Korte uitleg website leden MHCW 1
Leden informatie systeem (LISA)
MHCW maakt al enkele jaren gebruik van LISA, een geautomatiseerd Leden Informatie Systeem. LISA is de centrale plek binnen de club waar de administratieve werkzaamheden van de vele vrijwilligers samenkomen. In LISA wordt bijvoorbeeld informatie opgeslagen over (aspirant)leden, teams, wedstrijden, scheidsrechters, trainingen, materialen en sponsoren. Zo maakt de penningmeester gebruik van LISA voor de inning van de contributie, het wedstrijdsecretariaat voor het plannen van de wedstrijden en de technische commissie van de teamindeling en de begeleiding daarvan. LISA is gekoppeld met de Koninklijke Nederlandse Hockeybond (KNHB) voor de uitwisseling van gegevens over leden en wedstrijden. LISA biedt tevens mogelijkheden voor de communicatie naar leden via mail of sms, het beheer van de verenigingsagenda, evenementen en het toevoegen van berichten voor de website. LISA ligt hiermee aan de basis voor een heldere en eenduidige communicatie- en informatievoorziening binnen onze vereniging. Veel van de informatie die op onze website wordt getoond komt direct uit LISA.
2
De website
De website (www.mhcwijchen.nl) ) is het openbare gedeelte, toegankelijk voor leden en niet- leden. Hier vind je snel en makkelijk informatie over onze vereniging zoals organisatie, teams, wedstrijd- en trainingsschema, sponsoring, foto albums, e.d. Je treft hier geen privégegevens aan (tenzij het de uitdrukkelijke wens is van een bepaald commissielid dit wel openbaar weer te geven) of informatie die enkel geschikt is voor leden. De website kan worden gezien als het centrale communicatiekanaal van de vereniging met haar leden. De nieuwsitems houden iedereen op de hoogte van de meest actuele zaken. Leden dienen dus regelmatig de website te bezoeken. Op de volgende pagina is een overzicht weergegeven van de mogelijkheden vanaf de homepage van de website.
Vanuit de website hebben leden tevens toegang tot “Mijn MHCW” het voor niet- leden afgeschermde gedeelte van de website. De toegang tot LISA is voorbehouden aan bepaalde leden die een rol hebben binnen de organisatie van MHCW
. Naast de website beschikt MHCW nu ook over een eigen app. De MHCW app neemt naast de website een belangrijke plaats in bij de communicatie binnen MHCW en is bedoeld voor gebruik op de smartphone. apparaten.
3
Toegang tot Mijn MHCW
Het Mijn MHCW deel van de website is alleen toegankelijk voor leden, trainers, coaches begeleiders, vrijwilligers en commissieleden. Mensen die niet betrokken zijn bij MHCW, zullen geen toegang krijgen tot de informatie binnen Mijn MHCW . Om in te kunnen loggen dien je de beschikking te hebben over een lidnummer en Wachtwoord. Ook vrijwilligers krijgen een lidnummer en wachtwoord. . Behoor je tot bovengenoemde doelgroep en heb je geen lidnummer en wachtwoord ontvangen stuur dan een email naar
[email protected]. Als je je wachtwoord bent vergeten kun je via de website je wachtwoord opvragen. Inloggen
5 Mijn Team Mijn Team, oftewel de LISA Team module, is bedoeld voor alles wat met je eigen team(s) te maken heeft, inclusief de begeleiding daarvan. Mijn Team is daarom voornamelijk gericht op coaches, begeleiders en managers. Mijn Team wordt hun 'werkomgeving'. Het kan veel tijd besparen bij het eindeloos gemail en geexcel over rijschema's, fruithapjes, wie schrijft het verslag, wie heeft al betaald voor het toernooi en wie is er wel of niet bij. Mijn Team is geïntegreerd met LISA en met de standenmotor van de KNHB. Hierdoor staan alle gegevens direct klaar (zoals teamopstelling, standen, uitslagen, programma). Hierbij moet wel worden opgemerkt dat deze integratie alleen elke nacht wordt geactualiseerd waardoor gegevens in Mijn Team maximaal 1 dag achter kunnen zijn. Daarnaast zit Mijn Team in een beveiligde omgeving en is dus niet vindbaar door zoekmachines als google.
6
Wat kan ik vinden op Mijn team ?
Eenmaal ingelogd kom je terecht in het dashboard, de agenda voor de komende maand, week of dag. Dat stel je zelf in.:
Bovenaan in de groene menubalk vind je 4 tabbladen: Ik / Club / Team / Events Onder elk van deze tabbladen is informatie beschikbaar van teams waar je bij betrokken bent als speler, coach, trainer of familielid. .
IK
Club
Team
Events
Je eigen profiel gegevens aanpassen doe je bij:
7
De rechten van leden in het systeem verschillen:
7a)
Aan- Afwezig:
Leden kunnen zichzelf
Af-
en aan-
melden voor een wedstrijd of een training
maar leden kunnen dat niet voor anderen. Coaches en trainers kunnen dat wel voor alle leden uit hun team aangeven.
7b)
Coaches kunnen taken indelen, leden en trainers niet:
7C
Coaches en trainers kunnen teamactiviteiten opnemen in de kalender.
Veel voorkomende vragen: Naar aanleiding van vragen van leden en coaches zal dit veel voorkomende vragen blok worden uitgebreid. Ik wil mijn eigen verzameltijd kiezen? In Lisa kan de verzameltijd per team worden aangepast, maar niet per wedstrijd. Wil je dus standaard drie kwartier van tevoren op de/een club aanwezig zijn dan geef je aan
[email protected] door dat je verzameltijd 45 minuten is. Bij uitwedstrijden wordt daar dan automatisch de reistijd (volgens routeplanning) aan toegevoegd. Ik weet dat de tegenstander een vergelijkbaar tenue heeft, toch zie ik op de site niet dat er een uit tenue moet worden meegenomen? Geef dit door aan
[email protected], de webbeheerder kan dit (centraal) aanpassen. Door in het menu: Team bij de Teamkalender op de betreffende wedstrijd te klikken is te zien of een uit tenue nodig is. Lisa heeft ons verzoek om Tenue gegevens ook te melden in het wedstrijdoverzicht genoteerd op de wensenlijst! Bij een zelf in de kalender ingevulde training of wedstrijd kan ik geen afwezigheid/aanwezigheid invullen? Dit klopt! Reactie Lisa: “Op het moment wordt de presentie op eigen events al gebouwd dit komt waarschijnlijk uit in het nieuwe seizoen gelijk met de nieuwe APP”. De app is momenteel alleen voor Apple en Android.. Komt deze er ook voor de Windows Phone? De Windows Phone app komt er voorlopig niet. Pas als markaandeel daarin groter wordt. Ik kan niet alle gegevens kwijt en ga dus toch Exellijstjes rondsturen, is er een oplossing? Maak een Exellijst en zet dit bij de teamdocumenten, dan kan elk teamlid erbij en kun je zelf zorgen dat altijd de laatste versie beschikbaar is.
Versie 20 februari 2014
