Közbeszerzés Felhasználói kézikönyv az Új Magyarország Fejlesztési Terv Pályázói részére verzió május

Közbeszerzés Felhasználói kézikönyv az Új Magyarország Fejlesztési Terv Pályázói részére

13.111 verzió

2013 május

2 Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 www.nfu.hu/eugyfelszolgalat

TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS ......................................................................................................................................................... 5 KÖZBESZERZÉS MODUL ................................................................................................................................ 6 1.

ELÉRÉSI ÚTVONAL, BEJELENTKEZÉS, REGISZTRÁCIÓ .............................................................. 6 1.1. PÁLYÁZATSZÁMMAL NEM RENDELKEZŐ FELHASZNÁLÓK – SSO KÖZBESZERZÉS MODUL ........................ 6 1.1.1. Regisztrálás az SSO felületen (pályázatszámhoz nem kapcsolható közbeszerzések) ....................... 6 1.1.2. További hozzáférések kiosztása SSO-n keresztül .......................................................................... 10 1.1.3. Bejelentkezés az SSO-n keresztül .................................................................................................. 11 1.2. PÁLYÁZATSZÁMMAL MÁR RENDELKEZŐ FELHASZNÁLÓK – PÁLYÁZÓ TÁJÉKOZTATÓ ............................ 11 1.2.1. Közbeszerzés rögzítése főpályázóként ........................................................................................... 11 1.2.2. Beosztott a Pályázó tájékoztató felületen ...................................................................................... 11 1.2.3. Bejelentkezés a Pályázó tájékoztatón keresztül ............................................................................. 12 1.3. TECHNIKAI INFORMÁCIÓK...................................................................................................................... 15

FUNKCIONÁLIS MŰKÖDÉS .......................................................................................................................... 17 2.

ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK ............................................................................................................... 17 2.1. A KÖZBESZERZÉS MODUL WEBES FELÜLET BAL OLDALI MENÜJÉNEK FUNKCIÓI: ................................... 17 2.2. NAVIGÁLÁS ........................................................................................................................................... 19 2.3. DOKUMENTUMOK CSATOLÁSA............................................................................................................... 19 2.3.1. A felcsatolt dokumentumok megtekintése ...................................................................................... 20 2.3.2. Felcsatolt dokumentumok törlése .................................................................................................. 22 2.4. ÁLLAPOTTÖRTÉNET MEGTEKINTÉSE ...................................................................................................... 24 2.5. HIÁNYPÓTLÁS BENYÚJTÁSA .................................................................................................................. 25 2.6. AZ OPCIÓK PANEL FUNKCIÓI.................................................................................................................. 27 2.6.1. Állapottörténet............................................................................................................................... 27 2.6.2. Csatolt dokumentumok .................................................................................................................. 27 2.6.3. Kapcsolódó OP összerendelő ........................................................................................................ 27 2.6.4. Kapcsolódó konstrukció összerendelő ........................................................................................... 28 2.6.5. KSZ visszautasítás megtekintése ................................................................................................... 28 2.6.6. Eredmény / Nyertes rögzítése ........................................................................................................ 28 2.6.7. Közbeszerzés törlése ...................................................................................................................... 36

3.

A FŐMENÜ FUNKCIÓI ............................................................................................................................ 38 3.1. REGISZTRÁCIÓS ADATOK ....................................................................................................................... 38 3.1.1. Ajánlatkérő minősítésének rögzítése ............................................................................................. 39 3.1.2. További kedvezményezettek ........................................................................................................... 43 3.2. TOVÁBBI HOZZÁFÉRÉSEK....................................................................................................................... 43 3.3. KÜLSŐ SZAKÉRTŐ .................................................................................................................................. 43 3.4. KÖZBESZERZÉS RÖGZÍTÉSE .................................................................................................................... 43 3.5. KÖZBESZERZÉSEK LISTÁJA .................................................................................................................... 44 3.6. SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS RÖGZÍTÉSE........................................................................................................ 48 3.7. SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁSOK LISTÁJA ........................................................................................................ 48 3.8. PRECEDENSTÁR...................................................................................................................................... 49 3.9. KÉZIKÖNYV ........................................................................................................................................... 50 3.10. KAPCSOLÓDÓ KÖZBESZERZÉSEK........................................................................................................ 50 3.10.1. További pályázathoz rendelés ....................................................................................................... 51 3.1. VISSZALÉPÉS AZ E-ÜGYINTÉZÉS OLDALRA ............................................................................................. 51 3.2. KILÉPÉS ................................................................................................................................................. 51

4.

ELJÁRÁS TÍPUSOK ................................................................................................................................. 52 4.1. UTÓLAGOS ELLENŐRZÉS FOLYAMATA ................................................................................................... 52 4.1.1. Közbeszerzési eljárás alapadatainak megadása ........................................................................... 52

Felhasználói Kézikönyv

Verziószám: 13.111


4.1.2. Értesítés eljárási döntésről, eseményről........................................................................................ 55 4.1.3. Tájékoztatás összegzés megküldéséről .......................................................................................... 60 4.1.4. Ellenőrzés indítása ........................................................................................................................ 74 4.1.5. Jogorvoslat rögzítése..................................................................................................................... 80 4.1.6. Felhívás tényállás tisztázására és annak benyújtása .................................................................... 81 4.1.7. Utólagos ellenőrzési jelentés kézhez vétele ................................................................................... 81 4.2. EX-ANTE (FOLYAMATBA ÉPÍTETT) ELLENŐRZÉS FOLYAMATA................................................................ 82 4.2.1. Új ex-ante ellenőrzésű közbeszerzés rögzítése .............................................................................. 82 4.2.2. KFF ellenőrzés .............................................................................................................................. 84 4.2.3. KSZ ellenőrzés ............................................................................................................................... 85 4.2.3.1

Kiválasztott KSZ törlése ............................................................................................................................ 86

4.2.4. KSZ ellenőrzés elindítása .............................................................................................................. 86 4.2.5. Konzultáció ................................................................................................................................... 88 4.2.6. Visszautasítás megtekintése ........................................................................................................... 89 4.2.7. Tényállás tisztázás ......................................................................................................................... 89 4.2.8. KSZ támogathatósági nyilatkozat kiállításának kezdeményezése/Módosított dokumentumok benyújtva KSZ műszaki-szakmai ellenőrzéshez ............................................................................................. 89 4.2.9. KFF minőség-ellenőrzés indítása .................................................................................................. 90 4.2.10. Dokumentumok benyújtva KFF minőség-ellenőrzési tanúsítvány kiállításához ........................... 93 4.2.11. Végleges közbeszerzési dokumentumok megküldése ..................................................................... 94 4.2.12. Kedvezményezett tájékoztatja KFF-et a bontás időpontjáról ........................................................ 96 4.2.13. Hirdetményt visszavonták .............................................................................................................. 99 4.2.14. Kedvezményezett tájékoztatja KFF-et a közbeszerzés aktuális cselekményeiről ........................... 99 4.2.15. Az értékelés során keletkezett minden dokumentum csatolva ...................................................... 102 4.2.16. Összegzés felcsatolva és összegzés megküldésének adatai megadva .......................................... 105 4.2.17. KSZ ellenjegyzés.......................................................................................................................... 107 4.3. VISSZAMENŐLEG RÖGZÍTENDŐ KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS .................................................................... 109 4.3.1. Új visszamenőleg rögzítendő közbeszerzési eljárás .................................................................... 109 4.4. UTÓLAGOS SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS ELLENŐRZÉS ................................................................................. 112 4.4.1. Új utólagos szerződésmódosítás ellenőrzés rögzítése ................................................................. 112 4.4.2. Utólagos szerződésmódosítás elindítása ..................................................................................... 115 4.4.3. Felhívás tényállás tisztázására .................................................................................................... 118 4.4.4. KSZ jogi állásfoglalás és műszaki-szakmai indokoltságra vonatkozó nyilatkozat megküldve Kedvezményezettnek .................................................................................................................................... 118 4.5. EX-ANTE SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS ELLENŐRZÉS .................................................................................... 120 4.5.1. Új ex-ante szerződésmódosítás ellenőrzés rögzítése ................................................................... 120 4.5.2. Ex-ante szerződésmódosítás ellenőrzés indítása ......................................................................... 123 4.5.3. Felhívás tényállás tisztázására .................................................................................................... 127 4.5.4. KSZ jogi állásfoglalás megküldve Kedvezményezettnek.............................................................. 128 4.5.5. Véleménye figyelembe vételével dokumentumok KFF-nek benyújtva.......................................... 130 4.5.6. Kedvezményezett megküldte a végleges módosított szerződést KFF-nek .................................... 133 4.6. VISSZAMENŐLEG RÖGZÍTENDŐ – UTÓLAGOS SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS .................................................. 135 4.7. VISSZAMENŐLEG RÖGZÍTENDŐ – EX-ANTE SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS ..................................................... 136 5.

KÜLSŐ SZAKÉRTŐK ............................................................................................................................ 136 5.1. KÜLSŐ SZAKÉRTŐK KEZELÉSE ............................................................................................................. 136 5.1.1. Külső szakértő szervezetek .......................................................................................................... 136 5.1.2. Külső szakértők ........................................................................................................................... 136 5.2. A KÜLSŐ SZAKÉRTŐI FELADATOK KIOSZTÁSA...................................................................................... 138 5.2.1. Hozzárendelés külső szakértő szervezethez ................................................................................. 138 5.2.2. Elfogadás és külső szakértő hozzárendelése ............................................................................... 138 5.2.3. Átadás.......................................................................................................................................... 138 5.3. A KÜLSŐ SZAKÉRTŐI FELÜLET ............................................................................................................. 139 5.3.1. Feladatkiosztó ............................................................................................................................. 139 5.3.2. Szakértő ....................................................................................................................................... 140




5.4.

KÜLSŐ SZAKÉRTŐ KÖZREMŰKÖDÉSÉNEK ESETEI ................................................................................. 142




Bevezetés Az ÚSZT Közbeszerzés modul elsődleges célja, hogy a Kedvezményezetteknek (Ajánlatkérőknek) lehetőséget adjon megindított közbeszerzési eljárásaik és az ehhez kapcsolódó esetleges szállítói szerződésmódosítások nyomon követésére a megfelelő informatikai támogatottság megteremtésével. A Közbeszerzés modul kiemelkedő előnye, hogy a Kedvezményezettnek – felhasználóbarát módon – információt szolgáltat közbeszerzési eljárásuk és esetleges szerződésmódosításuk ellenőrzésének előrehaladásáról, illetve sok esetben mentesíti őket a dokumentumok papír alapon történő benyújtásától. A közbeszerzés modul alapját a 4/2011. (I.28.) Kormányrendelet jelenti, amely rendelet szabályozza a közbeszerzési eljárások ex-ante, valamint utólagos közbeszerzési jogi ellenőrzési folyamatát, továbbá a közbeszerzési eljárások lefolytatása eredményeképpen született szállítói szerződések módosítása kapcsán előírt ellenőrzés lefolytatásának folyamatát. A rendelet előírja, hogy minden közbeszerzési eljárást ellenőrzésnek kell alávetni, függetlenül attól, hogy a kapcsolódó pályázat benyújtásra került-e az intézményrendszerhez.

A Közbeszerzés modul célja, hogy:    

Segítse a Kedvezményezettet a közbeszerzési eljárások dokumentálásában; Egyszerűsítse a Kedvezményezettek és a Közreműködő Szervezet (KSZ) munkáját; Egyszerűsítse a dokumentumok és információk cseréjét elektronikus úton keresztül Elősegítse az Ajánlatkérő és a KSZ-ek közbeszerzésekkel kapcsolatos hivatalos kommunikációját

A tájékoztató felületen megjelenő adatok az Egységes Monitoring Információs Rendszerből (EMIR) származnak. A tájékoztató felületről beküldött adatok szintén az EMIR-be töltődnek be. A tájékoztató felület 10-30 percenként frissül, így biztosítva, hogy a pályázók, kedvezményezettek mindig naprakész adatokkal dolgozzanak.




Közbeszerzés modul A közbeszerzési eljárások – közbeszerzési jogi ellenőrzés végetti – rögzítésére az EMIR Pályázó Tájékoztató felületen és az SSO alól elérhető felületen nyílik lehetőség. Az elkülönülés legfőbb oka, hogy a közbeszerzési eljárások lefolytatása a pályázati eljárásrendtől függetlenül történik, mert a pályázat benyújtását időben megelőzheti a közbeszerzések elindítása.

1. Elérési útvonal, bejelentkezés, regisztráció A közbeszerzés modul internet segítségével weboldalról elérhető alkalmazás. A konkrét pályázatszámhoz még nem kapcsolható közbeszerzések elérése az SSO oldalon keresztül történik. A pályázatszámhoz már kapcsolható közbeszerzések elérésére a Pályázó tájékoztató felületen nyílik mód.

A Közbeszerzés modulba való belépéshez első lépésként a közbeszerzési adatszolgáltatásra kötelezett Kedvezményezetteknek (illetve a Kedvezményezettek nevében eljáró Ajánlatkérőknek) regisztrálniuk kell magukat. A Kedvezményezetteknek, vagy megbízott közbeszerzési kapcsolattartóiknak meg kell adniuk az általuk képviselt szervezet vagy intézmény azonosító adatait, saját szervezeti elérhetőségüket.

A felületre a belépés a regisztráció során megadott e-mail címmel és az e-mailben kapott jelszóval lehetséges.

1.1. Pályázatszámmal közbeszerzés modul

nem

rendelkező

felhasználók

–

SSO

1.1.1. Regisztrálás az SSO felületen (pályázatszámhoz nem kapcsolható közbeszerzések) Az regisztrációs felületre eljuthat közvetlenül az alábbi link segítségével: https://sso.nfu.hu/regisztracio, illetve a közbeszerzés oldalon található regisztráció gomb megnyomásával is. Első lépésként regisztrálnia kell magát az alábbi űrlap segítségével:




Miután az adatlapon található minden adatot kitöltött, a „Regisztráció” gombbal véglegesítheti a rögzítést. A regisztráció során megadott e-mail címre a rendszer visszaigazoló levelet küld. Figyelem! Ebben az e-mailben találja a belépéshez szükséges jelszavát. Az e-mail cím és jelszó párossal az http://www.nfu.hu/ oldalon tud bejelentkezni az SSO rendszerbe.




A belépés után a „Közbeszerzés” ikonra kattintva a rendszer automatikusan a közbeszerzés modulba fogja irányítani a felhasználót. A rendszerbe történő első belépéskor néhány adatot véglegesíteni kell.

    

Adószám Szervezet neve Név (a rendszer automatikusan beemeli) Telefonszám E-mail cím (a rendszer automatikusan beemeli)



Nyilatkozatok o A rendszer felhasználási feltételeit ismerem o A regisztráció során feltöltött adatok a valóságnak megfelelnek o Rendelkezem a rendszer használatához szükséges felhatalmazásokkal




A regisztráció véglegesítése a „Regisztráció mentése” gombbal történik. Ehhez mindhárom nyilatkozat jelölőmezőt be kell pipálni. Piros színnel emeli ki a rendszer azon mezőket, melyeket elmulasztott kitölteni. Beépítésre került továbbá egy az adószám CDV helyességét vizsgáló ellenőrzés, kérjük, ha erre vonatkozó hibaüzenetet kap, vizsgálja meg, helyesen töltötte-e ki az adószám mezőt.

Ha minden szükséges adat és nyilatkozat kitöltésre került, a regisztráció kezdeményezésének sikeréről egy rövid értesítést fog látni a felületen. A rendszer minden esetben piros színnel fogja kiemelni a problémás, illetve kötelezően kitöltendő mezőket. Erre a kézikönyv a továbbiakban részletesen nem tér ki.




1.1.2. További hozzáférések kiosztása SSO-n keresztül Az SSO alól elérhető közbeszerzés felületen természetesen lehetőség nyílik további hozzáférések megadására a közbeszerzésekhez. A weboldal bal oldali menüjének „További hozzáférések” gombját kell használnunk a felület megjelenítéséhez:

Kitöltendő adatok:

o o o o o o

Név E-mail cím Szervezet neve Telefonszám Jogosultság (írás vagy olvasás jog) Kapcsolódó közbeszerzés(ek)  Itt jelöljük meg, mely közbeszerzésekhez szeretnénk, ha hozzáférne az általunk választott személy. A CTRL gomb lenyomásával több közbeszerzés is kijelölhető.

Figyelem! Az annak a személynek, akinek hozzáférést szeretnénk adni, minden esetben regisztrálnia kell magát az SSO oldalon. Az e-mail cím az elsődleges kulcs a hozzáféréshez, tehát fontos, hogy pontosan ugyanaz az email cím legyen megadva a további hozzáférőnél, amivel az illető regisztrálta magát az SSO felületre.




1.1.3. Bejelentkezés az SSO-n keresztül Ha SSO rendszeren keresztül kíván belépni a pályázatszámhoz még nem kapcsolódó közbeszerzéshez, akkor válassza ezt a weboldalt: http://www.nfu.hu/ Az oldal jobb oldalán adja meg e-mail címét és jelszavát, majd kattintson a belépés gombra:

A megnyíló felületen válassza a közbeszerzés ikont és a rendszer automatikusan belépteti.

1.2. Pályázatszámmal tájékoztató

már

rendelkező

felhasználók

–

Pályázó

1.2.1. Közbeszerzés rögzítése főpályázóként Ahhoz, hogy közbeszerzést rögzíthessen, nincs szüksége semmilyen különleges beállításra, nyugodtan elkezdheti a rögzítést. Amennyiben ez Ön nevében eljáró személy részére szeretne jogosultságot adni, tekintse át a következő fejezetet: Beosztott a Pályázó tájékoztató felületen.

1.2.2. Beosztott a Pályázó tájékoztató felületen A Pályázó tájékoztató felület bal oldali menüjében kialakításra került a Közbeszerzés modul, amelyre kattintva megkezdhető a közbeszerzés adatok megadása. A Közbeszerzés modul felületére csak a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználók léphetnek be. A jogosultságok kiosztását a pályázó teheti meg a „Beosztottak” funkcióban.




Új beosztott létrehozására az „Új beosztott” gomb megnyomásával lehet kezdeményezni. Az adatlap kitöltését ugyanúgy kell elvégezni, mint egy normál beosztott esetében, azzal a különbséggel, hogy az adatlap alján található „Közbeszerzés jogok engedélyezése” legördülő listában jogot kell osztani a közbeszerzés modul használatához.

Osztható jogok:

  

megtekintés jog szerkesztés jog (felelős személy) szerkesztés jog (póttag)

Véglegesíteni a mentés gombbal lehet.

1.2.3. Bejelentkezés a Pályázó tájékoztatón keresztül Látogasson el az alábbi weboldalra: http://emir.nfu.hu/nd/eupalyazat Az Ön pályázatának időintervallum béli elhelyezkedésének megfelelően kattintson az alábbi gombok valamelyikére:




Ezek után kattintson a megfelelő Operatív programra a bal oldali listában:

Válassza ki a megfelelő alintézkedést és pályázatszámot. A felhasználó legördülő listában válassza ki saját nevét és lépjen be a saját jelszavával.

Ezek után a közbeszerzés modult a Pályázó tájékoztató bal oldali menüjének segítségével érheti el.







1.3.

Technikai információk

A Közbeszerzés modul webes alkalmazása az alábbiakban felsorolt böngészőkön fut teljeskörűen. Amennyiben nem biztos benne, hogy az Ön által használt böngésző megfelel-e a követelményeknek, kérjük, ellenőrizze a névjegy funkció segítségével!

 Internet Explorer 8.0

 Mozilla FireFox 8.0

 Google Chrome 15.0.874.121




 Opera 11.10

 Safari 5.1.2




Funkcionális működés 2. Általános információk 2.1. A Közbeszerzés modul webes felület bal oldali menüjének funkciói:  Regisztrációs adatok: o A regisztráció során megadott adatok módosítása. Kizárólag a kapcsolattartó adatainak módosítására van lehetőség. o A közbeszerzés modul SSO alól elérhető felületén lehetőség van további kedvezményezettek megadására, akiknek a nevében el szeretnénk járni.  További hozzáférések: Lehetőség van további hozzáférések megadására az SSO alatti közbeszerzés felületen. o Figyelem! Csak az SSO alól elérhető közbeszerzés felületen létező funkció. o Bővebben itt olvashat erről: További hozzáférések kiosztása SSO-n keresztül  Közbeszerzés rögzítése: Új ellenőrizendő közbeszerzési eljárás rögzítésére szolgáló menüpont.  Közbeszerzések listája: A már rögzített közbeszerzési eljárások listás megtekintését és azok szerkesztésre történő megnyitását lehet itt megtenni.  Szerződésmódosítás rögzítése: A közbeszerzéshez kapcsolódó szállítói szerződések ellenőrizendő szerződésmódosításának rögzítését lehet ebben a menüpontban megkezdeni.  Szerződésmódosítások listája: A közbeszerzések listafelülethez hasonlóan a már berögzített szerződésmódosítások listázására és az egyes szerződésmódosítások megnyitására szolgál.  Precedenstár: Segítségével a közbeszerzés modul „Precedenstár” alkalmazását érhetjük el.  Kézikönyv: A funkciógomb alatt elérhető a mindenkori közbeszerzés modulhoz kapcsolódó kézikönyv.  Kilépés: Itt lehet kijelentkezni a felületről.







2.2.

Navigálás

A közbeszerzési adatlapok alapvetően többfüles technikával készültek. Ha közbeszerzés vagy közbeszerzéshez kapcsolódó szerződésmódosítás rögzítése közben bármikor nem találja az Ön által tölteni kívánt mezőt, kérjük, ellenőrizze a megfelelő fül alatti adatlapon tartózkodik-e. A fülek alatti adatlapokat a fülekre történő kattintással nyithatja meg. Mindig az aktuálisan kiválasztott fül a fehér színű.

2.3.

Dokumentumok csatolása

A közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó dokumentumok feltöltésének menete megegyezik, függetlenül attól, hogy milyen típusú (utólagos, ex-ante) közbeszerzési eljárás vagy ehhez kapcsolódó szerződésmódosítás kapcsán szeretnénk dokumentumot csatolni. A dokumentum csatoló felületet a rendszer csak azokban az állapotokban és státuszokban jeleníti meg, ahol erre szükség van. A csatoló felületet a felső fülek közül a „Dokumentumtár” fül alól érhetjük el.

A feltöltéshez szükséges kitöltendő adatok:

 Dokumentum neve (szöveges formában kitöltendő)  Irattípus (a legördülő listából kiválasztandó)  Fájl kiválasztása és feltöltése (tallózással ki kell választani a csatolni kívánt fájlt) Figyelem! „A fájl kiválasztása és feltöltése” gombbal a fájlt csak az után válassza ki, ha már kitöltötte a „Dokumentum neve” és „Irattípus” mezőket. Ellenkező esetben a rendszer hibaüzenet formájában felszólít ezek kitöltésére:




Sikeres fájlcsatolást követően a rendszer megerősítést jelenít meg felugró ablakban:

Minden közbeszerzéshez és szerződésmódosításhoz kötelező legalább 1 dokumentumot felcsatolni. Amennyiben ezt elmulasztja, a rendszer figyelmezteti erre:

2.3.1. A felcsatolt dokumentumok megtekintése A felcsatolt dokumentumok megtekintése (a csatoláshoz hasonlóan) minden típusú (utólagos, ex-ante) közbeszerzési eljárás vagy ehhez kapcsolódó szerződésmódosítás esetén megegyezik. A csatolt dokumentumok listafelület az „Opciók” menüből választható ki a „Csatolt dokumentumok” linkre kattintva.

A menüpont kiválasztása után a „Felcsatolt dokumentumok” listafelületére jutunk. A megnyitni kívánt dokumentum az „Egyedi irat azonosító”-ra kattintva tölthető le.







Táblázatos formában az alábbi adatokat tekinthetjük meg a dokumentumokról:

      

Egyedi irat azonosító: a rendszer által generált egyedi azonosító szám Irattípus: a felcsatolt dokumentum típusa Dokumentum neve: a csatolás során megadott dokumentumnév Fájl neve Csatoló felhasználó neve: a csatolást végző személy neve Azonosítószám: a közbeszerzési eljárás azonosítószáma Szerződés azonosító: a szerződésmódosítás azonosítószáma, csak abban az esetben jelenik meg, ha a dokumentum szerződésmódosításhoz kapcsolódóan került felcsatolásra  Szerződés elnevezése: a kapcsolódó szerződésmódosítás megnevezése, csak abban az esetben jelenik meg, ha a dokumentum szerződésmódosításhoz kapcsolódóan került felcsatolásra  Csatolás dátuma: a csatolás időpontja (ÉÉÉÉ.HH.NN formában) Figyelem! A „Csatolt dokumentumok” között találjuk meg a rendszer által generált PDF formátumban letölthető azonnali értesítéseket is, „Azonnali értesítés” dokumentum névvel. A lista bezárásához kattintsunk a „Bezárás” vagy a jobb felső sarokban található „X” ikonra.

2.3.2. Felcsatolt dokumentumok törlése A közbeszerzésekhez és szerződésmódosításokhoz felcsatolt dokumentumok szerkesztés alatti állapotban törölhetőek. A törléshez a felcsatolt dokumentum mellett található zöld „x” gombra kell kattintani a „Csatolt dokumentumok” menüpontban.

A rendszer ekkor megerősítést kér a dokumentum törlésére vonatkozóan.




Figyelem! A törlésre kizárólag szerkesztés alatti fázisban van lehetőség!




2.4.

Állapottörténet megtekintése

Az adott közbeszerzési eljárás vagy kapcsolódó szerződésmódosítás aktuális állapotáról az „Állapottörténet” funkcióban tájékozódhatunk. Ezt az „Opciók” menüben találjuk.

Az „Állapottörténet” linkre kattintva nyithatjuk meg a felületet:

A táblázatban az adott állapot neve mellett megtaláljuk az állapot rögzítésének dátumát is. Figyelem! A webes felületen csak azok a státuszpontok jelennek meg, amelyek a Kedvezményezett számára információs értékkel bírnak.




2.5.

Hiánypótlás benyújtása

A közbeszerzési eljárás vagy a kapcsolódó szerződésmódosítások során találkozhat hiánypótlásra történő felszólítással. Ez akkor történik, ha az intézményrendszer oldaláról a szakértő tényállás tisztázását rendelte el. Mivel minden eljárás típusban azonos a funkció működése, a kézikönyv itt foglalkozik vele részletesebben.

A hiánypótlási kérelemre vonatkozó indoklás és a benyújtási határidő mellett a webes felületen mindig megjelenik egy dokumentumcsatoló alkalmazás is, illetve a nyilatkozatokat tartalmazó jelölőmezők, amivel Kedvezményezett azt jelezheti, hogy minden szükséges, hiánypótoltatott dokumentumot benyújtott. A hiánypótlás a „A szükséges összes dokumentumot…” szöveget kiegészítő valamelyik jelölőmező kitöltése után a „Hiánypótlás beküldése” gombra kattintva véglegesíthető. Választható lehetőségek:

  

elektronikusan felcsatoltam papíron megküldtem részben elektronikusan felcsatoltam, részben papíron küldtem meg

Figyelem! A hiánypótlás beküldése után már nem fog tudni több dokumentumot csatolni. A hiánypótlás funkcióban található dokumentumcsatoló működése teljes mértékben megegyezik a korábban már említett Dokumentumok csatolása funkcióban leírtakkal. Ezek után a közbeszerzés státusza is megváltozik:







2.6.

Az Opciók panel funkciói

A közbeszerzések és szerződésmódosítások szerkesztése vagy megtekintése közben látható egy felső menü is, mely „Opciók” panel néven szerepel. A fejezet a panel funkcióit veszi sorra.

Figyelem! Vannak tényezők, melyek befolyásolják, hogy az „Opciók” panelen belül milyen funkciók jelennek meg, illetve, hogy melyek használatára van lehetőség:

 

az adott közbeszerzés állapota a közbeszerzés modul a Pályázó tájékoztatóról vagy az SSO alól lett megnyitva.

2.6.1. Állapottörténet A funkció leírása részletesen megtalálható a kézikönyv alábbi pontján: Állapottörténet megtekintése

2.6.2. Csatolt dokumentumok A csatolt dokumentumok megtekintésére vonatkozó információk részletesen megtekinthetőek itt: A felcsatolt dokumentumok megtekintése

2.6.3. Kapcsolódó OP összerendelő A funkcióban a pályázatszámhoz még nem kapcsolódó közbeszerzéseket lehet OP-hoz rendelni. A gomb lenyomása után egy legördülő listával találkozunk, amelyből ki lehet választani az OP-t.




A közbeszerzéshez tetszőleges számú OP hozzárendelhető. A téves hozzárendelések a zöld „X” gombra kattintva törölhetőek.

2.6.4. Kapcsolódó konstrukció összerendelő Hasonlóan a kapcsolódó OP összerendelőhöz, lehetőség nyílik adott konstrukcióhoz rendelni a közbeszerzést. Erre akkor lehet szükség, ha a közbeszerzési eljárás megkezdésekor még nem állt rendelkezésre pályázatszám.

Válasszuk ki a legördülő listákból az „Operatív programot” és az „Alintézkedést”. A konstrukció automatikusan hozzáadódik a „Választott alintézkedés(ek)” listához. A téves hozzárendelések a zöld „X” gombra kattintva törölhetőek.

2.6.5. KSZ visszautasítás megtekintése Ebben a menüpontban megtekinthető a KSZ általi visszautasítás.

Látható információk:

   

Szervezet Típus (a visszautasítás fajtáját mutatja meg) Indok (a KSZ által rögzített indoklást lehet elolvasni a mezőben) Dátum (a visszautasítás pontos idejét mutatja)

2.6.6. Eredmény / Nyertes rögzítése




A menüpont a közbeszerzés nyertes ajánlattevőinek berögzítésére szolgál. Eredmény rögzítéséhez kattintsunk a jobb oldali „Opciók” panel „Eredmény / Nyertes rögzítése” feliratra.

Töltsük ki a fenti képernyőn az „Összegzés megküldésének dátumát”, és azt, hogy az eljárás eredményes volt-e. Amennyiben az eljárás eredményes volt, akkor ki kell tölteni a közbeszerzési eljárásból keletkezett szerződés és a nyertes adatait. Ha nem volt eredményes az eljárás, akkor elegendő annyi adatot megadni, mint amelyeket a fenti képernyő mutat. Most rögzítsünk be egy eredményes eredményhirdetést és kattintsunk az „Adatok mentése” gombra.

Itt az utolsó oszlop „szerkesztés” feliratára kattintva adhatjuk meg a szerződés(ek) és a nyertes(ek) adatait:




A „Véglegesítés” gomb az eredmény véglegesítésére szolgál. Véglegesíteni akkor szükséges, amikor minden szerződés és nyertes a helyes adataival berögzítésre került. A „Törlés” gomb a berögzített eredmény törlésére ad módot. Figyelem! Véglegesített eredményt már nem lehet törölni. Az „Új szerződés” gombra kattintva az alábbi ablak nyílik a szerződés és nyertes adatainak megadására szolgáló űrlap: A „Szerződéses adatok” fülön adatai:

-

Szerződés megnevezése (a rendszer automatikusan hozza a közbeszerzés nevét, de ez módosítható) Szerződés száma (rendszer által beemelt adat) Szerződés (ellenszolgáltatás) nettó összege (HUF) Szerződéskötés tervezett dátuma (rendszer által beemelt adat) Szerződés tényleges dátuma




A „Nyertes kiválasztása” fülön lehet megadni a szerződés nyertesét:

-

Adószám (hazai vagy külföldi) Elegendő megadni a nyertes adószámát, mert amennyiben ez a nyertes már létezik az EMIR szállítói adatbázisában, akkor a rendszer a felület többi adatát automatikusan kitölti.

Konzorcium esetén nyertesnek a konzorcium vezetőjét kell megadni, a „Közös ajánlattevők” mezőbe pedig a konzorciumi tagokat és azok elérhetőségi adatait kell berögzíteni. Ha megadott alapján a rendszer talál a megadott adószámhoz szállítót, akkor egy felugró ablakban lehetőséget biztosít a helyes adatokkal rendelkező nyertes kiválasztására, a sorok végén található zöld pipa gombok segítségével:







Ha nincsen benne egy szállító az EMIR adatbázisában, akkor a rendszer megkérdezi, hogy rögzítésre kerüljöne…

Amennyiben ez a szállító a nyertes, az alábbi felületen kell megadni a nyertes szervezet részletes adatait:

…valamint a szervezet kapcsolattartójának adatait:




A szállítói szerződés (vállalkozói szerződés) adatainak és nyertesének megadása után a képernyő alján kell megadni, hogy a berögzített vállalkozói szerződés mely EMIR-be berögzített Támogatási Szerződés(ek)hez kapcsolódik. A bal oldali listában jelennek meg adott Kedvezményezett EMIR rendszerbe berögzített Támogatási Szerződései, melyek a most berögzített közbeszerzésből származó Vállalkozói Szerződéshez rendelhetők.




A Mentés gombbal menthetjük el a megadott Vállalkozói Szerződés, szerződés nyertes, illetve Támogatási Szerződéshez kapcsolás adatait. A szerződés berögzítése után az elmentett elem megjelenik az eredményhirdetés alatti listában:

Az eredmény rögzítését a „Véglegesítés” gombbal lehet véglegesíteni, ami annyit jelent, hogy az eredmény összes szükséges adatát és az összes nyertest berögzítettük.




Ha az eredményhirdetés után megváltozik az eredmény a nyertesek tekintetében, akkor a „Visszavonás” gombra kattintva vihetjük fel az új eredmény szerinti adatokat. Lehetséges ugyanis, hogy a Kedvezményezettnél a döntésért felelős testület saját hatáskörben módosítja az eredményt. Más esetben jogorvoslat eredményeképpen lehet szükséges új eredményt és új nyertest rögzíteni. Az eredmény visszavonása után új nyertest kell rögzíteni, a korábban berögzített eredmény azonban megtekintésre továbbra is elérhető marad.

Új eredmény rögzítése és véglegesítése után mindkét verzió megtekinthető lesz a rendszerben. Természetesen újabb esetleges módosítás miatti változás ugyanígy berögzíthető a rendszerbe.

2.6.7. Közbeszerzés törlése Amíg a közbeszerzés a „A közbeszerzési eljárás adatainak megadása szerkesztés alatt” állapotban van, addig lehetőség van a közbeszerzés törlésére, a jobb oldali „Opciók” panel „Közbeszerzés törlése” gombjára kattintva.

A rendszer megerősítést kér a törlésre vonatkozóan:




Ezek után a közbeszerzés már nem lesz látható a „Közbeszerzések listájában”.




3. A főmenü funkciói A fejezet a főoldal bal oldali menüjének részletesebb funkció leírását tartalmazza.

3.1.

Regisztrációs adatok

Ebben a menüpontban a Kedvezményezett vagy a nevében eljáró személy megadhatja, pontosíthatja, módosíthatja, kiegészítheti és véglegesítheti a rendszerben nyilvántartott adatait.

Ha felületről nem módosítható ügyfél adatok (intézmény adatok) is megváltoznak, azok módosítását az NFÜ-nél tudja kezdeményezni.




3.1.1. Ajánlatkérő minősítésének rögzítése A Kedvezményezettek ajánlatkérői minősítését a Pályázó Tájékoztató (E-ügyintézés) felületén a Közbeszerzés modul / Regisztrációs adatok funkciójában lehet megadni. A Kbt. 6.§ (1) a)-h) pontjai szerinti ajánlatkérői minősítés berögzítése az E-ügyintézés felületen kötelező, azaz a rendszer nem enged a Közbeszerzés modulban adatrögzítést addig, amíg az ajánlatkérői minősítés rögzítésre nem kerül. A Regisztrációs adatok funkció alatt található az új, kötelezően kitöltendő mező:

A közbeszerzés modulban, bármely adatrögzítési kísérlet…

-

például egy korábban berögzített közbeszerzés ellenőrzési feladat megnyitása…

-

vagy egy új közbeszerzés rögzítése…

…az „Ajánlatkérő minősítése” mező kitöltéséhez navigál:







A minősítési kategória kiválasztása után…

…megjelenik a Kbt. szerinti pontos és részletes megfogalmazása a minősítésnek:

A kiválasztása az „Ajánlatkérő minősítés mentése” gombbal menthető el.




Figyelem! Mentés után a kiválasztott kategória az E-ügyintézés oldalán nem lesz módosítható a későbbiekben, amire a rendszer figyelmeztet is:

A rendszer a mentés után visszaigazolást küld a sikeres kategóriába sorolásról:

A sikeres minősítési kategória-megadás eredményeképpen minden olyan esetben, ahol a kategóriába sorolt Kedvezményezett adószámával egyező adószámú pályázó a Kedvezményezett, ott a kiválasztott kategória kitöltésre kerül, így nem kell minden pályázatnál újra megadni ezt az információt.




3.1.2. További kedvezményezettek Az SSO alatti közbeszerzés felületen, a regisztrációs adatoknál lehetőség nyílik további kedvezményezettek hozzáadására is. Erre azért van szükség, mert előfordulhat, hogy a regisztrált felhasználó több kedvezményezett nevében is szeretne közbeszerzéseket rögzíteni. Egyszerűen meg kell adni a kedvezményezett adószámát, a rendszer pedig automatikusan kitölti a többi adatot. A véglegesítéshez a „Hozzáadás” gombra kell kattintani.

Ezek után a közbeszerzés rögzítésekor már az új kedvezményezett adószáma is kiválasztható lesz a listában. Ez dönti el, hogy melyik kedvezményezett nevében történik az adott közbeszerzés létrehozása.

3.2.

További hozzáférések

Kizárólag az SSO alatt elérhető közbeszerzés oldalon elérhető funkció. Erről bővebben itt olvashat: További hozzáférések kiosztása SSO-n keresztül

3.3.

Külső szakértő

A külső szakértők ebben a menüpontban láthatják a számukra kiosztott feladatokat, elérhetik az elvégzésükhöz szükséges dokumentumokat és egyéb információkat, valamint kitölthetik az EMIR jelentéseket.

3.4.

Közbeszerzés rögzítése

Itt nyílik lehetőség új, ellenőrizendő közbeszerzési eljárás rögzítésére. Az új közbeszerzési eljárások rögzítésekor a rögzítendő adatok tekintetében eltérés mutatkozik attól függően, hogy ex-ante, vagy utólagos ellenőrzési eljárásrend szerint fog-e történni a közbeszerzési-jogi ellenőrzés.




Válasszuk a bal oldali menü, „Közbeszerzés rögzítése” „Ex-ante (előzetes) ellenőrzés”, „Utólagos” vagy visszamenőleg rögzítendő almenüjét attól függően, hogy melyik típusú közbeszerzési ellenőrzési eljárás alapján szeretnénk ellenőriztetni a közbeszerzésünket.

A rögzítéssel kapcsolatos további teendőket az adott eljárásrendi leírásnál találja meg.

3.5.

Közbeszerzések listája

A korábban már elmentett közbeszerzési eljárások a „Közbeszerzések listája” funkciógomb alatt található táblázatban tekinthetők meg. A listában mindig a legfrissebb közbeszerzési eljárás lesz az első. Egy közbeszerzési eljárás azonosító adatai az „Opciók” oszlopban található „szerkesztés” feliratra kattintva mindaddig kitölthetők és módosíthatók, ameddig az adatlap véglegesítésre nem került.




A táblázatban az alábbi adatok tekinthetőek meg:

 #: A rögzített közbeszerzési eljárás adatbázis azonosító száma  Közbeszerzés száma: A berögzített közbeszerzési eljárásnak a rendszer által generált azonosítószáma. Felépítése: o o o


melyik év melyik hónapban mi az eljárás tárgya  Á – Árubeszerzés 

É – Építés



ÉK – Építési koncesszió



o



SZ – Szolgáltatás



SZK – Szolgáltatási koncesszió



TP - Tervpályázat

Évente újrainduló egyedi azonosítószám



Szerződéshez rendelt elnevezés: A közbeszerzési eljárás megnevezése



Ellenőrzés típusa: o

Utólagos

o

Ex-ante



Státusz: Megmutatja, hogy az ellenőrzött közbeszerzés éppen melyik eljárásrendi státuszban van.



Opciók: o

Szerkesztés: ha a felületen adatrögzítési kötelezettség van, akkor látszik ez az opció

o

Megtekintés: amikor az ellenőrző szervezetnek kell megtennie valamely lépést, akkor látszik ez az opció

Miután megtaláltuk a módosítani/megtekinteni kívánt közbeszerzésünket, akkor kattintsunk az „Opciók” oszlopban található szerkesztés/megtekintés gombra.

A már felrögzített közbeszerzések között szűrésre is van lehetőség. Ehhez a Közbeszerzések lista felett található szűrő panelt kell igénybe venni.

A rendszer az alábbi adatokban tud keresni:  

Azonosító Közbeszerzés száma:




 

Közbeszerzéshez rendelt elnevezés Ellenőrzés típusa (legördülő listából választandó)




3.6.

Szerződésmódosítás rögzítése

A menüpont új szállítói szerződésmódosítások rögzítésére szolgál.

A szerződésmódosítás rögzítéséről bővebben az adott eljárásrendi fejezetben olvashat.

3.7.

Szerződésmódosítások listája

A „Közbeszerzések listája” felületnél már Szerződésmódosításokat táblázat formájában.

ismertetett

módon

tartalmazza

A lista oszlopainak tartalma:

 #: A rögzített szerződésmódosítás adatbázis azonosítószáma



a

már

rögzített


 Szerződés azonosítószáma: A rendszer által generált azonosítószám. Felépítése: o melyik év o melyik hónapjában került a rendszerben rögzítésre a közbeszerzési eljárás o mi az eljárás tárgya  Á – Árubeszerzés  É – Építés  ÉK – Építési koncesszió  SZ – Szolgáltatás  SZK – Szolgáltatási koncesszió  TP - Tervpályázat o Évente újrainduló egyedi azonosítószám o A közbeszerzési eljárásnak ez hányadik számú szerződése.  Szerződéshez rendelt elnevezés  Ellenőrzés típusa „Szerződésmódosítás” (e listában minden esetben ez az ellenőrzés típusa)

 Státusz: Megmutatja, hogy az ellenőrzött szerződésmódosítás éppen melyik eljárásrendi státuszban van. 

3.8.

Opciók: o

Szerkesztés: ha a felületen adatrögzítési kötelezettség van, akkor látszik ez az opció

o

Megtekintés: amikor az ellenőrző szervezetnek kell megtennie valamely lépést, akkor látszik ez az opció

Precedenstár

A precedenstárba való belépésre szolgáló menüpont.

A belépéshez válasszuk az adott közbeszerzési eljárás mellett található „belépés” linket az „Opciók” oszlopban. A Precedenstár használatáról bővebben annak kézikönyvében olvashat.




3.9.

Kézikönyv

A gomb alól letölthető a mindenkori friss közbeszerzés modul használatához szükséges kézikönyv.

3.10.

Kapcsolódó közbeszerzések

Kizárólag a Pályázó tájékoztató oldalon elérhető funkció. A megnyitás után az eddig még pályázatszámhoz nem kapcsolódó közbeszerzések láthatók. A listában szereplő adatok a Közbeszerzések listája funkcióban leírtakkal egyeznek meg, azzal a különbséggel, hogy az „Opciók” oszlopban „Pályázathoz kapcsolás” link található. Ennek segítségével ahhoz a pályázathoz kapcsolhatjuk a közbeszerzést, amelyikhez bejelentkeztünk a Pályázó tájékoztatón.

A rendszer megerősítést kér a pályázathoz kapcsolásról:




3.10.1.

További pályázathoz rendelés

Az „Igen” gomb lenyomása után, a közbeszerzés eltűnik ebből a listából. Annak érdekében, hogy egy közbeszerzést több pályázathoz is lehessen kapcsolni, ezt az adott közbeszerzésnél az „Opciók” panelen tehetjük meg. A megnyíló ablakban válasszuk ki a legördülő listákból fentről lefelé haladva, mely pályázatokhoz szeretnénk még a közbeszerzést rendelni. Az összerendelés megszüntethető a zöld „X” gombra kattintva.

3.1.

Visszalépés az e-ügyintézés oldalra

Kizárólag a Pályázó tájékoztató felületen elérhető funkciógomb a bal oldali menüben. Segítségével visszajuthatunk az e-ügyintézés oldalra.

3.2.

Kilépés

A funkcióra kattintva léphet ki az oldalról.




4. Eljárás típusok Ebben a fejezetben a különböző eljárás típusokat vesszük sorra, kizárólag a webes adatrögzítési kötelezettség szempontjából. Tehát azokra a státuszokra koncentrálunk, ahol a Kedvezményezettnek (Ajánlatkérőnek) adatokat kell kitöltenie a webes felületen és ezek beküldésével informálni a KSZ-t vagy KFF-et.

4.1.

Utólagos ellenőrzés folyamata

A közbeszerzési-jogi szempontú ellenőrzések egyik ellenőrzési típusa az utólagos (dokumentum alapú) ellenőrzés.

4.1.1. Közbeszerzési eljárás alapadatainak megadása Az „Utólagos” gombra kattintva az alábbi képernyőt látjuk:




Új közbeszerzési eljárás rögzítéséhez minimum 4 adat megadása kötelező:

1. 2. 3. 4.

Kedvezményezett adószáma Közbeszerzési eljárás ellenőrzésének típusa Közbeszerzés tárgya Közbeszerzéshez rendelt elnevezés

Ezen adatok kitöltése után a Mentés gombra kattintva menthetjük el a közbeszerzést. Amennyiben nem töltünk ki minden adatot, ami a mentéshez szükséges, akkor a lap alján található Mentés gombra kattintva a rendszer pirossal szedett figyelmeztető üzenetben sorolja fel a hiányzókat, továbbá a kitöltendő mezőket is piros árnyalatúra festi, valamint további segítségként pirossal jelöli azokat a „füleket” ahol kötelezően kitöltendő mező található:




A kötelező mezők kitöltése után a Mentés gomb segítségével elmenthetjük a közbeszerzésünket. A mentés következtében létrejön a Közbeszerzés listában az ellenőrzésre berögzített közbeszerzési eljárás.

A közbeszerzés listában az alábbi adatok kerülnek megjelenítésre:

 

   

# - A közbeszerzés azonosítószáma (ID_KOZBESZERZES). Ez egy IT technikai azonosító. Közbeszerzés száma – a rendszer egy EMIR azonosítószámot generál a közbeszerzéshez, amely azonosítószám tartalmazza a létrehozás évét, hónapját, a kiválasztott közbeszerzés tárgya típus rövidítését (É – Építés; ÉK – Építési koncesszió; Á – Árubeszerzés; SZ – Szolgáltatás; SZK – Szolgáltatási koncesszió; TP - Tervpályázat), illetve egy ötjegyű sorszámot, amely sorszámozás évenként újraindul. Közbeszerzéshez rendelt elnevezés Ellenőrzés típusa Státusz –mentés után a státusz mindig: „A közbeszerzési eljárás adatainak megadása szerkesztés alatt” Opciók – két opció lehet: szerkesztés vagy megjelenítés, attól függően, hogy a weboldalon adott közbeszerzés adatlapját szerkesztésre, vagy csak megtekintésre tudjuk éppen megnyitni. Amennyiben a Kedvezményezetti oldalon van adatrögzítési vagy adatszolgáltatási kötelezettség, akkor a „szerkesztés”, amennyiben pedig KSZ oldalán van adatrögzítési feladat, akkor a „megjelenítés” opció fog megjelenni.

A lista utolsó oszlopában a „szerkesztés” opcióra kattintva megnyithatjuk a közbeszerzést, és a további adatokat azok keletkezésének folyamatában tudjuk kitölteni. Továbbá a keletkezett közbeszerzési dokumentumokat is azok keletkezésének folyamatában lehetséges csatolni. Szükséges azonban Közreműködő Szervezetet (továbbiakban KSZ) időben – legkésőbb az összegzés megküldésének napján – tájékoztatni a közbeszerzési eljárás kapcsán az összegzés megküldéséről.




4.1.2. Értesítés eljárási döntésről, eseményről Kedvezményezettnek lehetősége van arra, hogy az összegzés megküldése előtt tájékoztassa KSZ-t a közbeszerzés eljárás aktuális eseményeiről, döntéseiről (pl.: ajánlattevő kizárása stb.) még az összegzés megküldése előtt. A szabályozás szerint ezen eseményekről a döntés napján, de legkésőbb az összegzés megküldésekor tájékoztatni kell a KSZ-t. Fentiekből kitűnik, hogy ez a megelőző adatrögzítési (értesítési) mozzanat nem kötelező, csak opcionális. Amennyiben Kedvezményezett szeretne élni ezzel a lehetőségével, úgy az információkat az alábbiak szerint rögzítheti az EMIR e-Ügyintézés (PályTáj) felületen. A berögzített közbeszerzést meg kell nyitni, majd a Nyilatkozat fülön be kell pipálni a vonatkozó opciót: „Mindent felcsatoltam az eljárás során hozott aktuális döntésről / eseményről”:

A pipa bekattintásakor aktív lesz az „Értesítés döntésekről” funkciógomb, amely segítségével a tájékoztatást megküldhetjük KSZ-nek. A gomb megnyomása hatására a rendszer ellenőrzi, hogy minden adat kitöltésre került-e, amely ehhez az értesítési mozzanathoz kapcsolódik.




Fentiekből látható, hogy vannak adatok, amelyek a KSZ ilyetén tájékoztatásához kötelezően kitöltendőek. Mely adatokról van szó? A „Közbeszerzés adatai” fülön – amennyiben ez korábban nem került volna rögzítésre: - ki kell választani az ellenőrző KSZ-t (és meg kell adni, ha van, a további érintett KSZ-eket is), - meg kell adni a közbeszerzési eljárás típusát, - be kell rögzíteni a közbeszerzés nettó becsült értékét, és - az ajánlatkérőnél a döntésért felelős személyt vagy testületet




Az „Eljárás dátumai” fülön meg kell adni a „Közbeszerzési eljárás indításának tényleges dátumát”:




A „Nyilatkozat” fülön arról kötelező nyilatkozni, hogy minden érintett KSZ-t megjelöltünk a „Közbeszerzés adatai” fülön:

Végül kötelező a „Dokumentumtár” fülön felcsatolni egy dokumentumot, ami részleteiben is leírja a közbeszerzési eljárási eseményt vagy döntést:

Ha minden kötelező adatot kitöltöttünk, akkor a Nyilatkozatok fülön be kell pipálni a „Mindent felcsatoltam az eljárás során hozott aktuális döntésről / eseményről” pipát, ami aktiválja az „Értesítés döntésekről funkciógombot”:




A gombot megnyomva a rendszer megküldi a tájékoztatást KSZ-nek. A rögzítés hatására a listában megmutatkozik, hogy az értesítés megküldésre került:

Amennyiben az összegzés megküldése előtt további eseményekről szükséges tájékoztatni KSZ-t, úgy ez az információközlés a rendszerben bárhány alkalommal megismételhető. Ehhez azonban ilyenkor már csak a közölni kívánt információ leírását tartalmazó dokumentumo(ka)t kell felcsatolni, és a „Nyilatkozat” fülön a fent leírtak szerint aktívvá téve az „Értesítés döntésekről” gombot megküldhetők a további információk. A rendszer minden egyes küldési alkalmat külön státuszként rögzít, így az „Állapottörténet” funkció alatt az értesítési események is külön sorként fognak jelentkezni:




4.1.3. Tájékoztatás összegzés megküldéséről Az összegzés megküldésének napján KSZ-t is tájékoztatni kell. Ehhez a „Nyilatkozat” fülön a vonatkozó pipát – „Minden dokumentumot felcsatoltam az összegzés megküldése kapcsán” – kell bekattintani, amely aktívvá teszi a „Tájékoztatás összegzés megküldéséről” funkciógombot. E gomb megnyomásával lehet értesíteni KSZ-t az összegzés megküldéséről:

Az összegzés megküldéséről való tájékoztatáshoz a következő adatokat kell (kötelező) kitölteni – amennyiben ezek korábban még nem kerültek rögzítésre:









Közbeszerzés adatai fül o Felelős KSZ (TA pályázathoz kapcsolódó közbeszerzések esetén csak KFF választható!) o Van további érintett KSZ? (TA pályázathoz kapcsolódó közbeszerzéseknél csak a 6 IH és az NFÜ választható!)  Amennyiben igen, akkor meg kell ezeket adni. o Közbeszerzési eljárás típusa  Amennyiben „Egyéb” típust választanak ki, akkor az Egyéb megnevezés is kötelező o Közbeszerzés becsült nettó értéke (HUF) o Van TED / KÉ azonosító?  Amennyiben igen, úgy meg kell a TED és/vagy a Közbeszerzési Értesítő azonosítószámot o Ajánlatkérőnél a döntésért felelős személy / testület




1



Eljárás dátumai fül o Közbeszerzési eljárás indításának dátuma (tény) o Bontás dátuma (tény) o Bíráló bizottsági ülés kezdete (tény) o Bíráló bizottsági ülés lezárása (tény) o Összegzés megküldésének időpontja (tény)1 o Szerződéskötés dátuma (terv)



Eredmény / Nyertes rögzítése o Összegzés megküldésének időpontja o Eredményesség rögzítése  Amennyiben eredményes volt az eljárás, akkor a nyerteseket is rögzíteni szükséges!

Az Opciók menüben található „Eredmény / Nyertes rögzítése” funkció kitöltésével tölthető ki!




Rögzítsünk be egy eredményes eljárást és kattintsunk az „Adatok mentése” gombra.

Itt az utolsó oszlop „szerkesztés” feliratára kattintva adhatjuk meg a szerződés(ek) és a nyertes(ek) adatait:

Az „Új szerződés” gombra kattintva lehet megadni a szerződések és nyertesek adatait:

A „Véglegesítés” gomb az eredmény véglegesítésére szolgál. Véglegesíteni akkor szükséges, amikor minden szerződés és nyertes a helyes adataival berögzítésre került. A „Törlés” gomb a berögzített eredmény törlésére van. Véglegesített eredményt már nem lehet törölni.




Az „Új szerződés” gombra kattintva az alábbi ablak nyílik meg: A „Szerződéses adatok” fülön lehet megadni a szerződés adatait, úgy mint:

  

Szerződés megnevezése (a rendszer automatikusan hozza a közbeszerzés nevét, de ez módosítható) Szerződés (ellenszolgáltatás) nettó összege (HUF) Szerződés tényleges dátuma

A „Nyertes kiválasztása” fülön lehet megadni a szerződés nyertesét:

-

Adószám (hazai / külföldi) Elegendő megadni a nyertes adószámát, mert amennyiben ez a nyertes már létezik az EMIR szállítói adatbázisában, akkor a rendszer a felület többi adatait automatikusan kitölti.

Konzorcium esetén nyertesnek a konzorcium vezetőt kell megadni, a „Közös ajánlattevők” mezőbe pedig a konzorciumi tagokat és azok elérhetőségi adatait. Ha nincsen benne egy szállító az EMIR adatbázisában, akkor a rendszer megkérdezi, hogy rögzítésre kerüljön-e…







Amennyiben ez a szállító a nyertes, az alábbi felületen kell megadni a nyertes szervezet részletes adatait:

…valamint a szervezet kapcsolattartójának adatait:




A szállítói szerződés (vállalkozói szerződés) adatainak és nyertesének megadása után a képernyő alján kell megadni, hogy a berögzített vállalkozói szerződés mely EMIR-be berögzített Támogatási Szerződés(ek)hez kapcsolódik. A fenti oldali listában jelennek meg adott Kedvezményezett EMIR rendszerbe berögzített Támogatási Szerződései, melyek a most berögzített közbeszerzésből származó Vállalkozói Szerződéshez rendelhetők.




A Mentés gombbal menthetjük el a megadott Vállalkozói Szerződés, szerződés nyertes, illetve Támogatási Szerződéshez kapcsolás adatait. A szerződés berögzítése után az elmentett elem egy listában jelenik meg:




Az eredmény rögzítését a „Véglegesítés” gombbal lehet véglegesíteni, ami annyit jelent, hogy az eredmény összes szükséges adatát és az összes nyertest berögzítettük. Ha az összegzés megküldése után megváltozik az eredmény a nyertesek tekintetében, akkor a „Visszavonás” gombra kattintva vihetjük fel az új eredmény szerinti adatokat. Lehetséges ugyanis, hogy a Kedvezményezettnél a döntésért felelős testület saját hatáskörben módosítja az eredményt. Más esetben jogorvoslat eredményeképpen lehet szükséges új eredményt és új nyertest rögzíteni. Az eredmény visszavonása után új nyertest kell rögzíteni, a korábban berögzített eredmény azonban megtekintésre továbbra is elérhető marad.




Új eredmény rögzítése és véglegesítése után mindkét verzió megtekinthető lesz a rendszerben. Természetesen újabb esetleges módosítás miatti változás ugyanígy berögzíthető a rendszerbe.






Nyilatkozatok fül o Minden érintett KSZ-t megjelöltem



Dokumentumtár fül o Legalább egy dokumentumot kötelező csatolni A Dokumentumtár fül alatt nem kötelező – egyelőre – felcsatolni minden keletkezett közbeszerzési dokumentumot, de az összegzést fel kell csatolni.

Dokumentum csatolásához előbb ki kell tölteni a Dokumentum neve és az Irattípus mezőket is, majd ez után a „Fájl kiválasztása és feltöltése” sorban találhat három pontot mutató gomb (…) segítségével kitallózhatjuk a csatolandó fájlt a megfelelő meghajtóból. Csatolás befejezésével a rendszer visszaigazolást küld:




A csatolt dokumentumok a jobb oldali „Opciók” panelen található funkciók közül a „Csatolt dokumentumok” funkció alatt tekinthető meg, illetve tölthető le.

Az összegzés megküldésének időpontjáról való értesítéshez még nem kötelező dokumentumot csatolni, de az ellenőrzés indításnak egyik feltétele lesz, hogy legalább egy fájl csatolásra kerüljön. A csatolt dokumentum egy listába kerülnek:

A dokumentum megtekintésre való megnyitása vagy letöltése az „Egyedi irat azon” oszlopban található azonosítószámra kattintva tehető meg. A Bezárás funkcióra kattintva visszatérhetünk a Közbeszerzési adatlap felületre. Most ha már kitöltöttünk minden kötelező mezőt, ami az összegzés megküldéséről való tájékoztatás mozzanatának megtételéhez szükséges, akkor a „Nyilatkozat” fülön jelöljük meg, hogy „Minden dokumentumot felcsatoltam az összegzés megküldése kapcsán”, majd kattintsunk a lap alján található „Tájékoztatás összegzés megküldéséről” gombra.




A gomb megnyomása következtében a rendszer elmenti a kitöltött adatokat és a közbeszerzés ellenőrzési eljárás státusza megváltozik az alábbiak szerint: „Tájékoztatás összegzés megküldéséről”.

Ezzel a mozzanattal a rendszer értesítést küldött a kijelölt fő KSZ-nek és a kiválasztott további érintett KSZ-eknek (pontosabban ezen szervezet „Feladatkiosztó” szerepkörbe sorolt felhasználóinak) az összegzésről. Ahogy az ellenőrző szervezet tudomást szerzett a közbeszerzésről (az összegzés megküldése előtt rögzített eseményekről való tájékoztatás következtében, de legkésőbb) az összegzés megküldésének idejében, nyomban kiszignálhatja az ellenőrzés feladatát az ellenőrzést végző szakértőnek. Az ellenőrző szakértő a legtöbb esetben a KSZ munkatársa, projektmenedzsere lesz, jóllehet a KSZeknek lehetőségük van arra, hogy az ellenőrzés feladatával akár külső szakértőt is megbízzanak.

4.1.4. Ellenőrzés indítása A szabályozás szerint az összegzés megküldése után legfeljebb 5 napon belül fel kell rögzíteni a közbeszerzés dokumentumait és kezdeményezni kell az ellenőrzést. Az ellenőrzés elindításához az alábbi adatokat kell megadni a webes felületen: Az összegzés megküldéséről való tájékoztatáshoz a következő adatokat kell kitölteni:







Közbeszerzés adatai fül o Jogorvoslati eljárás indult?  Ha igen, akkor kötelező megadni a kapcsolódó KDB határozat(ok) számát Bontás, értékelés adatai fül o Ajánlattevők száma o Érvényes ajánlatot tevők száma o Értékelési szempontok o Ajánlattevők, részvételi jelentkezők neve, címe, a értékelési szempont(ok) szerinti főbb számszerűsíthető adatok o A bíráló bizottság döntési javaslata alapján - érvényes részvételi jelentkezések / ajánlatok o A bíráló bizottság döntési javaslata alapján - érvénytelen részvételi jelentkezések / ajánlatok (Ha nincs érvénytelen – azaz az ajánlattevők és érvényes ajánlattevők száma megegyezik – nem kötelező kitölteni!) o Utóellenőrzést végző szerv rendelkezésére bocsátott dokumentumok köre Nyilatkozatok fül o Az utólagos ellenőrzéshez szükséges minden kapcsolódó dokumentumot megküldtem / felcsatoltam. o Amennyiben az eljárás eredményes volt, az összes nyertest berögzítettem






o A létrejött Vállalkozói Szerződéseket a kapcsolódó Támogatási Szerződések alá besoroltam Dokumentumtár fül o Minden közbeszerzéshez kapcsolódó dokumentumot fel kell csatolni




Közbeszerzés adatai fül

Bontás, értékelés adatai fül




Nyilatkozatok fül

 

 

A „Nyilatkozatok” fülön az ellenőrzés indításához kötelező nyilatkozni arról, hogy ha eredményes volt az eljárás, akkor minden nyertes szerződés és szállító berögzítésre került-e, illetve hogy az ellenőrzéshez szükséges minden dokumentum megküldésre / felcsatolásra került-e o akár elektronikusan, o akár papíron, o akár részben elektronikusan, részben papíron. Nem kötelező, de amennyiben a közbeszerzéshez kapcsolható már EMIR-be beiktatott pályázat illetve létezik az EMIR-be beadott pályázatokból keletkezett Támogatási Szerződés (azaz TSZ), akkor a berögzített Vállalkozói Szerződés TSZ-hez kapcsolása után nyilatkozni lehet arról, hogy a Vállalkozói Szerződéssel összerendelésre került-e minden kapcsolódó pályázat2 (Opciók panel / Kapcsolódó pályázatok összerendelő funkció), vagy Támogatási Szerződés (Opciók panel / Eredmény/Nyertes rögzítése funkció / Új szerződés / TSZ összerendelő funkció). Opciók panel / Kapcsolódó pályázatok összerendelő funkció A funkcióban csak azok a pályázatok jelennek meg hozzárendelhetőként, amelyek adott Kedvezményezett pályázatai. Azaz, azok a pályázatok jelennek meg, ahol a Kedvezményezett adószáma ugyanaz, mint a Pályázó Tájékoztatón kiválasztott pályázat Kedvezményezettjének adószáma, ahol a közbeszerzés rögzítésre került.

2

Pályázó Tájékoztató rendszeren keresztül az egyik pályázathoz belépve berögzített közbeszerzések esetén a rendszer automatikusan e vonatkozó pályázatot eleve a közbeszerzéshez rendeli. Felhasználói Kézikönyv



Dokumentumtár fül

A Nyilatkozatok fülön nyilatkozni kell arról, hogy minden dokumentum csatolásra került-e, a Dokumentumtár fülön lehet csatolni a kapcsolódó közbeszerzési dokumentumokat. (Kedvezményezett csatolt dokumentumot csak az ellenőrzés indítása előtt tud törölni.)




Ha tehát minden kötelező adatot kitöltöttünk a felületen és minden közbeszerzési dokumentumot felcsatoltunk, akkor a rendszer engedni fogja az ellenőrzés elindítását. Az „Ellenőrzés indítása” gombra kattintva mentésre kerülnek a berögzített adatok, és a közbeszerzés ellenőrzés státusza az alábbiak szerint megváltozik:

Az ellenőrzés elindítása után a berögzített adatokon nem lehet módosítani, és újabb dokumentumot sem lehet csatolni.




4.1.5. Jogorvoslat rögzítése Egyedül a mindeddig inaktív Jogorvoslat fül alatti mezők lesznek aktívak. Ezen a különálló „Jogorvoslat” fülön azt lehet megadni, hogy

    

az ellenőrzés indítása után indult-e a közbeszerzési eljárással szemben jogorvoslat ha igen, akkor mikor, továbbá azt hogy a jogorvoslati eljárás a berögzített eredményen változtatott-e, illetve rögzíteni szükséges a jogorvoslat(ok) lezárolásának időpontját, valamint a kapcsolódó KDB döntések azonosítószámát.

Mentés gombbal rögzíthetők az adatok. Amikor a rögzítésre kerül, hogy a jogorvoslati eljárások befejeződtek (akár változott az eredmény akár nem), aktívvá válik a Dokumentumcsatoló funkció. Amennyiben az eljárás eredménye változott, akkor aktívvá válik az „Eredmény / Nyertes rögzítése” funkció is, ahol berögzíthető az új megváltozott eredmény és az esetleges új nyertesek. Fontos azonban, hogy amennyiben jogorvoslati eljárás következményeképpen megváltozik az eredmény, akkor nem elég itt berögzíteni a módosított eredményt, hanem új ellenőrzési eljárást is kell indítani. Az „Ellenőrzés indítása” gomb megnyomásakor mindig jön figyelmeztetés az alábbi szöveggel: „A tájékoztatás ténye később nem vonható vissza. Biztosan továbbítja az ellenőrzést a berögzített adattartalommal?”

Figyelem! Fontos azonban, hogy amennyiben jogorvoslati eljárás következményeképpen megváltozik az eredmény, akkor nem elég itt berögzíteni a módosított eredményt, hanem új ellenőrzési eljárást is kell indítani.




4.1.6. Felhívás tényállás tisztázására és annak benyújtása Amennyiben a Kedvezményezett által feltöltött dokumentumokkal kapcsolatban a KSZ hiányosságot tapasztal, a tényállás tisztázását (hiánypótlás) kezdeményezi. Ennek menete a Hiánypótlás benyújtása fejezetben leírtak szerint zajlik.

4.1.7. Utólagos ellenőrzési jelentés kézhez vétele Mikor az ellenőrző szervezet elkészítette az „Utólagos ellenőrzési jelentést”, a rendszer értesítés formájában tájékoztatni fogja Önt. A jelentés megtekintéséhez lépjen be a weboldalra és nyissa meg a jelentést az „Opciók” panel „Csatolt dokumentumok” funkciójából.




4.2.

Ex-ante (folyamatba épített) ellenőrzés folyamata

A közbeszerzési jogi szempontú ellenőrzések másik típusa az ex-ante (folyamatba épített) ellenőrzés. Akárcsak az utólagos típusú eljárás esetén, itt is azokon a főbb lépéseken vezet végig a kézikönyv, amelyek elvégzését a Kedvezményezettnek a webes felületen kell megtennie.

4.2.1. Új ex-ante ellenőrzésű közbeszerzés rögzítése Új ex-ante közbeszerzés rögzítéséhez kattintsunk a bal oldali listában a „Közbeszerzés rögzítése” menüpont alatti „Ex-ante” gombra:

Új közbeszerzési eljárás rögzítéséhez 6 adat megadása kötelező:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Kedvezményezett adószáma Felelős kapcsolattartó Közbeszerzés tárgya Közbeszerzéshez rendelt elnevezés Közbeszerzési eljárás típusa Közbeszerzés becsült nettó értéke

Ezen adatok kitöltése után a Mentés gombra kattintva menthetjük el a közbeszerzést.




Amennyiben nem töltünk ki minden adatot, ami a mentéshez szükséges, akkor a lap alján található Mentés gombra kattintva a rendszer pirossal szedett figyelmeztető üzenetben sorolja fel a hiányzókat, továbbá a kitöltendő mezőket is piros árnyalatúra festi, valamint további segítségként pirossal jelöli azokat a „füleket” ahol kötelezően kitöltendő mező található:

A kötelező mezők kitöltése után a Mentés gomb segítségével elmenthetjük a közbeszerzésünket. A mentés után megtaláljuk közbeszerzésünket a listában: Közbeszerzések listája




4.2.2. KFF ellenőrzés A Közbeszerzési Felügyeleti Főosztály (továbbiakban KFF) hatáskörébe tartozó ellenőrzés elindításához (KFF ellenőrzés) az alábbi adatrögzítéseket szükséges elvégezni:

-

Közbeszerzés adatai fül o Kedvezményezett adószáma (alapértelmezetten: a vonatkozó pályázat Kedvezményezettje) o Közbeszerzési eljárás ellenőrzésének típusa (alapértelmezetten: ex-ante) o Felelős kapcsolattartó (a fő pályázó beosztottai) o Közbeszerzés tárgya  Építés;  Építési koncesszió;  Árubeszerzés;  Szolgáltatás;  Szolgáltatási koncesszió  Tervpályázat. o Közbeszerzéshez rendelt elnevezés o Felelős ellenőrző szervezet (fixen a KFF) o Közbeszerzési eljárás típusa  Amennyiben „Egyéb” típust választanak ki, akkor az Egyéb megnevezés is kötelező o Közbeszerzés becsült nettó értéke (HUF) o Ajánlatkérőnél a döntésért felelős személy / testület

-

KSZ ellenőrzés fül A KFF ellenőrzés a KSZ ellenőrzéstől függetlenül elindítható ugyan, azonban a KSZ vezető által aláírt pozitív tartalmú KSZ támogathatósági nyilatkozat csatolása hiányában a KFF az ellenőrzését meg sem kezdheti. Ilyen esetben KFF hiánypótlásként kéri a KSZ támogathatósági nyilatkozat felcsatolását. Mindez feltételezi, hogy a KFF ellenőrzésen belül található „KSZ ellenőrzés” fül használata kötelező. Abban az esetben, ha a modul éles elindítása idejében egy közbeszerzés tekintetében már megszületett a KSZ támogathatósági nyilatkozat, akkor a KFF ellenőrzés e dokumentum felcsatolásával akadálytalanul megkezdhető. Eljárás dátumai fül Az „Eljárás dátumai” fül csak az ex-ante közbeszerzés ellenőrzésének csak a folyamatba épített szakaszában lesz tölthető. Nyilatkozatok fül o KFF ellenőrzés elindításához kötelező megjelölni a Nyilatkozat fülön az alábbi pontot: „Minden (KSZ vezető által aláírt, pozitív minősítésű) KSZ támogathatósági nyilatkozatot felcsatoltam a KFF ellenőrzés indításához” Dokumentumtár fül

-

-

-

(Nemcsak a KFF, de a KSZ ellenőrzés megindítása tekintetében is) a közbeszerzési dokumentumok felcsatolását támogató felület. Bővebben: Dokumentumok csatolása




Ha már kitöltöttünk minden kötelező mezőt, ami a KFF ellenőrzés elindításához szükséges, akkor kattintsunk a lap alján található „KFF ellenőrzés” gombra.

A gomb megnyomása következtében a rendszer elmenti a kitöltött adatokat és a közbeszerzés ellenőrzési eljárás státusza megváltozik az alábbiak szerint: „KFF minőség-ellenőrzés megindítva”. Azonban, ha egyelőre nem áll rendelkezésünkre a KSZ támogathatósági nyilatkozat kezdjük az ellenőrzést a KSZ ellenőrzéssel.

4.2.3. KSZ ellenőrzés A „KSZ ellenőrzés” fülön kell kezdenünk a rögzítést.

A legördülő mezőben válasszuk ki a megfelelő KSZ-t. Ezzel a legördülő mezővel tudja Kedvezményezett kijelölni és rögzíteni, hogy az ellenőrizendő közbeszerzés kapcsán melyik KSZ az illetékes. Válasszuk ki az ellenőrző KSZ-t! Figyelem! TA pályázathoz kapcsolódó közbeszerzéseknél csak a 6 IH és az NFÜ választható!




Mint látni fogjuk a kiválasztás hatására egy új sor, sőt egy új lista képződik a felületen:

És a „szerkesztés” gombra kattintva beléphetünk az ellenőrző KSZ felületére. A kiválasztás újra megismételhető, amivel új KSZ választható ki, mint az ellenőrzésben érintett. Erre azért van szükség és lehetőség, mert előfordul olyan közbeszerzés, amely nem csak egy pályázathoz kapcsolódik, hanem kettő, három, vagy több pályázathoz, ráadásul van olyan közbeszerzés, amely különböző Operatív Programok alatti pályázatokhoz egyszerre kapcsolódik. Ilyenkor fordul elő, hogy több KSZ és érintett az ellenőrzésben. Ahány KSZ érintett, mindnek ki kell állítania támogathatósági nyilatkozatot.

4.2.3.1

Kiválasztott KSZ törlése

A keletkezett lista utolsó oszlopában két szó jelenik meg: „szerkesztés” és „törlés”. Tévedésből kiválasztott KSZ sor a „törlés” szóra kattintva törölhető.

4.2.4. KSZ ellenőrzés elindítása Amennyiben szeretnénk, hogy a kiválasztott KSZ műszaki-szakmai, elszámolhatósági szempontból ellenőrizze le a közbeszerzést, és állítson ki róla támogathatósági nyilatkozatot, kattintsunk a „szerkesztés” feliratra.




Ezzel a KSZ ellenőrzés felületet nyitottuk meg. Ez abból is kiderül, hogy kevesebb lett a fülek száma az oldalon.

Az utolsó fülön, „Nyilatkozatok” kell nyilatkoznunk arról, hogy minden szükséges dokumentumot kiállítottunk a KSZ támogathatósági nyilatkozat kiállításáról.

Csatoljuk fel a Dokumentumtár felületen a szükséges fájlokat és a pipa bekattintásával tegyük meg a nyilatkozatot. Kattintsunk továbbá a „KSZ ellenőrzés” gombra. Ezzel megindítottuk a KSZ ellenőrzést. Figyelem! A nyilatkozat pipa bekattintása nélkül nem lehet elindítani az ellenőrzést.




A nyilatkozat kitöltése és a „KSZ ellenőrzés” gomb megnyomása azonban a következő eredménnyel is jár:

   

Többé nem törölhető sem a KFF, sem a most elindított KSZ ellenőrzés. (A törlés funkciók hiányoznak.) Megjelent egy új státusz a KSZ ellenőrzés vonatkozásában Most már nem indítható meg a KFF ellenőrzés, amíg a KSZ meg nem küldi a támogathatósági nyilatkozatot. (Nem aktív a gomb.) Új KSZ hozzárendelése továbbra is lehetséges

4.2.5. Konzultáció Konzultáció a 4/2011-es kormányrendelet 2012. március 31-én hatályba lépett módosítása óta nem kezdeményezhető, így új konzultáció nem rögzíthető: inaktív az Indoklás mező, és csak a „Bezárás” gomb érhető el, „Mentés” most már nem. A korábban berögzített konzultációk mindazonáltal továbbra is megtekinthetők e funkció alatt.




4.2.6. Visszautasítás megtekintése A KSZ visszautasíthatja a felelősnek való megjelölését. Amennyiben pedig azt tapasztalja a KSZ, hogy olyan tárgyban kezdeményezett Kedvezményezett ellenőrzést, amely nem tartozik a jogszabály hatálya alá, akkor visszautasíthatja az eljárás lefolytatását. Kedvezményezett ezzel a funkcióval meg tudja tekinteni a visszautasítások rögzítésének időpontját, és fontosabb elemként a visszautasítás indoklását:

4.2.7. Tényállás tisztázás Amennyiben az eljárás során bármikor tényállás tisztázására kerül sor, kérjük az alábbi fejezetben leírtak szerint járjon el: Hiánypótlás benyújtása

4.2.8. KSZ támogathatósági nyilatkozat kiállításának kezdeményezése/Módosított dokumentumok benyújtva KSZ műszakiszakmai ellenőrzéshez Amennyiben a KSZ észrevételeket küld a kedvezményezettnek, az észrevételek csatolt dokumentum formájában is letölthetőek az Opciók panel / Csatolt dokumentumok funkciójából. A közbeszerzés modulban, az adott közbeszerzéshez belépve a KSZ ellenőrzés fülön lehet kezdeményezni a KSZ támogathatósági nyilatkozat kiállítását. Ekkor kötelező felcsatolni az észrevételekben kért módosítások szerinti közbeszerzési dokumentumokat.

Ehhez ki kell pipálni a kapcsolódó nyilatkozatot arról,hogy minden dokumentum csatolásra került a KSZ támogathatósági nyilatkozat kiállításához, illetve a „KSZ ellenőrzés” gombra kell kattintani.




Ekkor az alábbi státuszpont kerül rögzítésre:” Módosított dokumentumok benyújtva KSZ műszakiszakmai ellenőrzéshez”

4.2.9. KFF minőség-ellenőrzés indítása Miután megkapta a kedvezményezett a KSZ támogathatósági nyilatkozatot, el tudja kezdeni a KFF minőség-ellenőrzést.

Ehhez:

 

a „Nyilatkozat” fülön ki kell pipálni az alábbi nyilatkozatot: „Minden (KSZ vezető által aláírt, pozitív minősítésű) KSZ támogathatósági nyilatkozatot felcsatoltam a KFF ellenőrzés indításához” meg kell adni az „Eljárás dátumai” fülön az eljárás indításának dátumát.




Majd a „KFF ellenőrzés” gombra kell kattintani. Ehhez:  az „Eljárás dátumai” fülön kötelező kitölteni „Közbeszerzési eljárás indításának TERV dátuma” adatot  a „Nyilatkozat” fülön ki kell pipálni az alábbi nyilatkozatot: „Minden (KSZ vezető által aláírt, pozitív minősítésű) KSZ támogathatósági nyilatkozatot felcsatoltam a KFF ellenőrzés indításához”,  majd a „KFF ellenőrzés” gombra kell kattintani.




A gombok a weboldalon inaktívvá válnak az ellenőrző szervezet következő lépésének megtételéig.




4.2.10. Dokumentumok benyújtva KFF minőség-ellenőrzési tanúsítvány kiállításához Amikor készhez kapja az ellenőrző szervezet által kiállított Minőségi-ellenőrzés jelentést, akkor még szükséges a Minőségi-ellenőrzés Tanúsítvány kiállításához további dokumentumokat csatolni. Ezt a már jól ismert „Dokumentumtár” fülön található dokumentumcsatolóval teheti meg. Bővebben: Dokumentumok csatolása Miután minden dokumentumot felcsatolt, kérjük, a „Nyilatkozatok” fülön nyilatkozzon, hogy:

  

A dokumentumok a Jelentésnek megfelelően módosítva lettek A dokumentumok a Jelentésnek megfelelően nem kerültek módosításra A dokumentumok a Jelentéssel ellentétben nem kerültek módosításra

A nyilatkozat megtétele után, kérjük, kattintson a „KFF ellenőrzés” gombra a folyamat továbbléptetéséhez.

A közbeszerzés státusza ezután:




4.2.11.

Végleges közbeszerzési dokumentumok megküldése

Amennyiben KFF rendben találta az eddig felcsatolt dokumentumokat, kiállítja a Minőségi-ellenőrzési Tanúsítványt. A közbeszerzés státusza ekkor:

Ennek a tanúsítványnak megfelelően kell felcsatolni a végleges közbeszerzési dokumentumokat. Ehhez használja a már megismert dokumentumcsatolót: Dokumentumok csatolása A véglegesítéshez a „Nyilatkozatok” fül alatt megjelentő nyilatkozat pipát (Végleges közbeszerzési dokumentumok beküldve KFF-nek) kell kitöltenie és rá kell kattintania a „KFF ellenőrzés” gombra. A gombra csak akkor kattintson, ha valóban meggyőződött róla, hogy minden szükséges dokumentumot csatolt.

A beküldés után az információ a közbeszerzés státuszában is megjelenik:







4.2.12.

Kedvezményezett tájékoztatja KFF-et a bontás időpontjáról

Miután az ellenőrző szervezet döntött az eddig módosított és felcsatolt dokumentumok szabályosságáról, a szabályosságra vonatkozó döntés megtalálható a közbeszerzés modul weboldalán. A felrögzített közbeszerzéseinket tartalmazó listában is megjelenik ez az információ:

Ekkor kötelező kitölteni adatokat a közbeszerzés adatlapján. Vegyük sorra ezeket:



Közbeszerzés adatai fül o Ki kell választani van-e TED/KÉ azonosító  ha igen, meg kell adni ennek számát is o Ki kell választani indult-e jogorvoslati eljárás  ha igen, meg kell adni a KDB határozat számát






Eljárás dátumai fül o Bontás dátuma o Bíráló bizottsági ülés kezdete o Bíráló bizottsági ülés lezárása o Összegzés megküldésének időpontja o Szerződéskötés dátuma o Az eljárás indításának tény dátuma



Nyilatkozatok fül o A pipa mező bekattintásával igazoljuk, hogy: „Csatoltam az eljárást megindító iratokat és az eddig keletkezett valamennyi dokumentumot.”




A rögzítés közben a mentéshez használjuk az oldal alján található „Mentés” gomot. Ha minden adatot kitöltöttünk és felcsatoltuk a szükséges dokumentumokat, akkor a „KFF ellenőrzés” gomb megnyomásával tudjuk továbbléptetni a közbeszerzés ellenőrzési eljárásunkat.

Ezt követően az információ, hogy tájékoztattuk KFF-et a bontás időpontjáról, a közbeszerzési listában is megjelenik, a közbeszerzés státuszánál:




4.2.13.

Hirdetményt visszavonták

A bontásig lehetőség van arra, hogy megtámadják a hirdetményt. Amennyiben ez megtörténik és a jogorvoslati eljárás döntése következtében vissza kell vonni a hirdetményt, akkor lehetőség van a „Jogorvoslat” fülön egy jelölőmező segítségével megadni, hogy a hirdetmény visszavonásra került.

Figyelem! Ennek kitöltése nem kötelező! Ha a kérdésre mégis választ adunk, és a válasz „Igen”, akkor mentés után a közbeszerzési eljárásunk folyamata itt végérvényesen véget ér!!! A közbeszerzési dokumentumokat módosítani szükséges, és emiatt az egész ex-ante közbeszerzés ellenőrzési eljárást is az elejéről kell indítani.

4.2.14.


Kedvezményezett tájékoztatja KFF-et a közbeszerzés aktuális



cselekményeiről

Amikor a közbeszerzésünk eljutott abba az állapotba, hogy KFF a közbeszerzési eljárásba megfigyelőt jelöl, akkor lehetőségünk van további dokumentumot csatolni, melyek a közbeszerzési eljárás során keletkeztek. Ezekkel tulajdonképpen KFF-et tájékoztatjuk az aktuális cselekményekről. A közbeszerzési eljárás aktuális cselekményeiről való értesítés többször is lehetséges: amennyiben például új dokumentumok, iratok keletkeznek, vagy a bontás, a bizottsági ülés, az összegzés megküldésének, illetve a szerződéskötés tervezett dátumai megváltoznak, akkor dokumentumok csatolásával és / vagy az érintett dátumok berögzítésével szükséges – folyamatosan - tájékoztatni a KFF-et. Ehhez az adatrögzítés után a „Nyilatkozatok” fülön ki kell pipálni, hogy „Csatoltam az eljárást megindító iratokat és az eddig keletkezett valamennyi dokumentumot”, majd a „KFF ellenőrzés” gombra kell kattintani. Ezt az adatrögzítési eljárást tehát minden alkalommal, amikor új dokumentum keletkezik el kell ismételni.




Lehetőségünk van megadni a „Módosított terv” dátumokat, amennyiben szükséges, de ennek kitöltése értelem szerűen nem kötelező.

Ha kitöltöttük az összes aktuális adatot, akkor a „Nyilatkozatok” fül alatt pipáljuk ki, hogy „Csatoltam az eljárást megindító iratokat és az eddig keletkezett valamennyi dokumentumot.” Ezek után kattintsunk a „KFF ellenőrzés gombra a státusz beállításához.

Az új státusz:




Ezt a tájékoztatási lépést többször is megtehetjük, ha esetleg új dokumentumaink keletkeznek. Figyelem! Egészen addig tudjuk a lépést megismételni, amíg a nyilatkozatok fülön nem nyilatkozunk erről: „Felcsatoltam / megküldtem minden dokumentumot a Szabályossági Tanúsítvány kiállításához”, mert ennek a nyilatkozatnak a megtétele után új státusz íródik, és már nem lesz módosítási lehetőségünk a weboldalon.

4.2.15.

Az értékelés során keletkezett minden dokumentum csatolva

Ha az előző lépésben Kedvezményezett tájékoztatja KFF-et a közbeszerzés aktuális cselekményeiről leírt tájékoztató lépést többször már nem szeretnénk elvégezni, akkor lehetőségünk van véglegesen nyilatkozni arról, hogy az értékelés során keletkezett összes dokumentumot felcsatoltuk. Ehhez egyszerűen válasszuk a „Nyilatkozatok” fület és nyilatkozzunk a dokumentumok felcsatolásáról mindkét esetben:

 

„Csatoltam az eljárást megindító iratokat és az eddig keletkezett valamennyi dokumentumot.” „Felcsatoltam / megküldtem minden dokumentumot a Szabályossági Tanúsítvány kiállításához” o elektronikusan felcsatoltam o papíron megküldtem o részben elektronikusan felcsatoltam, részben papíron küldtem meg

Kötelező kitöltenünk a közbeszerzés ellenőrzés tovább billentéséhez (azaz, amikor a Szabályossági Tanúsítvány elkészítéséhez minden eljárási dokumentum csatolásra került) az alábbi adatokat: Bontás, értékelés adatai fül:

     

Ajánlattevők száma Érvényes ajánlatot tevők száma Értékelési szempontok Ajánlattevők, részvételi jelentkezők neve, címe, a bírálati szempont(ok) szerinti főbb számszerűsíthető adatok A bíráló bizottság döntési javaslata alapján - érvényes részvételi jelentkezések / ajánlatok A bíráló bizottság döntési javaslata alapján - érvénytelen részvételi jelentkezések / ajánlatok




 

Ellenőrzést végző szerv rendelkezésére bocsátott dokumentumok köre Bontási jegyzőkönyv megküldése

Kötelező kitöltenünk továbbá a eljárás során keletkezett nyertesnek javasolt szállítók adatait. Erről bővebben az alábbi fejezet nyújt tájékoztatást: Eredmény / Nyertes rögzítése




A megfelelő jelölőmező kitöltésével és a „KFF ellenőrzés” gomb lenyomásával tudjuk továbbléptetni a folyamatot.

Az új státusz megjelenik a közbeszerzéseket tartalmazó listában is:




4.2.16. megadva

Összegzés felcsatolva és összegzés megküldésének adatai

Ha eddig eljutottunk a közbeszerzési eljárás során, akkor kézhez vettük elektronikus formában a Szabályossági tanúsítványt. Ebben az állapotban alkalom nyílik további dokumentumok csatolására a már jól ismert formában: Dokumentumok csatolása

Kötelezően ki kell tölteni néhány adatot a folyamat folytatásához. Lássuk, melyek ezek: Eljárás dátumai fül:

 

Összegzés elkészítésének dátuma Az eljárást lezáró döntési javaslat dátuma




Lehetőség van arra is, hogy az Eredmény / Nyertes rögzítése funkcióban a Szabályossági Tanúsítvány szerinti javasolt nyertesekre módosítsuk az eredményünket. Ehhez a megfelelő indoklással vissza kell vonni a korábban berögzített eredményt, és rögzíteni kell az új eredményt.




Nyilatkozatok fül:

 

Összegzés felcsatolva és összegzés megküldésének adatai megadva. A KFF Szabályossági Tanúsítványában tett észrevételét elfogadtam

A KFF észrevételekkel kapcsolatos jelölőmező esetében, hogyha a „Nem” opciót választjuk, akkor kötelező kitöltenünk az alábbi jelölőmezőt is:



A Szabályossági Tanúsítvánnyal kapcsolatos álláspontom felcsatolásra került

A véglegesítéshez ismét a „KFF ellenőrzés” gombot kell választanunk az oldal alján.

4.2.17.

KSZ ellenjegyzés

Miután az összes szükséges lépést megtettük az eljárás során és a KSZ ellenjegyezte a közbeszerzésünket, már nincsen további teendőnk. A státusz a közbeszerzések listájában is látható:







4.3.

Visszamenőleg rögzítendő közbeszerzési eljárás

Az visszamenőleges típusú közbeszerzési eljárások rögzítése kizárólag olyan esetben történhet meg, ahol már rendelkezünk pályázattal. Ennek értelmében kizárólag a Pályázó Tájékoztató felületen van lehetőség ezek berögzítésére. A funkció olyan közbeszerzések berögzítésére szolgál, amelyek már a múltban lezajlottak, így ellenőrzési folyamat nem fog hozzájuk kapcsolódni. Ennek eredményeképpen ez a funkció tulajdonképpen egy adattovábbító szerepet lát el a KSZ felé.

4.3.1. Új visszamenőleg rögzítendő közbeszerzési eljárás A rögzítés megkezdéséhez a bal oldali menüből válasszuk ki a „Visszamenőleg rögzítendő” opciót.

Ennél a típusú közbeszerzés rögzítésnél az adatlap semmiben nem tér el a két esetben, így az adatlapon található jelölőmező kitöltésével tudjuk eldönteni, hogy a berögzíteni kívánt közbeszerzés milyen típusú:

 

Visszamenőleg rögzítendő – Utólagos Visszamenőleg rögzítendő – Ex-ante

A megnyíló adatlap kitöltését kell kizárólag elvégeznünk. Az alábbi adatokat kell felvinnünk az adatlapra:

     

Közbeszerzési eljárás ellenőrzésének típusa Felelős kapcsolattartó Közbeszerzés tárgya Közbeszerzéshez rendelt elnevezés Felelős KSZ Van további érintett KSZ? o „Igen” válasz esetén válasszuk ki a „További érintett KSZ-ek” legördülő listából a megfelelőt




  



Közbeszerzési eljárás típusa Közbeszerzés becsült nettó értéke (HUF) Van TED / KÉ azonosító? o Ha a válasz „Igen” akkor töltsük ki a megjelenő plusz két mezőt:  Eljárás azonosítója (TED)  Eljárás azonosítója (Közbeszerzési értesítő) Ajánlatkérőnél a döntésért felelős személy / testület

Ha minden adatot felvittünk, a „Mentés” gombra kattintva elmenthetjük a közbeszerzést.




Figyelem! „Visszamenőleg rögzítendő – Utólagos” típusú rögzítés esetén „Felelős KSZ” mezőben csak a KFF választható ki, illetve kötelező „További érintett KSZ” szervezetet is kiválasztani, amely mezőben azonban csak a 6 IH és az NFÜ választható ki. „Visszamenőleg rögzítendő – Ex-ante” típusú rögzítés esetén „Felelős KSZ” mezőben a 6 IH és az NFÜ választható ki, illetve nem kötelező „További érintett KSZ” szervezetet kiválasztani, amely mezőben egyébként szintén a 6 IH és az NFÜ választható ki. Az elmentett közbeszerzés megtekinthető a közbeszerzések listájában

A közbeszerzés adatlapját újra megnyitva megtekinthetjük a felvitt adatokat. Most már lehetőségünk van a közbeszerzés nyertesét és eredményét felrögzíteni az „Opciók” panel segítségével. Erről bővebben itt olvashat: Eredmény / Nyertes rögzítése Miután az összes rögzítési feladatot elvégeztük, kattintsunk a „Végegesítés” gombra az adatközléshez. Ezzel eleget tettünk a szükséges tájékoztatási kötelezettségeinknek a „Közreműködő Szervezet(ek) felé. A közbeszerzés végleges állapota:




4.4.

Utólagos szerződésmódosítás ellenőrzés

4.4.1. Új utólagos szerződésmódosítás ellenőrzés rögzítése A „Közbeszerzés” modulban, a bal oldali menüből választható ki az ellenőrzés típusa, jelen esetben: szerződésmódosítás ellenőrzés:

Új szerződésmódosítás ellenőrzést a „Szerződésmódosítás rögzítése” gombbal lehet rögzíteni. A berögzített szerződésmódosítás ellenőrzések listája a „Szerződésmódosítások listája” funkció alatt található. Bővebben: Szerződésmódosítások listája Kattintsunk a „Szerződésmódosítás rögzítése” gombra. A megjelenő legördülő listákban föntről lefelé haladva válasszuk ki a módosítandó szerződést:




Ellenőrzési előválasztó (itt az „Utólagos ellenőrzést” válasszuk ki!):

Közbeszerzés választó:

Közbeszerzési szerződés választó:

A kiválasztás után a „Kiválasztás” gombra kell kattintani, aminek hatására szerződésmódosítás és megjelenik a szerződésmódosítás ellenőrzési listában.



létrejön

a





4.4.2. Utólagos szerződésmódosítás elindítása Szerződésmódosítási ellenőrzés elindításához az alábbi adatokat kell kitölteni: A „Módosítandó szerződés alapadatai” fülön a „Szerződéskötés dátumát” kell kitölteni, amennyiben nincsen még kitöltve. Ez az adat a közbeszerzésekhez berögzített szerződések között akkor található meg, ha a szerződés rögzítésekor ezt az adatot kitöltötték. Ha üres a mező, akkor most pótolni kell az adatot.

A „Szerződésmódosítás adatai” fülön az alábbi adatrögzítéseket kell megtenni:




Kötelező megjelölni legalább egy „Módosítási területet”: ár, határidő vagy egyéb. A megjelölés hatására egy-egy rögzítő felület jelenik meg, amit – ha be van pipálva, akkor – kötelező kitölteni.




Kötelező továbbá kiválasztani a „Felelős KSZ”-t is a legördülő listából.

Figyelem! TA pályázathoz tartozó közbeszerzések szerződésmódosítása esetén a Felelős KSZ kiválasztása után (amely csak a KFF lehet!), köztelező további érintett KSZ-eket is megadni. VOP közbeszerzések szerződésmódosításai kapcsán az NFÜ jelenik meg ebben a listában, egyéb OP-k esetében a felelős IH-k. Ezen az oldalon az „Indoklás” mező kitöltése is kötelező. Ki kell még töltenünk a „Szerződésmódosítás tényleges dátuma” mezőt is. A „Dokumentumtár” fülön fel kell csatolni a szerződésmódosításhoz dokumentumot. A csatolásról részletesebben: Dokumentumok csatolása



kapcsolódó

összes


A „Nyilatkozat” fülön pedig – egy pipa bekattintásával – ki kell jelenteni, hogy: „Minden szükséges dokumentumot felcsatoltam a szerződésmódosítás ellenőrzéséhez.”

Ha mindezek megvannak, akkor az „Ellenőrzés indítása” gombra kattintva lehet kezdeményezni a szerződésmódosítás ellenőrzést. Az ellenőrzés megindulása után ebbe a státuszba lépett a szerződés: „Tájékoztatás szerződésmódosításról”

4.4.3. Felhívás tényállás tisztázására Ha az eljárás során a KSZ tényállás tisztázását kéri, az alábbi fejezetben leírt tennivalók keletkeznek: Hiánypótlás benyújtása

4.4.4. KSZ jogi állásfoglalás és műszaki-szakmai indokoltságra vonatkozó nyilatkozat megküldve Kedvezményezettnek A KSZ által a szerződésmódosítás kapcsán kiállított nyilatkozat elektronikus formában letölthető az adott szerződésmódosításhoz belépve. A dokumentumok megtekintése: A felcsatolt dokumentumok megtekintése A szerződésmódosítás státusza erre változik:







4.5.

Ex-ante szerződésmódosítás ellenőrzés

4.5.1. Új ex-ante szerződésmódosítás ellenőrzés rögzítése Kattintsunk a „Szerződésmódosítás rögzítése” gombra. A megjelenő legördülő listákban föntről lefelé haladva válasszuk ki a módosítandó szerződést:

Ellenőrzési előválasztó (itt „Ex-ante ellenőrzés” típust válasszunk ki!):

Közbeszerzés választó:







Közbeszerzési szerződés választó:

A kiválasztás után a „Kiválasztás” gombra kell kattintani, aminek hatására elmentődik a szerződésmódosítás és megjelenik a szerződésmódosításunk a szerződésmódosítás ellenőrzési listában:




4.5.2. Ex-ante szerződésmódosítás ellenőrzés indítása Szerződésmódosítási ellenőrzés elindításához az alábbi adatokat kell kitölteni. A „Módosítandó szerződés alapadatai” fülön a „Szerződéskötés dátumát” kell kitölteni, amennyiben nincsen még kitöltve. Ez az adat a közbeszerzésekhez berögzített szerződések között akkor található meg, ha a szerződés rögzítésekor ezt az adatot kitöltötték. Ha üres a mező, akkor most pótolni kell az adatot.

A „Szerződésmódosítás adatai” fülön az alábbi adatrögzítéseket kell megtenni:




Be kell írni a „Szerződésmódosítás tervezett dátumát”. A Kedvezményezett köteles legalább 30 nappal a szerződésmódosítás megtétele előtt megindítani (KFF-nél) az ellenőrzést. Meg nem felelés esetében a rendszer ellenőrzés indításakor figyelmeztetést dob.

Kötelező megjelölni legalább egy „Módosítási területet”: ár, határidő vagy egyéb. A megjelölés hatására egy-egy rögzítő felület bukkan elő, amit – ha be van pipálva, akkor – kötelező kitölteni.




Kötelező továbbá kiválasztani a „Felelős KSZ”-t is a legördülő listából.

Figyelem! TA pályázathoz kapcsolódó közbeszerzés szerződésének módosításakor a „Felelős KSZ” listában a felelős IH-t kell kiválasztani, VOP TA pályázatok esetén az NFÜ-t! Ezen az oldalon az „Indoklás” mező kitöltése is kötelező. Ki kell még töltenünk a „Szerződésmódosítás tervezett dátuma” mezőt is.




A „Dokumentumtár” fülön fel kell csatolni a szerződésmódosításhoz dokumentumot. Bővebben a dokumentumcsatolásról: Dokumentumok csatolása



kapcsolódó

összes


A „Nyilatkozat” fülön pedig – a pipák bekattintásával – ki kell jelenteni, hogy:

    

KSZ jogi állásfoglaláshoz kapcsolódóan felcsatoltam minden szükséges dokumentumot Csatoltam a módosításra kerülő alapszerződést Csatoltam a szerződésmódosítás tervezetét Csatoltam – amennyiben volt – a korábbi szerződésmódosítást Csatoltam egyéb, valamennyi módosítást alátámasztó módosítást megelőző és módosított dokumentumot

Ha mindezek megvannak, akkor az „Ellenőrzés indítása” gombra kattintva lehet kezdeményezni a szerződésmódosítás ellenőrzést. Az ellenőrzés megindulása után ebbe a státuszba lépett a szerződés: „Szerződésmódosítás kezdeményezése”.

4.5.3. Felhívás tényállás tisztázására Ha az eljárás során a KSZ tényállás tisztázását kéri, az alábbi fejezetben leírt tennivalók keletkeznek: Hiánypótlás benyújtása




4.5.4. KSZ jogi állásfoglalás megküldve Kedvezményezettnek A Közreműködő Szervezet megküldi előzetes jogi állásfoglalását válaszul. A szerződésmódosítás állapota megváltozik:

Ekkor aktív lesz a dokumentumcsatoló funkció, melyről részletes leírást itt találhat: Dokumentumok csatolása Ha minden szükséges válaszdokumentumot felcsatolt, akkor a „Nyilatkozatok” fül alatt található jelölőmező segítségével nyilatkozzon, hogy:

o Csatoltam a jogi és műszaki indokoltságra vonatkozó KSZ álláspontot

A rögzítés lezárásához válassza az „Ellenőrzés indítása” gombot. A szerződésmódosítás állapota az alábbiak szerint megváltozik:







4.5.5. Véleménye figyelembe vételével dokumentumok KFF-nek benyújtva Amikor a szerződésmódosítás státusza „KFF közbeszerzési-jogi véleményezés megküldve Kedvezményezettnek” állapotba ér újra adatok berögzítése válik szükségessé.

Töltsük ki a „Szerződésmódosítás adatai” fülön a „KFF közbeszerzési-jogi vélemény kézhezvétele” dátummezőt.




A „Nyilatkozatok” fülön (a megfelelő dokumentumok felcsatolása után: Dokumentumok csatolása) válasszunk az alábbi három lehetőség közül egyet:

o Csatoltam a KFF vélemény alapján módosított dokumentumokat o KFF véleménye alapján nem módosítottam a dokumentumokon o KFF véleménye ellenére nem módosítottam a dokumentumokon Az alábbi jelölőmező bekattintásával pedig igazoljuk, hogy „A KFF vélemény alapján további alátámasztó dokumentumot csatolok.”




Ha végeztünk, kattintsunk az „Ellenőrzés indítása” gombra. Ezután a szerződésmódosítás státusza:




4.5.6. Kedvezményezett megküldte a végleges módosított szerződést KFFnek A KFF küldhet további észrevételeket a szerződésmódosításhoz felcsatolt dokumentumokkal kapcsolatban. Amikor ezeket megküldi a Kedvezményezettnek, akkor a weben dokumentumok felcsatolása és adatok kitöltése válik szükségessé.

Dokumentumok felcsatolásához ebben a fejezetben részletes információkat talál: Dokumentumok csatolása Ha az összes szükséges dokumentum felcsatolása megtörtént, akkor a „Nyilatkozatok” fül alatt található pipa mező kitöltésével és az „Ellenőrzés indítása” gomb lenyomásával beküldhetjük a szükséges információkat és fájlokat.

Ha a KFF ellenőrzés után KSZ is ellenjegyzi a szerződésmódosítást, akkor beáll az alábbi státusz:







4.6.

Visszamenőleg rögzítendő – utólagos szerződésmódosítás

A szerződésmódosítás rögzítésének megkezdéséhez válasszuk ki a szerződésmódosítás legördülő mezőiből a megfelelő szerződést:

A létrehozáshoz kattintsunk a „Kiválasztás” gombra. A rögzítés további menetéről itt tájékozódhat bővebben: Utólagos szerződésmódosítás ellenőrzés, mert az eljárás lefolytatása megegyezik az ott leírtakkal.




4.7.

Visszamenőleg rögzítendő – ex-ante szerződésmódosítás

A szerződésmódosítás rögzítésének megkezdéséhez válasszuk ki a szerződésmódosítás legördülő mezőiből a megfelelő szerződést:

A létrehozáshoz kattintsunk a „Kiválasztás” gombra. A rögzítés további menetéről itt tájékozódhat bővebben: Ex-ante szerződésmódosítás ellenőrzés, mert az eljárás lefolytatása megegyezik az ott leírtakkal.

5. Külső szakértők A funkció segítségével a közbeszerzés külső szakértők web felületen keresztül elvégezhetik a számukra kiosztott szakértői feladatokat: elérhetik az elvégzésükhöz szükséges dokumentumokat és egyéb információkat, valamint kitölthetik az EMIR jelentéseket és tanúsítványokat.

5.1.

Külső szakértők kezelése

A fejlesztés eredményeként megvalósult rendszerben megkülönböztetünk külső szakértő szervezeteket és külső szakértőket. A külső szakértő szervezet a szakértői feladat elvégzése kapcsán a megrendelővel (KSZ/KFF) jogviszonyt létesítő jogi vagy természetes személy, részére állítja ki KSZ/KFF a megrendelőt. A külső szakértő a szakértői feladatot ténylegesen végző természetes személy. Minden külső szakértő valamelyik külső szakértő szervezethez tartozik.

5.1.1. Külső szakértő szervezetek A külső szakértő szervezetek az EMIR-ben kerülnek rögzítésre. A „Feladatkiosztó e-mail” címmel a www.nfu.hu honlapon belépve nyílik lehetősége a szervezetnek a szakértő munkatársak rögzítésére, a beérkező feladatok elfogadására vagy visszautasítására, és az egyes feladatok szakértőkhöz rendelésére. Első belépésnél a titoktartási nyilatkozat elfogadása szükséges.

5.1.2. Külső szakértők A külső szakértő szervezet rögzítését követően a szervezet munkatársa a feladatkiosztó e-mail címmel „A külső szakértői felület” pontban leírtak szerint bejelentkezve a „Külső szakértők” menüpont alatt rögzítheti a szervezet szakértőit. Ugyanitt van lehetősége a már rögzített szakértők törlésére, felfüggesztésére, a felfüggesztés feloldására vagy adatainak módosítására is.




A feladattal éppen nem rendelkező szakértők törölhetőek vagy felfüggeszthetőek. A törlés hatására a web felületről véglegesen eltűnik a szakértő. A törölt (sztornózott) szakértő egyedi e-mail címével újra lehet rögzíteni. A törölt és a felfüggesztett szakértők számára nem érhető el a külső szakértői rendszer és nem osztható ki számukra feladat. A felfüggesztett szakértő szervezetek feladatkiosztója és szakértői számára a külső szakértői felület nem érhető el.




Külső szakértők adatai * kötelező mezők Név* E-mail*

Egyedi

Telefonszám* Mobilszám* Megjegyzés Felfüggesztve Az egyes mezők méret, megjelenés és ellenőrzés szempontjából megfelelnek az EMIR-ben megszokottaknak. Az „Egyedi” mezőkbe nem rögzíthető olyan érték, amely másik szakértőnél már szerepel. A szakértők az itt megadott e-mail címmel a www.nfu.hu honlapon regisztrálva majd belépve érik el a külső szakértői rendszert. A szakértők számára első belépéskor a titoktartási nyilatkozat elfogadása szükséges.

5.2.

A külső szakértői feladatok kiosztása

Egy konkrét szakértői feladat, azaz egy kitöltendő adatlap (EMIR űrlap, pl. nyilatkozat, jelentés, tanúsítvány, vélemény) az alábbi lépéseken keresztül jut el a szakértőhöz.

5.2.1. Hozzárendelés külső szakértő szervezethez A hozzárendelés során egy EMIR felhasználó szignálja ki a közbeszerzés / szerződésmódosítás ellenőrzési eljárást a külső szakértő szervezethez. Bármely adatlap hozzárendelése az eljárás folyamatától függetlenül megtehető, így pl. a KFF minőségellenőrzési jelentéssel egyidejűleg a minőségellenőrzési tanúsítvány hozzárendelése is elvégezhető. A hozzárendelés eredményeképpen a feladat megjelenik a hozzárendelt szakértő szervezet feladatkiosztójánál, aki automatikus e-mail értesítést kap a hozzárendelés tényéről, és nyilatkozhat a megbízás elfogadásáról vagy visszautasításáról, és az elfogadott feladatokat kioszthatja szakértőknek.

5.2.2. Elfogadás és külső szakértő hozzárendelése Egy adatlap szakértő szervezethez rendelésének eredményeképpen a feladat megjelenik a hozzárendelt szakértő szervezet feladatkiosztójánál, aki automatikus e-mail értesítést kap a hozzárendelés tényéről, és nyilatkozhat a megbízás elfogadásáról vagy visszautasításáról. Visszautasítás esetén a szakértő szervezet hozzárendelése megszűnik, e-mail értesítést kap az EMIR feladatkiosztó. A külső szakértő szervezet hozzárendelése újra elvégezhető. Miután a külső szakértő szervezet feladatkiosztója elfogadja a feladatot, hozzárendelheti azt egy szakértőhöz. A hozzárendelést a későbbiekben bármikor módosíthatja.

5.2.3. Átadás Az átadás során egy EMIR felhasználó a szakértői feladat tárgyát képező adatlapot kitöltésre továbbítja a külső szakértőnek. Ha az adatlap még nem létezik, értelemszerűen azt először létre kell hoznia. Az átadás csak az eljárásnak abban a fázisában történhet, amikor a KSZ/KFF felelős egyébként jogosult az adatlap módosítására, és a hozzárendelt szakértő szervezet feladatkiosztója már elfogadta a feladatot. A hozzárendelt külső szakértő (vagy ha még nincs, akkor a külső szakértő szervezet feladatkiosztója) e-mail értesítést kap a beérkezett feladatról.




5.3.

A külső szakértői felület

A külső szakértők számára a www.nfu.hu honlapjára történő bejelentkezést és a Közbeszerzés ikon választását követően látható „Külső szakértő” menüpont alatt érik el a számukra kialakított felületet.

5.3.1. Feladatkiosztó A feladatkiosztó itt egy listát talál az elfogadandó és kiosztandó feladatokkal.

A kiosztott feladatok menüpont alatt látja a feladatkiosztó a már szakértőhöz rendelt feladatokat.

A megbízás tárgyára kattintva lehetőség nyílik az előzmények megismerésére. Az adatok a Pályázati eügyintézés felületen már megszokott módon jelennek meg, vagyis a feladatkiosztó/szakértő is gyakorlatilag azt látja, amit a kedvezményezett (közbeszerzés adatlap, státuszok, eredmény/nyertes adatai, csatolt dokumentumok, stb.) Annyi különbséggel, hogy itt a kedvezményezett számára nem látható dokumentumok is megjelennek, illetve hogy itt csak az adatok megtekintésére van lehetőség, rögzítés és módosítás nem lehetséges. Megjelenik továbbá az Elfogadás, Visszautasítás és a Feladatkiosztás gombok, valamint egy legördülő listában a szakértők. A Szakértő szervezet (EMIR-ben rögzített) adatait is megtekintheti, azonban ennek módosítására nincs lehetősége.




5.3.2. Szakértő A szakértők belépés után egy listát látnak az aktuálisan náluk lévő feladatokkal.

Egy feladatot kiválasztva lehetőség nyílik az előzmények megismerésére a feladatkiosztónál leírt módon. A Szakértői feladat panelen érhető el a kitöltendő űrlap, valamint a Mentés és a Benyújtás gombok. Amikor a KSZ/KFF adatrögzítő átadja a feladatot, a Külső szakértő panelen megjelenik a kitöltendő adatlap. Az adatlap elemei, az ellenőrzések és a kötelező mezők megfelelnek az EMIR adatlapon találhatóaknak.




A szakértő szükség esetén hiánypótlást is igényelhet, megadva a hiánypótlási felhívás szövegét. Ekkor a KSZ/KFF felelős e-mail értesítést kap a HP igényről. A módosítási lehetőség eközben a szakértőnél marad. A KSZ/KFF felelős az EMIR-ben látja, hogy az eljárásra hiánypótlást igényeltek, és rögzíti a HP felhívást. A HP szövege mezőben megjelenik a szakértő által megadott HP felhívás, de kiküldés előtt ez módosítható. A hiánypótlás beérkezésekor a KSZ/KFF felelős és a külső szakértő is e-mail értesítést kapnak. A beírt adatokat a szakértő a Mentés gombbal bármikor rögzítheti. A módosított adatok ekkor az EMIR-be átíródnak. Ha elkészült, a Benyújtás gombra kattintva – megerősítést követően – a feladat visszakerül a KSZ/KFF felelőshöz, aki erről értesítést kap. A KSZ/KFF felelős az EMIR-ben megtekinti a szakértő munkáját, és dönt, hogy elfogadja (a „Külső szakértői munka elfogadása” gombra kattintva), vagy újra átadja javításra. A hozzárendelés az elfogadással megszűnik. Az adatlapot lezárni csak a munka elfogadását (vagy a megbízás visszavonását) követően lehet. A munka elfogadásával vagy a megbízás visszavonásával a külső szakértőnek az adott megbízáshoz kapcsolódó hozzáférése automatikusan megszűnik.




5.4. 



Külső szakértő közreműködésének esetei

Ex-ante ellenőrzés esetén o

KSZ észrevétel

o

KSZ támogathatósági nyilatkozat

o

KFF minőség-ellenőrzési jelentés

o

KFF minőség-ellenőrzési tanúsítvány

o

KFF szabályossági tanúsítvány

Utólagos ellenőrzés esetén o





KSZ utóellenőrzési jelentés

Ex-ante szerződésmódosítás ellenőrzés esetén o

KSZ előzetes jogi állásfoglalás

o

KFF közbeszerzési jogi vélemény

o

KFF további észrevételek

Utólagos szerződésmódosítás ellenőrzés esetén o

KSZ jogi állásfoglalás és műszaki-szakmai indokoltságra vonatkozó nyilatkozat.



Közbeszerzés Felhasználói kézikönyv az Új Magyarország Fejlesztési Terv Pályázói részére verzió május

Recommend Documents