LAPORAN AKHIR
KEGIATAN BPPTN DAN LAPORAN TAHUNAN
UNIT ARSIP IPB 2016
KATA PENGANTAR Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas limpahan rahmat dan petunjuk-NYA sehingga Laporan Akhir Pelaksanaan Kegiatan Dana Bantuan Pengembangan Perguruan Tinggi Negeri (BPPTN) dan Laporan Tahunan Unit Arsip IPB Tahun 2016 ini dapat diselesaikan dengan baik sesuai jadwal yang ditetapkan. Pada tahun ini buku Laporan Tahunan dijadikan satu dengan buku Laporan Pelaksanaan Kegiatan BPPTN Unit Arsip 2016. Laporan tahunan diterbitkan dalam rangka memenuhi pertanggungjawaban aktivitas dan program-program kerja Unit Arsip IPB yang dilaksanakan selama kurang lebih setahun, sepanjang tahun 2016. Baik menggunakan dana masyarakat (DM) dan dana operasional maupun dari dana proyek (BPPTN). Laporan ini juga dapat dijadikan sebagai alat kendali atau alat penilaian kinerja Unit Arsip IPB dan pegawai yang bekerja di unit ini. Semoga laporan tahunan akhir ini dapat bermanfaat dan memberikan kontribusi positif bagi peningkatan kinerja Unit Arsip khususnya dan IPB secara keseluruhan, menyangkut kearsipan dan hal-hal yang berkaitan, bahkan dapat menjadi salah satu kontribusi kecil bagi pengembangan sistem kearsipan nasional. Diharapkan penyelenggaraan kegiatan pengelolaan dan pelayanan arsip di IPB secara bertahap dan berkesinambungan dapat lebih baik, memenuhi standar nasional dan internasional dalam pengelolaan dan layanan arsip serta sesuai dengan peraturan yang berlaku. Sehingga dapat lebih bermanfaat bagi warga IPB dan masyarakat pada umunya. Tahun 2016 ini menjadi tahun istimewa bagi kami di Unit Arsip IPB, karena IPB mendapat penghargaan dalam bidang kearsipan, yaitu ketika Rektor IPB diberi penghargaan oleh Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI), karena komitmen Rektor IPB mengembangkan arsip perguruan tinggi. Saran dan kritik membangun untuk perbaikan laporan ini di masa yang akan datang sangat diharapkan dari semua pihak. Untuk itu kami ucapkan terima kasih.
Bogor, Januari 2017 Kepala Unit Arsip IPB
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
i
DAFTAR ISI
ii
1.
1 1 2 2 2 3 4 6 8
2.
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Tujuan C. Ruang Lingkup D. Dasar Hukum E. Visi, Misi, Mandat, Tugas dan Fungsi F. Alur Arsip di IPB G. Organisasi PELAKSANAAN KEGIATAN A. Kegiatan yang Dilaksanakan Menggunakan Dana BPPTN B. Kegiatan yang Dilaksanakan Menggunakan Dana Operasional C. Kegiatan Lainnya D. Kegiatan per Bidang a. Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip b. Bidang Layanan Arsip dan pembinaan Kearsipan c. Tata Usaha ASPEK PENDANAAN HASIL PELAKSANAAN KEGIATAN PEMANFAATAN HASIL HAMBATAN PELAKSANAAN DAN UPAYA MENGATASINYA RENCANA KEBERLANJUTAN PENUTUP LAMPIRAN OUTPUT PELAKSANAAN KEGIATAN
ii
8 8 8 9 9 12 20 22 22 25 26 29 30 31
1. PENDAHULUAN A.
Latar Belakang Sebagai salah satu unit kerja yang tergolong masih baru keberadaannya di
lingkungan IPB, dan sesuai dengan Peraturan Rektor No.13/IT3/PK/2012 tentang Kebijakan Kearsipan IPB, maka Visi, Misi dan Tujuan didirikannya Unit Arsip IPB adalah sebagai berikut. Visi Arsip IPB adalah : Menjadi lembaga kearsipan perguruan tinggi bertaraf internasional untuk dapat memberikan layanan kearsipan yang mendukung pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi IPB. Sedangkan misinya adalah : (1) Mendukung pelaksanaan visi dan misi IPB; (2) Memenuhi standar nasional dan internasional dalam bidang kearsipan; (3) Memberi layanan kearsipan kepada seluruh warga IPB dan masyarakat umum secara efektif dan efisien sesuai dengan ketentuan yang berlaku; serta (4) Menjadi jembatan sejarah masa lalu, masa kini dan masa depan IPB. Adapun Tugas dan fungsinya adalah : (1) Menjadi pusat historis dari aktivitas IPB; (2) Melakukan pengelolaan arsip yang bernilai guna tinggi bagi kepentingan IPB; (3) Menyediakan pelayanan informasi untuk memudahkan pelaksanaan tri dharma IPB; (4) Menjadi pusat penyimpanan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dan arsip statis (permanen) IPB; serta (5) Menjadi pusat pembinaan kearsipan IPB. Hal ini sejalan dengan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009, serta diperkuat oleh Kepmen Diknas Nomor 37 tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Depdiknas; Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi RI Nomor 51 tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi; serta Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 24 tahun 2011 tentang Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi.
Sesuai dengan tugas dan fungsinya, maka Unit Arsip IPB harus
mengakuisisi, mengolah dan melayankan arsip inaktif dan arsip statis serta melakukan pembinaan kearsipan di lingkungan IPB, baik pembinaan pengelolaan arsip di unit kerja maupun pembinaan tenaga fungsional arsiparis dan tenaga pengelola arsip pada umumnya. Hal ini dilakukan agar layanan kearsipan senantiasa prima dilakukan dan memuaskan para pengguna arsip, baik sivitas akademika IPB maupun non sivitas IPB atau masyarakat luas. Sesuai dengan perkembangan, maka Unit Arsip IPB kini bertugas pula untuk mengolah dan menyajikan arsip menjadi informasi publik.
1
B.
Tujuan Tujuan diadakannya berbagai kegiatan dan program kearsipan sepanjang tahun
2016 agar Tugas dan Fungsi (Tusi) yang diemban oleh Unit Arsip IPB dapat dilaksanakan dengan baik sesuai dengan visi dan misi unit kerja, yaitu melaksanakan pengelolaan dan layanan kearsipan di lingkungan IPB, sesuai standar kearsipan yang didukung oleh pedoman kerja dan POB tertulis, sehingga tercipta sistem layanan kearsipan yang memuaskan semua pihak.
C.
Ruang Lingkup Ruang lingkup Unit Arsip IPB adalah mengumpulkan dan mengelola serta
melayankan Arsip Statis dan Arsip Inaktif yang terkait dengan IPB yang berumur diatas 10 tahun, serta melakukan pembinaan kearsipan baik SDM kearsipan, sistem kearsipan, dan kelembagaan kearsipan serta tata naskah dinas di lingkungan IPB. Ke depan ruang lingkup pekerjaan di unit ini akan dikembangkan sesuai dengan peraturan terbaru yaitu mencakup pula kegiatan mengolah dan menyajikan arsip menjadi informasi publik.
D.
Dasar Hukum Dalam melaksanakan tugas dan kegiatan, Unit Arsip IPB senantiasa berlandaskan
undang-undang dan peraturan yang berlaku antara lain : 1)
Undang-Undang No.43/2009 tentang Kearsipan;
2)
Undang-Undang No.14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
3)
Undang-Undang No. 11/2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik;
4)
Peraturan Pemerintah No.28/2012 tentang Pelaksanaan UU No.43/2009 tentang Kearsipan;
5)
Kepmendiknas No.37/2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Depdiknas;
6)
Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi RI Nomor 20 tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi; Junto Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi RI Nomor 51 tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi;
7)
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) No.24/2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi;
2
8)
Surat Edaran Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan No. 1320/A.P2/SE/2012 tentang Pengelolaan Arsip di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan;
9)
Ketetapan Majelis Wali Amanat IPB No.125/MWA-IPB/2013 tentang Pengesahan Struktur Organisasi IPB;
10)
Peraturan Rektor IPB No.05/I3/HM/2010 tentang Pengelolaan Informasi Publik IPB;
11)
Peraturan Rektor IPB No.13/IT3/PK/2012 tentang Kebijakan Kearsipan IPB;
12)
Peraturan Rektor IPB No.14/IT3/PK/2012 tentang Pedoman Penyusutan Arsip IPB;
13)
Keputusan Rektor IPB No.20/IT3/OT/2014 tentang Struktur Organisasi Unit Arsip IPB;
14)
Peraturan Rektor IPB No.12/IT3/TU/2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan IPB (sedang direvisi setelah keluarnya
Peraturan Menteri Riset,
Teknologi dan Pendidikan Tinggi RI Nomor 20 tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi).
E.
Visi, Misi, Mandat, Tugas dan Fungsi
Visi dan Misi Visi : Menjadi lembaga kearsipan perguruan tinggi bertaraf internasional untuk dapat memberikan layanan kearsipan yang mendukung pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi IPB. Misi : 1)
Mendukung pelaksanaan visi dan misi IPB;
2)
Memenuhi standar nasional dan internasional dalam bidang kearsipan;
3)
Memberi layanan kearsipan kepada seluruh warga IPB dan masyarakat umum secara efektif dan efisien sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Mandat Unit Arsip Mandat Rektor IPB yang diberikan kepada Unit Arsip IPB yang disampaikan dalam Pidato Pelantikan Pejabat IPB pada hari Senin, tanggal 10 Februari 2014 adalah sebagai berikut: “... untuk menjadi lembaga kearsipan bertaraf internasional guna mendukung pelaksanaan tridharma perguruan tinggi IPB, memenuhi standar nasional dan internasional dalam bidang kearsipan; serta memberi layanan kearsipan secara efektif dan efisien sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Unit Arsip menjadi pusat historis dari aktivitas IPB; sebagai pusat koordinasi manajemen kearsipan di
3
lingkungan IPB dan pusat penyimpanan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dan arsip statis (permanen) IPB; Menjadi pusat acuan untuk standar dan pedoman kearsipan IPB; dan membantu melakukan pembinaan profesi arsiparis di lingkungan IPB.”
Tugas dan Fungsi Unit Arsip 1)
Menjadi pusat historis dari aktivitas IPB;
2)
Melakukan pengelolaan arsip yang bernilai guna tinggi bagi kepentingan IPB;
3)
Menyediakan pelayanan informasi untuk memudahkan pelaksanaan tri dharma IPB.
4)
Menjadi pusat koordinasi manajemen kearsipan di lingkungan IPB;
5)
Menjadi pusat penyimpanan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dan arsip statis (permanen) IPB;
6)
Menjadi pusat acuan untuk standar dan pedoman kearsipan IPB;
7)
Menjadi pusat konsultasi, pelatihan, dan bimbingan manajemen kearsipan IPB;
8)
Menjadi koordinator pembinaan profesi arsiparis di lingkungan IPB.
Tugas dan Fungsi Masing-masing Bidang Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip 1) 2) 3) 4) 5)
Menyusun rencana akuisisi arsip; Mengkoordinir kegiatan akuisisi arsip; Menyusun rencana pengolahan arsip; Mengkoordinir kegiatan pengolahan arsip; Membantu kepala Unit Arsip dalam membuat laporan pelaksanaan program kerja Unit Arsip IPB dalam Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip;
Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan 1) 2) 3) 4) 5)
F.
Menyusun rencana layanan arsip; Mengkoordinir kegiatan layanan arsip; Menyusun rencana pembinaan kearsipan; Mengkoordinir kegiatan pembinaa kearsipan; Membantu kepala Unit Arsip dalam membuat laporan pelaksanaan program kerja Unit Arsip IPB dalam Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan IPB;
Alur Arsip di IPB
Arsip yang tercipta dan arsip yang diterima di IPB melalui alur siklus hidup sampai menjadi arsip statis permanen atau musnah dapat digambarkan sebagaimana alur berikut. 4
Alur Tahap Pengelolaan Arsip Menuju ke Arsip Statis di Unit Arsip IPB
5
G.
Organisasi
Unit Arsip IPB melaksanakan tugas menyusun, merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan,
dan
mengevaluasi
kegiatan-kegiatan
dalam
mengelola
dan
mengembangkan arsip dan kearsipan IPB. Sejak tahun 2015 struktur organisasi Unit Arsip IPB dilengkapi dengan dilantiknya Oman Suratman, S.Ag sebagai Kepala Tata Usaha Unit Arsip
berdasarkan
Surat
Keputusan
Rektor
Institut
Pertanian
Bogor
Nomor
298/IT3/KP/2015 Tentang Pengangkatan Kepala Tata Usaha Unit Arsip IPB. Dengan demikian kini struktur organisasi Unit Arsip IPB adalah sebagai berikut:
Kepala Unit Arsip
Kepala Tata Usaha
Kepala Bidang
Kepala Bidang
Akuisisi dan Pengolahan Arsip
Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan
Personil lengkap Unit Arsip IPB adalah sebagai berikut: Kepala Unit Arsip
: Drs. B. Mustafa, M.Lib.
Kepala Tata Usaha Staf Tata Usaha
: Oman Suratman, S.Ag. : Sri Handini Suprihati, Siti Juhroh, Gunawan, S.Ag, Ir. Anita Handayani, Andri Novandi, Mawardi : Dra. Sri Nooryani, MM : Wartono, Roesdy Trijadhi, Dahlan, Sudrajat
Kepala Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip Staf Subbagian Akuisisi dan Pengolahan Arsip
Kepala Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan: Ir. Setyo Edy Soesanto, S.Th.I, M.Pd
Staf Subbagian Akuisisi dan Pengolahan Arsip
6
: Sunartin, Musahar Anwar SIP, Ikhwan, Drs. Lugiana, Suhendar
7
2. PELAKSANAAN KEGIATAN Dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi Unit Arsip IPB tersebut telah dilakukan berbagai kegiatan dan program kearsipan dalam tahun 2016 yaitu: 1. Kegiatan yang Dilaksanakan Menggunakan Dana BPPTN Kegiatan yang dilaksanakan menggunakan Dana BPPTN di Unit Arsip IPB selama tahun 2016 hanya dua yaitu:
Kegiatan Pengembangan Layanan Kearsipan dan Kegiatan
Pengadaan Sarana Kearsipan. Rincian kegiatan diuraikan di bagian belakang laporan ini.
2. Kegiatan yang dilaksanakan menggunakan Dana Operasional Beberapa kegiatan yang dilaksanakan di Unit Arsip IPB menggunakan Dana Operasional yaitu: 1. Melaksanakan kegiatan operasional sehari-hari di unit kerja; 2. Melakukan pengolahan arsip statis dan inaktif diatas 10 tahun; 3. Memberikan layanan kearsipan bagi pengguna arsip di lingkungan IPB; 4. Melakukan pembinaan kearsipan di lingkungan IPB; 5. Melakukan pembinaan pejabat fungsional arsiparis di lingkungan IPB; 6. Memelihara sistem kearsipan yang sudah digunakan selama ini; 7. Melakukan pemeliharaan sarana dan prasarana kearsipan; 8. Mengikuti Seminar, Workshop, Rakor, Raker dan Bimtek/Diklat kearsipan dan profesi kearsipan yang dilaksanakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) atau instansi lain terkait; 9. Melanggan Cloud System di PT Telkom/ANRI dalam keikutsertaan serta partisipasi aktif dalam Sistem Informasi Kearsipan Nasinal (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN); 10. Menerima kunjungan tamu-tamu rombongan studi banding kearsipan ke Unit Arsip IPB;
3. Kegiatan Lainnya Beberapa kegiatan lain yang dilaksanakan oleh Unit Arsip IPB dan kegiatan yang diikuti oleh staf Unit Arsip IPB adalah: 1. Penambahan staf dari mutasi eks staf Biro Umum 1 (satu) orang dan 1 (satu) orang staf kebersihan eks staf Departemen Ilmu Komputer menjadi staf Unit Arsip IPB; 2. Berpartisipasi dalam berbagai kegiatan yang dilaksanakan oleh IPB;
8
3. Bekerjasama dengan Direktorat Sumberdaya Manusia dalam melaksanakan Diklat Tematik Dasar Kearsipan sebanyak 32 (tigapuluh dua) orang peserta dan Diklat Pengangkatan Arsiparis Ahli sebanyak 18 (delapan belas) orang peserta; 4. Unit Arsip membantu dalam pengumpulan arsip dalam rangka penulisan Buku Sejarah IPB Jilid 2; 5. Kepala Unit Arsip berpartisipasi sebagai penguji dalam kegiatan Ujian Dinas PNS IPB Golongan II; 6. Membantu mengolah arsip dinamis (aktif dan inaktif) serta arsip statis beberapa unit kerja di lingkungan IPB; 7. Ikut membantu dalam pelaksanaan proses pendidikan kearsipan di Program Diploma 4 Universitas Terbuka sebagai narasumber; 8. Menjadi narasumber dalam bimtek dan diklat kearsipan di beberapa instansio luar IPB, yaitu antara lain Universitas Lampung (Unila); 9. Bekerjasama dengan Kantor Sekretariat Rektor dan Bidang Hukum Kantor Humas menyusun dan merevisi Peraturan Rektor tentang Tata Naskah Dinas IPB beserta lampirannya berupa Buku Pedoman Tata Naskah Dinas;
4. Kegiatan per Bidang
a.
Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip Tugas dan fungsi Bidang Akuisi dan Pengolahan Arsip yaitu menyusun,
merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan, dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan dalam mengakuisisi dan mengolah arsip di tingkat IPB, serta membantu Kepala Unit Arsip dalam membuat laporan dan pelaksanaan program kerja Unit Arsip IPB dalam bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip. Bidang ini dipimpin oleh seorang kepala bidang yaitu Dra. Sri Nooryani, MM (arsiparis pertama) dan dilaksanakan oleh empat orang staf yaitu Wartono (arsiparis penyelia), Roesdy Trijahdi (arsiparis penyelia), Ikhwan (arsiparis penyelia), dan Sudrajat.
Rencana Kegiatan Tahun 2016 Rencana kegiatan Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip adalah sebagai berikut: 1) Melaksanakan akuisisi arsip statis secara rutin dari unit kerja; 2) Melakukan pengolahan arsip statis yang diakuisisi dari unit kerja;
9
3) Membantu unit kerja dalam melakukan pemilahan dan pengolahan serta penataan arsip dinamis berdasarkan permintaan; 4) Membantu unit kerja di lingkungan IPB dalam program penyusutan arsip;
Capaian Kegiatan Tahun 2016 Selama tahun 2016 telah berhasil dilakukan kegiatan sebagai berikut: a) Akuisisi dan Pengolahan Arsip Statis Pada tahun ini telah mengakuisisi arsip statis dari Prof. Dr. Ir. A.M. Satari berupa sebanyak 465 ekseplar buku.
b) Pengolahan Arsip Statis Pengolahan arsip statis yang diolah pada tahun 2016 adalah arsip statis dari Sekolah Pascasarjana tahun 2001 – 2005 sebanyak 250 boks, dan mengolah arsip statis dari Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan IPB sebanyak 78 boks (491 berkas).
c)
Membantu Memilah, Mengolah, Menata Arsip Dinamis di unit kerja No.
Mengolah arsip unit kerja /
Volume (berkas)
Keterangan
pribadi 1.
Biro Keuangan tahap 2
75 boks
Arsip dinamis
2.
Sekretariat WRAK
51 Boks
Arsip dinamis
3.
Sekretariat Rektor
20 boks
Arsip dinamis
4.
Prof. Dr. Ir Edy Guhardja*
20 boks
Arsip statis
*) dalam rangka membantu Tim Penyusun Buku Sejarah IPB
Secara kumulatif selama tahun 2014 s/d 2016 telah dilakukan kegiatan akuisisi dan pengolahan arsip sebagai berikut:
10
DAFTAR AKUISISI ARSIP TAHUN 2014 S/D 2016 BERDASARKAN UNIT KERJA JUMLAH NO
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
UNIT KERJA
2014 Foto 135.941 1.128 62 519 38 1.901 20 14 11.988 847 234 2.376 800 1.749 2.337 1.827 161.781
Humas Faperta FKH FPIK FAPET Fahutan FATETA FMIPA FEMA FEM Diploma Pascasarjana Ditmawa MWA Senat Akademik LPPM Dit AP Rektorat WRAK Buku Prof. Satari Jumlah
2015
2016
Tekstual
Tekstual
15 17 43 61 152 50 17 43 1.926 36 2360
491 465 956
DAFTAR AKUISISI ARSIP TAHUN 2014 S/D 2016 BERDASARKAN JENIS ARSIP JUMLAH NO
JENIS ARSIP
1 Foto digital 2 Arsip tekstual Jumlah
2014 (lembar) 161.781 161.781
2015 (berkas) 2.360 2.360
Total 2016 (berkas) 491 491
161.781 2.851 164.632
d) Membantu program penyusutan arsip di unit kerja Selama tahun 2016 Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip tidak melakukan program penyusutan arsip unit kerja, karena arsip yang ada di unit kerja masa retensinya belum habis. 11
e)
Penataan ulang boks arsip Telah dilakukan penataan ulang boks arsip dan label-labelnya di depo arsip di ruang depo baru (eks MKDU) sebanyak 120 meter lari arsip
f)
Lain-lain Pada tahun 2016 Bidang Akusisi dan Pengolahan arsip menerima tenaga kependidikan dari Fakultas Kedokteran Hewan IPB, Sdr. Didi Syaeful Bahri untuk magang pengolahan arsip inaktif selama 2 hari yaitu tanggal 31 Agustus s.d 1 September 2016.
g) Rencana Kegiatan tahun 2017 Rencana kegiatan Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip adalah sebagai berikut: 1) Melaksanakan akuisisi arsip statis secara rutin dari unit kerja; 2) Melakukan pengolahan arsip statis yang diakuisisi dari unit kerja; 3) Membantu unit kerja dalam melakukan pemilahan dan pengolahan serta penataan arsip dinamis berdasarkan permintaan; 4) Membantu unit kerja dalam program pembentukan Record Center;
b. Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan Tugas Pokok Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan yaitu menyusun merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan, mengevaluasi kegiatan-kegiatan dalam kegiatan pelayanan arsip dan pembinaan kearsipan tingkat IPB dan membantu Kepala Unit Arsip dalam membuat laporan dan pelaksanaan program kerja Unit Arsip IPB dalam bidang layanan arsip dan pembinaan Kearsipan. Adapun fungsi Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan adalah mengelola layanan arsip dan mengelola pembinaan kearsipan. Bidang ini dipimpin oleh seorang kepala bidang yaitu Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I. M.Pd.(arsiparis muda) dan dilaksanakan oleh empat orang staf yaitu Sunartin (arsiparis penyelia), Mushahar Anwar, Dahlan (arsiparis penyelia) dan Drs. Lugiana.
Rencana Kegiatan Tahun 2016 Rencana kegiatan disusun berdasarkan hasil diskusi dengan pimpinan dan seluruh staf bidang yaitu: A. Program kerja layanan arsip 1. Penambahan data koleksi arsip dan pencocokan dengan fisiknya; 12
2. Pemeriksaan fisik arsip statis dan inaktif 10 tahun ke atas; 3. Penggunaan software penelusuran arsip; 4. Penyediaan komputer untuk penelusuran arsip; 5. Pembenahan ruang layanan arsip; 6. Penambahan rak arsip. B. Program kerja pembinaan kearsipan 1. Revisi daftar klasifikasi arsip; 2. Revisi jadwal retensi arsip; 3. Pemeriksaan kode unit di IPB; 4. Revisi panduan hak akses dan keamanan arsip; 5. Revisi Tata Naskah Dinas; 6. Pembinaan arsiparis (pemahaman, keterampilan, dan kenaikan pangkat) 7. Persiapan pembentukan Central File di departemen dan unit-unit; 8. Persiapan pembentukan Record Center di fakultas/lembaga dan rektorat; 9. Pembuatan dan pengisian konten web unit arsip. 10. Penambahan jumlah arsiparis. 11. Penerapan SIKS di Unit Arsip; 12. Penerapan SIKN di Unit Arsip; 13. Penambahan jumlah arsiparis IPB; 14. Pembuatan POB Bidang LAPK; 15. Revisi Daftar Arsiparis IPB; 16. Pembuatan Daftar Pengelola Arsip IPB. 17. Penambahan konten web Unit Arsip;
Capaian Kegiatan Tahun 2016 A. Program kerja layanan arsip 1. Inventarisasi data koleksi dan fisik arsip. Pengumpulan data masih terus dilakukan dan akan dikelompokkan berdasarkan waktu dan klasifikasinya. Adapun jenis dan jumlah arsip yang dimiliki saat ini adalah sebagai berikut :
No 1
Jenis Arsip Arsip Surat KHO
Jumlah 3209
13
2
Arsip Laporan Penelitian
3656
3
Arsip Surat Direktorat Kemahasiswaan
9943
4
Arsip Gambar Proyek Pembangunan Gedung
8112
5
Personal file Pensiunan Dosen IPB
327
6
Personal file Pensiunan Tenaga Kependidikan IPB
232
7
Data ijazah dan transkrip mahasiswa S1
11800
8
Arsip ijazah dan transkrip mahasiswa S0
5600
9
Arsip DVD film kegiatan mengenai IPB
129
10
Jumlah arsiparis IPB
11
Arsip surat Direktorat PKHA
12
Arsip dokumen Direktorat Sarana dan Prasarana
1671
13
Buku koleksi di ruang rektor (Sekretaris Eksekutif)
2752
14
Arsip surat Direktorat Keuangan
1895
15
Arsip Peraturan Rektor IPB
2727
16
Arsip surat WRAK
864
17
Buku dari Sekretariat WRAK
827
18
Buku dari Sekretariat WRSP
926
19
Arsip album foto
163
20
Foto digital
21
Arsip profesor dan orasi ilmiah
22
Arsip mahasiswa S2 Pascasarjana IPB tahun 2001 sd 2008
3435
23
Arsip mahasiswa S3 Pascasarjana IPB tahun 2001 sd 2008
936
24
Arsip Buku Koleksi Prof. Satari
465
27 144
161262
JUMLAH
222
221324
2. Cek fisik arsip statis dan inaktif 10 tahun ke atas. Pemeriksaan fisik arsip dimaksudkan untuk menyesuaikan antara data digital dengan data fisiknya, dan baru dilakukan sebagian kecil saja, karena masih belum sesuai antara data fisik dengan data digitalnya, meliputi arsip laporan penelitian, buku-buku dari Sekretariat Eksekutif, buku-buku dari Sekretariat WRSB, bukubuku dari Sekretariat WRAK, arsip pensiunan pegawai, dan arsip foto.
14
3. Penerapan Software penelusuran Arsip (SIKD, SIKS, dan Winisis) Software yang digunakan adalah microsoft Excel dan SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis), yang bisa digunakan untuk penelusuran arsip maupun pengiriman surat digital. SIKD ini digunakan untuk layanan penelusuran arsip yang masih dinamis saja, serta dikombinasikan dengan penelusuran arsip menggunakan Winisis dan MS Excel.
4. Penyediaan komputer untuk penelusuran arsip Untuk proses penelusuran koleksi arsip di ruang layanan diperlukan satu set komputer yang telah terinstal dengan software penelusurannya. Untuk saat ini baru ada satu komputer yang digunakan.
5. Pembenahan ruang layanan arsip Ruang layanan arsip yang ada sudah cukup memadai dilihat dari segi luasan dan kebutuhan pengguna. Pembenahan yang dilakukan meliputi posisi rak dan jenis koleksi yang tersusun dalam rak.
6. Penambahan rak dan lemari arsip Rak yang digunakan di ruang layanan telah bertambah dengan adanya rak khusus untuk arsip kartografi serta rak-rak dan lemari arsip.
B. Program kerja pembinaan kearsipan 1. Revisi daftar klasifikasi arsip Revisi daftar klasifikasi arsip belum selesai dilakukan, dan akan dilanjutkan pada tahun 2017, yang terdiri atas klasifikasi substantif dan klasifikasi fasilitatif. Klasifikasi substantif terdiri atas Pendidikan dan Pengajaran (PP), Kemahasiswaan (KM), Penelitian (PN), Pengabdian kepada Masyarakat (PM), Tata Pamong Perguruan Tinggi (DT), serta Data dan Informasi Akademik (AK). Klasifikasi Fasilitatif terdiri atas : Hukum (HK), Organisasi dan Ketatalaksanaan (OT), Kerjasama (KS), Hubungan Masyarakat (HM), Perencanaan (PR), Perlengkapan (LK), Ketatausahaan (TU), Kerumahtanggaan (RT), Informatika/SIM/TIK (TI), Pendidikan dan Pelatihan (DL), Pengkajian dan Pengembangan (PG), Pengawasan (WS), Kepegawaian (KP), dan Keuangan (KU).
15
2. Revisi jadwal retensi arsip Revisi jadwal retensi arsip (JRA) telah selesai dilaksanakan, meliputi pencantuman retensi kuantitatif pada retensi yang masih kualitatif, serta penggantian keterangan ‘dinilai kembali’ menjadi keterangan ‘musnah’ atau ‘permanen’. Jadwal retensi arsip ini belum disahkan oleh rektor karena masih dalam proses persetujuan dari kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
3. Pemeriksaan kode unit di IPB Pemeriksaan ulang kode seluruh unit di IPB dilakukan setiap tahun untuk menyesuaikan bila terjadi perubahan organisasi IPB. Pemeriksaan telah selesai dilakukan dengan Unit Arsip sebagai unit terakhir dengan kode IT3.46. Kode unit ini dicantukan pula dalam tata naskah dinas, sebagai salah satu bagian kode yang dicantumkan dalam nomor surat.
4. Revisi panduan hak akses dan keamanan arsip Revisi panduan hak akses dan keamanan arsip masih terus dilakukan, dan akan dilanjutkan pada tahun 2017, yang isinya meliputi penentuan siapa saja yang boleh mengakses arsip serta penentuan jenis arsip apa saja yang terbuka untuk publik, serta mengikuti pada perubahan yang dilakukan pada JRA.
5. Revisi tata naskah dinas Tata naskah dinas dalam bentuk Peraturan Rektor nomor 12/IT3/TU/2014 sudah selesai dilakukan sesuai dengan perubahan kementerian, melalui kerjasama antara Unit Arsip, Sekretariat Rektor serta Kantor Hukum, Promosi dan Humas. Diharapkan awal tahun 2017 Peraturan Rektornya akan terbit.
6. Penerapan SIKD di Unit Kerja Penerapan SIKD dilakukan terbatas di Unit Arsip menggunaan server di DIDSI (Direktorat Integrasi Data Sistem Informasi), ternyata SIKD tidak dapat menerima arsip yang mundur waktunya, dan harus arsip yang sesuai waktunya (real time). Input parameter SIKD meliputi data unit, kode klasifikasi, retensi arsip, dan operator input. Data parameter yang sudah selesai diinput adalah data unit, kode klasifikasi dan retensi arsip, sedangkan untuk operator input masih belum selesai dan akan dilanjutkan pada tahun 2017. 16
7. Perancangan Record Center di Unit Arsip dan Rektorat Record Center sudah diadakan di Unit Arsip yang fungsinya untuk menyimpan arsip inaktif yang retensinya diatas 10 tahun. Namun untuk Record Center di Rektorat masih belum dapat dilaksanakan karena terkendala terbatasnya tempat dan sumberdaya manusianya.
8. Pembinaan arsiparis (pemahaman, keterampilan, dan kenaikan pangkat) Bentuk pembinaan arsiparis diantaranya adalah pertemuan rutin seluruh arsiparis setiap 4 bulan sekali, mengikuti magang di perguruan tinggi lain dan ANRI, bimbingan teknis di ANRI, pelatihan internal, mengikuti workshop dan seminar. Sedangkan untuk kenaikan pangkat arsiparis telah dilaksanakan bimbingan dan bantuan penghitungan angka kredit, penyusunan bukti fisiknya, serta pemeriksaan terhadap seluruh berkas sebelum dikirim ke Direktorat Sumberdaya Manusia.
9. Penerapan Central File di Unit Arsip Untuk mendukung proses
manajemen
arsip dinamis
diperlukan tempat
penyimpanan arsip dinamis yang disebut Central File dan terletak di setiap unit kerja termasuk di Unit Arsip. Namun karena kendala tempat dan sumberdaya manusia, maka di Unit Arsip masih digabungkan tempatnya di ruang Tata Usaha, dan SDM nya masih dirangkap oleh pegawai TU.
10. Penambahan konten web Unit Arsip Konten web Unit Arsip (arsip.ipb.ac.id) telah dilakukan penambahan terutama tentang produk hukum berupa peraturan kepala ANRI maupun peraturan menteri, baik dari Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, maupun dari Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
11. Penerapan SIKS di Unit Arsip Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) di Unit Arsip telah dilaksanakan dengan menggunakan server sistem cloud system dari Telkom bekerja sama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia.
17
12. Penerapan SIKN di Unit Arsip Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) di Unit Arsip telah dilaksanakan dengan menggunakan server sistem cloud system dari Telkom bekerja sama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia.
13. Penambahan jumlah arsiparis Jumlah arsiparis untuk tahun 2016 tidak mengalami peningkatan sehingga totalnya tetap berjumlah 27 orang. Proses penambahan arsiparis dilakukan dengan adanya kebijakan inpassing (penyesuaian) untuk kategori arsiparis keterampilan, dan telah didaftar sebanyak 3 orang. Namun karena prosesnya cukup lama maka ditahun 2016 belum keluar SK nya, dan diharapkan tahun 2017 sudah keluar SK nya, sehingga jumlah akan bertambah 3 orang. Adapun komposisi arsiparis adalah sebagai berikut :
No
Uraian
Jumlah
1.
Arsiparis di Unit Arsip
9
2.
Arsiparis diluar Unit Arsip
18
3.
Arsiparis Tingkat Keterampilan
25
4.
Arsiparis Tingkat Keahlian
2
5.
Jumlah arsiparis
27
14. Pembuatan POB Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan POB Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan belum dapat dilaksanakan pada tahun 2016 dan akan dilaksankan pada tahun 2017.
15. Revisi Daftar Arsiparis IPB Data arsiparis IPB telah direvisi berupa satu tabel dengan kolom: No, Nama, NIP, Kepangkatan (Pangkat, Golongan, TMT), Jabatan Fungsional (Jabatan, TMT1, TMT 2, TMT Pemeliharaan), dan Angka Kredit Terakhir.
16. Pembuatan Daftar Pengelola Arsip IPB Daftar Pengelola Arsip IPB belum dapat disusun pada tahun 2016 dan akan dilaksanakan pada tahun 2017 bekerjasama dengan Sekretariat Rektor.
18
Hambatan dan Solusi A. Hambatan Beberapa hambatan yang ada diantaranya adalah: 1. Web unit arsip belum berjalan dengan baik sehingga proses promosi agak terhambat terutama untuk promosi keluar IPB; 2. Aliran arsip dari unit pencipta arsip belum berjalan dengan baik, hal ini karena masih banyak unit yang masih ingin menyimpan arsipnya sendiri, serta pemusnahan arsipnya belum sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan; 3. Masih banyaknya pengelola arsip yang menyimpan arsipnya dengan sistem surat masuk dan surat keluar, sehingga menyulitkan dalam penyusutannya.
B. Solusi Solusi dari hambatan yang ada diantaranya adalah : 1. Menghubungi pihak DIDSI (Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi) agar web Unit Arsip dapat tayang melalui server IPB sehingga dapat tayang dengan baik dan tinggal mengisi kontennya; 2. Mengadakan bimbingan teknik dan pelatihan-pelatihan kearsipan tentang tata naskah dinas, pemberkasan, penyusutan serta sosialisasi tentang klasifikasi arsip dan jadwal retensi arsip; 3. Mengadakan pertemuan rutin arsiparis yang lebih sering.
Rencana Kegiatan Tahun 2017 A. Program kerja layanan arsip 1. Inventarisasi data koleksi dan fisik arsip; 2. Cek Fisik arsip statis dan inaktif 10 tahun keatas; 3. Penerapan Software penelusuran Arsip (SIKD, SIKS, dan SIKN/JIKN); 4. Penyediaan Hardware penelusuran Arsip; 5. Pembenahan Ruang layanan; 6. Penambahan Rak Arsip.
B Program kerja pembinaan kearsipan 1. Revisi Daftar Klasifikasi Arsip; 2. Revisi Jadwal Retensi Arsip; 19
3. Peningkatan tupoksi Tim Penilai Arsiparis di IPB; 4. Revisi Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip; 5. Revisi Tata Naskah Dinas dan kode unit di IPB; 6. Penerapan SIKD di Unit Arsip; 7. Perancangan Record Center di Unit Arsip dan Rektorat; 8. Pembinaan Arsiparis (4 kali pertemuan); 9. Pemantauan perkembangan pangkat dan jabatan arsiparis; 10. Penambahan konten web Unit Arsip; 11. Penerapan SIKS dan SIKN di Unit Arsip; 12. Penyelenggaraan diklat teknis dan diklat pengangkatan arsiparis 13. Penambahan jumlah arsiparis IPB (minimal 8 orang); 14. Pembuatan POB Bidang LAPK (minimal 3 POB); 15. Revisi Daftar Arsiparis IPB; 16. Pembuatan Daftar Pengelola Arsip IPB; 17. Pengiriman peserta diklat/workshop/seminar
c.
Tata Usaha Kesekretariatan dan Persuratan Kegiatan kesekretariatan dan persuratan di Unit Arsip sudah dilakukan sesuai dengan standar dan peraturan pengelolaan arsip. Beberapa unit kerja sudah belajar di Unit Arsip bagaimana cara mengelola arsip dinamis dan arsip statis.
SDM SDM Kearsipan di Unit Arsip ada sebanyak 19 orang. Sedangkan yang berstatus pejabat fungsional arsiparis hanya sembilan orang yaitu 2 orang arsiparis tingkat ahli dan tujuh orang arsiparis tingkat terampil.
Sedangkan untuk tingkat IPB, SDM Fungsional Arsiparis dan pengelola arsip IPB saat ini belum memadai jumlah dan kualitasnya. Jumlah arsiparis terampil adalah 25 orang dan arsiparis ahli hanya dua orang. Dalam waktu tiga tahun ke depan, delapan orang arsiparis arsiparis terampil akan pensiun, dan belum ada lagi penambahan arsiparis fungsional. Data Arsiparis Fungsional terlampir. Diklat pengangkatan arsiparis ahli sudah dilaksanakan bekerja sama dengan Direktorat SDM dan Pusdiklat ANRI pada
20
tahun 2016.
Diharapkan dari diklat tersebut dapat diangkat arsiparis fungsional
tingkat ahli setidaknya delapan orang.
Unit Arsip juga selalu melaksanakan kegiatan pembinaan kesehatan staf melalui kegiatan olahraga rutin ringan di dalam lingkungan kampus IPB bagi staf setiap hari Jumat sekaligus memperkenalkan keberadaan Unit Arsip di IPB;
Kunjungan ke Unit Arsip Selama tahun 2016 Unit Arsip menerima kunjungan dari berbagai pihak untuk melakukan studi banding atau melaksanakan kegiatan magang dan Prakerin siswa dalam bidang persuratan dan kearsipan. Daftar kunjungan ke Unit Arsip IPB terlampir.
Sarana dan Prasarana seta Pemeliharaan Dalam tahun 2016 Unit Arsip telah mengadakan peralatan kearsipan melalui dana BPPTN dengan nilai sebesar Rp. 96.450.000,-. Selain itu menggunakan Dana Operasional telah diadakan satu unit komputer desktop dan satu unit printer berwarna. Daftar Inventaris Peralatan Kearsipan terlampir. Selain itu telah dilakukan kegiatan pengecatan dinding tembok di ruang lantai dasar, pemasangan krei di ruang lantai bawah, reparasi AC.
Kegiatan lain yang dilakukan adalah pembuatan seragam kerja staf dan pembuatan Kalender Unit Arsip IPB; Selain itu Unit Arsip juga membantu pengelolaan Ruang Training Direktorat SDM
Pertambahan Ruang Arsip Pada tahun 2016 Unit Arsip mendapat tambahan ruang untuk pengolahan dan depo arsip, yaitu ruang eks MKDU di Gedung Perpustakaan Lantai Dasar dengan luas keseluruhan adalah 324,80 M2, yang akan digunakan sebagai ruang kerja pengolahan arsip, ruang staf, depo arsip, dapur, mushollah, dan toilet.
21
3. ASPEK PENDANAAN Dalam hal aspek pendanaan dapat dilaporkan sebagai berikut: A. Kegiatan yang menggunakan Dana BPPTN Dana yang digunakan untuk beberapa kegiatan yang berasal dari Dana BPPTN adalah sebagai berikut: No. 1.
2.
Kegiatan
Waktu
Biaya (Rp.)
Pengembangan Layanan
November s/d Desember
Kearsipan
2016
Pengadaan Sarana Kearsipan
Oktober s/d Desember 2016
20.000.000,-
96.450.000,-
B. Kegiatan yang menggunakan Dana Operasional Dana Operasional yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan sehari-hari di Unit Arsip IPB adalah sebesar Rp. 70.925.485,- dari alokasi pagu anggaran sebesar Rp. 70.928.270,-
C. Kegiatan lainnya Beberapa kegiatan lain yang dilaksanakan tidak menggunakan dana dari Unit Arsip IPB melainkan menggunakan dana dari Unit Kerja lain di lingkungan IPB yaitu Direktorat Sumber Daya Manusia dan Kantor Sekretariat Rektor.
4. HASIL PELAKSANAAN KEGIATAN Hasil yang dicapai setelah melaksanakan kegiatan tersebut adalah sebagai berikut: A. Kegiatan yang didanai oleh BPPTN: Setelah kedua kegiatan tersebut dilaksanakan hasilnya adalah sebagai berikut: a. Pengembangan Layanan Kearsipan No. 1.
Uraian Kegiatan
Volume (berkas)
Penerbitan dan Penyebaran Brosur
2500 eks.
Keterangan Terdiri atas 5 judul brosur @ 500
Kearsipan
eksemplar
2.
Penerbitan dan Penyebaran Booklet
40 eks.
Kearsipan 3.
Pencetakan Map Unit Arsip
200 eks.
4.
Pembuatan Panel Kearsipan
2 unit
22
b. Pengadaan Sarana Kearsipan No. 1.
2.
3. 4.
Uraian Pengadaan lemari peta/kartografi Plan File Alba PF-360, 6 laci, ukuran A0, Ukuran: H830xW1300 xD 990 Pengadaan Lemari Arsip VIP V602 Lemari Sliding Kaca 2 pintu, tebal 0,6mm, 1830x900x450, buah, plat 0,6mm Lemari gambar gantung L52A-Vertical; Double Elephant, Size (WxDxH): 915x508x1321 mm Rak arsip P100xL40xT200Cm, Tebal siku tiang 1 mm, Ukuran siku 4x6, tebal nampan rak 0,8 mm, tiang siku tanpa sambungan
Volume 5 Unit
5 Unit
2 Unit
38 Unit
B. Kegiatan yang didanai oleh Dana Operasional Melaksanakan berbagai kegiatan yang menggunakan dana operasional yaitu antara lain sebagai berikut: 1. Mengikuti Seminar, Workshop, Rakor, Raker dan Diklat kearsipan dan profesi kearsipan yang dilaksanakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) atau instansi lain terkait; 2. Melakukan pembinaan kearsipan beberapa unit kerja di lingkungan IPB; 3. Melakukan pemeliharaan sarana dan prasarana kearsipan; 4. Melakukan pembinaan pejabat fungsional arsiparis di lingkungan IPB; 5. Memelihara sistem kearsipan yang sudah digunakan selama ini; 6. Melanggan Cloud System di PT Telkom/ANRI dalam keikutsertaan serta partisipasi aktif dalam Sistem Informasi Kearsipan Nasinal (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN); 7. Melaksanakan kegiatan operasional sehari-hari di unit kerja; 8. Memberikan layanan kearsipan bagi pengguna arsip di lingkungan IPB; 9. Menerima rombongan tamu kunjungan studi banding kearsipan ke Unit Arsip IPB; 10. Menerima mahasiswa PKL dari UHAMKA Jakarta; 11. Menerima siswa magang prakerin dari SMK sekitar kampus IPB; 12. Mengolah arsip Sekretariat Rektor; 13. Bekerjasama dengan Direktorat Sumberdaya Manusia IPB dan Pusdiklat ANRI melaksanakan Diklat Tematik Persuratan dan Kearsipan untuk 32 orang arsiparis dan pengelola arsip di lingkungan IPB selama 32 jam tanggal 11 April sampai dengan 06
23
Juni 2016 dengan silabus dari Pusdiklat ANRI serta narasumber dari Pusdiklat ANRI ditambah narasumber dari Unit Arsip IPB; 14. Bekerjasama dengan Direktorat Sumberdaya Manusia IPB dan Pusdiklat ANRI melaksanakan Diklat Pengangkatan Arsiparis Ahli selama 285 jam tanggal 11 April sampai dengan 24 Juli 2016 dengan silabus dari Pusdiklat ANRI serta narasumber dari Pusdiklat ANRI ditambah narasumber dari Unit Arsip IPB; 15. Menjadi anggota tim penguji Ujian Dinas Golongan II PNS IPB; 16. Menugaskan Drs. B. Mustafa, M.Lib sebagai Juri Pegawai Berprestasi tingkat IPB untuk kategori Arsiparis;
17. Menjadi tempat praktek prakerin siswa (Praketek Kerja Industri) siswa dari SMK Pelita Ciampea, SMK Pandu 2 Cibungbulang, dan SMK Informatika dan Telekomunikasi Bogor.
Daftar peserta prakerin siswa di unit Arsip tahun 2016
terlampir; 18. Menerima sejumlah rombongan tamu kunjungan studi banding dari Unit Arsip luar IPB. Daftar peserta kunjungan tamu riombongan studi banding ke Unit Arsip tahun 2016 terlampir; 19. Menjadi tempat penelitian kearsipan oleh mahasiswa Universitas Hamka (UHAMKA) Jakarta; 20. Menugaskan Drs. B. Mustafa, M.Lib untuk menjadi narasumber dalam workshop Pengembangan Kearsipan Perguruan Tinggi dengan topik Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi di Universitas Lampung (UNILA) Lampung; 21. Menugaskan Drs. B. Mustafa, M.Lib untuk menjadi narasumber dalam workshop Pengembangan Kearsipan Perguruan Tinggi dengan topik Otomasi Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi di Universitas Lampung (UNILA) Lampung; 22. Menungaskan Drs. B. Mustafa, M.Lib dan Ir. Setyo Edy Soesanto, S.Th.I, M.Pd untuk menjadi pesertra Bimtek dan Sertifikasi Calon Tim Penilai Arsiparis Fungsional yang dilaksanakan oleh Kemenristek Dikti dbekerja sama dengan ANRI di Jakarta; 23. Mengikuti Seleksi Tendik Berprestasi tingkat IPB tahun 2016, dengan peserta adalah Ir. Anita Handayani yang memperoleh prestasi predikat Juara 1 tingkat IPB; 24. Mengirimkan Ir. Setyo Edy Soesanto, S.Th.I, M.Pd mengikuti Lomba Arsiparis Teladan Tingkat Nasional yang diselenggarakan oleh ANRI Jakarta dan mendapat predikat Juara 3; 24
25. Mengikutkan Dra. Sri Nooryani sebagai peserta kegiatan Bimbingan Teknis Pengawasan Kearsipan di ANRI Jakarta; 26. Mengikutkan Dra. Sri Nooryani sebagai pesarta dalam kegiatan Internalisasi tentang Sertifikasi Jabatan Fungsional Arsiparis dan Standar Kualitas Hasil Kerja Jabatan Fungsional Arsiparis di ANRI Jakarta; 27. Menugaskan Dra. Sri Nooryani untuk Mengajar Diklat Tematik Kearsipan untuk topik "Pola Klasifikasi" yang diselenggarakan oleh Direktorat SDM IPB untuk lingkungan IPB; 28. Menugaskan Dra. Sri Nooryani untuk Mengajar Diklat Tematik Kearsipan untuk topik "Pengelolaan Arsip Inaktif" yang diselenggarakan oleh Direktorat SDM IPB untuk lingkungan IPB; 29. Menugaskan Dra. Sri Nooryani untuk Mengajar Diklat Tematik Kearsipan untuk topik "Akuisisi Arsip Statis" yang diselenggarakan oleh Direktorat SDM IPB untuk lingkungan IPB;
5. PEMANFAATAN HASIL Setelah melaksanakan kegiatan tersebut diatas maka hasilnya dapat dimanfaatkan sebagai berikut: 1. Media berupa brosur, booklet, map arsip serta panel-panel informasi kearsipan kiranya dapat menjadi media promosi keberadaan dan manfaat Unit Arsip di lingkungan IPB dan lebih luas lagi dapat dikenal oleh masyarakat luas. 2. Unit Arsip dapat bekerja sama dengan unit kerja lain di lingkungan IPB untuk lebih memperkenalkan keberadaan dan manfaat Unit Arsip di IPB dan untuk masyarakat pada umumnya. 3. Unit Arsip IPB dapat bekerja sama dengan instansi lain terkait di luar IPB secara nasional sehingga keberadaan Unit Arsip IPB dapat lebih dikenal; 4. Instrumen pengelolaan arsip dan persuratan berupa pedoman yang telah tersusun kiranya dapat digunakan sebagai acuan pengelolaan persuratan dan arsip secara standar dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. 5. Sarana dan peralatan kearsipan yang sudah diadakan dan dimanfaatkan diharapkan dapat lebih meningkatkan mutu pengelolaan dan pelayanan kearsipan di IPB; 6. Dengan mengikuti berbagai kegiatan berupa seminar/workshop/rakor/diklat/bimtek/ magang, maka arsiparis dan pengelola arsip di lingkungan IPB dapat mempunyai 25
wawasan dan pengetahuan serta keterampilan dalam bidang kearsipan dan pengelolaan serta pelayanan arsip yang standar, modern serta sesuai dengan ketentuan yang berlaku; 7. Dengan ikut sertanya staf Unit Arsip IPB dalam berbagai kegiatan kearsipan skala nasional terutama sebagai narasumber atau sebagai peserta maka Unit Arsip secara khusus dan IPB pada umumnya mempunyai reputasi yang baik dalam bidang ini secara nasional;
6. HAMBATAN PELAKSANAAN DAN UPAYA MENGATASINYA Beberapa hambatan dalam melaksanakan kegiatan yang direncanakan serta kegiatan yang sudah dilaksanakan adalah sebagai berikut: 1. Nama Unit Arsip maupun manfaat langsung arsip belum merata dikenal oleh berbagai pihak, terutama stakeholder di lingkungan IPB. Masih perlu perjuangan panjang, terus menerus dan konsisten untuk memperkenalkan berupa advokasi dan promosi keberadaan dan manfaat arsip bagi semua kalangan; 2. Trust atau “Kepercayaan” dari bebagai kalangan terutama pihak pemilik arsip untuk menitipkan arsipnya di Unit Arsip IPB belum merata dimiliki oleh banyak kalangan, sehingga menyulitkan dalam kegiatan akuisisi arsip; Perlu promosi dan advokasi manfaat dan keberadaan Unit Arsip IPB sebagai pusat penyimpanan arsip statis dan arsip inaktif yang berumur diatas 10 tahun. Untuk itu Unit Arsip IPB perlu dilengkapi dengan sarana dan prasarana yang memadai untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut; 3. Keterbatasan SDM yang handal baik dari segi jumlah maupun kualifikasi serta kualitas masih jauh dari ideal untuk mengelola arsip secara modern dan profesional dengan jumlah arsiparis tingkat terampil hanya 25 orang dan arsipars tingkat ahli hanya dua orang untuk melayani sekitar 140 lebih unit kerja di lingkungan IPB yang sudah mempunyai banyak sekali arsip dari puluhan tahun lalu yang sama sekali belum diolah dengan cara standar sesuai pertauran yang berlaku; Dalam waktu tiga tahun ke depan akan segera pensiun 10 orang arsiparis terampil;
26
4. Keterbatasan ruangan penyimpanan arsip yang semakin hari semakin banyak jumlahnya setelah diakuisisi dari unit kerja merupakan persoalan besar yang sudah dirasakan saat ini; Perlu segera menambah ruang penyimpanan arsip statis dan arsip inaktif yang saat ini sudah tidak tertampung dalam ruangan yang ada; 5. Instrumen dan SOP serta peraturan-peraturan yang mendukung kearsipan IPB belum lengkap dimiliki, sehingga ruang gerak pengembangan arsip belum leluasa; Perlu dibuat lagi dan direvisi beberapa peraturan tentang kearsipan dalam lingkup IPB dan SOP untuk melengkapai SOP yang sudah ada; 6. Keterbatasan dana dan semakin berkurangnya dana (dana operasional hanya 72 juta dalam satu tahun sedangkan tahun 2015 sebelumnya berjumlah 100 juta rupiah dan dana BPPTN hanya sekitar 110 juta dalam satu tahun yang sebelumnya tahun 2015 sebesar 200 juta rupiah) juga tidak bisa dipungkiri sangat membatasi ruang gerak pengembangan kearsipan di IPB pada tahun 2016. Sehubungan dengan itu di masa datang diharapkan dana operasional maupun dana program/kegiatan kearsipan dapat lebih ditingkatkan.
Tantangan Unit Arsip IPB Tantangan ke depan kearsipan di IPB adalah terkait SDM, ruangan dan depo arsip, sarana dan prasarana kearsipan, khasanah arsip yang tersebar dan trust dari unit kerja untuk menyerahkan arsipnya ke Unt Arsip.
1)
SDM Kondisi SDM Kearsipan di IPB saat ini belum memadai dan belum mecukupi
kebutuhan. Dengan jumlah unit kerja di lingkungan IPB sebanyak lebih dari 140 unit kerja, yang terdiri dari fakultas, departemen, lembaga dan pusat-pusat, direktorat dan kantor-kantor serta unit penunjang, namun hanya terdapat 25 orang arsiparis fungsional tingkat terampil dan dua orang arsiparis fungsional tingkat ahli. Bahkan dalam waktu tiga tahun, ada sepuluh orang tenaga fungsional arsiparis tingkat terampil yang akan pensiun. Daftar lengkap kondisi fungsional arsiparis IPB dapat dilihat pada lampiran buku laporan tahunan ini. Idealnya setiap unit kerja terdapat satu tenaga fungsional arsiparis. Sehingga masih dibutuhkan sekitar lebih dari 100 lagi tambahan tenaga fungsional arsiparis, serta masih dibutuhkan tambahan 10 arsiparis tingkat ahli.
27
2)
Ruangan Depo Arsip Depo penyimpanan arsip IPB merupakan hal lain yang juga menjadi kendala saat ini.
Saat ini Unit Arsip IPB belum mempunyai depo arsip secara khusus dan memadai luasnya untuk menyimpan sejumlah besar arsip yang ada dan akan terkumpul. Beberapa unit kerja sudah mau menitipkan atau menyerahkan arsipnya ke Unit Arsip, namun Unit Arsip sendiri belum punya ruang depo penyimpanan arsip yang memadai untuk menyimpan arsip tersebut. Gedung arsip di Jalan Bungur Kampus Darmaga IPB saat ini diisi dengan koleksi arsip peta kartografi dan koleksi gambar-gambar proyek pembangunan gedung di IPB. Namun gedung ini belum dilengkapi dengan sarana lemari penyimpanan peta yang memadai. Selain itu pengelolaannya masih dibawah Direktorat Sarpras.
3)
Arsip yang tersebar Banyak sekali arsip statis dan inaktif yang berumur diatas 10 tahun yang tersimpan
tersebar di berbagai tempat tanpa pengelolaan yang baik sesuai dengan aturan yang berlaku dan tidak disimpan secara khusus sehingga bercampur-baur dengan barang-barang lain yang nonarsip. Arsip-arsip tersebut perlu didata dan dikelola dengan sistem yang baik agar dapat terselamatkan dan dapat dilayankan dengan baik secara terpadu.
4)
Trust Trust atau kepercayaan unit kerja dan warga IPB pada umumnya masih kurang untuk
menyerahkan dan menyimpan arsip statis dan arsip inaktifnya ke lembaga kearsipan yang telah dibentuk di IPB yaitu Unit Arsip. Hal ini antara lain disebabkan karena masih kurangnya sosialisasi atas tupoksi Unit Arsip IPB.
5)
Sarana dan prasarana kearsipan Unit Arsip IPB belum mempunyai sarana dan prasarana kearsipan yang memadai
untuk melakukan pengelolaan dan layanan arsip. Bahkan sampai saat ini kebanyakan peralatan yang digunakan adalah pinjaman inventaris milik Perpustakaan IPB. Pada tahun 2016 ada tambahan beberapa peralatan namun masih sangat kurang dibandingkan dengan kebutuhan. Sebagian dari peralatan tersebut diserahkan ke Record Center di beberapa fakultas. Daftar penambahan peralatan dan daftar peralatan yang diserahkan ke Record Center terlampir.
28
7. RENCANA KEBERLANJUTAN Dalam rangka keberlanjutan kegiatan dan layanan kearsipan di Unit Arsip IPB, hal-hal berikut perlu dilakukan: 1. Perlu segera disusun Grand Design Pengembangan dan Penyelenggaraan Kearsipan IPB yang dapat menjadi Blue Print dan Road Map program-program pengembangan dan penyelenggaraan Kearsipan di IPB ke depan; 2. Perlu segera menambah jumlah SDM kearsipan dan meningkatkan kualitas SDM yang sudah ada. Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk mempercepat penambahan SDM kearsipan adalah dengan melaksanakan Diklat Pengangkatan Arsiparis Terampil dan Arsiparis Ahli yang dilaksanakan di dalam IPB dengan bekerja sama dengan Direktorat SDM IPB dan Pusdiklat ANRI, karena harus menggunakan Kurikulum dan Modul Standar yang sudah dibuat oleh ANRI serta atas bantuan instruktur kompeten dari ANRI; 3. Perlu penambahan dana operasional dan dana BPPTN untuk melaksanakan programprogram dan kegiatan yang sangat diperlukan dalam pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan yang modern dan profesional sesuai standar kearsipan; 4. Perlu dan sangat mendesak penambahan ruangan penyimpanan (depo arsip) dan pengolahan serta layanan arsip yang sudah sangat terbatas;
Dalam tahun 2017 setidaknya direncanakan dan diharapkan disetujui akan dilaksanakan kegiatan berikut dengan menggunakan dana BPPTN dan DM yaitu: 1. Promosi dan pengembangan layanan kearsipan; 2. Pembuatan SOP Kearsipan; 3. Pemusnahan arsip; 4. Penyusunan buku pedoman Grand Design Kearsipan IPB; 5. Mengikuti Seminar/Magang/Rakor/Workshop Kearsipan; 6. Serta berbagai kegiatan kearsipan lain yang mungkin dilaksanakan dengan menggunakan dana dan kemampuan yang ada misalnya : pemeliharaan website dan konten website, Lomba Kearsipan Unit Kerja; Mengikuti Pemilihan Arsiparis Berprestasi tingkat IPB dan Tingkat Nasional, melaksanakan seminar dan sebagainya.
Rencana Kegiatan Berdasarkan SIMAKER IPB
29
Berdasarkan matriks pada SIMAKER IPB, rencana kegiatan Unit Arsip hanya terdapat pada kolom berikut:
E133
Persentase kenaikan jabatan fungsional tertentu tenaga kependidikan
E134
Rata-rata jumlah pelatihan yang diikuti oleh tenaga kependidikan
Capaian usulan DUPAK tendik fungsional tertentu yang disetujui
2,00
Jumlah Tendik Fungsional Tertentu
7,00
% kenaikan jabatan fungsional tertentu tenaga kependidikan
28,57
Capaian Jumlah Pelatihan yang diikuti Tendik
1,00
Capaian Jumlah Pelatihan bagi Tendik
1,00
Rata-rata capaian jumlah pelatihan yang diikuti oleh tenaga kependidikan
1,00
Dalam rangka mengukur capaian dari akuisisi dan layanan arsip dan terintegrasi dengan SIMAKER IPB, Unit Arsip IPB mengusulkan untuk menambahkan pada MATRIKS SIMAKER IPB kolom berikut:
Dxxx
Jumlah arsip statis yang diakuisisi
Capaian jumlah arsip statis yang diakuisisi
Dxxx
Jumlah arsip statis yang digunakan
Capaian jumlah arsip statis yang digunakan
8. PENUTUP Seluruh kegiatan dan program yang direncanakan dan dilaksanakan oleh Unit Arsip IPB sepanjang tahun 2016 telah dituangkan dalam buku Laporan Akhir Unit Arsip IPB tahun 2016 ini, yang tahun ini digabung menjadi satu buku dengan Laporan Pelaksanaan Kegiatan Bantuan Pengembangan Perguruan Tinggi Negeri (BPPTN). Secara garis besar program
kegiatan dikelompokkan menjadi program dan kegiatan yang dilaksanakan
menggunakan dana dari BPPTN, program kegiatan yang dilaksanakan menggunakan dana operasional dari Dana Masyarakat (DM) serta kegiatan lain yang dikerjakan berdasarkan kerjasama dengan unit kerja lain.
Laporan
tahunan ini diterbitkan dalam rangka
memenuhi pertanggungjawaban aktivitas dan program-program kerja Unit Arsip IPB yang dilaksanakan selama kurang lebih setahun, sepanjang tahun 2016. Laporan ini juga dapat 30
dijadikan sebagai alat kendali atau alat penilaian kinerja Unit Arsip IPB dan pegawai yang bekerja di unit ini. Semoga laporan ini dapat bermanfaat dan memberikan kontribusi positif bagi peningkatan kinerja Unit Arsip khususnya dan IPB secara keseluruhan, bahkan dapat menjadi salah satu kontribusi kecil bagi pengembangan sistem kearsipan nasional. Diharapkan penyelenggaraan kegiatan pengelolaan dan pelayanan arsip di IPB secara bertahap dan berkesinambungan dapat lebih baik, memenuhi standar nasional dan internasional dalam pengelolaan dan layanan arsip serta sesuai dengan peraturan yang berlaku. Sehingga dapat lebih bermanfaat bagi warga IPB dan masyarakat pada umunya.
9. LAMPIRAN OUTPUT PELAKSANAAN KEGIATAN Lampiran 1 : DATA ARSIPARIS DI LINGKUNGAN IPB TAHUN 2016 No
1.
2 3 4 5 6 7 8
9 10
11 12 13
Nama/NIP
Unit Kerja
Pangkat/ Gol/ TMT
Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I 196711221993031003 Sri Handini Suprihati 196201141982112001 Wartono 195912151987031002 Ikhwan 196402251985031001 Siti Juhroh 196502081986022001 Sunartin 196504241986032001 Roesdi Trijadhi 196410041989031001 Dahlan 196309161985031003
UNIT ARSIP
Penata Tk I/IIId/2009
Arsiparis Muda Agustus 2014
2025
UNIT ARSIP
PenataTk. I/IIId/2013
2020
UNIT ARSIP
Penata/IIId/2014
UNIT ARSIP
Penata/IIIc/2013
UNIT ARSIP
Penata/IIIc/2013
UNIT ARSIP
Penata/IIIc/2013
UNIT ARSIP
Penata/IIIc/2013
UNIT ARSIP
Penata Muda Tk. I /IIIb/2008
Minarni 196503151987022002 RE. Mawardi 196002081989021002
DIT. MAWA
Penata Tk.I/IIId/2013
Direktorat SDM
Penata Muda Tk I /IIIb/2009
Suwarni 196108171981032002 Dian Hartatiati 196408101987032001 Encep Supriatna 196807021990031002
Dep.t. PSPFPIK Direktorat SDM FPIK
Penata/IIIc/2011
Arsiparis Penyelia 2013 Arsiparis Penyelia 2014 Arsiparis Penyelia 2013 Arsiparis Penyelia 2014 Arsiparis Penyelia 2013 Arsiparis Penyelia 2013 Arsiparis Pelaksana Lanjutan 2008 Arsiparis Penyelia 2014 Arsiparis Pelaksana Lanjutan 2008 Arsiparis Penyelia 2011 Arsiparis Penyelia 2011 Arsiparis Pelaksana
Penata/IIIc/2011 Penata Muda Tk. I /IIIb/2011
31
Jabatan/ TMT
Tahun Mulai Pensiun
2017 2022 2023 2013 2022 2021
2023 2018
2019 2022 2026
14
Acep Haerul Yunus 196102201981031001
Fateta
Penata Muda Tk. I /IIIb/20013
15
Siti Rustini 196407171987022001
YTSL, Faperta
Penata Muda Tk. I /IIIb/2008
16
Agus Ridwan 196408231987031002
Fahutan
Penata Muda Tk. I /IIIb/2004
17
Siti Sofah 196503031986032002 Suparman 196001021981031007
DPT Faperta
Penata/IIIc/2013
ITSL- Faperta
Penata Muda Tk. I /IIIb/2001
Mansyur 196206291987021001 Lina Meliantina 197105201993032001
FMIPA
Pengatur Tk. I /IId/2004 Penata Muda / IIIa/2005
Soelarsih / 196202041987032001 Titin Martini 196005031983032001 Karna 196003171986031001 Satriyadi 1966611221987031001
DMNH/Fahut an DKSHE Fahutan SPS
Penata/IIIc/2013
Fapet
Penata Muda Tk. I /IIIb/2007
25
Tuti Yuneliah 196106301981032001
DITSL Faperta
Penata Muda Tk. I /IIIb/2009
26
Miniarsih 196509181987022001
DAH Faperta
Penata Muda Tk. I /IIIb/2007
27
Dra. Sri Nooryani 196701141993032001
Unit Arsip IPB
Penata Tk. I III/d
18
19 20
21 22 23 24
Fahutan DHH
Penata/IIIc/2013 Penata/IIIc/2013
Lanjutan 2011 Arsiparis Pelaksana Lanjutan 2013 Arsiparis Pelaksana Lanjutan 2008 Arsiparis Pelaksana Lanjutan 2008 Arsiparis Penyelia 2013 Arsiparis Pelaksana Lanjutan 2008 Arsiparis Pelaksana 2008 Arsiparis Pelaksana Lanjutan 2008 Arsiparis Penyelia 2013 Arsiparis Penyelia 2013 Arsiparis Penyelia 2013 Arsiparis Pelaksana Lanjutan 2008 Arsiparis Pelaksana Lanjutan 2009 Arsiparis Pelaksana Lanjutan 2009 Arsiparis Pertama
2019
2022
2022
2023 2018
2020 2029
2020 2018 2018 2024
2019
2023
2025
Lampiran 2 : DAFTAR INVENTARIS PENGADAAN BPPTN 2016
No. 1.
2.
3. 4.
Uraian Lemari peta/kartografi Plan File Alba PF-360, 6 laci, ukuran A0, Ukuran: H830xW1300 xD 990 Lemari Arsip VIP V602 Lemari Sliding Kaca 2 pintu, tebal 0,6mm, 1830x900x450, buah, plat 0,6mm Lemari gambar gantung L52A-Vertical; Double Elephant, Size (WxDxH): 915x508x1321 mm Rak arsip P100xL40xT200Cm, Tebal siku tiang 1 mm, Ukuran siku 4x6, tebal nampan rak 0,8 mm, tiang siku tanpa sambungan 32
Volume 5 Unit
5 Unit
2 Unit
38 Unit
Lampiran 3 : DAFTAR NAMA SEKOLAH YANG PKL DI UNIT ARSIP 2016
No. 1.
2. 3.
Nama Sekolah
Tanggal
SMK PELITA CIAMPEA
5 Januari s/d 5 April 18 April s/d 17 Juni 4 (empat) angkatan masing-masing 20 Juni s/d 16 September 6 (enam) orang 19 September s/d 30 Desember 4 Januari s/d 4 Maret 1 angkatan/ 5 orang 28 September s/d 28 Nopember 1 angkatan/ 3 orang
SMK PANDU 2 KAB. BOGOR SMK INFORMATIKA dan TELEKOMUNIKASI
Lampiran 4 : ARSIP 2016 No. 1. 2 3. 4.
Keterangan
DAFTAR TAMU ROMBONGAN STUDI BANDING KE UNIT
Tanggal Asal Instansi 22 Januari Telkom University Bandung 16 Juli Arsip Universitas UPI Bandung Agustus s/d Dosen Muda Dikti November 2016 16 Novemebr Direktorat jendral Minyak dan Gas Bumi Jakarta
33
Jumlah 2 orang 5 orang 10 orang 45 orang
