LAPORAN KULIAH KERJA MEDIA (KKM) 2012 AKTIVITAS PUBLIC RELATIONS DALAM KEGIATAN SALES AND MARKETING DEPARTMENT PADA SEMESTA HOTEL SEMARANG

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

LAPORAN KULIAH KERJA MEDIA (KKM) 2012 “AKTIVITAS PUBLIC RELATIONS DALAM KEGIATAN SALES AND MARKETING DEPARTMENT PADA SEMESTA HOTEL SEMARANG”

Oleh : Dian Budi Utami NIM. D1609024 TUGAS AKHIR Diajukan untuk Melengkapi Tugas-Tugas dan Memenuhi Syarat-Syarat guna Memperoleh Gelar Ahli Madya (A.Md.) Program Studi Public Relations

PROGRAM D.III PUBLIC RELATIONS FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2012 commit to user

i


digilib.uns.ac.id

commit to user

ii


digilib.uns.ac.id

commit to user

iii


digilib.uns.ac.id

PERNYATAAN

Nama

: Dian Budi Utami

NIM

: D1609024

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Aktivitas Public Relations dalam Kegiatan Sales and Marketing Department pada Semesta Hotel Semarang” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Mei 2012 Yang Membuat Pernyataan,

Dian Budi Utami

commit to user

iv


digilib.uns.ac.id

MOTTO

“Pengalaman adalah guru yang terbaik” “Hargailah orang lain seperti kau menghargai dirimu sendiri”

commit to user

v


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini Penulis persembahkan kepada : 1. Bapak dan Ibuku serta Mas Widyo yang selalu memberikan doa, dukungan dan kasih sayang bagi penulis. 2. Drs. Nuryanto, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang selalu memberi bimbingan dan bantuan dalam pembuatan laporan ini. 3. Bapak Muhammad Abdan Munawir, selaku General Manager Semesta Hotel Semarang dan Ibu Dyah Ierawati Riardi, selaku Sales and Marketing Manager Semesta Hotel Semarang, serta Bapak Cinzano Findriarto, selaku Human Resources Manager Semesta Hotel Semarang. 4.

Seluruh Dosen Komunikasi Terapan Public Relation yang telah mengajar Penulis sewaktu perkuliahan sekaligus seluruh dosen dan karyawan FISIP UNS.

5. Seluruh manajemen dan karyawan Semesta Hotel Semarang, seluruh tim sales and marketing, front office, accounting, human resources, engineering, security, housekeeping dan food and beverage. 6. Sahabat-sahabat terbaikku Dyah, Asyifa, Anggun, Ayu, Erna, Yuli, Dewi, Wegig, Benny, Harry, Rofi. Serta seluruh teman-teman PR B dan PR A. .

commit to user

vi


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbil’alamin, puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat-Nya sehingga penulis dapat melaksanakan praktek kerja lapangan, Kuliah Kerja Media 2012 di Semesta Hotel Semarang dan menyelesaikan laporan Tugas Akhir dengan judul “Aktivitas Public Relations dalam Kegiatan Sales and Marketing Department pada Semesta Hotel Semarang”. Penulisan laporan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya di bidang Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Di samping itu, Kuliah Kerja Media (KKM) ini dilaksanakan untuk menambah wawasan dan pengalaman penulis di bidang public relations. Dalam Laporan Tugas Akhir ini penulis membahas mengenai “Aktivitas Public Relations dalam Kegiatan Sales and Marketing Department pada Semesta Hotel Semarang”. Sebagai hotel syariah berbintang tiga di Jawa Tengah, Semesta Hotel Semarang yang belum memiliki divisi public relations tersendiri tetap melaksanakan aktivitas-aktivitas public relations yang bertujuan mencitrakan hotel sekaligus menjaga hubungan baik antara hotel dengan berbagai publiknya sekaligus turut mendukung kegiatan sales and marketing sebagai departemen yang memayungi Public Relations. Penulis menyadari dalam pembuatan laporan ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang dapat to user Dalam menyelesaikan laporan ini membangun penulis di masa yangcommit akan datang.

vii


digilib.uns.ac.id

penulis banyak menerima bantuan dari berbagai pihak. Untuk itulah penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1. Prof. Drs. Pawito, Ph. D, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Drs. Aryanto Budhy S., M. Si, selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Drs. Nuryanto, M. Si., selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir yang telah memberikan bimbingan dan bantuan bagi penulis. 4. Sri Hastjarjo, S.Sos, Ph.D, selaku dosen penguji. 5. Dra. Sri Urip Haryati, M. Si, selaku Dosen Pembimbing Akademik. 6. Bapak Muhammad Abdan Munawir, selaku General Manager Semesta Hotel Semarang. 7. Ibu Dyah Ierawati Riardi, selaku Sales and Marketing Manager Semesta Hotel Semarang sekaligus pembimbing magang, terima kasih atas bimbingan, pengertian, dan bantuannya. 8. Seluruh manajemen dan karyawan Semesta Hotel Semarang: Bu Dini, Pak Lutfi, Mbak Malla, Mbak Ida, seluruh tim accounting, front office, human resources, housekeeping, engineering, security, food and beverage, dan temanteman magang. Terima kasih telah membimbing penulis selama magang dan atas perhatian dan kasih sayang yang kalian berikan. 9. Bapak, Ibu, dan Mas Widyo yang tiada henti memberikan dukungan, kasih sayang, dan doa demi kelancaran dan kesuksesan penulis. commit to user

viii


digilib.uns.ac.id

10. Seluruh dosen yang telah mengajar penulis dari awal kuliah sampai sekarang. Terima kasih atas ilmu yang telah Bapak/Ibu berikan. Sekaligus seluruh dosen dan karyawan FISIP UNS. 11. Teman-teman baikku, Dyah, Asyifa, Anggun, Ayu, Erna, Yuli, Dewi, Wegig, Benny, Harry, Rofi, terima kasih atas semua bantuan dan kasih sayang kalian. 12. Teman-teman Public Relations kelas B khususnya, Public Relations kelas A, dan seluruh angkatan 2009, serta pihak-pihak lain yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu 13. Dan seluruh pihak yang tidak dapat di sebutkan satu persatu yang telah membantu penulis dan memberi dukungan baik mental maupun material sehingga penulis dapat menyelesaikan magang dan laporan ini. Akhir kata semoga laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak. Surakarta, Mei 2012 Penulis

Dian Budi Utami NIM. D1609024

commit to user

ix


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL........................................................................................

i

HALAMAN PERSETUJUAN... ......................................................................

ii

HALAMAN PENGESAHAN..........................................................................

iii

HALAMAN PERNYATAAN... ......................................................................

iv

HALAMAN MOTTO... ...................................................................................

v

HALAMAN PERSEMBAHAN... ...................................................................

vi

KATA PENGANTAR.....................................................................................

vii

DAFTAR ISI ...................................................................................................

x

DAFTAR TABEL DAN GAMBAR ...............................................................

xiii

BAB I

PENDAHULUAN ........................................................................

1

A. Latar Belakang Masalah.................................................................

1

B. Tujuan ...........................................................................................

4

C. Manfaat ................................................ .........................................

4

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA ................................................................

6

A. Pengertian PR ...........................................................................

6

B. Ruang Lingkup Pekerjaan PR ..................................................

8

C. Peranan PR ...............................................................................

10

D. Fungsi PR .................................................................................

11

E. Keahlian Menulis bagi PR .......................................................

12

F. Media Relations sebagai Aktivitas Public Relations ...............

16

G. Pengertian Hotel ....................................................................... commit to user

18

x


digilib.uns.ac.id

H. Konsep Hotel Syariah ..............................................................

19

I. Sales and Marketing Department ............................................

21

J. Kegiatan Sales and Marketing Department .............................

22

K. Kaitan antara Public Relations dengan Pemasaran

BAB III

BAB IV

dan Periklanan ..........................................................................

24

DESKRIPSI SEMESTA HOTEL SEMARANG ...........................

33

A. Sejarah Singkat Perusahaan ....................................................

33

B. Latar Belakang Pendirian Perusahaan .....................................

33

C. Tujuan Pendirian Perusahaan ..................................................

34

D. Visi Perusahaan .......................................................................

34

E. Misi Perusahaan ......................................................................

34

F. Filosofi Pelayanan & Produk ..................................................

35

G. Karakter Pelayanan & Produk .................................................

35

H. Slogan Perusahaan ..................................................................

36

I. Produk-Produk Semesta Hotel ................................................

36

J. Kebijakan-Kebijakan Semesta Hotel ......................................

38

K. Persyaratan Teknis Operasional Fisik .....................................

39

L. Struktur Organisasi Semesta Hotel .........................................

40

M. Job Description (Sales & Marketing Department) .................

45

PELAKSANAAN MAGANG .......................................................

57

A. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang (KKM) ..................

57

B. Pelaksanaan Magang ...............................................................

57

C. Penanggung Jawab KKM ........................................................ commit to user

58

xi


digilib.uns.ac.id

D. Bidang-Bidang yang dipelajari & Dilaksanakan sebagai PRO dalam Sales and Marketing Department ........................

59

E. Media Relations sebagai Aktivitas Public Relations pada Kegiatan Sales and Marketing Department .............................

67

F. Penggunaan Iklan sebagai Sarana Promosi dan Pencitraan bagi Public Relations Officer di Semesta Hotel Semarang.....

68

G. Keterkaitan Public Relations dengan Sales and Marketing Department di Semesta Hotel ................................................

69

H. Aktivitas Public Relations pada Sales&Marketing Department

70

I. Kesulitan/ Kendala yang Dihadapi Selama KKM ...................

72

J. Cara yang Telah Dilakukan untuk Mengatasi Kesulitan Selama KKM............................................................................

73

K. Kemajuan yang Telah Dicapai Selama KKM ..........................

74

PENUTUP ......................................................................................

76

A. KESIMPULAN .......................................................................

76

B. SARAN ...................................................................................

78

1. Bagi Semesta Hotel Semarang ...........................................

78

2. Bagi Pihak Kampus ............................................................

79

DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................

80

BAB VI

LAMPIRAN

commit to user

xii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL & GAMBAR

Gambar 2.1 Tujuan Kegiatan Marketing ........................................................

22

Gambar 2.2 Hubungan Public Relations dengan Pemasaran ...........................

24

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Semesta Hotel ..............................................

37

Tabel 4.1 Media Partner (Newspaper&Magazine) Semesta Hotel .................

56

commit to user

xiii


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Di era kemajuan teknologi, informasi, dan perdagangan bebas ini, Indonesia terus mengembangkan semua sektornya mulai dari sektor ekonomi, sosial, politik, budaya termasuk dunia kepariwisataan. Peran penting seorang public relations semakin dibutuhkan di semua tempat, mulai dari badan usaha atau perusahaan, instansi kepemerintahan, maupun di dunia perhotelan dan pariwisata. Kondisi tersebut menuntut perusahaan maupun organisasi baik pemerintah maupun swasta untuk merekrut tenaga praktisi PR yang handal yang dapat menjadi ujung tombak dalam mempertahankan citra yang positif dan menciptakan saling pengertian antar publik-publiknya untuk mencapai tujuan perusahaan. Kebutuhan akan praktisi PR yang handal dan terampil semakin banyak dibutuhkan di dunia kerja. Untuk itulah Program Diploma III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta ikut serta mempersiapkan tenaga ahli/praktisi dalam bidang Komunikasi Terapan melalui program Kuliah Kerja Media. Kuliah Kerja Media (KKM) merupakan kegiatan intrakurikuler dalam rangka mencari pengalaman kerja pada lembaga mitra/ perusahaan sesuai dengan latar belakang disiplin ilmu (Penyiaran, Periklanan dan Humas) yang diwajibkan diikuti oleh mahasiswa Diploma III Komunikasi Terapan FISIP UNS. Tujuan dilaksanakan KKM yaitu meningkatkan dan mengembangkan kompetensi lulusan Program DIII Komunikasi Terapan commit to user

1


digilib.uns.ac.id

FISIP UNS agar mampu bersaing dan mempunyai daya saing yang tinggi dalam lapangan kerja sehingga mampu siap pakai sekaligus memberdayakan mahasiswa dan meningkatkan wawasan tentang pekerjaan melalui pengalaman kerja serta melatih wawasan dan keterampilan mahasiswa untuk mempersiapkan diri memasuki dunia kerja yang sesungguhnya. Mengenai berkembang pesatnya berbagai sektor di Indonesia yang salah satunya dunia kepariwisataan, berarti juga membicarakan perkembangan dunia perhotelan. Bisnis perhotelan pun semakin maju dan membutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang unggul, terutama pada pengelolaan manajemennya. Secara umum Manajemen Hotel terbagi dalam beberapa departemen seperti Departemen Front Office, Departemen House Keeping, Departemen Food & Beverage, Departemen Marketing, Departemen Accounting, Departemen Engineering, dan Departemen Personel. Biasanya Public Relations tidak berdiri sendiri tetapi digabung dan dimasukkan dalam Sales and Marketing Department. Philip Kotler (1999) yang dikutip oleh Oeka Yoeti (1997:10) berpendapat bahwa pemasaran hotel adalah ilmu yang bertujuan menyenangkan tamu dan dari kegiatan itu hotel memperoleh keuntungan. Philip Kotler menyebutnya sebagai serving and satisfiying human need. Sedangkan Public Relations adalah fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasikan kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih pengertian dan dukungan publik (Effendy, 1993:116). commit to user

2


digilib.uns.ac.id

Belakangan ini semakin terlihat hubungan yang semakin dekat antara pemasaran (iklan) dengan PR. Hal ini karena pemasaran di zaman yang penuh kompetisi seperti sekarang ini tidak hanya cukup dengan model pemasaran konvensional yang sering dikenal dengan bauran 4 P (Product, Price, Place, Promotion) tetapi harus ditambah dengan public relations dalam menghadapi persaingan yang semakin sengit. Seperti yang terjadi di Semesta Hotel Semarang. Sebagai hotel syariah berbintang tiga yang pertama di Jawa Tengah, Semesta Hotel Semarang sudah melaksanakan berbagai kegiatan public relations untuk mencapai tujuan perusahaan, namun permasalahan yang dihadapi saat ini adalah Semesta Hotel Semarang belum memiliki divisi Public Relations tersendiri dan masuk dalam Sales and Marketing Department. Oleh karena itu, seorang PRO (Public Relation Officer) dituntut untuk dapat bekerja secara efektif bagaimana agar dapat mencapai target tercapainya citra postitif perusahaan sekaligus melaksanakan fungsi dari kegiatan sales and marketing yaitu selling product dan customer satisfaction. Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, penulis tertarik untuk mengangkat dan mengetahui bagaimana seorang Public Relations Officer di sebuah hotel syariah melaksanakan aktivitas yang meliputi peran, fungsi, dan tugas kesehariannya yang ikut berperan penting dalam pencitraan sekaligus pemasaran. Untuk itulah, hal tersebut membuat penulis tertarik dengan mengangkat pembahasan Tugas Akhir dengan judul “Efektivitas Peran Public Relations dalam Kegiatan Sales and Marketing Department pada Semesta Hotel Semarang”.

commit to user

3


digilib.uns.ac.id

B. TUJUAN 1. Tujuan Umum a. Untuk melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md.) Program Studi Public Relations Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. b. Untuk mengaplikasikan ilmu teori dan praktik mengenai public relations yang didapat selama perkuliahan untuk praktik kerja. c. Untuk mengetahui seluk beluk aktivitas public relations yang meliputi fungsi, tugas dan peran public relations terutama dalam dunia perhotelan. d. Untuk menjalin hubungan yang baik antara pihak fakultas dengan instansi terkait. 2. Tujuan Khusus Untuk mengetahui aktivitas public relations dalam kegiatan sales and marketing department pada Semesta Hotel Semarang. C. MANFAAT KKM 1. Bagi Mahasiswa/penulis: a) Dapat mengembangkan keterampilan dan memperluas pengetahuan terutama mengenai dunia perhotelan. b) Mendapatkan pengalaman mengenai dunia kerja di perhotelan. c) Sebagai bekal untuk memasuki dunia kerja yang sesungguhnya. commit to user

4


digilib.uns.ac.id

2. Manfaat untuk Jurusan Public Relations DIII Komunikasi Terapan FISIP UNS: a) Mengetahui kemampuan mahasiswa dalam mempersiapkan diri menghadapi dunia kerja. b) Mendapatkan gambaran mengenai kesesuaian ilmu yang diberikan di bangku kuliah dengan aplikasinya di dunia kerja. c) Menjalin kerjasama antara instansi terkait dengan pihak fakultas sekaligus meningkatkan citra positif Universitas Sebelas Maret. 3. Manfaat untuk Semesta Hotel Semarang: a) Sebagai masukan untuk peningkatan pelayanan dan produktivitas. b) Dapat berbagi ilmu, pengetahuan dan pengalaman untuk mahasiswa. c) Memberikan gambaran nyata mengenai dunia kerja, khususnya di perhotelan.

commit to user

5


digilib.uns.ac.id

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Public Relations PR merupakan falsafah sosial manajemen yang diterapkan pada kebijaksanaan, dan pelaksanaannya melalui interpretasi yang peka atas berbagai peristiwa berdasarkan komunikasi dua arah atau timbal balik dengan publiknya. Cutlip, Center & Broom menyebutkan “Public relations is the distinctive management function which helps establish and mutual lines of communications, understanding, acceptance and cooperation between on organization and it’s public”. (Public Relations adalah fungsi manajemen yang secara khusus mendukung terbentuknya saling pengertian dalam komunikasi, pemahaman, penerimaan dan kerja sama antara organisasi dengan berbagai publiknya. (Cutlip, Center & Brown, 2000:4) International Public Relations Associations (IPRA) mendefinisikan PR “Adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik (umum) untuk memperoleh pengertian, simpati dan dukungan dari mereka terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini publik di antara mereka. Untuk mengaitkannya sedapat mungkin kebijaksanaan dan prosedur yang mereka pakai untuk melakukan hal itu direncanakan dan disebarkanlah informasi yang lebih produktif dan pemenuhan keinginan bersama yang lebih efisien.” (Soemirat & Ardianto, 2002: 14) PR juga merupakan bagian integral yang tak terpisahkan dari kegiatan usaha atau bisnis. Edward L. Berneys dalam bukunya Public Relations menyatakan bahwa PR mempunyai tiga macam arti, yaitu: commit to user

6


digilib.uns.ac.id

a) Memberi informasi kepada masyarakat. b) Persuasi yang dimaksudkan untuk mengubah sikap dan tingkah laku masyarakat terhadap lembaga, demi kepentingan dua belah pihak. c) Usaha untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan antara lembaga dengan sikap atau perbuatan masyarakat dan sebaliknya. Empat unsur falsafah dari definisi public relations adalah: a) PR merupakan falsafah manajemen yang bersifat sosial. b) PR merupakan perwujudan falsafah tersebut pada tataran kebijaksanaan. c) PR merupakan komunikasi dua arah yang menunjang keberhasilan kebijakan

itu

dengan

menjelaskan,

menginformasikan,

mempertahankan atau mempromosikannya kepada publik sehingga tercipta saling pengertian dan etiket baik. d) PR merupakan suatu cara pendekatan untuk menciptakan opini publik. (Rumanti, 2002: 23) Dilihat dari beberapa definisi mengenai public relations, maka dapat diambil kesimpulan bahwa public relations merupakan fungsi manajemen berupa keseluruhan komunikasi yang terencana dan berkesinambungan untuk menciptakan saling pengertian diantara publik-publiknya untuk mencapai tujuan bersama dan menciptakan opini publik. commit to user

7


digilib.uns.ac.id

B. Ruang Lingkup Pekerjaan Public Relations Ruang lingkup pekerjaan PR dapat disingkat dengan istilah PENCILS, yaitu: 1) Publication and Publicity (publikasi dan publisitas) Memperkenalkan perusahaan/ organisasi pada publik. Contohnya membuat tulisan yang disebarkan pada media maupun tampil dalam acaraacara penting. Seperti saat seorang PR diundang sebagai pembicara dalam sebuah acara seminar, secara tidak langsung telah membawa citra di mana PR tersebut bekerja. 2) Events (Kegiatan) Mengadakan dan mengorganisasikan kegiatan sebagai salah satu upaya dalam membentuk citra. Contohnya, seperti membuat kegiatan jalan sehat berhadiah bagi karyawan maupun masyarakat umum, sebuah hotel menyelenggarakan acara pesta tahun baru dengan menghadirkan artis ibukota, dan lain-lain. 3) News (Berita) Seorang PR harus mampu menguasai teknik menulis dan mengedit, baik untuk media massa maupun untuk membuat laporan dan produkproduk tulisan (public relations writing), baik untuk kepentingan internal maupun eksternal, seperti annual report, house journal, press release, newsletter, dan lain-lain. 4) Community Involvement (Pelibatan Komunitas) commit to user

8


digilib.uns.ac.id

Seorang PR sebaiknya menyelenggarakan acara dan program yang ikut melibatkan masyarakat atau komunitas yang ada di sekitar perusahaan. Selain itu PR juga diharapkan dapat memposisikan perusahaan juga termasuk dalam bagian komunitas atau masyarakat itu sendiri. Pada akhirnya, masyarakat akan merasa dilibatkan dan muncul rasa memiliki (sense of belonging) dan menjadi bagian dari perusahaan tersebut. 5) Identity Media (Identitas Media) Agar mendapatkan publisitas media dan dapat menjalin hubungan yang baik, maka sangatlah penting untuk membina hubungan dengan awak media/ pers. Hal ini Karena media adalah mitra kerja abadi seorang PR. Terjadi sebuah hubungan yang saling membutuhkan. Media membutuhkan PR sebagai sumber berita sedangkan PR membutuhkan media sebagai penyebar informasi dan pembentuk opini publik terhadap perusahaan. 6) Lobbying (Mempengaruhi) Seorang PR dituntut untuk memiliki keahlian persuasi dan memiliki untuk melakukan negosiasi dengan orang lain. Hal tersebut sangat diperlukan pada saat mencari sebuah kesepakatan, saat terjadi sebuah situasi krisis maupun untuk sebuah presentasi mengajak orang membeli produk perusahaan dan menjadi konsumen. 7) Social Investment (Investasi Sosial) PR juga bertugas untuk membuat acara dan program yang bermanfaat untuk kepentingan, kesejahteraan, dan kepedulian sosial. commit to user

9


digilib.uns.ac.id

Dalam hal ini biasanya dikenal dengan program CSR (Corporate Social Responsibility). Contohnya, PR membuat program Peduli Bencana Merapi sehingga dapat meringankan beban sesama sekaligus menunjukkan pada masyarakat bahwa perusahaan peduli dengan lingkungan dan masyarakat sehingga akan membawa nama baik bagi perusahaan. (Kriyantono, 2008: 20-22) C. Peranan Public Relations Menurut Dozier & Broom (1995) bahwa peranan public relations dalam suatu organisasi dibagi dalam empat kategori, yaitu: 1) Expert Prescriber Sebagai praktisi ahli public relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu mencari solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya (public relationship). Hubungan praktisi ahli PR dengan manajemen organisasi adalah pihak manajemen bertindak pasif menerima dan mempercayai yang telah disarankan atau usulan dari praktisi PR yang memiliki pengalaman dan keterampilan tinggi dalam memecahkan persoalan public relations yang tengah dihadapi organisasi terkait. 2) Communication Fasilitator Praktisi PR bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen untu mendengarkan dan yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya dari organisasi bersangkutan, sekaligus harus mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan dan harapan organisasi kepada publiknya. Sehingga dengan komuniksi timbal balik tersebut yang dilaksanakan oleh PR dapat tercipta saling pengertian, mempercayai, menghargai, dan toleransi yang baik dari kedua belah pihak. 3) Problem Solving Process Fasilitator Peranan praktisi PR dalam hal proses pemecahan persoalan public relations ini, merupakan bagian tim manajemen untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat (adviser) hingga mengambil tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional. Biasanya dalam menghadapi suatu krisis yang terjadi, maka dibentuk suatu tim posko yang dikoordinir praktisi ahli PR dengan melibatkan berbagai departemen dan keahlian dalam satu tim khusus yang membantu commit to user

10


digilib.uns.ac.id

organisasi, perusahaan dan produk yang tengah menghadapi serta mengatasi persoalan krisis tertentu. 4) Communication Technician Berbeda dengan tiga peranan praktisi PR profesional sebelumnya yang terkait erat dengan fungsi dan peranan manajemen organisasi. Sedangkan dalam peranan communication technician ini sebagai journalist in resident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan method of communication in organization dan sistem komunikasi dalam suatu organisasi tergantung dari masing-masing bagian atau tingkatan (level), yaitu secara teknis komunikasi, maupun media komunikasi. (Ruslan, 2001: 21-23) Dalam hal ini berarti bahwa seorang PR sangat penting keberadaannya bagi sebuah perusahaan atau organisasi. Hal ini dilihat dari berbagai perannya mulai dari tingkat teknisi sampai pada ahli di top manajemen. Seorang public relations dituntut untuk mampu melaksanakan perannya dalam keseluruhan bentuk komunikasi yang terarah mulai dari membuat produk tulisan PR, menjadi komunikator antara perusahaan dengan berbagai publiknya, menyelesaikan berbagai masalah yang timbul, menjadi corong penentu citra perusahaan, sampai pada memberikan kontribusi dan ikut menentukan manajemen. D. Fungsi Public Relations Fungsi Public Relations menurut Cutlip, Center & Canfield meliputi : a. Menunjang aktivitas utama manajemen untuk mencapai tujuan bersama. b. Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan beragam publik sasaran. c. Mengidentifikasi opini, persepsi, dan tanggapan publik terhadap organisasi yang diwakilinya atau sebaliknya. d. Melayani keinginan publik organisasi dan memberikan saran kepada pihak manajemen demi tercapainya tujuan dan manfaat bersama. e. Menciptakan komunikasi dua arah dan mengatur arus informasi, publikasi, serta pesan dari organisasi kepada publiknya, atau sebaliknya, demi tercapainya citra positif dari kedua belah pihak. (Ruslan, 2001:20) commit to user

11


digilib.uns.ac.id

Pada intinya, fungsi dari jabatan public relations adalah untuk memberikan kontribusi pada perusahaan. Kerja seorang PR haruslah menyeluruh, artinya harus menunjang seluruh aktivitas manajemen mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan sampai pada evaluasi. Praktisi PR yang terampil dapat melaksanakan apa yang diinginkan manajemen sekaligus dapat memahami kepentingan bersama. Melayani publik internal dan eksternal sehingga tercipta hubungan yang baik dan saling pengertian. Sehingga hasil akhir yang didapatkan adalah diraihnya citra positif perusahaan serta terciptanya komunikasi dan hubungan yang baik. Langkah-langkah PR dalam Melaksanakan Fungsinya: 1) Tujuan organisasi harus jelas, transparan, perlu diperhatikan perbedaan antara teori dan praktik. 2) Peninjauan kembali, perlu duduk bersama dengan direksi, bersamasama mempertimbangkan, menggunakan komunikasi yang sehat dan etis, demi pencapaian tujuan untuk keuntungan semua pihak. 3) Membuat konsep, kualitas produk atau jasa yang akan direalisasi dengan segala sesuatu yang terkait termasuk sarana prasarana sehingga bisa direalisasikan. Apakah sudah sesuai dengan tujuan, apakah secara kualitatif telah ada perhitungan sesuai dengan kebutuhan. 4) Inventarisasi pelanggan. Apakah sesuai dengan rencana. Produk atau jasanya apakah sudah sesuai kebutuhan, keinginan, to userjasa dengan memperhitungkan harapan publik, dancommit pengguna

12


digilib.uns.ac.id

kemampuan,

kepentingan

organisasi

atau

perusahaan

demi

kepentingan bersama. PR sebaiknya perlu meminta kepada direksi untuk memberi pengarahan. Hal ini penting supaya visi atau misi organisasi atau perusahaan tidak terabaikan dan benar-benar tidak dirugikan dan justru memberi

kelangsungan

hidupnya,

karena

hal

ini

merupakan

kesejahteraan seluruh oganisasi dan dengan dampak positif ini kepercayaan publik akan menjadi semakin meningkat. 5) Memberi kesempatan direksi untuk memberi ide, usulan, dan terutama kritik. Hal ini sangat penting; pertama supaya semua kebutuhan lengkap dan dapat diintegrasikan; kedua tidak kalah pentingnya dengan ide, usulan, pendapat, dan kritik, yang merupakan input sangat penting untuk mengadakan perbaikan, perubahan sesuai dengan kebutuhan, keinginan dari harapan kedua belah pihak. 6) Mengambil inti dari pertemuan. Pertemuan dilaksanakan dengan motivasi untuk mendapat hasil yang lebih baik dan menguntungkan semua pihak. Inti dari pertemuan akan membuahkan hasil yang berkualitas, pencapaian tujuan menjadi optimal, membuat semua pihak puas sehingga kesejahteraan akan meningkat. 7) Memilih atau menggunakan media yang tepat. Artinya peka terhadap lingkungan serta memahami kekuatan organisasi, mengenal kekhasan dari

masing-masing

penggunaannya.

media,

jarak,

commit to user

13

frekuensi

serta

ketepatan


digilib.uns.ac.id

8) Meminta pengarahan pada direksi. organisasi

tidak

terabaikan

dan

Hal ini supaya visi dan misi tidak

dirugikan.

Sehingga

kelangsungan perusahaan terus berjalan dan dicapainya kesejahteraan untuk seluruh organisasi yang berdampak positif terhadap kepercayaan publik. 9) Seorang public relations harus mampu mendengarkan, memperhatikan dan menghargai ide, usulan, pendapat, keinginan, kebutuhan, dan keluhan, kritik maupun saran. Artinya PR harus mampu bersikap profesional, memiliki kepekaan yang tinggi agar dapat bekerja memuaskan kepentingan bersama dan diperoleh saling pengertian. (Rumanti, 2002: 36-37)

E. Keahlian Menulis bagi Public Relations Pekerjaan PR memang bukanlah pekerjaan akademis. Akan tetapi pekerjaan PR berkenaan dengan komunikasi. Untuk mengembangkan teknis tulis menulis, seorang praktisi PR tetap memerlukan wawancara, bacaan, teman diskusi, penelitian (penguasaan masalah), dan latihan. Karya-karya tulis seorang PR diantaranya meliputi: 1. Pemberitaan Pers (News Release): adalah karya tulis yang paling banyak dan paling sering dilakukan oleh praktisi PR untuk menyebarkan informasi melalui media pers.

commit to user

14


digilib.uns.ac.id

2. Latar (Backgrounders): adalah informasi dasar yang memuat uraian penopang bagi tulisan wartawan-bisa berisi uraian singkat tentang perusahaan, karyawan, investor, visi, misi perusahaan, dan sebagainya. 3. Iklan Layanan Masyarakat (Public Service Announcement): adalah pesan yang disampaikan untuk membangkitkan kesadaran atau kepedulian masyarakat terhadap sejumlah masalah yang harus mereka hadapi, terutama kondisi yang bisa mengancam keserasian atau kehidupan umum. 4. Iklan Perusahaan (Corporate Advertising): Pekerjaan PR juga berkaitan dengan penulisan iklan tentang perusahaan. Ada kalanya iklan mengenai perusahaan perlu dikeluarkan untuk menyambut peresmian pabrik baru, perluasan usaha, hari ulang tahun perusahaan, hari resmi nasional atau ditujukan sebagai kegiatan strategis untuk mengangkat citra perusahaan tertentu. 5. Artikel dan Editorial: Praktisi PR perlu menulis artikel dan editorial (pandangan redaksi tentang suatu masalah) untuk memperkuat moral kerja karyawannya atau menyampaikan pesan-pesan perusahaan kepada karyawan atau sebaliknya. 6. Publikasi Ringan: Yang dimaksud dengan publikasi ringan adalah brosur, pamflet, flyer, dan alat-alat pemasaran langsung lainnya untuk membantu kampanye pemasaran.

commit to user

15


digilib.uns.ac.id

7. Company Profile dan Annual Report: Adalah penjelasan tentang perusahaan dan kegiatan perusahaannya untuk menjelaskan prestasi perusahaan kepada pihak tertentu. 8. Pidato dan Presentasi (Speeches and Presentations): Meskipun pidatopidato pemimpin sering dibuat oleh staf ahli atau corporate secretary, praktisi PR juga mempunyai peran yang sangat penting. Metode yang digunakan adalah metode interpersonal untuk merangsang perhatian dan citra. Pidato yang baik dapat memberi informasi atau membujuk. Sedangkan presentasi yang baik dapat menghasilkan dukungan. (Kasali, 1994: 163-164) F. Media Relations sebagai Aktivitas Public Relations Media

Public

Relations

adalah

berbagai

macam

sarana

penghubung yang dipergunakan seorang PR (mewakili organisasi) dengan publiknya, yaitu publik internal maupun publik eksternal untuk membantu pencapaian tujuan. Alat-alat komunikasi yang dipergunakan dalam hal ini ada berbagai jenis. 1. Tujuan Penggunaan Media dalam PR Secara umum mempunyai beberapa tujuan: a. membantu mempromosikan dan meningkatkan pemasaran suatu produk dan jasa; b. menjalin komunikasi berkesinambungan; c. meningkatkan kepercayaan publik; d. meningkatkan citra baik perusahaan. commit to user

16


digilib.uns.ac.id

2. Macam Media Untuk mendukung tujuan tersebut, ada berbagai macam media yang dapat digunakan dalam kegiatan PR. Secara garis besar dikelompokkan sebagai berikut: a. media cetak, termasuk di dalamnya adalah house journal, surat kabar, majalah, dan sebagainya; b. broadcasting media, termasuk di dalamnya adalah radio dan televisi; c. special event (kegiatan-kegiatan khusus); d. media luar ruang, termasuk di dalamnya spanduk, papan reklame, poster, dan lain-lain. (Rumanti, 2002:117-118) Bagi PR pemberitaan melalui berbagai media informasi sangat penting dan banyak berhubungan dengan kegiatannya. Artinya pemilihan secara akurat bagi setiap media secara teratur perlu diadakan pertemuan dengan pers sehingga tetap mengetahui perkembangan dari masing-masing media tersebut. Atau paling sedikit mengadakan pers interview yang biasanya dilaksanakan oleh pimpinan sendiri. Hal-hal yang berhubungan dengan media, secara teratur perlu mendapat perhatian khusus sesuai dengan masing-masing kekhususannya bagi kegiatan PR seperti: 1) media informasi melalui pers dalam bentuk media tertulis; 2) presentasi, seminar, ceramah bagi khalayak internal/ eksternal, umum/ khusus;

commit to user

17


digilib.uns.ac.id

3) konferensi pers bisa dilakukan oleh PR internal, bisa PR internal bersama penasihat PR dari luar. Biasanya, PR fungsionaris sebagai ketua walau tidak harus memimpin diskusi; 4) pertemuan dengan pers hanya dengan bagian PR internal; 5) bagian PR mengadakan pers interview; 6) PR menangani semua yang berhubungan dengan media pers dan yang terkait, seperti membuat dan menyimpan dokumen-dokumen penting, pelayanan fotografi, maupun percetakan. (Rumanti, 2002:27) G. Pengertian Hotel Berdasarkan Keputusan Menteri Pariwisata Pos & Telekomunikasi No. KM 94/HK.103/MPPT-87 pengertian hotel adalah salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan, makan dan minum serta jasa lainnya bagi umum, yang dikelola secara komersial, serta memenuhi ketentuan persyaratan yang ditetapkan. Hotel merupakan organisasi yang kompleks dengan beberapa bagian yang mungkin tidak akan terlihat oleh masyarakat biasa pada umumnya. Untuk bisa beroperasi secara efektif dan efisien, para karyawan harus berjalan dengan sangat cepat dan terampil. Tiap karyawan dan departemen harus menyadari dan bekerja untuk mencapai seluruh tujuan perusahaan. (Komar, 2006:2) commit to user

18


digilib.uns.ac.id

H. Konsep Hotel Syariah Hotel Syariah adalah hotel yang dalam rangka penyediaan jasa pelayanan penginapan, makan dan minuman serta jasa lainnya, yang bukan saja memenuhi ketentuan persyaratan yang ditetapkan (Kepmen) tetapi juga memenuhi ketentuan Allah SWT. Landasan mengenai konsep hotel syariah memang belum ada, namun bisa diambil dari landasarn operasional seperti yang terdapat pada PT. Sofyan Hotels, Tbk yang memperoleh sertifikat syariah pertama di Indonesia. Berdasarkan Landasan Operasional PT. Sofyan Hotels Tbk, dan telah diberi sertifikat oleh DSN MUI (Dewan Syariah Nasional Majelis Ulama Indonesia) dan sertifikat LBS (Lembaga Bisnis Syariah) tanggal 26 Juli 2003 / 26 Jumadil Ula 1424 H, Nomor 001/07/B/DSN/MUI/2003: 1) Bahwa hotel pada dasarnya adalah merupakan usaha yang bersih karena tidak ada tuntutan atau kewajiban bagi pengusaha hotel untuk menyediakan fasilitas-fasilitas atau produk yang melanggar susila yang ada di masyarakat. Ditegaskan pula agar hotel menjaga martabat hotel dengan melarang hal-hal yang akan melanggar susila, ketertiban umum serta tindak kejahatan lainnya. 2) Usaha dalam bidang jasa perhotelan bukanlah suatu usaha yang mutlak haram atau syubhatnya. Keharaman dan kesyubhatannya sangat tergantung

pada

produk

dan

fasilitas

yang

disediakan

dan

penggunaannya. Lebih-lebih apabila usaha hotel yang dikelola baik penyediaan, pengadaan dan penggunaan produk dan fasilitas tidak commit to user

19


digilib.uns.ac.id

bertentangan dengan syariah maka usaha hotel ini akan menjadi usaha yang halal. Karena tidak ada hal-hal yang dilarang oleh syariah di dalamnya. Selama rambu-rambu usaha dalam Islam tidak dilanggar maka sebuah usaha dapat diaktakan sebagai usaha yang berdasarkan syariah. 3) Usaha secara Islam (syariah) dibolehkan selama tidak ada dalil (nash) yang melarangnya karena bagian dari muamalah. Hal ini sesuai dengan kaedah yang mengatakan: ‫اﻷﺻﻞ ﻓﻲ اﻟﻤﻌﺎﻣﻠﺔ اﻹﺑﺎﺣﺔ إﻻ ﻣﺎ دل دﻟﯿﻞ ﻋﻠﻰ ﺗﺤﺮﯾﻤﮫ‬ “Hukum asal dalam muamalah adalah boleh selama tidak ada dalil yang mengharamkannya” 4) Prinsip-prinsip dan kaidah-kaidah syariah yang dapat dijadikan pedoman dalam mengelola hotel diantaranya: a) Mengutamakan Tamu (fal yukrim dhoifahu) b) Tentram, Damai dan Selamat (Salam) c) Terbuka untuk semua kalangan artinya universal (kaffatan lin-nas) d) Rahmat bagi semua kalangan dan lingkungan (rahmatan lil ‘alamin) e) Penuh Kasih Sayang (marhamah) f) Jujur (siddiq) g) Dipercaya (amanah) h) Konsisten (istiqamah) commit to user

20


digilib.uns.ac.id

I. Sales and Marketing Department: Berkowitz, dkk (1986: 7) “Marketing is the process of planning and executing to conception, pricing, promotion and distribution of ideas, goods, and services to create exchange that satisfy individual and organizational objectives”. (Sunandang, 2004:165) Philip Kotler (1999) yang dikutip oleh Oeka Yoeti (1997:10), “Pemasaran hotel adalah ilmu yang bertujuan menyenangkan tamu dan dari kegiatan itu hotel memperoleh keuntungan”. Philip Kotler (1999) menyebutnya sebagai serving and satisfiying human need. Pendapat ini didukung oleh Ronald A. Nykel (1989:7) bahwa “Pemasaran hotel mempunyai banyak maksud dan tujuan dan berhubungan dengan konsumen yang berbeda-beda”. (Effendy, 1993:116). Dari kutipan pendapat tersebut maka dapat ditarik kesimpulan bahwa pemasaran perhotelan adalah ilmu dalam pengelolaan untuk memberikan pelayanan pada tamu atas berbagai fasilitas yang disediakan hotel. Dari kegiatan tersebut maka akan memberikan dampak bagi hotel itu sendiri, baik dari segi okupansi (tingkat hunian), reputasi, sampai pada pencapaian visi, misi, dan tujuan dari perusahaan yang pada akhirnya adalah memperoleh keuntungan dari usaha. Biasanya dalam pemasaran, hotel sering menggunakan brosur, papan reklame, dan media massa untuk menarik perhatian tamu. Rencana pemasaran dan anggaran itu sendiri harus selalu dikembangkan dalam sebuah pengelolaan yang matang setiap commit to user

21


digilib.uns.ac.id

tahun, serta kegiatannya disesuaikan dengan keinginan konsumen dan filosofi perusahaan itu sendiri. J. Kegiatan Sales and Marketing Department Dalam operasional harian Sales & Marketing Department maka dibentuk tim untuk melakukan program inovasi (strategy selling) yang kreatif dengan menambahkan berbagai bentuk upaya penjualan langsung. Kegiatannya berupa: a. Exhibition (Pameran) Adalah pameran, partisipasi dalam pameran untuk mendapatkan pengujung potensial,

seperti expo-expo

yang tujuannya untuk

memperkenalkan produk / hotel. b. Travel Agent Workshop (Pameran dari Travel Agent) Mengikuti pameran yang diselenggarakan khusus untuk Travel Agent baik yang diselenggarakan di dalam kota maupun luar kota, sehingga dapat meningkatkan kerja sama dengan Travel Agent. c. Table Top Acara table top exhibition diselenggarakan oleh pihak ketiga yang mengundang para buyers, travel agent, atau calon-calon pelanggan yang potensial.

Event ini disebut table top dikarenakan teknis

pamerannya dengan meja sederhana dan alat promosi, misalnya, presentasi di laptop, album manual maupun brosur. d. Sales Call commit to user

22


digilib.uns.ac.id

Adalah pencarian bisnis baik itu room, event (MICE: Meeting, Incentive, Convention, Exhibition) maupun produk hotel lainnya yang dilakukan oleh tim sales secara langsung (datang langsung dan bertemu dengan kontak person) ke perusahaan- perusahaan yang potensial. e. New Call Atau “New Company” adalah melakukan kunjungan ke perusahaan yang belum pernah dikunjungi sama sekali dan di bidik untuk mencari prospek baru atau potensi baru dari perusahaan ataupun organisasi yang ada. f. Sales Blitz Memperkenalkan produk / program baru kepada pelanggan / calon pelanggan secara berkala dengan jadwal yang telah ditetapkan tanpa perjanjian. Bila ada kebutuhan khusus bisnis secara terfokus pada daerah atau segmen tertentu, g. Telemarketing Kegiatan solisitasi bisnis staf marketing dalam memasarkan produk melalui media-media komunikasi yang dilaksanakan khusus atau untuk tujuan spesifik dalam jangka waktu terbatas. h. Feedback Adalah “umpan balik pelanggan” semua masukan dari pelanggan yang menggunakan jasa dan/atau produk Hotel. Proses didapat dari penanganan dan pengukuran serta analisis data dari umpan balik pelanggan, baik yang berupa kepuasan pelanggan atau ketidakpuasan commit to user

23


digilib.uns.ac.id

maupun keluhan dan saran-saranya baik yang disampaikan secara langsung maupun tidak langsung (guest comment). Dari data tersebut dapat diambil angka, rasio ataupun indek yang bisa dimonitor setiap bulan.

(http://virtualhotelinstitute.com/article/69783/sales--

marketingdepartment.html) K. Kaitan antara Public Relations dengan Pemasaran dan Periklanan 1. Public Relations dan Pemasaran (Marketing) Marketing dalam kegiatan PR didasarkan pada pemikiran untuk memenuhi kebutuhan, keinginan konsumen, yang merupakan instrumen dalam pengembangan penjualan produk/ jasa, atau dengan kata lain merupakan strategi dalam kegiatan PR untuk mengembangkan dan membuat maju, bersaing dengan organisasi yang bersangkutan. PR dibedakan dalam pengertian secara umum, yang berarti menjual dan untuk mendapatkan keuntungan, meskipun dalam PR pun tidak mungkin tidak mencari keuntungan, hanya karena kegiatannya harus memperhatikan falsafah PR dan bahwa tidak ada kegiatan PR yang meninggalkan moralitas. Gambar 2.1 Tujuan Kegiatan Marketing ((Rumanti, 2002: 141) Marketing

Sosial/ kepentingan umum/ Komersial/ kepentingan commit to user orang/ organisasi pribadi/ orang/ organisasi 24


digilib.uns.ac.id

2. Tujuan Kegiatan Marketing: a) Komersial/kepentingan pribadi/orang/organisasi: 1)

Memenuhi keinginan, kebutuhan dari kelompok yang dituju

2)

Dengan ide produk/ jasa bagi kelompok sendiri/ organisasi

3)

Kepentingan perusahaan merupakan pusat keuntungan

4)

Menjual

b) Sosial/kepentingan umum/orang/organisasi 1)

Mengadakan perubahan sesuai dengan sikap, kebutuhan, kualitas kelompok yang dituju

2)

Ide, usul, keluhan diterima dan ditolak

3)

Kepentingan bersama menjadi sentral. Bukan hanya untuk keuntungan diri sendiri

4)

Menerangkan dan menjual (Rumanti, 2002: 141) Frank Jefkins dalam Public Relations, membedakan antara PR

dengan Marketing. Definisi yang dikemukakannya bahwa PR terdiri dari semua perencanaan komunikasi, ke luar atau ke dalam, antara organisasi dan publik-publiknya dengan tujuan untuk mencapai sasaran spesifik tentang munculnya saling pengertian. Sedangkan ia mengutip definisi marketing dari Institut Marketing British (Inggris) bahwa marketing merupakan proses manajemen yang bertanggung jawab untuk pengidentifikasian, antisipasi dan kepuasan pelanggan sebagai syarat untuk memperoleh keuntungan. (Soemirat & Ardianto: 2002: 99) Menurut Anne van der Meiden: commit to user

25


digilib.uns.ac.id

a) PR bukan bagian dari marketing, tetapi memberi pelayanan kepada bidang marketing dan memberikan jasanya kepada organisasi. b) Dr. F.F.O Holzhauer mengatakan dalam bukunya Handeling over Achtergronden en de Praktijk van de Marketing-Public Relations: Marketing-Public Relations adalah suatu kreativitas dengan kegiatan public relations-nya dalam marketing. c) Dr. P. Gros membedakan antara Public Relations untuk organisasi atau bagian Public Relations, dengan Public Relations untuk produk/jasa di mana Public Relations untuk produk ini bertanggung jawab kepada bagian marketing. d) Louis Soeterboek mengatakan bahwa dalam definisi marketing dan marketing concept, menerangkan, dengan adanya perkembangan yang begitu cepat mengenai pola pikir komersil termasuk posisi seorang marketing, dalam mengadakan pendekatan di bidang marketing. (Rumanti, 2002: 146)

commit to user

26


digilib.uns.ac.id

Gambar 2.2 Hubungan Public Relations dengan Pemasaran (Kriyantono, 2008: 58-59) Public Relations Identitas

Citra

Misi Perusahaan Filosofi Perusahaan

MPR

Budaya Perusahaan (Wujud: logo, warna, dan lainlain)

Komunikasi Pemasaran

Audience: Pelanggan, Pemerintah, Komunitas Lokal, Lembaga Keuangan, Pemasok, Pembeli, Media, Kelompok Penekan, Karyawan

Personal Branding Product Branding Corporate Branding Industrial Branding 3. Konsep Pemasaran mencakup tiga komponen : a) Adanya pemenuhan kebutuhan dan keinginan konsumen. Segala aktivitas perusahaan (pengembangan produk, penentuan harga, dan sebagainya) harus didasari kebutuhan dan keinginan konsumen. Hal inilah yang disebut sebagai orientasi pada konsumen. b) Segala upaya pemasaran harus terkoordinasi di seluruh organisasi sebagai satu kesatuan. Fungsi pemasaran harus satu suara dengan fungsi manajemen lainnya, seperti fungsi keuangan, pengembangan SDM, public relations,commit dan sebagainya. to user

27


digilib.uns.ac.id

Mempromosikan produk bukan soal bauran pemasaran (4 P) saja tetapi juga dipengaruhi faktor-faktor lain baik internal maupun eksternal perusahaan. Faktor itu menyangkut pelayanan, perilaku organisasi, budaya, pemerintah, identitas korporat, citra korporat, dan sebagainya. Di sinilah peran PR sangat dibutuhkan. c) Adanya pencapaian tujuan-tujuan jangka panjang. Strategi pemasaran dimaksudkan bukan untuk tujuan sesaat tetapi diharapkan untuk waktu yang lebih lama. Perusahaan harus berpikir untuk bisa bertahan dalam persaingan yang berat. (Kriyantono, 2008: 58-59) Ada 5 Model yang Menghubungkan Public Relations dengan Marketing yaitu: i. Terpisah tetapi fungsinya sama Masing-masing berdiri pada sudut berbeda karena ilmunya berbeda. Marketing bergerak pada sektor pelayanan dan kepuasan konsumen untuk memperoleh laba. Public Relations dibutuhkan karena bergerak dalam sektor citra sehingga masyarakat mempunyai kesan baik terhadap perusahaan dan perusahaan memperoleh laba. ii. Sama Fungsinya tetapi Tumpang Tindih Sama pentingnya dan terpisah tetapi memiliki fungsi yang tumpang tindih. Seperti pada saat peluncuran produk yang melibatkan publisitas pers. iii. Marketing mempunyai Fungsi yang Lebih Dominan commit to user

28


digilib.uns.ac.id

Berdasarkan pemikiran bahwa Corporate Public Relations merupakan bagian dari Corporate Marketing. iv. Public Relations sebagai Fungsi yang Lebih Dominan Public Relations lah yang harus mengendalikan marketing. Hal ini karena masa depan perusahaan sangat bergantung pada bagaimana perusahaan dipandang masyarakat, termasuk lembaga keuangan, pemegang saham, pemasok, penyalur, pemerintah, karyawan, dan konsumen. Tugas perusahaan adalah membangun kepercayaan dan kepuasan kelompok publik tersebut sebesar-besarnya. Kepuasan konsumen adalah salah satu tugas Public Relations yang disebut marketing. Kepuasan konsumen harus diimbangi dengan kepuasan kelompok stakeholders lain. v. Marketing dan Public Relations Mempunyai Fungsi yang Sama Berdasarkan pemikiran bahwa kedua bidang ini telah saling memasuki area yang berbeda dan telah terjadi sintesis diantaranya. Keduanya mengenal istilah segmentasi pasar, perilaku konsumen, persepsi, sikap dan citra. (Kasali, 2005: 59-60) 4. Public Relations dan Periklanan Dalam

melakukan

aktivitasnya,

seringkali

praktisi

PR

menggunakan strategi periklanan. Strategi ini digunakan sebagai alat untuk memelihara hubungan baik antara perusahaan dengan publik-publiknya. Beda dengan periklanan yang dilakukan oleh praktisi pemasaran yang commit to user

29


digilib.uns.ac.id

berupaya menjual produk secara langsung untuk mencapai target penjualan. Karena itu dikenal dua macam iklan, yaitu “hard selling” dan “soft selling”. a) Iklan “hard selling” adalah iklan yang secara langsung menjual produk (product selling). Iklan ini biasanya ditandai dengan tampilan gambar atau kemasan produk secara jelas serta terdapat kata-kata menjual. b) Iklan “soft selling” adalah iklan yang bertujuan memfokuskan pada kesan umum (image) yang hendak diraih atau menjual citra korporat (corporate image selling). Memang tujuan akhirnya adalah meraih keuntungan, tetapi melalui penanaman citra korporat yang positif. Jenis iklan inilah yang sebaiknya dipilih oleh praktisi PR. Meski tampilan iklan ini tidak secara langsung merangsang pembelian oleh konsumen, iklan PR berfungsi mendukung strategi pemasaran perusahaan. Karena periklanan PR bertujuan membangun citra korporat. (Kriyantono, 2008: 178) Setidaknya ada empat jenis iklan korporat, yaitu public relations advertising, institutional advertising, corporate identify advertising, dan recruitment advertising: i.Public Relations Advertising Adalah iklan yang ditujukan kepada masyarakat dengan tujuan menjelaskan tentang suatu hal menyangkut pelayanannya. Misalnya

pindah

gedung, keterlambatan commit to user

30

pelayanan,

insiden


digilib.uns.ac.id

(kecelakaan, kebakaran, pemogokan), permintaan maaf, ucapan terima kasih, simpati, dan sebagainya. Sifat pesannya adalah informatif atau sekadar pemberitahuan melalui media massa. ii.Institutional Advertising Iklan ini bertujuan untuk memperkuat image atau awereness. Pesan-pesan yang disampaikan cenderung lebih filosofis. Misalnya tentang kontribusi perusahaan terhadap masyarakat, tentang keberhasilan perusahaan, visi misi perusahaan, pelayanan masyarakat, dan sebagainya. Selain reguler, kemunculan iklan institusional biasanya juga pada momen khusus, misalnya pada ulang tahun perusahaan. Keuntungan iklan jenis ini adalah menjadikan perusahaan tampil lebih “berwibawa” dan mengesankan “kebesarannya”. iii.Corporate Identify Advertising Adalah jenis iklan yang menampilkan beberapa identitas perusahaan yang terdiri dari grafik logo, warna identitas, nama perusahaan, dan desain fisik lainnya. Biasanya digunakan bila perusahaan ingin menyampaikan adanya perubahan identitas. iv.Recruitment Advertising Bentuk, ukuran, desain, penggunaan kata-kata, dan kejujuran dalam iklan lowongan pekerjaan menjadi pertimbangan tersendiri bagi masyarakat untuk menilai reputasi perusahaan. (Kasali, 1994:151)

commit to user

31


digilib.uns.ac.id

Dapatkah iklan dipakai untuk kegiatan PR? a) Iklan dapat dikemas sedemikian rupa sehingga tidak memaksa konsumen untuk membeli secara langsung. Apabila perusahaan berhasil membangun citranya melalui iklan, berarti hal tersebut juga dapat menarik konsumen. b) Seperti PR, iklan juga dapat mempengaruhi public opinion. c) PR juga menggunakan media komunikasi tetapi umumnya media tersebut tidak memungut bayaran secara profesional, misalnya tampil dalam bentuk wawancara, cerita, foto, berita, artikel, atau ulasan, dan sebagainya. (Kasali, 1994: 145-146)

commit to user

32


digilib.uns.ac.id

BAB III DESKRIPSI SEMESTA HOTEL SEMARANG A. SEJARAH SINGKAT PERUSAHAAN Pada bulan April 2002 atas prakarsa Wakil Gubernur Jawa Tengah Bapak Drs H. Achmad, berkumpullah beberapa pengusaha Muslim Semarang yang dinilai telah memiliki basis usaha yang kuat serta berkomitmen besar terhadap jalinan ukhuwah islamiyah. Dari hasil pertemuan tersebut, lahirlah beberapa kesepakatan diantaranya : 1. Para pengusaha Muslim diminta untuk membantu memperbaruhi Wisma PHI Semarang, sebagai salah satu aset umat Islam khususnya di Semarang dan Jawa Tengah pada umumnya. 2. Untuk mengoptimalkan pendayagunaan wisma PHI tersebut, maka munculah proposal agar Wisma PHI diberdayakan menjadi hotel dengan pengelolaan bernuansa Islami atau hotel syariah. 3. Bagi para calon pengelola Wisma PHI diharapkan harus amanah dan tidak semata-mata untuk mencari keuntungan. Pada Awal tahun 2008 PT. Semesta Karya Mandiri Sentosa mendirikan PHI Semesta Heritage Hotel & Convention di atas lahan seluas hampir 1 hektar milik YPHI dengan sistem kerjasama Built Operating and Transfer (BOT). B. LATAR BELAKANG PENDIRIAN PERUSAHAAN 1. Memperbaiki citra pribadi dan opini publik yang negatif dan khususnya commit to user yang ditujukan pada citra umat.

33


digilib.uns.ac.id

2. Dilandasi rasa tanggung jawab terhadap program kerjasama yang telah terjalin dan rasa pesaudaraan muslim. 3. Merevitalisasi bangunan yang sudah ada sebelumnya dengan mendesain ulang beberapa bagian gedung. 4. Mengoperasikan bangunan tersebut menjadi PHI Semesta Heritage Hotel & Convention, hotel berbintang tiga yang modern, dikelola secara profesional dan syariah yang akan menjadi kebanggaan umat muslim Semarang khususnya dan Jawa Tengah pada umumnya. C. TUJUAN PENDIRIAN PERUSAHAAN 1. Meningkatkan daya dan hasil guna aset YPHI yang sekaligus merupakan aset Umat Islam Jawa Tengah. 2. Menjaga tali persaudaraan umat Islam, YPHI & Aneka Ilmu Group khususnya PT Semesta Karya Mandiri, para pengusaha Muslim serta Umat di Jawa Tengah. D. VISI Menjadi Hotel bintang 3 terbaik di Semarang yang dikelola dengan prinsip-prinsip syariah Islam E. MISI 1. Meningkatkan nilai tambah pada aset umat Islam yang saat ini masih kurang produktif. 2. Revitalisasi bangunan serta menambah bangunan baru pada bekas bangunan sebelumnya. 3. Mengoperasikan hotel berbintang secara syariah, modern serta profesional. commit to user

34


digilib.uns.ac.id

4. Membuka peluang kerja kepada masyarakat. 5. Meningkatkan arus investasi ke Kota Semarang yang diharapkan dapat menciptakan multiplier effect yang cukup berarti. 6. Mendorong pembangunan sektor pariwisata kota Semarang F. FILOSOFI PELAYANAN & PRODUK •

Unique Layanan Semesta Hotel adalah khas dibandingkan lainnya. Khas yang dimiliki karena produk, pengelolaan dan pelayanan yang menerapkan prinsip-prinsip syariah.

•

Beneficial Layanan Semesta Hotel selalu berusaha mengeliminasi unsur yang tidak sehat dan aman bagi pelanggan dan kehidupan secara umum (esensi syariah). Manfaat terbaik bagi pelanggan menjadi tujuan utama layanan kami. Kami memberikan purna-layan yang menyenangkan hati sehingga pelanggan merasa seperti berada di rumah kedua yang menentramkan.

•

Impressive Berkesan bagi pelanggan dengan menyajikan rasa nyaman dan unik. Sehingga menjadi pilihan utama. Yang terbaik dalam kondisinya. Kata kuncinya adalah optimal dan proporsional.

G. KARAKTER PELAYANAN & PRODUK ·

Chic Seluruh komponen yang kami sajikan tampil cerdas dan bergaya dengan kesan yang rapi, modis dan elegan. commit to user

35


·

digilib.uns.ac.id

Comfort Karakter layanan yang kami sajikan bertujuan untuk kenyamanan bagi pelanggan bukan hanya yang timbul dari tampilan luar, lebih dari itu menyentuh ke dalam hati. Kami bertujuan mewujudkan pelayanan yang menyenangkan secara lahir maupun batin.

·

Simple Karakter ’simpel’ menjadi karakter utama layanan kami. Karakter yang memudahkan bagi pelanggan kami. Karakter ’simpel’ yang membuat kenyamanan pelanggan kami makin bertambah baik dalam pelayanan fisik, administrasi maupun sisi layanan lainnya.

·

Value for the Money Karakter layanan yang kami sajikan memberi nilai lebih dari apa yang dibayar oleh pelanggan kami. Dengan karakter ini membuat nilai produk kami sebanding, bahkan lebih dari harga yang dikeluarkan pelanggan.

H. SLOGAN Dengan slogan “Uniquely, Comfort Experience” Semesta Hotel siap memberikan pelayanan yang terbaik dengan konsep syariah.

I. PRODUK-PRODUK HOTEL SEMESTA A. Room Type : Superior, Executive, dan Suite. B. General Information: ·

Group & long term rates available upon request commit to user

36


digilib.uns.ac.id

·

All prices include 21 % service charge & government tax

·

Check-out time at 01.00 p.m.

·

Room reservation will be held until 06.00 pm, unless guarantees by credit card or one night deposit

·

Children under 10 years old stay free in parent’s room

·

All major credit card are accepted

·

Rate are subject to charge without notice

·

Travel agent rates are applied

C. Room Feature 142 individually controlled air conditioning rooms, hot & cold with internal direct dialing, TV and minibar. D. Ballroom and Function Room Semesta Hotel provides sophisticated banquet & meeting facilities of 9 rooms. Wheter you are planning to host banquet for wedding, meeting, inauguration or seminar up to 900 persons. We cater to any size and function. E. Other Facilities ·

Business Center

·

Free Hotspot Area

·

Lobby Lounge

·

Coffee Shop

·

Room Service

·

Laundry Service

commit to user

37


·

Praying Room

·

Large & Secure

·

Parking Area

digilib.uns.ac.id

J. KEBIJAKAN-KEBIJAKAN HOTEL SYARIAH 1. Umum · Tunduk kepada peraturan pemerintah yang berlaku layanan 24 jam · Restoran tetap buka pada bulan Ramadhan · Transaksi perbankan umum dan syariah 2. Fasilitas · Seperti hotel pada umumnya · Makanan-halal dan bermanfaat · Minuman – non alkohol/herbal bar · TV – pilihan program · Musik – disesuaikan 3. Pemasaran · Terbuka bagi siapa saja · Selektif atas kegiatan bukan atas orang/golongan · Hubungan terbuka, saling menguntungkan dan tidak ingkar janji 4. SDM · Penerimaan karyawan berdasarkan SKNI · Pembinaan profesi, akidah dan akhlak · Pengembangan karir tidak diskriminatif 5. Makanan & Minuman

commit to user

38


digilib.uns.ac.id

· Sertifikasi halal/pemeriksaan langsung · Bumbu dianjurkan yang alami · Tidak mengandung alkohol 6. Layanan · Ramah-tamah · Kesediaan untuk membantu cepat dan tepat · Amanah · Mengutamakan tamu (fal yukrim dhoyfahu) 7. Transaksi · No mark-up · Non ribawi · Musyarakah (kerja sama bagi hasil) · Halan Revenue K. PERSYARATAN TEKNIS OPERASIONAL FISIK ·

Ornamen tidak ada patung dan lukisan makhluk bernyawa (yang fokus) serta tidak ada ornamen yang bertentangan dengan syariah

·

Bahan bacaan umum dan islami

·

Hiburan disesuaikan dengan prinsip hiburan dalam Islam

·

Channel TV terseleksi

·

Tersedia shower atau alat semacamnya untuk istinja’ dengan air di toilet

·

Tempat wudhu terpisah antara laki-laki dan perempuan

·

Toilet terpisah

·

commit to user Tersedia tempat ganti pakaian yang tertutup dimasing-masing locker

39


·

digilib.uns.ac.id

Pusat Kebugaran harus terpisah antara pria dan wanita atau dengan jadwal penggunaan yang berbeda

·

Kolam renang harus tertutup (indoor) dengan jadwal penggunaan yang berbeda

·

Adanya Dewan Pengawas Syariah dalam struktur organisasi perusahaan

·

Pembinaan akidah dan akhlak wajib diberikan selain pembinaan profesi/kompetensi

·

Pengelolaan keuangan menggunakan Bank Syariah

·

Menggunakan Asuransi Syariah

·

Pembiayaan dari luar dengan sistem non ribawi

·

Mengeluarkan zakat bila mendapatkan keuntungan

·

Uniform karyawati yang menutup aurat

·

Komunikasi dimulai dengan salam

·

Seleksi tamu bagi yang berpasangan

·

Hanya menyediakan jenis menu yang halal

commit to user

40


digilib.uns.ac.id

L. Struktur Organisasi Semesta Hotel Semarang Gambar 3.1 Struktur Organisasi Semesta Hotel Semarang (Company Profile Semesta Hotel Semarang: 2009) Roomboy

secretary director Director general supervisor Duty Manager General Manager

Front Office Manager

HK Supervisor

Public area atendan t

Executive Housekeeper

HK JR Supervisor

Gardener

Laundry&Linen Attendant

FO Agent

FO Supervisor

Public Area Attendant

HK Clerk Bellboy

GRO Bussiness Centre

FB Service Manager Sous Chef

S&M Manager

FB service Supervisor Chef De Party

FB Service Jr. Supervisor Demi Chef

Sales Executive

PRO

Waiter/ss bartender

First Cook

Second Cook

Chief Steward Sales Admin AR/IA Staff

Secretary

FB Cost Controller

IA/AR Chief Accountant

Steward

AP/General Cashier

Matr.& Prop Control

Cost Contraller

Receiving General Store

HR Staff HR Manager

Chief Enggineering

Driver Chief Security

Engineering Supervisor

commit to user

41

DANRU

Engineering Jr. Spv

Security Guard

Crew


digilib.uns.ac.id

Tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian/ departemen pada Semesta Hotel: 1. Director Merupakan pimpinan tertinggi di hotel yang bertugas mengatur segala macam peraturan yang sudah dibuat. Merupakan pemegang saham tertinggi. 2. Pengawas Operasional (Dewan Pengawas Syariah) Merupakan pengawas operasional suatu hotel yang bertugas melakukan pengawasan terhadap jalannya operasional perusahaan, mengeluarkan fatwa dan rekomendasi sebagai landasan setiap peraturan perusahaan, serta memberhentikan sementara direksi yang tidak amanah. 3. General Manager Merupakan bawahan langsung dari director setelah pengawas operasional yang bertugas untuk membuat kebijakan-kebijakan di dalam perusahaan untuk meningkatkan pelayanan yang diberikan kepada pengguna jasa hotel. Seorang general manager bertanggung jawab kepada pemegang saham. 4. Housekeeping Department Bagian housekeeping.

pendukung Tujuan

dasar

utama dari

Front

Office

departemen

ini

adalah adalah

bagian untuk

menyediakan ruangan/ kamar kosong dan kamar siap pakai, membersihkan kamar-kamar yang telah terisi dan membantu Front Office memberi tahu commit to user

42


digilib.uns.ac.id

keberadaan kamar. Selain itu juga bertugas melayani keperluan tamu yang berhubungan dengan fasilitas kamar, menjaga kebersihan public area. 5. Front Office Department Bertanggung jawab atas tingkat hunian dan bertugas memberi pelayanan dan menerima tamu yang akan menginap dan menikmati fasilitas hotel dan kondisi hotel. Selain itu bertanggung jawab akan datadata tamu yang menginap untuk guest registration. 6. Food and Beverage Service Department Bertanggung jawab terhadap pelayanan dalam penyajian makanan dan minuman kepada tamu, baik yang menginap maupun yang berkunjung baik di restaurant, coffee shop, maupun pastry. Selain itu juga bertanggung jawab mengenai keuangan (billing). Merupakan pusat penghasilan utama atau kedua sebagian besar hotel 7. Sous Chef / Kitchen Bertanggung jawab terhadap pengelolaan dapur, mulai dari pemilihan bahan sampai pembuatan menu kepada tamu hotel. Selain itu bertanggung jawab menjaga standar kebersihan dan keselamatan kerja seluruh bawahannya. 8. Duty Manager Bertugas mewakili manajemen setelah jam kerja dan bertanggung jawab melaporkan kepada General Manager. Berwenang atas room rate, room discount, travel agent/ airline voucher, credit account, sepanjang tidak menyalahi kebijaksanaan (policy) dan prosedur perusahaan yang commit to user

43


digilib.uns.ac.id

telah ditetapkan. Selain itu bertanggung jawab mengatasi keluhan tamu yang timbul selama tugas dan mencatatnya di log book sebagai informasi kepada manajemen, termasuk saran dan kesan yang diterima dari tamu. 9. Sales and Marketing Department Dipimpin seorang Sales and Marketing Manager yang bertugas mempromosikan dan menawarkan serta menjual promo hotel termasuk semua fasilitas yang ada di hotel mulai dari kamar, maupun penyelenggaraan event dan menyesuaikan antara keinginan tamu dengan fasilitas yang ada. Bertanggung jawab atas segala kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan public relations untuk publik internal dan eksternal yang bertujuan mendatangkan keuntungan serta diraihnya citra positif hotel. 10. Accounting Department Bertanggung jawab untuk mengendalikan kegiatan operasional keuangan. Bertugas membayar semua rekening, mengirim laporan, menerima pembayaran (rekening yang diterima), menghitung informasi daftar gaji dan mengakumulasi data operasi, mengumpulkan laporan pendapatan bulanan, mengamankan uang perusahaan dan lain-lain. 11. Engineering Department Yaitu bagian perbaikan dan perawatan yang bertanggung jawab dalam menjaga penampilan dari interior dan eksterior hotel. Selain itu, bagian tersebut juga bertugas menjaga semua peralatan operasional. 12. Human Resource Department commit to user

44


digilib.uns.ac.id

Bertanggung jawab atas perencanaan, pengawasan, dan berperan dalam masalah ketenagakerjaan, administrasi yang berhubungan dengan personalia seperti gaji, penerimaan karyawan, program pelatihan, serta perlengkapan dan pelaksanaan peraturan hotel, serta bekerja sama dengan departemen lain yang membutuhkan karyawan sesuai dengan standar peraturan dan prosedur yang telah ditentukan.

M. Job Description pada Sales and Marketing Department 1. Sales and Marketing Manager: Atasan langsung

: General Manager

Jabatan Selanjutnya

: General Manager

Jabatan Sebelumnya : Sales Executive 1.1. Ruang Lingkup Sales & Marketing Manager Bertanggung

jawab

terhadap

semua

aktivitas

operasional

marketing selaras dengan visi dan misi perusahaan, dalam upaya pencapaian target penjualan dan pengendalian biaya sebagaimana yang ditetapkan dalam anggaran serta mengenalkan dan menjaga citra hotel berikut produk-produk hotel secara keseluruhan di tengah-tengah masyarakat (pembeli). 1.2. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Sales& Marketing Manager a. Memeriksa kelengkapan seluruh staf marketing yang bertugas. b. Membaca log book untuk menindaklanjuti semua hal-hal yang terkait dengan operasional marketing yang berada di bawah commit to user wewenangnya. 45


digilib.uns.ac.id

c. Mengingatkan staf marketing tentang program, strategi, dan rencana kerja perusahaan, sehingga target penjualan dapat tercapai dan biaya dapat dikendalikan. d. Mengawasi pelaksanaan Pedoman Sistem & Prosedur (PSP) dan mengusulkan penyesuaian atau penambahan apabila diperlukan sesuai dengan kebutuhan operasional. e. Membuat perkiraan kebutuhan peralatan/ barang-barang yang dibutuhkan marketing di semua unit hotel melalui capex (capital expenditure). f. Ikut partisipasi terhadap kegiatan-kegiatan (special event) dalam rangka mempromosikan hotel dan mengenalkan perusahaan beserta produk-produk hotel selaras dengan visi dan misi perusahaan. g. Menyusun dan mengusulkan Rencana Target Penjualan dalam rangka penyusunan Rencana Anggaran Pendapatan dan Biaya Tahunan Hotel. h. Menyusun dan mengusulkan Rencana Operasional Marketing (marketing plan) yang mencakup bidang pemasaran (promotion & advertisement, penjualan (selling activities), penjagaan dan pemeliharaan citra usaha (communities & employees care activities). i. Menyusun dan mengusulkan kebijakan-kebijakan marketing yang diperlukan guna mendukung Rencana Operasional Marketing, seperti room tariff & discount policy, promotion tools & kits, commit to user

46


digilib.uns.ac.id

advertisement design & media, calendar of events, customer satisfaction program, communities & employees care activities. j. Memantau penjualan harian perusahaan dan membandingkan hasil penjualan tersebut dengan target yang ditetapkan secara berkala. k. Memantau tingkat kualitas pelayanan dan produk searah dengan standar yang ditetapkan, dengan cara mengumpulkan komentar pelanggan untuk disampaikan dalam rapat manajemen. l. Menjaga hubungan baik dan melakukan kerjasama yang saling menguntungkan dengan pihak ketiga seperti Travel Agents, Publisher, Newspaper, Bulletins, Radios, Televisions, Institute, Foundation dan lain-lain dalam bidang pemasaran, penjualan dan pemeliharaan citra usaha secara keseluruhan. m. Menjadi juru bicara atau mewakili perusahaan untuk memberikan penjelasan

tentang

sesuatu

kejadian

atau

peristiwa

yang

mengundang perhatian umum (public) sebatas yang ditetapkan oleh General Manager/ Direksi. n. Memantau perkembangan yang terjadi di masyarakat nasional dan internasional dalam bidang politik, ekonomi dan kebudayaan terutama yang menyangkut atau berhubungan dengan perusahaan (hotel). o. Melaksanakan rapat secara periodik internal serta mengikuti rapat dengan Management dan Staff Marketing untuk membahas permasalahan yang timbul. Melakukan evaluasi terhadap bawahan commit to user

47


digilib.uns.ac.id

langsung secara periodik dan mengadakan pelatihan dengan bagian terkait. p. Membuat laporan kegiatan operasional harian/ log book. q. Membuat laporan bulanan untuk kemudian dilaporkan ke General Manager. r. Menjalin kerjasama dan komunikasi yang baik dengan Manajemen dan seluruh karyawan, sehingga tercipta hubungan yang kondusif dan menyenangkan. 1.3. Kewenangan Sales & Marketing Manager a. Menyetujui kesepakatan kerjasama dengan pelanggan yang telah memenuhi persyaratan yang ditetapkan manajemen. b. Menyeleksi

mitra

kerjasama

dan

menyetujui

kesepakatan

kerjasama yang saling menguntungkan. c. Menyusun dan mengusulkan penawaran khusus (special rate & package) pada saat yang diperlukan. d. Memilih dan menyetujui media promosi yang akan digunakan sesuai dengan sasaran atau segmen pasar yang dituju. e. Memilih dan menyetujui (jenis, desain, bahan) alat bantu promosi setelah berkonsultasi terlebih dahulu dengan General Manager/ Direksi. f. Menjamu tamu/ relasi perusahaan dalam rangka peningkatan bisnis dan instansi pemerintahan dalam rangka menjaga hubungan baik. commit to user

48


digilib.uns.ac.id

g. Mengusulkan promosi dan pemindahan karyawan yang berada di dalam tanggung jawabnya. h. Memberikan bimbingan atau nasihat bahkan teguran/ sangsi kepada seluruh karyawan terhadap tindakan yang melanggar Perjanjian Kerja Bersama (PKB). 1.4. Hubungan Kerja Sales & Marketing Manager a. General Manager, dalam hal melaporkan kegiatan kerja, berkonsultasi dan mendapatkan pengarahan tentang kegiatan promosi, penjualan dan penjagaan citra usaha. b. DPS (Dewan Pengawas Syariah), dalam hal berkonsultasi tentang penyususnan Calendar of Events. c. Manager, dalam hal berkoordinasi terkait dengan pelaksanaan kegiatan kerja dalam rangka pemberian pelayanan yang terbaik kepada setiap pelanggan. d. Pelanggan, dalam hal pemberian pelayanan yang terbaik dan memuaskan, serta menampung keluh kesah mereka. e. Mitra Kerja, dalam hal membuat kesepakatan kerjasama yang saling menguntungkan. f. Petugas atau Pejabat Pemerintah, dalam hal memberikan keterangan atau bantuan yang diperlukan. g. Media Cetak dan Elektronika, dalam hal promosi dan periklanan serta penjagaan citra usaha. h. Masyarakat (internal & eksternal), dalam hal penjagaan citra usaha. commit to user

49


digilib.uns.ac.id

1.5. Standar Keberhasilan Sales & Marketing Manager a. Tercapainya target penjualan dan terkendalinya biaya-biaya. b. Terselenggaranya program (event dan promosi) sesuai dengan rencana. c. Terjalinnya

hubungan

yang

menyenangkan

dengan

semua

dan

saling

pelanggan. d. Terjalinnya

hubungan

yang

menyenangkan

menguntungkan dengan semua mitra kerja. e. Terjaganya citra usaha yang baik dan terselenggaranya hubungan yang kondusif dengan masyarakat internal dan eksternal. 2. Sales Executive Atasan Langsung

: Sales & Marketing Manager

Jabatan Selanjutnya

: Sales & Marketing Manager

Jabatan Sebelumnya : Sales Adm/ FO Agent 2.1. Ruang Lingkup Sales Executive Melakukan kegiatan penjualan fasilitas dan produk hotel (kamar, ruang rapat, makanan, minuman), sehingga target penjualan dapat tercapai. 2.2. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Sales Executive a. Melakukan pendataan terhadap calon pelanggan yang dinilai potensial dan mendatangkan bisnis ke hotel. b. Melakukan courtesy call terhadap pelanggan yang sedang melaksanakan kegiatan di hotel. commit to user

50


digilib.uns.ac.id

c. Melakukan analisa secara berkala terhadap perubahan segmen pasar, trend keinginan pasar, kuantitas & volume pemakaian serta penyebab lost bisnis. d. Menyusun rencana dan melaksanakan kunjungan ke para pelanggan lama, baru dan pemula untuk memperbaharui, mengingatkan dan memulai kerjasama dan komitmen yang saling menguntungkan kedua pihak. e. Ikut partsipasi terhadap kegiatan-kegiatan (special event) dalam rangka mempromosikan hotel dan mengenalkan perusahaan beserta produk-produk hotel selaras dengan Visi dan Misi perusahaan. f. Melakukan kunjungan sebagaimana yang dijadwalkan pada rencana kunjungan dan telah mendapatkan konfirmasi akhir dari pelanggan yang dimaksud. g. Membuat laporan hasil kunjungan kepada atasan untuk melaporkan prospek bisnis dan trend pasar. h. Membantu atasan dalam menyiapkan tool kit. i. Follow up hasil kunjungan sehingga benar-benar mendapatkan transaksi sebagaimana yang diharapkan. j. Menjaga kualitas pelayanan dan produk searah dengan standar yang ditetapkan, dengan cara mengumpukan komentar pelanggan. k. Membantu bagian penagihan untuk memperlancar cash flow hotel. l. Mengikuti rapat secara periodik dengan atasan untuk membahas permasalahan yang timbul. commit to user

51


digilib.uns.ac.id

m. Membuat laporan hasil kegiatan sales executive kepada atasan langsung seperti : volume sales call, volume telemarketing, prospek bisnis, lost bisnis, bisnis confirm, pencapaian pendapatan dan top ten producer. n. Menjalin kerjasama dan komunikasi yang baik dengan manajemen dan seluruh karyawan, sehingga tercipta hubungan yang kondusif dan menyenangkan. 2.3. Kewenangan Sales Executive a. Mengusulkan event atau kegiatan dalam rangka memperkenalkan produk/ paket baru, dan lain-lain. b. Mengusulkan jenis alat bantu penjualan (cindera mata) dalam rangka mempromosikan produk-produk hotel ke pasar-pasar yang ada. c. Membuat dan mengajukan surat penawaran, contract rate, surat konfirmasi dengan meminta persetujuan atasan untuk kemudian dikirim ke pelanggan. d. Menjamu tamu/ relasi perusahaan yang akan dan sudah memberikan benefit ke perusahaan. 2.4. Hubungan Kerja Sales Executive a. Sales & Marketing Manager, dalam hal melaporkan kegiatan kerja, berkonsultasi, dan mendapatkan pengarahan tentang kegiatan penjualan-penjualan produk hotel. commit to user

52


digilib.uns.ac.id

b. Team Sales Executive, dalam hal koordinasi untuk mengingkatkan target penjualan. c. Departemen terkait, dalam hal meningkatkan pelayanan. d. Customer, dalam hal mengantisipasi dan memenuhi permintaan. e. Perusahaan-perusahaan, instansi pemerintah & travel agent, dalam hal kerjasama meningkatkan penjualan. f. Transportation

Services,

dalam

hal

berkoordinasi

tentang

penggunaan jasa penjemputan dan pengantaran sesuai dengan yang diminta oleh pelanggan. 2.5. Standar Keberhasilan Sales Executive a. Terselenggaranya kegiatan penjualan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan. b. Tercapainya tingkat penjualan/ revenue sebagaimana

yang

ditetapkan dalam anggaran. c. Tercapainya citra baik hotel di mata pelanggan. 3. Sales Administration Atasan Langsung

: Sales Executive

Jabatan Sebelumnya : FO Agent/ Sekretaris Jabatan Selanjutnya

: Sales Executive

3.1. Ruang Lingkup Sales Administration Membantu Sales Executive melakukan kegiatan administrasi penjualan fasilitas dan produk hotel (kamar, ruang rapat, makanan, minuman), sehingga target penjualan dapat tercapai. commit to user

53


digilib.uns.ac.id

3.2. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Sales Administration a. Melakukan pendataan terhadap calon pelanggan yang dinilai potensial dan mendatangkan bisnis ke hotel. b. Melakukan courtesy call terhadap pelanggan yang sedang melaksanakan kegiatan di hotel. c. Melakukan analisa secara berkala terhadap perubahan segmen pasar, trend keinginan pasar, kuantitas & volume pemakaian serta penyebab lost bisnis. d. Menyusun rencana dan melaksanakan kunjungan ke para pelanggan lama, baru dan pemula untuk memperbaharui, mengingatkan dan memulai kerjasama dan komitmen yang saling menguntungkan kedua pihak. e. Ikut partsipasi terhadap kegiatan-kegiatan (special event) dalam rangka mempromosikan hotel dan mengenalkan perusahaan beserta produk-produk hotel selaras dengan Visi dan Misi perusahaan. f. Membantu atasan dalam menyiapkan tool kit. g. Follow up hasil kunjungan sehingga benar-benar mendapatkan transaksi sebagaimana yang diharapkan. h. Menjaga kualitas pelayanan dan produk searah dengan standar yang ditetapkan, dengan cara mengumpukan komentar pelanggan. i. Mengikuti rapat secara periodik dengan atasan untuk membahas permasalahan yang timbul. commit to user

54


digilib.uns.ac.id

j. Membuat laporan hasil kegiatan sales executive kepada atasan langsung seperti : volume sales call, volume telemarketing, prospek bisnis, lost bisnis, bisnis confirm, pencapaian pendapatan dan top ten producer. k. Menjalin kerjasama dan komunikasi yang baik dengan manajemen dan seluruh karyawan, sehingga tercipta hubungan yang kondusif dan menyenangkan. l. Mengusulkan event atau kegiatan dalam rangka memperkenalkan produk/ paket baru, dan lain-lain. m. Mengusulkan jenis alat bantu penjualan (cindera mata) dalam rangka mempromosikan produk-produk hotel ke pasar-pasar yang ada. n. Membuat dan mengajukan surat penawaran, contract rate, surat konfirmasi dengan meminta persetujuan atasan untuk kemudian dikirim ke pelanggan. o. Menjamu tamu/ relasi perusahaan yang akan dan sudah memberikan benefit ke perusahaan. 3.3. Kewenangan Sales Administration a. Mengusulkan event atau kegiatan dalam rangka memperkenalkan produk/ paket baru, dan lain-lain. b. Mengusulkan jenis alat bantu penjualan (cindera mata) dalam rangka mempromosikan produk-produk hotel ke pasar-pasar yang ada.

commit to user

55


digilib.uns.ac.id

c. Membuat dan mengajukan surat penawaran, contract rate, surat konfirmasi dengan meminta persetujuan atasan untuk kemudian dikirim ke pelanggan. d. Menjamu tamu/ relasi perusahaan yang akan dan sudah memberikan benefit ke perusahaan. 3.4. Hubungan Kerja Sales Administration a. Sales & Marketing Manager, dalam hal melaporkan kegiatan kerja, berkonsultasi, dan mendapatkan pengarahan tentang kegiatan penjualan-penjualan produk hotel. b. Team Sales Executive, dalam hal koordinasi untuk mengingkatkan target penjualan. c. Customer, dalam hal mengantisipasi dan memenuhi permintaan. d. Perusahaan-perusahaan, instansi pemerintah & travel agent, dalam hal kerjasama meningkatkan penjualan. e. Transportation

Services,

dalam

hal

berkoordinasi

tentang

penggunaan jasa penjemputan dan pengantaran sesuai dengan yang diminta oleh pelanggan. 3.5. Standar Keberhasilan Sales Administration a. Terselenggaranya kegiatan penjualan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan. b. Tercapainya tingkat penjualan/ revenue sebagaimana ditetapkan dalam anggaran. c. Tercapainya citra baik hotel di mata pelanggan. commit to user

56

yang


digilib.uns.ac.id

BAB IV PELAKSANAAN MAGANG

A. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang ( KKM ) Penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media di Bagian Public Relations Officer dalam Sales and Marketing Department pada Semesta Hotel Semarang, yang beralamat di Jl. K.H. Wahid Hasyim 125-127, Kranggan Semarang. Kegiatan Kuliah Kerja Media ini dilaksanakan selama tiga bulan, yaitu mulai tanggal 1 Februari 2012 sampai dengan 30 April 2012. Jam kerja di Departemen Sales and Marketing Semesta Hotel Semarang adalah dari hari Senin sampai dengan Sabtu: ·

Hari Senin-Jumat: Pukul 08.00-16.00 WIB

·

Hari Sabtu: Pukul 08.00-14.00 WIB

B. Pelaksanaan Magang Selama melakukan kegiatan Kuliah Kerja Media (KKM) atau yang di hotel disebut dengan istilah OJT (On the Job Training), penulis ditempatkan di Sales and Marketing Department, dengan kondisi jabatan PRO (Public Relations Officer) masih kosong. Akan tetapi, melalui bimbingan penuh dari pembimbing yang menjabat sebagai Sales and Marketing Manager dan rekan-rekan dari semua departemen, penulis dapat mengetahui dan mempraktikkan secara langsung aktivitas PRO yaitu commit to user

57


digilib.uns.ac.id

meliputi peran, tugas, dan fungsi PR yang sekaligus ikut mendukung penuh kegiatan promosi dan pemasaran baik itu mengenai produk-produk hotel, promo yang diadakan, event MICE (Meeting, Incentive, Convention, Exhibition) maupun kegiatan sosial sebagai bentuk dari CSR (Corporate Social Responsibility) yang kesemuanya bertujuan selain untuk selling product dan mendapatkan keuntungan sesuai visi, misi, dan tujuan hotel juga dapat meningkatkan image building Semesta Hotel sebagai hotel syariah. Di Semesta Hotel Semarang sendiri, walaupun jabatan untuk Public Relations Officer masih kosong, tetapi tugas, fungsi dan kegiatannya tetap dilaksanakan sesuai dengan visi, misi, dan tujuan perusahaan. Program yang dilakukan sejalan dengan kegiatan yang dilakukan oleh Sales & Marketing sebagai departemen yang menjadi payung bagi PRO.

C. Penanggung Jawab Kuliah Kerja Media ( KKM ) Penanggung jawab sekaligus pembimbing magang bagi penulis dalam Kuliah Kerja Media (KKM) 2012 adalah Ibu Dyah Ierawati Riardi yang menjabat sebagai Sales and Marketing Manager dalam Sales and Marketing Department Semesta Hotel Semarang.

commit to user

58


digilib.uns.ac.id

D. Bidang-Bidang yang Dipelajari dan Dilaksanakan sebagai Public Relations Officer dalam Sales and Marketing Department 1. Press Release: Membuat press release mulai dari pencarian data melalui

interview,

pengolahan

sampai

pengeditan

dan

pengkoordinasian pengiriman sampai memastikan apakah sudah dimuat di media partner (cetak). Selama melaksanakan praktik magang, penulis membuat berbagai press release dalam menginformasikan berita mengenai kegiatan yang dilakukan Semesta Hotel Semarang maupun untuk keperluan promosi. Prosesnya dimulai dari pencarian data, penulis melakukan wawancara dengan subjek terkait, maupun mencari data di media internet, kemudian membuat isi sekaligus mencari materi foto (dokumentasi). Proses selanjutnya, yaitu press release yang sudah jadi diberikan pada pembimbing magang untuk dilakukan revisi, apakah ada hal-hal yang perlu

ditambahkan

maupun

dikurangi

dan

ditanyakan

pada

manajemen. Apabila sudah disetujui, selanjutnya penulis menghubungi contact person rekan media cetak dan dilakukan pengiriman press release melalui e-mail maupun faksimile. Tabel 4.1 Media Partner (Newspaper and Magazine) Semesta Hotel (Database Sales and Marketing Department Semesta Hotel: 2012) No

Media

Keterangan

1

Bisnis Indonesia

Nasional

2

Harian Semarang commit to user

59

Lokal


digilib.uns.ac.id

3

Suara Merdeka

Regional

4

Warta Jateng

Regional

5

Meteor

Regional

6

Muslim Pos

Regional

7

Koran Wawasan

Regional

8

Republika

Nasional

9

Radar Semarang

Regional

10

Tabloid Simpang 5

Lokal

Press Release yang telah dibuat oleh penulis diantaranya: a) Sosialisasi Keselamatan Kesehatan Kerja (P2K3) Semesta Hotel Semarang b) Menikmati Hidangan Khas Imlek di Semesta Hotel Semarang “Semesta Kampung Pecinan” c) Kegiatan Table Manner Yayasan Pendidikan Indonesia (YPI) di Hotel Semesta Semarang d) Semesta Gelar “Semesta Februari Package” Paket Hemat di Bulan Februari e) Bakti Sosial SHMC (Semesta Hotel Motor Club) bersama Rohis dan Manajemen Semesta Hotel f) Rangkaian Acara Hari Ulang Tahun Ketiga Semesta Hotel Semarang commit to user

60


digilib.uns.ac.id

g) Semesta Hotel Semarang Adakan Promo “Cook Your Own Noodle dan Pojok Jamu Godhok” h) Semesta Hotel Semarang Adakan Acara Outing Family Fun i) Semesta Hotel Adakan Promo “Shabu Zensation & Konyaku Bubble Ice” bagi Penggemar Masakan Jepang di Bulan Mei 2012 2. Profile Covering: Membuat tulisan feature berupa profil-profil all HOD (Head Of Department) untuk dikirimkan pada media cetak pada rubrik “profil”. Penulis

melakukan

wawancara

dengan

HOD

(Head

Of

Department) secara langsung dan meminta dokumentasi foto serta menuliskan feature berupa profil, kepada: a) Bapak H. Abdan Munawir, selaku General Manager Semesta Hotel Semarang. b) Bapak Unggul Prihadi, selaku Chief Engineering Semesta Hotel Semarang. c) Bapak Fitriyanto, selaku Food and Beverage Service Manager Semesta Hotel Semarang. d) Bapak Bagus Saputro, selaku Front Office Manager yang baru Semesta Hotel Semarang. e) Bapak Muhammad Chafidin, selaku Sous Chef Semesta Hotel Semarang. commit to user

61


digilib.uns.ac.id

f) Bapak Shodik Purwanta, selaku Chief Executive House Keeping Semesta Hotel Semarang. 3. Brochure Design: Membuat desain-desain untuk pemasaran produk hotel dan promo yang digelar setiap bulan (flyer, poster, banner, dan spanduk). Selama praktik magang, penulis menjalankan peran PRO sebagai Communication Technician, yaitu membuat hal-hal yang bersifat teknis, berupa pembuatan desain-desain pemasaran produk hotel dan promo hotel menggunakan aplikasi photoshop dan corel draw. Setiap bulan penulis mendapatkan proposal event yang dibuat oleh bagian Food & Beverage Department maupun dari Sales & Marketing Department sendiri. Dari bahan itulah penulis mempelajari maksud dan tujuan dari event dan promo. Kemudian penulis membuat desain-desain baik berupa flyer, poster, banner, maupun spanduk. Selanjutnya desain yang telah selesai diberikan pada pembimbing untuk dilakukan revisi dengan manajemen. Apabila sudah disetujui, penulis berkoordinasi dengan media partner percetakan (Bee Digital Printing dan Pelita Printing) untuk proses pencetakan. Setelah pesanan selesai, penulis berkoordinasi dengan tim Sales & Marketing untuk koordinasi penyebaran sales blitz maupun dengan Departemen Engineering untuk pemasangan spanduk dan banner. Selama magang, penulis telah membuat desain promo, yaitu: commit to user

62


digilib.uns.ac.id

a) Membuat desain flyer dan untuk Menu Lengkap promo Semesta Hotel “Barbeque Package”. b) Membuat desain hitam putih untuk iklan Semesta Hotel di Majalah Proskutor. c) Ikut menyumbangkan ide untuk nama event promo Food & Beverage di Bulan Maret 2012, yaitu “Semesta Sausage Season” dan membuat desain flyer, menu, poster dan spanduk. d) Membuat desain flyer promo kamar superior “Semesta Anniversary Package, 1st-31st March 2012”. e) Membuat desain flyer promo kamar “Semesta Anniversary Package” dan Big Spanduk “Semesta Anniversary Package on March 2012”. f) Membuat desain untuk flyer, poster, dan standing spanduk promo Food and Beverage Bulan April 2012 yaitu, “Cook Your Own Noodles”. Serta membuat desain flyer promo kamar Semesta Hotel Bulan April “Semesta April Package”. g) Membuat desain untuk spanduk promo di Bulan April 2012, yaitu, “Semesta Weekend Package”. h) Membuat desain standing banner mengenai promo kamar Executive dan Suite di Bulan April 2012, yaitu “Room Package Suite Room & Executive Room” i) Membuat desain flyer, poster, dan spanduk untuk promo Food & Beverage Semesta Hotel Bulan Mei 2012 yaitu “Shabu Zensation”. commit to user

63


digilib.uns.ac.id

4. Media Communication: Menjalin hubungan dengan media partner baik dari wartawan media cetak, percetakan, maupun dari event organizer dan wedding organizer dan tour and travel; Mengirimkan corporate dan contract rate. Penulis diajak untuk ikut aktif dalam menjalin hubungan yang baik dengan media partner seperti wartawan media cetak dari Bisnis Indonesia, Harian Semarang, Suara Merdeka, Warta Jateng, Meteor, Muslim Pos, Koran Wawasan, Tabloid Simpang 5, Radar Semarang, dan Republika untuk koordinasi dalam pengiriman press release maupun promo hotel. Yaitu dengan meminta contact person yang bisa dihubungi terutama untuk bagian press release dan bagian iklan. Sistem untuk pemuatan berita dapat melalui kerja sama maupun barter. Selain itu, dengan cara mengadakan press luncheon, yaitu mengundang wartawan dari media cetak untuk melakukan jamuan makan. Dalam jamuan makan ini, wartawan bisa menanyakan secara langsung pada pimpinan Sales and Marketing Manager mengenai informasi yang mereka butuhkan. Pada saat jamuan makan akan selesai, dibagikan press release. Selain menjalin hubungan yang baik dengan wartawan dari media cetak, seorang PRO di Semesta Hotel juga harus bisa menjaga hubungan baik dan menjaga komunikasi yang baik dengan media percetakan, dalam hal ini adalah Bee Digital Printing dan Pelita Printing. Untuk melakukan koordinasi dan kesamaan kemauan apabila commit to user

64


digilib.uns.ac.id

pihak hotel membuat materi-materi untuk sales blitz. PRO harus mampu melaksanakan perannya sebagai communication technician, yaitu ikut membuat desain berupa flyer, poster, spanduk, dan booklet untuk menunjukkan identitas korporat melalui iklan yang dibuat. Selain itu penulis juga diajarkan bagaimana untuk menjalin kerjasama berupa perbandingan penawaran mengenai paket-paket pernikahan dengan beberapa media partner dari wedding organizer dan event organizer. 5. Employee Relation: Menjalin hubungan yang baik dengan seluruh manajemen dan karyawan. Dalam hal ini salah satunya diwujudkan dengan pengadaan makan siang bersama di ruang EDR (Employee Dinner Room). Selain itu, seluruh karyawan juga diajak untuk berpartisipasi dalam acara ulang tahun Semesta melalui berbagai rangkaian acara yang digelar. Hal ini penting untuk memupuk rasa kebersamaan di antara para karyawan. Selain itu juga dibentuk organisasi-organisasi diantara para karyawan, diantaranya rohis, SHMC (Semesta Hotel Motor Club), Semesta Hotel Badminton Club, dan lain-lain yang dapat mewadahi berbagai kegiatan karyawan mulai dari keagamaan, sosial, sampai pada hobi dan kegemaran. 6. Group Handling & Product Knowledge: Koordinasi dan penyebaran BEO (Banquet Event Order), GEO (Group Event Order), dan IOM (Inter Office Memo) pada seluruh departemen. Menangani permintaan group dan pengetahuan tentang produk-produk hotel termasuk promocommit to user

65


digilib.uns.ac.id

promo hotel. Hal ini dilakukan oleh penulis dengan cara membagikan secara langsung pada tiap departemen. Selain itu, penulis juga dapat lebih mengenal seluruh karyawan. Apa saja aspirasi dari mereka untuk tim marketing dan manajemen bisa diketahui secara langsung. 7. Guest Relation and Handling Complaint: Menjalin hubungan yang baik dengan tamu (publik eksternal) termasuk menangani komplain. Hal tersebut ditunjukkan saat menjadi telepon operator. Sebagai telepon operator, penulis harus mampu berbicara dengan sopan, ramah, dan mampu menjelaskan pertanyaan dari tamu dan menerima masukan, termasuk menangai komplain. Penulis pernah diajak untuk mencoba menemui tamu yang komplain mengenai belum adanya paket pernikahan. 8. Documentation&Administration: Membantu administrasi, dokumentasi dan publikasi dalam event yang diselenggarakan di Semesta Hotel dan lain-lain. Seperti pada saat Acara “3rd Anniversarry Semesta Hotel” dan “Semesta Outing Family Fun to Jogja”, penulis diajak untuk berperan serta dalam mengikuti seluruh rangkaian acara. Menjadi seksi publikasi dan mencatat seluruh kegiatan. Untuk bagian administrasi, penulis membantu dalam menginput data media partner dalam data myoh, ikut membantu dalam penyiapan berkas-berkas keuangan hotel untuk dikirimkan pada KPK. 9. Media Clipping: Membuat kliping pemberitaan mengenai hotel. Hal tersebut perlu dilakukan untuk mengetahui perkembangan yang ada. commit to user

66


digilib.uns.ac.id

Memantau apakah pemberitaan dari hotel masuk pada media partner. Bagaimana tanggapan masyarakat, sekaligus sebagai pembanding dengan hotel lainnya. 10. Hotel Branding&Self Performance: Ikut serta mencitrakan (branding image) Semesta Hotel sebagai hotel syariah. Hal ini ditunjukkan dengan peraturan bahwa seluruh karyawati berpakaian muslimah dan menutup aurat, menggunakan salam dengan cara Islami, dan operasional manajemen dijalankan sesuai prinsip syariah. 11. Hotel & Sales Blitz: Mempersiapkan bahan-bahan promosi dan produk-produk hotel untuk digunakan sales call maupun iklan dapat berupa flyer, promo maupun publish rate. 12. Database: Menginput database untuk sales and marketing department termasuk laporan Daily Sales Report dan Sales Room Report.

E. Media Relations sebagai Aktivitas Public Relations pada Kegiatan Sales and Marketing Department Seorang PR harus selalu berhubungan dengan media informasi karena dekat dengan kehidupan masyarakat sekitar dengan segala macam perubahan dan perkembangannya. Pekerjaan PR harus didasarkan pada penelitian yang sesuai dengan realita. Tujuannya untuk memberikan pelayanan sebaik mungkin sesuai dengan keinginan, kebutuhan eksternal yang

diintegrasikan.

Disesuaikan

manajemen

organisasi

yang

bersangkutan. Seluruh kegiatan tidak pernah meninggalkan moral commit to user

67


digilib.uns.ac.id

sehingga dasar mentalitas selalu mejadi pertimbangan kejujuran, integritas, dan loyalitas. PRO di Semesta Hotel sendiri menggunakan media untuk berbagai keperluan selain untuk kegiatan ke-PR-an juga sebagai media untuk promosi dengan bekerja bersama-sama tim sales and marketing. Praktisi PR yang berperan menjadi Expert Prescriber, Communication Fasilitator, Problem Solving Process Fasilitator, dan Communication Technician dituntut untuk dapat membuat pemberitaan contohnya melalui press release, special events, maupun pembuatan materi promosi seperti spanduk, flyer yang secara otomatis memanfaatkan peran penting media sebagai partner dalam sarana penyebaran informasi, sarana promosi, maupun

pencitraan

dan

menjalin

hubungan

yang

baik

secara

berkesinambungan dan menciptakan saling pengertian.

F. Penggunaan Iklan sebagai Sarana Promosi dan Pencitraan bagi Public Relations Officer di Semesta Hotel Semarang Public Relations bukanlah sarana untuk sekadar beriklan dan berpromosi. Seperti pada Semesta Hotel, praktisi PR juga membuat dua jenis iklan, yaitu jenis iklan hard selling dan soft selling. Akan tetapi, walaupun tujuan dari kedua jenis iklan ini berbeda, kedua iklan ini tetap mendapatkan “sentuhan” PR. Hal ini karena di Semesta Hotel, yang membuat iklan-iklan ini adalah PRO, yang juga mendapatkan bahan dan masukan dari departemen sales & marketing, food and beverage, commit to user

68


digilib.uns.ac.id

maupun dari departemen yang lain. “Sentuhan” PR ini terlihat dari seluruh iklan yang dibuat dengan tetap mempertahankan identitas korporat, berupa logo, warna, dan keeksistensiannya berpegang teguh pada pedoman-pedoman syariah. Hal ini karena Semesta Hotel Semarang adalah hotel syariah pertama yang berbintang tiga di Jawa Tengah, sehingga di setiap kesempatan, dimasukkanlah ciri identitas kesyariahannya. G. Keterkaitan Public Relations dengan Sales and Marketing di Semesta Hotel Di Semesta Hotel, Public Relations dan marketing berjalan beriringan, artinya walaupun secara struktural, PR berada di dalam departemen sales and marketing, namun kegiatan Public Relations diadakan tersendiri, dan secara fungsional keduanya sama-sama bertujuan untuk mencapai tujuan perusahaan. Seperti pada contoh kegiatan sosial, sebagai hotel syariah, Semesta Hotel memiliki semacam tanggung jawab untuk menginfaqkan sebagian dari keuntungan hasil usahanya. Hal ini diwujudkan dengan bakti sosial yang termasuk dalam kegiatan sosial yang rutin diselenggarakan. Antara Public Relations Officer dengan bagian Marketing di Semesta Hotel memiliki keterkaitan yang erat. Public Relations Officer dan tim marketing ditempatkan pada ruangan yang sama. Hal ini bukan tanpa sebab, karena segala bentuk event maupun pemesanan grup dihandle to user setelah melalui front office oleh departemen sales commit & marketing

69


digilib.uns.ac.id

department. PRO membuat program kerja yang sejalan dengan promosi yang akan dibuat saat itu juga. Bagian marketing mempunyai tujuan agar target dapat tercapai, yaitu selling product dan profit oriented. Sedangkan tujuan PR adalah supaya terjalin hubungan yang baik dan adanya saling pengertian antara pihak manajemen hotel dengan publik-publiknya baik internal maupun eksternal. Selain itu menciptakan citra yang postitif hotel di mata masyarakat. Akan tetapi keterkaitan dua divisi ini terletak pada kesamaannya dalam mewujudkan visi dan misi hotel, jadi kedua divisi ini selalu bekerjasama agar terjadi satu suara dalam upaya pembuatan programprogram kerja, event, dan promosi. Selain itu karena hotel termasuk badan usaha yang bergerak dalam sektor pelayanan, maka kepuasan tamu adalah prioritas karena di sini nama hotel dipertaruhkan melalui budaya perusahaan, citra dan identitas korporat yang ditunjukkan oleh seluruh karyawan hotel. Hal ini yang biasanya disebut branding.

H. Aktivitas Public Relations pada Sales and Marketing Department Dalam merealisasikan tugas dan perannya sebagai pelaksana kegiatan ke PR-an, yang mencakup dalam kegiatan sales and marketing department, seorang PRO di Semesta Hotel Semarang harus bisa memaksimalkan seluruh aktivitasnya tidak hanya dalam menjalankan fungsi manajemen sebagai bidang pemasaran dan menjual produk saja melainkan juga harus memahami sikap publik dan memberikan pelayanan commit to user

70


digilib.uns.ac.id

yang terbaik kepada seluruh publiknya guna mencapai tujuan perusahaan. Ada berbagai cara yang ditempuh oleh Public Relations Officer untuk mewujudkan terlaksananya aktivitas dalam kegiatan sales and marketing department, yaitu seorang PRO di Semesta Hotel dituntut mampu melakukan fungsi PR sekaligus marketing, baik dari segi tugasnya berupa publikasi, branding, image bulding, selling product hingga pelayanan dan penciptaan hubungan baik pada seluruh publik-publiknya. Merujuk pada Job Description dalam Sales and Marketing Department dapat terlihat bahwa walaupun PRO tidak berdiri sendiri, namun aktivitas ke-PR-an tetap dilaksanakan melalui fungsi, tugas, dan peran PR. Diantaranya adalah: a. Mengenalkan dan menjaga citra hotel berikut produk-produk hotel secara keseluruhan di tengah-tengah masyarakat (pembeli). b. Ikut partisipasi terhadap kegiatan-kegiatan (special event) dalam

rangka mempromosikan hotel dan mengenalkan perusahaan beserta produk-produk hotel selaras dengan Visi dan Misi perusahaan. c. Menyusun dan mengusulkan Rencana Operasional Marketing

(marketing plan) yang mencakup bidang pemasaran (promotion & advertisement, penjualan (selling activities), penjagaan dan pemeliharaan citra usaha (communities & employees care activities). d. Menyusun dan mengusulkan Kebijakan-Kebijakan Marketing yang

diperlukan guna mendukung Rencana Operasional Marketing, commit to user

71


digilib.uns.ac.id

seperti room tarif & discount policy, promotion tools & kits, advertisement design & media, calendar of events, customer satisfaction program, communities & employees care activities. e. Menjaga hubungan baik dan melakukan kerjasama yang saling

menguntungkan dengan pihak ketiga seperti Travel Agents, Publisher, Newspaper, Bulletins, Radios, Televisions, Institute, Foundation dan lain-lain dalam bidang pemasaran, penjualan dan pemeliharaan citra usaha secara keseluruhan. f.

Menjadi juru bicara atau mewakili perusahaan untuk memberikan penjelasan

tentang

sesuatu

kejadian

atau

peristiwa

yang

mengundang perhatian umum (public) sebatas yang ditetapkan oleh General Manager/ Direksi. g. Memantau perkembangan yang terjadi di masyarakat nasional dan

internasional dalam bidang politik, ekonomi dan kebudayaan terutama yang menyangkut atau berhubungan dengan perusahaan (hotel). h. Menjalin kerjasama dan komunikasi yang baik dengan Manajemen

dan seluruh karyawan, sehingga tercipta hubungan yang kondusif dan menyenangkan. I. Kesulitan / Kendala yang Dihadapi Selama KKM: 1) Belum bisa beradaptasi pada hari pertama magang karena belum mengenal dengan baik seluruh karyawan dan manajemen. commit to user

72


digilib.uns.ac.id

2) Belum bisa menghafal nomor-nomor extention untuk tiap-tiap divisi dan belum mengetahui cara mengoperasikan mesin fotocopy dan mengirimkan fax. 3) Belum bisa mengenal tempat-tempat departemen untuk koordinasi dan penyebaran BEO (Banquet Event Order) dan GEO (Group Event Order) yang membutuhkan tanda tangan sebagai bukti penerimaan dari tiap penanggung jawabnya. 4) Belum terbiasa menghadapi tamu dengan berbagai sikap dan karakter, terlebih saat tamu sedikit komplain. Selain itu menunjukkan self performance sebagai branding hotel untuk menjalin relasi. (citra) 5) Desain iklan untuk keperluan sales blitz (flyer, poster, spanduk, banner) yang sudah dibuat ternyata kurang sesuai dan belum disetujui. 6) Press Release yang dibuat masih perlu direvisi karena susunannya kurang sistematis. 7) Artikel dan feature berupa pembuatan profil-profil yang sudah dibuat masih kurang menjelaskan inti dari poin yang dituju, masih terlalu umum. J. Cara yang Telah Dilakukan untuk Mengatasi Kesulitan Selama KKM 1) Berkenalan dengan pimpinan, manajemen, dan seluruh karyawan Semesta Hotel dan menghafal nama-nama mereka. 2) Membuat catatan dan menghafalkan nomor-nomor extention tiap departemen dan pimpinan di Semesta Hotel. commit to user

73


digilib.uns.ac.id

3) Menghafal dan bertanya pada teman, senior, maupun pimpinan untuk mengetahui tempat tiap departemen untuk koordinasi dan penyebaran BEO (Banquet Event Order) dan GEO (Group Event Order) yang membutuhkan tanda tangan sebagai bukti penerimaan dari tiap penanggung jawabnya. 4) Berlatih bersikap profesional dan ramah dalam menghadapi tamu, termasuk dalam menerima komplain dan berusaha menciptakan citra positif Semesta Hotel sebagai hotel syariah. 5) Terus berlatih dalam aplikasi corel draw dan bekerja dengan cekatan dalam membuat desain iklan untuk keperluan sales blitz (flyer, poster, spanduk, banner) agar sesuai dengan identitas korporat dan maksud pesan dapat tersampaikan. 6) Terus berlatih dalam membuat Press Release, artikel dan feature dengan banyak membaca dan meminta pendapat dari pembimbing magang, melakukan wawancara dan meminta bimbingan dari manajemen. K. Kemajuan yang Telah Dicapai Selama KKM 1) Sudah bisa mengenal dan menghafal nama para pimpinan, manajemen, dan karyawan Semesta Hotel. 2) Sudah bisa menghafal nomor-nomor extention tiap departemen, bagian, dan pimpinan di Semesta Hotel berikut menjadi telepon operator bagian sales and marketing department. commit to user

74


digilib.uns.ac.id

3) Sudah bisa menghafal dan mengetahui tempat tiap departemen untuk koordinasi dan penyebaran BEO, GEO berikut tanda tangan sebagai bukti penerimaan penanggung jawab. 4) Sudah cukup bisa menghandle tamu dan berbicara dengan sopan sesuai prinsip syariah Semesta Hotel sebagai upaya untuk menjalin hubungan dan komunikasi yang baik serta menciptakan citra positif hotel di mata publik-publiknya. 5) Sudah cukup terbiasa dan dapat berkreasi dengan aplikasi corel draw dan bekerja dengan cekatan dalam membuat desain iklan untuk keperluan sales blitz (flyer, poster, spanduk, banner) agar sesuai dengan identitas korporat dan agar maksud pesan dapat tersampaikan. 6) Sudah cukup sistematis dalam membuat Press Release, artikel dan feature dengan banyak membaca dan meminta pendapat dari. 7) Sudah cukup terampil bagaimana menciptakan komunikasi dan hubungan timbal balik yang baik dengan berbagai publik hote. Yaitu bagaimana menjalin employee relations sekaligus media relations, Group Handling & Product Knowledge.

commit to user

75


digilib.uns.ac.id

BAB V PENUTUP A. KESIMPULAN Selama mengikuti Kuliah Kerja Media (KKM) sebagai PRO (Public Relations Officer) di Sales and Marketing Department Semesta Hotel Semarang, penulis banyak mendapatkan ilmu, pengalaman dan pengetahuan yang berhubungan dengan dunia perhotelan yang sebelumnya penulis cukup awam. Melalui kegiatan ini, penulis dapat mengaplikasikan ilmu teori dan praktik yang telah dipelajari di bangku kuliah mengenai Public Relations. Setelah melakukan praktik kerja selama 3 bulan, penulis menyimpulkan bahwa: 1.

Public Relations Officer belum berdiri sendiri karena masuk dalam Sales and Marketing Department. Selain itu, posisi PRO di Semesta Hotel Semarang saat penulis melakukan OJT (On the Job Training) masih kosong sehingga penulis dalam melaksanakan kegiatannya dibimbing langsung oleh Sales and Marketing Manager dan tim dari sales & marketing.

2.

Walaupun PRO dimasukkan dalam Sales and Marketing Department, tetapi tidak mengurangi esensi sedikit pun dari falsafah, tugas dan fungsi PR yang berfungsi sebagai ujung tombak dari sebuah perusahaan. Justru praktisi PR dituntut untuk mengerti dan mampu commit to user

76


digilib.uns.ac.id

menggabungkan dan memadukan tugas dari sales and marketing dengan kinerja PR itu sendiri agar menjadi efektif. 3. Aktivitas Public Relations dalam Kegiatan Sales and Marketing Department turut mendukung fungsi manajemen dan pemasaran yaitu: a) Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif, yaitu sebagai hotel syariah melalui berbagai kegiatan yang dilakukan dan melalui iklan public relations. b) Mendukung kegiatan komunikasi dua arah dengan berbagai pihak, serta menjalin hubungan yang baik dengan pihak internal maupun eksternal hotel. c) Menjual Produk dan memperoleh keuntungan. d) Mencapai Visi, Misi dan Tujuan Hotel. 4. Apabila melihat PR dari perspektif pemasaran, maka ada satu kesimpulan bahwa PR merupakan salah satu tools atau alat bagi pemasaran, terutama dalam paduan promosi (promotion mix). Dalam konsep marketing, promotion mix meliputi advertising, public relations, personal selling, direct selling, dan sales promotion. Sehingga PR dapat dikatakan sebagai alat promosi untuk mencapai tujuan-tujuan marketing. Namun, bila dicermati dari perspektif berbeda, alat-alat promosi selain PR sebenarnya juga dapat digunakan sebagai alat oleh PR untuk mencapai tujuan-tujuan PR. 5. Ada beberapa kendala yang dihadapi PRO dalam melaksanakan kegiatannya yaitu batasan kerja PR menjadi semu, karena kurang commit to user

77


digilib.uns.ac.id

begitu jelas. Oleh karena itu, untuk meminimalisasi kekurangan tersebut, tim sales and marketing melakukan sales meeting guna menyamakan visi, misi dan program kerja yang akan dibuat, sekaligus diadakan fungsi manajemen yaitu Planning, Organizing, Actuating/ Communicating, dan Controlling serta evaluasi setiap satu minggu sekali sehingga peran penting PRO dapat membantu proses promosi sehingga akan meningkatkan revenue hotel sekaligus menciptakan hubungan yang baik antara hotel dengan publiknya, opini publik, dan komunikasi yang berkesinambungan sehingga semakin mengangkat citra positif Semesta Hotel sebagai hotel syariah. 6. Secara keseluruhan, aktivitas Public Relations Officer dalam kegiatan Sales and Marketing Department pada Semesta Hotel Semarang sudah terlaksana dengan baik sebagai pelaksana kegiatan ke-PR-an sekaligus pemasaran hotel. B. SARAN 1. Bagi Semesta Hotel Semarang a) Perlu diadakan pembuatan job description yang dibuat oleh pihak Semesta Hotel sendiri terutama untuk jabatan Public Relations Officer. b) Perlu dibuatkan sebuah media internal, contohnya majalah dinding yang berisi informasi untuk seluruh karyawan utamanya mengenai press release, promo hotel, maupun sebagai tempat penyaluran aspirasi, kritik, dan saran dari karyawan pada manajemen. Hal ini commit to user

78


digilib.uns.ac.id

dirasa perlu agar setiap karyawan memahami segala jenis informasi hotel. Selain itu untuk menjalin employee relations yang baik. c) Perlu adanya penambahan kerjasama dengan media selain cetak, yaitu media elektronik maupun internet agar segala bentuk informasi bagi publik internal dan eksternal lebih lancar dan selalu up to date sehingga secara otomatis akan lebih memperkenalkan pada masyarakat mengenai Semesta Hotel dan akan dapat meningkatkan pendapatan sekaligus citra positif. 2. Bagi DIII Komunikasi Terapan FISIP UNS : 1. Sebaiknya pihak fakultas khususnya untuk program studi Public Relations diberikan pelajaran tambahan mengenai pengantar perhotelan, karena teori dan praktik ilmu kehumasan aplikasinya sangat banyak diterapkan di perhotelan. 2. Pihak kampus hendaknya menambah fasilitas berupa laboratorium maupun jam praktik bagi mahasiswa, seperti aplikasi Bahasa Inggris, pelatihan kepribadian, dan lain-lain karena praktikum menjadi bekal untuk menghadapi dunia kerja bagi lulusan Diploma III. 3. Pihak Kampus hendaknya menambah referensi buku-buku tentang kehumasan di perpustakaan, karena jumlah buku yang ada di perpustakaan dirasa masih kurang memadai untuk jurusan komunikasi terapan seperti public relations, broadcasting, dan advertising.

commit to user

79

LAPORAN KULIAH KERJA MEDIA (KKM) 2012 AKTIVITAS PUBLIC RELATIONS DALAM KEGIATAN SALES AND MARKETING DEPARTMENT PADA SEMESTA HOTEL SEMARANG

Recommend Documents