LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA
Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi (APSA)
Pengertian & Simbol-simbol yang Digunakan
1.
SA (Sistem Akuntansi) adalah sistem yang dibuat untuk memudahkan user dalam mendapatkan informasi akuntansi. Simbol-Simbol dalam SA : Simbol
Nama Simbol
Shape
Makna Simbol Tempat mengawali &
Terminal Basic
mengakhiri suatu
(Terminator)
sistem.
Dokumen
Formulir yang digunakan Basic
(Document)
untuk merekam data transaksi yang terjadi.
Kegiatan Manual
Audit Diagram
(Manual Operation)
Shapes
Pencatatan Basic (Data)
Untuk kegiatan yang dilakukan secara manual. Untuk pencatatan jurnal, buku besar.
Disk Magnetik
Audit Diagram
Untuk memasukan data
(Disk Storage)
Shapes
ke dalam komputer.
Simbol ini digunakan N
Arsip Sementara (Merge)
Miscellaneous
untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen.
1
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat
Arsip Tetap Miscellaneous N
(Extract)
penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan. Penghubung dalam 1
On Connection Basic (On-page Reference)
halaman yang sama tapi berbeda departemen. Penghubung antar
Off Connection Basic (Off-page Reference)
halaman yang berbeda dan berbeda departemen. Penghubung dalam 1
x
X Connection
Basic
halaman dan departemen yang sama.
Keterangan (Annotation )
Untuk memberikan Basic
keterangan pada kegiatan.
Keputusan (Desicion)
Basic
Untuk menentukan keputusan yang diambil
2
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA 2. DFD (Data Flow Diagram) adalah diagram aliran data untuk memisahkan secara jelas proses logis dalam analisis sistem dari proses fisik perancangan sistem.
Ada 3 jenis diagram dalam DFD, yaitu : 1.
Diagram Konteks : Diagram yang menjelaskan gambaran umum / garis besar dalam suatu sistem.
2.
Diagram Zero
: Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan yang ada dalam Diagram Konteks.
3.
Diagram Level
: Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan yang ada dalam Diagram Zero.
Simbol-Simbol dalam DFD : Simbol
Nama Simbol
Shape
Terminal (External
Miscellaneous
Entity 1) Proses (Devided
Keterangan Tempat mengawali & mengakhiri suatu sistem.
Miscellaneous
Process 2)
Menggambarkan pemrosesan data dalam sistem.
Arus Data
Line / Connector Tool
Data Store
Data Flow Diagram Shapes
Menggambarkan data dalam sistem. Tempat untuk menyimpan / mengambil data dalam suatu sistem.
3
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA 3. SIA (Sistem Informasi Akuntansi) adalah suatu sistem dimana dokumen yang dihasilkan melalui proses yang terintegrasi / saling terhubung. Simbol-Simbol Dalam SIA : Simbol
Nama Simbol
Shape
Keterangan
Terminal (Terminator)
Basic
Tempat mengawali & mengakhiri suatu sistem.
Dokumen (Document)
Basic
Formulir yang digunakan untuk merekam data transakasi yang terjadi
Keying (Manual Input)
Audit Diagram
Untuk memasukkan data
Process
kedalam computer melalui online terminal.
ED
Online Storage (Stored
Basic
Data)
Peragaan Online
Untuk menyimpan data dalam memori computer.
Basic
Untuk menambahkan hasil pemrosesan online.
Kegiatan Manual (Process) X Connection
Basic
Penghubung 1 Departemen
x
4
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA KASUS 1 SISTEM PENERIMAAN KAS Lembaga Pendidikan LABALA merupakan suatu jasa pelayanan bimbingan belajar kepada siswa sekolah yang melayani siswa sekolah yang datang untuk bimbingan belajar atau berkonsultasi mengenai pelajaran yang ada di sekolah. Fasilitas
yang diberikan kepada siswa ruang belajar, ruang konsultasi,
perpustakaan, ruang komputer. Lembaga Pendidikan Labala berolakasi di Jalan Raya Kalimalang, Bekasi Selatan. 1. BAGIAN MARKETING & AKADEMIK Bagian Marketing menerima calon siswa baru lalu memberikan Formulir Pendaftaran (FPd) sebanyak 2 lbr kepada siswa untuk diisi dan menerimanya kembali. Selanjutnya membuat Faktur Pembayaran sebanyak 3 lembar dan Surat Pengantar. kemudian menyerahkan Formulir Pendaftaran ke Akademik. Faktur Pembayaran 1, 2 , 3 dan Surat Pengantar di serahkam ke Akademik melalui siswa. Akademik menerima Formulir Pendaftaran dari Akademik. Kemudian menerima Faktur Pembayaran 1, 2, 3 dan Surat Pengantar dari Bagian Marketing via siswa. Lalu mencocokan Formulir Pendaftaran, Surat Pengantar dan Faktur Pembayaran. Selanjutnya Bagian Akademik mengoperasikan mesin register kas. Lalu menerima pembayaran dari siswa baru dan menyiapkan buku. Kemudian mencetak Pita Register Kas sebanyak 3 lembar dan mencap lunas Faktur Pembayaran. Setelah itu menyerahkan Pita Register Kas 1 dan Faktur Pembayaran 1 ke Bagian Staff bersama uang, Pita Register Kas 2 dan Faktur
5
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA Pembayaran 2 ke siswa, kemudian mengarsip tetap Faktur Pembayaran 3, Surat Pengantar dan Formulir Pendaftaran.
2. BAGIAN STAFF Bagian Staff menerima Faktur Pembayaran 1 dan Pita Register Kas 1 bersama uang dari Bagian Akademik, setelah itu mencocokan Faktur Pembayaran 1 dan Pita Register Kas 1 dengan uang. Kemudian mengarsip tetap Faktur Pembayaran 1 dan PRK 1 diteruskan ke kegiatan selanjutnya. Bagian Staff
menyetorkan uang ke Bank setiap minggunya. Lalu Bagian
Staff menerima Bukti Setor (BS) dari Bank. Bagian Staff kemudian mencocokkan PRK1 dengan BS. Lalu melakukan penjurnalan. Kegiatan terakhir adalah mengarsip tetapkan PRK1 dan BS.
Dokumen yang Digunakan : 1. Formulir Pendaftaran (FPd) 2. Surat Pengantar (SP) 3. Faktur Penbayaran (FP) 4. Pita Register Kas (PRK) 5. Bukti Setor (BS) Berdasarkan data dan keterangan di atas saudara diminta untuk : 1. Buatlah Diagram alur dokumen Lembaga Pendidikan Labala (Sistem Akuntansi) 2. Buatlah usulan Sistem Akuntansi Lembaga Pendidikan Labala berdasarkan Sistem Pengendalian Intern (SPI) 3. Buatlah Diagram alur data Lembaga Pendidikan Labala (Data Flow Diagram) 4. Buatlah alur informasi Lembaga Pendidikan Labala (Sistem Informasi Akuntansi) 6
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA
PENGERTIAN SPI (SISTEM PENGENDALIAN INTERN) Menurut Mulyadi: “Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi metode dan prosedur yang dikoordinasikan dan diterapkan dalam perusahaan dengan tujuan untuk mengamankan harta milik perusahaan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansinya, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan sebelumnya. Fungsi pengendalian intern adalah : a. Mencegah terjadinya penyimpangan, kelalaian dan kelemahan sehingga tidak terjadi kerugian yang diinginkan. b. Memperbaiki kesalahan dan penyelewengan agar pelaksanaan pekerjaan tidak mengalami hambatan dan peborosan-pemborosan. c. Mempertebal rasa tanggung jawab terhadap pegawai yang diserahi tugas dan wewenang dalam pelaksanaan pekerjaan. d. Mendidik para pegawai untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Pelaksanaan pengendalian intern dalam suatu perusahaan diharapkan dapat mampu mengetahui dan mencegah kemungkinan terjadinya penyimpangan. Meskipun pada akhirnya tujuan yang diinginkan dapat tercapai dengan baik tetapi hendaknya akibat sampingan yang mungkin timbul dan dapat merugikan perusahaan dapat ditekan sekecil mungkin dan bila mana mungkin dihilangkan.
UNSUR PENGENDALIAN INTERN Menurut Mulyadi (2001:470) Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut : A. Struktur Organisasi Struktur organisasi yang tepat bagi suatu perusahaan belum tentu baik bagi perusahaan yang lain. Perbedaan struktur organisasi di antaranya dapat dilihat dari berbagai hal seperti jenis, luas perusahaan, banyaknya cabang-cabang dan lain-lain. Struktur organisasi yang disusun oleh sebuah perusahaan harus dapat menunjukkan garis-garis wewenang dan 7
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA tanggung jawab yang jelas, dalam arti jangan sampai terjadi adanya overlap fungsi masingmasing bagian. Untuk dapat memenuhi syarat bagi adanya suatu pengawasan yang baik, hendaknya struktur organisasi dapat memisahkan fungsi-fungsi operasional, penyimpanan dan pencatatan. Pemisahan fungsi-fungsi ini diharapkan dapat mencegah timbulnya kecurangankecurangan dalam perusahaan. Pemisahan fungsi dalam perusahaan dan adanya penetapan garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas.
B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Untuk dapat mengatasi transaksi-transaksi di dalam perusahaan yang berkenaan dengan data-data finansial yang menyangkut perusahaan, harta, utang, modal dan hasil usaha dlaam suatu periode akuntansi perlu dibuatkan suatu pedoman sistem dan prosedur akuntansi yang didalamnya tercakup klasifikasi rekening. Agar tujuan-tujuan yang hendak dicapai oleh manajer dapat dilaksanakan dengan tepat, maka perlu penyusunan formulir-formulir dan pencatatan-pencatatan yang baik dan tepat.
C. Praktik Yang Sehat Yang dimaksud praktek-praktek yang sehat adalah setiap pegawai dalam perusahaan melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. Praktek yang sehat ini harus berlaku untuk ke seluruh prosedur yang ada, sehingga pekejaan suatu bagian akan langsung dicek oleh bagian lainnya. Pekerjaan pengecekkan seperti ini dapat terjadi bila struktur organisasi dan prosedur yang disusun itu sudah memisahkan tugas-tugas dan wewenangwewenang sehingga tidak ada satu bagian pun dalam perusahaan yang mengerjakan suatu transaksi dari awal sampai akhir.
D. Karyawan yang Mutunya Sesuai Dengan Tanggung Jawab. Tingkat kecakapan pegawai dari suatu perusahaan akan sangat mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem pengendalian intern. Apabila sudah disusun struktur organisasi yang tepat, prosedur yang baik, tetapi tingkat kecakapan tidak memenuhi syarat yang diminta, bisa diharapkan bahwa sistem pengawasan intern juga tidak akan berhasil dengan baik. 8
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA Untuk mendapatkan pegawai yang cukup cakap harus dimulai sejak penerimaan pegawai baru yaitu melalui tes-tes dan seleksi agar dapat ditentukan apakah yang bersangkutan memenuhi kriteria yang diinginkan. Dalam proses penilaian pengendalian intern yang berhubungan dengan karyawan, beberapa hal yang diperlukan antara lain : Apakah karyawan tersebut mempunyai pengalaman dan latar belakang pendidikan yang cukup dalam menangani tugasnya. Apakah mereka diawasi secara cukup untuk menjamin pekerjaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Apakah karyawan yang menangani / menyimpan dana atau surat berharga cukup terjaminkan. Pegawai yang cukup cakap untuk suatu pekerjaan bukan berarti pegawai yang tingkat pendidikannya paling tinggi, sehingga gajinya juga besar, tetapi mungkin dengan pendidikan menengah sudah cukup. Hal-hal ini seperti perlu dipertimbangkan agar dapat diperoleh pegawai yang cukup cakap tetapi juga ekonomis.
SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI) untuk Sistem Penerimaan Kas Lembaga Pendidikan LABALA
A. Struktur Organisasi 1. Bagian Marketing dan Akademik terpisah dengan Bagian Staff. Bagian Marketing dan Akademik bertugas untuk menerima calon siswa baru dan mengurusi pendaftaran siswa baru, sedangkan Bagian Staff bertugas menyetorkan uang ke bank dan membuat jurnal. 2. Adanya kerangkapan pekerjaan pada Bagian Staff, sehingga diharuskan adanya pemisahan bagian menjadi Bagian Keuangan dan Bagian Akuntansi. 3. Sistem Penerimaan Kas pada lembaga pendidikan labala dilakukan oleh Bagian Marketing dan Akademik, dan Bagian Staff. B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1. Penerimaan Kas diotorisasikan oleh Bagian Marketing dan Akademik dengan cara membubuhkan cap ”Lunas” pada faktur pembayaran. 9
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA 2. Penyetoran uang ke Bank dilakukan oleh Bagian Staff. Menurut SPI yang seharusnya melakukan penyetoran uang ke Bank adalah Bagian Keuangan agar sesuai dengan fungsinya. 3. Pencatatan jurnal dilakukan oleh Bagian Staff. Menurut SPI pencatatan jurnal dilakukan oleh Bagian Akuntansi.
C. Praktik yang Sehat Jumlah Kas yang diterima dari penerimaan kas disetor seluruhnya ke bank pada periode yang telah ditentukan oleh lembaga pendidikan labala. Penyetoran kas yang di dapat dari penerimaan kas ke bank akan menjadikan jurnal kas perusahaan dapat diuji ketelitian dan keandalannya.
D. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawab Karyawan di lembaga pendidikan labala sudah sesuai ditempatkan di bagian yang sesuai dengan kemampuannya dan dapat bertanggung jawab atas pekerjaannya.
EVALUASI SISTEM PENERIMAAN KAS Dalam sistem akuntansi penerimaan kas yang sedang berlangsung dalam perusahaan, memiliki kelemahan yaitu : Setiap bagian dipegang oleh satu orang karyawan yang sama sehingga adanya kerangkapan pekerjaan yang dapat menimbulkan kecurangan (fraud) dan manipulasi data dalam penerimaan kas. Salah satu ciri Sistem Pengendalian Internal (SPI) yang baik adalah pemisahan tugas dan tanggung jawab yang menerima kas dengan melakukan pencatatan, memberikan otorisasi atas penerimaan kas. Oleh karena itu, perlu adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab antara Bagian Marketing dan Bagian Akademik. Sedangkan Pekerjaan yang dilakukan oleh Bagian Staff tidak sesuai dengan fungsinya. Penyetoran uang ke bank seharusnya dilakukan oleh Bagian Keuangan dan pencatatan jurnal seharusnya dilakukan oleh Bagian Akuntansi agar kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan efektif.
10
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA Prosedur Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Usulan Berdasarkan Sistem Pengendalian Intern Berdasarkan evaluasi sistem akuntansi di atas terdapat bagian-bagian yang perlu diperbaiki pada sistem penerimaan kas adalah sebagai berikut : 1. Bagian Marketing 2. Bagian Akademik 3. Bagian Keuangan 4. Bagian Akuntansi
11
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA Logika (DFD) Sistem Penerimaan Kas Sistem Penerimaan Kas diawali dari Pendaftaran yang dilakukan Siswa kepada sistem menghasilkan dokumen berupa Formulir yang diberi nama Formulir Pendaftaran (FPD) yang akan diserahkan kepada Siswa, lalu Siswa menyerahkan formulir kepada Sistem. Kemudian sistem juga menghasilkan laporan keuangan yang harus diserahkan kepada Manajemen. Dalam Sistem Penerimaan Kas terdapat 3 proses didalamnya yaitu proses Pembuatan SP&FP, proses pembuatan Pita Register Kas (PRK) dan proses Penjurnalan. Yang masing-masing proses memiliki proses lanjutan, pada proses pembuatan SP&FP terdapat proses Validasi data 1 dan Pencetakan SP&FP. Pada proses pembuatan PRK terdapat proses Validasi data 2 dan proses Percetakan PRK. Dan pada proses Penjurnalan terdapat proses validasi data 3 dan proses pembuatan jurnal dan proses Percetakan Laporan Penerimaan Kas. Dalam proses lanjutan pada proses pembuatan SP&FP proses Validasi Data 1 membutuhkan input data dari File Siswa dan menghasilkan keluaran File Transaksi. Pada proses pencetakan SP&FP, proses tersebut membutuhkan input data dari File Transaksi, kemudian diteruskan ke proses selanjutnya. Dalam proses lanjutan pada proses pembuatan PRK, proses Validasi Data 2 membutuhkan input data dari File Transaksi dan File Rekening serta menghasilkan File Pembayaran. Pada proses Pencetakan PRK proses tersebut membutuhkan input data dari File Transaksi, kemudian diteruskan ke proses selanjutnya. Dalam proses lanjutan pada proses Penjurnalan, proses Validasi Data 3 membutuhkan input data dari File Rekening dan File Transaksi serta menghasilkan File Jurnal. Pada proses Pembuatan Jurnal, proses tersebut membutuhkan input data dari File Jurnal dan menghasilkan File Jurnal. Proses Percetakan Laporan Penerimaan Kas membutuhkan input data dari File Jurnal dan File Kas lalu menghasilkan Laporan Penerimaan Kas yang diteruskan kepada Manajemen. 12
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA KASUS 2
SISTEM PENGGAJIAN PT. Labala adalah perusahaan yang bergerak dibidang manufacturing, beralamat di Depok Jawa Barat. 1. Bagian HRD Bagian HRD membuka dokumen daftar karyawan lalu membuat Surat Pengangkatan Karyawan (SPK), Surat Dinas kerja (SDK), Surat Perintah Lembur (SPL), Surat Izin (SI), Surat Dinas (SD) dan Kartu Absensi (KA) 2 lembar. Lalu menyerahkan SPK, SDK, SPL, SI, SD dan KA 2 lembar ke bagian Personalia. Bagian HRD menerima DGK 2 & SGK 2 dari bagian keuangan dan mengarsip sementara DGK 2 & SGK 2.
2. Bagian Personalia Menerima SPK, SDK, SPL, SI, SD dan KA 2 lembar dari bagian HRD. Mencatat absensi berdasarkan kartu absensi ke dalam file data absensi, lalu menginputnya ke data karyawan, setelah itu membuat kartu ja kerja (KJK) 2 lembar. Menyerahkan SDK ke manager & karyawan. Kartu Jam Kerja 1 dan Kartu Absensi 1 Dikirim ke bagian keuangan, Kartu Jam Kerja 2 dan Kartu Absensi 2 dan SPK di arsip tetap. Kemudian melakukan pengarsipan sementara Surat Perintah lembur, Surat Dinas dan Surat Izin meninggalkan atau tidak masuk kerja menurut tanggal dikeluarkannya.
13
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA 3. Bagian Keuangan Menerima Kartu Jam Kerja 1 dan Kartu Absensi 1 dari Bagian Personalia. Menghitung Gaji karyawan berdasarkan Kartu Jam Kerja dan Kartu Absensi lalu mengambil kas dari bank. Kemudian Membuat Slip Gaji Karyawan 3 lembar dan Daftar Gaji Karyawan 3 lembar. Setelah itu membayar gaji kepada karyawan. Slip Gaji Karyawan 1 diserahkan kepada karyawan kemudian Slip Gaji Karyawan 2 & DGK 2 diserahkan ke bagian HRD. Slip Gaji Karyawan 3 & DGK 3 diarsip sementara, Daftar Gaji karyawan1 diserahkan ke pajak untuk perhitungan pajak. Kartu jam kerja 1 dan Kartu Absensi 1 diarsip tetap, Membuka arsip sementara Daftar Gaji karyawan 3 & Slip Gaji Karyawan 3. Lalu Memverifikasi dan Membandingkan Daftar Gaji karyawan 3 dan Slip Gaji Karyawan 3 dan dicatat ke dalam jurnal. kemudian Mengarsip tetap Daftar Gaji karyawan 3 dan Slip Gaji Karyawan 3. Dokumen yang digunakan : 1. Surat Pengangkatan Karyawan (SPK) 2. Surat Dinas kerja (SDK) 3. Surat Perintah Lembur (SPL) 4. Surat Izin (SI) 5. Surat Dinas (SD) 6. Kartu Absensi (KA) 7. Kartu Jam Kerja (KJK) 8. Slip Gaji Karyawan (SGK) 9. Daftar Gaji Karyawan (DGK) 14
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA Berdasarkan data dan keterangan di atas saudara diminta untuk : 1. Buatlah Diagram alur dokumen PT. LABALA (Sistem Akuntansi) 2.
Buatlah
usulan
Sistem
Akuntansi
PT.
LABALA
berdasarkan
Sistem
Pengendalian Intern (SPI) 3. Buatlah Diagram alur data PT. LABALA (Data Flow Diagram) 4. Buatlah alur informasi PT. LABALA (Sistem Informasi Akuntansi)
SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI) UNTUK SISTEM PENGGAJIAN PT. LABALA A. Struktur Organisasi 1.
Bagian HRD harus terpisah dengan bagian personalia ( bagian HRD bertugas mengangkat karyawan, sedangkan bagian personalia bertugas dalam penginputan data karyawan dan absensi).
2.
Bagian personalia harus terpisah dengan bagian keuangan (bagian personalia yang bertugas dalam penginputan data karyawan dan absensi, sedangkan bagian keuangan bertugas dalam menghitung gaji karyawan dan membayarkannya. Apabila digabung maka tidak menutup kemungkinan adanya tindak kejahatan seperti manipulasi data gaji dan pembayaran gaji yang mengakibatkan kerugian dalam perusahaan).
3.
Adanya kerangkapan pekerjaan pada bagian keuangan sehingga diharuskan adanya pemisahan bagian menjadi bagian keuangan yang bertugas untuk menghitung gaji karyawan dan bagian akuntansi yang bertugas untuk pencatatan jurnal.
B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1.
SPK, SDK, SPL, SI, dan SD harus diotorisasi oleh pihak yang berwenang.
2.
Pencatatan kartu absensi ke dalam file absensi hanya dilakukan oleh bagian personalia.
3.
Pemverifikasian gaji karyawan dan penjurnalan dilakukan oleh bagian keuangan (menurut SPI seharusnya pembuatan jurnal dilakukan oleh bagian akuntansi). 15
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA C. Praktik yang Sehat 1. Pembayaran gaji karyawan dilakukan setelah dilakukannya perhitungan gaji karyawan
pada bagian keuangan. 2. Pengangkatan karyawan dilakukan oleh bagian yang berwenang yaitu bagian HRD. 3. Daftar gaji karyawan sudah diserahkan ke bagian pajak oleh bagian keuangan. 4. Perhitungan gaji karyawan sudah/telah dilakukan oleh bagian keuangan.
D. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawab Karyawan di PT. labala sudah sesuai ditempatkan di bagian yang sesuai dengan kemampuannya dan dapat bertanggung jawab atas pekerjaannya.
EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN Dalam sistem akuntansi penggajian yang sedang berlangsung dalam perusahaan, memiliki kelemahan yaitu : 1. Pada bagian keuangan hanya dipegang oleh satu orang karyawan yang sama sehingga adanya kerangkapan pekerjaan yang dapat menimbulkan kecurangan (fraud) dan manipulasi data. Oleh karena itu, diperlukan pemisahan tugas menjadi dua bagian yang terpisah yaitu Bagian Akuntansi dalam melakukan penjurnalan agar tidak terjadinya manipulasi data dan kecurangan dalam perhitungan gaji yang dilakukan oleh Bagian Keuangan. 2. Dalam perhitungan penggajian PT. Labala hanya menggunakan dokumen Kartu Jam Kerja (KJK) sebagai acuan perhitungan gaji. Seharusnya dalam perhitungan gaji memperhitungkan juga jam kehadiran karyawan, sehingga diajukan dokumen baru dalam perhitungan gaji PT. Labala yaitu dokumen Kartu Jam Hadir (KJH)
16
Prosedur
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA Sistem Akuntansi Penggajian Usulan
Berdasarkan
Sistem
Pengendalian Intern Berdasarkan evaluasi sistem akuntansi di atas terdapat bagian-bagian yang perlu diperbaiki pada sistem penerimaan kas adalah sebagai berikut : 1. Bagian HRD 2. Bagian Personalia 3. Bagian Keuangan 4. Bagian Akuntansi
17
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA Logika (DFD) Sistem Penggajian Sistem penggajian diawali dari HRD menyerahkan absensi dan daftar karyawan kepada sistem, lalu sistem menghasilkan Laporan Penggajian (LP) yang harus diserahkan kepada manajemen. Sistem penggajian terdapat 4 proses didalamnya yaitu proses pembaharuan daftar karyawan, pembuatan KJK & KJH, perhitungan gaji dan penjurnalan yang masingmasing proses memiliki proses lanjutan. Pada proses pembaharuan karyawan terdapat proses input data karyawan dan proses pencetakan KA, SPK, SDK, SPL, SI, & SD. Pada proses pembuatan KJK & KJH terdapat proses validasi data 1 dan proses pencetakan KJK & KJH. Pada proses perhitungan gaji terdapat proses validasi data 2 dan proses pencetakan SGK & DGK. Pada proses penjurnalan terdapat proses validasi data 3, pembuatan jurnal dan pencetakan LP. Dalam proses lanjutan proses pembaharuan daftar karyawan, proses input data karyawan membutuhkan input data file karyawan dan menghasilkan output file karyawan, kemudian pada proses pencetakan KA, SPK, SDK, SPL, SI & SD membutuhkan input file karyawan, kemudian diteruskan keproses selanjutnya. Pada proses lanjutan proses pembuatan KJK & KJH, proses validasi data 1 membutuhkan input data dari file karyawan dan file absen karyawan serta menghasilkan output file absen karyawan. Pada proses pencetakan KJK & KJH membutuhkan input dari file absen karyawan, kemudian diteruskan keproses selanjutnya. Dalam proses
lanjutan pada proses perhitungan gaji, proses validasi data 2
membutuhkan input data dari file karyawan dan file gaji kemudian menghasilkan output file gaji. Pada proses pencetakan SGK & DGK membutuhkan input data dari file gaji, kemudian diteruskan keproses selanjutnya. Dalam proses lanjutan pada proses penjurnalan, proses validasi data 3 membutuhkan input data dari file rekening serta menghasilkan output file jurnal. Pada proses pembuatan jurnal, proses tersebut membutuhkan input data file jurnal dan menghasilkan output file jurnal. Pada proses pencetakan LP membutuhkan input data file jurnal dan file gaji kemudian menghasilkan Laporan Penggajian yang akan diserahkan ke manajemen.
18
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA MICROSOFT ACCESS
I.1
Pendahuluan Microsoft Access adalah salah satu pengolah database termudah dan handal, produk microsoft walaupun dalam penereapan program berorientasi objek mengalami kesulitan tetapi Microsoft Access tercepat dan termudah dalam membuat program aplikasi bisnis.
I.2 Memulai Microsoft Access Memulai Microsoft Access dapat dilakukan beberapa cara antara lain: [1]
Memulai menu utama Window Start > All Program > Microsoft Office > Microsoft Access.
[2] Klik dua kali ikon/shortcut Microsoft Access jika telah dibuat di wallpaper window. I.3 Elemen dasar Microsoft Access Untuk memperlancar membuat program sebaiknya mengenal elemen dasar Microsoft Access terlebih dahulu , yang terdiri dari : [1] Baris Judul (Title Bar) Baris judul merupakan informasi yang berada pada pojok kiri window berisi informasi aplikasi yang sedang aktif. [2] Baris Menu (Menu Bar) Baris menu adalah menu yang berbentuk pulldown dapat di pilih dengan mengklik menunya. Menu pilihan antara lain: File , Edit , View , Insert , Tools , Windows dan Help. [3] Baris Toolbar (Toolbars) Baris toolbar adalah ikon yang berisi perintah yang sering digunakan, berada di bawah baris menu.
19
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA [4] Task Pane Task Pane adalah jendela yang ditampilkan sebelah kanan area kerja, yang membantu pemakai dalam mengedit atau menyunting database, isinya disesuaikan dengan pekerjaan yang sedang dilakukan. [5] Tombol Ukuran (Sizing Button) Tombol ukuran berisi tombol minimize untuk memperkecil ukuran window, tombol maximize untuk memperbesar ukuran window, tombol restore untuk mengembalikan ke ukuran semula atau ukuran sebelumnya dan tombol close untuk menutup jendela dan mengakhiri program aplikasi. [6] Baris Penggulung (Scroll Bar) Baris penggulung adalah fasilitas untuk melihat objek-objek yang terdapat pada jendela database dengan menarik batang mendatar (Horizontal Scroll Bar) dan batang tegak (Vertical Scroll Bar). I.4 Tipe-tipe data (Data Type) di Microsoft Access terdiri dari : [1]
Text Text dapat menerima huruf, angka, spasi dan tanda baca. Kapasitas text dapat menampung hingga 255 karakter.
[2] Memo Memo dapat menerima teks apa saja panjang maksimal 65535 karakter. [3] Number Number dapat menerima data yang berisi bilangan. [4] Date / Time Date / Time dapat menerima tanggal / waktu range tahun 100 hingga 9999. 20
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA [5] Currency Currency data dalam bentuk mata uang, dengan karakter 15 digit di sebelah kiri titik desimal dan 4 digit di sebelah titik desimal. [6] AutoNumber Auto Number berisi bilangan yang berurutan atau bilangan acak yang unik secara otomatis. [7] Yes / No Yes / No berisi nilai Yes atau No. [8] OLE Object OLE Object berisi objek yang dikaitkan (linked) atau disisipkan (embedded). [9] Hyperlink Hyperlink dapat diisi dengan alamat hyperlink (URL) supaya terkait dengan objek atau data yang tersimpan di lokasi tertentu. [10] Lookup Wizard Lookup Wizard untuk memilih nilai dari tabel lain atau dari daftar nilai menggunakan list bix atau combo box. II.1 Membuat Database Baru Database adalah suatu wadah tempat table-table, queries, forms, reports, pages, macros, modules dan lainnya. Cara membuat Database baru, sebagai berikut : [1]
Pilih New Blank Database-Blank Database
[2] Pada kotak isian File Name, ketik nama file database db_accses [3] Klik Create, sehingga tampilan seperti gambar di bawah ini: 21
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA
II.2 Membuka Database Microsoft Access Tahapan membuka Database, sebagai berikut : [1]
Pilih File-Open
[2] kemudian pilih db_accses
22
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA SISTEM PELAYANAN LEMBAGA PENDIDIKAN LABALA
Merancang dan Membuat Table Baru Dengan Fasilitas Create Table in Design View Tabel adalah tempat data atau record-record diletakkan, tabel terdiri dari baris (row) sering juga disebut dengan record dan kolom (column) sering juga disebut dengan field. Membuat tabel di Microsoft Access ada 3 cara , yaitu (1) Fasilitas Create Table in Design View, (2) Create Table by Using Wizard, dan (3) Create Table by Entering Data. Berikut Daftar Tabel pada Sistem Pelayanan LEMBAGA PENDIDIKAN LABALA: Tabel Pendaftaran Kode Admin
Nama Admin
Nomor Admin
101
Casillas
0001
102
Cristiano
0002
103
Ronaldo
0003
104
Fabregas
0004
105
Messi
0005
106
Kaka
0006
107
Glegar
0007
23
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA Tabel Paket Bimbingan Belajar Kode Paket
Nama Paket
Lama Pertemuan
Biaya
Bimbingan
Belajar R01
Reguler SD
6 Bulan
Rp 3.000.000
R02
Reguler SMP
6 Bulan
Rp 3.000.000
R03
Reguler SMA
6 Bulan
Rp 3.000.000
E04
Exclusif SD
6 Bulan
Rp 5.000.000
E05
Exclusif SMP
6 Bulan
Rp 5.000.000
E06
Exclusif SMA
6 Bulan
Rp 5.000.000
I07
Intensif SNMPTN
3 Bulan
Rp 7.000.000
Tabel Quota Paket Kode Kelas
Nama Paket
Jumlah Quota
K01
Reguler SD
25 Siswa
K02
Reguler SMP
25 Siswa
K03
Reguler SMA
25 Siswa 24
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA K04
Excekutif SD
15 Siswa
K05
Excekutif SMP
15 Siswa
K06
Excekutif SMA
15 Siswa
KO7
Intensif SNMPTN
5 Siswa
Tabel Transaksi Kode Pendaftaran
Kode Paket
Kode Kelas
Jumlah Pendaftar
Bimbingan Belajar 101
R01
KO1
25 Siswa
102
R02
K02
25 Siswa
103
R03
K03
25 Siswa
104
E04
K04
15 Siswa
105
E05
K05
15 Siswa
106
E06
K06
15 Siswa
107
I07
K07
5 Siswa
25
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA Berikut struktur daftar table pada sistem pelayanan LEMBAGA PENDIDIKAN LABALA :
Tabel Pendaftaran Field name
Type data
Field size
Kd_admin
Text
3
Nm_admin
Text
10
No_admin
Text
5
Tabel Paket Bimbingan Belajar Field name
Type data
Field size
Kd_paket
Text
3
Nm_paket
Text
20
Lm_pertemuan
Text
10
By_bimbel
Currency
Format
“Rp”#,###,00
Tabel Quota Paket Field name
Type data
Field size
Kd_kelas
Text
3
Nm_paket
Text
20
Jmlh_quota
Text
10
26
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA Tabel Transaksi Field name
Type data
Field size
Kd_siswa
Text
3
Kd_paket
Text
3
Kd_kelas
Text
3
Jml_pendaftaran
Number
Byte
Sebagai contoh membuat tabel pelayanan lembaga pendidikan labala dengan menggunakan Fasilitas Create Table in Design View berdasarkan struktur tabel pada Sistem Pelayanan Lembaga Pendidikan Labala. ♪ MEMBUAT TABEL Langkah-langkah membuat tabel pemesan : Cara membuat Database baru, sebagai berikut : [1]
Pilih New Blank Database-Blank Database
[2]
Pada kotak isian File Name, ketik nama file database db_accses
[3]
Klik Create, sehingga tampilan seperti gambar di bawah ini:
27
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA II.2 Membuka Database Microsoft Access Tahapan membuka Database, sebagai berikut : [1]
Pilih File-Open
[2] kemudian pilih db_accses
[3] Lalu akan muncul kotak dialog seperti gambar dibawah ini. Isi Field Name , Data type dan Field Size sesuai struktur tabel pemesan diatas.
[4] Kemudian untuk field Kd_admin dijadikan kunci utama (Primary Key). Untuk membuat suatu field yang akan menjadi kunci utama, klik field yang akan menjadi 28
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA kunci utama, kemudian klik ikon primary key atau pilih dimenu Edit > Primary Key. Kemudian akan tampil seperti berikut :
[5]
Bila semua sudah selesai dikerjakan, maka simpanlah tabel yang telah
dibuat dengan nama tabel pendaftaran. Dengan mengklik File > Save > Isi nama tabelnya dengan nama table pendaftaran
Untuk langkah-langkah pembuatan tabel paket bimbingan belajar , tabel quota paket dan tabel transaksi sama saja , yang membedakan hanya pada saat 29
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA membuat beberapa field menjadi kunci utama (primary key). Contohnya pada tabel transaksi, untuk field Kd_admin, Kd_paket dan Kd_kelas dijadikan kunci utama. Cara membuat beberapa field menjadi Primary Key yaitu : -
Memblok ke 3 field tersebut.
-
Kemudian pilih di menu Edit > Primary Key. Maka tampilan akan
menjadi seperti ini :
Tampilan untuk struktur tabel paket bimbingan belajar :
30
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA Tampilan untuk struktur tabel Quota paket :
Tampilan untuk struktur tabel transaksi :
31
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA ♪ MEMASUKKAN DATA TABEL Setelah membuat database dan didalamnya menciptakan tabel-tabel maka tahap berikutnya memasukkan data/record ke masing-masing tabel tersebut
Langkah-langkah memasukkan data tabel pendaftaran : [1]
Open file database db_access
[2]
Klik Tables di objects atau pilih View > Database Objects > Tables
[3]
Klik dua kali nama yang akan dibuka, sebagai contoh : tabel pendaftaran atau klik nama tabel pendaftaran yang akan dibuka dan klik ikon Open, akan tampil seperti gambar dibawah ini :
[4] Setelah tabel terbuka, masukkan record dengan cara mengetik manual isi data yang ada pada tabel pendaftaran maka tabel akan tampil menjadi :
32
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA Hasil Tabel Paket Bimbingan Belajar :
Hasil Quota paket:
33
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA Hasil Tabel Transaksi :
♪ MEREALISASIKAN TABEL Untuk menjaga integritas data maka perlu menghubungkan field-field dari satu tabel dengan tabel yang lain, hubungan antar tabel biasanya berdasarkan field-field yang sama (field penghubung). Model objek juga dapat dipakai untuk mengetahui hubungan antar tabel, hubungan antar tabel biasanya berdasarkan kunci utama (primary key), sehingga mengetahui adanya tabel child dan parent atau tabel master. Langkah-langkah merealisasikan tabel : [1]
Pilih Tools > Relationship, akan tampil seperti gambar di bawah ini :
34
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA
[2] Pilih seluruh tabel dengan menekan Ctrl+Nama Tabelnya, kemudian klik Add :
35
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA [3] Sehingga akan tampil window relationship tabel seperti ini :
[4] Untuk fasilitas di perangkat lunak Microsoft Access dengan memberi tanda check
list
pada
pilihan
Enforce
Referential
Integrity
di
Edit
Relationships dan klik OK. Sehingga tampilan sebagai berikut :
36
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA [5] Maka hasil relationship akhiri tabel Sistem Pelayanan Restoran pada tabel transaksi.
37
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA SISTEM PELAYANAN LEMBAGA PENDIDIKAN LABALA MerancangdanMembuat Form Baru dengan Fasilitas Create Form by Using Wizard
Untuk
program
lebih
user
friendly
sebaiknya
dalam
memasukkan
data/record kedalam tabel lewat form dan end user juga lebih mudah memasukkan data/record, serta tampilan akan lebih menarik. Membuat form dapat dilakukan dengan cara Create Form in Design View atau Create Form by Using Wizard. ♪ MEMBUAT FORM Langkah-langkahmembuat Form denganFasilitas Create Form by Using Wizard : [1]
Buka file database, sebagaicontohdb_access.
[2] Klik Forms yang ada di bawah objects atau View > Database Objects > Forms. [3] Klikdua kali Create Form by Using Wizard.
38
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA [4] Setelahitu, makaakantampilKotak Wizard Yang Pertama Pada kotak wizard yang pertama ini adalah Which fields do you want on your form?, disini diminta memilih field dari tabel atau query tertentu, sebagai contoh memilih Kd_Admin dan Nm_Admin pada tabel Pendaftaran, dengan mengklik panah ke kanan, setelah itu klik Next.
Setelah itu, akan tampil Kotak Wizard Yang Kedua Pada kotak wizard yang kedua ini adalah What layout Would you like for your, disini diminta untuk memilih bentuk form, sebagai contoh memilih bentuk Tabular setelah itu klik Next.
39
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA Kemudian, akantampilKotak Wizard Yang Ketiga Pada kotak wizard yang ketiga ini adalah What Style Would you like, disini diminta memilih style dari form, sebagai contoh memilih style Northwind setelah itu klik Next.
Kemudian, akantampilKotak Wizard Yang Keempat Pada kotak wizard yang keempat merupakan kotak wizard yang keempat merupakan kotak wizard yang terakhir, What title do you want for your form, disini diminta judul form sebagai contoh ketik judulnya FORM PENDAFTARAN, setelah itu klik Finish.
40
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA Maka hasil tampilan form yang telah dibuat:
41
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA SISTEM PELAYANAN LEMBAGA PENDIDIKAN LABALA MerancangdanMembuat Query dengan Fasilitas Create Query In Design View
Query adalah suatu perintah yang dapat melihat, menghitung data dari table dan pada akhirnya dapat dimanfaatkan sebagai sumber data untuk form dan report. ♪ MEMBUAT QUERY Langkah-langkahmembuat query adalah : [1]
Buka file database, sebagaicontoh : File db_access
[2] KlikQueries ataupilihView > Database Objects > Queries [3] Klik dua kali Create query in Design View, akan tampil jendela kerja Select Query dan kotak Show table, seperti gambar di bawahini :
42
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA [4] Add tabel (Pendaftar, Paket Bimbingan Belajar, Quota Paket dan Transaksi) dengan menekan tombol Ctrl sambil memilih beberapa tabel dan Close jendela show table.
[5] Pada jendela Select Query, atur kolom atau field sebagaiberikut : Kolom 1
Kolom 2
Field
: Nm_Admin
Field :Nm_Paket
Table
: TabelPedaftaran
Table :TabelPaketBimbingan
Sort
: Ascending
Kolom 3
Belajar
Kolom 4
Field
: By_Bimbel
Field :Jml_Quota
Table
: TabelPaket
Tabel :TabelQuota Paket
Bimbinganbelajar
43
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA Kolom 5 Field
: Jml_Pendaftar
Table
: TabelTransaksi
[6] Sehingga tampilan akan menjadi seperti berikut :
[7] Selanjutnya klik tombol Close ,lalu simpan dan akan tampil kotak untuk memasukkan nama file Query, seperti dibawah ini:
[8] KetikNama File Query :Query Pendaftaran> OK. [9] Klik dua kali pada file Query Pendaftaran. Maka akan tampil hasil query :
44
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA
♪ MEMBUAT KOLOM / FIELD BARU BERISI RUMUS Dari hasil design database, biasanya field yang berisiperhitungandari field yang lain tidakdimasukkankedalamtabel, untukmendapatkaninformasiitukitabuat field baru yang berisirumus yang memakai field lain. Langkah-langkahmembuat field rumus : [1]
Pilihatauklik file Query
[2] Kliktomboltombol toolbar Design [3] Pilih dan klikkolom field baru yang masih kosong, klik tombol toolbar Build dengan cara mengklik kanan, sehingga tampilan seperti gambar di bawah ini :
45
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA [4] Pilih dan klik dua kali Tables [5] Masukkan operasi :BiayaBimbel* JmlPendaftar [6] Pilih sesuai table Bimbel yang digunakan untuk operasi hitung tersebut dan beri nama field dengan nama Total Pembayaran. Kemudian akan tampil sebagai berikut :
[7] KlikOK,makahasilQueryPemesananakanbertambah 1 field menjadi :
46
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA SISTEM PELAYANAN LEMBAGA PENDIDIKAN LABALA Membuat Report dengan Fasilitas Create Report by Using Wizard
Report
merupakan
komponen
penting
dalam
aplikasi
bisnis,
karena
kebanyakan user (pemakai) membutuhkan keluaran yang diinginkannya sesuai yang diharapkannya. Kebanyakan keputusan diambil dari informasi hasil cetakkan.
♪ MEMBUAT REPORT Langkah-langkahmembuatReport : [1]
Buka file database, sebagaicontohdb_access
[2] KlikReports yang ada di bawah Objects atau View > Database Objects > Reports [3] Klikdua kali Create Report by Using Wizard
47
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA [4] Setelah itu, maka akan tampil Kotak Wizard Yang Pertama Pada kotak wizard yang pertama ini adalah Which fields do you want on your report?,disini diminta memilih field dari tabel atau query tertentu, sebagai contoh semua field pada QueryPendaftaran,dengan mengklik dua panah kekanan. Setelah itu klikNext
[5] Setelahitu, akan tampil Kotak Wizard Yang Kedua Pada kotak wizard yang kedua ini adalah Do you want to add any grouping levels? Disini diminta untuk memilih fild sebagai data pengelompokkan report, sebagai contoh tidak dikelompokkan, klik Next>
48
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA
[6] Kemudian, akan tampil Kotak Wizard Yang Ketiga Pada kotak wizard yang ketiga ini adalah What sort order do you want for your records?,diminta memilih field sebagai dasar sort sebagai contoh kita memilih Nm_Admin dan metode pengurutan Descending, setelah itu klik Next>
[7] Kemudian, akantampilKotak Wizard Yang Keempat Pada kotak wizard yang ke empat, How would you like to layout your report?,disini diminta memilih bentuk tampilan report, sebagai contoh kita pilih keadaan default saja, klik Next 49
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA
[8] Kemudian, akan tampil Kotak Wizard Yang Kelima Pada kotak wizard yang kelima, Whats style would you like ?, disini diminta memilih style dari report sebagai contoh memilih Office setelah itu klik Next>.
[9] Terakhir akan tampil Kotak Wizard Yang Keenam Pada kotak wizard yang ke enam, Whats tittle do you want for your report?,disini diminta memasukkan judul report, sebagai contoh ketik LAPORAN PENJUALAN, setelah itu klik Finish.
50
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA
[10] Maka akan tampil Laporan Penjualan
51
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA KASUS 2 SISTEM PENGGAJIAN Merancang dan Membuat Table Baru Dengan Fasilitas Create Table in Design View Tabel adalah tempat data atau record-record diletakkan, tabel terdiri dari baris (row) sering juga disebut dengan record dan kolom (column) sering juga disebut dengan field. Membuat tabel di Microsoft Access ada 3 cara , yaitu (1) Fasilitas Create Table in Design View, (2) Create Table by Using Wizard, dan (3) Create Table by Entering Data. Berikut Daftar Tabel pada Sistem Penggajian: Tabel Pegawai NIK
Nama Pegawai
11123456
Cici
11123457
Crystel Tara Ariyanti
11223458
Diajeng Nurlita Sari
11223459
Dian Junaedi
11345670
Emma Muthmainnah
11345681
M. Ichsan
11145678
M. Sodikin
11145679
Novita Sari
11145681
Verawaty
11145682
Wanda Listia
52
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA Tabel Jabatan Kode
Jabatan
Gaji Pokok
A1
Direktur
Rp 20.000.000,-
A2
Staff Ahli
Rp 15.000.000,-
A3
General manager
Rp 14.000.000,-
B1
Manager
Rp 12.000.000,-
B2
Asisten Manager
Rp 8.000.000,-
C1
Karyawan
Rp 5.000.000,-
C2
Supir
Rp 1.900.000,-
C3
Office Boy
Rp 1.500.000,-
C4
Satpam
Rp 1.800.000,-
Jabatan
Tabel Golongan Kode Golongan
Golongan
11
Tetap
21
Kontrak
Tabel Tunjangan Kode Golongan
Tunjangan
11
Rp 900.000,-
12
Rp 500.000,53
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA Tabel Uang Makan Kode Golongan
Tunjangan
11
Rp 900.000,-
12
Rp 500.000,-
Tabel Uang Transport Kode Golongan
Tunjangan
11
Rp 500.000,-
12
Rp 400.000,-
54
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA Tabel Perhitungan Gaji
NIK
Kode
Kode
Uang Makan
Jabatan Golongan
Uang
Tunjangan
Transport
11123456
C1
11
Rp 900.000,- Rp 500.000,-
Rp 1.400.000,-
11123457
A1
11
Rp 900.000,- Rp 500.000,-
Rp 1.400.000,-
11223458 A2
11
Rp 900.000,- Rp 500.000,-
Rp 1.400.000,-
11223459 C3
12
Rp 500.000,- Rp 400.000,-
Rp 900.000,-
11345670 A3
11
Rp 900.000,- Rp 500.000,-
Rp 1.400.000,-
11345681
C2
12
Rp 500.000,- Rp 400.000,-
Rp
900.000,-
11145678
C4
12
Rp 500.000,- Rp 400.000,-
Rp
900.000,-
11145679
B2
11
Rp 900.000,- Rp 500.000,-
Rp 1.400.000,-
11145681
B1
11
Rp 900.000,- Rp 500.000,-
Rp 1.400.000,-
11145682
C1
12
Rp 500.000,- Rp 400.000,-
Rp 900.000,-
Berikut Struktur Daftar Tabel pada Sistem Penggajian: Tabel Pegawai Field Name
Type Data
Field Size
NIK
Text
8
Nama_Pegawai
Text
30
55
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA Tabel Jabatan Field Name
Type Data
Field Size
Kode_Jabatan
Text
2
Jabatan
Text
20
Gaji_Pokok
Currency
Format
“Rp “#,###.00
Tabel Golongan Field Name
Type Data
Field Size
Kode_Golongan
Number
Byte
Golongan
Text
10
Tabel Uang Makan Field Field Name
Type Data
Size
Kode_Golongan
Number
Byte
Uang_Makan
Currency
Format
"Rp "#,###.00
Tabel Uang Transport Field Field Name
Type Data
Size
Kode_Golongan
Number
Byte
Uang_Transport
Currency
Format
"Rp "#,###.00
56
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA Tabel Perhitungan Gaji Type
Field
Field Name
Data
Size
NIK
Text
8
Kode_Jabatan
Text
2
Kode_Golongan
Number
Byte
Uang_Makan
Currency
"Rp "#,###.00
Uang_Transport
Currency
"Rp "#,###.00
Perhitungan_Gaji Currency
"Rp "#,###.00
Format
57
