Laporan Sub Direktorat Pengadaan dan Remunerasi

WARTA SDM UGM Edisi LAPORAN KINERJA Copyright Bulan April Tahun 2015 Direktorat Sumber Daya Manusia - Universitas Gadjah Mada

3

04.2015 | Gedung Pusat Lt.1 Sayap Selatan, Bulaksumur, Yogyakarta 55281 | sdm.ugm.ac.id

Direktorat SDM Universitas Gadjah Mada di Tahun 2014

5

Laporan Sub Direktorat Pengadaan dan Remunerasi

Laporan Sub Direktorat Data dan Pengembangan

15

Laporan Sub Direktorat Mutasi

25

PENGANTAR REDAKSI

Tahun 2014 baru saja berlalu. Redaksi merasa, melalui Warta SDM edisi ketiga inilah waktu yang tepat untuk menyampaikan kinerja Direktorat Sumber Daya Manusia UGM yang telah diraih selama satu tahun yang lalu. Hasil kinerja Direktorat SDM tersebut akan dipaparkan dalam tiga bagian sesuai dengan jumlah sub Direktorat berdasarkan SOTK tahun 2014, dan di setiap bagian dibagi lagi menjadi sub bagian sesuai dengan seksi dibawah masing-masing sub direktorat. Hasil capaian Direktorat SDM di tahun 2014 yang dipaparkan dalam Warta SDM kali ini tidak terlepas dukungan dan kerjasama yang baik dari para stakeholders. Tiada ungkapan selain ucapan terima kasih yang dapat disampaikan. Selain itu, seluruh jajaran pimpinan dan staf Direktorat UGM juga mohon maaf yang sebesar-besarnya apabila ada hal-hal yang kurang berkenan dalam memberikan pelayanan dan capaian yang tidak sesuai dengan target.

STAF REDAKSI Ratminto Sri Endah Setia Lestari Tyurina Cahya Florencys Iwan Sutantyo

Selain merupakan laporan tahunan kepada para stakeholders, Warta SDM edisi kali ini juga berfungsi sebagai bahan evaluasi pengingkatan pelayanan Direktorat SDM UGM kepada seluruh civitas academica Universitas Gadjah Mada. Tentu, dengan semangat Full Time, Full Speed, Full Commitment.

KONTAK Direktorat Sumber Daya Manusia Universitas Gadjah Mada Gedung Pusat Lt.1 Sayap Selatan, Bulaksumur, Yogyakarta 55281

WEBSITE

Terima kasih,

Salam, Redaksi

DAFTAR ISI

sdm.ugm.ac.id

Pengantar Redaksi Direktorat Sumber Daya Manusia Universitas Gadjah Mada di Tahun 2014 Laporan Sub Direktorat Pengadaan dan Remunerasi Laporan Sub Direktorat Data dan Pengembangan Laporan Sub Direktorat Mutasi Penutup

2 | WARTASDMUGM Edisi LAPORAN KINERJA | Pengantar Redaksi

halaman 02 halaman 03 halaman 05 halaman 15 halaman 25 halaman 31

Direktorat Sumber Daya Manusia Universitas Gadjah Mada di Tahun 2014

Jajaran Pimpinan Direktorat Sumber Daya Manusia Universitas Gadjah Mada Dari Kiri ke Kanan: Poniyem, S.E.; Dr. Ratminto, M.Pol.Admin.; Dra. Emmy Indjatmiati, M.Si.; Tri Utami, S.E., M.B.A.; Bambang Dwi Suka Widada, S.Mn.

Pendahuluan Direktorat Sumber Daya Manusia merupakan salah satu dari delapan direktorat yang diatur di dalam Organisasi dan Tata Kelola Universitas Gadjah Mada. Berdasarkan peraturan itu, Direktorat Sumber Daya Manusia mengemban tugas utama untuk menentukan kebijakan perencanaan kebutuhan sumber daya manusia, serta menyusun, mengimplementasikan, memonitor, mengevaluasi, dan mengembangkan sistem pengelolaan sumber daya manusia.

prosedur penerimaan, pengangkatan, penempatan, pembinaan, pengembangan, dan pemberhentian pegawai. 3. pengoordinasi pelaksanaan administrasi kepegawaian. 4. pengembangan sistem pengelolaan administrasi sumber daya manusia berbasis teknologi informasi. 5. pemantauan dan evaluasi pelaksanaan sistem pengelolaan sumber daya manusia.

Dalam melaksanakan tugas utama tersebut, Direktorat Sumber Daya Manusia menyelenggarakan beberapa fungsi, yaitu: 1. perumusan kebijakan perencanaan kebutuhan sumber daya manusia. 2. perumusan kebijakan sistem dan

Berdasarkan capaian tahun sebelumnya, di awal tahun 2014 Direktorat Sumber Daya Manusia Universitas Gadjah Mada (SDM UGM) menentukan target yang akan diraih sepanjang tahun 2014.

Direktorat SDM-UGM di Tahun 2014 | WARTASDMUGM Edisi LAPORAN KINERJA | 3

Di bidang perencanaan kebutuhan ketenagaan, Direktorat SDM UGM menargetkan sebanyak 15 unit kerja di lingkungan UGM memiliki dokumen perencanaan ketengaan, antara lain dokumen analisis jabatan, dan dokumen analisis beban kerja. Dokumen perencanaan tersebut kemudian akan dijadikan acuan untuk merekrut sumber daya manusia. Di tahun 2014, Direktorat SDM UGM menargetkan seluruh unit kerja di lingkungan UGM melaksanakan sistem rekrutmen yang berlaku sesuai dengan Peraturan Rektor UGM Nomor 203/P/SK/HT/2009 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Rektor UGM Nomor 134/P/SK/HT/2013. Selain dokumen perencanaan ketenagaan, Direktorat SDM UGM menargetkan sebanyak 10 unit kerja telah menyusun dokumen Standar Kompetensi Teknis (SKT) dan Standar Kompetensi Manajerial (SKM) sebagai dasar proses penempatan sumber daya manusia dalam jabatan yang sesuai dengan kompetensinya. Dalam melaksanakan fungsi pengembangan sistem pengelolaan administrasi sumber daya manusia berbasis teknologi informasi, Direktorat SDM UGM menargetkan sejumlah 6 aplikasi/sistem lain terintegarsi dengan Human Resources Information System (HRIS) yang dikembangkan oleh tim TI Direktorat SDM UGM, serta menargetkan 35 unit kerja di lingkungan UGM telah menggunakan HRIS sebagai pangkalan data sumber daya manusia. Di bidang pengembangan sumber daya manusia, Direktorat SDM merencanakan untuk membangun learning center. Di tahun 2014, pembangunan prasarana fisknya ditargetkan 40% telah terselesaikan. Sementara itu, di bidang peningkatan kualitas sumber daya manusia, ditargetkan sejumlah 1.889 dosen telah memiliki sertifikat pendidik, 960 dosen mempunyai kualifikasi pendidikan S3, 300 dosen mempunyai jabatan guru besar, dan 250 tenaga kependidikan mempunyai sertifikat keahlian. Di bidang monitoring dan evaluasi sistem pengelolaan sumber daya manusia, Direktorat SDM UGM merencanakan untuk melaksanakan audit SDM di 10 unit kerja sepanjang tahun 2014. Hasil audit SDM ini diharapkan dapat digunakan untuk memetakan keunggulan dan bidangbidang yang perlu lebih dikembangkan. Dengan diundangkannya Undang-undang No. 5 tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara, di tahun 2014, Direktorat SDM UGM merencanakan untuk melakukan revisi sistem pengelolaan SDM, serta menyusun sistem remunerasi dalam usaha untuk mewujudkan sistem pengelolaan SDM yang berkeadilan, transparan dan akuntabel. Melalui 3 sub direktorat dan 6 seksi di bawah koordinasi Direktorat SDM, Direktur Sumber Daya Manusia, Dr. Ratminto, M.Pol.Admin., mempercayakan pencapaian target-target tersebut sesuai tugas dan fungsi yang diemban masing-masing sub direktorat dan seksi. Adapun pencapaian target-target tersebut selama satu tahun lalu akan disajikan melalui Warta SDM edisi kali ini. Capaian kinerja di 2014 serta rencana kerja Direktorat SDM pada 2015 disampaikan pada bagian selanjutnya berdasarkan masing-masing sub direktorat yang ada di Direktorat SDM, yaitu (1) Sub Direktorat Pengadaan dan Remunerasi, (2) Sub Direktorat Data dan Pengembangan Sumber Daya Manusia, dan (3) Sub Direkorat Mutasi.

4 | WARTASDMUGM Edisi LAPORAN KINERJA | Direktorat SDM-UGM di Tahun 2014

dalam dua seksi, yaitu: (1) Seksi Perencanaan dan Pengadaan; dan (2) Seksi Remunerasi dan Disiplin. Berikut capaian kinerja dan rencana kerja satu tahun mendatang dari masing-masing seksi.

A. SUB DIREKTORAT PENGADAAN DAN REMUNERASI

1) Seksi Perencanaan dan Pengadaan

Sub Direktorat Pengadaan dan Remunerasi yang dikepalai oleh Bambang Dwi Suka Widada, S.Mn. mempunyai beberapa tugas pokok dan fungsi, antara lain: 1. mengoordinasi penyusunan dokumen yang terkait dengan perencanaan ketenagaan, seperti dokumen analisis jabatan, dokumen analisis penghitungan beban kerja, evaluasi jabatan; serta penyusunan konsep standar kompetensi jabatan dan rencana kebutuhan/formasi dosen dan tenaga kependidikan. 2. mengoordinasi pelaksanaan yang terkait dengan proses penerimaan, pengangkatan, penempatan dosen dan tenaga kependidikan, pelimpahan pegawai. 3. mengoordinasi proses kartu pegawai, karis/karsu, taspen dosen dan tenaga kependidikan. 4. mengoordinasi proses pembayaran gaji/honorarium, tunjangan, insentif, asuransi, dana pensiun, serta bantuan dana studi lanjut/beasiswa dan pengembangan profesi dosen/tenaga kependidikan. 5. m e n y u s u n d a n m e n g o o r d i n a s i pelaksanaan sistem evaluasi kinerja sumber daya manusia beserta pemantauan implementasi sistem remunerasi dan kesejahteraan berbasis kinerja. 6. memfasilitasi pelaksanaan pembinaan pegawai. Tugas-tugas sub direktorat tersebut dibagi

Berdasarkan Organisasi dan Tata Kelola Universitas Gadjah Mada, Seksi Perencanaan dan Pengadaan mempunyai tugas pokok dan fungsi sebagai berikut: 1. melaksanakan proses kegiatan yang terkait dengan penyusunan dokumen perencanaan ketenagaan, seperti analisis jabatan, penghitungan beban kerja, menyusun konsep standar kompetensi jabatan, menyusun konsep rencana kebutuhan/formasi dosen dan tenaga kependidikan. 2. memproses penerimaan calon dosen dan tenaga kependidikan yang dimulai dari proses izin rekrutmen, memfasilitasi proses assessment hingga proses pengangkatan dan penempatan dosen dan tenaga kependidikan. 3. memproses pelimpahan pegawai. 4. memproses kartu pegawai, karis/karsu, taspen dosen dan tenaga kependidikan

Berikut, rincian dari capaian kinerja Kepala Seksi Perencanaan dan Pengadaan, M. Nur Budiyanto, S.Kom., M.Eng. beserta tim pada tahun 2014.

Sub Direktorat Pengadaan dan Remunerasi | WARTASDMUGM Edisi LAPORAN KINERJA | 5

Penyusunan Dokumen Perencanaan Pada 2014, Seksi Perencanaan dan Pengadaan telah menyelesaikan penyusunan dokumendokumen yang diperlukan sebagai dasar perencanaan SDM di lingkungan UGM guna mencapai pengelolaan SDM yang efektif, dan efisien. Capaian pertama mampu diraih pada April 2014. Hampir seluruh perencanaan kebutuhan ketenagaan yang tertuang di dalam dokumen yang disebut bezetting berhasil diselesaikan (95%). Dokumen ini berisi data jumlah persediaan pegawai saat ini, dan prediksi perhitungan kebutuhan SDM dalam lima tahun ke depan di setiap unit kerja di lingkungan UGM. Pasca menyelesaikan dokumen bezetting, pekerjaan beralih ke kegiatan Analisis Jabatan. Ada tiga jenis dokumen jabatan struktural yang disusun, yaitu Uraian Jabatan (UJ), Standar Kompetensi Manajerial (SKM), dan Standar Kompetensi Teknis (SKT). Hingga saat ini penyusunan dokumen-dokumen tersebut masih terbatas pada analisis jabatan bagi Direktorat SDM sebagai pilot project. Sementara bagi unit kerja yang lain, masih menunggu pengesahan Peraturan Rektor tentang Organisasi dan Tata Kelola (OTK) Universitas Gadjah Mada. Berikutnya, kegiatan penyusunan dokumen Analisis Beban Kerja. Untuk menyusun dokumen ini diperlukan dokumen Standar Kemampuan Rata-Rata (SKR) dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Pada 2014, Direktorat SDM merasa perlu untuk mengkaji ulang SKR yang kurang tepat perhitungannya. Proses pengkajian ulang telah mencapai 80 persen dari keseluruhan SKR yang ada di lingkungan UGM sejumlah 158 SKR, dan ditargetkan selesai pada awal 2015. Selain sebagai dasar penyusunan Analisis Beban Kerja, SKR diperlukan sebagai dasar penyusunan Sasaran Kerja Pegawai (SKP) yang diatur berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun 2011, dan Perka BKN Nomor 1 Tahun 2012 yang merupakan dokumen pengganti Dp3.

Penerimaan dan Pengangkatan Dosen dan Tenaga Kependidikan Tugas pokok berikutnya proses rekrutmen pegawai (dosen dan tenaga kependidikan), dan seluruh kegiatan yang terkait, antara lain memproses permohonan izin rekrutmen, dan memproses Surat Keputusan (SK) pengangkatan. Pada 2014, UGM menerima 95 berkas lamaran dari para pelamar dengan beragam latar belakang pendidikan. Sebanyak 53 persen merupakan pelamar dengan latar belakang pendidikan SLTA dan sederajat. Seluruh berkas lamaran disimpan di dalam basis data pelamar. Apabila universitas atau unit kerja membutuhkan SDM tambahan, dan kualifikasi pelamar yang ada sesuai dengan kebutuhan, maka pelamar yang ada di dalam basis data akan dipanggil untuk tes seleksi. Berdasarkan Surat Edaran Nomor 487/PII/Dit.SDM/2009 tanggal 20 April 2009, rekrutmen SDM, baik dosen maupun tenaga kependidikan di lingkungan UGM harus mendapatkan izin dari rektor dengan melampirkan dokumen analisis kebutuhan pegawai. Selama 2014, UGM menerima 172 permohonan rekrutmen dari unit-unit kerja dengan rincian permohonan izin rekrutmen dosen sebanyak 60 orang, dan untuk tenaga kependidikan sebanyak 112 orang. Berdasarkan hasil pengkajian dokumen permohonan, UGM memberi izin untuk merekrut 17 dosen, dan 56 tenaga kependidikan.

6 | WARTASDMUGM Edisi LAPORAN KINERJA | Sub Direktorat Pengadaan dan Remunerasi

Tabel Berkas Lamaran Pekerjaan Berdasarkan Tingkat Pendidikan Tahun 2014

Grafik Permohonan Izin Rekrutmen Non PNS Berdasarkan Jabatan Tahun 2014

Pada 2015 Seksi Perencanaan dan Pengadaan merencanakan untuk membangun sistem permohonan rekrutmen dan sistem rekrutmen online agar proses permohonan izin, dan rekrutmen semakin transparan dan akuntabel. Untuk itu, Direktorat SDM telah mengirimkan salah satu stafnya untuk melakukan studi banding di Human Resources Department, University of Limerick, Ireland atas biaya Erasmus Plus Action 2 – Lotus Unlimited Project melalui Staff Mobility Program.


Sesuai dengan tupoksinya, Seksi Perencanaan dan Pengadaan juga bertugas untuk memproses Surat Keputusan Pengangkatan Dosen dan Tenaga Kependidikan Non PNS, dengan status kepegawaian Tetap dan Tidak Tetap. Pada 2014, SK bagi 292 Dosen dan 1.731 Tenaga Kependidikan Non PNS telah diproses. Selain itu, juga telah diproses 224 kontrak kerja pegawai dengan Direktur Sumber Daya Manusia atas nama Rektor dengan rincian 216 Tenaga Kependidikan, dan 8 Mahasiswa Paruh Waktu. Grafik Permohonan Izin Rekrutmen Dosen Non PNS Berdasarkan Unit Kerja Tahun 2014

Grafik Permohonan Izin Rekrutmen Tenaga Kependidikan Non PNS Berdasarkan Unit Kerja Tahun 2014

Berdasarkan Surat Edaran Nomor 743/PIV/SDM/2014 tanggal 4 September 2014, UGM telah memberikan kesempatan bagi Tenaga Kependidikan Tidak Tetap untuk diusulkan diangkat menjadi Pegawai Tetap. Pada 2014, kesempatan baru diperuntukkan bagi Tenaga


Kependidikan Tidak Tetap di unit-unit kerja yang berada di Kantor Pusat Universitas. Dari 131 usul pengangkatan pegawai tetap, ada 96 usul telah memenuhi syarat yang ditetapkan, dan telah diterbitkan SK pengangkatannya. Tabel SK Pengangkatan Dosen Non PNS Berdasarkan Status Kepegawaian Tahun 2014

Grafik SK Pengangkatan Dosen Non PNS Berdasarkan Unit Kerja Tahun 2014

Tabel Jumlah dan Persentase SK Pengangkatan Tenaga Kependidikan Non PNS Tahun 2014


Grafik SK Pengangkatan Tenaga Kependidikan Tetap Berdasarkan Unit Kerja Tahun 2014

Grafik SK Pengangkatan Tenaga Kependidikan Tidak Tetap Berdasarkan Unit Kerja (Kantor Pusat) Tahun 2014

Grafik SK Pengangkatan Tenaga Kependidikan Tidak Tetap Berdasarkan Unit Kerja (Fakultas dan Sekolah) Tahun 2014


Grafik SK Pengangkatan Tenaga Kependidikan Tidak Tetap Berdasarkan Unit Kerja (Pusat Studi) Tahun 2014

Seleksi CPNS 2014 Terkait seleksi CPNS Nasional, UGM juga telah melakukan seleksi pada 2014 lalu. Jumlah formasi yang disiapkan pada saat itu adalah 173 dengan rincian 141 formasi bagi tenaga dosen, dan 32 formasi bagi tenaga kependidikan. Jumlah lamaran yang masuk sebanyak 912 berkas, dan bersaing untuk mengisi 171 formasi. Dua formasi dosen dengan kualifikasi Dokter Spesialis Jantung dan Pembuluh Darah, serta Dokter Spesialis Forensik tidak ada pelamar. Untuk pelaksanaan seleksi CPNS 2014, UGM dipercaya oleh Panitia Seleksi Nasional (Panselnas) sebagai salah satu Tempat Uji Kompetensi (TUK) Tes Kemampuan Dasar (TKD) bagi peserta seleksi CPNS wilayah DIY, Jawa Tengah, dan sekitarnya dengan sistem Computer Assisted Test (CAT). TKD bagi CPNS 2014 di TUK UGM dilaksanakan pada tanggal 7–8 Oktober 2014 dari pukul 07.00–17.30 WIB. Tes seleksi diikuti oleh 1.806 peserta yang tersebar di 6 (enam) laboratorium komputer. Tabel Perincian Jumlah Peserta dan Sesi CAT TKD UGM 2014

Pada hari pertama pelaksanaan CAT TKD di UGM, peserta tes pada sesi pertama sempat gagal melaksanakan TKD karena laman aktivasi Panselnas tidak mampu melayani akses serentak


sehingga mengalami server down. Peserta seleksi yang gagal melaksanakan TKD lalu dijadwalkan ulang pada 10 Oktober 2014. Tes yang dijadwalkan pada pukul 14.00 WIB, baru dapat dilaksanakan secara bertahap mulai pukul 16.30 sampai pukul 21.30 karena kembali mengalami gagal akses dengan server Panselnas. Setelah mengikuti TKD, para peserta seleksi yang melampaui passing grade kembali mengikuti seleksi administrasi. Untuk UGM, sebanyak 427 peserta yang lolos seleksi administrasi kemudian mengikuti Tes Kemampuan Bidang (TKB) yang terdiri dari tes tertulis, tes wawancara, dan microteaching atau praktek. Dari 427 peserta, sebanyak 409 peserta seleksi mengikuti TKB yang dilaksanakan bertahap mulai 15 sampai 18 Desember 2014.

Seksi Perencanaan dan Pengadaan. Dari Kiri ke Kanan: Sri Wigati, S.E.; Sri Endah Setia Lestari, S.I.P.; M. Nur Budiyanto, S.Kom., M.Eng.; Enni Riestiana, S.H.; Deny Cahyaningsih, S.TP., M.P.A.

2) Seksi Remunerasi dan Disiplin Berikut merupakan tugas pokok dan fungsi Seksi Remunerasi dan Disiplin yang saat ini dikepalai oleh Mulyanto, S.T., antara lain: 1. memproses pembayaran gaji/honorarium, tunjangan, insentif, asuransi, dan dana pensiun. 2. memproses pencairan bantuan dana studi lanjut/beasiswa dan pengembangan

3.

4.

5. 6.

profesi dosen/tenaga kependidikan dan dana penghargaan bagi dosen dan tenaga kependidikan. melaksanakan, memonitor, dan mengevaluasi sistem reward dan punishment. membantu penyusunan dan pemantauan implementasi sistem remunerasi dan kesejahteraan berbasis kinerja. mengolah hasil penilaian kinerja sumber daya manusia. memfasilitasi proses pembinaan pegawai.

Dan berikut ini merupakan capaian Seksi Remunerasi dan Disiplin. Remunerasi Pengelolaan remunerasi merupakan salah satu tupoksi Seksi Remunerasi dan Disiplin. Lalu, apakah yang dimaksud dengan Remunerasi? Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, remunerasi adalah pemberian hadiah atau penghargaan atas jasa. Remunerasi pegawai khususnya PNS diwujudkan dalam bentuk Tunjangan Kinerja (TUKIN). Besaran TUKIN diperhitungkan berdasarkan capaian kinerja sesuai dengan kelas jabatan PNS yang bersangkutan. Seperti telah dipaparkan pada Warta SDM edisi perdana, PNS di UGM sebagai salah satu dari tujuh PTN-BH tidak berhak mendapatkan TUKIN. Karena tidak disebutkan secara eksplisit di dalam Peraturan Pemerintah yang mengatur tentang TUKIN, maka ketujuh PTN-BH berjuang untuk mendapatkan TUKIN. Perjuangan untuk memeroleh TUKIN terus dilakukan oleh ketujuh PTN-BH yang dimulai sejak Desember 2013, dan cukup menguras tenaga serta pikiran hingga akhirnya membuahkan hasil. Pada Oktober 2014 lalu, UGM telah mencairkan TUKIN periode JuliDesember 2013 bagi 2.675 PNS Non Dosen. Total dana yang diusulkan sebesar Rp 16,3


milyar sementara yang telah direalisasikan sebesar Rp 15,9 milyar. Terdapat selisih dana sebesar Rp 300,7 juta karena dalam usulan TUKIN 2013 yang lalu ada beberapa PNS yang masih menerima insentif namun belum dipotong sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Selisih dana telah dikembalikan ke kas negara. Grafik Realisasi Tunjangan Kinerja Juli—Desember 2013 bagi PNS Non Dosen

Lalu, bagaimana dengan TUKIN pada 2014? UGM telah menyampaikan usulan TUKIN periode Januari–Juni 2014 serta TUKIN ke-13 pada November 2014 lalu. UGM mengusulkan bagi 2.690 orang PNS dan CPNS dengan total dana sebesar Rp 32.467.885.000,00. Adapun persyaratan pengusulan dan pencairan TUKIN 2014 yang ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan adalah PNS dan CPNS wajib menyerahkan SKP target dan realisasi capaian SKP. Asuransi Kesehatan, Purna Tugas, dan Dana BOPTN Selain mengelola remunerasi, Seksi Remunerasi dan Disiplin juga memproses asuransi kesehatan dan purna tugas bagi dosen dan tenaga kependidikan Non PNS. Asuransi kesehatan bagi dosen dan tenaga kependidikan Non PNS yang semula menggunakan GMC, mulai November 2014 dialihkan ke BPJS. Kendati demikian, UGM masih memfasilitasi pelayanan kesehatan di GMC selama proses transisi sampai dengan Juni 2015 bagi pegawai yang belum memindahkan fasilitas kesehatan (faskes) primer Kartu BPJS ke GMC. Apabila sampai dengan Juni 2015 belum memilih GMC sebagai faskes primer, maka akan dikenakan biaya setiap kali periksa di GMC. Sedangkan fasilitas Medical Check Up bagi pegawai yang berusia 40 tahun ke atas tetap dilayani di GMC. UGM telah menyerahkan formulir pendaftaran kepesertaan ke Kantor BPJS bagi 1.036 pegawai UGM yang terdiri dari dosen dan tenaga kependidikan Non PNS beserta anggota keluarga sejumlah 2.084 orang. Hingga Warta SDM ini diturunkan, sebanyak 365 pegawai UGM (beserta anggota keluarga dengan jumlah total 790 orang) telah selesai diproses kepesertaannya oleh BPJS, dan sudah mendapatkan kartu BPJS. Selebihnya masih dalam proses pencetakan kartu di Kantor BPJS. Sementara itu, untuk asuransi purna tugas bagi dosen dan tenaga kependidikan Non PNS hingga saat ini masih menggunakan pola lama, yaitu bekerjasama dengan perusahaan penyedia asuransi Takaful, dan Beringin Life. Sedang dipertimbangkan untuk menempatkan


dana pensiun di Reksadana. Adapun kepesertaan serta klaim asuransi ditangani oleh Direktorat Keuangan. Berikutnya, pengelolaan dana BOPTN yang khusus diperuntukkan bagi Direktorat Sumber Daya Manusia, digunakan untuk gaji pegawai Non PNS SK Rektor, dan penyelenggaraan workshop, pelatihan dan kegiatan sejenis lainnya. Pada 2014 serapan dana BOPTN Direktorat Sumber Daya Manusia mencapai 97.86 persen. Persentase ini meningkat jauh dari tahun sebelumnya yang hanya berkisar di angka 70 persen. Pemeriksaan Kasus Disiplin Di bidang disiplin pegawai, sejak diselenggarakannya Workshop Sosialisasi Pembinaan Pegawai bagi para pembina kepegawaian unit-unit kerja di lingkungan UGM pada Agustus 2014 lalu, proses pemeriksaan kasus disiplin pegawai mulai dilaksanakan di tingkat unit kerja. UGM tidak lagi melakukan pemeriksaan dari awal melainkan hanya menyelenggarakan Sidang Penentuan Akhir (Pantukhir). Adapun sidang Pantukhir yang diselenggarakan oleh UGM pada 2014 dapat dilihat pada tabel di bawah ini. Tabel Pantukhir BINAP Tahun 2014

Dari kasus-kasus tersebut di atas, 20 kasus telah terselesaikan dengan baik, sementara untuk 3 kasus pelanggaran disiplin sedang dalam proses pengusulan penjatuhan hukuman disiplin ke Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

Seksi Remunerasi dan Disiplin. Dari Kiri ke Kanan: Suryatiningsih; Mulyanto, S.T.; Tri Gunawan; Nurul Qomariah, S.E.


8. mengoordinasi pelaksanaan pelantikan pejabat struktural. 9. mengoordinasi proses pemilihan pendidik dan tenaga kependidikan berprestasi. 10.mengoordinasi pelaksanaan pemberian penghargaan kepada dosen dan tenaga kependidikan. 11.mengoordinasi pelaksanaan ujian dinas dan ujian penyesuaian ijazah.

B. SUB DIREKTORAT DATA DAN PENGEMBANGAN

Sub Direktorat Data dan Pengembangan SDM memiliki peran yang luas dan stategis, terutama dalam pengembangan karir dan kompetensi Dosen dan Tenaga Kependidikan di lingkungan UGM. Adapun, tugas dan fungsi Subdirekorat yang dikepalai oleh Tri Utami, S.E., M.B.A. ini adalah sebagai berikut: 1. mengoordinasi pengelolaan Human Resourses Information System melalui kegiatan integrasi aplikasi layan administrasi sumber daya manusia serta pemutakhiran data pada sistem informasi sumber daya manusia secara periodik. 2. mengoordinasi pengelolaan laman Direktorat Sumber Daya Manusia. 3. mengembangkan dan melaksanakan sistem audit sumber daya manusia. 4. mengoordinasi pelaksanaan survei kepuasan stakeholders. 5. m e n y u s u n k o n s e p p r o g r a m pengembangan karir sumber daya manusia serta melaksanakan, memantau, dan mengevaluasi sistem pengembangan sumber daya manusia. 6. mengoordinasi proses yang terkait dengan studi lanjut dan pengembangan profesi dosen/tenaga kependidikan, dari usulan, pemberian izin tugas/izin belajar, izin perjalanan dinas, hingga pemantauan dan evaluasi studi lanjut; serta proses usul pengaktifan kembali dosen dan tenaga kependidikan setelah menyelesaikan tugas belajar. 7. mengelola Learning and Development Center.

Tugas dan fungsi tersebut dibagi dan dilaksanakan oleh dua seksi, yakni (1) Seksi Data dan Statistik, dan (2) Seksi Pengembangan Sumber Daya Manusia. Pencapaian kinerja masing-masing seksi akan dipaparkan pada bagian berikut ini.

1) Seksi Data dan Statistik Seksi Data dan Statistik mempunyai tugas dan fungsi pokok sebagai berikut: 1. melaksanakan pemutakhiran data dosen dan tenaga kependidikan secara periodik, serta memelihara akurasi dan keamanannya. 2. mengelola laman Direktorat Sumber Daya Manusia. 3. mengembangkan aplikasi layanan administrasi Sumber Daya Manusia terintegrasi berbasis teknologi informasi berkoordinasi dengan PSDI. 4. melaksanakan sistem audit Sumber Daya


5. 6.

7.

8.

Manusia. melaksanakan survei kepuasan stakeholders. melaksanakan serta melakukan pemantauan dan evaluasi sistem Learning and Development Center. menyiapkan dan mengolah permintaan data kepegawaian untuk kepentingan pihak lain sesuai persetujuan pimpinan. menyiapkan dan mengolah data presensi.

Berdasarkan tupoksi tersebut, pada 2014 Kepala Seksi Data dan Statistik, Dodo Dwi Herwanto, S.H. beserta tim telah meraih pencapaian berikut ini. Selaku tim yang bertanggung jawab untuk mengelola sistem informasi SDM berbasis teknologi informasi, dari tahun ke tahun Seksi Data dan Statistik selalu berusaha untuk menyempurnakan Human Resources Information System (HRIS). Selama 2014 Seksi Data dan Statistik telah berhasil mengintegrasikan HRIS dengan 8 aplikasi yang dikembangkan oleh unit-unit lain, dari 6 aplikasi yang sebenarnya ditargetkan selesai pada 2014. Kegiatan integrasi ini bertujuan agar data SIMASTER HRIS dapat digunakan sebagai data primer sumber daya manusia yang digunakan sebagai acuan sistem lainnya. Aplikasi-aplikasi tersebut antara lain: Sistem SKP Online Yaitu suatu sistem yang dipakai oleh pegawai dalam membuat SKP Target, mengisi logbook, sehingga akhirnya menjadi DP3 yang merupakan rapor bagi pegawai, Pengembangan SIMASTER-HRIS Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan layanan administrasi dan p e n g e l o l a a n sumber daya manusia, antara lain

tersedianya informasi data s u m b e r d a y a manusia yang terkini untuk laporan eksekutif, membantu dosen dalam membuat Laporan Kinerja Dosen, serta tersedianya informasi sumber daya manusia untuk keperluan Sertifikasi Dosen, Pengembangan Portal Pegawai Kegiatan ini bertujuan untuk memfasilitasi update data akademik, penelitian dan kepegawaian. Bagi dosen, portal ini dapat dimanfaatkan untuk mengetahui profil kegiatan Tri Dharma yang bisa dimanfaatkan untuk kenaikan pangkat, BKD dan lain-lain, Selanjutnya Portal Pegawai ini terintegrasi dengan sistem payroll, presensi pegawai, SKP, Modul capaian SKP, dan Integrasi dengan FORLAP (DIKTI), Integrasi HRIS FEB Dengan integrasi ini HRIS dapat memuat data kepegawaian unit kerja FEB UGM dengan kelengkapan informasi yang sama, Integrasi HRIS-SIA-PRISMA Kegiatan ini bertujuan untuk mengintegrasikan data dosen SIA-HRIS sehingga meningkatkan integritas data kepegawaian UGM dan meningkatkan integrasi proses bisnis universitas, juga menjamin tersedianya data riwayat mengajar, membimbing, menguji, penelitian dan publikasi yang terkini dan terintegrasi dengan data dosen di HRIS. Sistem presensi Fingerprint yang terintegrasi Kegiatan ini bertujuan untuk memperluas implementasi dan integrasi presensi berbasis sidik jari di seluruh universitas, presensi dapat dilakukan dari lokasi manapun yang menggunakan mesin presensi. Tersedianya data presensi pegawai non

16 | WARTASDMUGM Edisi LAPORAN KINERJA | Sub Direktorat Data dan Pengembangan

dosen sehingga tidak diperlukan lagi rekap presensi manual, sekaligus mendukung pelaksanaan penilaian dan pembinaan pegawai Payroll Kegiatan ini bertujuan untuk mengintegrasikan aplikasi HRIS dengan SIMKEU (Direktorat Keuangan) agar daftar bayar yang telah dihasilkan oleh HRIS dapat dieksekusi pembayarannya oleh Direktorat Keuangan, proses payroll dilakukan secara otomatis hingga pembayaran diterima oleh pegawai, dan tercatatnya seluruh pembayaran yang diterima oleh pegawai. Seluruh pembayaran beserta progress-nya dapat dipantau baik melalui HRIS back office maupun Portal Pegawai. Sistem Payroll ini mulai dikembangkan pada tahun 2013, dengan filosofi awal sebagai sistem penggajian pegawai di UGM, sekaligus untuk menertibkan sistem rekrut dan pengangkatan pegawai di lingkungan UGM. Hanya pegawai yang terdaftar dalam sistem HRIS yang berhak menerima gaji maupun insentif melalui sistem ini. Berbagai upaya dilakukan untuk membangun aplikasi payroll ini dengan mengintegrasikan SIMKEU dan melakukan sinkorinsasi data HRIS. Pada akhir tahun 2014 berhasil diimplementasikan di Direktorat SDM sebagai pilot project. Banyak keuntungan yang dapat diambil dari penerapan sistem payroll ini, di samping dapat memaksa semua pihak untuk selalu melakukan pembaharuan data juga dapat sebagai pengawasan sistem pengangkatan pegawai di semua unit kerja di lingkungan UGM.

Gamacard berbasis Single ID Kegiatan ini bertujuan untuk mengembangkan pemanfaatan kartu mahasiswa (Gamacard) dan pegawai (Single ID) untuk akses fasilitas layanan kesehatan, perpustakaan dan sepeda kampus, baik bagi mahasiswa maupun pegawai. Dari berbagai aplikasi yang telah dikembangkan, aplikasi SKP online yang dilengkapi dengan logbook merupakan prestasi yang patut dibanggakan. Pengembangan SKP online ini berdasarkan pemberlakuan Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun 2011 tentang Penilaian Prestasi kerja PNS, dan Peraturan Kepala BKN Nomor 1 Tahun 2013 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun 2011 tentang Penilaian Prestasi kerja PNS. Pelaksanaan PP tersebut tidak dilengkapi dengan instrumen yang memadai oleh karena itu semua tahap dalam penyusunan SKP (penentuan target, pengajuan, dan persetujuan dari atasan langsung, sampai dengan menghitung nilai capaian kinerja masing-masing pegawai) masih harus dilakukan secara manual. Pengembangan aplikasi SKP online ini merupakan terobosan karena sejauh yang diketahui redaksi hingga saat ini belum ada satupun Perguruan Tinggi di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan yang mengembangkan sistem SKP online seperti yang dikembangkan oleh tim TI Seksi Data dan Statistik Direktorat SDM UGM. Dalam menjalankan tugas menyiapkan dan mengolah data bagi para stakeholder, Seksi Data dan Statistik selalu berkomitmen untuk menjaga validitas data agar data yang disajikan akurat dan dapat dipertanggung


jawabkan.

Seksi Data dan Statistik. Dari Kiri ke Kanan: Dodo Dwi Herwanto, S.H.; Nurcahyo Adi Wibowo; Heru Sulistyo, A.Md.; Mahatma Budi Vicaktama, S.T.; Iwan Sutantyo, S.T.

Untuk menjaga validitas data, secara periodik dan terus menerus dilakukan pemutakhiran data melalui kegiatan bulan data. Saat itu tim TI melakukan koordinasi dengan para enumerator di unit-unit kerja, melakukan pelatihan hingga pendampingan. Di setiap kegiatan roadshow ke unit-unit kerja, tim TI tidak pernah lelah untuk mengingatkan agar para enumerator dan para pemilik data berkomitmen untuk selalu memperbarui datanya, agar data selalu valid sehingga semua sistem yang terintegrasi dengan HRIS juga dapat berfungsi dengan baik.

pengembangan profesi dosen/tenaga kependidikan. 3. melaksanakan kegiatan pemantauan dan evaluasi studi lanjut. 4. memproses izin/tugas belajar. 5. memproses izin perjalanan dinas dalam dan luar negeri bagi dosen dan tenaga kependidikan. 6. memproses usul pembebasan sementara dari jabatan fungsional karena tugas belajar. 7. memproses pengaktifan kembali dosen dan tenaga kependidikan setelah menyelesaikan tugas belajar. 8. membantu pengelolaan Learning and Development Center. 9. mempersiapkan dan melaksanakan pelantikan pejabat struktural. 10.memproses pemilihan dosen dan tenaga kependidikan berprestasi. 11.melaksanakan ujian dinas dan ujian penyesuaian ijazah. 12.melaksanakan pemberian penghargaan kepada dosen dan tenaga kependidikan.

2) Seksi Pengembangan Sumber Daya Manusia Seksi lain di bawah koordinasi Sub Direktorat Data dan Pengembangan SDM adalah Seksi Pengembangan Sumber Daya Manusia yang mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut: 1. m e l a k s a n a k a n k e g i a t a n p r o g r a m pengembangan sumber daya manusia, seperti workshop serta pendidikan dan pelatihan (diklat). 2. memproses pemberian bantuan dana studi lanjut/beasiswa, dan

Tupoksi Seksi Pengembangan SDM yang dikepalai oleh Nurul Wulansari, S.T. berorientasi pada memfasilitasi peningkatan kompetensi, dan pengembangan karir Dosen dan Tenaga Kependidikan melalui penyelenggaraan pelatihan dan pendidikan, workshop, pengelolaan dan monitoring studi lanjut dan beasiswa, pemberian izin/tugas belajar, pembebasan dan aktif kembali dari


jabatan fungsional tertentu serta pemberian bantuan dana seminar, publikasi, penyelesaian studi. Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Sepanjang 2014, Seksi Pengembangan SDM telah menyelenggarakan 21 kegiatan peningkatan kompetensi sumber daya manusia bagi dosen dan tenaga kependidikan di lingkungan UGM yang terdiri dari workshop, dan diklat dengan total jumlah peserta 1.902 orang. Pendidikan dan pelatihan yang terselenggara, antara lain Diklat Pelayanan Prima bagi front liner meliputi Satuan Keamanan Kampus (SKK), Sekretaris Pimpinan, dan Diklat Pranata Laboratorium Pendidikan (PLP) untuk Bidang Human-Biomedik, Biologi dan Kelistrikan. Tabel Jumlah Kegiatan Pengembangan Sumber Daya Manusia di Lingkungan UGM Tahun 2014

Selain menyelenggarakan kegiatan pengembangan sumber daya manusia di lingkungan UGM, juga dilakukan pengiriman pegawai untuk mengikuti diklat seminar, seleksi pemilihan arsiparis maupun sertifikasi arsiparis yang diselenggarakan oleh institusi di luar UGM. Untuk kegiatan ini, UGM telah mengirimkan 26 pegawainya untuk mengikuti kegiatan-kegiatan tersebut. Tabel Jumlah Kegiatan Pengembangan Sumber Daya Manusia di luar lingkungan UGM Tahun 2014

Bagi pegawai negeri sipil yang akan naik pangkat dari gol II/d ke III/a, UGM juga memfasilitasinya dengan menyelenggarakan Ujian Dinas Tingkat I. Untuk tahun 2014 Ujian Dinas dilaksanakan pada 19-20 Agustus 2014, dan 26-28 Agustus 2014 dengan jumlah total peserta 39 orang. Pengelolaan serta Monitoring Studi Lanjut dan Beasiswa Studi lanjut bagi Dosen maupun Tenaga Kependidikan merupakan salah satu program yang menjadi perhatian utama dalam program pengembangan sumber daya manusia. Sepanjang 2014, UGM telah memfasilitasi pemberian beasiswa dari berbagai lembaga donor kepada 60 orang Dosen, dan 11 Tenaga Kependidikan.


Para Dosen yang mendapatkan beasiswa tersebut, antara lain 55 orang menempuh jenjang pendidikan S2, dan 5 orang menempuh jenjang pendidikan S3. Sementara untuk Tenaga Kependidikan, seluruhnya menempuh jenjang pendidikan S2. Tabel Jenis Beasiswa Yang Diberikan Berdasarkan Status Kepegawaian Tahun 2014

Tabel Jenis Beasiswa yang Diberikan Berdasarkan Jenjang Pendidikan Tahun 2014

Selain memfasilitasi pemberian beasiswa penuh, Seksi Pengembangan SDM juga memfasilitasi pemberian dana bantuan studi yang dikemas dalam bentuk Program Rescue Percepatan Doktor, dan bantuan seminar baik di dalam negeri maupun luar negeri. Tahun 2014 ini, UGM telah memberikan dana bantuan studi untuk jenjang pendidikan D3 hingga S2, baik di dalam negeri maupun luar negeri kepada 54 orang, dan dana bantuan seminar kepada 178 orang, dengan total realisasi sebesar Rp 3.834.358.962,00. Tabel Jumlah Permohonan Dana Bantuan Seminar dan Bantuan Studi Tahun 2014


Pemberian Izin atau Tugas Belajar Bagi dosen maupun tenaga kependidikan yang melanjutkan studi lanjut diwajibkan untuk mendapatkan izin tugas belajar atau izin belajar. Setelah menyelesaikan studinya, peserta wajib mendapatkan izin aktif bekerja kembali. Selama 2014, Seksi Pengembangan SDM telah memproses izin tugas belajar, izin belajar, dan aktif bekerja kembali sesuai dengan tabel di bawah ini. Tabel Izin Tugas Belajar, Izin Belajar, dan Aktif Bekerja Kembali Tahun 2014

Berdasarkan Surat Edaran Nomor 0010/PIV/PSDM/2014 dan Nomor 910/PIV/PSDM/2014, setiap pegawai UGM baik PNS maupun Non PNS yang akan melakukan perjalanan dinas ke luar negeri wajib mendapatkan izin dari Negara melalui Kementerian Sekretariat Negara. Layanan izin, dan pengurusan dokumen perjalanan dinas ke luar negeri yang semula menjadi tugas dan fungsi Sub Direktorat Kerjasama dan Urusan Internasional (dahulu Kantor Urusan Internasional), mulai tahun 2014 dialihkan menjadi salah satu tupoksi Seksi Pengembangan SDM. Adapun prosedur layanan izin perjalanan dinas luar negeri adalah sebagai berikut: 1. Pegawai yang akan melakukan perjalanan Dinas Luar Negeri mengajukan permohonan izin ke Pimpinan Unit Kerja 2. Pimpinan Unit Kerja meneruskan permohonan izin ke Universitas melalui Direktorat Sumber Daya Manusia 3. Universitas melalui Direktorat Sumber Daya Manusia memproses permohonan izin ke Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan 4. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan memberikan rekomendasi kepada Biro Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri (BPKLN) Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan 5. Biro Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri (BPKLN) Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan memproses permohonan SP Setneg ke Kementerian Sekretariat Negara dan/atau surat permohonan paspor dinas dan exit permit ke Direktorat Konsuler Kementerian Luar Negeri 6. Kementerian Sekretariat Negara menerbitkan surat izin perjalanan dinas luar negeri (SP Setneg) 7. Bagi PNS yang akan melakukan perjalanan dinas luar negeri dengan menggunakan Paspor Dinas, SP Setneg digunakan untuk pengurusan paspor dinas, exit permit, dan rekomendasi visa di Kementerian Luar Negeri 8. Bagi pegawai yang akan melakukan perjalan dinas ke Negara yang mensyaratkan Visa diwajibkan memproses visa di Kedutaan Besar negara tujuan


Mengingat panjangnya alur perizinan perjalan dinas luar negeri, pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas luar negeri diharapkan untuk mengajukan permohonan izin paling lambat 2 bulan sebelum keberangkatan. Selain itu, guna mempermudah pengajuan izin serta pemantauan proses izin perjalanan dinas luar negeri ini, tim TI Direktorat SDM sedang mengembangkan sistem permohonan izin perjalanan dinas luar negeri berbasis web (Proses 1–3) bagi pegawai UGM. Sistem ini dikembangkan bersamaan dengan pengembangan sistem yang sama di tingkat Kementerian Sekretariat Negara (proses 4–6). Pada 2014, Seksi Pengembangan SDM telah memberikan pelayanan pengurusan dokumen perjalanan dinas luar negeri sebanyak 561 dokumen, dengan perincian kegiatan sebagai berikut: Tabel Jumlah Izin Perjalanan Dinas Luar Negeri Tahun 2014

Pemilihan Dosen & Tenaga Kependidikan Berprestasi Setiap tahun UGM menyelenggarakan pemilihan dosen dan tenaga kependidikan berprestasi sebagai agenda tahunan yang dilaksanakan bertepatan dengan rangkaian acara Dies Natalis Universitas Gadjah Mada. Penyerahan penghargaan pada tahun ini dilaksanakan pada acara Malam Penghargaan pada 18 Desember malam atau satu hari sebelum puncak peringatan Dies Natalis. Pemilihan Dosen dan Tenaga Kependidikan Tingkat Universitas tahun ini diselenggarakan dalam 9 kategori, dengan jumlah 50 usulan. Berikut, daftar para penerima penghargaan Dosen dan Tenaga Kependidikan Berprestasi Tingkat Universitas tahun 2014.


Selain menerima piagam penghargaan dan uang pembinaan, para pemenang juga akan diusulkan untuk mengikuti Pemilihan Dosen dan Tenaga Kependidikan Tingkat Nasional pada tahun 2015 di kategori yang sama.

Berikut, daftar penerima penghargaan Dosen dan Tenaga Kependidikan Berprestasi Tingkat Nasional Tahun 2014 yang sebelumnya juga merupakan penerima penghargaan Dosen dan Tenaga Kependidikan Berprestasi Tingkat Universitas pada tahun 2013.


Pada 2014 UGM juga menyerahkan penghargaan Purnakarya kepada 76 orang yang memasuki masa pensiun, Satyalancana kepada 5 orang, dan Kesetiaan kepada 215 orang. Upacara penghargaan dilaksaanakan pada 23 Desember 2014, dan bertempat di Grha Sabha Pramana. Untuk penerima Satyalancana tahun 2015, UGM telah mengusulkan sebanyak 500 orang pegawai. Rencana penyerahan akan dilaksanakan pada Mei 2015 dalam rangka peringatan hari Pendidikan Nasional. Tahun 2015 mendatang Seksi Pengembangan SDM akan mendapat tambahan pekerjaan untuk mengelola Learning and Development Center yang saat ini fasilitas fisiknya telah selesai disiapkan.

Seksi Pengembangan Sumber Daya Manusia. Dari Kiri ke Kanan: Doni Agus Wijayanto, S.E., M.M.; Argarina Apriliani, S.I.P.; Dewi Fitria Wulansari, S.S.; Sri Wijayanti Suryaningrum, S.Pd.; Sutiyono, S.Psi.


C. SUB DIREKTORAT MUTASI

Di bawah Sub Direktorat yang dikepalai oleh Poniyem, S.E. ini, terdapat 2 Seksi yakni (1) Seksi Mutasi Dosen, dan (2) Seksi Mutasi Tenaga Kependidikan. Pada bagian berikut akan dipaparkan capaian kinerja Sub Direktorat Mutasi di tahun 2014.

1) Seksi Mutasi Dosen Sub Direktorat Mutasi mempunyai tugas dan fungsi untuk mengoordinasi berbagai proses terkait dengan administrasi kepegawaian seperti: 1. proses usul Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) menjadi Pegawai Negeri Sipil (PNS). 2. proses usul Pegawai Magang menjadi Pegawai Tetap Non PNS. 3. persiapan penyelenggaraan rapat Komperjakat dan Baperjakat, serta rapat Tim penilai jabatan fungsional tertentu tenaga kependidikan. 4. proses kenaikan jabatan dan pangkat. 5. proses kenaikan gaji berkala. 6. proses cuti. 7. proses sertifikasi dosen dan laporan kinerja dosen. 8. proses usul pembebasan sementara dari jabatan fungsional karena diangkat dalam jabatan struktural. 9. p r o s e s u s u l k e n a i k a n p a n g k a t pengabdian dan pensiun. 10. proses pemutusan hubungan kerja.

Seksi Mutasi Dosen yang dikepalai oleh Ariestati, S.IP mempunyai tugas dan fungsi untuk memproses berbagai usulan terkait administrasi kepegawaian bagi Dosen, antara lain: 1. usul Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) menjadi Pegawai Negeri Sipil (PNS) Dosen. 2. usul Pegawai Magang menjadi Pegawai Tetap Non PNS Dosen. 3. mempersiapkan penyelenggaraan rapat Tim Penilai Jabatan Akademik Dosen. 4. kenaikan jabatan dan pangkat dosen. 5. cuti dosen. 6. sertifikasi dosen dan laporan kinerja dosen. 7. memproses usul pembebasan sementara dari jabatan fungsional karena diangkat dalam jabatan struktural. 8. memproses usul kenaikan pangkat pengabdian dan pensiun dosen. 9. memproses pemutusan hubungan kerja dosen. Berikut hasil capaian kinerja Seksi Mutasi Dosen Kenaikan Jabatan dan Kenaikan Pangkat Selama 2014, Seksi Mutasi Dosen menerima usulan Kenaikan Jabatan dan/atau Kenaikan Pangkat (KJ-KP) sebanyak 196 usulan. Dari usulan tersebut, sebanyak 175 telah disetujui, sedangkan 13 usulan ditunda, dan 8 usulan dalam proses karena merupakan usulan tambahan.

Sub Direktorat Mutasi | WARTASDMUGM Edisi LAPORAN KINERJA | 25

Tabel Rekapitulasi Usulan Kenaikan Jabatan dan Kenaikan Pangkat Tahun 2014

Tabel Rekapitulasi Usulan KJ – KP Berdasarkan Jabatan Fungsional Tahun 2014

Tabel Rekapitulasi Usulan KJ – KP Berdasarkan Kategori Tahun 2014

26 | WARTASDMUGM Edisi LAPORAN KINERJA | Sub Direktorat Mutasi

Tabel Rekapitulasi Usulan Kenaikan Jabatan dan Kenaikan Pangkat Berdasarkan Unit Kerja Tahun 2014

Sertifikasi Dosen Berdasarkan Peraturan Mendiknas RI Nomor 47 tahun 2009, setiap Dosen di Perguruan Tinggi wajib memiliki Sertifikat Pendidik. Adapun dosen yang berhak mendapatkan Sertifikat Pendidik adalah dosen tetap (PNS dan Non PNS) yang mempunyai jabatan sekurang-kurangnya Asisten Ahli, berpendididikan sekurang-kurangnya S2, dan mempunyai masa kerja sebagai dosen tetap sekurang-kurangnya 2 tahun. Sejak dikeluarkannya Peraturan tersebut hingga 2013 sejumlah 1.921 dari 2.336 dosen tetap UGM (PNS dan Non PNS) telah memiliki Sertifikat Pendidik. Untuk 2014, sebanyak 100 dosen mengikuti proses Sertifikasi Dosen. Dua orang diantaranya belum dapat dinilai karena portofolionya belum lengkap (belum ada sertifikat TOEP dan TKDA) dan 1 orang dosen tidak lulus sertifikasi.


Grafik Prosentase Dosen UGM yang Telah Mempunyai Sertifikat Pendidik Hingga 2013

Selain sebagai Perguruan Tinggi Pengusul (PTU), UGM juga ditunjuk oleh Dikti sebagai Perguruan Tinggi Penyelenggara Sertifikasi (PTPS). Tahun 2014, UGM telah menyelenggarakan Sertifikasi Dosen sebanyak 5 gelombang dengan perincian sebagai berikut:

Seksi Mutasi Dosen Dari Kiri ke Kanan: Siti Asiyah, A.Md.; Vita Triwahyuningsih, S.AP; Aries Tati, S.IP.; Woro Catur Ardhaneswari, S.E.


2) Seksi Mutasi Tenaga Kependidikan Seksi Mutasi Tenaga Kependidikan yang dikepalai oleh Drs. Sri Murtono ini memiliki tugas dan fungsi untuk memproses berbagai hal terkait administrasi kepegawaian bagi Tenaga Kependidikan, antara lain: 1. usul Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) menjadi Pegawai Negeri Sipil (PNS) tenaga kependidikan. 2. usul Calon Pegawai/Pegawai Magang menjadi Pegawai Tetap Non PNS tenaga kependidikan. 3. mempersiapkan penyelenggaraan rapat penilaian jabatan fungsional tertentu tenaga kependidikan, serta rapat Baperjakat. 4. kenaikan jabatan dan pangkat tenaga kependidikan. 5. kenaikan gaji berkala tenaga kependidikan. 6. cuti tenaga kependidikan. 7. usul kenaikan pangkat pengabdian dan pensiun tenaga kependidikan. 8. pemutusan hubungan kerja tenaga kependidikan. Kenaikan Jabatan - Kenaikan Pangkat Fungsional Umum Kenaikan Pangkat dan/atau Kenaikan Jabatan (KJ-KP) Tenaga Kependidikan dilaksanakan dua kali dalam setahun, yaitu periode April, dan periode Oktober. Untuk periode April 2014, tim Seksi Mutasi Tenaga Kependidikan telah memproses 201 usul KJ-KP bagi PNS. Dari 201 usul tersebut, telah terbit 199 SK dan 2 SK masih dalam proses. Sementara itu, periode Oktober 2014, Seksi Mutasi Tenaga Kependidikan telah menerima 30 usul KJ-KP bagi PNS, dan 33 usul KJ-KP bagi Pegawai Tetap. Dari usulan yang telah masuk, sejumlah 22 SK sudah terbit (20 SK bagi PNS, dan 2 SK bagi Pegawai Tetap), sementara 41 usul masih dalam proses (10 usul KJ-KP PNS, dan 31 usul KJ-KP bagi Pegawai Tetap).

Tabel Kenaikan Jabatan dan/atau Kenaikan Pangkat Tenaga Kependidikan Tahun 2014

Kenaikan Jabatan – Kenaikan Pangkat Fungsional Tertentu Tahun 2014, UGM mengusulkan Kenaikan Jabatan sekaligus Kenaikan Pangkat bagi Pranata Laboratorium Pendidikan (PLP) sebanyak 15 usulan. Dari usulan tersebut 7 orang PLP telah menerima SK Kenaikan Jabatan dan Kenaikan Pangkat, dan 2 orang PLP baru menerima SK Kenaikan Jabatan. Sementara itu, 3 SK Kenaikan Jabatan dan 5 SK Kenaikan Pangkat masih dalam proses, sedangkan 3 usulan dikembalikan karena tidak memenuhi syarat.


Bagi Pustakawan, untuk tahun 2014, UGM mengusulkan 13 orang untuk menerima Kenaikan Jabatan sekaligus Kenaikan Pangkat. Dari ketiga belas Pustakawan yang diusulkan tersebut, 6 Pustakawan telah menerima SK Kenaikan Jabatan dan Kenaikan Pangkat, sedangkan 7 Pustakawan baru menerima SK Kenaikan Jabatan sementara SK Kenaikan Pangkatnya masih dalam proses. Selain kedua jabatan fungsional tertentu di atas, UGM juga mengusulkan 2 orang Arsiparis untuk menerima Kenaikan Jabatan sekaligus Kenaikan Pangkat di tahun 2014. Namun, seluruh usulan KJ-KP bagi kedua Arsiparis masih dalam proses.

Tabel Kenaikan Jabatan dan/atau Kenaikan Pangkat Pranata Laboratorium Pendidikan Tahun 2014

Seksi Mutasi Tenaga Kependidikan Belakang: Dari Kiri ke Kanan: Dwi Winarno, S.IP.; Mulyono; Sumarna, S.IP, Drs. Sri Murtono; Depan: Titin Fauziah, S.E., M.B.A.


Penutup Secara umum, di tahun 2014 Direktorat Sumber Daya Manusia Universitas Gadjah Mada telah melaksanakan tugas dan fungsinya dengan baik. Beberapa target yang telah ditetapkan sebelumnya berhasil dilaksanakan bahkan ada beberapa kegiatan yang dilaksanakan dapat melampaui target. Kegiatan tersebut antara lain kegiatan integrasi aplikasi ke HRIS. Dari 6 aplikasi yang ditargetkan, tim TI Direktorat SDM UGM mampu mengintegrasikan 8 aplikasi ke HRIS. Selain itu, dengan pengembangan HRIS yang cukup intens, di akhir tahun 2014 seluruh unit kerja di UGM telah menjadikan HRIS sebagai pangkalan data SDM. Di bidang peningkatan kualitas sumber daya manusia, melalui program percepatan doktor yang dicanangkan Direktorat SDM UGM, kini UGM telah memiliki 1.124 dosen bergelar doktor dari 960 doktor yang ditargetkan. Meskipun demikian, ada juga kegiatan yang dilaksanakan di tahun 2014 tidak mencapai target. Hal ini disebabkan kegiatan-kegiatan dimaksud sangat tergantung dengan pihak/hal lain. Adapun kegiatan-kegiatan tersebut antara lain penyusunan standar kompetensi dan penyempurnaan sistem pengelolaan SDM yang berkeadilan, transparan dan akuntabel. Untuk penyusunan standar kompetensi, Direktorat SDM UGM baru menyelesaikan standar kompetensi di Direktorat SDM sendiri. Penyusunan standar kompetensi ini terkendala dengan belum disahkannya Peraturan Rektor mengenai Organisasi dan Tata Kelola Universitas Gadjah Mada. Sementara itu, untuk penyempurnaan sistem pengelolaan SDM masih terkendala dengan belum terbitnya Peraturan Pemerintah dari Undang-undang No. 5 tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara. Atas pencapaian tersebut, Direktorat SDM UGM mengucapkan banyak terima kasih kepada dosen, tenaga kependidikan dan pihak-pihak lain atas kerjasama, dukungan, bantuan dalam bentuk apapun sepanjang tahun 2014. Selain itu, melalui kesempatan ini pula seluruh jajaran pimpinan dan staf Direktorat SDM memohon maaf apabila terdapat hal-hal yang kurang berkenan dalam memberikan pelayanan. Full Time, Full Speed, Full Commitment. Dengan slogan tersebut, seluruh jajaran pimpinan dan staf Direktorat SDM UGM akan terus berusaha untuk meningkatkan seluruh layanan di Direktorat SDM UGM.

Laporan Sub Direktorat Pengadaan dan Remunerasi

Recommend Documents