KORTE UITLEG VAN HET SYSTEEM Hoe reserveren gasten Gasten kunnen een tafel in een restaurant reserveren via de Reserve a Table reserveringsmodule die op de (mobiele) website van uw restaurant geplaatst is. Gasten kunnen ook bij u reserveren via de reserveringsmodule van de bij Reserve a Table aangesloten derden websites. De boekingsmodule is beschikbaar in het Nederlands, Engels en Frans. Bij het plaatsen van een reservering dient de gast minimaal in te vullen: aantal personen, tijdstip, naam, e-mailadres (ter controle 2 keer) en telefoonnummer. De gast kan eetwensen invullen of opmerkingen plaatsen. Adres en woonplaats zijn optioneel in te vullen. De gast ontvangt direct na de boeking een e-mail bevestiging van de reservering. U heeft een aantal mogelijkheden om via de systeeminstellingen het reserveren te regisseren: Gasten kunnen alleen reserveren op de dagen die de restaurateur via menu openingstijden invoert. U bepaalt zelf de lunch en diner openingstijden (reserveringstijden) van het restaurant; Via menu openingstijden kunt u voor elke lunch of diner ook instellen: o De standaardduur van een lunch/diner. U kunt hiermee mogelijk maken dat de tafels meerdere keren per dag omgaan. Gaan uw tafels 1 keer per avond rond vul dan 6 uur en 45 minuten in o Het uiterste tijdstip van reserveren op de dag zelf. Dit kan liggen tussen 00.00 en 23.45. Initieel is ingesteld 12.00 uur ingesteld. Na die tijd wordt de gast gevraagd telefonisch contact op te nemen; o De minimale groepsgrootte; o De maximale groepsgrootte met automatische bevestiging door het systeem. Initieel is ingevuld het maximum 12 van personen; o Hoeveel couverts er maximaal op een tijdstip (via Interne) kan worden gereserveerd Indien er meer gasten willen reserveren dan de maximum zijn er twee mogelijkheden. U bepaalt dit via menu restaurant: o Bevestiging door de restaurateur. Reserveringen kunnen, mits er volgens het systeem plaats is, wel worden geboekt, maar u dient deze zelf te bevestigen. U krijgt hiervoor een aparte e-mail bevestiging. Let op!! Deze reserveringen worden niet in de agenda geboekt. U dient deze reservering zelf in het systeem in te voeren. o Laten bellen. Gasten worden gevraagd telefonisch contact op te nemen Het aantal tafel beschikbaar voor on-line reserveren voert u in via het menu Tafels. Tafels kunt u ook niet beschikbaar stellen voor online reserveren. Wijzigingen en annuleringen kunnen de gasten tot de dag zelf invoeren in het systeem. Deze worden naar u bevestigd. Op de dag zelf kan de gast alleen telefonisch wijzigingen of annuleren De gast krijgt 48 uur (23.00 uur ‘s avonds) van te voren automatisch een herinneringsmail. Deze mail attendeert de gast op de aanstaande lunch/diner. Verwijder de reservering uit het systeem als de gast telefonisch annuleert. Dit voorkomt misverstanden. De mailberichten hebben standaard het e-mail adres van uw restaurant
Belangrijkste restaurateurfuncties voor online reserveren U bent een dag of periode gesloten Menu Speciale dagen
Blader in de kalender en klik op een willekeurig tijdstip op de 1e dag waarop u gesloten bent. Vul het scherm dat zich opent in. Bij opmerkingen kunt u desgewenst de toelichting invullen. Deze wordt aan de gast in de kalender getoond als hij deze dag selecteert. Als u bij gesloten niets invult wordt standaard “Gesloten” ingevuld U wil online reserveren op een bepaalde dag blokkeren Menu Agenda
Blader in de agenda naar de gewenste datum en klik op de balk boven in op “Internet reserveren uit toevoegen”. Er opent een scherm en kies bij de button soort “beiden”, “lunch”of “diner”aan. Klik op OKE. In de balk staat nu “Internet reserveren uit”. Deze wijziging kan ook via menu Speciale Dagen. U wil online reserveren voort een bepaald tijdstip blokkeren Menu Agenda
Blader in de agenda naar de gewenste datum en klik op de balk boven in op “Tijden dicht voor Internet toevoegen”. Er opent een scherm en klik de gewenste tijdstippen aan. Klik op OKE. In de balk staat nu “Tijden dicht voor Internet” met de geselecteerde tijdstippen. Deze wijziging kan ook via menu Speciale Dagen.
Extra open dag U bent geopend op een dag waarop u normaal gesloten bent (2 e Paasdag) Menu Speciale dagen
Blader in de agenda en klik op het begintijdstip van de dag dat u extra open bent. Vul het scherm dat zich opent in. Let op uiterste tijdstip van reserveren ligt altijd voor het begintijdstip van opening! Bij opmerkingen kunt u desgewenst de toelichting invullen. Deze wordt aan de gast in de kalender getoond als hij/zij met de muis over de datum heen gaat. Als u niets invult wordt standaard niets getoond U bent eenmalig op een afwijkend tijdstip geopend Menu Speciale Dagen
Voorbeeld u bent normaal open tot 21.00 nu. Op een dag tot 19.30. Blader in de kalender en klik op het begintijdstip van de dag dat u afwijkende uren heeft. Vul het scherm dat zich opent in. Let op uiterste tijdstip van reserveren ligt altijd voor het begintijdstip van opening! De gebruikelijke uren worden voor deze dag overschreven U wilt een extra dag structureel open Menu Openingstijden
Klik twee keer op de dag dat u geopend bent op het openingstijdstip. Vul het menu in. Klik bij soort lunch of diner aan. Herhaal dit voor alle dagen dat u geopend bent. Een gesloten dag hoeft u niet in het systeem in te voeren!
U wilt de duur van de dinertijd of lunchtijd aanpassen Menu Openingstijden
Dit is per dag instelbaar voor lunch en diner apart. Klik twee keer op de dag dat u geopend bent op het openingstijdstip. U kunt de gegevens dan aanpassen. Tip: Gaan de tafels 1 keer om, zet dan de tijd op het maximum 6,5 uur. U wilt het aantal reserveringen op een bepaald tijdstip maximeren Menu Openingstijden
Dit is per dag instelbaar voor lunch en diner apart. Klik twee keer op de dag dat u geopende bent op het openingstijdstip. Vul bij ‘maximaal via Internet’ het gewenste aantal couverts in (Het systeem telt obv aantal couverts dat online en door u zelf is ingeboekt) U wilt de maximale groepsgrootte aanpassen Menu Openingstijden
De standaardinstelling is initieel 12 personen. Dit is per dag aanpasbaar voor lunch en diner apart. Klik twee keer op de dag dat u geopende bent op het openingstijdstip. Vul bij ‘Max couverts’ het gewenste aantal in U wilt boven een maximale groepsgrootte zelf bevestigen of verwijzen naar telefonisch te reserveren Menu De standaardinstelling is zelf bevestigen van de groepsreservering. Restaurant Via menu restaurant kunt u dit omzetten naar verzoek tot bellen. U wilt het uiterste tijdstip van online reserveren op de dag zelf aanpassen Menu Openingstijden
Dit is per dag instelbaar voor zowel lunch als diner Klik twee keer op de dag dat u geopende bent op het openingstijdstip. U kunt de gegevens dan aanpassen.
Overzichten reserveringen U wilt het aantal reserveringen printen Menu Agenda
Er zijn drie overzichten te printen:
In volgorde van tijd (symbool printertje PDF formaat) Lunch in volgorde van tafel (symbool broodje Excel) Diner in volgorde van tafel (symbool bordje Excel)
Overzicht van het totaal aantal gereserveerde couverts op een dag Zoeken
De kalender geeft in kleine getallen het overzicht van het aantal geboekte couverts en reserveringen perdag Overzicht van de reserveringen in volgorde binnenkomst Postvak In
Geef een overzicht van alle nieuwe, gewijzigde, geannuleerde en groepsreserveringen. Als u op de rode knop klikt dan verdwijnen ze uit het overzicht (Let op: een reservering is dan niet geannuleerd!) Overzicht van de reserveringen in volgorde van reservering Menu Lijst
U kunt hier snel door de reserveringen bladeren vooruit en achteruit in de tijd
Overige functies Aanpassen/toevoegen e-mailadres t.b.v. bevestiging reserveringen via e-mail Menu Meerdere e-mailadressen scheiden via een komma. Tip: Test of het Restaurant werkt met een on-line reservering. Deze kunt u daarna verwijderen Wachtwoord vergeten Mijn Klik op wachtwoord vergeten. Vul uw gebruikersnaam in en u krijgt Restaurant een nieuw wachtwoord op uw e-mailadres. Checken of de ingevoerde dagen goed zijn verwerkt Menu Restaurant
Klik met de rechtermuisknop op de link bij “Widget” [Kies link openen in een nieuw tabblad]. De kalender voor de gast verschijnt in een nieuw tablad in uw browser. Uiteraard kunt u het ook via uw eigen website controleren. Tafels gaan twee keer om Openingstijden
Zie speciale uitleg in hoofdstuk 12
