LAPORAN PENGELOLAAN KETERBUKAAN INFORMASI dan DOKUMENTASI SEMESTERI II TAHUN 2015
KEMENTERIAN PERTANIAN BADAN PENYULUHAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PERTANIAN BALAI BESAR PELATIHAN PERTANIAN KETINDAN
DAFTAR ISI
Hal KATA PENGANTAR ........................................................................
i
DAFTAR ISI ....................................................................................
ii
I. Gambaran Umum A. Kebijakan ...............................................................................
1
B. Sarana Prasarana ..................................................................
2-3
C. Sumber Daya Manusia ...........................................................
4-7
D. Pembiayaan ...........................................................................
8
II. Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi A. Pengumpulan dan Pengolahan Dokumen ..............................
9-10
B. Daftar Informasi Publik ...........................................................
10
C. Kekurangan dan Hambatan Pengelolaan ...............................
10
III. Pelaksanaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi A. Pelayanan Informasi Publik ....................................................
11-13
B. Penyelesaian Sengketa .........................................................
13
IV. KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ............................................................................
14
B. Saran .....................................................................................
14
Lampiran - Lampiran
Lap.PPID/humas.bbppketindan
Page 2
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, hidayah serta inayah-Nya sehingga laporan Pengelolaan Keterbukaan Informasi dan Dokumentasi Semester I ini dapat diselesaikan dengan baik. Laporan ini berisi tentang informasi dan gambaran balai secara umum, pengelolaan, pelaksanaan pelayanan informasi dan dokumentasi. Kami menyadari bahwa laporan ini belum sempurna, sehingga kami sangat mengharapkan masukan dan sumbang saran dari pembaca untuk perbaikan dan upaya tindaklanjut di masa yang akan datang. Tidak lupa kami mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah memberikan konstribusinya untuk penyelesaian laporan ini. Besar harapan kami, semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
Lawang,
Desember 2015
Kepala Balai
Dr. Ir. Adang Warya, MM NIP. 19590722 198903 1 006
Lap.PPID/humas.bbppketindan
Page 3
BAB I GAMBARAN UMUM
A. Kebijakan Dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 Pasal 28 F disebutkan bahwa setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh Informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, dan menyimpan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia. Untuk memberikan jaminan terhadap semua orang dalam memperoleh Informasi, perlu dibentuk undang-undang yang mengatur tentang keterbukaan Informasi Publik. Fungsi maksimal ini diperlukan, mengingat hak untuk memperoleh Informasi merupakan hak asasi manusia sebagai salah satu wujud dari kehidupan berbangsa dan bernegara yang demokratis. Pemberlakuan UU No. 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) di lingkungan Kementerian Pertanian, secara garis besar implikasinya melekat pada 2 pihak yaitu penyelenggara negara dalam hal ini Unit Kerja/ Unit Pelaksana Teknis dan masyarakat atau publik yang membutuhkan informasi publik. UU KIP menjamin masyarakat atau publik untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan kepentingan publik, dalam upaya berpartisipasi aktif dalam proses pembuatan kebijakan publik, termasuk
didalamnya
akses
untuk
pengambilan
keputusan
dan
mengetahui alasan dalam pengambuilan keputusan yang berhubungan dengan dengan kepentingan publik. Implikasi yang dipandang sangat penting adalah dengan adanya penerapan UU KIP ini daya kritis masyarakat atau publik terhadap kinerja penyelenggaraan pemerintahan terutama pelayanan publik semakin meningkat dan diperkirakan tingkat penilaian atau pengadun masyarakat atau publik terhadap kulitas layanan publik semakin meningkat. UU KIP juga menjamin untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang transparan dan demokratis. Lap.PPID/humas.bbppketindan
Page 4
Salah satu elemen penting dalam mewujudkan penyelenggaraan negara yang terbuka adalah hak publik untuk memperoleh Informasi sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Setiap Badan Publik mempunyai kewajiban untuk membuka akses atas Informasi Publik yang berkaitan dengan Badan Publik tersebut untuk masyarakat luas. Melalui mekanisme dan pelaksanaan prinsip keterbukaan, akan tercipta kepemerintahan yang baik dan peran serta masyarakat yang transparan dan akuntabilitas yang tinggi sebagai salah satu prasyarat untuk mewujudkan demokrasi yang hakiki. Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Ketindan sebagai instansi pemerintah berkewajiban untuk menyelenggarakan keterbukaan informasi publik.Dengan membuka akses publik terhadap Informasi diharapkan dapat mempercepat perwujudan pemerintahan yang terbuka yang merupakan upaya strategis mencegah praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme (KKN), dan terciptanya kepemerintahan yang baik (good governance). B. Sarana Prasarana Untuk mendukung pelaksanaan tugas pokok, BBPP Ketindan dilengkapi dengan sarana prasarana sebagai berikut : 1. Asrama 1.1 Asrama Melati
kapasitas :
28 orang
1.2 Asrama Mawar
kapasitas :
20 orang
1.3 Asrama Manggis
kapasitas :
12 orang
1.4 Asrama Som Jawa
kapasitas :
32 orang
1.5 Asrama Buah Tin
kapasitas : 104 orang
Total kapasitas asrama
: 196 orang
2. Wisma 2.1 Wisma Shorgum
kapasitas :
8 orang
2.2 Wisma Kacang Tanah
kapasitas :
8 orang
2.3 Wisma Gandum
kapasitas :
6 orang
:
22 orang
Total kapasitas wisma 3. Kelas dan Aula Lap.PPID/humas.bbppketindan
Page 5
3.1 Aula Mahkota Dewa
kapasitas :
150 orang
3.2 Kelas Tapak Liman I
kapasitas :
30 orang
3.3 Kelas Tapak Liman II
kapasitas :
30 orang
3.4 Kelas Tapak Liman III
kapasitas :
30 orang
3.5 Kelas Tapak Liman IV kapasitas :
30 orang
3.6 Kelas Tapak Liman V
kapasitas :
30 orang
3.7 Kelas Padi
kapasitas :
30 orang
:
330 orang
Total kapasitas aula & kelas 4. Rest Area 5. Ruang Sekretariat 6. Laboratorium 4.1 Teknologi Pengolahan Hasil
Tanaman Pangan dan Tanaman
Hortikultura/ Tanaman Obat 4.2 Bioteknologi 4.3 Kultur Jaringan 4.4 Proteksi dan Hama Penyakit Tanaman 4.5 Bio Oil 7. Screen House 5.1 Screen house koleksi tanaman obat 5.2 Screen house drip irigasi tetes 5.3 Screen house aeroponik + NFT 8. Instalasi penunjang lainnya
yaitu : gerai herbal, Spa, Sport Center,
ruang pertemuan, ruang makan, mushola, koperasi, lahan praktek, dan perpustakaan. Sedangkan dalam rangka pelaksanaan keterbukaan informasi publik, didukung sarana prasarana sebagai berikut : 1. Perpustakaan 2. Media Cetak (Buletin triwulan, profil balai, leaflet, katalog, brosur); 3. Media internet dan media sosial: Whatsapp, Twiter, Instagram, Facebook, Yahoo Messenger, Google Plus, Skype. Website :
[email protected] Email:
[email protected] Lap.PPID/humas.bbppketindan
Page 6
4. Local Area Network 5. Hot Spot C. Sumber Daya Manusia Dalam rangka mendukung tugas pokok sebagai lembaga pelatihan pertanian, BBPP Ketindan mempunyai keragaan di bidang SDM. 1. Berdasarkan keragaan jumlah pegawai:
Berdasarkan keragaan pegawai di BBPP Ketindan berjumlah 119 orang terdiri dari 93 orang pegawai atau 78%, 3 orang pegawai masih berstatus CPNS atau 2%, 3 orang pegawai yang berstatus Tenaga Harian Lepas atau 3% dan tenaga outshourcing sejumlah 20 orang atau 17%. 2. Berdasarkan keragaan kedudukan jabatan
Lap.PPID/humas.bbppketindan
Page 7
Berdasarkan kedudukannya dibagi menjadi 4 jabatan yaitu: pejabat struktural berjumlah 11 orang atau 11%, pejabat fungsional widyaiswara berjumlah 24 orang atau 25%, fungsional pranata komputer 2 orang atau 2% dan fungsional umum berjumlah 59 orang atau 62%. 3. Berdasarkan keragaan golongan pegawai
Berdasarkan golongan pegawai, golongan IV berjumlah 19 orang atau 19%, golongan III berjumlah 53 orang atau 55%, sedangkan pegawai golongan II berjumlah 22 orang atau 24% dan golongan I berjumlah 2 orang atau 2%. 4. Berdasarkan keragaan jenis kelamin
Lap.PPID/humas.bbppketindan
Page 8
Berdasarkan diagram diatas dapat disimpulkan bahwa jumlah pegawai laki-laki sejumlah 56 orang atau 58% dan jumlah pegawai perempuan 40 orang atau 42%. 5. Berdasarkan keragaan pendidikan pegawai
Dilihat dari latar belakang pendidikan pegawai berpendidikan S3 sebanyak 1 orang atau 1%, S2 sebanyak
22 orang atau 23%, S1
sebanyak 32 orang atau 34%, pendidikan D4 sebanyak 6 orang atau 6%, pendidikan D3 berjumlah 6 orang atau 6%, pendidikan SMA berjumlah 21 orang atau 22%, SMP berjumlah 3 orang atau 3% dan pendidikan SD berjumlah 5 orang atau 5%. Untuk meningkatkan keterampilan dan pendidikan, pegawai BBPP Ketindan melakukan tugas belajar maupun izin belajar. Sampai dengan bulan Desember, pegawai yang tugas belajar sebanyak 6 orang dimana yang tugas belajar 2 orang mengambil program S2 dan 6 orang mengambil program D4. Sedangkan pegawai yang izin belajar ada 11 orang, 3 orang mengambil program Doktor (S3) dan 8 orang mengambil program S2. Daftar nama pegawai yang mengikuti tugas belajar dan ijin belajar sampai dengan Desember 2015:
Lap.PPID/humas.bbppketindan
Page 9
No.
Perguruan Tinggi Universitas Brawijaya Universitas Brawijaya STTP Malang STTP Malang STTP Malang STTP Malang Universitas Brawijaya Universitas Brawijaya Universitas Brawijaya Universitas Muhamadiyah Malang Universitas Muhamadiyah Malang Universitas Muhammadiyah Universitas Brawijaya Universitas Brawijaya Universitas Brawijaya Universitas Brawijaya Universitas Muhammdiyah Universitas Brawijaya
Nama Pegawai
1.
Dewi Melani, S. Si.
2.
Lina Novi Ariani, STP
3. 4. 5. 6. 7.
Solikin Djoko Witono, AMd Vaya Zuanif Rafi Fitrianto Diana Triswaningsih, MP
8.
Saptini M. Rahajeng, M. Si.
9.
Juniawan, SP. M. Si.
10.
Ir. Tuban
11.
Saeroji, SP
12.
Ir. Murdani
13.
Roikhan BE., SP
14.
Suparjo, SST
15.
Nurul Qomariyah, S.Sos.
16.
Hadi Feriyanto, STP
17.
Isdianto, SST
18.
Ahmad Dedy Syaitori, S.ST, M.Si
Jenjang Pendidikan S2
Tugas Belajar
S2
Tugas Belajar
D4 D4 D4 D4 S3
Tugas Belajar Tugas Belajar Tugas Belajar Tugas Belajar Izin Belajar
S3
Izin Belajar
S3
Izin Belajar
S2
Izin Belajar
S2
Izin Belajar
S2
Izin Belajar
S2
Izin Belajar
S2
Izin Belajar
S2
Izin Belajar
S2
Izin Belajar
S2
Izin belajar
S3
Izin Belajar
Keterangan
*). Data Bagian Umum BBPP-Ketindan
Mengacu
pada
Peraturan
103/Permentan/OT.140/10/2013
tanggal
Menteri 9
Oktober
Pertanian 2013
No. tentang
Organisasi dan Tata Kerja Balai Besar Pelatihan Pertanian Ketindan, tugas penyebaran informasi menjadi tanggung jawab Sub Bagian Kepegawaian dan Rumah Tangga pada Bagian Umum. Sedangkan untuk menunjang pelaksanaan penyebaran informasi dan mendukung tugas PPID, telah dibentuk tim pengelola informasi publik dan dokumentasi pembantu pelaksana dengan struktur organisasi terlampir. Lap.PPID/humas.bbppketindan
Page 10
D. Pembiayaan Pembiayaan yang tersedia untuk Sistem Informasi, Publikasi dan Promosi sebesar Rp. 101.250.00,00. Sampai
dengan bulan Desember
anggaran terserap Rp. 74.517.500, atau 98,76%. Kegiatan diperuntukkan untuk: 1. Pembuatan/cetak cetak bulletin 2. Pembuatan tas untuk tempat souvenir 3. Pameran Hari Pangan Sedunia lingkup BPTP Jatim di Karangploso Jatim tanggal 5 – 17 Oktober 2015 4. Pameran Desa dalam rangka HUT Desa Ketindan tanggal 23 Oktober 2015. Sedangkan anggaran untuk kegiatan Keterbukaan Informasi Publik (KIP) sebesar Rp 16.200.000,00. Sampai dengan bulan Juli anggaran telah terserap Rp. 12.193.600 atau 99,75%. Kegiatan ini diperuntukkan untuk mengikuti rapat-rapat/ bimtek/ pertemuan koordinasi informasi publik, sosialisasi baik yang dilaksanakan oleh Kementerian Pertanian atau instansi terkait lainnya serta kunjungan yang dilaksanakan oleh instansi lain ke BBPP Ketindan.
Lap.PPID/humas.bbppketindan
Page 11
BAB II PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
A. Pengumpulan dan Pengolahan Dokumen Pengumpulan informasi dilakukan melalui koordinasi antar bagian dan unit kerja di internal BBPP Ketindan, baik melalui rapat, diskusi, informasi yang disampaikan pada waktu apel pegawai, briefing, mading dan lain sebagainya. Pengolahan informasi diklasifikasi menjadi 2 (dua) yaitu informasi yang bersifat terbuka dan informasi yang dikecualikan (tertutup).Informasi yang wajib disediakan oleh balai seperti profil, sejarah singkat, struktur organisasi, program kerja dan produk serta program diklat. Disamping itu secara rutin telah disajikan laporan bulanan triwulan, tahunan dan laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah (LAKIP). Sedangkan informasi yang tidak bisa dipublikasikan adalah informasi yang bersifat internal pribadi PNS, informasi yang bersifat proses pengolahan dan penyelesaian hasil pertanian yang belum dipublikasikan dan pengelolaan dokumen terpusat pada Bagian Umum. Untuk pengelolaan dokumen melalui beberapa tahap, sebagai berikut : 1. Pembuatan Dokumen 2. Pengesahan 3. Pengidentifikasian Dokumen 4. Penomoran 5. Pencatatan dalam DIK 6. Distribusi a. Dokumen Tidak Terkendali b. Dokumen Terkendali Lap.PPID/humas.bbppketindan
Page 12
7. Pemeliharaan 8. Pengkajian a. Revisi b. Pemusnahan B. Daftar Informasi publik 1. Profil balai 2. Leaflet 3. Brosur 4. Laporan kegiatan 5. E-SIPP 6. E-Proc/LPSE 7. E-evaluation 8. SIDA (Sistem Informasi Diklat Aparatur) 9. Website 10. Buletin Inforta 11. Media cetak lainnya C. Kekurangan dan Hambatan Pengelolaan 1. Keterbatasan sumber daya manusia yang kompeten dalam pengelolaan informasi dan publikasi. 2. Kurangnya sarana prasarana yang mendukung kelancaran pelaksanaan keterbukaan informasi publik.
Lap.PPID/humas.bbppketindan
Page 13
BAB III PELAKSANAAN PELAYANAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
A. Pelayanan Informasi Publik Pelayanan informasi publik di BBPP Ketindan telah dilaksanakan secara rutin sebagai bagian dari pelayanan prima.Informasi disediakan melalui media cetak maupun media elektronik. Informasi publik disajikan secara berkala maupun terus menerus.Melalui media cetak, buletin Inforta terbit dalam triwulan.Untuk profil, leaflet, brosur diterbitkan sekali dalam satu tahun.Informasi yang di-update secara terus menerus adalah melalui website. Sedangkan untuk laporan disesuaikan dengan jenis kegiatan baik itu bulanan, semester, tahunan maupun setelah kegiatan selesai dilaksanakan. Pelaksanaan PID dari bulan Juli sampai dengan Desember antara lain: -
Telah mengikuti Bimtek PPID yang dilaksanakan di Balai Besar Pelatihan Peternakan (BBPP) Batu tanggal 15 – 17 Oktober 2016.
-
E-Proc/LPSE digunakan dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang nilainya di atas 200 juta. Di semester II, tehitung sampai bulan Desember 2015 terdapat pengadaan barang dan jasa yang nilainya diatas 300 juta, yaitu: pengadaan fasilitas untuk asrama Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Ketindan Rp. 660.473.000.
-
SIDA adalah merupakan sistem infomasi diklat aparatur yang dibuat oleh Lembaga Adimistrasi Negara agar sistematis penginputan data peserta diklat dari unsur aparatur yang disertai dengan profile instansi dan SDMnya serta kegiatan-kegiatan diklat aparatur yang terkait dengan materi, narasumber/ fasilitator serta alumni diklat.
-
E-Evaluation adalah sistem aplikasi untuk mengetahui realisasi anggaran dan realisasi fisik kegiatan BBPP Ketindan yang bias dilihat oleh lingkup Kementerian Pertanian.
Lap.PPID/humas.bbppketindan
Page 14
-
Kegiatan E-SIPP adalah menginput biodata peserta diklat dan hasil evaluasi diklat. Sampai bulan Desember 2015, jumlah peserta diklat aparatur yang sudah dientry data sebanyak 975 ditambah pada semester ke dua sejumlah 90 orang total 1.065 orang atau terealisasi 96,38% dari target 1.105 orang, sedangkan jumlah peserta diklat non aparatur yang sudah dientry data sampai semester dua sebanyak 1238 orang atau terealisasi 100% dengan target 1238 orang berdasarkan DIPA.
a. Berikut ini rekapitulasi
penyelenggaraan Diklat Aparatur secara
keseluruhan dari APBN: Peserta Waktu Pelaksanaan
Realisasi (Orang)
No
Nama Diklat Diklat Agribisnis Tanaman Rimpang
29 Juli – 4 Agst
30
Jml 30
L 27
P
1 2
Diklat PBT Ahli Angkatan I dan II
29 Juli – 18 Agst
60
60
23
37
90
90
50
40
Jumlah
Target (org)
3
b. Berikut ini rekapitulasi penyelenggaraan Diklat Non Aparatur secara keseluruhan dari APBN: Peserta No
Nama Diklat
Waktu Pelaksanaan
Target (org)
Realisasi (Orang) L
P
Diklat Pasca Panen Jagung
29 Juli – 4 Agst
Jml
1
30
30
30
0
2
MSG
5 – 14 Agst
8
8
5
3
3
Diklat Agribisnis Tanaman Rimpang
10 – 16 Agst
30
30
18
12
4
Diklat Berbasis Kompetensi
9 – 15 September
30
30
28
2
5
Diklat Berbasis Kompetensi Produksi Benih Angkt I
28 Sep – 4 Okt
30
30
26
4
6
Diklat Berbasis Kompetensi (Fasilitator Tan. Organik)
28 Sep – 4 Okt
30
30
30
0
7
Diklat Berbasis Kompetensi Produksi Benih Angkt II
20 – 26 Okt
30
30
30
0
Lap.PPID/humas.bbppketindan
Page 15
8
Diklat Berbasis Kompetensi Fasilitator Tan. Organik Jogjakarta
7 – 13 Okt
30
30
29
1
9
Diklat Berbasis Kompetensi Produksi Benih Jogjakarta
19 – 25 Okt
30
30
30
0
10
Diklat Berbasis Kompetensi Inseminasi Buatan Magelang
19 – 25 Okt
30
30
30
0
278
278
256
22
Jumlah
Kegiatan E-SIPP lainnya yaitu evaluasi diklat. Evaluasi yang sudah dientry sebanyak 54 angkatan, meliputi evaluasi daily mood, evaluasi materi, evaluasi sikap dan perilaku, evaluasi fasilitator, evaluasi kepuasan aparatur dan non aparatur serta hasil pre dan post test. Kegiatan website berjalan optimal dan konten atau menu-menu telah banyak menyempurnakan website BBPP Ketindan. Dengan kerjasama yang baik dari pengelola website, tim media dan pembuat artikel atau berita sehingga beritaberita selalu berusaha untuk disajikan secara update. Pada tahun akhir 2015 BBPP Ketindan meraih juara ke III lomba website yang diadakan oleh Badan Penyuluhan dan Pengembangan SDM Pertanian dan Bakorluh seluruh Indonesia. B. Penyelesaian Sengketa Sampai dengan saat ini, belum timbul sengketa yang disampaikan oleh masyarakat maupun pihak lain kaitannya dalam pelaksanaan keterbukaan informasi publik. Hal ini menjadi prestasi tersendiri yang harus tetap dipertahankan agar informasi yang disampaikan kepada pihak luar terus dapat dipertanggungjawabkan.
Lap.PPID/humas.bbppketindan
Page 16
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan 1. Pelayanan informasi publik di BBPP Ketindan telah dilaksanakan secara rutin sebagai bagian dari pelayanan prima. Informasi yang disediakan melalui media cetak dan media elektronik. 2. Sesuai dengan tugas pokok dan fungsi BBPP Ketindan, informasi yang banyak diperlukan oleh masyarakat terkait dengan jenis DIKLAT, durasi dan pelaksanaan DIKLAT. 3. Sampai saat ini belum timbul sengketa dengan pihak masyarakat terkait dengan pelaksanaan DIKLAT
maupun
penyediaan sarana dan
prasarana. B. Saran 1. Kemampuan SDM dan jumlah pengelola informasi publik hendaknya dapat ditambah; 2. Perlu tambahan fasilitas sarana prasarana untuk menyempurnakan kegiatan PID.
Lap.PPID/humas.bbppketindan
Page 17
