Kostprijs calculatie: het becijferen van de samenwerking

Becijferen van de samenwerking

Kostprijs calculatie: het becijferen van de samenwerking

Ronald de Roos Ydo organisatie-adviseurs Heteren

© Ydo organisatie-adviseurs

2 dec. 1999

dia 1

Aanleiding tot deze presentatie: In eerste instantie vooral omdat de mensen van Somatech mij hebben uitgenodigd, onder andere omdat wij al ruim 50 jaar als organisatie-adviseur werkzaam zijn in de metaal industrie, onder andere op het gebied van de kostprijscalculatie. In die jaren hebben wij een breed advies- en opleidingspakket ontwikkeld en toegepast in een groot aantal bedrijven en organisaties, variërend van machinefabrieken, constructiewerkplaatsen, via chemische en farmaceutische bedrijven, groothandels- en distributieorganisaties tot video-productiebedrijven en waterleidingbedrijven. Onze kern daarin was en is echter nog steeds de projectmatige of enkelstuks- en kleinserie productie, met als belangrijk kenmerk: een concreet en discreet eindproduct, dat slechts globaal gespecificeerd is. En daar zit nou meteen al een belangrijk deel van ons probleem: het eindproduct, dat de klant wil is globaal (en liefst nog onvolledig) gespecificeerd. En toch moeten we wel snel een prijs maken. En nog scherp ook! Dit brengt mij bij een belangrijke rol die de calculatie van de kostprijs heeft in het commerciële bedrijfsproces, namelijk bij het onderhandelen met de klant.


pagina 1


Prijzen marktprijs

kostprijs

strategie offerteprijs onderhandeling contractprijs © Ydo organisatie-adviseurs

2 dec. 1999

dia 2

Daarbij moet ik wel eerst benadrukken dat ik er hierbij vanuit ga dat er een aantal verschillende prijsbegrippen zijn, die zorgvuldig uit elkaar moeten worden gehouden. Helaas gebeurt dat in de praktijk van alledag en in het vuur van de onderhandelingen (extern en intern) niet altijd even zorgvuldig. Zie (dia 2): In die zin geeft de kostprijs een norm voor het verkoopproces, namelijk de bodem waaronder niet gezakt mag worden (door de verkoper). Kom ik later nog even op terug. Het onder deze kostprijs gaan is mijn inziens een verantwoordelijkheid die is voorbehouden aan de ondernemer, die daarmee al bij voorbaat een verlies neemt. En dus niet aan de verkoper. Deze scheiding van rollen en verantwoordelijkheden kost soms wel eens moeite met alle vervelende gevolgen van dien voor de kwaliteit van de onderlinge samenwerking en het plezier in het werk. Een goede kostprijscalculatie geeft namelijk inzicht in de noodzakelijke kosten (dat zal vanzelfsprekend zijn) maar vooral ook in de factoren die deze kostprijs in grote mate bepalen. Een goede kostprijscalculatie in het offerte-stadium geeft namelijk een verband aan tussen de eisen en wensen van de klant en de daaraan verbonden kostprijs.


pagina 2


Calculatie bedrijfsprocessen

wensen / eisen kostprijs (specificatie)

kosten model


2 dec. 1999

dia 3

Het systeem voor kostprijscalculatie is dan ook niets meer of minder dan een set rekenregels en afspraken om deze klantenwensen te vertalen in een kostprijs. Deze regels en afspraken kunnen meer of minder complex zijn. Maar ze zullen in ieder geval gebaseerd moeten zijn op de vastgelegde en toegankelijk gemaakte, geobjectiveerde ervaring van het bedrijf. Dat dit in het geval van enkelstuksfabricage wat ingewikkelder is dan in het geval van massafabricage is vervelend, maar geen excuus om niet te proberen die regels goed op een rij te krijgen. Om dit te bereiken zijn mathematische modellen nodig, die de calculator of de verkoper in staat stellen een kostprijs uit te rekenen.


pagina 3


Kostenmodellen


2 dec. 1999

dia 4

In de VS is bijvoorbeeld een dergelijk mathematisch model ontwikkeld om de kosten van een nieuwe satelliet in te schatten, (dia 4) nog voordat de engineering ervoor is gestart. In de luchtvaart en ruimtevaart industrie zijn dit soort intrapolatie-modellen min of meer gemeengoed.


pagina 4


Besturingskast 2


2 dec. 1999

dia 5

In het archief van Ydo zitten nog de (vaak grafische) modellen uit de scheepsbouw en staalconstructie. Meer recent hebben we kostenmodellen gemaakt voor machinebouwers, waarin op basis van voor de klant herkenbare parameters betrouwbare kostencalculaties worden gemaakt.


pagina 5


Onderhandelen bedrijfsprocessen

wensen / eisen kostprijs (specificatie)

met de klant! © Ydo organisatie-adviseurs

2 dec. 1999

dia 6

Als het systeem van kostprijscalculatie de verkoper in staat stelt om snel (al of niet in aanwezigheid van de klant) klantenwensen te vertalen in kosten, dan geeft dit de verkoper de gelegenheid om zich meer gaan richten op zijn eigenlijke taak: het vergroten van de marge Helaas worden wij nogal eens geconfronteerd met verkopers die er een grotere sport van maken om het grootste deel van hun tijd te besteden aan achteruit onderhandelen: “het aan de eigen collega’s uitleggen waarom het goedkoper moet…. “ (sic!) dan aan de klant uit te leggen dat diens eisen noodzakelijkerwijs deze kosten met zich mee brengen. En indien dit de klant niet schikt, met de klant alternatieven bespreekt die wel binnen het kostenplaatje van de klant passen en zo veel als mogelijk recht doen aan diens wensen. Dus: onderhandelen met de klant en niet (achteruit) onderhandelen met de collega’s van engineering en productie. (dia 6 )


pagina 6


Spreiding in kosten

veroorzaakt door variaties in: •

specificaties

•

technologische processen

•

organisatorische processen

•

en onvolkomen mathematisch model


2 dec. 1999

dia 7

Een ander voordeel van dit soort mathematische modellen is dat het ook inzicht kan geven in de onzekerheid of risico’s die er bij het aangaan van de overeenkomst nog zijn. Uit een statistische analyse van nacalculaties blijkt vaak dat een niet onaanzienlijk deel van de kosten niet verklaard kan worden door de omvang van de betreffende parameters. In feite is dit niet verklaarbare deel een gevolg van onbeheersing van de bedrijfsprocessen. (dia 7) Het is een optelsom van allerlei variaties in de specificatie, de technologische (materiaalsoorten, omgevingstemperaturen, e.d.) en organisatorische processen (gebrekkige werkvoorbereiding, materiaalvoorziening, plannings- en afstemmingsverliezen, fouten, communicatie-problemen, haast, etc.) de urenbesteding, de uren- en materiaalverantwoording, en (helaas ook) onvolkomenheden in de gebruikte mathematische modellen. In de praktijk bij metingen komen wij regelmatig cijfers tegen tussen de 10 en 50% onzekerheidsmarge, afhankelijk van de aard van de werkzaamheden. Een saillant voorbeeld van dit soort onzekerheid ben ik eens tegenkomen bij een gietproces, waarbij met een risico% van 100% werd gerekend (m.a.w. in kostprijscalculatie werd ervan uitgegaan dat het product 2x gegoten moest worden om 1 goed product te krijgen, kennelijk een ervaringscijfer in dit bedrijf, dat zeker niet de slechtste op haar terrein is.


pagina 7


Strategie voor onzekerheid Negeren doel heiligt middelen

-

je kop in ‘t zand steken

-

lawaai maken in ‘t donker

-

over de schutting gooien

-

“kost teveel tijd”

Bluffen inspirerend leiderschap

Omzeilen creatief / juridisch

Reduceren projectmanagement


2 dec. 1999

dia 8

Deze onzekerheden kunnen met behulp van statische methoden worden gekwantificeerd, waardoor het nemen van de juiste beslissing van de ondernemer bij het aanbieden, onderhandelen en afsluiten van de overeenkomst beter wordt onderbouwd. Inzicht in deze onzekerheden is een belangrijke (psychologische) steun bij het onderhandelen met de klant. De ondernemer die weet wat de omvang van de risico’s zijn en waar die in zitten, is daarna beter in staat om de juiste strategie (dia 8) te volgen voor de het hanteren van onzekerheid: blufpoker (ontkennen van de onzekerheid), kop in het zand steken (negeren van de onzekerheid), omzeilen (hetgeen nogal wat creativiteit vereist of leidt tot een juridische benadering)… of reductie ervan door een gerichte planmatige, projectmatige aanpak. En dan zowel in de richting van "hoe om te gaan met de klant" als ook "hoe om te gaan met mijn medewerkers / collega's"


pagina 8


Juridische benadering beoogd

realiteit meerwerk

uitvoeringskosten

begroting

uitsluitingen

alles okay en iedereen tevreden …. ? © Ydo organisatie-adviseurs

2 dec. 1999

dia 9

(overigens: (dia 9) de juridische aanpak via uitsluitingen of meerwerk leidt in de meeste gevallen alleen maar tot hogere kosten voor de klant, dus of dat uiteindelijk ook een tevreden klant is….?)


pagina 9


“Indekken” realiteit beoogd

a.g.v. “zich indekken” (risicomijdend) zonder reductie risico

aanvaardbare aanvaardbare

marge


begroting

raming

schatting

begroting

raming

schatting

marge

2 dec. 1999

dia 10

Terwijl de strategie van blufpoker of negeren in combinatie met risicomijdend gedrag van medewerkers uiteindelijk leidt tot kosten stijging (dia 10).

Bij de juiste strategie vind je een betere aansluiting bij de wensen van de klant en meer begrip van de klant voor de positie waarin jezelf zit. Dus sterker onderhandelen. Als je klant een echte prijskraker is dan blijft er voor de ondernemer uiteindelijk misschien niets anders over dan te buigen. Nogmaals: een beslissing die de ondernemer voorbehouden is en niet de verkoper. Maar dan kan je in ieder geval wel uitrekenen hoe lang het duurt voor je failliet bent.


pagina 10


Bedrijfsvoering resultaten

samenwerking commercieel

uitvoering

voorcalculatie

verkoopprijs

voorcalculatie

nacalculatie

twee balansen & twee winst- en verliesrekeningen


2 dec. 1999

dia 11

Verbetering van de bedrijfsvoering. De spreiding die optreedt in de werkelijke kosten en deze spreiding in de werkelijke kosten ook als feit erkennen maakt het ook mogelijk om in de uitvoering (bij engineering en productie) de kostprijs als richtsnoer te gebruiken, zonder meteen al te hoge (en mogelijk niet gerechtvaardige) verwachtingen te hebben over het resultaat op deze order. Kennis van de onzekerheden en de risico’s maken het ook mogelijk om verbeteringen op te sporen. Het maken van onderscheid tussen het commercieel resultaat (verschil verkoopprijs en voorcalculatorische kostprijs) en uitvoeringsresultaat (verschil voorcalculatorische kostprijs en nacalculatorische kostprijs) (dia 11) is daarbij ook essentieel. Dit zijn twee verschillende resultatenrekeningen. Maar om praktisch uitvoerbaar te zijn moeten deze vc en nc (en de registraties) dus niet te gedetailleerd zijn. In mijn advieswerk gebruik ik vaak als vuistregel: 1 uur (vertegenwoordigt een waarde van ca. ƒ 80 – ƒ 120 en vergt maximaal 8 registraties per dag).Tenslotte: als we de jongste bediende om een boodschap sturen van ƒ 4,50 vinden we het ook doodnormaal dat ‘ie een bonnetje mee terug neemt.


pagina 11


Bedrijfsvoering Normering

Evaluatie Prestatie-indicatoren, bijv:

Commercie

Calculatie

Project management

•

efficiency

•

productiviteit

Kostenbewaking

kostprijs

bijsturen

Planning

Uitvoering

Voortgangsbewaking

Registratie

• voortgang • uren • materialen

van het werk © Ydo organisatie-adviseurs Heteren


2 dec. 1999

dia 12

Uniform in voor- en nacalculatie en de uren- en materiaalverantwoording (dia 12) beheersmodel t.b.v. de interne bedrijfsvoering waarin meerdere niveau’s van besturing zijn te onderscheiden met verschillende horizon en detaillering


pagina 12


Standaard analyse

ofwel WBS © Ydo organisatie-adviseurs

2 dec. 1999

dia 13

Ook hierbij komt dus om de hoek kijken een de noodzaak van een goede, uniforme, éénduidige analyse (hiërarchische classificatie) van het product of de dienstverlening d.w.z. op meerdere niveaus van detaillering, maar wel volledig een standaard analyse (dia 13)


pagina 13


Projecten start

analyse

eerste klantenwens

overeengekomen specificaties

Work Breakdown Structure

bereik overeenstemming

ontleed in componenten

Bepaal productomvang

materiaal- en capaciteitsbehoefte

Raming projectresources

begroting

planning

Materiaal en capaciteitsreservering

definitieve project planning

Ontwikkel detailplanning

nee

passend bij klanten wens?

bijsturen ja

database (toetsing)

fase- gewijze rapportage

Start project/ productie

oplevering


2 dec. 1999

dia 14

De kostprijscalculatie is ook een essentieel onderdeel van het projectmanagement.

Zie beheersmodel projectmatige productie (dia 14) Een essentieel kenmerk van de calculatie is daarbij dat deze perspectivisch karakter heeft, d.w.z. repeterend calculeren, met toenemende detaillering. Nieuwe informatie, die onstaat tijdens een bepaalde fase wordt dan ook in de kostprijs verwerkt. Op deze wijze krijgt de cost-engineer een gelijkwaardige rol als de collega's zoals de mechanische- en de electro (E+I)- en software engineer.


pagina 14


kwaliteit van de kostprijs financiële besturing offerte & onderhandeling

planning werk voorbereiding

engineering

calculatie

uren verantwoording administratie

project management inkoop

materiaal verantwoording

kwaliteit van de organisatie © Ydo organisatie-adviseurs

2 dec. 1999

dia 15

De kostprijscalculatie vormt dus een instrument voor vele disciplines in de organisatie (van zand tot klant). Niet alleen te gebruiken door die disciplines zelf, maar bovenal is de kostprijscalculatie een wezenlijk instrument voor de ondernemer binnen de enkelstuks en kleinserie fabricage en projectmatige productie om de samenwerking tussen die afzonderlijke disciplines te bewaken en te verbeteren. (dia 15) Maar dan moet je er als ondernemer wel mee bezig zijn. En dan niet zoals ik citeer uit NEXT (mei 1999): professor Vosselman zei: “de kostprijs is dood, het is nauwelijks nog van nut”. (onder verwijzing naar Jan Timmer, die gelijk ook maar de verschillende begrippen detaillering en betrouwbaarheid achteloos op een hoop gooide, alsof betrouwbare kostprijzen per definitie gedetailleerd moeten zijn)


pagina 15


systematiek • perspectivisch • parametrisch (geldigheid!) en onzekerheid • bijdrage aan commercieel proces • ondersteunend aan projectmanagement • integraal onderdeel van de bedrijfsvoering • lokale en globale variabelen • etcetera © Ydo organisatie-adviseurs

2 dec. 1999

dia 16

Eisen (dia 16) aan automatisering van de calculatie: •Perspectivisch: d.w.z. meerdere detailleringsniveau’s naast elkaar en na elkaar, lokale aanpassingen mogelijk; •Parametrisch met mogelijkheid van globale en lokale variabelen, en aangeven van geldigheidsgebied en onzekerheid / betrouwbaarheid •Ondersteunend aan integratie van commercie, projectmanagement en besturing van de uitvoering (d.m.v. goed doordachte modellen, sjablonen en standaard analyse) •Hergebruik met kleine of grote aanpassingen •Scheiding materiaal (minimale hoeveelheden, afkeur, afval, etc) arbeid en facturen (diensten, inkopen) •Koppelingen met CAD, inkoop, werkvoorbereiding ed. •Hanteren van omzettingen van eenheden (bijv. plaat naar stuks) •Toeslagen (lokaal en globaal) •Verschillende autorisatie bevoegdheden commercie, engineering en calculatie etcetera


pagina 16


Daarom de kostprijs calculatie: het becijferen van de samenwerking

Ydo organisatie-adviseurs Heteren © Ydo organisatie-adviseurs


2 dec. 1999

dia 17

pagina 17


einde



2 dec. 1999

dia 18

pagina 18

Kostprijs calculatie: het becijferen van de samenwerking

Recommend Documents