LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN OSKM ITB 2012

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

OSKM ITB 2012

O R I E N T A S I S T U D I K E L U A R G A M A H A S I S W A I T B 2012

ORIENTASI STUDI KELUARGA MAHASISWA INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2012

Sekretariat Ruang 29 CC Barat Institut Teknologi Bandung Jln Ganesha 10, Bandung 40132

Contact Person Akrimni Al Habil – 0856 2207169

Email [email protected]

MUKADIMAH Kampus ini memiliki satu keunggulan dibandingkan kampus lainnya. Salah satunya adalah proses kaderisasi yang dimana dengan proses ini, kampus ITB menyumbangkan dua Presiden RI sejak kemerdekaan negara ini. Kaderisasi di kampus ini juga menjadikan manusia-manusia yang pernah ada dalam rahim kampus genehsa sekarang menjadi tokoh-tokoh di Indonesia. ITB setiap tahunnya menerima 3000 lebih mahasiswa baru dan disambut hangat di SABUGA. Tahun ini angka tersebut menaik menjadi 3424 mahasiswa baru S1. Artinya tidak kurang dari empat tahun keberjalanan setiap angkatannya, akan ada 3424 manusia terdidik yang siap berada dalam kelas masyarakat. Sangatlah disayangkan bila jumlah sebesar ini tidak melalui proses kaderisasi penting yang walaupun singkat, minimal dapat membuka mata mereka tentang keadaan dan kondisi bangsa ini. Jumlah yang ribuan ini harus diperkenalkan dengan realita bangsa. Tentang rakyat yang berjudi dan mengundi nasib dengan uang pajak yang mereka setorkan setiap periodenya untuk negara dan negara menyisihkan beberapa presentase pendapatannya untuk perguruan tinggi. Sehingga bisa dikatakan, sangatlah keterlaluan bila mahasiswa yang berkesempatan kuliah di kampus Ganesha ini tidak mengetahui oleh siapa mereka disubsidi. OSKM hanyalah impresi awal walaupun ada muatan kaderisasinya yang diberikan. Gerbang kemahasiswaan lahir dari acara ini. Salah satu tujuan dari kegiatan ini adalah bagaimana caranya dengan waktu yang hanya lima hari, mereka mahasiswa baru dapat mencicipi “sebagian” dari cerita tentang kemahasiswaan dan mereka “ketagihan” untuk mendapatkan lebih di kegiatan kemahasiswaan lain yang dapat mereka cari dalam empat tahun keberjalanan kuliah. Mengapa harus OSKM? Bisa saja kita mensuguhi 7 habit, SSDK, atau Emotional Intelligent. Ada yang beralasan bahwa ketiga kegiatan tersebut lebih mengikuti zaman dibandingkan OSKM ini. Tapi apakah ketiga kegiatan tersebut dapat menunjang dan mengungah pemikiran mahasiswa baru tentang kondisi dan realitas bangsa selain mereka meng-upgrade diri? Bila kita sudah cukup menginsafi dan memahami betul mengapa OSKM ini harus terus mengeksistansikan keberadaannya, maka tidak ada alasan tentang tantangan zaman yang akan kita hadapi. Apakah nantinya kampus ini menampung 10.000 mahasiswa baru, apakah isu multikampus mengganggu keberjalanan OSKM, apakah nantinya kampus ini akan “membuka cabang baru” di kota selain Bandung dan Jatinangor, dan tentunya apakah rektorat memberikan dukungan terhadap OSKM atau tidak. Siapapun entitas yang hidup dan berkecimpung di dunia kemahasiswaan harus bertanggung jawab terhadap keberjalanan OSKM. Tumbal itu bukan disematkan kepada ketua dan panitianya. Seluruh massa kampus harus merasa bertanggung jawab terhadap keberjalan OSKM. Karena proses kaderisasi ini akan menentukan bagaimana cerita dari sejarah kemahasiswaan kampus ini satu, dua, tiga, empat, atau tahun-tahun kedepannya. Visi OSKM tentang “Integrasi Untuk Indonesia”, tidak usai di penghujung OHU. Visi ini akan terus menjadi bahan narasi untuk membuat perubahan bangsa ini dan itu ada di tangan semuanya. Apakah esok hari kita akan mendapatkan kenyataan visi ini ? Wallahu alam

FILOSOFI LOGO

OSKM adalah salah satu kegiatan tahunan ITB untuk mengkaderisasi mahasiswa baru Visi ketua OSKM : “Integrasi untuk Indonesia” Dari visi misi, dirangkum menjadi “nasionalisme, kemahasiswaan, pergerakan, dan persatuan yang menjadi satu kata, yaitu regenerasi dan dilambangkan oleh bunga, sebagai simbol regenerasi tumbuhan. Keterangan :

   

Bentuk dasar logo, yaitu bunga anggrek yang berarti cinta, menjadi lambang cinta akan Indonesia dan juga regenerasi Gajah melambangkan ITB dan kemahasiswaan Motif anggrek atau pecahan kelopak bunga melambangkan mahasiswa – maha siswa baru yang berkumpul menjadi satu angkatan Warnanya melambangkan semangat dan kekuatan.

DAFTAR ISI

PENDAHULUAN Latar Belakang Ada tanggung jawab yang sangat besar pada penambahan diksi “maha” di depan kata “siswa”. Artinya ada satu beban lebih yang diberikan kepada seorang pelajar di negeri ini saat mereka menginjakkan kaki mereka pada tangga pendidikan selanjutnya setelah jenjang sekolah menengah. Tanggung jawab itu bukan main-main. Tanggung jawab itu lahir dari sebuah “simalakama” karena pilihan seseorang untuk mengabdikan secara holistik kepercayaan rakyat di sekitarnya. Ada banyak pendidikan yang dapat diberikan kepada mahasiswa baru, angkatan 2012. Ada pendidikan modern yang kita dapat berikan kepada mereka. Pendidikan itu bisa membuat mereka menjadi orang-orang besar, manusia post-modern yang tidak lagi primitif. Pendidikan itu dapat menjawab tantangan atas permintaan kualifikasi pekerja di industri-industri saat ini. Namun pertanyaannya adalah apakah pendidikan itu akan menghasilkan manusia-manusia yang melirik keadaan lingkungan di sekitar mereka? OSKM adalah salah satu wadah pendidikan yang dapat menginsafi mahasiswa baru bahwa adalah sebuah urgensi bagi mereka untuk kembali kepada masyarakat saat mereka diterima di kampus ini dan saat mereka telah dilepas di event wisuda. OSKM adalah salah satu wadah yang tidak hanya mengajak kadernya untuk meng-upgrade diri lebih baik, namun bagaimana pula hasil upgrade itu dapat bermanfaat bagi orang sekitar. OSKM adalah wadah yang membangunkan kembali mereka untuk mengevaporasikan air mata mereka saat melihat keadaan negeri, sehingga mereka nantinya menjadi profil alumni ITB yang ideal dan dapat turun kembali ke masyarakat. ITB adalah salah satu perguruan tinggi negeri yang tidak perlu ditanya lagi bagaimana peran alumni-alumni yang dihasilkan kampus ini dalam memimpin negeri ini. Dua presiden telah dihasilkan oleh kampus ini. Kampus ITB ini telah menghasilkan profil-profil alumni dengan spektrum profil yang sangat lebar, mulai dari “perusak” bangsa sampai yang dapat membangun bangsa. Kita dapat melihat bagaimana begitu besar ekspektasi masyarakat pada alumni-alumni yang dihasilkan. OSKM ITB 2012, kita tidak hanya bercerita bagaimana nantinya membentuk mahasiswa angkatan 2012 agar mereka bertambah rasa cita nasionalismenya saat mereka disambut di kampus ini, namun juga saat mereka keluar dan bekerja untuk bangsa ini.

Tujuan Berdasarkan arahan dari kabinet. Ada beberapa tujuan diadakannya OSKM ITB 2012 ini yaitu dihasilkannya outcome mahasiswa; 1. Mengenal dan mengetahui posisi, fungsi, dan peran sebagai mahasiswa dengan mengetahui nilai dalam profil tingkat I. 2. Mulai berpikir untuk berbagi manfaat dari hal-hal yang kecil dan bermanfaat dalam koridor kehidupan bermasyarakat. 3. Merasakan pentingnya rasa kepemilikan dan nilai-nilai KM-ITB melalui kolaborasi dan kerja sama, dengan keanekaragaman latar belakang sebagai potensi dalam berkemahasiswaan

Visi dan Misi OSKM ITB 2012 Visi OSKM ITB 2012 Integrasi Untuk Indonesia Misi OSKM ITB 2012 1. Membangun Komitmen Panitia 2. Menanamkan pemahaman dan kesadaran untuk ber-KM ITB 3. Melibatkan partisipasi aktif massa kampus 4. Membangun paradigma gerakan mahasiswa secara nasional 5. Membangun karakter angkatan 2012 yang solid 6. Menumbuhkan kepekaan sosial pada mahasiswa baru

STRUKTUR KEPANITIAAN Penanggung Jawab Presiden KM - ITB

: Anjar Dimara Sakti

( Teknik Geodesi ’08 )

Pembina Menteri PSDM Kabinet KM - ITB

: Adityo Sumaryadi

( Teknik Planologi ’08 )

: Akrimni Al Habil : Achmad Arbi : Alissa Diany Putri : Herian Stiyani : Vania Florensia H. : Tiara Rossyda Sahara : Giofanny Chintia Rahmi : Rosy Andreas : M. Aldi Wicaksono : Diani Pavitri Rahasta : Andhika Nugraha : Kania Azrina : Laksamana Rayhan : Muhammad Irham : Rochenry : Rachmantara Tri Chandi : Gusmilan Pratianto : Ida B. Gd. Sumbranang A. W : Abdurrahman F. H. Luthan : M. Jeffry Giranza : Rezky Khairun Z. : Joseph Juan : Agastya Prastita M. : Erna Kristiawati : Ryan Fadhillah Hadi : Zaki Muhammad : Risky Adha Pradikto : Gregorius Andrico Hutomo : Faeruz Maulana : Rizky Raditya R : Endytio Eko Nugroho : Ricky Rama : Bhaskara Adi Vishnu : M. Nurrahmat : Andreas Santo Pen

( Teknik Mesin ’09 ) ( Teknik Tenaga Listrik ’09 ) ( Mikrobiologi ’10 ) ( Biologi ’10 ) ( Teknik Industri ’10 ) ( Arsitektur ’10 ) ( Manajemen Rekayasa Industri ’10 ) ( Teknik Pertambangan ’09 ) ( Teknik Kelautan ’09 ) ( Teknik Informatika ’09 ) ( Teknik Informatika ’10 ) ( Teknik Informatika ’10) ( Teknik Kimia ’10 ) ( Teknik Geofisika ’10 ) ( Teknik Penerbangan ’10 ) ( Teknik Geofisika ’10) ( Teknik Geodesi ’09 ) ( Teknik Metalurgi ’10 ) ( Teknik Kimia ’10 ) ( Teknik Geologi ’10 ) ( Teknik Tenaga Listrik ’10 ) ( Teknik Mesin ’10 ) ( Teknik Metalurgi ’10 ) ( SBM ’13 ) ( Teknik Penerbangan ’10 ) ( Teknik Sipil ’10 ) ( SBM ’13 ) ( Teknik Geologi ’10 ) ( Teknik Geofisika ’10 ) ( Fisika ‘10 ) ( Planologi ’10 ) ( Desain Produk ’10 ) ( Desain Produk ’10 ) ( Desain Komunikasi Visual ’10) (Teknik Mesin’10)

Ketua Sekretaris Jendral  Sekretaris Umum 1 Sekretaris Umum 2  Manajer Sumber Daya Manusia  Bendahara 1 Bendahara 2  Biro Rumah Tangga Kepala Bidang Acara  Ketua Divisi Materi & Metode  Ketua Divisi Manajemen Acara Koord. Divisi Opening Closing Koord. Divisi Seminar  Koordiv Keamanan Koordiv Tata Tertib Kelompok Koordiv Tata Tertib Medik Koordiv Tata Disiplin  Koordinator Lapangan Komandan Lapangan

Kepala Bidang Eksternal  Ketua Divisi Perizinan  Ketua Divisi Danus dan Sponsorship  Ketua Divisi Intrakampus  Ketua Divisi Publikasi Media Kepala Bidang Operasional  Ketua Divisi Akomodasi  Ketua Divisi Produksi  Ketua Divisi Dokumentasi  Ketua Divisi Logistik Kepala Bidang Kreatif  Ketua Divisi Art Director  Ketua Divisi Graphic Director Kepala Bidang OHU

11

Kepanitiaan OHU 2012 Ketua OHU Wakil ketua OHU  Sekretaris 1 Sekretaris 2  Manajer Sumber Daya Manusia  Bendahara 1 Bendahara 2  Kadiv Perizinan Kepala Bidang Acara OHU  Ketua Divisi Performance Stage  Ketua Divisi Lapangan Atraksi  Ketua Divisi Wahana Karya  Ketua Divisi Bioskop OHU  Ketua Divisi Radio OHU Kepala Bidang Stand OHU  Kadiv Stand Unit  Kadiv Stand Non Unit  Kadiv Stand Kuliner Kepala Bidang Seremonial OHU  Kadiv Pre Event  Kadiv Karnaval  Kabid Opening Closing Kepala Bidang Operasional OHU  Kadiv Logistik  Kadiv LO  Kadiv Akomodasi & Konsumsi Kepala Bidang Media OHU  Kadiv Publikasi & Dokumentasi I  Kadiv Publikasi & Dokumentasi II  Kadiv Artistik

: Andreas Santo Pen : Setyaki Sholata Sya : Regina Maria : Sasthi Nandani : Marini Nur Izzah : Vivi Christy Astanto : Citra Jessy Emelyne : Eryton Crismartua Silaban : Wahana Putra : Dea Nur Afifah : I G. Agung Gd Bima Yuda : Tio Dwi Laksono : Ajeng Putri L. : Iyacob Wilfred S. : Alifah Khairina : Tri Andini Laela Sari : Aida Roselina : Azizah Chandra Kasih : Imre Nagi : Arief Cahyadi : Fantoni Dwi Putra : Putri Charisma : Steve Yudea : Yudistira A.W. : Widya Wigati : Hans Anderas Mikhael : Aga Sebastian Bukit : Nydia Irtania : Dwi Syafitrina Luvitasari : Febrian

( Teknik Mesin ’10 ) ( Teknik Elektro ’10 ) (Teknik Geodesi ’10 ) ( Teknik Planologi ’11 ) ( Teknik Elektro ’10 ) (Matematika ’10) ( Arsitektur ’11 ) ( Teknik Sipil ’10 ) ( Teknik Sipil ’10 ) ( Teknik Sipil ’10 ) ( Teknik Mesin ’10 ) ( Teknik Elektro ’10 ) ( Teknik Telekomunikasi ’10 ) ( Teknik Elektro ’11 ) ( Teknik Kelautan ’10 ) ( Teknik Sipil ’11 ) ( Teknik Kelautan ’10 ) ( Teknik Kelautan ’10 ) ( Teknik Elektro ’10 ) ( Teknik Pertambangan ’10 ) ( Teknik Industri ’10 ) ( FKK ‘2011) ( Fisika ’10) (Teknik Fisika ’10) ( Kimia ’11) ( Teknik Kimia ’10) ( SBM ’13 ) ( Teknik Elektro ’10 ) ( Teknik Elektro ’10 ) (Desain Komunikasi Visual ’11)

12

LPJ BIDANG KESEKJENAN

13

LPJ SEKRETARIS JENDRAL OSKM ITB 2012 (Achmad Arbi – Teknik Tenaga Listrik 2009) Deskripsi Kerja

Status  Bertanggung jawab kepada ketua OSKM ITB 2012  Membawahi divisi Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM), Manajer Administrasi, dan Bendahara

Wewenang    

Mengawasi keberjalanan kepanitiaan dari dalam kepanitiaan OSKM 2012 Mewakili ketua apabila berhalangan Membuat keputusan dalam tataran kesekjenan Bersama ketua mengambil keputusan terkait internal kepanitiaan

Tugas  Membantu ketua dalam mengawasi kinerja kepanitiaan, ketercapaian linimasa, dan kelancaran koordinasi  Mengatur jadwal rapat koordinasi internal kepanitiaan Alur Kerja / Struktur Panitia

Sekretaris Jendral

Keuangan

Kesekretariatan

MSDM

BRT

Jumlah Sumber Daya Manusia No

Nama

Jabatan

Jurusan

1

Achmad Arbi

EP’09

Sekjen

2.

Alissa Diany Putri

BM’10

Sekretaris I

3.

Herian Setyani

B ’10

Sekretaris II

4.

Tiara Rossyda Sahara

AR’10

Bendahara I

5.

Giofanny Chintia Rahmi

TI’10

Bendahara II

6.

Vania Florensia Hutagaol

TI’10

Manajer MSDM

7

Rossy Andreas

TA’10

Manajer BRT

Jumlah SDM:

7 Orang

Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Bidang Kesekjenan pada dasarnya merupakan supporting system. Dalam hal ini Sekretaris Jendral dibantu divisi Kesekretariatan, Keuangan, Manajeman Sumber Daya Manusia (MSDM), dan Badan Rumah Tangga (BRT)

14

sepanjang keberjalanan OSKM 2012. Setiap divisi memiliki wewenang dan tugasnya masing-masing. Sekretaris bertugas mengurus kesekretariatan meliputi fungsi notulensi rapat/forum, surat-menyurat, dan proposal. Bendahara bertugas membuat rencana keuangan, mengatur cashflow kepanitiaan, berkoordinasi dengan pihak/lembaga terkait pendanaan OSKM 2012, dan membuat laporan keuangan. MSDM bertugas menyediakan kebutuhan SDM bidang/divisi, melakukan pemetaan SDM, dan menjaga mood panitia salah satunya lewat acara keakraban. BRT sesuai namanya adalah divisi yang mengurus ruang sekretariat OSKM 2012. Fungsinya meliputi penyediaan inventaris ruangan, mengatur jadwal piket kebersihan, membuat peraturan ruang sekretariat, serta menjaga kekondusifan ruang sekretariat. Status, wewenang, dan tugas dari divisi-divis diatas akan dijelaskan lebih lengkap di LPJ divisi mereka masing-masing. Sekjen berperan sebagai koordinator dari divisi-divisi yang tercakup dalam bidang kesekjenan. Di awal kepanitiaan, Sekjen memberikan arahan awal kepada masing-masing divisi. Meliputi pembuatan Jobdesc, standard operational procedure (SOP), timeline kerja, rencana anggaran belanja bidang kesekjenan, dan sebagainya. Selama keberjalanan kepanitiaan, Sekjen memantau sekaligus membantu menyelesaikan permasalahan terkait bidang kesekjenan yang sulit untuk diselesaikan sendiri oleh kepala divisi tersebut. Sekjen juga berperan sebagi koordinator dari bidang-bidang yang dibawahi ketua OSKM 2012. Dalam hal ini ketua bersama sekjen memberikan arahan-arahan awal kepada Kepala Bidang (Kabid) seperti jobdesc, timeline kerja secara keseluruhan, target/capaian, dan sebagainya. Sepanjang keberjalanan OSKM 2012, Sekjen mengawasi kinerja bidang dari internal kepanitiaan. Sekjen juga berperan mengatur flow kerja panitia yang dilakukan lewat kegiatan-kegiatan kultural. Untuk koordinasi secara formal, dilakukan rapat koordinasi internal 1 pekan sekali. Dalam rapat tersebutkabid dan kadiv menyampaikan secara ringkas progress report minggu yg telah berjalan dan target-target serta rencana satu minggu kedepan. Hal tersebut juga secara tertulis dibuat dalam catatan progress report yang dikirim ke Steering Comitte (SC) tiap satu pekan sekali. Secara Informal, Sekjen berinteraksi secara langsung kepada kabid/kadiv untuk mendengarkan permasalahan yang muncul selama keberjalanan kepanitiaan yang terkadang tidak dapat tersampaikan dalam kegiatan formal. Kunjungan kultural ini juga sekaligus menginternalisasi visi-misi OSKM 2012, penyamaan suhu semua bidang, serta ketersampaian informasi dan arahan secara cepat. Standard Operational Procedure (SOP) Selanjutnya dijelaskan oleh Sekretaris, Bendahara, MSDM, dan Kepala Divisi BRT

Laporan Kerja No 1

Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan

Laporan Kerja Membantu ketua dalam mengawasi kinerja kepanitiaan, ketercapaian timeline, dan kelancaran koordinasi Achmad Arbi Supervisi dan evaluasi kinerja kepanitiaan Mencapai timeline OSKM ITB 2012 berjalan sesuai Timeline Di awal kepengurusan, ketua dibantu sekjen membuat sebuah timeline besar rangkaian kegiatan OSKM 2012 untuk memberikan gambaran umum kepada seluruh elemen panitia inti agar mempermudah mereka dalam menyusun program kerja. Kemudian, setiap bidang/divisi

15

menyusun timeline mereka dengan lebih rinci. Untuk mengingatkan panitia akan timeline dan target-target mingguan, Di ruang sekretariat disediakan papan timeline yang berisi kegiatan dan target-target yang penting dalam satu bulan. Papan ini diisi oleh BRT dibantu oleh Sekjen yang mengetahui timeline keseluruhan bidang/divisi.

Evaluasi

Saran

Untuk evaluasi, dibuat juga catatan progress report pekanan yang dikirimkan ke Steering Comitte. Selain itu evaluasi juga dilakukan secara berkala lewat rakor internal. Timeline kerja yang dibuat pertama kali memang tidak berjalan sesuai dengan kenyataan di lapangan. Terlalu banyak hal-hal yang diluar perkiraan dan memaksa timeline berubah. Untungnya sejauh ini tidak ada hal-hal besar yang mengubah timeline secara fundamental. Secara garis besar OSKM ITB 2012 tetap berjalan sesuai timeline (kasar) dengan banyak penyesuaian. Perubahan Timeline ini disebabkan oleh banyak faktor diantaranya: 1. Ketergantungan kita akan informasi dari pihak rektorat/unit/lembaga kampus. Seperti pelaksanaan Sidang Terbuka dari Direktorat Pendidikan, Ketergantungan akan kepastian dana kegiatan dari pihak rektorat (LTPB dan LK), ketergantungan prizinan dari SP dan K3L, dan lain sebagainya. 2. Kondisi Internal panitia yang kurang disiplin 3. Peran Sekjen sendiri yang kurang tegas kepada kabid/kadiv yang bersangkutan. 4. Faktor-faktor lainnya akan dijelaskan lebih terperinci pada LPJ masing-masing bidang/divisi. - Timeline kasar harus didiskusikan dalam tataran ring-1 kepanitiaan. Tidak harus detail yang penting terlihat jelas benang merahnya. Hal ini dilakukan agar tidak ada interferensi antarelemen kepanitian. - Timeline yang detail diserahkan kepada kabid. Beberapa Kadiv juga membuat timeline yang lebih detail lagi. Sebaiknya Sekjen tidak terlalu banyak mengintervensi. Biarkan Kabid memimpin kadiv dan kadiv memimpin staffnya. Karena mereka lebih mengetahui kondisi real dalam bidang/divisi masing-masing. Yang penting bagi sekjen adalah memastikan capaian-capaian besar dari bidang tersebut terlaksana. Dalam hal ini Sekjen harus tegas. - Ketergantungan akan faktor-faktor eksternal seperti rektorat, LK, dsbg sebenarnya daat diatasi dengan kunjungan yang intens ke lembaga-lembaga tersebut. Dengan kunjungan tersbut kita mempush mereka untuk lebih memperhatikan kebutuhan kita. - Akan ada hari-hari dimana panitia jenuh dan pergi liburan pribadi. Hal ini akan sangat mengacaukan timeline bila tidak direncanakan sebelumnya. Tegaskan kepada kabid/kadiv yg bersangkutan bahwa targetnya harus tetap berjalan. Untuk yg sifatnya tidak langsung masih bisa berhubungan lewat media komunikasi yg sekarang sudah canggih (email, chat, hp) utnuk yang bersifat langsung, kabid/kadiv ini harus menyiapkan secondman.

16

Tidak perlu kaku dan takut untuk mendiamiskan timeline yang telah dibuat. Sekali lagi yang terpenting adalah benang merahnya. Terlambat sedikit terkadang lebih baik daripada memaksakan timeline. - Buatlah beberapa checkpoint dimana kita dapat mengevaluasi keberjalanan timeline - Progress report merupakan salah satu metode yang sangat baik untuk mengetahui keadaan bidang/divisi secara garis besar sehingga Sekjen dapat memberi saran atas apa yang sebaiknya dilakukan bila ada permasalahan. Mengkoordinasikan segenap elemen kepanitiaan. Achmad Arbi Rapat koordinasi dihadiri oleh seluruh panitia inti (ring-1 dan ring-2 kepanitiaan) Rapat ring-1 bersama ring-1 kepanitiaan dan steering comitte Panitia inti memiliki pengetahuan akan informasi yang penting secara seragam dan dapat bekerja dengan sinegis. Rakor internal berjalan rutin dan berkala Rapat Koordinasi Internal berjalan satu pekan sekali (Setiap hari sabtu) pada akhir masa kepanitiaan berjalan 2 kali sepekan Rapat Ring 1 bersama steering comitte berjalan 1 pekan sekali. Namun ada beberapa jadwal rapt yg ditunda karena situasi yang tidak memungkinkan. Rapat khusus ring 1 sering diadakan secara insidental atas instruksi ketua. Tiap rapat dilakukan notulensi dan dapat diakses oleh seluruh panitia lewat dropbox. 1. Masih ada kabid/kadiv yang tidak dapat hadir dalam rapat koordinasi internal. Terkadang membuat miskoordinasi karena ada informasiinfomasi yang tidak tersampaikan kepada ataupun dari yang bersangkutan. 2. Rapat koordinasi Internal seringkali kurang kondusif. Forumnya terlalu besar . masih ada beberapa kadiv yang menanggap informasi dari bidang/divisi lain kurang begitu penting bagi divisinya sendiri. 3. Sering terjadi panggilan mendadak dari ketua ataupun sekjan kepada kabid/kadiv karena dinamisnya informasi yang didapat. Hal ini dilakukan secara insidental jika terjadi sesuau yang berifat mendadak dan penting untuk segera dikoordinasikan. 1. Rakor Internal sangat penting dilakukan secara rutin dan berkala. Hal ini menjamin panitia masih dapat dipantau kinerjanya. Selain itu rakor internal juga mempererat silaturahmi antar panitia. 2. Diharapkan masing-masing bidang/divisi dapat melakukan rapat koordinasi masing-masing untuk menjamin ketersampaian informasi serta mengkoordinasikan hal-hal yang penting bagi bidang/divisi tersebut. -

2

Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi

Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan

Evaluasi

Saran

17 Kendala Keseluruhan    

Kenyataan di lapangan yang terlalu dinamis dan kurang terantisipasi. Ketergantungan akan informasi ataupun legitimasi dari rektorat Ketergantungan konsep acara kepada forum massa kampus yang merembet ke divisi lain. Panitia yang tidak dapat standby secara penuh selama keberjalanan kepanitiaan.

Evaluasi Keseluruhan 

 

Sekjen tidak selalu standby di sekre 24/7 sehingga respon terhadap perubahan informasi kurang sigap. Hal ini terkadang menyebabkan keterlambatan pengambilan keputusan oleh ketua ataupun kabid. Sekjen kurang tegas dalam menghadapi kabid/kadiv terkadang membuat mereka terlalu mudah untuk excuse sehingga target tidak tercapai. Seringnya campur tangan langsung sekjen terhadap masalah di bidang lain menjadikan ketergantungan dan beberapa kadiv menjadi kurang respect terhadap kabid yang bersangkutan.

Saran untuk Kedepannya 









Sering-sering standby di sekre untuk mengantisipasi adanya perubahan rencana maupun hal-hal yang di luar prakiraan. Sekre memang tidak dapat digunakan selama 24 Jam, namun saya menyarankan agar sekjen dapat standby di Ruang Sekretariat ataupun Sekitar kampus dari pukul 08.00- 20.00 karena jam-jam tersebut adalah waktu produktif panitia. Dimana kita bisa bertemu dengan setiap kabid yang jam kerjanya berbeda-beda. Untuk event khusus seperti diklat pagi ataupu diklat malam usahakan juga Sekjen dapat hadir atau setidaknya standby di kampus agar bila terjadi masalah serius dapat cepat diatasi. Jika Sekjen memang sedang berhalangan standby di kampus karena ada acara penting atapun sedang sakit, pastikan handphone tetap menyala dan pastikan pesan ataupun telepon yang masuk dapat direspon dengan cepat. Untuk mempermudah koordinasi, sebaiknya diadakan banyak pertemuan dengan elemen ring-1 kepanitiaan. Meskipun tiap Kepala Bidang mempunyai kesibukan masing-masing, seharusnya tetap dapat memprioritaskan pertemuan elemen ring-1 ini karena dari sini akan banyak muncul arahanarahan langsung dari ketua atas keberjalanan OSKM. Karena ini forum yang kecil, lebih baik dilakukan secara informal di tempat makan dan lain sebagainya agar forumnya lebih dinamis dan tidak kaku. Hal ini juga untuk meningkatkan kekompakan ring-1 kepanitiaan secara kultural. Karena kepanitiaan OSKM ITB 2012 ini bersifat non- profit/ sukarela, maka kita harus sabar dalam menghadapi rekan kerja yang lain, terutama untuk menanyakan dan mengatasi masalah-masalah yang ada. Jadilah pendengar yang baik, jangan kasar dan memaksa. Berikan kritik ataupun saran dengan santun. Bila permasalahannya cukup serius dan tidak bisa ditangani sendiri oleh kabid/kadiv, jangan segan-segan untuk turun tangan. Hal ini membuat kabid/kadiv merasa diayomi dan menimbulkan respect terhadap kita. Namun harus ingat batasan, silakan turun tangan sekali-dua kali untuk memberikan contoh, setelah itu berikan kepercayaan pada kabid/kadiv yang bersangkutan. Karena pada dasarnya fungsi sekjen hanyalah sebagai penstimulus bukan sebagai pekerja ahli pada bidang/divisi tersebut. Sinergikan timeline tiap-tiap bidang/divisi. Buatlah 2-3 checkpoint selama kepanitiaan untuk menganalisa keadaan panitia dan meninjau ketercapaian timeline. Hal ini penting dilakukan agar kepanitiaan tetap dinamis. Sosialisasikanlah pada saat rapat koordinasi internal. Sekjen adalah salah satu orang kepercayaan ketua. Bangunlah kedekatan kultural dengan ketua agar hubungan kerja berjalan dengan baik.Akan ada saat-saat dimana ketua sedang sakit atau berhalanga sehingga harus diwakilkan. Jadilah sosok yang bisa diandalkan.

18

LPJ MANAJER ADMINISTRASI OSKM ITB 2012 (Alissa Diany Putri – Mikrobiologi 2010) Deskripsi Kerja

Status  Bertanggung jawab kepada sekretaris jendral  Pelaksana tugas – tugas kesekretariatan

Wewenang  Membuat penjabaran yang terkait dengan tugas kesekretariatan

Tugas  Mengatur data administrasi kepanitiaan secara umum  Menyusun surat – surat kepanitiaan OSKM ITB 2012  Membuat notulensi/menjadi notulen dalam setiap rapat panitia OSKM ITB 2012 serta menyimpan notulensinya  Mengikuti rapat – rapat dalam panitia OSKM ITB 2012  Menyusun proposal bersama divisi produksi secara khusus  Menyusun mekanisme notulensi yang efektif, sehingga kebutuhan atau keterkaitan antar bidang dapat diketahui setiap saat  Membuat template untuk berbagai jenis surat yang akan dikeluarkan kepanitiaan kelak untuk berbagai kebutuhan  Menyusun mekanisme persuratan, baik surat keluar maupun surat masuk  Menyusun konsep Laporan Pertanggungjawaban kegiatan OSKM ITB 2012  Menyusun linimasa keseluruhan kepanitiaan OSKM ITB 2012  Membuat Rancangan Anggaran Belanja (RAB) kesekretariatan  Mengumpulkan Progress Report seluruh bidang dan divisi Alur Kerja / Struktur Panitia

Sekretaris Umum I dan Sekretaris Umum 2

Sekretaris Bidang Acara

Sekretaris Bidang Operasional

Sekretaris Bidang Eksternal

Sekretaris Bidang Kreatif

Sekretaris Bidang OHU

Sekretaris Koordiv

Sekretaris Koorlap

19 Jumlah Sumber Daya Manusia NO

NAMA

JURUSAN

JABATAN

1.

Alissa Diany Putri

BM ‘10

Sekretaris Umum I

2.

Herian Stiyani

BI ‘10

Sekretaris Umum II

3.

Amelia

ME ’10


4.

Adelia Sabrina

AR ‘10

Sekretaris KoorDiv Keamanan

5.

Ayu Gema Lestari

SBM ‘13

6.

Maryam Al Lubbu

BE ’10

Sekretaris KoorDiv Medik

7.

Satyantara Maesa

TK ‘10

Sekretaris Bidang Eksternal

8.

Aditya Putri

9.

Fahma Febrina

10.

Regina Maria

Kriya Tekstil ‘10

Sekretaris KoorDiv Tata Tertib Kelompok

Sekretaris Bidang Kreatif

AR ‘10

Sekretaris Bidang Operasional

GD ‘10

Sekretaris Bidang OHU

Total Jumah Orang

10 orang

Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi JOB DESCRIPTION SEKRETARIS UMUM 1  Membuat notulensi / menjadi notulen dalam rapat panitia inti OSKM ITB 2012 dan menyimpan notulensi tersebut  Mengumpulkan dan membuat mekanisme pengumpulan progress report dan notulensi secara mingguan dari sekretaris bidang dan sekretaris koordiv  Membantu tugas – tugas kesekretariatan lainnya  Melakukan koordinasi dan kerjasama dengan sekretaris umum 2 terkait tugas kesekretariatan lainnya JOB DESCRIPTION SEKRETARIS UMUM 2  Mengatur penomoran pembuatan surat  Mengesahkan surat kepada pihak – pihak terkait  Melakukan koordinasi dan kerjasama dengan sekretaris umum 1 terkait tugas kesekretariatan lainnya JOB DESCRIPTION SEKRETARIS BIDANG/SEKRETARIS KOORDIV/SEKRETARIS KOORLAP  Membuat dan/atau mengumpulkan notulensi rapat bidang dan rapat divisi dalam bidangnya  Membuat dan/atau mengumpulkan progress report bidang dan/atau progress report divisi dalam bidangnya  Memenuhi kebutuhan surat – menyurat divisi dan/atau bidang  Mendata kebutuhan surat divisi  Membantu kepada divisi mengontrol kualitas kinerja staff divisi

20 Standard Operational Procedure (SOP) MEKANISME SURAT KELUAR

Sekretaris bidang mendata kebutuhan surat masing-masing divisi dalam bidangnya.

Sekretaris bidang meminta nomor surat ke Sekretris Umum 2

Sekretaris bidang membuat surat.

Softcopy surat di email ke email bersama sekretaris OSKM dan hardcopy surat di-print oleh sekretaris bidang

Tanda tangan dan cap surat diakomodasi oleh sekretaris umum 2

Sekretaris umum 2 menyerahkan surat ke perwakilan divisi yang bersangkutan (Surat INT diserahkan ke Divisi Intra Kampus, Surat EXT diserahkan ke Divisi Perizinan)

SISTEM PENOMORAN SURAT (No)/Kabinet KM ITB/PSDM/PROKM ITB 2012/(EXT/INT)/(Bulan)/(Tahun) No : Nomor urut surat (minta ke Sekretaris Umum) EKS/INT : Gunakan EXT jika surat ditujukan kepada lembaga/individu di luar sistem KM (Contoh : WRM, Biro Sarpras, Instansi luar, dll) Gunakan INT jika surat ditujukan kepada lembaga/individu di dalam sistem KM (Contoh : Himpunan, Unit, MWA WM, Tim beasiswa, Kabinet, Kongres) Bulan : Bulan dalam huruf Romawi saat surat dikeluarkan Tahun : Tahun saat surat dikeluarkan Contoh : 001/Kabinet KM ITB/PROKM ITB 2012/INT/V/2012 1. 2. 3. 4.

Setiap surat wajib melampirkan tanda tangan Menteri PSDM (di kiri) dan Ketua Panitia (di kanan). Sekretaris umum mengakomodasikan tanda tangan Menteri dan di cap kabinet di sisi kiri tanda tangan, serta tanda tangan ketua panitia dan di cap PROKM 2012. File surat disimpan dengan nama : (nomor surat) (perihal surat).docx Setiap surat yang dibuat harus di email ke bersama Administrasi PROKM ITB 2012 maksimal H+1 pembuatan surat.

21

MEKANISME PENGONTROLAN DIVISI MELALUI PROGRESS REPORT DAN NOTULENSI

Sekretaris bidang mengumpulkan notulensi dan progress report masing-masing bidang. dan divisi

Progress report dan notulensi rapat divisi dan bidang dikirim setiap hari Minggu ke dropbox

1. Template Progress Report -

Progress Report harus mengikuti format PROKM dalam bentuk .docx Format penamaan Progress Report : Progress Report (Bidang/Divisi) – (Tanggal) (Bulan) 2012.docx

2. Template Notulensi -

Notulensi harus mengikuti format PROKM (notulensi rapat internal, rapat koordinasi, atau forsil) dalam bentuk .xls Format penamaan notulensi : 2012-bulan-tanggal (Agenda).xls

MEKANISME PERMINTAAN PEMBUATAN SURAT 1. Jika surat berupa undangan, maka surat harus disebar minimal H-3 dan konfirmasi kebutuhan surat dilakukan minimal H-4. 2. Jika surat berupa izin peminjaman tempat, maka konfirmasi kebutuhan surat dilakukan minimal H-7. 3. Jika membutuhkan surat ber-kop resmi ITB, maka konfimasi kebutuhan surat dilakukan minimal H-7

22 Laporan Kerja No 1

Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Saran

2


Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Saran

4

Nama Kegiatan

Penanggung Jawab Dekripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan

Evaluasi Saran 5

Nama Kegiatan Penanggung Jawab

Laporan Kerja Penomoran Surat Herian Stiyani Melakukan penomoran pada setiap surat yang dari OSKM 2012 Agar surat dapat dikeluarkan dengan sah sesuai dengan aturan yang berlaku Semua surat dapat dinomori dengan sistematis dan terdokumentasi dengan baik Memberikan nomor sesuai urutan kepada sekretaris bidang/ divisi yang akan membuat surat atau surat yang saya buat sendiri Perubahan pemakaian nomor surat dari KM ITB dan nomor surat yang dikeluarkan oleh OSKM tidak sesuai yang seharusnya Setelah template surat OSKM dikeluarkan, nomor surat langsung dari OSKM, tidak perlu menggunkan nomor surat dari KM ITB. Mengesahkan surat kepada pihak-pihak terkait Herian Stiyani Surat-surat yang telah dibuat, sebelum digunakan harus disahkan oleh beberapa orang terkait seperti Ketua OSKM, Menteri PSDM KM ITB dan Sekretaris Lembaga Kemahasiswaan Bidang Non Kulikuler dan Kemasyarakatan Mengesahkan surat agar dapat digunakan untuk berbagai keperluan kegiatan Surat-surat disahkan sesuai dengan SOP yang berlaku Sekretaris Umum II mengesahkan surat dengan meminta tandatangan pihak-pihak terkait Sering kali, pihak-pihak terkait sulit ditemui karena permintaan tandatangan yang mendadak Lebih dijalankan lagi mekanisme pembuatan surat, agar berbagai divisi/ bidang yang berkepentingan untuk membuat surat tidak meminta dengan mendadak Melakukan korrdinasi dan kerjasama dengan sekretaris umum terkait tugas kesekretariatan lainnya Herian Setyani Bekerjasama untuk menyuseskan fungsi dan kerja Sekretaris Umum OSKM ITB 2012 Adanya koordinasi dan saling membantu dalam pengerjaan tugas sebagai sekretaris umum Mampu menjalankan tugas dengan saling bersinergi Melakukan control kerja bersama dan saling membantu jika ada salah satu yang tidak dapat menjaankan tugas karena beberapa hal seperti sakit dan kepentingan lainnya Sering kali, sekretaris umum I dan II memiliki halangan dalam waktu yang bersamaan sehingga tidak ada yang menggantikan Siapkan second men untuk menggantikan peran dan posisi sekretaris umum jika berhalangan sehingga fungsi dan kerja tetap berjaan dengan baik Pembuatan proposal kerja Alissa Diany Putri

23

Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan

Evaluasi

Saran 6

Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan

Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi

Saran

7

Nama Kegiatan Deskripsi Tujuan Parameter keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi

Saran

8


Melakukan pembuatan proposal yang ditujukan ke LK Mendapatkan izin dari LK terkait kelegalan OSKM ITB 2012 Proposal kerja selesai tepat waktu dan tanpa revisi ulang Sekretaris Umum 1 melakukan kompilasi deskripsi kegiatan – kegiatan yang akan diselenggarakan saat OSKM. Deskripsi kegiatan dibuat oleh bidang acara dan ketua subdivisi Opening- Closing dan seminar Deskripsi kegiatan seringkali mengalami revisi karena konsep kegiatan yang belum matang dan tanggal pelaksanaan yang belum pasti. Tidak ada revisi yang di Sebaiknya sebelum pembuatan proposal kerja deskripsi kegiatan sudah matang sehingga tidak melakukan revisi Pembuatan proposal kepanitiaan Alissa Diany Putri Kompilasi Deskripsi kerja, alur kerja, program kerja dan timeline dari bidang dan divisi terkait Tersosialisasikan deskripsi kerja suatu bidang atau divisi ke panitia inti OSKM 2012 agar tidak ada tumpang tindih kerja saat pelaksanaan hari – H OSKM dan proses sebelumnya Proposal kepanitiaan selesai tepat waktu dan proposal disosialisasikan kepada panitia inti OSKM ITB 2012 Sekretaris Umum 1 melakukan kompilasi dari deskripsi kegiatan yang dibuat oleh bidang atau divisi. Proposal tidak sempat diselesaikan karena terdapat bidang atau divisi yang menyerahkan deskripsi kegiatan jauh setelah deadline sehingga proposal kepanitiaan selesai saat pertengahan masa kerja sehingga sudah tidak efektif disosialisasikan Sebaiknya proposal kepanitiaan selesai tepat waktu sehingga proposal dapat tersosialisasikan dan keluhan tentang ketidakpatuhan terhadap SOP tidak terjadi Pembuatan proposal sponsorship Pembuatan proposal sponsorship yang ditujukan kepada perusahaan dengan tujuan mencari dana berupa sponsor maupun donatur Melakukan pencarian dana ke perusahan maupun pencarian donatur Proposal sponsorship dapat selesai tepat waktu dan pencarian dana/donatur langsung apat diselesaikan Kompilasi data deskripsi kegiatan dari bidang acara dan rancangan anggaran biaya yang dibuat oleh bendahara Proposal sponsorship tidak selesai tepat waktu karena revisi anggaran terus menerus yang dilakukan oleh bendahara Sekretaris umum 1 yang sering berhalangan menyelesaikan proposal sehingga menyebabkan proposal tidak selesai tepat waktu Jika salah satu sekretaris berhalangan dalam bekerja maka dapat digantikan oleh sekretaris umu yang lain dan anggaran sebaiknya dibuat beberapa alternatif sehingga dapat langsung dibuat proposal dengan beberapa versi Rekapitulasi progress report per mingguan Alissa Diany Putri Kompilasi hasil progress report yang dibuat oleh per divisi atau bidang. Hasil kompilasi dikirimkan ke SC pada hari Rabu

24


Evaluasi

Saran 9

Nama Kegiatan Penanggung jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi

9

Saran Nama Kegiatan Penanggung jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Saran

Melaporkan perkembangan kegiatan yang dilaksanakan panitia OSKM sehingga dapat dipantau dan diberi evaluasi per minggu Progress report selesai tepat waktu dan langsung dikirm ke SC dengan tepat waktu Divisi / bidang mengirimkan progress report dalam bentuk soft file dan dikirimkan melalui dropbox. Kompilasi dilakukan oleh sekretaris umum 1 dan pada selasa malam dikirimkan melalui email ke SC Terdapat beberapa bidang atau divisi yang tidak atau terlambat mengumpulkan progress report sehingga laporan yang dikumpulkan seringkali tidak lengkap atau terlambat Sekretaris umum 1 lebih tegas untuk menagih laporan kepada masing – masing divisi atau bidang Penyusunan LPJ Alissa Diany Putri Herian Stiyani Membuat LPJ sesudah OSKM berlangsung Membuat dan mengomilasi laporan hasil kerja dan pertanggungjawaban dari masing – masing bidang atau divisi Semua bidang dan divisi mengumpulkan laporan pertanggungjawabannya dengan tepat waktu Seminggu setelah OSKM Banyak bidang atau divisi yang terlambat mengumpulkan laporan pertanggungjawaban Ada beberapa laporan pertanggungjawaban yang tidak mengikuti ketentuan, sehingga harus direvisi Sekretaris terus mengingatkan deadline LPJ Rekapitulasi notulensi Alissa Diany Putri Mengumpulkan notulensi lewat sekretaris bidang Mengumpulkan notulensi dan dapat dijadikan bahan evaluasi untuk kedepannya Notulensi terkompilasi dengan tepat waktu Tiap mingguan, lewat sekretaris bidang Sekretaris tidak merekapitulasi notulensi secara teratur (per mingguan) Bidang dan divisi sering tidak mencatat notulensi ketika rapat Sekretaris harus selalu mengingatkan Sekretaris bidang atau divisi tentang pentingnya notulensi dan terus mengingatkan pengkompilasian notulensi per mingguan

25 Kendala Keseluruhan  

Sekretaris umum 1 dan 2 sering mempunyai kegiatan lain sehingga tidak dapat selalu standby dan beberapa perkerjaan terhambat Sekretaris tidak mempunyai staff, sehingga tidak ada pengganti saat sekretaris umum 1 dan 2 tidak bisa menyelesaikan pekerjaannya.

Evaluasi Keseluruhan   

Banyak rekapitulasi yang tidak berjalan sesuai linimasa. Tidak ada sosialisasi proposal kepanitiaan, sehingga masing – masing divisi atau divisi lain saling tidak mengetahui deskripsi kerja bagiannya. Laporan tidak dikumpulkan sesuai jadwal, akhirnya mempengaruhi pekerjaan yang lainnya.

Saran untuk Kedepannya   

Disarankan menambah staff administrasi sehingga saat sekretaris umum 1 dan 2 tidak bisa mengerjakan pekerjaan dapat digantikan Staff administrasi harus dapat berkomitmen secara moral, tenaga, dan waktu untuk kegiatan OSKM Diperlukan ketegasan dari administrasi agar semua urusan kesekretariatan selesai tepat waktu

26

LPJ BENDAHARA UMUM OSKM ITB 2012 (Tiara Rossyda Sahara – Arsitektur 2010 ) Deskripsi Kerja

Bendahara Umum Status  

Bertanggung jawab kepada sekretaris jendral OSKM ITB 2012 Berkoordinasi dengan Ketua Bidang Acara, Ketua Bidang Eksternal, Ketua Bidang Operasional, Ketua Bidang OHU dan Ketua Divisi Dana Usaha

Wewenang 

Mengatur Rancangan Anggaran Belanja (RAB) dan melakukan pengalokasian dana OSKM ITB 2012

Tugas     

Membuat RAB secara keseluruhan Mengoordinasikan keuangan selama kegiatan Mengatur cash flow Menerima uang dari donatur maupun sponsorship Mendistribusikan uang sesuai RAB

Bendahara Bidang Status  

Bertanggung jawab kepada Bendahara Umum Berkoordinasi dengan seluruh staf yang bekerja pada bidang yang Anda kelola keuangannya

Wewenang 

Mengatur RAB bidang dan melakukan pengalokasian dana OSKM ITB 2012

Tugas    

Membuat RAB bidang Mengoordinasikan keuangan selama kegiatan Mengatur cash flow bidang Mendistribusikan uang sesuai RAB bidang

Bendahara Divisi Status  

Bertanggung jawab kepada Bendahara Bidang Berkoordinasi dengan seluruh staf yang bekerja pada divisi yang Anda kelola keuangannya

Wewenang 

Mengatur RAB divisi dan melakukan pengalokasian dana OSKM ITB 2012

Tugas    

Membuat RAB divisi Mengoordinasikan keuangan selama kegiatan Mengatur cash flow divisi Mendistribusikan uang sesuai RAB divisi

27 Alur Kerja / Struktur Panitia

Bendahara Umum

Staff Ahli

Bendahara Bidang

Bendahara Bidang

Bendahara Divisi

Bendahara Bidang

Bendahara Bidang

Bendahara Bidang

Bendahara Divisi

Jumlah Sumber Daya Manusia

No

Nama

Jurusan

Jabatan

1


AR’10

Bendahara Umum

2

Giofanny Chintia Rahmi

3

Angghrea R. H.

TI’10

Staff Ahli Bendahara Umum

ME’10

Bendahara bidang Eksternal

4

Erfika Maria Edelia

TK’10

Bendahara divisi Dana Usaha

5

Rafika Pratiwi

TI’10

Bendahara bidang Acara

6

Indah Yuliriana

FT’10

Bendahara divisi Opclos

7

Dhientia Andani

DP’10

Bendahara bidang Kreatif

8

Evelyn Mirandha Sitorus

AR’10

Bendahara bidang Operasional

9

Mustika Nurul Ulma

PL’10

Bendahara divisi Logistik

10

Vivi Christy Astanto

MA’10

Bendahara bidang OHU

Jumlah SDM

10 orang

Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi 1.

2. 3.

Tugas bendahara terkait dengan uang dan laporan keuangan. Untuk mempermudah tugas, diadakan pembagian tugas antara Bendahara Umum dan Staff Ahli Bendahara Umum. Bendahara Umum bertanggung jawab atas uang. Hal ini mencakup pengaturan dan pengontrolan cash flow. Pendistribusian uang, serta penerima dari sumber dana. Sedangkan Staff Ahli Bendahara Umum bertanggung jawab atas laporan keuangan selama OSKM ITB 2012 berlangsung. Bendahara Umum, Staff Ahli Bendahara Umum, dan Bendahara divisi Dana Usaha adalah orang – orang yang berhak menerima uang pemasukan untuk kegiatan OSKM ITB 2012 Panitia inti (Ketua, Kesekjenan, Ketua Bidang, dan Ketua Divisi) dan Staff Bendahara adalah orang – orang yang berhak meminta dana secara langsung kepada Bendahara Umum dan Staff Ahli Bendahara Umum. Delegasi diperbolehkan asalkan panitia inti tersebut memberitahu Bendahara Umum terlebih dahulu

28

4. 5. 6.

Bendahara Divisi Dana Usaha langsung berkoordinasi dengan Bendahara Umum. Tidak perlu melalui Bendahara Bidang Bendahara divisi selain divisi dana usaha harus berkoordinasi dahulu dengan Bendahara Bidang jika ingin meminta dana untuk kegiatan Bendahara Bidang berkoordinasi langsung dengan Bendahara Umum dan/atau Staff Ahli masalah keuangan bidang

Standard Operational Procedure (SOP) 1.

2. 3. 4.

5. 6.

Pastikan Anda telah memiliki file “Template Bendahara” yang telah disediakan oleh Bendahara Umum OSKM ITB 2012. “ Template Bendahara “ mencakup template Rencana Anggaran Belanja (RAB), template laporan keuangan dan template rekap per minggu. Harap template tersebut diisi dengan full. Rencana Anggaran Biaya harus diisi sedetail mungkin sesuai dengan kebutuhan dari tiap bidang/divisi yang bersangkutan, mencakup kebutuhan selama persiapan OSKM sampai saat OSKM berlangsung Laporan keuangan harap diisi sesuai dengan transaksi yang dilakukan oleh tiap bidang/divisi yang bersangkutan. Untuk kolom “Pengeluaran” diisi sedetail mungkin sesuaikan dengan pengeluaran yang tercantum dalam bon. Untuk kolom “Saldo” diisi per-bon. Untuk kolom “Nomer bon” diisi sesuai nomer bon yang Anda tulis pada sudut kiri bawah dari bon yang asli. Keterangan nomer bon atau kuitansi:  A xxxx – untuk Ketua dan Kesekjenan  B xxxx – untuk Bidang Acara  BA xxxx – untuk Divisi Materi dan Metode  BB xxxx – untuk Divisi Keamanan  BC xxxx – untuk Divisi Taplok  BD xxxx – untuk Divisi Medik  BF xxxx – untuk Divisi Korlap  BD xxxx – untuk Divisi EO  C xxxx – untuk Bidang Kreatif  CA xxxx – untuk Divisi Lead Designer  CB xxxx – untuk Divisi Art Director  D xxxx – untuk Bidang OHU  E xxxx – untuk Bidang Eksternal selain Divisi Dana Usaha  EA xxxx – untuk Divisi Intrakampus  EB xxxx – untuk Divisi Publikasi dan Media  EC xxxx – untuk Divisi Legalisator  F xxxx – untuk Bidang Eksternal (Dana Usaha)  G xxxx – untuk Bidang Operasional  GA xxxx – untuk Divisi Akomodasi  GB xxxx – untuk Divisi Dokumentasi  GC xxxx – untuk Divisi Logistik  GD xxxx – untuk Divisi Produksi Rekap dilakukan setiap seminggu sekali. Jangan lupa mencantumkan hasil rekap di sheet “Rekap per minggu”. Bon yang sudah diterima, distaples per minggu. Beritahu kepada seluruh sumber daya yang berkaitan dengan bidang/divisi yang Anda kelola keuangannya, bahwa adanya bukti pembelian/bon sangatlah penting. Jika pada saat kegiatan membeli si penjual tidak memiliki bukti pembayaran, tulislah di secarik kertas hal-hal berikut:  Tanggal  Pembelian (Jenis barang, jumlah, harga satuan, harga total)  Tanda tangan penjual

29

7.

Permintaan uang tunai dilakukan selambat-lambatnya dua hari sebelum uang diterima. Tujuannya agar dapat memprioritaskan dana, jika ada pengeluaran mendadak.

Laporan Kerja No 1


Evaluasi

Saran

2


Laporan Kerja Melakukan Rekapitulasi RAB Tiara Rossyda Sahara Mengumpulkan RAB yang telah dibuat oleh setiap bidang. Memproyeksikan kebutuhan keuangan selama OSKM ITB 2012 berlangsung. Adanya data rekapitulasi RAB seluruh bidang dan divisi Terlaksana dengan baik. Semua bidang dan divisi mengumpulkan deadline. Tetapi karena belum adanya kepastian dana (baik dari dana LTPB dan LK) , RAB harus direvisi berulang kali. Ada 6 alternatif RAB untuk OSKM ITB 2012. Selain itu, pemilihan ketua dan panitia OHU yang lama juga memperlama rekapitulasi RAB. Rekapitulasi RAB ini melibatkan semua panitia inti. Jadi jika terjadi revisi perlu didiskusikan dengan kabid atau kadiv yang bersangkutan sehingga membutuhkan waktu yang lama. Pada akhirnya dilakukan rapat panitia inti khusus untuk membahas tentang rekapitulasi RAB ini. Adanya keterlambatan kepastian dana menyebabkan rekapitulasi dan pengesahan RAB tidak berjalan sesuai dengan timeline yang ditentukan oleh Bendahara Umum sebelumnya. 

Untuk kedepannya jika dana berhubungan dengan pihak rektorat/kampus, sesegera mungkin cari informasi untuk kepastian plafond dana dan alur dananya. Karena biasanya RAB terkait OSKM sudah diajukan oleh pihak rektorat di awal tahun.  RAB seharusnya mencangkup anggaran selama persiapan sampai OSKM berlangsung. Untuk mempermudah pengaturan dan pengontrolan cash flow. Melakukan rapat koordinasi bendahara Tiara Rossyda Sahara Setiap bendahara divisi dan bendahara bidang mengumpulkan laporan keuangan. Mengontrol kerja seluruh divisi dan bidang, dan memperbaharui data cash flow di kepanitiaan pusat. Adanya rapat koordinasi bendahara tiap minggu. Pada awal kepanitiaan, rapat koordinasi terlaksana dengan baik. Tetapi di tengah masa kepanitiaan, susah dilakukan karena kesibukan dari masingmasing divisi atau bidang yang berbeda- beda. Akhirnya diadakan rapat per bidang sesuai dengan kesepakatan Bendahara Umum dan staff ahli dalam selang waktu dua minggu sekali. Tetapi pengumpulan laporan tetap dilakukan seminggu sekali untuk mengontrol cash flow tiap minggu selama OSKM berlangsung serta untuk membantu memetakan kebutuhan di minggu mendatang. Pada pengumpulan laporan keuangan kadang ada beberapa bendahara yang telat mengumpulkan laporan keuangan, hal ini menyebabkan Bendahara Umum tidak cepat dalam menentukan kebijakan pengalokasian dana.

30

3

Evaluasi

Susahnya mengumpulkan semua bendahara bidang dan divisi untuk rapat internal sehingga sering kali menyebabkan kurang jelasnya informasi tentang pendanaan dan cash flow OSKM ITB 2012

Saran




Evaluasi Saran

Dari awal perlu adanya kesepakatan rapat internal antara Bendahara Umum dan Bendahara Bidang/Divisi, kalau sudah kesepakatan bersama pasti pelaksanaannya akan lancar.  Perlu penekanan pada kesidiplinan pengumpulan laporan keuangan, karena laporan ini bisa memberikan gambaran ke kita tentang cash flow selama OSKM berlangsung. Membuat dan Mengontrol Laporan Keuangan Tiara Rossyda Sahara Membuat “template bendahara” serta melakukan pengawasan dan pengontrolan. Mengetahui setiap aliran dana yang terjadi di kepanitiaan OSKM ITB 2012. “Template bendahara” terisi secara jelas. Semua panitia inti (kesekjenan, kabid dan kadiv) serta bendahara bidang/divisi telah mendapat “template bendahara”. Tetapi pada pelaksanaannya ada beberapa bidang/divisi yang tidak mematuhi SOP. Bon – bon transaksi dari divisi langsung diserahkan ke Bendahara Umum. Hal ini karena beberapa Bendahara Bidang kurang berkoordinasi dengan Kabid dan Kadivnya masing-masing sehingga berdampak pada tidak jelasnya aliran dana tiap bidang/divisi. Akhirnya di tengah kepanitiaan dilakukan rapat panitia inti dan ditekankan pada bendahara bidang terkait masalah ini. Kembali disesuaikan dengan prosedur yang sesuai dengan SOP. Pengumpulan laporan keuangan beberapa bidang/divisi yang telat, membuat Bendahara Umum kesulitan mengontrol keuangan. 



Bendahara Umum harus lebih rajin lagi dalam mem-follow up pengumpulan laporan keuangan dari masing-masing bidang maupun divisi. Penekanan pada urgensi pembuatan laporan yang sesuai pada SOP. Dari sini dituntut adanya kesidiplinan dari semua panitia, terutama panitia inti.

Kendala Keseluruhan 



Bendahara Umum sempat bertemu sekali dengan Bendahara Umum OSKM sebelumnya. Tetapi karena adanya kesibukan yang berbeda, fungsi Bendahara Umum OSKM sebelumnya sebagai SC kurang berfungsi dengan baik. Sehingga informasi yang didapat dari LPJ dan data-data OSKM sebelumnya diartikan sendiri oleh Bendahara Umum. Dengan kata lain Bendahara Umum harus memulai lagi dari nol. Pada awal kepanitiaan sampai dua minggu menuju OSKM belum ada kepastian dana. Dari Kabinet, juga tidak tahu masalah dana tersebut, padahal OSKM salah satu proker dari mereka. Jadi, panitia OSKM harus mencari sendiri sumber dana tersebut. Ketua, Sekjen dan Bendahara Umum sempat diombang-ambingkan oleh pihak rektorat terkait masalah ini (LK dan LTPB). Sampai akhirnya ada kepastian dana 224,6 juta rupiah dari LTPB. Dana tersebut sudah termasuk pajak transaksi, sehingga dana yang turun dibawah plafond dana yang telah ditentukan. Tetapi sesuai kebijakan baru hanya diperbolehkan untuk belanja jasa, seperti jasa produksi, jasa sewa, jasa penyediaan konsumsi, dll. Padahal RAB minimum dari OSKM sendiri 398,2 juta rupiah. Akhirnya Bendahara Umum mengajukan

31



 





dana tambahan sebesar 119 juta rupiah ke LTPB dan 50 juta ke LK. Seminggu sebelum OSKM berlangsung ada kepastian tambahan dana 70 juta rupiah dari LTPB. Karena ITB merupakan instansi pemerintah, maka dalam pencairan dana ini harus melalui proses yang panjang, mulai dari membuat spesifikasi teknis dari masing – masing transaksi sampai adanya surat kontrak dengan vendor rekomendasi dari LTPB. Dampak dari proses yang lama ini adalah tidak bisa mengalokasikan dana untuk transaksi yang sudah terlaksana. Lamanya proses dan banyaknya peraturan terkait dana membuat Bendahara Umum harus bolak – balik ke LTPB. Saat OSKM sudah berlangsung, ada kepastian tambahan dana lagi 50 juta rupiah dari Dirdik (yang pengajuan dananya melalui LK). Peraturan terkait dana ini sama seperti dana dari LTPB sehingga hanya transaksi tertentu saja yang dapat didanai oleh Dirdik. Akhirnya, Bendahara Umum memutuskan dana tersebut untuk keperluan OHU. Karena untuk kebutuhan OSKM transaksi sudah berlangsung jadi tidak memungkinkan didanai dari dana Dirdik. Pada awal kepanitiaan OSKM, diberitahukan bahwa OSKM mendapat dana sekitar 20 juta dari OSKM sebelumnya. Dana tersebut dititipkan ke Kabinet. Faktanya dana yang turun hanya 10 juta dari Kabinet. Padahal saat itu OSKM butuh “fresh money” untuk persiapan OSKM pada saat itu. Tetapi untuk masalah ini, panitia OSKM ITB 2012 tidak akan intervensi lebih jauh. Kebutuhan – kebutuhan yang prioritasnya tinggi terkendala dana karena dana dari LTPB maupun dari Dirdik harus melalui proses yang panjang sehingga dana turun membutuhkan waktu lama. Kesulitan pendataan dan penagihan pembayaran kaos kepanitiaan. Pendataan sulit dilakukan untuk beberapa bidang ataupun divisi, terutama divisi yang ada diklat atau seleksinya karena belum jelasnya data pasti jumlah anggota. Saat itu belum ada kepastian tambahan dana baik dari Dirdik maupun LTPB , sehingga OSKM meminjam dana kaos OSKM, tetapi belum semua panitia yang membayar kaos. Sehingga sumber dana dari kaos kurang maksimal. Dalam laporan keuangan, ada beberapa kesalahan yang berakibat adanya uang ‘’semu’’, seperti kekurangan atau kelebihan uang. Contohnya adalah sering adanya pengorganisasian dan pencatatan bon yang kurang tertib di beberapa bidang ataupun divisi. Waktu penyelenggaraan OSKM dan OHU yang terpaut satu bulan berakibat Bendahara Umum susah mengontrolnya dan memantau kinerja dari Bendahara Bidang OHU. Mulai dari membuat RAB bidang OHU, pendistribusian uang sesuai RAB, mengatur cash flow bidang samapai mengoordinasikan keuangan selama kegiatan. Apalagi bidang OHU mempunyai kepanitiaan yang besar dan belum satu suhu dengan bidang- bidang lain di kepanitiaan OSKM ini semakin memperparah susahnya mengontrol aliran dana di OHU.








Kurangnya informasi mengenai keuangan OSKM, kepastian dana OSKM serta kebijakan baru terkait alur dana di rektorat menyebabkan kerja Bendahara Umum kurang efisien, terutama efisiensi waktunya. Keputusan – keputusan dana yang mendadak dari lembaga terkait dengan dana OSKM, menyebabkan sulitnya mengontrol dan mengatur keuangan. Terkadang juga berdampak pada cashflow yang tak sesuai dengan RAB. Pencatatan data penting transaksi yang sesuai dengan SOP seringkali diabaikan sehingga berakibat pada catatan laporan keuangan yang tidak sesuai dengan keadaan aslinya. Hal ini juga menghambat kerja Bendahara Umum. Selama persiapan, kerap kali kabid maupun kadiv tidak mematuhi prosedur permintaan dana sesuai SOP, hal ini menyebakan Bendahara Umum kesulitan untuk menentukan skala prioritas pemberian dana. Tetapi ini dapat diatasi dengan adanya perjanjian di awal bahwa semua transaksi harus sesuai RAB, kecuali transaksi tersebut benar-benar mendesak dan penting.

32 Saran untuk Kedepannya 









Informasi untuk kepastian dana dicari secepat mungkin. Untuk tahun ini, dari LTPB 294,6 juta rupiah dan dari Dirdik 50 juta rupiah. Bendahara Umum sebaiknya juga menentukan target dana dari Danus dan Sponsorship. Hal ini untuk mempermudah pemetaan uang selama OSKM berlangsung. RAB yang dibuat di awal harusnya dijadikan “pedoman” belanja dari tiap – tiap bidang maupun divisi. Selain itu juga perlu adanya analisis berkala untuk mengetahui gambaran kebutuhan di tiap minggunya. Perlu ditekankan urgensi pencatatan laporan keuangan yang sesuai dengan SOP yang telah ditentukan. Pencatatan yang sering diabaikan menyebabkan adanya ketidakcocokan antara laporan dan kenyataan. Padahal pencatatan yang tertib juga akan mempercepat reimburse bonnya. Dari awal perlu adanya perhatian khusus pada bidang-bidang /divisi – divisi yang membutuhkan pengalokasian dana yang cukup besar, seperti divisi opclos, divisi acara yang lainnya dan terutama bidang OHU. Apalagi di bidang OHU terdapat banyak divisi bahkan sub divisi. Jadi perlu adanya kerjasama yang solid dengan Bendahara Bidang/Divisi terkait pengontrolan dan pengalokasian dana. Perlu penekanan juga bahwa semua panitia harus mematuhi SOP yang telah ditetapkan dari awal. Mulai dari pembuatan RAB, pengajuan permintaan dana ke Bendahara Umum, pengontrolan dan pengaturan aliran cash flow sampai pengumpulan rekap. Karena sejauh ini masalah yang ada adalah dampak dari kurang disiplinnya semua panitia.

33

LPJ MANAJER MSDM OSKM ITB 2012 (Vania Florensia H. – Teknik Industri 2010 ) Deskripsi Kerja

Status   

Bertanggung jawab kepada Sekretaris Jendral OSKM ITB 2012 Berkoordinasi dengan seluruh kepala bidang melalui MSDM bidang masing – masing Pelaksana tugas – tugas manajemen sumber daya manusia terpusat pada OSKM ITB 2012

Wewenang 

Membuat penjabaran terkait tugas manajemen sumber daya manusia

Tugas          

Melakukan rekrutmen untuk panitia dan calon panitia OSKM ITB 2012 Membuat database panitia OSKM ITB 2012 Melakukan penyortiran terhadap database sesuai keperluan Melakukan alokasi panitia hasil pendidikan dan latihan OSKM ITB 2012 sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan Melakukan koordinasi dengan subfungsi MSDM di bidang dan divisi lain Melakukan pemantauan terhadap keadiran panitia, melakukan analisis masalah, dan memberikan saran terhadap masalah yang dihadapi Mengoordinasikan keutuhan untuk mengadakan acara kekeluargaan bagi panitia OSKM ITB 2012 Membuat SOP untuk MSDM Membuat linimasa kerja Manajemen SDM Membuat rencana anggaran belanja MSDM

Alur Kerja / Struktur Panitia

34 Jumlah Sumber Daya Manusia

No

Nama

Jurusan

Jabatan

1

Diina Qiyaman

FT’10

Staff MSDM Pusat

2

M. Adi Septiono

TL’10

Staff MSDM Pusat

3

Raditya Narita

AR’10

Staff MSDM Pusat

4

Nirmala Putri Siregar

GD’10

Staff MSDM Pusat

5

Sri Utami Lestari

FT’10

MSDM bid. Acara

6

Robi Juniardi

FT’10

MSDM bid. Acara

7

Satrya Dewantara

SI’10

MSDM div. Keamanan

8

Vanya Wilhelmina

TG’10

MSDM div. Taplok

9

Astrid Alvina

STF’10

MSDM div. Medik

10

Huriyah Nurul Zahra

PL’10

MSDM div. Opclose

11

Marini Nur Izzah

EL’10

MSDM bid. OHU Jumlah SDM

11 orang

Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi 





MSDM ACARA MSDM Acara bertanggung jawab untuk keberlangsungan diklat terpusat. Seluruh presensi dan nilai tugas selama diklat terpusat diurus langsung oleh MSDM Acara dengan dibantu oleh MSDM Pusat dan staff. MSDM DIVISI (TAPLOK, KEAMANAN, MEDIK, OPCLOSE) MSDM Divisi lapangan bertugas untuk merekap presensi dan nilai selama keberjalanan diklat divisi masing – masing. MSDM divisi berwnang untuk melakukan pencoretan calon panitia lapangan berdasarkan performa calon panitia selama diklat, atas persetujuan koordiv. MSDM pusat mengawasi dan menerima rekapan dari MSDM divisi lapangan setiap minggunya MSDM Divisi non – lapangan bertugas untuk melakukan alokasi staff yang dibutuhkan untuk sub-divisi. Divisi non – lapangan yang memiliki MSDM hanya divisi op-close karena divisi op-close memiliki jumlah staff yang banyak ( > 50 orang ) serta terbagi menjadi beberapa sub divisi sehingga dibutuhkan MSDM untuk melakukan alokasi staff MSDM PUSAT MSDM Pusat bertugas sebagai pusat dari seluruh fungsi dan tugas manajemen sumber daya manusia OSKM ITB 2012. MSDM Pusat menerima laporan dari MSDM divisi setiap 2 minggu selama keberjalanan diklat lapangan, serta turun langsung membantu MSDM Acara selama diklat terpusat. MSDM Pusat memegang seluruh data panitia lapangan dan peserta OSKM ITB 2012.

Standard Operational Procedure (SOP) SOP PENDISTRIBUSIAN PESERTA  Setiap divisi memberikan data jumlah kebutuhan SDM  MSDM akan memberikan daftar SDM yang memilih divisi tersebut, baik prioritas 1,2, maupun 3  Koordiv diharapkan mengutamakan pemberdayaan SDM prioritas 1, bila belum mencukupi maka akan ditambah dengan SDM dengan prioritas 2, dan selanjutny prioritas 3, dengan catatan tetap memerhatikan keinginan SDM yang bersangkutan SOP SELEKSI  Jika telah memasukkan daftar SDM dengan prioritas 1 ke dalam daftar anggota divisi dan melebihi jumlah kebutuhan divisi tersebut, maka kelebihannya akan tetap ada di divisi tersebut dengan

35

kemungkinan adanya seleksi alam dan seleksi dari divisi itu sendiri, namun tetap membatasi jumlah kelebihan tersebut.  Jika telah memasukkan daftar SDM dengan prioritas 1 sampai 3 ke dalam daftar anggota divisi dan jumlah kebutuhan divisi tersebut belum tercapai, maka akan ditambah dari kelebihan divisi lain dengan mempertimbangkan keinginan SDM dan kondisi divisi yang ditinggalkan SOP PRESENSI PESERTA DIKLAT  Setiap pagi sebelum diklat (± 30 menit sebelumnya) para pendiklat mengambil absensi peserta diklat di tempat yang telah disediakan (di dalam sekre)  Para pendiklat mengisi absen peserta diklat (pagi atau siang) setiap awal dimulainya diklat  Selesai diklat, para pendiklat diharap mengembalikan daftar absen ke tempat yang disediakan (di dalam sekre) secara berurutan *) untuk diklat terpusat : MSDM Acara dengan MSDM Pusat dibantu staff akan melakukan rekapitulasi absensi harian Akan melaporkan rekapitulasi absen harian setiap minggunya kepada MSDM pusat SOP follow-up peserta diklat yang gagal masuk Pilihan Divisi 1 atau Tereleminasi  Peserta yang gagal masuk pilihan divisi utamanya atau tereleminasi diperkenankan menghubungi MSDM untuk membicarakan kemungkinan pindah divisi.  Peserta yang ingin pindah divisi harus melalui persetujuan MSDM Pusat dan kadiv/koordiv yang dimaksud dengan alasan yang jelas.  Kadiv/koordiv dapat memberikan tugas tambahan atas kompensasi perpindahan tersebut. SOP IZIN  Izin yang diterima hanya izin yang bersifat lembaga, keagamaan, akademik, atau sakit.  Izin harus disampaikan melalui surat yang jelas dengan kop resmi.  Surat izin disampaikan pada diklat selanjutnya melalui pendiklat atau langsung kepada MSDM. Laporan Kerja

No 1


Deskripsi

Tujuan Parameter Keberhasilan

Pelaksanaan

Laporan Kerja Open Recruitment Panitia OSKM 2012 MSDM Pusat Open Recruitment dilakukan melalui 2 tahap secara online dan offline. Oprec tahap pertama dibuka pada tanggal 18-26 Mei 2012, dengan sasaran angkatan 2011. Oprec tahap kedua dibuka pada tanggal 25-31 Mei 2012, dengan sasaran angkatan 2010 keatas. SDM Panitia OSKM ITB 2012 terpenuhi Adanya pendaftar di setiap divisi OSKM ITB 2012 Oprec OSKM ITB 2012 dilakukan secara offline dan online dari tanggal 18-31 Mei 2012. Oprec dibuka untuk semua bidang kecuali bidang kesekjenan, yaitu bidang acara (mamet, keamanan, taplok, medik, opclos, seminar), bidang eksternal (perizinan, publikasi, intrakampus, dana usaha), bidang kreatif, bidang operasional (logistik, akomodasi, dokumentasi, produksi), dan bidang OHU. Oprec untuk bidang kreatif tidak dibagi berdasarkan divisi atas permintaan dari kepala bidang, sedangkan oprec untuk bidang OHU juga tidak dibagi berdasarkan divisi karena pada saat itu kepanitiaan dalam OHU masih belum pasti, sehingga staffing untuk bidang OHU akan dilakukan oleh MSDM OHU kedepannya. Jumlah pendaftar saat oprec tahap pertama adalah 2123 orang, dengan

36

Evaluasi

Saran 2


rincian sebagai berikut: FMIPA : 239 orang SITH : 102 orang SF : 107 orang FITB : 266 orang FTTM : 216 orang STEI : 196 orang FTSL : 271 orang FTI : 259 orang FSRD : 26 orang FTMD : 141 orang SAPPK : 206 orang SBM : 103 orang Jumlah pendaftar paling banyak adalah dari FTSL sedangkan jumlah pendaftar paling sedikit adalah dari FSRD. Oprec tahap kedua dibuka pada tanggal 25-31 Mei 2012 secara online dengan jumlah pendaftar 33 orang. Oprec tahap kedua ini dilakukan untuk menjaring panitia yang berasal dari angkatan 2010. Sebenarnya oprec tahap pertama terbuka bagi seluruh angkatan, namun ada semacam pandangan bahwa oprec yang dibuka hanya untuk angkatan 2011. Oprec ini juga dibuka dengan tujuan para kadiv-kadiv langsung mendapat staff yang bisa diajak bekerja sama, karena angkatan 2011 harus menjalani diklat terpusat terlebih dahulu sebelum dilakukan staffing. Open Recruitment berjalan secara lancar, namun tetap saja ada kekurangannya. Entah kenapa banyak calon panitia yang tidak terdata saat mendaftar secara online, padahal data seharusnya terekap secara otomatis. Hal ini bisa saja diakibatkan oleh hubungan koneksi internet yang buruk saat mereka mendaftar. Hal ini diatasi dengan menyebar data calon panitia yang sudah terekap, sehingga mereka yang merasa sudah mendaftar namun tidak terekap dapat langsung melapor kepada MSDM. Selain itu, oprec offline kurang berjalan baik karena MSDM kesulitan mencari orang untuk menjaga meja pendaftaran dan juga pendaftar via offline jumlahnya tidak terlalu banyak. Selain itu, evaluasi terbesar terdapat di data yang tidak mencantumkan jenis kelamin yang berguna saat pembagian divisi. Untuk oprec tahap kedua, dapat dikatakan kurang berhasil karena jumlah pendaftar cukup jauh dari harapan. Hal ini disebabkan karena animo angkatan 2010 untuk menjadi panitia sudah tidak terlalu besar. Data yang dibutuhkan saat oprec sebaiknya dicek ulang dan dikonfirmasi kepada divisi-divisi yang membutuhkan sumber daya. Buat juga jadwal piket untuk menjaga meja pendaftaran offline. Open Recruitment Koordiv Lapangan dan Komandan Lapangan MSDM Pusat Open Recruitment ini diperuntukkan untuk mencari koordiv lapangan yaitu medik, taplok, dan keamanan dan komandan lapangan yang dipilih melalui seleksi. Memilih koordiv lapangan dan komandan lapangan Struktur panitia inti di bawah bidang acara lengkap. (3 orang koordiv , 3 orang danlap, dan 1 koorlap) Jumlah cadanlap yang mengambil formulir adalah sebanyak 20 orang dan

37

Evaluasi Saran 3


Deskripsi


Pelaksanaan

Evaluasi

Saran 4

Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan

Pelaksanaan

5

Evaluasi Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan

yang mengembalikan formulir adalah 11 orang. Sedangkan jumlah cakordiv yang mengambil formulir adalah 7 orang dan yang mengembalikan formulir adalah 5 orang. Pendaftaran murni dilakukan secara offline selama 5 hari. Oprec koordiv dan danlap ini tergolong lancar dan tidak ada kendala. Dilihat dari jumlah pendaftar yang tidak terlalu banyak, sebaiknya open recruitment cadanlap dan cakoordiv sudah dipropagandakan jauh-jauh hari sehingga mereka dapat bersiap-siap dan jumlah pendaftar bisa bertambah. Open Recruitment Ketua OHU MSDM Pusat OHU merupakan acara yang besar dan tidak kalah pentingnya dari OSKM meskipun berlangsung sebulan setelah OSKM, sehingga ketua OHU tidak bisa dipilih secara sembarangan melalui close recruitment dan harus dipercaya oleh massa kampus. Memilih ketua OHU. Adanya ketua OHU terpilih Berdasarkan evaluasi tahun lalu, akhirnya diputuskan bahwa pengambilan formulir ketua OHU harus melalui MSDM Pusat terlebih dahulu, sehingga siapa-siapa saja yang mengambil formulir dapat terdata dan dapat dikontrol oleh MSDM. Namun sayangnya hanya 1 orang yang mengambil formulir dan gagal mengembalikan formulir sesuai persyaratan yang diberikan, sehingga selesai verifikasi tidak didapatkan calon ketua OHU. Hal ini akhirnya diserahkan kepada ketua OSKM dan kabid acara serta steering committee untuk menentukan teknis pemilihan ketua OHU. Animo angkatan 2010 untuk menjadi ketua OHU sepertinya sangat kecil, terlihat dari jumlah pendaftar yang sangat minim. Secara teknis tidak ada masalah dengan pendaftaran calon ketua OHU. Sama seperti pendaftaran cakoordiv dan cadanlap, open recruitment ini sebaiknya sudah dipropagandakan dari jauh-jauh hari. Membuat database panitia inti MSDM pusat Keperluan komunikasi di antara panitia inti sangat tinggi sehingga perlu diadakannya pendataan telepon, email dan data-data lain yang dibutuhkan. Semua panitia inti dapat saling berkomunikasi Semua panitia inti saling bertukar nomor handphone dan berhubungan satu sama lain. Pelengkapan database cukup terlambat karena koordiv dan danlap serta ketua OHU terpilih cukup lama. Namun selain itu tidak ada kendala yang cukup berarti. Semua data harus dibuat rapi dan dapat diakses semua orang selain MSDM Jarkom panitia OSKM ITB 2012 MSDM Pusat OSKM merupakan kepanitiaan dengan SDM yang sangat banyak, namun seluruh panitia harus mendapatkan info yang sama mengenai OSKM. Memberikan info bagi seluruh panitia OSKM Panitia OSKM tahu info-info yang diperuntukkan baginya Jarkom berasal dari nomor MSDM Pusat dengan bantuan software. Selain itu,

38

Evaluasi

Saran

6


Pelaksanaan

Evaluasi

Saran

tidak semua calon panitia mendapatkan jarkom karena adanya kesalahan nomor handphone. Jejaring sosial seperti twitter, facebook dan info mulut ke mulut menjadi cara lain untuk menyebarkan info sehingga semua panitia tahu infonya. Untuk jarkom diklat terpusat, jarkom dilakukan via ketua kelompok. Untuk jarkom panitia inti, tidak ada kendala berarti karena tidak terlalu sulit. Jarkom pada awalnya direncakan menggunakan server gateway dari HMFT. Namun pada pelaksanaannya banyak terjadi gangguan seperti sms yang tidak sampai meskipun sudah beberapa hari dikirim, sehingga diputuskan server gateway batal digunakan. Cari sarana jarkom yang paling baik sebelum jarkom dibutuhkan. Jangan sampai terjadi masalah saat jarkom dilaksanakan. Selain itu buat SOP jarkom untuk panitia sehingga tidak ada jarkom mendadak, karena menjarkom ratusan orang tidaklah mudah. Pembagian kelompok diklat terpusat MSDM pusat Peserta yang mengikuti diklat terpusat adalah sebanyak jumlah pendaftar yaitu 2132 orang yang harus dibagi 100 kelompok agar mudah dalam penyampain materi dan info-info terkait OSKM. Membagi peserta diklat menjadi 100 kelompok Semua peserta diklat mendapatkan kelompok MSDM sudah memiliki data pendaftar sehingga memudahkan dalam pembuatan kolom absen dan pembagian kelompok. Pembagian kelompok tidak dilaksanakan secara manual dan langsung agar memepercepat proses rekap absennya, sehingga MSDM memilih untuk membagi kelompok dari data yang sudah ada. Pembagian kelompok tidak memperhitungkan jenis kelamin calon panitia. Selain itu, karena pembagian kelompok tidak dilaksanakan secara langsung, maka jumlah kelompok di tiap divisi ada yang sangat sedikit karena anggota kelompoknya banyak yang sudah mengundurkan diri. Pembagian kelompok diklat terpusat berlangsung lancar, meskipun ada beberapa pendaftar yang tidak mendapatkan kelompok karena tidak ada namanya di MSDM. MSDM sudah mempublikasikan pembagian kelompok, dan mengakali orang-orang yang tidak mendaftar tersebut untuk hadir pada diklat pertama dan menemui MSDM. Jangan lupa untuk merapikan file pendaftaran secara langsung, Pembagian kelompok seperti ini sebenarnya memang ada minusnya yaitu adanya kelompok yang ternyata lebih sedikit dari kelompok lain, namun ada juga positifnya yaitu MSDM tidak perlu repot-repot memasukkan ulang nama 2000 peserta diklat menjadi softcopy. Apabila pembagian kelompok diadakan secara langsung saat awal diklat, positifnya adalah jumlah kelompok pasti akan terbagi secara merata dan tidak ada perbedaan jumlah yang jauh antara kelompok satu dengan yang lainnya. Negatifnya, MSDM harus bekerja keras untuk memindahkan hardcopy tersebut menjadi softcopy. Untuk ke depannya pertimbangkan saja positif negatifnya mau seperti apa, namun jumlah calon panitia per kelompok tidak terlalu menjadi masalah karena akan ditangani langsung oleh pendiklat.

39

7


Deskripsi

Tujuan

Parameter Keberhasilan

Pelaksanaan

Evaluasi

Saran

Absensi dan Rekap Nilai Diklat Terpusat MSDM Acara, MSDM Pusat, Divisi Materi dan Metode MSDM harus merekap presensi atau kehadiran setiap peserta diklat oleh karena itu, MSDM harus membuat format absen dan tata cara pengabsenan selama diklat berlangsung, serta bekerja sama dengan divisi Materi dan Metode untuk penilaian tugas, lalu merekapnya untuk keperluan staffing panitia Membuat format presensi secara softcopy dan hardcopy Menyiapkan data yang dibutuhkan untuk staffing panitia (bekerja sama dengan Divisi Materi dan Metode) Semua presensi dapat direkap dengan baik setiap harinya Data-data presensi dan nilai dapat digunakan pada saat staffing MSDM memutuskan untuk mengabsen peserta sebanyak 2 kali setiap harinya, dan melakukan penilaian presensi dengan poin saat diklat terpusat (diklat divisi diserahkan kepada koordiv masing-masing). Pendiklat membantu MSDM mengabsen tiap kelompok dengan tata cara : 1. Setiap peserta yang hadir diberi nilai 1 2. Peserta yang izin dengan memberikan alasan yang jelas dan memberikan surat diberi 0,5 3. Peserta yang tidak hadir diberi nilai 0 Nilai total selama diklat terpusat adalah 12.5 Surat izin diserahkan kepada pendiklat atau langsung kepada MSDM untuk direkap maksimal sebelum diklat terpusat selesai. Untuk merekap data dan pilihan, MSDM juga menyebarkan kuisioner pilihan sebanyak 2 kali yaitu saat : 1. Pendaftaran awal peserta 2. Pengenalan divisi (kuisioner akhir dan pilihan terakhir mereka yang nantinya akan dijadikan acuan untuk staffing) Selain presensi, MSDM juga membutuhkan data nilai dari kepala sekolah, sehingga semua hasil diklat dan uji materi harus direkap dalam bentuk softcopy, lalu dapat digunakan untuk menempatan divisi. Perekapan absensi dilakukan dengan terkoordinir dengan memberdayakan staff-staff yang ada. Rekapan absensi selalu berhasil diselesaikan sehari setelahnya. Pengisian kuisoner pilihan tidak mengalami kendala berarti. Bagi yang tidak hadir saat pengisian kuisioner dapat menyampaikan pilihannya melalui ketua kelompok maksimal sehari setelahnya. Namun saat perekapan sempat terjadi kesalahan yang mengakibatkan masalah di saat staffing. Untuk merekap nilai, MSDM sangat kesulitan karena divisi Materi dan Metode cenderung menumpuk tugas-tugas untuk dinilai di akhir, sehingga MSDM tidak dapat merekap nilai secara bertahap dan harus bekerja lembur untuk merekapnya, sehingga menimbulkan banyak potensi kesalahan. Selalu lakukan pengecekan data setelah data selesai direkap agar masuk ke kolom yang tepat. Lakukan saja random sampling untuk mengecek kebenaran data. Lakukan koordinasi dengan divisi Materi dan Metode untuk penilaian tugas agar tidak menyulitkan MSDM kedepannya.

40

9


Deskripsi


Open Recruitment Mentor Diklat Terpusat dan Hari H OSKM MSDM Pusat, Kadiv Mamet, Kabid Acara Mentor diperlukan untuk memberikan materi yang ada di diklat terpusat. Sehingga, MSDM harus memfasilitasi divisi mamet untuk menjaring mentormentor dari berbagai macam jurusan. Selain itu, mentor juga dibutuhkan saat hari H PROKM, maka dari itu MSDM membuka oprec lain untuk mentor yang khusus diperuntukkan saat hari H OSKM. Mendapatkan SDM untuk memberikan materi Jumlah pendaftar minimal setengahnya dari jumlah yang dibutuhkan Mentor diklat terpusat : Pelaksanaan open recruitment tidak dilakukan oleh MSDM karena terjadi miskomunikasi, sehingga open recruitment mentor diklat terpusat dilakukan oleh Intrakampus tanpa sepengetahuan MSDM.

Pelaksanaan

Evaluasi

Saran

11


Pelaksanaan

Mentor Hari H : Jumlah pendaftar mentor yang dibutuhkan adalah sebanyak minimal 150, dan yang mendaftar hanya 180an. Publikasi sudah dilakukan ke himpunanhimpunan sejak 2 minggu sebelumnya. Perjelas program kerja masing-masing divisi sehingga tidak diambil alih oleh divisi lain. Jumlah pendaftar mentor untuk hari-H memang melebihi yang dibutuhkan, namun pada hari-H banyak yang tiba-tiba tidak bisa hadir. Lebih baik terus buka pendaftaran sampai H-1 briefing utama agar dapat terus menjaring mentor. 1. Jika target SDM yang dibutuhkan cukup banyak, dapat dilakukan plotting jumlah mentor dari setiap lembaga di ITB. Contohnya, minimal 5 orang dari setiap Himpunan mengirimkan anggotanya sebagai mentor, dsb. 2. Dengan pemberian tanggung jawab kepada anggota secara langsung melalui lembaga, maka dapat dikurangi kemungkinan mentor yang mengundurkan diri dengan digantikan dengan orang lain di lembaga yang sama. 3. Merupakan tanggung jawab dan bidang yang ditekuni MSDM untuk mengatur anggotanya, namun tidak ada salahnya ada pengawasan dan evaluasi dari divisi yang memberikan tanggung jawab agar MSDM mampu mengatasi hambatan. Contohnya, kebutuhan akan penanggung jawab yang lebih dari satu orang, dsb. Staffing Panitia OSKM ITB 2012 MSDM Pusat Melakukan pendistribusian SDM dari hasil diklat terpusat ke divisi masingmasing, dilanjutkan dengan diklat divisi. Setiap divisi memiliki SDM yang dibutuhkan. Setiap divisi memiliki jumlah minimal SDM yang dibutuhkan. MSDM melakukan pendistribusian panitia OSKM ke setiap divisi berdasarkan hasil diklat terpusat baik non lapangan maupun lapangan, serta jumlah SDM yang dibutuhkan oleh tiap divisi. Berikut adalah hasil pendistribusian SDM setelah diklat terpusat

41

Evaluasi

Saran 12


Evaluasi

Saran 13


Akomodasi :4 Danus :9 Dokumentasi : 52 Intrakampus :8 Keamanan : 295 Kreatif : 40 Logistik : 26 Materi&Metode : 10 Medik : 220 OHU : 181 Opclos : 72 Perizinan :5 Produksi : 8 Publikasi :7 Seminar : 12 Taplok : 595 (per 26 Juni 2012, 19.45) Untuk divisi lapangan, setelah seleksi diklat terpusat, akan diadakan seleksi lagi di divisinya masing-masing. Ada beberapa panitia yang tidak mengikuti uji materi pada hari-H, sehingga diadakan uji materi susulan. Selain itu ada panitia yang tidak pernah sama sekali ikut diklat namun ingin menjadi panitia, hal ini diatasi dengan memasukkan panitia tersebut ke divisi yang sangat kekurangan orang asalkan panitia tersebut setuju. Selain itu, ada kesalahan dalam perekapan data sehingga menyebabkan beberapa panitia masuk ke dalam divisi yang sama sekali tidak dia pilih. Hal ini diatasi dengan mengadakan sesi advokasi bagi panitia yang ingin pindah ke divisi lainnya, sekaligus juga untuk mengakomodasi panitia yang tidak masuk ke divisi pilihan pertamanya. Penilaian diklat terpusat lebih ketat lagi terutama bagi yang memilih divisi lapangan dan lakukan pengecekan data sebelum staffing. Mengontrol diklat divisi dan melakukan koordinasi dengan MSDM divisi lapangan MSDM Pusat dan MSDM divisi Memantau kinerja dan cara penilaian setiap divisi lapangan Mengetahui sistem penilaian divisi dan memantau keaktifan calon panitia lapangan Adanya data softcopy hasil penilaian yang jelas MSDM lapangan mengirimkan rekap absensi diklat divisi secara berkala setiap seminggu sekali kepada MSDM pusat. Format absensi untuk setiap divisi lapangan berbeda-beda sehingga menimbulkan kesulitan ketika absensi-absensi tersebut harus digabungkan menjadi sebuah absensi diklat lapangan. Lakukan briefing kepada MSDM divisi untuk tata cara pengisian absensi, jika perlu buatkan sebuah format absensi yang dapat langsung digunakan. Rapot Panitia MSDM Pusat Himpunan-himpunan biasanya ingin mengetahui keberaktifitasan kader

42


Pelaksanaan

Evaluasi Saran 10


Pelaksanaan

Evaluasi

Saran 13


14


mereka dalam rangkaian acara OSKM ITB 2012 ini sehingga biasanya mereka meminta rekap absensi dan penilaian kader-kader mereka. Himpunan-himpunan dapat memantau kader-kader mereka dalam rangkaian diklat OSKM. Seluruh himpunan mendapat rapot panitia dari kader-kader mereka. Rapot panitia dibuat sebanyak 3 tahap, setelah diklat terpusat selesai, 2 minggu setelah diklat divisi berjalan, serta setelah diklat divisi selesai. Rapot ini mencantumkan absensi calon panitia selama diklat terpusat dan diklat divisi, serta nilai-nilai tugas mereka selama diklat terpusat. Rapot ini diberitahu secara mendadak oleh kabid Acara sehingga pembuatannya cukup terburu-buru. Pastikan kembali list data dan kebutuhan dari bidang atau divisi lain sehingga pembuatannya bisa disiapkan jauh-jauh jari sebelumnya. Pemantauan Kinerja Bidang dan Divisi MSDM pusat, MSDM bidang, MSDM divisi Melakukan absensi dan melakukan pendekatan kultural kepada setiap divisi. Memantau keberaktivitasan panitia MSDM mengetahui keberaktivitasan dari panitia Divisi lapangan dapat dipantau secara jelas karena pertemuannya terkoordinir dan ada MSDM divisi yang mengontrol langsung. Sedangkan untuk divisi non lapangan sulit untuk dipantau karena rapat-rapat yang diadakan tidak pernah jelas dan tidak menggunakan absensi. Sehingga MSDM Pusat hanya mengandalkan kadiv-kadiv untuk mencari tahu keadaan divisi tsb. MSDM bidang yang direncanakan tidak dapat menjalankan fungsinya dengan baik sehingga MSDM pusat yang turun langsung untuk memantau divisidivisi. Untuk ke depannya, pembagian kerja diantara staff MSDM harus diperjelas. Jangan memberikan tugas secara tiba-tiba kepada staff. Membantu produksi merekap data ukuran kaos setiap bidang dan divisi Kadiv Produksi Untuk pembuatan kaos, produksi memerlukan data jumlah dan ukuran yang pasti, data tersebut dimiliki oleh MSDM, sehingga MSDM dimintai tolong untuk mendata ukuran kaos Mengetahui ukuran kaos semua panitia OSKM Semua data ukuran kaos setiap divisi terkumpul Pengumpulan data kaos dapat terlaksana namun terlambat beberapa hari. MSDM baru diminta tolong untuk mendata ukuran kaos H-2 deadline pengumpulan data, sehingga ada yang tidak mengumpulkan tepat waktu. Koordinasi dengan kadiv Produksi dari jauh-jauh hari jika memang membutuhkan bantuan MSDM untuk mengumpulkan data ukuran kaos. Membagi kelompok OSKM ITB mahasiswa baru ITB 2012 MSDM Pusat Mahasiswa baru yang terdata berjumlah 3378 mahasiswa yang harus dibagi menjadi 150 kelompok agar mudah dalam penyampain materi dan info-info terkait OSKM. Membagi mahasiswa baru menjadi 150 kelompok Semua mahasiswa baru mendapatkan kelompok

43

Pelaksanaan

Evaluasi

Saran 15


Pelaksanaan

Evaluasi Saran

MSDM sudah terlebih dahulu membagikan kelompok maba sebelum hari-H OSKM agar pertukaran kelompok antar maba dapat dihindarkan dan tidak ada ketimpangan jumlah dalam kelompok. Maba dibagi dalam 150 kelompok berdasarkan data yang didapat dari LTPB. Setelah itu, data kelompok diberikan kepada taplok, namun hanya berupa NIM saja. Pada hari pertama OSKM, maba diberitahu kelompoknya oleh taplok yang berjaga berdasarkan NIM mereka. Pada saat itu juga maba diminta untuk mengisi kertas biodata karena pada hari itu tidak ada interaksi dengan taplok tetapi data maba harus didapatkan hari itu juga. Biodata yang telah diisi langsung direkap oleh taplok kelompok masing-masing saat mereka sedang tidak bertugas. Seluruh teknis ini sudah disosialisasikan pada taplok 2 hari sebelumnya, sehingga tidak ada kesulitan berarti. Data awal yang didapat dari LTPB hanya berupa jumlah mahasiswa tiap fakultas, sehingga MSDM langsung membagi berdasarkan NIM mereka. Namun ternyata ada NIM baru yang muncul yaitu 19812xxx yang tidak diketahui oleh MSDM, sehingga pada pembagian kelompok semua mahasiswa yang memiliki NIM 19812xxx ditangguhkan pembagian kelompoknya terlebih dahulu. NIM 19812xxx baru diberikan kelompok malam hari, dan pembagian kelompok tersebut langsung disebarkan melalui media online, selain itu MSDM tetap berjaga keesokan harinya untuj berjagajaga jika ada maba yang belum Jumlah kertas biodata ternyata pas-pasan dan ada maba yang tidak mendapatkan kertas, sehingga mereka diminta menggunakan kertas sendiri. Selain itu tidak ada kendala berarti lagi. Pastikan kembali data-data yang telah didapat dari LTPB. Untuk selanjutnya, usahakan data sudah didapat dari jauh-jauh hari. Mengontrol perangkat taplok untuk membantu MSDM merekap data maba 2012 MSDM pusat Data yang dimiliki taplok masih berupa hardcopy dan harus dipindahkan menjadi softcopy agar mempermudah MSDM merekap data yang dibutuhkan. Mendapatkan data dan absen maba selama OSKM Semua data dari batalyon terkumpul MSDM memberikan arahan kepada seluruh taplok mengenai tata cara pengisian absensi dan meminta wadanyon untuk menjadi penanggung jawab masing-masing batalyon. MSDM meminta agar data yang ada langsung direkap hari itu juga dan dikirimkan melalui wadanyon setiap hari maksimal 2 jam setelah evaluasi hari tersebut selesai. Sejauh ini sudah 5 batalyon yang mengumpulkan, 1 batalyon lagi masih terus difollow up. Tidak ada kendala berarti, namun setiap taplok harus lebih sigap lagi dalam merekap/ Taplok harus dimintai komitmennya untuk melakukan pemindahan data dan membantu MSDM.

44 Kendala Keseluruhan 

   

Tidak ada arahan yang jelas tentang bagaimana dan apa saja yang dibutuhkan oleh masing – masing divisi sehingga MSDM menggunakan arahan general yang ternyata cukup membuat kesulitan di staffing Angkatan 2011 belum mendapat jurusan saat diklat dimulai sehingga harus membuat MSDM merekap 2 kali, yaitu fakultas dan jurusan saar diklat Beban kerja MSDM belum diperjelas sehingga menimbulkan kesulitan saat menentukan jumlah staff yang harus direkrut Tidak ada flowchart pengerjaan untuk masing – masing rencana kerja sehingga pada saat pelaksanaan cukup membingungkan Banyak tugas – tugas mendadak yang tiba – tiba muncul dan dibebankan kepada MSDM sehingga menyulitkan MSDM sendiri, karena kurangnya koordinasi awal

Evaluasi Keseluruhan      

MSDM Pusat memiliki double job, yaitu juga sebagai tadis. Selama kedua hal ini bisa dimanage dengan baik sebenarnya tidak apa-apa, tapi sebaiknya jangan. Beban kerja MSDM cukup berat di saat-saat diklat terpusat karena harus melakukan internalisasi panitia juga, sebaiknya menambah staff atau susun timeline. Kurang koordinasi dengan LTPB, menyebabkan sedikit kendala di saat pembagian kelompok maba. Buat sistem jarkom yang terkontrol. Samakan format absensi untuk semua divisi terutama divisi lapangan agar tidak sulit untuk disatukan. Fungsi MSDM bidang gagal terlaksana karena staff yang tidak memadai.

Saran untuk Kedepannya   

Buat sistem kerja yang baik dan floorkan sejak pertemuan pertama terhadap semua staff. Tarik komitmen dari seluruh panitia terutama staff MSDM sendiri. Buat timeline kerja yang jelas serta koordinasi dengan divisi-divisi lain harus ditingkatkan.

45

LPJ MANAJER BIRO RUMAH TANGGA OSKM ITB 2012 (Rosy Andreas – Teknik Pertambangan 2009)

Deskripsi kerja

Status 

Bertanggung jawab kepada Sekretaris jenderal (Sekjen) OSKM ITB 2012

Wewenang 

Memberikan sanksi kepada oknum – oknum yang tidak menjaga kebersihan dan kenyamanan sekre OSKM ITB 2012

Tugas 

Menjaga kebersihan dan kenyamanan sekre OSKM ITB 2012

Alur kerja / Struktur Panitia Di dalam divisi BRT OSKM ITB 2012 ini dipimpin oleh satu orang kadiv yang membawahi penanggung jawab proker. Penanggung jawab program kerja melaksanakan melaksanakan program kerja yang menjadi tanggung jawabnya Jumlah sumber daya manusia No

Nama

1

Afina Nuur Farma Megaelectra

2

Dewi Kusuma Pratiwi

3

Jurusan

Jabatan

BM ’09

Staff

FI ‘09

Staff

Diah Ratna Sari

FKK ‘09

Staff

4

Mahsun Ismail

TL ‘10

Staff

5

Mohammad Mandela

FI ‘09

Staff

6

Rahmi Khoerunisa

TL ‘09

Staff

7

Riris Ayu Wulandari

ME ‘10

Staff

8

Setyo Wardoyo

ET ‘09

Staff

Jumlah SDM

8

Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Kadiv mengontrol, mengawasi, mengevaluasi secara berkala, dan memberikan arahan kepada penanggungjawab proker selaku pelaksana proker agar proker berjalan sebagaimana mestinya, sehinga tujuan divisi BRT OSKM ITB 2012 tercapai dengan baik. Ada 4 jenis proker. Diantaranya : piket sekre & inspeksi anggota BRT, pemenuhan kebutuhan logistik sekre, penyemangat, dan update timeline & tempel-tempel. Divisi BRT OSKM ITB 2012 ini berkoordinasi dengan semua bidang dan divisi yang ada di kepanitiaan OSKM ITB 2012 terkait peraturan, sanksi, dan reward agar sekre tetap bersih dan nyaman.

46 Standard Operational Procedure (SOP) SOP UMUM  Pemberitahuan rapat dan pemberitahuan setiap kegiatan yang diadakan oleh divisi BRT OSKM ITB 2012 minimal H – 1 SOP INSPEKSI  Anggota BRT yang bertugas dating pukul 09.00 WIB  Memberi tahu kembali tugas piket kepada yang piket  Mengawasi keberjalanan piket jika piket masih berlangsung  Memberi penilaian dalam bentuk point  Mengecek presensi piket Jika divisi tersebut tidak ada yang piket hingga pukul 10.00 WIB maka petugas inspeksi diwajibkan mengisi absen piket dengan keterangan bahwa divisi tersebut tidak piket  Diwajibkan menunggu di sekre hingga pukul 10.00 WIB jika divisi tersebut belum ada yang piket  Memberi laporan kepada PJ Piket mengenai keberjalanan piket hari itu maksimal pukul 12.00 WIB  Tidak diwajibkan bagi petugas inspeksi untuk membereskan sekre saat jadwal inspeksi SOP SEKRETARIAT Peraturan Sekre

Sanksi Pelanggaran

1.

Melepaskan dan meletakan alas kaki di luar sekre/pada tempat yang telah disediakan

Sepatu akan ditempatkan pada spot khusus dan akan mendapat teguran langsung

2.

Masuk sekre harus melalui pintu, tidak boleh melalui jendela

Mendapat teguran dan masuk ke dalam catatan khusus BRT

3.

Meletakan barang (jaket, tas, dan lain-lain) dengan rapih sesuai pada tempatnya termasuk sampah

Barang akan ditempatkan pada spot khusus dan akan mendapat teguran langsung

4.

Tidak diperbolehkan mengambil barang yang bukan haknya / milik divisi lain sebelum mendapat izin dari divisi yang bersangkutan

Sanksi bergantung kepada divisi yang bersangktuan

5.

Perempuan dilarang menginap. Jam malam untuk perempuan hingga pukul 23.00

Jika sudah terjadi, maka masing-masing orang yang berada di sekre pada malam itu dikenai denda sebesar Rp20.000,-

6.

Laki-laki yang menginap di sekre harus memastikan pintu dalam keadaan terkunci

Jika ada barang yang hilang maka menjadi tanggung jawab orang tersebut

7.

Tidak diperbolehkan meninggalkan tas dalam keadaan terbuka. Bila tas ditinggalkan dalam waktu yang lama maka semua barang berharga yang dapat dimasukan ke dalam saku baju (ponsel dan dompet) wajib dibawa

Jika terjadi kehilangan barang maka BRT tidak bertanggung jawab atas kehilangan tersebut

8.

Panitia yang terakhir berada di sekre wajib mematikan lampu dan peralatan listrik yang sedang bekerja (stop kontak yang masih terhubung) dan memastikan pintu terkunci

Jika ada barang yang hilang maka menjadi tanggung jawab orang tersebut dan mendapat teguran langsung

47

SOP PIKET 1.

2. 3.

4.

Piket dimulai pukul 08.00 – 09.00 WIB dan diperbolehkan jika ingin memulai lebih awal. Diwajibkan setiap divisi yang sedang piket untuk memastikan sekre bersih dan rapih pada pukul jam 09.00 WIB BRT tidak menentukan jumlah minimum anggota divisi yang bersangkutan untuk melaksanakan piket. Jadwal piket anggota dari setiap divisi ditentukan dan diatur oleh divisi tersebut. Tugas yang harus dilakukan saat jadwal piket oleh divisi yang bersangkutan adalah  Menyapu lantai  Membuang sampah jika trash bag sudah penuh  Mengeluarkan alas kaki yang berasa di dalam sekre dan merapikannya di depan pintu  Menyimpan barang – barang pada tempatnya  Menjadwalkan minimal 2 staff hari itu menjaga sekre dari jam 9.00 – 21.00 WIB Inspeksi BRT akan dilakukan jam 09.00 WIB. Jika sekre masih belum rapih maka divisi yang bersangkutan dikenai denda Rp 20.000,- yang harus dibayarkan maksimal pukul 09.00 WIB satu hari setelahnya. Jika lewat dari hari tersebut maka denda akan bertambah sebanyak Rp 1.000,setiap hari penundaan. Pembayaran denda langsung dibayarkan kepada anggota BRT. Jika denda tidak dibayarkan hingga satu minggu setelahnya, maka divisi tersebut akan mendapat ‘reward’ khusus dari BRT

Laporan kerja No 1


Laporan Kerja Piket sekre dan inspeksi anggota BRT Afina Nuur Farma Megaelectra, Mohammad Mandela, Rahmi Khoerunisa Piket membersihkan sekre dan menjaga sekre. Diinspeksi dan dinilai oleh divisi BRT OSKM ITB 2012 Menciptakan kondisi sekre OSKM yang bersih dan nyaman Piket berjalan sehingga sekre bersih dan nyaman Piket Perbidang OSKM Waktu pelaksanaan : 7 Juli-21 Juli 2012 Jadwal Piket Senin Selasa Bidang Bidang Acara Eksternal

Rabu Bidang Kreatif

Kamis Bidang Operasional

Jumat Bidang Kesekjenan

Sabtu Bidang OHU

Target :  Piket per bidang sudah selesai dilakukan sebelum pukul 09.00 WIB.  Setiap divisi yang sedang memiliki jadwal piket diwajibkan untuk menugaskan dua orang panitia yang bisa stand by dari jam 09.00-18.00. Tugas:  Menyapu  Menyimpan barang pada tempat yang telah ditentukan  Merapihkan alas kaki  Membuang sampah jika sudah terisi dua pertiga dari trash bag Konsekuensi: bidang yang tidak piket dikenakan denda sebesar Rp20.000,-

48

Data hasil piket: Nilai Piket

Bidang

7 Juli-13 Juli

14 Juli-20 Juli

OHU

3

4

Acara

2.33

4

Eksternal

0

1

Kreatif

1

2

Operasional

0

1

Kesekjenan

Tidak dilakukan penilaian

Tidak dilakukan penilaian

Keterangan nilai: 0: tidak melaksanakan piket 1: sangat kotor/berantakan 2: kotor/berantakan 3: bersih/rapih 4: sangat bersih/rapih Inspeksi Anggota BRT Inspeksi tanggal 7 Juli – 20 Juli Target : inspeksi dilaksanakan hanya satu kali dalam sehari yaitu pada pukul 09.00-10.00 WIB Tugas : pengecekkan sekre dan membantu bidang yang sedng melaksanakan tugas piket jika piket belum diselesaikan pada pukul 09.00 WIB. Evaluasi: Jadwal inspeksi tidk dapat dibuat dan dilaksanakan dengan baik dikarenakan jadwal kosong anggota BRT tidak menentu. Hal ini menyebabkan adanya anggota BRT tertentu yang melakukan inspeksi secara terus menerus tanpa adanya pergantian. Inspeksi tanggal 23 Juli-31 Juli 2012 Jadwal Piket dan Inspeksi Anggota BRT Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu Andre Mahsun Dewi Riris

Setyo Mandela Ami Riris Diah

Andre Mahsun Ami Riris Diah

Mandela Setyo Ami Afin

Mandela Setyo Afin Dewi

Mahsun Andre Dewi Afin Diah

Keterangan: Nama yang diblok kuning merupakan penanggung jawab inspeksi Target: jadwal inspeksi setiap harinya adalah tiga kali sehari oleh anggota BRT yang dilakukan secara bergilir dengan satu orang penanggung jawab setiap harinya. Tugas :  Piket membersihkan sekre dimulai pada pukul 09.00 WIB  Pengecekkan sekre pada pukul 13.00 dan 16.00 WIB. Jika sekre

49



Evaluasi





 









Saran

dalam keadaan kurang rapih maka tugas anggota BRT untuk merapihkan. Anggota BRT berada di sekre pada pukul 09.00, 13.00, dan 16.00 minimal setengah jam.

Bidang OHU, Acara, dan Kesekjenan secara keseluruhan melakukan tugas piket dengan baik dan selalu melaksanakan piket sesuai jadwal. Bidang Eksternal, Kreatif, dan Operasional melaksanakan tugas piket kurang baik seperti rendahnya tingkat kebersihan dan kerapihan sekre serta terdapat jadwal piket yang tidak terlaksana. Mayoritas Bidang yang bertugas menyelesaikan piket melebihi waktu yang ditentukan yaitu jam 09.00 WIB. Dari beberapa bidang yang tidak piket, hanya bidang Eksternal yang membayar denda sejumlah Rp20.000,- pada tanggal 10 Juli 2012. Tidak ada kejelasan mengenai pelaksanaan tugas ‘stand by’ di sekre. Hal ini dikarenakan terbatasnya anggota BRT yang available setiap harinya dalam mengontrol bidang-bidang tersebut. Terdapat tiga faktor yang menyebabkan tugas piket tidak maksimal : o Ketegasan dari anggota BRT dalam mengingatkan maupun meminta pertanggungjawaban konsekuensi (denda) sangat kurang o Kurangnya koordinasi antara anggota BRT dengan bidang lainnya perihal piket o Kesadaran seluruh anggota panitia OSKM akan kebersihan dan kerapihan sekre masih sangat minim. o Kurangnya koordinasi dari ketua bidang (kabid) kepada anggota bidangnya yang menyebabkan kabid piket sendiri tanpa bantuan anggotanya. Hal ini berpengaruh terhadap tingkat kebersihan dan kerapihan hasil piket. Mayoritas jadwal piket pada pukul 09.00 WIB terlaksana dengan baik.PJ per hari mampu mengkordinir angotanya untuk inspeksi secara bergantian. Adanya beberapa jadwal piket yang lewat dari jadwal yang telah ditentukan disebabkan oleh minimnya anggota BRT yang available pada jam tersebut. Mayoritas pengecekkan sekre terlaksana dengan baik, namun hanya beberapa anggota BRT yang available untuk berada di sekre selama setengah jam. Hal ini menyebabkan ‘penunggu’ sekre kurang jelas.

Kedepannya BRT diharapkan lebih tegas dalam memberikan sanksi dan mengingatkan pantitia OSKM ITB 2012.

50

2


Evaluasi Saran 3



4

Pelaksanaan Evaluasi Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi

Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi

Saran

Pemenuhan kebutuhan logistik sekre Mahsun Ismail Menyediakan segala macam alat dan barang yang mendukung kebersihan dan kenyamanan sekre. Menyediakan segala macam alat dan barang yang mendukung kebersihan dan kenyamanan sekre. Logistik sekre terpenuhi Terpenuhinya logistik sekre,  Galon  Pengharum ruangan  Sapu  Pengki  Trash bag  Jam dinding  Kalender  Tempat sandal Pemenuhan kebutuhan logistik sekre agak terlambat dilakukan. Kedepannya diharapkan melist dan mencari lebih awal kebutuhan logistik sekre Penyemangat Setyo Wardoyo, Dewi Kusuma Pratiwi Menjarkom kata-kata penyemangat, serta membuat kata-kata penyemangat yang nantinya akan dituliskan pada sebuah kertas yang akan ditempel pada sekre oleh PJ penempel. Meningkatkan semangat panitia OSKM ITB 2012 Jarkom penyemangat dan penempelan kata-kata penyemangat di sekre dilakukan dua kali sehari. Terlaksana dengan baik (parameter keberhasilan tercapai). Dipertahankan tahun depan. Update timeline dan menempelnya pada sekre Diah Ratna Sari, Riris Ayu Wulandari Memastikan timeline selalu update dan menempel informasi-informasi yang berkaitan dengan BRT dan juga menempel visi-misi, organigram, kata-kata penyemangat. Memastikan timeline selalu update dan menempel informasi-informasi. Penempelan informasi yang berkaitan dengan BRT, visi-misi, organigram, dan kata-kata penyemangat terlaksana 80% Semua tugas PJ penempel sudah dilakukan kecuali organigram Koordinasi dengan berbagai divisi atau bidang diharapkan lebih ditingkatkan lagi karena penempelan organigram berkaitan dengan bidang kreatif. Dalam hal ini BRT kurang bisa mengingatkan bidang kreatif untuk segera menyelesaikan organigram yang akan ditempel pada sekre. Melakukan koordinasi yang baik dengan bidang atau divisi lain di kepanitiaan OSKM ITB 2012 terutama yang berkaitan dengan proker penempelan.

51

Kendala keseluruhan Kurangnya kesadaran dari panitia OSKM ITB 2012 akan kebersihan dan kenyamanan sekre menghambat kinerja dari divisi BRT ini.

Evaluasi keseluruhan Kurangnya tindakan tegas dari divisi BRT untuk memberikan teguran atau sanksi kepada oknum-oknum yang tidak menjaga kebersihan dan kenyamanan sekre menyebabkan parameter keberhasilan dari masing-masing proker kurang tercapai.

Saran untuk kedepannya Adanya tindakan tegas dari BRT untuk memberikan teguran atau sanksi kepada oknum-oknum yang tidak menjaga kebersihan dan kenyamanan sekre.

52

LPJ BIDANG ACARA

53

LPJ KEPALA BIDANG ACARA OSKM ITB 2012 (M. Aldi Wicaksono – Teknik Kelautan 2009 ) Deskripsi Kerja

Status   

Bertanggung jawab kepada Ketua OSKM ITB 2012 Berkoordinasi dengan segenap elemen ring-1 kepanitiaan Membawahi divisi materi dan metode, koordinator lapangan , koordinator divisi, dan manajemen acara

Wewenang     

Membuat keputusan pada tataran pendidikan dan latihan OSKM ITB 2012 Mengontrol kerja korrdinator divisi dan koordinator lapangan Membuat keputusan pada tataran acara Mengontrol kerja divisi materi dan metode dan manajemen acara Menerbitkan daftar kebutuhan acara

Tugas           

Membuat linimasa kerja dari bidang acara Mengoordinasi bidang acara Membuat rundown dan mengeksekusi acara OSKM ITB 2012 Mengoordinasi dan mengakomodasi kebutuhan – kebutuhan bidang – bidang lain terkait acara Memimpin rapat bidang Melaporkan progress report dan keputusan yang telah diambil secara berkala Membuat linimasa pendidikan dan latihan Membuat konsep pendidikan dan latihan (diklat) secara keseluruhan Mengoordinasi bidang diklat Mengoordinasi dan mengakomodasi kebutuhan – kebutuhan bidang – bidang lain terkait pendidikan dan latihan (diklat) Menyusun kurikulum mencakup materi dan metode OSKM 2012

Alur Kerja / Struktur Panitia Kabid Acara

Sekretaris

Kadiv Materi Metode (Mamet)

Kadiv Manajemen Acara

Koordiv Tata Tertib Kelompok (Taplok)

Bendahara

Koordiv Medik

Koordiv Keamanan

Koordiv Tata Disiplin (Tadis)

Koordinator Lapangan

Kasubdiv Opening-Closing (Opclose)

Komandan Lapangan Taplok

Kasubdiv Seminar

Komandan Lapangan Medik Komandan Lapangan keamanan

54

Jumlah Sumber Daya Manusia No

Nama

Jurusan KL ’09

Jabatan

1

M. Aldi Wicaksono

Kepala Bidang Acara

2

Fatimah Az Zahra Shodiq

MRI ‘10


3

Amelia

ME ‘10


4

Rafika

TK ‘10

Bendahara Bidang Acara

6

Diani Pavitri Rahasta

IF ‘09

Ketua Divisi Materi & Metode

7

Andhika Nugraha

IF ‘10

Ketua Divisi Manajemen Acara

8

Kania Azrina

IF ‘10

Koord. Divisi Opening Closing

9

Laksamana Rayhan

TK ‘20

Koord. Divisi Seminar

10

Muhammad Irham

TG ‘10

Koordiv Keamanan

11

Rochenry

AE ‘10

Koordiv Tata Tertib Kelompok

12

Rachmantara Tri Chandi

TG ‘10

Koordiv Tata Tertib Medik

13

Gusmilan Pratianto

GD ‘09

Koordiv Tata Disiplin

14

Ida B. Gd. Sumbranang A. W

MG ‘10


15

Abdurrahman F. H. Luthan

TK ‘10

Komandan Lapangan

16

M. Jeffry Giranza

GL ‘10

Komandan Lapangan

17

Rezky Khairun Z.

EP ‘10

Komandan Lapangan

Jumlah SDM

17

Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Bidang acara OSKM 2012 merupakan bidang yang bertanggungjawab terhadap kesuluruhan rangkaian kegiatan OSKM 2012 mulai dari pengonsepan, pelaksanaan, hingga evaluasi keberjalanan dan ketercapaian kejaran OSKM 2012. Bidang acara memiliki 4 fungsi utama di bawahnya dimana fungsi-fungsi tersebut didelegasikan ke dalam 4 divisi, yaitu : 1. 2. 3. 4.

Merumuskan materi dan metode OSKM 2012  Divisi Materi dan Metode Mempersiapkan panitia lapangan untuk pelaksanaan kegiatan hari-h OSKM 2012  Divisi Lapangan (Tata Tertib Kelompok, Tata Tertib Medik, Tata Tertib Keamanan) Mengkoordinasikan dan mengatur keseluruhan teknis dan eksekusi lapangan di hari-h OSKM 2012  Komandan Lapangan Mengkoordinasikan, mangatur, dan mengakomodasi keseluruhan kebutuhan pelaksanaan kegiatan di hari-h OSKM  Divisi Manajemen Acara

Di bawah divisi manajemen acara, terdapat 2 divisi dengan fungsi yang sama dengan divisi manajemen acara namun khusus untuk mengurus mata acara tertentu dari kegiatan OSKM 2012, yaitu divisi opening-closing dan divisi seminar. Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, ketua bidang acara dibantu oleh sekretaris dan bendahara bidang acara. Fungsi sekretaris dan bendahara tersebut adalah untuk mengurus hal-hal yang berkaitan dengan admininstrasi, kesekretariatan, dan pengarsipan dokumen acara.

55

Setiap divisi di bawah bidang acara juga memiliki perangkat kepanitiaan yang membantu ketua divisi masingmasing dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Koordinasi dan komunikasi dalam internal bidang acara dilakukan secara intens baik itu formal maupun informal. Koordinasi dan komunikasi antara bidang acara dan bidang lainnya juga dilakukan secara rutin. 1.

Masa persiapan OSKM 2012 : Masa persiapan OSKM terbagi ke dalam 2 fase, yaitu masa diklat terpusat dan diklat divisi. a)

Pada masa diklat terpusat, pembagian kerja adalah sebagai berikut : Divisi Materi dan Metode

:

Materi dan metode diklat terpusat telah selesai dikonsep sebelum diklat terpusat dimulai. Pada masa diklat terpusat, divisi materi metode menyiapkan beberpa TOR untuk diklat terpusat yaitu : TOR materi, TOR eksekusi, TOR tugas, TOR penilaian tugas, soal tes akhir, dan TOR penilaian tes akhir. TOR tersebut merupakan referensi dan acuan dalam pelaksanaan dan evaluasi keberterimaan materi diklat terpusat OSKM 2012.

Divisi Manajemen Acara

:

Divisi manajemen acara bertugas mengkoordinasikan, mangatur, dan mengakomodasi keseluruhan kebutuhan pelaksanaan diklat terpusat, sesuai arahan dari ketua bidang acara. Selain itu, divisi manajemen acara juga mulai mebuat rundown hari-h OSKM berdasarkan arahan dan gambaran umum hari-h yang dibuat oleh ketua bidang acara.

 Divisi Opening-Closing

:

Divisi opening-closing membuat konsep opening dan closing OSKM 2012 berdasarkan arahan dan gambaran umum opening-closing yang dibuat oleh ketua bidang acara.

 Divisi Seminar

:

Divisi seminar melakukan persiapan pelaksanaan seminar yang merupakan salah satu metode penyampaian materi diklat terpusat. Kegiatan persiapan tersebut termasuk penetapan tempat, menghubungi pembicara, serta mengatur dan menyiapkan semua kebutuhan pelaksanaan seminar.

:

Para pendiklat divisi lapangan yang terdiri dari Tata Tertib Kelompok, Tata Tertib Medik, dan Tata Tertib Keamanan merupakan eksekutor agenda diklat terpusat, sesuai dengan job description masing-masing. Selain itu, pada masa diklat terpusat, pendiklat divisi lapangan melakukan persiapan untuk pelaksanaan diklat divisi lapangan.

Divisi Lapangan (Pendiklat)

56

Komandan Lapangan

:

Komandan lapangan merupakan pemimpin tertinggi dalam eksekusi / pelaksanaan diklat terpusat. Komandan lapangan bertanggungjawab untuk mengkoordinasikan dan mengatur keseluruhan teknis dan eksekusi lapangan pada hari diklat terpusat. Dalam masa diklat terpusat, komandan lapangan juga menjalani sekolah komandan lapangan pada waktu-waktu dimana tidak ada diklat.

b) Pada masa diklat divisi, pembagian kerja adalah sebagai berikut : Divisi Materi dan Metode

:

Pada masa diklat terpusat, divisi materi dan metode menyiapkan beberapa TOR untuk hari-h OSKM, yaitu : TOR materi, TOR eksekusi, TOR tugas, dan TOR penilaian tugas. TOR tersebut merupakan referensi dan acuan dalam pelaksanaan dan evaluasi keberterimaan materi OSKM 2012.


:

Divisi manajemen acara menyelesaikan pembuatan rundown hari-h OSKM berdasarkan arahan dan gambaran umum hari-h yang dibuat oleh ketua bidang acara. Kemudian divisi manajemen acara menyiapkan kebutuhan-kebutuhan untuk pelaksanaan hari-h OSKM.


:

Divisi opening-closing membuat detail konsep opening dan closing OSKM 2012 berdasarkan arahan dan gambaran umum opening-closing yang dibuat oleh ketua bidang acara. Divisi opening-closing mulai melakukan latihan dan koordinasi dengan pihak-pihak terkait, serta mulai mempersiapkan kebutuhan-kebutuhan pelaksanaan opening-closing OSKM 2012.

 Divisi Seminar

:

Divisi seminar melakukan persiapan pelaksanaan seminar yang merupakan salah satu metode penyampaian materi OSKM 2012. Kegiatan persiapan tersebut termasuk penetapan tempat, menghubungi pembicara, serta mengatur dan menyiapkan semua kebutuhan pelaksanaan seminar.

Divisi Lapangan (Pendiklat)

:

Para pendiklat divisi lapangan yang terdiri dari Tata Tertib Kelompok, Tata Tertib Medik, dan Tata Tertib Keamanan melakukan diklat divisi lapangan untuk mempersiapkan calon panitia lapangan OSKM 2012 agar memiliki skill dan kemampuan lapangan yang dibutuhkan dalam pelaksanaan OSKM 2012, sesuai dengan job description masing-masing.

Komandan Lapangan

:

Komandan lapangan memantau dan mengawasi keberjalanan diklat divisi lapangan. Selain itu komandan lapangan juga memberi masukan dan pertimbangan

57

mengenai kemampuan lapangan yang dilatih dalam masa diklat divisi lapangan. Pencapaian dan perkembangan panitia lapangan dipantau dan dievaluasi oleh komandan lapangan dan pendiklat divisi lapangan. Komandan lapangan juga mempersiapkan rencana lapangan untuk hari-h OSKM berdasarkan arahan dan gambaran umum hari-h yang dibuat oleh ketua bidang acara. Selain itu, komandan lapangan juga mengadakan rapat persiapan bersama divisi manajemen acara untuk membahas rundown dan kebutuhan pelaksanaan hari-h OSKM 2012. 2.

Hari-H OSKM 2012 : Pada hari-h OSKM 2012, pembagian kerja adalah sebagai berikut : Divisi Materi dan Metode

:

Divisi materi dan metode memimpin briefing materi dan memberikan arahan pelaksanaan metode penyampaian materi kepada pihak-pihak yang terlibat dalam penyampaian materi tersebut. Selain itu, divisi materi metode memantau dan mengontrol pelaksanaan penyampaian materi OSKM 2012. Kemudian, rekap penilaian tugas dievaluasi sesuai dengan kejaran dan parameter keberterimaan materi.


:

Divisi manajemen bersama komandan lapangan berkoordinasi dalam mengatur keberjalanan setiap mata acara OSKM 2012. Divisi manajemen acara bertugas mengakomodasi keseluruhan kebutuhan pelaksanaan kegiatan OSKM 2012 sehingga acara dapat berjalan dengan lancar sesuai rencana. Divisi manajemen acara berkoordinasi dengan pihak-pihak yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan OSKM 2012.

:

Divisi opening-closing melakukan gladi dan persiapan akhir pelaksanaan opening dan closing OSKM 2012. Divisi opening-closing berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait, serta mempersiapkan segala kebutuhan-kebutuhan pelaksanaan opening-closing agar acara opening dan closing OSKM 2012 dapat berjalan lancar sesuai rencana. Pada pelaksanaannya, divisi opening-closing berkoordinasi dengan komandan lapangan dan divisi manajemen acara, mengatur keseluruhan rangkaian acara opening dan closing OSKM 2012.

:

Divisi seminar berkoordinasi dengan komandan lapangan dan divisi manajemen acara, mengatur pelaksanaan seminar yang merupakan salah satu metode penyampaian materi OSKM 2012. Divisi seminar melakukan briefing dengan pembicara dan moderator terkait pelaksanaan




Divisi Seminar

58

seminar. Divisi seminar juga menjadi LO pembicara dan menyiapkan semua kebutuhan pelaksanaan seminar. Divisi Lapangan

:

Divisi lapangan yang terdiri dari Tata Tertib Kelompok, Tata Tertib Medik, dan Tata Tertib Keamanan merupakan eksekutor lapangan dan pelaksana seluruh rangkaian kegiatan OSKM 2012, sesuai dengan job description masing-masing. Anggota divisi lapangan yang dimaksud adalah seluruh panitia lapangan yang telah mengikuti diklat terpusat dan diklat divisi lapangan dan dinyatakan lulus dan dilantik sebagai panitia lapangan OSKM 2012.

Komandan Lapangan

:

Komandan lapangan merupakan pemimpin tertinggi dalam eksekusi / pelaksanaan kegiatan OSKM 2012. Komandan lapangan bertanggungjawab untuk mengkoordinasikan dan mengatur keseluruhan teknis dan eksekusi lapangan pada hari-h OSKM 2012. Dalam menjalankan tugasnya, komandan lapangan berkoordinasi dengan divisi manajemen acara dan dibantu oleh seluruh panitia lapangan OSKM 2012.

Standard Operational Procedure (SOP) SOP Gambaran Umum Hari-H OSKM 2012 1. Gambaran umum hari-h OSKM 2012 merupakan arahan dan acuan untuk divisi-divisi di bawah bidang acara dalam pengonsepan acara OSKM 2012. 2. Gambaran umum hari-h OSKM 2012 mencakup materi dan metode OSKM 2012 berikut alur penyampaiannya, analisis kondisi hari-h OSKM 2012, dan alur acara OSKM secara keseluruhan. 3. Gambaran umum hari-h OSKM 2012 disosialisasikan dalam suatu rapat bidang acara yang dihadiri oleh seluruh divisi di bawah bidang acara. 4. Gambaran umum hari-h kemudian diolah menjadi detail acara yang bersifat teknis oleh divisi-divisi di bawah bidang acara sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing divisi. SOP Diklat Terpusat 1. Divisi materi dan metode mempersiapkan kebutuhan TOR untuk diklat terpusat yaitu : TOR materi, TOR eksekusi, TOR tugas, dan TOR penilaian tugas. 2. Ketua bidang acara membuat gambaran umum hari diklat terpusat berdasarkan alur penyampaian materi dan metode diklat terpusat yang telah disusun sebelumnya oleh divisi materi dan metode. 3. Gambaran umum diklat terpusat mencakup alur acara diklat, metode penyampaian materi, kebutuhan diklat, dan tugas diklat. 4. Gambaran umum diklat terpusat dibuat dalam bentuk softcopy. 5. Gambaran umum diklat didiskusikan bersama divisi-divisi di bawah bidang acara. 6. Komandan lapangan membuat teknis lapangan diklat terpusat berdasarkan gambaran umum diklat. 7. Divisi manajemen acara mengakomodasi dan mempersiapkan semua kebutuhan diklat terpusat berdasarkan gambaran umum diklat terpusat. 8. Pelaksanaan diklat terpusat dipimpin langsung oleh komandan lapangan mulai dari briefing, pelaksanaan, dan evaluasi.

59

9.

Pelaksana lapangan diklat terpusat adalah komandan lapangan dengan dibantu oleh para pendiklat divisi lapangan. 10. Divisi materi dan metode memantau, mengontrol, dan mengevaluasi penyampaian materi dan efektifitas metode penyampaian materi diklat terpusat. 11. Ketua bidang acara memantau, mengontrol, dan mengevaluasi keseluruhan acara diklat terpusat. 12. Briefing dan evaluasi dihadiri oleh ketua bidang acara, komandan lapangan, divisi lapangan, divisi materi metode, dan divisi manajemen acara. SOP Diklat Divisi Lapangan 1. Kurikulum diklat divisi lapangan dibuat oleh divisi lapangan masing-masing (Tata Tertib Kelompok, Tata Tertib Medik, dan Tata Tertib Keamanan) berdasarkan gambaran umum hari-h OSKM 2012 dan kurikulum divisi lapangan tahun-tahun sebelumnya. 2. Pelaksanaan diklat divisi lapangan dipegang langsung oleh pendiklat tiap divisi lapangan dan komandan lapangan. 3. Briefing, pelaksanaan, dan evaluasi diklat divisi lapangan dihadiri oleh pendiklat divisi lapangan masingmasing dan komandan lapangan. 4. Timeline diklat divisi lapangan diatur oleh masing-masing divisi lapangan berdasarkan kebutuhan. 5. Kebutuhan pelaksanaan diklat divisi lapangan diajukan kepada ketua bidang acara minimal 1 hari sebelum pelaksanaan diklat divisi lapangan. 6. Setiap divisi lapangan wajib melakukan back-up materi diklat terpusat OSKM 2012 dengan metode yang diserahkan kepada masing-masing divisi lapangan. SOP Simulasi Lapangan 1. Yang dimaksud dengan simulasi lapangan OSKM 2012 adalah simualsi yang diikuti oleh seluruh divisi lapangan OSKM 2012. 2. Simulasi lapangan dilakukan berdasarkan kebutuhan lapangan serta mengacu pada gambaran umum hari-h OSKM 2012. 3. Materi simulasi lapangan disusun oleh komandan lapangan OSKM 2012. 4. Simulasi lapangan dipimpin langsung oleh komandan lapangan OSKM 2012. 5. Simulasi lapangan dilakukan setelah diklat terpusat dan diklat divisi lapangan berakhir. SOP Pendistribusian Divisi 1. Mekanisme pendistribusian divisi dibahas dan dibicarakan oleh ketua OSKM 2012 dan seluruh panitia inti OSKM 2012. 2. Pendistribusian divisi dilakukan setelah diklat terpusat berakhir dan calon panitia OSKM 2012 mengikuti tes materi diklat terpusat. 3. Calon panitia yang tidak pernah mengikuti diklat terpusat dan tidak pernah mengerjakan tugas diklat terpusat, tidak diperkenankan menjadi panitia OSKM 2012. 4. Setiap calon panitia OSKM memilih 3 divisi yang berbeda sebagai acuan pendistribusian divisi. 5. Pendistribusian divisi didasarkan pada minat dari calon panitia OSKM 2012, kebutuhan SDM tiap-tiap divisi, dan nilai kumulatif (kehadiran, nilai tugas, tes akhir) calon panitia OSKM 2012. Dapat dikatakan, seleksi hanya terjadi apabila jumlah peminat suatu divisi melebihi jumlah kuota divisi tersebut. 6. Setelah dilakukan pendistribusian divisi, calon panitia OSKM 2012 merupakan tanggung jawab ketua bidang dan ketua divisinya masing-masing. Penekanan komitmen sebagai panitia OSKM 2012 dan backup materi diklat terpusat diserahkan kepada ketua divisi masing-masing. 7. Untuk divisi lapangan, dilakukan seleksi kembali dalam hal materi dan teknis. Mekanisme seleksi diserahkan kepada masing-masing divisi lapangan. Jika calon panitia lapangan tidak memenuhi kualifikasi, maka calon panitia tersebut tidak diperkenankan menjadi panitia OSKM 2012.

60

8.

Jika ada calon panitia OSKM 2012 yang ingin pindah divisi, maka mekanismenya adalah berkoordinasi dengan MSDM OSKM 2012 dan ketua divisi yang bersangkutan. Keputusan boleh pindah divisi atau tidak ditentukan oleh MSDM OSKM 2012 dan ketua divisi yang bersangkutan.

Laporan Kerja No 1 Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi


Saran

2



Pelaksanaan

Laporan Kerja Rapat Bidang Acara Ketua Bidang Acara Rapat bidang acara merupakan rapat yang diadakan untuk koordinasi divisidivisi di bawah bidang acara. Agenda yang dibahas mencakup evaluasi kinerja, kendala yang dihadapi, rencana ke depan, dan penjelasan arahan. Koordinasi, evaluasi kinerja, pembahasan rencana ke depan, dan penjelasan arahan. Rapat bidang acara terlaksana minimal 4 kali per bulan. (Asumsi : minimal 1 kali rapat per minggu) Rapat bidang acara dilakukan lebih dari 4 kali per bulan. Pada masa diklat terpusat, rapat bidang acara cukup sering dilakukan. Rapat bidang acara tidak dijadwalkan secara rutin, namun dilakukan berdasarkan kebutuhan dan kehendak ketua bidang acara. Beberapa kali rapat terlambat mulai akibat keterlambatan peserta rapat. Terkadang ada ketua divisi yang tidak datang rapat akibat kesibukan OSKM maupun agenda lainnya. Pengaturan jadwal, pelaksanaan, dan pengontrolannya sangatlah penting, mengingat urgensi dari rapat bidang acara. Komitmen dan kedisiplinan harus diterapkan agar rapat dapat efektif dan efisien. Jika rapat tidak terlaksana, fungsi koordinasi harus tetap terlaksana. Seleksi Koordonator Divisi Lapangan Ketua Bidang Acara Seleksi koordinator divisi lapangan merupakan mekanisme pemilihan koordinator divisi lapangan yang dilakukan pada masa awal kepanitiaan untuk mempersiapkan kebutuhan diklat terpusat dan diklat divisi lapangan OSKM 2012. Memilih koordinator divisi lapangan Terpilihnya 3 orang koordinator divisi lapangan dengan rincian sebagai berikut : 1 orang koordinator divisi Tata Tertib Kelompok, 1 orang koordinator divisi Tata Tertib Medik, dan 1 orang koordinator divisi Tata Tertib Keamanan. Seleksi koordinator divisi lapangan dilakukan pada masa awal kepanitiaan OSKM 2012. Jumlah pendaftar keseluruhan ada 4 orang dengan rincian sebagai berikut : 2 orang mendaftar sebagai koordinator divisi Tata Tertib Kelompok, 1 orang mendaftar sebagai koordinator divisi Tata Tertib Medik, dan 1 orang mendaftar sebagai koordinator divisi Tata Tertib Keamanan. Seleksi dilakukan dengan mekanisme wawancara oleh ketua OSKM 2012, ketua bidang acara OSKM 2012, dan koordinator divisi lapangan PROKM 2011. Kemudian dilakukan pula hearing kepada para calon pendiklat divisi

61

lapangan. Evaluasi

Saran

3



Memilih komandan lapangan Terpilihnya 4 orang komandan lapangan

Pelaksanaan

Seleksi komandan lapangan dilakukan pada masa awal kepanitiaan OSKM 2012 selama 6 hari. Seleksi komandan lapangan dilakukan dengan beberapa mekanisme tes yang ditentukan oleh ketua bidang acara dan dibantu oleh beberapa komandan lapangan OSKM, INKM, dan PROKM sebelumnya. Jumlah pendaftar keseluruhan ada 11 orang. Pada masa seleksi, 3 orang calon komandan lapangan mengundurkan diri sehingga tersisa 8 calon komandan lapangan. Dipilih 4 orang komandan lapangan dengan berbagai pertimbangan hasil tes dan pandangan subjektif dari ketua OSKM 2012, ketua bidang acara OSKM 2012, dan beberapa komandan lapangan OSKM, INKM, dan PROKM sebelumnya. Ada beberapa kendala teknis karena kurang matangnya persiapan seleksi

Evaluasi Saran

4

Hearing yang dilakukan tidak mencapai kuorum (calon pendiklat yang datang tidak seusai jumlah yang ditargetkan). Hearing untuk koordinator divisi tata tertib kelompok bahkan sempat beberapa kali dibatalkan karena peserta hearing yang datang jumlahnya jauh dari kuorum yang ditentukan. Jumlah pendaftar koordinator divisi lapangan sedikit (pas-pasan), sehingga kurang adanya pembanding dalam mekanisme seleksi. Koordinator divisi lapangan sebaiknya merupakan orang yang mampu merangkul dan menumbuhkan komitmen calon-calon pendiklat. Hearing yang tidak kuorum bisa berarti kurangnya semangat calon-calon pendiklat. Untuk itu, dibutuhkan koordinator divisi lapangan yang mampu merangkul serta munumbuhkan semangat para calon pendiklat untuk berpartisipasi dalam kegiatan diklat OSKM. Seleksi Komandan Lapangan Ketua Bidang Acara Seleksi komandan lapangan merupakan mekanisme pemilihan komandan lapangan yang merupakan pemimpin tertinggi pada saat eksekusi dan pelaksanaan kegiatan OSKM 2012.



Mekanisme pemilihan komandan lapangan harus didasarkan pada kebutuhan OSKM. Pada pelaksanaan seleksi, sebisa mungkin persiapan harus dilakukan dengan matang sehingga kendala teknis dapat diminimalisir. Sekolah Komandan Lapangan Ketua Bidang Acara Sekolah komandan lapangan merupakan media pembelajaran dan peningkatan kapasitas komandan lapangan terpilih agar siap memimpin pelaksanaan OSKM 2012. Memberikan pembelajaran dan meningkatkan kapasitas komandan lapangan agar siap memimpin pelaksanaan OSKM 2012 Seluruh materi pembelajaran dalam kurikulum sekolah komandan lapangan tersampaikan Sekolah komandan lapangan OSKM 2012 dimulai setelah komandan lapangan OSKM 2012 terpilih melalui mekanisme seleksi. Sekolah komandan

62

Evaluasi

Saran

5



Evaluasi

Saran

lapangan dilakukan selama kurang lebih 3 minggu. Pelaksanaan sekolah komandan lapangan dibantu oleh Resimen Mahasiswa Yon 1 ITB, STEMA ITB, Kementrian Kebijakan Nasional Kabinet KM ITB, dan PSIK ITB sebagai pemberi materi. Durasi sekolah komandan lapangan terlalu lama sehingga agenda komandan lapangan jadi sangat padat dan beberapa kali ada agenda sekolah komandan lapangan yang bertabrakan dengan agenda diklat OSKM. Sekolah komandan lapangan juga terlambat mulai karena kesibukan di awal masa diklat terpusat. Sulitnya menyesuaikan waktu antara agenda OSKM dengan fasilitator sekolah menyebabkan durasi sekolah menjadi terlalu panjang dan seringkali kegiatan sekolah komandan lapangan dilakukan malam hari. Sebisa mungkin agenda sekolah komandan lapangan jangan sampai mengganggu agenda OSKM. Jika ada agenda yang berbenturan, agenda OSKM harus diprioritaskan. Pengaturan jadwal dan efektifitas waktu sekolah harus diperhatikan dan dikelola dengan baik. Penyusunan Gambaran Acara Hari-H OSKM Ketua Bidang Acara Penyusunan gambaran acara hari-h OSKM merupakan penyusunan rangkaian kegiatan hari-h secara umum berdasarkan arahan kabinet, analisis kondisi, serta kebutuhan materi dan metode yang dirumuskan berikut flow/alur penyampaiannya serta impresi yang ingin ditimbulkan. Gambaran acara hari-h OSKM kemudian akan diperdetail menjadi sebuah rundown berikut kebutuhan-kebutuhannya oleh divisi manajemen acara. Memberikan gambaran acara hari-h OSKM sebagai arahan untuk persiapan dan pelaksanaan acara OSKM 2012 Gambaran acara hari-h OSKM 2012 selesai dirumuskan sebelum diklat terpusat dimulai Gambaran acara hari-h OSKM 2012 telah selesai dirumuskan sebelum diklat terpusat dimulai, namun gambaran tersebut masih bersifat sangat umum dan masih banyak kemungkinan perubahan yang terjadi. Secara umum, gambaran acara hari-h tersebut telah cukup merepresentasikan arahan kabinet, analisis kondisi, serta materi dan metode yang dirumuskan berikut flow/alur penyampaiannya serta impresi yang ingin ditimbulkan. Banyak perubahan kondisi disebabkan oleh kebijakan pihak rektorat yang berubah-ubah sehingga sedikit banyak mengubah gambaran acara hari-h OSKM. Perubahan-perubahan tersebut terus terjadi hingga h-14 OSKM. Pada akhirnya pengonsepan hari-h OSKM dilaksanakan paralel dengan pelaksanaan diklat divisi maupun terpusat. Ketua bidang acara terlambat bergabung dengan kepanitiaan OSKM sehingga ada beberapa pengonsepan yang tidak diikuti. Akibatnya alur pengonsepan acara sedikit berantakan dan tidak terkoordinasi. Sebaiknya semua konsep acara dapat diselesaikan dan difixkan sebelum pengonsepan diklat terpusat maupun diklat divisi. Pada dasaranya, diklat dilakukan untuk persiapan dan untuk menjawab kebutuhan hari-h OSKM. Setidaknya gambaran umum hari-h sudah harus selesai sebelum pengonsepan diklat agar pelaksanaan diklat sesuai dan mengkomodir kebutuhan hari-h OSKM. Siapkan beberapa plan yang mungkin terjadi dan semua plan tersebut harus disiapkan saat diklat. Jika ada perubahan konsep

63

6


Tujuan

Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Saran

7


Tujuan


Saran

8


Tujuan

acara saat diklat berlangsung, maka harus dilakukan penyesuaian agar diklat tetap menjawab kebutuhan acara OSKM. Pembuatan Progress Report Mingguan Ketua Bidang Acara Progress report mingguan meliputi laporan apa saja yang telah dilakukan selama seminggu sebelumnya dan apa saja yang akan dilakukan dalam seminggu berikutnya Merupakan sarana evaluasi agar kinerja bidang acara dapat terpantau dengan baik sehingga mampu menghadapi kendala-kendala yang ada dan mengantisipasi masalah yang mungkin terjadi. Selain itu, ini juga dilakukan untuk pemantauan rencana mingguan apakah memenuhi target atau tidak. Progress report mingguan selesai dibuat dan dikumpulkan sesuai waktu yang ditentukan Progress report dikumpulkan tiap minggu Beberapa kali progress report mingguan terlambat dikumpulkan karena terlambat selesai akibat padatnya kegiatan OSKM Sebisa mungkin progress report mingguan diselesaikan dan dikumpulkan tepat waktu. Perlu adanya penekanan kedisiplinan terhadap hal tersebut agar keterlambatan pengumpulan progress report mingguan dapat diminimalisir. Penyusunan RAB Bidang Acara Ketua Bidang Acara Pembuatan rincian RAB bidang acara yang hanya meliputi kebutuhan anggaran bidang (tidak termasuk kebutuhan divisi di bawah bidang acara). RAB dari divisi di bawah bidang acara disusun oleh ketua divisi masingmasing. Kemudian seluruh RAB bidang acara maupun RAB divisi di bawah bidang acara direkap menjadi satu kesatuan. Menyusun RAB bidang acara untuk memberikan gambaran kebutuhan bidang acara, agar anggaran dapat disiapkan sehingga pada pelaksanaannya, kebutuhan anggaran tidak menjadi kendala RAB bidang acara selesai disusun RAB bidang acara dapat disusun namun hanya secara umum dan tidak terperinci Ada beberapa kebutuhan yang tidak masuk ke dalam RAB akibat tidak terprediksi saat penyusunan RAB. Ada juga beberapa hal yang di luar perencanaan sehingga peruntukan anggaran tidak sesuai RAB yang disusun di awal. Sebaiknya, RAB disusun dengan baik sejak awal. Sebisa mungkin RAB tersebut direncanakan dan dibuat secara detail dan terperinci dengan mempertimbangkan segala kebutuhan dan kemungkinan. Sinkronisasi Timeline dan Kebutuhan Diklat Divisi Lapangan Ketua Bidang Acara Melakukan sinkronisasi timeline serta kebutuhan diklat divisi lapangan (daftar tempat yang digunakan, kebutuhan logistik, dll) Melakukan sinkronisasi jadwal diklat divisi lapangan, serta mempersiapkan

64


Saran

9



Saran

10 Nama Kegiatan Penanggung Jawab

segala kebutuhannya agar tidak ada kendala non-teknis selama pelaksanaan diklat divisi lapangan Tersusunnya timeline dan kebutuhan diklat divisi lapangan dalam bentuk softcopy Timeline dan kebutuhan diklat divisi lapangan tersusun, namun kurang lengkap. Beberapa kali pelaksanaan diklat divisi lapangan tidak sesuai dengan jadwal yang telah disusun dalam timeline diklat. Hal ini disebabkan oleh berbagai kondisi dan atau kendala yang terjadi di divisi lapangan masing-masing. Pernah terjadi miss communication sehingga tempat yang digunakan untuk diklat suatu divisi lapangan ternyata tidak bisa digunakan karena ada diklat divisi lapangan lain yang pelaksanaannya bersamaan. Timeline diklat divisi lapangan harus disusun dan direncanakan dengan baik. Begitu juga dengan kebutuhan diklat. Sebisa mungkin tidak ada perubahan jadwal diklat. Maka dari itu, semua kondisi dan kendala yang mungkin terjadi harus dapat direncanakan antisipasi dan alternatif solusinya. Koordinasi perlu dilakukan dengan baik agar tidak terjadi miss communication. Fungsi koordinasi ada pada ketua bidang acara. Seharusnya semua jadwal diklat divisi lapangan dan kebutuhan diklat terkoordinasi dan terencana dengan baik sehingga pelaksanaan diklat divisi lapangan dapat berjalan dengan lancar. Penyusunan Agenda Harian dan Kebutuhan Harian Diklat Terpusat Ketua Bidang Acara Penyusunan agenda harian dan kebutuhan harian diklat terpusat meliputi segala aktivitas yang akan dilaksanakan pada hari diklat terpusat OSKM 2012 dan kebutuhan pelaksanaan diklat terpusat (kebutuhan tempat, kebutuhan logistik,dll). Hal tersebut merupakan acuan dalam pembuatan teknis lapangan dan persiapan kebutuhan diklat terpusat OSKM 2012. Memberikan gambaran umum tentang agenda harian dan kebutuhan harian diklat terpusat Tersusunnya agenda harian dan kebutuhan harian diklat terpusat dalam bentuk softcopy Agenda harian dan kebutuhan harian diklat terpusat tersusun paling lambat 1 hari sebelum pelaksanaan diklat Beberapa kali kebutuhan diklat tidak terdata dengan detail dan terperinci sehingga tidak disiapkan sebelumnya dan hal tersebut baru disadari saat pelaksanaan diklat. Beberapa kali kebutuhan diklat terpusat tidak terkoordinasi dengan stakeholder OSKM yang bersangkutan sehingga kebutuhan tersebut tidak siap saat dibutuhkan. Sebisa mungkin, agenda harian dan kebutuhan harian diklat terpusat tersusun secara detail dan terperinci. Ketika telah selesai disusun, segera koordinasikan agenda harian kepada komandan lapangan agar dapat segera dibuat teknis lapangannya. Agenda dan kebutuhan harian tersebut juga harus segera dikoordinasikan dengan divisi manajemen acara agar kebutuhan diklat dapat segera disiapkan. Penyusunan Laporan Diklat Terpusat Ketua Bidang Acara

65

Deskripsi


Evaluasi

Saran

11 Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi

Tujuan

Parameter Keberhasilan Pelaksanaan

Evaluasi Saran

Laporan diklat terpusat merupakan keseluruhan laporan pelaksanaan diklat mulai dari materi yang disampaikan, metode penyampaian materi, dan metode evaluasi keberterimaan materi serta rekap data penilaian (kehadiran, tugas, dan tes akhir) calon panitia OSKM 2012. Data penilaian calon panitia OSKM menjadi salah satu acuan pendistribusian calon panitia OSKM ke dalam divisi di kepanitiaan OSKM 2012. Menyusun laporan keberjalanan diklat, ketersampaian, dan keberterimaan materi diklat terpusat OSKM 2012 Tersusunnya laporan keberjalanan diklat, ketersampaian, dan keberterimaan materi diklat terpusat OSKM 2012 dalam bentuk softcopy Laporan diklat terpusat dan rekap data penilaian keseluruhan dapat diselesaikan beberapa hari setelah diklat terpusat berakhir dan setelah dilakukan tes akhir. Terdapat rekap data penilaian keseluruhan calon panitia OSKM 2012 dan rekap data penilaian per himpunan. Laporan diklat terpusat dan rekap data penilaian terlambat selesai akibat banyaknya data yang harus direkap dan dirapikan. Rekap penilaian tugas menumpuk di akhir dikarenakan penilaian tugas ditunda-tunda. Sebisa mungkin laporan diklat terpusat dapat diselesaikan segera setelah diklat terpusat berakhir dan setelah tes akhir dilakukan. Sebaiknya perekapan data penilaian tugas jangan ditunda agar pekerjaan tidak menumpuk. Forum Bidang Acara Ketua Bidang Acara Forum bidang acara merupakan forum bersama masa kampus yang dilakukan untuk menarik masukan dari masa kampus, menampung pendapat masa kampus, dan mensosialisasikan segala hal yang berkaitan dengan acara OSKM 2012 kepada masa kampus. Menarik masukan dari masa kampus, menampung pendapat masa kampus, dan mensosialisasikan segala hal yang berkaitan dengan acara OSKM 2012 kepada masa kampus. Forum terlaksana Forum dilaksanakan sesuai kebutuhan. Forum-forum bidang acara yang dilakukan antara lain untuk pembahasan materi metode hari-h OSKM, materi metode diklat terpusat, dan opening-closing OSKM 2012. Ada beberapa forum yang materi pembahasannya belum siap diforumkan sehingga forum kurang efektif dan efisien. Sebaiknya materi pembahasan yang akan diforumkan sudah siap sehingga forum yang dilakukan efektif dan efisien.

66 Kendala Keseluruhan 

Kebijakan rektorat terkait OSKM 2012 cukup menyulitkan bidang acara dikarenakan keputusan yang berubah-ubah sehingga konsep acara harus terus menyesuaikan.



Perubahan struktur kepanitiaan yang terjadi di awal kepanitiaan OSKM dan ketidakjelasan job description mengakibatkan terjadinya tumpang tindih tugas dan wewenang dalam internal bidang acara. Ketidakjelasan job description tersebut juga mengakibatkan ketidakefektifan kinerja beberapa divisi di bawah bidang acara pada masa awal kepanitiaan.



Minimnya SDM bidang acara sehingga tugas bidang acara di-handle hanya oleh beberapa orang



Banyaknya tugas bidang acara dalam masa diklat terpusat dan minimnya SDM bidang acara membuat padatnya agenda sehingga pengerjaan tugas kurang fokus dan SDM yang ada cukup kewalahan


Koordinasi dan komunikasi dalam internal bidang acara kurang intens disebabkan karena ketua bidang acara dan kadiv-kadiv di bawah bidang acara sibuk dengan tugasnya masing-masing. Namun demikian, fungsi koordinasi harus terus berjalan dengan baik dan di sinilah peran ketua bidang acara yaitu dalam mengkoordinasikan divisi-divisi yang ada di bawah bidang acara.



Komitmen dan kedisiplinan anggota bidang acara (ketua bidang dan kadiv-kadiv di bawah bidang acara) dalam hal kehadiran, pengerjaan tugas, dan pemenuhan target masih kurang. Hal ini mengakibatkan penggunaan waktu yang tidak efektif dan efisien. Banyak waktu terbuang percuma karena ketidakdisiplinan yang dilakukan oleh anggota bidang acara.



Anggota bidang acara (ketua bidang dan kadiv-kadiv di bawah bidang acara), tidak menerapkan SOP bidang acara secara menyeluruh. Konsistensi dalam penerapan SOP juga kurang. Hal ini disebabkan SOP yang terlambat dibuat dan tidak adanya sosialisasi SOP secara formal.


Koordinasi dan komunikasi dalam internal bidang acara harus dilakukan secara intens. Hal ini harus menjadi perhatian karena koordinasi dan komunikasi yang baik sangat penting dilakukan agar tidak terjadi kendala yang diakibatkan miss communication.



Sebisa mungkin, seluruh panitia dapat berkomitmen dan disiplin dalam hal kehadiran, pengerjaan tugas, dan pemenuhan target. Pengelolaan waktu harus dilakukan sebaik mungkin agar dapat efektif dan efisien. Jangan sampai ada waktu yang terbuang percuma karena ketidakdisiplinan yang dilakukan oleh panitia OSKM.



Pembagian kerja sebisa mungkin dilakukan dengan baik dan efektif agar pengerjaan tugas dapat dilakukan dengan efisien.

67

LPJ KETUA DIVISI MATERI DAN METODE OSKM ITB 2012 (Diani Pavitri Rahasta – Teknik Informatika Rahasta 2009 ) Deskrirpsi Kerja

Status  

Bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Acara Membuat kajian mengenai kurikulum materi diklat OSKM ITB 2012 dan hari-H OSKM 2012

Wewenang 

Menjabarkan tugas – tugas terkait kajian materi pendidikan dan latihan OSKM ITB 2012

Tugas      

Mem-breakdown materi OSKM ITB 2012 (RUK, arahan ketua, dan arahan kabinet) menjadi terperinci Membuat kurikulum diklat OSKM ITB 2012 berikut metode dan parameter keberterimaannya Melakukan evaluasi akhir keberterimaan materi diklat OSKM 2012 dan bila perlu memberikan matrikulasi Membuat kurikulum diklat OSKM ITB 2012 berikut metode dan parameter keberadaannya Menyusun materi hingga ke tataran metodologi dan metode Mengajukan RAB Divisi Materi dan Metode

Alur Kerja / Struktur Panitia Divisi materi dan metode meminta inputan dari seuruh massa kampus dan membuat arahan umum materi OSKM 2012. Setelah membuat garis besar materi dan metode, dilakukan kajian bersama oleh bidang acara, kemudian menghasilkan draft rundown hari-H untuk OHU dan Op-Close. Tim materi dan metode berhak untuk kembali mengevaluasi hasil musyawarah bidang dan akan kembali menghasilkan draft rundown hari-H (pasca evaluasi), setelah itu disosialisasikan ke massa dengan tujuan fiksasi rundown. Ketika rundown sudah fix dan disetujui massa, rundown diserahkan ke korlap untuk dieksekusi.

Jumlah Sumber Daya Manusia No.

Nama

Jurusan

Jabatan

1.

Diani Pavitri R

Teknik Informatika

Kadiv Materi Metode

2.

Yazid Ridla

Oseanografi

Wakadiv Materi Metode

3.

M Rifqi A

Fisika

Staff

4.

Marihot Siburian

Teknik Pertambangan

Staff

5.

M Rizqi Wicaksono

Teknik Mesin

Staff

6.

Diah

Sains dan Teknologi Farmasi

Staff

7.

Ibrahim Ukrin

Teknik Planologi

Staff

8.

Rahmat

Teknik Fisika

Staff

9.

Mira

Teknik Planologi

Staff

10. Wahyu A

Teknik Penerbangan

Staff

11. Firdaus

Teknik Geofisika

Staff

12. Bisma

Astronomi

Staff

68

13. Angga Kusumadinata

Teknik Tenaga Listrik

Staff

14. Dimas Angga

Teknik Informatika

Staff

15. Mayvita Dewi

Teknik Geofisika

Staff

16. Yanuar Muhammad Najih

FTSL

Staff

17. Irham Ahada

FITB

Staff

18. Mia Audina

Biologi

Staff

19. Yusuf Bayu Wicaksono

Fisika

Staff

20. Hilman Mulyana

Teknik Material

Staff

21. Aditya Putra Pratama

FTI

Staff

22. Hananta Syaifulloh

FITB

Staff

23. Zefanya Budi Parama Chandra

FTI

Staff

24. Putu

Teknik Mesin

Staff Jumlah SDM

24 orang

Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Karena kurangnya SDM di awal kepanitiaan dan banyak yang memiliki kesibukan masing-masing, maka seluruh pekerjaan langsung dikoordinasi oleh ketua divisi. Mulai dari menginisiasi rapat, memberikan pengumuman, melakukan dokumentasi rapat, dan memimpin rapat. Hal ini berlangsung terus selama persiapan diklat terpusat sampai pelaksanaan diklat terpusat selesai. Selanjutnya, pada saat persiapan hari-H OSKM hingga hari-H, ketua divisi dibantu oleh seorang wakil ketua divisi. Pembagian kerja dilakukan sesuai dengan kebutuhan pada saat itu.

Laporan Kerja No. 1.



Saran

2.


Laporan Kerja Persiapan Diklat Terpusat Diani Pavitri R  Kajian materi dan metode diklat terpusat  Penetapan materi dan metode diklat terpusat bersama massa kampus Untuk membuat materi diklat terpusat OSKM 2012 Terbentuk sebuah kurikulum diklat terpusat OSKM 2012 Dilaksanakan tanggal 23 Mei 2012 s.d. 8 Juni 2012 Ada kendala pada saat penetapan materi metode bersama massa kampus karena kurang samanya suhu antara ketua OSKM dengan penitia materi metode. Sebisa mungkin kajian untuk persiapan diklat terpusat ini dilaksanakan dari jauh hari, apalagi jika masih belum terdapat kesepakatan mengenai bagaimana OSKM akan dijalankan. Pelaksanaan Diklat Terpusat Diani Pavitri R  Briefing dan evaluasi pendiklat  Briefing dan evaluasi mentor  Memeriksa jalannya diklat di lapangan

69


Saran 3.


Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Saran 4.



Saran

5.


Memastikan materi diklat terpusat tersampaikan dengan baik Tidak ada kendala berarti selama jalannya diklat terpusat perihal materi dan metode penyampaian Dilaksanakan pada tanggal 6 Juni 2012 s.d. 23 Juni 2012 Kurangnya SDM materi metode menyebabkan kurangnya pengawasan pada saat diklat dan terjadi beberapa masalah pada saat briefing untuk pendiklat dan mentor. Sampaikan kepada seluruh anggota divisi dari awal agar siap untuk selalu hadir pada saat hari pelaksanaan diklat terpusat. Evaluasi Diklat Terpusat Yazid Ridla  Pelaksanaan Tes Akhir Diklat Terpusat  Penilaian Tes  Penilaian dan Rekapitulasi tugas diklat terpusat  Matrikulasi diklat terpusat  Pembuatan rapor diklat terpusat Memastikan peserta diklat terpusat mendapatkan materi diklat terpusat Sesuai dengan parameter pada kurikulum materi metode diklat terpusat Dilaksanakan pada tanggal 22 Juni 2012 s.d. 26 Juni 2012 Kurangnya SDM materi metode sehingga akhirnya hamper seluruh panitia inti terlibat dalam melakukan penilaian tugas dan ujian. Sampaikan kepada seluruh anggota divisi dari awal agar siap melakukan penilaian diklat terpusat. Persiapan Hari-H OSKM 2012 Diani Pavitri R  Kajian materi dan metode hari-H  Penetapan materi dan metode hari-H bersama massa kampus  Pembekalan materi untuk taplok, berupa pembagian TOR Materi, Tugas, dan Penilaian.  Pembekalan materi untuk tadis. Untuk membuat materi dan metode hari-H OSKM 2012 Terbentuk sebuah kurikulum OSKM 2012 Dilaksanakan tanggal 23 Juni 2012 s.d. 9 Juli 2012  Ada kendala pada saat penetapan materi metode bersama massa kampus karena kurangnya koordinasi dengan divisi-divisi lain di bidang acara sehingga terkesan setengah jadi.  Kurangnya SDM angkatan 2010. Hal ini menyebabkan kurang liarnya tim materi metode dalam membuat metode-metode hari-H.  Sebisa mungkin kajian untuk persiapan hari-H ini dilaksanakan dari jauh hari dan dikoordinasikan dengan divisi-divisi lain di bidang acara supaya alur acara hari-H lebih utuh.  Siapkan jadwal kegiatan dari awal supaya SDM angkatan 2010 bisa membagi waktu di tengah kesibukan osjur. Pelaksanaan OSKM 2012 Diani Pavitri R  Briefing dan evaluasi taplok  Briefing dan evaluasi mentor

70


Saran

6.


 Memeriksa jalannya acara di lapangan Memastikan materi hari-H tersampaikan dengan baik Tidak ada kendala berarti selama jalannya hari-H perihal materi dan metode penyampaian Dilaksanakan pada tanggal 27 Juli 2012 s.d. 1 Agustus 2012  Ada metode penyampaian materi dan konten materi mentoring agama Islam yang belum disampaikan dan disepakati sebelumnya.  Tidak ada persiapan untuk mengawasi hari-H yang berlangsung di sekitar basecamp masing-masing kelompok.  Tidak dilaksanakannya evaluasi untuk mentor.  Sepakati dari awal konten materi dan metode yang akan disampaikan pada saat hari-H. Usahakan di dalam tim materi metode ada juga perwakilan dari setiap unit agama agar setidaknya mengerti konten materi yang akan disampaikan dan kesesuaiannya dengan kurikulum hari-H.  Jika memang ada pelaksanaan yang tempatnya menyebar, tidak perlu mengawasi semua daerah, namun paling tidak ada daerah yang diawasi, tidak ditinggalkan seluruhnya.  Sebaiknya siapkan waktu untuk evaluasi dengan mentor. Evaluasi OSKM 2012 Diani Pavitri R Rekapitulasi nilai tugas dan pembuatan laporan ketersampaian materi OSKM. Mengetahui sejauh mana parameter kurikulum hari-H tercapai. Terbuat laporan ketersampaian materi OSKM Dilaksanakan pada tanggal 1 Agustus 2012 s.d 4 September 2012 Tidak lengkapnya data yang diberikan oleh divisi taplok mengenai penilaian tugas. Tagih para komandan batalyon dengan lebih agresif.

Kendala Keseluruhan       

Waktu persiapan yang terlalu singkat. Ada ketidaksesuaian antara draft materi dengan visi misi OSKM sehingga harus dilakukan perubahan yang cukup besar. Kurangnya SDM yang tersedia di awal persiapan dan pelaksanaan diklat terpusat, terutama dari angkatan 2010. Kurangnya koordinasi dengan pendiklat pada saat diklat terpusat. Kurangnya koordinasi dengan divisi acara yang lain dalam menyiapkan hari-H. Kurangnya koordinasi dengan masing-masing unit agama untuk konten mentoring agama. Kurangnya koordinasi dengan taplok dalam meminta hasil rekapitulasi penilaian tugas.

71 Evaluasi Keseluruhan       

Materi dan metode diklat terpusat yang terkesan seadanya karena kurangnya waktu persiapan. Pelaksanaan diklat terpusat yang minim pengawasan dari tim materi dan metode karena kurangnya SDM dan koordinasi dengan pendiklat. SDM 2011 yang bersemangat dalam melakukan kajian dan mengerjakan tugas untuk membuat TOR materi dan penilaian. Tidak utuhnya alur acara pada saat hari-H, yang baru diselesaikan beberapa minggu sebelum hari-H. Ada konten materi unit agama Islam yang belum disepakati senelumnya namun disampaikan ke mahasiswa 2012 yang menimbulkan kesalahpahaman kepada beberapa orang 2012. Wakil ketua divisi sigap dalam memenuhi kekurangan dari divisi materi metode terutama dalam pembuatan TOR materi dan koordinasi dengan taplok. Penilaian dari taplok kurang ditagih dengan semangat sehingga pengerjaan laporan ketersampaian materi terhambat.

Saran untuk Kedepannya       



Persiapan kajian materi dan metode untuk rangkaian acara OSKM sebaiknya dilakukan dari jauh hari. Penarikan komitmen dari SDM divisi dengan cara membuat struktur dan alur kerja yang lebih baik dari awal kepanitiaan berjalan. Penetapan jadwal kegiatan divisi dari awal sehingga anggota divisi bisa membagi waktu dengan lebih baik. Beri bahan bacaan dan bekal lainnya kepada angkatan yang paling muda. Jika memungkinkan, tidak ada masalah jika mereka dilibatkan dari sebelum diklat terpusat dilaksanakan. Koordinasi lebih baik dengan divisi lain dari bidang acara agar alur acara tetap utuh. Koordinasi lebih baik dengan pendiklat untuk diklat terpusat. Sepakati dari awal konten materi dan metode yang akan disampaikan pada saat hari-H. Usahakan di dalam tim materi metode ada juga perwakilan dari setiap unit agama agar setidaknya mengerti konten materi yang akan disampaikan dan kesesuaiannya dengan kurikulum hari-H. Ingatkan komandan batalyon dengan lebih semangat agar mereka lebih agresif dalam meminta hasil rekapitulasi nilai tugas dari taplok.

72

LPJ KETUA DIVISI MANAJEMEN ACARA OSKM ITB 2012 (Andhika Nugraha – Teknik Informatika 2010 ) Deskripsi Kerja

Status   

Bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Acara Membawahi Koordinator Divisi Seminar serta Koordinator Opening dan Closing Pelaksana rangkaian acara hari – H OSKM ITB 2012

Wewenang 

Berkoordinasi secara langsung dengan lembaga – lembaga Institut Teknologi Bandung dengan didampingi Ketua OSKM ITB 2012

Tugas     

Berkoordinasi dendan seluruh divisi dalam kepanitiaan OSKM ITB 2012 dalam kaitannya dengan pelakasanaan hari-H OSKM ITB 2012 Berkoordinasi dengan seluruh lembaga Institut Teknologi Bandung (“Rektorat”) yang berhubungan dengan pelaksanaan hari-H OSKM ITB 2012 Menyokong divisi – divisi dalam kepanitiaan OSKM ITB 2012 dalam berhubungan dengan lembaga – lembaga Institut Teknologi Bandung Menetapkan rundown acara serta gambaran umum acara per hari OSKM ITB 2012 Menjadi simpul koordinasi divisi – divisi non lapangan dengan divisi – divisi lapangan


Kadiv Managemen Acara Wakadiv Manajemen Acara

Pj. Pertunjukan

Pj. Mata Acara

Pj. Evaluasi

73 Jumlah Sumber Daya Manusia

No

Nama

Jurusan

Jabatan

1

Tubagus Andhika Nugraha

IF ‘09

Kadiv Manajemen Acara

2

Hanna Pertiwi

Si ‘10

Wakadiv Manajemen Acara

3

Florentia Anindita

4

Novi Andriany

5

Kurnia Sukma Adiguna

6

Hilman Prasetya Edi

7 8 9

SBM ‘13

Pj Pertunjukan

SI ’10

Pj Mata acara

MRI ;10

Staff

TK ‘10

Staff

Sarah Najmilah

PL ‘10

Staff

Dhenny Ajie Widyarukma

TA ‘10

Pj Evaluasi

Priscilla Linda Larasati

AS ‘10

Staff

Jumlah SDM :

8 orang

Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Divisi Manajemen Acara tidak berperan langsung pada Diklat Terpusat maupun Diklat Divisi. Namun, pada Diklat Terpusat, Divisi Manajemen Acara diminta untuk mengoordinasikan aspek-aspek nonlapangan diklat (MSDM, logistik, dsb) namun tidak jadi dibutuhkan karena tidak jadi perlu. Pada minggu-minggu awal fase diklat, hanya Kadiv Manajemen Acara yang aktif, sisanya belum dipanggil. Setelah alur materi ditetapkan, Kadiv Manajemen Acara bersama Wakadiv Manajemen Acara mengikuti rapat koordinasi Bidang Acara yang menetapkan alur Hari-H serta gambaran kasar rangkaian kegiatan per hari. Kadiv dan Wakadiv kemudian merancang rundown yang dijadikan bahan acuan. Dalam merumuskan rundown tersebut, akhirnya diputuskan bahwa staf-staf Divisi Manajemen Acara akan berperan sebagai PJ Mata Acara, kecuali dua orang menjadi PJ Evaluasi, serta Kadiv dan Wakadiv yang akan mobile. Namun, seiring dengan revisi rundown, akhirnya peran PJ acara melebur satu sama lain dan berkembang secara organik sesuai dengan perkembangan kejadian-kejadian yang terjadi. Masing-masing orang akhirnya mendapatkan peran sesuai kebutuhan. Tubagus Andhika Nugraha, yang juga Kadiv Manajemen Acara, menjadi PJ segala hubungan dengan rektorat. Andhika bertanggung jawab atas segala koordinasi dengan LK, LTPB, Ditdik, Unit Protokoler ITB, dan kantor WRAM. Andhika juga menjadi ‘Komandan Nonlapangan’ yang pada intinya menjadi jembatan antara Koordinator Lapangan dengan divisi-divisi nonlapangan. Pada hari-H sebagai Kadiv ia juga mengoordinasikan Divisi Manajemen Acara agar acara berjalan sesuai rencana dan tujuan. Hanna Pertiwi, yang juga Wakadiv Manajemen Acara, menjadi PJ segala hal yang berhubungan dengan Sabuga. Ini terjadi karena Hanna-lah yang melakukan followup mengenai Sabuga dari awal, sehingga Hanna akhirnya memegang hubungan dengan Sabuga sampai akhir hari-H OSKM. Peran ini meliputi perizinan menggunakan Sabuga, logistik Sabuga, keamanan Sabuga, dan segala hal Sabuga lainnya. Peran ini akhirnya menempatkan Hanna sebagai Backstage Manager untuk acara-acara Sabuga. Florentia Anindita pada awalnya ditetapkan sebagai PJ acara pengondisian pagi di mana terdapat penyanyi untuk mengajarkan lagu-lagu kampus dan perjuangan, namun peran tersebut akhirnya dipisahkan dari tanggung jawab acara, sehingga Florentia Anindita menjadi PJ untuk MC dan Hiburan, mulai dari menentukan MC hingga menjadi manajer secara umum untuk tim musik yang menamakan dirinya Wastukencana. Florentia Anindita menjadi Stage Manager untuk acara-acara Sabuga.

74

Kurnia Sukma Adiguna menjadi PJ Ibadah, yang bertanggung jawab atas slot waktu istirahat siang yang digunakan untuk Shalat Dzuhur dan mentoring agama. Pada awalnya staf-staf Divisi Manajemen Acara dijadikan PJ untuk masing-masing agama, namun akhirnya dibantu oleh Divisi Intrakampus untuk menjadi LO agama. Novi Andriany pada awalnya ditetapkan menjadi PJ Interaksi Fakultas, namun karena tidak banyak pekerjaan di hari-hari awal OSKM, serta Kurnia tidak available karena ada acara lain, Novi menggantikan Kurnia dalam tugasnya sebagai PJ Ibadah. Peran ini akhirnya membuat Novi tetap membantu Kurnia dalam mengurusi mentoring agama dan urusan-urusan acara lainnya yang berhubungan dengan agama. Hilman Prasetya Edi melaksanakan perannya sesuai dengan yang dituliskan pada rundown, sebagai PJ untuk mata acara mobilisasi opening, formasi ITB, serta persiapan closing, tanpa tambahan tugas yang berarti. Sarah Najmilah melaksanakan perannya sesuai dengan yang dituliskan pada rundown, dengan tambahan amanah mengurusi pembagian kupon ATLAS serta kuesioner dan edaran LTPB. Dhenny Ajie Widyarukma dan Priscilla Linda Larasati dari awal ditetapkan sebagai PJ Evaluasi. Sebagai PJ Evaluasi, Dhenny dan Priscilla bertanggung jawab memberikan evaluasi terhadap keberjalanan acara tanpa memerhatikan keberlangsungan kinerja panitia dari dalam. Dengan kata lain, mereka menjadi auditor acara internal. Mekanisme evaluasi dilakukan melalui akun Twitter @parangkusuma.

Laporan Kerja

No 1

2

3


Evaluasi Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan

Evaluasi Saran Nama Kegiatan

Laporan Kerja Penetapan Rundown Tubagus Andhika Nugraha Membuat dan menetapkan rundown Hari-H OSKM ITB 2012 Terlaksana Hari-H OSKM ITB 2012 dengan baik Terbentuk rundown Rundown yang cukup rinci sudah jadi sejak lebih dari sebulan sebelum HariH OSKM ITB 2012 supaya persiapan dapat dibuat matang, namun masukan dari rektorat menuntut revisi yang baru terjadi pada sekitar dua minggu sebelum acara. Tidak ada Pertahankan koordinasi dengan rektorat yang sudah baik Audiensi Hari-H Tubagus Andhika Nugraha Membuat dan menetapkan rundown Hari-H OSKM ITB 2012 Terlaksana Hari-H OSKM ITB 2012 dengan baik Terbentuk rundown Rundown yang cukup rinci sudah jadi sejak lebih dari sebulan sebelum HariH OSKM ITB 2012 supaya persiapan dapat dibuat matang, namun masukan dari rektorat menuntut revisi yang baru terjadi pada sekitar dua minggu sebelum acara. Tidak ada Pertahankan koordinasi dengan rektorat yang sudah baik Hari H OSKM

75

Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan

4

Evaluasi Saran Nama Kegiatan Deskripsi


Tubagus Andhika Nugraha Memastikan Acara berjalan lancar Terlaksana Hari-H OSKM ITB 2012 dengan baik Tidak ada acara yang batal dan tidak sesuai alur materi Rundown yang penuh revisi bahkan hingga J-6 pada hampir setiap harinya tidak membuat acara menjadi berantakan, koordinasi dengan tim yang oke, serta koordinasi dengan panitia lapangan dan nonlapangan yang cukup baik membuat acara hari H OSKM berjalan lancar. Tidak Ada Pertahankan koordinasi dengan tim, panlap, dan panonlap dengan baik Pra-OSKM Sosialisasi bahwa akan ada acara OSKM kepada calon mahasiswa baru yang mengikuti Matrikulasi Terpusat serta pengaturan mobilisasi Matrikulasi Terpusat Calon mahasiswa baru mengetahui tentang OSKM 2012 dan tertarik mengikutinya Materi yang direncanakan untuk ditampilkan jadi ditampilkan Sosialisasi berjalan lancar, meliputi trailer OSKM, lambang OSKM, spesifikasi tugas OSKM, dan teknis kedatangan untuk hari pertama OSKM. Koordinasi dengan LTPB dan Direktorat Pendidikan sangat mulus dan diapresiasi. Koordinasi dengan panitia lapangan yang bertugas mengatur mobilisasi juga lancar.

Kendala Keseluruhan  

  

Sikap ketua divisi yang kurang tegas Logistik yang ada di sabuga perlu dibicarakan dengan lebih matang, kemarin terjadi kesalahpahaman dengan pihak sabug masalah kabel, dikarenakan panitia berasumsi bahwa kabel sudah disediakan dan tinggal membawa proyektor saja. Akhirnya, proyektor kanan kiri sabuga tidak dapat digunakan. Miskoordinasi kecil dengan Panitia Lapangan, seperti penggunaan HT untuk informasi dari Rektorat. Miskomunikasi antara panitia lapangan, Divisi Manajemen Acara, BPSUK Sabuga, dan UPT Olahraga mengenai penggunaan track lari, izin parkir kendaraan. Miskomunikasi antara panitia lapangan, Divisi Manajemen Acara, dan Unit Protokoler ITB mengenai pelaksanaan Gladi Resik Sidang Terbuka

Evaluasi Keseluruhan  

Rapat pembahasan yang diadakan H-1 beberapa kali dibatalkan karena tidak adanya panitia yang hadir. Setiap H-1 acara, harus berkoordinasi serinci-rincinya dengan Panitia Lapangan terutama Koorlap, agar tidak terjadi kesalahpahaman. Misal: track lari yang tidak perlu dikosongkan, parkir sabuga yang tetap perlu sedikit jalan untuk pemilik sabuga masuk kantor, pergantian tempat untuk interaksi kelompok, dan lainnya. Hal ini sulit dilakukan karena setiap briefing panitia non lapangan, panitia lapangan sedang melakukan evaluasi, sehingga perlu diatur agar lebih baik lagi.

76 Saran untuk Kedepannya 

  

Pertahankan keberadaan Divisi Manajemen Acara untuk OSKM selanjutnya. Tujuan yang disetel oleh panitia dan program yang dirancang oleh Materi-Metode percuma jika teknis pelaksanaannya tidak direncanakan dengan matang. Dengan keberadaan divisi yang terpisah secara utuh dari MateriMetode, perancangan rundown dan rincian teknis acara dapat dirancang secara paralel dengan pematangan penurunan konsep oleh Materi-Metode. Namun tentunya perlu disepakati koridor umum pelaksanaan acara secara bersama-sama. Perjelas pemisahan pekerjaan antara Divisi Perizinan, Ketua OSKM, dan Divisi Manajemen Acara mengenai audiensi acara ke ITB, perizinan Sabuga, Saraga, dan perizinan tingkat tinggi lainnya. Briefing untuk setiap hari nya, dilakukan pada H-1, dan harus diikuti oleh semua panitia yang berhubungan dengan kelancaran acara, dan tidak melupakan Ketua OSKM nya. Pertahankan citra panitia profesional ke angkatan peserta OSKM. Hal seperti publikasi spek pada H-2 sangat berpengaruh terhadap citra, dan relatif mudah untuk dilakukan.

77

LPJ KOORDINATOR DIVISI SEMINAR OSKM ITB 2012 (Laksamana Rayhan – Teknik Kimia 2010 ) Deskripsi Kerja

Status  

Bertanggung jawab kepada Ketua Divisi Manajemen Acara Berkoordinasi dengan bidang operasional dan kreatif dalam persiapan seminar

Wewenang 

Menerbitkan kebutuhan dalam tataran pelaksanaan seminar

Tugas     

Membuat linimasa praseminar sampai dengan seminar Membuat rencana anggaran belanja seminar Melaporkan progress persiapan seminar secara berkala Menentukan pembagian tugas dalam tataran seminar Membuat rundown (ROE) seminar

Alur Kerja / Struktur Panitia Pada divisi seminar, alur kerja yang dilakukan adalah melalui jalur koordinasi koordinator divisi dengan ketua divisi manajemen acara dan ketua divisi materi dan metode. Untuk internal divisi seminar digunakan jalur komando dari koordinator divisi kepada seluruh anggotanya.

Jumlah Sumber Daya Manusia

No.

Nama

Jabatan

Jurusan

1

Laksamana Rayhan

TK ‘10

Kadiv Seminar

2

Maryam Nadia Rafa

AE ‘10

Sekretaris Divisi

3

Fathiah Rizky K.

TK ‘10

Staff

4

Kartika

KI ‘10

Staff

5

Biyan Belinda

Staff

6

Icho Yulian

Staff

7

Reno Dani

Staff

8

Sosiani Dwi Ningsih

Staff

9

Muzammil Hasballah

Staff

10

Wintia Arindina

Staff

11

Lailatul Nur Ayudya

Staff Jumlah SDM

11 Orang

78 Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Sekretaris Divisi 

Sekretaris divisi bertanggung jawab atas notulensi setiap rapat divisi.

Penanggung Jawab Bagian Liasion Officer  

Penanggung jawab bagian liasion officer bertanggung jawab untuk mengatur ketersediaan LO untuk setiap pembicara, juga memastikan kehadiran dan performa LO setiap pembicara. Sistem koordinasi yang dilakukan adalah koordinasi langsung dengan divisi materi dan metode untuk mengonsultasikan ajuan pembicara untuk seminar, sedangkan keputusannya tetap pada divisi materi dan metode. Untuk sistemaika mengontak pembicara, dibagi dua dengan bidang eksternal. Untuk pembicara yang merupakan alumni angkatan lama, akan dikontak oleh bidang eksternal. Sedangkan untuk pembicara setingkat mahasiswa atau alumni muda ITB dikontak langsung oleh divisi seminar.

Standard Operational Procedure (SOP) 





       

SOP dalam mengontak pembicara o Melakukan perkenalan melalui pesan singkat o Menuliskan salam, serta menuliskan nama dan merupakan panitia dari OSKM 2012 o Menuliskan tujuan mengontak dan meminta email yang bersangkutan o Mengucapkan terima kasih o Mengirim TOR kepada pembicara paling lambat 1 hari setelah mengontak o Apabila pembicara telah dikontak melalui pesan singkat namun tidak menjawab, panitia berhak menelepon pembicara, setelah sebelumnya mengirim pesan singkat berisi izin untuk menelepon. o Poin yang disampaikan dalam bertelepon sama dengan poin pesan singkat. SOP dalam mengirim email berisi TOR o Menuliskan salam o Mengenalkan diri o Menuliskan penjelasan singkat mengenai TOR yang dikirim o Mengucapkan terima kasih o Sebelum dikirim, selalu dicek apakah TOR sudah terlampir atau belum. SOP rapat seminar o Ketua mengirim pesan singkat pada setiap anggotanya o Setiap anggota wajib memberi konfirmasi kepada ketua tentang kehadiran pada rapat o Rapat dimulai sesuai waktu yang ditetapkan o Rapat dimulai dengan membaca doa, dan menyampaikan poin-poin yang akan dibahas o Notulen mencatat keberjalanan rapat dan membacakannya pada akhir rapat Harap dikaji terlebih dahulu kebutuhan dan keefektifan metode seminar bagi peserta seminar Pemilihan nama pembicara sebaiknya dilakukan jauh sebelum acara. Koordinasi dengan berbagai divisi diperbaiki Sekretaris divisi sebaiknya merangkap fungsi reminder, sehingga tidak ada miskomunikasi jadwal Parameter keberhasilan dari seminar sebaiknya ditentukan oleh tim materi dan metode, apakah akan berupa ketersampaian materi atau keberlangsungan acara. Kepastian SDM yang benar benar berniat menjadi panitia seminar sebaiknya sudah didapat segera setelah distribusi anggota Apabila memungkinkan, sebaiknya meminta rekomendasi pembicara dari rektorat sebagai cadangan Sebaiknya pantia seminar membuat lebih dari 2 rencana cadangan

79 Laporan Kerja No 1.

Laporan Kerja Nama Kegiatan Penanggung Jawab

Seminar Satu KM ITB bagi Calon Panitia OSKM 2012

Deskripsi

seminar ini mengambil format talkshow, dengan pembicara merupakan presiden KM ITB pada masanya. Peserta seminar ini adalah mahasiswa ITB 2011 yang akan menjadi panitia OSKM ITB 2012 Untuk menyampaikan materi mengenai urgensi Satu KM-ITB


Evaluasi

Saran 2.

Ketua OSKM 2012

Acara berjalan dengan baik Acara terlaksana dengan baik, meskipun perizinan tepat untuk seminar ini terlalu mendadak yang berakibat sulit mendapatkan tempat. Akan tetapi, acara tetap dapat berjalan dengan tempat di lapangan basket ITB. Akibat kekurangsiapan panitia seminar, pemilihan moderator pun cukup mendadak, dan masalah tersebut dapat diatasi dengan penunjukan moderator secara langsung. Dari 4 pembicara yang mengonfirmasi kehadirannnya, ada 1 orang yang membatalkan kehadirannya tanpa alasan yang jelas. Acara sendiri berjalan sesuai alokasi waktu dengan terjadi molor 15 menit. Terjadi akibat fungsi moderator dan timekeeper yang menjadi satu. panitia seminar sendiri kurang siap dalam mempersiapkan seminar. Hal ini berakibat pada sulitnya mendapatkan tempat dan listrik untuk pelaksanaan seminar. Sebaiknya ada timekeeper dari divisi seminar untuk mengingatkan moderator Sebaiknya panitia seminar saling mengingatkan acuan tanggal pada timeline dan lebih sering melaksanakan rapat

Nama Kegiatan Penanggung jawab

Seminar Paradigma Bergerak bagi calon panitia OSKM 2012

Deskripsi

Seminar ini mengambil format talkshow, dengan pembicara merupakan ketua-ketua BEM di beberapa PT di Indonesia. Peserta seminar adalah mahasiswa ITB 2011 yang akan menjadi calon panitia OSKM 2012 Untuk menyampaikan materi mengenai paradigma bergerak dalam kesatuan


Evaluasi

Saran

Ketua OSKM 2012

Acara berjalan dengan baik Acara terlaksana dengan lebih baik, dan mengambil tempat di Gedung Serba Guna ITB. Akan tetapi dari 4 pembicara yang sudah menkonfirmasi akan hadir, 1 orang membatalkan kehadirannya, dikarenakan ada agenda lain yang lebih penting di kampusnya. Acara berjalan sesuai durasi yang ditetapkan, meski mulainya terlambat 45 menit dan berakhir pun terlambat 45 menit. Terdapat beberapa ancaman akan infiltrasi pihak luar pada seminar ini, karena melibatkan beberapa PT ternama di Indonesia. Tindakan preventif dengan berkoordinasi dengan danlap dan korlap sudah dilaksanakan, dan untungnya ancaman itu tidak terjadi. Antusiasme peserta terlihat jauh meningkat dibanding ketika seminar sebelumnya. Acara terlambat 45 menit sebab menunggu narasumber yang terlambat datang dari Jakarta. fungsi timekeeper sudah dipisahkan dari moderator. Perizinan tempat sudah dikoordinasikan dengan cukup baik. Pembicara harus dipastikan sudah membaca TOR materi. Koordinasi penyediaan memento dan konsumsi sudah cukup baik. sebaiknya panitia lebih menekankan akomodasi bagi pembicara.

80

3.

Nama Kegiatan

Seminar Satu KM ITB bagi Mahasiswa baru ITB 2012

Penanggung Jawab Deskripsi

Ketua OSKM 2012 Seminar berformat TED, presentasi paparan masing masing narasumber berdurasi 10-15 menit yang diakhiri dengan sesi tanya jawab pengenalan latar belakang adanya KM ITB bagi mahasiswa baru, inisiasi untuk aktif berkemahasiswaan bagi mahasiswa baru, serta pengenalan isu Satu KM ITB bagi mahasiswa baru

Tujuan


acara berjalan dengan baik

Pelaksanaan

Seminar berlangsung dengan baik, dengan kehadiran pembicara yang cukup banyak. Antusiasme peserta terlihat amat baik, diindikasikan dari aktifnya tanya jawab yang berlangsung. Acara mengambil lokasi di Ruang Utama SABUGA. Acara selesai dengan keterlambatan 45 menit. moderator tidak tegas, tidak mengikuti arahan awal untuk mengikuti timekeeper. LO jangan berkerumun di depan pintu masuk pembicara. Penyiapan memento untuk pembicara masih mepet dengan acara pemilihan moderator harus dilakukan dengan lebih ketat. LO sebaiknya tetap di backstage, atau ada di ruang kontrol. Penyiapan memento sebaiknya dilakukan sejak 2 atau 3 hari sebelum acara.

Evaluasi

Saran

4.


Seminar mengenai paradigma bergerak yang dimulai dari keaktifan dalam berkemahasiswaan Ketua OSKM 2012 seminar mengambil format talkshow, dengan pembicara merupakan alumni ITB yang pernah terlibat dalam gerakan horizontal kemahasiswaan ITB pada masanya.

Tujuan

untuk menimbulkan rasa ingin turut aktif dalam kegiatan dan gerakan kemahasiswaan di ITB


Acara berjalan dengan baik Acara berjalan terlambat 30 menit akibat keterlambatan seminar sebelumnya. Moderator yang berperan mampu mengontrol jalannya acara dan dapat menutup seminar sesuai dengan waktu yang dialokasikan. Divisi keamanan yang seharusnya berpatroli ddi sekitar peserta untuk menjaga kekondusifan acara sangat sedikit, akibatnya peserta seminar tidak fokus dan cenderung tidak memperhatikan. Acara selesai tepat waktu. koordinasi dengan divisi keamanan kurang. sebaiknya koordinasi dengan divisi keamanan diperbaiki.

Evaluasi Saran

Kendala Keseluruhan     

Koordinasi yang kurang dengan tim materi dan metode mengakibatkan sulitnya muncul nama calon pembicara Pada seminar yang diadakan untuk calon panitia, sumber daya manusia yang ada sangat sedikit, sehingga tidak jarang ada beberapa hal yagn tidak bisa ditangani. Pembicara ada yang tiba-tiba membatalkan kehadiran, sehingga menghasilkan pengeluaran yang tidak perlu untuk memento dan konsumsi. Tim seminar tidak diberi daftar list kontak mantan-mantan presiden KM ITB, entah karena tidak punya atau belum lengkap. Beberapa pembicara kurang responsif, sehingga beberapa kali harus dihubungi langsung oleh ketua OSKM

81     

Pembicara tidak dapat menghadiri briefing/bincang bincang untuk menyamakan materi yang akan disampaikan. Untuk pembicara seminar paradigma bererak bagi mahasiswa baru, usulan nama untuk pembicara sering ditolak namun tidak memunculkan opsi lain Sulitnya mendapatkan tempat akibat koordinasi yang kurang dengan divisi perizinan Sebagian panitia seminar yang berasal dari mahasiswa 2011 tidak muncul hingga OSKM berakhir Ada salah seorang panitia seminar OSKM yang menghilang untuk mengerjakan tugas osjur ditengahtengah seminar, mengakibatkan sedikit kepanikan

Evaluasi Keseluruhan    

Keberadaan divisi seminar sebagai salah satu metode belum dikaji terlebih dulu kebutuhannya oleh tim materi dan metode, sehingga agak sulit menentukan efektivitasnya Pemilihan pembicara yang kurang tepat mengakibatkan materi yang kurang tepat sasaran Ketidakpastian tempat seminar mengakibatkan adanya kemungkinan seminar ini batal Koordinasi yang kurang dengan beberapa divisi mengakibatkan munculnya miskomunikasi

Saran untuk Kedepannya        

Harap dikaji terlebih dahulu kebutuhan dan keefektifan metode seminar bagi peserta seminar Pemilihan nama pembicara sebaiknya dilakukan jauh sebelum acara. Koordinasi dengan berbagai divisi diperbaiki Sekretaris divisi sebaiknya merangkap fungsi reminder, sehingga tidak ada miskomunikasi jadwal Parameter keberhasilan dari seminar sebaiknya ditentukan oleh tim materi dan metode, apakah akan berupa ketersampaian materi atau keberlangsungan acara. Kepastian SDM yang benar benar berniat menjadi panitia seminar sebaiknya sudah didapat segera setelah distribusi anggota Apabila memungkinkan, sebaiknya meminta usulan nama pembicara seminar dari rektorat sebagai cadangan Sebaiknya pantia seminar membuat lebih dari 2 rencana cadangan

82

LPJ KOORDINATOR DIVISI OPENING-CLOSING OSKM ITB 2012 (Kania Azrina – Teknik Informatika 2010 ) Deskripsi Kerja

Status  

Bertanggung jawab kepada Ketua Divisi Manajemen Acara Pelaksana tugas acara opening – closing OSKM 2012

Wewenang 

Melakukan penjabaran terkait tugas – tugas opening closing

Tugas     

Mengajukan timeline kepada Ketua Divisi Manajemen acara Membuat konsep acara opening – closing sesuai arahan ketua disesuaikan dengan materi Mengajukan rundown opening closing Berkoordinasi dengan divisi – divisi yang terkait dengan opening – closing Pelaksana acara hari-H opening-closing

Alur Kerja / Struktur Panitia Koordinator Divisi

Korsubdiv Opening

Wakil Koordinator Divisi

Sekretaris Divisi

Bendahara Divisi

MSDM Divisi

Korsubdiv Closing

Korsubdiv LO

PJ JinLog

PJ ArtDok

Jumlah Sumber Daya Manusia No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Nama Lengkap Kania Azrina Nugroho Hari Wibowo Pratiwi Arizona Indah Yuliriana Huriyah Nurul Zahra Dewi Nurhasanah Bramantyo Eko Ghina Kamila Ervisa Mahditiara Dimas Restu Wibowo Nadia Khairunnisa

Jurusan IF FT FI FT PL TL TM FI TL STI TI

Angkatan 2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010

No. HP 08170172713 08561049382 085692720678 081371106061 085711278485 085643720655 085624935135 085794499969 08979342807 085289888499 0811136548

Jabatan Kordiv Wakordiv Sekretaris Bendahara MSDM Korsubdiv Opening Korsubdiv Closing Korsubdiv LO PJ Artistik & Dokumentasi PJ Logistik & Perizinan Closing

83

12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72

Dhika Noor Pradhana Edwin Maesaro Rahman Nurdita Rahmadani Aulia Arnis Tiara Ayu Eka Olivia Maulani Fazani Azzahra Dita Amalia Anissa Sachi Hatami Ancilita Purnamaningsih Fahdiana Liestya Anisa Fitri Safarini Annisa Ayu Putri Devita Auliandari Syamsul Haris Wahyu Herlambang Bevin Philip P. Makoenimau Nicholas Aulardo Hamonangan Dennis Citralokam Marsha Aldira Abdullah Husna Afina Nur Fauziyyah Nida Arum F. Abiyyu Andre Saputra Sofy Kurniati Utami Ramadhanora Muhammad Fahmi Q Farrell Adam Pravira Rizki Suwarno Muhammad Surya Nugraha Gabriel Frans Kharisrama Trihatmoko Angga Fauzi Rohman Devine Kurnia Astari Rantiza Chyntia Nurapriliyani Masyitha Larasati Karina Arifiani Atina Maulia Siti Afifah Rezki fitrianisa Nastiti Natasari Zagita Heryani Putri Nadya Meiza F Karina Muriko Indri Fatma F. Sinta Isfandiary Sofia Tharrannisa Tyffani Meirnadias Florentina Anastasia Wisnu Setia Dharma Febiana Rima Diputri Hafiyanda Razan Romel Hidayat Paulus Aldo Amanda Nadhira Ayesha Bilqis Rifki Afina Putri Miranti Anggraeni Novel Putri Maharani Triananda Ufuk A. N

GL FT PL KL TL SI TL EL EL PL PL MRI TI SI MT MA GL GL EL AR GL FKK FKK MS fkk KI SI SI SI EL EL TK GD GL FI FI SI MA TM TG SI AR SI SI DI DI AR FT FT AR KL BI EL KI MS BI FI IF STF AR GD

2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011

085710310101 085295295049 087832100320 085720115070 085724001270 08568201140 085720043745 081586624121 08568899660 085794863941 08561974342 081214434919 087741458822 081321689993 085720031768 085878894158 081398397687 08561542239 081574805085 087823335993 085722075283 085717181807 085722560669 085710448944 085721931355 085721341494 085719269732 08568802142 0818283848 081563939123 081378404065 081272660976 083820708544 087777080958 082117041193 085624588115 085710017306 085624247682 085711725405 087880884353 08561398308 082142498004 08158858064 08561684181 081284873960 085711370085 085624916477 085693329109 085286797056 085710219180 081324627999 085720102345 085716055888 085322038411 085310150966 085759005201 082128274743 085721749804 081910087232 085695461533 085727028448

Closing Closing Closing Closing Opening Opening LO LO LO LO LO LO LO LO Artistik & Dokumentasi Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing/LO Closing/LO Closing/LO Closing/LO Closing/LO Closing/LO Closing/LO Closing/LO LO LO LO LO LO LO Opening Opening Opening Opening Opening Opening Opening Opening Opening Opening Opening

84

73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87

Rony Darmawan Mutia Bestiari Buhron Tifanny Ulima Armand Maulana Yusuf Anindya Paramaarti Briston Simanjuntak Indira Utami Evarina Engelina Sarah Khairannisa Misly Juliani Agita Ratna Syarifa Adharani Junisa Patricia Susianah Khonsa Raisah Irfani

AE TI SI GD DP MA BI GD BI EL AR STF SI STF AR

2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 Jumlah SDM

085643410672 08562119911 085692012737 085791803830 085648183710 085692939311 085692310244 081298789799 085881767863 08817711187 085624191504 081214600345 085722176201 085295926066 085624821002 87 orang

Opening Opening Opening Opening Opening Opening Opening/LO Opening/LO Opening/LO Opening/LO Opening/LO Opening/LO Opening/LO Opening/LO Opening/LO

Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Pertemuan awal divisi opclos lebih banyak diisi dengan brainstorming ide, dan internalisasi keberjalanan OSKM secara global. Selain itu, cukup banyak konsep kasar yang dibuat untuk keperluan audiensi dengan rektorat / SC maupun request dari pihak manajemen acara. Saat 2011 menjalani diklat terpusat, opclos mengadakan pertemuan sebanyak 1 kali dan pemberian tugas. Kumpul divisi tersebut mulai efektif saat OSKM sudah masuk ke diklat divisi. 2011 dapat memilih subdiv yang ingin mereka masuki, dan bisa double job dengan subdiv LO. Pengonsepan opening dan closing dilakukan secara terpisah, dan pertemuan diawali dan diakhiri dari progress report dari masing-masing divisi. MSDM bertugas untuk melakukan pendataan pada kehadiran anggota divisi. Pada awalnya pengonsepan dilakukan dengan menentukan mata acara apa saja yang harusnya ada. Apabila mata acara tersebut udah tetap, dibentuk tim-tim kecil yang berisi 2-3 orang pada setiap acara untuk mematangkan konsep dari tiap-tiap mata acara tersebut. Selain itu, dibuat plan-plan yang mungkin terjadi. Dan pada masa ini, artdok dan jinlog belum sepenuhnya bertugas sehingga anggota subdiv tersebut terlibat dalam pengonsepan. Subdivisi LO baru mulai bekerja pada saat pertengahan Juli karena masih ada tanggung jawab yang dipegang oleh korsubdiv LO sampai dengan masa tersebut. Pembagian himpunan dilakukan terlebih dahulu karena masih menunggu konfirmasi dari pihak unit yang dibantu oleh divisi intra kampus. Anggota dari subdiv LO terbagi menjadi 3 jenis, yaitu LO saja, LO dan closing, serta LO dan opening. Anggota dari LO dan closing adalah anggota yang double job pada subdiv closing dan LO, sehingga mereka akan melakukan tugasnya pada saat opening saja. Begitu pula dengan anggota LO dan opening. Satu lembaga mendapatkan 1-2 LO pada saat opening maupun closing. Pada masa pengonsepan, koordinasi dengan divisi perform dilakukan oleh kordiv karena masih dalam tahap pengonsepan. Tetapi pada masa persiapan dan eksekusi, masing-masing dari subdiv opening dan closing memiliki penanggung jawab performance dari tiap-tiap acara. Penanggung jawab ini bertugas untuk mendata kebutuhan logistik, memantau progress dari tiap latihan, serta membantu keberjalanan performance pada saat hari-H. Pada saat masa persiapan, koordinasi kepada pihak-pihak lain seperti acara, manajemen acara, lapangan, perizinan, logistik dan artistik diperkuat. Koordinasi dengan pihak acara dan mamet difokuskan pada ketersampaian kejaran dan persiapan forum-forum dengan massa kampus. Pihak manajemen acara yang

85

bertugas untuk membuat rundown acara keseluruhan, serta membantu koordinasi dengan pihak-pihak eksternal seperti sabuga, dan pihak rektorat. Pada saat eksekusi, seluruh sumber daya manusia difokuskan pada acara yang sedang berlangsung. Anggota subdivisi closing dapat mempunyai tanggung jawa pada saat opening berlangsung, begitu pula sebaliknya.

Standard Operational Procedure (SOP) Terlampir

Laporan Kerja No 1


Tujuan


Pelaksanaan

Evaluasi

Laporan Kerja Opening OSKM 2012 Dewi Nurhasanah Eksekusi konsep pembukaan OSKM 2012 yang dilaksanakan pada tanggal 28 Juli 2012. Terdiri dari 3 bagian yaitu opening babak 1 yang bertempat di Sabuga, mobilisasi dengan jalur Sabuga – Boulevard, dan opening babak 2 yang bertempat di Boulevard. Pembukaan OSKM dapat meningkatkan antusiasme ITB 2012 untuk mengikuti rangkaian acara OSKM 2012 dan memberikan impresi awal dengan melibatkan massa kampus. 

Mahasiswa baru 2012 yang memiliki antusiasme untuk mengikuti rangkaian acara OSKM ITB 2012.  Massa kampus ikut serta dalam pembukaan OSKM dan menjalankan perannya Rangkaian acara opening dimulai dari opening babak 1 yang terdiri dari perform di Sabuga yang dikoordinasikan oleh Fajar dan penanggungjawabnya adalah Syarifa Adharani (STF 2011), dilanjutkan oleh orasi komandan lapangan dengan penanggungjawabnya adalah Mutia Bestiari (TI 2011). Acara selanjutnya adalah mobilisasi dengn massa kampus sebagai pensuasana di jalur mobilisasi. Jalur mobilisasi dibagi menjadi 3 zona. Zona 1 berada di Sunken dengan penanggung jawab Rony Dharmawan (AE 2011). Zona 2 berada di Comlabs hingga DPR dengan penanggung jawab Triananda Ufuk (GD 2011). Zona 3 berada di 4 labtek dengan penanggung jawab Armand Maulana (GD 2011). Acara dilanjutkan dengan opening babak 2 yang terdiri dari orasi perwakilan himpunan dengan penanggung jawab Junisa Arini (SI 2011) kemudian orasi konklusi dan ceremony pembukaan oleh komandan lapangan, dihadiri oleh mahasiswa baru, panitia, dan massa kampus. Penanggungjawabnya adalah Mutia Bestiari (TI 2011).   

Briefing sebelum hari H terkait rundown tidak dapat dimaksimalkan karena terjadi perubahan mendadak pada rundown acara. Briefing on the spot untuk massa kampus tidak dapat berjalan maksimal karena waktu briefing yang terbatas. Beberapa barang kebutuhan logistik baru dipastikan menjelang hari H mengakibatkan beberapa kebutuhan barang tidak dapat terpenuhi.

86 

  

  Saran

2





Ijin penempelan spanduk yang baru selesai mendekati hari H mengakibatkan surat ijin belum keluar pada hari H dn penempelan spanduk bermasalah. Koordinasi dengan panitia lapangan kurang baik, terutama saat mobilisasi maba ke Boulevard. Gladi bersih kurang maksimal karena logistik belum bisa dicoba sebelum hari H. Pembagian PJ dan SDM per mata acara dilakukan sampai dengan H-5. Setiap PJ mengerti tugas dan deskripsi kerja pada hari H sehingga dapat melakukan briefing kepada pendukung PJ di setiap mata acara. Terdapat miss tentang beberapa poin SOP dan TOR massa kampus saat roadshow. Ada acara yang mengundang orang tua maba berdekatan dengan tempat opening.

Rundown acara harus dipastikan jauh hari sebelum hari H agar briefing sebelum hari H dapat dimaksimalkan.  Slot waktu briefing untuk massa kampus di hari H sebaiknya diperpanjang.  Keperluan logistik dan perijinan sebaiknya dipastikan sejak jauh-jauh hari.  Koordinasi dengan panitia lapangan perlu dilakukan secara lebih baik.  Poin dalam SOP dan TOR sebaiknya dipahami dengan baik sehingga tidak terjadi kesalahan pamahaman baik oleh panitia maupun pihak lain yang mendukung keberjalanan acara. Closing OSKM 2012 Bramantyo Eko Kurnianto Eksekusi acara penutupan OSKM 2012 yang dilaksanakan pada tanggal 31 Juli 2012 bertempat di Lapangan Sepakbola SARAGA ITB. Terdiri dari Interaksi massa kampus, Perform, serta rangkaian closing ceremony. Penutupan OSKM dapat meningkatkan semangat mahasiswa baru ITB 2012 untuk bersatu dalam KM ITB untuk Indonesia. Mahasiswa baru 2012 yang memiliki semangat untuk bersatu dalam KMITB untuk Indonesia. Sebelum memasuki rangkaian acara penutupan OSKM 2012, terlebih dahulu seluruh massa kampus melakukan briefing (penanggungjawab : Dhika Noor Pradana (Gl’10)) yang dipimpin oleh moderator tiap zona. Briefing ini bertujuan untuk meberikan arahan serta batasan-batasan kepada massa kampus saat interaksi dengan mahasiswa baru 2012. Setelah Maba 2012 masuk ke lapangan sepak bola Saraga, dan melakukan shalat Ashar, massa kampus dimobilisasi ke lapangan saraga dan melingkari maba yang telah berdiri di masing-masing zona. Terdapat 8 zona interaksi yang didalamnya terdapat 1 moderator dan 1 PJ kotak. Setelah interaksi, maba dimobilisasi menuju depan panggung dan semua massa kampus berada di belakang dan samping maba. Lalu dilanjutkan oleh perform yang dikordinir oleh Fajar. Lalu dilanjutkan oleh orasi Danlap serta janji Maba 2012. Setelah itu orasi dari Presiden KM ITB yang dilanjutkan salam ganesha bersama semua maba dan massa kampus serta diterbangkannya spanduk visi OSKM yang diikat pada 150 balon gas.

87

Dan selanjutnya sambutan oleh Rektor ITB Prof. Dr. Akhmaloka dan bersamaan diterbangkannya 150 Lentera. Acara closing ceremony terakhir ditutup dengan menyanyikan lagu mentari yag dipimpin oleh perwakilan lembaga diatas panggung serta diikuti oleh seluruh maba dan massa kampus. Evaluasi

 Saat mobilisasi massa kampus dari ITB menuju pelataran parkir saraga dekat baksil, banyak massa kampus yang telat sehingga kesan “surprise” yang ingin didapat maba akan kehadiran massa kampus pun tidak ada.  Saat memulai interaksi massa kampus, tidak adanya komando terpusat untuk memulai, membuat interaksi tiap zonanya, tidak berbarengan memulainya.  Di beberapa zona Interaksi, moderator zonanya terlihat tidak netral, ada beberapa yang memihak massa kampus.  Saat waktu interaksi telah selesai, hampir setiap zona interaksi terlambat untuk mengakhiri forum interaksinya sehingga terjadi kemunduran jadwal perform dan berbuntut kepada kemunduran waktu rundown closing ceremony.  Kebutuhan perform yang mendadak pada saat hari-H menyulitkan divisi Opclos untuk memenui kebutuhan tersebut. Selain itu sering sekali miss communication antara divisi Opclos dan divisi Perform.  Batre Handy Talkie (HT) banyak yang mati ketika pertengahan acara sehingga komunikasi antar Pemegang HT terhambat. Saat menyalakan lentera pun terjadi kesalahpahaman akibat HT yang mati.  Kordinasi dengan divisi Lapangan masih kurang, terbukti saat mobilisasi maba menuju depan panggung yang terlalu lama. Perlunya ditekankan lagi kepada korlap dan danlap mengenai waktu rundown sehingga korlap dan danlap bisa mengintruksikan panitia lapangannya agar bisa lebih sigap.  Saat menyalakan lentera, banyak taplok yang masih kebingungan menyalakan lentera, banyak taplok yang panik ketika lenteranya terbakar, dan mengakibatkan terjadinya chaos saat penerbangan lentera

Saran

 Perlunya penekanan kepada massa kampus saat roadshow tentang waktu mulai briefing sehingga memperkecil jumlah massa kampus yang terlambat. Bisa juga diingatkan kepada ketua lembaganya untuk bisa lebih mengkordinir massa lembaganya.  Adanya komando terpusat baik dari suara di panggung ataupun PJ kotak yang mengingatkan moderatornya sehingga Interaksi bisa dimulai secara bersama-sama.  Perlunya penekanan kepada moderator mengenai SOP dan TOR moderator dan ketika di lapangan, PJ kotak seharusnya lebih mendampingi dan mengingatkan lagi moderatornya. Penempatan moderator pun perlu dicermati dan seharusnya moderator tidak ditempatkan pada zona yang terdapat lembaga si moderator.  Waktu 45 menit untuk interaksi massa kampus sangat tidak cukup. Seharusnya minimal 1 jam di khususkan untuk interaksi. Saat briefing massa kampus moderator lebih menekankan lagi akan durasi dari

88

3



Evaluasi

interaksi tersebut dan PJ kotak seharusnya bisa sering mengingatkan akan durasi interaksi.  Divisi perform seharusnya masuk dalam divisi Opclos agar tidak terjadi kesalahpahaman mengenai kebutuhan perform.  Handy Talkie (HT) harus di cek terlebih dahulu dan dipakai seefektif mungkin agar saat keberlangsungan acara HT masih tetap bisa berfungsi. Karena saat acara, HT merupakan alat yang sangat vital dan penting membantu komunikasi semua elemen di lapangan.  Pembuatan teklap Closing OSKM oleh korlap dan danlap harus melibatkan divisi Opclos agar saat di lapangan, korlap dan danlap bisa menginstruksikan semua panitia lapangan bekerja dengan baik dan tidak terjadi kesalahpahaman.  Panitia lapangan sebaiknya mengerti juga materi dan rundown Closing dan saat acara closing itu melibatkan panitia lapangan, seharusnya panitia lapangan lebih menghargai panitia non-lap saat briefing sehingga saat di lapangan semua pan-lap tidak panik dan kebingungan. Berkomunikasi dengan himpunan dan unit mengenai opclos OSKM Ghina Kamila (10210043) Mengayomi himpunan dan unit untuk berpartisipasi pada opening-closing OSKM. Menyampaikan informasi terkait Opening Closing OSKM (roadshow, briefing, SOP & TOR, dan lain sebagainya) ke himpunan dan unit. Satu orang LO memegang sekitar 2 himpunan dan 3 unit. Selain itu LO juga sebagai penghubunga input saran dari himpunan Menjelaskan informasi terkait Opening-Closing kepada himpunan dan unit Adanya komunikasi timbal balik yang jelas dengan himpunan dan unit terkait opening-closing Korsubdiv LO meminta data unit yang berpartisipasi di opening/closing dari kadiv intrakampus OSKM, lalu mengeliminasi data unit yang tidak berpartisipasi. Setiap LO menghubungi minimal 2 himpunan dan 3 unit. Keberjalanan kerja mulai setelah forsil fiksasi. Pra-acara para LO menghubungi semua lembaga via sms kemudian memastikan lembaga yang dipegang berpartisipasi untuk opening maupun closing, dan mengadakan roadshow ke sekretariat tiap lembaga untuk menjelaskan SOP dan TOR yang mendukung keberjalanan opclos. Pada hari-H LO memastikan kehadiran massa kampus berada di jalur mobilisasi opening babak I OSKM kemuadian mem-briefing massa kampus mengenai SOP TOR dan memastikan para perwakilan lembaga hadir di opening ceremony OSKM, serta kehadiran massa lembaga baik unit maupun himpunan pada interaksi massa kampus termasuk closing ceremony OSKM. Pasca acara LO menghubungi tiap lembaga untuk berterima kasih atas kerjasama yang diberikan dan meminta feedback dari massa lembaga mengenai keberjalanan opening dan closing. 1. Adanya beberapa unit yang tiba-tiba ingin ikut opening/closing karena beralasan tidak dihubungi LO, padahal sebenarnya unit yang berpartisipasi untuk opclos OSKM sudah ditanyakan konfirmasinya oleh divisi intrakampus. 2. Ada beberapa LO yang masih dianggap terdaftar namun tidak

89

3. 4. Saran

1. 2. 3.

4. 5. 6. 7. 8.

melaksanakan tugasnya sebagai LO yang menyebabkan terjadinya kesulitan dalam penanganan beberapa lembaga (miskom) Kurangnya kesopanan LO dalam memperkenalkan diri kepada kahim/kanit pada awal perkenalan via sms Adanya redundan karena ada himpunan yang LO pada saat opening berbeda dgn saat closing sehingga punya 2 LO Perkenalan LO ke kahim/kanit harus lebih sopan agar dapat berkomunikasi dengan baik LO yang berpasangan (LO saat opening saja dengan closing saja) harus saling berkomunikasi dengan baik Untuk LO yang berpasangan, LO yang menghubungi lembaga duluan adalah LO saat opening agar tidak terjadinya kebingungan di pihak lembaga, dan LO saat closing sebaiknya berkenalan dengan lembaganya pada saat LO opening mengucapkan terima kasih ke lembaganya seusai opening ceremony. Jumlah LO yang ada harus optimal (sesuai dengan kebutuhan) LO harus lebih komunikatif terhadap tiap lembaga untuk menghindari salah penyampaian berita dan infromasi Kedekatan LO dengan perwakilan lembaga diperlukan agar kenyamanan penyampaian informasi lebih baik LO harus memastikan lembaga yang dipegangnya mengerti SOP dan TOR untuk opening/closing LO mengerti teknis opening/closing agar beberapa jam sebelum opening/closing, LO setidaknya dapat menjelaskan tentang teknis kepada massa kampus via sms atau rapat lainnya

Kendala Keseluruhan    

Rundown masih terus berubah sampai mendekati hari-H karena menunggu keputusan dari pihak rektorat, dan kurangnya koordinasi dalam pihak rektorat itu sendiri Kesibukan panitia 2010 dan 2011 (kaderisasi, rangkaian acara wisuda, acara unit, SP) yang bertepatan dengan masa pengonsepan dan persiapan Jalur koordinasi dengan divisi perform yang tidak jelas Massa unit yang terpecah karena timeline opclos dan OHU yang cukup banyak bentrok

Evaluasi Keseluruhan   

Briefing hari-H yang dilaksanakan tepat sebelum acara dimulai tidak maksimal dan mengundur mulainya acara Koordinasi dengan panitia lapangan pada saat eksekusi kurang baik Masih terdapat miskomunikasi tentang SOP dan TOR kepada massa kampus

90 Saran untuk Kedepannya  

Divisi perform sebaiknya berada di bawah divisi opening closing untuk mempermudah koordinasi Kebutuhan perizinan, logistik dan artistik sebaiknya di fiksasi sejak jauh hari dan dipantau perkembangannya  Forum diskusi untuk unit sebaiknya dilakukan per rumpun dan tidak dilakukan bersamaan dengan forum untuk himpunan  Maksimalkan fungsi dari LO pada saat masa persiapan, eksekusi, dan pasca eksekusi untuk mendapatkan feedback dari massa kampus  Sebaiknya gladi bersih dilakukan sesuai dengan kondisi (perlengkapan, sumber daya) mendekati hari H, sehingga evaluasi yang dipakai saat gladi bersih dapat dipakai untuk eksekusi sebenarnya.

91

LPJ KOORDINATOR DIVISI KEAMANAN OSKM ITB 2012 (Irham Muhammad – Teknik Geofisika 2010 ) Deskripsi Kerja

Status  

Bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Acara Penyelenggara Diklat Divisi Keamanan

Wewenang 

Menentukan tugas – tugas bersangkutan dengan divisi keamanan

Tugas       

Menentukan kualifikasi keamanan Menyusun konsep diklat divisi keamanan Mengajukan RAB divisi keamanan Membuat timeline diklat divisi keamanan Menyediakan SDM untuk diklat terpusat dan diklat divisi terkait divisi keamanan Melaksanakan diklat divisi keamanan Memberikan saran berikut dengan divisi lapangan saat acara


Koordiv Muhammad Irham (TG10)

Pahlawan

Wakordiv Materi Arjuna Mohikhan (KL10)

Wakordiv MSDM

Wakordiv Lapangan

Satrya Dewantara (SI10)

Onesimus V.A.S. (TG10)

Jumlah Sumber Daya Manusia 1.

PENDIKLAT Jumlah kebutuhan sumber daya manusia pada setiap diklat: 1. Koordinator Divisi dan Koordinator Lapangan 2. Pendiklat 3. Tata tertib disiplin Total

= 2 orang = 13 orang = 5 orang = 20 orang

92

Data pendiklat yang pernah berpartisipasi dalam diklat divisi dan/atau diklat terpusat: No

Nama

Jurusan

No

Nama

Jurusan

1.

Muhammad Irham

TG’10

59

Ikhwanto

MG’10

2

Satrya Dewantara

SI’10

60

Anisa Wijayanti

MRI’10

3

Arjuna Ramitan M.

KL’10

61

Fajar W.P.

MRI’10

4

Onesimus Van Aritatum S.

TG’10

62

Joseph Juan

MS’10

5

Ryan Fadhilah Hadi

AE’10

63

Harry

MT’10

6

Adelia Sabrina

AR’10

64

Perta Agusta

MT’10

7

Aisha Prisamahyati

AR’10

65

Amri Cahyo

PL’10

8

Evelyn Mirandha S.

AR’10

66

Andhika Eka Satria

PL’10

9

Fahma Febrina

AR’10

67

Anugerah Cipta

PL’10

10

Kania Thea

AR’10

68

Dian Putri

PL’10

11

Karina Wiriadidjaja

AR’10

69

Kineta Gisela

PL’10

12

Laras Prahardian Putri

AR’10

70

Mirakania Nasution

PL’10

13

Nabil Fauzan Wassil

AR’10

71

Tessa Talitha

PL’10

14

Nadya Chairunnisa

AR’10

72

Wahyu Lubis

PL’10

15

Prinka Victoria

AR’10

73

Widya Garnieta

PL’10

16

Shannon Utama

AR’10

74

Mirza Malik

SBM’10

17


AR’10

75

Adipraja Al Rasyid

SBM’10

18

Wieny Mediawati

AR’10

76

Adityo Nugroho

SI’10

19

M. Ramadhan Audirizki

BE’10

77

Alessandra Syukrika

SI’10

20

Glory

BI’10

78

Cantya Santika

SI’10

21

Ursula Nungky

BI’10

79

Cicilia Andita

SI’10

22

Aisyah Gunung

EL’10

80

Hanna Pertiwi

SI’10

23

Andita Rahmi

EL’10

81

Tita Dinandra

SI’10

24

Granantyo Tito

EL’10

82

Zaki Muhammad

SI’10

25

Hafid Praditya

EL’10

83

Adeodatus Palmadite

TA’10

26

Rasiv Bachtiar

EL’10

84

Cecep Purnama Sidiq

TA’10

27

Westyarian Ari

EL’10

85

David Ryan

TA’10

28

Chairiman

EP’10

86

Dede W.

TA’10

29

Diane Anggraeni

EP’10

87

Fadhlan Adit

TA’10

30

Fabian Ditya

EP’10

88

Rahmat Septian

TA’10

31

Feriz Kausar

EP’10

89

Rizcha Sri Wibisono

TA’10

32

Immanuel Robinson

EP’10

90

Sapto Aji

TA’10

33

Randy Sihombing

EP’10

91

Andriyan Saputra

TG’10

34

Panji Gilang Prasetyo

ET’10

92

Faeruz Maulana

TG’10

35

Risma Safitri

ET’10

93

Firmanda

TG’10

36

Agastya Wiraputra

FI’10

94

Lutfi

TG’10

37

Zafira Nandya

FKK’10

95

Reza Noviardi

TG’10

38

Nanda Anugrah

FT’10

96

Menno Natanael

TG’10

39

Prasetyo Hadi

FT’10

97

Ramadhan Kautsar

TG’10

40

Adi Kadarisman

GD’10

98

Sidiq

TG’10

41

Becky

GD’10

99

Yoga

TG’10

42

Asrielsya Buya

GD’10

100

Harvan

TI’10

43

Faber William

GD’10

101

Imam Nugraha

TI’10

93

44

Melly

GD’10

102

Vania Florensia

TI’10

45

Andhika Eka Satrya

GL’10

103

Antonius Prasetya

TK’10

46

Bayu Caesario

GL’10

104

Esron Eliakim

TK’10

47

Figa Noveria Roosa

GL’10

105

Ibrahim Abdulfattah

TK’10

48

Kusnandito

GL’10

106

Adilla Mutia Fatimah

TL’10

49

Idham Maulana

GL’10

107

Arti Indallah

TL’10

50

M. Nabil

GL’10

108

Audinisa Fadhila

TL’10

51

Petranusa

GL’10

109

Guntur Ario Wibisono

TL’10

52

Rama Wicaksana

GL’10

110

Mentari P.

TL’10

53

Rizka Chester

GL’10

111

Mochammad Adi Septiono

TL’10

54

Yan Yan M. Achdiansyah

GL’10

112

Tito Sulistyo

TL’10

55

Arham Alam

KL’10

113

Alfa Surya

TM’10

56

Regita Prisca

KL’10

114

Hadist Ginanjar

TM’10

57

Jaza Yusron

MA’10

Jumlah SDM

58

Yovita Wangsaputra

ME’10

2.

114 orang

ANGGOTA DIVISI KEAMANAN Divisi keamanan ‘AGNIBRATA’ OSKM ITB 2012 berjumlah 279 orang dengan perangkat sejumlah 22 orang. Sumber daya anggota dibagi ke dalam 10 pasukan. Setiap pasukan dipimpin oleh komandan pasukan (danpas). Berikut datanya: No.

Nama

Jurusan

Posisi

1

Julius Timothy Napitupulu

TG’11

Pahlawan Koordinator Lapangan

2

Joy Arsyad Natabraja

GD’11

Pahlawan Komandan Lapangan Keamanan

3

Dimas Haryo Adi Prakoso

TL’11

Pahlawan Komandan Lapangan Medik

4

Pranidhana Mahardhika

MT’11

Pahlawan Komandan Lapangan Taplok

5

Ardian Rizardhi Satyagraha

SI’11

Pahlawan Koordinator Divisi Keamanan

6

Nugraha Suryakomara

GL’11

Pahlawan Koordinator Divisi Keamanan

7

Bhima

TA’11

Komandan Pasukan Bendera

8

Aghasa Hasan

TL’11

Pasukan Bendera

9

Candra Alfian

MS’11

Pasukan Bendera

10

Deniswara Nur Fadilah P.

GL’11

Pasukan Bendera

11

Fauzan Febriantoro

TG’11

Pasukan Bendera

12

Tatas Prasetyo Aji

EP’11

Pasukan Bendera

13

M. Farkhan Gunarwan

MRI’11

Komandan Pasukan 1

14

A. Karunianta K.

KL’11

Pasukan 1

15

Abdurrahim Majid

SI’11

Pasukan 1

16

Adam Verdyansyah

TA’11

Pasukan 1

17

Agung Setiaji

TM’11

Pasukan 1

18

Aini Khoirunnissa

TI’11

Pasukan 1

19

Aqcaya Zihni Bazila

TI’11

Pasukan 1

20

Ario Nuswantoro

EP’11

Pasukan 1

21

Asih Nur Andari

ME’11

Pasukan 1

22

Asti Larasati

PL’11

Pasukan 1

23

Delicia Ulyta

MRI’11

Pasukan 1

24

Delvy Prawirawan

MA’11

Pasukan 1

25

Dwi Suciwahyuni

MA’11

Pasukan 1

Fahmi Aziz

TM’11

Pasukan 1

26

94

27

Farrell Yodihartomo

STI’11

Pasukan 1

28

Fauzan Yudho Pratomo

TA’11

Pasukan 1

29

Fuad Aziz

MRI’11

Pasukan 1

30

Galuh Hersinom Adi

STF’11

Pasukan 1

31

Gangsar Falahinsan

FI’11

Pasukan 1

32

Gerry Teguh Padantha

KL’11

Pasukan 1

33

Hadiyan Budi Prasetyo

MS’11

Pasukan 1

34

Hafidz Wibisono

PL’11

Pasukan 1

35

Husna Tiara

PL’11

Pasukan 1

36

Irfie A. Santoso

AR’11

Pasukan 1

37

Ivonne Fabiola N.O.

KL’11

Pasukan 1

38

Keisara Maudy Namina

TA’11

Pasukan 1

39

Laila Sabrina

BI’11

Pasukan 1

40

Lyshien Starlin

TK’11

Pasukan 1

41

M. Ibrahim Ulinnuha

GD’11

Pasukan 1

42

Muhammad Ghozie F.K.

MA’11

Pasukan 1

43

Nadia Risky Putri

TL’11

Pasukan 1

44

Nuran Nabila

EP’11

Pasukan 1

45

Phillbertha Gentha Permana

SBM’11

Pasukan 1

46

Qoyyima F.S.

GL’11

Pasukan 1

47

Raden Sasqia W.

PL’11

Pasukan 1

48

Rifina Ramdhiantri R.

TI’11

Pasukan 1

49

Ryan Azhar

AR’11

Pasukan 1

50

Tika Novira Tobing

TA’11

Pasukan 1

51

Tilaka Wasanta

SI’11

Pasukan 1

52

Yulia Nur Annisa N.

GL’11

Pasukan 1

53

Yunisa Arini Anwar

MRI’11

Pasukan 1

54

M. Faisal Fachri

MS’11

Komandan Pasukan 2

56

Adam Nurilman D.

AR’11

Pasukan 2

57

Aldiano Falah Hardana

TM’11

Pasukan 2

58

Armand Kalvin T.S.

MT’11

Pasukan 2

59

Chrysanti Riskia

KL’11

Pasukan 2

60

Dea Mustika M.

PL’11

Pasukan 2

61

Efrizaldi A.

BE’11

Pasukan 2

62

Grendilaxrama

KL’11

Pasukan 2

63

Hari Utama

TA’11

Pasukan 2

64

Hendra Charisma Putra

SI’11

Pasukan 2

65

Heri Wibowo

MS’11

Pasukan 2

66

Iftikar Izzaturrahman

MRI’11

Pasukan 2

67

Iqro Dewantoro

SBM’11

Pasukan 2

68

Ivanie Destile Sari

PL’11

Pasukan 2

69

Krisna Darmawan

TA’11

Pasukan 2

70

Luthfi Anshari

FI’11

Pasukan 2

71

Martha Netta

STF’11

Pasukan 2

72

Meggy Audi Tommy

TG’11

Pasukan 2

73

Miyahana

TI’11

Pasukan 2

74

M. Mufri Judin A.A.

MA’11

Pasukan 2

75

M. Syirodj

SBM’11

Pasukan 2

76

Musfiandini Zahra

TL’11

Pasukan 2

77

Nadya Amalia Busono

TL’11

Pasukan 2

95

78

Nurul Nathira P.

SI’11

Pasukan 2

79

Pradipto

FI’11

Pasukan 2

80

Puspa Harumi Nusantari

TI’11

Pasukan 2

81

Puti Bungo Rina

MRI’11

Pasukan 2

82

Sarah Risda Nafisah

ME’11

Pasukan 2

83

Vini Apriliani

GL’11

Pasukan 2

84

Yasin

FI’11

Pasukan 2

85

Zunaiza

AR’11

Pasukan 2

86

Sebastian

TI’11

Komandan Pasukan 3

87

Adnanta Rio

KI’11

Pasukan 3

88

Aishah Mahyarni

SI’11

Pasukan 3

89

Amelia Nur Sa’adah

MA’11

Pasukan 3

90

Annisa Nur Sabrina

TL’11

Pasukan 3

91

Bill Raziq Wadana

TI’11

Pasukan 3

92

Doandy Yonathan W.M.

TA’11

Pasukan 3

93

Feisal

MS’11

Pasukan 3

94

Hadi Prabowo

TL’11

Pasukan 3

95

Hafizh Insan A.

TK’11

Pasukan 3

96

Jzolanda Tsavalista B.

SI’11

Pasukan 3

97

Kamila A. Widyanto

STI’11

Pasukan 3

98

Kurnia Candra Utama

TA’11

Pasukan 3

99

Lailatin

SI’11

Pasukan 3

100

Laurensia Irmayani

BM’11

Pasukan 3

101

M. Rusyad Salim

MS’11

Pasukan 3

102

Nina Amanda

MA’11

Pasukan 3

103

Novianto Arif Setiawan

MS’11

Pasukan 3

104

Nurul Fitrianti

FT’11

Pasukan 3

105

Putri Tri Wahyuni

STF’11

Pasukan 3

106

Ridho Akbarisanto

TI’11

Pasukan 3

107

Sandy Fajrian

TG’11

Pasukan 3

108

Silvia Rahmawati

TA’11

Pasukan 3

109

Sonia Arumdati

TM’11

Pasukan 3

110

Swastika Utama

KI’11

Pasukan 3

111

Archie Alfitro

KI’11

Komandan Pasukan 4

112

Aditya Pamungkas

OS’11

Pasukan 4

113

Alfian Fernandhika

FT’11

Pasukan 4

114

Annisa Chryssanthy

MRI’11

Pasukan 4

115

Aulia Rahmi Halida

SI’11

Pasukan 4

116

Fadli Aprianto

KI’11

Pasukan 4

117

Figza Aprastiwi

TK’11

Pasukan 4

118

Hafshah Najma A.

PL’11

Pasukan 4

119

I Wayan Rakananda

TM’11

Pasukan 4

120

Jefri Hendri Adriano

GD’11

Pasukan 4

121

M. Reza Robby N.

ME’11

Pasukan 4

122

Mayta Kamila

GL’11

Pasukan 4

123

M. Darda Musasyah

PN’11

Pasukan 4

124

M. Hadyan

AR’11

Pasukan 4

125

Nariswara Prajna Putri

TK’11

Pasukan 4

126

Prima Sari Anungputri

PL’11

Pasukan 4

127

Priska Permata

PL’11

Pasukan 4

96

128

Rachel Lindro

TA’11

Pasukan 4

129

Raka A. Inggis

SBM’11

Pasukan 4

130

Reiner Raditya

TK’11

Pasukan 4

131

Resky Dera Putrianti

FKK’11

Pasukan 4

132

Rina Asri Aisyah

SI’11

Pasukan 4

133

Satria Indrawan Putra

EP’11

Pasukan 4

134

Wahyu Rizki Azmi

GL’11

Pasukan 4

135

Muhammad Adi Prasojo

GL’11

Komandan Pasukan 5

136

Afri Yudhawan

GD’11

Pasukan 5

137

Baninda Yurisulhikmah

MRI’11

Pasukan 5

138

Fatkur Rosi

PL’11

Pasukan 5

139

Ikhlas

MA’11

Pasukan 5

140

Imam Putranto

EP’11

Pasukan 5

141

Indah Suryani

MG’11

Pasukan 5

142

Julia Kharisma P.S.

TK’11

Pasukan 5

143

M. Fachry Ram

MS’11

Pasukan 5

144

Mety Dora Nur Amalia

TI’11

Pasukan 5

145

Pratiwi Kusumawardani

AS’11

Pasukan 5

146

Rahma Dewi Yuni Asri

EL’11

Pasukan 5

147

Randu Kalifa Sya’bana

GD’11

Pasukan 5

148

Revarinda Nur Amalia

PL’11

Pasukan 5

149

Rezza Dwi Maharani

MA’11

Pasukan 5

150

Ridho Bakti

SBM’11

Pasukan 5

151

Rukan Faiz Nur Rabbani

KL’11

Pasukan 5

152

Sandhy Muhammad Akbar

TG’11

Pasukan 5

153

Syavira Rahmadiani

SI’11

Pasukan 5

154

Thea Olivia

IF’11

Pasukan 5

155

Tri Haryanta

GL’11

Pasukan 5

156

Wanda Juwita

GD’11

Pasukan 5

157

Wisnu Anugrah Pratama

GL’11

Pasukan 5

158

Yacob Wilfred S.

EL’11

Pasukan 5

159

Yosandi Calimanto

TK’11

Komandan Pasukan 6

160

Aditya Pratama

GL’11

Pasukan 6

161

Aditya Wildan Faras

EL’11

Pasukan 6

162

Andre Aginsa

ET’11

Pasukan 6

163

Desy Nur Anisa

FT’11

Pasukan 6

164

Dinah Kamilah Ulfa

IF’11

Pasukan 6

165

Gede Agung Putra

MT’11

Pasukan 6

166

Ivan Pranata

KL’11

Pasukan 6

167

Mahatma Waskitadi

SBM’11

Pasukan 6

168

Michael Ingga

IF’11

Pasukan 6

169

Muthia Amanda Iskandar

SI’11

Pasukan 6

170

Nita Arsita Dewi

TA’11

Pasukan 6

171

Onesmus Hopijayanto P.

SI’11

Pasukan 6

172

Pitra Syahirul Muntaha

TI’11

Pasukan 6

173

Qurrata Aini

PL’11

Pasukan 6

174

Qurrotu A’yun

KI’11

Pasukan 6

175

Ristanti Fitri Ramadanti

ET’11

Pasukan 6

176

Rizki Baihaqi

GD’11

Pasukan 6

177

Rizky Nurfajri

TG’11

Pasukan 6

97

178

Sanny Marselina

AS’11

Pasukan 6

179

Siti Herdiati Muharromah

GD’11

Pasukan 6

180

Sitti Fatimah Azzahra

TL’11

Pasukan 6

181

Tirtaning Adhialam

TL’11

Pasukan 6

182

Tito Rikza Ahmadi

KL’11

Pasukan 6

183

Yudea Sisti Kurniadevi

OS’11

Pasukan 6

184

Sonny Bintang

TG’11

Komandan Pasukan 7

185

Abdul Rahim Alvariisy

TI’11

Pasukan 7

186

Adryan Tahriz Lazuardi

TM’11

Pasukan 7

187

Ajeng Khrisnasari

TL’11

Pasukan 7

188

Aulia Desy Parwati

TI’11

Pasukan 7

189

Bellaria Putri Syawallita

ET’11

Pasukan 7

190

Bhama Andy Pradhana S.

KI’11

Pasukan 7

191

Catharina Novita Anggraeni

EL’11

Pasukan 7

192

Chandra Fadhillah Amin

TM’11

Pasukan 7

193

Dian Lazuardy B.A.

TA’11

Pasukan 7

194

Eva Okta Maulany

AR’11

Pasukan 7

195

Izni Nur Ibrahim

BE’11

Pasukan 7

196

Julda Naufal

TM’11

Pasukan 7

197

Kevin Vincentius

SI’11

Pasukan 7

198

Muhammad Rafi Respati

GD’11

Pasukan 7

199

Nicholas Finders P.S.

SI’11

Pasukan 7

200

Noveryna Dwika Reztie

AR’11

Pasukan 7

201

Ogi Bagja Waluya

TA’11

Pasukan 7

202

Rheza Ryan Wiratma

TM’11

Pasukan 7

203

Sari Sartika

AR’11

Pasukan 7

204

Seshana Junisha Aviananda

TL’11

Pasukan 7

205

Sindi Ajeng Hadiyanti

TI’11

Pasukan 7

206

Tiara Abdah Rahmah

KL’11

Pasukan 7

207

Yasmine Kurnia

MRI’11

Pasukan 7

208

Steven Widyatmaja

AR’11

Komandan Pasukan 8

209

Agra Suryadwipa

EP’11

Pasukan 8

210

Ahmad Armansyah Fauzi

MS’11

Pasukan 8

211

Annisa R. Tadiyana

TA’11

Pasukan 8

212

Aprilia Ria Kasanah

TI’11

Pasukan 8

213

Archeilia D.

SI’11

Pasukan 8

214

Arif Nugroho

MS’11

Pasukan 8

215

Chalisha Dwiriastya

PL’11

Pasukan 8

216

Danisa Myra Putri

PL’11

Pasukan 8

217

Dinar Siti Sarah

ME’11

Pasukan 8

218

Dwi Futia Khaerani

STF’11

Pasukan 8

219

Dwicahyo Herlambang P.H.

EL’11

Pasukan 8

220

Efraim Andili Mangiwa

SI’11

Pasukan 8

221

Ersalina Renatra

ET’11

Pasukan 8

222

Fariz K. Akbar

KL’11

Pasukan 8

223

Firman Adi Prastowo

ME’11

Pasukan 8

224

Ghalih Ichwan Al Rasyid

GL’11

Pasukan 8

225

Ghufran Haris Suryadi

AE’11

Pasukan 8

226

Michael Jefry

GL’11

Pasukan 8

227

Nadia Citra Kanina

TL’11

Pasukan 8

98

228

Nadya Oetary

GL’11

Pasukan 8

229

Pratama Istiadi

TK’11

Pasukan 8

230

Rachmat Subagia

PN’11

Pasukan 8

231

Ruth Debora

TI’11

Pasukan 8

232

Veronica Astrida C.

TL’11

Pasukan 8

233

Danang Arbansa Nur

STI’11

Komandan Pasukan 9

234

Abdurrahman Arroisi

SI’11

Pasukan 9

235

Achmad Ariaseta

MG’11

Pasukan 9

236

Andrien Ivander Wijaya

EL’11

Pasukan 9

237

Ardy Kusuma

OS’11

Pasukan 9

238

Astri Yulmarliani

KI’11

Pasukan 9

239

Dyah Ayu Ritma Ratri

GD’11

Pasukan 9

240

Eufrasia Marlita Kurniawan

PL’11

Pasukan 9

241

Fathia Sabila

PL’11

Pasukan 9

242

Fauzian Irawan

TG’11

Pasukan 9

243

Gene Adhiyasa

KL’11

Pasukan 9

244

Hayuningtyas Rahmani B.

BM’11

Pasukan 9

245

Hudan Asharyanto

GD’11

Pasukan 9

246

Irsil Bestian

PL’11

Pasukan 9

247

Lakhsmi Dewi Wulandari

TG’11

Pasukan 9

248

M. Ibrahim Aji

TK’11

Pasukan 9

249

M. Aris Darmawan

EP’11

Pasukan 9

250

M. Shidiq Sumitro

EP’11

Pasukan 9

251

Nadhira Dwi Putri

TI’11

Pasukan 9

252

Nadya P.N.

KI’11

Pasukan 9

253

R.A. Indiira Meirani

FKK’11

Pasukan 9

254

Rovineida Hiskia Imna

TL’11

Pasukan 9

255

Andy Hidayatullah Rosman

TM’11

Komandan Pasukan 10

256

Bea Regina Marcendy

PL’11

Pasukan 10

257

Bernando Parasian

TA’11

Pasukan 10

258

Dzaky Abdul Hanif

TK’11

Pasukan 10

259

Ekmi Gasari

GD’11

Pasukan 10

260

Elizzah Rahmatika

TA’11

Pasukan 10

261

Faishal Ahmad Farrosi

SBM’11

Pasukan 10

262

Farhan Muzaki

PL’11

Pasukan 10

263

Fariz Kustama Kafari L.

GL’11

Pasukan 10

264

Fatima Pinon Pambayun

MRI’11

Pasukan 10

265

Friska Martha Napitupulu

TA’11

Pasukan 10

266

Galih Pertiwi

TA’11

Pasukan 10

267

Ghaniyyu Muhammad

GL’11

Pasukan 10

268

Irfan Tulus Bachtiar

TM’11

Pasukan 10

269

Iriene Elok Pratiwi

PN’11

Pasukan 10

270

Joel Goklasmartua N.

TA’11

Pasukan 10

271

Joshua Satriana

GL’11

Pasukan 10

272

Mukharij Nur Alam

STF’11

Pasukan 10

273

Nafisa Meisa I.

TL’11

Pasukan 10

274

R.M. Enrico Dwidhanto I.

GD’11

Pasukan 10

275

Rani Septiani

AR’11

Pasukan 10

276

Sabila Maharani

SBM’11

Pasukan 10

277

Sacha Mauludianita

PL’11

Pasukan 10

99

278

Sari Fitriani

279

Yulia Puspa Sari

FI’11

Pasukan 10

PL’11

Pasukan 10

JUMLAH SDM

279 orang

Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi 1. 2.

3.

Koordinator Divisi Tugas koordinator divisi telah dijabarkan di atas sesuai status dan wewenang yang dimiliki Wakil Koordinator Divisi Wakil koordinator dibagi menjadi 3 bagian, yaitu: Wakil koordinator divisi Materi-Metode Mengkoordinasi pembuatan materi dan metode untuk diklat keamanan, serta memastikan ketersampaian materi setiap pertemuan Wakil koordinator divisi MSDM Mengkoordinir dan memanajerisasi sumber daya manusia yang dimiliki, anggota keamanan maupun pendiklat Wakil koordinator divisi Lapangan Mengkoordinasi pembuatan teknis lapangan (tempat, waktu, mata acara), memastikan setiap pertemuan berlangsung lancer Sekretaris Divisi Membuat notulensi pada setiap rapat, serta menulis evaluasi pada setiap pertemuan diklat. Sekretaris divisi juga bertugas untuk mengarsipkan seluruh data terkait divisi keamanan.

Standard Operational Procedure (SOP) Berikut adalah prosedur operasional standar atau SOP yang telah dibuat dan harus ditaati peserta diklat maupun pendiklat yang mengikuti acara maupun diklat sehubungan divisi keamanan OSKM ITB 2012: A. DESKRIPSI 1. 1 sesi diklat adalah 2 jam pemberian materi 2. PJ diklat adalah orang yang mengembangkan materi dari kurikulum yang sudah ditentukan sebelumnya dan mengatur siapa saja yang akan memberikan materi atas persetujuan kordiv dan wakordiv sebelumnya 3. Pakaian sopan adalah: o Sepatu , dengan catatan bagian belakang spatu tidak boleh diinjak o Celana Panjang , dengan catatan tidak boleh sobek di bagian yang mencolok o Memakai kaos minimal T-shirt o Tidak memakai perhiasan yang mencolok o Khusus peserta, tas yang dipergunakan adalah tas ransel 4. Tingkah laku sopan adalah: o Tidak merokok di sepanjang acara selama menjadi bagian dari acara o Dilarang menggunakan kata-kata kasar di depan peserta o Dilarang makan dan minum di depan peserta o Dilarang saling menjatuhkan panitia di depan peserta baik melalui perkataan maupun tindakan o Dilarang menggunakan alat alat elektronik (HP, MP3 player, kamera, dll) di depan peserta o Dilarang melakukan kontak fisik B. BRIEFING

100

1. 2. 3. 4.

5. 6.

Briefing diperuntukkan untuk pendiklat Briefing diadakan paling lambat setengah jam (30 menit) sebelum diklat dimulai Bagi pendiklat yang tidak mengikuti briefing, akan dikenakan konsekuensi 1 Briefing harus mencakup 2 aspek:  Briefing teknis yang dipimpin oleh kordiv atau wakordiv  Briefing materi yang dipimpin oleh PJ diklat Jika 1 hari terdapat 2 sesi diklat, setiap sesinya dilakukan briefing yang terpisah jika waktu memungkinkan Khusus untuk diklat agitasi,, briefing dilakukan 1 hari sebelum diklat dilakukan

C. DIKLAT 1. Diklat dilakukan sesuai teklap yang sudah disiapkan sebelumnya 2. Default awal tempat berkumpul adalah gedung TVST dan sekitarnya 3. Pembagian kelompok diberlakukan sedemikian rupa sehingga 1 kelompok minimal beranggotakan 8 orang dan maksimal 15 orang 4. Pemberitahuan diklat selanjutnya selambat-lambatnya pada pertemuan diklat sebelumnya, atau menggunakan jarkom 2 hari sebelum diklat yang dimaksud dilaksanakan 5. Keterlambatan dalam segala hal: o Pendiklat (tanpa alasan yang jelas) : minimal Konsekuensi 2 & 3 o Peserta diklat : minimal Konsekuensi 2 o Pendiklat atau Peserta diklat terlambat 2 sesi berturut turut atau 4 sesi tidak berturut-turut : Konsekuensi 5 6. Setiap Pendiklat dan Peserta diklat harus berpakaian sopan, jika tidak akan diberlakukan: o Pendiklat : minimal Konsekuensi 4 o Peserta diklat : minimal Konsekuensi 2 & 4 7. Setiap Pendiklat dan Peserta diklat harus menjaga tingkah laku sopan selama diklat berlangsung, jika tidak akan diberlakukan : o Pendiklat : minimal Konsekuensi 1,5,6 & 7 o Peserta diklat : minimal Konsekuensi 5 & 6 8. Pendiklat baru diperbolehkan pulang jika seluruh peserta diklat sudah dipastikan pulang dengan selamat 9. Kepulangan seluruh peserta diklat dengan selamat di tempat tinggalnya masing-masing harus dilaporkan oleh ketua kelompoknya kepada kordiv atau wakordiv yang bertugas D. KONSEKUENSI 1. Tidak diperbolehkan mengikuti diklat sampai subjek yang dimaksud mengikuti briefing selanjutnya 2. Hukuman fisik, maksimal : o 15 seri dalam 1 hari o 2 keliling berlari di lingkar luar kampus ITB dalam 1 hari 3. Diharuskan membawa susu minimal 1 karton besar di sesi diklat selanjutnya 4. Tidak diperbolehkan mengikuti diklat sampai pakaian yang dikenakan sesuai dengan kriteria pakaian sopan 5. Pendiklat menjadi pj kuorum pendiklat, peserta diklat menjadi pj kuorum peserta diklat di pertemuan selanjutnya 6. Permintaan maaf di depan forum, untuk pendiklat di depan forum pendiklat, untuk peserta diklat di depan forum peserta diklat divisi keamanan serta divisi lapangan lainnya 7. Tidak diperbolehkan untuk mengikuti diklat-diklat selanjutnya sama sekali atas persetujuan forum pendiklat. Adapun ketentuan kuorum dan lain-lainnya ditentukan kemudian

101 Laporan Kerja

No 1


Evaluasi

Saran

2

Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksaan

Evaluasi

Saran

3


Laporan Kerja Pendidikan dan Pelatihan Olah Rasa Arjuna Mohikhan R. Materi olah rasa (pengendalian ekspresi dan emosi) disampaikan oleh STEMA (pemateri) Calon panitia keamanan mengerti dan mampu mengaplikasikan materi olahrasa pada saat bertugas 75% peserta memahami materi dasar dan mempraktekan materi di lapangan 1. Diklat dilakukan di lima spot berbeda 2. Pada setiap spot terdapat satu-dua orang pemateri dari STEMA 3. Teknis materi diserahkan kepada pemateri, pendiklat hanya menjadi time keeper serta membantu pensuasanaan 1. Pemindahan spot pemberian materi berubah mendadak karena adanya gangguan dari luar 2. Peserta diklat kurang bisa dikendalikan, sehingga terjadi kenaikan flow dari yang direncanakan 3. STEMA langsung meninggalkan tempat diklat dan tidak mengikuti refleksi 4. Flow pengondisian terlalu tinggi 5. Terjadi kesalahpahaman dalam cek spek antara peserta dan pendiklat 1. Perlu dilakukan survey dan penempatan tempat yang lebih awal sebelum diklat 2. Pendiklat harus menjaga flow sesuai dengan yang telah dibriefing sebelumnya 3. Pada briefing, pendiklat diberikan informasi tentang spek yang lebih jelas agar tidak terjadi kesalahpahaman Pendidikan dan Pelatihan Argumentasi Arjuna Mohikhan R. Materi argumentasi dengan metode debat dan diskusi Melatih kemampuan calon panitia keamanan untuk berpikir cepat dan dapat mengaplikasikannya di lapangan 75% peserta dapat menyampaikan argumentasinya dengan baik 1. Diklat dilakukan di empat spot yang berbeda 2. Pada setiap spot terdapat 3 pendiklat yang akan memberikan materi dan simulasi 3. Simulasi 1 berupa adu argumen antara satu perserta dengan peserta lainnya secara berpasang-pasangan 4. Simulasi 2 berupa adu argumen antar kelompok, dan setiap peserta harus mengutarakan argumennya 1. Mobilisasi menuju spot refleksi kurang terkoordinasi sehingga beberapa peserta harus menunggu 2. Jumlah pendiklat terlalu minim 1. Harus ada koordinasi yang lebih baik jika diklat dilakukan di spot yang berbeda-beda 2. Mengajak pendiklat lebih banyak lagi Pendidikan dan Pelatihan Lobbying Onesimus Van Aritatum S.

102


Evaluasi

Saran

4


Evaluasi Saran

5


Materi lobbying dengan metode diskusi materi dan simulasi Melatih kemampuan calon panitia keamanan untuk mempengaruhi persepsi orang lain 75% peserta dapat melakukan lobbying dengan baik 1. Diklat dilakukan di dalam dan luar kampus 2. Pemberian materi pengantar oleh tim materi metode 3. Peserta diklat dibagi ke dalam beberapa kelompok sesuai dengan spot dan challenge yang akan mereka lakukan 4. Setiap spot didampingi oleh 2-3 orang pendiklat untuk mengawasi keberjalanan simulasi 5. Tiap peserta secara individu melakukan proses lobbying kepada masyarakat sekitar kampus dan divideo-kan sebagai dokumentasi 6. Simulasi diberikan batas waktu dan biaya 1. Jumlah peserta diklat yang melakukan simulasi tidak dapat terkontrol, sehingga terjadi penggerombolan di jalanan yang bisa membahayakan 2. Jumlah pendiklat yang tidak memenuhi kuorum sehingga menyulitkan proses pengawasan 1. Perlu ditinjau ulang challenge 2. Pembagian spot simulasi lebih disebar 3. Mengundang pendiklat lebih banyak Pendidikan dan Pelatihan Mobilisasi dan Jalur Komando Audinisa Fadhila & Ramadhan Kautsar Materi mobilisasi dan jalur komandi dengan metode diskusi dan simulasi Calon keamanan memahami teknis mobilisasi dan jalur komando OSKM ITB 2012 1. 100 % peserta diklat memahami materi teknis dan perangkat mobilisasi 2. 100% peserta diklat memahami jalur komando OSKM ITB 2012 1. Peserta dikumpulkan di GSG. Setelah pengondisian, peserta olahraga bersama 2. Terdapat satu orang pemateri per materi yang dibantu oleh pendiklat lainnya sebagai penjawab pertanyaan 3. Pemberian materi dimulai dengan materi jalur komando dan dilanjutkan dengan materi mobilisasi dengan urutan pemberian materi, tanya jawab, dan simulasi 4. Diklat diakhiri dengan evaluasi simulasi serta refleksi 1. Masih banyak kesalahan yang dilakukan peserta saat simulasi 2. Peserta melewati spot osjur tanpa meminta izin terlebih dahulu 1. Menekankan pentingnya meminta izin kepada lembaga yang berpotensi menerima gangguan 2. Penyampaian materi harus lebih jelas, atau mencari metode lain Pendidikan dan Pelatihan Pengondisian dan Penyebrangan Arjuna Mohikhan R & Menno Natanael Materi pengondisian dan penyebrangan komando dengan metode diskusi dan simulasi Calon keamanan mengetahui teknis pengondisian dan penyebrangan 1. 75 % peserta diklat memahami materi teknis dan perangkat pengondisian serta penyebrangan 2. 100% peserta dapat mengaplikasikan materi teknis sesuai dengan arahan

103

Pelaksanaan

Evaluasi

Saran 6


Evaluasi

Saran

7


pemateri dengan kesalahan minimal 10 kesalahan 1. Pemberian materi dilakukan di lapangan radar 2. Terdapat satu orang pemateri per materi yang dibantu oleh pendiklat lainnya sebagai penjawab pertanyaan 3. Pemberian materi dimulai dengan materi pengondisian dan dilanjutkan dengan materi penyebrangan dengan urutan pemberian materi, tanya jawab, dan simulasi 4. Diklat diakhiri dengan evaluasi simulasi serta refleksi 1. Refleksi terhambat karena terkendala hujan, sehingga ada pemindahan tempat secara mendadak 2. Peserta belum menguasai materi semaksimal mungkin sehingga masih banyak melakukan kesalahan dalam simulasi 1. Cari tempat teduh untuk mengantipasi plan hujan 2. Penyampaian materi harus lebih jelas, atau mencari metode lain Pendidikan dan Pelatihan Teknis Lapangan Nanda Anugrah Materi teknis lapangan dengan metode diskusi dan simulasi Peserta diklat mengetahui teknis lapangan dan dapat membuat teknis lapangan dengan baik 100% peserta mengerti fungsi dan cara membaca teklap dan mampu membuat teklap secara berkelompok 1. Pemberian materi dilakukan di selasar GKU Timur 2. Terdapat satu orang pemateri per materi yang dibantu oleh pendiklat lainnya sebagai penjawab pertanyaan 3. Diklat dimulai dengan pemberian materi teknis lapangan, pemberian tugas pembuatan teknis lapangan secaa berkelompok dengan kasus yang diberikan oleh pendiklat, dan dilanjutkan dengan evaluasi teknis lapangan yang telah dibuat 4. Komandan pasukan simulasi yang telah dipilih diharuskan membuat teknis lapangan untuk simulasi berikutnya 1. Peserta belum menguasai materi semaksimal mungkin sehingga masih banyak melakukan kesalahan dalam simulasi 2. Diklat ini diundur sehari dikarenakan peserta yang datang terlalu sedikit 3. Memulangkan peserta tanpa pertimbangan yang matang 4. Simulasi yang menggunakan teklap tidak dapat dilaksanakan di hari itu juga karena peserta telah menyiapkan acara lain 1. Penyampaian materi harus lebih jelas, atau mencari metode lain 2. Siapkan rencana cadangan jika peserta terlalu sedikit atau terpaksa dipulangkan 3. Tidak boleh sembarangan memulangkan peserta tanpa pertimbangan yang matang Pendidikan dan Pelatihan Simulasi Onesimus Van Aritatum S. Eksekusi teknis lapangan dalam bentuk simulasi yang dipimpib oleh komandan pasukan yang telah dipilih pada diklat sebelumnya Implementasi materi di lapangan dan menambah pengalaman lapangan Peserta berhasil melakukan simulasi dengan kesalahan minimal 10 kesalahan 1. Deskripsi simulasi diberikan oleh pendiklat, sedangkan teknis simulasi

104

Evaluasi

Saran

8


Pelaksanaan

Evaluasi

Saran

9


diserahkan kepada komandan pasukan simulasi yang telah dipilih 2. Briefing dan eksekusi simulasi dipimpin oleh komandan pasukan yang telah dipilih pada simulasi sebelumnya 3. Simulasi dilakukan oleh dua shift yang saling bergantian 4. Pendiklat mengawasi dan mengevaluasi keberjalanan simulasi 1. Jumlah pendiklat yang dapat mendampingi dan mengevaluasi fluktuatif 2. Ketersampaian evaluasi kepada calon keamanan kurang sehingga evaluasi yang sama terjadi berulang-ulang 3. Simulasi mandiri peserta tidak berjalan 1. Pendiklat memberikan konsekuensi yang semakin berat kepada evaluasi yang semakin berulang 2. Penyampaian evaluasi dilakukan dengan tuntas dan jelas pada poin-poin penting, seperti kesopanan dan etika saat simulasi, penyebrangan, dsb 3. Simulasi mandiri tetap diawas dan di follow up Latihan Fisik dan Kesigapan Muhammad Irham Latihan fisik diadakan sebelum mulainya diklat berupa jogging mengelilingi kampus. Latihan kesigapan berupa tes PBB. Calon keamanan memiliki fisik yang kuat dan kesigapan yang baik agar telah terbiasa pada saat hari H 1. Terjadi peningkatan pada calon keamanan dalam bentuk latihan tertentu 2. Terjadi pengurangan hitungan oleh seluruh calon keamanan dalam baris berbaris 1. Peserta dikumpulkan maksimal pukul 06.00 pagi 2. Peserta diklat melakukan pemanasan dilanjutkan dengan jogging keliling kampus (rute ditentukan pendiklat) 3. Peserta diklat melakukan latihan ketahanan seperti push-up dan sit-up 1. Miskoordinasi tempat dengan divisi medik 2. PJ tiap spot tidak disiplin waktu 3. Peserta diklat ada yang sakit ditengah kegiatan 1. Kegiatan yang melibatkan fisik lebih disarankan menyiapkan medik khusus 2. Selalu memastikan availability tempat untuk digunakan latihan fisik 3. PJ spot jangan disiapkan mendadak Agitasi Imam Nugraha Agitasi dilakukan di lapangan radar dengan calon keamanan berbaris dalam barikade pendiklat Evaluasi ketersampaian materi diklat Seluruh peserta membuat janji yang menyatakan sebuah perubahan, dalam kasus ini adalah kesigapan 1. Pengondisian dilakukan di lapangan parkir mektan 2. Pemberian tanda pita untuk yang sakit, pengecekan spek & kuorum, dan memastikan jaket tebal telah dipakai oleh peserta 3. Memobilisasi peserta diklat ke lapangan radar 4. Setelah pengondisian dan tes kesigapan, agitasi dipimpin oleh seorang komandan lapangan yang dipanggil sebagai Wirasewaka 5. Pendiklat dibagi dalam tiga peran, yaitu agitator global, personal, dan motivator

105

Evaluasi

Saran

10


Evaluasi

6. Base medic berada di samping barisan 7. Agitasi diakhiri ketika parameter sudah tercapai 8. Orasi oleh komandan lapangan keamanan (Abdurrahman TK’10) untuk menaikkan motivasi peserta 9. Dilanjutkan dengan refleksi oleh koordinator divisi keamanan 1. Keberjalanan acara tidak tepat waktu karena penguluran waktu pada saat di lapangan parkir mektan 2. Peserta masih membawa jaket yang dianggap kurang tebal 3. Peserta masih belum mengetahui pentingnya kuorum dalam setiap kedatangan diklat 4. Pendiklat tidak konsisten pada flow (flow naik turun) 5. Tidak ada perimeter yang bersiaga disekeliling lapangan radar untuk mengondisikan massa kampus yang menonton agitasi atau berjaga-jaga jika ada satpam atau K3L (mengingat diklat dilaksanakan malam hari) 6. Suara danlap kurang jelas sehingga tidak terdengar hingga barisan paling belakang 7. Banyak yang terdaftar memiliki penyakit berat tetapi tetap berada di barisan utama 1. Lebih mematangkan detail-detail pembagian waktu dan materi 2. Memastikan semua pendiklat yang datang pada malam agitasi mengikuti briefing sebelumnya 3. Mempersiapkan beberapa pendiklat untuk menjadi perimeter atau minimal ‘patroli’ berkeliling selang beberapa waktu 4. Memberikan materi kepada peserta atau perwakilannya secara informal 5. Mendalami karakter peserta sebelum melaksanakan agitasi Seleksi Calon Perangkat Panitia Keamanan Muhammad Irham Panggilan malam untuk 32 orang peserta setiap harinya, dengan sistem pospos dan sharing Menilai calon keamanan yang cocok menjadi perangkat keamanan dan menjadi salah satu proses upgrading peserta dalam orientasi lapangan 1. Seluruh calon keamanan dapat mengikuti panggilan malam 2. Menemukan calon keamanan yang cocok menjadi perangkat keamanan 1. Peserta yang mengikuti panggilan malam akan dipilih 2-3 hari sebelum panggilan malam 2. Peserta diminta berkumpul di selasar mekanika tanah pukul 20.00 setelah sholat dan makan malam 3. Setelah pengondisian dan pembagian kelompok, peserta diminta mendatangi pos-pos yang telah ditentukan spot-spotnya 4. Terdapat 4 pos yaitu: pos komandan pasukan, pos fisik mental, pos jalur komando, dan pos orientasi lapangan 5. Setiap spot berisi 4-8 pendiklat. Pendiklat bertugas sebagai MC, penilai, dan notulen. 6. Panggilan malam diakhiri dengan sharing bersama pendiklat dan refleksi 1. Beberapa pos masih sering tidak mengikuti rundown yang telah ditentukan, sehingga mengalami keterlambatan jadwal pulang 2. Ada peserta yang membocorkan isi panggilan malam kepada temantemannya sehingga beberapa peserta telah melakukan persiapan

106

Saran

11



Evaluasi

3. Jumlah pendiklat yang datang fluktuatif sehingga beberapa kali panggilan malam terancam tidak jadi dilaksanakan 4. Tidak semua peserta sempat terpanggil untuk mengikuti seleksi 5. Perencanaan materi tidak matang 6. Masih ada peserta yang memiliki penyakit serius yang mengikuti kegiatan seleksi perangkat 1. Pastikan PJ spot adalah pendiklat yang menguasai dan mengenali pos tersebut 2. Mencari metode yang beragam pada setiap malam tetapi memiliki bobot yang sama 3. Menentukan PJ seleksi perangkat serta pendiklat-pendiklat yang membantunya sejak jauh hari 4. Jangan takut pada timeline padat 5. Merencanakan materi sejak jauh hari 6. Keadaan peserta diklat harus diketahui oleh seluruh pendiklat Pengukuhan Muhammad Irham Pengukuhan dilakukan di lapangan radar dengan seluruh calon keamanan dikondisikan dalam barikade pendiklat. Pengukuhan perangkat dilakukan diakhir kegiatan dengan seluruh perangkat diposisikan dan dilantik didepan seluruh calon keamanan dan dibacakan surat keputusan oleh koordinator divisi keamanan. Mengukuhkan perangkat keamanan sehingga dapat langsung bekerja dan memimpin calon keamanan lain di lapangan Terpilihnya 22 orang perangkat yang diterima oleh seluruh peserta 1. Pengondisian dilakukan di lapangan parkir mektan 2. Pemberian tanda pita untuk yang sakit, pengecekan spek & kuorum, dan memastikan jaket tebal telah dipakai oleh peserta 3. Memobilisasi peserta diklat ke lapangan radar 4. Setelah pengondisian dan tes kesigapan, agitasi dipimpin oleh seorang komandan lapangan yang dipanggil sebagai Wirasewaka 5. Pendiklat dibagi dalam tiga peran, yaitu agitator global, personal, dan motivator 6. Peserta yang terpilih menjadi perangkat akan dipisahkan untuk mengikuti agitasi yang berbeda dengan calon keamanan lainnya. Agitasi calon perangkat diikuti oleh seluruh perangkat wirasewaka 7. Calon keamanan yang lainnya akan diagitasi mengenai kepedulian akan teman serta kesigapan 8. Calon keamanan dimobilisasi ke baksil untuk mengikuti prosesi pengukuhan 9. Setelah orasi oleh komandan lapangan (Babdur), dibacakan surat keputusan oleh koordinator divisi keamanan (Irham) 10. Pengukuhan diakhiri dengan bersalam-salaman dan pengaturan kepulangan peserta 1. Waktu pengukuhan mundur terlalu jauh karena kesigapan peserta juga pendiklat yang kurang 2. Flow agitasi naik turun sehingga ada beberapa peserta yang bosan 3. Izin penggunaan tempat mendadak 4. Konsep agitasi non-perangkat kurang matang

107

Saran 12

Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi

Saran

13


Tujuan


Pelaksanaan

Evaluasi

Saran

14


1. Target waktu jangan terlalu sempit dan padat 2. Konsep agitasi dimatangkan sejak jauh hari Malam Keakraban Calon Panitia Keamanan OSKM ITB 2012 Satrya Dewantara Kegiatan yang dibuat oleh peserta mengundang seluruh pendiklat dalam rangka mengakrabkan peserta-peserta maupun peserta-pendiklat 1. Mengakrabkan peserta-peserta maupun peserta-pendiklat 2. Sebagai salah satu titik untuk menurunkan flow diklat keseluruhan Hubungan antar peserta-peserta dan peserta-pendiklat menjadi lebih dekat 1. Pendiklat belum dapat membaur dengan peserta 2. Logistik bermasalah 3. Tidak semua calon keamanan berbaur dengan sesama 1. Pendiklat harus sadar dan dapat menempatkan diri 2. Logistik harus dicek ulang 3. Peserta ditekankan kembali akan esensi dari acara makrab adalah bukan hanya senang-senang Pertemuan Swasta Muhammad Irham Pertemuan swasta merupakan sebuah pertemuan calon keamanan dengan swasta keamanan yaitu Raka Prakasa, Bramakarta, Raksadeva, dan Varunastra. Acara sepenuhnya dipegang oleh swasta 1. Mempertemukan calon keamanan kepada keluarga keamanan 2. Melatih kesigapan calon keamanan 3. Menindaklanjuti masalah angkatan 1. Seluruh peserta mengenal budaya keluarga keamanan 2. Seluruh peserta sadar akan kekurangan mereka 3. Seluruh peserta sadar untuk memperbaiki kekurangan mereka 1. Pengondisian di Pool Bus 2. Calon keamanan disuruh memenuhi quorum, jika quorum kurang, mereka dibubarkan dan kembali di waktu yang ditentukan 3. Swasta memimpin jalannya simulasi sebanyak 3x 4. Diklat diakhiri dengan refleksi bersama swasta 1. Briefing swasta kurang matang 2. Peserta belum memenuhi standar swasta 3. Izin tempat bermasalah dengan pihak dosen 1. Briefing swasta minimal H-1 jika memungkinkan 2. Memantapkan materi teknis pada peserta sebelum dipertemukan oleh swasta 3. Memiliki plan lain jika tempat tidak bisa digunakan Pelantikan Muhammad Irham Pelantikan merupakan sebuah prosesi akhir dimana calon keamanan diangkat menjadi panitia keamanan dan diberikan nama divisinya Memberikan sebuah euphoria kepada panitia agar semangat ketika bekerja di hari H Seluruh peserta menghadiri pelantikan 1. Calon keamanan dikumpulkan di lapangan parkir mektan untuk

108

Evaluasi

Saran

pengecekan kuorum dan kesiapan mereka 2. Calon keamanan dimobilisasi menuju baksil 3. Setelah pengondisian di baksil, calon keamanan akan di tes materi oleh pendiklat 4. Ketika tes materi sudah dirasa mencukupi, swasta mengambil alih komando dan memulai tes kesiapan materi oleh swasta 5. Calon keamanan dipisahkan menjadi 2 kelompok, kelompok pertama adalah calon keamanan yang yakin dilantik dan kelompok kedua adalah calon keamanan yang tidak yakin akan dilantik 6. Kelompok pertama akan diminta pertanggung jawabannya atas 7. Memulai pemberian orasi tentang pentingnya teman 8. Kedua kelompok disatukan 9. Pernyataan bahwa mereka semua diterima sebagai bagian dari keluarga keamanan 10. Pemberian nama dan pusaka bendera, diiringi oleh nyalanya api unggun 1. Acara tidak diikuti oleh seluruh peserta. Beberapa peserta berhalangan hadir karena alasan orang tua, sakit, dan osjur 2. Briefing terlambat 3. Tidak semua pendiklat dan swasta membawa senter, sehingga beberapa pendiklat dan swasta meminjam kepada calon keamanan 4. Kurang persiapan dalam pembuatan api unggun 5. Skenario tidak dimainkan dengan baik sehingga terlihat terlalu dibuat-buat 1. Pertimbangkan metode dan scenario pelantikan yang baru dan lebih baik 2. Pertimbangkan alur flow antara pelantikan dan pengukuhan 3. Pendiklat dan swasta menyiapkan sahur mandiri

Kendala Keseluruhan      

Jumlah pendiklat yang datang pada setiap diklat fluktuatif Jumlah calon keamanan yang terlalu banyak menyebabkan kesulitan menyamaratakan materi, dan membentuk rasa kekeluargaan yang menyeluruh Sulit mengadakan rapat yang dihadiri minimal seluruh perangkat wirasewaka maupun pendiklatpendiklat untuk membahas materi dan metode diklat maupun seleksi perangkat keamanan Karakter 2011 yang sering mengeluh dan sulit menerima hal-hal yang memberatkan atau memiliki deadline cepat Waktu yang sempit menyebabkan kurang interaksi antara pendiklat dan peserta (informal) Osjur menjadi salah satu penghalang calon keamanan untuk hadir, sehingga materi tidak tersampaikan seluruhnya kepada peserta

Evaluasi Keseluruhan      

Penentuan quorum lebih karena kebutuhan diklat, bukan pertimbangan kemampuan peserta Persiapan seleksi perangkat kurang, mulai dari metode hingga penerapannya Metode pendiklat pendamping tidak selalu berjalan karena jumlah pendiklat yang datang fluktuatif Beberapa metode tidak cocok dengan karakter 2011 Tidak ada diklat satu lapangan sebelum simulasi terpusat membuat panitia lapangan tidak mengerti jobdesc panitia lainnya sehingga koordinasi buruk Kurangnya latihan fisik, baik lari maupun pushup

109   

Waktu diklat yang padat menyebabkan sedikitnya waktu istirahat, sehingga banyak peserta maupun pendiklat yang kondisinya drop Flow diantara peserta sering menurun dalam keberjalanan diklat dikarenakan peserta bosan dengan adanya simulasi yang berturut-turut Masih ada perangkat yang belum sadar akan kepentingan posisi dan perannya dalam keamanan

Saran untuk Kedepannya  

      

Lebih baik jumlah panitia telah disaring dengan baik sejak awal sehingga tidak perlu ada pencoretan peserta ditengah-tengah keberjalanan diklat Memastikan seluruh materi telah lengkap dan matang sebelum mulainya diklat dan telah difloorkan ke pendiklat maupun swasta sehingga dalam keberjalanannya pendiklat telah memahami tujuan umum dari diklat keseluruhan Kajian yang dirasa sulit harus meminta tolong seseorang pada bidangnya atau meminta saran kepada swasta yang memahami Berpikir secara matang dan jangan ragu meminta saran pada pendiklat lain sebelum mengambil keputusan dalam melaksanakan diklat Arogansi divisi harus ada. Pendiklat bertugas untuk mengarahkan arogansi dan batas arogansi itu sendiri Menegaskan tugas dan tanggung jawab perangkat agar sadar akan posisi dan perannya Mempersiapkan kembali dengan matang mengenai teknis pemilihan perangkat dan pengukuhan Jangan terlalu memanjakan peserta diklat, baik aturan maupun hukuman Perlu ada keterlibatan massa kampus dalam proses simulasi divisi maupun simulasi terpusat

110

LPJ KOORDINATOR DIVISI TATA TERTIB KELOMPOK OSKM ITB 2012 (Rochenry – Teknik Penerbangan 2010 ) Deskripsi Kerja

Status 

Bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Acara

Wewenang 

Menjabarkan tugas – tugas terkait tata tertib kelompok

Tugas         

Menjabarkan detail tugas dan kualifikasi tata tertib kelompok Membuat rincian kebutuhan tata tertib kelompok Membuat konsep diklat taplok Mengajukan RAB taplok Membuat timeline diklat taplok Menyediakan pendiklat taplok untuk diklat terpusat maupun divisi Melaksanakan diklat taplok Mengatur distribusi taplok Memberikan pertimbangan terkait taplok pada saat hari-H jika diperlukan


Koordinator Taplok Rochenry (AE’10)

MSDM Vanya Wilhelmina (TG’10)

Sekretaris Ayu Gema Lestari (SBM’10) Bendahara Irna Octaviana (TI’10)

PJ Perangkat Gilang Wirata (GD’10)

Lapangan Rivaldy Varianto (AE’10)

-

Koordinator divisi Sekretaris Bendahara PJ MSDM Tim MSDM

-

Wakil coordinator seleksi perangkat Wakil koordinator bidang materi

Acara Joseph Arden (MT’10)

: Rochenry (AE’10) : Ayu Gema Lestari (SBM’10) : Irna Oktaviana (TI’10) : Vanya Wilhelmina (TG’10) : 1. Diofanny Swandrina P. (GL’10) 2. Caroline Febriyani (GD’10) : Gilang Wirata (GD’10) : Mardian Rinaldi (TG’10)

Materi & Metode Mardian (TG’10)

111

Tim Mamet

-

: 1. Fathimah Az-Zahra (MRI’10) 2. Azharul Dwi (TA’10) 3. Timotius Dennis (TA’10) 4. Ibnu Farhan Kathin (SI’10) : Donny Dwiputra (FI’10) : Risky Budiman (GL’10) : Rivaldy Varianto (AE’10) : Dhenny Anugerah S. (TG’10) Bagus Maheswara (TA’10) : Reza Fachrizal (EP’10) : 1. Kevin (KL’10) 2. Alexander Christian (FT’10) 3. Benny (GL’10) : Joseph Arden (MT’10) : 1. Alvian (EL’10) 2. Hafsah (AR’10) 3. Atinindryo (FT’10)

PJ Tugas Kreatif Wakil koordinator Lapangan PJ Disiplin PJ Medik Tim Hore

-

Wakil koordinator bidang acara Tim Acara

Jumlah Sumber Daya Manusia A. Pendiklat Jumlah kebutuhan sumber daya manusia setiap diklat dapat digambarkan sebagai berikut: 1. Koordiv dan Wakoordiv Lapangan = 2 orang 2. Pendiklat (PJ Kelompok) ; 20 kelompokx1 = 20 orang (termasuk 2 orang Sersan Lapangan) 3. Disiplin = 5 orang Total = 27 orang Berikut data pendiklat yang berpartisipasi dalam diklat divisi dan/atau diklat No

Nama

Jurusan

No

Nama

Jurusan

1

Rochenry

AE’10

35

Victor Pramusanto

EL’10

2

Rivaldy Varianto

AE’10

36

Zikri Arfah

EL’10

3

Tri Agung

AE’10

37

Berlian Akbar

EL’10

4

I Nyoman Dimas M.

AE’10

38

M. Maulidhi Hasfi

EL’10

5

Joseph Arden

MT’10

39

Adithya Reza

EL’10

6

Hernadi Faturachman

MT’10

40

Alfian Rachmat

EL’10

7

Laurentius H. Wisnu W.

MS’10

41

Joshua Christian

EL’10

8

Evan

MS’10

42

Bara Timur

IF’10

9

Pripanca Bunyamin

MS’10

43

Yusuf Adi Nugroho

IF’10

10

Vanya Wilhelmina

TG’10

44

M. Ilman Nur Akbar

STI’10

11

Mardian Rinaldi

TG’10

45

Rizky Budiman

GL’10

12

Denny Anugerah Saputra

TG’10

46

Dewa Made Raditya M.

GL’10

13

Timotius Denis

TA’10

47

Diofanny Swadrina Putri

GL’10

14

Pakerti Lutzow Anjani

TA’10

48

Adhi Wibowo Prakoso

GL’10

15

Dhenny Ajie Widyarukman

TA’10

49

Caroline Febriyani

GD’10

16

Azharul Dwi Kurniawan

TA’10

50

Gilang Wirata Pratama Hadi

GD’10

17

Bagus Maheswara

TA’10

51

Priscella Linda

AS’10

18

Chaedar Indra Pramana

TM’10

52

Natasya Denaya Pasha

MA’10

19

Zahratul Kamila

TM’10

53

Citra Ranaswari

MA’10

112

20

Rendhi Prakoso

TM’10

54

Ananda Nito Dwitrimesa

MA’10

21

Ayu Gema Lestari

SBM’10

55

Insi Fitriani

MA’10

22

Tahera Kania

TI’10

56

Donny Dwiputra

23

Jeffry Natalanda

TI’10

57

Surya Wiranto Jati

FI’10

24

Irna Octaviana

TI’10

58

Kevin Kristian Gomeri H.

KL’10

25

Laksamana Rahyan Utomo

TK’10

59

Ibnu Farhan Kathin

SI’10

26

Naufal

TK’10

60

Dewi Apriyani

AR’10

27

Dhyna Analyes

TK’10

61

Alfianta Brema Putra

PL’10

28

Alexander Christian Nugroho

FT’10

62

Yonatan Kurniawan

PL’10

29

Ferdian Hutomo

FT’10

63

Tandika Nisaa Utami

PL’10

30

Atindriyo Kusumo P.

FT’10

64

Syafitri Syarif

PL’10

31

Juan Josua

EP’10

65

Fahdiana Liestya Pratiwi

PL’10

32

Gregorius Alvin

EP’10

66

Ghina Khalidiyah

PL’10

33

Riyanda Anggara Putra

EP’10

67

Samuella Magdalena E.

PL’10

34

Reza Fachrizal

EP’10

68

Huriyah Nurul Zahra

PL’10

FI’10

Jumlah SDM

68 orang

B. Tata Tertib Kelompok Jumlah sumber daya Tata Tertib Kelompok ‘Jaya Kirana’ berjumlah 470 orang ditambah 18 orang perangkat menjadi 488 orang dengan 6 batalyon. Setiap batalyon dipegang oleh 3 perangkat yang terdiri dari 1 komandan batalyon dan 2 wakil komandan batalyon. Jumlah kelompok Tata Tertib Kelompok ‘Jayakirana’ terdiri dari 150 kelompok. Batalyon 1 Danyon Wadanyon

: Dahlan Iskan (TA) : - Mochamad Zaky Faisal (TM) - Putri Ayu Asmarani (OS) No.

1

2

3

4

5

6

Nama Putri Fajrin Bondan Putra Mahardika Nabila Husna Dahlan Iskan Fathan Mujib Gita Yuliani Rizqi Arrizal Iman Annisa Rachmanita Nadia Rizky Vindiazhari Ilfan Rr Felicity Perfecta Dimas Agung Dwi Parona Rifqi Fajar S Dita Hidayati Dena Agustina Zefanya B P C Budi Prayogo Trisna Suntara Cindy Agustina Bayu Adi Nugraha P

Jurusan SBM AE TK TA EP SI MS SI FT MA FI EL MA MG KI TI TG GL EL FI

113

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

Ayu Listiani Arya Wijaya Idham Padmaya Tri Nurdini Ika Sari Elyfirma Duma Silaban Bilawal Zandra Fariz M Ridho Rahman Nourmalita Arifianti Bhima Bhagaskara Dilla Annisa Berkah Suprayogi Ramdhani Tri Waluyo Dian Sito Rukmi Isna Rasyad Hanief Alvin Yesaya Lika Olytia Dona Vita Vessabhu Wijaya K Mochamad Zaky Faisal Muhammad Saeful Abdul Fensi Amalina M Randal Tarigan Cessita Putri Mediantari Irvan Faisal Ahmad Rohimawan Rio Raharja Balqis Afifa Panji Mario N Basar Lukas Tampubolon Shifa Adieni Hanifah Dyah Meiliawati Nugroho E S Aria Windu Pratama Raisa Zuhria Savitri Larasanti Putri Mantika Hafied Yusra Dwita Nitoayu Edy Mochamad Suprapto Nopi Mirnawati Bagas Sulistya Wibawa Ratu Gina Adawiyah Syamora S Aurinda Destri Youhan P F Dwi Rezeki Putri M Helmi Prakoso Winda Devina Lucy Kartikasari Alieftyo Pramanda Eka Cahyadi

TL MS KI FKK TG PL MA MS MA GD FT EP MA MA TM KL GL TI FI TM TG BI KL SM ME MA GD FT SBM SI AS TK AR GD PL MA MS FT FI MA KL GD GD TK SI PL EP TK GL TL EL

114

Siti Nur'anisah Rahayu Danang Driartono 23 Humam Faiq Ayu Puspa Wirani Fadil Pradipta 24 Intan Ganura M Akbar Pradipta Hendratstantyo Risa Rezki P 25 Ervan Sjukri Putri Ayu Asmarani Total SDM Batalyon 1 (termasuk perangkat)

Batalyon 2 Danyon Wadanyon

TL FT GL MI TI PL MS MS FI SI OS 82 orang

: Erdy Suryadarma (ET) : - Muhammad Pramaditya Garry Hanantyo (MT) -Adhy Satya Dharma (FI) No.

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

Nama Raden Muhammad Agung Triadi Anis Riswati Nur Aziz Nashirudin Erdy Suryadarma Muhamad Arizki Qisthi Khuril Wazni Dirga David Suhendi M. Thoyeb Romadhon Sasti Saraswati Singgih Kresnoadi Wiratama Hilman Syahri Fathoni Asti Damayanti Dary Achmad Budi Rani Yudi Hastuti Dedi Hermawan Muhammad Husni Kurniawan Yanisa Zafira Bela Haifa Khairunisa Hariyansyah Fauzan Favian Diaz Abdul Aziiz Irawan Alvin Andrian Wida Sahara Sohibudin Nadia Shalehah Hanary Geby Jessica Ibrahim Musa Ashidiqie Riska Amelia Rachmita Zulfa F Bani Wimala Prahardini Shahasrakirana Admira Nuradzhani M. Aditya Nugraha

Jurusan GL TK MT ET KI PL GL SI TG EL GL TM SI KI TK TA TG BI OS PL TI TM ET GD STF DP MA TG BI OS EL TA

115

Muhammad Pramaditya Garry H Fadli Rizkiandi 36 Reni Yuniarti Muhammad Kurniawan Arini Shofi Elmia 37 Ryan Adi Putra Aditya Rizki Wicaksono Nindi Meidina Hilma 38 Wisnu Murti Dito Budi Sukarno Tiara Nabiilah 39 Mochammad Egi Ginanjar Reza Marta Fawzy Luthfan Nur Azhim 40 Evan Reynaldi Nurul Fatimah Aimannur M.T. 41 Fauzi Ahmad Dimyati Nindya Harum Solicha Faris Abdala 42 Amelia Ayu K Aulia Hakiem Noersedya Riszajidien Zakaria Khansa Ambar Purbaranti 43 Tesya Mardita Claudia M Fajar Adiyanto Rizkia Nur Aulia 44 Fariz Ardransyah Ulfa Ni'mah Erlanda Abdi S Larasati 45 Fiodesy Gemilang Putri Reza Amandra Nirmana Fiqra Qaidahiyani 46 Indra Fauzan Dinaryati Aminda Hilda Arum Nurbayyanti 47 Eka Fidiyanti Muhammad Elsena Khurniadi Ayu Shafira Kusumaningrum 48 Sandika Restiana Luthfi Indra Kusuma Tsara Afifah Sari 49 Rachel Pra Asta Christya Iwan Setiawan Tuti Lestari Budiarti Anis Balqis N 50 Muhammad Musyafa Syahbid Adhy Satya Dharma O Total SDM Batalyon 2 (termasuk perangkat)

MT MA TK ME PL TM EL KL EL TM PL TG SBM TM TI SI TI SI SBM FT ME TG MRI EP AR EL TL TM MT SI DP AE TA TA MA TI PL GD KI PL BI FI KI AR GL SI BI PL FI 81 orang

116


: Laksamana Muhammad Sakti (SI) : -Ibrahim Akbar (EL) -Habib Ridho (STI) No.

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

Nama Ali Akbar Fathkia Mutiara Khalila Octasharia Dwi Elpiati Laksamana M. S Dara Fara Dilla Ulfiani Didit Aprilio Milla Carmellita Dina Cahya Maulia Novi Briliyanti Anasya Arsita Laksmi R. Sunni Nugraha Priadi Fahma Muslima Randy Y. E. Fidiyanti Febrina Hario Nugroho Amelia Warliana Novan Kristianto Syahrifa Aulia Sella Monica M Fajar Adityo Agreen Anggada Raisya Silvi A. K Claudy Sonly Daniel Ichiara Disa Putri Albhikautsar Dharma Kesuma Siti Munawaroh Agung Prasdianto Widya Sari Handayani Annisa Ferina Ramadhiani Phillip Nathaniel Indahtyas Winasis Kerry Adelina Nuriza Wardi Juwita Maharani Muhamad Indra Nugraha Muhammad Abdurrachman Rafi Nurul Nanda Khoiriyah Siti Arna Arifah Danang Adrianto Yasmina Wulandari Aditya Pradipta Juli Dwi Kejora Putera Betari Britania Fatharani A Reksy Indra R

Jurusan MG MRI BI SI GD KL PL TI PL KL TM ME SI GL FT TL TG AR KL EL MS FKK MG MRI IF MG FT PL TL TI SBM MA PL FI GL PL KI TA FT PL TG EL SBM TI PL

117

Ahmad Zaenudin Grasc Stephanie 65 Livia Angelissa Habib Mufid Ridho I Made Artha Segara 66 Yeni Rahmatika Maizar Mulki Ramawati Bioter Ryanto Silalahi 67 Nataadriya Hasanudin Sidik Annisa Mienda Chintyarani Caesar Akbar 68 Nuzulia F Mugi Nurdini Manggala Gandhi P 69 Yunia Dafitri Karin Natasyah Desi Dwi Rahayu Wida Rahmasari 70 Isro Tri Pambudi Wais Alqarni Lathifah Zahratul Jannah 71 Ilham Mulyawinata Religia Shaliha Mahendra Putrianti Sasongko 72 Akhmad Syaifullah Faiz Amani Najiyya Auliya Harditio Wicaksono 73 Amalia Fathia Fathan Adi Pranaya Witri Nurdiani 74 Garry Liemertha Gale Dewo Lucky Caesar Saragih Vylda Riezka Febbyana 75 Hafidha Dwi Putri Aristien Ibrahim Akbar Total SDM Batalyon 3 (termasuk perangkat)


TK AR PL STI TM MA KI GL FI TK KL TK MI GL AR SBM SI TI GL TM PL MA KI TI SI PL MS MG IF KI MG MS KL PL TA EL 81 orang

: Oddy Adnan Mudatsir (GL) : -Randy Burhan Sanjaya (TA) -Muhammad Bima Arrahman (SI) No.

76

77

Nama Indah Sri Wahyuningtyas Oddy Adnan Mudatsir Sabrina Wahyu Kusuma Wardhana Rizky Harry Sungguh Rismawati Laila Qodariah M. Ishi Lutfi

Jurusan SI GL FI TI FT STF PL

118

78

79

80

81

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92

93 94

Adiswara R. Fadhil Zaky Marlina Siagian Adi Widya Pratomo Ashri Ulima Zhafirah Yusuf Alfyan Praditya Budi Khairunnisa Fitri Selva M. Yonas Rizal Danang D. C Arya Tama Selma Nurul Fauziah Ahmad Fauzi Nugraha Lerry R. R. Rahayu Putricana Azis Akbar Jaya Binawan Rita Kartika Reza Ervin Maya Anggraini Irvan Risdi Dwiputra Fauzi Achmad Aprida Suryana Amanda Anindita Andy Bayu Suseno Sofia Tunisha Adnan Farid Immaduddin Harish Zulfikar Raihana Nabila Faisal Indra Gandawijaya Haruhehe Pretty Megawaty Nainggolan Fariz Reynantha Febriana Wisnuwardani Kartika Nur Rahma Putri Muhammad Bima Arrahman Arinka Aninditya Muhammad Irfan Rizka Nadhira Aulia Rahmatika Briliant Praseto Ratih Kemala Pertiwi Siahaan Riska Amelia Andrew Stefanus Annida Ferani Ramadhiani Andini Noviana Ayu Rana Esadini Ragil Destriawan P. Ahmad Yasier Hanif S. Najwa Assilmmi Siti Maryam Novan Putra Irnanda

GL ET MT MS PL TM TL PL EP TK EL ME STF TG KI EP AR MG SI EP MS TA MRI KL STF TI MS TL GL TI FKK GL TI SI SI GD PL ET EL TA EL MA TK TL EL STF TG MT SBM TL TI

119

Dhia Huda Dhaifullah Ariana Tulus Purnomo Nabilah Adani Muh Hardiman Madi 95 Avicena Hustatiningtyas Zainiyatul Hamidah Mukhlish Ghany Al Fatah 96 Lani Diana Muhammad Fachrizal Batubara Apriliani 97 Irfan Sepiyana Putra Ricko Rizkiaputra Melati Tatriwartami 98 Antragama Ewa Abbas Ratna Dewi Gantini Anna Fitriana 99 Muhammad Faizal Sofyan Wieda Nur Azani Fany Nur Alqowy W. Ilman Salim 100 Langgam Bagas Randy Burhan Total SDM Batalyon 4 (termasuk perangkat)


TA EL GL TK EL KL EL MA TA KL EL TM AR STI MRI FI FT TG PL TI EL TA 80 orang

: Marcel Tirawan (SI) : -Mardliyahtur Rohman (FT) -Fakhri Abdul Mu’iz (KI) No.

101

102

103

104

105

106 107

Nama Ibnu Widyatmoko Riendu Friesty Deva Tasia Ulitha Marcel Tirawan Dinda Muthi Nabilah Muhammad Amir Fauzi Iqbal Fauzi Aditama Yodi Pramudito Adnan Ananda Jennyfer Marchela Vina Handayani Aulia Taufik Akbar Marita Putri Nirbaya Dimas Beny Rizki Putra Isqim Oktaviani Ario Dean Wirawan Khodijah Nurul Zeni Mulyadi Firdaus Fadhullah D Etana Nisa Noorsyifa

Jurusan FT KI TM SI STF EP TG IF GD PL KI TM PL PL TG BI TI TA AS TM KI

120

108

109

110

111

112

113

114

115

116

117

118

119

120

121

122

Pritta Andrani Widyanarko Akhmad Ilham Bimo Mukti Aditya Gianto Karinska Eunika Selma Savira Ryan M Khawarizmi Ariningtyas Widya K Meri Handayani Azka Aghnia Astri Briliyanti Yan Januardi Alvin Parande Bayudanto S Rizka Hidayah Maya Afifah Jodi Pradipta Erlina Permatasari Daniel Maruahai Luwandiko Wismar Nadia Nurul Miladia Fauzian Ichsan Mardliyahtur Rohmah Timotius Rabor Wicaksono Anggun Pratami Maya Safira Achmad Faisal Wibowo Pingkan Putri Dariswan Elfa Norisda Aulianisa Naomi Maria Fransisca Muhammad Afif Fauziah Andini Putri Vadel Rama Efriza Riska Wahyu Romadhonia Lukman Aji Samudra Deby Hajar Kelsi Sawitri Arvin Reinaldo Kania Candrika Umar Widiastuti Arini Naufal Shidqi Arni Nurul Fadillah Fawwaz Muhammad Rizqa Amelia Zunaidi Gitta Arsika Septiani Hario Purbaseno Syamsuri Brian Hasbi Mazaya Kamilia Christian Hermawan Rian Farhan Abdul Hadi Marissa Rakhma Sofiani Mifachri M. R

PL SI TG ET BM DP FT SI AS SI PL TK SI AS TI SI SBM EL SI SBM TK FT SI ME PL GL SBM BI PL FT MA TI AS EL KI FI TM MRI PL EL PL IF MRI FT GL SI AR MA PL KL OS

121

Chairina Fadhila Amrini Amalia Shafdar 123 Abdurrahman Shofy A Sharfina Ariefa Alyssa Nadhira Windari 124 Muhammad Azka Gulsyan Asri Oktavioni Indraswari Fitri Sekar Asih Astirisha Utami 125 Irfan farabi Fakhri Abdul Muiz Total SDM Batalyon 5 (termasuk perangkat)


BE TL MA FKK STF PL GL AR MRI KI KI 83 orang

: Suka Pradita (MT) : - Aozora Insan Kamil (SI) - Reza Levi (FT) No. 126

127

128

129

130

131

132

133

134

135

Nama Ardi Zanuar Rizkianto Vaulli Nurrahma Ario Bimo Novianto Tougoss Sasky Baiano Muhammad Regy Septian Heni Apriani Haykal Yuqdha Chikita Izni Annisa Jeihan Vanetharian Evalianty Agiana Andrean Eka Lucianto Iedhamsyah F. S. Il Rahma Pradira Gesari Arkanty Septyvergy Pilar Kobenhavn Muhammad Arfan Pratama M. Andhika Putra Natalia Siringo Ringo Wardana Saputra Amatulhay Pribadi Rani Nurzahidah Quolbun Salim P Rahmasari Maria Binar Cahyaningtyas Reksy Wibowo Ivan Stefanus Hapsari Damayanti Bintang Wiratama H Fitri Pratiwi Nizar Istighfarli Ramadhan Muhammad Reza Ramdhan

Jurusan SI PL AR GD AR PL TK SI TA STF GD KL MT FT AR TM TL AR TM SI KI OS KL TG KI FT TL KL SI PL GL

122

136

137

138

139

140

141

142

143

144

145

146

147

148

149

150

Mohammad Edwin Irawan Nisa Refika M. Iqbal Tawakal Eko Sutopo Handayani Nabillah Richard Dharmadi Aozora Insan Kamil Cyrillus Arthur Saputra Amelia Sukinah Muhammad Satrio Wicaksono Fendy Setiawan Gesivia Havcnah Tito Aditya Rizky Putra Azzahra Rahmani Ali Rizki Ramadhan Putra Mizandaru Wicaksono Nur Afifah Rian Edi Cahyanto Mega Vianita Dolly saputra Tadeuz Ferisa Wijayanti Gerry Santiami Kinanti Septianandayani Rahmat Zaldi Hidayat Yobi Aris Mauladi Suprapto Rhandy Adhitya S Aqiela Raissa Syahriar Tri Juliansyah M S Lydia Virginia Dear Ahmad A'dhomul Amal S Farah Nadira Noer Muhammad Ikhsan Nadya Chirsta Yogi Aditya Putra Dwiki Himawan Nicolas Novian Ruslim Firda Fairuz Zakiah Aldi Doanta Kurnia Nur Fatatik Handayani Ricky Rinaldi Muhammad Nur Saifurrijal Bagas Prima Anugerah Asma Rosyidah Ainia Putri Ayu Kusuma Jamika Nasaputra Rafiandy Dwi Putra Suryonegoro Gunawan Reza Levi Fauzi Total SDM Batalyon 6 (termasuk perangkat)

EL BI AR MA TL EL SI SI PL EL SI AR EL MT KI SI FT TM STF GD TI SI MA TI MG FI FI EL MS MA MT TI MA IF OS FT GD STI FT IF GL SI TM EL AR SBM DP MS TG FT 81 orang

123


Koordinator Divisi Menjalankan tugas yang telah dijabarkan di atas sesuai dengan status dan wewenang yang dimiliki 2. Wakil Koordinator Divisi Wakil koordinator terbagi menjadi 4 bagian, yaitu: Wakil koordinator divisi bidang materi metode Mengkoordinasi pembuatan materi dan metode untuk diklat taplok bersama tim Mamet dan membawahi PJ Tugas dan Kelompok serta Kreatif. Wakil koordinator divisi bidang acara Mengkoordinir pembuatan rundown acara bersama wakoordiv lapangan dan tim Acara. Wakil koordinator divisi bidang lapangan Mengkoordinir pembuatan teknis lapangan bersama wakoordiv acara. Membawahi PJ Disiplin, PJ Medik, dan Sersan Lapangan. Wakil koordinator divisi seleksi perangkat Bersama Komandan Lapangan OSKM 2011 menentukan kriteria dan menyeleksi komandan batalyon divisi tata tertib kelompok 3. Sekretaris Divisi Membuat notulensi di setiap pertemuan seperti rapat perangkat divisi dan juga evaluasi divisi. Selain itu bertugas mengarsipkan seluruh data terkait divisi tata tertib kelompok. 4. Bendahara Divisi Mengatur cash flow yang ada di divisi tata tertib kelompok 5. MSDM Memanage sumber daya yang dimiliki, termasuk mendata penilaian sumber daya untuk selanjutnya ditindak oleh MSDM terpusat OSKM ITB 2012. 6. PJ Tugas dan Kelompok Bersama MSDM menentukan penilaian sumber daya, pemberian tugas, dan juga menangani ‘penjodohan’ tata tertib kelompok 7. Tim Acara Bersama wakil koordinator divisi bidang acara membuat rundown. 8. Tim Mamet Bersama wakil koordinator divisi bidang materi dan metode membuat materi dan metode. 9. Kreatif Mengkoordinisasi tim kreatif dalam membuat metode diklat divisi tata tertib kelompok (mengatur pensuasanaan) 10. Sersan Lapangan Menjadi koordinator lapangan pada saat diklat divisi berlangsung 11. PJ Medik Menjaga keselamatan peserta dan pendiklat saat dilaksanakan diklat divisi tata tertib kelompok. 12. PJ Disiplin Menjaga kedisiplinan peserta diklat divisi tata tertib kelompok

Standard Operational Procedure (SOP) A. SOP Peserta Diklat 1) Keterlambatan (hari biasa, tanpa izin) a) <6 menit – kuda-kuda selama 2 menit b) 6 <x<15 menit – kuda-kuda selama 3 menit

124

c) 15<x< 30 menit – kuda-kuda selama 4 menit d) >30 menit dipulangkan 2) Keterlambatan (hari disiplin, tanpa izin) a) 1 – 30 menit – peserta yang terlambat mengusulkan konsekuensi kepada angkatan i) dilarang menggunakan konsekuensi fisik ii) konsekuensi yang diajukan bertujuan: (1) menyatukan angkatan (2) kesalahan tidak terulang kembali b) >30 menit dipulangkan 3) Perizinan a) peserta diizinkan meninggalkan diklat dengan syarat: i) menyerahkan surat dari lembaga jika izin berkaitan dengan izin lembaga ii) menyerahkan surat dokter jika sakit iii) menyerahkan surat dari orang tua jika ada acara keluarga yang mendesak iv) menyerahkan surat lembaga, surat rumah sakit, atau surat dari orang tua maksimal 3 hari sejak ketidakhadiran. b) peserta diizinkan terlambat mengikuti diklat dengan syarat i) menyerahkan surat dari lembaga jika izin berkaitan dengan izin lembaga ii) menyerahkan surat dari rumah sakit jika sakit iii) menyerahkan surat dari orang tua jika ada acara keluarga yang mendesak iv) memperlihatkan foto yang dianggap valid dengan kriteria (1) foto tersebut merupakan alasan peserta terlambat (2) foto memiliki waktu yang bisa ditunjukkan Surat yang diterima adalah surat yang memiliki tanggal surat, alasan, tanda tangan/cap, dan foto tempat kejadian. 4) Kelengkapan yang wajib dibawa setiap diklat a) ransel b) sepatu tertutup bertali (tidak termasuk sepatu cantik atau crocs) c) air minum refillable i) tidak menggunakan botol sejenis aqua (botol sekali pakai) ii) menggunakan botol minum pribadi (minimal 600ml) d) roti yang terdapat tanggal kadaluarsanya. e) jas almamater f) ponco g) buku kelompok h) alat tulis i) name tag j) pita divisi (biru) k) obat-obatan, makanan ringan, dan alat ibadah (optional) 5) Tugas a) Harian i) wajib mengumpulkan di hari yang telah ditentukan b) Angkatan i) wajib mengumpulkan di hari yang telah ditentukan ii) jika terlambat mengumpulkan wajib mengajukan konsekuensi atas keterlambatan

125

6) Peserta wajib memenuhi kuorum peserta pada setiap diklat

B. SOP Pendiklat 1) BriefingPendiklat wajib mengikuti briefing sebelum diklat dan evaluasi setelah diklat. a. Bagi yang berhalangan hadir diwajibkan melaporkan alasan ketidakhadiran pada koordinator divisi. b. Pendiklat melaporkan hasil penilaian tugas calon tata tertib kelompok kepada PJ tugas dan Kelompok atau MSDM untuk di rekap data. 2) Diklat a. Pendiklat wajib datang tepat waktu sebelum diklat calon tata tertib kelompok mulai b. Pada saat pengondisian oleh komandan lapangan dilarang: 1. Mengobrol satu sama lain 2. Melakukan komunikasi lain c. Pendiklat wajib menjadi contoh yang baik bagi calon tata tertib kelompok d. Segala bentuk hukuman fisik, pendiklat wajib untuk ikut menjalankan hukuman e. Pendiklat memposisikan diri berdasarkan formasi yang diinstrusikan oleh komandan lapangan yaitu: 1. Mandala Pendiklat di belakang barisan 2. Lentera Pendiklat di depan barisan 3. Kencana Pendiklat di depan (1 orang dan diutamakan perempuan) di belakang barisan 4. Cakra Pendiklat membentuk formasi U dengan komandan lapangan menjadi pusat 5. Ring Pendiklat membuat formasi segi empat di sekeliling barisan f. Pensuasanaan tergantung dari teknis lapangan dan dibagi berdasarkan flow yang ada yaitu : i. Flow 1 Pendiklat menyatu dengan barisan calon tata tertib kelompok dan terlibat aktif dalam kegiatan yang dilakukan calon tata tertib kelompok. ii. Flow 2 Pendiklat berada di sekitar calon tata tertib kelompok tanpa teribat aktif dengan calon tata tertib kelompok. iii. Flow 3 Pendiklat memperketat aturan (membuat caplok lebih disiplin)

Laporan Kerja No. 1


Laporan Kerja Pengenalan Taplok Rochenry Disini dikenalkan job description taplok dan peran taplok di hari H 1. Caplok memahami definisi taplok 2. Caplok memahami fungsi taplok (utama, tambahan, filosofis) Caplok mampu memahami dan bisa menjelaskan peran dan fungsi taplok Sudah cukup berhasil tapi karena metodenya kuliah umum sehingga banyak

126

Evaluasi

2

Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi

Tujuan


3

Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi

4

Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Saran

5


Tujuan


yang kurang fokus Metode kurang tepat dan bertabrakan dengan cuaca yang terik membuat tidak fokus Dibentuk metode yang tepat agar bisa tepat sasaran Karakter Rochenry Pada diklat ini diperkenalkan 4 karakter pada manusia dan cara menghadapinya 1. Caplok memahami 4 karakter kepribadian (untuk diri sendiri dan orang lain) 2. Memahami kekurangan dan kelebihan dari karakter tersebut dan cara mengatasinya Caplok mampu mengaplikasikan ketika diberikan simulasi pada hari itu sebagai taplok Keberjalanan mulus tanpa ada halangan Kendala ada pada tempat karena belum disurvey sehingga tempat lingkar wacana mengalami kebingungan dan peserta masih kurang serius Survey agar jelas dan tingkatkan kedisiplinan Sense of Crisis (simpati dan empati) Rochenry Pada kegiatan ini diperkenalkan realita bangsa para caplok dan mereka turut berpatisipasi aktif Caplok memahami simpati dan empati Caplok berpatisipasi aktif pada tugas untuk “jika aku menjadi” Berjalan cukup lancar tanpa ada halangan Jarak dari kosambi 1 jam ke kampus sehingga peserta terburu-buru dan tidak bisa makan Perlunya estimasi dan survey yang baik Kemampuan Lapangan Rochenry Pada hari ini diperkenalkan formasi taplok dan PBB Caplok sigap di lapangan dan tahu formasi taplok Caplok mampu menembus angka hitungan yang baik Pelaksanaan cukup baik tidak ada hambatan yang berarti Pada hari ini masih adanya kesalahn spek 1 kelompok dan flow yang dibentuk kurang tepat Pengawasan spek lebih ketat dan adanya simulasi ketika hendak menaikkan flow Komunikasi Rochenry Pada diklat ini diperkenalkan bentuk komunikasi agar di hari H bisa berkomunikasi dengan baik pada maba 1. Komunikasi efektif 2. Menyampaikan materi 3. Membawakan suasana dan impresi yang baik 4. Mampu mengevaluasi dan menyimpulkan 5. Mampu menerima feedback. Peserta mencapai hasil yang memuaskan pada games

127

Pelaksanaan Evaluasi Saran 6


Tujuan

Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi 7


Pelaksanaan

Evaluasi

Saran

8



Keberjalanan hari ini lancar Kesalahan ini ada pada pendiklat dimana jarkom terlalu cepat dan penaikturunan flow kurang tepat Kata-kata pada jarkom harap dicek ulang dan permainan flow dipertajam dengan simulasi Manajemen Waktu dan Wawasan Rochenry Pada diklat ini diberikan skala prioritas dan wawasan lingkungan dalam kampus 1. Kemampuan berpikir logis dan focus pada tujuan akhir sehingga tidak kehilangan arah dan orientasi dalam mengatur waktu 2. Memiliki rencana untuk mencapai dalam rentang waktu terbatas (OSKM) 3. Memiliki pengetahuan dasar sebagai seorang taplok Caplok mampu memenuhi 20 tempat amazing race dengan waktu yang ada Pada keberjalanan tidak ada halangan yang berarti Caplok belum bisa memanajeman waktu dengan baik dan kesatuan caplok disini rusak dengan kesalahan individu Kreatifitas Rochenry Calon Tata Tertib Kelompok OSKM2012 belajar untuk mengeluarkan kreatifitas mereka masing-masing dalam sebuah hari kreatifitas. 1. Peserta mampu menyalurkan potensi kreatifitas mereka. 2. Peserta belajar untuk berkarya dalam kelompok. Caplok mampu berpikir out of the box dan inisiatif serta kaya akan ide-ide dalam menyampaikan materi informal Diklat hari ini merupakan diklat yang agak berbeda karena calon taplok harus bekerja sama dengan calon divisi lapangan lain dan harus melakukan arak-arakan + perform yel-yel keliling ITB. 1. Jumlah Nagasaba yang datang terlalu sedikit. 2. Tidak ada flow pada hari ini. 3. Masih banyak yang belum melakukan tes kepribadian. 4. Diklat dibubarkan sebelum selesai karena tidak semua peserta ingin melanjutkan diklat. 5. Kurang koordinasi Nagasaba dengan Maharashtra. 1. Untuk acara yang lumayan besar seperti ini, dibutuhkan jumlah Nagasaba yang lumayan banyak. Oleh karena itu harusnya dipastikan jumlah Nagasaba yang dapat hadir. 2. Tidak boleh terlalu terbawa emosi ketika menangani peserta yang masih setengah-setengah niatnya untuk diklat. Swastaplok Rochenry Diklat hari ini mendatangkan swasta-swasta Taplok (AntaKusuma dan PrabaAmerta) 1. Memperkenalkan calon taplok OSKM2012 kepada generasi-generasi sebelum mereka. 2. Mereview materi-materi yang telah diberikan. 1. Calon taplok mengetahui 3 angkatan sebelum mereka.

128

Pelaksanaan

Evaluasi

Saran

9


Tujuan


Pelaksanaan

Evaluasi

Saran

10


Diklat dibagi di dua tempat yaitu spot Antakusuma (lap. Parkir PLN) dan spot Praba Amerta (lap. Radar), kemudian calon taplok dibawa secara paralel dan bergiliran dari kedua tempat. Setelah kedua spot selesai calon taplok dikumpulkan kembali di lapangan SR untuk pesan-pesan dari swata taplok. 1. Miss komunikasi saat briefing tentang siapa yang menjadi senlap (apakah nagasaba atau swasta taplok). 2. Kurang terkontrolnya masing-masing spot. 3. Ada beberapa Nagasaba yang hilang saat mobilisasi calon taplok dimulai. 4. Diklat terlaksana sampai terlalu larut malam. 5. Kurangnya lampu penerangan 1. Dipastikan dulu siapa yang mau memegang lapangan ketika membuata cara yang mengundang pihak lain menjadi panitia. 2. Ada PJ spot yang mengkontrol masing-masing spot yang tegas. 3. Sediakan lampu halogen yang mencukupi jika ingin melaksanakan diklat sampai malam. ‘Hari pembuktian’ Rochenry Diklat hari ini menguji apakah calon taplok OSKM2012 dapat memenuhi syarat-syarat yang diajukan Nagasaba dan swasta taplok. Setelah itu dilakukan pelantikan perangkat yang dipimpin oleh Maharashtra Kirana. 1. Memancing calon taplok agar mereka dapat quórum dan dapat menjalani diklat lebih baik. 2. Menguji kesiapan calon taplok di pagi hari. 3. Memperkenalkan pemimpin-pemimpin calon taplok dengan masingmasing batalyon mereka. 1. Calon taplok memenuhi kuorum yang telah disepakati. 2. Perangkat diperkenalkan ke seluruh calon taplok yang datang. Calon taplok dikumpulkan pukul 05.00 WIB di lapangan Radar untuk diperiksa kuorumnya, kemudian dibawa ke intel. Di sana mereka diperkenalkan dengan perangkatnya dan diberi wejangan oleh koordiv. 1. Ada perangkat yang berhasil menyusup masuk di barisan ketika dikumpulkan pukul 05.00 pagi (harusnya perangkat semuanya dipisahkan bersama Maharashtra kirana) 2. Terjadi miskom antara senlap dan wakoordiv lapangan. 3. Nagasaba yang datang kondisinya tidak terlalu fit karena sehabis melantik perangkat dari malam-pagi. 1. Koordinasikan rencana pelantikan perangkat dan diklat divisi dengan lebih baik, jangan sampai mengganggu kesehatan dan fokus pendiklat maupun peserta. 2. Koordinasi antara senlap dan koordiv / wakoordiv harus lebih bagus, jangan sampai terjadi miskom. Pelantikan Rochenry Calon Tata Tertib Kelompok OSKM2012 dilantik menjadi Jaya Kirana. 1. Melantik calon taplok OSKM2012 menjadi taplok. 1. Semua calon taplok yang lolos dilantik menjadi taplok. 2. Acara pelantikan berlangsung dengan sukses.

129

Pelaksanaan

Evaluasi

Saran

Diklat pelantikan dilaksanakan pada malam hari dengan dibagi menjadi 4 spot : spot mon-danlap, spot yel-yel, spot formasi cinta, dan spot mentari. Pelantikannya sendiri dilaksanakan pukul 03.00 WIB di kemudian harinya. 1. Banyak Nagasaba yang tidak ikut briefing awal (pukul 15.00 WIB) 2. Banyak WinayaSunda yang tiba-tiba datang saat acara berlangsung (sebelumnya tidak ikut briefing) dan mengganggu keberlangsungan acara. 3. Tidak dapat izin tempat. 4. Swasta Taplok yang ikut melihat terlalu ramai saat di post yel-yel 5. Tidak adanya penerangan dan sound yang mencukupi di post formasi cinta. 6. Dokumentasi kurang memadai di post formasi cinta. 7. Kebanyakan WinayaSunda hilang saat formasi mentari, padahal itu adalah acara puncaknya. 1. Briefing harus diperketat dan dilaksanakan sesuai dengan rencana. 2. Yang tidak ikut briefing dilarang ikut acara. 3. Perizinan harusnya sudah diurus seminggu sebelum hari pelantikan. 4. Sediakan lampu halogen dan sound (TOA) 5. Izin ke unit-unit dekat lapangan SR dan lapangan Sipil untuk peminjaman listrik di pagi hari. 6. Harus ada yang mengontrol SDM pendiklat dari awal sampai akhir (Nagasaba dan WinayaSunda) selain koordiv dan wakoordiv. 7. Penekanan akan pentingnya waktu ditingkatkan dan kesalahan individu diselesaikan personal

Kendala Keseluruhan      

Kurangnya jumlah pendiklat saat diklat terpusat, dan jumlah yang tidak stabil di saat diklat divisi Pembentukan konsep diklat divisi tata tertib kelompok yang terlambat Rekap penilaian yang masih kurang rapi dan kurang ketat Waktu simulasi dan diklat yang sempit membuat stamina peserta terkuras Perizinan tempat yang masih kurang disiapkan Masih ada taplok “Jayakirana” yang tidak mendapat baju di hari-H

Evaluasi Keseluruhan  Jumlah SDM yang menjadi taplok lebih dari target awal yang ditentukan, sehingga terjadi masalah dalam pembagian kelompok dan pembagian baju  Peserta diklat masih kurang semangat dan antusias dalam diklat-diklat yang ada  Tidak ada pelatihan penanganan kusus untuk P3K, sehingga tata tertib kelompok ‘jayakirana’ panik ketika mahasiswa baru sakit  Penanggung jawab medik divisi taplok tidak bekerja dengan baik sehingga pendiklat panik saat ada peserta diklat yang sakit  Tata tertib kelompok “Jayakirana” masih panik saat di hari-H bertemu masa kampus

130 Saran untuk Kedepannya  Mengajak lebih banyak pendiklat dan lebih dipersiapkan keinginan para pendiklat untuk mendiklat calon tata tertib kelompok, bahkan kalau perlu ada tim sendiri yang sudah mempersiapkan hal tersebut  Untuk materi usahakan dengan metode yang tepat dengan analisis kondisi peserta diklat yang sesuai  Adakan acara-acara informal antar pendiklat-peserta di luar kampus (tujuannya: untuk meningkatkan keinginan peserta dalam mengikuti diklat)  Lebih diketatkan dalam menangani penilaian peserta, sistem yang ada sudah baik hanya butuh pengawasan lebih kepada tim penilai  Pendataan penilaian sebaiknya dilakukan setiap selesai diklat, jangan ditumpuk di akhir  SOP Pendiklat dan Peserta harus dijalankan benar-benar dan dipatuhi bersama

131

LPJ KOORDINATOR DIVISI TATA TERTIB MEDIK OSKM ITB 2012 (Rachmantara Tri Chandi – Teknik Geiofisika 2010 ) Deskripsi Kerja

Status  

Bertanggung jawab kepada Ketua Bidang Acara Pelaksana tugas pendidikan dan latihan tata tertib medik

Wewenang 

Mewariskan nilai – nilai tentang medik

Tugas         

Menjabarkan detail tugas dan kualifikasi medik Membuat rincian kebutuhan medik Membuat konsep terkait pendidikan dan latihan medih Mengajukan rancangan anggaran biaya medik Membuat linimasa diklat medik Menyediakan pendiklat medik untuk diklat terpusat maupun divisi Melaksanakan pendidikan dan latihan medik Mengatur distribusi sumber daya manusia dalam divisi medik Memberikan pertimbangan terkait medik pada saat hari-H jika diperlukan


Jumlah Sumber Daya Manusia 1.

Pendiklat Medik - Wiweka NO

NAMA

JURUSAN

1

Dinda Prihatshandita

Perencanaan Wilayah dan Kota

2

Hanif Ikhsan Pratama

Teknik Pertambangan

3

Mordekhai

Teknik Geofisika

4

Achmad Fauzan Iscahyono


5

Afif Nugraha

Teknik Pertambangan

6

Agustian Surya


7

Alexander Kevin

Managemen Rekayasa Industri

8

Arief Sutanto

Arsitektur

132

9

Asri Laksita Rukmi

Farmasi Klinik dan Komunitas

10

Astrid Alvina Damayanti


11

Ayu Winarni Lanjani


12

Brian Bramanto

Teknik Geodesi & Geomatika

13

Danisa Widia Zulhendri

Teknik Sipil

14

Dika Fajri Fiisabiilillah


15

Dimas Angga Saputra

Teknik Informatika

16

Ega Karizmarimba

Teknik Sipil

17

Endang Setya


18

Fuad Riza Maulana

Teknik Pertambangan

19

Fudrin

Matematika

20

Glen Kristianta Surbakti

Teknik Industri

21

Herian Setyani

Biologi

22

Indera Sufi Abadi

Teknik Kelautan

23

Jackie

Teknik Pertambangan

24

Kamige Sulistyo

Teknik Pertambangan

25

Kingkin Permadi

Fisika

26

Klara Petra Theodora

Teknik Material

27

Maryam Al Lubbu

Rekayasa Hayati

28

Muhamad Aulia Rachman

Teknik Geologi

29

Muizzuddin Shidqi As-Sa'di

Teknik Perminyakan

30

Nuke Ayu Febryana

Mikrobiologi

31

Nur Adhi Nugroho

Fisika

32

Pipit Uky Vivitasari

Fisika

33

Putri Suciaty Gandina

Teknik Sipil

34


Teknik Geofisika

35

Rizky Ainnurrahman Ramadhan

Managemen Rekayasa Industri

36

Robi Hermansyah

Teknik Mesin

37

Soraya Rizka


38

Tatang Arind Pradibta

Teknik Kimia

39

Tharra Kurniaputri

Biologi

40

Tyas Kiranandaru Pawestri


41

Wiku Larutama

Teknik Industri

42

Yosef Michael Julianto

Teknik Industri

43

Yudha Andika Pratama

Teknik Sipil

44

Yurie Karina

Matematika

Jumlah SDM

2. No 1 2 3 4

44 orang

Sandya Samana Nama Diwangkoro Dimas Riswanto Aditya Chandra Nurwanto

Jurusan EP ET EL IF

No 97 98 99 100

Nama Dea Aditya Saiful Laurentia

Jurusan TL SI SI TL

133

5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51

Indra K P Yoga Fitrah Amanatulhay Yoga Aji Meutia Yunita Lubis Sucipto Alif Rizky Roro R J Samantha Harisa Imam S Rina Elvira Gregorius Kristian Alvin Aditya Okta Priana Amalia Irma Aditya Widya Rubhi A L Fazlur Hamidi H Daniella Rianto Ferdinand M S Pirma H Irvan F Arif S Shukiato K Firman S L P M Najib Ryan D W A Neni Alfiyah N F Farhan Zulfahmi R Joan N J Furqan Regina C A Yamin A A Dharmawangsa Amila Laelalugina Ana Syarifatul 'Aisyah Anshanty Widyarizki Bilvy Fadhlil Khaliq Cindy Putri Puspita Evaria Puspitaningrum Fandi Walio Fatima Zahra Firdausi Fransiska Ratih W. Hanniedya Violina Balin

STI EP EL EP ET IF EP EP EL EP EL ET EL EL EL ET GL OS GD GD GD GD GL GD GL OS GL GL GL ME ME GL GD GD GL ME GD KI KI FI MA MA AS FI MA FI MA

101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147

Hijir Fadya Priyo Dede Bena Kurnia Luthfi Rico Mary Agustina Putri Cynthia Valentina Yessi Destianty Anti Dwi Putri Jamilla Mahadika P. Okky Wicaksana P. Chan Jimmy Chandra Yogie Reza Pratama Febrian Nugraha Anthony Tommy Setiawan P. Joshi Andika Putra Reziksufi Nazazuli Gumilang Oktantyo Fitri Endro Prabowo Muh. Rahman A. Franki Tinambunan Albertus Dhisa Yoga Iftikhor Faadilah Kevin Hana Aliyah Durra H.S. R.M.Adam Riftandi Rizky M.Sabila Rasyad M.Faiz G. Thomas Pandji M.Sudjatmiko Mir Atun Nisa Arintha Teryana R. Tomy Prasetya Nur Fatonah Sebastian Gregorius Farisy Yogatama S. Yudhistira Sudesno M. Fahreza Harahab Ferdinand Lo Sovie Savira Wedda Le

KL TL SI KL SI KL SI TL TA TA TA TA TA TA TA TA TA TA TA TA TA TA TA TA TA TA TA TA TG TG TM TM TG TG TG TM TM TG MG TM TM MG MG TG MG MB MB

134

52 Hardiana K. 53 Lu'lu' Ruhulkamil 54 Mufidah Safinatunnajah 55 Muhammad Hafizhan R. 56 Nining Rohayati 57 Nurfitri Magnarianti 58 Prama Setia Putra 59 Rina Yuliana 60 Tri Sulistyorini 61 Ummi Asma Revi 62 Rizkia Kunti Pragati 63 Kelvin Wongso 64 Albertus 65 Della Devita 66 Ryan Christnata 67 Ismadina 68 Rahayu Ningtyas 69 Agnes Huberta 70 Alvin Aulia 71 Lydia Ignacia 72 M. Silvy Veronica 73 Ben Martin 74 Azka Nur Afifah 75 Fathur Ridha 76 Citra Mukti T. H. 77 Nadira 78 Darda Fizari 79 Ridho Rizky 80 Erwin Andriawan 81 Firda Fitria 82 Aji Setyawan 83 Siti Zsa-Zsa 84 Aulia Febianda 85 Reza Addo 86 Danny Kusuma 87 Benny Johnson 88 Muh. Fadhil 89 Ihkwan Zaky 90 Arif De Mello 91 Fauzan Maghdavi 92 Dwi 93 Yogan 94 Rifqi 95 Rinaldi 96 Krishna Jumlah SDM

KI KI KI KI MA MA MA MA KI KI TK FT TK TI TK FT TK TK TK TK TK MRI TK FT TI TK TK METROLOGI METROLOGI FT FT TI TK MS MS MS MT AE AE MT TL SI SI SI SI

148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192

Michael Siregar Laela Tri Nur I. Nada Dewanda Alfi Cena Rahmi Elsa Instita Nabilla D Najmi Hana Bunga Nadiyya Taufik Hidayat Cipta Raina Sherly Nabilla F.D Listi Nurina Aisyah Andrea Elouise Alberani Wys Agnes Virginia Agustinus Bayu Ziyani Zakkaha Hera Hikmawati Mutiara Andam Dewi Mutiara Annisa Irene Surya Soraya Irene Iskandar Safira Nafisa Joanne Angelina Hilda Nur Azizah Amelia Hidajat Rahma Rizkiya Siti Mulyani Nur Laily Purnamasari Fransiskus Samuel R. Ludwinardo Putra Dita Yustine Meliawati Poniman Lani Diana Rafiati Kania Iis Septiana Maryana Istiqomah P. Kenia P. Sukma Ira Ayu Lestari

MB MB MB PL PL PL PL PL PL PL PL PL AR AR AR AR AR PL STF STF STF STF STF STF STF STF STF STF STF STF STF STF STF FKK FKK FKK BI BI BM BM BI BE BI BM BM 192 orang

135 Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Koordinator Divisi Penanggung jawab umum atas berjalannya diklat tata tertib Medik OSKM 2012 Wakil Koordinator Divisi Bidang Lapangan Bertanggung jawab atas keberlangsungan acara diklat tata tertib Medik OSKM 2012 Wakil Koordinator Divisi Bidang Materi Bertanggung jawab atas kurikulum materi yang akan diberikan kepada calon tata tertib Medik OSKM 2012 Wakil Koordinator Divisi Bidang MSDM Bertanggung jawab atas pendataan pendiklat tata tertib medik dan calon tata tertib Medik OSKM 2012 Sekretaris Divisi Bertanggung jawab atas perizinan dan birokrasi ke pusat, serta notulensi setiap rapat pendiklat maupun rakor kordiv-wakordiv. Bendahara Divisi Bertanggung jawab atas pembukuan pemasukan dan pengeluaran divisi

Standard Operational Procedure (SOP) a.

b.

SOP Diklat  Pendiklat harus hadir di tempat berkumpul pendiklat maksimal 30 menit sebelum acara dimulai.  Dilarang memakai sandal selama acara (kecuali UGD)  Memakai pakaian yang sopan dan pantas selama acara  Memakai jaket almamater selama acara (kecuali UGD, bebas untuk memakai ataupun tidak)  Mengikuti briefing acara dan mematuhi briefing  Mengikuti evaluasi pendiklat setiap selesai acara SOP Pelantikan  Pendiklat harus hadir di tempat berkumpul pendiklat maksimal 60 menit sebelum pelantikan dimulai.  Dilarang memakai sendal selama pelantikan  Memakai pakaian yang sopan dan pantas selama pelantikan  Memakai jaket himpunan dan kaos medik selama pelantikan  Mengikuti briefing pelantikan dan mematuhi briefing

Laporan Kerja No 1

Laporan Kerja Nama Kegiatan

Pemilihan perangkat angkatan

Penanggung Jawab


Deskripsi

Metode yang digunakan dalam memilih perangkat angkatan adalah musyawarah diantara calon panitia medik

Tujuan

Terpilihnya perangkat angkatan


Terpilihnya perangkat angkatan yang mencakup ketua angkatan (pemilihan

136

perangkat lainnya diserahkan kepada forum angkatan di luar diklat)

2

3

4

5

Pelaksanaan

Pemilihan ketua angkatan hanya melibatkan calon tunggal

Evaluasi

Calon ketua angkatan seharusnya lebih dari satu orang agar calon Medik dapat belajar bagaimana musyawarah yang baik

Saran

Diadakan sosialisasi lebih mengenai ketua Angkatan, karena sempat ada isu bahwa ketua Angkatan sudah pasti menjadi Ksatria Medik

Nama Kegiatan

Pemberian materi prinsip dasar medik dan hierarki lapangan

Penanggung Jawab


Deskripsi

Metode yang digunakan untuk pemberian materi adalah lingkar wacana, presentasi, sharing dari pendiklat, dan pemberian tugas untuk mengukur ketersampaian materi

Tujuan

Tersampaikannya materi 100%


Peserta diklat yang hadir mencapai 75% dari jumlah keseluruhan dan dapat menyelesaikan evaluasi yang diberikan

Pelaksanaan

Berjalan cukup lancar

Evaluasi

Kurang pendiklat, kurang impressi

Saran

Teknik penyampaian materi lebih bervariasi

Nama Kegiatan

Pemberian materi pertolongan pertama, penyakit dan kecelakaan umum, serta obat-obatan

Penanggung Jawab


Deskripsi

Metode yang digunakan dalam pemberian materi ini adalah presentasi dan praktek

Tujuan

Tersampaikannya materi 100% dan tinjauan calon panitia yang menjadi komandan base


Peserta diklat yang hadir mencapai 75% dari jumlah keseluruhan dan dapat menyelesaikan evaluasi yang diberikan

Pelaksanaan


Evaluasi


Saran


Nama Kegiatan

Latihan Fisik

Penanggung Jawab


Deskripsi

Latihan Fisik berupa lari pagi, push up, lari bolak balik, senam terbang, juga materi tentang kedisiplinan dan kesigapan

Tujuan

Melatih fisik calon panitia agar dapat terjun ke lapangan dengan fisik yang memadai


Dapat melaksanakan tugas-tugas medik yang mengharuskan penggunaan kekuatan fisik

Pelaksanaan

Disisipkan dalam hampir setiap konsekuensi atas segala kesalahan yang dilakukan oleh calon Medik dengan jumlah yang tidak direncanakan (tergantung komandan Diklat yang bertugas)

Evaluasi

Kinerja Sandya Samana masih banyak menyerap tenaga kerja, sehingga dikhawatirkan saat Diklat hanya sekedar menunaikan latihan fisik sebagai konsekuensi namun tidak dilakukan secara benar

Saran

Saat diklat tidak perlu terlalu banyak latihan fisik; ditekankan agar benar pelaksanaannya. Lebih direncanakan jika ingin menggunakan latihan fisik sebagai konsekuensi.

Nama Kegiatan

Pemberian materi tentang evakuasi, tandu, mitela

137

6

7

8

9

Penanggung Jawab


Deskripsi

Materi disampaikan dengan metode presentasi, praktek dan pemberian peraturan atau SOP. Materi tentang tandu adalah tali temali yang kuat

Tujuan

Materi tersampaikan 100% dan dapat menjadi tinjauan calon panitia yang akan menjadi PJ tandu


Mampu melakukan evakuasi dengan benar dan tepat, mampu membuat tandu dengan cepat, dan memahami materi tentang mitela

Pelaksanaan


Evaluasi


Saran


Nama Kegiatan

Pemberian materi tentang pemetaan, teklap, kedisiplinan, dan kepedulian

Penanggung Jawab


Deskripsi

Materi ini diberikan dengan cara praktek langsung seperti membuat teklap, olah ruang, dan briefing.

Tujuan

Materi tersampaikan 100% dan peserta mampu melakukan olah ruang di lapangan


Mampu membuat teklap dan mengamalkan olah ruang dan mampu membriefing pasukan. Peserta yang hadir mencapai 85% dari jumlah keseluruhan

Pelaksanaan


Evaluasi


Saran


Nama Kegiatan

Pemberian materi kedisiplinan, kesigapan, dan kepedulian

Penanggung Jawab


Deskripsi

Materi ini disampaikan dengan metode amazing race, yang setiap pos menguji sisi kedisiplinan, kesigapan, dan kepedulian calon panitia terhadap angkatannya dan terhadap medik OSKM

Tujuan

Menguji kedisiplinan, kesigapan, dan kepedulian calon panitia


terlaksananya games sesuai dengan teklap dengan galat 10%

Pelaksanaan


Evaluasi


Saran


Nama Kegiatan

Diklat Lapangan

Penanggung Jawab


Deskripsi

Diklat ini dilakukan dengan metode simulasi lapangan kecil. Menggunakan jalur yang ditentukan, calon panitia melakukan simulasi saat hari H OSKM

Tujuan

Memberikan gambaran langsung hari H OSKM


Terlaksananya simulasi dengan serius sesuai teklap yang dibuat. Peserta yang hadir mencapai 85% dari jumlah keseluruhan

Pelaksanaan

Pada awal-awal simulasi, peserta kurang merespon serius terhadap simulasi, tetapi setelah dilakukan beberapa kali, peserta lebih antusias dan serius menjalankan simulasi

Evaluasi

Harus memberikan pengertian bahwa simulasi adalah gambaran sebenarnya kejadian di lapangan dan harus diikuti dengan serius

Saran

Menekankan pada peserta untuk selalu mengikuti kegiatan dengan baik

Nama Kegiatan

Evaluasi

138

10

Penanggung Jawab


Deskripsi

Evaluasi dilakukan dengan metode evaluasi tertulis serta evaluasi praktek. Mencangkup evaluasi pemahaman materi kemedikan dan praktek kemedikan.

Tujuan

Mengukur ketersampaian materi dari calon panitia


Hasil evaluasi calon panitia berpredikat baik

Pelaksanaan

Evaluasi untuk pemahaman materi kemedikan dilakukan dengan tertulis dan serentak seluruh calon panitia, sedangkan untuk evaluasi praktek dilakukan terpisah di setiap pos

Evaluasi

Ketersampaian materi dianggap cukup baik, karena rata-rata calon panitia dapat menjawab pertanyaan evaluasi dengan baik

Saran

Lebih diperhatikan urutan-urutan Pos evaluasi agar tidak terjadi penumpukan peserta yang signifikan

Nama Kegiatan

Pengukuhan

Penanggung Jawab


Deskripsi

Pengukuhan ini adalah kegiatan terakhir untuk menyatakan peresmian calon panitia menjadi panitia medik OSKM 2012

Tujuan

Mengukuhkan panitia lapangan medik OSKM 2012


Dilantiknya 192 orang calon panitia menjadi panitia medik OSKM 2012

Pelaksanaan

Prosesi pelaksanaannya dimulai dengan evaluasi materi secara keseluruhan, pengambilan komitmen, uji kesigapan, dan pembacaan surat keputusan pelantikan

Evaluasi

Saat pelantikan terkendala oleh kurang siapnya logistik serta suasana yang kurang mendukung karena keterbatasan tempat.

Saran

Koordinasi dengan divisi pendukung lainnya

Kendala Keseluruhan  Perizinan base cc barat ruang 26 belum siap. Pasukan base medik tidak memegang surat izin, sehingga hari kedua saat pindah base dari sabuga ke kampus sulit. Setelah ada surat izin, ternyata izin bertabrakan dengan imss. *surat izin harus disiapkan hari sebelum dan dipegang medik juga.  Ambulance itb susah dihubungi  Area base tidak menjadi clear area  Medik berkemeja tidak diizinkan masuk ke ruang auditorium sabuga  Kurang koordinasi antar panitia lapangan  Kurang koordinasi dengan panitia non lapangan soal logistik, perizinan, dan akomodasi  Akses mobil masuk kampus sangat sulit  Teklap kurang di floorkan pada saat briefing  Evaluasi yang dilakukan pada malam hari memberatkan panitia lapangan putri  Sekretariat kurang memadai  Obat yang harus dibawa medik dinamis tergolong mahal, tidak disubsidi oleh OSKM

139 Evaluasi Keseluruhan  Membutuhkan bantuan logistik, karena dalam oskm kali ini banyak bolak - balik tempat kegiatan. Base pun berpindah-pindah  Kurangnya koordinasi antara Medik dan Taplok mengenai pengisian data penyakit. Yang ternyata taplok telah mnyediakan, namun tidak sesuai harapan medik yang lengkap agar akurat.  Hari terakhir dilakukan Medical check up untuk yang berpita, sangat membantu untuk memisahkan yang benar-benar sakit. Sehingga yang sakit saat closing hanya sedikit. Dan maba berpita pun dapat mengikuti acara closing.  Base medic tidak boleh jadi tempat penitipan barang, banyak yang tertinggal.*Medik beri ketegasan untuk tidak menjadikan base sebagai tempat penitipan. Selalu data inventaris barang base setiap harinya  Briefing kurang lengkap, mungkin karena waktu yang terbatas. Base medik tidak pernah mendapatkan apa-apa dari briefing. Maka biasanya ada briefing mandiri bersama dokter jika sudah datang  Sebagian besar medik sudah bisa menjaga rasa paniknya. Namun pihak luar yang panic cukup membuat suasana tegang kembali.  Base medic melakukan evaluasi mandiri bersama dokter dan pasukan birawa untuk persiapan besok harinya  Waktu sholat kurang diperhatikan. Seharusnya tidak ada acara yang memotong waktu sholat. Pembuatan teklap masih terkadang lupa untuk menempatkan kegiatan ishoma pertama kali dalam teklap.  Teklap pernah terlambat, medik pernah tidak mendapat satupun copyan.  Arogansi antar divisi masih terlihat  Opclos sudah lebih baik dari tahun kemarin  Massa kampus telah dilibatkan dalam OSKM dengan baik  Sponsor, maupun dana untuk OSKM tahun ini sangat kurang, sehingga membebani panitia seperti dalam pembelian kaos  Keamanan telah membantu kerja medic dengan baik, sebagai contoh membantu membukakan jalan untuk lewat maba yang sakit  Saat Interaksi Fakultas, masih saja ada panitia lapangan yang diusir. Seharusnya ada kebijakan dari KM ITB jika bisa. Sebab ternyata sangat dibutuhkan medic disitu melihat pos medic yang penuh dengan maba yang sakit. *Medik harus pintar melobby  Saat closing, waktu terlambat. Mobilisasi dari kampus ke saraga banyak terhenti. Waktu sholat ashar telat. Sehingga waktu sholat Maghrib pun jadi kacau. Lapangan memang dinamis, tapi teklap tetap harus dipatuhi


  

Surat izin masuk kendaraan ke kampus tidak dipegang pasukan pemulangan base medik. *perlu ada izin jauh-jauh hari beserta plat nomor kendaraan yang pasti akan mobile selama oskm untuk mobil medic, dilihat pentingnya pengadaan karena dapat mempermudah mengantar pasien dari pos ke base, maupun dari base ke rumah sakit Perlu ada perimeter untuk area base baik dari medic sendiri maupun minta bantuan keamanan jika tidak ada tugas lain. Atau adakan peraturan area steril bagi mahasiswa baru dan lainnya. Adanya pemberitahuan kepada pihak protokoler, akan adanya base medic berkemeja yang berjaga selama sidang terbuka. Basecamp panitia lapangan jangan dekat dengan pintu keluar base, tempat parkir mobil medic. Sebab kasihan pada pasien yang sakit jika harus memutari jalan jika hendak diantarkan pulang.

140   

  

Base medic harus punya rundown dan teklap, dan jangan lupa melakukan briefing bersama dokter tentang flow acara tiap harinya Dana untuk base sebaiknya diberikan sebelum acara, karena untuk pembelian obat cukup besar juga saat hari H ada saja yang perlu dibawa ke rumah sakit dan pastinya membutuhkan biaya administrasi Perlunya meningkatkan kerjasama antar taplok dan medic dalam hal pita sakit terhadap maba, karena taplok lebih dekat dengan maba, dan medik tahu tentang penyakit. Jangan sampai terulang lagi ada MaBa berpenyakit jantung kambuh saat opening dan dia tidak menuliskan penyakitnya. Taplok telah memperingan kerja medic dengan adanya data penyakit, namun sebaiknya didiskusikan dahulu agar data sesuai yang diharapkan Antar dansus sudah melakukan komunikasi yang baik, seperti saat closing saat ada jalur mobilisasi yang kurang pasukan, maka dansus saling membantu Jika ada perubahan jadwal, semua panitia lapangan harus tahu. Seperti saat opening, yang diundur sekitar satu jam setengah

141

LPJ KOORDINATOR DIVISI TATA DISIPLIN OSKM ITB 2012 (Gusmilan Pratiantono – Teknik Geodesi 2009 ) Deskripsi Kerja

Status Divisi Tata tertib disiplin atau yang biasa disingkat Tadis adalah divisi elit dengan flow tersendiri yang berada dibawah komando koordinator lapangan yang bertugas sebagai perpanjangan tangan Koordinator Lapangan.

Wewenang  Memberikan impresi kepada mahasiswa baru  Memberikan tindakan terhadap ketidakdisiplinan, baik dari mahasiswa baru maupun panitia

Tugas    

Perpanjangan tangan Korlap Impresi Indisipliner Bank Hukuman



Koordinator Divisi

Komandan Pasukan Tadis

Sekretaris Divisi

Wakil Komandan Pasukan Tadis Sekretaris 1. 2. 3. 4.

Koordinator divisi Komandan Tadis Wakil Komandan Tadis Sekretaris

Algojo

Hakim

: Gusmilan Pratiantono (GD’09) : Muhammad Ikhwanto (MG’10) : Immanuel Robinson Loudewijk Siagian (EP’10) : Pakerti Lutzow Anjani (TA’10)

142 Jumlah Sumber Daya Manusia No

Nama

Jurusan

No

Nama

Jurusan

1

Muhammad Ikhwanto

MG’10

18

Bara Timur

IF’10

2

Immanuel Robinson L. S.

EP’10

19

Juan Josua V.

EP’10

3

Pakerti Lutzow Anjani

TA’10

20

Gilang Wirata Pratama H.

GD’10

4

Ayu Gema Lestari

SBM’10

21

Tri Agung

AE’10

5

Ramadhan Kautsar

TG’10

22

Ryan Fadhilah Hadi

AE’10

6

Westyarian

EL’10

23

Riyanda Anggara Putra

EP’10

7

Arham Alam

KL’10

24

Prasetiyo Hadi Purwoko

FT’10

8

Victor Pramusanto

EL’10

25

Vania Florensia Hutagaol

TI’10

9

Priagung Wibowo

MS’10

26

Esron Fernando Eliakim

TK’10

10

Alfian Rachmat Akbar

EL’10

27

Mochamad Adi Septiono

TL’10

11

Muhammad Maulidhi H.

EL’10

28

Arjuna Mohikhan Ramitan

KL’10

12

Dhenny Ajie Widyarukma

TA’10

29

Joshua Christian

EL’10

13

Alexander Kevin

MRI’10

30

Aditya Putra Utama

MA’09

14

Nabyl Annajmy

TA’10

31

Husein Abdul Salam

MA’10

15

Muhammad Rashif B.

EL’10

32

Buala Gryant Doklas

KL’10

16

Pripanca Bunyamin

MS’10

33

Joseph Arden

MT’10

17

Muizzuddin Shidqi

TM’10

34

Muhammad Mukhlas

KL’10

Jumlah SDM

34 orang












Koordinator Divisi Koordinator Divisi bertugas untuk mengkoordinasikan kinerja dan kebutuhan antara divisi Tadis dengan divisi lainnya pada OSKM 2012, mengawal divisi Tadis dalam persiapan menuju hari-H, mengawasi dan memberikan saran terhadap kinerja divisi Tadis pada hari-H. Sekretaris Divisi Sekretaris Divisi bertugas untuk membuat notula di setiap pertemuan rapat divisi dan evaluasi divisi. Selain itu bertugas mengarsipkan seluruh data terkait divisi Tadis. Komandan Pasukan Tadis Komandan Pasukan Tadis bertugas untuk menjaga dan mengatur teknis dalam pelaksanaan hari H dan berkoordinasi dengan perangkat divisi lain dalam pengaturan teknis. Wakil Komandan Pasukan Tadis Wakil Komandan Pasukan Tadis bertugas untuk membantu komandan dalam menjaga dan mengatur teknis saat pelaksanaan hari H, sesuai dengan arahan komandan. Pengibar Bendera Pengibar Bendera bertugas sebagai pemberi impresi kepada mahasiswa baru, lalu sebagai penanda kepada seluruh panitia lapangan bahwa waktu telah menunjukkan batas keterlambatan peserta sehingga armada dari divisi Tata Tertib Keamanan mengarahkan Mahasiswa Baru yang terlambat menuju pos Tadis. Pada saat hari H OSKM 2012, Tadis memiliki daerah tugas di parkir barat daya SABUGA. Tadis dibagi menjadi tiga spot yang mempunyai fungsi masing-masing, sesuai dengan kompetensi dan karakter yang dimiliki oleh para individu dalam divisi Tadis, yaitu: Pos 1 (Pendataan)

143





Pada saat Mahasiswa baru datang terlambat sesuai dengan arahan dari bendera Tadis, armada akan mengarahkan kepada pos 1. Pada pos ini Mahasiswa Baru yang telat akan dicatat Nama, NIM, Fakultas, dan kelompok Taploknya. Flow di pos ini adalah agak tinggi. Pos ini dijaga oleh Sekretaris. Pos 2 (Dialektika) Pada pos dialektika, mahasiswa baru yang telat yang telah dicatat akan masuk ke pos dialektika, dimana di pos ini Tadis akan memberikan proses dialektika agar para mahasiswa baru dapat dengan sadar mengakui dan jera akan keterlambatannya sehingga diharapkan keterlambatan ini tidak dilakukan kembali pada saat perkuliahan. Flow di pos ini adalah tinggi. Di pos ini juga diberikan hukuman berupa tugas yang telah didiskusikan kepada Koordinator lapangan dan Materi Metode sehingga dapat bersinergi dengan kejaran materi pada hari tersebut. Pemberian hukuman diarahkan bukan kepada terpaksa sadar, namun mereka sadar dengan sendirinya yang diarahkan melalui proses dialektika dan pemberian tugas oleh tadis. Pos ini dijaga oleh Algojo. Pos 3 (Cover materi) Pada saat Mahasiswa baru ditangani oleh Tadis, secara langsung mereka tidak akan mendapatkan materi yang diberikan pada pagi hari tersebut. Oleh karenanya Tadis harus memberikan materi yang tidak didapatkan oleh mereka. Flow di pos ini adalah rendah. Pos ini dijaga oleh Hakim.

Standard Operational Procedure (SOP) SOP BRIEFING DAN EVALUASI 1. Kuorum Tadis 25 orang, apabila kuorum tidak dipenuhi, maka hukuman diberikan pada seluruh Tadis, yaitu push up jumlah kekurangan orang dikali dua seri. 2. Hukuman individu Tadis yang datang terlambat bayar 1000 rupiah dalam tiap 10menit berlaku kelipatan, maksimal bayar 10000 rupiah. 3. Briefing dilakukan maksimal 60 menit sebelum briefing terpusat dimulai. 4. Jalur komando Tadis adalah dibawah komando Korlap. 5. Setelah bertugas, Tadis standby di kampus tergantung pada arahan Korlap. 6. Tadis dilarang memakai atribut Tadis saat tidak bertugas. 7. Evaluasi dilaksanakan setelah bertugas. 8. Tadis hanya dapat dievaluasi oleh Korlap dan Danlap. 9. Tadis harus mematuhi SOP. SOP KEMUNCULAN DAN POS 1. Tadis saat bertugas harus menjadi teladan yang baik bagi panitia OSKM 2012 dan mahasiswa baru. 2. Tadis saat bertugas harus menjaga sikap dan perilaku di depan panitia OSKM 2012 dan mahasiswa baru. 3. Kemunculan dilaksanakan maksimal 10 menit sebelum briefing terpusat dan sebelum kedatangan mahasiswa baru. 4. Kemunculan Tadis selalu diiringi dengan pasukan bendera Tadis. 5. Pasukan Tadis muncul dengan unik yang dapat berupa derap ataupula langsung muncul ketika Komandan memanggil dengan mata peserta tertutup terlebih dahulu. 6. Pos Tadis dibagi atas tiga pos sesuai kebutuhan hari itu. 7. Untuk pendataan (sekretaris): pos berada di tempat yang bisa menjaring orang telat dari berbagai jalan masuk. 8. Untuk penyadaran (algojo): pos berada dalam satu tempat, tiap algojo harus berjauhan agar suara tak terdistorsi. 9. Untuk cover materi (hakim): pos berada dalam satu tempat yang tidak terlihat dari pos penyadaran. SOP BENDERA TADIS

144

1.

Bendera Tadis adalah salah satu atribut yang hanya boleh digunakan saat Tadis sedang bertugas Bendera Tadis hanya dapat digunakan oleh anggota divisi Tadis. 2. Bendera Tadis harus selalu dalam keadaan tergulung atau dilipat apabila sedang tidak digunakan. 3. Bendera Tadis tidak boleh dimainkan sembarangan. 4. Bendera Tadis tidak boleh menyentuh tanah. 10. Bendera Tadis berkibar saat kemunculan, waktu batas keterlambatan, dan selesai bertugas. SOP BANK HUKUMAN 1. Pemberian tugas sesuai bank hukuman, boleh diluar kesepakatan dengan catatan laporan ke Komandan Tadis atau Sekretaris Divisi dengan format nama dan tugas. 2. Kasta tugas per 10 menit keterlambatan untuk panitia OSKM 2012. 3. Kasta tugas per 15 menit keterlambatan untuk mahasiswa baru. 4. Tugas diberikan sesuai kesalahan yang dilakukan. SOP PENDATAAN 1. Format biodata: Nama lengkap, Jurusan/Fakultas, Divisi, Waktu Telat, No hp. 2. Jumlah orang yang boleh dimasukkan ke pos algojo adalah maksimal 5 x jumlah algojo, kecuali atas komando Komandan Tadis. 3. Ada satu spot untuk menunggu, diantara pos pendataan dengan pos penyadaran yang dijaga minimal dua orang (kondisional) untuk panitia OSKM 2012. 4. Koordinasi dengan Danpas Keamanan untuk mengarahan mahasiswa baru yang datang terlambat. SOP PENYADARAN 1. Bahasa saat berdialektika disarankan sopan, tanpa perkataan kasar dan kotor. 2. Format pertanyaan minimal:  Berapa menit waktu keterlambatan.  Alasan keterlambatan.  Berapa kali terlambat.  Serang kesalahannya, buat hingga ia sadar.  Berikan pentingnya memperbaiki kesalahan, boleh memakai analogi.  Tawarkan dulu konsekuensi, tapi tidak diberikan. SOP COVER MATERI DAN HUKUMAN 1. Isi materi dalam cover materi sesuai dengan apa yang tertinggal karena keterlambatan. 2. Jika isi materi adalah orasi Korlap atau Danlap, koordinasikan sebelum mulai acara. 3. Hukuman diberikan sesuai isi materi.

Laporan Kerja No 1


Pengondisian telat calon panitia lapangan di simulasi satu lapangan

Penanggung Jawab

Muhammad Ikhwanto

Deskripsi

Penyadaran kepada para calon panitia lapangan yang melakukan tindak tidak disiplin dalam kegiatan simulasi yaitu terlambat. Indisipliner diberikan hukuman akan hal disiplin dan materi OSKM yang akan dibawa dan diberikan kepada Mahasiswa Baru. Hukuman diambil dari bank hukuman sesuai dengan kesalahan yang dilakukan oleh indisipliner

145

Tujuan

Penyadaran kepada para calon panitia lapangan untuk dapat bertindak profesional dalam hal disiplin agar dapat menjamin pada hari H OSKM dapat berjalan dengan baik


Jumlah calon panitia yang telat berkurang setelah penyadaran

Pelaksanaan

1. Tanggal pelaksanaan : 17-25 Juli 2012 2. Dibagi pos sesuai kebutuhan dengan pos 1 dijaga sekretaris, pos 2 dijaga algojo, pos 3 dijaga hakim 3. Pengondisian telat dimulai saat bendera tadis dikibarkan 4. Tadis menjaga di tiap pintu masuk area briefing calon panitia 5. Pelaksanaan hukuman dilakukan sebagai efek jera dan pengkayaan materi untuk hari H dan evaluasi dari kesalahan sebelumnya\ 6. Pengumpulan hukuman dilakukan maksimal 3 jam setelah evaluasi terpusat

Evaluasi

1. Tadis masih kurang dalam menjaga sikap, saat tidak sedang berdialektika ada tadis yang mengobrol dan duduk-duduk di sekitar pos 2. Kurangnya kontrol akan kehadiran calon panitia lapangan pada saat simulasi. Contohnya adalah tadis sulit menemukan para calon panitia lapangan yang masuk pada tengah simulasi 3. Masih banyak calon panitia lapangan terlambat yang tidak mengumpulkan tugasnya kepada tadis 4. Pada hari-hari awal simulasi, calon panitia lapangan tidak diabsensi, sehingga banyak yang memilih tidak datang simulasi daripada bertemu tadis dan mendapat hukuman 5. Masih sulitnya mencari treatment yang tepat kepada para calon panitia lapangan karena berapa faktor seperti waktu, kurang baiknya tadis dalam berdialektika, karakter divisi lapangan yang berbeda sehingga terkadang tadis sulit melakukan treatment dengan tepat 6. Banyaknya para calon panitia lapangan yang berusaha mengelak dari tadis dengan cara-cara curang seperti pura-pura ke toilet padahal membantu temannya yang datang terlambat untuk masuk tanpa ketahuan tadis 7. Calon panitia yang terlambat tidak memberikan efek jera pada calon panitia lapangan yang tidak terlambat pada simulasi menuju hari H, sehingga yang terlambat bervariasi membuat parameter keberhasilan tidak dapat terpenuhi

Saran

1. Menemukan cara-cara untuk dapat mengurangi kecurangan calon panitia lapangan. Seperti menaruh tas di depan tadis apabila ingin ke belakang dan kontrol jumlah yang keluar dengan mencatat nama 2. Mengadakan absen dalam simulasi, yaitu absen pagi dan sore sehingga dapat membantu penindakan kepada yang masuk di tengah simulasi 3. Ada tim khusus dalam pendataan para calon panitia lapangan yang melakukan tindak indisipliner dan melaporkannya berkala kepada koordiv agar dapat ditindak segera 4. Melakukan penjelasan tentang fungsi tadis kepada seluruh calon panitia lapangan, dan telah menanamkan pentingnya kedisiplinan kepada seluruh calon panitia lapangan pada saat awal diklat dan pendekatan kepada para calon panitia lapangan khususnya perangkat agar dapat dengan mudah dalam mencari calon panitia yang melakukan tindak indisipliner 5. Tadis sebagai pintu masuk calon panitia lapangan di area briefing. Jika ada

146

yang sudah izin telat pada perangkat, perangkat yang bersangkutan harus menemui tadis yang menemukan calon panitia terlambat

2

Nama Kegiatan

Pengondisian Hari H OSKM ITB 2012

Penanggung Jawab

Muhammad Ikhwanto Melakukan tindakan kepada mahasiswa baru yang melakukan tindakan tidak disiplin berupa keterlambatan mengikuti acara OSKM Agar mahasiswa baru sadar akan pentingnya kedisiplinan dalam menjalankan aktivitas sebagai mahasiswa ITB kedepannya dalam hal apapun Berkurangnya mahasiswa baru yang terlambat dibandingkan hari sebelumnya Tanggal pelaksanaan : 27-31 Juli 2012. Tadis dibagi menjadi 3 pos yang memegang masing-masing seperti pada Sistem Kerja. Bendera tadis untuk panitia dimulai setelah briefing pagi dimulai. Bendera tadis untuk mahasiswa baru dimulai setelah mobilisasi selesai dan acara dimulai. 1. koordinasi Tadis dengan panitia lapangan yang lain belum baik. Bahkan ada panitia lapangan yang tidak mengetahui bahwa Tadis merupakan divisi lapangan 2. kesalahan koordinasi terjadi pada hari pertama. Mahasiswa baru yang terlambat lebih dari 400 orang. Hal ini diakibatkan mahasiswa baru yang sudah datang sejak pagi tetap ditahan di luar gerbang, sehingga pada saat bendera tadis berkibar, banyak mahasiswa baru yang tidak terlambat pada pagi hari jadi masuk ke barisan telat dan dimasukkan ke pos Tadis 3. Tadis tidak dapat menjalankan fungsinya pada hari pertama sesuai dengan sistem kerja. Digunakan cara lain untuk mengatasi penyadaran mahasiswa baru yang terlambat, tetapi tidak dilakukan pendataan dan pemberian konsekuensi 4. kurangnya koordinasi antara Taplok dengan Tadis dalam hal pengumpulan tugas mahasiswa baru. Sehingga tugas tidak terkumpul dengan baik, dan sulit untuk mem-follow up karena banyaknya kelompok yang susah dihubungi Koordinasi Tadis dengan panitia lapangan lain sejak teknis lapangan dibuat agar tidak terjadi kesalahpahaman, serta dijelaskan kepada semua pantia lapangan untuk mengatasi ketidakdisiplinan mahasiswa baru


Evaluasi

Saran

3

Nama Kegiatan

Pemanggilan Khusus untuk Follow Up Tugas Keterlambatan

Penanggung Jawab

Muhammad Ikhwanto

Deskripsi

Pemanggilan kembali calon panitia/panitia lapangan yang tidak mengerjakan tugas akibat kesalahan sebelumnya, dan dilakukan penyadaran serta

147

diberikan konsukuensi tambahan yang harus dikerjakan Tujuan

Panitia yang melakukan tindakan tidak disiplin menyadari kesalahannya sehingga jera dan mendapatkan pelajaran agar tidak mengulanginya lagi


Panita yang mendapatkan panggilan khusus datang dengan kesadaran sendiri kemudian mengerjakan konsekuensi tambahan yang diberikan

Pelaksanaan

1. Simulasi calon panitia lapangan tanggal 22 Juli 2012 pada sore hari setelah evaluasi 2. Hari kedua OSKM 2012 tanggal 28 Juli 2012 pada malam hari setelah evaluasi

Evaluasi

1. Masih banyak panitia yang belum menyadari kesalahannya sehingga menyepelekan tugas dari Tadis dan tidak mengerjakan, kemudian tidak datang juga pada saat panggilan khusus 2. Kesalahan panitia saat pengumpulan tugas akibat tidak mendengarkan dengan baik instruksi dari Tadis, sehingga mengumpulkan tugas di tempat lain kemudian tugasnya tercecer atau hilang 3. Ada panitia yang tidak mengerjakan tugas konsekuensi dan tidak bekerja sampai hari H OSKM selesai karena merasa mengikuti OSKM karena terpaksa 4. Sulitnya mem-follow up dan menghubungi panitia lapangan yang mendapat panggilan khusus, sehingga tidak dapat ditindaklanjuti kesalahannya

Saran

1. Panggilan khusus harus terus dilakukan agar tidak ada panitia lapangan yang melakukan tindakan tidak disiplin yang curi-curi dari Tadis 2. Penyitaan kaos panitia lapangan agar yang bersangkutan tidak bisa mengikuti OSKM sebelum mengerjakan tugas konsekuensi 3. Penyediaan tempat yang jelas untuk pengumpulan tugas konsekuensi dan ada Tadis yang piket untuk menjaganya

Kendala Keseluruhan  Kejelasan adanya divisi Tadis sejak dimulainya OSKM 2012 masih kurang. Tadis yang awalnya ingin dibentuk sebelum diklat terpusat lapangan dimulai tidak dapat dilaksanakan dan perekrutan Tadis baru dilakukan di tengah-tengah diklat calon panitia lapangan  Kurangnya SDM Tadis sehingga tidak dapat melaksanakan salah satu fungsi Tadis yang penting yaitu flow control. Kekurangan SDM ini juga mengakibatkan sulitnya mengatasi teknis secara keseluruhan terutama apabila banyak yang melakukan tindak indisipliner  Komando dari Komandan Lapangan seringkali terlambat atau bahkan tidak ada, sehingga Tadis tidak mengetahui apa yang harus dilakukan dan harus mencari tahu sendiri  Kurangnya rasa memiliki dari seluruh anggota Tadis sehingga masih banyak yang tidak memprioritaskan tadis, diakibatkan kesibukan para anggota Tadis yang memliki tanggung jawab di tempat lain. Yang berdampak pada tadis yang datang sedikit, berganti-ganti, atau tidak pernah datang terutama pada simulasi lapangan yang mengakibatkan kompetensi alam berdialektika tidak merata yang dikhawatirkan melakukan dialektika yang kurang baik kepada mahasiswa baru dalam hari-H  Kurangnya briefing saat simulasi lapangan karena Komandan Tadis yang belum dipilih secara tetap. Sistem pemilihan Komandan dilakukan dengan mencoba satu persatu calon di simulasi lapangan namun mengakibatkan komando yang berbeda-beda dan Tadis masih melakukan sistem trial and error pada saat simulasi lapangan  Tadis masih ada yang belum dapat menjadi role model lapangan yang baik terbukti dengan ketidakdisiplinan tadis dalam tugas seperti terlambat mengikuti briefing, serta adanya tadis yang

148



  



melakukan tindakan yang tidak semestinya pada saat tidak bertugas. Satu orang melakukan kesalahan akan membuat impresi lapangan kepada tadis menjadi buruk Tadis masih belum dapat menjaga flownya sendiri. Tadis mempunyai flow sendiri dengan karakter yang tegas, tertutup, dan bijaksana. Karakter ini yang dirasa masih kurang dimiliki oleh Tadis. Namun Tadis memiliki karakter masing-masing sesuai orangnya untuk membawakan flow karakter tersebut Kurangnya koordinasi Tadis dengan panitia lapangan yang lain. Bahkan ada panitia lapangan yang tidak mengetahui bahwa Tadis merupakan divisi lapangan Belum adanya parameter keberhasilan yang jelas dalam pelaksanaan fungsi Tadis Tindak indisipliner yang diberikan konsekuensi dari tadis hanya sebatas keterlambatan padahal pada nyatanya tindak indisipliner tidak hanya keterlambatan, masih ada hal lain seperti tidak lengkap membawa spek, tidak mengikuti aturan yang telah ditetapkan, dll Tidak ada tempat pengumpulan tugas yang jelas, karena sekretariat OSKM ada dua, seringkali peserta bingung untuk mengumpulkan tugas di sekretariat yang mana sedangkan Tadis tidak ada yang menjaga tempatnya. Tadis juga harus memiliki jadwal piket untuk menjaga pengumpulan tugas

Evaluasi Keseluruhan  Kurangnya sosialisasi soal divisi tadis mempengaruhi perekrutan anggota divisi, sehingga memakan waktu yang lama  Tidak dimasukkannya divisi tadis kedalam konsep ketua OSKM 2012, dikarenakan tidak tahunya calon ketua OSKM akan pentingnya divisi tadis(menyebabkan evaluasi no.1)  Kurang matangnya persiapan dari tadis OSKM 2011(Pamangku Krama) dalam mengonsep tadis 2012  Sistem yang ada sekarang dievaluasi secara menyeluruh dan diperbaiki sehingga dapat membuat teknis yang lebih baik lagi  Diperlukan diklat yang dapat membantu tadis memenuhi kompetensi yang dapat menjadikan tadis sebagai role model lapangan yang sempurna dan profesional  Dicari kejelasan akan tugas dari tadis dan bagaimana memenuhinya dengan menyeluruh

Saran untuk Kedepannya  Disarankan divisi tata tertib dan disiplin tetap ada di OSKM selanjutnya, mengingat betapa pentingnya fungsi dari divisi ini  Sosialisasi soal divisi sebaiknya dilakukan dari awal, agar jumlah anggota divisi bias lebih banyak  Dimatangkannya konsep tadis (diklat, jobdesc, target orang, dsb) agar fungsinya bisa seluruhnya tercapai  Dibuat parameter keberhasilan yang jelas yang dapat dikuantifikasi agar tadis terpacu dengan parameter keberhasilannya  Pembuatan bank hukuman dengan segala kondisi yang mungkin terjadi dan pembuatan hukuman yang kreatif dan inovatif  Dibuat pembagian tugas yang jelas agar tidak ada yang beririsan antar divisi

149

LPJ KOORDINATOR LAPANGAN OSKM ITB 2012 (Ida Bagus Gd. Sumbranang – Teknik Metalurgi 2010 ) Deskripsi kerja

Status  Bertanggungjawab kepada Kepala Bidang Acara  Berkoordinasi dengan segenap elemen bidang di kepanitiaan OSKM ITB 2012

Wewenang  Melakukan penjabaran terkait tugas koordinator lapangan  Membuat keputusan pada tataran diklat calon panitia OSKM ITB 2012 dan hari pelaksanaan OSKM ITB 2012  Mengontrol kerja koordinator divisi tata tertib keamanan, medik, dan kelompok

Tugas  Memastikan kesiapan panitia lapangan  Menyusun teknis lapangan diklat calon panitia OSKM ITB 2012 berdasarkan rundown dari ketua bidang acara  Mengordinasikan seluruh pendiklat dan pelaksana diklat  Membuat simulasi dan gladi resik hari-H OSKM ITB 2012  Menyusun teknis lapangan hari-H OSKM ITB 2012 berkoordinasi dengan tim materi metode, manajemen acara, dan pihak terkait lainnya


Manajemen Acara, Materi Metode, dsb


Komandan Lapangan Taplok

Komandan Lapangan Medik

Komandan Lapangan Keamanan

Perangkat Talpok

Perangkat Medik

Perangkat Keamanan

Pasukan Taplok

Pasukan Medik

Komandan Tata Tertib Disiplin

Pasukan Tadis

Pasukan Keamanan

Jumlah sumber daya manusia

No 1

Nama Ida Bagus Gd. Sumbranang

Jurusan MG ‘10

Jabatan Koordinator Lapangan

150

2 3 4 5 6

Rezky Khairun Z. Abdurrahman F. Halim Luthan M. Jeffry Giranza Suci Utami Nurwidia Cantya Santika Jumlah SDM

EP ‘10 TK ‘10 Gl ‘10 STF ‘10 SI ‘10

Komandan Lapangan Medik Komandan Lapangan Keamanan Komandan Keamanan Taplok Sekretaris Lapangan I Sekretaris Lapangan II 6 orang


Komandan Lapangan Bertanggungjawab terhadap koordinator lapangan Bertugas untuk mengondisikan pasukan masing – masing divisi ketika di lapangan saat hari H OSKM ITB 2012 iii. Memantau diklat divisi masing – masing divisi serta memberikan inputan kebutuhan lapangan i. ii.



Koordinator Divisi i. Bertanggungjawab akan perumusan serta pelaksanaan diklat divisi masing – masing divisi yang telah ditentukan ii. Menerima inputan dari koordinator lapangan dan komandan lapangan terkait keberjalanan diklat divisi iii. Mendampingi divisi saat bertugas di lapangan pada hari H OSKM ITB 2012 sebagai pemeberi pertimbangan



Komandan Tata Tertib Disiplin i. Bertanggungjawab terhadap koordinator lapangan ii. Bertugas dalam memimpin pasukan tata tertib disiplin dalam melaksanakan tidakan indisipliner kepada panitia lapangan dan peserta OSKM ITB 2012 iii. Bertugas untuk covering materi bagi panitia maupun peserta yang melaksanakan tindakan indisipliner



Komandan Pasukan Bertanggungjawab terhadap koordinator dan komandan lapangan Bertugas untuk mengkoordinir dan mengondisikan pasukan dalam kaitannya melaksanakan tugas divisi masing – masing iii. Membuat teknis lapangan sesuai arahan koordinator dan komandan lapangan i. ii.

 i. ii. iii. iv.



Pasukan Tata Tertib Medik bertugas terkait pencegahan dan pertolongan pertama terkait kecelakaan ataupun gangguan kesehatan panitia dan peserta Tata Tertib Kelompok bertugas terkait pendampingan kelompok untuk memberikan review materi serta pengawasan peserta selama kegiatan Tata Tertib Keamanan bertugas terkait pengamanan peserta dan panitia selama acara OSKM ITB 2012 Tata Tertib Disiplin bertugas untuk penanganan terhadap kegiatan indisipliner peserta dan panitia lapangan serta tugas covering materi Sistem Koordinasi

151

i.

ii. iii.

Divisi lapangan dalam pelaksanaan tugasnya dalam satu bidan dibawah bidang acara berkoordinasi dengan divisi manajemen acara terkait rundown dan format umum acara. Koordinasi lain melibatkan pula materi metode untuk mengetahui capaian materi metode untuk tiap acaranya Divisi lapangan berkoordinasi dengan divisi seminar, opening closing, logistic, dsb dalam kaitannya pelaksanaan hari H serta diklat panitia lapangan Divisi lapangan pada kondisi tertentu berkoordinasi langsung dengan ketua panitia untuk keputusan pertimbangan pelaksanaan OSKM – ITB 2012

Standard Operational Procedure (sop) 

SOP Rapat Lapangan i. Rapat lapangan dipimpin oleh koordinator lapangan ii. Jika koordinator lapangan berhalangan hadir, rapat dipimpin oleh komandan lapangan iii. Sekretaris lapangan berperan sebagai notulensi rapat iv. Rapat dimulai tepat sesuai dengan waktu yang telah disepakati dengan kuorum mulai setengah dari jumlah yang seharusnya hadir v. Rapat dimulai dengan pembacaan agenda dan durasi rapat oleh sekretaris. vi. Mekanisme rapat ditentukan oleh pemimpin rapat namun menyesuaikan kesepakatan bersama vii. Rapat berlangsung dalam suasana santai dan nyaman viii. Rapat berakhir sesuai durasi yang telah dijanjikan. Jika diperlukan waktu tambahan pemimpin rapat akan meminta persetujuan terlebih dahulu kepada peserta rapat lapangan



SOP Pembuatan Teknis Lapangan i. Koordinator lapangan memberikan rencana lapangan per hari kepada perangkat divisi lapangan ii. Seluruh perangkat membuat teknis lapangan sesuai template yang telah dibuat iii. Perangkat berhak bertanya jika terdapat hal-hal yang tidak dipahami tentang rencana lapangan kepada komandan lapangan iv. Perangkat melaporkan teknis lapangan kepada komandan lapangan v. Perangkat melakukan revisi teknis lapangan jika terdapat kesalahan vi. Teknis lapangan yang telah disepakati kemudian dibagikan kepada perangkat lapangan dan orang berkepentingan lainnya



SOP Pembuatan Rencana Lapangan i. Manajemen acara memberikan run down acara yang akan dilakukan ii. Kadiv Mamet memberikan draft materi dan metode yang akan disampaikan selama waktu pelaksanaan iii. Melakukan survey dan analisis lapangan iv. Membuat rencana pengamanan, personalia, logistik, dan teritorial v. Membuat rencana lapangan sesuai dengan template yang telah ditentukan vi. Melaporkan rencana lapangan kepada Kabid Acara vii. Melakukan revisi rencana lapangan jika terdapat kesalahan atau ada tambahan yang mungkin dianggap perlu viii. Meminta persetujuan rencana lapangan kepada Ketua OSKM ITB 2012



SOP Jalur komando i. Seluruh elemen divisi lapangan harus mematuhi komando lapangan yang telah disosialisasikan

152

ii. Komando tertinggi di lapangan berada di tangan koordinatoor lapangan iii. Koordinator lapangan berkoordinasi dengan koordinator divisi, manajemen acara, tim materi metode, dan divisi terkait lainnya iv. Koordinator lapangan bekerjasama dengan komandan lapangan lainnya. v. Tiga orang komandan lapangan lainnya membawahi tiga divisi tatib (taplok, medik, dan keamanan). Pengaturan wewenang komandan lapangan saat di lapangan diberitahukan saat briefing vi. Perangkat tiap divisi lapangan menjadi penyambung informasi dari keputusan-keputusan yang diberikan komandan lapangan 

SOP Pelaksanaan Briefing dan Evaluasi Acara i. Briefing dan evaluasi dipimpin oleh koordinator lapangan ii. Apabila koordinator lapangan berhalangan hadir, briefing dan evaluasi dipimpin oleh komandan lapangan iii. Sekretaris lapangan bertugas untuk mencatat tertama saat evaluasi iv. Briefing dilakukan sebelum acara dimulai pada setiap hari pelaksanaan OSKM ITB 2012 v. Brifing dimulai dengan penyampaian gambaran umum acara hari tersebut keseluruh panitia lapangan oleh koordinator lapangan dan kemudian dilanjutkan ke briefing divisi baik oleh komandan lapangan ataupun perangkat divisi masing – masing vi. Evaluasi dilaksanakan di akhir acara dengan mekanisme yang ditentukan oleh pemimpin evaluasi vii. Briefing dan evaluasi dilaksanakan durasi yang telah ditentukan. Apabila ada perpanjangan durasi harus melalui kesepakatan dan pertimbangan tertentu di lapangan

Laporan kerja No 1.


Saran 2.


Laporan Kerja Diklat Terpusat Hari 0 Korlap Rezky Pembukaan diklat OSKM 2012 dan pemberian tugas Calon panitia OSKM 2012 mengerti apa itu OSKM dan siapa saja panitia intinya. Calon panitia mengerti OSKM dan mengerjakan tugas awal untuk pertemuan selanjutnya Rabu, 5 Juni 2012   

SDM panitia kurang Pendamping kelompok telat spotting Pengenalan panitia terlalu lama

 Jumlah pendiklat harus lebih ditingkatkan lagi  Peningkatan keseriusan panitia Diklat Terpusat Hari 1 Korlap Jeffry Pemberian materi mengenai Visi Hidup berdasarkan ketuhanan oleh mentor Calon panitia OSKM 2012 mengerti hakikat hidup dan mempunyai visi hidup masing-masing Mengerjakan tugas visi hidup dalam bentuk mind map Jumat, 8 Juni 2012

153

Evaluasi

Saran

3.


                  

 Absensi peserta harusnya diawal  Butuh time keeper untuk MC  MC kurang menyampaikan detail yang harusnya dibawakan  DIbutuhkan SOP medik, taplok  Butuh kejelasan antar event Diklat Terpusat Hari 2 Korlap Abdurrahman Pemberian materi realitas bangsa dan mahasiswa ideal Calon panitia OSKM 2012 merasakan realitas bangsa ini dan dapat menyikapinya dari sudut pandang mahasiswa Mengerjakan tugas peta potensi dan teatrikal Senin, 11 Juni 2012            

Saran

Pengondisian saat penarikan konsekuensi terlalu lama Sound System lapangan kurang jelas Sulitnya koordinasi dengan MC lapangan Sulitnya membedakan orang-orang perdivisi Check spec dalam keadaan berdiri Jalur evakuasi medic sulit Tidak ada kode kepada medic ketika ada yang sakit Mobilisasi keluar lapangan basket tidak taktis Fokus mobilisasi peserta kurang Clearing area lapangan basket tidak lancar Ada peserta yag meninggalkan lingkar wacana tanpa izin Briefing materi tidak jelas Tidak diberikan kertas A4 kepada peserta untuk pembuatan mind map Tidak diberi tahukannya base camp medic Medik tidak standby disetiap spot Saat clearing area masih ada orang yang bermain basket Mobilisasi kacau Barisan peserta tidak sesuai kelompok Kurangnya space antar barisan



Pembagian tugas taplok kurang koordinasi Adanya bentrok dalam pemakaian lapangan SR dengan pihak LSS Briefing materi kurang karena tidak ada TOR Tidak ada ketentuan detail dan spek Pelaksanaan ngaret Panitia terlihat tidak siap Ada peserta yang tidak bisa makan roti tapi dia tidak diberi tahu untuk membawa crackers sebagai gantinya Penyampaian materi kurang Diklat tidak tersuasanakan dengan baik Peserta dirasa belum serius Panitia dinilai kurang professional SDM di lapangan kurang akibatnya taplok jadi zonk dan kurang interaksi dengan peserta sehingga peserta menjadi malas dan pada akhirnya materi menjadi kurang tersampaikan Koordinasi per teatrikal

154 

4.


5.


Jika ada perubahan acara harus dikoordinasikan dengan cara briefing pada siang hari  Plan B dari awal harus dibuat  Jika ada peserta yang kabur harus diestimasikan  Jika ada peserta yang sakit parah lebih baik dipulangkan dan diberikan tugas  Harus ada follow up peserta untuk ketersampaian materi  Untuk pendiklat di follow up juga mengenai materi metode penyampaian serta jumlah sumber daya  Diberikan konsekuensi untuk setiap kesalahan dan keterlambatan Diklat Terpusat Hari 3 Korlap Sumbranang Pemberian materi identitas mahasiswa Calon panitia OSKM 2012 memahami apa yang harus dilakukan seorang mahasiswa Dapat mengerjakan tes akhir dengan nilai >70% Rabu, 13 Juni 2012  

Peserta masih banyak yang pendiam dan pembawaanya terlalu serius Jumlah SDM medik menurun



Secara umum untuk semuanya bantu mengajak teman-teman PROKM 2011 untuk penjadi pendiklat  Taplok : pembawaannya jangan terlalu serius karena pembawaan 2011 juga tergantung bagaimana pembawaan taplok  Keamanan : lebih ditingkatkan lagi olah rasa sebagai keamanan  Untuk briefing awal di pagi hari sebaiknya ada mamet yang mendampingi agar pendiklat lebih jelas batasan apa saja yang dikejar dalam diklat hari tersebut, mamet memiliki tanggung jawab kepada massa kampus perihal ketersampaiaan materisedangkan saat eksekusi lapangan semuanya diserahkan kepada koordiv, danlap, pendiklat, dll agar pertanggung jawabannya lebih jelas dan ada penjaminannya mamet juga harus terlibat saat eksekusi lapangan terutama saat briefing awal dan evaluasi Diklat Terpusat Hari 4 Korlap Rezky Pemberian materi satu KM ITB melalui seminar Calon panitia OSKM 2012 memahami urgensi bersatu Dapat menulis kembali apa yang didapatkan pada saat seminar Jumat, 15 Juni 2012    



Briefing lancer Spoting : aman, absensi aman mulainya telat jam 07.33 baru mulai karena pemasangan sound 08.00 – 10.00 sebenernya seminar tapi karena pembicara belum hadir jadi ditunda, cek spek terlebih dahulu Cek spek : Katanya flow tinggi tapi ternyata biasa aja, cracker/roti ? ada yang ngeyel kalo cracker boleh. Butuh dikerasin dikit karena pesertanya malas, lebih ditekankan saja ketentuan spek, kotrak belajarnya di perjelas 09.00 – 11.00 jadinya seminar

155

 Taplok  Flow tinggi ? perlu karena banyak peserta yang ga masuk, mekanismenya gimana ? karena pengurangan peserta drastis banget, ada beberapa kelompok yang pesertanya sangat sedikit  Kuorumnya ditambah lagi, buat anak anaknya lebih sigap kayak misalnya dihitung, anaknya lama lama banget  Kalo mau naikin flow harus tegas  Koordinasinya kurang pas dilapangan, komunikasinya ditingkatin lagi.  Pendiklat kurang merata.  Keamanan  pembagian buang air kecil  terjadi penumpukan saat seminar  dibuat pembagian waktu saat ingin ke toilet  orangnya dibatasin yang mau ke kamar mandi, supaya tidak mengganggu focus  pembicaranya terlalu lama telatnya, jadi banyak perubahan spontan yang terjadi karena telat waktunya jadi digeser  flownya masih ga jelas, sampai-sampai ada yang dengerin headset, tidur2an sebenernya masalah soundnya yang kurang kedengeran  ditengah seminar ada yang mai izin, dia bilangnya udah ada suratnya, harus dikomunikasikan dengan MSDM, jadi harusnya MSDM ngasih tau keamanan biar tau siapa aja yang mau izin di SINKRONKAN  Medik  sistem pendataan pulang gimana ? karena mereka takut ngaruh ke nilai  jadi harusnya dicatet trus dikasih ke MSDM  11.00 – 11.30 Mobilisasi  di sipil ga ada keamanan yang jaga jadi gatau jalurnya, harus lewat mana, jadi ga ada yang ngasih arahan  jawaban keamanan : jadi ada miss koordinasi jalur, harusnya lewat SBM eh tapi ternyata udah keluar di TI, eval dari irham : harus ada briefing pendahulu taplok oleh keamanan, entah lewat ochen entah langsung  keamanan minta maaf kalo saat mobilisasi banyak yang lewat karena kondisinya dari belakang ke depan 2 jalur hanya 10 orang :’( 

11.30 – 12.00 POST TEST SEMINAR  Taplok  Kelompok 96-100 di SR, ada yang bilang “kak saya mau ngeluh ke panitianya, merasa waktu saya terbuang, saya merasa jenuh, entah pembicara belum dating entah panitia yang lelet” ,dan ngeluh karena sampai sekarang BELUM PERNAH DIDEPAN Solusi : 51-100 di rolling ke depan  Medik

156



medik gabisa statis di suatu tepat, harusnya tiap taplok ada CP medic, jadi kalo ada sesuatu bias langsung hubungin medik, di teklap juga ada nomor CP medic Baiknya ada 1 orang pengontrol time keeper, mau bentuknya sms atau tlpn. Solusi : dari keamanan time keepernya, tapi kalo orangnya dikit kita gabisa stay disitu trus, kesadaran panitia

 

ISHOMA REVIEW MATERI 1 ITB dan Gerakan Kemahasiswaan  Materinya brutal terlalu dipadetin, orangnya juga banyak, kondisi taploknya susah T_T  Siasatin bikin games kalo bosen biar semangat, tapi pas materi diem atau disuruh jawab diam, giliran games semangat  Di Teklap ga ada yang pos materi yang terakhiR  1 jam waktunya kebanyakan untuk menyampaikan materi  Ga ada slot buat menarik benang merah di teklap  Dari 3 pont yang harusnya mereka dapat mereka cuma nagkep 1  Ngasih tugasnya 30 menit itu terlalu lama  Review materi dr awal sampai akhir itu harus ditulis gak sih ? harus  3 point is isi dari seminar, harusnya review itu dari peserta. Ungkin ada misscom dari penyampaian tadi pagi dan teklap  FEEDBACK dr anak-anaknya penting  Banyak yang pada ngejawab  Kemanan  banyak yang mau ke WC  akhirnya agak nungguin di sekitar WC trus di sekitar WC banyak yang jajan, lalu Irham tegur, jadi harus di PERTEGAS lagi, menegur bukan hanya tugas keamanan tapi tugas panitia OSKM

 

ISHOMA PENUTUPAN  Taplok  ada taplok yang ninggalin kelompoknya  ada taplok yang ngasih interuksi buat kumpul jam 16.30  jangan sampai salah komunikasi dan info lagi  banyak taplok cabutan, kebanyakan yang ga sesuai teklap itu yang ga ikut briefing  kalo emang ga ikut briefing, harusnya time keeper yang ngasih tau  jarkom ke semua taplok, atau keliling atau telpon ochen kalo ga ngerti  solusi dr keamanan : ada PJ briefing

157

  

  



Saran

6.


jam 4 masih banyak yg sholat dan tidur-tiduran, harusnya ada keamanan yang standby buat sweeping gak semua ketua kelompok bertindak layaknya ketua kelompok, jadi ada komunikasi antara pendiklat dan ketua kelompok solusinya : nomor ketua kelompok bisa ditaro di map yang isinya absen banyak yang telat

Keamanan  ada yang foto-foto pendiklat pas lg mobilisasi, pas masih ada peserta Medik  kalo ada yang pucat mukanya langsung tarik aja, lapor ke medic, biar fokusnya gak lama  Jangan sampai ada yang pingsan  yang pingsan itu di bagian juna, pas manggil medic dia pingsaN  Lebih tegas, naikin isu  Gimana caranya anak 2011 ini lebih focus lagi, taplok berperan penting buat meningkatkan semangat  MSDM ada data anak yang punya penyakit ? sebenernya udah pernah dibahas dan solusinya nanti ketua kelompok mendata lagi, datanya juga bisa dipake di divisi



PENGONDISIAN AKHIR  Keamanan  masih banyak orang-orang yang duduk di tangga  masuk lapangan basketnya sporadic, tapi terlalu sporadic, harusnya lebih teratur  pas mobilisasi masih berlangsung, banyak orang lain yang udah masuk ke lapangan basket  orang-orang yang nonton jangan sampai ganggu orasi  sebelum mobilisasi bener2 beres jangan sampai ada yang men-distraksi  masih ada suara dari dalam sekre unit yang di lorong cc, ada yang teriak “merdeka” Solusi : di lobby dulu sebelumnya

  

Keseriusan panitia harus lebih ditingkatkan Koordinasi antar divisi harus ditingkatkan Koordinasi dengan pembicara harus lebih intensif

Diklat Terpusat Hari 5 Koorlap Sumbranang Hari ke-7 dititikberatkan kepada pengenalan divisi sebagai upaya agar

158


Evaluasi

Saran

7.


Calon Panitia OSKM 2012 dapat memastikan pilihannya. Seluruh divisi diberikan waktu tertentu untuk mengenalkan divisinya di spot yang berbeda-beda . Divisi Tata Tertib Medik di Basement Labtek VIII, Divisi Tata Tertib Kelompok di Selasar Plano , Divisi Keamanan di Lapangan Basket, Divisi Non Lapangan di Selasar GKU Barat dan OHU di Lapangan Ganesha. Setelah itu kegiatan dilanjutkan dengan matrikulasi kepada Calon Panitia yang nilainya dirasa kurang berdasarkan assesment dari tim Mamet. 1. Memperkenalkan kembali divisi yang ada pada OSKM 2012 2. Mematrikulasi materi Diklat Terpusat kepada Calon Panitia OSKM Kegiatan dimulai pukul 07.30 di Lapangan Basket. Calon Panitia dikumpulkan perkelompok dan dilakukan cek presensi . Setelah itu peserta diajak untuk lari pagi di dalam kampus ITB dengan durasi kurang lebih 35’. Rute yang ditempuh adalah Lapangan Basket – Lingkar Barat – Taman Botani – DPR – Bengkok – CC Timur – Selasar Plano – Boulevard – Lapangan Basket. Setelah itu kegiatan dilanjutkan dengan pengenalan divisi. Peserta per 10 banjar akan dirolling untuk mengunjungi 5 spot divisi. Alur perpindahan adalah sebagai berikut : Selasar GKU Barat – Selasar Basement Elektro – Selasar Plano – Lapangan SR – Lapangan Basket. Pada awalnya spot pengenalan Divisi Tata Tertib Kelompok adalah di selasar Geodesi dan Divisi Keamanan di Lapangan Cinta. Tetapi dikarenakan adanya sidang TA di Arsitektur, maka spot dipindahkan ke Selasar Plano. Akibatnya , jarak antar kedua divisi menjadi kecil dan akan saling mengganggu. Oleh karena itu akhirnya Divisi Keamanan juga dipindahkan ke Lapangan Basket. 1. Waktu istirahat setelah lari pagi kurang merata karena ketika peserta yang paling depan sudah selesai , peserta paling belakang baru akan bersiap lari. 2. Penjemput dari masing – masing spot kerap terlambat datang untuk menjemput. 3. Perpindahan spot mendadak saat eksekusi kegiatan. 1. 2.

Rute lari pagi diperpanjang dengan kecepatan lari rendah Metode ini lebih baik dari pada pengantar dari masing-masing spot karena akan lebih sulit mengkoordinasikan kesiapan masingmasing spot. Untuk itu yang perlu diperketat adalah ketaatan waktu kehadiran penjemput di spot penjemputan. 3. Koordinasi bukan hanya kepada satpam di setiap spot, tetapi juga kepada fakultas yang bersangkutan sehingga tidak ada miskomunikasi dan perubahan mendadak di lapangan. Diklat Terpusat Hari 5 Koorlap Sumbranang Hari ke-7 dititikberatkan kepada pengenalan divisi sebagai upaya agar Calon Panitia OSKM 2012 dapat memastikan pilihannya. Seluruh divisi diberikan waktu tertentu untuk mengenalkan divisinya di spot yang berbeda-beda . Divisi Tata Tertib Medik di Basement Labtek VIII, Divisi Tata Tertib Kelompok di Selasar Plano , Divisi Keamanan di Lapangan Basket, Divisi Non Lapangan di Selasar GKU Barat dan OHU di Lapangan Ganesha. Setelah itu kegiatan dilanjutkan dengan matrikulasi kepada Calon Panitia

159


Evaluasi

Saran

8.



yang nilainya dirasa kurang berdasarkan assesment dari tim Mamet. 3. Memperkenalkan kembali divisi yang ada pada OSKM 2012 4. Mematrikulasi materi Diklat Terpusat kepada Calon Panitia OSKM Kegiatan dimulai pukul 07.30 di Lapangan Basket. Calon Panitia dikumpulkan perkelompok dan dilakukan cek presensi . Setelah itu peserta diajak untuk lari pagi di dalam kampus ITB dengan durasi kurang lebih 35’. Rute yang ditempuh adalah Lapangan Basket – Lingkar Barat – Taman Botani – DPR – Bengkok – CC Timur – Selasar Plano – Boulevard – Lapangan Basket. Setelah itu kegiatan dilanjutkan dengan pengenalan divisi. Peserta per 10 banjar akan dirolling untuk mengunjungi 5 spot divisi. Alur perpindahan adalah sebagai berikut : Selasar GKU Barat – Selasar Basement Elektro – Selasar Plano – Lapangan SR – Lapangan Basket. Pada awalnya spot pengenalan Divisi Tata Tertib Kelompok adalah di selasar Geodesi dan Divisi Keamanan di Lapangan Cinta. Tetapi dikarenakan adanya sidang TA di Arsitektur, maka spot dipindahkan ke Selasar Plano. Akibatnya , jarak antar kedua divisi menjadi kecil dan akan saling mengganggu. Oleh karena itu akhirnya Divisi Keamanan juga dipindahkan ke Lapangan Basket. 4. Waktu istirahat setelah lari pagi kurang merata karena ketika peserta yang paling depan sudah selesai , peserta paling belakang baru akan bersiap lari. 5. Penjemput dari masing – masing spot kerap terlambat datang untuk menjemput. 6. Perpindahan spot mendadak saat eksekusi kegiatan. 4. 5.

Rute lari pagi diperpanjang dengan kecepatan lari rendah Metode ini lebih baik dari pada pengantar dari masing-masing spot karena akan lebih sulit mengkoordinasikan kesiapan masingmasing spot. Untuk itu yang perlu diperketat adalah ketaatan waktu kehadiran penjemput di spot penjemputan. 6. Koordinasi bukan hanya kepada satpam di setiap spot, tetapi juga kepada fakultas yang bersangkutan sehingga tidak ada miskomunikasi dan perubahan mendadak di lapangan. Diklat Terpusat Hari 7 Koorlap Sumbranang Hari ke-8 merupakan penutupan Diklat Terpusat sekaligus pengumuman pembagian divisi . Seremoni antara divisi Lapangan dan Non- Lapangan dipisahkan tempatnya. Divisi Lapangan ditempatkan di Lapangan Basket dan Divisi Lapangan dilakukan di Pool Bus. Untuk Divisi Lapangan kegiatan dipimpin oleh Danlap sedangkan Divisi Non Lapangan dipimpin oleh Kabid – Kabid Non Lapangan. 1. Menumbuhkan rasa bangga akan divisinya 2. Sebagai milestone kontribusi bagi Calon Panitia OSKM 2012 Pengukuhan dimulai pada pukul 19.30 dengan Calon Panitia Lapangan dikumpulkan di Lap Basket dan Non Lapangan di Lap Parkir GKU Timur. Untuk Calon Panitia Lapangan , mereka dikumpulkan dan dikondisikan

160

Evaluasi

9.

untuk membuat 35 banjar.Kemudian mereka diinstruksikan untuk menunjukkan yel angkatan . Lalu barisan bagian tengah direnggangkan seperti membentuk tanda + di tengah barisan dan diinstruksikan untuk menutup mata dan menundukkan kepala.Sementara itu operator memutarkan lagu-lagu perjuangan sebagai background sound. Para pendiklat masuk ke barisan dan memasangkan pita merah, putih dan biru sesuai calon divisi masing-masing. Orasi danlap menutup pengukuhan sekaligus menutup Rangkaian Diklat Terpusat OSKM 2012. 1. Calon Panitia Lapangan yang telat saat yang lain sudah menutup mata tidak segera dikondisikan dari jauh. 2. Ada nama peserta yang tidak ter-recap oleh MSDM sehingga akhirnya dimasukkan saja ke sembarang divisi

Saran

1. Menempatkan perimeter di CC Barat-CC Timur, Plano, Jam Gadang, dan Lap MBWG untuk Calon Panitia yang telat. 2. Disiapkan plan apabila ada kemungkinan anak-anak yang salah dibariskan karena tidak sesuai dengan divisinya ( Lapangan atau Non Lapangan).

Nama Kegiatan Penanggungjawab Deskripsi

Simulasi Terpusat I OSKM ITB 2012 I. B. Gd. Sumbranang Adhiwiguna Kegiatan ini adalah bentuk aplikasi dari semua materi yang didapatkan panitia lapangan pada diklat terpusat dan diklat divisi. Pada simulasi ini diharapkan kita memperoleh pembelajaran terkait kondisi lapangan dan kemungkinan masalah-masalah yang berpotensi muncul selama OSKM berlangsung. Sinkronisasi dari seluruh panitia lapangan menjadi kejaran utama pada simulasi terpusat ini. Di simulasi ini mulai ditekankan rasa satu lapangan dan pemahaman akan tugas dan porsi masing – masing divisi ketika nanti dilapangan 1. Mensimulasikan satu lapangan dalam kaitannya kolaborasi dalam mengerjakan tugas panitia lapangan OSKM ITB 2012 2. Melatih kesiapan untuk nantinya menghadapi bentuk pelaksanaan kegiatan di lapangan terutama terkait kemungkinan – kemungkinan yang muncul saat hari H Panitia OSKM ITB 2012 dapat melaksanakan tugas lapangannya sesuai dengan porsi masing dan mampu bekerjasama seutuhnya dalam satu kepanitiaan lapangan Pada simulasi pertama ini panitia lapangan masih bingung untuk mensinergiskan kinerja dari masing – masing divisi. Hal ini terlihat dari lemahnya koordinasi dan banyak kekurangan yang terjadi di lapangan. Komunikasi antar divisi juga masih belum terbangun dengan maksimal sehingga simulasi berjalan kurang baik secara kualitas. Selain itu masih banyak kompetensi – kompetensi yang semestinya didapat saat diklat divisi yang belum dikuasai secara menyeluruh oleh panitia lapangan 1. Jangka waktu yang tersedia untuk diklat divisi masih sangat pendek 2. Diklat transfer materi dan penjelasan jobdesc masing – masing divisi belum maksimal

Tujuan


Pelaksanaan

Evaluasi

161

Saran

3. 1. 2. 3.

9.


Tujuan


Pelaksanaan

Evaluasi

Saran

10.


Kesatuan lapangan masih belum terwujud Pelaksanaan diklat divisi sebaiknya diperpanjang sehingga kualitas panitia lapangan dapat maksimal Diklat yang khusus untuk mengetahui kesatuan lapangan sebaiknya diadakan sehingga muncul kesepahaman Memanfaatkan banyak momentum untuk meningkatkan kesatuan lapangan

Simulasi Terpusat II OSKM ITB 2012 I. B. Gd. Sumbranang Adhiwiguna Kegiatan ini adalah bentuk aplikasi dari semua materi yang didapatkan panitia lapangan pada diklat terpusat dan diklat divisi. Pada simulasi ini diharapkan kita memperoleh pembelajaran terkait kondisi lapangan dan kemungkinan masalah-masalah yang berpotensi muncul selama OSKM berlangsung. Sinkronisasi dari seluruh panitia lapangan menjadi kejaran utama pada simulasi terpusat ini. Di simulasi ini mulai ditekankan rasa satu lapangan dan pemahaman akan tugas dan porsi masing – masing divisi ketika nanti dilapangan 1. Mensimulasikan satu lapangan dalam kaitannya kolaborasi dalam mengerjakan tugas panitia lapangan OSKM ITB 2012 2. Melatih kesiapan untuk nantinya menghadapi bentuk pelaksanaan kegiatan di lapangan terutama terkait kemungkinan – kemungkinan yang muncul saat hari H Panitia OSKM ITB 2012 dapat melaksanakan tugas lapangannya sesuai dengan porsi masing dan mampu bekerjasama seutuhnya dalam satu kepanitiaan lapangan Pada simulasi kedua ini, komunikasi sudah mulai terbangun antar panitia lapangan, namun kemampuan teknis mereka yang pada simulasi ini masih perlu ditingkatkan. Hal yang terjadi adalah teklap panitia lapangan harus lebih ditingkatkan lagi. Disamping itu pembangunan figur komandan pasukan masih sangat minim sehingga terkadang pasukan tidak mengikuti instruksi komandannya. Pada pelaksanaan simulasi juga banyak yang masih belum serius terutama dalam menjalankan perannya masing - masing 1. Kemampuan panitia lapangan terutama perangkat dalam menyusun teklap masih kurang baik 2. Kepemimpinan perangkat di depan pasukannya masih kurang 3. Keseriusan panitia lapangan mengikuti simulasi masih kurang 1. Penanaman materi dan kemampuan teknis lapangan kepada perangkat terutama saat sekolah perangkat seharusnya lebih diperdalam 2. Pembangunan figur perangkat harus selalu dilaksanakan di depan pasukan dengan memanfaatkan momen diklat 3. Penanaman pemahaman terkait pentingnya simulasi dan keseriusan harus disampaikan di awal simulasi Simulasi Terpusat III OSKM ITB 2012 I. B. Gd. Sumbranang Adhiwiguna Kegiatan ini adalah bentuk aplikasi dari semua materi yang didapatkan panitia lapangan pada diklat terpusat dan diklat divisi. Pada simulasi ini

162

Tujuan


Pelaksanaan

Evaluasi Saran

11.


Tujuan


diharapkan kita memperoleh pembelajaran terkait kondisi lapangan dan kemungkinan masalah-masalah yang berpotensi muncul selama OSKM berlangsung. Sinkronisasi dari seluruh panitia lapangan menjadi kejaran utama pada simulasi terpusat ini. Di simulasi ini mulai ditekankan rasa satu lapangan dan pemahaman akan tugas dan porsi masing – masing divisi ketika nanti dilapangan 1. Mensimulasikan satu lapangan dalam kaitannya kolaborasi dalam mengerjakan tugas panitia lapangan OSKM ITB 2012 2. Melatih kesiapan untuk nantinya menghadapi bentuk pelaksanaan kegiatan di lapangan terutama terkait kemungkinan – kemungkinan yang muncul saat hari H Panitia OSKM ITB 2012 dapat melaksanakan tugas lapangannya sesuai dengan porsi masing dan mampu bekerjasama seutuhnya dalam satu kepanitiaan lapangan Pada simulasi ketiga, kesiapan panitia lapangan mulai terlihat. Masalah mengenai teknis lapanga, komunikasi, dan koordinasi mulai minim. Permasalahan yang muncul lebih sedikit yang mungkin lebih cenderung kepada sedikitnya waktu yang tersedia sehingga persiapan kurang maksimal. Perubahan – perubahan mendadak untuk menguji kesiapan panitia juga telah dilaksanakan 1. Jangka waktu untuk simulasi terpusat kurang 2. Efektifitas kerja perangkat masih kurang 1. Jangka waktu diklat sebaiknya diefisienkan dengan perencanaan yang menyeluruh sehingga tersedia waktu yang cukup untuk melaksanakan segala persiapan yang dinilai butuh 2. Pengawasan terhadap perkembangan kerja perangkat harus direncanakan dan ditingkatkan Hari ke-1 OSKM ITB 2012 Koordinator Lapangan (I. B. Gd. Sumbranang A. W) Di hari pertama ini mahasiswa baru pertama kali berinteraksi dengan komponen-komponen ITB. Dilakukan penyambutan oleh taplok, dan dilanjutkan dengan pengenalan salah satu budaya kampus yaitu body wave serta salam ganesha, lalu dilanjutkan dengan gladi bersih sidang terbuka, mentoring tentang nilai-nilai ketuhanan, dan dilanjutkan dengan materi wawasan kerohanian oleh narasumber, serta pengenalan perpusatakaan maupun USDI. Peserta lalu dipulangkan. Mahasiswa baru mengenal nilai-nilai ketuhanan supaya nantinya dapat diaplikasikan kepada visi hidup Mahasiswa baru diorientasikan terhadap cara pemenuhan kebutuhan akademik, dalam hal ini pengenalan perpustakaan dan USDI Mahasiswa dipersiapkan untuk sidang terbuka keesokan harinya Lihat bagian Materi dan Metode Sebelum melaksanakan acara terlebih dahulu dilakukan briefing terpusat yang dilanjutkan oleh koorlap dan danlap, yang diteruskan oleh briefing pasukan/divisi oleh para komandan pasukan/batalyon/pasukan khusus. Briefing dilaksanakan terlambat dari waktu yang ditentukan sehingga briefing awal

163

-

-

1. 2. 3. 4. 5. 6.

-

-

-

-

-

-

minim efektifitas waktu. Dilakukan clearing area dari area sekitar Simpang, Cisitu, Dago, Tamansari, Jalan Ganesha, Taman Hewan, Plesiran dan area dalam kampus agar disegerakan menuju ke saraga. Terdapat kendala dalam perizinan pembukaan pintu tunnel-saraga, sehingga terdapat kemacetan dalam aliran masuk sabuga. Para mahasiswa baru dikelompokkan berdasarkan fakultas oleh para taplok. Diputarkan lagu kampus yang telah ditugaskan untuk dihafal oleh mahasiswa baru di daerah sabuga Setelah semua mahasiswa baru terkumpul pada jam yang ditentukan, aliran mahasiswa baru yang telat dialirkan ke divisi tadis dan dilakukan pendataan terlebih dahulu yang meliputi: NIM Nama Nomor HP Alergi Penyakit Area + Alamat Bandung Peserta dikondisikan fokus oleh keamanan. Medik siaga di spot Tadis, barisan, pos serta base (backstage sabuga). Pemilihan spot tadis belum dikoordinasikan dengan keamanan sehingga terjadi kebingungan dan mobilisasi ke spot tadis kurang lancar Pengenalan lagu kampus dengan cara dinyanyikan dipimpin oleh penyanyi di depan panggung. Setelah selesai peserta dikondisikan untuk menutup mata oleh MC. Koordinator Lapangan naik panggung. Koordinator Lapangan menyambut para mahasiswa baru dengan metode orasi, lalu dikenalkan body wave dan salam ganesha. Terdapat beberapa mahasiswa pascasarjana yang tidak dikoordinasikan dengan baik sehingga dapat lewat di belakang panggung Peserta dimobilisasi dengan 2 akses masuk secara paralel, pintu A dan F. Pembagian pintu untuk peserta didasarkan oleh posisi fakultas di dalam sabuga. Pintu A dan F ternyata belum dibuka pada saat mobilisasi, karena belum siapnya protokoler yang kurang dikoordinasikan, sehingga sejumlah massa terpaksa dipindahkan ke parkiran utara sabuga. Setelah peserta menempati auditorium dalam sabuga untuk gladi bersih, hanya 10 panitia medik yang terdapat di dalam sabuga, panitia lapangan yang lain berkumpul di base camp untuk briefing acara selanjutnya. Peserta dimobilisasi keluar dari auditorium dan dibentuk armada oleh divisi keamanan untuk dibagi per spot agama. Muslim dimobilisasi ke selasar tengah sabuga, sedangkan bagi NonMuslim tetap di dalam auditorium. Mentoring dipegang oleh unitunit keagamaan. Peserta dimobilisasi ke spot masing-masing untuk melanjutkan mentoring wawasan kerohanian oleh dosen. Panitia lapangan memfasilitasi mobilisasi baik dalam hal pendahulu, armada, medis

164

Evaluasi

Saran

12.


di area dalam sabuga maupun menuju ke kampus. Terjadi simpang siur informasi mengenai tempat yang digunakan, baik di sabuga maupun di dalam kampus. Kapasitas tempat yang tidak cocok dengan massa mengakibatkan realokasi massa ke tempat yang sesuai, dan ini memakan waktu. Peserta dari berbagai spot agama akan dimobilisasi ke dalam auditorium sabuga kembali untuk meneruskan acara difasilitasi oleh keamanan dan medik. Setelah peserta tiba di dalam auditorium sabuga sampai pada saat selesai acara, peserta dipulangkan secara sporadis namun tetap dikondisikan pada titik-titik penyebrangan maupun jalur-jalur akses keluar masuk sekitar sabuga dan kampus. Beberapa kendala seperti kurang terstrukturnya kerja dari clearing ini sehingga masih terdapat kebingungan dalam pengambilan keputusan - Pengaliran massa mahasiswa baru ke tadis oleh keamanan masih kurang lancar, baik dalam hal penetapan waktu dan tempat - Kurangnya koordinasi antara pihak protokoler dan lapangan sehingga pada saat pertama mahasiswa baru dimobilisasi ke dalam auditorium terjadi kemacetan karena pihak protokoler belum siap - Tempat dari spot-spot agama yang berubah menjadi sempat menyebabkan kebingungan - Briefing Terpusat kurang tepat waktu - Spotting ( penempatan ) pasukan terlambat, mengakibatkan banyak maba yang sudah tiba saat pasukan belum siap - Sosialisasi jalur masuk untuk sidang bagi para pascasarjana dan program doktor kurang, mengakibatkan banyaknya jumlah pertanyaan yang diajukan pada panitia lapangan OSKM. Akibatnya perimeter danlap ditembus oleh mahasiswa pascasarjana maupun progam doktor Perencanaan alur lapangan serta koordinasi keamanan-tadis dilakukan dengan lebih mendetail Koordinasi dengan pihak protokoler yang dijadwalkan dan dilakukan sedini mungkin Melakukan koordinasi dengan pihak manajemen acara terkait tempat dengan frekuensi yang lebih tinggi Efektifitas briefing diperhatikan Jangan mengorbankan satu acara demi acara lain. Contohnya waktu spotting yang terpangkas oleh briefing sehingga terdapat peserta yang telah datang duluan Pasukan pengondisian datang lebih pagi Berkoordinasi pada pihak yang terkait/dirasa mengetahui dengan cepat berkenaan dengan informasi yang belum diketahui namun daat mempengaruhi keberjalanan acara Hari ke-2 OSKM ITB 2012 Koordinator Lapangan (I. B. Gd. Sumbranang A. W) Di hari kedua ini mahasiswa baru pertama berinteraksi dengan taplok. Dilanjutkan dengan sidang terbuka. Lalu diberikan materi visi hidup berdasarkan kebebasan substansial oleh taplok. Mahasiswa baru dimasukkan kembali ke dalam auditorium untuk melaksanakan rangkaian opening, dimulai dengan orasi danlap di dalam sabuga, yang dilanjutkan

165

Tujuan


dengan mobilisasi mahasiswa baru yang dihadiri oleh massa kampus pada jalur mobilisasi, dan diakhiri dengan orasi danlap dan perwakilan himpunan Mahasiswa baru dapat menyusun visinya berdasarkan kebebasan substansial Mahasiswa baru diharapkan untuk sadar akan realita bangsa Impresi satu KM ITB yang ingin ditanamkan Membuka acara OSKM secara resmi Lihat bagian Materi dan Metode Dilakukan briefing terpusat yang dilanjutkan oleh koorlap dan danlap, yang diteruskan oleh briefing pasukan/divisi oleh para komandan pasukan/batalyon/pasukan khusus. Briefing dilaksanakan terlambat dari waktu yang ditentukan sehingga briefing awal minim efektifitas waktu. Dilakukan clearing area dari area sekitar Simpang, Cisitu, Dago, Tamansari, Jalan Ganesha, Taman Hewan, Plesiran dan area dalam kampus agar disegerakan menuju ke saraga. Kendala perizinan pembukaan pintu tunnel-saraga telah diatasi. Mahasiswa baru dikelompokkan berdasarkan kelompoknya oleh taplok yang telah siap di spotnya masing-masing. Area parkir sangat penuh di bagian selatan sehingga kurang kondusif untuk beberapa kelompok. Dilakukan perkenalan serta pelanjutan pendataan alamat lengkap dan review lagu kampus, salam ganesha serta bodywave. Setelah semua mahasiswa baru terkumpul pada jam yang ditentukan, aliran mahasiswa baru yang telat dialirkan ke divisi tadis. Peserta dikondisikan fokus oleh keamanan. Medik siaga di spot Tadis, barisan, pos serta base (backstage sabuga). Peserta dimobilisasi menuju ke auditorium menuju 2 akses masuk seperti hari sebelumnya untuk melakukan sidang terbuka. Peserta kembali dimobilisasi keluar menuju parkir sabuga untuk melakukan interaksi kelompok oleh taplok dengan materi visi hidup berdasarkan kebebasan substansial, diarmadai oleh keamanan dan medik. Peserta lalu dikondisikan untuk istirahat oleh keamanan dan medik. Tempat kembali menjadi kendala bagi mentoring agama non-Islam, namun dapat disiasati dengan cepat dengan melakukan survey langsung dari pihak manajemen acara dan keamanan. Peserta lalu kembali dimobilisasi menuju ke dalam auditorium untuk melaksanakan prosesi opening Peserta dimobilisasi dari sabuga menuju ke boulevard melalui tunnel. Massa kampus berada di dekat jalur mobilisasi. Panitia lapangan mengawal jalur dan menjaga keamanan, walaupun seringkali terjadi kesalahan teknis mobilisasi seperti miskomunikasi antara divisi taplok dan keamanan dalam pemecahan jalur di daerah tangga sunken maupun perimeter keamanan untuk massa kampus yang masih kurang menjaga kesopanannya. Peserta dibagi ke dua tempat yaitu lapangan basket dan lapangan cinta, sedangkan massa kampus terdapat di tribun, dan campus centre barat. Dilakukan orasi danlap di boulevard, yang setelah itu peserta

166

Evaluasi

-

Saran

-

13.



Evaluasi Saran

dimobilisasi menuju ke lapangan sipil dan SR untuk selanjutnya dikondisikan pulang dengan prosedur sama seperti hari sebelumnya. Evaluasi dilakukan sekitar jam 9 malam. Pemanfaatan area parkir sabuga dengan lebih efektif agar suasana lebih kondusif Kapasitas tempat mentoring agama yang belum dicek sehingga terjadi perubahan tempat yang telah dtetapkan Koordinasi antar divisi masih belum baik,sehingga terdapat taplok yang terpisah dari pesertanya Pasukan terlihat panik saat mobilisasi ke kampus, sehingga massa kampus sulit dikondisikan Pengondisian harus lebih teliti dalam menentukan proporsi lapangan dan penempatannya Pasukan harus dijaga kesigapannya agar dapat mengatasi dinamisasi lapangan Para komandan diharapkan dapat mengenal kondisi pasukannya sehingga dapat menyampaikan informasi dengan jelas dan dapat diterima oleh semua pasukannya. Metode penyampaian harus seefektif dan seefisien mungkin

Hari ke-3 OSKM ITB 2012 Koordinator Lapangan (I. B. Gd. Sumbranang A. W) Pada hari ketiga, kegiatan dilakukan di luar kampus untuk interaksi di base camp dan observasi masyarakat bersama taplok. Setelah itu peserta dipulangkan dibantu medik beserta keamanan Mahasiswa dapat memahami realita bangsa Mahasiswa baru menyadari urgensi satu KM-ITB Lihat bagian Materi dan Metode Peserta dikumpulkan dan dikoordinasikan oleh taplok Taplok melakukan interaksi setelah sampai di base camp. Medik dan keamanan berjaga-jaga di sekitar area base camp yang telah ditentukan. Peserta dikoordinasikan untuk melakukan observasi masyarakat bersama taplok, dengan tempat yang telah dikoordinasikan oleh keamanan dan medik. Setelah sampai batas waktu dan peserta telah sampai kembali ke base camp dilakukan pendataan oleh komandan batalyon. Peserta lalu dipulangkan, dengan diantarkan maupun dikoordinasikan tentang kendaraan yang digunakan untuk pulang. Terdapat beberapa kelompok yang melakukan buka puasa bersama yang harus dikoordinasikan oleh taplok. Tidak ada kendala yang berarti dalam hal perbedaan waktu kepulangan ini. Terjadi kurang komunikasi antar divisi ketika penjalanan base campnya Komitmen dan metode pengawasan diperketat lagi dengan

167

membuat sistem yang lebih baik 14.


Tujuan


Hari ke-4 OSKM ITB 2012 Koordinator Lapangan (I. B. Gd. Sumbranang A. W) Hari keempat peserta dikondisikan di lapangan bola saraga oleh taplok diawali dengan menyanyikan lagu-lagu kampus. Lalu acara dilanjutkan dengan orasi danlap dan pembentukan formasi ITB. Kemudian peserta dimobilisasi menuju parkir sabuga untuk interaksi kelompok dengan materi identitas mahasiswa ideal serta budaya kampus. Peserta lalu dimobilisasi masuk ke dalam sabuga untuk defile OHU. Setelah zhuhur, peserta menjalani seminar satu KM-ITB, diselingi oleh band dan dilanjutkan dengan seminar paradigma pergerakan. Peserta lalu dipulangkan. Mahasiswa baru mengetahui urgensi satu KM-ITB Mahasiswa baru mengetahui identitas mahasiswa ideal Mahasiswa baru mengetahui budaya kampus Mahasiswa baru mngetahui paradigma pergerakan Lihat bagian Materi dan Metode Dilakukan briefing terpusat oleh koorlap dan danlap, yang diteruskan oleh briefing pasukan/divisi oleh para komandan pasukan/batalyon/pasukan khusus. Briefing dilaksanakan terlambat dari waktu yang ditentukan sehingga briefing awal minim efektifitas waktu. Dilakukan clearing area dari area sekitar Simpang, Cisitu, Dago, Tamansari, Jalan Ganesha, Taman Hewan, Plesiran dan area dalam kampus agar disegerakan menuju ke saraga. Peserta dikondisikan per kelompok. Dilanjutkan oleh review lagu-lagu perjuangan yang dilakukan oleh MC dan orasi serta pembuatan formasi satu ITB yang dipimpin oleh danlap. Pembagian kelompok berdasarkan huruf yang akan dibuat berdasarkan kelompok dikondisikan oleh taplok masing-masing sejak awal. Peserta dikondisikan fokus oleh keamanan. Medik siaga di spot Tadis, barisan, pos serta base (backstage sabuga). Peserta dimobilisasi menuju ke parkir sabuga untuk melakukan interaksi kelompok mengenai identitas mahasiswa ideal serta budaya kampus oleh taplok dan mentor. Terdapat beberapa mentor yang tidak terkoordinasi dengan baik sehingga tidak sesuai kelompoknya. Jalannya mobilisasi pun sangat lambat dikarenakan kecilnya akses masuk maupun ada beberapa gangguan. Peserta dimobilisasi menuju ke auditorium sabuga melalui pintu A dan F untuk mengikuti defile OHU Peserta dimobilisasi ke spot agama masing-masing oleh keamanan. Informasi serta penggunaan tempat dirasa telah stabil sehingga tidak terjadi perubahan tempat, hanya beberapa perubahan pintu yang akan dibuka untuk mobilisasi keluar masuk. Panitia lapangan telah selesai bekerja saat peserta dimobilisasi masuk kembali. Seminar dirasa sangat tidak kondusif sehingga terdapat instruksi untuk 10 orang keamanan agar mengondisikan auditorium dalam. Pasukan lain dikumpulkan oleh danlap masing-masing, dilanjutkan persiapan sweeping pemulangan

168

Evaluasi

Saran

15.



-

Peserta disweeping oleh keamanan dan medik untuk pemulangan. Terlalu gegabah dalam menentukan sikap sehingga kurang sopan terhadap elemen-elemen kampus. Pasukan masih kurang “tahu diri”. Dosen mengeluhkan ketidaksopanan dari pasukan Terjadi penumpukan di parkir luar sabuga. Jumlah untuk melakukan sweeping pemulangan di parkir sabuga dirasa terlalu sedikit - Jangan langsung to-the-point dan saklek dalam menjalankan komando. Jika terdapat orang tak dikenal ingin menerobos masuk, terlebih dahulu tanya siapa dan keperluannya karena ada kemungkinan dia merupakan pihak yang masih bersangkutan terhadap acara Hari ke-5 OSKM ITB 2012 Koordinator Lapangan (I. B. Gd. Sumbranang A. W) Hari terakhir OSKM banyak dilakukan di lapangan, dimulai dengan pengumpulan di lapangan basket, lalu interaksi kelompok oleh taplok di lapangan sipil dan SR. Dilanjutkan dengan mobilisasi menuju ke spot interaksi fakultas masing-masing. Peserta lalu dikembalikan menuju lapangan sipil dan SR untuk interaksi kelompok dengan agenda perumusan visi angkatan, dimana setelah itu ketua kelompok dikumpulkan untuk merumuskan visi angkatan dan anggota kelompok berada di base camp di dalam kampus. Setelah selesai, peserta dimobilisasi menuju saraga untuk interaksi pra-closing beserta dengan massa kampus dan dilanjutkan dengan closing teatrikal, orasi danlap dan orasi presiden KM-ITB. Mahasiswa baru dapat mengetahui urgensi bersatu untuk indonesia Lihat bagian Materi dan Metode Dilakukan briefing terpusat oleh koorlap dan danlap, yang diteruskan oleh briefing pasukan/divisi oleh para komandan pasukan/batalyon/pasukan khusus. Briefing dilaksanakan terlambat dari waktu yang ditentukan sehingga briefing awal minim efektifitas waktu. Dilakukan clearing area dari area sekitar Simpang, Cisitu, Dago, Tamansari, Jalan Ganesha, Taman Hewan, Plesiran dan area dalam kampus agar disegerakan menuju ke lapangan basket. Peserta dikondisikan per kelompok. Mobilisasi dilakukan menuju ke lapangan sipil dan SR yang telah ditentukan kelompoknya. Mobilisasi dirasa kurang taktis karena lambatnya spotting yang dilakukan terutama oleh divisi keamanan dan medik Dilakukan interaksi kelompok oleh taplok dengan tujuan mereview materi Mobilisasi menuju tempat interaksi fakultas dibantu oleh pendahulu, namun dilaksanakan dengan kurang taktis, ditambah pula ada beberapa pendahulu yang tidak tahu tempat interaksi. Dinamisasi lapangan sangat tinggi, dimana beberapa tempat ternyata tidak siap pakai, padahal mobilisasi telah dimulai. Namun situasi dapat ditangani. Peserta dimobilisasi kembali ke lapangan sipil dan SR oleh keamanan dan medik untuk melakukan interaksi kelompok mengenai perumusan visi angkatan, yang dilanjutkan oleh forum ketua kelompok di CC barat dan base camp anggota kelompok beserta

169

-

-

-

-

-

-

Evaluasi

-

Saran

-

-

taploknya. Peserta dibubarkan secara sporadis. Peserta dimobilisasi menuju ke saraga dari base camp, dengan ketua kelompok terpisah dari barisan anggota. Kurangnya koordinasi menyebabkan penumpukan yang cukup lama dari daerah tunnel sampai ke TVST. Setelah mobilisasi dapat dimulai, peserta dibagi menjadi 8 kotak yang masing-masing dikelilingi oleh massa kampus. Keamanan mengondisikan di luar massa kampus beserta dengan medik, dan taplok berada di belakang barisan. Interaksi berjalan lebih lama dari durasi yang ditentukan sehingga mempengaruhi acara yang selanjutnya Pemindahan massa dari 8 kotak menuju ke dekat panggung dilakukan dengan taplok dan keamanan, dimana acara tidak dapat dimulai karena beberapa kotak kelompok yang lebih lama selesai sehingga acara terhambat. Setelah terbentuk barisan, dibentuk pengondisian keamanan untuk menjaga fokus peserta, namun pembentukan pengondisian dirasa kurang efektif dan kurang taktis. Pelepasan lantern secara tidak sengaja oleh taplok cukup mengganggu jalannya acara. Peserta dimobilisasi menuju ke lapangan sipil dan SR untuk pembagian konsumsi serta buka puasa bersama taplok. Jalur mobilisasi dibentuk oleh keamanan. Namun, mobilisasi cukup lama berjalan sehingga beberapa kelompok terpaksa diberhentikan mobilisasinya untuk sholat di saraga. Peserta dipulangkan lebih lambat dari rencana awal dikarenakan timeline yang bergeser. Dikoordinasikan oleh taplok, dan keamanan siaga apabila dibutuhkan untuk mengantar peserta sampai ke rumah.Tidak ada permasalahan yang berarti. Evaluasi dilaksanakan sampai tengah malam. Proses mobilisasi untuk closing kurang rapi, karena Panitia Lapangan yang bersangkutan kurang paham teknis (tidak tahu kelompok mana harus masuk barisan mana), sehingga memakan waktu yang cukup lama Pelepasan lantern secara tidak sengaja oleh taplok Pemulangan yang terlalu malam Pembentukan pengondisian saat closing kurang taktis dan efektif Miskomunikasi pemasukan peserta ke saraga Tidak konsekuen dengan durasi sehingga rundown semua acara berubah Pendahulu mobilisasi yang masih belum mendapatkan informasi dengan baik Pengondisian tempat dilakukan tepat saat mobilisasi akan dimulai, sehingga terjadi kebingungan Diharapkan semua perangkat lapangan OSKM lebih memahami cara yang baik untuk mem – briefing pasukannya, agar tidak terjadi lagi ‘miss’ dalam hal teknis Tidak ada pelangkahan jalur komando Pengondisian tempat yang dilakukan jauh sebelum acara dimulai. Dapat dilakukan dengan pembagian shift dimana komandan pasukan

170

-

pengondisian mengontrol shift tersebut Koordinasi dengan seluruh elemen pelaksana acara harus terus dilakukan, tanpa melangkahi jalur komando

1. 2. 3.


Sekolah Perangkat Lapangan OSKM ITB 2012 I. B. Gd. Sumbranang Adhiwiguna Kegiatan ini adalah bentuk persiapan perangkat untuk nantinya membantu kerja lapangan. Sekolah perangkat berisikan pendidikan kompetensi yang dirasa dibutuhkan untuk meningkatkan kualitas kerja di lapangan. Sekolah perangkat dilaksanakan di sela – sela diklat simulasi dan pematerinya langsung dari koordinator lapangan, kadiv mamet, kabid acara, dan ketua umum OSKM ITB 2012

4.

Tujuan

5.


6.

Pelaksanaan

7.

Evaluasi

  

Pelaksanaan sekolah perangkat masih kurang teratur Pendampingan dan tindak lanjut dari sekolah perangkat masih kurang Jangka waktu yang tersedia terlalu singkat

8.

Saran



Perencanaan sekolah perangkat harus dilaksanakan jauh – jauh hari agar lebih teratur dan efektif Tindak lanjut sekolah perangkat harus dilaksanakan agar mengetahui perkembangan perangkat sebelum akhirnya turun ke lapangan Perencanaan lapangan secara menyeluruh harus dilaksanakan di awal sehingga semua agenda tersusun dengan rapi



Mempersiapkan perangkat panitia lapangan agar memenuhi kompetensi lapangan yang dibutuhkan  Memberi pengetahuan lebih untuk nantinya dijadikan modal bekerja di lapangan dan siap membantu kerja komandan lapangan Perangkat memiliki kemampuan dan pengetahuan lebih dalam hal teknis lapangan sehingga dapat membantu danlap dan memimpin pasukan Sekolah perangkat dilaksanakan di sela – sela simulasi. Biasanya dilaksanakan pada malam hari dan hari pelaksanaanya tergantung kondisi perangkat. Materi yang disampaikan antara lain teknis lapangan, teknis briefing, orientasi ruang kampus, pengetahuan OSKM, dsb. Pada pelaksanaannya tidak seluruh perangkat bisa mengikuti sekolah seutuhnya karena terhalang kondisi, namun secara umum, perangkat mengikuti sekolah dengan baik dan kedekatan antar perangkat secara tidak langsung terbangun sehingga menguragi arogansi divisi yang kadang berlebihan

 

Kendala keseluruhan 



 

Keterlambatan pemilihan komandan lapangan menyebabkan perencanaan kesiapan diklat panitia OSKM ITB 2012 menjadi kurang maksimal karena padatnya acara perharinya yang harus diiringi dengan sekolah danlap, jadwal roadshow himpunan, dan forum – forum lainnya Keterlambatan pemilihan komandan lapangan juga menyebabkan kurangnya koordinasi dengan koordinator divisi saat perumusan diklat sehingga koordinasi terkait kebutuhan lapangan menjadi kurang maksimal Kesiapan hal – hal menunjang eksekusi lapangan seperti materi diklat panitia, jumlah pendiklat, dsb. kurang maksimal sehingga mengurangi kualitas pelaksanaan diklat Terjadinya banyak perubahan dan ketidakpastian menjelang hari H menjadikan perencanaan lapangan kurang bisa dipersiapkan seutuhnya dari jauh – jauh hari

171 

Singkatnya waktu diklat divisi yang tersedia sehingga persiapan panitia lapangan sebelum turun ke lapangan menjadi kurang maksimal

Evaluasi keseluruhan     

Perencanaan waktu terutama untuk pemilihan komandan lapangan dan persiapan setelah itu kurang maksimal Koordinasi antara komandan lapangan dan koordinator lapangan terkait beberapa kebutuhan panitia lapangan baru dilaksanakan ditengah – tengah diklat sehingga sering muncul agenda mendadak Kesiapan materi metode dalam briefing terutama saat diklat terpusat kurang Komunikasi dengan pihak rektorat kurang berjalan lancar sehingga masih ada hal mendadak untuk diubah ataupun dipersiapkan Waktu diklat terpusat terlalu lama dan diklat divisi terlalu singkat sehingga panitia lapangan belum terlalu siap baik secara kompetensi maupun pengalaman dalam simulasi dan gladi

Saran untuk kedepannya     

Sebaiknya perencanaan waktu dalam pemilihan komandan lapangan, diklat, dan perumusan diklat lebih diatur lagi sehingga nantinya tim lapangan bisa berjalan dengan lebih baik Inputan kebutuhan panitia lapangan sebaiknya dilaksanakan saat perumusan diklat divisi sehingga mengurangi acara mendadak dan timeline diklat divisi bisa stabil Segala persiapan sebelum ke lapangan sebaiknya dikejar lebih dini lagi sehingga lebih meningkatkan kualitas pelaksanaan di lapangan Meningkatkan pemahaman konsep acara dan sistematika penyusunan OSKM itu sendiri sehingga ketika ada perubahan kita segera mampu beradaptasi Manajemen waktu diklat dan persiapan lain yang dirasa perlu untuk mempersiapkan panitia lapangan sebaiknya ditingkatkan lagi dan dipertimbangkan dari awal sehingga kualitas panitia tetap terjaga

172

LPJ BIDANG EKSTERNAL

173

LPJ KEPALA BIDANG EKSTERNAL OSKM ITB 2012 (Joseph Juan – Teknik Mesin 2010 ) Deskripsi kerja

Status   

Bertanggung jawab kepada Ketua Berkoordinasi dengan seluruh elemen ring-1 kepanitiaan Membawahi divisi intrakampus, perijinan, publikasi dan media, serta danus sponsorship

Wewenang   Tugas    

Membuat keputusan dalam tataran bidang eksternal Mengontrol kerja divisi intrakampus, perijinan, publikasi dan media, serta danus sponsorship Membuat timeline kerja bidang eksternal Mengoordinir kerja bidang eksternal Memimpin rapat kerja bidang eksternal Melaporkan progress dan keputusan yang dibuat secara berkala


Kepala Bidang Eksternal Joseph Juan MS'10

Wakil Kepala Bidang Eksternal Andika Eka Satria PL'10

Kepala Divisi Intrakampus Ryan Fadhilah Hadi PN'10

Kepala Divisi Perijinan Agastya Mahendradhany MG'10

Kepala Divisi Publikasi dan Media

Kepala Divisi Danus Sponsorship

Zaki Muhammad SI'10

Erna Kristiawati SBM'13

Jumlah sumber daya manusia Bidang eksternal memiliki beberapa orang staff bidang diantaranya: 1. Angghrea R. Hermawan, ME’10 (MSDM dan Bendahara Bidang) 2. Satyantara Maesa TK’10 (Sekretaris Bidang)

Pembagian sistem kerja / sistem koordinasi 1.

Joseph Juan sebagai kepala bidang menentukan pembagian kerja staff bidang, memimpin rapat bidang, dan mendampingi kerja kepala divisi untuk hal- hal yang membutuhkan tataran ring-1 (seperti kunjungan ke alumni dan instansi, beberapa pendampingan untuk proses birokrat yang membutuhkan lobbying khusus, kunjungan lembaga untuk kasus tertentu, forum- forum dan sebagainya).

174

2.

3. 4.

5.

Andika Eka Satria sebagai wakil kepala bidang bertanggung jawab menggantikan kepala bidang ketika sedang berhalangan. Wakil kepala bidang juga berkoordinasi selalu dengan kepala bidang mengenai pembagian tugasnya mengontrol divisi- divisi yang ada di bawah bidang eksternal. Angghrea R. Hermawan sebagai MSDM bidang bertanggung jawab untuk mengontrol seluruh SDM di bawah bidang eksternal. Untuk MSDM Bidang berkoordinasi langsung dengan MSDM umum. Angghrea R. Hermawan sebagai bendahara bidang bertanggung jawab atas segala hal yang berhubungan dengan keuangan bidang eksternal dan rekapitulasi pemasukan dan pengeluaran. Bendahara bidang berkoordinasi langsung dengan bendahara umum. Satyantara Maesa sebagai sekretaris bidang bertanggung jawab penuh atas segala administrasi bidang eksternal, kecuali administrasi divisi perijinan. Sekretaris bidang berkoordinasi langsung dengan sekretaris umum.

Standard operational procedure (sop) 1. 2. 3. 4. 5. 6.

7.

8. 9.

Kepala bidang memberikan arahan kepada seluruh kepala divisi mengenai deskripsi kerja masingmasing divisi Kepala bidang mencatat kebutuhan divisi yang harus dipenuhi untuk melaksanakan tugas-tugasnya dan membantu dan/atau mendampingi dalam pemenuhan kebutuhan tersebut Setelah kebutuhan terpenuhi, setiap divisi dapat membentuk deskripsi, teknis dan SOP kerja yang akan dibawa ketika musyawarah kerja Hasil dari musyawarah kerja akan dikumpulkan dan membentuk platform kerja bidang eksternal Setiap kepala divisi yang menemui hambatan dalam deskripsi kerja yang sudah diberikan, wajib memberitahu kepala bidang Apabila ada divisi lain dalam struktur OSKM ITB 2012 yang membutuhkan bantuan atau kerja divisi yang berada dibawah bidang eksternal, harus menyampaikan kebutuhannya kepada kepala bidang eksternal terlebih dahulu. Pelanggaran pada SOP yang dibentuk oleh seluruh divisi dibawah bidang eksternal dapat mengakibatkan 2 hal : akselerasi proses oleh divisi dan/atau bidang eksternal (bila masih memungkinkan dan diharapkan divisi yang melanggar mendampingi), atau permintaan divisi yang melanggar tidak dapat dipenuhi oleh eksternal Seluruh divisi dibawah bidang eksternal wajib melaporkan progress, Kendala dan evaluasi per minggu ke sekretaris bidang setiap minggunya Diharapkan bagi seluruh divisi atau bidang dibawah struktur OSKM ITB 2012 transparan dengan keadaan masing-masing divisi/bidang pelaksanaan terutama yang berkaitan dengan komunikasi, sosialisasi, publikasi dan birokrasi karena tanpa transparansi dari seluruh pelaksana (terkait kondisi dan situasi proses) tidak akan dapat terbentuk alur propaganda/pensuasanaan kampus yang baik beserta teknis komunikasi yang memenuhi partisipasi seluruh pihak yang terlibat atau hal-hal yang berkaitan dengan legalitas (terutama karena legalitas mempengaruhi predikat atau nama baik kepanitiaan OSKM ITB 2012 dan selanjutnya).

Laporan kerja

No 1


Laporan Kerja Roadshow Darurat Joseph Juan, Ryan Fadhilah Hadi Mengunjungi lembaga-lembaga (baik himpunan maupun unit) untuk meminta masukan mengenai OSKM 2012 untuk kasus-kasus tertentu yang urgent dan

175

Tujuan


Pelaksanaan

Evaluasi

Saran

2



Evaluasi

3


harus dibahas Meminta masukan terkait OSKM 2012 untuk kasus-kasus tertentu Memenuhi undangan dari lembaga-lembaga yang ingin berdiskusi dengan panitia OSKM 2012 Mensuasanakan kampus dengan beberapa isu mengenai OSKM 2012 yang urgent dan harus diselesaikan Terlaksanakannya roadshow ke seluruh himpunan mahasiswa program studi Terpenuhinya seluruh undangan yang diberikan oleh lembaga ke panitia OSKM 2012 Roadshow darurat dilakukan 2 kali dengan agenda partisipasi lembaga terkait SDM dan pensuasanaan OSKM 2012 yang sudah hampir mendekati hari H dan diskusi mengenai rencana alternatif yang dapat dilaksanakan . Roadshow darurat harus dilakukan langsung dengan ketua lembaga atau PJs ketua lembaga karena urgensi agenda yang tinggi. Namun, ada beberapa PJs ketua lembaga yang kurang mengerti keadaan OSKM 2012 dengan baik. Roadshow darurat ini sangat bermanfaat karena lebih mudahnya berdiskusi di lembaga masing- masing sehingga menghasilkan masukan yang konstruktif dan perubahan yang signifikan terhadap OSKM 2012. Roadshow darurat ini juga menambah hubungan kultural yang lebih baik dengan massa kampus. Namun sayangnya ada beberapa lembaga yang masih kurang menjalankan janji yang dibuat mengenai suatu permasalahan yang dibahas dalam roadshow ini. Selain itu, roadshow darurat ini masih kurang terdokumentasi dengan baik. Roadshow darurat tetap dipertahankan. Keputusan dan janji lembaga dari hasil roadshow dicontrol sehingga mereka tetap melaksanakan hal yang sudah disepakati bersama. Roadshow yang dilakukan harus disertai dengan dokumentasi yang baik. Forum-Forum Darurat Joseph Juan & Divisi/Bidang penyelenggara forum Penyelenggaraan forum-forum dengan agenda darurat yang harus dilakukan oleh bidang tertentu dengan massa kampus Berinteraksi dengan massa kampus (teman-teman lembaga) untuk mendiskusikan berbagai hal yang urgent dalam persiapan penyelenggaraan OSKM 2012 Forum terselenggara dengan menghasilkan satu keputusan atau kesepahaman yang disepakati bersama Forum darurat diselenggarakan dengan perangkat utama yang lengkap (moderator + presensi + penyelenggara forum) Sejauh ini terdapat 1 forum darurat yang dilakukan yaitu : forum ketua lembaga membahas konsep acara hari H. Forum darurat terselenggara dengan perangkat utama yang lengkap dan menghasilkan kesepahaman bersama. Hambatan pada forum ini adalah banyaknya lembaga yang tidak datang dan telat. Banyak lembaga juga yang tidak memberi konfirmasi akan kehadirannya di forum. Mendorong mereka untuk memberi konfirmasi jika diberi jarkom. Kunjungan Alumni Joseph Juan, Erna Kristiawati Mengunjungi alumni yang dianggap berpotensial untuk berpartisipasi di

176


Saran

4


Pelaksanaan Evaluasi

Saran

kegiatan OSKM 2012 Membantu tercapainya jumlah dana yang dibutuhkan untuk pelaksanaan OSKM 2012 Tersebarkannya proposal kepada alumni yang dituju dan mendapatkan respon (baik diterima atau ditolak) Setiap kunjungan pada alumni selalu didampingi oleh kepala bidang eksternal Kunjungan alumni OSKM 2012 masih kurang karena kurang terupdatenya database alumni yang didapat dan proses pembuatan proposal yang lambat. Selain itu, respons dari alumni yang dikunjungi masih kurang sehingga kita lambat dalam memberi kepastian dana yang didapat dari mereka. Eksternal tahun depan harap lebih menekan untuk selesainya proposal kegiatan lebih cepat dan apabila tidak ada reaksi dari pihak yang ditekan (dengan alasan ada yang belum pasti dan sebagainya) harap langsung berkoordinasi dengan ketua panitia untuk langsung membuat proposal yang siap disebarkan sesegera mungkin dengan beberapa catatan atau keterangan mengenai beberapa hal apa saja yang masih tentatif. Pihak eksternal harus lebih sering menanyakan mengenai kepastian alumni dalam memberi dana, jangan menunggu mereka yang menghubungi kita terlebih dahulu Rapat Bidang Joseph Juan Memberi arahan kerja, timeline, dan informasi penting yang harus disampaikan pada bidang eksternal. Terjaganya komunikasi dan koordinasi serta controling bidang eksternal. Seluruh staff ahli bidang dan kepala divisi atau perwakilannya hadir dalam rapat bidang. Terselenggaranya rapat bidang seminggu sekali. Sekali tiap minggu Rapat bidang berjalan dengan baik pada umumnya. Setiap anggota yang hadir mengerti akan arahan kerja dan bekerja sesuai timeline. Namun, masih sering dan banyak anggota yang tidak tepat waktu. Di hari- hari menjelang hari H, rapat bidang tidak diselenggarakan karena kesibukan masing- masing divisi dan susahnya mencari waktu yang tepat sehingga arahan kerja dan sebagainya diberikan langsung perorangan. Untuk selanjutnya, lebih dihimbau anggotanya untuk tepat waktu dan disiplin dalam menghadiri rapat

Kendala keseluruhan Kinerja bidang eksternal memiliki beberapa kendala diantaranya kurang jelasnya pembagian tugas antara ketua dan bidang eksternal terkait hubungan luar, transparansi dan alur informasi yang kurang baik ke bidang eksternal, koordinasi antar bidang yang kurang baik, dan banyaknya kegiatan eksternal yang kurang efektif. Kendala pertama yaitu kurang jelasnya pembagian kerja ketua OSKM dan bidang eksternal. Seringkali kegiatan bidang eksternal dilakukan oleh ketua OSKM langsung. Kurang kootdinasinya ketua OSKM dengan bidang eksternal dan kurangnya transparansi informasi membuat bidang eksternal suka kebingungan akan hal yang seharusnya dilakukan oleh bidang eksternal atau ketua OSKM secara langsung.

177

Kendala kedua adalah transparansi dan alur informasi yang kurang baik ke bidang eksternal. Bidang eksternal adalah corong ke luar kegiatan OSKM ITB 2012. Oleh karena itu, segala informasi dan seluk beluk mengenai OSKM seudah sepantasnya diketahui oleh bidang eksternal. Namun, informasi dan hasil pengambilan keputusan terbaru sering tidak diketahui oleh bidang eksternal sehingga kurang up to datenya informasi yang kadang diberikan ke pihak hubungan luar. Kendala ketiga adalah koordinasi antar bidang yang kurang baik. Seringkali bidang- bidang lain yang membutuhkan jasa bidang eksternal kurang menghargai SOP yang sudah dibuat bidang eksternal. Lalu sering terjadi kesalahpahaman antar bidang sehingga terjadi kesalahan- kesalahan berlanjut. Kendala selanjutnya adalah banyaknya kegiatan eksternal yang kurang efektif sehingga memakan banyak waktu dan sumber daya. Ketidakefektifan ini diperparah dengan banyaknya lembaga- lembaga luar seperti lembaga kampus dsb yang harus difasilitasi. Banyak kegiatan yang seharusnya bisa dijadikan satu atau informasi yang disampaikan bisa sekaligus diberitahukan dengan informasi lainnya tapi justru tidak dilakukan sehungga di lain waktu baru dilakukan. Banyak roadshow atau forum yang seharusnya bersama divisi atau bidang lain karena mereka yang paling mengerti mengenai suatu hal tapi justru mereka tidak dapat mengikuti karena hal lainnya. Kendala lainnya adalah kejenuhan dan emosinya beberapa SDM di bawah bidang eksternal karena banyak elemen hubungan luar dan tugas yang harus ditangani.

Evaluasi keseluruhan Hal yang paling penting untuk dievaluasi dari system kepanitiaan OSKM ITB 2012 adalah pembagian kerja dan system komunikasi dan koordinasinya. Pembagian kerja antara bidang dan ketua OSKM perlu dibicarakan lebih mendetail. Lalu, koordinasi dan komunikasi antar bidang perlu diperbaiki sehingga arus informasi, pengambilan keputusan serta hal- hal yang perlu didiskusikan bersama pun berjalan dengan baik. Kemudian setiap bidang dimohon untuk menghargai SOP yang dibuat oleh bidang lainnya karena tentunya bidang tertentu memiliki mekanisme kerjanya sendiri.

Saran untuk kedepannya   

Pembagian status, wewenang, tugas dan sistem kerja harus diperjelas terutama ketika menjelang hari-H dimana kesibukan mulai berdatangan Sistem komunikasi, koordinasi, dan transparansi diperbaiki dan dipatuhi Perbanyak acara keakraban antar bidang untuk menambah kekeluargaan, menjaga semangat, dan hiburan

178

LPJ KETUA DIVISI PERIZINAN OSKM ITB 2012 (Agastya Prastita Mahendradhany – Teknik Metalurgi 2010 ) Deskripsi kerja

Status  

Bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Eksternal Melegalkan segala jenis kegiatan dibawah naungan OSKM ITB 2012

Wewenang  

Melakukan penjabaran terkait tugas – tugas perizinan dan menginformasikan kepada panitia perihal tempat / izin apa saja yang sudah disetujui Memberi saran pemilihan tempat kepada divisi yang membutuhkan izin tempat

Tugas   

Membuat SOP perizinan Membuat daftar perizinan kegiatan/fasilitas yang dilakukan / dibutuhkan oleh divisi – divisi yang memerlukan perizinan Mengusahkan perizinan kepada lembaga terkait sesuai SOP

Alur kerja / struktur panitia 1. 2. 3. 4. 5.

Dalam divisi ini, permintaan kerja diberikan oleh divisi luar terkait kepada divisi perijinan Ketua Divisi Perijinan atau Sekretaris Divisi mencatat pesanan peijinan Ketua Divisi Perijinan memberikan arahan dan saran terkait perijinan yang diminta. Dan divisi luar terkait diharapkan dapat bergerak bersama apabila diperlukan Surat dibuat (dengan nomor surat dari Sekretaris Umum) Surat dimasukkan kepada lembaga terkait sesuai SOP

Jumlah sumber daya manusia 1. 2. 3. 4. 5.

Agastya Prastita Mahendradhany Nadine Pricilia Yonathan F Hendra Mohammad Khoyrul Hidayat Fetra Fydhianto

(Teknik Metalurgi 2010) (FITB) (STEI) (FMIPA) (FMIPA)

Pembagian sistem kerja / sistem koordinasi Ketua Divisi Perijinan memanggil tim perijinan yang sedang senggang untuk diberdayakan ketika Ketua Divisi sedang ada urusan lain. Surat diletakkan di sekretariat OSKM atau langsung diberikan kepada tim perijinan untuk diproses lebih lanjut

Standard operational procedure (sop) 1. 2.

Surat perijinan di masukkan minimal H-7 hari kerja lembaga Apabila surat perijinan dimasukkan kurang dari H-7, maka divisi terkait yang memohon perijinan tidak boleh menolak apabila diminta untuk mengurus surat bersama – sama.

179

3.

Apabila surat perijinan yang dimasukkan kurang dari H-7 gagal dilegalisasikan, hal tersebut bukanlah salah divisi perijinan

Laporan kerja

No 1



Evaluasi

Saran

2


Evaluasi

Saran

Laporan Kerja Permohonan izin kegiatan pada Lembaga Kemahasiswaan Agastya Prastita Mahendradhany Merupakan awal dari proses perijinan dan sangat vital. Tanpa persetujuan dan rekomendasi dari Lembaga Kemahasiswaan, acara tidak dapat restu dari institusi terkait. Memperoleh rekomendasi dari institusi—sebagai bukti bahwa kepanitiaan mendapat restu institusi. Izin/Rekomendasi keluar dalam waktu tiga hari kerja Dalam pelaksanaannya, banyak rekomendasi yang selesai dan dapat diambil tepat waktu (sesuai dengan prosedur utama perizinan ITB). Namun, untuk beberapa surat yang keluar telat dari divisi terkait, penanggung jawab berhasil menjembatani dengan baik sehingga tidak ada masalah berarti. Masih adanya surat-surat permintaan yang mendadak untuk izin kegiatan dari divisi divisi OSKM terkait yang menyebabkan kesulitan dalam mendapatkan rekomendasi. Konon hal ini buruk untuk karakter bangsa, yakni hobi mepet. Surat permintaan dan kegiatan di kemudian hari harus keluar minimal H-7 hari kerja (Senin-Jumat) untuk menghindari adanya ketelatan dan budaya lastminute action. Permohonan izin untuk penggunaan sarana dan prasarana dalam kawasan ITB Agastya Prastita Mahendradhany Permohonan izin untuk penggunaan sarana dan prasarana dalam kawasan ITB, dengan rekomendasi dari Lembaga Kemahasiswaan Memperoleh izin penggunaan sarana dan prasarana ITB demi penyelenggaraan acara OSKM ITB 2012 Izin keluar dalam kurun waktu dua hari. Karena permohonan memerlukan rekomendasi dari Lembaga Kemahasiswaan, proses ini selalu dilakukan setelah surat rekomendasi keluar dari Lembaga Kemahasiswaan. Proses membutuhkan waktu dua hari ini, sesuai dengan prosedur ITB tentang permohonan yang bersangkutan. Terkadang, ada beberapa surat permintaan rekomendasi yang telat hingga penanggung jawab harus turun tangan dan melobi pihak LK ataupun Sarana Prasarana (dalam hal ini: Pak Tri Desmana dan Bu Lina) agar bisa mendapat surat lebih cepat, sebelum diberikan kepada pihak sarana dan prasarana. Ini adalah efek dari last minute action, tolong jangan dibiasakan. Diusahakan agar surat yang diberikan dari divisi terkait tidak datang secara mendadak agar mempermudah prosedur permintaan prasarana dan apabila ditolak masih bisa ditanggulangi.

180

Kendala keseluruhan       

o





Ada beberapa surat permohonan legalisasi yang keluar dari divisi terkait dalam waktu H-0 sampai H5 hari acara. Hal ini menyulitkan tim perijinan untuk memproses surat izin ke lembaga terkait. Jam staff yang saling bentrok dengan kebutuhan kepanitiaan Tim perijinan 2011 tidak terlalu diberdayakan, karena ketika 2011 diperbolehkan masuk, surat – surat sudah kebanyakan selesai. Tidak dilakukannya dokumentasi yang baik sehingga terkadang ada miss yang membuat surat izin tidak keluar. Pihak LK terkadang menghilangkan surat dari kami, sehingga kepastian tidak cepat keluar. Pihak LK terkadang salah menuliskan maksud perijinan, yang berakibat ditolaknya surat tersebut pada instansi selanjutnya Sedikit masalah ketika hari H OSKM di saraga: Pak Tommy (kepala UPT Saraga) marah – marah dan mengancam kami (OSKM) dikarenakan ia sebagai kepala saraga bahkan tidak diijinkan untuk lewat barisan keamanan. Begitu pula kepala satpam dan staff saraga. Seharusnya keamanan sadar situasi dan jabatan yang dia miliki. Menurut pengakuan Gigih (TM 2010) sebagai PJ Tunnel, keamanan sudah diberitahu untuk meloloskan panitia, staff dan satpam saraga. Tetapi nyatanya tidak dilakukan. Di harapkan untuk keamanan ketika blocking jalan, memperhatikan sikap dan mimik muka ketika menghalangi. Tolong gunakan bahasa tubuh yang sopan. Bila tidak, akan berakibat pada kesalnya orang – orang yang di lobbying mengakibatkan kemungkinan gagalnya atau kejadian fatal selanjutnya. Masalah ketika mobilisasi mahasiswa baru dari tunnel ke boulevard: keamanan pengibar bendera naik ke tiang, dan seluruh satpam ITB beserta kepala utama satpam turun tangan. Saya dan Rezky (Danlap OSKM) alhamdulillah berhasil mengulur waktu dan menghalau satpam untuk menurunkan pengibar bendera tersebut. Dan untungnya tidak terjadi apa – apa (kecelakaan red.) Surat dari divisi opening – closing masuk terlalu mendadak di hari hari menjelang OSKM, sedangkan beberapa tempat disaraga sudah tak mungkin lagi untuk ditake.

Evaluasi keseluruhan 



Evaluasi kinerja dari divisi ini lebih terfokus pada telatnya surat-surat yang masuk ke dalam internal divisi (dan membuat kesalahan ini sebagai kesalahan non-divisi). Adapun koreksi yang dapat dilakukan untuk divisi ini di kemudian hari adalah untuk memperketat waktu dari proses pemasukan surat dan mencegah adanya pemrosesan surat yang molor. Untuk kasus opening-closing, keamanan dll: a. Soal surat opening – closing sebaiknya dipikirkan masak masak dan jangan melakukan perubahan mendadak ketika hari H acara sudah dekat b. Keamanan mohon ketika melobby orang gunakan bahasa tubuh yang baik dan sopan sehingga orang lain akan respect juga ke kita. c. Jangan merusak properti (keamanan pengibar bendera membuat asbes atap saraga rusak)

Saran untuk kedepannya 

Apabila ingin meminta izin untuk pelaksanaan kegiatan, pihak divisi terkait sebaiknya memberi suratnya minimal 7 hari kerja sebelum acara dilaksanakan, untuk menghindari kelalaian dan waktu tenggat yang berdempetan dengan pelaksanaan.

181 





 



 

Hendaknya yang di acc oleh LK jangan hanya ketuanya, tapi semua orang yang ada di organigram. Hal ini hendaknya dilakukan agar dapat timbulnya rasa terjamin di pihak rektorat dan tidak melulu ketua yang harus turun tangan ketika terjadi masalah. Hendaknya arahan dari “atas” dituruti sehingga tidak terjadi pengubahan konsep acara di waktu yang sudah sempit. Hal ini dikarenakan kepastian acara yang mepet akan sulit mendapat izinnya. Satpam tidak peduli kegiatannya apa, tapi mempertanyakan surat pemakaian tempatnya. Ketua divisi perijinan hendaknya banyak berdiskusi dengan orang-orang di LK dan di Sarpras. Sering mengobrol dengan satpam, membangun kepercayaan. Tidak hanya untuk dirinya sendiri, tapi juga untuk membangun kepercayaan mereka kepada panitia. Dalam proses ini TIDAK BOLEH BERBOHONG, apapun yang terjadi. Jangan main-main dengan kepercayaan. Dibangunnya kesadaran untuk seluruh panitia agar mengerti hirearki. Hal ini hendaknya dilakukan agar “panitia dalam panitia” mengerti posisi mereka dan tidak melakukan sesuatu semau mereka. Pemilihan kabid dan kadiv hendaknya tidak dikarenakan alasan yang tidak wajar seperti “cuci nama” atau “agar bungkam”. Karena kejadian dimana yang “cuci nama” out of control atau yang “agar bungkam” malah bungkam di saat yang tidak tepat dapat mempersulit pekerjaan panitia. Ketua hendaknya lebih terbuka agar masalah yang dihadapi kepanitiaan dapat diselesaikan bersama dengan proporsi mereka masing-masing. Apabila tidak terjadi transparansi, panitia bisa saja kehilangan semangat bekerja. HORMATI SOP! Mungkin perijinan dalam H-1 itu mungkin, tetapi bagaimana kita (OSKM) dimata mereka kalau setiap saat memasukkan perijinan mendesak? Tentu pandangan yang kurang bagus akan kurangnya koordinasi akan dicap di panitia

182

LPJ KETUA DIVISI DANA SPONSORSHIP OSKM ITB 2012 (Erna Kristiawati – SBM 2013 ) Deskripsi kerja

Status   

Bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Eksternal Pelaksana tugas – tugas dana usaha Pelaksana dan penanggung jawab pencarian dana melalui sponsor dan hubungan alumni

Wewenang   

Melakukan penjabaran terkait tugas – tugas dana usaha, sponsorship, dan hubungan alumni Membuat keputusan teknis terkait kerja dana usaha sponsorship, dan alumni Melakukan pembagian tugas kepada anggota divisi dana usaha dan sponsorship

Tugas     

Merencanakan strategi – strategi dana usaha Menyerahkan pemasukan dana usaha kepada bendahara Menyebarkan proposal ke instansi yang diharapkan dapat memberikan bantuan dana Melakukan penguatan jaringan sebaik mungkin dengan pihak – pihak luar kampus atau alumni yang berpotensi membantu Berkoordinasi dengan Hubungan Luar kabinet KM ITB

Alur kerja / struktur panitia

KEPALA DIVISI Erna Kristiawati

BENDAHARA Erfika Maria

KASUBDIV HUBUNGAN ALUMNI Agustian Surya

KASUBDIV DANUS Rafika Pratiwi

KASUBDIV SPONSORSHIP Michael Julianto


No

Nama

Jurusan

1

Rafika Pratiwi

TI 2010

2

Erfika Maria

TK 2010

3

Michael Julianto

TI 2010

4

Agustian Surya

STF 2010

5

Ricky Vernandes

EL 2010

6

Amalia Sekar

TI 2010

7

Muhammad Reza Mutaqin

FI 2011

183

8

Mega Suci Rahmadita

sipil 2011

9

Eri Anshori

EL 2011

10

Teguh Suseno

AR 2011

11

Sebastianus Reynaldi

EL 2011

12

Reynaldi Cangga Putra

EL 2011

13

Oktapriana Putra Sadewa

EL 2011

14

Fajar Caesar

TA 2011

Jumlah SDM

14 orang

Pembagian sistem kerja / sistem koordinasi Terdapat seorang Bendahara, kasubdiv Dana Usaha, Kasubdiv Alumni dan Kasubdiv Sponsor. 1.

2.

3.

4.

5.

Ketua Divisi :  Mengkoordinasikan seluruh anggota divisi dan melaporkan setiap kegiatan kepada kabid.  Menyusun dan mendiskusikan hal-hal yang harus dibicarakan saat rapat  Ikut terlibat dan bertanggung jawab atas segala kegiatan yang berhubungan dalam pencarian dana usaha.  Membuat jarkom dan melakukan pembagian tugas bersama kasubdiv Bendahara :  Membuat rekap keuangan (pemasukan dan pengeluaran) yang didapat dari dana usaha, alumni dan sponsor.  Berhubungan langsung dengan bendahara bidang dan bendahara pusat dalam membuat laporan keuangan Kasubdiv Dana Usaha :  Membuat rencana dan strategi dana usaha beserta menyiapkan keperluannya  Mengkoordinasikan anggota dalam melakukan dana usaha Kasubdiv Alumni  Melakukan pembagian tugas kepada anggota untuk menghubungi alumni  Berhubungan dengan hubungan alumni kabinet KM ITB dalam mencari bantuan alumni Kasubdiv Sponsor :  Melakukan pembagian tugas kepada anggota untuk menghubungi instansi serta menawarkan sponsor  Mengkoordinasikan kunjungan kepada instansi-instansi untuk pengajuan kerjasama sponsorship.  Membuat arahan kerja bidang sponsorship  Menyiapkan proposal dalam bentuk Hardcopy dan mengirimkannya pada instansi terkait.

Standard operational procedure (sop) Subdivisi Sponsorship: 1.

2.

Opening Kerja Sama Pada tahap ini, berusaha mencari tahu perusahaan mana saja yang mau menerima proposal (mau bekerja sama) dengan OSKM ITB 2012 dengan cara menghubungi kontak perusahaan yang sudah ada pada list sponsorship yang telah dikumpulkan oleh kasubdiv sponsor. Pengerjaan dilakukan dalam sebuah tim yang terdiri dari 3-4 anak untuk menyeimbangkan proporsi kerja. Penyerahan Proposal

184

3.

4.

5.

Pada tahap ini, proposal dikirimkan sesuai prosedur masing-masing perusahaan. Bisa menggunakan email, post atau paket. Follow Up dan Negosiasi Tiga atau empat hari setelah proposal diterima perusahaan, perlu dilakukan follow up untuk mengetahui apakah perusahaan tersebut tertarik bekerja sama atau tidak. Jika perusahaan tidak tertarik, selesai. Jika perusahaan tertarik, tahap terpanjang dimulai dimana proses negosiasi dan lobimelobi dilakukan untuk mencapai kesepakatan antara harga paket dan benefit yang didapatkan. Action dan Monitor Setelah tercapai kata sepakat, tahap ini digunakan untuk penandatanganan MOU dan memonitor pelaksanaan tanggungjawab kedua belah pihak termasuk deadline transfer dana dan sebaliknya progress report/ deadline benefit bagi perusahaan. Closing Kerja Sama Pada tahap ini, acara telah selesai. Kewajiban dan hak kedua belah pihak telah terpenuhi. Kita akan melaporkan Keseluruhan Performa Acara (LPJ), dokumentasi, dan ucapan terimakasih bila perlu.

Sub Divisi Dana Usaha 1.

2.

3.

Melakukan brain storming ide danus Mengumpulkan anggota danus untuk memberikan ide dan membuat timeline kerja yang disertai dengan target pencapaian per kegiatan. Menyusun strategi danus Membuat strategi dan cara pelaksanaan kegiatan yang telah direncanakan. Hal ini disertai dengan pembagian tugas kepada anggota. Action Melakukan sesuai dengan yang telah direncanakan dan melakukan pengontrolan agar berjalan sesuai dengan rencana.

Sub divisi Hubungan Alumni 1. Pendataan contact alumni yang akan dihubungi Kontak alumni didapatkan dari data tahun lalu, dari bertanya kepada sesama panitia atau dari hubungan alumni kabinet KM ITB. Kontak yang sudah didapatkan dibagi kepada beberapa tim yang bertugas menghubungi. 2. Menghubungi alumni Menghubungi alumni untuk menjelaskan kegiatan OSKM dan meminta kerja sama dalam bentuk donasi. 3. Penyerahan proposal Memberikan proposal sekaligus melakukan presentasi singkat tentang OSKM ITB 2012 4. Penutupan kerjasama Bila alumni telah setuju maka akan ditindak lanjuti mengenai penyerahan uang dan juga penyerahan ucapan terimakasih. Namun bila tidak setuju maka akan selesai dan beralih kepada alumni yang lain.

Laporan kerja

No 1


Laporan Kerja Mempromosikan, menjual dan mengurus pembayaran kaos propaganda Rafika Pratiwi (kasubdiv Danus) Menjual baju propaganda untuk mempropaganda kan OSKM 2012 sekaligus

185

Tujuan


untuk mencari dana. Untuk menyampaikan pesan kepada semuanya bahwa OSKM ITB akan segera dilaksanakan lewat kaos, dan juga untuk mengembangkan semangat panitia OSKM. Semua panitia mengetahui informasi tentang baju propaganda dan pemesanan mencapai 60 buah  

 

Evaluasi Saran

2


Evaluasi Saran 3



Presentasi singkat dan penjelasan cara pemesanan dilakukan kepada ketua kelompok diklat terpusat. Memberikan formulir pemesanan yang disertai flyer promosi kaos propaganda. Ketua kelompok diminta untuk menyebarkan dan menginformasikannya kepada anggota kelompok Pembayaran dilakukan lewat ketua kelompok atau langsung ke rafika Selain lewat ketua kelompok, promosi dilakukan juga lewat facebook,twitter dan website OSKM.

Pembagian kaos yang masih bermasalah karena belum semua terbagikan, mengingat waktu yang mepet, pembayaran pun juga belum tuntas. Ada baiknya tahun depan kaos propaganda sudah dijual terlebih dahulu dari awal, tepatnya saat pendaftaran calon panitia. Dengan rentang waktu yang cukup lama ini akan memberikan peluang pembelian yang cukup banyak. Berjualan J.Co di SBM Erna Kristiawati Berjualan donut J.Co 2 kali dalam seminggu (hari selasa dan kamis), masingmasingnya sebanyak 4 lusin di SBM angkatan 2013 Mendapatkan dana untuk modal awal danus Semua donut dapat terjual habis. Pada umumnya dilakukan 2 x seminggu, bahkan sempat 3 X seminggu. Namun seiring dengan kurang mendukungnya kondisi untuk berjualan ditambah dengan adanya danus J.co untuk acara KM SBM, maka terkadang hanya dilakukan 1x dalam seminggu. Semua donut selalu habis terjual, meskipun ada yang berhutang. Jualan J.Co ini sangat baik dilakukan karena mudah dibeli dan dijual apalagi dengan calon pembeli yang tepat.Profit yang didapat pun cukup lumayan. Jika ada peluang yang lebih besar dan bisa mendapatkan bantuan dari 2 angkatan lain di SBM, maka dana yang terkumpulkan akan lebih besar. Membuka meja danus di sekre Awalnya Rafika Pratiwi, kemudian dipindahkan ke 2011 yaitu Mega Suci Rahmadita, kemudian karena Mega pulang kampung, dialihkan kepada Erfika Maria Menjual snack-snack dan minuman kotak di sekre dan panitia OSKM dapat membayar secara jujur di kotak uang yang disediakan. Memfasilitasi makanan dan minuman untuk panitia OSKM di sekre sekaligus juga mengumpulkan dana Produk yang dijual dapat terjual dan jumlah uang yang terkumpul di kotak uang sesuai dengan nilai produk. Produk yang disediakan di sekre habis dengan cepat, namun jumlah uang

186

Evaluasi

Saran

4



Evaluasi

Saran

5


yang terkumpul di kotak uang sering kurang dari seharusnya walaupun tetap untung tapi sedikit. Panitia banyak yang tetap berhutang dan tidak menuliskan jumlah hutangannya di daftar hutang. Ada juga beberapa panitia yang mendepositkan uangnya, hal ini membuat hitungan harian dan mingguan jadi kacau. Jika ada penjaga yang menjaga maka pemasukan akan lebih akurat, namun karena tidak mungkin ada yang selalu standby hanya menjaga snack tersebut maka aturan yang jelas sangat perlu ditegakan. Garage sale di gasibu Fajar Caesar, Reynaldi CP , Erna Kristiawati Menjual baju bekas di gasibu setiap minggu pagi. Baju dijual dengan kisaran harga Rp 5.000 - Rp. 30.000 Baju bekas didapatkan dari calon panitia 2011 saat diklat terpusat hari pertama. Mengumpulkan dana dengan modal seminimal mungkin. Mendapatkan keuntungan. Pada awal pelaksanaan garage sale ini sangat menguntungkan karena tempat yang kami dapatkan bebas biaya retribusi preman dan pendapatan bersih yang terkumpulkan sekitar 1,6 juta. Namun pada pelaksanaan minggu selanjutnya pendapatan garage sale mengalami depresiasi . Meskipun telah membuka 2 spot di gasibu namun tetap tidak bisa mengungguli pendapatan garage sale perdana. Pelaksanaan garage sale mengalami penurunan pendapatan dikarenakan beberapa faktor, antara lain :  Mematok harga yang terlalu bervariasi dan tidak konsisten setiap minggunya.  Pemilahan barang yang akan dijual hanya dilakukan di 2 minggu awal saja. Seharusnya bila setiap akan menjual selalu dipilah berdasarkan tingkat kelayakannya maka barang yang bagus akan merata terbaginya.  Seharusnya baju yang bagus tidak dikeluarkan terlebih dahulu, hal ini dikarenakan yang menyerbu pertama kali adalah pedagang sekeliling yang meminta harga murah.  Pertahanan harga bila ada seorang ibu-ibu yang menawar haruslah sangat kuat, sehingga harga tidak turun drastis.  Spot kedua yang kami dapatkan bukanlah tempat yang sesuai untuk berjualan barang bekas (tidak sesuai target market)  Garage sale ini sangat menguntungkan, akan lebih baik bila tahun depan tetap dilanjutkan dan langsung membuka 2 spot dengan memperhatikan kesesuaian target market.  Baju yang sudah jelek dan tidak laku tidak usah dibawa lagi pada minggu berikutnya karena hanya akan memenuhi dan memberatkan barang bawaan. Danus saat pendaftaran penerimaan mahasiswa baru di sabuga Rafika Pratiwi , Erfika Maria Menjual mercandise ITB seperti agenda almamater, gantungan kunci, stiker, pin, boneka, kemudian kami juga mnejual aqua,roti dan nasi ayam.

187


Evaluasi

Saran

6



Evaluasi

Saran

Merchandise didapatkan dari meminjam dari istek salman,sementara agenda didapatkan dari meminjam dari IMAG, boneka merupakan usaha dari Erna Kristiawati. Mengumpulkan dana Mendapatkanm keuntungan lebih dari 500ribu Berdanus ini cukup menguntungkan, namun cukup melelahkan karena harus mengasong sepanjang hari, selain itu kompetitor utama adalah tokema yang mempunyai spot yang besar di sabuga itu. namun pelaksanaan ini cukup mendapatkan keuntungan. Karena acara ini berlangsung saat awal-awal, jadi staf danus bisa membantu semua dan keuntungan kami juga mencapai 500rb, namun semestinya tidak perlu menjual makanan dan minuman juga, karena banyak penjual makanan dan minuman di sabuga. Susah untuk bersaing dengan para penjual makanan tersebut. Jika ingin berjualan yang menjadi target adalah para orang tua yang menunggu anak mereka selama proses daftar ulang. Jadi sebenarnya bisa dijual sejenis kalkulator scientific, jas lab, google dan buku-bukuan, namun harus lebih menarik daripada kokesma. Usahakan mendapatkan barang dengan cara meminjam, karena pada awalawal divisi ini tidak memiliki modal yang cukup untuk memproduksi sendiri. Berjualan Rubber Band OSKM Erna Kristiawati Berjualan rubber band bertuliskan visi OSKM ITB 2012 dalam 4 warna yang merupakan warna utama oskm. Rubber band ini dijual pada saat diklat panitia dan target market nya adalah panitia dan juga mahasiswa baru ITB. Mengumpulkan dana Rubber band terjual habis Penjualan rubber band ini dilaksanakan pada saat diklat panitia oskm dan dilanjutkan dengan berjualan di sekre OSKM. Selain itu, ada juga flyer yang disebar kepada para taplok saat oskm,sehingga pembelian bisa dilakukan secara kolektif melalui taplok. Saat hari H oskm, panitia danus pun berkeliling saat lingkar wacana sambil membawa rubber band dalam kotak. Selain itu poster penjualan rubber band juga diupload ke website dan facebook OSKM ITB. Rubber band warna kuning dan ungu masih tersisa, hal ini dikarenakan 2 warna tersebut kurang diminati untuk menjadi sebuah gelang. Kesalahannya adalah sebelumnya tidak dilakukan diversifikasi warna yang lebih laku di pasaran sehingga memproduksi 500 buah untuk 4 warna dengan jumlah tiap warna sama. Seharusnya warna merah dan abu-abu yang lebih laku di pasaran lebih diproduksi banyak. Rubber band ini sangat diminati, khususnya untuk maba. Saat mempromosikan ada baiknya menawarkan gelang 1 warna yang sama untuk 1 kelompok taplok. Rubber band yang diproduksi juga bisa bewarna sama dengan warna tiap panitia lapangan, karena arogansi divisi panitia lapangan cukup bermanfaat untuk penjualan rubber band ini.

188

7


Evaluasi

Saran

8



Evaluasi

Saran

9.


Rubber band harus diproduksi dengan warna yang umum disukai banyak orang. Rubber band ini cukup menguntungkan karena penjualannya cukup mudah dan memiliki profit 100%. Danus tajil Amalia Sekar Menjual tajil (es cendol, es blewah, es jelly dan puding) untuk buka puasa di dalam kampus ITB. Kegiatan ini dilakukan 2 kali. Untuk mengumpulkan dana Semua tajil terjual. Hari pertama : Menjual 30 buah es cendol (@ Rp 5000) dan 60 buah puding (@Rp 2500). Sisa 35 puding Hari kedua : Menjual 40 buah es jelly dan blewah. Puding tidak terjual habis hal ini dikarenakan puding yang kami tawarkan tidak dingin. Penyediaan tajil dan mulai jualannya tidak boleh telat, hal ini dikarenakan berjualan tajil di ITB memilikk banyak kompetitor. Kami hanya berjualan 2 kali dikarenakan sesudah itu sudah memasuki masa liburan. Berjualan tajil yang manis dan segar, jika bisa dijual dengan harga dibawah lima ribu akan lebih menarik. Profit yang ddidapat juga cukup lumayan. Jika berjualan akan lebih menguntungkan dengan langsung menyebar ke himpunan-himpunan, khususnya himpunan yang terdapat panitia OSKM didalamnya. Penyebaran Proposal Sponsorship Michael Julianto Menyebarkan proposal ke perusahaan-perusahaan di Jakarta dan di Bandung, setelah itu memfollow up. Jika perusahaan setuju maka akan ditindak lanjuti dengan berusaha membuat kesepakatan kontrak. Untuk mengajukan kerjasama sponsorship dan untuk mendapatkan dana. Proposal dapat tersampaikan dengan baik, mendapat contact person dan dapat di follow up. Staf fundarising dibagi dalam 4 kelompok, 3 kelompok bertugas menelpon dan membuat kepastian pengiriman proposal melalui media apa. Sedangkan 1 kelompok lainnya bertugas untuk mengeprint proposal dan mengirimkan proposal Dengan pembagian kelompok ini tugas akan lebih efektif, selain itu setiap kelompok juga diwajibkan membuat update kerja mereka di facebook fundraising oskm. Kegiatan ini agak terlambat dilakukannya karena menunggu proposal jadi. Padahal menelpon perusahaan sudah dilakukan terlebih dahulu, namun saat perusahaan meminta proposal jadi belum bisa dikirimkan. Untuk berikutnya, sebaiknya proposal dan surat persetujuannya sudah minimal 1 bulan sebelumnya, karena untuk mengajukan proposal perusahaan memiliki prosesnya tersendiri yang cukup memakan waktu, dan sulit bila masih mencari sponsor ketika acara sudah berjalan. Berjualan saat donor darah alumni ITB 1992 Rafika Pratiwi Berjualan merchandise ITB seperti gantungan kunci, stiker, agenda, boneka,

189


Evaluasi

Saran

10.


Evaluasi

Saran



dan kaos ITB Untuk mendapatkan dana Mendapatkan keuntungan Saat donor darah ini alumni 1992 menginginkan untuk memberikan merchandise kepada orang yang ingin mendonorkan darahnya tapi tidak memenuhi persyaratan, akhirnya panitia membeli 500 buah stiker dari kami. Selama 2 hari pelaksanaan kami mendapatkan keuntungan yang lumayan. Yang menjadi kendala adalah adanya kesalahpahaman dengan BUMK KM ITB, agenda yang dijual oleh KM ITB ternyata tidak boleh kami pinjam melainkan harus dibeli putus. Sementara agenda tersebut kurang menarik untuk dijual karena sudah melewati setengah tahun 2012. Sehingga keuntungan kami jadi berkurang untuk membeli agenda tersebut. Acara kealumnian seperti ini cukup menguntungkan, karena stand tidak perlu bayar, dan juga sekaligus bisa mencari alumni yang mau memberikan donasinya. Berjualan selama KRN (Kontes Robot Nasional) Rafika Pratiwi, sebastianus Reynaldi Menjual mercandise ITB seperti agenda almamater, gantungan kunci, stiker, pin, boneka. Untuk mendapatkan dana Karena tanpa modal, jadi diharapkan mendapatkan keuntungan minimal 200rb Pelaksanaan kegiatan ini cukup mengenaskan, karena saya selaku kadiv danus tidak bisa mendampingi, dari staf danus yang bisa ikut serta hanya rafika, agus, dan reynaldi sehingga mendapatkan bantuan dari teman rafika yang bernama Olga.  

Mendapatkan keuntungan lebih dari 200rb. Kurangnya SDM cukup mengenaskan, tapi sangat berterimakasih dengan adanya bantuan  Hari kedua KRN hujan turun, sehingga proses berjualan tidak bisa dilakukan lagi Untuk kegiatan berdanus yang mengasong minimal ada 4 personil yang tervagi ke dalam 2 tim dan menyebar, sehingga bisa cepat menjangkau semua area. Berjualan Kaos fakultas Erna Kristiawati, Agustian Surya, Michael Julianto Menjual kaos fakultas dengan desain yang unik dan menarik yang bisa dipakai oleh semua angkatan di ITB karena tidak mengandung identitas 2012 ataupun nama fakultasnya, sehingga bisa dibeli oleh siapapun tanpa membatasi target marketnya . Untuk mendapatkan dana Menerima pemesanan lebih dari 240 buah atau 20 buah per fakultas  Sistem promosi kaos ini dilakukan dengan beberapa cara. Yang pertama dengan meminta bantuan 1 orang PJ tiap fakultas yang bertugas untuk menawarkan kaos ini. setiap PJ akan mendapatkan keuntungan seribu setiap kaosnya. Yang kedua dengan cara mengupload gambar di website

190

OSKM ITB dan facebook OSKM. Yang ketiga dengan cara menyebar flyer ke setiap kelompok taplok.  Pemesanan dilakukan dengan cara sms, email dan juga mengisi form google docs.  Pembayaran dibatasi sampai tanggal tertentu dan bagi yang melewati batas pembayaran dianggap tidak memesan  Dibuka 2 kloter, kloter 1 sebelum OHU dengan pengambilan barang saat OHU. Kloter 2 setelah ohu dan pengambilannya dilakukan 14 hari stelah OHU selesai. Evaluasi

Saran

12



Evaluasi Saran 13.



 Meskipun berjualan kaos adalahs esuatu yang umum dan memiliki banyak kompetitor (sudah ada lebihd ari 5 kompetitor, belum termasuk ITB united) namun peminat kaos ini tetap saja banyak karena pemesan kloter 1 mencapai 335, dan kloter 2 mencapai 150. Untuk berjualan kaos yang terpenting adalah desainnya, jadi desain yang dibuat haruslah menarik sehingga bisa menarik pembeli khususnya untuk 2012. Berjualan saat IMSS (International Moeslim Student Summit) Rafika Pratiwi, Erna Kristiawati Kegiatan ini tidak direncanakan dan berlangsung karena melihat adanya stand yang masih kosong saat hari terakhir IMSS. Sehingga kami memanfaatkannya dengan berjualan merchandise ITB dan roti . Dengan mendapatkan bantuan dari Sekjen OSKM (kak Arbi) kami diperbolehkan meminjam stand tersebut pukul 16.00 sampai 18.00 dengan gratis. Untuk mendapatkan dana Mendapatkan keuntungan Pelaksanaan yang mendadak ini mengakibatkan hanya erna, rafika, agus dan kak arbi saja yang membantu dalam proses penjualan dalam stand ini. meskipun hanya 2 jam saja, namun cukup menguntungkan, kami mendapatkan keuntungan hampir 100rb. Jika melihat peluang stand kosong harusnya segera mencari petinggi OSKM dan meminta bantuan sehingga bisa meminjam stand dengan gratis. Harus pandai melihat peluang yang ada dan mendata semua kegiatan yang akan berlangsung di itb. Mempromosikan Seminar yang diadakan oleh majalah Kontan dan KM ITB Erna Kristiawati Kegiatan seminar ini dilaksanakan oleh majalah kontan bekerja sama dengan KM ITB, untuk mencari mahasiswa yang mau mengikuti seminar ini KM ITB meminta bantuan kepada fundraising OSKM untuk mencari peserta sebanyak 30 orang dan untuk kompensasinya KM iTB akan memberikan uang sejumlah Rp 300.000 Untuk mendaptakan peserta Seminar sekaligus mendaptakan uang Medapatkan 30 peserta Dengan menyebar poster seminar ini ke berbagai grup Facebook dan menawarkannya secara langsung kepada panitia OSKM Mendapatkan 30 peserta dan mendapatkan 300rb -

191

Kendala keseluruhan Kendala yang kami temui adalah masalah SDM. Jumlah awal anggota danus dan sponsorship memang 14 orang dan itu sudah dibilang cukup lumayan. Namun seiring berjalannya waktu anggota pun akan menyusut dikarenakan banyaknya osjur yang sudah dimulai. OSKM tahun ini juga berlangsung ditengah bulan Ramadhan, hal ini menyebabkan ada 1 anggota yang harus pulang kampung, 1 anggota yang mendobel pekerjaan dengan menjadi panitia lapangan yaitu divisi medik. Menjadi panitia ganda di dua tempat ini bisa menjadi salah satu kendala juga, karena kasubdiv danus menjabat menjadi bendahara bidang acara yang menyebabkan kegiatan danus agak kuarang terkendali bila ia harus mengikuti rapat bendahara. Sub divisi Sponsorship juga tidak bisa maksimal karena sdm yang ada harus bekerja keras untuk sponsor dan danus secara bersamaan. Proposal sponsorship yang agak lama disahkannya itu juga mnejadi salah satu kendala dan penghambat divisi sponsorship untuk bergerak, dan perusahaan juga cenderung kurang berminat karena acara sudah dimulai saat waktunya untuk di follow-up. Kendala lainnya adalah alumni yang kurang merespon ajakan untuk berpartisipasi dalam memberikan donasi. Hal ini mungkin karena tidak bertemu langsung misal dalam suatu acara atau karena tidak mengenal langsung alumni itu sendiri. Selain itu data alumni yang diminta dari IA ITB dan juga dari menteri hublu KM ITB kurang valid, banyak nomer telepon yang sudah tidak bisa dihubungi.

Evaluasi keseluruhan Evaluasi untuk keseluruhan kinerja danus cukup memuaskan, kami bekerja dengan kompak meskipun banyak yang cabutan karena banyaknya aktivitas lain yang lebih diprioritaskan. Dengan berbagai kegiatan yang sudah danus lakukan seperti yang telah tercantum diatas sudah mendapatkan profit yang cukup. Jika memungkinkan maka sebaiknya segera melakukan closereq untuk panitia fundraising sampai jumlah yang cukup, sehingga selama diklat terpusat, danus pun bisa berjalan dengan jumlah SDM yang terpenuhi. Selama diklat terpusat juga segera menarik ca-panitia yang memilih masuk divisi fundraising. Meskipun banyak yang ogah-ogahan, namun tidak ada salahnya mencoba. Penanggung jawab setiap kegiatan sebaiknya adalah staf 2011. Sedangkan kasubdiv juga harus bekerja untuk mengontrol sub divisi mereka. kesalahan fundraising OSKM ITB 2012 adalah yang menjadi penanggung jawab adalah kasubdiv dan kadiv. Kasubdiv juga tidak bisa mengontrol setiap kegiatan secara detail. Untuk danus snack di sekre memang kurang terkontrol dan memang susah dikontrol bila tidak ada penjaga yang senantiasa stand by. Menjual produk dengan variasi yang tidak terlalu banyak bisa menjadi salah satu cara untuk mengontrol pendapatan. Setiap hari juga harus ada piket dari staf danus untuk mengambil uang dari kotak uang. Jika diserahkan hanya pada satu orang saja akan menjadi suatu pekerjaan yang melelahkan dan membosankan. Untuk evaluasi penyebaran proposal sponsorship, kegiatan ini dilakukan bisa dibilang cukup terlambat. Hal ini dikarenakan proposal dan surat yang siap terlambat pula. Bila dilakukan pada 2 bulan sebelumnya maka akan lebih menjanjikan.

Saran untuk kedepannya 

Harus ada sistem yang jelas dan juga pembagian tugas yang jelas untuk anggota fundraising, jadi sudah dibagi menjadi 2, ada yang bertugas mengurusi sponsor dan danus. Hubungan alumni ada baiknya bila dipisah dan difokuskan lagi, namun bila tidak memungkinkan, digabung dengan sponsorship juga tidak masalah.

192    

  

Sebaiknya danus sudah dimulai saat oprec panitia, dengan menjual kaos propaganda saat awal-awal pendaftaran panitia akan lebih menguntungkan. Karena antusiasme terhadap OSKM masih membara. Harus mencari data alumni yang jelas saat awal-awal. Mencari sebanyak-banyaknya dan usahakan mendapatkan no HP masing-masing alumni. Proposal dibuat lebih cepat setidaknya 1 bulan sebelum hari H beserta surat pengantar dari LK. Untuk kunjungan ke perusahaan sebaiknya langsung menyebar ke beberapa perusahaan sekaligus dalam satu hari dan sudah menelepon sebelumnya sehingga tahu siapa yang harus didatangi ketika mengunjungi perusahaan. Data perusahaan juga harus dikumpulkan sebanyak-banyaknya. Data perusahaan dapat diperoleh dari data perusahaan sponsor acara-acara ITB lainnya. Harus ada acara senang-senang yang mengakrabkan panitia di dalam danus, sehingga bisa bekerja dengan gembira dan saling dekat antar anggota Jangan melupakan eval setiap kegiatan, eval bagi sebagian orang memang merupakan hal yang cukup membosankan, namun bisa diakali dengan cara mengajak ngobrol para anggota saat beberes selesai berjualan atau selesai melakukan sesuatu. Jadi mengobrol yang secara tidak langsung membahas soal eval.

193

LPJ KETUA DIVISI PUBLIKASI MEDIA OSKM ITB 2012 (Zaki Muhammad – Teknik Sipil 2010 ) Deskripsi kerja

Status  

Bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Eksternal Pelaksana tugas – tugas publikasi dan pensuasanaan OSKM ITB

Wewenang  

Melakukan penjabaran terkait tugas – tugas publikasi Melakukan pengambilan keputusan dalam tataran publikasi

Tugas      

Membuat timeline publikasi media Membuat flow propaganda Membuat RAB divisi Menentukan titik-titik publikasi Mengupdate media online Memasang poster dan propaganda di kawasan kampus


Kadiv Pubmed Staff Pubmed* *) 2010 memiliki tanggung jawab lebih sebagai penanggung jawab beberapa publikasi dan sebagai konseptor konten publikasi. 2011 lebih kearah eksekutor


No

Nama

Jurusan

1

Zaki Muhammad

T. Sipil 2010

2

Erfan Balya

T. Sipil 2010

3

yudist admiral n

T. Geofisika 2010

4

danny andrianto

T. Informatika 2010

5

Reza Fachrizal

T. Tenaga Listrik 2010

6

Muhammad Ridlwan Fauzi

T. Industri 2011

194

7

Rumaisa Restiani

T. Geologi 2011

Jumlah SDM

7 orang

Pembagian sistem kerja / sistem koordinasi 2010 menjadi penanggung jawab dari program kerja. Pembagian terlampir di laporan kerja. 2011 lebih kearah eksekutor untuk proker-proker pubmed.

Standard operational procedure (sop) a.

b.

c. d.

Publikasi Media tidak bertanggung jawab atas isi publikasi (Yang dimaksud tidak bertanggung jawab atas isi adalah karena sebelum diluncurkan, isi akan diberikan kembali ke pihak yang membutuhkan publikasi sehingga setelah itu baru dapat diluncurkan, maka dari itu harap bagi pihak yang membutuhkan publikasi setelah tim kami merancang content untuk benar-benar memeriksa apakah sudah benar atau masih terdapat kekurangan atau hal yang perlu diralat). Hal yang akan dipublikasikan (kita sebut saja benda A) dikirim paling lambat beberapa hari sebelum tanggal publikasi, berikut keterangannya: i. Poster undangan (3 hari sebelum hari H) ii. Dunia maya (1 hari sebelum hari H) iii. Yang lainnya didiskusikan dulu dengan kadivnya. Ada tanda tangan atau persetujuan antar divisi publikasi Media dan pemberi benda A. Semua yang dipublikasikan harus seizin kadiv publikasi.

Laporan kerja

No 1

2

3


Membuat Timeline Publikasi

Penanggung Jawab

Zaki Muhammad

Deskripsi

Membuat timeline kerja, alur propaganda, dan rencana-rencana publikasi

Tujuan

Menjaga keberjalanan proses pensuasanaan OSKM kepada massa kampus


Terciptanya timeline

Pelaksanaan

Timeline tercipta

Evaluasi

Timeline kurang akurat, banyak yang terlambat karena kurangnya koordinasi dengan divisi lain yang bersangkutan

Saran

tingkatkan koordinasi dengan yang lain

Nama Kegiatan

Membuat flow publikasi dan propaganda

Penanggung Jawab

Zaki Muhammad

Deskripsi

Membuat sinkronisasi pensuasanaan dalam kampus

Tujuan

Mengatur pensuasanaan dalam kampus


Terciptanya grafik flow

Pelaksanaan

grafik flow tercipta

Evaluasi

grafik flow tidak sepenuhnya terlaksana

Saran

lebih berhati-hati dalam pembuatan flow dan pelaksanaan publikasi

Nama Kegiatan

Membuat RAB divisi

195

4

5

6

7

Penanggung Jawab

Zaki Muhammad

Deskripsi

Menentukan anggaran belanja dari divisi

Tujuan

Terciptanya anggaran dana untuk keberlangsungan publikasi


Terciptanya RAB

Pelaksanaan

RAB tercipta

Evaluasi

pembuatan RAB kurang akurat karena RAB sebelumnya kurang tepat

Saran

bahas RAB dengan kadiv pubmed sebelumnya

Nama Kegiatan

Menentukan titik-titik publikasi

Penanggung Jawab

Zaki Muhammad

Deskripsi

Menentukan titik-titik untuk pemasangan poster, propaganda, baligho, spanduk, dll.

Tujuan

Massa kampus tahu tentang OSKM


Terciptanya titik-titik publikasi

Pelaksanaan

Titik publikasi dibuat (terlampir di lpj ini)

Evaluasi

tidak 100% spot publikasi dipakai, namun digunakan secara efektif

Saran

lebih pertimbangkan spot-spot publikasi yang ramai

Nama Kegiatan

Publikasi dunia maya : web OSKM

Penanggung Jawab

Danny Andrianto

Deskripsi

Mempublikasikan OSKM melalui media website

Tujuan



Media web diupdate dan pensuasanaan menyesuaikan dengan flow yang ditentukan

Pelaksanaan

media web rutin diupdate

Evaluasi

konten sering bermasalah sehingga merepotkan update web

Saran

SOP harus ditaati oleh semua divisi

Nama Kegiatan

Publikasi dunia maya : Twitter OSKM

Penanggung Jawab

Reza Fachrizal

Deskripsi

Mempublikasikan OSKM melalui media twitter

Tujuan



Media twitter diupdate dan pensuasanaan menyesuaikan dengan flow yang ditentukan

Pelaksanaan

Media twitter rutin diupdate

Evaluasi

konten sering bermasalah sehingga merepotkan update twitter

Saran

SOP harus ditaati oleh semua divisi

Nama Kegiatan

Publikasi dunia maya : Facebook OSKM

Penanggung Jawab

Erfan Balya

Deskripsi

Mempublikasikan OSKM melalui media Facebook

Tujuan



Media Facebook diupdate dan pensuasanaan menyesuaikan dengan flow yang ditentukan

Pelaksanaan

media facebook kurang diupdate dan menimbulkan konflik

196

8

9

Evaluasi

konflik yang terjadi ada yang sesuai dan ada yang tidak sesuai dengan flow yang ditentukan

Saran

lebih pertimbangkan kebutuhan facebook, tentukan SOP dari awal

Nama Kegiatan

Penyebaran poster dan propaganda

Penanggung Jawab

Yudist Admiral

Deskripsi

Mempublikasikan OSKM melalui media poster dan propaganda

Tujuan



Media Facebook diupdate dan pensuasanaan menyesuaikan dengan flow yang ditentukan

Pelaksanaan

Poster dan propaganda disebar

Evaluasi

penempelan poster dan propaganda sering kekurangan orang

Saran

divisi lain saling membantu

Nama Kegiatan

Konferensi Pers Media Kampus

Penanggung Jawab

Zaki Muhammad

Deskripsi

Konferensi pers yang ditujukan kepada pers media kampus untuk sosialisasi perkembangan OSKM dan penyebaran informasi ke massa kampus

Tujuan

Penyebaran informasi ke massa kampus melalui media kampus yang lain


perwakilan masing-masing media kampus hadir

Pelaksanaan

3 dari 5 unit mengirimkan perwakilan ke konferensi pers

Evaluasi

konferensi pers kurang persiapan dari konsep dan konten

Saran

lebih persiapkan konsep dan konten dari jauh-jauh hari

Kendala keseluruhan  



Jarangnya rakor full team. Rapat koordinasi sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan kepanitiaan untuk mencegahnya miskoordinasi antar divisi Kurangnya SDM. Divisi publikasi media yang kekurangan peminat mengalami kesulitan dalam menjalankan prokernya karena kekurangan SDM. Idealnya dari awal pembentukan kepanitiaan kadiv langsung close rec cukup banyak orang yang dapat dipegang untuk menjalankan proker-proker utama. Pembuatan RAB yang tidak sesuai. Kurangnya koordinasi dengan kadiv sebelumnya dan terlalu bergantung pada RAB pada LPJ tahun lalu bisa menyebabkan kesulitan pada saat kerja perihal dana.

Evaluasi keseluruhan       

Pengembangan web cukup baik, massa pun cukup aktif membuka web. Twitter yang aktif mendapatkan follower yang cukup banyak hingga melebihi twitter terdahulu. Konferensi pers berjalan kurang lancar karena kurang persiapan dari pihak panitia dan terlambatnya pemberitahuan kepada media pers kampus. Facebook tidak terlihat jelas kegunaannya. Lebih diupdate lagi untuk kedepannya. Masalah perizinan mengenai spanduk baligho direncanakan jauh-jauh hari Spanduk saat forbas gagal dipasang karena kurang persiapan dari SDM pubmed. Countdown timer dan instalasi logo yang dipasang di gaung dpr dan boulevard cukup menarik perhatian massa

197 Saran untuk kedepannya     

Twitter, facebook dan web dari awal kepanitiaan langsung dibuat Untuk web, usahakan minimal 2 orang yang mengurus supaya tidak kesulitan dalam pengembangannya. Coba usahakan domain itb.ac.id supaya dapat diwariskan ke pubmed berikutnya. Bikin konsep publikasi yang lain yang menarik seperti konferensi pers. SOP lebih diingatkan ke divisi lain.

198

LPJ KETUA DIVISI INTRAKAMPUS OSKM ITB 2012 (Ryan Fadhillah Hadi – Teknik Penerbangan 2010 ) Deskripsi kerja

Status  

Bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Eksternal Menjembatani dan menjaga hubungan baik antara panitia OSKM ITB 2012 dengan massa kampus

Wewenang  

Menyebarkan informasi mengenai OSKM ITB 2012 kepada massa kampus Menampung kritik dan saran mengenai OSKM ITB 2012 dari massa kampus

Tugas     

Membuat SOP Roadshow Membuat SOP pembuatan forum Mengadakan forum sesuai kebutuhan Mengadakan Roadshow sesuai kebutuhan Menyebarkan informasi melalui berbagai media

Alur kerja struktur panitia

MSDM Raden Annisa Dhini PJ Himpunan Ririn Ariani Dewi/ Pipit Uky Vivitasari

Nabi Intrakampus Ryan Fadhilah Hadi

PJ Unit Andi Hermansyah/ Firda Amalia

PJ Buku Sakti Himpunan 2010 PJ Unit Perzona 2011

PJ Buku Sakti Unit 2010-2011

PJ Roadshow 2010

PJ Fakultas Interfak 2010

LO Unit Agama 2010-2011


No 1

Nama Ryan Fadhilah Hadi

Jurusan T. Penerbangan

199

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Firda Amalia Endang Setya Ningsih Pipit Uky Vivitasari Ririn Ariani Dewi Andi Hermansyah Jaisyalmatin Pribadi R. Annisa Dhini S. K. Gigih Kusuma Atmaja Natasya Denaya Pasha Jaza Yusron Fahim Hadi Maula Gilang Wirata Pratama Hadi Ferosa Arsadita Intan Ika Apriani Niwanda Nurina Amanda Castolina Alfi Yani Afifah Hasna Sukirno Weldy Jumlah SDM :

T. Penerbangan Sains dan Teknologi Farmasi Fisika Sains dan Teknologi Farmasi Sistem Teknologi Informasi T. Informatika Meteorologi T. Perminyakan Matematika Matematika T. Fisika T. Geodesi dan Geomatika Meteorologi T. Geologi T. Industri T. Fisika Kimia Fisika T. Kelautan 20 orang

Pembagian sistem kerja / sistem koordinasi Pada masa berdirinya divisi intrakampus, dibentuk sebuah sistem penanggung jawab. Pada awalnya, Ririn selaku kadiv intrakampus pendahulu Ryan melakukan roadshow sendirian. Dirasa berat, dibuatlah sebuah sistem dimana ada PJ Roadshow, PJ Forum, PJ Himpunan, dan PJ Unit. PJ Roadshow (Ririn Ariani Dewi) bertanggung jawab untuk mengkoordinir keberjalanan roadshow, berkoordinasi dengan PJ Himpunan (Pipit Uky Vivitasari) dan PJ Unit (Andy Hermansyah). PJ Forum (Ryan Fadhilah Hadi) bertanggung jawab untuk mengkoordinir keberjalanan forum (logistik, tempat, surat undangan, narasumber), berkoordinasi denga PJ Himpunan dan PJ Unit untuk urusan jarkom. Pada masa-masa pelengkapan konten buku sakti, sistem berubah karena ternyata dirasa tidak butuh PJ Roadshow (karena kebutuhan roadshow masih rendah), akhirnya hanya ada PJ Himpunan (Ririn menggantikan Pipit) dan PJ Unit (tetap Andy), dan dibawah mereka berdua ada orang-orang yang bertanggung jawab untuk melengkapi konten lembaga (unit dan himpunan dibagi perzona). Setelah masa-masa pelengkapan konten buku sakti berakhir, dimulailah masa masuknya 2011 dan perginya 2 ksatria intrakampus ke luar negeri (Ririn dan Andy), akhirnya posisi mereka digantikan. PJ Himpunan digantikan oleh Ryan, dan di sini PJ Himpunan berjalan sendirian tanpa bantuan (karena dirasa mampu untuk berhubungan dengan 29 lembaga), sedangkan PJ Unit digantikan oleh Firda Amalia, dengan 2011 menjadi pasukan dibawahnya, 2011 dibagi menjadi PJ Unit perzona. Kenapa? Karena pada masa ini unit dirasa kurang antusias sehingga harus digunakan strategi pendekatan personal. Dinasti ini terus bertahan sampai masa-masa menjelang hari H, di sini PJ Himpunan (Ryan) mulai mendelegasikan pasukannya (yang baru saja kembali dari kesibukan wisuda) untuk menjadi PJ Roadshow per 4 himpunan. Lalu mendekati hari H ditunjuk juga 6 LO Unit Agama yang langsung berkoordinasi dengan Novi (Divisi Manajemen Acara), serta 6 PJ Fakultas Interfak untuk menghubungi PJ Interfak per 2 fakultas yang langsung berkoordinasi dengan PJ Himpunan dan

200

Tim Mamet. Di sini peran PJ Unit mulai pudar karena Firda sibuk IMSS dan pulang kampung, akhirnya langsung di handle juga oleh PJ Himpunan.

Standard operational procedure (sop)

1. 2. 3.

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

13.

SOP roadshow ditujukan bagi panitia oskm 2012 dari divisi selain intrakampus oskm yang ingin mengadakan roadshow untuk masa kampus Sasaran roadshow adalah masa kampus yaitu masa himpunan dan masa unit Roadshow oskm bertujuan untuk meminta inputan dari masa kampus terkait dengan oskm 2012, menjalin hubungan baik antara panitia oskm dengan masa kampus, dan member iinformasi dari panitia oskm pada masa kampus Divisi yang ingin mengadakan roadshow menghubungi divisi intrakampus oskm melalui ketua divisi minimal H-3 Roadshow dilakukan oleh divisi yang bersangkutan ditemani minimal 1 orang dari intrakampus oskm Divisi intrakampus oskm berkewajiban menghubungi ketua/perwakilan himpunan dan unit untuk membuat janji Divisi intrakampus oskm mengoordinir roadshow Tiap roadshow yang dilaksanakan panitia oskm ditemani minimal 1 orang dari divisi intrakampus oskm Pelaksana roadshow diharapkan datang tepat waktu sesuai jam pertemuan dengan masa kampus Hasil roadshow akan di share lewat media komunikasi panitia oskm Pelaksana roadshow diharapkan bertutur kata sopan dan tidak menyinggung SARA Selain roadshow atas permintaan divisi selain intrakampus oskm, divisi intrakampus oskm juga melaksanakan roadshow rutin untuk meminta inputan dan melaporkan progress ke himpunan minimal 1 bulan 3 kali. Jalur komunikasi dalam divisi inrakampus, : divisi yang ingin mengadakan roadshow menghubungi divisi intrakampus (pj roadshow),

Laporan kerja

No 1


Laporan Kerja Pengadaan Forum Ryan Fadhilah Hadi Forum Massa (Sosialisasi, Audiensi, Penetapan, Persiapan) Penyebaran informasi dan proses negosiasi, supaya massa merasa dilibatkan dan merasa memiliki OSKM Minimal terlaksana 5 kali dan setiap forum minimal dihadiri oleh 30% lembaga yang diundang 7 Forum untuk massa himpunan dan massa unit telah dilaksanakan, dengan rincian: 1. Forum Progress Report 30/5/12 – [27 himpunan, 30 unit, presensi 47%]

201

2.

Evaluasi

Saran

2



Forum Sosialisasi Materi Metode Diklat Terpusat 3/6/2012 [20 himpunan, 11 unit, presensi 25%] 3. Forum Penetapan Materi Metode Diklat Terpusat 6/6/2012 [26 himpunan, 28 unit, presensi 44%] 4. Forum Sosialisasi Materi Metode dan Konsep Acara 3/7/2012 [26 himpunan, 12 unit, presensi 31%] 5. Forum Penetapan Materi Metode Acara 5/7/2012 [29 himpunan, 12 unit, presensi 33%] 6. Forum Sosialisasi Opening Closing 9/7/2012 [24 himpunan, 12 unit, presensi 29%] 7. Forum Penetapan Opening Closing 21/7/2012 [23 himpunan, 20 unit, presensi 35%] Ditambah 4 Forum khusus unit, dengan rincian: 1. Forum Sosialisasi OHU 13/6/2012 2. Forum Diskusi OHU 15/6/2012 3. Forum Teknis OHU 28/6/2012 4. Forum Diskusi Praopclose 16/7/2012 Diawal-awal forum suka kurang siap (handout dan undangan), dan kebanyakan forum diadakan tanpa surat undangan (lebih banyak menggunakan sms dan agendaganesha). Ketiadaan undangan ini diakibatkan oleh permintaan pengadaan forum yang terlalu mendadak (padahal hal ini melanggar SOP). Pada beberapa forum peran moderator kurang baik, sehingga forum kurang efektif dan efisien. Presensi lembaga pada forum sangat memprihatinkan, sampaisampai kalimat “OSKM milik kita bersama” seperti hanya rayuan belaka. Sebaiknya ada Penanggung Jawab yang benar-benar bertanggung jawab atas persiapan dan keberjalanan forum. SOP harap lebih dipatuhi, supaya tidak ada pengadaan forum yang terlalu mendadak. Moderator harap disiapkan dari jauh-jauh hari, termasuk alur berjalannya forum. Untuk meningkatkan presensi lembaga coba dicari cara supaya lembaga tertarik untuk datang, misalkan dengan adanya makanan gratis atau tontonan gratis, atau dibuat suasana forum yang panas sehingga massa tertarik untuk bersuara. Pengadaan Roadshow Ryan Fadhilah Hadi Menghampiri sekretariat lembaga untuk menyebarkan informasi Menjamin penyebaran informasi dan proses negosiasi apabila belum terlaksana saat forum Meminta kritik dan saran atas keberjalanan persiapan OSKM 2012 Minimal 20 dari 29 himpunan dikunjungi, dan minimal dilakukan 2 kali 29 dari 29 himpunan dikunjungi untuk meminta saran pada awal persiapan OSKM 2012. 23 dari 29 himpunan dikunjungi untuk meminta evaluasi persiapan OSKM 2012.

202

Evaluasi

Saran

3


Evaluasi

Saran

4


Roadshow pada awalnya dirancang agar menjadi back up system apabila informasi tidak tersampaikan (baik dari ataupun kepada panitia) pada saat forum, tetapi pada akhirnya rancangan ini tidak terlaksana (karena keterbatasan SDM) dan jadinya roadshow dilaksanakan dengan tujuan pendekatan kultural dengan himpunan yang dikunjungi, yaitu dengan meminta evaluasi dan saran keberjalanan persiapan OSKM 2012. Agar persebaran informasi merata, dibuat TOR dan SOP untuk roadshow, SOP berisi prosedur roadshow sedangkan TOR berisi materi yang akan disampaikan. Kurangnya SDM saat pelaksanaan roadshow sehingga tidak semua himpunan dikunjungi. Ada beberapa ketua himpunan yang sulit dihubungi. Keterlambatan konsep dan TOR roadshow sehingga membuat waktu semakin terbatas. Sebaiknya ada Penanggung jawab yang benar-benar bertanggung jawab atas persiapan dan keberjalanan Roadshow, termasuk pemetaan SDM untuk himpunan-himpunan yang akan dikunjungi. Sebaiknya dipastikan dari awal fungsi dan tujuan roadshow sejelasjelasnya supaya tidak terjadi kesalahpahaman. Pelengkapan Konten Lembaga di Buku Sakti Ryan Fadhilah Hadi Pengumpulan konten lembaga dari seluruh lembaga untuk keperluan Buku Sakti Mengumpulkan seluruh logo, ketua, dan profil lembaga untuk keperluan Buku Sakti Semua profil himpunan dan unit yang aktif terlampir di dalam Buku Sakti Pengumpulan dibagi perzona, dengan tiap penanggung jawab perzona sebagai pengumpul konten. Semua konten dikirim ke [email protected], dengan tenggat waktu tertentu, apabila sampai tenggat waktu konten belum dikirim makan akan digunakan konten dari tahun lalu, dengan perubahan hanya pada nama ketua. Inisiasi pengumpulan konten sakti terlalu mepet dengan tenggat waktu yang diberikan oleh bidang kreatif, sehingga terlalu mendadak. Beberapa kontak ketua unit tidak valid, sehingga kami tidak dapat menjamin permintaan konten tersebut tersampaikan atau tidak. Sempat ada miskomunikasi antara panitia dengan beberapa pihak diluar panitia. Ada beberapa kesalahan pada Buku Sakti yang sudah jadi, bukan pada database yang diberikan kepada bidang kreatif. Sebaiknya disiapkan dari awal terbentuknya panitia sehingga tidak bersifat mendadak. Sebaiknya setelah dummy Buku Sakti jadi, dicek secara mendetail supaya tidak ada kesalahan berarti pada Buku Sakti. Penyebaran Informasi Ryan Fadhilah Hadi

203

Deskripsi Tujuan


Evaluasi

Saran 5


Evaluasi

Penyebaran undangan forum, pemberitahuan roadshow, oprec mentor, handout dan notulensi forum, serta undangan acara. Agar pemahaman seluruh elemen kampus (yang direpresentasikan oleh ketua lembaga/perwakilan lembaga yang ada) merata mengenai OSKM 2012 80% lembaga terjamin penyebaran informasinya. Sesuai bab sebelumnya, ada sistem Penanggung Jawab untuk Unit dan Himpunan, hal ini untuk penyebaran undangan. Penyebaran undangan juga dilakukan melalui milis agendaganesha, menteri-menteri yang bersangkutan, serta melalui website dan twitter (berkoordinasi dengan Divisi Publikasi Media). Pemberitahuan roadshow dilakukan personal kepada ketua himpunan/PJS. Handout dan notulensi dikirimkan via email ke seluruh ketua lembaga dan ke perwakilan lembaga yang hadir dalam forum. Penyebaran informasi ini termasuk rekap calon kader/anggota himpunan yang menjadi panitia OSKM 2012, yang diberikan melalui email ke seluruh ketua himpunan (termasuk pendiklat, berkoordinasi dengan MSDM). Banyak kontak ketua unit yang tidak valid, banyak juga email ketua unit yang tidak ada di database. Sempat beberapa kali lupa minta tolong penyebaran undangan melalui menteri-menteri. Tidak berkoordinasi dengan kementerian medkominfo dalam hal penyebaran informasi. Sebaiknya penyebaran undangan dilakukan dari jauh hari sehingga tidak bersifat mendadak. Pembuatan Database Ryan Fadhilah Hadi Membuat database dengan isi kontak ketua himpunan dan ketua unit, serta ketua angkatan fakultas 2011 Mempermudah kerja dalam hal penyebaran informasi 80% lembaga terjamin kebenaran kontaknya. Database dibuat dari awall terbentuknya panitia dan di-update secara berkala (perihal PJS dan pergantian kepengurusan) dan dijadikan panutan dalam hal penyebaran informasi. Database dibuat online dengan google docs di http://bit.ly/intraoskm2012 dengan konten: 1. Database anggota (serta jobdesc dan agenda) 2. Database perangkat OSKM 2012 serta menteri-menteri kabinet yang bersangkutan 3. Database ketua himpunan 4. Database ketua unit 5. Database ketua angkatan fakultas 2011 6. Database mentor diklat terpusat 7. Database penanggung jawab interfak Database unit yang diberikan oleh kementrian tidak up to date sehingga kami harus mencari kembali kebenaran yang ada.

204

Saran 6


Evaluasi

Saran

Ada beberapa ketua unit yang kontaknya tidak valid. Udah mantap lah kalau soal database, paling cuma perihal kebenaran kontak kalau bisa dicari dari awal. Rapat Rutin Ryan Fadhilah Hadi Kumpul rutin untuk evaluasi kerja dan rencana kerja kedepannya Agar suhu dan pemahaman staf merata Setidaknya seminggu sekali dilaksanakan satu kali rapat Rapat rutin dijadwalkan setiap hari selasa, tetapi pada beberapa rapat sempat diundur ke hari lain karena banyaknya staf yang berhalangan pada hari tersebut. Di awal-awal tingkat kehadiran memprihatinkan, tetapi semakin mendekati hari H semakin berkembang jumlahnya. Banyaknya staf yang tidak konfirmasi baik langsung maupun tidak langsung. Peran MSDM kurang besar. Maksimalkan peran MSDM untuk konfirmasi kehadiran serta konfirmasi kesibukan untuk diolah, sehingga dapat diambil titik equilibrium di mana pada hari tersebut setiap staf dapat hadir pada rapat, karena sesungguhnya rapat itu ialah amat penting.

Kendala keseluruhan     

Permintaan mendadak dan kagetan, jadi suka ada yang miss terutama perihal forum Sulitnya membalas SMS (berlaku untuk staf juga massa kampus), sudah diminta konfirmasi tetapi tidak konfirmasi. Database kontak lembaga yang diberikan oleh kabinet tidak up to date. Kontak ketua lembaga ada yang tidak valid. Tingkat pemahaman mengenai tugas dan kondisi berbeda-beda antar staf, sehingga suka terjadi distorsi informasi.

Evaluasi keseluruhan  

 

Peran aktif massa kampus (melalui representasinya yaitu ketua lembaga masih dirasa kurang. Nabi kurang bisa mendelegasikan tugas, karena banyak yang ketika dibutuhkan tidak bisa bantu, sebaliknya ketika belum dibutuhkan tiba-tiba muncul, hal ini menyebabkan tugas intrakampus tidak dapat dijalankan dengan sempurna.` SOP hanya sebagai formalitas, padahal udah dibuat panjang dan keren gitu. Akhirnya dibuat SOP baru yang sifatnya lebih mendetail dan beberapa hal dibuat fleksibel Komunikasi dan koordinasi antar sesama yang masih kurang maksimal, padahal sudah banyak media yang disiapkan.

Saran untuk kedepannya  

Kalau bisa ada penanggung jawab dibawah Nabi sesuai dengan tugas yang diberikan, sehingga tidak semua dihandle oleh Nabi. Sebaiknya ada MSDM dibawah Nabi sehingga bisa memetakan SDM dengan tugas yang ada, dan perannya harus dijelaskan sejelas mungkin dan dimaksimalkan sebaik mungkin.

205 

SOP harus dipatuhi dan disakralkan, kalau perlu beri konsekuensi tegas apabila SOP dilanggar oleh divisi lain.

206

LPJ BIDANG OPERASIONAL

207

LPJ KEPALA BIDANG OPERASIONAL OSKM ITB 2012 (Risky Adha Pradikto – SBM 2013 ) Deskripsi kerja

Status   

Bertanggung jawab kepada Ketua perihal operasional Berkoordinasi dan bekerja sama dengan rekan – rekan ring satu kepanitiaan Membawahi divisi Akomodasi, Logistik, Produksi dan Dokumentasi


Menetapkan deskripsi kerja yang jelas bagi seluruh divisi di bawah bidang operasional Memberi arahan kepada divisi di bidang ini Mengawasi dan mengendalikan seluruh divisi di bawah operasional agar tetap berada dalam koridor arahan yang diberikan Menjembatani dan mengomunikasikan divisi di bawah operasional dengan divisi atau bidang lainnya

Tugas    

Mengoordinasikan bidang pendukung Memimpin rapat bidang Melaporkan progress kemajuan Mengambil keputusan yang telah diambil secara berkala


208

Ketua Bidang Operasional Risky Adha SBM '13 Kepala Divisi Akomodasi Gregorius Andrico GL '10

Kepala Divisi Logistik Endytio Nugroho PL '10

Kepala Divisi Produksi Faeruz Maulana TG '10

Kepala Divisi Dokumentasi Rizki Raditya Riyadi FI '10

Kepala Bidang dibantu oleh staff administrasi, yaitu: 1. 2.

Evelyn Mirandha AR’10 Fahma Febrian AR’`10

(Bendahara Operasional) (Sekretaris Operasional)


No

Nama

Jurusan

1

Gregorius Andrico

Geologi 2010

2

Endytio Nugroho

Planologi 2010

3

Faeruz Maulana

Teknik Geofisika 2010

4

Rizki Raditya Riyadi

5

Evelyn Mirandha Sitorus

Arsitektur 2010

6

Fahma Febrina

Arsitektur 2010

Fisika 2010

Jumlah SDM:

6 orang

Laporan kerja

No 1



2

Nama Kegiatan

Laporan Kerja Pendekatan Birokrasi dengan pihak pemebri dana (LTPB) Risky Adha Setelah mengetahui spek-spek apa saja yang dibutuhkan oleh bidang lain dan bidang operasional menyanggupinya, maka staff operasional mengkonsultasikan tentang penurunan dana dari LTPB Untuk mengetahui birokrasi dari LTPB Informasi didapat dan ada persetujuan dari pihak LTPB 2 minggu sebelum hari-H OSKM 2012 Belum bisa mengajukan lebih cepat karena belum ada permintaan detail dari bidang-bidang lainnya. Seharusnya bisa dilaksanakan lebih cepat dengan persiapan yang matang. Dan persiapan matang hanya bisa didapat dari kebutuhan bidang lainnya yang sudah fix atau mendekati fix Pembuatan Surat Pengadaan Barang dan Jasa (SPBJ)

209

Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Saran 3


4

Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Saran

Risky Adha, Fahma, Evelyn Pembuatan surat perintah kerja dengan spesifikasi dan detail dari bidang lain dengan persetujuan bidang operasional Mengurangi kesalah-pahaman antar pengaju dan penerima Digunakan untuk segala permintaan yang ditujukan kepada bidang operasional Mulai 20 Juni 2012 Terlambat digunakan dan kurang sosialisasi ke seluruh panitia OSKM 2012 Digunakan semenjak pembuatan RAB, agar tidak ada salah komunikasi dan pensalah artian bidang Operasional Pembuatan surat-surat yang berhubungan dengan bidang Operasional Fahma Febrian Membuat template surat menyurat. Contoh: MoU, SPBJ, SPK, dan sebagainya Membuat bahasa yang bisa dipahami oleh kedua pihak, dikarenakan operasional banyak berurusan dengan pihak luar kampus Surat dapat digunakan oleh staf yang memerlukan Sejak 6 juni 2012 Surat jarang digunakan karena banyak yang sudah disediakan oleh pihak LTPB mengingat lebih banyaknya prosedur dan bantuan yang diajukan oleh LTPB maupun Lembaga-lembaga kampus lainnya Template tetap harus digunakan agar kesalah pahaman bisa diminimalisir Forecasting biaya Operasional Risky Adha, Evelyn, Fahma Pembuatan RAB dan proposal dengan harga di daerah rata-rata Peminimalan dana dan pemaksimalan sumber daya 3 minggu semenjak terpilihnya panitia inti OSKM 2012 tidak bisa dilakukan maksimal karena waktu terlalu mendesak Kepanitiaan harus mulai terbentuk B-3,5

Evaluasi, kendala, dan saran keseluruhan Banyak kegiatan yang dilakukan terlalu mendadak, dan itu disebabkan belum matangnya konsep maupun detail yang diperlukan dari bidang lain. Bidang Operasional sering disalah artikan dan disalah gunakan SOP-nya, sedangkan SOP dibuat agar dapat memaksimalkan permintaan yang diajukan Permintaan banyak yang mendadak dan mendesak, dan itu disebabkan planning yang kurang matang Divisi-divisi di bidang Operasional sudah bisa mengerti alur kegiatan dan permintaan yang diajukan bidang lain. Tetapi sering kali ketidak percayaan muncul, karena prosedur yang sudah diumumkan maupun disepakati tidak diindahkan. Dan opersional sendiri sering keteteran dengan prosedur yang ada.

210

LPJ KETUA DIVISI LOGISTIK OSKM ITB 2012 (Endytio Eko Nugroho – Planologi 2010 ) Deskripsi kerja

Status  

Bertanggung jawab Kepala Bidang Operasional Pelaksana penyedia perlengkapan kegiatan OSKM ITB 2012

Wewenang      

Meminta daftar barang dari divisi yang membutuhkan maksimal H-5 dari acara Berhak menetukan mana barang yang sekiranya dibutuhkan dan yang tidak, sehingga dapat menekan pengeluaran Membuat SOP permintaan logistik Memenuhi kebutuhan logistik yang akan digunakan selama keberjalanan diklat hingga hari-H Membuat RAB logistik berdasarkan kebutuhan Melakukan kegiatan – kegiatan penyediaan logistik

Tugas    

Membuat SOP permintaan logistik Memenuhi kebutuhan logistik yang akan digunakan selama keberjalanan diklat hingga hari-H Membuat RAB logistik berdasarkan kebutuhan Melakukan kegiatan – kegiatan penyediaan logistik

Alur kerja / struktur panitia Kadiv Logistik Endytio Eko Nugroho

Bendahara Logistik

MSDM Logistik

Mustika Nurul Ulma PL’10

Umar Al Faruq PL’10 Staf Logistik


No

Nama

Jurusan

1

Umar Al Faruq

Planologi

2

Maulana Erwinsyah Putra

Planologi

3

Izzat Nafisha Mirza

Biologi

4

Azis Hakim Sjafruddin

Planologi

5

Mustika Nurul Ulma

Planologi

211

6

Gema Rizaldi

T.Perminyakan

7

Ahmad Zarkasi

T.Industri

8

Kevin Maulidian

Oseanografi

9

Grahadi Pandu Mughny

Oseanografi

10

Guntur Adisurya

T.Kimia

11

Muhammad Ichsan Abdillah

T.Industri

12

Herlina Widyastuti

Oseanografi

13

Ervan Sugiana

Planologi

14

Gery Pratama Oktaviano

Metereologi

15

Raidivan Rahditio

Manajemen Rekayasa Industri

16

Prawira Yudha

Metereologi

17

Astrini Nurul Sentanu

Oseanografi

18

Mohammad Arif Shalihuddin

Fisika Teknik

19

Aristyo Rahadian Wijaya

Metereologi

20

Aufar Ridwansyah

T.Material

21

Bintang Mahendra

T.Material

22

Edsel Ivander Hang

T.Geologi

23

Ahmad Baginda Lubis

Manajemen Rekayasa Industri

24

Rizky Fitriani

Sekolah Bisnis Manajemen

25

Qumil Laila Arham

T.Geodesi

26

Nadia Zahrina Wulansari

Oseanografi

27

Rezky Aresta Nafri

T.Perminyakan

28

Riksan Herdiana

T.Geologi

29

Abdi Surya

T.Perminyakan Jumlah SDM :

29 orang

Pembagian sistem kerja sistem / koordinasi

Pada masa diklat divisi ditunjuk 3 orang penanggungjawab (PJ) untuk memenuhi kebutuhan logistik diklat taplok, medik dan keamanan. PJ taplok adalah Aristyo R.W., untuk medik adalah M. Arif S., sementara keamanan adalah Agi. Kemudian sisa sumber daya dibagi merata. Pada hari H OSKM dibagi menjadi 2 kelompok dan masing-masing ditunjuk PJ-nya. Pertama untuk PJ Dinamis ada Gery P.O yang bertugas memantau dan mengerjakan tugas logistik di lapangan, sedangkan untuk PJ Base ada Umar A.F. yang bertugas menjaga logistik di base serta sebagai tenaga cadangan bila dibutuhkan di lapangan.

Standard operational procedure (sop) 

Divisi logistik hanya sebatas divisi penyediaan perlengkapan dan peralatan. Segala permintaan penyediaan yang telah diterima oleh Divisi Logistik, akan dilaksanakan sebagaiman seharusnya sehingga perlengkapan atau peralatan tersebut tersedia dan berfungsi baik. Divisi Logisitik hanya

212

  







bekerja di bawah Bidang Operasional, semua perintah yang ditaati hanya dari Bidang Operasional, tidak dari pihak lain. Ketika pemasangan peralatan diharapkan divisi lainnya ikut membantu. Segala macam kebutuhan yang dapat disediakan sendiri harap diusahakan oleh masing-masing divisi terlebih dahulu Permintaan kebutuhan peralatan dan perlengkapan dilakukan dengan menghubungi dan memohon permintaan ke penanggungjawab terkait dari divisi logistik lewat ketua divisi ataupun seorang penanggungjawabnya secara langsung, hal ini dilakukan untuk menghindari multiplikasi permintaan yang dapat menimbulkan kerancuan dan kerugian finansial. Pemesanan peralatan atau perlengkapan diinformasikan ke penanggung jawab atau ketua divisi logistik paling lambat 5 hari sebelum acara dimulai, menyesuaikan juga dengan pertimbangan waktu dan situasi kondisi. Apabila kondisi ini tidak dipenuhi, maka penyediaan barang kurang atau tidak akan maksimal. Teknis Lapangan untuk diklat, acara OSKM, dan acara OHU (bila diperlukan) diharapkan sudah sampai ke Divisi logistik minimal 72 jam sebelum diklat dimulai, Teknis Lapangan diberikan kepada Ketua Divisi Logistik atau penanggung jawab yang ditunjuk oleh Ketua Divisi Logistik. Mekanisme pembayaran dilakukan melalui divisi logistik dan bukti pembayaran diberikan kepada pihak yang berwenang oleh divisi logistik (bendahara logistik atau ketua divisi logistik). Bila SOP ini tidak dipenuhi, maka Divisi Logistik tidak bertanggung jawab atas ketidaksiapan logistik.

Laporan kerja

No 1


Evaluasi Saran 2


Laporan Kerja Penyediaan logistik diklat terpusat dan divisi Endytio Eko Nugroho (tetap PJ diatas ketiga PJ diklat divisi) mempersiapkan logistik untuk kegiatan diklat terpusat dan divisi (dibantu PJ diklat divisi) Menunjang kegiatan diklat Siapnya logistik minimal 30 menit sebelum acara dimulai Untuk diklat terpusat lebih banyak langsung disediakan oleh kadiv dan staf 2010 (close rec.), ketika diklat divisi baru mulai dibantu staf 2011. Hampir semua permintaan terpenuhi Cukup berhasil meskipun sering merasa kesulitan karena kurangnya staf pada awal diklat Langsung saja menarik staf 2011 yang memilih logistik pada pilihan pertama mereka Penyediaan logistik OSKM Endytio Eko Nugroho Mempersiapkan logistik untuk acara OSKM pada tanggal 27-31 Juli 2012 Demi kelancaran dan sebagai penunjang acara OSKM Siapnya logistik minimal 1 jam sebelum acara dimulai Kebutuhan logistik besar, contohnya panggung, sudah siap sejak H-1 Tidak semua staf dapat hadir saat hari H, tetapi ternyata cukup karena tidak terlalu banyak pekerjaan

213

Saran 3


Evaluasi Saran

Dapat berkoordinasi dengan baik dengan divisi acara serta dapat membagi staf dengan merata Penyediaan logistik kegiatan lain Endytio Eko Nugroho mempersiapkan logistik untuk acara lain yang masih berhubungan dengan OSKM, contoh : forsil, forbas, kumpul akbar Menunjang kegiatan yang berhubungan dengan OSKM Tersedianya logistik 30 menit sebelum acara dimulai Lebih sering dan banyak disediakan oleh kadiv dan staf 2010 karena kebanyakan forsil diadakan saat diklat terpusat berlangsung. Hampir semua permintaan terpenuhi Seringkali terdapat permintaan mendadak Kadiv harus lebih tegas agar divisi lain dapat menaati SOP yang telah dibuat sehingga tidak akan ada permintaan yang mendadak

Kendala keseluruhan      

Sikap ketua divisi yang kurang tegas SOP yang sering tidak dipenuhi sehingga munculnya permintaan mendadak dari divisi lain Permintaan mendadak yang muncul seringkali dari divisi opclos, detil acara mereka ada yang berubah saat H-1 acara Seringkali staf tidak memberikan konfirmasi setiap H-1 acara sehingga sulit membagi sumber daya yang akan datang Tidak semua staf dapat hadir Sistem ITB yang cukup menyulitkan saat memilih vendor untuk penyedia logistik yang diinginkan, juga saat pencairan dana

Evaluasi keseluruhan      

Kurangnya staf ahli, terutama pada posisi sekretaris divisi logistik Lebih baik ada 2 bendahara karena bila bendahara I tidak hadir ada bendahara lain yang dapat menggantikan Daftar kebutuhan barang yang dibuat divisi acara baik dan mudah Arahan kerja divisi acara saat hari H OSKM baik dan jelas Saat hari H koordinasi dengan divisi acara dan opclos harus baik, sehingga acara dapat berlangsung dengan lancar dan tidak terdapat permintaan yang mendadak SOP divisi logistik seharusnya DITAATI dan DIHARGAI oleh semua divisi lain, sehingga tidak terdapat permintaan dadakan seperti saat diklat dan hari H. Contoh yang pernah terjadi adalah saat diklat terpusat terdapat permintaan mendadak sehingga staf harus bekerja di luar tugas yang seharusnya


Kadiv tahun depan harus bisa bersikap lebih tegas sehingga semua divisi lain dapat lebih menghargai divisi logistik Koordinasi dengan divisi acara dan opclos hendaknya diperbaiki sehingga dapat terjali komunikasi dengan baik. Maka dengan begitu tidak akan terdapat permintaan dadakan, karena kebanyakan permintaan mendadak muncul dari kedua divisi tersebut

214  

Arahan kerja dan daftar kebutuhan barang dari divisi acara sudah baik, bila ingin mudah hendaknya kadiv tahun depan meminta hal yang serupa dari divisi acara tahun depan Penunjukan PJ saat diklat divisi dan hari H OSKM sangat membantu dan berguna, sehingga dapat meringankan pekerjaan kadiv dan mereka dapat berperan sebagai tangan kanan kadiv

215

LPJ KETUA DIVISI AKOMODASI OSKM ITB 2012 (Gregorius Andrico Hutomo – Teknik Geologi 2010 )

Deskripsi kerja

Status  

Bertanggung jawab kepada kepala bidang Operasional Pelaksana penyedia kebutuhan transportasi, konsumsi dan penginapan (jika dibutuhkan) kegiatan OSKM 2012

Wewenang  

Meminta daftar kebutuhan akomodasi dari divisi yg membutuhkan H-7 acara. Menentukan spesifikasi kebutuhan akomodasi sesuai anggaran dan ketersedian jenis kebutuhan.

Tugas    

Membuat daftar kebutuhan akomodasi (transportasi dan konsumsi) untuk OSKM 2012 Mengajukan RAB akomodasi Mencari dan menghubungi pihak penyedia kebutuhan akomodasi Menyediakan akomodasi untuk keseluruhan OSKM 2012



NO

Nama

Jurusan

1

Nara Mahendra

Teknik Material

2

Vani Novita

Teknik Geologi

3

Riska Susanti

Teknik Telekomunikasi

4

Ratna Galih

Teknik Fisika

5

Yoga Wisambudhi

Teknik Kelautan

216

6

Safrul Setyawan

Teknik Perminyakan

7

Oktanio Sitradewa

Teknik Industri Jumlah SDM

7 orang


Wakil Ketua Membantu ketua divisi dalam mengkoordinasikan persiapan kebutuhan akomodasi OSKM 2012 dan menggantikan Ketua Divisi dalam rapat koordinasi jika ketua divisi berhalangan hadir.

2.

MSDM Mengatur jaringan komunikasi antarstaff divisi akomodasi, mencatat dan mengelola kebutuhan sumber daya setiap waktu tertentu (misalnya pada saat kumpul divisi). MSDM langsung bertanggungjawab kepada kepala divisi.

3.

Sub Divisi Transportasi dan Penginapan Bertugas untuk mengelola data penyedia jasa transportasi dan penginapan, dan sebagai koordinator penyedia jasa transportasi dan penginapan sesuai dengan kebutuhan. Bagian transportasi langsung bertanggungjawab kepada kepala divisi.

4.

Sub Divisi Konsumsi Bertugas mengelola data penyedia jasa konsumsi , dan sebagai koordinator penyedia konsumsi. Bagian konsumsi dan penginapan langsung bertanggungjawab kepada kepala divisi.

Standard operational procedure (SOP) 1.

SOP Transportasi dan Penginapan  Kepala divisi yang membutuhkan akomodasi berupa transportasi dan penginapan wajib memberitahukan rencana kegiatan yang membutuhkan transportasi dan penginapan minimal 3 hari sebelum keberangkatan.  Staf akomodasi menyediakan transport berupa mobil dan atau akomodasi penginapan pada saat diadakan kegiatan tersebut jika diperlukan.  Staf akomodasi yang menyediakan kebutuhan transportasi dan penginapan berkoordinasi dengan kepala divisi untuk mekanisme pembayaran/penggantian biaya.  Staff akomodasi mengonfirmasi ketersediaan akomodasi siap pakai kepada kepala divisi yang membutuhkan.  Divisi yang membutuhkan dapat menggunakan fasilitas yang diminta sesuai pilihan yang ditentukan.  Setelah selesai menggunakan fasilitas akomodasi, kepala divisi yang bersangkutan wajib memberitahu kepala divisi akomodasi mengenai fasilitas yang telah selesai digunakan.

2.

SOP Konsumsi  Staff akomodasi mengonfirmasi kebutuhan jumlah konsumsi keseluruhan pada saat hari H OSKM 2012.  Staff akomodasi menghubungi pihak LTPB untuk memberikan surat permohonan penyediaan konsumsi untuk peserta dan panitia pada hari H minimal 7 hari sebelum dibutuhkannya konsumsi.  Jika pihak LTPB tidak bersedia, staff akomodasi akan mencari jasa peyedia konsumsi dari luar, dengan akibat bertambahnya anggaran konsumsi.

217  

 



3.

Jika pihak LTPB menyatakan bersedia memberikan konsumsi maka staff akomodasi wajib memastikan vendor” yang disediakan LTPB minimal H-3 dibutuhkannya konsumsi. Pada saat hari H, staff akomodasi menunggu kedatangan konsumsi di drop spot yang sudah disepakati sebelumnya dengan LTPB, lalu dikonfirmasi ulang mengenai jumlah total konsumsi yang telah tersedia oleh masing” vendor konsumsi. Konsumsi diutamakan untuk peserta dan panitia lapangan OSKM 2012 Pembagian konsumsi kepada peserta dilakukan dengan dibantu oleh Taplok masing-masing kelompok. Setelah seluruh peserta sudah diberikan konsumsi, maka panitia bisa mengambil di spot yang nanti disediakan. Pada saat hari H, staff akomodasi menunggu sampai selesai pembagian konsumsi, staff akomodasi mendata kekurangan atau kelebihan konsumsi yang ada.

SOP Pembagian Konsumsi  Dibagikan form konsumsi yang berfungsi untuk mengawasi distribusi konsumsi pada saat hari H OSKM 2012  Form konsumsi diisi oleh peserta dan Taplok serta panitia lapangan dan beberapa panitia non lapangan sesuai data kehadiran pada saat hari H  Form konsumsi berisi nama,nim dan tanda tangan yang ketiga nya wajib diisi pagi peserta ataupun panitia.  Form konsumsi diisi pada saat interaksi atau pada saat ada waktu luang.  Jumlah nama yang ada pada form konsumsi yang berhak menerima pendistribusian konsumsi oleh staff akomodasi.  Konsumsi akan diambil pada spot yang nanti akan ditentukan oleh divisi akomodasi.  Kelompok yang tidak mengembalikan form konsumsi, tidak mendapatkan konsumsi untuk buka bersama hari H. CP: Gregorius Andrico H (082124231323)

Laporan kerja

No 1


Tujuan

LAPORAN KERJA Survei penyedia jasa konsumsi, transportasi, dan penginapan Gregorius Andrico Hutomo Staff akomodasi yang telah dibagi menjadi 2 sub divisi melakukan survey terhadap penyedia jasa yang akan menjadi vendor saat bekerja pada hari H OSKM. Jasa yang di survey adalah jasa penyedia penginapan, transportasi dan konsumsi. Memperkenalkan staff akomodasi pada penyedia jasa sesuai dengan bagian masing-masing Mencari penyedia jasa yang sesuai dengan spesifikasi


Mempermudah pekerjaan hari H untuk kebutuhan akomodasi OSKM. Tersedianya daftar peyedia jasa konsumsi, transportasi dan penginapan


Mayoritas staff akomodasi melakukan survey digital menggunakan internet sehingga data yang dibutuhkan kurang spesifik.

218

Saran

2


3

Beritahukan hal apa saja yang harus diketahui dari masing-masing jasa penyedia akomodasi sehingga akan mendapatkan data yang lengkap, karena hal ini penting jika terjadi kejadian yang tidak terduga dan membutuhkan jasa penyedia akomodasi secara mendadak. Penyediaan transportasi pra hari-H Gregorius Andrico H divisi akomodasi menyediakan kendaraan atau pengemudinya untuk divisi OSKM yang membutuhkan transportasi Mempermudah mobilisasi divisi OSKM dalam menjalankan tugasnya


Tersedianya transportasi yang dipesan oleh divisi yang membutuhkan

Evaluasi Saran

Tidak semua staff akomodasi bagian transportasi bisa mengendarai mobil Lakukan closereq khusus staff untuk bagian transportasi yang dapat mengendarai mobil Buka Bersama OSKM 2012 Gregorius Andrico H Divisi akomodasi mneyediakan konsumsi buka puasa untuk mahasiswa baru dan panitia Mempererat rasa Kekeluargaan antar mahasiswa ITB khususnya mahasiswa baru ITB 2012 Tersalurkannya konsumsi buka puasa kepada peserta dan panitia OSKM 2012 31 Juli 2012 Taplok mengembalikan formulir kepada komandan batalyon masing-masing sehingga sulit bagi staff akomodasi untuk mengetahuijumlah konsumsi masing-masing kelompok


Sumber daya divisi akomodasi pada saat pembagiankonsumsi buka puasa kurang Operasi pembersihan spot buka puasa bersama baru dilaksanakan keesokan harinya yaitu pada tanggal 1 Agustus 2012 pagi hari Vendor makanan memisahkan air minum diluar box makanan, sehingga staff akomodasi harus membagi-bagikan air minum terpisah dengan bos makanannya.

Saran

4


Jumlah konsumsi yang dipesan sebanyak 4233 box hanya tersisa 20 box dan dibagikan kepada satpam serta kepada beberapa masa kampus yang berada di sekitar sekre OSKM Selalu koordinasikan petugas direktorat logistik untuk masalah sampah hingga J-1 pembagian konsumsi Jika ada kekurangan SDM pada hari H dapat meminta bantuan kepada divisi lain dalam bidang operasional Penyediaan transportasi pada hari-H Gregorius Andrico H Divisi akomodasi menyediakan pick-up dan mobil pribadi untuk berbagai keperluan pada hari H

219


Mempermudah mobilisasi keperluan berbagai barang dari berbagai divisi OSKM 2012 Tersedianya transportasi yang memadai untuk berbagai pengangkutan barang pada hari H 27-31 Juli 2012 Pick up yang tersedia hanya 1 karena pick up Menwa kurang dikoordinasikan, akan tetapi proses mobilisasi barang terpenuhi semua. Meminta kejelasan yang detail dari Menwa sebagai penyedia pick up mengenai waktu pemakaian yang bisa diberikan.

Kendala keseluruhan    

Permintaan kebutuhan transportasi kepada divisi akomodasi sering disampaikan secara mendadak SDM staff akomodasi yang kurang pada hari H Ketersediaan 3 mobil pribadi pada hari H yang terkesan mubazir karena hanya 1 mobil yang digunakan Kurangnya staff akomodasi yang bisa mengendarai mobil

Evaluasi keseluruhan Secara umum divisi akomodasi sudah bisa memennuhi parameter penyediaan jasa transportasi dan konsumsi dalam rangkaian acara OSKM ITB 2012. Dalam bidang transportasi kendala yang dijumpai adalah sedikitnya sumber daya staff akomodasi yang dapat mengendarai mobil, namun semuanya bisa diatasi karena ada bantuan dari divisi lain yang masih berapa dalam satu bidang operasional. Sedangkan dalam bidang konsumsi secara umum berhasil melaksanakan tugas penyediaan dan pendistribusian makanan buka puasa bersama pada hari terakhir OSKM kepada seluruh mahasiswa baru serta panitia.


Kadiv tahun depan harus bisa bersikap lebih tegas sehingga semua divisi lain dapat lebih menghargai divisi akomodasi Memilih staff akomodasi yang bisa mengendarai mobil Memperhitungkan jumlah staff akomodasi yang diperlukan terutama pada hari-H

220

LPJ KETUA DIVISI DOKUMENTASI OSKM ITB 2012 (Rizky Raditya Riyadi – Fisika 2010 )

Deskripsi kerja

Status  

Bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Operasional Pelaksana tugas – tugas terkait dokumentasi OSKM ITB 2012

Wewenang 

Mengatur segala dokumentasi yang terkait dengan OSKM ITB 2012

Tugas      

Membuat RAB divisi dokumentasi Membuat timeline divisi dokumentasi Mendokumentasikan diklat terpusat, diklat divisi, OSKM 2012 serta kegiatan divisi non lapangan lainnya Mengoordinasikan kegiatan dokumentasi dnegan taplok, pemutaran video closing, bekerja sama dengan Liga Film Mahasiswa ITB Mengatur pembagian SDM dalam memegang alat dan media dokumentasi acara OSKM ITB 2012 Menyimpan hasil dokumentasi berkerja sama dengan Liga Film Mahasiswa ITB



No

Nama

Jurusan/Fakultas

1

Dito Wijanarko

Elektro

2

Arfian Alimansyah

Fisika

3

Dewi Apriyani

Arsitektur

4

Jody Aria Widjaya

FTTM

5

Sinta Florentina

FTSL

6

Khrisna Putra

SITH

7

Atsila Rahmania

FMIPA

221

8

Tia Hartian Kusaeri

FITB

9

Reinhart Sahala Partogi

STEI

10

Adi Poetra Pratama

FITB

11

Ina Annisa Putri

FTSL

12

Cynthia Ghaida Subroto

SAPPK

13

Adhela Indah Permatasari

STEI

14

Dinda Mundakir

SAPPK

15

Devina Jonathan

FTI

16

Yuzy Fauzyah

SITH

17

Gandhika Kumara Wardoyo

STEI

18

Harits Fathin

FTSL

19

Jennifer Ruslam

FTI

20

Reza Raditya Pratama

FTI

21

Hana Hanifah Wangsaputra

FTI

22

George Marvin

SAPPK

23

Achmad Akbari

FMIPA

24

Sucha Febrina

FMIPA

25

Ririn Shabrna Faradhillah

FTSL

26

Anindya Putr Melati

SAPPK

27

Narendra Afian pradipto

FTI

28

Leonardo Hendriono

FTSL

29

Rosa Fitris Sundewi

FITB

30

Ryan FitrianSofwan Fauzan

FTI

31

Bima Nugraha Sanusi

STEI

32

Catherina Yuliana

FTI

33

Thalya Putri Herdhiyanti

FITB

34

Annisa Setiawati Soemodinoto

FMIPA

35

Afrizal Dwi Putranto

FTSL

36

Davin Kurnia Wangsa

FMIPA

37

Rheza Syahputra Widiawan

FTSL

38

Muhammad Mirza ariestantiyo

FTSL

39

Abisatya Pambayun WS

SITH

40

Arinda Mentari Putri

SF

41

M. Fachri Maulana

SAPPK

42

Clara Yoanika

SAPPK

43

Budi Wachyu Ramadhani

FTTM

44

Christian Reyner

FTMD

45

Ergy Bintang Ramadhana

FTSL

46

Arizka Mesayu Andari

FTTM

47

Sandra Dwiananda

FMIPA

48

Bilal Adhi Makayasa

FTMD

49

Ryan Dwi Putra

FTI

50

Rais Fiqriansyah

FTMD

51

Siti Marfuah

STEI

52

Divo Afifartama

STEI

53

Dhita septiani Yogo Sri Waluyo

FMIPA

222

54

Vinsensius Favian Lyman

STEI

55

Aryo Ceissa Pratama

FITB

56

Navisa Nurbandika

FITB

57

M. Albany

SF

58

F.X. Christian

STEI

59

Dona Sita Ambarsari

FTTM Jumlah SDM

59 orang

Pembagian sistem kerja / sistem koordinasi Pada masa diklat divisi terpusat, direkrut 3 orang untuk mendokumentasikan, yaitu Aryo C. (OSE’11), Dewi (AR’10), dan Arfi (FI’10). Pada diklat divisi, staff dokumentasi terbaru diturunkan sebagai pendokumentasi sekaligus bagian dari pelatihan mereka dan saya menunjuk PJ jarkom yaitu Arind Merinda Putri (SF’10). Saat hari OSKM 2012, pembagian kerja dibagi per-shift yang menjadi 4 bagian shift, tiap shift terdiri dari 12-14 orang. Pembagian shift ini berdasarkan waktu, Shift ganjil (1 dan 3) bekerja pagi sampai siang, Shift genap (2 dan 4) bekerja dari siang sampai acara selesai.

Standard operational procedure (sop) 





 

Prosedur permintaan untuk dokumentasi dari Panitia inti lainnya diberikan minimal 60 jam sebelum acara terkait. Perizinan akan diperbolehkan dengan persetujuan Koordiv, dan tim dokumentasi dengan jadwal yang kosong dengan acara yang diminta untuk mendokumentasikan acara tersebut. Permintaan dapat disampaikan kepada Wakoordiv. Prosedur kru LFM, kru LFM diperbolehkan mendokumentasikan rangkaian acara OSKM 2012 dengan persetujuan dengan Koordiv. Di lapangan, anggota LFM ITB dapat diminta untuk membimbing anggota divisi dokumentasi terkait teknik-teknik dokumentasi. Izin untuk anggota divisi dokumentasi OSKM 2012 selambat-lambatnya diberikan kepada Koordiv 24 jam sebelum acara pada OSKM 2012 dengan alasan dan bukti tertulis yang jelas. Izin yang dianggap mendadak oleh Koordiv (Osjur, acara keluarga yang penting, akademik) diberi keringanan tetapi harus tetap melapor kepada Koordiv. Izin saat dilapangan untuk menyimpan data atau mengganti baterai harus melapor kepada Koordiv. Hasil dokumentasi OSKM 2012 di simpan oleh tiap anggota dan diberikan ke Koordiv dalam keadaan sudah diseleksi di media flashdisk/DVD/CD/SDHC/HDD eksternal. Prosedur dokumentasi i. Anggota dokumentasi OSKM 2012 harus memastikan alat-alatnya berfungsi dengan lancar. ii. Anggota dokumentasi OSKM 2012 harus mengenakan name tag atau tanda pengenal anggota dokumentasi. iii. Posisi tim dokumentasi disesuaikan dengan teknis lapangan acara yang terkait, yang perlu diperhatikan adalah tidak boleh membuat arah pusat perhatian baru saat Danlap atau MC terkait sedang maju.

Laporan kerja No 1


Laporan Kerja Dokumentasi Diklat Terpusat Rizki Raditya Riyadi Mendokumentasikan diklat terpusat

223

Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Saran 2


3


4

Nama Kegiatan Penanggung Jawab Dekripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan

Evaluasi Saran

Dokumentasi kegiatan 50% Kegiatan diklat terpusat terdokumentasikan Untuk diklat terpusat lebih banyak langsung dikerjakan oleh Kadiv dan staff closrec. Berhasil meskipun sering merasa kesulitan karena kurangnya staf pada awal diklat Langsung cari staff closrec dari angkatan manapun, sebanyakbanyaknya. Dokumentasi Diklat Divisi Rizki Raditya Riyadi Mendokumentasikan kegiatan diklat divisi Dokumentasi diklat taplok, medik, dan keamanan 50% kegiatan terdokumentasi Dilakukan oleh staff dokumentasi baru yang berasal dari diklat terpusat (oprec). Banyak yang tidak datang saat diberi tahu ada diklat divisi dan harus mendokumentasikannya. Dapat berkoordinasi dengan baik dengan divisi lapangan. Memberi shift dokumentasi pada diklat divisi Pelatihan Dokumentasi Rizki Raditya Riyadi Mempersiapkan staff dokumentasi untuk kegiatan dokumentasi harih OSKM 2012 Menciptakan staff dokumentasi terbaik Hasil dokumentasi hari-h OSKM 2012 bagus Diadakan di selasar belakang Bank Mandiri sekarang, yang datang hanya setengah dari total staff dokumentasi baru. Cari jadwal yang cocok dengan semua staff dokumentasi Kadiv harus tegas dalam hal ini, karena kegiatan ini sangatlah penting. Buat pelatihan ini menarik, tidak hanya memberikan teori, tapi juga praktik langsung di lapangan. Dokumentasi OSKM 2012 Rizki Raditya Riyadi Mendokumentasikan kegiatan OSKM 2012 Dokumentasi OSKM 2012 OSKM 2012 terdokumentasi keseluruhan Semua acara terdokumentasikan, kecuali kegiatan hari ke-3 OSKM 2012, shift dokumentasi berjalan dengan lancar, spot terbagi dengan baik, ada staff yang tidak datang pada shift wajibnya. Kadiv harus tegas terhadap staff yang tidak datang, memberikan hukuman kepada staff yang tidak datang pada shift wajibnya. Jika OSKM berlangsung pada bulan Ramadhan, buat shift yang adil. Jika tidak, itu terserah pada kadiv selanjutnya. Bagi spot terkait kegiatan. Beri staff kebebasan berkreasi dalam mendokumentasikan, tidak perlu terlalu kaku dalam memberi spot.

224 Kendala keseluruhan    

Sikap ketua divisi yang kurang tegas SOP yang sering tidak dipenuhi sehingga munculnya permintaan mendadak dari divisi lain Staff tidak meminta izin kepada Kadiv sesuai SOP Seringkali staff tidak memberikan konfirmasi setiap H-1 acara sehingga sulit membagi sumber daya yang akan datang Tidak semua staff dapat hadir Tidak semua staff memiliki kamera

 


Kurangnya staff ahli, sehingga kurang dalam pemberian supervisi di lapangan Memeratakan pembagian kamera untuk semua staff, dengan cara meminjam dan bergantian dalam memakai kamera. Daftar kebutuhan barang yang dibuat divisi acara baik dan mudah Arahan kerja divisi acara saat hari H OSKM baik dan jelas Saat hari H koordinasi dengan divisi acara dan opclos harus baik, sehingga kegiatan dokumentasi dapat menghasilkan foto dan video yang memuaskan. SOP divisi dokumentasi seharusnya DITAATI dan DIHARGAI oleh semua divisi lain, sehingga tidak ada permintaan dadakan.

   

Saran untuk kedepannya      

Kadiv tahun depan harus bisa bersikap lebih tegas sehingga semua divisi lain dapat lebih menghargai divisi dokumentasi Koordinasi dengan divisi lain hendaknya diperbaiki sehingga dapat terjali komunikasi dengan baik. Maka dengan begitu tidak akan terdapat permintaan dadakan. Buat pelatihan staff yang menarik Penunjukan PJ jarkom sangat membantu kadiv, disarankan juga menunjuk PJ kegiatan-kegiatan dokumentasi, seperti PJ diklat divisi yang tidak saya tunjuk. Cari staff closrec yang sudah berpengalaman dan memiliki skill dokumentasi yang baik sebanyakbanyaknya. Beri tugas sebanyak-banyaknya kepada staff dokumentasi dari diklat terpusat, agar mereka lebih banyak pengalaman dalam mendokumentasi.

225

LPJ KETUA DIVISI PRODUKSI OSKM ITB 2012 ( Faeruz Maulana – Teknik Geofisika 2010 )

Deskripsi kerja

Status  

Bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Operasional. Pelaksana Penyediaan barang barang produksi


Melakukan Penjabaran tugas Produksi Memilih Tempat Produksi Melakukan Kontak dengan tempat produksi Menentukan apakah pesanan bisa diproduksi atau tidak

Tugas    

Membuat SOP produksi Mencari dan menghubungi tempat produksi Membuat RAB produksi Menyediakan barang yang dibutuhkan divisi lain.


Divisi lain yang ingin memesan barang ke produksi awalnya diharuskan mengisi SPPBJ (Surat Pengajuan Pengadaan Barang dan Jasa) dan dianjurkan sudah memiliki desain atau setidaknya sudah memesan desain ke kreatif. Setelah itu pesanan akan diproses apakah bisa diproduksi atau tidak dengan memperhitungkan biaya dan deadline waktu pengerjaan. Setelah ada desain fix, produksi akan melakukan survey harga yang sesuai atau mendekati speksifikasi yang diinginkan. Harga dan speksifikasi akan dilaporkan kepada divisi yang bersangkutan dan apabila divisi tersebut setuju dengan harga dan spesifikasi, akan dilanjutkan dengan kesepakatan dengan perusahaan produksi yang ditandai dengan adanya bon pembayaran dan pemberian down payment dan bila diperlu dibuatkan MoU. Setelah barang selesai, produksi akan menghubungi kadiv terkait untuk melakukan serah terima.

226 Jumlah sumber daya manusia

No

Nama

Jurusan

1

Faeruz Maulana

Teknik Geofisika 2010

2

Annas Maulana

Arsitektur 2011

3

Suma Irena G.

Arsitektur 2012

4

Angga

Planologi 2011

5

Ifan Akhmad F.

Teknik Sipil 2011

6

Andrea Monica

Arsitektur 2011

7

Zegha Brasesa B.

Arsitektur 2011

8

Ledy Rezky T.

Teknik Lingkungan 2011

9

Icha Jumlah SDM

9 orang

Pembagian sistem kerja / sistem koordinasi Sistem Kerja/koordinasi divisi produksi terbagi menjadi beberapa tim yaitu : 1.

Tim Danus : berurusan dengan divisi danus dan barang kecil.

2.

Tim Sablon : berursan dengan cetak sistem sablon seperti kaus dan atribut.

3.

Tim Print : berurusan dengan cetak sistem print seperti baligho dan spanduk.

Standard operational procedure (sop)   

  

Divisi Produksi hanya sebatas penyediaan barang barang produksi baik skala kecil atau besar. Divisi lain yang ingin melakukan pemesanan produksi, dilakukan dengan menghubungi Ketua Divisi Produksi dan diharuskan berkoordinasi dengan Kepala Bidang Operasional terlebih dahulu. Saat melakukan pemesanan barang produksi sebaiknya memberikan spesifikasi barang selengkaplengkapnya, seperti desain fix, bahan dan deadline pengerjaaan (3-7 hari untuk barang kecil dan barang yang pengerjaannya dengan cara print dan 15hari untuk barang yang pengerjaannya dengan cara sablon) Divisi Produksi akan melakukan survey harga. Hasil survey akan dilaporkan kepada divisi pemesan. Mekanisme pembayaran dilakukan melalui divisi produksi dan bukti pembayaran diberikan kepada pihak yang berwenang oleh divisi produksi. Barang yang diproduksi adalah barang yang telah mendapat persetujuan dari Ketua Divisi Produksi dan Kepala Bidang Operasional.

Laporan kerja

No 1


Penyediaan Barang Kecil OSKM 2012

Penanggung Jawab

Faeruz Maulana (TG 2010)

Deskripsi

Menyediaan barang kecil seperti cap OSKM, badge OSKM dan barang

227

lainnya sesuai permintaan untuk keberjalanan OSKM 2012.

2

3

Tujuan

Menyediakan barang kecil OSKM 2012


Barang tersedia sebelum deadline, harga terjangkau, kualitas baik, dan jumlah sesuai permintaan.

Pelaksanaan

Barang yang diproduksi adalah barang yang berukuran dan berjumlah kecil, tidak melibatkan terlalu banyak uang dan sudah banyak tempat yang mampu mengerjakan dengan cepat murah dan berkualitas baik, sehingga dalam pemenuhan barangnya tidak ditemukan kendala, barang selesai tepat waktu, harga murah dan hasil memuaskan. Badge SOKM 2012 diproduksi oleh LK. Divisi Produksi hanya memberikan kisaran harga dan speksifikasinya saja.

Evaluasi

Divisi produksi tidak bisa mengetahui kualitas badge OSKM 2012 sampai dengan selesai proses produksi. Karena dari pihak LK tidak memberikan contoh hasil produksi atau vendor tempat membuat badge.

Saran

Sempat terjadi kesalahpahaman tentang kepastian akan diproduksi dimana badge OSKM 2012. Divisi lain yang akan memproduksi sendiri diharapkan tetap berkoordinasi dengan divisi produksi.

Nama Kegiatan

Pembuatan Rubber-band OSKM 2012

Penanggung Jawab


Deskripsi

Membuat rubber-band keperluan divisi danus OSKM 2012

Tujuan

Rubber-band akan dijual divisi danus untuk menyemarakan OSKM 2012.


Rubber-band yang dihasilkan sesuai dengan desain, harga terjangkau, kualitas baik, selesai tepat waktu, dan jumlah sesuai dengan pesanan.

Pelaksanaan

Setelah melakukan survey didapat vendor yang dianggap paling sesuai dengan kriteria yang diinginkan divisi danus. Hasil survey dilaporkan kepada divisi danus. Setelah divisi danus setuju dengan harga dan kualitas, rubberband mulai diproduksi. Tidak ada masalah dalam proses produksi, masalah hanya ada pada warna, warna yang dihasilkan tidak bisa benar benar sama dengan desain yg diberikan. Divisi produksi dan vendor membuat kesepakatan bahwa warna dibuat mendektati warna dari hasil print-out desain, dan kesepakatan ini dilaporkan juga ke divisi danus. Rubber-band selesai tepat waktu yaitu pada tanggal 11 Juli 2012. hasilnya memuaskan dan jumlah sesuai .

Evaluasi

Format file yang digunakan tim kreatif dengan vendor berbeda. Ini sedikit menghambat karena vendor harus memproses ulang desain rubber-band.

Saran

Format file yang digunakan sebaiknya yang umum, seperti Corel atau AdobePhotoshop.

Nama Kegiatan

Pembuatan Baju Propaganda

Penanggung Jawab


Deskripsi

Membuat kaus Propaganda yang merupakan proyek 2 divisi yaitu divisi publikasi dan divisi danus.

Tujuan

Kaus propaganda akan dijual oleh divisi danus dan sebagai media mempublikasikan OSKM 2012.


Kaus propaganda yang dihasilkan sesuai dengan desain, harga terjangkau, kualitas baik, selesai tepat waktu, dan jumlah sesuai dengan pesanan.

Pelaksanaan

Setelah melakukan survey didapat vendor yang dianggap paling sesuai

228

dengan kriteria yang diinginkan divisi danus. Hasil survey dilaporkan kepada divisi danus. Setelah divisi danus setuju dengan harga dan kualitas, kaus propaganda mulai diproduksi. Jumlah pesanan yang terus berubah-ubah membuat proses produksi terhambat, akhirnya divisi produksi bertindak tegas dengan memberikan batas waktu untuk jumlah pesanan yang fix. Proses produksi berjalan lancar, kaus selesai sesuai dengan deadline.

4

5

Evaluasi

Warna kaus yang beragam (3warna) dan adanya permintaan kaus lengan panjang membuat harga kaus dari vendor tidak bisa ditekan lebih murah lagi dan dinilai berpotensi pesanan tertukar.

Saran

Untuk menekan waktu dan harga, kaos propaganda baiknya 1 warna saja dan tidak menerima pesanan kaus lengan panjang.

Nama Kegiatan

Pembuatan Kaus Fakultas

Penanggung Jawab

Erna Kristiawati (SBM 2013)

Deskripsi

Membuat kaus fakultas yang desainnya merupakan gambaran program studi yang ada di fakultas tersebut.

Tujuan

Kaus fakultas akan dijual oleh divisi danus.


Kaus propaganda yang dihasilkan sesuai dengan desain, harga terjangkau, kualitas baik, selesai tepat waktu, dan jumlah sesuai dengan pesanan.

Pelaksanaan

Awalnya proses produksi akan dilakukan oleh divisi produksi karena divisi produksi sudah melakukan survey harga dan kualitas, tetapi ada permintaan langsung dari Kadiv. Danus untuk memproduksi sendiri kaus fakultas dengan alasan mendapat harga yang lebih murah, divisi produksi mengiyakan dan tanggung jawab diserahkan kepada kadiv. Danus. Selain itu divisi produksi bekum bisa melakukan proses produksi karena pada saat itu jumlah pesanan belum memenuhi jumlah minimal. Sampai dengan LPJ ini dibuat belum ada laporan dari kadiv. Danus mengenai kaus fakultas.

Evaluasi

Tidak adanya follow up dari divisi produksi membuat divisi produksi sendiri tidak mengetahui hasil produksi kaus fakulkta ini.

Saran

Walau sudah bukan menjadi tanggung jawab divisi produksi, seharusnya divisi produksi tetap berkoordinasi dengan divisi danus mengenasi hasil produksi.

Nama Kegiatan

Pembuatan Buku Sakti 2012 dan Publikasi OHU

Penanggung Jawab


Deskripsi

Membuat buku sakti yang akan digunakan sebagai media memperkenalkan kampus kepada mahasiswa baru

Tujuan

Menyediakan kebutuhan OSKM 2012


Buku sakti yang dihasilkan sesuai dengan desain, harga terjangkau, kualitas baik, selesai tepat waktu, dan jumlah sesuai dengan pesanan.

Pelaksanaan

Pada awalnya untuk pemilihan vendor buku sakti akan dilakukan dengan sistem tender, Tetapi karena sedikitnya tawaran dan hasil survey serta berdasarkan kebutuhan waktu dan hasil dari konsultasi divisi produksi kepada Kabid. Operasional, Sekjen OSKM 2012 dan Ketua OSKM 2012, maka vendor dipilih dengan cara penunjukan langsung, dengan mempertimbangkan kapasitas produksi, kualitas dan harga yang ditawarkan oleh vendor saat divisi produksi melakukan survey.

229

Konten/isi buku sakti yang beberapa kali direvisi menghambat proses percetakan dan berpotensi menimbulkan kesalahan cetak karena membuat vendor menjadi bingung dengan isi konten/isi yang fix. Adanya keinginan sekjen OSKM 2012 untuk mengajak vendor menjadi printing partner juga menghambat proses produksi sekitar 4 hari. Pada saat itu vendor hanya membutuhkan kata sepakat, kesepakatan secara lisan sudah ada hanya menunggu kesepakatan terlulis melalui MoU. Dengan adanya ajakan menjadi printing partner ini membuat divisi produksi diharuskan menghitung barang apa saja yang ditawarkan untuk dicetak divendor dan bernegosiasi kembali. Akhirnya disepakati kerja sama printing partner antara OSKM 2012 yang diwakili oleh divisi produksi dan pihak vendor. Barang yang disepakati antara lain buku sakti, baligho, spanduk, teaser OHU, Poster OHU, pandi medik dan taplok. Proses produksi berjalan lancar, tambahan teaser OHU yang diselipkan kedalam buku sakti dapat diterima oleh vendor. Buku sakti selesai lebih cepat satu hari dari deadline waktu. Evaluasi

Isi buku saktu yang mengalami beberapa revisi membuat vendor kebingungan dengan isi fix yang harus dicetak. Pada akhirnya ada beberapa kesalahan yang terjadi, buku sakti yang dicetak adalah file yang belum direvisi sedangkan file yang direvisi hanya sebagian saja yang tercetak. Kerja sama printing partner ini sebenarnya menguntungkan tetapi dikarenakan ide ini baru muncul saat buku sakti siap untuk deal dan cetak, membuat proses cetak buku sakti ini terhambat dan berpengaruh pada hasil cetak.

6

Saran

Seharusnya file buku sakti yang diberikan kepada vendor bersifat final, sudah tidak ada lagi proses revisi. untuk kerja sama printing partner ini bisa diterapkan untuk kedepannya karena ini menguntungkan, selain dapat menekan biaya juga tidak perlu repot lagi mencari vendor percetakan lain.

Nama Kegiatan

Pembuatan Atribut Panitia OSKM 2012 dan Mahasiswa Baru

Penanggung Jawab


Deskripsi

Membuat Atribut Panitia OSKM berupa satu buah kaus dan satu buah slayer sesuai dengan divisi masing-masing dan atribut mahasiswa baru berupa slayer berwarna ungu.

Tujuan

Menyediakan atribut sebagai identitas panitia dan mahasiswa baru.


Atribut Panitia dan mahasiswa baru yang dihasilkan sesuai dengan desain, harga terjangkau, kualitas baik, selesai tepat waktu, dan jumlah sesuai dengan pesanan.

Pelaksanaan

Awalnya pemilihan vendor akan dilakukan melalui cara tender, tetapi dikarenakan waktu yang hanya sedikit dan hasil dari konsultasi divisi produksi kepada Kabid. Operasional, Sekjen OSKM 2012 dan Ketua OSKM 2012, maka vendor dipilih dengan cara penunjukan langsung, dengan mempertimbangkan kapasitas produksi, kualitas dan harga yang ditawarkan oleh vendor dan hubungan rekanan vendor dengan LTPB. Desain kaus yang baru selesai pada dua minggu sebelum hari pertama OSKM sangat berpengaruh pada pembuatan atribut ini. Karena untuk membuat

230

kaus ini memerlukan persetujuan dari LTPB. Adanya permintaan perubahan warna pada desain juga sedikit menghambat permintaan persetujuan ke LTPB. Akhirnya pengajuan baru benar-benar selesai pada tanggal 16 juli 2012. Jumlah pesanan kaus yang berubah-ubah juga menghambat mulainya proses produksi, akhirnya divisi produksi bertindak tegas dengan memberikan deadline waktu pemberian pesanan kaus, dengan konsekuensi yang terlambat akan menerima kaus lebih akhir. Sempat juga terjadi kebingungan saat divisi tata tertib kelompok memberikan pesanan sejumlah 510 kaus, sedangkan kordiv. Taplok mengatakan bahwa jumlah taplok yang akan dilantik hanya 468, berdasarkan persetujuan dari kordiv taplok akhirnya pesanan dikurangi menjadi 480 buah. Proses produksi sendiri baru benar benar dimulai pada 7 hari sebelum hari pertama OSKM, karena waktu yang semakin mepet akhirnya divisi produksi memutuskan untuk melakukan proses produksi berdasarkan skala prioritas dimulai dari divisi lapangan, divisi non-lapangan lalu OHU. Atribut panitia dapat selesai sesuai dengan deadline yang diberikan. Setelah atribut selesai divisi produksi memberikan atribut sejumlah pesanan kepada ketua divisi masing masing dan proses pembagian menjadi tanggung jawab masing masing ketua divisi.

7

Evaluasi

Kualitas kaus yang dihasilkan dinilai cukup baik untuk waktu pengerjaan yang hanya 1 minggu. Namun terdapat kesalahan pada pembuatan slayer, hasil sablon terlalu kecil, vendor beralasan ini akibat waktu pengerjaan yang sangat sempit yaitu hanya 4 hari. Selain itu hasil produksi untuk kaus kreatif warna terlalu muda, ini membuat divisi kreatif menolak untuk menerima kaus, akhirnya divisi produksi memutuskan untuk memproduksi ulang kaus divisi kreatif. Ada kekurangan kaus taplok sejumlah 30 kaus. Ternyata kekurangan ini terjadi karena taplok yang dilantik berjumlah 497. Akhirnya divisi produksi memproduksi kembali kaus taplok sejumlah 30 buah,

Saran

Pesanan yang diberikan seharusnya merupakan jumlah fix dan tiak bisa diubah ubah. Cek hasil produksi apakah jumlahnya sesuai dengan pesanan. Terus berkomunikasi dengan vendor terutama berkaitan dengan warna, bila perlu minta contoh warna kain agar tidak terjadi kesalahan warna yang terlalu mencolok. Untuk mendapat hasil yang maksimal, membutuhkan setidaknya waktu selama 2 minggu. Untuk itu prioritaskan untuk menyelesaikan urusan yang berkaitan dengan birokrasi.

Nama Kegiatan

Pembuatan Panji Taplok dan Medik OSKM 2012

Penanggung Jawab


Deskripsi

Membuat Panji yang akan digunakan oleh taplok sebagai penanda batalyon dan yang akan digunakan oleh medik sebagai penanda base medik.

Tujuan

Membuat panji untuk memenuhi kebutuhan Taplok dan Medik


Panji taplok dan medik yang dihasilkan sesuai dengan desain, harga terjangkau, kualitas baik, selesai tepat waktu, dan jumlah sesuai dengan pesanan.

Pelaksanaan

Dengan sudah adanya kerja sama printing partner, membuat divisi produksi

231

tidak perlu mencari vendor untuk mencetak panji medik dan taplok. Cukup dengan memberikan desain kepada vendor. Karena dicetak dengan sistem digital print, membuat proses produksi berjalan lancar tidak ada masalah berarti. Proses percetakan hanya memakan waktu sehari.

8

Evaluasi

Ada kesalahan jenis bahan, panji taplok seharusnya dibuat dengan kain. Tetapi dikarenakan tidak pernah ada pemberian speksifikasi khusus dari pihak taplok, kesalahan ini diluar tanggung jawab divisi produksi. Desain panji taplok yang beberapa kali berubah sedikit menghambat pemberian desain ke vendor.

Saran

Pemberian deadline waktu penyerahan desain bisa memperlancar pemberian desain ke vendor. Selain itu untuk menghindari kesalahan jenis bahan mintalah speksifikasi barang sejelas mungkin.

Nama Kegiatan

Pembuatan Baligho dan Spanduk Publikasi serta Backdrop dan Spanduk Kain Opening-Closing OSKM 2012

Penanggung Jawab


Deskripsi

Membuat baligho dan spanduk untuk memenuhi pesanan divisi Publikasi dan membuat backdrop dan spanduk kain untuk memenuhi pesanan divisi Opening-Closing.

Tujuan

Memenuhi permintaan divisi publikasi dan divisi Opening-Closing.


Baligho, spanduk dan backdrop yang dihasilkan sesuai dengan desain, harga terjangkau, kualitas baik, selesai tepat waktu, dan jumlah sesuai dengan pesanan.

Pelaksanaan

Dengan sudah adanya kerja sama printing partner, membuat divisi produksi tidak perlu mencari vendor untuk mencetak spanduk dan baligho. Cukup dengan memberikan desain kepada vendor. Karena dicetak dengan sistem digital print, membuat proses produksi berjalan lancar tidak ada masalah berarti. Proses percetakan hanya memakan waktu sehari.

Evaluasi

Ada kekurangan, vendor lupa memasang mata lubang pengait pada tiap ujung spanduk dan baligho, tetapi dikarenakan deadline waktu yang diberikan terlalu sedikit membuat divisi produksi tidak bisa melakukan pengecekan ulang hasil produksi dan proses perbaikan kepada pihak vendor. Akhirnya hal ini di akali sendiri oleh divisi publikasi dan opclos.

Saran

Waktu sehari memang cukup untuk mencetak, tetapi kurang apabila terjadi kesalahan atau kekurangan. Minta waktu lebih lama, cek kembali barang yang sudah dicetak dan berikan speksifikasi sejelas mungkin pada vendor.

Kendala keseluruhan 

 

Timeline produksi yang kurang diperhatikan oleh divisi lain, sehingga banyak hal yang sudah direncanakan dari jauh hari menjadi kacau. Proses produksi barang-barang menjadi tidak lagi memperhatikan linimasa Desain yang diberikan untuk barang yang akan diproduksi dinilai terlambat dan beberapa ada yang direvisi kembali, ini membuat proses produksi sering kali terhambat. Deadline waktu yang diberikan untuk proses produksi sering kali dinilai terlalu sebentar sedangkan hasil yang diharapkan berkualitas baik dan dengan harga yang rendah.

232




Untuk menghasilkan kualitas yang maksimal dibutuhkan waktu pengerjaan yang agak lama, selain itu dibutuhkan juga speksifikasi sejelas mungkin seperti warna, ukuran, jenis bahan dan desain serta detail lain, agar barang yang dihasilkan sesuai dengan pesana dan menghindari dari kesalahan. Untuk menghasilkan harga yang murah terbilang sulit kecuali pemesan bersedia menurunkan kualitas, selain itu harga murah juga membutuhkan waktu pengerjaan yang lebih lama, terlebih lagi dengan bertepatannya waktu produksi dengan bulan Ramadhan karena harga cenderung akan naik pada sebelum dan saat bulan Ramadhan.

Saran untuk kedepannya Kadiv produksi OSKM 2013 adalah orang yang memiliki keinginan untuk meluangkan waktunya kepada kepanitiaan ini, selain itu diharapkan kadiv produksi 2012 adalah orang yang mengerti mengenai kualitas dan harga barang yang diproduksi, seperti kualitas dan harga kaus, kualitas sablon dan lain lain.

233

LPJ BIDANG KREATIF

234

LPJ KEPALA BIDANG KREATIF OSKM ITB 2012 (Rizky Rama – Desain Produk 2010 )

Deskripsi kerja

Status   

Bertanggung jawab kepada Ketua perihal bidang kreatif. Berkoordinasi dengan segenap elemen ring kepanitiaan terutama Kepala Bidang lain. Membawahi divisi graphic director, dan artistik


Membuat keputusan pada tataran hubungan luar Mengontrol kerja divisi yang yang ada dibawah bidang kreatif Menjembatani dan mengkomunikasikan divisi di bawah kreatif dengan divisi atau bidang lainnya

Tugas    

Mengatur timeline bidang Mengoordinir aktivitas bidang kreatif dan desain Memimpin rapat bidang Melaporkan progress dan keputusan yang telah diambil secara berkala


Kepala bidang / divisi lain Creative Director Graphic Director

Art Director

Properti

Perform

Opclos


Produksi

235

Creative Director: Ricky Rama DP '10

Art Director:

Graphic Director:

Bhaskara Adi Vishnu DP '10

Muhammad Nurrahmat DKV '10

Jendral Properti: Sigit Sembada S DP '10

Perform Leader: Summit Fajar DP '10

Kepala Bidang dibantu oleh staff administrasi, yaitu: 1. 2. 3.

Andy Bhatara SM ’10 (Co- Creative Director) Dhientia Andani DP ‘10 (Bendahara Kreatif) Aditya Putri Kusumawardhani KR ‘10 (Sekretaris Kreatif)

Pembagian sistem kerja / sistem koordinasi • •

Art Director Anggota Graphic Director Anggota

: Bhaskara Adi Vishnu DP '10 : terlampir di LPJ artistik : Muhammad Nurrahmat DKV '10 : terlampir di LPJ GD

Standard operational procedure (sop) 1.

2.

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Menerima pesanan dari ketua dan kepala bidang lain. Jika pesanan langsung diserahkan ke art director dan graphic director, maka kabid kreatif tidak bertanggung jawab atas pesanan tersebut dan pesanan tersebut dinyatakan tidak sah. Pesanan dari ketua dan kepala bidang lain mempunyai deadline sekurang-kurangnya H+2 minggu setelah penerimaan pesanan melalui kabid. Pesanan yang memberikan deadline sekurang-kurangnya H+2 hari setelah penerimaan hanya desain item-item kecil. Mengatur deadline tim kreatif. Hasil kerja divisi tidak diasistensi oleh kabid melainkan melalui diskusi tertutup bidang kreatif. Menertibkan deadline. Menyerahkan pesanan dari divisi lain. Membuat laporan progress. Mensosialisasikan hasil kerja ke bidang lain. Tim kreatif (artistik dan GD) diliburkan setiap sabtu dan minggu. Untuk pesanan, tetap boleh masuk pada hari sabtu-minggu, sedangkan untuk rapat tetap bisa dijalankan oleh kabid dan kadivnya.

236 Laporan kerja

No 1

2

3

4


STUDIO KREATIF (di dalam sekre OSKM)

Penanggung Jawab

Ricky Rama

Deskripsi

Sebagai tempat berkumpulnya anggota tim kreatif untuk brainstorming maupun untuk bekerja.

Tujuan

Agar kinerja tim kreatif berjalan lancar dan mengurangi mis-komunikasi.


Tersedia dari awal sampai akhir proses OSKM 2012 di lingkungan sekre OSKM .

Pelaksanaan

dari awal sampai akhir proses OSKM 2012.

Evaluasi

Jarang berkumpul, efektif perhari hanya beberapa orang yang datang.

Saran

Di follow up untuk anggotanya agar bisa hadir setiap melaksanakan pekerjaan.

Nama Kegiatan

SHARING KONSEP INTERNAL.

Penanggung Jawab

Ricky Rama

Deskripsi

Acara sharing konsep rutin bagi tim artistik dan GD

Tujuan

agar hasil kerja tim kreatif semakin maksimal.


Acara selalu ada, anggota selalu datang

Pelaksanaan

Setiap hari jum’at, mulai dari tanggal 8 juni 2012

Evaluasi

Tidak terjadi pada hari yang dijadwalkan, lebih sering terjadi dengan spontan setiap akan mengeksekusi pekerjaan.

Saran

Lebih baik tidak dijadwalkan karena anggota kreatif biasanya bersikap spontan.

Nama Kegiatan

SOSIALISASI DESAIN

Penanggung Jawab

Ricky Rama

Deskripsi

Acara sosialisasi desain terbuka kepada ketua dan seluruh panitia OSKM 2012.

Tujuan

Agar panitia OSKM 2012 tahu desain apa saja yang telah dibuat setiap minggunya.


Kesepakatan antar semua panitia yang berhubungan

Pelaksanaan

Setiap hari jum’at, mulai dari tanggal 8 juni 2012

Evaluasi

Hanya terjadi pada buku sakti dan publikasinya mendadak.

Saran

Sebaiknya memang hanya dilaksanakan untuk buku sakti, dan dipublikasikan jauh sebelum hari H.

Nama Kegiatan

RAPAT KOORDINASI BIDANG

Penanggung Jawab

Ricky Rama

Deskripsi

Rapat untuk mengoordinasi sekaligus mengontrol divisi.

Tujuan

Agar tidak ada mis-komunikasi dan mempermudah control kerja divisi agar tepat waktu.


Terlaksana rutin tiap minggu

Pelaksanaan

Setiap minggu dari awal sampai akhir proses OSKM 2012, hari yang ditentukan tentative

Evaluasi

Tidak terlaksana pada beberapa minggu karena kesibukan yang padat, tidak semua PJ desain hadir karena miskom pada jarkom rapat.

237

Saran

Perjelas jalur jarkom, dan usahakan untuk tetap terlaksana meskipun ada kesibukan

Kendala keseluruhan      

Kurangnya koordinasi di luar bidang kreatif Pemilihan alur kerja yang kurang tepat Susahnya alur kerja performance art jika berada dibawah artistik. Bidang kreatif terkesan dapat menyelesaikan pekerjaan dalam semalam Tidak pastinya konten yang akan diberikan pada bidang kreatif sehingga mengakibatkan kemunduran deadline. Divisi produksi yang tidak lagi berada dibawah kreatif yang mengakibatkan kurang terkontrolnya hasil produksi.

Evaluasi keseluruhan   

Lebih mengajak Kepala divisi dibawahnya untuk ikut dalam berbagai rapat agar tidak terjadi kesalahan komunikasi. Pesanan yang masuk deadlinenya harus lebih jelas dan jangan mepet. Posisi performance art yang baru masuk ke bidang kreatif dan pindahnya divisi produksi ke operasional menyebabkan perubahan alur kerja.


Kepala Bidang sebaiknya berasal dari FSRD, karena mahasiswa yang berasal dari FSRD selain karena sesuai dengan bidangnya, juga lebih bisa mengajak anak FSRD lainnya untuk turut berpartisipasi. Kepala Bidang Kreatif harus selalu siap dikontak namun tidak harus selalu berada di ruang sekre OSKM, selain itu kepala divisinyapun juga harus selalu siap dikontak. Performance art sebaiknya menjadi divisi yang sejajar dengan artistik untuk mempermudah jalur koordinasi dan keuangan. Timeline dari bidang kreatif yang sebaiknya tidak diganggu gugat. Karena bidang kreatif memiliki alur kerja yang runtut. Jika tertunda di awal, maka akan berimbas ke keterlambatan divisi setelahnya. Kembalikan lagi divisi produksi dibawah bidang kreatif.

238

LPJ KETUA DIVISI ART DIRECTOR OSKM ITB 2012 (Bhaskara Adi Vishnu – Desain Produk 2010 )

Deskripsi kerja

Status  

Bertanggung jawab kepada kabid kreatif Pelaksana tugas-tugas komponen artistik dalam OSKM

Wewenang 

Melakukan penjabaran tentang segala hal yang menyangkut tugas-tugas artistik

Tugas    

Membuat segala konsep yang mendukung sisi estetis dari oskm itb 2012 Membuat RAB Artistik Membuat SOP Artistik Menyediakan komponen – komponen yang mendukung oskm dari segi estetika lewat ide, pendapat, dalam bentuk instalasi dan perform treatrikal


Art Director Sekretaris Properti

Perform Opclos

Jumlah sumber daya manusia 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Kepala Divisi Sekretaris Divisi Koordinator bagian Properti Koordinator bagian Perform Staff Ahli bagian Properti Staff Ahli bagian Perform

: Bhaskara Adi Vishnu (Desain Produk 2010) : Kathrinna Rakhmavika (Desain Komunikasi Visual 2011) : Sigit Sembada Sutasman (Desain Produk 2010) : Summit Fajar (Desain Produk 2010) : Fadhil Isdianto (Desain Interior 2010) : Muhamad Agha Abiyasa (Seni Patung 2010)

239

Pembagian sistem kerja sistem koordinasi Bagan 1. Pemesanan

Kepala bidang/divisi lain

Kadiv Artistic Director

Kabid Kreatif

KONTEN

PJ-PJ

Bagan 2. Pengerjaan

PJ-PJ

Kadiv AD + Kabid Kreatif + Kabid/Kadiv Lain

Kadiv AD

PJ-PJ

ACC

Evaluasi

Standard operational procedure Dijelaskan oleh kepala bidang kreatif Laporan kerja

No 1


Pembuatan instalasi sign system logo OSKM 2012


Membuat sign Logo oskm, berbentuk pyramid segi empat dari bambu, yang dibalut dengan benang berwarna nuansa oskm, dan didalamnya terdapat sign logo oskm yg terbentuk dari potongan kayu pinus yg ditempel pada stand papan pinus sehingga terlihat efek menonjol/timbul.

Tujuan

Pensuasanaan kampus dan Properti Panggung opening


Sign terpasang


Sign sedikit lebih kecil dari ekspektasi sehingga masih banyak ruang di dalam piramidanya seharusnya penguasaan ruang bisa diisi oleh benang – benang

240

lebih banya lagi

2

Saran

Lebih memperhatikan detail – detal dan ukurannya

Nama Kegiatan

Propaganda Countdown


Membuat sign Logo oskm, berbentuk pyramid segi empat dari bambu, yang dibalut dengan benang berwarna nuansa oskm, dan didalamnya terdapat sign logo oskm yg terbentuk dari potongan kayu pinus yg ditempel pada stand papan pinus sehingga terlihat efek menonjol/timbul.

Tujuan

Pensuasanaan kampus sekaligus penanda waktu


Countdown terpasang

Pelaksanaan

3

Evaluasi

Countdown angka diganti secara manual, sehingga agak sedikit repot menggantinya tiap hari

Saran

Buatlah sistem countdown yang otomatis jika tida mau repot

Nama Kegiatan

Gerbang OSKM 2012


Instalasi berbentuk gerbang yang dipasang di depan tugu soekarno. Berfungsi sebagai tanda mulainya kehidupan mahasiswa baru di kampus ITB. Terbuat dari bambu yang dibalut kain berwarna nuansa OSKM dan benang kuning

Tujuan

Pensuasanaan kampus dan properti panngung Opening


Gerbang terpasang

Pelaksanaan

4

Evaluasi

Izin pemasangan terlambat, sehingga pemasangan gerbang tidak tepat waktu

Saran

Sering followup dengan perizinan

Nama Kegiatan

Pensuasanaan kampus


Berbentuk piramida segi tiga kecil, tinggi 2 meter, 5 buah dan dibalut benang warna oskm dan didalamnya digantung potongan akrilik yg terdapat logo oskm 2012. Diletakkan di tempat-tempat strategis kampus. Sehingga terlihat oleh banyak orang.

Tujuan

Pensuasanaan kampus, sehingga terlihat nuansa oskm 2012 sedang berlangsung.


Instalasi terpasang.

Pelaksanaan

5

Evaluasi

SDM oprek didominasi anak arsitektur yang jadwalnya terbentur oleh kegiatan ospek jurusan, sehingga 1 buah instalasi tidak selesai dibuat.

Saran

Perbanyak SDM closrec dan lebih koordinasi lagi dengan himpunanhimpunan dari SDM.

Nama Kegiatan

Pembuatan spanduk

Deskripsi

Pembuatan spanduk yang berisi kalimat – kalimat sarkasme yang ditujukan kepada mahasiswa baru

Tujuan

Membuat mahasiswa baru berpikir dan meresapi kalimat – kalimat tersebut


Spanduk terbuat

241

6

7

Evaluasi

Saat pengerjaan, ada satu spanduk yang hilang. Dan beberapa tulisan yang tidak rapi

Saran

Lebih hati-hati lagi dalam mengerjakan.

Nama Kegiatan

Perform Opening

Deskripsi

Performance art teatrikal yang dilakukan pada saat opening oskm 2012.

Tujuan

Mengingatkan mahasiswa baru agar tidak arogan dan mempertanggung jawabkan nama besar ITB.


Perform terlaksana dengan bagus.

Evaluasi

Waktu latihan terlalu sebentar sehingga ada sedikit kendala pada hari H, yaitu koordinasi satu sama lain sehingga ada sedikit hambatan. Tetapi overall sangat baik.

Saran

Lebih banyak latihan.

Nama Kegiatan

Pembuatan properti perform opening

Deskripsi

property perform berbentuk ilustrasi kuncup yang dapat mekar pada klimaks perform.

Tujuan

Membantu visualisasi perform.


property terpakai dengan baik.

Evaluasi

Terjadi kendala pada system mekar kuncup tersebut. namun masalah tersebut dapat teratasi. Pengkonsepan property harus lebih matang sehingga meminimalisir kendala-kendala.

Saran 8

Nama Kegiatan

Perform closing

Deskripsi

Perform teatrikal pada penutupan acara oskm 2012. Berupa cerita lanjutan dari opening.

Tujuan

Menutup rangkaian acara kegiatan oskm 2012


Perform terlaksana

Evaluasi

Terlalu fokus pada perform opening, sehingga baru bisa terkonsep dengan baik saat dekat-dekat hari H Opening dan closing dimatangkan konsepnya sebelum latihan keduanya dimulai.

Saran 9

Nama Kegiatan

Pembuatan Instalasi obor Closing OSKM 2012

Deskripsi

Instalasi yg berbentuk segi 6, yang didalamnya digantungkan potongan akrilik yang terdapat logo oskm besar. Dan dibawahnya terpasang wadah obor. Segi 6 dibalut oleh benang warna oskm 2012. Sebagai instalasi yang dibakar bertujuan sebagai tanda oskm 2012 telah selesai.


Instalasi bekerja dengan baik.

Evaluasi

Asap api berwarna hitam, sehingga visual kurang enak dilihat.

Saran

Cari senyawa lain yang asap api nya tidak berwarna hitam pekat.

Kendala keseluruhan  

Komitmen yang kurang dari beberapa anggota, jumlah yang ada jauh lebih sedikit daripada jumlah yang mendaftar. Terbenturnya jadwal ospek jurusan dengan serangkaian jadwal kerja. Sehingga ada property yang tidak selesai.

242  

Pemesanan property yang mendadak. Hilangnya beberapa peralatan.

Evaluasi keseluruhan    

Dana yang diperlukan terhambat, sehingga untuk memulai pembuatan pemesanan sedikit terlambat. Perizinan instalasi properti yang terlambat, sehingga beberapa property artistik tidak terpasang sesuai jadwal. Tidak ada tempat yang aman untuk menaruh logistic artistic, sehingga beberapa barang ada yang hilang dan menghambat pekerjaan. Saat bekerja, ada mahasiswa dari suatu himpunan yang dengan tidak sopan meminta kami untuk mengecilkan volume suara lagu dan kebisingan kerja kita, padahal sudah mempunyai izin resmi, sehingga sedikit menghambat.

Saran untuk kedepannya    

Perbanyak close recruitment, orang-orang yang terpercaya dan dapat dipegang komitmennya. Siapkan toolbox besar dengan gembok supaya meminimalisir kehilangan. Ingatkan divisi perizinannya agar tidak terhambat pemasangannya. Bila ada mahasiswa lain yang mengganggu secara tidak sopan, tanggapi saja dengan sopan supaya dia malu.

243

LPJ KETUA DIVISI GRAPHIC DIRECTOR OSKM ITB 2012 ( M. Nurrahmat – Desain Komunikasi Visual 2010 )

Deskripsi kerja

Status  

Bertanggung jawab kepada kabid pendukung Pelaksana tugas-tugas pembuatan media imaging OSKM

Wewenang 

.Melakukan penjabaran terkait tugas Graphic Director

Tugas        

Mengatur timeline divisi Membuat konsep pensuasanaan keseluruhan PROKM (terkait media visual) Mendesain merchandise OSKM Mendesain atribut lapangan OSKM (panji-panji, slayer, dll-kondisional) Mendesain atribut panitia dan peserta OSKM (kaos panitia, slayer, dll-kondisional) Mendesain Buku Sakti Mendesain Bumper OSKM Mendesain Web OSKM


Jumlah sumber daya manusia Ketua Divisi Graphic Director PJ Atribut PJ Buku Sakti PJ Publikasi PJ Bumper PJ Web PJ Item Kecil

: Muhamad Nurrahmat - DKV ‘10 : M. Fadli Fitriyan - DKV ‘10 (anggota : 6 orang) : Dea Anandya R. - DKV ‘10 (anggora : 6 orang) : Annisa Luthfiasari - DKV ‘10 (anggota : 3 orang) : Banu Wirandoko - DKV ‘10 (anggota : 3 orang) : Rinaldi Aditya - DKV ’10 (anggota : 1 orang) : Dhewangga A. P - DKV ’10 (anggota : cabutan)

244

JUMLAH SDM

: 20 orang

Pembagian sistem kerja / sistem koordinasi Bagan 1. Pemesanan

Kepala bidang/divisi lain

Kadiv Graphic Director

Kabid Kreatif

KONTEN

PJ-PJ

Bagan 2. Pengerjaan

PJ-PJ

Kadiv GD + Kabid Kreatif + Kabid/Kadiv Lain

Kadiv GD

PJ-PJ

ACC

REVISI

Standard operational procedure (sop) Dijelaskan oleh kepala bidang kreatif

Laporan kerja

No 1


LOGO OSKM

Penanggung Jawab

Muh. Nurrahmat

Deskripsi

Sebagai identitas acara OSKM

Tujuan

Memberikan identitas kepada acara OSKM itu sendiri


Semua visi misi OSKM tercakup dan identitas OSKM tercermin pada logo

Pelaksanaan

22-29 Mei 2012

Evaluasi

Deadline terlalu mepet

Saran

Deadline logo lebih baik diperpanjang karena logo adalah impresi awal OSKM

245

2

3

Nama Kegiatan

KAOS PROPAGANDA

Penanggung Jawab

M. Fadlie F.

Deskripsi

Mendesain kaos untuk dijual sebagai danus OSKM

Tujuan

Danus pertama OSKM


Desain menarik dan layak jual

Pelaksanaan

6-18 Juni 2012

Evaluasi

PJ dan pemesan sama-sama lupa deadline

Saran

Deadline lebih dipertegas lagi

Nama Kegiatan

WEB OSKM

Penanggung Jawab

Rinaldi Aditya

Deskripsi

Desain menarik dan informatif

Tujuan

Sebagai impresi awal media online OSKM


4

5

6

Pelaksanaan

6-12 Juni 2012

Evaluasi

Hasil desain bagus tetapi agak kurang informatif

Saran

Harus lebih informatif lagi

Nama Kegiatan

BUKU SAKTI

Penanggung Jawab

Dea Anandya R

Deskripsi

Mendesain buku pegangan yang berisi hal-hal penting yang berhubungan dengan kuliah di ITB

Tujuan

Memberikan buku pegangan untuk memperkenalkan ITB kepada mahasiswa baru


Desain menarik, informatif, serta berguna bagi mahasiswa baru

Pelaksanaan

2 Juni-10 Juli 2012

Evaluasi

Konten terlalu lama diberikan dan desain yang sudah direvisi malah tidak dipakai oleh percetakan

Saran

Sering mengingatkan kepada Eksternal maupun divisi lain soal konten, serta cek dummy apabila ada kesalahan cetak KAOS FAKULTAS Dhewangga A. P Mendesain ilustrasi kaos sesuai fakultas yang ada di ITB Sebagai danus lanjutan OSKM Desain menarik, merepresentasikan setiap fakultas, serta layak jual 18-24 Juni 2012 Pemesanan mendadak dan deadline mendesak sehingga yang mengerjakan merupakan cabutan dari bagian yang lain Pemesanan sebaiknya sesuai SOP yang berlaku ATRIBUT PANITA DAN PESERTA M. Fadlie F. Mendesain ilustrasi kaos panitia dan slayer peserta maupun panitia Memberikan identitas dan pembeda kepada masing-masing panitia maupun peserta OSKM Desain menarik, panitia OSKM puas 10-20 Juli 2012 Produksi tidak mengecek hasil jadi kaos panitia sehingga banyak kesalahan saat produksi

Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi

246

Saran 7

Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Saran

8

Sebaiknya sering-sering mengontak Produksi agar tidak terjadi kesalahan produksi ANIMASI BUMPER OSKM Banu Wirandoko Mendesain animasi sebagai bumper logo OSKM 2012 Sebagi pembuka acara OSKM pada saat opening Animasi menarik dan mencakup keseluruhan isi acara OSKM 13-25 Juli 2012` Bumper baru selesai pada H-1 OSKM Sebaiknya pengerjaan bumper dimulai lebih cepat PRODUKSI ITEM-ITEM PEKERJAAN GD Muh. Nurrahmat Memeriksa semua hasil produksi item-item pekerjaan GD Agar hasil pekerjaan GD sesuai dengan keinginan Hasil produksi sesuai dengan apa yang diharapkan Saat produksi Produksi kurang jelas dalam memberikan informasi hasil produksi Sebaiknya sering-sering kontak dengan Produksi


Sulitnya mengumpulkan staff saat rapat Pemilihan alur kerja yang kurang tepat Divisi GD terkesan dapat menyelesaikan pekerjaan dalam sehari Tidak pastinya konten yang akan diberikan pada divisi GD sehingga mengakibatkan kemunduran deadline. Divisi Produksi yang tidak berada di bawah bidang Kreatif yang mengakibatkan kurang terkontrolnya hasil produksi.

Evaluasi keseluruhan    

Harus lebih sering koordinasi dengan PJ dan staff-staffnya. Harus lebih sering koordinasi dengan bidang kreatif. Deadline sebaiknya diminta dengan jelas kepada bidang/divisi yang memesan. Berikan waktu liburan kepada staff pada awal-awal waktu kerja OSKM .


Kepala Divisi sebaiknya dilaporkan terlebih dahulu kepada studio IPPDIG karena OSKM merupakan salah satu proker studio IPPDIG. Kadiv GD sebaiknya selalu mengontak staff-staffnya untuk mengetahui progress kerja tiap staff. Sebaiknya harus meminta deadline yang jelas kepada bidang/divisi yang memesan dan harus sering mengontaknya agar tidak terjadi deadline yang mepet. Sering-seringlah mengecek hasil produksi agar mengurangi kesalahan produksi. Timeline GD sebaiknya jangan diganggu dengan pesanan tiba-tiba dan mepet deadline, karena akan merusak flow kerja tim GD.

247

248

LPJ OHU (Open House Unit)

249

LPJ KETUA OHU OSKM ITB 2012 ( Andreas Santopen – Teknik Mesin 2010 )

Deskripsi kerja

Status  

Bertanggung jawab kepada Ketua Berkoordinasi dengan seluruh elemen ring-1 kepanitiaan

Wewenang  

Membuat keputusan dalam bidang OHU Melakukan penjabaran terkait tugas-tugas OHU

Tugas      

Membuat timeline OHU Berkoordinasi dengan unit-unit kegiatan mahasiswa ITB Membuat konsep acara OHU Mengajukan RAB Melaksanakan acara hari-H OHU Mengoordinir bidang OHU


Panitia melakukan roadshow

Panitia melakukan diskusi mengenai kebutuhan dan apa saja yang diperlukan oleh unit

Hasil atau masukan dari unit yang masuk dari diskusi akan kembali diolah oleh panitia

Hasil olahan disampaikan ke unit

Jika Unit menyetujui, panitia mengerjakan

250

Ketua

Wakil Ketua

MSDM

Tim Kesekretariatan

Bendahara

Kadiv Perizinan

Kabid Stand

Kabid Acara

Kabid Seremonial

Kabid Operasional

Kabid Media

Kadiv Performance Stage

Kadiv Pre-event

Kadiv Logistik

Kadiv Publikasi Dokumentasi

Non-Unit

Kadiv Lapangan Atraksi

Kadiv Karnaval

Kadiv LO

Kadiv Arttistik

Kadiv Stand Kuliner

Kadiv Bioskop OHU

Kadiv Op-close

Kadiv Akomodasi, Transportasi, dan Konsumsi

Kadiv Stand Unit

Kadiv Stand

Kadiv Radio OHU

Kadiv Wahana Karya

Jumlah sumber daya manusia Panitia Open House Unit sebanyak 250 orang yang terdiri dari mahasiswa ITB angkatan 2010 dan 2011 dari berbagai jurusan. Data yang lebih rinci dijabarkan pada LPJ masing-masing bidang OHU

251 Pembagian sistem kerja / sistem koordinasi    

Kabid bertanggung jawab kepada ketua. Kabid berkoordinasi dengan Wakil Ketua terkait kesekjenan dan Kabid lainnya. Kadiv di bawah struktur kepanitiaan OHU bertanggung jawab kepada kabid masing-masing. Kadiv berkoordinasi dengan divisi dan bidang terkait di kepanitiaan OSKM terpusat.

Standard operational procedure (sop)      



Ketua memberikan arahan kepada seluruh kepala bidang mengenai deskripsi kerja masing-masing divisi Ketua mencatat kebutuhan bidang yang harus dipenuhi untuk melaksanakan tugas-tugasnya dan membantu dan/atau mendampingi dalam pemenuhan kebutuhan tersebut Setelah kebutuhan terpenuhi, setiap divisi dapat membentuk deskripsi, teknis dan SOP kerja yang akan dibawa ketika musyawarah kerja Hasil dari musyawarah kerja akan dikumpulkan dan membentuk platform kerja bidang OHU Setiap kepala divisi yang menemui hambatan dalam deskripsi kerja yang sudah diberikan, wajib memberitahu kepala bidang Apabila ada divisi lain dalam struktur OSKM ITB 2012 yang membutuhkan bantuan atau kerja divisi yang berada dibawah bidang OHU, harus menyampaikan kebutuhannya kepada kepala bidang OHU terlebih dahulu. Seluruh divisi dibawah bidang OHU wajib melaporkan progress, Kendala dan evaluasi per minggu ke sekretaris bidang setiap minggunya..

Laporan kerja

No 1


Rapat Koordinasi

Penanggung Jawab

Andreas Santo Pen

Deskripsi

Memberi arahan kerja, timeline, dan informasi penting yang harus disampaikan pada bidang OHU.

Tujuan

Terjaganya komunikasi dan koordinasi serta sistem kontrol bidang OHU.


 

Seluruh staff ahli bidang dan kepala divisi atau perwakilannya hadir dalam rapat bidang. Terselenggaranya rapat bidang seminggu sekali.

Pelaksanaan

Rapat berjalan 1 kali seminggu. .

Evaluasi

Rapat berjalan tiap Minggu namun masih banyak anggota yang datang tidak tepat waktu dan sulit untuk mengumpulkan semua anggota untuk hadir

252

dikarenakan banyaknya kesibukan lain. Rapat juga berlangsung lama dan seringnya melewati batas waktu yang ditentukan.

2

Saran

Menentukan jadwal rapat yang baik dan juga membuat sistem/peraturan agar anggota menjadi disiplin. Usahakan rapat yang efektif sehingga tidak berlamalama.

Nama Kegiatan

Roadshow Unit-unit

Penanggung Jawab

Andreas Santo Pen & Widya Wigati

Deskripsi

Mengunjungi lembaga-lembaga unit untuk membahas dan sosialisasi hal-hal seputar OHU 2012.

Tujuan

  

Meminta input dan masukan dari lembaga unit yang terkait Mensosialisasikan konsep OHU kepada unit – unit Menjalin hubungan yang baik dengan unit – unit yang terlibat


Terlaksananya roadshow ke semua unit

Pelaksanaan

Roadshow berhasil dilakukan pada awal-awal pembuatan konsep dan materi OHU, inputan untuk bidang acara, stand, dan seremonial namun karena terkendala tenggat waktu yang mepet tidak semua unit berhasil dikunjungi untuk dimintai inputan.

Evaluasi

 

 



Saran



   

Unit-unit yang diroadshow juga terkadang tidak menepati janji waktu yang telah disepakati. Roadshow ke unit-unit terkait meminta inputan dan sosialisasi bidang stand, acara, dan seremonial dilakukan secara berbeda sehingga merepotkan unit-unit dan juga panitia. Dalam roadshow terkendala SDM untuk mengunjungi unit-unit karena banyaknya unit yang dikunjungi dalam 1 hari Terdapat masalah dalam roadshow dimana orang yang melakukan roadshow terkadang tidak mengerti perkembangan OHU secara keseluruhan karena mereka anggota biasa angkatan 2011 yang hanya mengerti di bagian divisinya saja. CP dari unit yang diroadshow terkadang tidak memiliki bayangan mengenai acara OHU itu sendiri karena masih angkatan baru 2011 Roadshow dilakukan untuk sosialisasi dan meminta inputan secara umum sehingga jangan dilakukan untuk menanyakan beberapa pertanyaan yang spesifik terkait 1 bidang saja Dipastikan CP unit yang akan diroadshow datang dan diusahakan badan pengurus dari unit tersebut Para Kabid dan Kadiv harus mengikuti roadshow dan sebaiknya jangan angkatan termuda Panitia yang melakukan roadshow harus dimatrikulasi oleh Ketua sehingga mereka dapat mengerti kondisi keseluruhan OHU Jadwal roadshow harus disusun dengan rapi sehingga dapat

253

mengunjungi semua unit dalam waktu seminggu.

3

Nama Kegiatan

Forum Kegiatan OHU

Penanggung Jawab

Andreas Santo Pen dan pihak kabid/kadiv yang terlibat

Deskripsi

Forum dengan massa unit terkait bidang-bidang OHU yang akan dibahas. Forumforum ini terdiri dari Forum Diskusi dan Forum Sosialisasi.

Tujuan

Melakukan diskusi dan sosialisasi dengan massa unit secara masal untuk membahas kegiatan OHU secara umum atau spesifik (bidang-bidang tertentu)


Evaluasi

 

Forum dapat terlaksana dengan baik dan tertib Massa unit hadir dengan jumlah 1/2n + 1 dari total jumlah unit

Forum-forum awal terkendala beberapa masalah karena kurangnya kesiapan panitia sehingga forum yang harusnya bisa selesai dalam 1 kali perlu 3 kali forum. Forum juga banyak dilaksanakan pada awal-awal persiapan kegiatan OHU. Forum Diskusi dilaksanakan untuk menampung inputan dan meminta opini dari massa unit sedangkan forum sosialisasi dilakukan untuk sosialisasi materi yang telah difiksasi oleh panitia sehingga materi yang dibuat tidak dapat diubah secara signifikan. 

Tidak semua unit hadir dalam forum, rata-rata unit yang hadir adalah 50an unit sehingga informasi tidak tersampaikan ke semua unit



Ketidaksampaian informasi menyebabkan banyak unit-unit yang menanyakan konten acara disaat-saat terakhir.

  

Banyaknya unit-unit yang datang terlambat Perwakilan unit-unit yang datang biasanya LO unit tersebut Pernah ada forum yang agak membingungkan karena tujuannya tidak jelas antara sosialisasi atau diskusi Pernah terjadi bentrok tempat antara panitia OSKM dengan OHU





  Saran    

Notulensi dan handout yang diupload harus tepat waktu (minimal H+1) setelah forsil agar segala informasi dapat berjalan dengan baik. Unit yang tidak datang forsil sebaiknya diberikan handoutnya agar tetap mengetahui perkembangan OHU. Koordinasi dengan kementrian (kementrian Agama dan Pendidikan, kementrian Olahraga, kementrian Seni dan Budaya dan Biro Kominfo) agar lebih mudah berkoordinasi dengan unit-unit. Memetakan sejak awal unit mana yang perlu dirangkul atau didekati sejak awal agar memudahkan keberjalanan forsil. Disuhakan yang hadir saat forum merupakan orang yang paling mengerti atau bertanggun jawab mengenai OHU Tujuan awal forum dijelaskan dan ditentukan sejak awal (diskusi, sosialisasi, atau fiksasi) Pengumuman untuk forum jangan mendadak

254  4

Nama Kegiatan

Rapat Koordinasi dengan panitia OSKM

Penanggung Jawab

Andreas Santo Pen dan Setyaki Sholata Sya

Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan

Memberikan progres dari bidang OHU kepada panitia OSKM dan menjalin koordinasi dengan bidang-bidang lain dalam kepanitiaan OSKM Menjalin koordinasi yang baik antara bidang OHU dengan bidang-bidang lainnya OSKM Rapat dapat berjalan dengan baik dalam 1 minggu sekali

Pelaksanaan

Rapat terlaksana dalam 1 minggu sekali

Evaluasi

Rapat koordinasi OSKM bermanfaat untuk bidang OHU karena panitia OHU butuh banyak koordinasi dengan panitia OSKM. Namun banyak hal yang dibicarakan dalam rakor ini tidak ada hubungannya dengan kegiatan OHU sehingga porsi bidang OHU sangat sedikit dalam rapat ini.

Saran

5

Berkoordinasi dengan panitai OSKM untuk memastikan bahwa tempat dapat dipakai pada waktu yang telah ditentukan

 

Nama Kegiatan

Catat hal-hal penting yang berkaitan dengan bidang OHU Sampaikan informasi/kebutuhan yang dibutuhkan bidang OHU kepada bidang OSKM yang berkaitan Rapat SC

Penanggung Jawab

Andreas Santo Pen

Deskripsi

Memaparkan progres report dari bidang OHU kepada SC

Tujuan

Meminta inputan, saran, dan dukungan dari SC


Rapat SC berjalan tiap 1 minggu 1 kali

Pelaksanaan

Rapat berjalan 1 minggu sekali

Evaluasi



 Saran

 

Beberapa kali progres report dikirim terlambat kepada para SC sehingga saat rapat SC, para SC tidak mengetahui progres terkini dari panitia OHU Beberapa SC tidak mengerti mengenai OHU itu sendiri karena mereka bukan panitia OHU sebelumnya Progres report dikirimkan kepada para SC tepat waktu Diusahakan SC adalah para panitia inti OHU tahun sebelumnya

255 Kendala keseluruhan    

 

Masa liburan yang panjang membuat para panita OHU hasil oprec banyak yang sudah pulang kampung sehingga membuat panitia kekurangan SDM sampai hari-H Rentang 1 bulan antara OHU dan OSKM membuat koordinasi antara panitia OHU dan panitia OSKM berjalan dengan tidak baik. Banyak panitia OSKM yang sudah berlibur. Panitia OHU sebagian besar mengikuti osjur sehingga susah mengumpulkan semua anggota saat rapat. Massa unit yang kurang kooperatif dalam mengikuti rangkaian kegiatan untuk mempersiapkan acara OHU, seperti latihan dan gladi, dan tidak disiplin terhadap waktu dan deadline yang telah ditentukan panitia (telat mengumpulkan foto,data, dll). LO unit kurang proaktif dalam menyebarkan info yang didapat dari panitia kepada badan pengurus unit atau anggota unitnya. Vendor yang bekerja dengan tidak baik menyebabkan pemasangan stand dan instalasi listrik yang terlambat.

Evaluasi keseluruhan Pada awal keberjalanan, terdapat kendala dalam pencarian orang untuk menjadi kabid dan kadiv karena sulitnya mencari orang yang available di tengah-tengah liburan dan kesibukan kegiatan lainnya. Lalu forum- forum awal dan roadshow berjalan kurang lancar dikarenakan timeline yang sudah mepet. Dalam bidang kesekjenan, banyak perizinan yang diurus saat sudah mepet hari-H yang menyebabkan kewalahan dalam mengurus perizinan. MSDM juga kesulitan dalam menjaga flow panitia dikarenakan masa liburan yang panjang. Keuangan juga mendapatkan kendala karena ketidakpastian dana dari dirdik dan LTPB terlebih lagi birokrasi yang menyulitkan. Panitia sulit mendapatkan dana cair karena LTPB tidak memberikan dana cair. Dalam bidang Acara, konsep acara sudah dibuat dengan baik namun beberapa kali mengalami perubahan teknis. Lalu unit-unit yang juga susah diminta untuk mengumpulkan data yang diperlukan bidang acara tepat waktu. Rundown acara hari-H yang ngaret. Ada juga beberapa acara yang batal diadakan dikarenakan kendala teknis oleh vendor. Dalam bidang Seremonial, acara pre-event, karnaval, dan op-close dapat terlaksana namun tidak maksimal. Masalah utama dalam ini adalah massa unit yang berpartisipasi kurang kooperatif (datang telat, tidak ikut latihan dan gladi, dll). Dalam bidang Media, masalah terutama adalah kekurangan SDM untuk melakukan publikasi massal dan membuat dekorasi. Awal-awal publikasi tidak berjalan dengan baik. Masih banyak poster dan media publikasi lainnya yang tersisa. Design grafis untuk media digital telah berlangsung dengan baik namun artistik untuk dekorasi masih di bawah ekspektasi. Dalam bidang Stand, untuk pembagian tempat dan posisi stand telah berlangsung dengan baik. Negosiasi dengan pihak konsumsi dan sponsor juga berlangsung baik. Namun sayangnya, panitia kekurangan SDM dalam menjaga proses pemasangan stand sehingga alur kerja yang telah dibuat tidak diikuti. Ada pula kesalahan dalam vendornya sehingga pemasangan stand menjadi sangat terlambat dan juga tidak semua stand mendapatkan listrik (Mohon maaf yang sebesar-besarnya bagi pihak yang dirugikan).

256

Dalam bidang Operasional, sistem LO unit yang dibuat berjalan cukup efektif namun masih ada LO yang bekerja dengan tidak benar sehingga informasi yang ada tidak tersampaikan dengan baik. Divisi LO juga kekurangan SDM. Divisi akomodasi,transportasi, dan konsumsi yang sibuk bekerja pada hari-H menjadi lebih repot karena banyaknya unit-unit yang tidak mengikuti SOP yang dibuat oleh panitia. Pembagian konsumsi sudah berlangsung baik namun masih ada makanan sisa yang dibuang. Divisi logistik juga mengalami masalah SDM dan juga kesalahan fatal dalam vendor stand. Tidak adanya pengawasan yang ketat terhadap pihak vendor mengakibatkan masalah pemasangan stand yang sangat terlambat. Tidak adanya hitam di atas putih atau surat kontrak juga memperunyam masalah. Terdapat pula masalah lain yaitu anak SBM 2012 tidak bisa mengikuti OHU dikarenakan ada acara prodi sehingga panitia mengadakan OHU susulan.

Saran untuk kedepannya            

Kejelasan mengenai koordinasi panitia OHU dan OSKM. Lebih baik panitia OHU dan OSKM dipisah agar dapat berjalan dengan maksimal. Termasuk dalam hal keuangan dan proposal. Sebaiknya panitia OHU membuat kumpul akbar beberapa kali untuk dapat saling berkoordinasi dan menarik komitmen mereka agar tidak kabur-kaburan. Panitia OHU dilarang double job menjadi panitia OSKM lain, seperti panitia lapangan agar anggotanya dapat bekerja maksimal dan dapat fokus. Panitia OHU harus briefing terpusat di hari-H agar semua divisi saling berkoordinasi dan pembagian kerjanya merata. Publikasi yang lebih gencar sebelum hari-H melalu segala media yang ada, manfaatkan juga unit-unit media di ITB Sistem stiker-stiker jika ingin dipakai lagi dibuat sistem yang lebih baik untuk menghindari kecurangan dan juga tidak semua maba mendapatkan katalog bermain. LO harus lebih dikontrol lagi dalam bekerja Pilih orang yang tepat untuk mengerjakan hal-hal seperti artistik dan design. Perizinan sebaiknya diurus dan diselesaikan dari jauh-jauh hari Flow panitia harus dijaga dengan konsisten supaya banyak SDM yang bisa membantu. Buat peraturan yang tegas untuk membuat unit-unit disiplin mengikuti peraturan yang telah disepakati bersama HATI-HATI DALAM MEMILIH VENDOR KARENA BISA MENYEBABKAN KESALAHAN FATAL. Pilihlah vendor yang tepat dan profesional sehingga masalah teknis bisa dihindari. Dibuat pula surat kontrak sehingga memang tertulis jelas bahwa ada konsekuensi yang mereka terima bila tidak tepat waktu.

257

LPJ KEPALA BIDANG ACARA OHU OSKM ITB 2012 (Gede Marta Wahana Putra – Teknik Sipil 2010 )

Deskripsi kerja

Status       

Bertanggung jawab kepada Ketua OHU 2012 Berkoordinasi dengan segenap elemen ring 1 kepanitiaan Mengepalai Kadiv Stage Performance Mengepalai Kadiv Lapangan Atraksi Mengepalai Kadiv Wahana Karya Mengepalai Kadiv Bioskop OHU Mengepalai Kadiv Radio OHU


Memberikan arahan umum terkait keberjalanan acara pada OHU Membuat keputusan terkait bidang Acara OHU Mengontrol kerja divisi di bawahnya Memberikan koridor kerja kepada Kadiv

Tugas         

Membuat rencana pelaksanaan keberlangsungan acara pada saat acara OHU Mensosialisakian meminta dukungan kepada masa unit terkait konsep acara. Menjadi penanggung jawab dalam keberjalanan acara Membuat timeline bidang acara Membuat RAB bidang Acara dibantu kadiv Memimpin rapat bidang Acara Mengoordinasi keberjalanan program kerja dan timeline kerja bidang Acara Membuat progres report bidang acara secara rutin Berkordinasi dengan seluruh element ring 1 panitia OHU terkait kebutuhan logistic, keberjalanan izin, prevent, dan segala hal yang membutuhkan kordinasi terkait acara.



258

No. Nama 1 Gede Marta Wahana Putra 2 Dea Nur Afifah 3 Agung Bima Yudha 4 Tio Dwi Laksono 5 Ajeng Putri Lenggogeni 6 Imaniar Jumlah SDM=

Jabatan Kabid Acara Kadiv Stage Prformance Kadiv Lapangan Atraksi Kdiv Wahana Karya Kadiv Bioskop OHU Kadiv Radio OHU

Jurusan SI’10 SI’11 MS’10 EL’10 EL’10 SR’11

Jumlah Staff 5 18 12 27 5 5 72

Pembagian sistem kerja / sistem koordinasi Awalnya kabid acara mengonsep acara dan mempersiapkan rencana keberjalanan acara. Dengan pengkonsepan yang telah jelas pembagiannya, selanjutnya kabid acara mencari kadiv-kadiv yang dibutuhkan untuk mengisi acara sesuai dengan konsep acara yang dibuat. Struktur kepanitiaan kadiv adalah sebagai alat untuk mencapai tujuan dari konsep acara, dan disini kabid acara menggunakan 5 orang kadiv yang memegang wewenang di masing2 tugas acara besar yakni  Stage Performance  Lapngan Atraksi  Wahana Kartya  Bioskop OHU  Radio OHU Setelah pemilihan kadiv, kadiv selanjutnya diberikan pencerahan terkait konsep yang telah dimatangkan dan telah disosialisaksikan ke masa unit dan telah mendapat persertujuan dari masa unit. Dari masing2 kadiv tersebut selanjutnya mengembangkan konsep acara yang telah didesign awalnya, dan merealisasikan konsep yang baru berupa gagasan kedalam bentuk real dan nyata. Dari pengembangan konsep tersebut lalu kadiv tidak dapat bekerja dengan sendiri sehingga dibuthkan oprecan dari panitia2 yang mendaftar ke acara OHU lantas dibagi-bagi kembali banyaknya anggota staff sesuai kebutuhan. Kabid memberikan fungsi control terhadap program kerja yang sudah direncanakan sebelumnya terhdap keberjalanan gerak dari kadiv beserta staff. Fungsi control dapat dilakukan melalui rapat bidang yang diadakan setiap minggu. Dan juga rapat divisi yang diadakan setiap waktu. Kordinasi kadiv terhadap hal hal terkait diluar acara seperti: perizinan, logistic, dan yang lainnya disampaikan kadiv kepada kabid yang selanjutnya kabid sampaikan di rapat ring 1 kepada bidang terkait. Masalah yang terjadi pada divisi harus diketahui kabid terlebih dahulu sebelum melebar ke bidang lain/ketua. Masalah selanjutnya dapat disampaikan pada rapat SC dan akan diberikan solusi bersama, dan disampaikan kepada divisi.

Standard operational procedure (sop) Terlampir Laporan kerja

259

No. 1


Saran

2


Saran 3


Tujuan

Laporan Kerja Stage Performance Dea Nur Afifah Merencanakan, mengkonsep, merealisaisikan konsep panggung utama di acara OHU Memfasilitasi unit-unit khususnya seni budaya agar dapat menampilkan kebudayaan mereka diatas panggung. Berjalannya rundown tepat waktu, seluruh unit yang terdaftar tampil. 1 September 2012 - Keterlambatan waktu 51 menit - Seluruh unit tampil - Keberjalanan secara keseluruhan lancar - kordinasi dengan bidang pre event sangat teramat dibutuhkan menghambat terjadi kengaretan atau gangguan acara lainnya. - Dibuthkan tenaga cowok yang handal dalam upaya loading barang sangat dibutuhkan Lapngan Atraksi Agung Gede Bima Yudha Wahana untuk menampilkan penampilan/atraksi dari unit-unit khususnya unit-unit olahraga dan kesehatan Mewadahi unit-unit olahraga kesehatan dalam menampilkan eksistensinya. Semua unit yang mendaftar di acara dapat tampil tepat waktu tanpa kengaretan. 1 September 2012 Awal keberjalanan acara jam 1 siang acara sudah dimulai, namun karena panas, para penonton memilih untuk duduk menonton di belakang panggung. Keberjalanan acara lancer terkendali namun kurangnya SDM menyebabkan pembagian tugas dilapangan sangatlah sulit. Terdapat unit yang membatalkan diri untuk tampil karena minimnya SDM yang ada pada unit tersebut. Unit yang akan tampil harus konfirmasi saat technical meeting agar tidak terjadi displacement jadwal. Wahana Karya Tio Dwi Laksono Wahan Karya sebagai main system dan supporting system dari acara OHU 2012 kali ini. Main system wahan karya sebagai wadah unit dalam menampilkan permainan permainan menarik yang bisa dicoba langsung oleh para pengunjung. Supporting system wahan karya bermain mendukung wahana-wahana permainan seperti rumah hantu dan labirin, yang menjadi daya tarik tersendiri dari acara OHU kali ini. Untuk memfasilitasi unit menampilkan “alat” dari unitnya agar tidak terlalu penuh dan chaos di deretan stand unit. Wahan karya bermain memiliki tujuan sebagai daya tarik untuk mendatangkan masa lebih

260


Saran

4


Saran

5


banyak lagi di acara OHU. Semua unit yang mendaftar mengisi stand wahana karya dan para pengunjung dapat mencoba permainan unit tersebut. Wahana bermain dapat dikunjungi oleh lebih dari 300 orang. 1 September 2012 Wahana karya unit di spot depan fisika mengalami hambatan karena keberadaan logistic. Wahana bermain yang seharusnya 2 (rumah hantu-labirin) tidak jadi diadakan ke22nya karena logistic, sehingga hanya berjalan satu dan di improvisasi menjadi “Labirin Berdarah” Wahana karya unit yang dilakukan spoting sangat membantu unit yang membutuhkan tempat lebih di stand unitnya untuk menampilkan karya. Saran selalu dilakukan apabila tidak, wahan karya di depan stand unit akan sangat mengganggu jalan. Wahan karya bermain sangat berhasil dijadikan metode untuk menarik masa. Hal ini berimbas pada acara closing yang masih ramai dihadiri orang. Bioskop OHU Ajeng Putri Lenggogeni Bioskop OHU adalah suatu wahana menampilkan film-film di 9009 dan menampilkan iklan iklan unit. Untuk menampilkan eksistensi unit berupa visualisasi karya unit. Semua unit yang mendaftar iklan Bioskop OHU dapat ditampilkan lebih dari sekali pada keberlangusungan Bioskop OHU, 1 September 2012 Keberjalana tiap film yang ditampilkan lancer tidak ada kendala, hanya saja kendala terjadi pada malam hari seharusnya pemasangan sounds di 9009 dilakukan pada hari jumat malam. Namun bapak yang membawa kunci tidak dapat hadir pada malam hari, sehingga baru bisa dibukak hari h pukul 8. film akhir “the meet” yang rencananya ditampilkan satu kali jadi ditampilkan 2 kali karena jumlah antrian saat the meet di mulai sangat panjang. Bioskop OHU sangat ampuh untuk menahan flow masa, karea bioskop OHU tempatnya adem dan para maba bisa meluangkan waktu beberapa waktu untuk bersantai sehingga tidak pulang. Radio OHU Imaniar Radio OHU sebagai media informasi audio dari unit-unit di ITB dan sebagai pusat informasi. Sebagai pensuasanaan acara OHU dengan pemutaran jingle OHU dan info terkait OHU danunit. Acara berjalan tepat wakt, seluruh unit dapat dibacakan minimal sekali oleh penyiar radio OHU 1 September 2012 Pemasangan sounds radioOHU yang seharusnya H-1 tapi dilakukan tepat sebelum radio OHU dimulai. Radio OHU sangat tepat digunakan untuk pensuasanaan, agar dipertimbangkan bagaimana content acara untuk acara selanjutnya.

261


SDM sedikit, terutama di hari H. Unit protes saat technical meeting karena kita panitia tidak menyediakan waktu untuk check sounds. Logistic yang sangat menghambat keberjalanan acara. Vendor tidak profesional yang mengakibatkan kepada blunder total logistik OHU. Unit yang sangat manja untuk dicari satu persatu karena tidak memenuhi aturan yang seharusnya M45 sudah ada di belakang panggung tapi masih harus di cari oleh runner. Jumlah HT sangat terbatas hanya 6 untuk masing2 kabid dan kadiv padahal kebutuhan HT mencapai 15 buah untuk seluruh acara. o 1 kabid (terpebnuhi) o 5 kadiv terpenuhi) o 5 stage manager o 3runner o 1 back stage manager






 

Secara keseluruhan evaluasi yang didapat acara sangat teramat bergantung kepada keberadaan support lain sepeti logistic perizinan dan yang lainnya. Oleh sebab itu kordinasi sangatlah dibutuhkan. Logistic pada hari H sangat menghambat keberjalanan acara baik pemasangan, ketepatan, dan kesesuaiannya. unit yang ikut tampil pada setiap acara seharusnya telah mendapat informasi baik saat sosialisasi content, rundown atau saat technical meeting. Namun ketersampaian masih belum merata dan masih banyak unit yang tidak mengerti karena yang mewakili unit ke acara forsos/forum lainnya tidak menyampaikan secara merata ke unit mereka. Keberjalanan acara evaluasi hal penting:  Panggung utama: SDM cowok untuk bantu loading unloading, check sounds yang tidak sempat diadakan karena permintaan dari vendor, kengaretan acara karena persiapan teknis (in focus, listrik dll)  Lapangan atraksi: jumlah SDM cowok dalam membantu loading barang unit yang berat, penonton yang kepanasan saat menonton, flow acara yang terkesan tidak ada puncaknya (cheerleader tidak jadi ditampilkan)  Wahana karya: Logistik  Bioskop OHU: Kunci gedung  Radio OHU: Logistik Jumlah staff pada saat hari H semakin berkurang kedepannya, sehingga panitia sangat kekurangan SDM. Terdapat calon unit yang ingin tampil di acara dan meminta stand. Tetap kita fasilitasi dengan persyaratan namun tidak mengisi acara karena alsan yang tidak jelas.


Kepala Divisi sebaiknya dilaporkan terlebih dahulu kepada studio IPPDIG karena OSKM merupakan salah satu proker studio IPPDIG. Jaga jumlah SDM dari awal walau di awal sebenarnya tidak butuh banyak SDM. Kedekatan internal antar panitia itu penting. Check sounds sangat diperlukan oleh sebab itu pastikan meyakinkan vendor agar siap menyediakan check spunds sesuai jadwla yang telah disepakati diawal.

262   



Kepastian logistic dan bagian pendukung lain acara sangat harus diawasi baik dari kadiv logistic, kabid operasional dan kabid acara, hal ini sangat riskan, sangat berbahaya pula di awal. Vendor yang benar, Janjikan kebenaranpada unit, berikan ketegasan pada unit, mengaku salah kalau salah kepada unit saat forum, dan hal ini akan membentuk saling menghormati panitia dengan unit. Dengan ini kita bisa semakin tegas meminta unit untuk sigap dan tepat waktu HT sangat dibutuhkan tekankan di awal bahwa kebutuhan acara sangat banyak, bukan termasuk kebutuhan kabid/kadiv lain ataupun ketua. Kemungkinan jumlah HT yang ideal mencapai 30 buah. Perhatikan baterai.

263

LPJ KEPALA BIDANG STAND OHU OSKM ITB 2012 (Alifah Khairina – Teknik Kelautan 2010 )

Deskripsi kerja

Status   

Bertanggung jawab kepada Ketua OHU 2012 Berkoordinasi dengan segenap elemen ring 1 kepanitiaan Mengepalai Kadiv Stand Unit, Kadiv Stand Non-Unit, dan Kadiv Stand Kuliner

Wewenang • • •

Memberikan arahan umum terkait bidang stand OHU Membuat keputusan terkait bidang stand OHU Mengontrol kerja divisi Stand Unit, Stand Non-Unit, dan Stand Kuliner

Tugas • • • • • • • • •

Mengestimasi jumlah & distribusi pemetaan letak stand secara umum Membuat gambaran umum layout stand Membuat form peraturan stand secara umum Membuat timeline bidang stand Membuat RAB bidang stand Memimpin rapat bidang stand Mengoordinasi bidang stand Membuat progres report bidang stand secara rutin Mengoordinasi dan mengakomodasi kebutuhan stand melalui kerja sama dengan pihak instalasi stand, berkoordinasi dengan divisi logistik.


Bidang Lain

Kabid Stand OHU

Divisi Bidang Stand OHU

Divisi Lain

264

Ketua Bidang Stand Alifah Khairina KL'10 - UBT'10

Kepala Divisi Stand Unit Tri Andini Laelasari SI'11 - UBT'11

Kepala Divisi Stand NonUnit

Kepala Divisi Stand Kuliner

Aida Roselina

Aziza Chandra Kasih

KL'10 - PSTK'10

KL'10 - KMJ'10

Jumlah sumber daya manusia No. Nama 1 Alifah Khairina 2 Tri Andini Laelasari 3 Aida Roselina 4 Aziza Chandra Kasih Jumlah SDM=

Jabatan Kabid Stand Kadiv Stand Unit Kadiv Stand Non-Unit Kadiv Stand Kuliner

Jurusan KL’10 SI’11 KL’10 KL’10

Jumlah Staff 3 11 5 12 31

Pembagian sistem kerja / sistem koordinasi Pada bidang stand sistem koordinasi berlangsung antara kabid kepada kadiv (atau sebaliknya) dan juga antar kadiv stand dengan berkoordinasi secara paralel kepada kabid. Bidang atau divisi lain yang berkepentingan dengan bidang/divisi-divisi stand akan berkoordinasi melalui kabid stand untuk dikoordinasikan kepada divisi/kadiv yang bersangkutan atau langsung menghubungi kadiv yang bersangkutan dengan tetap berkoordinasi secara paralel kepada kabid.

Standard operational procedure (sop)  

   

Kabid stand memberi arahan khusus kepada para kadiv stand tentang deskripsi kerja divisi masingmasing Kabid stand harus siap membantu dan/atau mendampingi kadiv-kadiv stand selama proses persiapan maupun saat hari-H OHU berlangsung untuk memenuhi kebutuhan divisinya agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik Kabid stand harus mengoordinasikan dengan baik tiap-tiap divisi stand dan segala keperluan dari divisi stand yang terkait dengan hubungan dengan divisi atau bidang lain Kabid stand berkewajiban memimpin rapat bidang stand Kabid stand harus mengawasi keberjalanan kerja divisi-divisi stand Para kadiv stand harus melaporkan progress dan kendala divisi masing-masing kepada kabid stand

Laporan kerja No

Laporan Kerja

265

1



Pelaksanaan

Evaluasi

Saran

2



Saran

3


Estimasi jumlah stand dan jumlah pendapatan dari penyewaan stand (non-unit dan kuliner) Alifah Khairina Mengestimasi jumlah stand untuk unit, non-unit, dan kuliner serta mengajukan range biaya sewa stand non-unit dan kuliner -Memperkirakan jumlah stand yang akan dipesan ke pihak vendor -Mengestimasi jumlah uang yang masuk dari biaya penyewaan stand (non-unit dan kuliner) -Seluruh unit di ITB terfasilitasi stand -Jumlah stand non-unit dan kuliner dapat memberikan pemasukan biaya yang cukup untuk memenuhi kebutuhan dana untuk keberlangsungan acara OHU Setelah semua kadiv stand terpilih (akhir Juni), kemudian kabid dan para kadiv berdiskusi untuk menentukan jumlah stand unit, kuliner, dan non-unit -Estimasi yang dilakukan diawal jumlahnya terlalu sedikit (seiring berjalan waktu jumlah stand yang dipesan sempat beberapa kali bertambah) -Estimasi jumlah stand non-unit dan kuliner menyesuaikan dengan lokasi tempat stand akan diletakkan -Biaya sewa yang dipatok untuk pihak luar yang akan menyewa stand tidak disesuaikan terlebih dahulu dengan targetan uang yang ingin diperoleh panitia, kadiv stand non-unit dan kuliner menentukan sendiri hanya berdasarkan referensi dari LPJ OHU tahun sebelumnya -Cari data terupdate tentang jumlah unit di ITB -Buat targetan dana yang harus didapat oleh stand non-unit dan kuliner sehingga kadiv stand non-unit dan kuliner dapat mematok harga sewa stand yang sesuai Pembuatan layout stand OHU keseluruhan Alifah Khairina Berkoordinasi dengan kadiv-kadiv stand terkait layout stand yang dibuat masing-masing dan membuat layout tersebut dalam satu kesatuan Mendeskripsikan posisi-posisi stand untuk kegiatan OHU Peta stand OHU tergambar dengan jelas dari layout Setelah semua kadiv stand melaporkan layout fix stand masingmasing Pembuatan layout berlangsung lancar, hanya saja sedikit terlambat membuatnya karena menunggu penentuan jumlah stand yang fix dari masing-masing kadiv Pembuatan layout stand sebaiknya digabung juga dengan layout acara. Jadi kabid stand seharusnya dapat berkoordinasi dengan kabid acara dan mungkin seremonial atau kabid lain untuk membuat bersama-sama layout keseluruhan dari acara OHU itu sendiri Roadshow ke unit-unit dan forum dengan massa unit Alifah Khairina dan Tri Andini Laelasari Bersama divisi stand unit melakukan roadshow dan membantu divisi stand unit ketika akan melakukan forum dengan massa unit

266

Tujuan


Evaluasi

Saran

4


Saran

5


Tujuan

Menampung aspirasi dan beberapa request dari unit-unit, kemudian menggodoknya di internal panitia untuk selanjutnya didiskusikan dan/atau disosialisasikan lagi ke unit melalui forum Aspirasi atau request dari unit tertampung dengan baik Unit-unit menghadiri forum dengan massa unit Roadshow dilakukan selama seminggu dengan membuat janji dengan perwakilan unit terlebih dahulu Forum dengan masa unit terkait stand terlaksana sebanyak 3 kali -Roadshow berlangsung kurang dari seminggu sehingga tidak 100% unit di ITB dapat di-roadshow, namun secara keseluruhan roadshow berlangsung lancar -Ketika kadiv stand unitmelakukan roadshow, kabid tidak bisa menemani secara langsung karena tidak berada di Bandung pada saat itu -Secara keseluruhan forum dengan masa unit berlangsung baik Ketika ingin meminta inputan dari masa unit untuk kegiatan OHU sebaiknya pastikan kalau panitia bertemu dengan ketua unitnya langsung atau perwakilannya yang paham dan memiliki pengalaman bersama OHU sebelumnya (bukan angkatan mudanya) Rapat bidang Alifah Khairina Penyampaian informasi dan laporan progress tiap divisi -Menjaga komunikasi dan koordinasi bidang stand -Melakukan kontrol bidang stand Rapat bidang terlaksana seminggu sekali dengan dihadiri oleh seluruh kadiv Sekali seminggu Rapat bidang tidak berjalan sesuai jadwal yang sudah direncanakan karena kesibukan beragam dari masing-masing kadiv yang menjadi sulit bertemu, bahkan kabid sendiri sempat memiliki kepentingan lain sehingga sulit untuk melangsungkan rapat dengan bertemu langsung dalam waktu bersamaan -Rapat bidang tetap dijadwalkan sejak awal -Ketika sulit melakukan rapat bidang, kabid mungkin bisa melakukan kontroling ketika para kadiv mengadakan rapat divisi Pemasangan instalasi stand oleh vendor Alifah Khairina Melakukan pengawasan ketika pihak vendor melakukan proses pemasangan instalasi stand, berkoordinasi dengan divisi logistik, perizinan, dan security kampus sekitar tempat pemasangan stand -Mengawasi kinerja pihak vendor stand agar bekerja secara maksimal dan menyelesaikan tugasnya -Memastikan proses pemasangan berjalan dengan lancar (sesuai perizinan yang sudah disepakati dari K3L dan SP) -Memastikan instalasi stand terpasang sesuai dengan layout, dan permintaan yang ada -Memastikan kebutuhan logistik maupun listrik untuk setiap stand terpenuhi saat hari-H

267


Saran

Selalu ada anggota bidang stand yang memantau pekerjaan vendor ketika memasang instalasi Mulai H-3 sampai hari-H (29 Agustus – 1 September) -Terjadi sedikit masalah saat pemasangan di hari kedua terkait miss komunikasi -Pembagian SDM dari bidang stand untuk mengawasi saat pemasangan kurang berjalan, baru H-1 ada anggota divisi stand yang bisa melakukan pengawasan di tempat -Clearing area parkir untuk tempat pemasangan stand -Alokasikan pembagian SDM untuk pengawasan ini secara bergilir dan diinfokan sejak jauh-jauh hari kepada para anggota (staff divisi-divisi stand)

268 Kendala keseluruhan   

 

Pada masa persiapan (sekitar awal dan pertengahan Juli) kabid sempat ada keperluan di luar kampus dan di luar bandung sehingga sempat tidak dapat mengontrol secara langsung divisi-divisi stand Saat pemasangan stand sulit mencari anggota yang bisa mengawasi pekerja yang memasang instalasi karena waktu pemasangan di malam hari dan dalam masa perkuliahan Pihak vendor yang bertanggung jawab untuk seluruh stand pada hari-H OHU kurang bekerja secara profesional sehingga terjadi berbagai masalah ketika hari-H (stand yang terlambat terpasang, meja dan kursi yang tidak terdistribusi dengan baik dan tidak terpenuhi seluruhnya, serta listrik yang tidak teralokasikan ke seluruh stand) Manajemen SDM saat hari-H tidak berjalan dengan baik, dari bidang stand sendiri maupun SDM keseluruhan panitia Lokasi untuk stand berada pada area parkir di kampus sehingga sulit untuk izin memasang instalasi di jam kerja




Kinerja para kadiv sudah cukup baik, namun terkadang dalam menyelesaikan tugasnya terlambat dari timeline yang disusun di awal Kebanyakan tugas-tugas di divisi stand dikerjakan oleh para kadiv sendiri sehingga para staf kurang mendapatkan pembelajaran selama proses dan cenderung kurang ada yang mengikat sehingga staf divisi saat menjelang hari-H lebih sedikit Pada proses persiapan kabid lebih banyak turun membantu divisi stand unit, sedangkan non-unit dan kuliner kabid hanya memantau progresnya secara tidak langsung dan hanya menjadi pem-back up ketika kadiv-kadiv sulit ditemui


Kabid harus lebih rajin memantau kinerja kadivnya dan lebih diintensifkan lagi sehingga tidak ada kadiv yang terlambat-terlambat dalam menyelesaikan tugasnya Sering-sering berkomunikasi dengan para staf juga agar kualitas dan kuantitas staf di bidang stand tetap terjaga Perizinan tempat sampai ke teknis untuk stand harus diurus sejak jauh-jauh hari dan dipastikan melalui hitam di atas putih Pilih vendor yang profesional Buat perjanjian jelas antara panitia dan vendor untuk antisipasi jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan sehingga lebih mudah untuk mengurus pertanggungjawabannya

269

LPJ KEPALA BIDANG SEREMONIAL OHU OSKM ITB 2012 ( Imre Nagi – Teknik Elektro 2010 )

Deskripsi kerja

Status   

Bertanggung jawab kepada Ketua OHU 2012 Berkoordinasi dengan segenap elemen ring 1 kepanitiaan Mengepalai Kadiv Pre-Event, Kadiv Op-Close, dan Kadiv Karnaval


Memberikan arahan umum terkait bidang Seremonial OHU Membuat keputusan terkait bidang Seremonial OHU Mengontrol kerja divisi di bawahnya

Tugas       

Menetapkan dan mengawasi flow OHU 2012 Membuat rundown dan teklap acara Seremonial secara umum Membuat timeline bidang Seremonial Membuat RAB bidang Seremonial Memimpin rapat bidang Seremonial Mengoordinasi bidang Seremonial Membuat progres report bidang Seremonial secara rutin


Ketua Bidang Seremonial

Kepala Divisi

Kepala Divisi

Kepala Divisi

Pre-event

Karnaval

Opening Closing


No.

Nama

Jabatan

Jurusan

Jumlah Staff

270

1 Imre Nagi 2 Arief Cahyadi 3 Fantoni Dwi Putra 4 Putri Charisma Jumlah SDM=

Kabid Seremonial Kadiv Pre Event Kadiv Karnaval Kabid Opening Closing

EL ’10 TA ’10 TI ’10 FKK ‘11

3 22 13 10 48

Pembagian sistem kerja / sistem koordinasi    

Kabid Seremonial mengkoordinasikan dan mengawal kinerja masing-masing divisi dalam bidang seremonial Kadiv Pre Event bersama para staff mengonsep dan mengeksekusi kegiatan pre-event OHU Kadiv Karnaval bersama para staff mengonsep dan mengeksekusi kegiatan karnaval OHU Kadiv Opening-Closing bersama para staff mengonsep dan mengeksekusi kegiatan opening-closing OHU

Standard operational procedure (sop) Terlampir Laporan kerja

No 1


Pelaksanaan

Laporan Kerja Defile Muhammad Kalifardi Melakukan kegiatan pengenalan unit melalui video dan pertunjukan singkat selama 30 detik dari masing-masing unit. a. Pengenalan semua unit yang ada di ITB b. Memberikan impresi awal kepada mahsiswa baru. a. Acara berjalan dengan sukses b. Semua unit ikut defile c. Mahasiswa baru mengetahui unit-unit yang ada di ITB a. Sebelum hari H Teknis lapangan sudah fix H-7 acara Koordinasi jadwal fix dari manajemen acara OSKM Melakukan rapat koordinasi dengan divisi logistik, divisi manajemen acara OSKM, divisi dokumentasi, dan divisi publikasi. Materi dan Konsep sudah diforsilkan kepada unit unit Melakukan Gladi Kotor defile satu kali di Sabuga Melaksanakan Gladi bersih di Sabuga Melakukan briefing akhir kepada unit unit Membuat video bumper defile. Pengumpulan foto defile unit b. Saat hari H Acara dapat berlangsung Seluruh unit berpartisipasi dalam defile Seluruh panitia melaksanakan job description masing masing Panitia inti OHU dan para LO dapat membantu terlaksanya defile dengan baik Banyaknya mahasiswa baru yang merasa puas dengan acara

271

defile.

Evaluasi

Saran

2

Nama Kegiatan Penanggung jawab Deskripsi

Tujuan

Parameter keberhasilan

Pelaksanaan

c. Kendala : Gladi kotor dan bersih tidak dihadiri oleh semua unit, sehingga kesalahan teknis di hari H masih dilakukan oleh unit-unit Banyak unit yang tidak mengikuti briefing (atau mungkin mengikuti dengan wakil yang berbeda) sehingga mereka kebingungan harus melakukan apa saat perform di panggung. Banyak unit yang telat atau bahkan tidak datang saat latihan pertama, gladi bersih, dan briefing terakhir. Masih banyaknya perwakilan unit yang tidak fokus saat giliran mereka tampil. Unit-unit susah diatur dan dikondisikan PJ kanan dan kiri yang mengurusi mobilisasi keluar unit merasa kewalahan ketika harus mengatur mobilisasi serta membariskan unit. a. Menjadikan korlap sebagai penggambil keputusan tertinggi b. Semua unit harus mematuhi SOP yang telah diberikan c. Koordinasi antara korlap dengan keamanan harus diper d. Meningkatkan koordinasi lagi antara panitia, LO, dan unit-unit. e. Setiap PJ harus lebih mengetahui perannya masing-masing dan mempunyai kontrol terhadap unit-unit. f. Koordiasi dengan MC jangan hanya menjelang hari H g. Selalu menyiapkan plan lain, demi kelancaran acara a. Briefing panitia yang membantu juga sangat penting b. kadiv juga harus bertanggung jawab terhadap keberlangsungan acara. c. Jalur koordinasi antar divisi harus jelas. d. Perhatikan detail acara, baik acara defilenya sendiri maupun acara sebelum atau sesudah defile. Galeri OHU Diana B Galeri OHU merupakan Media informasi berupa papan yang akan diletakkan secara vertikal di boulevard. Informasi 1 unit dipaparkan melalui foto berikut deskripsinya dimuat dalam 1 frame kemudian dipasang di papan tersebut. Jadi, dalam papan tersebut terdapat beberapa frame sejumlah unit yang ada di ITB. Galeri terletak sepanjang sisi jalan boulevard . Warna frame tersebut warna-warni dan background papan dihias dengan motif lucu sesuai tema OHU ini. a. Media informasi unit-unit yang ada di ITB b. Menjelaskan beberapa kegiatan unit tersebu. c. Sebagai ajang pensuasanaan OHU ITB 2012 a. Acara berlangsung secara sukses b. Foto unit yang mendaftar terpajang semuanya c. Unit yang ikut merasa puas dengan acara tersebut d. Mahasiswa baru mendapatkan info tentang unit-unit di ITB a. Pengumpulan foto terlambat hingga setelah lebaran b. Foto tercetak dengan kualitas baik walau sempat bertukar vendor. c. Partisi terpasang dengan baik walau sempat terlambat dan kurang

272

Evaluasi

Saran

3

Nama Kegiataan Deskripsi

Tujuan

Parameter keberhasilan

Pelaksanaan

sesuai dengan spesifikasi awal. d. Dekorasi partisi terasa kurang karena masih bermasalah dengan frame yang lepas walau sempat penambahan dekorasi di hari ke dua e. Foto terpasang dengan baik walau ada kendala sedikit di masalah teknis frame a. Adanya foto yang tidak terpasang karena data yang hilang b. Adanya unit yang tidak mengirimkan foto galeri c. Ada unit yang mengirim ke email panitia non prevent. d. Ada unit yang complain Karena foto tidak terpasang. a. Sebaiknya pengumpulan foto melalui satu gerbang penerimaan. b. Jika pengumpulan file yang besar lebih baik jangan melaui email karena bias terjadi tidak diterimanya data. c. Buat prototypenya sebelum di buat dalam skala banyak. d. Buat plant cadangan demi kelancaran acara. Flashmoob dan freezmob kegiatan ini merupakan rangkaian dari pre event dan bertujuan sounding hari puncak OHU. Kegiatan ini gabungan dari flashmob dan freezmob. Untuk freezmob akan dilakukan di sekitaran dari antara CC dan boulevard dan akan dilakukan oleh panitia pre event. Waktu yang digunakan untuk keseluruhan sekitaran 15 menit. Unit yang akan mengikuti flashmob sebelumnya sudah akan stand by di sekitaran cc dan boulevard. Dan teknis akan masuk sesuai urutan ketika gladi dan akan di dahului oleh beberapa volunteer. Untuk drescode dibebaskan kepada unit diperbolehkan menggunakan baju unit asal tidak benghambat gerak flashmob. a. Sounding acara puncak OHU ITB 2012 b. Mempererat kerja sama antar panitia dengan massa unit dalam bentuk acara yang senang a. Acara berjalan dengan sukses b. Acara diikuti minimal 150 orang. c. Banyak unit yang ikut serta dalam acara. a. Acara tetap terlaksana dengan lancar b. Antusiasme mahasiswa baru sangat besar terlihat dengan banyaknya maba yang menonton acara tersebut c. Publikasi acara sangat gencar. d. Sedikitnya massa unit yang ikut latihan. Mulai dari sebelum liburan hingga setelah liburan e. LO unit tidak memberitahukan kepada peserta yang sudah berkomitmen ikut flashmob atau pun massa unit lain. Sehingga masih adanya unit yang tidak tau akan adanya acara flashmob ohu. f. Massa unit yang ikut latihan ganti-gantian. Sedikitnya yang komitmen latihan dari awal hingga akhir. g. Teknis lapangan yang kurang karena kondisi lapangan yang ramai tidak terduga. h. Panitia yang tidak komit membantu ikutan flashmob. i. Jeleknya kondisi soundsystem karena kadiv logistic memberitahukan bahwa sound tidak bias dipakai pada hari H ketika H-2.

273

j.

Evaluasi

4


Tujuan


Pelaksanaan

Keterlambatan acara karena kadiv logistic mengurus acara lain disaat pemasangan soundsystem ( amplie). k. Tidak ada koordinasi antara kadiv logistic dengan anggota logistic sehingga tidak ada PJ terhadap acara. a. Panitia yang ngelatih harus lebih semangat dari pada peserta b. Adanya LO yang tidak memberitahukan massa unitnya untuk ikut flashmoob c. Plant cadangan sekaligus teknis lapangan yang harus diperhatikan jika ada masalah di hari H Pelaksanaan sudah cukuop baik, harus dipertahankan Pawai Internal Fantoni Dwi Putra, Efri Mulia Yusli Pawai Internal dilakukan tepat setelah opening. Sebelumnya unit-unit yang telah mendaftar dibariskan dulu dibelakang stage, dan MBWG sebagai pengiring telah standbye didepan stage. Setelah opening selesai, musik pengiring langsung dimulai dan pawai dimulai. Rute yang digunakan adalah jam gadang - plano - cc timur - cc barat - fisika - kembali ke stage. Di depan stage barisan dihentikan dan musik pengiring berhenti, kemudian setiap unit (kecuali MBWG) maju ke depan panggung dan diperkenalkan oleh MC maksimal 20 detik. Perkenalan panggung menggunakan backsound yang sudah disediakan panitia. Peserta pawai menggunakan kostum dan atribut yang mencirikan unitnya. Selama perkenalan panggung peserta pawai diberi kebebasan untuk memperkenalkan diri seatraktif mungkin asal tidak menghasilkan sampah dan membahayakan  

Pemeriah OHU 2012 Sebagai salah satu media untuk menarik massa (terutama 2012) untuk datang OHU  Sebagai salah satu media untuk memfasilitasi seluruh unit untuk menunjukkan eksistensinya - Jumlah unit yang ikut pawai internal minimal 80% dari seluruh unit yang mendaftar OHU - Barisan pawai rapi dan berjalan lancar. Briefing dan pengondisian Unit yang mendaftar pawai internal berjumlah 68 unit. Panitia seharusnya briefing dan kumpul pukul 06.00 WIB namun karena panitia banyak yang telat dan beberapa kendala lain, briefing diundur jadi 06.30. Briefing pun menjadi briefing singkat. Namun hal ini tidak begitu menjadi masalah karena semua panitia sebelumnya telah mengerti teknis dan pembagian kerja masing-masing. Masa unit yang seharusnya datang pukul 06.45 di selasar planologi ternyata banyak yang telat. Briefing masa unit pun telat dimulai. Briefing dimulai pukul 07.15 dan pukul 07.35 masa unit sudah dimobilisasi ke belakan panggung. Pelaksanaan pawai Karna beberapa kendala, opening baru dimulai pukul 08.20 (telat 20 menit) sehingga pawai pun telat dimulai. Setelah opening selesai, pawai langsung dimulai. Peserta pawai diperkirakan sekitar 300an orang, sehingga barisan pawai sangat panjang. Penontonpun pada pagi hari tersebut juga sudah

274

Evaluasi

Saran

5

NamaKegiatan PenanggungJawab Deskripsi

banyak sehingga menyulitkan panitia dalam mobilisasi pawai. Karna ada switching listrik pada stage, kecepatan barisan pawai terpaksa dikurangi untuk mengulur waktu, sehingga menyulitkan peserta terutama MBWG sebagai pengiring. Setelah switching listrik selesai, kecepatan barisan kembali normal. Perkenalan panggung Setelah barisan pawai sampai didepan stage, barisan dihentikan dan musik pengiring berhenti. Kemudian musik backsound langsung dinyalakan. Awalnya ada kendala ketika menghidupkan musik backsound, namun dapat cepat diatasi. Setiap unit dipanggil oleh MC satu-satu untuk memperkenalkan diri ke atas panggung (kecuali MBWG), dimulai dari MBWG dst. Secara umum perkenalan panggung berjalan lancar, namun masih saja ada unit yang tidak disiplin seperti memakai mic MC, melebihi waktu yang ditentukan dll. Tidak semua unit mendaftar, padahal panitia telah memperpanjang waktu pendaftaran dan mengajak kembali satu-satu unit yang tidak mendaftar untuk ikut pawai internal Forsos, techmeet, dan gladi resik tidak berjalan efektif karena banyak unit yang tidak datang dan miskoordinasi antara LO unit dan peserta pawai unit. Banyak unit yang masih tidak mengerti teknis padahal notulensi forum juga telah diupload di grup LO unit. Banyak unit yang ingin mendaftar ikut pawai pada h-1, bahkan hari H, sehingga menyulitkan panitia. Banyak terdapat kendala teknis sebelum acara dimulai, seperti mobil tak bertuan yang menghalangi jalan, terdapat atribut-atribut seperti sound mixer dan layar proyektor yang tidak diketahui akan ada disana dll. Barisan sangat panjang, penonton ramai namun HT yang tersedia hanya 3 sehingga menyulitkan koordinasi antar panitia divisi karnaval Banyak unit yang tidak disiplin pada SOP dan peraturan pawai Kurangnya SDM terutama pada hari h Briefing yang telat baik panitia maupun unit-unit Masalah pendaftaran lebih dipertegas lagi. Unit mendaftar seharusnya pada saat jangka waktu yang diberikan. Ajak semua unit untuk ikut pawai, karena pawai dapat memfasilitasi 100% unit untuk menunjukkan eksistensinya. Publikasi akan pentingnya forsos, techmeet, dan gladi lebih digencarkan Pastikan kondisi lapangan siap untuk pawai beberapa jam sebelum pawai dimulai. Layout acara lebih detail, tidak hanya stage dan stand, namun juga sound mixer, proyektor dll Pastikan HT mencukupi jauh hari sebelum acara Beri konsekuensi bagi unit yang melanggar SOP Pastikan SDM yang tersedia cukup Panitia harus lebih disiplin Opening Putri Charisma Rangkaian kolaborasi unit-unit yang ada di ITB dari beberapa rumpun untuk secara simbolis membuka OHU 2012 dan memulai pawai unit di

275


Saran

6

NamaKegiatan PenanggungJawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi

OHU 2012. Membuka rangkaian acara OHU 2012 Apresiasi penonton Penampilan kolaborasi tarian, musik, dan seni bela diri dari PSTK, LSS, UKA, UKM, Perisai Diri, Taekwondo, Capoeira, dan Apres! Persiapan opening terlalu singkat sehingga sangat terburu-buru. Orang di dalam telur yang seharusnya stay satu jam sebelum pertunjukan, justru hanya beberapa menit sebelum pertunjukan digiring dr sekre ke area pertunjukan. Akibatnya, sudah banyak yang tahu jika orang yang memakai kostum putih itu adalah orang yang ada di dalam telor. Persiapkan Checksound dan gladi bersih dengan baik. Sangat disarankan untuk gladi H-1 agar persiapan teknis opening sebelum pertunjukan dapat dilakukan dengan lebih matang dan tidak terburu-buru Closing Putri Charisma Rangkaian kolaborasi unit-unit yang ada di ITB dari beberapa rumpun untuk menandai telah ditutupnya rangkaian acara OHU 2012. Menandai telah ditutupnya rangkaian acara OHU 2012 Apresiasi penonton Penampilan kolaborasi tarian dan musik dari ITB Jazz, UKSS, Infinity, dan Musi. Closing kurang puncak karena pada saat lampu nyala tidak semua confeti dimainkan secara serempak jadi efek puncaknya krang didapatkan. Selain itu juga tidak adanya kembang api sebagai penanda puncak acara karena terbentur perizinan.


Kabid dan kadiv sudah terlanjur memesan tiket pulang ke kampong halaman di masa-masa persiapan OHU, akibatnya koordinasi dengan panitia yang lain sedikit terkendala. Sangat sulit untuk mengumpulkan anggota bidang untuk koordinasi seremonial karena jadwal bentrok dengan osjur dan banyak yang sudah tidak di Bandung Pada masa persiapan OHU, kabid seremonial sibuk dengan persiapan lomba robotik di UGM sehingga kurang fokus ke persiapan OHU. Sempat ada kekosongan posisi di kabid seremonial karena penanggung jawab sementara juga sudah harus pulang ketika masa persiapan OHU menjelang defile.


Kabid terlalu memberatkan acara pada divisi pre-event. Sehingga kadiv pre event keteteran karena terlalu banyak kegiatan yang dipersiapkan. Pembagian kerja tiap divisi di seremonial tidak rata. Kadiv terkadang lalai akan tugas-tugas yang diberikan oleh kabid sehingga pekerjaan kabid pun ikut terlambat penyelesaiannya. Kabid banyak yang belum kenal dengan anggota di bidang seremonial. Kadiv opclose kurang komunikasi dengan kabid terkait jadwal latihan, persiapan, dan teknis. Akibatnya kadiv terlalu sering sibuk dan panik sendiri. SDM tidak terberdayakan secara maksimal karena banyak yang tidak dibebankan minimal satu tanggung jawab.

276 

Tingkat stress di seremonial terlalu tinggi menjelang eksekusi kegiatan.

Saran untuk kedepannya      

Satu Divisi cukup menghandle satu acara supaya pekerjaan kadiv tidak terlalu berat. Biasakan untuk mencicil pekerjaan supaya saat kegiatan mendekati hari H, persiapan tidak terlalu terburu-buru dan panitia menjadi panik. Kabid biasakan untuk lebih sering untuk mengikuti kumpul divisi supaya bisa mengetahui langsung perkembangan divisi dan mengenal anggotanya. Kadiv-kadiv komunikasikan segala hal tentang masalah, persiapan, dan eksekusi kegiatan. Berikan tanggung jawab untuk tiap orang anggota di divisi supaya dia merasa mengemban amanah tertentu dan tidak menghilang dari kepanitiaan. Kabid jangan sampai terbawa stres karena kadiv mulai panik, tetap semangati kadiv-kadiv dan hibur mereka.

277

LPJ KEPALA BIDANG OPERASIONAL OHU OSKM ITB 2012 ( Steve Yudea – Fisika 2010 )

Deskripsi kerja

Status    

Bertanggung jawab kepada Ketua OHU 2012 Berkoordinasi dengan segenap elemen ring 1 kepanitiaan Mengepalai Kadiv Logistik, Kadiv LO, dan Kadiv Akomodasi Berkoordinasi dengan Bidang Operasional OSKM


Memberikan arahan umum terkait bidang Operasional OHU Membuat keputusan terkait bidang Operasional OHU Mengontrol kerja divisi di bawahnya

Tugas      

Menjadi penanggung jawab dalam kebutuhan Operasional Membuat timeline bidang Operasional Membuat RAB bidang Operasional Memimpin rapat bidang Operasional Mengoordinasi bidang Operasional Membuat progres report bidang Operasional secara rutin


Kabid Operasional Steve Yudea (Fisika/UKSU ITB '10)

Kepala Divisi

Kepala Divisi Akomodasi, Transportasi dan Konsumsi

Liaison Officer

Kepala Divisi Logistik Yudhistira

Hans Andreas

Widya Wigati (Kimia/Kokesma '11)

(Teknik Fisika/UKJ '10)

(Teknik Kimia/URPA '11)

Jumlah sumber daya manusia No. 1 2

Nama Steve Yudea Yudistira A W

Jabatan Kabid Operasional Kadiv Logistik

Jurusan FI ’10 FT ’10

Jumlah Staff 3 4

278

3 Widya Wigati 4 Hans Andreas Mikhael Jumlah SDM=

Kadiv LO Kadiv Akomtrans

KI ’11 TK ‘10

8 6 21

Pembagian sistem kerja / sistem koordinasi Kepala Bidang Operasional mengirim pesan kepada kepala divisi dan kepala divisi kepada anggota. Pesan tersebut dapat berupa pesan untuk kumpul bidang, kumpul divisi ataupun tugas dari hasil koordinasi dengan divisi lain. Divisi sendiri dapat langsung berkomunikasi dengan divisi serta bidang lain tanpa harus melalui kepala bidang agar lebih efisien. Standard operational procedure (sop)

Terlampir Laporan kerja Laporan Kerja No 1


2


Saran

Pendekatan Birokrasi dengan pihak pemberi dana (LTPB dan Direktorat Pendidikan) Steve Yudea Menanyakan serta mengurus tentang pengajuan dana kepada LTPB dan Dirdik dan prosedur yang diperlukan Untuk mengetahui birokrasi dari LTPB dan Dirdik Informasi didapat dan ada persetujuan dari pihak LTPB dan Dirdik 10 Agustus 2012 Spek-spek detail serta profil dari perusahaan vendor tempat menyewa barang dan jasa belum ada. Jangan menunda-nunda bertanya kepada divisi lain mengenai barang yang dibutuhkan dan segera menyampaikan pada vendor sehingga spesifikasi alat dapat segera dibuat. Pembuatan Surat Pengadaan Barang dan Jasa (SPBJ) Steve Yudea, Tiara Pembuatan surat perintah kerja dengan spesifikasi dan detail dari bidang lain dengan persetujuan bidang operasional Mengurangi kesalah-pahaman antar pengaju dan penerima Digunakan untuk segala permintaan yang ditujukan kepada bidang operasional 12 Agustus 2012 Ada salah satu vendor yang tidak mempunyai surat-surat lengkap dan akhirnya tidak diajukan. Masih kurang komunikasi dengan divisi lain sehingga pengadaan barang tidak tahu tujuan penggunaannya. Kurang bijak dalam mengajukan barang yang dibutuhkan. Proaktif kepada divisi-divisi lain agar tidak ada barang yang tertinggal.

279 Kendala keseluruhan       

SDM sedikit, terutama di hari H. Unit tidak mengikuti prosedur yang ditetapkan untuk Akomodasi dan transportasi unit. 3 orang anggota divisi LO tidak mau menjarkom dengan alasan kehabisan pulsa padahal dari awal sudah ditekankan mengenai jobdesc dan resiko. LO kurang memiliki kesadaran akan betapa pentingnya penyampaian informasi kepada unit. Vendor tidak profesional yang mengakibatkan kepada blunder total logistik OHU. Pada hari H OHU, sebagian besar stand unit tidak memiliki listrik, meja dan kursi seperti yang dijanjikan sebelumnya. Banyak sampah berserakan di hari H.


     

Dari segi SDM, jumlahnya semakin berkurang mendekati hari H. Terutama Kadiv Logistik yang hampir tidak pernah menjarkom anggotanya sehingga secara otomatis menghilang. Akomtrans harus lebih tegas lagi dalam memilah permintaan dari unit sehingga tidak terlalu membebani. Terutama dalam hal pengangkutan barang dimana banyak unit yang tidak mengikuti SOP yang sudah ada. Kebersihan menjadi sesuatu yang terlalu dianggap remeh pada bidang Operasional. Sering terjadi distorsi informasi yang disampaikan panitia melalui LO masing-masing unit. Beberapa LO terlalu bodoh untuk menyampaikan informasi kepada pihak yang berwenang dari setiap unit. Logistik tidak membuat MoU dengan vendor. Divisi logistik sering menunda pekerjaan. Beberapa anggota bidang Operasional bekerja secara tidak profesional dan hasilnya sangat berpengaruh pada keberlangsungan OHU.


   

Jaga jumlah SDM dari awal walau di awal sebenarnya tidak butuh banyak SDM. Kedekatan internal antar panitia itu penting. Pengalaman dari Kementrian Kajian Strategis adalah bahwa massa kampus “bodoh”. Dengan mindset seperti itu kita harus punya kesadaran untuk senantiasa mencerdaskan mereka terutama tentang acara yang akan kita buat. Jangan mencampurkan urusan pribadi dengan urusan pekerjaan. Profesionalitas adalah salah satu hal yang perlu dilatih meskipun kepanitiaan ini sifatnya sukarela. Lebih bijak dalam memilih vendor. Jangan melangkahi persyaratan yang sudah diajukan LTPB dan Dirdik. Ada alasan yang cukup kuat mengapa mereka mensyaratkan demikian. Ketika hari H, lebih tegas dalam menyikapi pekerja dan unit. MoU dan SOP yang jelas merupakan salah satu kunci dalam ketercapaian kerjasama yang baik. Perhitungkan flow massa yang ada dengan pusat keramaian. Ini juga dapat digunakan untuk menempatkan tempat sampah yang strategis. Pembuangan sampah jangan dilakukan di akhir saja, namun sepanjang keberjalanan acara agar venue lebih enak dilihat.

280

LPJ KEPALA BIDANG MEDIA OHU OSKM ITB 2012 ( Aga Sebastian Bukit – SBM 2013 )

Deskripsi kerja

Status   

Bertanggung jawab kepada Ketua OHU 2012. Berkoordinasi dengan segenap elemen ring 1 kepanitiaan. Mengepalai kadiv Pubdok dan Kadiv Artistik


Memberikan arahan umum terkait media OHU Membuat keputusan terkait bidang media OHU Mengontrol kerja divisi Pubdok dan Artistik

Tugas       

Membuat konsep publikasi dan dokumentasi mengenai kegiatan OHU Membuat konsep artistik yang dibutuhkan dalam kegiatan OHU Membuat timeline bidang media Membuat RAB bidang media Memimpin rapat bidang media Mengoordinasi bidang media Membuat progres report bidang media secara rutin


Kepala Bidang

Kepala Divisi Publikasi

Ketua Tim Dokumentasi

Kepala Divisi Artistik bagian Properti

Ketua Tim Artistik bagian Grafis

281

Kepala Bagian: Aga Sebastian Bukit SBM '10

Kepala Divisi Artistik: Febrian Bima Aditya Patung'11

Kepala Divisi Publikasi: Nydia Irtianti El '10

Asisten Kepala Divisi Publikasi: Dwi Syaftina El'10

Ketua Tim Desain Grafis: Fiona P. Tambunan DKV'10

Ketua Tim Dokumentasi: Zeus Abdiwijaya Ms '10

Asisten Ketua Tim Desain Grafis: Muhammad Nurrahmat DKV '10

Pembuat Web: Kadek Putri A. Ms '10


No. 1 2

Nama Aga Sebastian Bukit Nydia Irtianti

3 Febrian Bima Aditya Jumlah SDM=

Jabatan Kabid Media Kadiv Publikasi dan Dokumentasi Kadiv Artistik

Jurusan SBM’13 EL ’10

Jumlah Staff 3 9

SR ’11

4 16

Pembagian sistem kerja / sistem koordinasi Semua anggota berkoordinasi langsung dengan kepala bidang karena satu dan lain hal

Standard operational procedure (sop) A. Standard Operational Procedure (SOP) Bagian Artistik 



     

Menerima pesanan dari ketua dan kepala bidang lain. Jika pesanan langsung diserahkan ke art director dan graphic director, maka kabid kreatif tidak bertanggung jawab atas pesanan tersebut dan pesanan tersebut dinyatakan tidak sah. Pesanan dari ketua dan kepala bidang lain mempunyai deadline sekurang-kurangnya H+2 minggu setelah penerimaan pesanan melalui kabid. Pesanan yang memberikan deadline sekurang-kurangnya H+2 hari setelah penerimaan hanya desain item-item kecil. Mengatur deadline tim kreatif. Hasil kerja divisi tidak diasistensi oleh kabid melainkan melalui diskusi tertutup bidang kreatif. Menertibkan deadline. Menyerahkan pesanan dari divisi lain. Membuat laporan progress. Mensosialisasikan hasil kerja pada saat rapat koordinasi.

282

B. Standard Operational Procedure (SOP) Bagian Publikasi 

Menerima dan mencatat setiap berita OHU yang ingin dipublikasikan dari semua bidang setiap rapat koordinasi. Berita yang diberikan diluar rapat koordinasi akan dipublikasikan secepatnya sesuai waktu yang dibutuhkan tetapi media tidak bertanggung jawab jika terjadi keterlambatan. Menyerahkan berita kepada kepala divisi publikasi. Mengatur deadline divisi publikasi. Melaksanakan publikasi. Membuat laporan progress.

    6.

Mensosialisasikan hasil kerja pada saat rapat koordinasi.

Laporan kerja

No

Laporan Kerja

1

Nama Kegiatan

Rapat koordinasi Bidang

Penanggung Jawab

Aga S. Bukit

Deskripsi

Rapat untuk mengoordinasi sekaligus mengontrol divisi.

Tujuan

Sosialisasi kerja dan mempermudah kontrol kera divisi agar tepat waktu


Terlaksana rutin tiap minggu

Pelaksanaan

Setiap minggu hanya pada beberapa minggu awal pada saat proses OSKM 2012, hari yang ditentukan setiap kamis tetapi fleksibel.

Evaluasi

Tidak terlaksana pada beberapa minggu karena kesibukan yang padat, tidak semua PJ desain hadir karena miskom pada jarkom rapat.

Saran

Harap jarkom dibalas, dan usahakan untuk tetap terlaksana meskipun ada kesibukan.


Timeline kerja yang menjadi tidak teratur dan sangat mepet karena harus mengejar deadline percetakan dari LTPB. Beberapa kadiv yang sempat menghilang dan sulit untuk dihubungi. Kepala divisi artistik yang mengundurkan diri tiba-tiba dan harus digantikan. Kurangnya SDM untuk bagian dokumentasi dan artistik properti.


Pesanan yang masuk deadlinenya harus lebih jelas dan jangan mepet. Divisi produksi yang tidak berada dibawah artistik yang mengakibatkan kurang terkontrolnya hasil produksi. Bidang artistik terkesan dapat menyelesaikan pekerjaan dalam semalam. Sulitnya koodinasi antar divisi dalam bidang media. Pemilihan alur kerja yang kurang tepat.

283 Saran untuk kedepannya   

 

Pemilihan kepala bidang media dan para kadivnya sebaiknya dipersiapkan dengan lebih baik dan lebih awal, mengingat kebanyakan dari pekerjaan bidang ini membutuhkan keahlian khusus jurusan. Kepala divisi artistik desain grafis sebaiknya merupakan anak DKV yang telah menyelesaikan tahun keduanya. Jangan mematok jadwal yang sama untuk OHU dengan OSKM karena perbedaan jadwal yang cukup signifikan dan membuat divisi artistik kelabakan untuk menyelesaikan desain dengan deadline yang mendadak. Semua berita yang ingin dipublikasikan sebaiknya langsung diserahkan kepada bidang media agar tidak terlambat dipublikasikan. Manfaatkan unit-unit media kampus untuk bekerja sama dalam mempublikasikan OHU.

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN OSKM ITB 2012

Recommend Documents