTIKEL 13 Het is ten strengste verboden te bestellen in de sporthal en/of de kleedkamers zowel aan sporters als aan gewone bezoekers. Er mag enkel gedempte muziek worden uitgezonden in de cafetaria, het geluid van deze muziek mag niet doordringen in de sporthal. De organisatie van fuiven in de cafetaria wordt niet toegelaten. ARTIKEL 14 De concessiehouder voorziet op zijn kosten alle uitbatingsinfrastructuur voor de cafetaria. De concessiehouder voorziet in de nodige herstellingen van deze infrastructuur. De wijzigingen en de eventuele inrichtingskosten vallen ten laste van de concessiehouder en zijn onderworpen aan de voorafgaandelijke goedkeuring van het College van Burgemeester en Schepenen. ARTIKEL 15 De concessiehouder staat in voor al het noodzakelijke onderhoud en herstellingen. In dit kader wordt verwezen naar het onderhoud en de herstellingen die burgerrechtelijk ten laste vallen van de huurder, zoals bepaald in het Burgerlijk Wetboek artikels 1754 en volgende. Indien de concessiehouder in gebreke blijft, kan het stadsbestuur het onderhoud en de herstellingen bevelen en, indien nodig, de werken laten uitvoeren op kosten van de concessiehouder. Hij is er eveneens toe gehouden de aanwezige apparaten, toestellen en meubilair tijdig te laten herstellen en zo nodig te vervangen, alsmede alle investeringen uit te voeren die ingevolge de Belgische wetgeving ( in verband met hygiëne, volksgezondheid, …) zouden zijn vereist om de uitbating van de cafetaria te kunnen verderzetten. Indien de concessiehouder in gebreke blijft, kan het stadsbestuur de herstelling en eventueel de vernieuwing bevelen en, indien nodig, de werken laten uitvoeren op kosten van de concessiehouder, en/of de schadevergoeding eisen. De concessiehouder staat eveneens in voor de plaatsing, keuring en vervanging van de vereiste brandpreventiemaatregelen.
3
Het stadsbestuur staat in voor het eigenaarsonderhoud, behalve dan voor de bijkomende inrichtingen, die de concessiehouder zelf geïnstalleerd heeft. Voor deze inrichtingen staat de concessiehouder zelf in voor het eigenaarsonderhoud. De concessiehouder dient het stadsbestuur op de hoogte te brengen van alle gebreken, die ten laste van het eigenaarsonderhoud vallen. De concessiehouder wordt aansprakelijk gesteld voor elke verergering van de schade die een gevolg is van een laattijdige of van het ontbreken van een kennisgeving, waardoor het stadsbestuur belet werd om tijdig de nodige werken uit te voeren. De concessiehouder moet de noodzakelijke werkzaamheden toestaan, zelfs indien deze meer dan 40 dagen zouden duren, en de concessiehouder verklaart uitdrukkelijk afstand te doen van elke schadevergoeding. Het stadsbestuur hecht uitdrukkelijk belang aan de orde en netheid in en rond de zaak. De concessiehouder is bijgevolg verplicht alle ter beschikking gestelde lokalen als een goed huisvader te beheren en in een volledige staat van netheid te houden. Bij het einde van de concessie dienen de lokalen in goede staat terug te worden overgedragen. Hiertoe wordt zowel bij aanvang als op het einde van de concessie een plaatsbeschrijving opgemaakt ondertekend door beide partijen. Eventuele schade of gebreken zullen door de concessiehouder worden vergoed. Indien dit niet gebeurt, houdt het stadsbestuur zich het recht voor zelf de herstellingen uit te (laten) voeren waarbij de kosten worden afgetrokken van de waarborgsom waarvan sprake in dit document. ARTIKEL 16 Alle kosten, die verbonden zijn aan de exploitatie vallen ten laste van de concessiehouder. In het bijzonder zal de concessiehouder instaan voor : de rechtstreekse betaling van alle nutsvoorzieningen voor zover technisch mogelijk. Onder nutsvoorzieningen wordt begrepen water, gas, elektriciteit, telefoon, internet en kabeldistributie De kosten voor afvalophaling Alle belastingen, retributies en taksen van de staat, gewest, provincie of gemeente of andere instanties betreffende de lokalen of de uitbating. Hierin is ook inbegrepen de openingstaks inzake cafetaria, de roerende en onroerende voorheffing, alsook alle kosten verbonden aan de concessie-overeenkomst, van welke aard ook. ARTIKEL 17 De concessiehouder moet een degelijk afvalbeleid voeren. Het sorteren van glas, papier, karton, PMD, restafval en klein gevaarlijk materiaal is een minimum vereiste. ARTIKEL 18 Het stadsbestuur kan ten allen tijde, eenzijdig en zonder vooropzeg een einde stellen aan de concessieovereenkomst ingeval van ernstige tekortkomingen door de concessiehouder, zonder dat het stadsbestuur enige schadevergoeding verschuldigd is. In dergelijke gevallen wordt geen enkele terugbetaling voorzien van reeds betaalde concessievergoedingen. Deze maatregel kan in werking treden na twee opeenvolgende en schriftelijke aangetekende ingebrekestellingen over hetzelfde feit. Als ernstige tekortkomingen worden, onder andere, beschouwd: - een achterstal in het betalen van de concessievergoeding van meer dan drie maand;
4
-
slechte uitbating; het niet naleven van de regels inzake: o binneninrichting, installaties en meubilair, o de prijzen en het assortiment, o de openingsuren, vakantieperiodes en de vaste sluitingsdag, o het plaatsen van kansspelen, o het rookverbod, o de bestemming van de concessie en/of het de sporthal, o de overdracht/afstand van de overeenkomst, o het personeel o geluidsniveau muziek o onderhoud en herstellingen, o het inspectierecht en inzagerecht van het stadsbestuur ten aanzien van de uitbating, o het onderhoud van de toiletten, o klantvriendelijkheid o veranderingen, verbeteringen, verbouwingen, verfraaiingen, en herstellingen aan de cafetaria.
In voormelde gevallen is de concessiehouder aan het stadsbestuur een schadevergoeding verschuldigd wegens contractbreuk, gelijk aan de concessievergoeding voor drie maanden, of aan de kostprijs voor het herstellen van de gebreken of nalatigheden. De concessieovereenkomst wordt van rechtswege beëindigd indien de concessiehouder niet meer beschikt over de nodige vergunningen om een cafetaria uit te oefenen, onverminderd het recht op schadevergoeding in hoofde van het stadsbestuur. Het voorgaande is eveneens van toepassing indien de concessiehouder in staat van faillissement wordt verklaard of het gerechtelijk akkoord heeft aangevraagd. ARTIKEL 19 Aan het begin van de concessie, zal de concessiehouder een bankwaarborg voorzien, gelijk aan het bedrag van drie maand huur vergoeding, en met een minimum van € 1.800,00 in samenspraak met het stadsbestuur wat betreft de voorwaarden. De bankwaarborg zal zeker aangesproken worden voor nalatigheden inzake onderhoud, huurachterstal, en alle ernstige tegemoetkomingen zoals omschreven in artikel 18 van onderhavige overeenkomst. De bankwaarborg zal bij het einde van de concessie vrijgegeven worden, in zoverre de concessiehouder zich van alle verplichtingen tegenover het stadsbestuur gekweten heeft. ARTIKEL 20 Indien wegens onvoorziene redenen de sporthal voor een bepaalde periode volledig afgesloten zijn van publiek, dan is daarvoor aan de concessiehouder geen schadevergoeding verschuldigd. Voor een periode langer dan 7 dagen wordt de concessievergoeding proportioneel aangepast. ARTIKEL 21 De concessiehouder moet binnen de maand na het afsluiten van de concessieovereenkomst een verzekeringspolis afsluiten die zijn risico’s als concessiehouder en uitbater dekken, zoals beschreven in deze overeenkomst. Minimaal moeten volgende polissen worden afgesloten: burgerlijke aansprakelijkheid uitbating, brandverzekering huurderrisico’s en objectieve aansprakelijkheid.
5
De concessiehouder verbindt er zich toe op eigen initiatief een kopie van de polissen, de afgeleverde verzekeringsattesten en de jaarlijkse premiekwijting aan het stadsbestuur voor te leggen. Het stadsbestuur zal een verzekeringspolis afsluiten, die de eigenaarrisico’s dekken. ARTIKEL 22 Het stadsbestuur neemt geen enkele bewakingsopdracht op zich. Zij kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor gebeurlijke ongevallen noch voor beschadiging, brand of diefstal van de in de cafetaria, voorhanden zijnde voorwerpen, toestellen of meubilair, zowel in de sporthal als in het ontmoetingscentrum. ARTIKEL 23 In geen geval kan de toegestane concessie gekwalificeerd worden als een handelshuur, waarop de desbetreffende wetgeving van toepassing is. ARTIKEL 24 De concessiehouder mag noch verder verhuren of een ander gebruiksrecht toestaan, noch zijn rechten afstaan of overdragen, geheel of gedeeltelijk, zonder uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de concessiegever. Het is de concessiehouder verboden een zakelijk recht of een hypotheek toe te staan op voormelde goederen ARTIKEL 25 De registratie van de concessieovereenkomst gebeurt door en op kosten van de concessiehouder. Bij eventuele laattijdige registratie zijn alle boetes en verhogingen eveneens ten laste van de concessiehouder. ARTIKEL 26 Zowel natuurlijke personen als rechtspersonen kunnen deelnemen aan de biedingen. De selectie gebeurt via biedingen , met aansluitend een selectiegesprek. De toewijzing zal gebeuren na afweging van alle biedingen en de gesprekken, hiernavermelde selectiecriteria: Jaarlijkse concessievergoeding Voorstel lijst dranken, spijzen en snacks (assortiment en prijs) Voorkomen, beroepsgeschiktheid , praktijkervaring en –inzicht , klantgerichtheid van de uitbater
op basis van de 40 punten 30 punten 30 punten
ARTIKEL 27 Het College van Burgemeester en Schepenen houdt zich het recht voor, tussen de biedingen deze uit te kiezen, welke hem onder alle opzichten de meest gunstige schijnt en de meeste waarborgen biedt. Het College van Burgemeester en Schepenen heeft het recht geen gevolg te geven aan de ingediende biedingen. ARTIKEL 28 Bij toewijzing van de concessie, worden de bepalingen van dit lastenkohier opgenomen in de concessieovereenkomst. Deze overeenkomst zal door de concessiehouder en het stadsbestuur Menen ondertekend worden. Het heeft kracht van wet tussen beide partijen.
6
ARTIKEL 29 Door het indienen van zijn bieding erkent de aanbieder kennis genomen te hebben van het huidige lastenkohier. In geen geval zal hij aanspraak maken of aanvraag tot vergoeding kunnen inbrengen uit hoofde van onwetendheid of onbekendheid van de voorwaarden en bepalingen welke hierin zijn vervat. Het indienen van een inschrijving houdt de aanvaarding in van alle artikelen van dit lastenkohier.
7
