Kwalificatieprofiel voor de Adviseur Beleid en Bestuur werkzaam in een veiligheidsregio 14 maart 2006
De Brandweeracademie is onderdeel van het Instituut Fysieke Veiligheid
Inleiding In dit kwalificatieprofiel staan de kerntaken van de adviseur beleid en bestuur centraal. In deze inleiding belichten we echter eerst: - De positionering van de adviseur beleid en bestuur - De doelgroep voor de opleiding adviseur beleid en bestuur - De instroomeisen - Een overzicht van de kerntaken
Positionering adviseur beleid en bestuur Met de benaming 'adviseur beleid en bestuur' doelen we op een adviseur die op verschillende plaatsen in de organisatie van de veiligheidsregio werkzaam kan zijn. De plaats van de adviseur beleid en bestuur (ABB) is afhankelijk van de organisatorische inrichting van een veiligheidsregio. De ABB kan werkzaam zijn: - bij een stafbureau of beleidsbureau. In veel regio's is er een centraal stafbureau, maar er kan ook sprake zijn van gebiedsgerichte clustering van disciplines op subregioniveau waarbij elk cluster een eigen stafbureau heeft; - binnen één van de disciplines: brandweer, politie, GHOR of, in het geval van de adviseur openbare orde en veiligheid, bij de gemeente; - bij een geïntegreerd onderdeel, bijvoorbeeld de meldkamer of een veiligheidsbureau. Deze positionering zegt weinig over zijn1 focus: het is voor de ABB juist van belang dat advisering plaats vindt vanuit een generalistische opstelling: met oog voor de verschillende hulpverleningsdisciplines en hun samenhang en samenwerking. De ABB ressorteert onder een hoofd van een stafunit of een beleidsunit of rechtstreeks onder de verantwoordelijke lijnmanager. De ABB heeft in principe een staf- en geen lijnverantwoordelijkheid. In sommige veiligheidsregio's wordt de functie echter gecombineerd met de functie van specialist of van operationeel manager. Dan is dit onderscheid minder goed te maken. De vraagstukken van de adviseur liggen hoofdzakelijk op tactisch niveau. Het zijn vraagstukken die meerdere organisatieonderdelen betreffen, structurele veranderingen in de financiering tot gevolg hebben en bestuurlijk gevoelig kunnen liggen. Functienamen voor de ABB zijn divers. Zo wordt in de veiligheidsregio vaak de functienaam ‘beleidsmedewerker’ gehanteerd. Maar ook de volgende namen komen voor: ‘algemeen beleidsmedewerker’, ‘strategisch beleidsmedewerker’, ‘stafmedewerker bestuur’, ‘staffunctionaris beleid- en managementondersteuning’ of ‘beleidsadviseur bestuurlijke zaken’.
1
Overal in dit document waar de adviseur beleid en bestuur in de mannelijke vorm wordt aangeduid, kan nadrukkelijk ook de
vrouwelijke vorm gelezen worden. Slechts omwille van de leesbaarheid is voor een eenduidige (mannelijke) aanduiding gekozen. Kwalificatieprofiel Adviseur beleid en bestuur
Pagina 2/9
Doelgroep In onderstaand schema van het brandweer opleidingsstelsel geven we aan voor welke groepen de opleiding adviseur beleid en bestuur is bedoeld. Deze opleiding richt zich op: - medewerkers die werkzaam zijn bij één van de disciplines in de veiligheidsregio in de functie van adviseur gevaarlijke stoffen of (hoofd)officier van dienst (incidentmanagement), specialist (risicomanagement) of operationeel manager (organisatiemanagement). Vanuit deze functie willen zij zich ontwikkelen tot een adviseur die het brede veiligheidsterrein vanuit een generalistische opstelling benadert (zie de drie korte witte pijlen) - nieuwe medewerkers die horizontaal instromen vanuit een niet brandweerfunctie (de lange horizontale witte pijl)
Niveau
Niveau
onderwijs
instroom
WO/master HBO
Incidentmanagement
Organisatie-
Risicomanagement
management
Commandant
Master of
Master of
van Dienst
Crisis &
Public
Disaster
Safety
management
HBO/BA
HBO
Hoofdofficier Adviseur van Dienst
Adviseur Specialist
Specialist
Gevaarlijke Manager
Tactisch
Beleid
Risico’s
Planvorming
Stoffen
en
en
en Rampen-
Bestuur
Veiligheid bestrijding
HBO werk- en
Officier van
Operationeel
Specialist
Specialist
denkniveau
Dienst
Manager
Brand-
Opleiden en
preventie
Oefenen
Schema: doelgroepen die kunnen instromen in de opleiding ABB
Instroomeisen Om in te kunnen stromen in de opleiding adviseur beleid en bestuur dient men minimaal te beschikken over een hbo-diploma.
Kwalificatieprofiel Adviseur beleid en bestuur
Pagina 3/9
Overzicht kerntaken In onderhavig document belichten we de functie van adviseur beleid en bestuur (ABB) aan de hand van een viertal kerntaken. 1. Definiëren van een adviesopdracht / ontwikkelen van een adviesrelatie De ABB brengt adviezen uit in opdracht van een lijnmanager uit zijn korps of regio. Soms gebeurt dat ad hoc en informeel. Binnen deze kerntaak doelen we echter op adviezen die projectmatig tot stand komen. Dan gaat het enerzijds om inhoudelijke zaken als: het formuleren van het doel van de opdracht, de visie op het vraagstuk, eisen aan de oplossing, belangrijke betrokkenen, de planning, het verkennen van de ruimte in de aanpak. Daarnaast speelt het ontwikkelen van een goede adviesrelatie tussen de ABB en de opdrachtgever een rol. 2. Inrichten en uitvoeren van het adviesproces Nadat de ABB een opdracht heeft gekregen, gaat hij het onderzoeks-/adviesproces verder vormgeven. Afhankelijk van de adviesvraag en de context van het korps/de regio kiest hij een adviesbenadering, stelt hij een projectplan op en richt een bijpassende structuur in. Binnen deze setting gaat hij aan de slag. Hij analyseert en genereert oplossingen. Maar creëert ook draagvlak onder de relevante partijen. Door bijvoorbeeld met hen hun zorgen of problemen te bespreken en naar ideeën te vragen, komt hij tot een passend en gedragen advies. 3. Opstellen en uitbrengen van het advies Het adviesproces mondt uit in een rapportage naar de opdrachtgever en eventuele andere betrokkenen in de veiligheidsregio. Het uitbrengen van dit advies leidt tot besluitvorming: om het advies al dan niet over te nemen. 4. Participeren in netwerken / relevante gremia Voor de ABB is het opbouwen en onderhouden van netwerken cruciaal. Langs deze weg kan hij tijdig anticiperen op ontwikkelingen, klankborden over beleidsvoornemens en is hij ook in beeld bij de andere partijen om door hen betrokken te worden.
Kwalificatieprofiel Adviseur beleid en bestuur
Pagina 4/9
Kerntaak 1: Definiëren van een adviesopdracht / Ontwikkelen van een adviesrelatie Werkzaamheden
De ABB brengt adviezen uit in opdracht van een lijnmanager uit zijn korps of regio. Soms gebeurt dat ad hoc en informeel. Binnen deze kerntaak doelen we echter op adviezen die projectmatig tot stand komen. Dan gaat het enerzijds om inhoudelijke zaken als: het formuleren van het doel van de opdracht, de visie op het vraagstuk, eisen aan de oplossing, belangrijke betrokkenen, de planning, het verkennen van de ruimte in de aanpak. Daarnaast speelt het ontwikkelen van een goede adviesrelatie tussen de ABB en de opdrachtgever een rol. Dit brengt de volgende werkzaamheden met zich mee: -
Afstemmen over de opdracht: o Beluisteren van de vraag o Verkennen van/ onderhandelen over behoeften o Signaleren van bezorgdheden o Diagnosticeren van de vraag: visie op probleem geven o Verkennen van de contouren van een plan van aanpak o Instemming vragen van de opdrachtgever - Opstellen van een startnotitie voor het project Beoordelingscriteria
Proces: - Opdrachtgever en adviseur hebben een open contact: horen elkaars behoeften (en eisen) - Adviseur voegt waarde toe; helpt de opdrachtgever om de vraag te analyseren en ideeën te genereren voor een mogelijke benadering/aanpak - Opdrachtgever ervaart de ABB als een ondersteunende partner - Opdrachtgever spreekt commitment uit: instemming met het afgesprokene Product: - Opdrachtgever en adviseur hebben een gemeenschappelijk beeld van de context en het doel van het adviesproject, de te volgen benadering en elkaars rollen - Een door de opdrachtgever goedgekeurde startnotie waarin de opdracht is gedefinieerd
Keuzes en dilemma’s
-
Grenzen respecteren vs. ruimte creëren Al in deze startfase zal de ABB te maken krijgen met begrenzingen. Dat begint al bij de opdrachtformulering, de ideeën van de opdrachtgever over de te volgen aanpak en zijn rol daarbinnen. Maar ook: de tijd voor de oriëntatie op het project. Grenzen kunnen belemmerend zijn om te komen tot structurele, echte oplossingen. Als de ABB hier niet kritisch tegenover staat (onvoldoende kan ‘spelen’ met adviesstijlen), zullen zijn adviezen leiden tot suboptimalisatie. De ABB weet te bepalen wanneer hij grenzen respecteert en waar het nodig is ruimte te creëren in bijvoorbeeld opvattingen of tijd.
Kwalificatieprofiel Adviseur beleid en bestuur
Pagina 5/9
Kerntaak 2: Inrichten en uitvoeren van het adviesproces Werkzaamheden
Nadat de ABB een opdracht heeft gekregen, gaat hij het onderzoeks/adviesproces verder vormgeven. Afhankelijk van de adviesvraag en de context van het korps/de regio kiest hij een adviesbenadering, stelt hij een projectplan op en richt een bijpassende structuur in. Binnen deze setting gaat hij aan de slag. Hij analyseert en genereert oplossingen. Maar creëert ook draagvlak onder de relevante partijen. Door bijvoorbeeld met hen hun zorgen of problemen te bespreken en naar ideeën te vragen, komt hij tot een passend en gedragen advies. Deze kerntaak brengt de volgende (categorieën) werkzaamheden met zich mee: Instrumentele werkzaamheden: - Kiezen van een adviesbenadering of -strategie die past bij de aard van het vraagstuk en het korps/de regio - Vaststellen van de belangrijkste spelers (vakinhoudelijk en bestuurlijk) - Opstellen van een plan van aanpak (projectplan) - Selecteren van passende methoden voor gegevenverzameling - Analyseren van de vraag vanuit verschillende perspectieven en deze interpreteren - Genereren van een variëteit aan oplossingsmogelijkheden en afwegen van haalbaarheid en wenselijkheid hiervan - Komen tot een onderbouwd voorstel voor een (of meerdere) oplossing(en) - Zorgdragen voor routering van het voorstel in relevante gremia (inhoudelijk en bestuurlijk) - Vertalen van advies naar activiteiten ten behoeve van implementatie - Voortgang bewaken van het adviesproces/-project, en waar nodig bijsturen Advieswerkzaamheden: - Initiëren en faciliteren van groepsbijeenkomsten (vergaderingen, werkconferenties, brainstormsessies) gericht op analyse en oplossing van het vraagstuk - Weerstanden wegnemen - Oplossen van problemen tijdens het adviesproces - Onderhouden van adviesrelatie met opdrachtgever (en andere bestuurlijke sleutelpersonen): sparren over verloop, keuzes, vraagstukken
Beoordelingscriteria
Proces: - De breedte en diepgang van de analyse past bij de aard en omvang het vraagstuk - Meerdere mogelijke oplossingen zijn zorgvuldig afgewogen - De adviseur wordt nooit probleemeigenaar; hij legt evt. problemen/vraagstukken waar ze horen - Tijdige bijsturing waar nodig; proces blijft op koers/onder controle - Relevante partijen zijn gemotiveerd geraakt - Tevreden opdrachtgever - Werkwijze voldoet aan eisen van projectmatig werken
Kwalificatieprofiel Adviseur beleid en bestuur
Pagina 6/9
Product: - Smart projectplan - Passende en haalbare oplossing/advies voor het probleem (financieel, politiek, randvoorwaardelijk, draagvlak, ..) Keuzes en dilemma’s
-
Vasthouden aan planning vs. meebewegen Bij het inrichten en uitvoeren van het adviesproces zal de ABB te maken krijgen met onverwachte zaken. Al werkend kan hij ervaren dat zijn werkzaamheden stof doen opwaaien. Hij komt dan voor het dilemma te staan of hij ingaat op de bezwaren en weerstanden (hetgeen mogelijk goed is voor het draagvlak) of dat hij vasthoudt aan de planning (wat goed is voor de doorlooptijd). De ABB weet te bepalen wat hij in deze situatie het zwaarst laat wegen, en zorgt dat zijn opdrachtgever bijdraagt aan het kiezen van een koers.
Kwalificatieprofiel Adviseur beleid en bestuur
Pagina 7/9
Kerntaak 3: Opstellen en uitbrengen van het advies
Werkzaamheden
Het adviesproces mondt uit in een vorm van rapportage naar de opdrachtgever en eventueel naar andere betrokkenen in de veiligheidsregio. Het uitbrengen van dit advies leidt tot besluitvorming: om het advies al dan niet over te nemen. Deze kerntaak leidt tot de volgende werkzaamheden: -
-
Beoordelingscriteria
Kiezen van een passende vorm van rapportage (bijvoorbeeld: notitie, powerpoint, of posterpresentatie) Opstellen van de beleidsnotitie/het beleidsrapport, afgestemd op de doelgroep Voorbereiden van presentatie-bijeenkomst: o Wat is het doel van de sessie o Wie heb ik voor me, wat kan ik verwachten o Welke werkvormen vraagt dat Afstemmen van de sessie met de opdrachtgever Presenteren en reacties vragen o Vragen beantwoorden o Weerstanden herkennen/benoemen o Indien nodig: revisievoorstellen vragen
Proces - Heldere boodschap (kernachtig, to the point) - Contact met toehoorders (oogcontact, maar ook: adequaat reageren op vragen en opmerkingen) - Te voorziene gevoeligheden (bestuurlijk) worden vermeden - Advies wordt op hoofdlijnen overgenomen Product - Heldere formulering van de gevraagde kernbeslissing en onderliggende beslissingen - In format/huisstijl van veiligheidsregio - Professionele uitstraling (bijvoorbeeld: aandacht voor spelling en grammatica, inhoudelijke correctheid, aandacht voor vormgeving, heldere structuur) - Passend bij doelgroep (bijvoorbeeld: taalgebruik, omvang, vormgeving of mate van structurering)
Keuzes en dilemma’s
-
Schakelen tussen inhoud en proces De ABB heeft zich in dit stadium grondig ingewerkt in de materie. Daardoor wordt hij al snel als een expert gezien. Vanuit die opvatting wordt hij al snel geacht antwoorden op alle vragen in petto te hebben, wat als het goed is ook het geval is. Echter, in sommige situaties is het stellen van veel vragen een uiting van weerstand of het niet willen /durven committeren. In dat soort situaties is het verleidelijk om steeds weer inhoudelijke antwoorden te geven, maar zit de vraag dieper. De effectieve ABB confronteert het publiek met haar gedrag en gaat daarover in gesprek.
Kwalificatieprofiel Adviseur beleid en bestuur
Pagina 8/9
Kerntaak 4: Participeren in netwerken / relevante gremia
Werkzaamheden
Voor de ABB is het opbouwen en participeren in netwerken cruciaal. Langs deze weg kan hij tijdig anticiperen op ontwikkelingen, klankborden over beleidsvoornemens en is hij ook in beeld bij de andere relevante partijen om door hen betrokken te worden. Dit netwerken brengt de volgende werkzaamheden met zich mee: -
Beoordelingscriteria
-
Keuzes en dilemma’s
-
Identificeren van relevante actoren en professionele en bestuurlijke netwerken binnen en buiten de brandweer Leggen van contacten met die actoren/netwerken Participeren in werk – en projectgroepen binnen en buiten het korps (bijvoorbeeld: in de rol van secretaris of penvoerder) over relevante onderwerpen betreffende het eigen werkgebied Zicht op actuele en relevante ontwikkelingen en actoren Vergaren van bruikbare reacties/input op vraagstukken waaraan de ABB werkt Goede reputatie, denk met name aan: o betrouwbaar o vakinhoudelijk deskundig o bestuurlijk inzicht o spin in het web Ingaan op uitnodigingen vs. nee verkopen In eerste instantie is het netwerken gericht op het opbouwen en onderhouden van een goede relatie. Naarmate het netwerk groeit dienen er prioriteiten gesteld te worden, ook m.b.t het netwerken. Is het de moeite waard om hier nog meer tijd en energie te investeren? Kun je je in deze situatie veroorloven om dat te begrenzen? Dit vraagt om een afweging hoe hiermee om te gaan. De kunst is om toezeggingen te doen vanuit een bewuste kosten - baten afweging.
Kwalificatieprofiel Adviseur beleid en bestuur
Pagina 9/9
