LAPORAN AKHIR PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN EGOVERNMEN PEMERINTAH KOTA BALIKPAPAN TAHUN 2016
KATA PENGANTAR
Perbaikan system e-government di PEMERINTAH KOTA BALIKPAPAN, diharapkan mampu meningkatkan kinerja para pegawai. Salah satu cara untuk meningkatkan kinerja pegawai dengan memberikan penghargaan yang adil. Pemberian penghargaan yang diberikan perusahaan akan mendorong semangat dan kualitas kerja pegawai, dapat meningkatkan profesionalisme kerja pegawai. Adanya pengembangan Electronic Government diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan layanan, membantu mencapai hasil kebijakan tertentu, berkontribusi terhadap tujuan kebijakan ekonomi, kontributor reformasi utama, membantu membangun
kepercayaan
antara
transparansi serta tanggung
pemerintah
jawab.
dan
warganya,
meningkatkan
Sehingga adanya system e-government
PEMERINTAH KOTA BALIKPAPAN mampu memberikan layanan-layanan yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat.
Surabaya, 25 Januari 2017
LP4M Universitas Airlangga
ii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL….............................................................................................i KATA PENGANTAR…..........................................................................................ii DAFTAR ISI........................................................................................................iii DAFTAR TABEL..................................................................................................iv BAB I PENDAHULUAN........................................................................................1 1.1
Latar Belakang Pengembangan Sistem Penilaian Kerja................. 1
1.2
Dasar Penyusunan Pengembangan Sistem Penilaian Kinerja........ 2
1.3
Tujuan Pengembangan Sistem Penilaian Kinerja .......................... 3
1.4
Manfaat Pengembangan Sistem Penilaian Kinerja….……………....... 3
1.5
Ruang Lingkup Pengembangan Sistem Penilaian Kinerja.............. 3
BAB II RUANG LINGKUP DAN TAHAPAN PEKERJAAN….......................................4 2.1 Ruang Lingkup Pekerjaan…….............................................................. 4 2.2 Output Pekerjaan..............................................................................4 2.3 Tahapan Pekerjaan…..........................................................................4 BAB III PEKERJAAN RENCANA PENERAPAN APLIKASI E KINERJA ……………………..7 BAB IV PENUTUP.............................................................................................8 LAMPIRAN
iii
DAFTAR TABEL
2.1
Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Kajian Aplikasi Sistem Penilaian Kinerja PEMERINTAH KOTA BALIKPAPAN …………………........................................................................................6
iv
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Pengembangan Sistem Penilaian Kinerja PEMERINTAH KOTA BALIKPAPAN tengah melakukan perbaikan dalam sistem remunerasi di dalam organisasinya. Hal ini dirasa penting karena Perusahaan ingin menghargai anggota organisasi yang selama ini telah setia dan bekerja keras membangun organisasi tentu harus mendapatkan penghargaan yang adil dengan mengacu pada kontribusi mereka terhadap perusahaan. Pemberian penghargaan yang berkeadilan ini akan mendorong semangat dan kualitas kerja pegawai dan pada akhirnya akan berimbas pada profesionalisme PEMERINTAH KOTA BALIKPAPAN. Untuk itu, dibutuhkan sistem dan struktur penggajian sebagai acuan bagi Perusahaan dalam memutuskan penghargaan yang tepat bagi seorang pegawai. Karyawan diharapkan mampu berkomitmen untuk berkinerja sesuai standard dan meningkatkan kinerjanya untuk mempertahankan peningkatan keuntungan perusahaan dan menciptakan nilai jangka panjang bagi pelanggan (Singh, 2010).Sehingga dibutuhkan Manajemen kinerja yang merupakan proses berkelanjutan dalam mengidentifikasi, mengukur, dan mengembangkan kinerja individu dan tim dan menyelaraskan kinerja dengan tujuan strategis organisasi (Aguinis, 2013). Pelaksanaan manajemen kinerja yang baik akan memberikan banyak manfaat, seperti meningkatkan motivasi karyawan dalam bekerja, membantu meningkatkan kinerja karyawan, dan lain sebagainya. Inpres 3/2003 tentang Kebijakan Dan Strategi Nasional Pengembangan eGovernment, telah mengamanatkan, diantaranya kepada setiap kepala daerah untuk mengambil langkah-langkah konkret yang diperlukan sesuai dengan tugas, fungsi dan kewenangannya guna terlaksananya pengembangan Electronic Government secara nasional. Pembangunan e-Government bukan saja membangun infrastruktur komunikasi data dan informasi, tetapi juga berarti membangun infrastruktur sistem aplikasi, standarisasi metadata, pengembangan sumber daya manusia, pengembangan prosedur, kebijakan dan peraturan. Namun demikian pada bagian ini hanya dibahas pada pembangunan infrastruktur. 1
Strategi yang digunakan untuk pembangunan e-Government bagi PEMERINTAH KOTA BALIKPAPAN ini mengacu pada 6 (enam) strategi pengembangan e-Government dalam Inpres No.3 tahun 2003, yaitu: 1. Mengembangkan sistem pelayanan yang andal dan terpercaya, serta terjangkau oleh masyarakat luas. 2. Menata sistem menejemen dan proses kerja pemerintah dan pemerintah daerah otonom secara meyeluruh (holistik). 3. Memanfaatkan teknologi informasi secara optimal. 4. Meningkatkan peran serta dunia usaha dan mengembangkan industri telekomunikasi dan teknologi informasi. 5. Mengembangkan kapasitas SDM baik pada pemerintah maupun pemerintah daerah otonom, disertai dengan meningkatkan e-literacy masyarakat. 6. Melaksanakan pengembangan secara sistematik melalui tahapan-tahapan yang realistik dan terukur.
Infrastruktur ICT merupakan tulang punggung dalam pengembangan dan implementasi e-Government. Infrastruktur e-Government terdiri dari beberapa bagian, yaitu: 1. Jalur informasi fisik 2. Jaringan intra pemerintah yang diamankan (Government Secured Intranet – GSI) 3. Jaringan informasi global (Internet) 4. Pusat menejemen data pemerintah (Government Data Management Center) 5. Aplikasi-aplikasi dasar untuk mendukung kegiatan front-office dan back-office 1.2. Dasar Penyusunan Pengembangan Sistem Penilaian Kinerja Evaluasi Jabatan merupakan bagian dari proses manajemen sumber daya manusia yang digunakan untuk membobot suatu jabatan untuk menghasilkan nilai jabatan (job value) dan kelas jabatan (job class). Nilai dan kelas suatu jabatan digunakan untuk menentukan besaran pendapatan yang adil dan layak, selaras dengan beban pekerjaan dan tanggung jawab jabatan tersebut. Selain itu hasil evaluasi jabatan ini dapat digunakan 2
juga dalam program kepegawaian, antara lain seperti: penyusunan formasi, sistem karir, penilaian kinerja, pemberian tunjangan serta sistem penggajian.
1.3. Tujuan Pengembangan Sistem Penilaian Kinerja 1. Menyusun Desain Sistem Penilaian Kinerja PEMERINTAH KOTA BALIKPAPAN 2. Menyusun Aplikasi Penilaian Kinerja yang sesuai bagi PEMERINTAH KOTA BALIKPAPAN
1.4. Manfaat Pengembangan Sistem Penilaian Kinerja 1. Meningkatkan profesionalitas karyawan PEMERINTAH KOTA BALIKPAPAN dalam pencapaian tujuan perusahaan 2. Terwujudnya infrastruktur TIK yang dapat menunjang sistem menejemen dan proses kerja yang transparan dan efisien serta memperlancar transaksi dan layanan antar lembaga di lingkungan PEMERINTAH KOTA BALIKPAPAN 3. Sebagai dasar pemberian kenaikan gaji/tunjangan 4. Sebagai dasar untuk menentukan karir karyawan 5. Sebagai dasar untuk melakukan pelatihan (training and development), serta memotivasi kinerja karyawan 6. Terwujudnya infrastruktur TIK untuk membangun jaringan informasi dan transaksi pelayanan publik yang berkualitas dan terjangkau 7. Terwujudnya infrastruktur TIK untuk membangun hubungan interaktif dengan dunia usaha untuk meningkatkan dan memperkuat kemampuan perekonomian menghadapi perubahan dan persaingan perdagangan internasional
1.5. Ruang Lingkup Pengembangan Sistem Penilaian Kinerja 1. Menyusun sistem penilaian kinerja yang merupakan bagian dari pemberian kompensasi berbasis kinerja yang akan diterapkan PEMERINTAH KOTA BALIKPAPAN 2. Menyusun apikasi penilaian kinerja untuk seluruh komponen PEMERINTAH KOTA BALIKPAPAN yang akan terintegrasi dengan sistem remunerasi / kompensasi berbasis kinerja. 3
BAB II RUANG LINGKUP DAN TAHAPAN PEKERJAAN 2.1 Ruang Lingkup Pekerjaan Lingkup pekerjaan ini meliputi keseluruhan proses dan kegiatan untuk penyusunan Aplikasi Sistem Penilaian Kinerja PEMERINTAH KOTA BALIKPAPAN 2.2 Output Pekerjaan Dengan ruang lingkup pekerjaan tersebut, maka hasil yang diharapkan dari pekerjaan ini adalah tersusunnya aplikasi Sistem Penilaian Kinerja mekanisme perhitungan penilaian kinerja individu dan tersedianya dokumen masterplan/recana induk infrastruktur Egovermance di PEMERINTAH KOTA BALIKPAPAN yang berasal dari hasil analisa jabatan dan beban kerja yang menjadi dasar penyusunan struktur organisasi dan uraian jabatan masingmasing jabatan.
2.3 Tahapan Pekerjaan Proses penyusunan sitem Penilaian Kinerja PEMERINTAH KOTA BALIKPAPAN dilakukan melalui beberapa tahapan: No
1.
Tahapan
Prosedur Pekerjaan
Sumber Data
Output
Analisis
Arsip
Dokumen dan arsip perusahaan
Uraian dan spesifikasi
Jabatan
mengenai tugas pokok
jabatan sesuai dengan
dan
rencana
Pekerjaan
perusahaan tanggung
jawab
jabatan 2.
Penyusunan
1.
Wawancara
masing-masing divisi untuk
Key informan : Semua manajer
indikator
mendapatkan
Head Office dan Tenaga Medis
penilaian
indikator penilaian
Rumah Sakit
kinerja
kinerja individu dan bobot
strategis
untuk
1. Indikator
penilaian
hasil kinerja (result). 2. Bobot untuk masingmasing indikator
masing-masing indikator tersebut
4
2.
Analisis
dokumen
Job
description
dan
Job
terkait dengan job
specification, serta laporan hasil
description dan job
wawancara
3. Bobot untuk masingmasing indikator
specification specification 3.
Perhitungan
Wawancara
untuk
Key informant: Manajer HR dan
Rumusan
penilaian
menetapkan
saran
Manajer
poin penilaian Kinerja
kinerja.
rumusan
perhitungan
poin
berdasarkan
Pengembangan
Perhitungan
Manajemen
penilaian kinerja 4.
Pengembangan
Menyusun
database
Blueprint desain penilaian kinerja
Database
Aplikasi Sistem
aktivitas dan formula
dan uraian jabatan/pekerjaan hasil
utama
Penilaian
perhitungan
dari analisis jabatan dan beban
formula
Kinerja
kinerja
kerja ang telah dilakukan
penilaian kinerja
penilaian
aktivitas dan
umum,
perhitungan
Tahapan penerapan infrastruktur e-Government dilakukan melalui tahapan : 1. Tingkat Persiapan Pembuatan situs web / portal pemerintah daerah. Penyediaan dan pembangunan infrastruktur jaringan Penyediaan sarana akses publik dalam bentuk Multipurpose Community Center (MCC), misalnya Warnet Sosialisasi keberadaan layanan informasi elektronik, baik untuk publik maupun penggunaan internal 2. Tingkat Pematangan Pembuatan situs informasi layanan publik interaktif, antara lain dengan menambahkan fasilitas mesin pencari (search engine), fasilitas tanya jawab dan lain-lain Pembuatan hubungan dengan situs informasi lembaga lainnya (hyperlink) 3. Tingkat Pemantapan Penyediaan fasilitas transaksi secara elektronik antara lain dengan menambahkan fasilitas penyerahan formulir, fasilitas pembayaran dan lain-lain Integrasi penggunaan aplikasi dan data dengan lembaga lain (interoperabilitas). 5
4. Tingkat Pemanfaatan Pembuatan berbagai aplikasi untuk pelayanan G2G (Governmen to Government), G2B (Government to Bussines) dan G2C (Govern-ment to Community) yang terintegrasi Pengembangan proses layanan e-Government yang efektif dan efisien Jadwal kegiatan dalam kajian Remunerasi PEMERINTAH KOTA BALIKPAPAN dapat dilihat pada Tabel dibawah ini Tabel 2.1 Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Kajian Aplikasi Sistem Penilaian Kinerja PEMERINTAH KOTA BALIKPAPAN Pekerjaan
Minggu 1
2 3 4 1 2
3 4 1
2 3 4
Analisa Jabatan dan uraian tugas Penyusunan Indikator Penilaian Kinerja Penyusunan formula perhitungan penilaian kinerja Pengembangan aplikasi sistem penilaian kinerja
6
BAB III PEKERJAAN RENCANA PENERAPAN APLIKASI E KINERJA Pekerjaan penyusunan aplikasi penilaian kinerja PEMERINTAH KOTA BALIKPAPAN yang terintegrasi dengan system remunerasi / kompensasi berbasis kinerja dapat menunjang system manajemen dan proses kerja yang transparan dan efisien. Kegiatan penyusunan aplikasi e kinerja, terdiri dari: 1. Pembuatan database master pegawai 2. Pembuatan database master aktivitas 3. Pembuatan database isi aktivitas 4. Pembuatan database untuk struktur organisasi untuk atasan dan staff 5. Pembuatan database untuk penilaian 6. Pembuatan database untuk master SKPD 7. Pembuatan tampilan login 8. Pembuatan master pegawai 9. Pembuatan struktur pegawai 10. Pembuatan setting review perilaku 11. Pembuatan setting ativitas staff 12. Pembuatan daftar staff di login atasan 13. Pembuatan manajemen kegiatan di login eselon 14. Pembuatan input aktivitas pegawai 15. Pembuatan analisa kebutuhan system 16. Pembuatan analisa resiko system 17. Pembuatan analisa teknologi 18. Pembuatan desain bisnis data
7
BAB IV PENUTUP Kami
berkomitmen
untuk
menyediakan
layanan
prima
dengan
mengedepankan tenaga ahli terbaik dan kompeten untuk dapat mengintegrasikan solusi bagi kebutuhan PEMERINTAH KOTA BALIKPAPAN. Demikian laporan akhir ini disusun dan disampaikan sebagai wujud peran, serta kami dalam kemajuan perusahaan sesuai dengan kompetensi dan keahlian yang kami miliki. Meskipun telah disusun dengan secermat mungkin, proposal ini masih tetap memerlukan perbaikan dan penyempurnaan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Oleh karena itu, segala masukan dan kritikan yang bersifat membangun sangat kami nantikan.
8
