LABORATORIUM PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI
Laboratorium Akuntansi Keuangan Menengah
Disusun oleh : Jasman, S.E., Ak,. M.B.A Fangky A. Sorongan., S.T., M.M
PERBANAS INSTITUTE JAKARTA 2015
DAFTAR ISI
Halaman Kata Pengantar ……………………………………………………………
i
Tahapan Mempelajari Software Akuntansi “Accurate” ………………….
ii
Bab 1
Pendahuluan ………………………………………………
1
Bab 2
Persiapan Data Awal (Basic Set Up)..……………………..
8
Bab 3
Persiapan Data Awal (Manual) Advanced Set Up………….
18
Bab 4
Persiapan Data Awal (Import File ) Advanced Set Up…….
33
Bab 5
Siklus Pembelian …………………………………………..
38
Bab 6
Siklus Penjualan …………………………………………...
49
Bab 7
Pendapatan & Beban ............................................................
61
Bab 8
Aset tetap .............................................................................
64
Bab 9
Return Merchandise Authorization (RMA) .........................
67
Bab 10
Rekonsiliasi Bank ................................................................
69
Bab 11
Period End & Laporan Keuangan ........................................
70
Bab 12
Mini Kasus ............................................................................
72
Daftar Pustaka ...............................................................................................
87
KATA PENGANTAR
Kemajuan Tekonologi Informasi dan Komomunikasi telah memberikan dampak posistif terhadap keandalan penyajian laporan keuangan saat ini.
Mahasiswa yang
nantinya akan berkecimpung di dunia praktik akuntansi harus memiliki kompetensi dalam penggunaan Software Akuntansi yang saat ini berkembang dan banyak digunakan. Salah satu sotware yang banyak digunakan oleh organisasi perusahaan saat ini tersebut adalah ”Accurate”. Buku praktikum ini dibuat sebagai bahan ajar dan acuan bagi Dosen dan Mahasiswa Akuntansi untuk program studi D-3 dan S-1 dalam proses belajar mengajar software ”Accurate” tersebut. Kami menyadari bahwa buku praktikum ini masih banyak memilliki kekurangan., Oleh karena itu, segala saran demi perbaikan buku praktikum ini sangat diharapkan.
Jakarta, 2 Februari 2015
Tim Penulis*) Jasman, S.E., Ak, M.B.A Fangky A. Sorongan, S.T., M.M
*) Penulis adalah pemegang sertifikat CAP (Certified Accurate Professional)
i
TAHAPAN BELAJAR SOFTWARE AKUNTANSI “ACCURATE 4” (BAGAIMANA MENGGUNAKAN BUKU PRAKTIKUM INI)
Untuk mempelajari Accurate, ada 2 (dua) langkah yang harus ditempuh, yaitu: 1. Membuat persiapan data awal (Set-Up) Langkah pertama sebelum masuk ke transaksi keuangan adalah melakukan persiapan awal (Set-Up) yang dijelaskan pada Bab 1 sampai dengan Bab 4 buku praktikum ini. Kegiatan ini terdiri dari meng-input Nama Perusahaan, Alamat Perusahaan, mata uang yang akan dipakai dalam transaksi, daftar pelanggan, daftar pemasok, dst. Setiap Bab diberikan contoh soal untuk praktik-nya. Proses ini dilakukan sampai dengan pertemuan ke-enam / ke-tujuh
yaitu
sebelum Ujian Tengah Semester (UTS) yang akan termasuk sebagai materi untuk UTS.
2. Melakukan proses pencatatan transaksi keuangan Apabila proses set-up telah dikuasai oleh mahasiswa, maka proses pembelajaran selanjutnya dapat dilanjutkan pada tahapan kedua yaitu mempelajari proses untuk pencatatan transaksi. Proses pencatatan transaksi dijelaskan mulai dari Bab 5 Siklus Pembelian sampai dengan Bab 11 Period End & Laporan Keuangan.
Contoh Soal untuk keperluan Praktik nya
menggunakan Mini Kasus yang telah disediakan di Bab 12.
ii
Bab 1 Pendahuluan
BAB 1 PENDAHULUAN
Tentang Accurate Versi 4.2 Accurate adalah aplikasi software yang dikembangkan untuk perusahaan dagang dan jasa yang belum atau hanya memiliki laporan keuangan sederhana. Aplikasi ini memudahkan kita dalam menyusun laporan keuangan untuk mendapatkan hasil laporan laba-rugi yang cepat dan akurat.
Dalam software Accurate versi 4.2 terdiri dari beberapa modul modul yang dikemas dalam paket accurate, antara lain sebagai berikut : 1. Modul Buku Besar (General Ledger Module) : modul ini terdiri dari Daftar Akun (List Of Account), Daftar Mata Uang (List Of Currency), Informasi Perusahaan (Company Info), Formulir Bukti Jurnal (Journal Voucher Form), Proses Akhir Bulan (Perid End Process), dan Laporan Keuangan (Financial Statemen). 2. Modul Kas Bank (Cash Bank Module) : modul ini terdiri dari Formulir Pembayaran Lain (Other Payment Form), Formulir Penerimaan Lain (Other 1|Page
Bab 1 Pendahuluan Deposit Form), Buku Bank (Bank Book), Formulir Rekonsiliasi Bank (Bank Reconcile Form). 3. Modul Persediaan (Inventory Module) : modul ini terdiri dari Daftar Barang dan Jasa (List Of Item), Formulir Penyesuain Persediaan (Inventory Adjustment Form), Formulir Pembiayaan Pesanan (Job Costing Form), Daftar Gudang (List Of Warehouse), Formulir Grup Barang (Item Grouping Form), Formulir Penyesuaian Harga Jual Barang (Set Selling Price Adjustment Form), dan Formulir Pindah Barang (Item Transfer Form) 4. Modul Penjualan (Sales Module) : modul ini terdiri dari Formulir Penawaran Penjualan (Sales Quotation Form), Formulir Pesanan Penjualan (Sales Order Form), Formulir Faktur Penjualan (Sales Invoice Form), Formulir Retur Penjualan (Sales Return Form) dan Formulir Penerimaan Penjualan (Sales Receipt Form). 5. Modul Pembelian (Purchase Module) : modul ini terdiri dari Formulir Permintaan Pembelian (Purchase Requisition Form), Formulir Pesanan Pembelian (Purchase Order Form), Formulir Penerimaan Barang (Received Item Form), Formulir Faktur Pembelian (Purchase Invoice Form), Formulir Retur Pembelian (Purchase Return Form) dan Formulir Pembayaran Pembelian (Purchase Payment Form). 6. Modul Aktiva Tetap (Fixed Asset Module) : modul ini terdiri dari Formulir Aktiva Tetap Baru (New Fixed Asset Form), Daftar Tipe Aktiva Tetap Pajak (List Of Fiscal Fixed Asset Type), Daftar Tipe Aktiva Tetap (List Of Fixed Asset Type), Daftar Aktiva Tetap (Fixed Asset List). 7. Modul Daftar (List Module) : modul ini terdiri dari Proyek (Project), Departemen (Department), Penjual (Salesman), Pemasok (Vendor) dan Pelanggan (Customer). 8. Modul RMA (Return Merchandise Authorization Module) : modul ini terdiri dari Formulir RMA (RMA Form) dan Formulir RMA Action (RMA Action Form). 9. Modul Proyek (Project Module) : modul ini terdiri dari Daftar Bahan Baku, Daftar Biaya Proyek, Formulir Work Price Analysis, Formulir Proyek, Formulir Material In Used, Formulir Project Survey, Formulir Project Bill, Formulir Project Ending. 10. Modul Pabrikasi (Manufacture Module) : modul ini terdiri dari Formula Produk (Bill of Material), Perintah Kerja (Work Order), Pengeluaran Bahan baku
2|Page
Bab 1 Pendahuluan (Material Release), Produk & Bahan baku Keluaran (Product & Material Result), Biaya Produksi (Conversion Costs), Bahan baku (Raw Materials) 1.2 Instalasi Program Accurate 4.2 Anda dapat menginstall program Accurate 4.2 dengan mengikuti petunjuk di bawah ini: 1. Masukkan CD Installer Accurate lalu klik install Accurate 4.2 2. Akan muncul konfirmasi sebelum menjalankan proses install, akan muncul tampilan Read Me File klik tombol Next.
3. Tahap berikutnya adalah menentukan apakah computer yang akan diinstall program accurate tersebut akan dijadikan sebagai server atau client saja. Jika hanya bekerja di satu computer, pilihlah keduanya (centang keduanya), maka akan muncul tampilan berikut;
4. Pilih letak directori dan folder program Accurate akan ditempatkan. Sudah diberikan default folder yaitu di C:\Program Files\CPSSoft\Accurate4…\. Kemudian klik Next.
3|Page
Bab 1 Pendahuluan
5. Tahap berikutnya adalah adalah pilihan Program Manager Group, dimana Accuarte bisa dibuka dari menu start-Program. Default yng diberikan adalah CPSSoft\ACCURATE V4 Education. Kemudian klik Next.
6. Tahap berikutnya adalah tampilan informasi versi Accurate build yang ke (4.2.12.1357) yang akan diinstal ke computer tersebut.
4|Page
Bab 1 Pendahuluan
7. Klik Next, dilanjutkan dengan proses instalasi beberapa menit. Jika sudah pernah diinstall Accurate sebelumnya, akan ada konfirmasi bahwa installer secara otomatis akan mematikan firebird untuk diinstall ulang, klik OK.
8. Tampilan proses instalasi akan dijalankan selama beberapa menit, tunggu sampai ada konfirmasi bahwa instalasi telah selesai dilakukan, klik tombol finish.
1.3 Membuat Database Baru Database baru dapat dibuat dengan dua kemungkinan yaitu dibuat di local (di dalam hard disk PC sendiri) atau diletakkan di dalam PC orang lain atau server (Remote). 1.3.1 Membuat Database Baru di Komputer Lokal Berikut langkah yang dilakukan untuk membuat database baru di komputer lokal (di dalam hard disk PC sendiri) :
5|Page
Bab 1 Pendahuluan 1.
Buka program Accurate dengan cara klik tombol start-All Program-CPSSoftAccurate4 Education
2.
Atau klik icon Accurate yang terdapat pada desktop komputer Anda.
3.
Pada tampilan Welcome to Accurate, klik tombol Create New Company
4.
Klik check box local yang terdapat pada form Create Database. Klik tombol elips […], lalu pilih folder tempat data akan diletakan , ketik nama file dengan ekstensi *GDB, lalu klik tombol Create dan OK. Tunggu beberapa saat sampai proses pembuatan database selesai dilakukan.
5.
Setelah proses pembuatan database Accurate selesai dilakukan, langkah selanjutnya Anda dapat login untuk masuk ke dalam database tersebut dengan USER IDR dan Password = SUPERVISOR (password tidak membedakan huruf kecil maupun huruf besar)
1.3.2 Membuat Database Baru di Komputer Lain (Remote) Jika Anda menjalankan Accurate dari computer A dan ingin membuat database baru di computer B (sebagai computer server) Anda harus tahu berapa nomor IP address atau nama computer (computer name) dari computer B sebagai computer server. Sebelum membuat database secara remote pastikan computer client(computer A) dan computer server (computer B) telah terhubung dengan baik. Berikut langkah-langkah yang dapat Anda lakukan untuk membuat database secara remote : 1. Buka program Accurate klik start- All Prgram- CPSSoft-Accurate V4 2. Pada tampilan Welcome to Accurate, klik tombol Create New Company
6|Page
Bab 1 Pendahuluan 3. Klik check box Remote yang terdapat pada form database Create Database, langkah selanjutnya isi kolom server name dengan nomor IP Address computer server , kemudian pada kolom file name ketikan alamat tempat database baru akan diletakan di computer server dengan ekstensi *GDB, lalu klik tombol create dan OK, tunggu beberapa saat sampai proses pembuatan database selesai. 4.
Setelah proses pembuatan database Accurate selesai dilakukan, langkah selanjutnya Anda dapat login untuk masuk ke dalam database tersebut dengan USER IDR dan Password = SUPERVISOR (password tidak membedakan huruf kecil maupun huruf besar)
1.4 Membuka Database 1. Untuk membuka database yang telah dibuat sebelumnya pada tampilan awal menu pilih Open Existing Company (Membuka data perusahaan) akan terdapat pilihan local dan remote untuk membuka database sama seperti ketika membuat database baru. 2. Pilih
local
jika
akan
membuka
server(computer yang menyimpan
database
langsung dari
computer
database yang akan dibuka( atau pilih
pilihan remote (mesin lain) jika membuka databasenya dari computer client, pastikan mengisi nama server dan alamat serta nama databasenya dengan benar.
7|Page
Bab 2 Persiapan Data Awal (Basic Setup)
BAB 2 PERSIAPAN DATA AWAL (BASIC SET UP) Dalam mempersiapkan database baru, Accurate menyediakan dua tipe persiapan database yaitu Persiapan Dasar (Basic Setup) dan Persiapan Mahir (Advance Setup). Persiapan Dasar diperuntukkan bagi perusahaan atau kegiatan bisnis dengan pencatatan pembukuan yang sederhana, yang hanya terdiri dari barang barang yang dijual atau dibeli, akun kas, bank, pendapatan serta biaya biaya. Sedangkan Persiapan Mahir diperuntukkan bagi perusahaan atau kegiatan bisnis dengan pencatatan pembukuan yang kompleks, yang tidak hanya terdiri dari akun kas, bank, pendapatan atau biaya biaya, tapi juga melibatkan adanya pencatatan aset tetap, informasi syarat pembayaran, pajak, dan sebagai nya. Dalam Persiapan Dasar terdapat 7 tahap yang harus di setup. Agar persiapan awal database dengan menggunakan basic set up dapat dilakukan, sebaiknya terlebih dahulu menyiapkan data-data standar berikut ini; a. Saldo kas & Bank b. Buku piutang pelanggan c. Buku hutang kepada pemasok d. Daftar barang dan jasa yang diperjual belikan beserta stock barang terakhir Setelah data-data standar tersebut Anda siapkan. Anda dapat mulai melakukan persiapan awal database tipe standar dengan langkah-langkah sebagai berikut; 1. Sebelum melakukan persiapan awal database, Anda dapat memilih bahasa yang Anda inginkan dengan cara mengklik pada bahasa yang Anda inginkan kemudian klik tombol Next .
8|Page
Bab 2 Persiapan Data Awal (Basic Setup) 2. Memilih tipe persiapan yang akan Anda gunakan, klik Basic Set Up
Klik pilihan Yes pada pesan peringatan yang menginformasikan bahwa Accurate akan membuatkan akun-akun umum yang diperlukan pada database baru, berkaitan dengan pemasok, pelanggan, mata uang dsb.
3. Persiapan Dasar (basic) pertama yang harus dilakukan adalah mengisi data tentang mata uang (currency) yang digunakan dalam transaksi dan mengisi data tentang informasi perusahaan.
9|Page
Bab 2 Persiapan Data Awal (Basic Setup) Isi data informasi perusahaan dengan mengikuti petunjuk di bawah ini: a. Company Name (Nama Perusahaan): isi kolom ini dengan nama lengkap perusahaan. b. Addresses (Alamat): isi kolom ini dengan alamat perusahaan. c. Default Currency (Mata Uang Default): kolom ini secara otomatis akan terisi dengan mata uang IDR. Jika mata uang default yang anda gunakan adalah mata uang asing, maka anda dapat mengubah default mata uang sesuai dengan mata uang yang akan dipergunakan, dengan terlebih dahulu menyesuaikan daftar mata uang sesuai dengan mata uang yang anda gunakan dalam transaksi operasional perusahaan anda. Karena Anda memilih tipe persiapan singkat, maka tabel daftar mata uang secara otomatis telah menampilkan data mata uang yang telah dicreate oleh program Accurate. Anda dapat menyesuaikan data uang pada mata uang pada tabel daftar mata uang sesuai dengan mata uang yang Anda miliki. Pengisian tabel daftar mata uang dilakukan dengan langkah sebagai berikut; 1. Name
: Pada kolom ini Anda dapat mengetikan nama mata uang. Pengetikan nama mata uang maksimal 20 karakter.
2. Rate
: Pada kolom ini, Anda dapat mengetikan nilai tukar mata uang tersebut terhadap mata uang dasar (base currency).
3. Rate Type
: Kolom ini secara otomatis akan menampilkan informasi lain tukar mata uang yang Anda input terhadap mata uang base yang menjadi default mata uang (mata uang dengan rate 1).
4. Country
: Pada kolom ini, Anda dapat mengetikan nama negara yang mengeluarkan mata uang tersebut.
5. Symbol
: Pada kolom ini dapat mengetikan simbol mata uang yang Anda input (maksimal 10 karakter).
Setelah selesai menginput data mata uang dan informasi tentang perusahaan Anda klik tombol LANJUT (NEXT) untuk masuk ke persiapan singkat berikutnya. 4. Persiapan
singkat
berikutnya yang dapat Anda lakukan adalah menginput
informasi kas/bank yang Anda miliki. Sama seperti Tabel Daftar Mata Uang, Tabel informasi kas/bank juga telah terisi dengan informasi kas/bank yang 10 | P a g e
Bab 2 Persiapan Data Awal (Basic Setup) otomatis telah dibuatkan program Accurate pada saat Anda memilih tipe persiapan dasar (basic set up).
Anda dapat menyesuaikan data pada tabel cash/bank informasi sesuai dengan data bank/kas yang Anda miliki. Pengisian tabel Daftar kas /bank dapat Anda lakukan dengan petunjuk berikut ini; Name
: Pada kolom ini Anda dapat mengetikan nama akun kas/bank yang Anda miliki
Currency
: Pada kolom ini Anda dapat memilih jenis mata uang dari akun kas/bank yang Anda miliki
Balance Date
: Pada kolom ini Anda dapat menginput tanggal saldo kas/bank yang Anda miliki.
Current Balance : Pada kolom ini Anda dapat menginput saldo kas/bank yang Anda miliki per tanggal saldo yang Anda input. Setelah selesai menginput opening informasi kas/bank pilih tombol NEXT untuk masuk ke persiapan berikutnya. 5. Persiapan singkat berikutnya yang dapat Anda lakukan adalah menginput informasi pelanggan dan pemasok yang Anda miliki.Tsbel daftar pelanggan dan pemasok ini juga telah terisi secara otomatis dibuatkan oleh Accurate pada saat
11 | P a g e
Bab 2 Persiapan Data Awal (Basic Setup) Anda memilih persiapan singkat. a. Tabel Daftar Pelanggan
Pada tabel daftar pelanggan entry data pelanggan yang Anda miliki Nama
: Pada kolom ini Anda dapat mengetikan nama pelanggan
Currency
: Jenis mata uang yang biasa dipergunakan
Opening Balance
: Kolom ini akan menampilkan saldo piutang pelanggan Anda.
Penginputan saldo piutang pelanggan dapat dilakukan dengan cara ; 1. Klik tombol opening balance yang terdapat di atas tabel daftar pelanggan, untuk membuka form isian Opening Balance.
2. Pada tampilan form Opening Balance, isi informasi saldo pelanggan
12 | P a g e
Bab 2 Persiapan Data Awal (Basic Setup) b. Tabel Daftar Pemasok (Vendor)
Enty data pemasok dan saldo hutang kepada pemasok.
6. Persiapan berikutnya adalah menginput informasi barang dagangan (item) dan jasa (service) yang Anda miliki. Sebelum menginput informasi barang dagangan disarankan terlebih dahulu memilih metode harga pokok barang dagangan (inventory Cost Method) sesuai kebijakan perusahaan., kemudian klik tombol lanjut.
13 | P a g e
Bab 2 Persiapan Data Awal (Basic Setup)
a. Daftar Barang Dagangan (Item)
Anda dapat menginput barang dagangan dengan langkah sebagai berikut: Item No . : Pada kolom ini, Anda dapat menginput nomor atau kode brang dagangan yang Anda miliki. Name
: Nama barang dagangan
Stock Date : Tanggal saldo barang dagangan yang dimiliki. Qty
: Saldo kuantitas barang dagangan
Unit 1
: Satuan unit barang dagangan
Last Purc.Price/unit : informasi harga beli terakhir barang dagangan yang dibeli Sales Price
: Harga jual barang dagangan.
14 | P a g e
Bab 2 Persiapan Data Awal (Basic Setup) b. Barang Jasa (Service)
Input jenis jasa yang dijual pada daftar service Code
: kode dari jasa yang dijual
Name
: Nama atau deskripsi dari jasa yang dijual
Sales Price
: harga jual dari jasa.
Setelah semua data yang dibutuhkan dalam persiapan singkat tipe standar selesai Anda input, klik tombol NEXT, lalu klik tombol Finish. Persiapan awal database baru Anda telah selesai dan siap untuk digunakan dalam mencatat transaksi keuangan perusahaan Anda.
15 | P a g e
Bab 2 Persiapan Data Awal (Basic Setup) Latihan : Persiapan Data Awal PT. PERBANAS MANDIRI akan menggunakan software akuntansi Accurate dalam pencatatan kegiatan usahanya. Berikut adalah data informasi : Nama Persahaan
: PT. PERBANAS MANDIRI
Alamat
: Jl. PERBANAS
Mata uang dan kurs yang digunakan IDR USD 1 USD = 9.300 IDR SGD 1 SGD = 6.800 IDR Bila tanggal mulai (start date) input database adalah tanggal 31 Desember 2012 , berikut kas dan bank yang dimiliki PT. PERBANAS MANDIRI Kas IDR
Rp.10.030.000
Kas USD
1.000
Kas SGD
500
Mandiri IDR
120.000.000
PT. PERBANAS MANDIRI memilki pelangan dengan saldo awal sebagai berikut : Nama Pelanggan
No. Invoice
Tanggal
Saldo Awal
PT. Gemilang Indah
GI-018
20/08/2012
Rp. 15.000.000
PT. Auto Jaya
AJ-0112
03/12/2012
Rp. 20.000.000
PT. Computa Indo
CI-501
26/06/2012
US$ 750
SH-0114
23/10/2012
SGD $ 1000
PT. Syun Hong
Pemasok/Vendor dari PT. PERBANAS MANDIRI : Nama Vendor
No. Invoice
Tanggal
Saldo Awal
PT. Ventura
VE.0102
18/07/2012
US$ 500
PT. FAS
FS.1902
29/02/2012
Rp. 21.000.000
PT. Buana Semesta
BS.0012
12/12/2012
SGD$ 1500
16 | P a g e
Bab 2 Persiapan Data Awal (Basic Setup) PT. PERBANAS MANDIRI dalam metode FIFO untuk menghitung nilai perusahaan. Per tanggal 31 Desember 2012 melakukan stock opname untuk item-item berikut : Item
Nama Barang
No
Qyt
Harga Beli Terakhir
Harga Jual
A.01
Cable Accessories
50 Pcs
125000
150000
A.02
Switch Accessories
125 Pcs
75000
100000
A.03
Panel Accessories
50 Pcs
100000
175000
P.1024
Panel Side 2000 x 600mm
10 set
2000000
2500000
P.1025
Panel Mounting Plate infill 2000mm
5 set
4000000
4250000
P.1026
Panel Box
3 Unt
1500000
2000000
S.100
Swtich Mini Rotary
12 Unt
500000
750000
S.101
Switch Volt Select
100 Unt
250000
300000
Item jenis jasa pada PT. PERBANAS MANDIRI JI
Jasa Instalasi
JP
Jasa Pemasangan
JS
Jasa Service
Diminta : Dengan menggunakan data tersebut lakukan sebuah persiapan data awal dengan menggunakan basic setup!
17 | P a g e
Bab 3 Persiapan Data Awal (Advanced Setup)
BAB 3 PERSIAPAN DATA AWAL (MANUAL) ADVANCED SETUP Persiapan Mahir (Advance Setup) merupakan salah satu fitur yang bermanfaat dalam memfasilitasi proses penginputan data data awal (master data) perusahaan ke database Accurate.
Dalam penginputan data data terdapat 2 cara yaitu dengan
manual dan Import file (excel). Sebelum memulai persiapan awal database dengan menggunakan jenis persiapan mahir (Advanced Setup) ini, disarankan terlebih dahulu mempersiapkan master data yang diperlukan dalam persiapan awal database.
Master Data yang perlu Disiapkan Antara Lain : 1. Daftar mata uang yang Anda gunakan dalam transaksi 2. Informasi perusahaan 3. Daftar akun yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan 4. Daftar pelanggan 5. Daftar pemasok 6. Daftar barang dan jasa 7. Daftar aset tetap.
Terdapat 7 langkah penginputan, antar lain penginputan pada Mata Uang & Infor Perusahaan (Currency & Comp Info), Akun akun & Daftar Lain (Accounts & Other List), Pelanggan & Pemasok (Customers & Vendors), Departements (Departments), Persediaan (Inventory), Aset tetap (Fixed Assets), Neraca Saldo (Trial Balance).
18 | P a g e
Bab 3 Persiapan Data Awal (Advanced Setup) Tampilan awal menu Persiapan Singkat (Quick Setup)
1. Mata Uang & Informasi Perusahaan (Currency & Comp Info ) Digunakan untuk mengisikan daftar mata uang yang digunakan oleh perusahaan baik sebagai mata uang dasar dalam pembukuan perusahaan untuk menyajikan Laporan Keuangan serta mata uang yang digunakan. Selain itu juga untuk mengisikan informasi mengenai perusahaan seperti nama perusahaan, alamat, informasi pajak perusahaan, NPWP, tanggal pengukuhan pajak, dll
a. Menu Mata Uang (Currency)
19 | P a g e
Bab 3 Persiapan Data Awal (Advanced Setup)
b. Menu Informasi Perusahaan (Company Information)
c. Menu Informasi Pajak Perusahaan (Company Tax Information)
20 | P a g e
Bab 3 Persiapan Data Awal (Advanced Setup) 2. Akun akun & Daftar Lain (Accounts & Other List ) Digunakan untuk mengisikan Daftar Akun (Chart of Account) perusahaan, akun utama (Default Account) untuk masing masing mata uang seperti akun Piutang (Account Receivable), Hutang (Account Payable), Uang Muka Penjualan & Pembelian (Advance Sales & Purchases), Syarat Pembayaran (Term of Payment) dan Pajak (Tax) yang akan digunakan dalam transaksi penjualan dan pembelian.
Pada menu Accounts & Other List terdiri dari 3 bagian dalam yaitu Daftar Akun (Chart of Account), Akun Default Mata Uang (Currency Def Acc), dan Daftar Lain (Others List). Bagian Chart of Account untuk pengisian daftar akun perusahaan, bagian Currency Def Acc digunakan untuk mengisikan atau mengatur akun default pada masing masing mata uang dan bagian Other List digunakan untuk mengisikan syarat pembayaran serta pajak yang akan digunakan dalam transaksi penjualan dan pembelian.
a. Menu Daftar Akun (Chart Of Account)
21 | P a g e
Bab 3 Persiapan Data Awal (Advanced Setup) b. Menu Akun Default Mata Uang (Currency Default Acc)
22 | P a g e
Bab 3 Persiapan Data Awal (Advanced Setup) c. Menu Daftar Lain (Other List)
3. Pelanggan & Pemasok (Customers & Vendors) Berguna untuk mengisi daftar pelanggan dan pemasok. Terdapat 3 bagian yaitu Tipe Pelanggan & Pengiriman (Cust Type & Shipment), Pelanggan (Customer), Pemasok (Vendor). Bagian Cust Type & Shipment berguna untuk pengisian tipe tipe pelanggan dan jenis pengiriman yang terdapat di perusahaan dalam mengirimkan barang barang yang dipesan oleh pelanggan baik dengan menggunakan jasa pengiriman Tiki, kurir, Truk, dll.
a. Menu Tipe Pelanggan & Pengiriman (Cust Type & Shipment)
23 | P a g e
Bab 3 Persiapan Data Awal (Advanced Setup) b. Menu Pelanggan (Customers)
c. Menu Pemasok (Vendors)
4. Menu Departemen (Department) Berguna untuk mengisikan nama nama departemen yang terdapat di perusahaan. Contohnya departemen produksi, keuangan sumber daya dll.
24 | P a g e
Bab 3 Persiapan Data Awal (Advanced Setup) 5. Menu Persediaan (Inventory) Berguna untuk mengisi daftar gudang dan kategori produk perusahaan, menentukan akun akun persediaan, menentukan metode penilaian persediaan yang akan perusahaan gunakan dalam databasenya, apakah menggunakan FIFO atau AVERAGE, dan untuk pengisian daftar barang dan jasa perusahaan.
a. Menu Gudang (Warehouse)
b. Menu Akun Default Barang (Item Def Account)
25 | P a g e
Bab 3 Persiapan Data Awal (Advanced Setup) c. Menu Penilaian Persediaan (Cost Method)
d. Menu Barang & Jasa ( Item )
26 | P a g e
Bab 3 Persiapan Data Awal (Advanced Setup) 6. Menu Aset tetap (Fixed Asset) Berguna untuk mengisi daftar aset tetap pajak menurut peraturan pajak, daftar aset tetap menurut kebijakan perusahaan dan pengisian aset tetap yang dimiliki oleh perusahaan. Terdiri dari 3 bagian yaitu Aset tetap Pajak (Fiscal FA), Tipe Aset tetap (FA Type), dan Aset tetap (Fixed Asset). Bagian Fiscal FA untuk pengisian tipe aset tetap pajak menurut peraturan perpajakan, FA Type untuk pengisian tipe aset tetap berdasarkan kebijakan perusahaan dan Fixed Asset untuk pengisian aset tetap perusahaan.
a. Menu Aset tetap Pajak (Fiscal FA)
b. Menu Tipe Aset tetap (FA Type)
27 | P a g e
Bab 3 Persiapan Data Awal (Advanced Setup) c. Menu Daftar Aset tetap (Fixed Asset)
7. Menu Neraca Saldo (Trial Balance) Berguna dalam menampilkan seluruh akun akun yang terdapat dalam database beserta nilai saldo masing masing akun dalam posisi yang sesuai, debit atau kredit dan tahapan ini merupakan tahapan terakhir dalam penginputan database awal pada Persiapan Mahir (Advance Setup)
28 | P a g e
Bab 3 Persiapan Data Awal (Advanced Setup) Latihan : PT. PERBANAS UTAMA yang memilki NPWP 07.103.129.2-011.020 dan beralamat di Jl. Perbanas, Jakarta Selatan akan menggunakan software akuntansi Accurate. Perusahaan tersebut bergerak dalam sector industri perdagangan computer. Mata uang dan kurs yang digunakan
IDR
USD 1 USD = 9.000 IDR
SGD 1 SGD = 5.000 IDR
Bila tanggal mulai (start date) input database adalah tanggal 31 Desember 2012 , berikut trial balance dari perusahaan tersebut; Saldo awal (di input): Cash IDR
: Rp. 20.000.000
BCA IDR
: Rp. 25.000.000
BCA USD
: US$ 4000
BCA SGD
: SGD$ 10000
Neraca Awal per 31 Desember 2012 No. Akun
Account Name
Debet
Kredit
Type
1-1101
Cash IDR
20.000.000
Cash/ Bank
1-1102
BCA USD
($4.000) 36.000.000
Cash/ Bank
1-1103
BCA SGD
($10.000) 50.000.000
Cash/Bank
1-1104
BCA IDR
25.000.000
Cash/Bank
1-1201
Acc. Receivable IDR
70.000.000
A/R
1-1202
Acc. Receivable USD
27.000.000
A/R
1-1203
Acc. Receivable SGD
10.000.000
A/R
1-1204
Advanced Purchased IDR
A/R
1-1205
Advanced Purchased USD
A/R
1-1206
Advanced Purchased SGD
A/R
1-1301
Inventory
1-1302
Good in Transit
1-1401
VAT In
1-1501
Prepaid Rent
1-1599
Trasaction
679.000.000
Asset
Inventory Other Current Asset Other Current Asset Other Current Asset
(Pos
Silang) 1-2101
Building
Inventory
500.000.000
Fixed Asset
29 | P a g e
Bab 3 Persiapan Data Awal (Advanced Setup) 1-2102
Accum Dep. Building
2.500.000
Accum Depreciation
1-2201
Equipment
1-2202
Accum Dep. Equipment
112.000.000
Fixed Asset 1.500.000
Accum Depreciation
2-1101
Acc Payable IDR
25.400.000
A/P
2-1102
Acc Payable USD
9.000.000
A/P
2-1103
Acc Payable SGD
15.000.000
A/P
2-1104
Advanced Sales IDR
A/P
2-1105
Advanced Sales USD
A/P
2-1106
Advanced Sales SGD
A/P
2-1107
Unbilled Goods
A/P
2-1201
Salaries Payable
10.000.000
Other Current Liabilities
2-1202
VAT Out
Other Current Libility
2-2101
Bank Mandiri Loan
200.000.000
Long Term Liability
3-1000
Common Stock
1.000.000.000
Equity
3-2000
Premium on Common Stock
100.000.000
Equity
3-3000
Retained Earning
140.600.000
Equity
3-9999
Opening Balance Equity
4-1000
Sales
Revenue
4-2001
Sales Term Discount IDR
Revenue
4-2002
Sales Term Discount USD
Revenue
4-2003
Sales Term Discount SGD
Revenue
4-3000
Payment Term Discount
Revenue
4-4000
Sales Return
Revenue
4-5000
Item Sales Discount
Revenue
5-1000
Cost of Good Sold
COGS
5-2000
Freght In
COGS
5-3000
Purchase Term Discount
COGS
6-0001
Advertising Exp
Expense
6-0002
Entertaint Exp
Expense
6-0003
Rent Exp
Expense
6-0004
Salary Exp
Expense
Equity
30 | P a g e
Bab 3 Persiapan Data Awal (Advanced Setup) 6-0005
Deprec Building Exp
Expense
6-0006
Deprec Equipment Exp
Expense
6-0007
General & Other Adm Exp
Expense
7-1000
Interest Income
Other Income
7-2000
Freight Income
Other Income
8-1000
Intersest Expense
Other Expense
8-2000
Other Expense
Other Expense
9-1000
Realized Gain/Loss
Other Expense
Exchange 9-2000
Unrealized
Gain/Loss
Other Expense
Exchage Jumlah
Customer PT. ADI CITRA
1.504.000.000
Type
Sales Tax
Inv No.
Ammount
Umum
PPN
1001
10.000.000
1002
20.000.000
1003
25.000.000
1004
15.000.000
Term: C.O.D PT. LINTAS BUANA
Umum
PPN
Term: Net 60 PT. AUTO INDO (USD)
1.504.000.000
Khusus
PPN
1005
3.000
Khusus
PPN
1006
2.000
Term: Net 30 PT. STAR (SGD) Term: C.O.D
Vendor PT. TRIKARYA
PT. MES
Purch Tax
Inv. No.
PPN
V-001
5.000.000
V-002
15.000.000
M-001
1.000.000
M-002
2.000.000
PPN
Ammount
PT. TRIMEGAH IDR
PPN
T-001
900.000
PT. CMC (USD)
PPN
C-001
1.000
No.Tax
S-005
3.000
PT. SYALENDRA (SGD) PT. BIMA IDR
S-005-P
1.500.000
31 | P a g e
Bab 3 Persiapan Data Awal (Advanced Setup) Metode yang digunakan untuk menghitung persediaan dengan menggunakan metode FIFO. Per tanggal 31 Desember 2012 melakukan stock opname untuk item-item berikut : Item
Description
Qty
Last
Value
Gudang
Purchase C001
CPU
Sales
Merk
Price
110
1.500.000
165.000.000
Centre
2.000.000
Pentium
150
200.000
30.000.000
Centre
100
1.000.000
100.000.000
Centre
1.500.000
Seageate
Pentium4 C002
Casing
400.000 Microtech
Tower H001
Hardisk 20GB
M001
Monitor 14”
100
800.000
80.000.000
Centre
1.000.000
Samsung
M002
Mouse
200
20.000
4.000.000
Centre
35.000
Logitech
50
6.000.000
300.000.000
Centre
7.500.000
Acer
Logitech N001
Notebook Acer
Fiscal Type
Fixed Asset Type
Useful Life
Gedung
Bangunan Permanen
20 Tahun
Peralatan 1
Gol 1
8 Tahun
Peralatan 2
Gol 2
4 Tahun
Item
Type
G-001
Bangunan Permanen
G-002
Bangunan Permanen
P-001
Description
Date
Method
Life
Amount
Ruko 4 Lantai
01-01-07
SLM
20
400.000.000
Renovasi Gedung
01-01-09
SLM
10
100.000.000
Gol 2
Komputer
31-12-10
SLM
8
80.000.000
P-002
Gol 1
Perabotan
31-12-09
SLM
4
20.000.000
P-003
Gol 1
Peralatan Lainnya
31-12-10
SLM
4
12.000.000
Total
612.000.000
Diminta :
Dengan menggunakan data tersebut lakukan sebuah persiapan data awal dengan menggunakan advanced setup!
32 | P a g e
Bab 4 Persiapan Data Awal (Advanced Setup)
BAB 4 PERSIAPAN DATA AWAL MENGGUNAKAN (IMPORT FILE) ADVANCED SETUP Master data seperti daftar akun (List of Account), Daftar Pelanggan (List of Customer), Daftar Pemasok (List of Vendor), Daftar Barang dan Jasa (List of Item), Daftar Aset tetap (List of Fixed Asset), sebaiknya Anda buat dalam format excel agar master data tersebut dengan mudah dapat Anda import melalui Quick Setup Advanced tanpa perlu mengentri satu persatu master data tersebut secara manual. Berikut contoh tabel yang dapat Anda gunakan untuk mencatat master data tersebut dalam format excel. 1. Daftar Akun No. Account
Account Name
Parent Account
Balance
Account Type
Currency
As Of
Kolom tipe (Account Type) pada daftar akun dapat anda isi dengan tipe akun dari akun-akun yang Anda miliki. Accurate menyediakan 15 tipe akun antara lain : 1. Tipe akun kas dan bank (Cash/Bank) 2. Tipe akun piutang (Account Receivable) 3. Tipe akun persediaan (Inventory) 4. Tipe akun harta lancar lainnya (Other Current Asset) 5. Tipe akun aset tetap (Fixed Asset) 6. Tipe akun akumulasi penyusutan (Accumulated Depreciation) 7. Tipe akun hutang (Account Payable) 8. Tipe akun hutang lancar lainnya (Other current liabilities) 9. Tipe akun hutang jangka panjang (Long term liabilities) 10. Tipe akun ekuitas (Equity) 11. Tipe akun pendapatan (Revenue) 12. Tipe akun harga pokok penjualan (Cost of Good Sold) 13. Tipe akun beban (Expense) 14. Tipe akun pendapatan lain-lain (Other Income) 15. Tipe akun beban lain-lain (Other Expense) 33 | P a g e
Bab 4 Persiapan Data Awal (Advanced Setup)
2. Daftar Pelanggan No
Name
Cust. Type
Currency
Balance
As Of
Jika pada setup awal ternyata Anda belum dapat memperoleh informasi saldo akhir pelanggan Anda per start date, maka Anda dapat mengosongkan kolom saldo dan per tanggal. Dimana informasi tersebut dapat Anda entry setelah informasi saldo pelanggan Anda peroleh. 3. Daftar Pemasok No
Name
Cust. Type
Currency
Balance
As Of
Jika pada setup awal ternyata Anda belum dapat memperoleh informasi saldo akhir pemasok Anda per start date, maka Anda dapat mengosongkan kolom saldo dan per tanggal. Dimana informasi tersebut dapat Anda entry setelah informasi saldo pemasok Anda peroleh. 4. Daftar Barang dan Jasa Item No
Item Desc
Item Type
Qty
Total Cost
As Of
Jika pada setup awal ternyata Anda belum dapat memperoleh informasi saldo akhir barang yang Anda miliki per start date, maka Anda dapat mengosongkan kolom Qty, total cost dan kolom per tanggal. Dimana informasi tersebut dapat Anda entry setelah informasi saldo pemasok Anda peroleh. 5. Daftar Aset tetap Asset Code
Description
Purchase
Usage
Estimated
Depreciation
Asset
Asset
Espenditure
Asset
Date
Date
Life
Method
Acct.
Cost
Acct
Type
(Year)
34 | P a g e
Bab 4 Persiapan Data Awal (Advanced Setup) Untuk pencatatan saldo aset tetap, Anda dapat mengisi kolom ini dengan mengetikan akun Opening Balance Equity. Akun ini berfungsi untuk mencatat saldo aset tetap. Setelah semua tabel master data Anda selesai, Anda dapat melakukan persiapan awal database tipe advanced setup dengan mengikuti petunjuk di bawah ini ; 1. Buka form quick set up dengan cara : Klik menu utama setup (persiapan)-quick setup (persiapan singkat) Pilih bahasa yang Anda inginkan, klik next Pilih tipe persiapan mahir (Advance Setup), klik next untuk memulai persiapan awal database. 2. Langkah pertama yang harus Anda siapkan adalah daftar mata uang (List of Currencies). Pada table mata uang Anda dapat mengentry jenis mata uang yang digunakan dalam transaksi keuangan perusahaan Anda. 3. Langkah kedua yang harus Anda siapkan adalah informasi perusahaan Anda 4. Langkah ketiga yang harus Anda siapkan adalah menginput informasi pajak perusahaan (company tax information). 5. Langkah keempat yang harus Anda siapkan adalah tabel daftar akun (List of Account). Tabel daftar akun ini dapat Anda isi dengan mengimport master data yang telah Anda siapkan sebelumnya. Perhatikan sebelum Anda mengimport Daftar Akun Anda, Accurate telah menyediakan account default sesuai dengan mata uang yang Anda input. Untuk menghindari double account (akun ganda) pada tabel daftar akun, sebaiknya Anda terlebih dahulu mengedit nomor account default tersebut sesuai dengan tabel daftar akun yang Anda import. Hapus semua akun yang ada kecuali opening balance equity dan return earning. Import master data account dapat dilakukan dengan cara : Klik “Click here to import from file”, lalu tentukan folder dan nama file yang akan diimport. Setelah file yang akan diimport ditemukan click tombol open, lalu klik extranct data. Setelah proses extract data selesai, hapus judul kolom yang terdapat pada table available available source dengan cara klik kanan pada baris pertama table tersebut (baris yang berisi judul kolom) kemudian pilih delete (hapus). 35 | P a g e
Bab 4 Persiapan Data Awal (Advanced Setup) Mendefinisikan data sumber (define available source). Tujuannya agar Accurate dapat mengidentifikasi data sumber (file excel) yang Anda miliki ke dalam field yang tersedia di Accurate. Klik tombol import untuk mengimport data excel Anda. Tunggu sampai proses import selesai dan muncul message confirmation yang menginformasikan sukses atau tidaknya pengimportan yang Anda lakukan. Setelah daftar import selesai Anda import, klik tombol next untuk melakukan persiapan singkat berikutnya. 6. Langkah kelima yang harus Anda lakukan akun default mata uang. Akun default mata uang ini akan berfungsi untuk mencatat (menjurnal) transaksi keuangan Anda yang berhubungan dengan mata uang secara otomatis. 7. Langkah keenam yaitu mengisi daftar lain (other list) yaitu penginputan data yang terdiri dari pengisian table daftar syarat pembayaran yang Anda gunakan dalam transaksi dan pengisian table daftar kode pajak (Taxes). 8. Langkah ketujuh yaitu mengisi data tipe pelanggan dan metode pengiriman. 9. Langkah kedelapan yaitu pengisian table daftar pelanggan. Tabel daftar pelanggan ini dapat Anda isi dengan mengimport master data pelanggan yang telah Anda siapkan sebelumnya.(cara import sama seperti di atas). 10. Langkah kesembilan yaitu pengisian table daftar pemasok. Tabel daftar pemasok dapat Anda isi dengan mengimport master data pemasok yang telah Anda siapkan sebelumnya.(cara import sama seerti di atas). 11. Langkah kesepuluh yaitu membuat daftar departemen. Daftar departemen berfungsi
untuk
memisahkan
beberapa
transaksi
sesuai
dengan
departemen/divisi yang berhubungan dengan transaksi tersebut. 12. Langkah kesebelas, yaitu membuat daftar gudang dan daftar item categories. 13. Langkah keduabelas, yaitu mengatur atau mensetting default akun untuk barang (currency default account). Pada tahap ini Anda dapat mengatur default akun yang akan menjadi standart GL Account setiap Anda mengentry data item baru di accurate. 14. Langkah ketiga belas yaitu menentukan metode harga pokok (costing method) yang akan digunakan untuk menghitung harga pokok penjualan barang dagangan Anda. 15. Langkah keempat belas, yaitu penginputan informasi barang dan jasa. 36 | P a g e
Bab 4 Persiapan Data Awal (Advanced Setup) 16. Langkah kelima belas, yaitu penginputan tabel daftar tipe aset tetap pajak (Fiscal Fixed Asset type). Sama halnya dengan data item, penginputan tabel ini juga dapat Anda lakukan dengan cara import tabel tipe aset tetap dalam format file excel. 17. Langkah ketujuh belas, yaitu penginputan tabel daftar aset tetap yang dimiliki perusahaan. 18. Langkah kedelapan belas adalah mengecek saldo-saldo akun pada tabel neraca percobaan (Trial Balance). Pengisian atau pengeditan saldo akun-akun dengan tipe akun cash/bank, other current asset, other asset, other current liabilities, long term liabilities dan equity dapat langsung lakukan pada tabel neraca percobaan (Trial balance) ini. Untuk pengeditan saldo akun dengan tipe akun receivable, inventory, account payable, fixed asset dan acumulated depreciation tidak boleh Anda lakukan pada tabel ini. 19. Langkah terakhir dalam persiapan singkat database mahir adalah proses period end untuk menghitung saldo akumulasi penyusutan aset tetap. Proses Period End dapat Anda lakukan dengan mengikuti petunjuk berikut ini; Klik tombol quit (keluar) untuk keluar dari tampilan quick setup (persiapan singkat). Klik menu utama aktivities-periodic-period end Pada form period end, pilih bulan dan tahun sesuai dengan bulan dan tahun start date database Anda. Kemudoan klik tombol Ok. Tunggu sampai proses akhir bulan selesai. Untuk mengecek apakah persiapan awal databese Anda sudah tepat dan benar, Anda dapat membuka laoran Neraca Saldo Klasik (Trial Balance Clasic) dengan mengikuti petunjuk di bawah ini; Klik menu utama report – general ledger – (Laporan- buku besar) Kemudian pada detail laporan pilih trial balance clasic Filter parameter tanggal sesuai dengan tanggal start date database.
37 | P a g e
Bab 5 Siklus Pembelian
BAB 5 SIKLUS PEMBELIAN Suatu proses transaksi yang melibatkan perusahaan dan pemasok dalam proses pertukaran barang atau jasa tertentu, disebut sebagai transaksi pembelian. Pembelian mempunyai siklusnya sendiri, yang mungkin secara fungsi tidak terlalu berbeda dengan siklus penjualan, yaitu dimulai dari pesanan barang /jasa dari perusahaan ke pemasok, pengiriman barang ke pemasok, tagihan yang diberikan pemasok ke perusahaan sampai dengan proses pembayaran perusahaan ke pemasok. Hanya saja masing-masing proses transaksi yang saling berhubungan dan membentuk menjadi suatu siklus pembelian, mempunyai istilah yang berbeda dengan proses transaksitransaksi yang terdapat di siklus penjualan.
Beberapa data dan setup yang harus disiapkan sebelum melakukan aktivitas pembelian adalah : 1. Menyesuaikan rancangan formulir pembelian yang akan digunakan 2. Menyiapkan daftar vendor. 3. Menyiapkan daftar item dan mengatur GL. Account dari item-item tersebut ke akun yang tepat. 4. Seting kode pajak untuk item dan vendor. 38 | P a g e
Bab 5 Siklus Pembelian Siklus pembelian dimulai dari; 1. Purchase Requisition (Permintaan Pembelian) Merupakan formulir untuk internal perusahaan, yang berfungsi untuk mencatat permintaan pembelian barang kepada bagian pembelian. Pencatatan aktivitas ini belum mempengaruhi posisi keuangan. 2. Purchase Order Merupakan suatu formulir yang dapat digunakan untuk mencatat aktivitas pemesanan barang kepada vendor.Pencatatan aktivitas purchases order ini pada dasarnya belum mempengaruhi posisi keuangan perusahaan. Aktivitas ini hanya mengubah status item yang dipesan menjadi on purchases.Namun jika aktivitas ini disertai dengan uang muka kepada vendor, maka aktivitas ini akan secara otomatis mempengaruhi posisi keuangan perusahaaan. 3. Receive Item Proses penerimaan barang yang disimpan dari pemasok oleh perusahaan, yang mungkin tanpa disertai oleh tagihan (invoice), akan diinput di form Receive Item. Pada form ini Accurate sudah mencatat penambahan nilai kuantitas persediaan yang diterima dari pemasok, namun belum ada pengakuan untuk nilai hutang ke pemasok. 4. Purchase Invoice Proses penagihan dari pihak pemasok ke perusahaan, akan diinput diform Purchase Invoice. Pada form ini, Accurate baru akan mengakui nilai hutang ke pihak pemasok, sesuai dengan nilai persediaan yang dilakukan (termasuk biaya angkut, jika ada). 5. Purchase Return. Pengembalian barang ke pemasok dengan alasan tertentu, yang mungkin telah terjadi kesepakatan antara pemasok dengan perusahaan saat melakukan pembelian, bisa Anda input di form purchase return. Form purchase return berisi informasi mengenai nomor purchase Invoice/Receive Item yang akan diretur, tanggal retur barang, nama item yang akan diretur beserta kuantitas dan harga belinya. 39 | P a g e
Bab 5 Siklus Pembelian 6. Purchase Payment Pembayaran hutang ke pemasok pada umumnya akan mengakhiri siklus pembelian. Namun pada kenyataanya pembayaran hutang ke pemasok bisa jadi belum mengakhiri siklus pembelian, karena ada kemungkinan barang yang perusahaan pesan akan dikembalikan ke pemasok walaupun telah dilunasi. Penginputan pembayaran hutang ke pemasok ini, akan dilakukan melalui form
40 | P a g e
Bab 5 Siklus Pembelian Membuat Transaksi Pembelian dengan Siklus Pembelian Lengkap Membuat Purchase Requisition Buka formulir purchase requisition yang baru dengan cara klik menu utama activities(aktivitas) - Purchase pembelian - purchase requisition (permintaan pembelian) atau dapat dibuka menu jelajah (explorer), dengan cara klik tombol purchase (pembelian) kemudian klik purchase requisition (permintaan pembelian).
Isikan nomor dan tanggal permintaan barang pada field request No. & Request Date. Klik pada baris dikolom item (kode barang) untuk memilih barang-barang yang diminta. Pilih pilihan ”item category” (katagori barang) pada field search Klik pada barang persediaan yang dimaksud Isikan jumlah kuantitas barang yang diminta pada field Qty. Isikan tanggal yang dibutuhkan atas barang-barang yang diminta pada field required date. Simpan transaksi permintaan barang dengan mengklik save & close.
41 | P a g e
Bab 5 Siklus Pembelian Membuat Form Purchase Order (pesanan pembelian) atas Transaksi Purchase Requisition (Permintaan Pembelian) Setelah menerima form Purchase Requisition dari pihak gudang, pihak pembelian memproses permintaan tersebut dengan membuatkan form Purchase Order, untuk melakukan pesanan barang yang diminta ke pemasok.
Pilih nama pemasok untuk memesan barang-barang yang akan dibeli. Isikan nomor dan tanggal transaksi pemesanan pada field PO number & PO date. Serta isikan tanggal yang diharapkan barang diterima pada field expected date, jenis pengiriman, yaitu pilih shipping point pada field FOB dan cara pengiriman pada field ship via. Klik field requisition (permintaan), untuk memilih nomor transaksi permintaan barang yang akan dilakukan pemesanan. Isikan harga barang yang dibeli pada masing-masing bari di kolom unit price. Simpan transaksi pemesanan pembelian.
42 | P a g e
Bab 5 Siklus Pembelian Membuat Form Receive Item(Penerimaan Barang) atas Transaksi Purchase Order (Pesanan Pembelian)
Pilih nama pemasoknya pada field vendor Isikan field-field ini sesuai dengan fungsinya pada form receive item. Klik field ”Select PO” untuk memilih nomor transaksi PO yang diterima. Pilih transaksi PO yang akan dibuatkan RI, lalu klik OK (Anda boleh memilih lebih dari satu transaksi PO untuk dibuatkan dalam satu form Receive Item). Simpan transaksi penerimaan barang.
43 | P a g e
Bab 5 Siklus Pembelian Membuat Form Purchase Invoice (Faktur Pembelian) atas transaksi Receive Item (Penerimaan Barang).
Pilih nama pemasok pada field vendor Isikan field-field yang diperlukan pada form purchase invoice. Klik select PO dan pilih pilihan ”Select RI” untuk memilih transaksi RI yang tagihkan. Pilih transaksi RI yang dimaksud kemudian klik OK (boleh memilih transaksi RI) lebih dari satu. Simpan transaksi pembelian.
44 | P a g e
Bab 5 Siklus Pembelian Membuat Transaksi Purchase Payment (Pembayaran Pembelian) atas Transaksi Purchase Invoice (Faktur Pembelian)
Pilih nama pemasok yang akan dibayarkan hutangnya, pada field vendor. Pilih akun kas dan bank yang digunakan dalam proses pembayaran hutang ke pemasok pada field Bank. Jadikan tanggal cek sesuai dengan tanggal pengeluaran kas sesungguhnya atau tanggal cair cek. Minimal sama dengan tanggal pembayaran. Pilih nomor faktur pembelian yang akan dibayarkan dengan mencentang barisnya di kolom pay. Simpan transaksi pembayaran pembelian.
45 | P a g e
Bab 5 Siklus Pembelian Membuat Transaksi Retur Pembelian (Purchase Return)
Pilih nama pemasok untuk mengembalikan produk, pada field vendor name. Isikan nomor dan tanggal transaksi retur pembelian, masing-masing pada field return No. & Date. Untuk fiscal date isikan dengan tanggal retur pajak, secara default akan mengikuti tanggal transaksi retur pembelian, namun Anda bias mengubahnya. Pilih nomor transaksi Purchase Invoice/ Receive Item yang akan diretur. Klik baris kolom description untuk memilih barang yang akan diretur dan akan tampil pesan peringatan. Akan muncul ”Do you want to return all quantity” klik pilihan No. atau Yes. Isikan jumlah quantitas yang akan diretur pada field qty Simpan transaksi retur pembelian.
46 | P a g e
Bab 5 Siklus Pembelian 4.1.2 Membuat Transaksi Pembelian Dengan Uang Muka (Down Payment) Buka formulir purchase order yang baru dengan cara klik menu utama activities-purchase-purchase order (Aktivitas-Pembelian-Pesanan pembelian) Pada tampilan formulir purchase order tersebut isi nama vendor, tanggal order, nomor PO dan detail item yang akan dipesan kepada vendor. Setelah informasi pesanan selsai Anda entry , pastikan komor DP account telah terisi dengan akun uang muka pembelian langkah selanjutnya adalah klik tombol down payment yang terdapat pada header formulir Purchase Order. Perhatikan pada saatAnda mengklik tombol Down Payment secara otomatis Accurate akan menampilkan formulir Purchase Invoice. Perhatikan
detail
formulir
Purchase
Invoice
secara
otomatis
telah
menampilkan item Down Payment dengan unit price senilai total order yang Anda buat. Ubai nilai unit price tersebut sesuai dengan jumlah uang muka pembelian yang Anda bayar kepada vendor lalu klik tombol recalc kemudian klik tombol Pay Vendor untuk mencatat pengeluaran kas/bank atas pembayaran uang muka pembelian tersebut pada formulir Purchase Payment. Klik tombol save & close.
47 | P a g e
Bab 5 Siklus Pembelian Mengubah (Edit) Pengubahan form-form di siklus pembelian, dilakukan melalui menu List (Daftar)Purchase (Pembelian). Pilih form pembelian apa yang akan diubah, kemudian klik, maka akan muncul menu Daftar dari form yang dipilih. Proses mengubah transaksi pada form-form pada modul pembelian adalah sebagai berikut; Pilih form yang akan diubah, dan akan tampil menu daftar dari form tersebut. Filter transakasi yang akan diubah pada bagian ”filter”, antara lain filter untuk nomor invoice, nama pemasok, mata uang, status dan tanggal transaksi, pada masing-masing field yang tersedia di bagian filter. Sorot transaksi yang akan diubah, lalu klik field ”Edit” pada pojok kiri atas atau klik kanan pada transaksi tersebut dan pilih ”Edit”, maka akan terbuka form transaksi yang akan diubah.
48 | P a g e
Bab 6 Siklus Penjualan
BAB 6 SIKLUS PENJUALAN Proses penjualan dalam sebuah perusahaan bisa berawal dari penawaran permintaan harga seorang pelanggan atas suatu jenis barang , kemudian ke proses pengiriman barang pesanan, penagihan piutang hingga tahap pelunasab piutang oleh pelanggan . Ditambahkan satu proses retur penjualan jika terjadi proses retur oleh pelanggan karena alasan tertentu.
Siklus penjualan di Accurate terbagi dalam 6 form yaitu sales quotation, sales order, delivery order, sales invoice, sales return, dan customer receipt. Masing-masing form mempunyai fungsi yang berbeda, namun dalam pengaplikasiannya keenam form tersebut saling berhubungan. Sales Quotation Sebelum terjadinya suatu pemesanan barang dari pihak pelanggan, perusahaan terlebih dahulu memberikan barang kepada pihak pelanggan atas barang-barang yang mungkin dibeli oleh pelanggan. Proses tersebut akan diinput melalui form sales quotation antara lain berisi keterangan nama pelanggan, nama-nama barang yang dipesan berikut dengan kuantitas dan harga jualnya. Dan jika pelanggan setuju untuk memesan barang-barang yang terdapat dalam sales quotation, form tersebut akan dikirim kembali kepada perusahaan dan akan ditindak lanjuti oleh perusahaan. 49 | P a g e
Bab 6 Siklus Penjualan
Order By (Dipesan Oleh)
: nama pelanggan yang akan diberikan penawaran barang.
Quote Number (Nomor)
: nomor faktur penawaran penjulan
Quote Date (tanggal Penawaran) : tanggal penawaran penjualan Sales Order Form sales order merupakan form yang dibuat sebagai tindak lanjut atas form quotation yang dibuat sebelumnya. Namun pembuatan form ini tidak selalu setelah atau didahulukan membuat sales quotation, bisa saja pembuatannya langsungke form sales order tanpa terlebih dahulu membuat sales quotation.
50 | P a g e
Bab 6 Siklus Penjualan Keterangan : Ship Date (Tanggal Kirim) : diisikan dengan tanggal pengiriman barang yang dipesan. DP Account (Akun DP)
: dipilih dengan akun uang muka penjualan. Tipe akunnya adalah hutang (Account Payable). Secara default akan otomatis terisi dengan akun uang muka penjualan yang telah diisi pada Currency default account (Akun Default Mata Uang) di preferensi.
Delivery Order Form ini berkaitan dengan proses pengiriman barang ke pelanggan. Biasanya diinput saat perusahaan sudah siap mengirimkan jumlah barang pesanan ke pelanggan. Dan dokumennya akan disertai bersamaan dengan barang pesanan yang dikirim ke pelanggan, sebagai tanda terima barang oleh pelanggan. Sama halnya dengan sales quotation dan sales order , pembuatan Delivery Order memang pada umumnya dibuat setelah pembuatan sales order atau sales quotation, namun tidak harus demikian. Anda bisa langsung input transaksi Delivery Order tanpa didahulukan kedua form tersebut.
51 | P a g e
Bab 6 Siklus Penjualan Sales Invoice Setelah barang yang dipesan dikirim ke pelanggan. Penagihan piutang akan diinput perusahaan di form sales invoice. Form ini mempunyai fungsi yang penting dalam siklus penjualan. Karena saat form ini diinput dan disimpan, maka otomatis akan ada pengakuan pendapatan, harga pokok penjualan dan piutang kepada pelanggan. Selain itu juga ada pengakuan pengurangan persediaan dengan kondisi melalui, jika penginputannya tanpa didahului dengan penginputan pada form Delivery Order.
Keterangan : Term (Syarat Pembayaran) : Pilih syarat pelunasan piutang oleh pelanggan. Nantinya
akan berpengaruh pada tanggal jatuh tempo dan umur
piutang
pelanggan. Invoice Tax No.(No. Faktur Pajak Standart) : diisikan dengan nomor faktur pajak standar serta tanggal faktur pajak standar. Untuk tanggal faktur pajak standar secara default mengikuti tanggal faktur penjualan. Use DP (Pakai Uang Muka) :
tab untuk menentukan nilai uang muka
penjualan yang akan digunakan. AR Account (Akun Piutang)
:
memilih akun piutang pada form faktur
penjualan. Field ini akan tampil jika akun piutang pada database lebih dari satu untuk mata uang yang sama, secara default akun piutang akan dijurnal sesuai
52 | P a g e
Bab 6 Siklus Penjualan dengan akun yang diisikan pada Currency Default Account (Akun Default Mata Uang) di menu preferences. 5.1.5 Sales Return Pengembalian barang yang dipesan karena alasan tertentu oleh pelanggan ke perusahaan, disebut sebagai retur penjualan. Transaksi nilai ini diinput di form Sales return (Retur Penjualan).
Keterangan : Sales Inv.No. (Nomor Faktur) : Berisi pilihan nomor faktur penjualan sales invoice dan pengiriman pesanan (delivery order) yang telah dibuat. Pilih salah satu jika transaksi pengembalian. Date (Tanggal)
:
diisikan dengan tanggal pengembalian barang oleh
pelanggan. Jurnal yang dibentuk saat transaksi form Sales Return adalah sebagai berikut : 1. Jika sales return diambil dari transaksi sales invoice Dr. Retur Penjualan
xxx
Cr. Piutang Penjualan Dr. Persediaan baranrang dagang Cr. Harga Pokok Penjualan
xxx xxx xxx 53 | P a g e
Bab 6 Siklus Penjualan 2. Jika Sales Return diambil dari transaksi delivery order Dr. Retur Penjualan xxx Cr. Piutang Penjualan
xxx
Dr. Persediaan barang dagang
xxx
Cr. Barang Terkirim
xxx
5.1.6 Sales Receipt Pelunasan piutang dari pelanggan diinput di form sales receipt (penerimaan penjualan). Form ini hanya bisa melakukan pelunasan piutang pelanggan yang berasal dari transaksi form sales invoice (Faktur Penjualan).
Keterangan : Payment Date (Tanggal Pembayaran) : diisikan dengan tanggal pelunasan piutang Void Cheque (Cek Kosong) :
untuk membatalkan pelunasan yang telah
diinput pada form sales receipt. Accurate akan otomatis menghilangkan jurnal penerimaan piutang. Fiscal Payment (Pembayaran Pajak) : dicentang jika menerima pelunasan piutang pajak, khusus untuk pelanggan dengan mata uang asing. Cheque Amount (Jumlah Cek) : Diisikan dengan jumlah penerimaan kas atas pelunasan piutang dari pelanggan. Equiv. Amount ( Jumlah Ekuivalen) : terisi dengan nilai pelunasan dalam mata uang pelanggan. 54 | P a g e
Bab 6 Siklus Penjualan Existing Credits (Jumlah Credit)
:
terisi dengan nilai kelebihan dari
pelunasan piutang. Misal sisa piutang sebesar Rp.100 namun diterima pelunasan Rp.125 akan terdapat pada field Existing Credits untuk pelanggan yang bersangkutan. Distribute Amount (Jumlah yang didistribusikn)
:
terisi dengan nilai
pelunasan yang diterima. Bank : dipilih dengan nama akun kas/bank yang menerima pelunasan piutang. Cheque No. Diisikan nomor cek yang diterima dalam pelunasan piutang oleh pelanggan. Cheque Date : diisikan dengan tanggal cair cek. Dugunakan sebagai tanggal penjurnalan pelunasanpiutang oleh Accurate. Auto Apply (alokasi otomatis) : pemilihan otomatis nomor serta nilai faktur penjualan saat menerima pelunasan dari pelanggan. Caranya isikan nilai pelunasan pada field ”Cheque Ammount” kemudian klik ”auto apply” maka acurate akan otomatis memilih nilai dan nomor faktur penjualan yang akan dilunasi sesuai dengan nilai pelunasan yang diisikan pada field ”Cheque Ammount”. Dan pengakuan jurnal pada transaksi sales receipt , yaitu ; Dr. Kas/Bank
xxx
Cr. Piutang pelanggan xxx
55 | P a g e
Bab 6 Siklus Penjualan Membuat Transaksi Penjualan dengan Siklus Penjualan Lengkap Pembuatan Sales Quotation (Penawaran Penjualan) Untuk menginput transaksi penjualan dilakukan melalui menu aktivitas-sales. Dan akan tampil keenam form siklus penjulan, pilih salah satu form yang akan diinput dan akan tampil form penjualan yang baru.Alur transaksinya diawali dengan pembuatan form sales quotation dan berakhir pada sales receipt.
Pilih form yang akan diinput dengan klik dua kali di nama formnya. Maka akan tampil form baru untuk diinput. Proses Pembuatan Form Sales Quotation (Penawaran Penjualan) Klik dua kali pada pilihan form sales quotation dan akan tampil form sales quotation baru untuk diinput. Pilih nama pelanggan yang ditawarkan barangnya Isikan tanggal penawaran pada field quote date dan nomor urut transaksi form sales quotation pada field quote number. Untuk selanjutnya penomoran akan berlanjut. Klik pada baris dikolom “item” dan akan tampil box kecil. Klik pada box kecil tersebut dan akan tampil daftar barang & jasa untuk memilih barang yang akan ditawarkan. Klik save & close untuk menyimpan transaksi pada form sales quotation.
56 | P a g e
Bab 6 Siklus Penjualan Pembuatan Form Sales Order atas Sales Quotation. Proses Membuat Sales Order atas Transaksi Sales Quotation Pilih nama pelanggan yang akan dibuatkan pesanan penjualannya. Isikan informasi yang perlu diisikan yaitu seperti No.PO, nomor transaksi, pesanan penjualan, tanggal transaksi pesanan penjualan, tanggal pengiriman, syarat pembayaran, pegiriman melalui media apa. Klik field “quotation “, maka akan tampil box berisi daftar sales quotation yang masih outstanding. Pilih nomor quotation yang dimaksud kemudian klik OK. Ana bias memilih lebih dari satu nomor quotation. Klik save & close. Pembuatan Sales Invoice atas Transaksi Delivery Order Proses Membuat Transaksi Sales Invoice atas Transaksi Delivery Order Memilih nama pelanggan yang akan dibuatkan tagihannya pada field customer Mengisikan tanggal dan nomor tagihan (sales Invoice) ke pelanggan. Klik field “Selec DO” maka akan tampil daftar transaksi pengiriman pesanan yang masih outstanding. Pilih transaksi DO yang dimaksud.dan kemudian klik OK. (bias memili transaksi DO lebih dari satu. Save & close. Pembuatan Sales Receipt atas Transaksi Sales Invoice Proses Pelunasan Piutang pada Form Sales Receipt atas transaksi pada Sales Invoice. Pilih nama pelanggan yang melunasi piutangnya pada field “Received Form” Isikan nomor dan tanggal transaksi pelunasan piutang pelanggan, masingmasing field Form No, & Payment Date Pilih akun bank/kas atas penerimaan piutang dari pelanggan. Isikan no cek dan tanggal cair cek. Pilih nomor faktur penjualan yang akan dilunasi.
57 | P a g e
Bab 6 Siklus Penjualan Isikan nilai pelunasan dengan cheque amount atau bisa dengan mengklik gambar calculator, maka jumlah pelunasan akan terisi sesuai nilai piutang yang dibayarkan.
Menginput dan Menggunakan Kelebihan Penerimaan atas Pelunasan Piutang dari Pelanggan Proses Menginput Kelebihan Penerimaan atas Pelunasan Piutang (Overpay) dari Pelanggan. Pilih nama pelanggan yang dimaksud Pilih akun bank/kas yang digunakan dalam penerimaan piutang Isikan nilai pelunasan yang diterima pada cheque amount Pilih nomor faktur penjualan yang akan dilunasi.Dan pada bagian kaki form akan tampil sejumlah kelebihan bayarnya (overpay). Klik save & close dan akan muncul pesan klik ”yes” untuk melanjutkan proses penyimpanan transaksi. Pelunasan
Piutang
Dengan
Menggunakan
Kelebihan
Bayar
(Overplay)
Sebelumnya. Klik Customer Receipt Centang Field ”Apply From Credit”(Ambil dari Kredit) Centang Faktur yang akan dilunasi. Klik gambar kalkulator untuk mengisi nilai cheque, yang otomatis menghitung nilai piutang yang akan dilunasi dikurangi dengan nilai kelebihan yang ada. Namun jika kelebihan bayar tersebut akan langsung dikembalikan kepada pelanggan yang bersangkutan, dapat dilakukan langkah sebagai berikut : Centang ”Apply From Credit” kemudian centang lagi ”Return Overpay” Tanpa mencentang nomor faktur yang masih belum lunas.
58 | P a g e
Bab 6 Siklus Penjualan Membuat Transaksi Sales Return Membuat Sales Return dari Transaksi Sales Invoice yang Sudah Lunas atau Belum Lunas dari Transaksi Delivery Order. Pilih nama pelanggan yang mengembalikan barang pada field customer Isikan nomor dan tanggal transaksi pengembalian barang pada field SR.No. dan Date. Pilih nomor sales invoice yang dikembalikan pada field Sales Inv. No. (No.Faktur). Klik pada baris dikolom “Item Description”, lalu klik tanda panah ke bawah dan akan tampil daftar barang yang terdapat pada faktur penjualan tersebut.Pilih nama barang yang akan diretur. Akan
muncul
pesan
peringatan
untuk
mengingatkan
apakah
akan
mengembalikan seluruh kuantitas barang tersebut atau tidak. Pilih pilihan No. Jika kuantitas barangnya tidak semua dikembalikan. Membuat Transaksi Penjualan dengan Uang Muka (Down Payment) Proses Membuat Transaksi Penjualan dengan Uang Muka (Down Payment) Isikan form sales order dengan informasi yang lengkap. Klik field “Down Payment”(Uang Muka) untuk mencatat niali uang muka penjualan, maka akan tampil Sales Invoice (Faktur Penjualan). Isikan nilai uang muka pada baris di kolom unit price. Isikan kode pajak PPN pada baris di kolom tax jika uang muka tersebut dikenakan atau termasu nilai PPN nya.Kalau tidak ada biarkan kosong. Isikan nomor dan tanggal transaksi penerimaan uang muka penjualan. Jangan centang “Inclusive Tax” (termasuk pajak), karena nilai uang muka tidak termasuk pajak. Klik field “Customer Receipt” untuk mencatat nilai penerimaan atas uang muka penjualan yang diterima. Isikan informasi yang diperlukan pada form sales receipt, seperti tanggal pembayaran, tanggal cek, akun bank/kas dll.
59 | P a g e
Bab 6 Siklus Penjualan Nomor faktur penjualan atas transaksi uang muka otomatis tercentang dan field amount aotomatis juga terisi. Simpan transaksi sales receipt. Dan transaksi pada form sebelumnya yaitu sales order dan sales invoice. Lakukan penginputan form Delivery Order atas transaksi Sales Order seperti biasa, kemudian simpan transaksinya.
Mengubah (Edit) Untuk mngubah transaksi penjualan yang telah Anda simpan, lakukan dari menu List (Daftar)-Sales (Penjualan)-pilih jenis transaksi penjualan apa yang akan diubah (edit). Pilih jenis transaksi penjualan yang akan diubah. Filter nama pelanggan, mata uang, tanggal, nomor dan status dari faktur penjualan yang akan diubah, pada bagian filter. Sorot transaksi yang akan diubah kemudian klik kanan pilih pilihan edit. Menghapus Menghapus transaksi penjualan, juga dilakukan melalui menu List (Daftar)-Sales (Penjualan). Hanya saja untuk menghapus transaksi penjulan, hanya saja untuk menghapus transaksi penjualan, pilih pilihan delete.
60 | P a g e
Bab 7 Pendapatan & Beban
BAB 7 PENDAPATAN & BEBAN Pada Accurate juga tedapat form untuk pencatatan atau pengakuan pendapatan dan beban di luar dari transaksi penjualan dan pembelian. Biasanya digunakan untuk mencatat beban gaji, beban listrik, beban sewa gedung, pendapatan bunga deposito, pendapatan jasa giro dan sebagainya.
Penginputan Transaksi Penerimaan dan Pembayaran Lain pada Form Other Deposit & Other Payament. Proses Menginput Transaksi Penerimaan dan Pembayaran Lain pada Form Other Deposit & Other Payament. Pilih nama akun kas/bank yang digunakan dalam penerimaan nilai pendapatan pada field Deposit to” (Diterima Dari).
61 | P a g e
Bab 7 Pendapatan & Beban Isi nomor dan tanggal transaksi penerimaan lain, masing-masing pada field ”Voucher Number” dan ”Date”. Tuliskan keterangan atas transaksi penerimaan lain pada field ”Memo”. Pilih akun penerimaan lain pada field ”Account No”, maka akan tambil box berisi daftar akun yang dapat dipilih. Isikan nilai transaksi pada field ”ampunt”. Catatan juga dapat dituliskan pada masing-masing akun pada for, Other Deposit. Klik gambar kalkulator Klik Save & Close. Proses Penginput Pembayaran Lain pada Form Other Payament Klik menu aktivitas- kas & bank- other payment Pilih akun kas/bank yang digunakan dalam pembayaran lain, pada field “Paid From”.(Bayar Dari). Isikan informasi-informasi yang dibutuhkan pada masing-masing field. Pilih akun penerimaan yang akan digunakan pada field “Account Number”. Isikan nilai transaksi pembayaran atas akun besangkutan pada field “Amount”. Klik gambar kalkulator untuk menghitung total nilai transaksi pembayaran. Klik Save & Close. Penginputan Transaksi Penerimaan / Pembayaran Lain pada Form Jurnal Voucher Untuk menginput transaksi melalui form jurnal voucher, Anda harus menentukan sendiri posisi debet kredit dari masing-masing akun yang terlibat dalam transaksi. Membuka form jurnal voucher (Bukti Jurnal Umum) dari menu aktivitasgeneral ledger (buku besar).Dan akan tampil form penginputan jurnal voucher yang baru. Isikan nomor dan tanggal transaksi Pilih akun yang dimaksud pada field ”Account Number” Isikan keterangan transaksi pada field description. Isikan akun-akun yang diperlukan kemudian isikan nilai transaksi dari akun tersebut pada posisi yang sesuai debet atau kredit. 62 | P a g e
Bab 7 Pendapatan & Beban Isikan keterangan transaksi pada field memo pada masing-masing akun. Pastikan nilai antara debet dan kredit harus sama Simpan transaksi tersebut.
63 | P a g e
Bab 8 Aset Tetap
BAB 8 ASET TETAP Menurut Undang-undang perpajakan di Indonesia terdapat beberpa kelompok aset tetap baik yang bangunan maupun yang bukan bangunan.
Kelompok bangunan dibagi menjadi 2 yaitu : 1. Kelompok bangunan yang permanen dengan umur 20 tahun 2. Kelompok bangunan yang semi permanen dengan umur 10 tahun. Sedangkan untuk kelompok yang bukan bangunan dibagi menjadi 4 golongan, yaitu; 1. Golongan 1 dengan umur s/d 4 tahun 2. Golongan 2 dengan umur 4 - 8 tahun 3. Golongan 3 dengan umur 8 -15 tahun 4. Golongan 4 dengan umur 20 tahun. Definisi dari aset tetap adalah harta kekayaan atau aset perusahaan, yang mempunyai masa manfaat/nilai ekonomis sama dengan atau lebih dari satu tahun dan digunakan dalam membantu kegiatan operasional perusahaan serta disusutkan selama masa 64 | P a g e
Bab 8 Aset Tetap manfaat/ nilai ekonomisnya. Jadi semua harta kekayaan perusahaan yang memenuhi syarat dalam dalam definisi tersebut bisa dikatagorikan sebagai aset tetap perusahaan. Perhitungan nilai penyusutan aset tetap terdiri dari beberapa metode, namun yang umum digunakan adalah metode garis lurus (Straight Line Method) dan metode garis menurun (Double Declining Method). Kegunaan dari perhitungan nilai penyusutan aset tetap adalah untuk dapat mengakui penurunan nilai/fungsidari aset tetap tersebut di laporan keuangan, karena hal ini merupakan suatu konsekuensi dari penggunaan aset tetap dalam kegiata operasional perusahaan.Nilai penyusutan suatu aset tetap biasanya dilakukan pencatatan setiap akhir bulan atau tahun.Dan akan dilakukan pencatatan selama umur ekonomi. Penginputan Aset tetap Beriku proses yang harus dilakukan untuk menginput Daftar Aset tetap pada database Accurate: Diawali dengan penginputan tipe akun aset tetap pajak dari menu List (Daftar) – Fixed Asset (Aset tetap) – Fiscal Fixed Asset Type (Tipe Aset tetap Pajak), kemudian klik new dan isikan sesuai dengan tabel penggolongan aset tetap pajak. Isikan dengan nama tipe aset tetap pajak. Pilih metode penyusutan serta isikan umur aset tetapnya Klik OK. Selanjutnya adalah penginputan tipe aset tetap yang sesuai dengan kebijakan perusahaan. Penginputan dilakukan dari menu List (Daftar) – Fixed Asset (Aset tetap)- Fixed Asset Type (Type Aset tetap)- - kemudian klik new dan isikan di box new fixed asset type tersebut. Input daftar aset tetap yang dimiliki oleh perusahaan.Dengan cara msuk ke menu List-fixed asset-List Fixed Asset dan klik new.
65 | P a g e
Bab 8 Aset Tetap Penginputan Aset tetap yang Dibeli dengan Dicicil. Berikut langkah-langkah yang diperlukan untuk menginput transaksi pembelian aset tetap dengan cara dicicil atau kredit : Membuat akun perantara untuk pembelian aset tetap dengan dicicil/kredit, dari menu List (Daftar) – Chart of Account (Daftar Akun)-new. Pilih tipe akun untuk akun perantaraitu adalah other current asset (Aktiva Lancar Lainnya) dan berikan nama akun dengan ”Fixed Asset Transaction”(transaksi aset tetap). Mengakui nilai uang muka dan hutang atas pembelian aset tetap pada form jurnal voucher (Buktu Jurnal Umum), yang diakses melalui menu aktivitasgeneral ledger. Mengakui nilai aset tetap yang dibeli dengan dicicil pada modul aset tetap. Ke menu List (Daftar)- Fixed Asset-Fixed Asset List-new, untuk menginput aset tetap yang baru. Mengakui pembayaran cicilan atas pembelian aset tetap disetiap bulannya dilakukan melalui form jurnal voucher atau bisa melalui form other payment, yaitu dengan mengkreditkan akun bank atau kas dan mendebet akun hutangnya.
66 | P a g e
Bab 9 Return Merchandise Authorization (RMA)
BAB 9 RETURN MERCHANDISE AUTHORIZATION (RMA) Otorisasi Pengembalian Barang atau Return Merchandise Authorization (RMA) adalah transaksi pengembalian barang yang rusak dari pelanggan ke pihak penjual (pemasok) untuk diperbaiki atau diganti dengan barang yang lain yang sejenis atau satu produk, dengan syarat yang sudah di tentukan sebelumnya.
Proses penginputan RMA terdiri dari 2 tahapan, yang pertama adalah proses penginputan pengiriman barang yang rusak dari pelanggan, dengan memberikan penjelasan mengenai kerusakan barang yang dikembalikan beserta informasi lainnya yang berkaitan dengan barang yang dikembalikan tersebut, seperti nama pelanggan, nama barang, nomor invoice dll. Penginputan barang yang rusak dari pelanggan dapat di akses lewat menu Activities – RMA – New RMA
67 | P a g e
Bab 9 Return Merchandise Authorization (RMA) Tahap yang kedua adalah proses penginputan atas tindakan yang dilakukan untuk barang yang dikembalikan, apakah diperbaiki, diganti atau dibatalkan. Proses ini dapa diinput pada menu Activities – RMA – RMA Action Proses tindak lanjut atas barang yang dikembalikan melalui form RMA Action, terdiri dari 3 pilihan tindakan yaitu Repaired (diperbaiki), Replaced (diganti) dan Canceled (dibatalkan). Atas tindakan yang diberikan pada barang yang dikembalikan, perusahaan bisa mengirimkan form pengiriman pesanan (Delivery Order) atau faktur penjualan (sales invoice) dengan memilih pilihan select RMA pada masing masing formnya. Fasilitas ini diperlukan jika barang yang di perbaiki atau di ganti dibebankan ke pihak pelanggan atau tidak di tanggung oleh pemasok. Sehingga memungkinkan bagi perusahaan untuk menagihkan kepada pihak pelanggan, dengan menggunakan faktur penjualan (sales invoice) atau mengirimkan barang pengganti ke pihak pelanggan dengan menggunakan form pengiriman pesanan (delivery order). Semua transaksi yang telah diinput pada form RMA dan RMA Action dapat ditampilkan pada menu List – RMA – lalu pilih RMA atau RMA Action
68 | P a g e
Bab 10 Rekonsiliasi Bank
BAB 10 BANK RECONCILE (REKONSILIASI BANK) Setiap akhir periode perusahaan melakukan rekonsiliasi bank berfungsi sebagai kontrol kesalahan pencatatan transaksi bank yang dilakukan oleh pegawai/staff ataupun dari pihak bank. Proses penginputan Rekonsiliasi bank melalui menu Activities – Cash & Bank – Bank Reconcile
Proses penginputan rekonsiliasi bank, diawali dengan memilih nama bank yang akan dilakukan rekonsiliasi pada field bank account, kemudian mengisikan tanggal transaksi rekonsiliasi bank, setelah itu pengisian nilai saldo bank per tanggal rekonsiliasi, sesuai dengan yang terdapat pada rekening koran bank. Diisikan pada filed new statment balance di form reconcile. Langkah terakhir pada proses rekonsiliasi adalah melakukan pencocokan transaksi bank pada database, yang tampil pada form bank reconcile, dengan transaksi yang terdapat pada rekening koran bank yang bersangkutan. Jika transaksi pada database dengan transaksi di rekening koran bank cocok makan berikan tandan centang pada baris detail transaksi database di form bank reconcile pada kolom clear, maka nilai transaksi tersebut akan otomatis menambah (tampil) pada field calculated Statement Balance.
69 | P a g e
Bab 11 Period End & Laporan Keuangan
BAB 11 PERIOD END & LAPORAN KEUANGAN
Proses Period End atau akhir bulan merupakan suatu proses yang harus dilakukan pada setiap akhir periode, saat semua transaksi yang dimaksud telah selesai diinput ke database. Proses Melakukan Period End Masuk ke menu aktivitas – periodic – period end Pilih periode bulan dan tahun yang akan dilakukan proses period end pada field period dan year. Silahkan ubah masing-masing nilai tukar dari mata uang asing diperiode yang bersangkutan terhadap mata uang default dari databasenya pada baris dikolom ”exchange rate” Klik OK untuk melanjutkan proses period end. Tunggu hingga proses selesai dilakukan yaitu sampai tampil pesan peringatan ”period end complete” Laporan Keuangan Setiap transaksi yang diinput pada database akan otomatis mempengaruhi posisi nilai pada laporan keuangan yang terdapat di accurate. Laporan Keuangan merupkan salah satu fitur yang disediakan pada accurate selain dengan laporan pendukung lainnya yang tersedia yaitu laporan penjualan, laporan pembelian, aset tetap dan sebagainya. Secara umum laporan keuangan terdiri dari laporan neraca, laporan laba/rugi, laporan aliran kas dan laporan perubahan modal. Untuk dapat melihat laporan keuangan masuk ke menu Report (Laporan), kemudian pilih laporan keuangan yang mana yang akan dilihat, lalu isikan periode tanggal laporan keuangan yang akan dilihat pada bagian parameter, setelah itu klik Ok. Untuk laporan arus kas disediakan dalam dua metode yaitu laporan aliran kas metode langsung (direct method) dan laoran aliran kas metode tidak langsung (Indirect Method). Perbedaan kedua metode tersebut hanya terdapat dari cara perhitungan pada 70 | P a g e
Bab 11 Period End & Laporan Keuangan bagian aliran kas dari kegiatan operasionalnya saja, sedangkan aliran kas untuk aktivitas investasi dan kegiatan pendanaan sama. Selain laporan keuangan standar, disediakan juga laporan keuangan yang diperlukan untuk membandingkan antara periode satu ke periode lainnya, serta laporan keuangan untuk membandingkan antara yang dianggarkan dengan yang benar terjadi (aktual).
71 | P a g e
Bab 12 Mini Kasus
BAB 12 MINI KASUS PT. Perbanas Medika Abadi, selanjutnya disebut sebagai perusahaan, merupakan perusahaan yang bergerak dalam menjual obat obatan ke beberapa klinik kecil, dokter praktek dan menjual retail dengan membuka Apotik dengan nama “Apotik Abadi”. Berikut beberapa informasi mengenai perusahaan : Alamat Perusahaan
: Jl. Karet Kuningan, Setiabudi – Jakarta
Nomor Telp & Fax
: 021-5252533 / 021-5228460
NPWP & NPPKP
: 1.212.156.5.081.000
Tanggal Pengukuhan PKP
: 1 Januari 2013
Jenis Usaha
: Dagang
Tahun Fiscal
: 2012
Manajemen perusahaan memutuskan untuk menggunakan ACCURATE Accounting software pada awal tahun 2013. Untuk itu seluruh karyawan mulai menyiapkan data data yang dibutuhkan untuk melakukan migrasi ke sistem ACCURATE.
Perintah 1 : Anda sebagai konsultan ACCURATE, diminta oleh PT. Perbanas Medika Abadi untuk membantu perusahaan menyiapkan dabatase awal ACCURATE dan menginput transaksi selama bulan Januari 2013. Semua data data yang dibutuhkan untuk proses pembuatan database awal, telah disediakan oleh karyawan perusahaan. PT. Perbanas Graha Medika Abadi Neraca 31 Desember 2012
No. Account
Account Name
Balance
1.1100
Cash & Bank
1,070,277,227
1.1101
Petty Cash
2,000,000
1.1102
Cash on Hand
5,000,000
1.1103
Mandiri IDR
350,777,005
1.110
BCA IDR
415,000,222
1.1105
Mandiri USD
USD 35,000 [Rp 297,500,000] 72 | P a g e
Bab 12 Mini Kasus 1.1200
Account Receivable
21,650,000
1.1201
Account Receivable IDR
21,650,000
1.1202
Account Receivable USD
1.1300
Advance Purchase
1.1301
Advance Purchase IDR
1.1302
Advance Purchase USD
1.1400
Inventory
203,671,000
1.1401
Medicine Inventory
123,116,000
1.1402
Suplemen Inventory
80,555,000
1.1499
Good In Transit
0
1.1500
Office Supplies
0
1.1600
Prepaid
1.1601
Prepaid Insurance
0
1.1602
Prepaid Advertisement
0
1.1700
VAT In
1.2000
Fixed Asset
1.2001
Land
800,000,000
1.2002
Building
750,000,000
1.2003
Vehicle
132,000,000
1.2004
Equipment
1.3000
Accumulated Depreciation
(405,160,000)
1.3001
Building Accumulated Depreciation
(300,000,000)
1.3002
Vehicle Accumulated Depreciation
(66,000,000)
1.3003
Equipment Accumulated Depreciation
(39,160,000)
Total Asset
54,200,000
2,626,638,227
2.1100
Account Payable
16,500,000
2.1101
Account Payable IDR
16,500,000
2.1102
Account Payable USD
2.1200
Advance Sales
2.1201
Advance SalesIDR
2.1202
Advance Sales USD
2.1300
Other Current Liability
2.1301
VAT Out 73 | P a g e
Bab 12 Mini Kasus 2.1302
Other Payable
2.1399
Unbilled Inventory From Vendor
2.2000
Long Term Liability
2.2001
Bank Mandiri Loan
700,000,000
Total Liability
716,500,000
3.100
Capital
1,200,000,000
3.200
Retained Earnings
710,138,227
Total Equity
1,910,138,227
Total Liability & Equity
2,626,638,227
Perintah 2 : Impor Daftar Akun berikut saldonya ke dalam database ACCURATE. File Excel Daftar Akun telah tersedia.
Informasi Pajak : Penjualan dan pembelian di PT. Perbanas Medika Abadi dikenakan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dengan tarif 10%. Kode pajak yang digunakan untuk PPN adalah P.
DAFTAR PELANGGAN :
No. PL.0001
Nama Pelanggan
Tipe
No. Faktur
Pelanggan Umum
Saldo
Tanggal
Syarat Pembayaran
-
-
-
C.O.D
GMA-12-00298
5.500.000
12/12/12
Net 30
GMA-12-00615
5.000.000
27/12/12
Net 30
GMA-11-200
3.000.000
14/11/12
Net 60
GMA-11-221
1.750.000
20/11/12
Net 60
GMA-11-245
2.250.000
28/11/12
Net 60
GMA-12-272
3.000.000
01/12/12
Net 30
GMA-12-280
1.150.000
02/12/12
Net 30
Umum PL.0002
PL.0003 PL.0004
Klinik Sehat Dr. Siti nina Syarif Dr. Tikno
Klinik
Klinik Klinik
Sudikin PL.0005
Klinik Hitam Putih
Klinik
74 | P a g e
Bab 12 Mini Kasus DAFTAR PEMASOK :
No.
Nama
PM.0001
Phermasindo, PT
PM.0002
No. Faktur
Inter Medika, PT
Syarat
Saldo
Tanggal
Ph.11.002361
3.500.000
15/11/12
Net 60
Ph.11.002550
10.000.000 17/11/12
Net 60
IM.12.010231
3.000.000
Net 30
Pembayaran
15/12/12
Perintah 3 : Impor Daftar Pemasok beserta saldo hutang sesuai dengan nomor fakturnya. File excel Daftar Pemasok telah tersedia.
DAFTAR BARANG: Sistem penilaian persediaan yang digunakan adalah FIFO. Perusahaan mempunyai 2 lokasi penyimpanan barang dagangannya yaitu Gudang Dalam & Apotik. Gudang Dalam merupakan tempat lokasi gudang penyimpanan utama dari obat obatan yang akan dijual oleh perusahaan. Sedangkan Gudang Apotik merupakan tempat penyimpanan obat obatan yang terdapat di apotik. Kategori Barang pada GMA terdiri dari : Obat & Suplemen Item Category
Item no
Item Desc
Unit
Qty
Total Cost
Obat
ANT
Antalgin 500mg
Stp
5.500
2.750.000
Obat
PAR
Paracetamol 500mg
Stp
2.500
1.250.000
Obat
PA
Panadol Actifast
Stp
3.500
2.254.000
Obat
AMX
Amoxillin Kapsil 500mg
Stp
3.000
48.576.000
Obat
CTM
CTM 500mg
Stp
600
12.000.000
Suplemen
BVK
Bio Vision Kids
Btl
100
8.855.000
Suplemen
NPPC
Nature Plus Prenatal Complex
Btl
150
46.500.000
Suplemen
TOFO
Twin Lab Omega-3 Fish Oil
Btl
120
25.200.000
75 | P a g e
Bab 12 Mini Kasus Perintah 4 : Impor Daftar Barang beserta nilai stock nya. File excel datar barang telah tersedia. Untuk penginputan awal stock, semua barang (obat obatan) dimasukkan dalam 1 gudang yaitu Dalam. Dan setelahnya baru akan dilakukan stock opname jumlah stock yang terdapat di Apotik.
Perintah 5 : Impor Daftar Batch Number dan Expired date dari masing masing barang. File excel Data Batch Number telah tersedia.
AKTIVA TETAP
1. Fiscal Fixed Asset Type Fiscal Fiscal FA Type
Estimated
Fiscal Depreciation Method
Rate
Life Tidak Disusutkan
0
Non Depreciable
0
Bangunan Permanen
20
Straight Line Method
5
Golongan 1 Garis Lurus
4
Straight Line Method
0.25
Golongan 2 Garis Lurus
8
Straight Line Method
12.5
2. Fixed Asset Type Fixed Asset Type
Fiscal FA Type
Tanah
Tidak Disusutkan
Gedung
Bangunan Permanen
Kendaraan
Golongan 1 Garis Lurus
Perlengkapan
Golongan 1 Garis Lurus
76 | P a g e
Bab 12 Mini Kasus 3. Fixed Asset List FA Asset Type
Usage / Description
Qty
Purch
Estimated
Asset Cost
Life (Year)
Date
Tanah
Tanah 500 m2
1
01/01/04
800,000,000
0
Gedung
Gedung Kantor
1
01/01/05
750,000,000
20
Kendaraan
Avanza B 1363 TFL
1
10/07/10
132,000,000
5
Perlengkapan AC Sharp 1 PK
4
10/01/10
14/000/000
5
Perlengkapan Rak Display Apotik
5
01/01/08
13,000,000
5
Perlengkapan Komputer
3
01/01/10
15,000,000
5
Perlengkapan Mesin Cash Register
2
01/01/10
5,000,000
5
Perlengkapan Meja Kerja
4
01/01/09
1,300,000
5
Perlengkapan Kursi Kerja
6
01/01/09
2,100,000
5
Perlengkapan Kursi Tunggu Apotik
4
01/01/09
3,800,000
5
Perintah 6 : Impor Daftar Aktiva Tetap beserta saldonya. File excel Daftar Aktiva Tetap telah tersedia.
77 | P a g e
Bab 12 Mini Kasus TRANSAKSI JANUARI 2013 (Aktifkan fitur Multi Warehouse & Warehouse Per Item (WPI) pada menu Preferences )
2 Jan: Memasukan hasil stock opname yang dilakukan oleh staff perusahaan, atas jumlah stock yang terdapat di gudang Dalam dan yang didisplay di Apotik Qty Per Warehouses
Item Desc
Total Qty
Dalam
Apotik
Antalgin 500mg
5300
200
5500
Paracetamol 500mg
2300
200
2500
Panadol Actifast
3000
500
3500
Amoxillin Kapsul 500mg
2700
300
3000
CTM 500mg
5500
500
6000
50
50
100
120
30
150
100
20
120
Bio Vision Kids Nature Plus Prenatal Complex Twin Lab Omega 3 Fish Oil
Nomor formulir transaksi : 10.31/13/001
3 Jan: Menerima pembayaran piutang dari Dr. Siti Nina Syarif sebesar IDR 4.000.000 dengan rincian sbb : No. Faktur
Payment
GMA-11-200
Rp. 3.000.000
GMA-11-221
Rp. 1.000.000
Dibayarkan menggunakan cek Bank BCA, dengan nomor cek : BCA-0023. Tanggal cair cek : 5 Jan 2013. Nomor formulir transaksi : 10.46/13/001
78 | P a g e
Bab 12 Mini Kasus 3 Jan: Mencatat penjualan tunai harian dari pelanggan eceran (umum) dengan rincian sbb: Description
Qty
Unit Price
Total Price
Warehouse
Amoxillin Kapsul 500mg
40
IDR 21,049
IDR 841,960
Apotik
Antalgin 500mg
70
IDR 6,500
IDR 445,000
Apotik
Bio Vision Kids
15
IDR 115,115
IDR 1,726,725
Apotik
5
IDR 273,000
IDR 1,365,000
Apotik
Twin Lab Omega 3 Fish Oil
No. Faktur : 10.44/13/001 Term
: C.O.D
PPN 10% (excluded) Pembayaran dilakukan sebagai berikut: 1. Bank Mandiri IDR
IDR 800,553.5
2. Bank BCA IDR
IDR 2,227,000
3. Cash On Hand
IDR 1,800,000
4 Jan: Menerima pelunasan piutang dari Klinik Hitam Putih untuk faktur nomor : GMA-12-272 dan GMA-12-280 sebesar IDR 4,200,000 Notes: over pay akan digunakan oleh Klinik Hitam Putih untuk mengurangi piutang nanti.
5 Jan: Dr. Tikno Sudikin memesan obat-obatan sebagai berikut : Description
Qty
Unit Price
Paracetamol 500mg
100
IDR 6,500
Panadol Actifast
50
IDR 8,372
Antalgin 500mg
50
IDR 6,500
CTM 500mg
120
IDR 2,600
Twin Lab Omega-3 Fish Oil
10
IDR 273,000
Nomor Pesanan : 10.42/13/001 Tanggal Kirim : 6 Januari 2013 Diskon Faktur
: 2% 79 | P a g e
Bab 12 Mini Kasus PPN 10% (excluded) Ongkos Kirim
: IDR 15,000
Term
: Net 60
5 Jan: Memberikan penawaran ke pelanggan baru untuk obat obatan sbb : Description
Qty
Unit Price
CTM 500mg
10
IDR 2600
Nature Plus Prenatal Complex
10
IDR 403,000
Antalgin 500mg
20
IDR 6,500
Nomor Penawaran : 10.41/13/001 Diskon Faktur
: 2% (jika membeli > IDR 4,000,000 dalam 1 faktur )
PPN 10% (excluded)
Informasi Pelanggan Baru : Nama
: Klinik Hijau
Alamat
: Jl. Darusalam No. 67 Jakarta
Tipe Pelanggan
: Klinik
Mata Uang
: IDR
Term
: Net 30
PPN 10% (Taxable Company)
6 Jan: Perusahaan membayar hutang ke pemasok PT. Phermasindo sebesar IDR 12,000,000 untuk nomor faktur: Ph.11.002361 dan sisanya untuk pembayaran nomor faktur : Ph.11.002550 Pembayaran menggunakan cek Bank Mandiri, dengan nomor cek : Mandiri0017. Tanggal Cair cek: 11 Januari 2013. Nomor formulir Pembayar : 10.56/13/001
6 Jan: Mengirimkan semua obat obatan yang dipesan oleh Dr. Tikno Sudikin pada tanggal 5 Januari 2013 (10.42/13/001). Nomor formulir pengiriman : 10.43/13/001 Pengiriman menggunakan Kurir perusahaan. Barang diambil dari Gudang Apotik. 80 | P a g e
Bab 12 Mini Kasus 9 Jan: Klinik Hijau memesan obat obatan yang ditawarkan oleh perusahaan pada tanggal 5 Januari 2013 (10.41/13/001). Berikut obat obatan yang di pesan oleh Klinik Hijau : Pengiriman obat direncanakan akan dilakukan pada tanggal 13 Januari 2013 Description
Qty
Unit Price
CTM 500mg
10
IDR 2,600
Antalgin 500mg
20
IDR 6,500
Diskon Faktur
: Tidak mendapatkan diskon
PPN 10% (excluded)
10 Jan: Bagian gudang membuat Permintaan Pembelian untuk obat obatan yang perlu di beli Description
Qty
Required Data
Twin Lab Omega 3 Fish Oil
150
13 Januari 2013
Nature Plus Prenatal Complex
200
13 Januari 2013
Bio Vision Kids
125
13 Januari 2013
Formulir Permintaan Pembelian : 10.51/13/001
11 Jan: Mengirimkan tagihan (faktur) ke Dr. Tikno Sudikin atas pengiriman barang yang dilakukan pada tanggal 6 Januari 2013 . (10.43/13/001). Notes : - Diskon diberikan ke Dr. Tikno Sudikin - Ongkos kirim dimasukkan ke akun ‘Other Income’ - Term : Net 60
12 Jan: Perusahaan membayar biaya asuransi sepanjang tahun 2013 sebesar Rp. 36.000.000 ke Life Healthy Insurance. Dibayarkan menggunakan Bank BCA. Formulir Pembayaran : 10.21/13/001
13 Jan: Mengirimkan obat obatan sekaligus tagihannya ke Klinik Hijau atas pesanan yang dilakukan pada tanggal 9 Januari 2013 (10.42/13/002). Pengiriman tsb dikenakan Ongkos kirim sebesar Rp. 15.000. Term: Net 30, Gudang : Apotik
81 | P a g e
Bab 12 Mini Kasus 14 Jan: Memesan obat obatan atas permintaan dari bagian gudang pada tanggal 10 Januari 2013 (10.51/13/001) ke pamasok PT Phermasindo. Berikut detail barang yang dipesan ke PT Phermasindo : Description
Qty
Cost / Unit
Total Cost
75
IDR 210,000
15,750,000
50
IDR 310,000
60
IDR 88,550
Twin Lab Omega 3 Fish Oil Nature Plus Prenatal Complex Bio Vision Kids
15,500,000
5,313,000
Formulir Pesanan : 10.52/13/001 Expected Date : 18 Januari 2013 Pengiriman : Angkutan Prima (Jasa Angkutan) PPN 10% (excluded) 17 Jan: Klinik Sehat melunasi ke perusahaan dengan nomor faktur GMA-12-00298. Pembayaran menggunakan Bank BCA.
18 Jan: Mencatat penjualan tunai harian Apotik, dengan rincian sbb: Description
Qty
Gudang
Unit Price
200
Apotik
IDR 21,049
60
Apotik
20
Dalam
Bio Vision Kids
35
Apotik
IDR 115,115
CTM 500mg
100
Apotik
IDR 2600
Nature Plus Prenatal
30
Apotik
Complex
10
Dalam
Panadol Actifast
200
Apotik
IDR 8372
Paracetamol 500mg
75
Apotik
IDR 6500
5
Apotik
IDR 273,000
Amoxillin Kapsul 500mg Antalgin 500mg
Twin Lab Omega 3 Fish Oil
IDR 6500
IDR 403,000
Notes: - Term
: C.O.D
- PPN 10% (Excluded) - Pembayaran dilakukan sbb : Cash On Hand 17 Juta dan Bank Mandiri 14.532.297.5
82 | P a g e
Bab 12 Mini Kasus 18 Jan: Perusahaan menerima obat obatan yang dipesan dari PT Phermasindo pada tanggal 14 Januari 2013 (10.52/13/001), sekaligus dengan tagihannya. Description
Qty
Cost / Unit
Total Cost
75
IDR 210,000
15,750,000
50
IDR 310,000
60
IDR 88,550
Twin Lab Omega 3 Fish Oil Nature Plus Prenatal Complex Bio Vision Kids
Diskon faktur
: 3,5%
Pengiriman
: Angkutan Prima (jasa angkutan)
Nomor Faktur Pembelian
: Ph.13.001123
15,500,000
5,313,000
Nomor Formulir Pembelian : 10.54/13/001 No Invoice (PI)
: 10.55/13/001
Gudang
: DALAM
Notes: Perusahaan membayar biaya pengiriman barang ke vendor jasa angkut dengan nama Angkutan Prima (buat Pemasok baru ‘Angkutan Prima’ dengan mata uang IDR, term: Net 30). Namun sampai dengan barang diterima, perusahaan belum mendapatkan tagihan biaya pengiriman dari Angkutan Prima. Untuk itu perusahaan membuat asumsi biaya pengiriman sebesar Rp. 165.000. Biaya ini akan menambah harga pokok barang yang dibeli
19 Jan: Bagian gudang (Sudin Sutomo) mencatat Batch Number dari penjualan obat obatan dan suplemen ke pelanggan, dengan nomor transaksi sbb : 1. Delivery Order, Nomor : 10.43/13/001 2. Sales Invoice, Nomor : - SI/13/0001 - SI/13/0004 Notes: 1. Nomor formulir pencatatan nomor seri : SNE/13/0001 dan seterusnya. 2. Batch Number yang dipilih adalah Batch Number yang memiliki Tanggal Kadaluarsa (Expired Date) yang paling dekat.
83 | P a g e
Bab 12 Mini Kasus
20 Jan: Memindahkan sebagian stock barang berikut ini ke gudang ‘Apotik’ : Description
Qty
Amoxillin Kapsul 500mg
200
Antalgin 500mg
500
Bio Vision Kids
50
CTM 500mg
300
Nature Plus Prenatal Complex
100
Paracetamol 500mg
300
Twin Lab Omega 3 Fish Oil
100
21 Jan: Perusahaan akan memberlakukan sistem pengantaran (delivery) pembelian obat obatan dari pelanggan umum atau klinik, yang akan dimulai pada Bulan Februari 2013. Untuk itu perusahaan membeli satu unit sepeda motor, yang akan dipergunakan untuk pengantaran pesanan dari pelanggan. Sepeda motor ini akan diakui sebagai aset tetap perusahaan dan disusutkan selama 5 tahun dengan metode penyusutan Garis Lurus. Berikut detailnya : Keterangan
Harga Motor
Tanggal Beli
OTR Absolute Revo SW
IDR 12,000,000
Tanggal Digunakan
21 Januari 2013
26 Januari 2013
Notes: - Pembayaran menggunakan Bank BCA dengan nomor cek BCA-0024 dibayarkan ke PT Mandiri Motor - Buat dan Gunakan akun perantara ‘Fixed Asset Transactions’ (Nomor Akun : 1.1999, Tipe Akun : Other Current Asset) dalam pencatatan aset tetap
84 | P a g e
Bab 12 Mini Kasus 24 Jan: Klinik Hitam Putih memesan obat obatan untuk dapat dikirim pada tanggal 26 Januari 2013, dengan nomor PO: HP/13/19-00101. Description
Qty
Amoxillin Kapusl 500mg
250
Antalgin 500mg
300
Panadol Actifast
350
Nature Plus Prenatal Complex
160
Diskon Faktur
: 2%
PPN 10% (Excluded) Downpayment : IDR 5,000,000 (PPN 10% Included) Pembayaran DP ditransfer ke rekening BCA
25 Jan: Karena ada kebocoran pada Gudang Dalam, beberapa obat mengalami kerusakan dan dihapuskan dari nilai persediaan perusahaan. Berikut obat obatan yang rusak : Description
Jumlah Kuantitas rusak
Gudang
Amoxillin Kapsul 500mg
20
Dalam
Panadol Actifast
25
Dalam
Antalgin 500mg
20
Dalam
Pilih akun penyesuaian dengan akun ‘Other Expense’. Nomor Formulir penyesuaian : 10.31/13/001
26 Jan: Mengirimkan pesanan Klinik Hitam Putih sekaligus tagihannya, pada tanggal 24 Januari 2013 (10.42/13/003). Semua barang dari gudang Apotik, kecuali untuk produk Panadol Actifast sebanyak 100 stp & Nature Plus Prenatal Complex sebanyak 60 Btl diambil dari Gudang Dalam.
28 Jan: Beberapa pelanggan melakukan pelunasan piutang. Berikut detailnya : 1. Dr. Tikno Sudikin, nomor faktur : GMA-11-245. Dibayarkan melalui rekening BCA 2. Dr. Siti Nina Syarif, nomor faktur : GMA-11-221. Dibayarkan melalui rekening Mandiri. 3. Klinik Sehat, nomor faktur : GMA-12-00315. Dibayarkan melalui rekening Mandiri 85 | P a g e
Bab 12 Mini Kasus
28 Jan: Klinik Hitam Putih mengembalikan semua barang yang dikirim perusahaan tanggal 26 Januari (10.44/13/006) dengan bukti pengembalian barang No: 05/BM/I/HP karena barang yang dikirim telah tercemar diperjalanan sehingga tidak layak untuk dijual. Penjualan kepada Klinik Hitam Putih ini dibatalkan sampai menunggu tersedianya stock barang sebagai penggantinya. 30 Jan: Perusahaan melunasi sebagian hutangnya ke pemasok, antara lain : 1. PT Inter Medika, nomor faktur : IM.12.010231. Dibayarkan melalui rekening BCA. 2. PT Phermasindo, nomor faktur : Ph.11.002550. Dibayarkan melalui Mandiri. 30 Jan: Perusahaan melakukan penukaran mata uang USD ke IDR yang terdapat di rekening Mandiri USD sebesar US$ 5,000 ke Bank Mandiri IDR. Dengan nilai tukar pembelian USD saat itu adalah IDR 8,712 / USD. Nomor formulir Jurnal Umum : 10.11/13/002 31 Jan: Memasukkan Cash On Hand ke Rekening Mandiri sebesar IDR 18,800,000 31 Jan: Melalukan penyesuaian akhir bulan berikut ini : Mencatat autodebit cicilan hutang ke Bank Mandiri sebesar Rp. 14,861,000 per tahun dengan bunga sebesar Rp. 3,215,000 per tahun Bunga Bank per 31 Januari 2013 - Mandiri IDR : Rp 2,773,000 - BCA IDR
: Rp 2,123,000
- Mandiri USD : US$ 200 Mengakui beban asuransi untuk bulan Januari 2013 Hitung semua nilai penyusutan aset tetap perusahaan bulan Januari 2013 dan nilai selisih kurs mata uang USD. Rate transaksi per 31 Januari 2013 IDR 8,660
== fs ==
86 | P a g e
