LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER APOTEK KIMIA FARMA 381 BANDUNG Anali sis Rasionalisasi\
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Ujian Apoteker Fakultas Farmasi Universitas Jenderal Achmad Yani
NUR AZIZAH, S.Farm 3351121538
PROGRAM PROFESI APOTEKER FAKULTAS FARMASI UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI CIMAHI 2014
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER KIMIA FARMA 381 BANDUNG
Cimahi, Oktober 2013
Oleh NUR AZIZAH NIM : 3351121538
Disetujui Oleh :
KATA PENGANTAR
Puji syukur dipanjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga Praktek Kerja Lapangan di Apotek Kimia Farma 381 bandung dapat diselesaikan, periode bulan oktober-2013, hingga penulisan laporan kegiatan berjalan dengan lancar. Tujuan dari penulisan laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) ini adalah untuk memenuhi persyaratan melaksanakan sidang profesi, Jurusan Profesi Apoteker, Fakultas Farmasi, Universitas Jenderal Achmad Yani. Pelaksanaan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) ini juga dilaksanakan dengan tujuan untuk memberi bekal bagi calon Apoteker agar nantinya dapat mengelola Apotek dan untuk mendidik serta melatih calon apoteker agar lebih kompeten di dunia kerja. Sepenuhnya disadari bahwa keberhasilan dalam melaksanakan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di Apotek Kimia Farma 381 bandung ini tidak lepas dari bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu dengan kerendahan hati, ucapan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada : 1. Prof. Bambang Sutjiatmo, selaku Rektor Universitas Jenderal Achmad Yani. 2. Prof. DR. Afifah B. Sutjiatmo, MS., Apt, selaku Plh. Dekan Fakultas Farmasi Universitas Jenderal Achmad Yani. 3. Drs. I Made Pasek Narendra, MM., Apt, selaku ketua program studi Fakultas Farmasi Universitas Jenderal Achmad Yani. 4. Titta Hartyana, S.Si., M.Si., Apt., selaku pembimbing Praktek Kerja Propesi Apoteker Universitas Jenderal Achmad Yani. 5. Herry Setyanto, Drs., Apt., selaku pembimbing Apotek Kimia Farma 381 Bandung. 6. Resli Kumala Pertiwi, S.si., Apt., selaku Apoteker Pengelola Aptek di Apotek Kimia Farma 381 Bandung . i
7. Novi Widiyanti, S.farm., Apt., selaku Apoteker pendamping di Apotek Kimia Farma 381 Bandung 8. Seluruh staf Apotek Kimia Farma 381 Bandung yang sangat membantu serta memberikan bimbingan selama pelaksanaan praktek kerja profesi. 9. Segenap staf pengajar dan karyawan Program Profesi Apoteker, Fakultas Farmasi, Universitas Jenderal Achmad Yani. 10. Kedua orang tua dan keluarga besar, yang selalu memberikan doa, kasih sayang serta dorongan semangat yang tak terhingga 11. Rekan
profesi
apoteker
angkatan
XV
untuk
solidaritas
dan
kebersamaannya. Semoga atas bantuan dan bimbingan yang telah diberikan, mendapat balasan dari Allah SWT. Di sadari sepenuhnya bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna, sehingga kritik dan saran yang sifatnya membangun sangat diharapkan demi kesempurnaan laporan ini. Besar harapan semoga laporan ini dapat berguna dan bermanfaat bagi pengabdian di masa mendatang dan memberikan manfaat sebesar besarnya bagi para pembaca pada umumnya.
Bandung, Februari 2014
Penulis
ii
DAFTAR ISI
Halaman KATA PENGANTAR ..................................................................................... i DAFTAR ISI .................................................................................................... iii DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... v BAB I
BAB II
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang ...................................................................... 1
1.2
Tujuan .................................................................................... 2
1.3
Waktu Pelaksanaan ................................................................ 3
TINJAUAN UMUM
2.1
Pengertian Apotek ................................................................. 4
2.2
Pengelolaan Sediaan Farmasi ................................................. 9
2.3
Tenaga Kefarmasian............................................................... 12
2.4
Apoteker Pengelola Apotek ................................................... 15
2.5
Peran dan Fungsi Apoteker di Apotek ................................... 15
2.6
Pengelolaan Apotek ............................................................... 18
2.7
Pengelolaan prekursor, narkotika dan psikotropika dan obat wajib apotek ................................................................... 23
2.8 BAB III
BAB IV
Pengelolaan Resep ................................................................ 34
TINJAUAN KHUSUS
3.1
Tinjauan Khusus PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. ............... 38
3.2
Tinjauan Khusus Apotek Kimia Farma 381 Bandung ........... 44
TUGAS KHUSUS (Cash Flow)
4.1
Latar Belakang ...................................................................... 72
4.2
Tujuan .................................................................................... 73
4.3
Tinjauan Pustaka .................................................................... 73 iii
4.4
Pembahasan ............................................................................ 76
4.5
Kesimpulan ............................................................................ 77
BAB V
PEMBAHASAN...........................................................................................78
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
6.1
Kesimpulan ............................................................................ 82
6.2
Saran ....................................................................................... 83
DAFTAR PUSTA…………………………………………………………………..84
iv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran
Halaman
1. ALUR PERIZINAN APOTEK ............................................................ 86 2. DENAH APOTEK KIMIA FARMA 381 ............................................ 87 3. STRUKTUR ORGANISASI APOTEK KIMIA FARMA 38 ............. 89 4. FORMAT BPBA .................................................................................. 90 5. ALUR PENGADAAN ......................................................................... 91 6. SURAT PESANAN NARKOTIKA .................................................... 92 7. SURAT PESANAN PSIKOTROPIKA ............................................... 93 8. SKRINING RESEP .............................................................................. 94 9. KARTU BARANG PERACIKAN ...................................................... 95 10. KWITANSI .......................................................................................... 96 11. SALINAN RESEP ............................................................................... 97 12. ETIKET DAN LABEL ........................................................................ 98 13. FORM 1a .............................................................................................. 99 14. FORM 1b ............................................................................................. 100 15. FORMULIR PERMINTAAN OBAT UPDS ....................................... 101 16. BAGAN ALUR PELAYANAN RESEP TUNAI ................................ 102 17. BAGAN ALUR PELAYANAN RESEP KREDIT ............................. 103 18. FORMAT LAPORAN IKHTISAR PENJUALAN HARIAN ............. 104
v
DAFTAR TABEL
Tabel
Halaman
IV.1 Anggaran Cash Flow di Apotek Kimia Farma 381 Bandung ........... 105
vi
DAFTAR GAMBAR
Gambar II.1.
Halaman Alur perizinan apotek.. ..................................................................... 86
III.2. Denah apotek ..................................................................................... 87 III.3. Struktur organisasi ............................................................................. 89 III.4. Format BPBA .................................................................................... 90 III.5. Alur pengadaan.................................................................................. 91 III.6 Surat pesanan narkotika .................................................................... 92 III.7 Surat pesanan psikotropika ............................................................... 93 III.8 Blanko krining resep ......................................................................... 94 III.9 Blanko kartu barang peracikan ......................................................... 95 III.10 Blanko kwitansi ................................................................................. 96 III.11 Blanko salinan resep ......................................................................... 97 III.12 Blanko etiket dan label ...................................................................... 98 III.13 Blanko form 1a.................................................................................. 99 III.14 Blanko form 1b ................................................................................. 100 III.15 Formulir permintaan obat UPDS ...................................................... 101 III.16 Alur pelayanan resep tunai ................................................................ 102 III.17 Alur pelayanan resep kredit ............................................................... 103 III.18 Format laporan ikhtisar penjualan harian .......................................... 104
vii
BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Apotek merupakan salah satu sarana kesehatan yang digunakan untuk menyelenggarakan kesehatan. Menurut Peraturan Pemerintah No.51 tahun 2009 menjelaskan bahwa Apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh apoteker. Pekerjaan kefarmasian adalah
pembuatan
termasuk
pengendalian
mutu
sediaan
farmasi,
pengamanan, pengadaan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayananan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional.(1) Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang kefarmasian telah terjadi pergeseran orientasi pelayanan kefarmasian dari pengelolaan obat sebagai komoditi kepada pelayanan yang komprehensif (pharmaceutical care) dalam pengertian tidak saja sebagai pengelola obat namun dalam pengertian yang lebih luas mencakup pelaksanaan pemberian komunikasi, informasi dan edukasi (KIE) untuk mendukung penggunaan obat yang benar dan rasional, monitoring penggunaan obat untuk mengetahui
tujuan
akhir
serta
kemungkinan
terjadinya
kesalahan
pengobatan (medication error). Hal ini sangat berbeda dengan keadaan masa lalu dimana apoteker hanya terfokus pada penyiapan dan penyaluran obat kepada pasien selaku pengguna jasa apotek. Kini, apoteker diharapkan ikut berperan secara aktif dalam perancangan, persiapan dan pemantauan terapi obat untuk pasien. Selain menjalankan fungsi pelayanan kefarmasian, Apotek juga memiliki fungsi ekonomi yaitu menjadi tempat berlangsungnya manajemen kegiatan bisnis yang profesional dan bertujuan untuk mencari keuntungan. Dalam manajemen Apotek, fungsi pelayanan dan bisnis harus dilaksanakan seimbang dan integral sesuai dengan tujuan pendirian Apotek. Apoteker
1
2
selaku penanggung jawab suatu Apotek, mempunyai peran besar dalam hal pengawasan pengelolaan obat, pelayanan, peningkatan mutu Apotek, dan jaminan keefektifan dan keamanan obat yang diberikan kepada pasien. Seorang calon apoteker tidak cukup hanya belajar teori saja, tetapi perlu juga mengetahui dan memahami secara langsung tentang pelayanan dan pengelolaan obat di Apotek yang sesungguhnya melalui Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA). Menyadari pentingnya hal tersebut, maka Program
Studi
Profesi
Apoteker Fakultas
Matematika
dan
Ilmu
Pengetahuan Alam, Universitas Jendral Ahmad Yani bekerja sama dengan Kimia Farma Apotek bandung dalam menyelenggarakan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA), yang dilaksanakan pada bulan oktober 2013. Dengan melaksanakan PKPA ini, diharapkan calon apoteker mampu memahami dan menerapkan ilmu yang diperolehnya dalam dunia kerja nanti. 1.2
Tujuan
Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) yang diselenggarakan di Apotek Kimia Farma 381 kopo bandung, bertujuan untuk : 1.
Mengetahui dan memahami tugas, fungsi, posisi, peran dan tanggung jawab Apoteker Pengelola Apotek (APA) dalam pengelolaan dan pelayanan kefarmasian di Apotek.
2.
Membekali calon apoteker agar memiliki wawasan, pengetahuan, ketrampilan,dan pengalaman praktis untuk melakukan pekerjaan kefarmasian di Apotek.
3.
Mempelajari dan mengamati secara langsung struktur organisasi, strategi dan kegiatan-kegiatan rutin yang dapat dilakukan dalam rangka pengembangan, dan pelayanan kefarmasian di Apotek Kimia Farma, khususnya yang dilakukan di Apotek Kimia Farma 381 kopo, bandung.
4.
Meningkatkan kompetensi apoteker di apotek dengan komunikasi yang efektif terhadap pasien agar dapat memberikan pelayanan
3
kesehatan kepada pasien yang berkaitan dengan obat dan informasi obat. 1.3
Waktu Pelaksanaan
Praktek Kerja Profesi Apoteker dilaksanakan selama bulan Oktober 2013 di Apotek Kimia Farma 381 Jl. Kopo Cirangrang No. 638 Bandung.
.
BAB II TINJAUAN UMUM APOTEK
2.1
Apotek
2.1.1
Pengertian Apotek(1)
Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2009 tentang pekerjaan kefarmasian, pengertian apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh Apoteker. Pekerjaan kefarmasian yang dimaksud adalah pembuatan, pegendalian mutu sediaan farmasi pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atau resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional.
Membahas tentang apotek, maka tidak lepas kaitannya dengan obat. Obat merupakan salah satu unsur yang penting dalam penyelenggaraan upaya kesehatan. Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang kesehatan pengertian obat adalah bahan atau paduan bahan termasuk produk biologi yang digunakan untuk mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan patologi dalam rangka penetapan diagnosis, pencegahan, penyembuhan, pemulihan, peningkatan kesehatan dan kontrasepsi, untuk manusia.
2.1.2
Landasan Hukum Apotek
Apotek merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan masyarakat yang di atur dalam : i)
Undang-undang No. 36 Tahun 2009 tentang kesehatan.
ii)
Undang-undang No. 35 Tahun 2009 tentang Narkotika
iii)
Undang-undang No. 5 Tahun 1990 tentang Psikotropika
iv)
Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 tenteang Pekerjaan Kefarmasian.
4
5
v)
Peraturan Pemerintah No. 25 tahun 1980 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah No. 26 Tahun 1965 mengenai Apotek.
vi)
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.889/Menkes/ Per/V/2011 tentang Registrasi Izin Praktik dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian
vii) Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.922/Menkes/ Per/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. viii) Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.1027/Menkes/ SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. ix)
Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.1332/Menkes/ SK/X/2002 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.922/Menkes/Per/X/1993.
2.1.3
Tugas dan Fungsi Apotek(1)
Tugas dan fungsi apotek menurut PP No. 51 tahun 2009, yaitu : i) Tempat pengabdian profesi apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan apoteker. ii) Sarana yang digunakan untuk melakukan Pekerjaan Kefarmasian iii) Sarana yang digunakan untuk memproduksi dan distribusi sediaan farmasi antara lain obat, bahan baku obat, obat tradisional, dan kosmetika iv) Sarana
pembuatan
pengamanan,
dan
pengadaan,
pengendalian
mutu
penyimpanan
dan
Sediaan
Farmasi,
pendistribusi
atau
penyaluranan obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional.
2.1.4
Persyaratan, Perizinan dan Pencabutan Apotek
Persyaratan apotek menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 1332/Menkes/SK/X/2002, yaitu : i) Untuk mendapatkan izin apotek, apoteker atau apoteker yang bekerja sama dengan pemilik sarana yang telah memenuhi persyaratan harus
6
siap dengan tempat, perlengkapan termasuk sediaan farmasi dan perbekalan lainnya yang merupakan milik sendiri atau milik pihak lain. ii) Sarana apotek dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan kegiatan pelayanan komoditi lainnya di luar sediaan farmasi. iii) Apotek dapat melakukan kegiatan pelayanan komoditi lainnya di luar sediaan farmasi.(3)
Izin mendirikan apotek semula diberikan oleh Menkes berdasarkan Permenkes RI No. 922/Menkes/Per/X/1993. Namun dengan adanya UU No. 22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah dan UU No. 25 Tahun 2000 tentang Kewenangan Provinsi sebagai daerah otonom, setiap kabupaten dan kotamadya mempunyai peraturan daerah masing-masing dalam pelaksanaan perizinan apotek, dimana perizinan apotek tidak lagi diberikan oleh Menkes melainkan oleh bupati atau walikota.
Menurut KepMenKes No.1332/Menkes/SK/X/2002 Pasal 4 tentang pelimpahan wewenang pemberian izin apotek adalah sebagai berikut : i) Izin apotek diberikan oleh Menteri. ii) Menteri melimpahkan wewenang pemberian izin apotek kepada Kepala Dinkes Kabupaten/Kota. iii) Kepala
Dinkes
Kabupaten/Kota
wajib
melaporkan
pelaksanaan
pembeian izin, pembekuan izin, pencairan izin dan pencabutan izin apotek sekali setahun kepada Menteri dan tembusan disampaikan kepada Dinkes Propinsi.
Ketentuan dan Tata Cara tentang pemberian izin apotek Menurut KepMenKes No.1332/Menkes/SK/X/2002 Pasal 7 adalah : i)
Permohonan izin apotek diajukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
ii)
Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah menerima permohonan dapat meminta bantuan teknis kepada Kepala Balai POM untuk melakukan
7
pemeriksaan setempat terhadap kesiapan apotek untuk melakukan kegiatan. iii)
Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah permintaan bantuan teknis dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan hasil pemeriksaan setempat.
iv)
Apabila pemeriksaan tidak dilaksanakan, apoteker pemohon dapat membuat surat pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dengan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi.
v)
Dalam jangka waktu 12 (dua belas) hari kerja setelah diterima laporan hasil pemeriksaan setempat atau pernyataan apoteker, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat mengeluarkan Surat Izin Apotek.
vi)
Apabila hasil pemeriksaan Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM menyatakan bahwa apotek tersebut masih belum memenuhi syarat, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dalam waktu 12 (dua belas) hari kerja mengeluarkan Surat Penundaan.(3)
vii) Terhadap Surat Penundaan tersebut, apoteker diberi kesempatan untuk melengkapi persyaratan yang belum dipenuhi, selambat-lambatnya dalam waktu 1 (satu) bulan sejak tanggal surat Penundaan. viii) Apabila apoteker menggunakan sarana pihak lain, maka penggunaan sarana tersebut wajib didasarkan pada perjanjian kerjasama antara apoteker dengan pemilik sarana. ix)
Pemilik sarana harus memenuhi persyaratan tidak pernah terlibat dalam pelanggaran peraturan perundang-undangan dibidang obat yang dinyatakan dalam Surat Pernyataan yang bersangkutan.(6)
x)
Terhadap permohonan izin apotek yang ternyata tidak memenuhi persyaratan dan lokasi yang tidak sesuai dengan permohonan, maka Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dalam jangka waktu selambat-lambatnya 12 (dua belas) hari kerja wajib mengeluarkan surat penolakan disertai dengan alasan-alasannya.(3)
8
Alur perizinan pendirian apotek terdapat pada Lampiran 1, Gambar II.1. Berdasarkan Surat Keputusan Direktur Jenderal Pengawasan Obat dan Makanan No.2401/A/SK/X/1990, perubahan surat izin apotek dilakukan bila terjadi minimal salah satu diantara hal-hal berikut: i)
Terjadi penggantian nama apotek.
ii)
Terjadi perubahan nama jalan dan nomor bangunan untuk alamat apotek tanpa pemindahan lokasi apotek.
iii)
SIA hilang atau rusak.
iv)
Terjadi penggantian APA.
v)
Terjadi pergantian Pemilik Sarana Apotek (PSA).
vi)
Surat ijin kerja APA dicabut bila APA bukan sebagai PSA.
vii) Terjadi pemindahan lokasi apotek. viii) APA meninggal dunia.(7) Berdasarkan Kepmenkes RI No.1332/Menkes/SK/X/2002 disebutkan tentang
pencabutan
surat
izin
apotek.
Kepala
Dinas
Kesehatan
Kabupaten/Kota dapat mencabut surat izin apabila : i)
Apoteker sudah tidak lagi memenuhi ketentuan atau persyaratan sebagai seorang APA,
ii)
Apoteker
tidak
lagi
memenuhi
kewajiban
dalam
pekerjaan
kefarmasiannya, iii)
Apoteker Pengelola Apotek berhalangan melakukan tugasnya lebih dari 2 (dua) tahun secara terus menerus,
iv)
Terjadi pelanggaran terhadap undang-undang kesehatan, obat keras, psikotropika, narkotika dan ketentuan perundang undangan lainnya.
v)
Surat izin Apoteker Pengelolya Apotek di cabut,
vi)
Pemilik Sarana Apotek (PSA) terlibat dalam pelanggaran perundangundangan dibidang obat, dan
vii) Apotek tidak lagi memenuhi peersyaratan sebagai apotek.(3)
Pelaksanaan pencabutan Surat Izin apotek dilakukan setelah dikeluarkan peringatan secara tertulis kepada APA sebanyak 3 kali berturut-turut dengan
9
tenggang waktu masing-masing 2-6 bulan sejak dikeluarkan penetapan pembekuan kegiatan di apotek.
2.1.5
Sarana dan Prasarana
Apotek berlokasi pada daerah yang mudah dikenali dan mudah di akses oleh anggota masyarkat. Pelayanan produk kefarmasian diberikan pada temapat yang terpisah dari aktivitas pelayanan
dan penjualan produk
lainnya, hal ini berguna untuk menunjukkan integritas dan kualitas produk serta mengurangi resiko kesalahan penyerahan.
Selain itu, lingkungan sekitar apotek harus dijaga kebersihannya. Apotek harus bebas dari hewan pengerat, serangga serta apotek memiliki suplai listrik yang konstan, terutama pada lemari pendingin. Bangunan apotek adalah gedung atau bagian gedung yang dipergunakan untuk mengelola apotek. Bangunan apotek harus memenuhi persyaratan teknis sebagai berikut : 1. Bangunan apotek sekurang kurangnya terdiri dari ruang tunggu, ruang racik dan penyerahan, ruang administrasi dan apoteker, serta toilet. 2. Dinding harus kuat dan tahan air, permukaan sebelah dalam rata, tidak mudah mengelupas dan mudah dibersihkan. 3. Bangunan apotek harus memiliki ventilasi dan sistem sanitasi yang baik serta memenuhi persyaratan hygiene lainnya. 4. Ruang apotek harus mempunyai penerangan yang cukup, sehingga dapat menjamin pelaksanaan tugas dan fungsi apotek dengan baik. 5. Apotek harus memasang papan nama pada bagian depan apotek. Pada papan nama tercantum nama apotek, nama APA, no. surat izin apotek, alamat, no. telepon apotek.
10
2.2
Pengelolaan Sediaan Farmasi dan Perbekalan Kesehatan Lainnya
Pengelolaan persediaan farmasi dan perbelakan kesehatan lainnya dilakukan sesuai ketentuan perundangan yang berlaku meliputi : i)
Perencanaan Adalah salah satu fungsi yang bertujuan untuk menentukan dalam proses pengadaan perbekalan farmasi di apotek. Dalam membuat perencanaan, pengadaan sediaan farmasi perlu diperhatian : a. Pola penyakit, b. Kemampuan masyarakat, c. Budaya masyarakat.
ii) Pengadaan Merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui melalui : a. Pembelian, b. Produksi/pembuatan sediaan farmasi, c. Sumbangan/droping/hibah. Tujuan pengadaan adalah untuk mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga serta waktu yang berlebihan, maka pengadaan sediaan farmasi harus dilakukan melalui jalur resmi. Beberapa sistem pengendalian barang yang sering digunakan adalah sebagai berikut: a. Metode Pareto, metode ini menekankan pada persediaan yang mempunyai nilai penggunaan yang relatif tinggi atau mahal. Dalam persediaan terdiri dari berbagai jenis obat yang mempunyai nilai penggunaan yang berbeda-beda.
11
Tabel 2.1 Analisis Pareto ABC Kelompok
Jumlah Item
Jumlah Nilai
A
20%
80%
B
30%
15%
C
50%
5%
Jumlah
100%
100%
b. Fixed Order Period System (Sistem Waktu Pesanan Tetap), dengan memesan pada waktu-waktu tertentu. Jumlah yang dipesan tidak boleh melebihi suatu batas maksimum yang ditentukan.
c. Safety Stock (Persediaan Pengaman), yaitu persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan (stock out) yang disebabkan karena adanya permintaan yang lebih besar dari perkiraan semula atau karena keterlambatan barang yang dipesan sampai digudang penyimpanan (lead time yang lebih lama), dengan menentukan atau menghitung besarnya persediaan pengaman yang dibutuhkan. Untuk menaksir besarnya safety stock, dapat dipakai cara yg relatif lebih teliti yaitu dengan metode perbedaan pemakaian maksimum dan rata-rata. Metode ini dilakukan dengan menghitung selisih antara pemakaian maksimum dengan pemakaian rata-rata dalam jangka waktu tertentu (misalnya perminggu), kemudian selisih tersebut dikalikan dengan lead time. Rumus Safety Stock: = (Pemakaian Maksimum-Pemakaian Rata2) x Lead time .(8) iii) Penyimpanan Adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang
12
dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak fisik obat.
Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, menurut bentuk sediaan dan alfabetis, dengan menerapkan prinsip sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expire First Out) dan disertai sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan.
Obat/bahan obat harus disimpan dalam wadah asli dari pabrik. Dalam hal pengecualian atau darurat dimana isi dipindahkan pada wadah lain, maka harus dicegah terjadinya kontaminasi dan harus ditulis yang jelas pada wadah baru, wadah baru sekurang-kurangnya memuat nomor batch dan tanggal kadaluarsa.
iv)
Administrasi Dalam
menjalankan
pelayanan
kefarmasian
di
apotek,
perlu
dilaksanakan kegiatan administrasi yang meliputi : a. Administrasi Umum Pencatatan, pengarsipan, pelaporan narkotika, psikotropika dan dokumentasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. b. Administrasi Pelayanan Pengarsipan resep, pengarsipan catatan pengobatan pasien, pengarsipan hasil monitoring pengunaan obat.
2.3
Tenaga Kefarmasian
Peraturan Pemerintah No.51 tentang Tenaga Kefarmasian mendefinisikan setiap Tenaga Kefarmasian adalah tenaga yang melakukan Pekerjaan Kefarmasian, yang terdiri atas Apoteker dan Tenaga Teknis Kefarmasian. Tenaga Kefarmasian dalam melakukan Pekerjaan Kefarmasian pada Fasilitas Produksi Sediaan Farmasi harus mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang produksi dan pengawasan mutu.(1)
13
Orang yang mengabdikan diri dalam bidang kesehatan serta memiliki pengetahuan dan atau keterampilan melalui pendidikan di bidang kesehatan untuk jenis tertentu memerlukan kewenangan untuk melakukan upaya kesehatan. menurut Permenkes RI No.1332 Tahun 2002, tenaga kesehatan di apotek terdiri dari apoteker pengelola apotek (APA), apoteker pendamping dan asisten apoteker (AA). Sebuah apotek harus memiliki seorang APA yang dibantu oleh sekurang-kurangnya seorang Asisten Apoteker. Jika APA berstatus sebagai pegawai negeri atau ABRI, maka harus ada apoteker pendamping atau AA kepala.(5)
Dalam menjalankan profesinya, Apoteker wajib memiliki Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA). Apoteker yang telah diregistrasi akan diberikan STRA sebagai bukti tertulis yang dikeluarkan oleh menteri, pemberiannya didelegasikan kepada KFN (Komite Farmasi Nasional) yang berlaku selama 5 tahun dan dapat diperpanjang untuk jangka waktu 5 tahun apabila memenuhi persyaratan. Sedangkan untuk tenaga teknis kefarmasian yang telah diregistrasi diberikan Surat Tanda Registrasi Tenaga Teknis Kefarmasian. Persyaratan untuk memperoleh STRA, apoteker harus memenuhi persyaratan: i) Memiliki ijazah apoteker; ii) Memiliki sertifikat kompetensi profesi; iii) Mempunyai surat pernyataan telah mengucapkan sumpah/janji apoteker; iv) Mempunyai surat keterangan sehat fisik dan mental dari dokter yang memiliki surat izin praktek; dan v) Membuat pernyataan akan mematuhi dan melaksanakan ketentuan etika profesi.(9) Selain STRA, APA atau Apoteker pendamping yang akan menjalankan pekerjaan kefarmasiaan di apotek, puskesmas atau instalasi farmasi rumah sakit wajib memiliki surat izin yang dikenal dengan SIPA (Surat Izin Praktik Apoteker). Sedangkan apoteker yang melakukan pekerjaan kefarmasian di
14
bidang produksi atau distribusi / penyaluran wajib memiliki Surat Izin Kerja Apoteker (SIKA).(9) SIPA atau SIKA dapat diperoleh dengan mengajukan permohonan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten atau Kota tempat pekerjaan kefarmasian dilakukan dengan melampirkan: i) Fotokopi STRA yang sudah dilegalisir; ii) Surat pernyataan mempunyai tempat praktek profesi atau surat keterangan dari pimpinan fasilitas pelayanan kefarmasian atau dari pimpinan fasilitas produksi atau distribusi/penyaluran; iii) Surat rekomendasi dari organisasi profesi; dan iv) Pas foto berwarna ukuran 4x6 sebanyak 2 (dua) lembar dan 3x4 sebanyak 2 (dua) lembar.(9) Menurut Permenkes RI No.1332 Tahun 2002 apabila APA berhalangan tugas, maka APA dapat menunjuk apoteker pendamping dan bila APA dan apoteker pendamping tidak berada di tempat selam lebih dari tiga bulan terus menerus, maka dapat digantikan oleh apoteker pengganti. Penggantian tersebut harus dilaporkan ke Dinkes Kota dengan tembusan ke Balai POM setempat. i) Apoteker Pengelola Apotek (APA) Apoteker pengelola apotek adalah apoteker yang telah diberi surat izin apotek (SIA), yaitu surat izin yang diberikan oleh Menteri Kesehatan kepada apoteker atau apoteker yang bekerja sama dengan pemilik sarana untuk menyelenggarakan apotek di suatu tempat tertentu. ii) Apoteker Pendamping Apoteker pendamping menurut Permenkes RI No. 1332 Tahun 2002 adalah apoteker yang bekerja di apotek disamping APA dan menggantikannya pada jam-jam tertentu pada hari buka apotek. Apoteker pendamping bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas pelayanan
kefarmasian
selama
yang
bersangkutan
bertugas
15
menggantikan APA. Apoteker pendamping juga harus memenuhi persyaratan seperti persyaratan untuk APA. iii) Apoteker Pengganti Apoteker
pengganti
menurut
Permenkes
RI
No.
1332/Menkes/SK/X/2002 adalah apoteker yang bertugas menggantikan APA selama APA tidak berada di tempat lebih dari tiga bulan terus menerus, telah mempunyai surat izin kerja dan tidak bertindak sebagai APA di tempat lain. iv) Asisten Apoteker Menurut Peraturan Pemerintah No 51 tahun 2009 tentang Tenaga Teknis Kefarmasian adalah tenaga yang membantu Apoteker dalam menjalani Pekerjaan Kefarmasian, yang terdiri atas Sarjana Farmasi, Ahli Madya Farmasi, Analis Farmasi, dan TenagaMenengah Farmasi/Asisten Apoteker.
Asisten apoteker menurut Permenkes RI No. 1332 Tahun 2002 adalah mereka yang berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku berhak melakukan pekerjaan kefarmasian sebagai asisten apoteker. Setiap tenaga kefarmasian yang akan menjalankan pekerjaan kefarmasian wajib memiliki surat izin sesuai tempat tenaga kefarmasian bekerja. Surat izin sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berupa : i) SIPA bagi Apoteker penanggung jawab di fasilitas pelayanan
kefarmasian; ii) SIPA bagi Apoteker pendamping di fasilitas pelayanan kefarmasian; iii) SIKA bagi Apoteker yang melakukan pekerjaan kefarmasian di fasilitas
produksi atau fasilitas distribusi/penyaluran; atau iv) SRTTK bagi Tenaga Teknis Kefarmasian yang melakukan pekerjaan
kefarmasian pada fasilitas kefarmasian. 2.4
Apoteker Pengelola Apotek
2.4.1
Persyaratan Apoteker Pengelola Apotek
Apoteker Pengelola Apotek adalah apoteker yang telah diberi Surat Izin Apotek (SIA), yaitu surat izin yang diberikan oleh Dinas Kesehatan kepada
16
apoteker atau apoteker bekerjasama dengan pemilik sarana untuk menyelenggarakan apotek di suatu tempat tertentu.
Suatu Apotek dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA), yaitu apoteker yang telah diberi Surat Izin Apotek (SIA). Untuk menjadi APA, seorang apoteker harus memenuhi persyaratan sebagai berikut : i) Ijazahnya telah terdaftar pada Departemen Kesehatan, ii) Telah mengucapkan sumpah atau janji sebagai apoteker, iii) Memiliki Surat Izin Kerja (SIK) dari Menteri Kesehatan, iv) Memenuhi syarat-syarat kesehatan fisik dan mental untuk melaksanakan tugasnya sebagai apoteker, v) Tidak bekerja di suatu perusahaan farmasi dan tidak menjadi Apoteker Pengelola Apotek di apotek lain.
2.5
Peran dan Fungsi Apoteker di apotek
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2009, tentang Pekerjaan Kefarmasian, apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus sebagai apoteker dan telah mengucapkan sumpah jabatan apoteker. Sedangkan menurut Keputusan Mentri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1332/Menkes/SK/X/2002, Apoteker Pengelola Apotek adalah Apoteker yang telah di beri Surat Izin Apoteker (SIA), yaitu surat izin yang telah diberikan Departemen Kesehatan kepada Apoteker atau Apoteker bekerja sama dengan pemilik sarana untuk menyelenggarakan apotek disuatu tempat tertentu.(1) Apoteker di apotek memiliki dua fungsi utama, khususnya yang berkaitan langsung dengan pasien, yaitu: i) Sebagai penanggung jawab pelayanan kefarmasian di apotek sesuai dengan keilmuannya tentang pekerjaan kefarmasian yang meliputi pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan, dan distribusi obat, bahan obat, dan obat tradisional.
17
ii) Sebagai manajer di apotek yang harus dapat mengelola apotek dengan baik, yaitu keahlian menjalankan prinsip-prinsip manajemen. 2.5.1
Peranan Apoteker di Apotek
Peran Apoteker yang digariskan oleh WHO yang semula dikenal dengan “Seven Stars of Pharmacist” sekarang menjadi “Eight Stars of Pharmacist” karena ditambah satu fungsi lagi yaitu sebagai reasearcher, antara lain meliputi: i)
Leader :
Farmasis harus memiliki kemampuan untuk menjadi
pemimpin, memiliki keberanian mengambil keputusan yang empati dan efektif serta kemampuan mengkomunikasikan dan mengelola hasil keputusan. ii)
Decision maker : Farmasis harus dapat mengambil keputusan yang tepat untuk mengefisiensikan dan mengefektifan sumber daya yang ada di apotek.
iii)
Communicator
:
Farmasis
harus
mempunyai
kemampuan
berkomunikasi yang cukup baik, baik komunikasi lisan maupun tulisan. iv)
Care giver : Farmasis harus dapat memberi pelayanan dalam bentuk pelayanan klinis, analitis, teknis, sesuai peraturan perundangundangan. Dalam memberikan pelayanan, Apoteker harus berinteraksi dengan pasien secara individu maupun kelompok. Apoteker harus mengintegrasikan pelayanannya pada sistem pelayanan kesehatan secara berkesinambungan dan pelayanan farmasi yang dihasilkan harus bermutu tinggi.
v)
Manager: Farmasis harus memiliki kemampuan manajerial dalam mengelola sumber daya yang tersedia.
vi)
Teacher : Farmasis harus bertanggung jawab untuk memberikan pendidikan pelatihan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan apotek.
vii) Life Long Learner : Farmasis harus senantiasa mengembangkan sikap mencari ilmu sepanjang hayat, belajar terus menerus untuk meningkatkan
pengetahuan
dan
perkembangan ilmu kefarmasian.
kemampuan,
serta
mengikuti
18
viii) Researcher : Farmasis harus senantiasa berperan serta dalam berbagai penelitian guna mengembangkan ilmu kefarmasian.
2.5.2
Fungsi Apoteker di Apotek
Apotek merupakan tempat bagi apoteker dalam melaksanakan pengabdian profesi berdasarkan keilmuan, tanggung jawab dan etika profesi. Sesuai ketentuan perundangan yang berlaku apotek harus dikelola oleh seorang apoteker yang profesional. Fungsi apoteker sebagai pemimpin atau manajer yang harus mempunyai kemampuan manajerial yang baik, yaitu keahlian dalam menjalankan prinsip-prinsip ilmu manajemen, yang meliputi kepemimpinan
(leading),
perencanaan
(planning),
pengorganisasian
(organizing), pelaksanaan (actuating), dan pengawasan (controlling). i)
Kepemimpinan (leading) merupakan kemampuan untuk mengarahkan orang lain. Untuk bekerja dengan rela sesuai dengan apa yang diinginkannya
dalam
mencapai
tujuan
tertentu.
Kualitas
kepemimpinan seorang pemimpin ditentukan oleh adanya sasaran dan program yang jelas, bekerja sistematis dan efektif, komunikasi secara efektif, kepekaan terhadap hubungan antar manusia, dapat membentuk tim dengan kinerja tinggi, dan dapat mengerjakan tugas-tugas dengan efektif dan efisien. Menjadi seorang pemimpin di apotek maka Apoteker harus mempunyai kemampuan dalam bidang pembukuan, administrasi, personlia, perpajakan dan lain-lain. ii)
Perencanaan (planning) adalah merupakan suatu tindakan untuk menentukan sasaran dan membuat program kerja yang akan dilakukan. Rencana mengarahkan tujuan organisasi dan menetapkan prosedur terbaik untuk mencapainya, misalnya berupa perencanaan fisik maupun perencanaan biaya.
iii)
Pengorganisasian (organizing) merupakan tindakan yang bersifat mengatur dan mengarahkan anggota atau bawahan yang ada untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan bersama-sama. Kemampuan mengorganisasi meliputi: penentuan tugas masing-masing, pembagian aktivitas yang sama dan seimbang kepada setiap anggota, pemilihan
19
orang-orang
disesuaikan
dengan
pendidikan,
sifat-sifat
serta
pengalamannya, pemberian wewenang dan pemberian tanggung jawab dan pengkoordinasian macam- macam aktivitas. iv)
Pelaksanaan
(actuating)
merupakan
kemampuan
menggerakan
bawahan agar mereka bekerja dengan sukarela, senang hati dan tidak dipaksakan sehingga diperlukan seorang pemimpin yang akan menyelaraskan tugas dari setiap staf dengan tujuan yang hendak akan dicapai. v)
Pengawasan (controlling) merupakan kemampuan pengawasan apakah semuanya sudah berjalan memuaskan ke arah tercapainya tujuan dengan dibandingkan dengan nilai standar tertentu. Tujuan kegiatan pengawasan
yaitu
untuk
mencegah
terjadinya
penyimpangan-
penyimpangan dari sasaran yang telah ditetapkan serta menganalisis sebab-sebab
penyimpangan
dan
memperbaikinya
apabila
penyimpangan tersebut telah terjadi. 2.6
Pengelolaan Apotek oleh Apoteker
Pengelolaan Apotek adalah segala upaya dan kegiatan yang dilakukan oleh seorang APA dalam rangka tugas dan fungsi apotek yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan, dan penilaian. Pengelolaan apotek menurut Permenkes No. 922 Tahun 1993, meliputi : i) Pembuatan, pengolahan, peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, penyimpanan dan penyerahan obat atau bahan obat. ii) Pengadaan, penyimpanan, penyaluran, dan penyerahan perbekalan farmasi. iii) Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi. Pengelolaan apotek berdasarkan Permenkes No. 26/Menkes/Per/I/1981, meliputi : 1. Bidang pelayanan kefarmasian 2. Bidang material 3. Bidang administrasi dan keuangan iv) Bidang ketenagaan
20
v) Bidang lainnya yang berkaitan dengan tugas dan fungsi apotek.
2.6.1
Bidang Pelayanan Kefarmasian
Untuk menjalankan pelayanan kefarmasian di apotek, apoteker harus menerapkan standar pelayanan kefarmasian di apotek sesuai dengan Kepmenkes RI No. 1027/ Menkes/SK/IX/2004.
Apotek wajib melayani resep-resep dari dokter, dokter gigi, dokter hewan yang sepenuhnya merupakan tanggung jawab APA. Dalam melayani resep, Apoteker harus melaksanakan pekerjaan kefarmasiannya sesuai dengan tanggung jawab dan keahlian profesinya yang dilandasi pada kepentingan masyarakat. Apabila menemukan kekeliruan atau ketidakjelasan dalam resep, maka Apoteker wajib berkonsultasi dengan dokter penulis resep.
Selain melakukan pelayanan obat melalui resep dokter, apotek juga dapat menjual obat tanpa resep. Obat-obat yang dapat diserahkan tanpa resep dokter meliputi obat bebas, obat bebas terbatas, dan obat-obat yang termasuk dalam Daftar Obat Wajib Apotek (DOWA) yang ditetapkan Menteri Kesehatan.
Penjualan obat keras yang dinyatakan sebagai Daftar Obat Wajib Apotek tanpa resep, dapat dilakukan oleh Apoteker Pengelola Apotek, Apoteker Pendamping atau Apoteker Pengganti.
Berikut ini adalah standar pelayanan kefarmasian di Apotek sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia : i) Pelayanan Resep a. Skrining Resep Apoteker harus melakukan skrining resep yang meliputi persyaratan administratif, kesesuaian farmasetik, dan pertimbangan klinis lainnya.
Jika
ada
keraguan
terhadap
resep
hendaknya
dikonsultasikan kepada dokter penulis resep dengan jmemberikan
21
pertimbangan dan alternatif seperlunya bila perlu menggunakan persetujuan setelah pemberitahuan. b. Penyiapan Obat Penyiapan obat meliputi peracikan, penulisan etiket, penyiapan kemasan obat, penyerahan obat, pemberian informasi obat, konseling, dan memonitor penggunaan obat. Peracikan,
merupakan
kegiatan
menyiapkan,
menimbang,
mencampur, mengemas dan memberikan etiket pada wadah. Dalam melaksanakan peracikan obat harus dibuat suatu prosedur tetap dengan memperhatikan dosis, jenis dan jumlah obat serta penulisan etiket yang benar, sehingga jelas dan dapat dibaca. Kemasan obat yang diserahkan hendaknya dikemas dengan rapi dalam kemasan yang cocok sehingga terjaga kualitasnya.
Sebelum obat diserahkan pada pasien harus dilakukan pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian antara obat dengan resep. Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker disertai pemberian informasi obat dan konseling kepada pasien dan tenaga kesehatan. Apoteker harus memberikan informasi yang benar, jelas dan mudah dimengerti, akurat, tidak bias, etis, bijaksana, dan terkini. Informasi obat pada pasien sekurang-kurangnya meliputi: cara pemakaian obat, cara penyimpanan obat, jangka waktu pengobatan, aktivitas serta makanan dan minuman yang harus dihindari selama terapi.
Apoteker harus memberikan konseling, mengenai sediaan farmasi, pengobatan dan perbekalan kesehatan lainnya, sehingga dapat memperbaiki kualitas hidup pasien atau yang bersangkutan terhindar dari bahaya penyalahgunaan atau penggunaan salah sediaan farmasi atau perbekalan kesehatan lainnya. Untuk penderita penyakit tertentu seperti kardiovaskular, diabetes, TBC, asma, dan penyakit kronis lainnya, apoteker harus memberikan konseling secara berkelanjutan.
22
Setelah
penyerahan
obat
kepada
pasien,
apoteker
harus
melaksanakan pemantauan penggunaan obat, terutama untuk pasien tertentu seperti kardiovaskular, diabetes, TBC, asma, dan penyakit kronis lainnya.
ii) Promosi dan Edukasi Dalam rangka pemberdayaan masyarakat, apoteker harus memberikan edukasi apabila masyarakat ingin mengobati diri sendiri (swamedikasi) untuk penyakit ringan dengan memilihkan obat yang sesuai dan apoteker harus berpartisipasi secara aktif dalam promosi dan edukasi. Apoteker ikut membantu diseminasi informasi, antara lain dengan penyebaran leaflet/brosur, poster, penyuluhan, dan lain lainnya.
iii) Pelayanan Residensial (Home Care) Apoteker sebagai care giver diharapkan juga dapat melakukan pelayanan efarmasian yang bersifat kunjungan rumah, khususnya untuk kelompok lansia dan pasien dengan pengobatan penyakit kronis lainnya. Untuk aktivitas ini apoteker harus membuat catatan berupa catatan pengobatan (medication record).
2.6.2
Bidang Material
Pengelolaan bidang material meliputi perbekalan farmasi, bangunan dan perlengkapan. Dalam hal perbekalan farmasi, apotek harus menyediakan obat-obatan yang bermutu baik dan terjamin keabsahannya. Untuk itu, apotek memperoleh obat dan perbekalan farmasi harus bersumber dari pabrik farmasi, Pedagang Besar Farmasi atau apotek atau sarana distribusi resmi lainnya.
Untuk menjaga agar mutu perbekalan farmasi tetap baik selama disimpan di apotek, perlu diperhatikan cara menyimpan yang baik seperti tertera pada kemasan dari setiap item perbekalan farmasi, misalnya harus pada tempat yang aman, tidak terkena sinar matahari langsung, bersih dan disusun secara
23
sistematis. Setiap item barang diberi kartu stok untuk mencatat pemasukan dan pengeluaran barang.
2.6.3
Bidang Administrasi dan Keuangan
Pengelolaan administrasi di apotek mencakup administrasi pengadaan, penerimaan,
penyimpanan,
penyaluran,
peracikan,
penyerahan
dan
pemusahan perbekalan farmasi. Apotek juga diwajibkan untuk melaporkan penggunaan obat-obat golongan narkotika dan psikotropika.
Pengelolaan administrasi keuangan meliputi administrasi pembelian, penjualan, pembukuan keuangan. Pengelolaan keuangan ini memerlukan perencanaan dan penanganan yang baik dan cermat seingga penggunaan dana dapat berjalan secara efektif dan efisien.
2.6.4 Bidang Pelayanan Informasi Obat Menurut Kepmenkes No. 1027 tahun 2004 tentang Standar pelayanan kefarmasian di apotek menyebutkan Apoteker harus memberikan informasi yang benar, jelas dan mudah dimengerti, akurat, tidak bias, etis, bijaksana, dan terkini. Informasi obat pada pasien sekurang-kurangnya meliputi: cara pemakaian obat, cara penyimpanan obat, jangka waktu pengobatan, aktivitas serta makanan dan minuman yang harus dihindari selama terapi.
Pengelolaan bidang pelayanan informasi menurut Permenkes RI No. 922 Tahun 1993, meliputi : i) Pelayanan informasi tentang obat dan perbekalan farmasi lainnya yang diberikan kepada dokter dan tenaga kesehatan lainnya maupun kepada masyarakat. ii) Pengamatan dan pelaporan informasi mengenai khasiat, keamanan, bahaya dan atau mutu obat dan perbekalan farmasi lainnya. iii) Dalam Kepmenkes No. 347 Tahun 1990 tentang Obat Wajib Apotik, dinyatakan bahwa apoteker dapat menyerahkan obat keras tanpa resep dokter kepada pasien di apotek. Hal ini menyebabkan perlunya peran
24
apoteker di apotek dalam pelayanan konsultasi, informasi dan edukasi. Pemberian informasi obat kepada masyarakat juga dapat dilakukan melalui brosur, poster dan artikel-artikel dalam surat kabar atau majalah.
2.7
Pengelolaan Prekursor, Narkotika, Psikotropika dan Obat Wajib Apotek
2.7.1
Prekursor
Menurut UU No.44 tahun 2010, perkusor adalah zat atau bahan pemula atau bahan kimia yang dapat digunakan dalam pembuatan Narkotika dan Psikotropika. Dan menurut Peraturan Kepala BPOM No.40 tahun 2013, Prekursor Farmasi adalah zat atau bahan pemula atau bahan kimia yang dapat digunakan sebagai bahan baku/penolong untuk keperluan proses produksi Industri Farmasi atau produk antara, produk ruahan dan produk jadi yang mengandung
efedrin,
pseudoefedrin,
norefedrin/fenilpropanolamin,
ergotamin, ergometrin, atau potassium permanganat.(10,11)
Pengaturan Prekursor dalam Peraturan Pemerintah ini meliputi segala kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan dan penggunaan Prekursor untuk keperluan industri farmasi, industri non farmasi, dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Perkusor digolongkan menjadi beberapa golongan, yaitu: i)
Perkusor Tabel I, yaitu Acetic Anhydride; N-Acetylanthranilic Acid; Ephedrine; Ergometrine; Ergotamine; Isosafrole; Lysergic Acid; 3,4Methylenedioxyphenyl-2-propanone;
Norephedrine;
1-Phenyl-2-
Propanone; Piperonal; Potassium Permanganat; Pseudoephedrine; Safrole. ii) Perkusor Tabel II, yaitu Acetone; Anthranilic Acid; Ethyl Ether; Hydrochloric Acid; Methyl Ethyl Ketone; Phenylacetic Acid; Piperidine; Sulphuric Acid; Toluene.(10)
25
Pengelolaan Prekursor meliputi kegiatan: i)
Pengadaan Prekursor Pengadaan Prekursor dilakukan melalui produksi dalam negeri dan impor. Prekursor hanya dapat digunakan untuk tujuan industri farmasi, industri non farmasi, dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.(10) a. Pengadaan obat mengandung Prekursor Farmasi harus berdasarkan Surat Pesanan (SP). SP harus: 1. Asli dan dibuat tindasan sebagai arsip; 2. Ditandatangani
oleh
Apoteker
Penanggung
Jawab
Apotek/Apoteker Pendamping dengan mencantumkan nama lengkap dan nomor SIPA, nomor dan tanggal SP, dan kejelasan identitas pemesan (antara lain nama dan alamat jelas, nomor telepon/faksimili, nomor ijin, dan stempel); 3. Mencantumkan nama dan alamat Industri Farmasi/Pedagang Besar Farmasi (PBF) tujuan pemesanan; Pemesanan antar apotek diperbolehkan dalam keadaan mendesak misalnya pemesanan sejumlah obat yang dibutuhkan untuk memenuhi kekurangan jumlah obat yang diresepkan; 4. Mencantumkan nama obat mengandung Prekursor Farmasi, jumlah, bentuk dan kekuatan sediaan, isi dan jenis kemasan; 5. Diberi nomor urut tercetak dan tanggal dengan penulisan yang jelas atau cara lain yang dapat tertelusur, dan khusus untuk pesanan obat mengandung Prekursor Farmasi dibuat terpisah dari surat pesanan obat lainnya dan jumlah pesanan ditulis dalam bentuk angka dan huruf. 6. Apabila
pemesanan
dilakukan
melalui
telepon
(harus
menyebutkan nama penelpon yang berwenang), faksimili, email maka surat pesanan asli harus diberikan pada saat serah terima barang, kecuali untuk daerah-daerah tertentu dengan kondisi geografis
yang
sulit
transportasi
dimana
pengiriman
26
menggunakan jasa ekspedisi, maka surat pesanan asli dikirimkan tersendiri. b. Apotek yang tergabung di dalam satu grup, masing-masing Apotek harus membuat SP sesuai kebutuhan kepada Industri Farmasi/PBF. c. Apabila SP tidak dapat digunakan, maka SP yang tidak digunakan tersebut harus tetap diarsipkan dengan diberi tanda pembatalan yang jelas. d. Apabila SP Apotek tidak bisa dilayani, Apotek harus meminta surat penolakan pesanan dari Industri Farmasi/PBF. e. Pada saat penerimaan obat mengandung Prekursor Farmasi, harus dilakukan pemeriksaan kesesuaian antara fisik obat dengan faktur penjualan dan/atau Surat Pengiriman Barang (SPB) yang meliputi: 1. Kebenaran nama produsen, nama Prekursor Farmasi/obat mengandung Prekursor Farmasi, jumlah, bentuk dan kekuatan sediaan, isi dan jenis kemasan; 2. Nomor bets dan tanggal daluwarsa; 3. Apabila butir pertama dan kedua dan/atau kondisi kemasan termasuk segel dan penandaan rusak, terlepas, terbuka dan tidak sesuai dengan SP, maka obat tersebut harus dikembalikan kepada pengirim disertai dengan bukti retur/surat pengembalian (Anak Lampiran 2) dan salinan faktur penjualan serta dilengkapi nota kredit dari Industri Farmasi/PBF pengirim. f. Setelah dilakukan pemeriksan, Apoteker Penanggung Jawab atau tenaga teknis kefarmasian wajib menandatangani faktur penjualan dan/atau Surat Pengiriman Barang (SPB) dengan mencantumkan nama lengkap, nomor SIPA/SIKTTK dan stempel Apotek.(11)
ii) Penyimpanan Prekursor Prekursor yang berada di apotek wajib disimpan secara khusus sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan dalam UU No. 44 tahun 2010 pasal 9 ayat (1). Adapun tata cara penyimpanan prekursor diatur dalam Peraturan Kepala Badan Pengawasan Obat Dan
27
Makanan Republik Indonesia Nomor 40 Tahun 2013 tentang Pedoman Pengelolaan Prekursor Farmasi dan Obat Mengandung Prekursor Farmasi Bab IV yaitu apotek harus memiliki tempat khusus untuk menyimpan prekursor. Tempat khusus tersebut harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. Obat mengandung Prekursor Farmasi disimpan di tempat yang aman berdasarkan analisis risiko masing-masing Apotek. b. Apabila memiliki obat mengandung Prekursor Farmasi yang disimpan tidak dalam wadah asli, maka wadah harus dilengkapi dengan identitas obat meliputi nama, jumlah, bentuk dan kekuatan sediaan, isi dan jenis kemasan, nomor bets, tanggal daluwarsa, dan nama produsen. c. Memisahkan dan menyimpan dengan aman obat mengandung Prekursor Farmasi yang : 1. Rusak; 2. Kadaluwarsa; 3. Izin edar dibatalkan sebelum dimusnahkan atau dikembalikan kepada Industri Farmasi /PBF. d. Melakukan stock opname secara berkala sekurang-kurangnya 6 (enam) bulan sekali. e. Melakukan investigasi adanya selisih stok dengan fisik saat stock opname dan mendokumentasikan hasil investigasi.(11) iii) Pemusnahan Prekursor Pemusnahan
prekursor
diatur
dalam
Peraturan
Kepala
Badan
Pengawasan Obat Dan Makanan Republik Indonesia Nomor 40 Tahun 2013 tentang Pedoman Pengelolaan Prekursor Farmasi dan Obat Mengandung Prekursor Farmasi Bab IV yaitu Pemusnahan prekursor dilaksanakan terhadap obat mengandung Prekursor Farmasi yang rusak dan kadaluwarsa; Harus tersedia daftar inventaris Obat Mengandung Prekursor Farmasi yang akan dimusnahkan mencakup nama produsen, bentuk dan kekuatan sediaan, isi dan jenis kemasan, jumlah, nomor bets, dan tanggal daluwarsa.
28
Pelaksanaan
pemusnahan
harus
dibuat
dengan
memperhatikan
pencegahan diversi dan pencemaran lingkungan. Kegiatan pemusnahan ini dilakukan oleh penanggung jawab apotek dan disaksikan oleh petugas Balai Besar/Balai POM dan/atau Dinas Kesehatan Kab/Kota setempat.
Kegiatan
ini
didokumentasikan
dalam
Berita
Acara
Pemusnahan yang ditandatangani oleh pelaku dan saksi, serta berita acara pemusnahan yang menggunakan pihak ketiga harus ditandatangani juga oleh saksi dari pihak ketiga.(11)
iv) Pelaporan Prekursor Apoteker Penanggung Jawab Apotek wajib membuat dan menyimpan catatan serta mengirimkan laporan pemasukan dan pengeluaran obat mengandung Prekursor Farmasi Efedrin dan Pseudoefedrin dalam bentuk
sediaan
tablet/kapsul/kaplet/injeksi.
Pelaporan
tersebut
dikirimkan kepada Badan POM Direktorat Pengawasan Napza dengan tembusan ke Balai Besar/Balai POM. Laporannya yaitu sebagai berikut: a. laporan pemasukan dan pengeluaran obat mengandung Prekursor Farmasi
Efedrin
dan
Pseudoefedrin
dalam
bentuk
sediaan
tablet/kapsul/kaplet/injeksi; b. laporan kehilangan, dan c. laporan pemusnahan obat mengandung Prekursor Farmasi. Setiap apotek wajib menyimpan dokumen dan informasi seluruh kegiatan terkait pengelolaan obat mengandung Prekursor Farmasi dengan tertib, akurat dan tertelusur.(11) 2.7.2
Pengelolaan Narkotika
Menurut UU No.35 Tahun 2009, narkotika adalah zat atau obat yang berasal dari tanaman atau bukan tanaman, baik sintetis maupun semisintetis, yang dapat menyebabkan penurunan atau perubahan kesadaran, hilangnya rasa, mengurangi sampai menghilangkan rasa nyeri, dan dapat menimbulkan
29
ketergantungan, yang dibedakan ke dalam golongan-golongan. Narkotika digolongkan menjadi beberapa golongan, yaitu : i) Narkotika Golongan I, adalah narkotika yang hanya dapat digunakan untuk tujuan pengembangan ilmu pengetahuan dan tidak digunakan dalam terapi, serta mempunyai potensi sangat tinggi mengakibatkan ketergantungan. Contohnya yaitu: opium, tanaman ganja, kokain dan heroin. ii) Narkotika Golongan II, adalah narkotika yang berkhasiat pengobatan digunakan sebagai pilihan terakhir dan dapat digunakan dalam terapi dan/atau
untuk
tujuan
pengembangan
ilmu
pengetahuan
serta
mempunyai potensi tinggi mengakibatkan ketergantungan. Contohnya yaitu: morfin, metadon dan petidina. iii) Narkotika Golongan III, adalah narkotika yang berkhasiat pengobatan dan banyak digunakan dalam terapi dan/atau tujuan pengembangan ilmu pengetahuan
serta
mempunyai
potensi
ringan
mengakibatkan
ketergantungan. Contohnya yaitu : kodein dan etilmorfina.(12) Pengelolaan narkotika meliputi kegiatan: i) Pemesanan Narkotika Pengadaan narkotika di apotek dilakukan dengan pesanan tertulis melalui Surat Pesanan Narkotika kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF) PT. Kimia Farma. Pesanan narkotika bagi apotek ditandatangani oleh APA dengan menggunakan surat pesanan rangkap empat, dimana satu surat pesanan hanya dapat digunakan untuk memesan satu jenis narkotika, surat pesanan tersebut harus dilengkapi dengan nomor SIK apoteker dan stempel apotek. ii) Penyimpanan Narkotika Narkotika yang berada di apotek wajib disimpan secara khusus sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan dalam UU No. 35 tahun 2009 pasal 14 ayat (1). Adapun tata cara penyimpanan narkotika
diatur
dalam
Peraturan
Menteri
Kesehatan
RI No.
28/MENKES/PER/V/1978 pasal 5 yaitu apotek harus memiliki tempat
30
khusus untuk menyimpan narkotika. Tempat khusus tersebut harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. Harus seluruhnya terbuat dari kayu atau bahan lain yang kuat. b. Harus mempunyai kunci ganda yang kuat. c. Dibagi menjadi 2 bagian, masing-masing bagian dengan kunci yang berlainan. Bagian pertama digunakan untuk menyimpan morfin, petidin dan garam-garamnya serta persediaan narkotika, sedangkan bagian kedua dipergunakan untuk menyimpan narkotika lainnya yang dipakai sehari-hari. d. Apabila tempat tersebut berukuran kurang dari 40 x 80 x 100 cm, maka lemari tersebut harus dibuat pada tembok dan lantai.(13) Selain itu pada pasal 6 Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 28/MENKES/PER/I/1978 dinyatakan bahwa: a. Apotek
harus
menyimpan
narkotika
dalam
tempat
khusus
sebagaimana yang dimaksud dalam pasal 5 Peraturan Menteri Kesehatan No. 28/MENKES/PER/I/1978 dan harus dikunci dengan baik. b. Lemari khusus tidak boleh dipergunakan untuk menyimpan barang lain selain narkotika, kecuali ditentukan oleh Menteri Kesehatan. c. Anak kunci lemari khusus dikuasai oleh penanggung jawab atau pegawai lain yang diberi kuasa. d. Lemari khusus diletakkan di tempat yang aman dan tidak boleh terlihat oleh umum.(13) iii) Pelaporan Narkotika Apotek wajib menyusun dan mengirimkan laporan narkotika setiap bulan paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya, dalam laporan tersebut diuraikan mengenai pembelian / pemasukan dan penjualan / pengeluaran narkotika yang ada dalam tanggung jawabnya dan ditandatangani oleh APA. Laporan tersebut ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kotamadya / Kabupaten dengan tembusan :
31
a. Kepala Dinkes Tingkat Provinsi. b. Kepala Balai Besar POM Provinsi. c. Arsip. Laporan penggunaan narkotika tersebut terdiri dari : a. Laporan pemakaian bahan baku narkotika. b. Laporan penggunaan sediaan jadi narkotika. c. Laporan khusus penggunaan morfin, petidin dan turunannya. iv) Pelayanan Resep yang Mengandung Narkotika(12) Dalam Undang-Undang No.35 tahun 2009 tentang narkotika disebutkan: a. Narkotika hanya dapat digunakan untuk kepentingan pelayanan kesehatan dan / atau pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. b. Narkotika dapat digunakan untuk kepentingan pengobatan hanya berdasarkan resep dokter. c. Penyerahan narkotika hanya dapat dilakukan oleh: 1. Apotek 2. Rumah sakit 3. Pusat kesehatan masyarakat 4. Balai pengobatan 5. Dokter d. Apotek hanya dapat menyerahkan narkotika kepada: 1. Rumah sakit 2. Pusat kesehatan masyarakat 3. Apotek lainnya 4. Balai pengobatan 5. Dokter Beberapa ketentuan lain dalam pelayanan resep yang mengandung narkotika adalah: a. Apotek dilarang melayani salinan resep yang mengandung narkotika, walaupun resep tersebut baru dilayani sebagian atau belum dilayani sama sekali. b. Untuk resep narkotika yang baru dilayani sebagian atau belum dilayani sama sekali, apotek boleh membuat salinan resep tetapi
32
salinan resep tersebut hanya boleh dilayani oleh apotek yang menyimpan resep aslinya. c. Salinan resep dari resep narkotika dengan tulisan iter tidak boleh dilayani sama sekali. Oleh karena itu dokter tidak boleh menambah tulisan iter pada resep-resep yang mengandung narkotika. v) Pemusnahan Narkotika(13) Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 28/MENKES/PER/I/1978 Pasal 9 disebutkan bahwa pemegang izin khusus dan atau APA dapat memusnahkan narkotika yang rusak atau tidak memenuhi syarat. Pelaksanaan pemusnahan narkotika di apotek harus disaksikan oleh petugas dari Dinas Kesehatan Daerah Tingkat II. APA yang memusnahkan narkotika harus membuat berita acara pemusnahan narkotika yang memuat : a. Hari, tanggal, bulan dan tahun pemusnahan. b. Nama APA. c. Nama seorang saksi dari pemerintah dan seorang saksi lain dari apotek tersebut. d. Nama dan jumlah narkotika yang dimusnahkan. e. Cara pemusnahan. f. Tanda tangan penanggung jawab apotek dan saksi-saksi. 2.7.3
Pengelolaan Psikotropika(14)
Menurut
Undang-Undang
No.5
tahun
1997
tentang
Psikotropika,
psikotropika adalah zat atau obat, baik alamiah maupun sintetis bukan narkotika, yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku. Psikotropika dibagi menjadi beberapa golongan, yaitu : i) Psikotropika golongan I adalah psikotropika yang hanya dapat digunakan untuk tujuan ilmu pengetahuan dan tidak digunakan dalam terapi, serta mempunyai potensi amat kuat mengakibatkan sindroma ketergantungan.
Contohnya
yaitu:
LSD
(Lisergida),
MDMA
(Metilendioksi Metamfetamin), Meskalina, Katinona, dan Psilosibina.
33
ii) Psikotropika
golongan
II
adalah
psikotropika
yang
berkhasiat
pengobatan dan dapat digunakan dalam terapi dan / atau untuk tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi kuat mengakibatkan sindroma
ketergantungan.
Contohnya
yaitu:
Amfetamina,
Deksamfetamina, Metamfetamina, Fenmetrazina, Metakualon, dan Sekobarbital. iii) Psikotropika golongan III adalah psikotropika yang berkhasiat pengobatan dan banyak digunakan dalam terapi dan / atau untuk tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi sedang mengakibatkan sindroma
ketergantungan.
Contohnya
yaitu:
Amobarbital,
Flunitrazepam, Katina, Pentazosina, dan Siklobarbital. iv) Psikotropika golongan IV adalah psikotropika yang berkhasiat pengobatan dan sangat luas digunakan untuk terapi dan / atau untuk tujuan
ilmu
pengetahuan
serta
mempunyai
potensi
ringan
mengakibatkan sindroma ketergantungan. Contohnya yaitu: Allobarbital, Barbital,
Alprazolam,
Bromazepam,
Diazepam,
Estazolam,
Fenobarbital, Lorazepam, Oksazepam, Oksazolam, dan Triazolam. Kegiatan-kegiatan pengelolaan psikotropika meliputi: i) Pemesanan Psikotropika Obat golongan psikotropika dipesan dengan menggunakan Surat Pesanan
Psikotropika
yang
ditandatangani
oleh
APA
dengan
mencantumkan nomor SIK. Surat pesanan tersebut dibuat rangkap dua dan setiap surat dapat digunakan untuk memesan beberapa jenis psikotropika.
ii) Penyerahan Psikotropika Obat golongan psikotropika diserahkan oleh apotek, hanya dapat dilakukan kepada apotek lain, rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan dan dokter, dan kepada pasien sesuai resep dokter.
34
iii) Pelaporan Psikotropika Apotek wajib membuat dan menyimpan catatan mengenai kegiatan yang berhubungan dengan psikotropika dan wajib melaporkannya kepada Menteri Kesehatan secara berkala. Pelaporan psikotropika dilakukan tiga bulan sekali dengan ditandatangani oleh APA dan paling lambat pada tanggal 10 saat pelaporan, ditujukan kepada Dinas Kesehatan Kotamadya / Kabupaten dengan tembusan : a. Kepala Dinas Kesehatan Provinsi b. Kepala Balai Besar POM Provinsi. c. Arsip. iv) Pemusnahan Psikotropika Berdasarkan UU No. 5 Tahun 1997 pasal 53 tentang psikotropika, pemusnahan psikotropika dilakukan bila berhubungan dengan tindak pidana, diproduksi tanpa memenuhi standar dan persyaratan yang berlaku dan atau tidak dapat digunakan dalam proses produksi, kadaluarsa atau tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan dan/atau untuk kepentingan ilmu pengetahuan. Setiap pemusnahan psikotropika, wajib dibuat Berita Acara Pemusnahan yang secara umum isinya hampir sama dengan Berita Acara Pemusnahan Narkotika. 2.7.4 Daftar Obat Wajib Apotek Obat yang dapat diberikan tanpa resep dokter oleh apoteker di apotek merupakan obat-obat yang termasuk ke dalam Daftar Obat Wajib Apotek yang
tercantum
dalam
Peraturan
Menteri
Kesehatan
RI
No.925/MENKES/PER/X/1993 tentang Daftar Obat Wajib Apotek No.1 dan Peraturan Menteri Kesehatan RI No.924/MENKES/PER/X/1993 tentang Daftar Obat Wajib Apotek No.2. Ketentuan mengenai Daftar Obat Wajib Apotek
(DOWA)
diatur
dalam
Peraturan
Menteri
Kesehatan
RI
No.919/MENKES/ Per/X/1993 yang menyebutkan bahwa kriteria obat yang dapat diserahkan tanpa resep dokter adalah:
35
i) Tidak dikontraindikasikan untuk penggunaan pada wanita hamil, anak di bawah usia 2 tahun dan orang tua di atas 65 tahun. ii) Pengobatan sendiri dengan obat yang dimaksud tidak memberikan resiko pada kelanjutan penyakit. iii) Penggunaannya tidak memerlukan cara dan atau alat khusus yang harus dilakukan oleh tenaga kesehatan. iv) Penggunaannya diperlukan untuk penyakit yang prevalensinya tinggi di Indonesia. v) Obat yang dimaksud memiliki rasio khasiat keamanan yang dapat dipertanggungjawabkan untuk pengobatan sendiri.(15)
2.8
Pengelolaan Resep
2.8.1
Definisi Resep dan Penulis Resep(2)
Menurut keputusan Menteri Kesehatan No. 5 1027/MENKES/SK/IX/2004, Resep adalah permintaan tertulis dari dokter, dokter gigi, dokter hewan kepada apoteker untuk menyediakan dan menyerahkan obat bagi pasien sesuai peraturan perundangan yang berlaku. Resep harus ditulis dengan jelas dan lengkap. Apabila resep tidak dapat dibaca dengan jelas atau tidak lengkap, apoteker harus menghububungi dokter yang bersangkutan.
i) Yang berhak menulis resep adalah : a. Dokter. b. Dokter gigi, terbatas pengobatan gigi dan mulut. c. Dokter hewan, terbatas pengobatan hewan.
ii) Isi Resep Dalam resep harus memuat : a. Nama, alamat dan nomor ijin praktek dokter, dokter gigi dan dokter hewan. b. Tanggal penulisan resep (inscriptio) c. Tanda R/ pada bagian kiri setiap penulisan resep. Namun setiap obat atau komposisi obat (invocatio).
36
d. Aturan pemakaian obat yang tertulis (signature). e. Tanda tangan atau paraf dokter penulis resep, sesuai dengan perundang- undangan yang berlaku (subscriptio). f. Jenis hewan dan nama serta alamat pemiliknya untuk resep dokter hewan. g. Tanda seru dan paraf dokter untuk resep yang mengandung obat yang jumlahnya melebihi dosis maksimal.
iii) Kaidah-kaidah penulisan resep Kaidah penulisan resep adalah sebagai berikut; a. Sebaiknya untuk suatu obat dalam resep tidak menuliskan gr. Bilamana yang dimaksud adalah gram. Suatu angka di belakang nama obat otomatis berarti gram sedangkan gr adalah granum yang beratnya hanya 65 mg. b. Penggunaan titik desimal untuk dosis obat sebaiknya ditempatkan dengan
tepat.
Kesalahan
penempatan
titik
desimal
dapat
menyebabkan dosis/kekuatan menjadi 10 kali dari dosis/kekuatan yang dimaksud. c. Nama obat dituliskan dengan jelas. Penulisan nama obat tidak jelas dapat menyebabkan obat keliru diberikan kepada penderita. d. Menuliskan dengan jelas kekuatan serta jumlah obat dalam resep. e. Sebaiknya berhati-hati bila memberikan beberapa obat
secara
bersamaan berupa : 1. Beberapa bahan obat yang dicampurkan dalam satu resep racikan. 2. Beberapa bentuk sediaan yang diberikan dalam beberapa resep dalam satu kertas resep, dimana setiap sediaan itu oleh penderita harus diminum pada waktu bersamaan. f. Dosis tiap obat yang diberikan seharusnya diperhitungkan dengan tepat serta diperhitungkan juga semua faktor individual pasien, terutama umur dan berat badannya.
37
g. Mengetahui lebih dahulu kondisi pasien secara akurat (patofisiologi) sebelum menentukan pengobatan. h. Terapi dengan obat diberikan hanya bila ada indikasi yang jelas dan tidak karena pasien mendesak meminta suatu obat tertentu. i. Menuliskan aturan pemakaian obat dengan jelas di atas resep sehingga nanti akan tertera pada etiket yang dipasang pada wadah obat. Sebaiknya menghindari pemberian obat terlalu banyak karena bias berbahaya. j. Sebaiknya menghindari pemberian obat dalam jangka waktu yang terlalu lama. k. Pasien diberi informasi dengan jelas tentang tatacara penggunaan obatnya. l. Pasien diberi informasi akan kemungkinan bahaya bila meminum obat lain di samping obat yang diberikan dokter. m. Pasien diberi informasi bila obat yang diberikan akan menyebabkan efek samping atau kelainan tertentu.
2.8.2
Copie Resep dan Penulisan Copie Resep
Copie resep ialah salinan tertulis dari suatu resep. Istilah lain dari copie resep tersebut ialah apograph, exemplum, afschrift. Untuk penulisan copie resep memuat semua keterangan yang ada dalam resep asli, copie resep harus memuat pula : i) Nama dan alamat apotek ii) Nama dan nomor S.I.K Apoteker pengelola apotek. iii) Tanda tangan atau paraf Apoteker pengelola apotek. iv) Tanda det = detur untuk obat yang sudah diserahkan, atau tanda ne det. = ne detur untuk obat yang belum diserahkan. v) Nomor resep dan tanggal pembuatan
2.8.3
Pelayanan Resep Obat
Pelayanan resep obat oleh apoteker harus di lakukan skrining resep, skrining resep meliputi :
38
i) Persyaratan administratif : a. Nama, SIP dan alamat dokter. b. Tanggal penulisan resep. c. Tanda tangan/paraf dokter penulis resep. d. Nama, alamat, umur, jenis kelamin dan berat badan pasien. e. Nama obat, potensi, dosis, jumlah obat yang diminta. f. Cara pemakaian yang jelas. g. Informasi lainnya. ii) Kesesuaian farmasetik : bentuk sediaan, dosis, potensi, stabilitas, inkompatibilitas, cara dan lama pemberian. iii) Pertimbangan klinis : adanya alergi, efek samping, interaksi, iv) kesesuaian (dosis, durasi, jumlah obat dan lain lain)
Jika ada keraguan terhadap resep hendaknya dikonsultasikan kepada dokter penulis resep dengan memberikan pertimbangan dan alternatif seperlunya bila perlu menggunakan persetujuan setelah pemberitahuan. 2.8.4 Pemusnahan Resep Tata cara pemusnahan resep telah diatur dalam Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 280/MenKes/V/1981 tentang ketentuan dan Tata Cara Pengelolaan Apotek disebutkan tentang resep sebagai berikut: i) Apoteker Pengelola Apotek mengatur resep menurut urutan tanggal dan nomor urutan penerimaan resep dan harus disimpan sekurang-kurangnya 3 tahun. ii) Resep yang telah disimpan melebihi jangka waktu 3 tahun dapat dimusnahkan. iii) Pemusnahan resep dapat dilakukan dengan cara dibakar atau cara lain oleh Apoteker Pengelola Apotek bersama dengan sekurang–kurangnya petugas apotek. Berita acara pemusnahan dikirimkan ke Dinas Kesehatan.
BAB III TINJAUAN KHUSUS APOTEK KIMIA FARMA 381 KOPO BANDUNG
3.1.
Tinjauan Khusus PT. Kimia Farma (persero) Tbk.
3.1.1
Sejarah
Kimia Farma adalah perusahaan industri farmasi pertama di Indonesian yang didirikan oleh Pemerintah Hindia Belanda tahun 1817. Nama perusahaan ini pada awalnya adalah NV Chemicalien Handle Rathkamp & Co. Berdasarkan kebijaksanaan nasionalisasi atas eks perusahaan Belanda di masa awal kemerdekaan, pada tahun 1958, Pemerintah Republik Indonesia melakukan peleburan sejumlah perusahaan farmasi menjadi PNF (Perusahaan Negara Farmasi) Bhinneka Kimia Farma. Kemudian pada tanggal 16 Agustus 1971, bentuk badan hukum PNF diubah menjadi Perseroan Terbatas, sehingga nama perusahaan berubah menjadi PT Kimia Farma (Persero). Pada tanggal 4 Juli 2001, PT Kimia Farma (Persero) kembali mengubah statusnya menjadi perusahaan publik, PT Kimia Farma (Persero) Tbk, dalam penulisan berikutnya disebut Perseroan. Bersamaan dengan perubahan tersebut, Perseroan telah dicatatkan pada Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya (sekarang kedua bursa telah merger dan kini bernama Bursa Efek Indonesia). Berbekal pengalaman selama puluhan tahun, Perseroan telah berkembang menjadi perusahaan dengan pelayanan kesehatan terintegrasi di Indonesia. Perseroan kian diperhitungkan kiprahnya dalam pengembangan dan pembangunan bangsa, khususnya pembangunan kesehatan masyarakat Indonesia. Terdapat dua jenis apotek di Kimia Farma, yaitu Apotek Administrator yang disebut sebagai Business Manager (BM) dan Apotek Pelayanan. BM membawahi beberapa Apotek Pelayanan yang berada dalam suatu wilayah. BM bertugas menangani pembelian, penyimpanan barang, dan administrasi apotek pelayanan yang berada di bawahnya. 39
40
Secara umum keuntungan yang didapat melalui konsep BM adalah : i) Koordinasi modal kerja menjadi lebih mudah, ii) Apotek-apotek pelayanan akan lebih fokus pada kualitas pelayanan, sehingga mutu pelayanan akan meningkat yang diharapkan berdampak pada peningkatan penjualan, iii) Merasionalkan jumlah SDM terutama tenaga administrasi yang diharapkan berimbas pada efisiensi biaya administrasi, iv) Meningkatkan bargaining dengan pemasok untuk memperoleh sumber barang dagangan yang lebih murah, dengan maksud agar dapat memperbesar range margin atau HPP rendah. 3.1.2 Visi dan Misi Kimia Farma sebagai perusahaan yang bertujuan untuk meningkatkan kesehatan masyarakat, mempunyai visi dan misi sebagai berikut : i) Visi Menjadi perusahaan farmasi utama di Indonesia dan berdaya saing di pasar global. ii) Misi Menyediakan, mengadakan dan menyalurkan sediaan farmasi, alat kesehatan dan jasa kesehatan lainnya yang berkualitas dan bernilai tambah untuk memenuhi keutuhan masyarakat. a. Mengembangkan bisnis farmasi dan jasa kesehatan lain untuk meningkatkan nilai perusahaan bagi pemegang saham dan pihak lain yang berkepentingan, tanpa meninggalkan prinsip-prinsip
Good
Cooperate Governance. b. Mengembangkan
sumber
daya
manusia
perusahaan
untuk
meningkatkan kompetensi dan komitmen guna pengembangan perusahaan serta dapat berperan aktif dalam pengembangan industri farmasi nasional.
41
3.1.3
Struktur Organisasi
PT. Kimia Farma (Persero) Tbk., dipimpin oleh seorang Direktur Utama yang membawahi 4 Direktorat yaitu Direktorat Pemasaran, Direktorat Produksi, Direktorat Keuangan, Direktorat Umum dan Personalia. Dalam upaya perluasan, penyebaran, pemerataan dan pendekatan pelayanan kefarmasian pada masyarakat, PT Kimia Farma (Persero) Tbk., telah membentuk suatu jaringan distribusi yang terorganisir. PT Kimia Farma (Persero) Tbk., mempunyai 2 anak perusahaan yaitu PT Kimia Farma Trading and Distribution dan PT Kimia Farma Apotek yang masing-masing berperan dalam penyaluran sediaan farmasi, baik distribusi melalui PBF maupun pelayanan kefarmasian melalui apotek. PT Kimia Farma Trading and Distribution (T&D) membawahi PBF yang tersebar di seluruh Indonesia. PBF mendistribusikan produk-produk baik yang berasal dari PT Kimia Farma (Persero) Tbk., maupun dari produsenprodusen yang lain ke apotek-apotek, toko obat dan institusi pemerintahan maupun swasta. PT Kimia Farma Apotek membawahi Apotek Kimia Farma (KF) di seluruh wilayah Indonesia. 3.1.4
Bidang Kegiatan
PT. Kimia Farma (Persero) Tbk memiliki beberapa bidang kegiatan antara lain bidang industri yang dilakukan oleh PT. Kimia Farma Holding dan bidang pemasaran dilakukan oleh dua anak perusahaannya yaitu PT. Kimia Farma Apotek dan PT. Kimia Farma Trading and Distribution (PT. Kimia Farma PBF). i) Bidang industri, riset dan teknologi PT. Kimia Farma memiliki fasilitas laboratorium riset yang berlokasi di Jl. Cihampelas no. 5 Bandung yang berfungsi antara lain melakukan kegiatan pengembangan dan riset dalam rangka meningkatkan kemampuan perusahaan, penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi. Fasilitas tersebut diresmikan oleh Menteri Kesehatan RI pada tanggal 19 Juli 1991. Kegiatan pengembangan dan penelitian yang dilakukan selain pengembangan obat asli Indonesia juga berupa pengembangan formula
42
produk baru maupun reformulasi produk lama untuk meningkatkan efektivitas obat dan efisiensi produksi. Kegiatan pengembangan dan penelitian ini didukung oleh 53 orang ahli. Dalam kegiatan pengembangan formula produk baru, unit kerja ini mendapatkan masukan terutama dari divisi pemasaran. Dalam pengembangan produknya, PT. Kimia Farma menggunakan teknologi tepat guna dan melakukan kerjasama penelitian dengan berbagai perguruan tinggi dan lembaga penelitian. ii) Bidang Produksi Kegiatan produksi PT. Kimia Farma difokuskan pada komitmen terhadap mutu dan ketersediaan produk sesuai dengan Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB). Dalam melaksanakan kegiatannya PT. Kimia Farma didukung oleh unit-unit usaha di bidang bahan baku (manufaktur), unit produksi obat jadi (formulasi) dan unit usaha pelayanan distribusi farmasi (baik Pedagang Besar Farmasi maupun Apotek) di seluruh Indonesia. PT. Kimia Farma memiliki 6 unit produksi yang terdiri dari: a. Unit Produksi Formulasi Jakarta (UPFJ) Memproduksi obat dalam bentuk sediaan tablet, tablet salut, kapsul, granul, sirop kering, suspensi, sirop, tetes mata, krim dan injeksi. b. Unit Produksi Formulasi Bandung (UPFB) Memproduksi obat dalam bentuk sediaan tablet, sirop, suspensi dan pil keluarga berencana. c. Unit Produksi Formulasi Tanjung Morawa (UPFT) Berfungsi mengisi kebutuhan obat-obatan khususnya di wilayah Sumatera. Unit ini menghasilkan obat-obatan dalam bentuk sediaan tablet, krim dan kapsul. d. Unit Produksi Bandung (UPB) Menghasilkan bahan baku garam kina dan memproduksi alat kontrasepsi dalam rahim serta obat asli Indonesia seperti Enkasari. e. Unit Produksi Semarang
43
Memproduksi minyak jarak (castor oil) untuk produk kosmetika, obat-obatan, cat, karet. f. Unit Produksi Watudakon (UPW) Kegiatan meliputi pertambangan Yodium dan produksi obat jadi dengan sediaan seperti tablet, tablet salut, kapsul lunak, salep, sirop dan cairan obat luar/dalam. Selain itu juga menghasilkan bahan baku fero sulfat untuk tablet besi. iii) Bidang Pemasaran Kegiatan pemasaran ditangani oleh divisi pemasaran. PT. Kimia Farma (Persero) Tbk., membagi kegiatan pemasarannya masingmasing untuk produk obat generik, OTC, Ethical dan Obat Lisensi. Divisi pemasaran secara konsisten melakukan penelitian pasar baik berdasarkan
data
primer
dan
data
sekunder
sehingga
mampu
menghasilkan strategi pemasaran yang tepat bagi perusahaan. Divisi ini juga membuat rencana pemasaran secara terpadu yang dikoordinasikan dengan unit terkait seperti produksi dan distribusi. Pada tanggal 4 Januari 2003 PT. Kimia Farma membentuk 2 anak perusahaan yaitu PT. Kimia Farma Apotek dan PT. Kimia Farma Trading and Distribution. i) PT. Kimia Farma Apotek a. Visi Menjadi perusahaan jaringan layanan kesehatan terkemuka dan mampu memberikan solusi kesehatan masyarakat di indonesia. b. Misi Menghasilkan pertumbuhan nilai perusahaan melalui : 1. jaringan layanan kesehatan terintegrasi meliputi jaringn apotek, klinik, laboratorium klinik dan layanan kesehatan lainnya. 2. Saluran distribusi utama bagi produk sendiri dan produk principal. 3. Pengembangan bisnis waralaba dan peningkatan pendapatan lainnya Pada tahun 2011 PT. Kimia Farma Apotek mempunyai mempunyai 372 Apotek Pelayanan yang terkoordinasi dalam 34 Bisnis Manager yang mengelola bagian pengadaan, administrasi dan keuangan, sehingga sangat
44
memungkinkan terwujudnya penyebaran dan pemerataan obat-obatan baik untuk sektor swasta maupun pemerintah. PT. Kimia Farma Apotek dalam melakukan kegiatannya selain melayani resep dokter juga melengkapinya dengan swalayan farmasi atau “Hand Verkoop” (HV) yang berisi obat-obat bebas dan bahan-bahan kebutuhan sehari-hari, juga menyediakan tempat praktek dokter, laboratorium klinik dan optik sebagai upaya meningkatkan mutu pelayanan kepada pasien. ii) PT. Kimia Farma Trading and Distribution. PT. Kimia Farma Trading and Distribution mempunyai 35 unit pedagang Besar Farmasi yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia.
3.1.5
Layanan
Layanan Plus Apotek Kimia Farma meliputi : i) Merespon perubahan yang terjadi di masyarakat, khususnya menyangkut peningkatan kesadaran kesehatan, Kimia Farma telah mencanangkan perubahan paradigma menjadi “health care company”. Hal ini ditandai dengan pengembangan usaha baru dilayanan laboratorium klinik dan klinik kesehatan. ii) Apotek Kimia Farma yang berjumlah 372 Apotek Pelayanan telah disulap menjadi one stop service provider untuk komunitas disekitarnya. Dengan demikian, apotek Kimia Farma tentunya tidak lagi sekedar menyediakan obat, tetapi juga menawarkan penunjang diagnosa dan pemeliharaan kesehatan yang dibutuhkan masyarakat. iii) Paradigma
baru
menyangkut
pelayanan
kesehatan
itu
terus
dikembangkan, antara lain dengan terus meningkatkan jumlah layanan swalayan farmasi di apotek serta penambahan ruang praktek dokter. Selain itu, untuk menambah rasa nyaman bagi konsumen PT. Kimia Farma juga terus melakukan renovasi sekaligus penataan lay out ruangan.
45
3.2.
Tinjauan Khusus Apotek Kimia Farma 381 Bandung
Apotek Kimia Farma 381 merupakan salah satu unit usaha dari PT. Kimia Farma Apotek yang khusus bersifat pelayanan kepada masyarakat dimana kegiatan administrasi dilakukan oleh Bisnis Manager
Bandung yang
terletak di Jl.Braga No. 2-4 Bandung. 3.2.1 Sarana dan Prasarana Apotek Kimia Farma 381 Bandung berlokasi strategis karena berdekatan dengan swalayan, berada dijalan raya yang dilalui kendaraan umum, serta dekat dengan pemukiman penduduk yang dapat dijadikan pasar target apotek ini. Apotek Kimia Farma 381 merupakan apotek pelayanan yang beroperasi mulai dari jam 7.30 - 22.00 WIB, 7 hari seminggu, termasuk hari-hari libur. Hal ini dikaitkan dengan misi Apotek Kimia Farma yang ingin selalu memberi pelayanan prima aras retail farmasi dan jasa terkait serta memberikan jasa layanan kefarmasian bagi pelanggan. Bangunan dan tata ruang Apotek Kimia Farma 381 di buat sedemikian rupa untuk menjamin kelancaran pelayanan serta pengawasan kegiatan di apotek. Bangunan apotek terdiri dari 4 lantai, dimana kegiatan pelayanan kefarmasian serta praktek dokter terletak di lantai 1 dan 2. Denah apotek kimia farma 381, dapat dilihat pada Lampiran 2, Gambar III.2. i) Pembagian ruangan di lantai 1 terdiri dari :
a. Ruang tunggu Ruang tunggu di maksudkan untuk dapat memberikan kepuasan bagi pelanggan dan diciptakan sedemikian rupa untuk memberikan kenyamanan kepada pelanggan. b. Swalayan farmasi dan alat-alat kesehatan Swalayan Farmasi menyediakan obat-obat bebas, sediaan kosmetika, alat kesehatan dan minuman, serta perbekalan kesehatan lainnya. c. Meja penerimaan dan penyerahan resep Pada bagian depan ruang utama terdapat meja penerimaan resep dan penyerahan obat, yang dilengkapi dengan dua buah mesin pencatat
46 penjualan “Cash Register” yang di hubungkan dengan computer serta di sediakan fasilitas mesin kartu kredit. d. Ruang Peracikan Di ruangan ini dilakukan peracikan obat-obat yang di layani berdasaran resep dokter. Ruangan ini di lengkapi meja peracikan serta peralatan untuk peracikan seperti timbangan, mortar dan stemper, bahan baku, dan alat-alat lain. Di dalam ruang peracikan ini pun terdapat lemari penyimpanan obat yang terdiri atas sekat-sekat dimana obat disusun berdasarkan farmakologi dan bentuk sediaannya. Penyimpanan obat-obat narkotika dan psikotropika disimpan dalam lemari khusus. Obat-obat yang harus disimpan dalam kondisi khusus di bawah suhu kamar seperti vaksin, supositoria, dan ovula disimpan di dalam lemari pendingin. e. Ruang tempat pencucian alat f. Ruang praktek dokter Ruangan praktek dokter di lantai 1 ini, terdiri dari ruang praktek dokter umum dan ruang praktek dokter spesialis kandungan. Tiap ruangan praktek dokter dilengkapi dengan meja, kursi dokter dan tempat tidur pasien, diluar ruang praktek terdapat meja asisten dokter dan lemari untuk penyimpanan kartu pengobatan pasien. g. Toilet ii) Pembagian ruangan di lantai 2 terdiri dari : a. Ruang tunggu b. Ruang praktek dokter Ruang praktek dokter di lantai 2 ini, terdiri dari ruang praktek dokter spesialis gigi, ruang praktek dokter spesialis THT, dan ruang praktek dokter spesialis kulit dan kelamin. c. Mushola d. Toilet
47
Apotek Kimia Farma 381 memiliki gedung yang tidak cukup besar namun cukup sesuai untuk melakukan semua kegiatan pelayanan apotek kepada masyarakat. Sarana esensial apotek yaitu tempat parkir yang cukup baik dengan perkiraan mampu menampung 2 mobil dengan ukuran parkir ±6 x 10 m, diharapkan cukup memberikan keleluasaan dan kemudahan parkir bagi konsumen dan pasien yang berkunjung di apotek. Fasilitas kegiatan yang terdapat di apotek KF 381 Bandung: i) Fasilitas penyiapan obat Fasilitas ini meliputi: a. Meja untuk meracik b. Perlengkapan dan perbekalan farmasi untuk penyiapan obat c. Perlengkapan untuk sarana pengemasan yaitu meliputi: 1. Semisolid : pot plastik betutup rapat. 2. Sediaan padat : plastik obat berbagai ukuran berwarna biru dan putih. 3. Pembungkus kertas perkamen. 4. Etiket : obat dalam warna putih; obat luar dan alat kesehatan warna biru; sediaan yang menggunakan pot kosmetik: etiket bulat berwarna biru. 5. Label kocok dahulu untuk sediaan cair (koloid). ii) Fasilitas penyimpanan Fasilitas ini meliputi kotak penyimpanan dan lemari obat. Lemari dibagi berdasarkan golongan farmakologis, ditandai dengan warna tertentu pada tiap label obat, dan obat disusun secara alfabetis. a. Penyimpanan berdasarkan golongannya, dilakukan sebagai berikut: 1. Golongan obat generik, antibiotik, kardiovaskular, respirasi, hormon, diabetes, alegri, gastrointestinal, vitamin, obat tetes mata dan telinga, analgetik, askes. 2. Golongan obat narkotika dan psikotropika, disimpan dalam lemari tersendiri secara khusus. 3. Golongan obat loss product, yaitu obat-obat yang tidak dikemas.
48
4. Golongan obat-obat konsinyasi disimpan tersendiri untuk memudahkan dalam pengambilan dan pemeriksaan. 5. Golongan
obat-obat
termolabil,
disimpan
dalam
lemari
pendingin. 6. Golongan obat-obat bebas dan alat kesehatan diletakkan diruang swalayan farmasi yang ditata rapi dan menarik. b. Penyimpanan berdasarkan bentuk sediaannya,
dilakukan sebagai
berikut: 1. Tablet dan kapsul 2. Sirup, suspensi dan drop 3. Tetes mata dan salep mata 4. Tetes telinga dan salep telinga 5. Salep dan krim 6. Lotion 7. Ovula dan suppositoria disimpan di lemari es iii) Fasilitas administrasi kefarmasian Fasilitas ini meliputi: a. Meja untuk kegiatan administrasi b. Lemari penyimpanan peralatan administrasi c. Blangko salinan resep d. Blangko kuitansi e. Kartu stok f. Buku catatan resep g. Daftar obat h. Buku catatan stock obat i. Buku pegangan seperti MIMS dan ISO j. Tempat penyimpanan resep yang menjamin kebutuhan dan kemudahan dalam pencairan kembali k. Blanko kredit: lembar penomoran resep pembayaran kredit l. Blanko obat yang dijanjiikan
49
3.2.2
Struktur Organisasi
Struktur organisasi yang baik sangat penting agar kegiatan apotek dapat berjalan lancar dan memudahkan pengawasan terhadap pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab personil dalam menjalankan tugas masingmasing. Apotek Kimia Farma 381 merupakan bagian dari jaringan apotek pelayanan PT. Kimia Farma Apotek yang berada di bawah Unit Bisnis Manager Bandung, jawa barat. Apotek Kimia Farma 381 dalam kegiatan operasionalnya dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang bertanggung jawab langsung kepada Business Manager (BM) Bandung PT. Kimia Farma Apotek. Tugas Bisnis Manager adalah menerima setoran uang hasil penjualan setiap harinya, melakukan administrasi apotek pelayanan, melakukan pembelian secara terpadu, administrasi keuangan seperti utang piutang, serta pembayaran pajak atas apotek pelayanan. Dalam menjalankan tugasnya APA di bantu oleh satu orang apoteker pendamping Pelayanan Informasi Obat (PIO), empat orang asisten apoteker (AA) yang bekerja bergantian shift. Struktur organisasi Apotek Kimia Farma 381 Bandung dapat dilihat pada Lampiran 3, Gambar III.3. 3.2.3
Pengelolaan Sediaan Farmasi dan Perbekalan Kesehatan Lainnya
Apotek Kimia Farma 381 merupakan apotek pelayanan yang melayanai permintaan obat-obatan baik atas resep dokter, UPDS (Upaya Pengobatan Diri Sendiri) maupun pembelian obat-obat OTC, kegiatan yang berkaitan dengan pemesanan barang, pembelian barang, administrasi, dan keuangan dilakukan oleh Bisnis Manager (BM). Pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan adalah suatu proses yang merupakan suatu siklus kegiatan
yang dimulai dari perencanaan, pengadaan, penerimaan,
penyimpanan, dan penjualan. Tujuannya adalah tersedianya perbekalan farmasi yang bermutu serta untuk menjaga dan menjamin ketersediaan barang di apotek sehingga mencegah terjadinya kekosongan brang, yaitu service level dari Bisnis Manager (BM) ke Apotek dan service level dari Apotek ke pelanggan.
50
i)
Perencanaan Perbekalan Farmasi Perencanaan perbekalan farmasi merupakan suatu proses kegiatan seleksi sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan sesuai dengan jumlah, jenis dan waktu yang tepat, yang akan dipesan kepada distributor atau Pedagang Besar Farmasi (PBF) untuk kebutuhan jangka waktu tertentu. Obat yang direncanakan meliputi : obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, obat narkotika, dan obat psikotropika. Selain obat, perbekalan farmasi lainnya yaitu kosmetik dan alat kesehatan. Tujuan perencanaan perbekalan farmasi adalah mendapatkan jenis dan jumlah sediaan farmasi serta perbekalan kesehatan yang sesuai kebutuhan dan menghindari terjadinya kekosongan atau penumpukan obat. Perencanaan pengadaan perbekalan farmasi di Apotek Kimia Farma 381 Kopo dimulai dengan menyusun buku defekta barang yaitu setiap hari petugas memeriksa barang yang kosong atau mencapai stok minimal, lalu melakukan pencatatan dalam buku defecta meliputi nama barang, jenis sediaan yang dibutuhkan, kemudian menyerahkan buku defecta ke petugas pembelian. Buku defecta adalah buku yang berisi keperluan barang yang habis atau hampir habis selama pelayanan. Data barang yang habis atau hampir habis tersebut dapat dilihat dari kartu stok masing-masing obat. Perencanaan pembelian dilakukan seminggu dua kali, kecuali barang-barang yang dibeli secara mendesak karena adanya permintaan pasien. Perencanaan pembelian dilakukan sebagai berikut : petugas pembelian menerima informasi mengenai kebutuhan perbekalan farmasi melalui defekta barang, kemudian petugas menetapkan jumlah barang yang akan dibeli berdasarkan defekta dengan memperhatikan jumlah kebutuhan perbulan. Pengadaan perbekalan farmasi dilakukan secara selektif menggunakan analisis pareto.
Kelompok barang prinsip pareto
dikenal juga dengan Klasifikasi ABC: a. Klasifikasi A : 15%-20% dari jumlah jenis barang bernilai 80% dari nilai persediaan.
51
b. Klasifikasi B : 20%-25% dari jumlah jenis barang bernilai 15% dari nilai persediaan. c. Klasifikasi C : 50%-60% dari jumlah jenis barang bernilai 5% dari nilai persediaan. Laporan pareto dibuat setiap tiga bulan sekali berdasarkan stok opname barang oleh bagian pengadaan, berdasarkan hasil analisis pareto tersebut dapat ditentukan obat golongan fast moving berdasarkan frekuensi penggunaannya. Namun pada kebanyakan kasus, analisis pareto harus selalu di bandingkan dengan kondisi fisik obat yang ada pada saat defekta dibuat, karena terkadang analisis pareto tidak sesuai dengan keadaan yang sesungguhnya pada saat akan merencanakan pembelian obat atau barang apotek lainnya. Hal ini dikarenakan permintaan pasar yang selalu berubah baik dari jenis obat maupun jumlah obat dari pareto yang telah dibuat sebagai pembanding atau acuan. Selain menggunakan system pareto, dapat juga digunakan system epidemiologi, yaitu pola penyakit di daerah sekitar apotek. ii)
Pengadaan Perbekalan Farmasi Pengadaan perbekalan farmasi yang terdiri atas kegiatan pemesanan dan pembelian yang merupakan suatu proses kegiatan yang bertujuan untuk menjamin tersedianya perbekalan farmasi dengan jumlah dan jenis
cukup
sesuai
dengan
kebutuhan
pelayanan.
pengadaan
perbekalan farmasi di Apotek Kimia Farma 381 meliputi obat, bahan obat, obat asli Indonesia, dan kosmetik. Perbekalan farmasi yang akan di pesan ditulis pada buku defekta. Pemesanan barang dilakukan dua kali dalam seminggu, dengan mengirimkan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) secara online melalui program Kimia Farma Information System (KIS), yang berisi daftar permintaan barang Apotek Kimia Farma 381 Kopo dan jumlah jenis yang diinginkan, kepada Unit Business Manager (BM) Bandung.
52
Blanko Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) dapat dilihat pada Lampiran 4, Gambar III.4. Apotek pelayanan dapat melakukan pembelian mendesak jika obat atau perbekalan farmasi lainnya dibutuhkan segera tetapi tidak ada persediaan. Akan tetapi hal ini tetap harus dikomunikasikan dengan bagian pembelian di BM. Khusus untuk pengadaan narkotika, pengadaan dilakukan oleh masing-masing apotek pelayanan melalui surat pesanan. Pembelian obat dan perbekalan farmasi lainnya tidak saja berasal dari PBF Kimia Farma tetapi juga dari PBF atau distributor resmi/berizin lainnya. Adapun dasar pemilihan PBF atau distributor adalah sebagai berikut: a. Ketersediaan barang. b. Kualitas barang yang dikirim dapat dipertanggungjawabkan. c. Besarnya potongan harga (diskon) yang diberikan. d. Kecepatan pengiriman barang yang tepat waktu. e. Cara pembayaran tunai atau kredit. Prosedur pembelian barang melalui BM: a. Bagian pembelian di BM mengumpulkan data barang yang harus dipesan berdasarkan permintaan dari masing-masing apotek. Pemesanan dilakukan oleh BM setiap hari kecuali hari Minggu. b. Bagian pembelian BM membuat surat pesanan yang berisi nama distributor, nama barang, kemasan, jumlah barang, dan potongan harga yang kemudian ditandatangani oleh bagian pembelian dan Apoteker Pengelola Apotek. Surat pesan dibuat rangkap dua untuk dikirim ke distributor dan arsip bagian pembelian. c. Setelah membuat surat pesanan, bagian pembelian langsung memesan barang ke distributor. Apabila pesanan dilakukan mendadak maka bagian pembelian akan melakukan pemesanan dengan langsung mengambil barang ke tempat distributor.
53
PBF akan mengantar langsung barang yang dipesan oleh apotek yang bersangkutan dan setelah barang yang dipesan datang dilakukan penerimaan dan pemeriksaan nama, kemasan, jumlah dan kondisi barang serta dilakukan pencocokan antara faktur dan salinan faktur dengan surat pesanan yang meliputi nama, kemasan, jumlah, harga barang serta nama distributor. Kemudian faktur ditandatangani dan diberi stempel apotek. Faktur asli diserahkan kembali kepada petugas pengantar barang atau distributor untuk kemudian dijadikan bukti pada waktu pembayaran. Salinan faktur umumnya berjumlah 3 lembar, 1 lembar disimpan oleh apotek sebagai arsip, sedangkan 2 lembar disimpan untuk kepentingan administrasi dan pembayaran hutang dagang. Alur pengadaan perbekalan Farmasi, dapat di lihat pada Lampiran 5, Gambar III.5. Pemesanan obat-obat narkotika dan psikotropika harus disertai surat pesanan
(SP)
dari
masing-masing
apotek
pelayanan
yang
ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA) masingmasing. Surat pesanan yang sudah disetujui oleh APA kemudian dikirimkan ke supplier melalui fax atau diambil sendiri oleh salesman supplier. Surat pesanan berdasarkan jenis obat yang dipesan terdiri dari : a. Surat Pesanan Narkotika Pemesanan obat golongan narkotika ditujukan kepda PT.Kimia Farma Tranding and Distribution sebagai satu-satunya distributor resmi obat golongan narkotika yang di tunjuk oleh pemerintah. Dilakukan dengan menggunakan surat pesanan form N-9 yang dibuat rangkap empat yang di tandatangani oleh APA dengan mencantumkan nama, nomor SIA dan stempel apotek. Setiap surat pesanan berlaku untuk satu jenis obat narkotika. Blanko Surat Pemesanan Narkotika dapat dilihat pada Lampiran 6, Gambar III.6. b. Surat Pesanan Psikotropika Surat Pesanan khusus psikotropika dibuat rangkap dua yang di tandatangani oleh APA dengan mencantumkan nama, nomor SIA
54
dan stempel apotek. Setiap Surat Pesanan berlaku untuk beberapa jenis obat psikotropika. Blanko Surat Pemesanan Psikotropika dapat dilihat pada Lampiran 7, Gambar III.7. Metode pengadaan perbekalan farmasi di apotek kimia farma 381 bandung antara lain: a. Pembelian Rutin Pembelian rutin merupakan pembelian perbekalan farmasi yang dilakukan oleh apotek pelayanan kepada Pedagang Besar Farmasi melalui perantara Unit Business Manager Bandung. Dilakukan 2 kali seminggu yaitu setiap hari senin dan kamis. Untuk melakukan pembelian rutin, maka sehari sebelumnya dilakukan pendataan perbekalan farmasi yang akan di beli dalam bentuk daftar defekta. Untuk perbekalan farmasi non OKT dilakukan penyerahan secara online dari apotek pelayanan ke BM yang nantinya akan mengrekap data dan melakukan pemesanan perbekalan farmasi kepada distributor. b. Pesanan Cito (Pesanan Segera) Pengadaan perbekalan farmasi yang dapat dilakukan kapan saja karena kebutuhan yang segera (cito=segera). Proses pemesanan hamper sama dengan pesanan rutin yaitu tetap dibuat BPBA yang kemudian dikirim ke BM untuk dibuatkan surat pesanan. Akan tetapi, dalam pesanan cito barang dating terlebih dahulu kemudian faktur menyusul. c. Dropping antar Apotek Kimia Farma Pengadaan dropping ini dilakukan apabila barang yang di minta tidak ada dalam persediaan dan hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya penolakan resep dan bukan untuk keperluan stok. d. Pembelian mendesak Pembelian mendesak dilakukan apabila barang yang diminta tidak ada dalam persediaan dan hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya penolakan resep dan bukan keperluan stok. Apotek
55
Kimia Farma dapat melakukan pembelian ke apotek ketiga (bukan Apotek Kimia Farma). Bon yang diguanakan untuk membeli obat ke apotek lain akan ikut dilaporkan ke unit BM untuk penggantian. Pembelian mendesak ke apotek ketiga ini mengundang kerugian, diantaranya yaitu harga lebih mahal dan resiko mendapatkan obat palsu. e. Konsinyasi Konsinyasi adalah suatu bentuk kerjasama antara Apotek Kimia Farma 381 dengan suatu perusahaan atau distributor yang ingin menitipkan produknya di apotek, misalnya alat-alat kesehatan, obat-obat baru, makanan dan minuman. Distributor obat yang akan mengkosinyasikan barang, datang ke apotek dan menawarkan diri untuk diperkenankan mengkonsinyasikan barangnya, setelah persetujuan barang yang akan dikonsinyasikan diberikan disertai dengan faktur daftar barang. Jika dalam jangka waktu tertentu produk
yang
dititipkan
tidak
laku
maka
apotek
dapat
dilakukan
untuk
mengembalikannya. iii) Penerimaan Perbekalan Farmasi Kegiatan
penerimaan
oleh
petugas
apotek
memastikan kondisi, jenis, dan jumlah barangnya, kemudian disesuaikan dengan surat pesanan dan faktur, serta tanggal kadaluarsanya. Setelah pemeriksaan perbekalan farmasi selesai, lalu perbekalan farmasi ini dipisahkan ke ruang karantina. Namun untuk pelaksanaannya di Apotek Kimia Farma 381 Bandung, perbekalan farmasi yang telah di periksa dari bagian penerimaan hanya diletakkan di bagian belakang ruangan dan nantinya disimpan dalam lemari penyimpanan. iv)
Penyimpanan Perbekalan Farmasi Penyimpanan
perbekalan
farmasi
bertujuan
untuk
melindungi
perbekalan farmasi dari kerusakan, sehingga kualitas perbekalan farmasi tetep terjaga sebelum sampai di tangan konsumen.
56
Penyimpanan dilakukan dengan mengelompokkan perbekalan farmasi sesuai dengan jenis perbekalan farmasi, kelas farmakologi, alfabetis maupun jenis sediaan. Sedangkan untuk perbekalan farmasi golongan narkotika dan psikotropika disimpan dalam lemari khusus narkotika dan psikotropika. v)
Penjualan Perbekalan Farmasi Prosedur pelayanan resep meliputi : a. Penerimaan Resep 1. Pemeriksaan keabsahan dan kelengkapan resep (skrining resep) meliputi : nama, alamat, nomor SIP dan tanda tangan/paraf dokter penulis resep ; nama obat, dosis, jumlah, dan aturan pakai, nama pasien, umur, alamat, dan nomor telepon. Blanko skrining resep dapat dilihat pada Lampiran 8, Gambar III.8 2. Pemeriksaan ketersediaan obat di apotek 3. Penetapan harga dan pemberitahuan mengenai harga obat kepada pasien. b. Perjanjian dan Pembayaran 1. Perjanjian pengambilan obat semua atau sebagian, beserta penulisan kartu stok. Blanko Kartu barang peracikan/penjualan bebas dapat dilihat pada pada Lampiran 9, Gambar III.9 2. Pemeriksaan kembali ada atau tidaknya penggantian obat atas persetujuan dokter / pasien 3. Pembayaran secara tunai dan kredit 4. Validasi dan penyerahan nomor resep 5. Pembuatan kwitansi (Lampiran 10, Gambar III.10) dan salinan resep (Lampiran 11, Gambar III.11) c. Peracikan 1. Penyiapan etiket atau penandaan obat dan kemasan 2. Peracikan obat (hitung dosis, timbang, campur, kemas) 3. Penyajian hasil akhir peracikan.
57
d. Pemeriksaan akhir 1. Kesesuaian hasil peracikan dengan resep meliputi : nomor resep, nama obat, bentuk dan jenis sediaan, dosis, jumlah dan aturan pakai, nama pasien, umur, alamat dan nomor telepon. 2. Kesesuaian salinan resep dengan resep aslinya 3. Kebenaran kwitansi e. HTKP ( Harga, Timbang, Kemas, Penyerahan ) Fungsi penjualan obat dengan resep dokter akan berjalan dengan baik bila terdapat kerjasama antara kasir, penyiapan atau peracikan, etiket dan penyerahan. Pada lembar ini harus berisi paraf pegawai yang mengerjakan tahap demi tahap dalam pengerjaan resepnya sehingga dapat meminimalkan terjadinya kesalahan dan memudahkan pengawasan. f. Penyerahan obat dan pemberian informasi Kegiatan penyerahan obat ini dilakukan di tempat penyerahan obat di bagian depan di dekat ruang tunggu. Penyerahan obat harus disertai dengan penjelasan informasi mengenai, nama obat, bentuk, dan jenis sediaan, dosis, jumlah dan aturan pakai, cara penyimpanan, serta efek samping
yang mungkin
timbul.
Penyerahan obat biasanya dilakukan bersamaan dengan pemberian informasi mengenai cara pemakaian obat. Selanjutnya resep asli dikumpulkan menurut nomor urut dan tanggal resep dan disimpan sekurang-kurangnya tiga tahun. vi) Pencatatan Perbekalan Farmasi Pencatatan Perbekalan Farmasi meliputi : a. Pencatatan penerimaan barang Mencatat barang yang di terima berdasarkan surat pesanan dan faktur pembelian barang sebagai bukti penerimaan barang apotek. Pencatatan dilakukan setiap barang didatangkan dari PBF ke Apotek di sertai faktur pembelian. Bukti penerimaan barang apotek beserta faktur dilaporkan ke unit BM Bandung setiap bulannya
58
sebagai bukti bahwa apotek kimia farma 381 kopo telah menerima barang sesuai surat pesanan atau BPBA yang telah diajukan. b. Pencatatan defecta Defecta berisi keperluan barang yang habis atau hamper habis selama pelayanan atau barang-barang yang stoknya dianggap kurang karena barang tersebut diperkirakan akan cepat terjual (fast moving), sehingga harus segera dipesan agar dapat tersedia secepatnya sebelum stok habis. c. Pencatatan stok barang Mencatat jumlah barang yang masuk dari pembelian barang dan jumlah barang yang keluar dari hasil penjualan, serta jumlah barang yang masih tersedia di apotek. Pencatatan ini untuk mempermudah
pengawasan
terhadap
persediaan
obat
dan
kebutuhan masing-masing obat, serta mengawasi arus barang agar penyalurannya mengikuti kaidah First in Firs out (FIFO) dan First expired First Out (FEFO) sehingga mengurangi resiko obat-obat kadaluarsa. Pada umumnya pencatatan stok barang dilakukan dengan mengisi kartu stok yang tersedia pada setiap item obat, pada saat penambahan ataupun pengurangan jumlah obat serta jumlah sisa obat yang tersedia. d. Uji petik barang Uji petik barang dilakukan setiap hari oleh apoteker, uji petik dilakukan untuk mengontrol barang setiap harinya. Uji petik dilakukan dengan membandingkan antara stock fisik obat dengan stock komputer obat. Uji petik ini dilakukan minimal 25 item perharinya, meliputi semua perbekalan farmasi yang ada di apotek. Uji petik dilaporkan tiap 3 bulan sekali. 3.2.4
Tenaga Kefarmasian di Kimia Farma 381 Bandung
Apotek Kimia Farma 381 dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA), yang membawahi satu orang apoteker pendamping dan empat orang asisten apoteker. Sistem pengaturan jadwal dilakukan
59
berdasarkan sistem rotasi (berputar) sesuai dengan kesepakatan yang disetujui antar karyawan. i) Apoteker Pengelola Apotek Apoteker di Apotek Kimia Farma 381 menjabat sebagai Kepala Apotek dan Apoteker Pengelola Apotek yang bertanggung jawab dalam melaksanakan fungsi manajemen dan pengelolaan apotek seperti membuat perencanaan, melaksanakan dan mengawasi, seluruh kegiatan dibagian pelayanan, keuangan dan administrasi. a. Tugas dan kewajiban Apoteker Pengelola Apotek adalah sebagai berikut: 1. Memimpin seluruh kegiatan apotek dan bertanggung jawab terhadap kelangsungan hidup pasien. 2. Memberikan pelayanan dibidang kefarmasian kepada mayarakat, baik pelayanan teknis kefarmasian maupun pelayanan pemberian informasi. 3. Mengelola dan mengawasi sistem administrasi yang meliputi administrasi umum, keuangan, kefarmasian, dan administrasi personalia. 4. Memberikan laporan dan data kegiatan apotek dalam kurung waktu tertentu kepada atasannya. 5. Melakukan pengembangan kegiatan usaha dengan meningkatkan mutu pelayanan dan kegiatan usaha di bidang manajemen mutu. 6. Memimpin dan mengawasi seluruh yang berada di bawah pimpinannya serta melakukan penilaian atas prestasi kerja mereka. 7. Mengusahakan hasil yang diperoleh apoteknya sesuai dengan rencana kerja. 8. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawannya. b. Wewenang dan tanggung jawab Apoteker Pengelola Apotek: 1. Menentukan arah/kebijakan terhadap seluruh kegiatan yang ada di apotek.
60
2. Memutuskan pemecahan masalah yang dihadapi bawahan untuk memastikan adanya peningkatan kemampuan dan kompetensi bawahan. 3. Mengawasi pelaksanaan seluruh kegiatan di apotek. ii) Apoteker Pendamping Apotek Kimia Farma 381 Apoteker pendamping adalah seorang apoteker yang bertugas memberi pelayanan kefarmasian ketika APA tidak berada ditempat. Apotek Kimia Farma 381 mempunyai satu orang Apoteker pendamping yang melaksanakan pekerjaan kefarmasiannya. Apoteker PIO bertanggung jawab terhadap tugas pelayanan obat, memberikan konsultasi, informasi dan edukasi kepada pasien berkaiatan tentang pengobatan resep maupun swamedikasi. Pelayanan informasi obat yaitu memberikan semua penjelasan mengenai terapi yang di berikan oleh dokter kepada pasien sehingga tercapai hasil terapi yang optimal. Pelayanan informasi obat di apotek bertujuan untuk memberikan dasar pengertian mengenai penggunaan obat yang aman dan efektif serta memberikan informasi yang objektif kepada berbagai pihak. Pelayanan informasi obat dapat melalui media seperti poster, leaflet atau brosur. Informasi mengenai obat dilakukan pada saat penyerahan obat kepada pasien. Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker dan minimal oleh asisten apoteker. Tahapan dalam pelayanan informasi obat untuk pasien dengan resep dokter antara lain apoteker menganalisis resep dan menyiapkan obat, memanggil pasien, menanyakan informasi yang diberikan dokter, apoteker memberikan informasi yang diperlukan pasien mengenai obat dan meminta pasien untuk mengulangi kembali. Dalam pelayanan informasi obat apoteker juga harus menerapkan metode three prime question yang meliputi : a. Apa yang dikatakan dokter mengenai obat yang diberikan kepada pasien. b. Bagaimana aturan pemakaian obat yang diberikan kepda pasien
61
c. Bagaimana harapan yang dikatakan dokter jika sudah menggunakan obat sesuai dengan aturan pemakaian yang benar. Dengan adanya metode three prime question tersebut diharapkan didapatkan hasil pengobatan yang optimal dan dapat meningkatkan kualitas hidup pasien. Selain itu informasi terpenting yang harus disampaikan apoteker kepada pasien meliputi : a. Nama obat b. Kegunaan atau khasiat obat c. Cara pemakaian dan interval pemakaian obat d. Efek samping yang mungkin terjadi e. Makanan, minuman atau aktivitas yang harus dihindari f. Cara penyimpanan obat g. Interaksi obat (bila ada) h. Informasi mengenai obat dengan cara pemberian khusus. Misalnya penggunaan inhaler/obat semprot untuk obat asma, suppositoria dimasukkan melalui anus, tablet salut enterik, dan sebagainya. Informasi yang diberikan oleh apoteker kepada pasien harus memenuhi kriteria penggunaan obat yang rasioanl, menurut WHO kriteria penggunaan obat yang rasional diantaranya adalah : a.
Sesuai dengan indikasi penyakit
b.
Tersedia setiap saat dengan harga yang terjangkau
c.
Diberikan dengan dosis yang tepat
d.
Cara pemberian dan interval waktu yang tepat
e.
Lama pemberian yang tepat
f.
Obat yang diberikan harus efektif dengan mutu yang terjamin dan aman
g.
Mengetahui efek samping obat dan cara penanganannya.
Pelayanan informasi obat tidak hanya
bersifat lisan dan tatap muka
langsung dengan pasien, pelayanan informasi juga dapat dilakukan melalui poster atau leaflet. Selain itu apotek Kimia Farma 381 juga melakukan pelayanan informasi obat melaui telepon (telefarma). Melalui
62
telefarma pasien dapat bertanya apabila mengalami kesulitan atau keraguan dalam penggunaan suatu obat. iii) Asisten Apoteker Apotek Kimia Farma 381 memiliki 4 orang Asisten Apoteker yang merangkap sebagai juru racik dan kasir. Tugas Asisten Apoteker di Apotek Kimia Farma 381 adalah sebagai berikut: a. Mengatur, mengontrol dan menyusun penyimpanan obat dan perbekalan farmasi lainnya sesuai dengan bentuk dan jenis barang yang disusun secara alfabetis. b. Memeriksa ketersediaan obat, menyiapkan, mengemas dan memberi etiket pada obat diminta dalam resep serta copy resep jika diperlukan. Blangko etiket dapat dilihat pada Lampiran 12, Gambar III.12. c. Melakukan perhitungan dan penimbangan untuk resep racikan. d. Mencatat obat yang persediaanya sudah menipis di buku defecta e. Memberikan informasi obat pada saat penyerahan obat kepada pasien. f. Memelihara kebersihan ruang peracikan dan lemari obat. g. Menyusun obat dan kartu stok dengan rapi serta mengontrolnya. h. Menyusun resep-resep menurut no. urut dan tanggal kemudian disimpan. i. Mencatat keluar masuknya obat narkotika dan psikotropika. 3.2.5
Pengelolaan Apotek di Apotek Kimia Farma 381 Bandung
Pengelolaan Apotek adalah segala upaya dan kegiatan yang dilakukan oleh seorang APA dalam rangka tugas dan fungsi apotek. Pengelolaan Apotek di Apotek Kimia Farma 381 Bandung meliputi : i) Bidang pelayanan kefarmasian Pelayanan yang dilakukan di Apotek Kimia Farma 381 antara lain: pelayanan informasi obat dan form yang digunakan adalah form 1a (Lampiran 13, Gambar III.13) untuk pasien dengan resep dokter dan form yang digunakan adalah form 1b (Lampiran 14, Gambar III.14)
63
untuk pasien swamedikasi, pelayanan Upaya Pengobatan Diri Sendiri (UPDS) dengan cara pasien mengisi form UPDS yang disediakan (Lampiran 15, Gambar III.15), pelayanan resep tunai, pelayanan resep kredit, pelayanan pembelian sediaan Over The Counter (OTC) dan pelayanan antar obat/resep yang dipesan (delivery). Pelayanan kefarmasian di apotek kimia farma 381 bandung meliputi : a. Pelayanan resep tunai Pelayanan resep dari dokter praktek maupun dokter luar. Alur pelayanannya dimulai dari pasien menyerahkan resep kepada AA penjualan, lalu diperiksa ketersediaan sediaan farmasi, bila ada maka AA penjualan menginput harga, lalu setelah harga disetujui oleh pasien dilakukan penyiapan maupun peracikan obat. Setelah obat selesai disiapkan atau diracik, maka obat di serahkan kepada pasien dan diberikan informasi obat oleh apoteker. Bagan Alur Pelayanan Resep tunai dapat dilihat pada Lampiran 16, Gambar III.16. b. Pelayanan resep kredit dari instansi yang telah mempunyai Ikatan Kerja Sama (IKS) Apotek kimia farma 381 bandung melayani resep kredit dari INHEALTH dan PLN. Pelayanan resep kredit sama halnya dengan pelayanan resep tunai, perbedaanya adalah pada saat pembayaran. Untuk pelayanan resep kredit dilakukan pembayaran oleh pihak instansi terkait. Apotek melalui bagian manajemen melakukan rekap penggunaan obat oleh pasien resep kredit dan dilakukan penagihan langsung kepada setiap instansi terkait pada akhir bulan. Bagan Alur Pelayanan Resep kredit dapat dilihat pada Lampiran 17, Gambar III.17. c. Pelayanan Swamedikasi Tahap-tahap yang dilakukan ketika akan melakukan swamedikasi adalah : 1. Mendengarkan keluhan penyakit pasien yang akan melakukan swamedikasi.
64
2. Menggali informasi dari pasien, meliputi : Who, siapa yang menggunakan obat What, apa gejala yang di alami How Long, berapa lama gejala berlangsung Action, apa yang sudah dilakukan terhadap gejala tersebut Medicine, obat lain yang seang digunakan. 3. Memilihkan obat sesuai dengan kerasionalan dan kemampuan ekonomi pasien dengn menggunakan obat bebas, bebas terbatas, dan obat wajib apotek. 4. Informasikan harga kepada pelanggan 5. Jika pelanggan setuju, diminta bantuan kepada petugas peracikan untuk disiapkan obatnya. d. Pelayanan Narkotika dan Psikotropika Pelayanan obat-obat golongan Narkotika dan Psikotropika berbeda dengan obat golongan lainnya. Apotek Kimia Farma 381 Kopo hanya di perbolehkan melayani resep narkotika dari resep asli atau salinan resep yang berasal dari apotek Kimia Farma 381 Kopo sendiri yang belum dilayanai sama sekali atau baru sebagian diberikan. Apotek dilarang melayani salinan resep dari obat-obatan narkotika yang resep aslinya tidak terdapat di apotek tersebut, walaupun resep tersebut baru di layani sebagian atau belum dilayani sama sekali, atau resep narkotika yang bertanda iter (pengulangan). Pelayanan obat-obat narkotika hanya berlaku untuk resep dari wilayah setempat atau resep dokter setempat. Pada resep yang mengandung narkotika harus dicantumkan tanggal, nama obat narkotika yang di beri garis bawah dengan tinta merah, jumlah obat, nama dan alamat praktek dokter serta pasien. Resep-resep tersebut harus dikumpulkan tersendiri atau dipisah dari resep lainnya. Obatobat narkotika dan psikotropika yang telah dikeluarkan, dilaporkan dalam laporan penggunaan narkotika dan psikotropika, yaitu setiap akhir bulan.
65
e. Pelayanan swalayan Swalayan farmasi yang dimiliki oleh Apotek kimia farma 381 bandung terdiri dari perbekalan farmasi obat (obat bebas dan obat bebas terbatas, obat wajib apotek) dan non obat (alkes, suplemen, vitamin, produk kesehatan serta produk makanan dan minuman). f. Pelayanan antar obat Pengantaran obat dilakukan secata gratis untuk pasien rumah atau instansi. Pelayanan antar obat ini dilakukan apabila obat yang diresepkan tidak ada di apotek, dan proses permintaan ke Apotek Kimia Farma lain memerlukan waktu yang lama. Petugas mencatat nama, alamat, nomor telepon pelanggan, serta nama obat dan jumlahnya. Penerima obat diminta untuk memaraf tanda terima. ii) Bidang Administrasi dan Keuangan Bidang Administrasi yang dilakukan oleh Apotek Kimia Farma 381 hanya berupa administrasi harian dalam bentuk pembuatan laporan harian baik penjualan tunai maupun kredit, penyerahan BPBA ke BM serta memasukkan data resep tunai dan kredit. Kegiatan non teknis kefarmasian ini dimulai dari kegiatan pencatatan. Kegiatan pencatatan dilakukan oleh bagian administrasi dan keuangan di Bussiness Manager (BM).
Kegiatan
pencatatan
yang
dilakukan
meliputi
kegiatan
administrasi dan keuangan. Kegiatan administrasi ditangani oleh beberapa staf administrasi dan keuangan yang bertanggung jawab kepada supervisor administrasi dan keuangan. sedangkan kegiatan keuangan ditangani oleh kasir besar. Supervisor administrasi dan keuangan, serta kasir besar bertanggung jawab langsung kepada BM. a. Kegiatan Administrasi Apotek Kimia Farma 381 Pembelian dilakukan oleh BM sehingga dokumen dari bagian pembelian akan dibukukan oleh tata usaha di kartu utang sebagai utang apotek. Untuk penjualan tunai maupun kredit, hasil penjualan tunai dari kasir kecil masing-masing apotek pelayanan diserahkan ke kasir besar di BM untuk dibukukan pada buku kas. Sedangkan untuk
66
penjualan kredit, dari masing-masing apotek pelayanan hanya menyerahkan copy kwitansi kepada bagian administrasi dan dibukukan di kartu piutang. Dalam melaksanakan tugasnya, supervisor administrasi dan keuangan dibantu oleh beberapa staf bagian: 1. Administrasi Pembelian Setiap transaksi pembelian tunai maupun kredit akan dicatat oleh bagian administrasi pembelian ke dalam buku pembelian apotek setiap hari, yang kemudian di-entry datanya ke komputer. Dalam pencatatan dicantumkan nama distributor, nama faktur, nama dan jumlah barang, harga barang, tanggal pembelian dan besarnya potongan harga. 2. Administrasi Penjualan Setiap penjualan tunai maupun kredit dicatat oleh bagian administrasi penjualan setiap hari berdasarkan Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH). Penjualan tunai dicatat ke dalam buku kas (jurnal umum), sedangkan penjualan kredit dicatat ke dalam laporan piutang dagang. 3. Administrasi Personalia/Sumber Daya Manusia Administrasi Personalia/umum mencatat semua data tentang pegawai, menyiapkan usulan perubahan status pegawai yang berhak mendapatkan kenaikan pangkat dan membuat laporan absensi pegawai. b. Kegiatan Keuangan Apotek Kimia Farma 381 1. Pengelolaan Manajemen Keuangan Kimia Farma Information System (KIS) dibuat untuk menangani bagian keuangan dan invetori atau stok obat di apotek, yaitu dengan cara menyediakan kemampuan untuk menangani transaksi jual dan beli secara resep dan non resep baik yang di bayar tunai ataupun kredit. Juga untuk menyajikan laporanlaporan sehingga keputusan yang diambil manajer lebih tepat sasaran.
67
Dengan menggunakan KIS maka waktu yang dibutuhkan dalam melayani transaksi pembayaran lebih singkat. Selain itu pemantauan stok obat (stock opname) yang ada dapat dilakukan secara tepat serta pengambilan keputusan yang lebih tepat sasaran, misalnya pemilihan produk atau obat-obat mana saja yang lebih diperbanyak karena dengan menggunakan laporan statistik, bisa diketahui produk atau obat-obat mana saja yang paling cepat bergeraknya (fast moving). Pengelolaan
keuangan
di
apotek
digunakan
dengan
menggunakan KIS baik dari transaksi penjualan ataupun pembelian sampai diperoleh data-data keuangan secara cepat mengenai hasil penjualan, pengeluaran, hutang dagang serta piutang dari penjualan kredit. Hal ini memudahkan dalam pembuatan berbagai laporan keuangan seperti laporan kas apotek, Laporan Ikhtiar Penjualan Harian (LIPH), setoran kasir dan sebagainya. 2. Penerimaan Uang Penerimaan uang di apotek yang berasal dari penjualan tunai baik melalui resep maupun non resep dibuat laporannya setiap penggantian petugas jasa dalam bentuk Bukti Setoran Kas (BSK) yang diperoleh langsung dari KIS. Misalnya petugas shift pagi menyerahkan uang hasil penjualan disertai BSK kemudian petugas shift selanjutnya akan memeriksa serta mencocokkan kebenaran penyerahan uangnya dengan jumlah yang dilaporkan. Uang dan LIPH ditujukan ke Unit BM Kimia Farma Bandung. 3. Pengeluaran Uang Setiap pengeluaran uang oleh kasir harus dilakukan sesuai dengan budget yang dianggarkan disertai bukti pengeluaran kas atas izin APA. Oleh karena itu petugas keuangan membuat laporan
realisasi
penggunaan
dana
kas
kecil
yang
68
menggambarkan seluruh pengeluaran uang dari kas apotek yang telah disetujui oleh APA dan pembayarannya dilakukan di BM. c. Laporan Keuangan Laporan keuangan di Apotek Kimia Farma 381 Kopo antara lain: 1. Laporan Kas Laporan kas dibuat untuk menggambarkan perkiraan jumlah penerimaan dan jumlah pengeluaran uang kas apotek selama periode waktu tertentu. Unsur-unsur yang terdapat dalam laporan kas
antara
lain
:
saldo
awal,
penerimaan
(penjualan
tunai/piutang), pengeluaran dan saldo kas akhir. Dengan melihat saldo akhir dari laporan kas, maka dapat diketahui apakah apotek, mengalami surplus datau defisit.. 2. Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH) LIPH berisi rincian penerimaan uang diapotek yang berasal dari penjualan obat dan perbekalan kesehatan lainnya baik melalui resep maupun non resep (UPDS), yang selanjutnya dilaporkan ke unit BM/Business Manager Bandung. Unsur-unsur yang terdapat dalam LIPH antara lain : penjualan tunai, penjualan kredit, pengeluaran dan total penerimaan uang setelah dikurangi pengeluaran. Uang dan laporan penjualan harian ditujukan ke unit BM Kimia Farma Bandung. Blanko LIPH dapat dilihat pada Lampiran 18, Gambar III.18. 3. Laporan Stock Opname Stock opname adalah pemeriksaan jumlah dan kondisi barang yang dilakukan setiap 3 bulan sekali. Pemeriksaan dilakukan untuk mengecek apakah jumlah fisik barang sesuai dengan form record kartu stock atau data di komputer, stock fisik yang dihitung adalah sisa fisik barang saat berakhirny ke BM bandung. Stock opname ini dilakukan untuk melihat nilai HPP dari apotek, melihat expired date dari obat dan untuk membenarkan data berdasarkan stock fisik dan komputer.
69
iii) Service Level Apotek ke Pelanggan Peningkatan kualitas pelayanan apotek sangat penting untuk dapat meningkatkan penjualan sehingga keuntungan yang diperoleh dapat optimal. Peningkatan kualitas pelayanan dilakukan melalui ketersediaan obat yang dibutuhkan konsumen di apotek sehingga penolakan resep dapat dihindari. Faktor-faktor yang dapat menyebabkan terjadinya penolakan resep antara lain : a. Tidak adanya persediaan barang di apotek (Quantity Kurang) Hal ini dapat terjadi akibat kurang akuratnya perkiraan jumlah kebutuhan, kelallaian asisten mengisi buku defekta, terlambatnya pemesanan barang dan keterlambatan pengiriman barang. b. Tidak pernah adanya persediaan barang di Apotek (Item tidak terpenuhi) Hal ini terjadi karena barang datau obat yang diminta tidak pernah disediakan di apotek sebab tidak pernah ada permintaan barang atau obat tersebut sebelumnya. 3.2.6
Pengelolaan Narkotika dan Psikotropika
Pengelolaan Narkotika dan Psikotropika di Apotek Kimia Farma 381 bandung, adalah sebagai berikut : i)
Pengelolaan Narkotika Pengelolaan narkotika diatur secara khusus mulai dari pengadaan sampai pemusnahan. Pelaksanaan pengelolaan narkotika di Apotek Kimia Farma 381meliputi: a. Pemesanan Narkotika Pemesanan sediaan narkotika dilakukan oleh masing-masing apotek pelayanan dan harus dilakukan secara tertulis sesuai
dengan
ketentuan yang berlaku. Pemesanan dilakukan ke PBF Kimia Farma selaku pabrik dan distributor tunggal dengan membuat surat pesanan khusus narkotika yang dibuat rangkap empat dan di tanda-tangani oleh APA, yang masing-masing diserahkan kepada PBF yang bersangkutan (SP asli dan 2 Lembar kopi SP) (warna putih, kuning
70
dan pink) satu lembar ke BM untuk penagihan dan satu lembar sebagai arsip di apotek (warna biru). b. Penerimaan Narkotika Penerimaan Narkotika dari PBF harus diterima oleh Apoteker Pengelola Apotek atau dilakukan dengan sepengetahuan APA. Apoteker akan menandatangani faktur tersebut setelah dilakukan pecocokan dengan surat pesanan. Pada saat diterima dilakukan pemeriksaan yang meliputi jenis dan jumlah narkotika yang dipesan dan expire datenya. c. Penyimpanan Narkotika Obat-obat yang termasuk golongan narkotika di Apotek Kimia Farma disimpan dalam lemari khusus yang terkunci. d. Pelayanan Narkotika Apotek Kimia Farma hanya melayani resep narkotika atas resep asli atau salinan resep yang dibuat oleh Apotek KF 381 sendiri yang belum diambil sama sekali atau baru diambil sebagian. e. Pelaporan Narkotika Pelaporan penggunaan narkotika di Apotek Kimia Farma 381 dibuat setiap bulan. Laporan dibuat rangkap empat dan ditandatangani oleh APA
dengan mencantumkan nama jelas, alamat apotek, dan
stempel apotek yang kemudian dikirimkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Bandung dengan tembusan kepada : Kepala Balai POM Jawa Barat, penanggung jawab obat Narkotika PT KF (Tbk), dan arsip apotek. f. Pemusnahan Narkotika Pemusnahan narkotika yang dilakukan oleh Apotek Kimia Farma 381 dilakukan sesuai dengan tata cara pemusnahan narkotika sesuai dengan undang-undang yang berlaku Prosedur pemusnahan narkotika dilakukan sebagai berikut : 1. APA membuat dan menandatangani surat permohonan untuk pemusnahan narkotika yang berisi antara lain jenis dan jumlah narkotika yang rusak dan atau tidak memenuhi syarat.
71
2. Surat permohonan yang telah ditandatangani oleh APA dikirimkan ke Balai POM. Kemudian Balai POM akan menetapkan waktu dan tempat pemusnahan. 3. Kemudian dibentuk panitia pemusnahan yang terdiri dari APA, Asisten Apoteker, Petugas Balai POM, dan Kepala Kantor Depkes Kota Madya Jawa Barat. 4. Bila pemusnaan narkotika telah dilaksanakan dibuat BAP yang berisi : Hari, tanggal, bulan, tahun, tempat dilakukan pemusnahan, nama, jenis, jumlah narkotika yang dimusnahkan, petugas yang melakukan pemusnahan, cara pemusnahan, nama dan tandatangan APA dan dibuat tembusan kepada BPOM Jawa Barat, Penanggung Jawab Obat Narkotika dan Psikotropika PT. Kimia Farma (Tbk), dan arsip apotek. ii) Pengelolaan Psikotropika Pengelolaan Psikotropika di apotek Kimia Farma 381 , antara lain : a. Pemesanan Psikotropika Pemesanan obat psikotropika dilakukan dengan menggunakan Surat Pesanan Psikotropika langsung dari apotek ke PBF yang boleh berisi lebih dari satu jenis psikotropika untuk PBF yang sama. Surat pemesanan dibuat rangkap 2, yang masing-masing diserahkan ke PBF yang bersangkutan dan sebagai arsip di apotek. b. Penyimpanan Psikotropika Penyimpanan obat Psikotropika dilakukan dilemari khusus yang terpisah dari sediaan yang lain. c. Pelayanan Psikotropika Apotek KF 381 hanya melayani resep psikotropika atas resep asli atau salinan resep. d. Pelaporan Psikotropika Laporan penggunaan Psikotropika dikirimkan kepada Kepala Dinas Kesehatan setempat setiap bulan. Laporan psikotropika memuat nama apotek, nama obat, nama distibutor, jumlah penerimaan, jumlah pengeluaran, tujuan pemakaian, dan stok akhir. Laporan
72
ditandatangani oleh APA, dilengkapi dengan nama dan nomor SIK, serta stempel apotek dengan tembusan kepada : Kepala Balai POM Jawa Barat, Penanggung Jawab Obat Narkotika dan Psikotropika PT. Kimia Farma (Tbk), dan Arsip Apotek. e. Pemusnahan Psikotropika Tata cara pemusnahan psikotropika sama dengan tata cara pemusnahan
narkotika.
Dalam
pelaksanaannya
pemusnahan
Psikotropika dapat dilakukan bersamaan dengan pemusnahan narkotika. 3.2.7
Pemusanahan Resep
Resep-resep yang telah masuk dan dilayani di apotek disimpan di tempat khusus dan disimpan selama tiga tahun. Resep tersebut dimusnahkan dengan cara ditimbang terlebih dahulu untuk mengetahui beratnya. Kemudian dibuat berita acara pemusnahan resep yang berisi keterangan tanggal awalakhir resep yang dimusnahkan, ditandatangani oleh pengelola apotek, seksi penjualan dan petugas pelaksana yang memusnahkan resep tersebut.
BAB IV TUGAS KHUSUS LAPORAN ARUS KAS (CASH FLOW)
4.1
Latar Belakang
Sebuah perusahaan pada awalnya hanya memikirkan keuntungan yang besar dan cepat dengan melakukan apapun untuk mencapai target yang diinginkan oleh perusahaan tanpa memikirkan dampak dimasa yang akan datang. Tetapi lambat laun peruahaan juga menyadari bahwa setiap kegiatan yang dilakukan harus memperhitungkan resiko yang dihadapi. Untuk dapat mengetahui kinerja setiap perusahaan harus menyajikan suatu laporan keuangan pada satu periode.. Laporan keuangan digunakan sebagai dasar untuk menentukan atau menilai posisi keuangan perusahaan, dimana hasil analisis tersebut digunakan oleh pihak-pihak yang berkepentingan untuk mengambil suatu keputusan. Selain itu laporan keuangan akan dapat menilai kemampuan perusahaan untuk memenuhi kewajiban-kewajibannya, struktur modal usaha, keefektifan penggunaan aktiva, serta hal-hal lainnya yang berhubungan dengan keadaan finansial perusahaan. Untuk itu setiap perusahaan diwajibkan menyusun laporan arus kas dan menjadikan laporan tersebut sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari laporan keuangan untuk setiap periode penyajian laporan keuangan. Laba bersih yang dihasilkan suatu perusahaan belum menjamin bahwa perusahaan tersebut memiliki uang kas yang cukup. Untuk menjalankan operasi, melakukan investasi, dan membayar hutang, perusahaan benar-benar harus memiliki kas bukan memiliki laba bersih. Karena itu, bagi investor sangat penting untuk menganalisis sampai sejauh mana efesiensi perusahaan dalam mengelola kasnya. Tujuan utama laporan arus kas adalah menyajikan informasi yang relevan tentang penerimaan dan pengeluaran kas suatu perusahaan selama satu periode.
73
74
Dengan dibuatnya laporan arus kas, setiap perusahaan dapat memprediksi kemajuan perusahaan di setiap tahun berjalan dan perusahaan tidak mengalami kerugian serta kebangkrutan. Dimana hal ini dapat dilihat dari penyajian laporan arus kas yang disusun oleh bagian keuangan untuk mengevaluasi seluruh kegiatan yang telah dilakukan oleh perusahaan. Apabila perusahaan telah melakukan hal tersebut, diharapkan perusahaan akan tetap bertahan walaupun terkadang kondisi ekonomi tidak stabil keadaannya. Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan, maka akan dibahas tentang penyajian laporan arus kas di Apotek Kimia Farma 381 Kopo, bandung. Selama periode bulan oktober 2013. 4.2 Tujuan Dalam penyajian laporan perencanaan anggaran kas dan arus kas di Apotek Kimia Farma 381, memiliki beberapa tujuan sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui sumber dan penggunaan kas pada setiap aktifitas di Apotek Kimia Farma 381 dalam pelaporan arus kas. 2. Untuk mengetahui kondisi arus kas di Apotek Kimia Farma 381 selama periode bulan oktober 2013 3. Menilai kemampuan Apotek Kimia Farma 381 dalam menghasilkan arus kas bersih masa depan. 4. Menilai pengaruh transaksi investasi dan pendanaan baik kas ataupun non kas terhadap posisi keuangan di Apotek Kimia Farma 381 selama periode bulan oktober 2013. 4.3
Tinjauan Pustaka
4.3.1
Pengertian arus kas (cash flow)
Laporan arus kas (statement of cash flows atau cash flow statement) adalah laporan yang menyajikan ikhtisar terinci mengenai semua arus kas masuk dan arus kas keluar, atau sumber dan penggunaan kas selama suatu periode.(16)
75
Informasi tentang arus kas suatu perusahaan berguna bagi para pemakai laporan keuangan sebagai dasar untuk menilai kemampuan perusahaan dalam menghasilkan kas dan setara dengan kas. Tujuan utama laporan arus kas adalah menyediakan informasi yang relevan mengenai penerimaan dan pembayaran kas sebuah perusahaan selama suatu periode. Penyajian laporan arus kas harus diklasifikasikan sesuai dengan aktivitasnya masing-masing sesuai dengan ketentuan Standar Akuntansi Keuangan bahwa ”Laporan arus kas harus dapat melaporkan arus kas selama periode tertentu.” Laporan arus kas merupakan campuran antara laporan laba-rugi dengan neraca.(17) Laporan arus kas dapat mengekspresikan laba bersih perusahaan yang berkaitan dengan nilai perusahaan sehingga jika arus kas meningkat, maka laba perusahaan akan meningkat dan hal ini akan meningkatkan nilai perusahaan dan selanjutnya juga akan menaikkan laba perusahaan. Laporan arus kas telah menjadi persyaratan bagi setiap perusahaan yang go public untuk disajikan dalam laporan keuangan. Laporan arus kas menyajikan informasi tentang aliran kas masuk dan keluar selama periode akuntansi yang terdiri dari arus kas yang berasal dari (digunakan untuk) aktivitas operasi (operating), aktivitas investasi (investing), dan aktivitas pendanaan (financing). i) Arus kas masuk (cash in flows) Merupakan penerimaan kas yang berasal dari kegiatan rutin perusahaan, misalnya penjualan tunai, penerimaan piutang maupun penerimaan kas yang bersifat tidak rutin misalnya penyertaan modal, penjualan saham, penjualan aktiva perusahaan. ii) Arus kas keluar (cash out flows) Adalah pengeluaran yang bersifat kontinyu, seperti pembayaran bunga, dividen dan pembayaran pajak. Arus kas berlangsung terus menerus selama perusahaan menjalankan kegiatannya. Agar kas ini mudah dibaca dan dipahami, maka informasi arus kas tersebut dibuat dalam bentuk laporan yang disebut Laporan Arus Kas
76
(statement of cash flows), sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi para investor dan kreditur dalam menganalisa arus kas. Aktivitas yang membagi laporan arus kas adalah kegiatan operasi, kegiatan investasi, dan kegiatan pendanaan. Ketiga aktivitas ini memberikan informasi yang memungkinkan para pengguna laporan untuk menilai pengaruh aktivitas tersebut terhadap keuangan perusahaan serta terhadap jumlah kas. Manfaat utama laporan arus kas adalah untuk menyediakan informasi yang relevan tentang penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan selama satu periode, serta untuk membantu investor, kreditur dan pihak lain yang berkepentingan dalam menganalisa kas.(18) 4.3.2
Keterbatasan Laporan Arus Kas
Laporan arus kas (cash flow) memiliki beberapa keterbatasan, meliputi : i) Komposisi penerimaan dan pengeluaran yang dimasukkan dalam cash flow hanya yang bersifat tunai ii) Perusahaan hanya berpusat pada target yang mungkin kuramg fleksibel iii) Apabila terdapat perusahaan pada situasi internal maupun eksternal dari perusahaan yang dapat mempengaruhi estimasi arus kas masuk dan keluar yang seharusnya diperhatikan, maka akan terhambat karena manager hanya akan terfokus pada
budget kas, misalnya : kondisi
ekonomi yang kurang stabil, terlambatnya customer dalam memenuhi kewajibannya. 4.3.3
Penyusunan Laporan Arus Kas
Penyusunan laporan arus kas terdiri dari sumber-sumber data. Meliputi empat langkah pokok : i) Menentukan perubahan dalam kas. ii) Menentukan arus kas bersih dari aktifitas operasi iii) Menentukan arus kas dari aktifitas investasi dan pendanaan. iv) Menyiapkan suatu laporan arus kas formal.(19) 4.3.4
Format Laporan Arus Kas
Kelompok arus kas dari kegiatan operasi selalu dicantumkan pertama kali, disusul oleh kegiatan investasi dan pembiayaan. Masing-masing arus masuk
77
dan arus keluar dari kegiatan investasi serta pembiayaan dilaporkan secara terpisah, yaitu dilaporkan dalam jumlah kotor, bukan sebagai selisih akhir dari berbagai arus masuk dan arus keluar. Jadi, arus kas keluar dari pembelian properti dilaporkan terpisah dari arus kas masuk atas penjualan properti. Demikian juga, arus kas masuk dari penerbitan sekuritas hutang dilaporkan terpisah dari arus kas keluar atas pelunasannya. Kenaikan atau penurunan bersih kas selama suatu periode harus merekonsiliasi saldo awal dan akhir kas yang dilaporkan dalam neraca komparatif.(20) 4.4
Pembahasan
Dalam penyusunan laporan arus kas Apotek Kimia Farma 381 bandung, didapat dari kegiatan-kegiatan operasional apotek tersebut, yaitu diambil dari kegiatan operasional selama periode bulan oktober 2013, yang meliputi pemasukan dan pengeluaran. Untuk saldo awal kas di bulan oktober didapat dari saldo akhir di bulan september-2013. Anggaran serta perhitungan aliran kas (cash flow) di apotek kimia farma 381 bandung, periode bulan oktober 2013, dapat dilihat pada Lampira 19, Tabel IV.1. Adapun pemasukan/penerimaan di bulan okober didapat dari hasil penjualan tunai (tunai resep, HV dan UPDS), penjualan kredit (resep kredit) dan dari pembelian
barang
dagangan
berupa,
pembelian
barang
dagangan,
konsinyasi, BPBA tambahan dan BPBA pengurangan. Selain pemasukan tersebut, apotek kimia farma 381 juga mendapat pemasukan/penerimaan dari pendapatan lain-lain sperti fee dokter. Sedangkan pengeluaran di bulan oktober meliputi biaya pegawai, biaya tak langsung (bensin, listrik), baiaya penyusutan, biaya asuransi, biaya pemeliharaan (sevice AC, service kendaraan), biaya umum (telepon, alat-alat kantor, satpam, dsb), biaya serba-serbi serta biaya penjualan (amortisasi gedung, biaya pengepakan seperti etiket, plastik klip dan pot).
78
4.5
Kesimpulan
Dari hasil perhitungan didapat saldo akhir bulan oktober sebesar Rp. 22.343.408, ditambah saldo akhir bulan september sebesar Rp. 24.125.885, sehingga saldo awal untuk bulan november yang didapat sebesar Rp.46.469.293. Hal ini menunjukan bahwa arus kas (cash flow) di Apotek Kimia Farma 381 bandung untuk periode bulan oktober-2013 mengalami surplus artinya mendapat keuntungan dengan nilai positif. Hal ini pula menunjukan bahwa Apotek Kimia Farma 381 bandung memiliki kemampuan dalam memprediksi arus kas masa depan.
BAB V PEMBAHASAN
5.1
Pembahasan Apotek Kimia Farma 381 Kopo Bandung
Apotek mempunyai peranan yang sangat penting dalam usaha peningkatan kesehatan masyarakat karena selain berperan sebagai sarana penyalur perbekalan farmasi kepada masyarakat, apotek juga diharap dapat berperan sebagai sarana pelayanan kesehatan yang memberikan informasi dan edukasi mengenai khasiat, cara pemakaian, dosis, efek samping, dan cara penggunaan obat serta cara penyimpanan obat. Apotek sebagai salah satu unit usaha, tidak lepas dari pengaruh perubahan dalam masyarakat. Dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin tajam dan konsumen yang semakin kritis, PT Kimia Farma telah melakukan restrukturisasi usaha perapotekannya.
Selain itu, apotek juga memegang peranan bisnis yang di tuntut untuk mendapatkan keuntungan dari konsumen agar apotek dapat bertahan dan berkembang, sehingga demi kelangsungan dan kemajuan apotek, maka apotek harus mencari keuntungan yang wajar berdasarkan pada etika dan moral, tanpa mengabaikan peraturan dan perundang-undangan kefarmasian yang berlaku. Di dalam diri seorang apoteker diperlukan pengetahuan yang lebih tentang pengelolaan apotek secara profesional agar kedua peran tersebut dapat berjalan dengan baik.
Setiap apotek Kimia Farma meskipun berada dalam satu wadah atau satu induk perusahaan yang sama, tetapi dalam operasional masing-masing apotek di tuntut untuk memberikan keuntungan, baik citra dari apotek maupun finansial yang baik bagi perusahaan. Sehingga menuntut peran apoteker sebagai orang terdepan dalam pengelolaan apotek.
79
80
Letak apotek Apotek Kimia Farma 381 cukup strategis dan bangunannya cukup memadai untuk melaksanakan kegiatan perapotekan. Sebagian dari bangunan tersebut digunakan juga untuk tempat praktek dokter, di antaranya dokter umum, dokter gigi, dokter mata, dokter kulit dan kelamin, dokter kandungan serta dokter THT. Selain itu juga terdapat swalayan farmasi sebagai upaya peningkatan dan pengembangan apotek, yang menyediakan kenyamanan dan kebebasan tersendiri bagi pembeli untuk memilih sendiri obat-obat yang dibutuhkan sesuai dengan kondisi pembeli dan alat kesehatan yang diinginkan serta mendapatkan pelayanan dari asisten apoteker dan apoteker bila di butuhkan. Dalam swalayan tersebut dijual berbagai produk selain obat-obatan yaitu kosmetik, produk kebersihan, dan minuman. Selain itu juga terdapat fasilitas personal chek-up yaitu disediakannya timbangan berat badan dan prngukur tinggi badan serta tabel luas permukaan badan sehingga pasien dapat mengukur dan mengetahui apakah pasien tergolong kurang berat badan, ideal, overweight atu obesitas. Fasilitas lain yang terdapat pada Apotek Kimia Farma 381 di antaranya laboratorium dan lahan parkir yang cukup dan dilengkapi dengan petugas
keamanan,
serta
petugas
kebersihan
sehingga
kebersihan
dilingkungan Apotek Kimia Farma 381 selalu terjaga. Untuk fasilitas laboratorium di Kimia Farma 381 belum berjalan karena kurangnya personil atau belum adanya personil yang cocok dengan tugas yang akan dilakukan di laboratorium.
Perbekalan farmasi di Apotek Kimia Farma 381 cukup lengkap. Apotek ini menyediakan obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, obat golongan narkotika dan psikotropika, serta alat kesehatan. Berdasarkan pengamatan Apoteker Pengelola Apotek (APA) di Apotek Kimia Farma 381 telah melakukan fungsi dan tugasnya dengan baik dan benar, karena apabila APA sedang berhalangan hadir di apotek atau cuti, maka apoteker yang bertugas adalah apoteker pendamping. Hal ini sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian
81
yang disebutkan dalam pasal 21 bahwa penyerahan dan pelayanan obat berdasarkan resep dokter dilaksanakan oleh Apoteker.
Apotek Kimia Farma 381 menyediakan perbekalan farmasi yang berasal dari PBF atau distributor resmi lainnya untuk menjamin mutu dan keabsahan perbekalan farmasi yang dijual. Pemesanan obat dilakukan setiap hari berdasarkan buku defekta dan pengadaan obat di apotek. Untuk pemesanan obat golongan narkotika dan psikotropika ditandatangani oleh APA. Perbekalan farmasi disimpan berdasarkan penggolongan jenis sediaan serta disusun berdasarkan efek farmakologi nya. Untuk obat-obat narkotika dan psikotropika disimpan di lemari yang terpisah dan tertutup rapat serta terkunci. Untuk mengawasi data persediaan obat menggunakan kartu stok juga dikontrol melalui sistem komputerisasi.
Mekanisme pelayanan perbekalan farmasi umumnya telah dilaksanakan dengan baik dan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku, baik dalam hal penulisan etiket, peracikan, atau pengemasan yang disertai pemeriksaan sebagai kontrol. Metode FIFO (First In First Out) telah dilaksanakan secara teratur demi menjaga kualitas perbekalan farmasi. Pelayanan informasi obat dilakukan setiap kali pada saat penyerahan obat kepada pasien oleh apoteker yang meliputi aturan pemakaian, indikasi, dosis, cara penyimpanan, efek samping dan hal umum lainnya yang berkaian dengan obat serta apabila ada pertanyaan dari pasien. Sedangkan untuk pemberian informasi obat mengenai interaksi obat masih jarang dilakukan. Dalam rangka meningkatkan kulaitas pelayananan, Apotek Kimia Farma 381 memberikan pelayanan resep dalam waktu 15 menit untuk setiap resep tunai non racik, dan 30 menit unruk resep tunai racikan. Apabila resep tunai non racik di layani lebih dari 15 menit, pasien dapat meminta potongan harga 15% dari harga obat apotek. Tujuannya untuk meningkatkan kepercayaan pasien terhadap pelayanan apotek.
82
Apotek Kimia Farma juga memberikan pelayanan penghantaran obat (delivery servie). Apabila pada saat pasien membeli obat ternyata jumlah obatnya kurang atau kosong ataupun pada saat pasien terburu-buru maka apotek memberikan jasa pengantaran obat kerumah pasien yang jaraknya terjangkau tanpa biaya tambahan pengiriman. Tujuannya adalah agar apotek tidak kehilangan keutungan terutama kehilangan konsumen. Oleh karena itu petugas bagian pembelian sangat penting untuk menjaga kelangsungan kegiatan di apotek. Bils terjadi penolakan resep yang disebabkan oleh kekosongan barang maka akan menghilangkan keuntungan bagi apotek. Untuk mencegah hal tersebut, maka dapat dilakukan dropping antar apotek Kimia Farma, dengan harga netto. Hal ini sebetulnya bertujuan untuk menjaga loyalitas pelanggan pada apotek, sehingga dapat tercipta suatu hubungan yang baik antara apotek dan konsumen. Jika pada akhirnya terjadi penolakan resep tersebut, maka obat-obatan yang tidak tersedia bisa menjadi data dokumentasi pada buku penolakan resep, berikut tanggal dan alasan penolakannya, kemudian sedapat mungkin penolakan resep tersebut ditindak lanjuti dan dievaluasi.
Usaha lain yang dilakukan Apotek Kimia Farma 381 dalam meningkatkan pendapatannya, antara lain : i) Menyediakan tempat praktek dokter. ii) Melengkapi sarana dan prasarana, seperti ruang tunggu yang dilengkapi dengan toilet dan mushola. iii) Menerapkan jaringan komputer on-line untuk memudahkan pengawasan terhadap keluar masuknya barang serta untuk mengetahui harga barang. iv) Bekerja sama dengan beberapa instansi dan perusahaan dalam melayani resep secara kredit.
Agar peranan apoteker di mata masyarakat lebih dirasakan, maka sangat perlu diterapkan sistem penyerahan obat secara langsung oleh apoteker untuk setiap resep-resep yang telah selesai dikerjakan dan juga memberikan informasi obat kepada pasien tentang Upaya Pengobatan Diri Sendiri
83
(UPDS) yang merupakan kesempatan paling baik bagi para apoteker untuk lebih dikenal oleh masyarakat sehingga jelas bahwa apoteker itu benarbenar ada ditengah-tengah masyarakat luas sebagai ujung tombak pemberi informasi yang tepat, aman dan rasional.
BAB VI KESIMPULAN
6.1
Kesimpulan
Berdasarkan hasil kegiatan dan pengamatan selama Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) yang telah dilaksanakan di Kimia Farma 381 Kopo Bandung, ada beberapa hal yang dapat disimpulkan diantaranya : i) Apotek Kimia Farma 381 Bandung adalah apotek pelayanan yang bekerja dibawah Business Manager (BM) yang telah melaksanakan tugas dan fungsinya dengan sangat baik sebagai tempat dilakukannya pekerjaan kefarmasian dan penyaluran perbekalan farmasi kepada masyarakat sesuai dengan Peratuan Perundang-undangan yang berlaku serta telah menerapkan GPP (Good Pharmaceutical Practice). ii) Apotek Kimia Farma 381 merupakan apotek pelayanan yang telah menjalankan tugas dan fungsinya sebagai tempat dilakukannya pekerjaan kefarmasian yang meliputi pelayanan dan penyaluran sediaan farmasi
serta
alat-alat
kesehatan
untuk
memenuhi
kebutuhan
masyarakat. iii) Apotek Kimia Farma 381 dalam melaksanakan kegiatan pelayanan perbekalan farmasi berusaha untuk selalu mengutamakan kepuasan konsumen dengan memberikan pelayanan yang terbaik karena hal ini merupakan upaya peningkatan mutu pelayanan kefarmasian dan memperoleh laba yang sebesar-besarnya untuk menjamin kelangsungan apotek tersebut tanpa mengabaikan peraturan perundang-undangan yang berlaku. iv) Apotek
Kimia
Farma
381
melakukan
program
pelayanan
pharmaceutical care dalam bentuk Pelayanan Informasi Obat (PIO) yang telah diberikan langsung oleh apoteker sehingga obat yang diberikan kepada pasien terjamin, seperti penggunaannya tepat, aman, dan efektif.
84
85
6.2
Saran
Setelah melaksanakan Praktek Kerja Profesi Apoteker di Apotek Kimia Farma 381 Kopo Bandung, serta mengamati dan melakukan berbagai kegiatan, maka penulis ingin memberikan beberapa saran diantaranya : 1. Mempertahankan kondisi pelayanan yang ramah, cepat, dan tepat sehingga kepercayaan masyarakat terhadap Apotek Kimia Farma 381 tetap terjaga sehingga minat para pelanggan untuk datang dapat terus meningkat. 2. Perlunya perhitungan waktu yang lebih cermat antara waktu pemesanan obat dengan jumlah stok obat di apotek karena kadang terjadi stok obat habis sebelum datang pesanan obat dari PBF. 3. Program Pelayanan Informasi Obat (PIO) perlu terus ditingkatkan tidak hanya sebatas cara penggunaan, tetapi harus lebih luas lagi, seperti tentang khasiat, efek samping, dan interaksi obat dengan obat maupun interaksi obat dengan makanan, sehingga pelayanan kefarmasian kepada pasien dapat dioptimalkan, dan kesalahan pemakaian obat dapat dikurangi. 4. Mulai melakukan home care yang merupakan salah satu implemetasi dari Good Pharmacy Practices (GPP). 5. Perlu lebih diperhatikan sistem pengadaan perbekalan farmasi, untuk mengurangi terjadinya kekurangan obat yang diberikan dalam resep dokter. 6. Memberdayakan kotak saran dengan cara mensosialisasikannya kepada konsumen, sehingga apotek dapat memperbaiki kinerjanya secara terus menerus, dan dapat lebih memahami keinginan konsumen.
DAFTAR PUSTAKA
1. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 2009. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 51/MENKES/PER/I/2009 tentang pekerjaan kefarmasian. jakarta. 2. Departemen Kesehatan Republik Indonesia 2004. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.5 1027/MENKES/SK/IX/2004 tentang Pengertian Apotek. Jakarta. 3. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 2002. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1332/MENKES/SK/X/2002 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. Jakarta. 4. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 1981. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 278/MENKES/SK/V/1981 tentang Persyaratan Apotek. Jakarta. 5. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 2002. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1332/MENKES/SK/X/2002 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 922/MENKES/PER/X/1993 tentang Tenaga Kesehatan di Apotek. Jakarta 6. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 1993, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 922/MENKES/PER/X/1993 Tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.
7. Direktur Jendral Pengawasan Obat dan Makanan, 1990, Surat Keputusan Direktur Jendral Pengawasan Obat dan Makanan Nomor 2401/A/SK/X/1990 Tentang Tata Cara Penyesuaian dan Perubahan Izin Apotek, Direktur Jendral Pengawasan Obat dan Makanan, Jakarta
8. Indrajit, R.E, Djokopranoto, R., 2005, Manajemen Persediaan, Gramedia, Jakarta.
86
87
9. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2011, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 889/MENKES/PER/V/2011 Tentang Registrasi, Izin Praktek dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.
10. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2010, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2010 Tentang Prekursor, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.
11. Direktur Jendral Pengawasan Obat dan Makanan, 2013, Peraturan Kepala Badan Pengawasan Obat Dan Makanan Republik Indonesia Nomor 40 Tahun 2013 tentang Pedoman Pengelolaan Prekursor Farmasi dan Obat Mengandung Prekursor Farmasi, Direktur Jendral Pengawasan Obat dan Makanan, Jakarta
12. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2009, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.
13. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 1978, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 28/MENKES/PER/I/1978 Tentang Penyimpanan Narkotika, Direktur Jendral Pengawasan Obat dan Makanan, Jakarta.
14. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 1997, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 1997 Tentang Psikotropika. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.
15. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 1993, Peraturan Menteri Kesehatan RI No.919/MENKES/PER/X/1993 Tentang Kriteria Obat Yang Dapat Diserahkan Tanpa Resep, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.
16. Ikatan Akuntan Indonesia . 2007. Standar Akuntansi Keuangan. Edisi 2007, Penerbit : Salemba Empat . Jakarta 17. Wild, Jhon. J, K. R. Subramanyam, 2010, Analisis Laporan Keuangan, Salemba Empat, Jakarta.
88
18. Weston, J. F.dan E. F. Brigham. 1990. Dasar-dasar Manajemen Keuangan. Erlangga : Jakarta 19. Kieso, D. E., J. J,.Wey gandt dan T. D. Warfield. 1995. Akuntansi Intermediate. Erlangga : Jakarta 20. Smith, J.M., dan K.F. Skousen. 1987. Akutansi Intermediate : Volume Komprehensif (terj.). Edisi Kesembilan, Erlangga : Jakarta 21. Copeland, E. Thomas, Dan Fred Weston. 1997. Manajemen Keuangan. Jilid 2. Jakarta: Binarupa Aksara.
90
LAMPIRAN 1 ALUR PERIZINAN APOTEK
1.1.1.1 Gambar II.1 Alur perizinan apotek
90
91
LAMPIRAN 2
1
DENAH APOTEK KIMIA FARMA 381 BANDUNG
11'-6 11/16" 101.5 in. x 66.0 in.
2
2
Keterangan : Tempat parkir Alat-alat kesehatan Meja penyerahan obat Meja penyerahan resep Wall gondola Tempat peracikan Ruang dokter umum Ruang dokter spesialis kandungan 9 = Laboratorium klinik 10 = Toilet
33.0 in. x 30.0 in.
= = = = = = = =
8
45.0 in. x 45.0 in.
7
48.0 in. x 63.0 in.
48.0 in. x 116.8 in.
6
120.0 in. x 68.4 in.
90.7 in. x 55.2 in.
5
5
4
5
101.5 in. x 66.0 in.
3
Costumer care
1 2 3 4 5 6 7 8
9
57.0 in. x 57.0 in.
10
58.9 in. x 55.2 in.
up
Lantai 1 Gambar III.2 Denah Apotek Kimia Farma 381 Bandung 91
92
LAMPIRAN 2
17
18
DENAH APOTEK KIMIA FARMA 381 BANDUNG (lanjutan)
Keterangan : Ruang dokter gigi Mushola Toilet Ruang kosong Ruang dokter spesialis THT 16 = Ruang dokter spesialis kulit dan kelamin 17 = Ruang kosong 18 = Ruang kosong
= = = = =
12
45.0 in. x 45.0 in.
13
53.3 in. x 31.1 in.
14
15
16
55.8 in. x 53.5 in.
139.5 in. x 73.9 in.
11 12 13 14 15
up
11
55.8 in. x 53.5 in.
up
Lantai 2 Gambar III.2 Denah Apotek Kimia Farma 381 Bandung 92
93
LAMPIRAN 3 STRUKTUR ORGANISASI APOTEK KIMIA FARMA 381 BANDUNG
Kepala Apotek Kimia Farma 381 Bandung (Apoteker Pengelola Apotek selaku Manajer Apotek Pelyanan)
Apoteker Pendamping
Asisten Apoteker Bagian Pelayanan
Asisten Apoteker Bagian Pengadaan
Asisten Apoteker Bagian juru resep & juru racik
Bagian Administrasi
Gambar III.3 Struktur organisasi Apotek Kimia Farma 381 Bandung
93
94
LAMPIRAN 4 FORMAT BON PERMINTAAN BARANG APOTEK (BPBA)
PT.KIMIA FARMA APOTEK APT KIMIA FARMA KOPO
BON PERMINTAAN BARANG APOTEK Ke Apotek: BISNIS MAJER BANDUNGNA NO BPBA: TANGGAL: No
Nama Obat
Ktgr
Stock
Avg. Jual
Jumlah Kemasan
Jml. Beri
Hrg satuan
Gambar III.4. Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) Kimia Farma 381 Bandung
94
Jml. Prtminta an
95
LAMPIRAN 5 ALUR PENGADAAN
Gambar III.5 Alur Pengadaan perbekalan di Apotek Kimia Farma 381 Bandung
95
96
LAMPIRAN 6 SURAT PEMESANAN NARKOTIKA
Gambar III.6 Blanko Surat Pesanan Narkotika
96
97
LAMPIRAN 7 SURAT PEMESANAN PSIKOTROPIKA
Gambar III.7. Blanko Surat Pesanan Psikotropika
97
98
LAMPIRAN 8 SKRINING RESEP
Gambar III.8. Blanko Skrining Resep
98
99
LAMPIRAN 9 KARTU BARANG PERACIKAN/PENJUALAN BEBAS KIMIA FARMA
FAPT 08-
02/RO
KARTU BARANG PERACIKAN/ PENJUALAN BEBAS
APOTEK KIMIA FARMA 381 BANDUNG Jl. Raya Kopo Cirangrang Berung No. 638 Bandung Telp/Fax (022) 5436596
NAMA BARANG : Kemasan TGL.
: No.
+
-
SISA
PARAF
Dokumen
Gambar III.9. Blanko Kartu barang peracikan/penjualan bebas 99
100
LAMPIRAN 10 KWITANSI
Gambar III.10. Blanko Kwitansi Apotek Kimia Farma 381 Bandung
100
101
LAMPIRAN 11 SALINAN RESEP
Gambar III.11. Blanko Salinan Resep 101
102
2
LAMPIRAN 12
BLANKO ETIKET DAN LABEL OBAT
Gambar III.12. Etiket dan Label Obat 102
103
LAMPIRAN 13 FORMULIR LAYANAN INFORMASI OBAT UNTUK PASIEN DENGAN RESEP DOKTER
Gambar III.13. Blanko Formulir Layanan Informasi Obat untuk Pasien dengan Resep Dokter
103
104
LAMPIRAN 14 FORMULIR LAYANAN INFORMASI OBAT UNTUK SWAMEDIKASI
Gambar III.14. Blanko Formulir Layanan Informasi Obat untuk Swamedikasi
104
105
LAMPIRAN 15 FORMULIR PERMINTAAN OBAT UPDS
Gambar III.15. Blanko Formulir Permintaan Obat UPDS
105
106
LAMPIRAN 16 BAGAN ALUR PELAYANAN RESEP TUNAI
Resep
Penerimaan : 1. Pemeriksaan keabsahan dan kelengkapan resep : nama, alamat, nomor SIP dan paraf dokter penulis resep; nama, dosis, jumlah dan aturan pakai obat; serta nama, alamat dan nomor telepon pasien 2. Pemberian nomor resep dan penetapan harga 3. Pemeriksaan ketersediaan obat
Obat tersedia
Obat tidak tersedia
Perjanjian dan Pembayaran : 1. Pengambilan obat semua atau sebagian 2. Ada/tidak penggantian obat atas persetujuan dokter/pasien 3. Pembayaran tunai 4. Validasi dan penyerahan nomor resep 5. Pembuatan kuitansi dan salinan resep Apotek akan mengusahakan obat dari sumber-sumber/ apotek lainnya
Peracikan : 1. Penyiapan etiket atau penandaan obat dan kemasan 2. Peracikan obat : perhitungan dosis, penimbangan, pencampuran dan pengemasan 3. Penyajian hasil akhir peracikan
Pemeriksaan akhir : 1. Kesesuaian hasil peracikan dengan resep : nomor resep serta nama, jumlah, bentuk sediaan, jenis sediaan, dosis dan aturan pakai 2. Kesesuaian salinan resep dengan resep asli 3. Kebenaran kuitansi
Penyerahan obat dan pemberian informasi : 1. Penyerahan obat harus disertai penjelasan informasi tentang nama, bentuk, jenis sediaan, dosis, jumlah dan aturan pakai obat, cara penyimpanan serta efek samping yang mungkin terjadi dan cara mengatasinya 2. Tanda terima pasien penerima obat
Dokumentasi resep disertai pemeriksaan ulang seluruh resep pada hari itu Pelayanan purna jual berupa komunikasi dan informasi obat setiap waktu serta penggantian obat bila diperlukan atas permintaan dokter
Gambar III.16. Bagan Alur Pelayanan Resep Tunai 106
107
LAMPIRAN 17 BAGAN ALUR PELAYANAN RESEP KREDIT
Resep
Penerimaan : 1. Pemeriksaan keabsahan dan kelengkapan resep : nama, alamat, nomor SIP dan paraf dokter penulis resep; nama, dosis, jumlah dan aturan pakai obat; serta nama, alamat dan nomor telepon pasien 2. Pemberian nomor resep dan penetapan harga 3. Pemeriksaan ketersediaan obat
Obat tersedia
Obat tidak tersedia
Perjanjian dan Pembayaran : 1. Pengambilan obat semua atau sebagian 2. Ada/tidak penggantian obat atas persetujuan dokter/pasien 3. Validasi dan penyerahan nomor resep 4. Pembuatan kuitansi dan salinan resep
Apotek akan mengusahakan obat dari sumber-sumber/apotek lainnya
Peracikan : 1. Penyiapan etiket atau penandaan obat dan kemasan 2. Peracikan obat : perhitungan dosis, penimbangan, pencampuran dan pengemasan 3. Penyajian hasil akhir peracikan
Pemeriksaan akhir : 1. Kesesuaian hasil peracikan dengan resep : nomor resep serta nama, jumlah, bentuk sediaan, jenis sediaan, dosis dan aturan pakai 2. Kesesuaian salinan resep dengan resep asli
Penyerahan obat dan pemberian informasi : 1. Penyerahan obat harus disertai penjelasan informasi tentang nama, bentuk,jenis sediaan, dosis, jumlah dan aturan pakai obat, cara penyimpanan sertaefek samping yang mungkin terjadi dan cara mengatasinya 2. Pembuatan faktur rangkap tiga (instansi, pasien dan arsip apotek) disertai tanda tangan pasien penerima obat
Pelaporan dan pembayaran : 1. Apotek pelayanan membuat laporan transaksi kredit instansi yang bersangkutan dan melaporkannya kepada Bisnis Manager 2. Pembayaran transaksi kredit instansi yang bersangkutan ke Bisnis Manager
Dokumentasi resep disertai pemeriksaan ulang seluruh resep pada hari itu Pelayanan purna jual berupa komunikasi dan informasi obat setiap waktu serta penggantian obat bila diperlukan atas permintaan dokter
Gambar III.17. Bagan Alur Pelayanan Resep Kredit 107
108
LAMPIRAN 18 FORMAT LAPORAN IKHTISAR PENJUALAN HARIAN (LIPH)
Gambar III.18. Format Laporan Ikhtisar Penjualan Harian
108
109
LAMPIRAN 19 CASH FLOW PERIODE BULAN OKTOBER 2013 APOTEK KIMIA FARMA 381 BANDUNG
Tabel IV.1 Anggaran Cash Flow di apotek kimia farma 381 bandung, periode bulan oktober 2013 NO. I
KETERANGAN SALDO KAS/BANK AWAL 1. Saldo awal kas Jumlah PENERIMAAN/PEMASUKAN A. Penjualan Tunai -
Tunai resep HV UPDS
Jumlah omset tunai B. Penjualan Kredit / Resep Kredit Jumlah omset kredit II
TOTAL OMSET
REALISASI (exclude ppn) Rp. Rp.
24.125.885 24.125.885
Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.
62.889.384 41.404.502 27.926.024 132.219.910 17.380.135 17.380.135
a = A + B = Rp.
149.600.045
C. Pembelian Barang Dagangan -
Pembelian barang dagangan Konsinyasi BPBA tambahan BPBA pengurangan
Jumlah pembelian
Rp. Rp. Rp. Rp. b = Rp. c = (a – b) = Rp.
LABA KOTOR
109
2.045.000 3.351.950 106.071.565 (5.662.819) 105.805.696 43.794.349
110
LAMPIRAN 19 CASH FLOW PERIODE BULAN OKTOBER 2013 APOTEK KIMIA FARMA 381 BANDUNG (lanjutan)
III
PENGELUARAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Biaya pegawai Biaya tak langsung Biaya penyusutan Biaya asuransi Biaya pemeliharaan Biaya umum Biaya serba-serbi Biaya penjualan
Jumlah biaya (d) IV
Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.
10.932.993 2.206.822 1.976.000 110.000 1.018.029 3.307.097 2.900.000
d = Rp.
22.450.941
e = Rp.
1.000.000
PENDAPATAN LAIN-LAIN -
Fee dokter (e)
f = (c – d + e) = Rp.
V
LABA BERSIH
VI
SALDO AKHIR (Saldo awal+Laba bersih)
110
Rp.
22.343.408 46.469.293
CURRICULUM VITAE
Nama lengkap
:
Nur Azizah
NIM
:
3351121538
Tempat/Tanggal lahir
:
Karawang / 19 september 1990
Alamat lengkap
:
Dusun kenangadua, rt/007 rw/003, desa.solokan, kec.pakis jaya, kab.karawang.
No. Telp/HP
:
087824302255
Alamat email
:
[email protected]
Judul laporan
:
Laporan PKPA di PT. Solas Langgeng Sejahtera dan di Apotek Kimia Farma 381 kopo Bandung
Jurusan
:
Apoteker
Fakultas
:
Farmasi Unjani
Tahun Angkatan
:
2013
Tgl/bln/thn lulus
:
24 Maret 2014
Riwayat pendidikan
:
1. MI Mathla’ul Anwar Karawang (Tahun lulus 2002) 2. Mts Mathla’ul Anwar Karawang (Tahun lulus 2005) 3. SMA Mathla’ul Anwar Karawang (Tahun lulus 2008) 4. Sekolah Tinggi Farmasi Indonesia Bandung (Tahun lulus 2012) 5. Universitas Jendral Achmad Yani Program Studi Profesi Apoteker (Tahun lulus 2014)
