MET HET SYSTEEM Persoonlijke afhandeling van incidenten in het systeem

EINDFASE – MEDEWERKERS GAAN ZELF WERKEN IN/MET HET SYSTEEM Persoonlijke afhandeling van incidenten in het systeem Gemeentelijk Incidenten Registratiesysteem GIR Hengelo, 16 juni 2014 Handleiding voor de startfase Versie 1.0

Inhoud

1. Inleiding 1.1 Wat is GIR 1.2 Doel van deze handleiding 1.3 Groeipad 1.4 Helpdesk en overige ondersteuning voor het GIR systeem

3 3 3 3 4

2. Starten met GIR 2.1 Aanmelden in uw account 2.2 Wat dient u voor aanvang te weten 2.3 Wachtwoorden veranderen

5 5 6 7

3. Het gebruik van GIR tijdens de Eindfase

8

4. Nieuw incident melden 4.1 Nieuw incident melden 4.2 Een incident afhandelen door leidinggevende 4.3 Een incident afsluiten door de leidinggevende 4.4 Rapportage

9 9 11 13 14

5. Toezicht houden

16

6. Organogram 6.1 Organogram aanpassen (hernoemen) 6.1 Organogram uitbreiden

17 17 18

7. Invoeren medewerkers 7.1 Een naam invoeren 7.2 Namen importeren vanuit Excel

20 20 21

8. FAQ

24

Gemeentelijk Incidenten Registratiesysteem - Eindfase

Pagina 2/25

1. Inleiding

1.1 Wat is GIR GIR staat voor het Gemeentelijk Incidenten Registratiesysteem en is een webapplicatie waarmee op simpele en eenduidige wijze agressie-incidenten tegen werknemers met een publieke taak kunnen worden geregistreerd.

1.2 Doel van deze handleiding Deze handleiding is laagdrempelig en heeft tot doel u te helpen om een snelle en eenvoudige start te maken met het Gemeentelijk Incidenten Registratiesysteem. De handleiding is bij uitstek geschikt voor gemeenten welke zowel de Startfase als de Groeifase hebben doorlopen hebben en nu klaar zijn voor situatie waarin iedere medewerkers zelf het Incident gaat melden, de zogenaamde “Eindfase”. Als deze fase doorlopen is werkt de hele organisatie met het GIR. 1. 2. 3.

In de Startfase hebben we de papieren situatie overgezet naar de geautomatiseerde versie binnen het GIR. Een P&O medewerker registreert de melding in het GIR en handelt deze zelf af. In de Groeifase geeft een slachtoffer de papieren melding aan zijn of haar leidinggevende en deze registreert de melding in het GIR. In de eindfase registreert ieder slachtoffer zijn/haar melding zelf. De afhandeling wordt door de leidinggevende gedaan en P&O blijft in Eindfase de rol van toezichthouder vervullen. Wanneer u alle fasen heeft doorlopen is de complete organisatie ingevoerd en bekend met GIR.

Om deze overstap te kunnen maken dient u het GIR te voorzien van aanvullende informatie hetgeen in deze handleiding staat beschreven. Vanzelfsprekend is dat alle medewerkers geïnformeerd dient te worden met beleid van- en zijn of haar taak binnen het GIR. Deze handleiding is geschreven voor versie 1.2.5 van de GIR web applicatie. Gezien de voortdurende ontwikkeling van het GIR systeem, kan het voorkomen dat deze handleiding op kleine punten niet meer overeenstemt met de werking van het GIR systeem. Mocht dit inderdaad het geval zijn, dan kunt u dit per mail melden bij [email protected]

1.3 Groeipad Deze handleiding hoort bij de laatste stap van het groeipad naar een volledig en optimaal gebruik van het GIR, de zogenaamde Eindfase. Deze beknopte handleiding is gemaakt u te laten zien hoe eenvoudig het is om het GIR binnen uw organisatie te implementeren. (U kunt naar gelang uw vorderingen binnen uw organisatie de groeifase doorlopen tot in de eindfase waarin de gehele organisatie het GIR in gebruik heeft). 1. Startfase

Systeem in gebruik bij en door P&O - Melden namens.

2. Groeifase

Leidinggevenden handelen incidenten af met het systeem.

3. Eindfase

Medewerkers melden zelf in het systeem.

Elke fase heeft zijn eigen handleiding. Hierin is een stappenplan opgenomen om het systeem klaar te maken voor de besproken fase.


Pagina 3/25

1.4 Helpdesk en overige ondersteuning voor het GIR systeem Voor een uitgebreide handleiding verwijzen wij naar de handleiding Getting Started versie 1.3. In deze handleiding kunt u ook de Instructie kaarten vinden. Naast deze handleiding is er ook de “Handleiding Organisatorische Implementatie”. In de “Handleiding Organisatorische Implementatie” worden alle organisatorische randvoorwaarden beschreven die nodig zijn om draagvlak te creëren en een volledige ingebruikname mogelijk te maken. Naast de handleidingen is er tevens ondersteuning aanwezig in de vorm van een e-mail helpdesk, een gebruikersgroep en de GIR website. A+O fonds Gemeenten Frans van der Kroft, Projectleider GIR Postbus 30435 2500 GK Den Haag Tel: 070- 373 83 56 Bij voorkeur contact Helpdesk [email protected] per e-mail of via 06 – 16 332 332 Naast deze technische ondersteuning, is er een gebruikersgroep die gezamenlijk ervaringen en “best practices” uitwisselen. U kunt lid worden van deze gebruikersgroep door een mail te sturen naar [email protected] . Tot slot is er de GIR website: http://www.aeno.nl/index.php?id=1315. Hier kunt u diverse informatie vinden over het Gemeentelijk Incidenten Registratiesysteem.


Pagina 4/25

2. Starten met GIR 2.1 Aanmelden in uw account Uw (test)account krijg u met een mail (zie onderstaand voorbeeld) van Carthago ICT B.V. toegestuurd.

U logt in met de aan u gemailde gegevens.


Pagina 5/25

2.2 Wat dient u voor aanvang te weten In alle invulschermen komt u twee soorten keuzelijsten tegen. Te weten een uitklap keuzelijst of een pop-up scherm.

I - UITKLAPKEUZELIJST Als u dit teken tegenkomt hangt er een keuzelijst onder de knop.

U klikt op

en maakt vervolgens uw keuze.

II - POP-UP SCHERM Als u dit teken tegenkomt krijg u een nieuw scherm in beeld.

U klikt op

en maakt vervolgens uw keuze.

Omdat deze lijst erg veel gegevens kan bevatten is hier een zoekfunctie aangebracht. U typt het zoekgegeven in en klikt op zoeken. Daarna klikt u op selecteren. De juiste naam verschijnt in uw scherm.

In de test omgeving zijn de velden met een aantal standaard waarden ingevuld maar in de productieomgeving kunt u deze velden natuurlijk zelf in- aanvullen. Dit staat beschreven in de uitgebreide handleiding Getting Started versie 1.3.


Pagina 6/25

2.3 Wachtwoorden veranderen Wanneer u van de testomgeving overstapt naar de productie omgeving is het belangrijk de wachtwoorden aan te passen. De huidige wachtwoorden zijn voor alle organisaties initieel gelijk en daarmee niet veilig voor een productieomgeving. Wijzigen wachtwoord U kiest Wijzig wachtwoord.

Wijzigen wachtwoord U gaat naar “Wijzigen wachtwoord” en vult u huidige wachtwoord en vervolgens 2x uw nieuwe wachtwoord in. Vervolgens klikt u op OK. Let op: Het wachtwoord moet minstens uit 6 karakters bestaan met tenminste 1 cijfer.


Pagina 7/25

3. Het gebruik van GIR tijdens de Eindfase

Bij de Eindfase kennen we een eenvoudig proces.

PROCESSTAP

TAAK IN GIR MELDER

TAAK IN GIR LEIDINGGEVENDE

TAAK IN GIR P&O

Rolnaam

Melder

Afhandelaar

Toezichthouder

Medewerker verzorgt de melding

Nieuw incident melden

Leidinggevende verzorgt de registratie van de ondernomen maatregel in het GIR

Afhandelen

Leidinggevende sluit de melding af in het GIR

Afsluiten

P&O bewaakt afhandeling

Toezicht houden

Mogelijk ieder periode (kwartaal, jaarlijks) verzorgt P&O een management rapportage vanuit het GIR.

Rapportage

Om deze overstap te kunnen maken dient u het GIR te voorzien van extra informatie ten opzichte van de Groeifase. 1. U dient de medewerkers in te voeren. Het voorzien van deze extra informatie is opgenomen in de detailhandleiding. Daarnaast dienen vanzelfsprekend de medewerkers geïnformeerd te worden met beleid van- en zijn of haar taak binnen het GIR. In de komende secties wordt ieder van deze taken gedetailleerd toegelicht. Als laatste hebben we een FAQ (Frequently Asked Questions) toegevoegd.


Pagina 8/25

4. Nieuw incident melden De medewerkers is slachtoffer geworden van agressie op de werkvloer en wil deze op een eenvoudige en snelle manier in het systeem verwerken. Hij logt met zijn emailadres en wachtwoord “agressie” in het GIR en volgt de onderstaande stappen.

4.1 Nieuw incident melden 1.

Medewerker kiest een nieuw incident melden

2.

Identificatie van de medewerker Voert u in dit scherm de gevraagde gegevens in zoals datum, tijd, locatie etc. De afhandelaar staat standaard ingevuld. Wilt u van uw melding op de hoogte gehouden worden dient u het vakje aan te klikken om een groen vinkje te laten verschijnen. Vervolgens klikt u op verder.

3.

Typering van het incident Voert u in dit scherm minimaal een kenmerk in en klik op verder.


Pagina 9/25

4.

Extra vragen voor verdere toelichting Voert u in dit scherm de gevraagde gegevens bestaande uit 5 vragen. Door naar beneden te scrollen worden alle vragen zichtbaar. U sluit de melding af door op verzenden te klikken.

5.

Verzenden De melding komt vervolgens automatisch bij de toegewezen afhandelaar terecht. In dit geval is dat uw leidinggevende.


Pagina 10/25

4.2 Een incident afhandelen door leidinggevende U bent via de mail op de hoogte gesteld van een incidentenmelding van een van uw medewerkers en daar is een maatregel op genomen. U dient deze maatregel te registreren in het GIR.

1.

Maatregel is bekend. De maatregel kan worden toegevoegd. Ga naar het incidentenoverzicht en klik op Af te handelen.

2.

Kies uw incident

3.

Ga direct naar Maatregelen Door op Maatregelen te klikken komt u direct in het maatregelen scherm.

4.

De te nemen maatregelen U dient hier een maatregel toe te voegen door op toevoegen te klikken.

5.

De te nemen maatregelen U dient hier een maatregel toe te voegen door een keuze te maken uit de keuzelijst en op doorvoeren te klikken.


Pagina 11/25

6.

Verzenden De melding wordt opgeslagen in het GIR.

7.

De medewerker wordt met een mail op de hoogte gehouden Indien de medewerker een groen vinkje in het identificatiescherm van de melding heeft gezet. Heeft de medewerker dit niet gedaan dan krijgt hij verder geen meldingen meer.


Pagina 12/25

4.3 Een incident afsluiten door de leidinggevende Om een incident af te sluiten dient u dit aan te geven bij het betreffende incident. Dit betekent dat het incident geen verdere actie behoeft. Het incident blijft zichtbaar in alle rapportages en in het overzicht maar krijgt de status afgesloten.

1

Afsluiten Het incident kan worden afgesloten. Ga naar Beheer en klik op Beheer incidenten.

2

Afsluiten van incident Kies het af te sluiten incident, kies afsluiten en klik vervolgens op ok. Wanneer u een incident wilt laten vervallen is het wenselijk dat u aangeeft wat de reden hiervan is.

3

Het incident is afgesloten


Pagina 13/25

4.4 Rapportage In praktijk zien we vaak dat de meldingen in het personeelsdossier (van het slachtoffers) opgeborgen worden en vervolgens in Excel bijgehouden. In het GIR zijn op een eenvoudige manier een tweetal rapportages te genereren. U heeft de keuze uit: 1. 2.

Rapportage afhandeling Maand rapportage

Hieronder staan beide rapportages beschreven.

1.1

Rapportage afhandeling Let op: In de rapportage zijn de getalen gebaseerd op de meldingen die gedaan zijn door medewerkers van de organisatieonderdelen waarvan u toezichthouder bent. Indien u zelf nog geen veranderingen in de inrichting van het GIR heeft aangebracht, worden alle incidenten meegeteld.

1.2

Gegevens rapportage afhandeling U ziet hier de gegevens horende bij de totale rapportage. U kunt deze rapportage per jaar bekijken door het jaar te veranderen.


Pagina 14/25

2.1

Maand rapportage Let op: De aantallen zijn gebaseerd op het aantal incident die nu de status “Geregistreerd” In behandeling” of “Afgesloten” hebben. In de rapportage zijn de getallen gebaseerd op de meldingen die gedaan zijn door medewerkers van de organisatieonderdelen waarvan u toezichthouder bent. Indien u zelf nog geen veranderingen in de inrichting van het GIR heeft aangebracht, worden alle incidenten meegeteld.

2.2

Gegevens maand rapportage U ziet hier de gegevens gerapporteerd per maand. U kunt deze rapportage per jaar bekijken door het jaar te veranderen


Pagina 15/25

5. Toezicht houden P&O dient toezicht te houden op alle gemelde incidenten. Als een incident niet correct is afgehandeld kan P&O de afhandelaar verzoeken dit alsnog te doen.

1.

2.

3.

U kiest onder Incidentenoverzicht voor Meldingen.

Status kiezen U kunt met het filter kiezen welke status u wilt selecteren

Kies een status U kunt een status kiezen door op deze te klikken. Vervolgens klikt u op filter.

4.

Beheer incidenten. Hier kunt alle incidenten met de door u gevraagde status te zien.

5.

Incident bekijken Mocht u een incident willen bekijken klikt u op kies. U kunt nu door de melding heen bladeren.

6.

Voorbeeld In dit voorbeeld is de het incident wel ingevoerd maar er zijn nooit maatregelen genomen. Het kan zijn dat de melding net gemaakt is en dat dit nog moet gebeuren maar het kan ook zijn dat het incident niet naar behoren is afgehandeld. In dat geval kan P&O hiernaar informeren en waar nodig actie ondernemen.


Pagina 16/25

6. Organogram Organogram aanpassen/herbenoemen of uitbreiden? De voorkeur gaat uit naar het aanpassen van het organogram. De namen van Gemeentelijke Onderdelen kunt u naar behoren aanpassen. Als een bepaald onderdeel niet in uw organisatie voorkomt kunt u deze deactiveren. Hij blijft wel zichtbaar in deze lijst maar u kunt dit onderdeel tijdens gebruik van GIR niet kiezen. U wilt de organogram met meerdere niveaus uitbreiden? Dat kan maar het hoeft niet voor een correct functioneren van het GIR. U dient te weten dat om een melding nauwkeurig in het GIR te registreren het geen toegevoegde waarde heeft.

6.1 Organogram aanpassen (hernoemen) 1.

Organogram aanpassen U logt in met uw Admin account en gaat naar Beheer organisatieonderdelen.

2.

Kies onderdeel U klikt op het onderdeel waarvan u de naam wilt veranderen. Bijvoorbeeld: Burgerzaken hernoemen naar Publiekszaken.

3.

Wijzigen organisatie onderdeel Er verschijnt nu een nieuw scherm genaamd Wijzigen organisatie onderdeel. De naam Burgerzaak overschrijft u nu met de nieuwe naam (in dit geval Publiekszaken. Vervolgens klikt u op opslaan.


Pagina 17/25

4.

Organisatieonderdeel van naam veranderd Burgerzaken is veranderd in Publiekszaken.

6.1 Organogram uitbreiden Het is wellicht handig om voordat u het organogram gaat uitbreiden eerst de onderdelen de juiste benaming te geven. Als een bepaald onderdeel niet in uw organisatie voorkomt kunt u deze deactiveren of hernoemen. U wilt de organogram met meerdere niveaus uitbreiden. 1.

2.

Organogram uitbreiden U logt in met uw Admin account en gaat naar Beheer organisatieonderdelen en klikt op nieuw onderdeel.

Naam Geef het nieuwe onderdeel een naam en klikt bij het in te vullen veld “Valt onder” op om bij het Popup scherm te komen met de organisatie directory. Klik vervolg op om de directoy zichtbaar te maken.

3.

Kies onderdeel Kies het onderdeel waar u de nieuwe afdeling onder wilt plaatsen en klik op Accepteren.


Pagina 18/25

4.

Klik op opslaan

5.

Organogram uitgebreid U ziet dat de afdeling Uitkeringen onder het onderdeel Werk en Inkomen is gehangen.


Pagina 19/25

7. Invoeren medewerkers In de Groeifase heeft u alle leidinggevende in het GIR ingevoerd. In de Eindfase zijn de medewerkers aan de beurt om te worden ingevoerd in GIR. Wanneer het om een of twee namen gaat kunt u deze handmatig invoeren. Maar hoogstwaarschijnlijk gaat het om een hele lijst met namen en gaat u deze met Excel importeren in het GIR. Beide wijze staat hieronder stapsgewijs beschreven.

7.1 Een naam invoeren 1.

Beheer medewerkers U logt in met uw Admin account en klikt op Beheer medewerkers.

2.

Toevoegen in beheer Medewerkers Klik op de knop toevoegen.

3.

Medewerker toevoegen. U komt in een nieuwe scherm en dient alle gevraagde gegevens in te vullen. Uw naam, email adres, kies een organisatieonderdeel uit het pop-up scherm en selecteer een functie uit het drop down menu. U dient de leidinggevende van de bewuste medewerkers in te vullen als afhandelaar. U laat de vakjes toezichthouder, afhandelaar en Admin leeg. Vervolgens klikt u op OK. De medewerker is toegevoegd.


Pagina 20/25

7.2 Namen importeren vanuit Excel U heeft een hele lijst met namen van medewerkers en wilt deze graag met behulp van Excel importeren in het GIR. U dient vooraf wel de juiste functies en afdelingen in het GIR te hebben toegevoegd/aangepast. Wanneer u dit niet heeft gedaan zal bij het importeren een foutmelding worden afgegeven.

1.

CVS bestand aanmaken Om namen te importeren in GIR dient u een Excel Bestand de volgend kolommen aan te maken.

Vertaald naar Excel:

Let op: u dient in het overzicht niet te vergeten het emailadres van de afhandelaar aan te geven. U dient alleen de te gebruiken velden in Excel toe te voegen zoals hierboven aangegeven.

2.

Bestand opslaan Nadat het bestand heeft gevuld met de te importeren gegevens slaat u het Excel bestand op als CVS bestand. Sla het bestand op in uw eigen directory. Zoals in dit voorbeeld “Test voor importeren”. Het bestand is nu klaar om geïmporteerd te worden.

3.

Beheer medewerkers U logt in met uw Admin account en klikt op Beheer medewerkers


Pagina 21/25

4.

Importeren medewerkers U klikt op de knop importeren. U krijgt nu een ander scherm te zien.

5.

Importbestand Om het importbestand op te zoeken klikt u op Browse.

6.

Importbestand CVS opzoeken Zoek in uw eigen directory het eerder opgeslagen bestand op en klik op opslaan.

7.

Importbestand is zichtbaar

8.

Importbestand controleren Wij raden aan om eerst het bestand door het systeem te laten controleren voordat de import wordt uitgevoerd. U klikt op Controleren en vervolgens om importeren.

9.

Bestand is correct Wanneer u er zeker van bent dat het bestand correct is, kan de import zonder proberen worden uitgevoerd. Let op: Wanneer het importbestand niet juist is geeft GIR in rode letter aan wat de mankementen zijn.


Pagina 22/25

10.

Importbestand Controleren & Importeren. U klikt opnieuw op Browse en zoekt het bestand op. Vervolgens klikt u op Controleren & Importeren en als laatste op de knop Importeren.

11.

De gegevens zijn nu geïmporteerd De namen van de geïmporteerde medewerkers zie u op uw scherm verschijnen.


Pagina 23/25

8. FAQ 1.

Ik wil een tweede melding maken voor een medewerker U gaat naar “Melden incident voor medewerker”, klik op de knop van het pop-up scherm en selecteert de juiste naam. Vervolgens gaat alles hetzelfde als een eerste melding.

2.

Een collega wil ook kunnen melden voor een medewerker U gaat naar “Beheer medewerkers” en klikt op de knop toevoegen. Vervolgens vult u de gevraagde gegevens van de nieuwe medewerker en de vink afhandelaar moet worden gekozen.

3.

Kunnen medewerkers zelf melden? Ja, de medewerker dient zichzelf bij het inlogscherm aan te melding als nieuwe gebruiker. De medewerker klikt op “Bent u een nieuwe gebruiker”. Vult de gevraagde gegevens in en kiest een standaard afhandelaar. De medewerker kan nu verder gaan met de registratie van een agressie-incident. De aanvraag tot toegang tot het Agressie Registratie Systeem zal worden goedgekeurd zodra de afhandelaar de aanvraag goedkeurt. Tot die tijd kan de medewerker niet inloggen.

4.

Ik wil mijn wachtwoord aanpassen U gaat naar “Wijzigen wachtwoord” en vult u huidige wachtwoord en vervolgens 2x uw nieuwe wachtwoord in. Het wachtwoord moet minstens uit 6 karakters bestaan met tenminste 1 cijfer.

5.

Ik wil de naam van het organisatieonderdeel aanpassen U gaat naar “Beheer organisatieonderdelen” en klikt met uw muis op de te veranderen naam. In het scherm Wijzigingen organisatie onderdeel kunt u nu de naam aanpassen en vervolgens klikt u op opslaan.

6.

Ik wil de locatie aanpassen/toevoegen. U gaat naar “Beheer locaties” klikt op de knop Nieuwe locatie. U ziet nu een nieuw scherm met de tekst Toevoegen nieuwe locatie. U dient hier de nieuwe locatie in te voeren en op opslaan te klikken. De nieuwe locatie is nu toegevoegd.

7.

Ik wil een extra vraag toevoegen U gaat naar “Beheer extra vragen” klikt op de knop toevoegen. U ziet nu een nieuw scherm met de tekst Extra vraag toevoegen. U dient hier de nieuwe vraag in te voeren, een vinkje bij actief te zetten en op opslaan de klikken. De nieuwe vraag is nu toegevoegd.

8.

Wij zijn klaar voor de volgende stap in het groeipad. Zie het document voor Fase II te downloaden van de A +O site.

9.

Ik wil tussentijd de naam van een afhandelaar veranderen. Wanneer u halverwege een andere afhandelaar wilt toewijzen kunt u zonder problemen de naam wijzigen.

10. Kan ik een incident later verwijderen Nee, maar u kunt het incident wel laten vervallen. 11. In probeer een Excel bestand in het GIR te laden en dat lukt niet. U bent vergeten om van uw Excel een CSV bestand te maken. U heeft een Engelse versie van Excel, het systeem leest alleen de Nederlandse versie. Vraag uw locale ICT beheerder om hulp. 12. Ik kan geen beheer taken uitvoeren en zie de menusectie Admin niet in mijn beeld. U heeft geen rechten van Administrator. Neem contact op met uw Administrator. 13. Wat is de inlognaam en wachtwoord van toegevoegde medewerkers in een productieomgeving? Uw inlognaam is altijd uw emailadres. Bij een handmatig toegevoegd medewerker is het wachtwoord exact de schrijfwijze van de achternaam. Dit is dus exact zoals u het heeft ingevoerd. Bij een automatische invoer via een CSV bestand is het wachtwoord standaard “agressie.”


Pagina 24/25


Pagina 25/25

MET HET SYSTEEM Persoonlijke afhandeling van incidenten in het systeem

Recommend Documents