DRAAIBOEK INLEIDING Ten behoeve van het evenement Tennis4life heeft Stichting Tennis4life dit draaiboek opgesteld. Het document is een weergave van de gemaakte afspraken en de benodigde informatie voor het deelnemen aan het evenement. De organisator is zich ervan bewust dat de maatregelen die in dit draaiboek zijn opgenomen niet uitputtend zijn. De deelnemers en de deelnemende verenigingen blijven altijd zelf verantwoordelijk voor hun eigen veiligheid en de veiligheid van de bezoekers en een ordelijk verloop van het evenement. De organisator Stichting Tennis4life stelt zichzelf ten doel boven alles de veiligheid van publiek, medewerkers, omstanders en publieke eigendommen na te streven. Daartoe is op locatie de directe leiding in handen van de deelnemende vereniging. Deze onderhoudt alle contacten met Stichting Tennis4life. Indien er sprake is van een calamiteit, neemt de deelnemer of de deelnemende vereniging zelf contact op met de daartoe benodigde instanties (politie, ambulance, brandweer, allen te bereiken op 112).
Korte omschrijving evenement: Gezamenlijk spelen we 6 uur achter elkaar tennis op de verenigingen/ locaties die de banen beschikbaar stellen. Onze wens is dat alle huidige en toekomstige tennissende Nederlanders uiteindelijk op alle beschikbare tennislocaties meestrijden tegen de gevolgen van kanker. Met het spelen van deze langste tenniswedstrijd faciliteren en inspireren we anderen om Goed, Gelukkig en Gezond te leven met kanker. Locatie evenemententerrein: deelnemende verenigingen die terug te vinden zijn op www.tennis4life.eu Plaats evenement: zie locatie Duur evenement: 1 dag, maximaal 24 uur Omschrijving doelgroep evenement: alle tennissers in Nederland die zich in willen zetten voor het goede doel door middel van het spelen van het Tennis4life evenement. Datum opbouw evenement: 6-6-2015 Datum afbouw/ schoonmaak evenement: 6-6-2015
Inzet EHBO Tijdens het evenement ligt de coördinatie over de EHBO bij de vereniging. De organisatie gaat ervan uit de er een BHV-er aanwezig zal zijn op het park. De EHBO voorziening valt volledig onder de verantwoordelijkheid van de vereniging. Sanitaire voorzieningen De sanitaire voorzieningen zijn beschikbaar op elke vereniging. Het is aan de vereniging hoe zij de voorzieningen beschikbaar stelt. De voorzieningen dienen te voldoen aan de minimaal daaraan gestelde eisen. Horeca De vereniging is op de speeldag tevens de leverancier van voeding en dranken. De verantwoordelijkheid met betrekking van de verkoop van deze voeding en dranken ligt bij de verkopende vereniging. Zij houdt dan ook controle op o.a. het verstrekken van alcohol aan personen ouder dan 16 jaar en alcoholmatigingsbeleid. De horecaondernemer(s) is/ zijn tijdens de duur van het evenement in het bezit van een ontheffing ex. artikel 35 van de Drank- en Horecawet.
Communicatie De communicatie is zowel voor, tijdens als na het evenement van groot belang. De communicatie dient te geschieden richting omwonenden, bezoekers/ deelnemers en eigen vrijwilligers. In onderstaande paragraaf wordt de communicatie richting de betrokkenen nader beschreven. Communicatie van organisatie naar omwonenden en overheid De vereniging maakt het evenement bekend bij bewoners en bedrijven die mogelijk hinder ondervinden van het evenement. De direct omwonenden krijgen een bewonersbrief van de vereniging, die wordt aangeleverd door de organisatie. Daarin staat in elk geval informatie over de aard en duur van het evenement, de (verkeers)maatregelen, de manier waarop de organisator probeert de overlast te beperken en waar men klachten kan indienen. De organisatie dient tevens een telefoonnummer beschikbaar te stellen dat in de opbouw, ten tijde van het evenement en in de afbouw bereikbaar is voor klachten van bewoners. Dit nummer dient te worden opgenomen in de bewonersbrief. Dit voorkomt dat alle klachten direct bij de politie terecht komen zonder dat de organisatie hier zelf actie op heeft kunnen nemen.
Stappenplan aanloop evenement 1. Inbrengen bij bestuur ter akkoord, na akkoord informeren stichting. De stichting zal jullie vereniging opnemen in inschrijfmodule 2. Na akkoord formeren organisatiegroep: • Vaststellen speelwijze (labelen, toernooivorm, competitievorm, koppels tegen elkaar) • Betrekken lokale middenstand voor bv regelen lunch, medailles voor deelnemers etc • Communicatie met stichting 3. Mobiliseren deelnemers: • posters die worden verzorgd door de stichting • Social media (wordt ook verzorgd door de stichting) • Lokale nieuwsbladen. Basis persbericht kan worden aangeleverd door de stichting 4. Verkrijgen sponsor inspiratie; via sponsorboekjes KWF Kankerbestrijding (digitaal te verkrijgen) 5. Informeren over uiterlijke inschrijfdatum 6. Deelnemers informeren over in ontvangst nemen deelnemerspakketten 7. Centraal in ontvangst nemen deelnemerspakketten (zaterdag 30 mei) van stichting
Programma voorbeeld (kan zowel starten in ochtend als middag, bij veel animo eventueel 2 shifts) Het programma ziet er als volgt uit: • 9:00 Opening toernooi en baanindeling ronde 1,2 en 3 • 9:15 Warming up • 9:30 Ronde 1 • 10:40 Ronde 2 • 11:50 Ronde 3 • 13:00 Lunchpauze en baanindeling ronde 4,5 en 6 • 13:30 Warming up 2 • 14:00 Ronde 4 • 15:10- Ronde 5 • 16:20- Ronde 6 • 17:20- Einde spelen
Elke ronde bestaat uit 1 uur. Tussen de verschillende rondes is er 10 minuten om te wisselen. Dit is een ruime tijd om te wisselen en dat geeft de deelnemers ook tijd om even wat kleins tussen door te eten. We adviseren om tijdens de wedstrijdrondes zelf in onderling overleg drinkpauzes in te lassen.
Checklist (mogelijkheden) afronden evenement 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Optellen donaties Terugsturen KWF vlaggen/ banners Eventueel persbericht regelen voor bekendmaking donaties Invullen evaluatie Foto’s toesturen aan stichting Aanmelden voor Tennis4Life 2016
