LAMPIRAN 1 Kuesioner Portfolio Lights-On
Kuesioner ini dibuat untuk memperoleh data mengenai service level, kualitas, intensitas penggunaan dan ruang lingkup penggunaan Sistem Informasi /Teknologi Informasi pada PT. GMF Aero-Asia. Kuesioner ini akan diisi oleh user yang berhubungan langsung dengan Sistem Informasi /Teknologi Informasi yang terdapat pada perusahaan. Dari hasil kuesioner akan dianalisa kelayakan dari investasi Sistem Informasi /Teknologi Informasi yang telah dilakukan oleh unit ICT dari PT. GMF Aero-Asia dalam usahanya menjadi business enabler bagi perusahaan. Hasil dari analisa investasi tersebut akan berguna sebagai bahan pertimbangan bagi PT. GMF Aero-Asia dalam menentukan kebijakan investasi penggunaan Sistem Informasi /Teknologi Informasi. Adapun Sistem Informasi/Teknologi Informasi yang akan dianalisa adalah: 1. Modul SAP yang digunakan pada masing-masing unit di GMF. 2. Infrastruktur jaringan di GMF. Terima kasih kami ucapkan atas kerjasama dari para responden yang telah bersedia meluangkan waktu untuk mengisi kuesioner in i.
Kuesioner Portfolio Aplik asi Profil Responden: 1. Usia :
□ 18-23 tahun □ 24-30 tahun □ 31-40 tahun
□ > 40 tahun
2. Lama bekerja di GMF :
□ < 1 tahun
□ > 10 tahun
□ 1-3 tahun □ 3-10 tahun
3. Unit :
................................................
4. Jabatan :
................................................
5. Modul aplikasi SAP yang biasa digunakan: ................................................ Berikut adalah pertanyaan untuk aplikasi SAP: Service Level & Quality Service Level merupakan tingkat layanan modul SAP yang diimplementasikan pada unit anda menurut standar yang telah disepakati. Quality merupakan kualitas modul SAP yang diimplementasikan pada unit anda dalam hal kegunaan dan kemudahan. Skor Penjelasan 4
Memuaskan
3
Cukup memuaskan
2
Kurang memuaskan
1
Tidak memuaskan
No.
Keterangan
1
Service Level Kecepatan helpdesk dari aplikasi SAP dalam merespon laporan/keluhan anda.
2
Service Level Kecepatan support team dari aplikasi SAP dalam membantu penyelesaian masalah yang telah anda laporkan.
Rendah 1 2
Tinggi 3 4
> 6 jam 3-6 jam 1-3 jam < 1 jam
> 6 jam 3-6 jam 1-3 jam < 1 jam
3
Service Level Kefektifan solusi yang diberikan helpdesk dari aplikasi SAP dalam menyelesaikan masalah yang telah anda laporkan. 1x lapor, masalah terselesaikan = 4 2x lapor, masalah baru terselesaikan = 3 3x lapor, masalah baru terselesaikan = 2 > 3x lapor, masalah baru terselesaikan = 1
4
Quality Kemampuan modul SAP yang anda gunakan dalam meningkatkan produktivitas pekerjaan anda. Produktivitas meningkat > 30% = 4 Produktivitas meningkat > 10% = 3 Produktivitas meningkat > 5% = 2 Produktivitas tidak meningkat = 1
Quality Kemudahan dalam menggunakan modul SAP yang biasa digunakan pada unit anda. 5 Tidak butuh training = 4 Butuh 1x training = 3 Butuh training singkat (3-5x training) = 2 Butuh training mendalam (> 5x training) = 1
Quality Kemudahan dalam memahami informasi yang dihasilkan oleh modul SAP yang anda gunakan. 6 Tidak butuh training = 4 Butuh 1x training = 3 Butuh training singkat (3-5x training) = 2 Butuh training mendalam (> 5x training) = 1
Dependency Merupakan tingkat ketergantungan proses bisnis perusahaan maupun karyawan terhadap implementasi modul SAP pada unit anda. Skor
Penjelasan
4
Sangat penting bagi proses bisnis atau bagi karyawan. Bila tidak digunakan, proses bisnis tidak dapat beroperasi, atau karyawan tidak dapat melakukan pekerjaannya.
3
Penting bagi proses bisnis atau bagi karyawan. Bila tidak digunakan, proses bisnis masih dapat beroperasi, atau karyawan masih dapat melakukan pekerjaannya, tetapi dengan peningkatan signifikan pada biaya dan/atau penurunan signifikan pada efektifitas.
2
Kurang penting bagi proses bisnis atau bagi karyawan. Bila tidak digunakan, proses bisnis masih dapat beroperasi, atau karyawan masih dapat melakukan pekerjaannya, tetapi dengan sedikit peningkatan biaya dan/atau sedikit pernurunan efektifitas.
1
Tidak penting bagi proses bisnis atau bagi karyawan. Bila tidak digunakan, proses bisnis masih dapat beroperasi, atau karyawan masih dapat melakukan pekerjaannya.
No.
Keterangan
Kurang 1
1
Modul SAP yang biasa digunakan adalah penting bagi pelaksanaan proses bisnis pada unit anda
2
Modul SAP yang biasa digunakan adalah penting dalam membantu penyelesaian pekerjaan anda
Penting 2
3
4
Strategic Alignment Merupakan tingkat keselarasan pengoptimalan aplikasi SAP dengan arahan strategis perusahaan. Pengoptimalan aplikasi SAP yang dimaksud adalah: 1. Perbaikan kualitas data SAP sehingga meningkatkan manfaat informasi yang dihasilkan. 2. Perbaikan otorisasi user SAP sehingga entry data SAP dilakukan secara lebih taat pada prosedur. S kor
Penjelasan
4
Sangat mendukung arahan strategi dan akan memberikan keunggulan kompetitif sehingga harus diimplementasikan.
3
Mendukung arahan strategi tetapi tidak memberikan keunggulan kompetitif.
2
Sedikit mendukung arahan strategi tetapi dampaknya minim.
1
Sama sekali tidak mendukung arahan strategi.
Skor No.
Keterangan
Rendah
Tinggi
1
2
3
4
1
Pengoptimalan aplikasi SAP mendukung peningkatan mutu layanan perusahaan
1
2
3
4
2
Pengoptimalan aplikasi SAP mendukung peningkatan kapasitas produksi layanan perusahaan
1
2
3
4
3
Pengoptimalan aplikasi SAP mendukung peningkatan kapabilitas produksi layanan perusahaan
Kuesioner Portfolio Infrastruktur Berikut adalah pertanyaan untuk infrastruktur jaringan:
Service Level & Quality Service Level merupakan tingkat layanan infrastruktur jaringan menurut standar yang telah disepakati. Sedangkan, Quality merupakan kualitas infrastruktur jaringan dalam hal kegunaan dan kecepatan. Skor Penjelasan 4
Memuaskan
3
Cukup memuaskan
2
Kurang memuaskan
1
Tidak memuaskan
No.
Keterangan
Rendah 1
Tinggi 2
3
4
> 6 jam 3-6 jam 1-3 jam < 1 jam
1
Service Level Kecepatan helpdesk dari infrastruktur jaringan dalam merespon laporan/keluhan anda
> 6 jam 3-6 jam 1-3 jam < 1 jam
2
Service Level Kecepatan support team dari infrastruktur jaringan dalam membantu penyelesaian masalah yang telah anda laporkan
3
Service Level Kefektifan solusi yang diberikan helpdesk dari infrastruktur jaringan dalam menyelesaikan masalah yang telah anda laporkan 1x lapor, masalah terselesaikan = 4 2x lapor, masalah baru terselesaikan = 3 3x lapor, masalah baru terselesaikan = 2 > 3x lapor, masalah baru terselesaikan = 1
Quality Kecepatan akses internet 4
Sangat lambat, perlu banyak ditingkatkan = 1 Lambat, perlu ditingkatkan = 2 Cukup cepat, perlu sedikit ditingkatkan = 3 Sangat cepat, tidak perlu ditingkatkan = 4
Quality Kecepatan akses ke file data 5
Sangat lambat, perlu banyak ditingkatkan = 1 Lambat, perlu ditingkatkan = 2 Cukup cepat, perlu sedikit ditingkatkan = 3 Sangat cepat, tidak perlu ditingkatkan = 4
Quality Kuota penyimpanan data 6
Tidak mencukupi, perlu banyak ditingkatkan = 1 Kurang mencukupi, perlu ditingkatkan = 2 Mencukupi, perlu sedikit ditingkatkan = 3 Sangat mencukupi, tidak perlu ditingkatkan = 4
Dependency Merupakan tingkat ketergantungan proses bisnis perusahaan maupun karyawan terhadap infrastruktur jaringan Skor
Penjelasan
4
Sangat penting bagi proses bisnis atau bagi karyawan. Bila tidak digunakan, proses bisnis tidak dapat beroperasi, atau karyawan tidak dapat melakukan pekerjaannya.
3
Penting bagi proses bisnis atau bagi karyawan. Bila tidak digunakan, proses bisnis masih dapat beroperasi, atau karyawan masih dapat melakukan pekerjaannya, tetapi dengan peningkatan signifikan pada biaya dan/atau penurunan signifikan pada efektifitas.
2
Kurang penting bagi proses bisnis atau bagi karyawan. Bila tidak digunakan, proses bisnis masih dapat beroperasi, atau karyawan masih dapat melakukan pekerjaannya, tetapi dengan sedikit peningkatan biaya dan/atau sedikit pernurunan efektifitas.
1
Tidak penting bagi proses bisnis atau bagi karyawan. Bila tidak digunakan, proses bisnis masih dapat beroperasi, atau karyawan masih dapat melakukan pekerjaannya.
No.
Keterangan
Rendah 1
1
Infrastruktur jaringan adalah penting bagi bagi pelaksanaan proses bisnis pada perusahaan
2
Infrastruktur jaringan adalah penting dalam membantu penyelesaian pekerjaan anda
Tinggi 2
3
4
Strategic Alignment Merupakan tingkat keselarasan dari perluasan infrastruktur jaringan dengan arahan strategis perusahaan. Perluasan infrastruktur yang dimaksud adalah: 1. Penambahan jumlah jaringan dan perbaikan kualitas jaringan dalam hal kecepatan sehingga meningkatkan produktivitas kerja. 2. Penambahan kuota penyimpanan data sehingga meningkatkan produktivitas kerja.
S kor
Penjelasan
4
Sangat mendukung arahan strategi dan akan memberikan keunggulan kompetitif sehingga harus diimplementasikan.
3
Mendukung arahan strategi tetapi tidak memberikan keunggulan kompetitif.
2
Sedikit mendukung arahan strategi tetapi dampaknya minim.
1
Sama sekali tidak mendukung arahan strategi.
Skor No.
Keterangan
Rendah
Tinggi
1
2
3
4
1
Perluasan infrastuktur jaringan mendukung peningkatan mutu layanan perusahaan
1
2
3
4
2
Perluasan infrastuktur jaringan mendukung peningkatan kapasitas produksi layanan perusahaan
1
2
3
4
3
Perluasan infrastuktur jaringan mendukung peningkatan kapabilitas produksi layanan perusahaan
Kuesioner Agenda Manajemen Profil Responden: 1. Usia :
□ 18-23 tahun □ 24-30 tahun □ 31-40 tahun
□ > 40 tahun
2. Lama bekerja di GMF :
□ < 1 tahun
□ > 10 tahun
3. Unit:
................................................
4. Jabatan :
................................................
□ 1-3 tahun □ 3-10 tahun
Berikut adalah pertanyaan untuk agenda manajemen: Pernyataan-pernyataan di bawah akan menilai kesiapan pihak manajemen GMF dalam menindak lanjuti perencanaan dan investasi Sistem Informasi/Teknologi Informasi yang telah dilakukan.
No.
Pernyataan
1
Perencanaan strategi bisnis di GMF mempertimbangkan inovasi teknologi informasi sebagai input.
2
Perencanaan strategi teknologi informasi di GMF mempertimbangkan dan dipengaruhi oleh strategi bisnis perusahaan.
3
Strategi bisnis telah diterjemahkan kepada strategi teknologi informasi sehingga didapatkan output yang sesuai.
4
Sebagai hasil dari perencanaan strategi bisnis dan teknologi informasi yang saling berhubungan, investasi teknologi informasi terfokus pada strategi bisnis yang sifatnya penting di GMF.
5
Dalam industri MRO, teknologi informasi merupakan kontributor signifikan bagi keberhasilan strategi dan operasional perusahaan.
Ya atau Tidak?
Jika Tidak, bagaimana mengatasinya?
6
Investasi teknologi informasi di GMF diprioritaskan berdasarkan pengaruhnya terhadap arahan strategis perusahaan.
7
Seluruh pengeluaran teknologi informasi GMF, termasuk pengembangan, perawatan, dan layanan, telah selaras dengan arahan strategis perusahaan.
8
Pengalokasian sumber daya dan penentuan prioritas pada investasi teknologi informasi GMF ditinjau di setiap siklus anggaran.
9
Anggaran teknologi informasi GMF dievaluasi berdasarkan pengaruhnya terhadap arahan strategis perusahaan di setiap siklus anggaran.
10
Investasi teknologi informasi telah direncanakan dengan baik dan benar.
11
12
Kinerja bisnis dan teknis dari teknologi informasi di GMF sudah tercatat dengan baik dan benar. Investasi yang dilakukan GMF dapat mengurangi biaya yang diakibatkan oleh aktivitas yang kinerjanya belum memuaskan.
13
Seluruh Manajemen GMF mengetahui manfaat dari investasi teknologi informasi yang telah dilakukan perusahaan.
14
Seluruh Manajemen GMF memiliki pendapat yang sama tentang apa yang dibutuhkan dari teknologi informasi dan bagaiman kebutuhan tersebut dapat dipenuhi.
15
Budaya di GMF mendukung pemanfaatan teknologi informasi secara optimal sesuai dengan prosedur.
16
Budaya di GMF mendukung proses perencanaan bisnis dan teknologi informasi yang terhubung dan terintegrasi.
