eel
Koppeling met Google Voor meer informatie, kijk op www.newbase.nl Newbase BV, Hardwareweg 16 1033 MX AMSTERDAM Tel.: 020-6 111 444
Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl Oktober 2013 – versie 1.0
pagina 1 van 10
eel
Inhoudsopgave 1 Algemeen...................................................................................................3 2 Instellingen op Eigenaar niveau.....................................................................4 3 Instellingen op Company niveau.....................................................................4 4 Instellingen op gebruikers niveau...................................................................5 5 Inlezen van email in Newbase........................................................................9 6 Contactgegevens van Newbase naar Google ..................................................10 7 Versturen van mail vanuit een ander account ................................................12
Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl Oktober 2013 – versie 1.0
pagina 2 van 10
eel
1 Algemeen Het is mogelijk om een koppeling te maken tussen Newbase en Google accounts. Email, afspraken en contacten worden doorgezet naar Google. Email De Google koppeling met Newbase bestaat uit een integratie, waarbij email die wordt verstuurd vanuit Newbase wordt getoond binnen het eigen mail programma bij "verzonden items". E-mails verzonden vanuit het eigen mail programma dienen te worden versleept naar een speciale map waarna deze mails kunnen worden ingelezen in Newbase. Afspraken Afspraken die in Newbase worden gemaakt worden ook getoond in de Google Calender. Deze afspraken worden direct gepusht. Afspraken die binnen je eigen Google account worden gemaakt worden ook getoond in de Newbase agenda. Omdat deze afspraken niet direct worden gepusht kan dit een aantal minuten duren. Contacten Relaties in Newbase kunnen worden overgehaald naar Google Accounts, hiervoor dien je jezelf te 'abonneren' op de betreffende relatie. Dit wordt verder op uitgelegd.
Doorloop alle onderstaande stappen om de koppeling te bewerkstelligen. Mocht je geen toegang hebben tot het programma instellingen dien je contact op te nemen met je applicatiebeheerder. Belangrijk: Op verschillende plekken zal het e-mailadres en bijbehorende wachtwoord moeten worden ingevuld. Indien er om wat voor reden dan ook een gebruikersnaam of wachtwoord verandert in Google, dan dient deze ook in Newbase gewijzigd te worden.
Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl Oktober 2013 – versie 1.0
pagina 3 van 10
eel
2 Instellingen op Eigenaar niveau •
Ga naar Instellingen
•
Kies voor Eigenaar
•
Kijk in de detail tab of het veld 'Email Integratie' op IMAP staat
•
Indien dit niet het geval is graag contact opnemen met Newbase om dit te laten aanpassen
•
In het veld Google integratie dient het vinkje aan te staan
3 Instellingen op Company niveau •
Ga naar Instellingen
•
Kies voor Company
•
Klik op de tab Email Smtp mail instellingen(verzenden van emails):
•
Dit vak hoeft niet te worden ingevuld als de smtp instellingen op gebruikers niveau zijn/worden ingesteld. Omdat dit meestal het geval is wordt dit vak verder niet uitgelegd Imap instellingen(inlezen van emails):
•
Vul de juiste Host en Poort gegevens in
•
Vink het vakje ssl aan, dit stelt Google verpllicht
•
Vink het vakje push afspraken aan indien ook afspraken vanuit Newbase moeten worden gepusht naar Google.
•
De check knop kan pas worden gebruikt nadat de mail gegevens op gebruikers niveau zijn ingevuld.
Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl Oktober 2013 – versie 1.0
pagina 4 van 10
eel
4 Instellingen op gebruikers niveau •
Ga naar Instellingen
•
Kies voor Gebruikers
•
Kies de betreffende gebruiker
•
Klik op de tab email Smtp mail instellingen(verzenden van emails):
•
Indien er mail vanuit Newbase verzonden gaat worden dan dien je hier de velden in te vullen
•
Vink het vakje 'gebruik altijd gebruiker smtp' aan indien er wordt gekeken naar de gebruikers gegevens en niet naar de company smtp gegevens.
•
Vink het vakje 'autoriseren' aan (dit is verplicht bij Google accounts)
•
Vink het vakje 'gebruik ssl' aan (dit is verplicht bij Google accounts)
•
Vul je gebruikersnaam(meestal je e-mail adres) en je wachtwoord van je mail account in
•
Klik op de check knop, er wordt nu een test email verzonden zodat je kunt controleren of het verzenden van email werkt Imap instellingen(inlezen van emails):
•
Indien er mail vanuit je eigen mail programma wordt ingelezen in Newbase dien je hier
Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl Oktober 2013 – versie 1.0
pagina 5 van 10
eel
de velden volgende velden in te vullen •
Zet het vinkje bij 'imap gebruiker' aan
•
Het vinkje bij 'gebruik altijd gebruiker imap' dient alleen aan te staan als de imap instellingen zoals ingevoerd op Company niveau moeten worden overschreven met de imap instellingen van de gebruiker. In dit geval dienen ook de velden Host / Poort / SSL te worden ingevuld
•
De velden accountnaam en wachtwoord dien je in te vullen. De accountnaam is veelal je e-mailadres.
•
In het veld Inbox type je de naam die je de map(in je eigen mailprogramma) wilt geven waarnaar mails die je in je eigen mail programma hebt ontvangen gaat slepen om deze te kunnen inlezen in Newbase. Bijvoorbeeld: Newbase IN
•
In het veld Outbox type je de naam in die je de map(in je eigen mailprogramma) wilt geven waarnaar je mails die je vanuit je eigen mailprogramma hebt verzonden gaat slepen om deze te kunnen inlezen in Newbase. Bijvoorbeeld: Newbase UIT
•
Op het moment dat er een naam wordt getypt in de bovengenoemde velden verschijnt er een vergrootglas achter het veld. Klik op het vergrootglas om deze mappen aan te maken. Indien de mappen nog niet bestaan zal het systeem je vragen of deze mappen mogen worden aangemaakt.
•
Typ in het veld 'verz.email in' de naam van de map waar de verzonden mails in geplaatst moeten worden.
Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl Oktober 2013 – versie 1.0
pagina 6 van 10
eel
Google Account •
Vink het vakje aan bij 'Google account gebruiker'
•
Vul je gebruikersnaam en wachtwoord in
•
Ga nu naar de tab 'agenda' binnen de gebruikerskaart
•
Zet het vinkje aan bij 'sync afspraken'
5 Inlezen van email in Newbase Wanneer een email vanuit het eigen mailprogramma dient te worden ingelezen in Newbase dient deze mail te worden gesleept/verplaatst naar de map Newbase IN (kan een andere naam zijn). Deze map wordt in dit voorbeeld gebruikt om inkomende mails in te plaatsen alvorens in te lezen. Als gebruiker bepaal je dus zelf welke email ingelezen wordt in Newbase. Vertrouwelijke email, spam, privé email etc. wordt niet automatisch in de Newbaseonline applicatie geplaatst. In het vorige hoofdstuk is uitgelegd hoe deze mappen in je mailbox toe te voegen. Na het doorlopen van alle stappen zal er automatisch, na herstart, een icoon verschijnen boven in de balk (zie print screen). Door op dit icoon te klikken worden mails die naar de betreffende mappen zijn verplaatst worden ingelezen.
Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl Oktober 2013 – versie 1.0
pagina 7 van 10
eel
Hoe weet Newbase welke e-mail aan welke relatie gekoppeld dient te worden? Aan een relatie is een email adres gekoppeld. Op basis van deze email adressen (een relatie kan één of meer email adressen hebben, bijvoorbeeld
[email protected] &
[email protected]) wordt de email gekoppeld aan de relatie als een ingekomen email. Alle e-mails krijgen een status ongelezen. Wellicht wilt u deze nog koppelen aan projecten enzovoorts. Binnen Newbase bestaat de mogelijkheid om dashboards te plaatsen binnen de samenvatting schermen, bijvoorbeeld een overzicht van alle ongelezen berichten.
6 Contactgegevens van Newbase naar Google Door jezelf te abonneren op een relatie in Newbase kun je de contactgegevens pushen naar Google.
•
Ga naar de betreffende relatie
•
Klik op de tab 'instellingen'
•
Klik op de sub tab 'google/exchange relatie'
•
Voeg d.m.v. Het oranje plusje een medewerker toe
•
De contact gegevens van deze relatie zullen nu in het google account en eventueel in de iPhone van de gekozen medewerker verschijnen.
Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl Oktober 2013 – versie 1.0
pagina 8 van 10
eel
Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl Oktober 2013 – versie 1.0
pagina 9 van 10
eel
7 Versturen van mail vanuit een ander account Het is in Newbase mogelijk om een andere Newbase gebruiker te machtigen om vanuit of namens een andere gebruiker een email te sturen. Hieronder worden de verschillende mogelijkheden uitgelegd. Dit kan worden ingesteld bij Instellingen / Gebruikers / tab email. Kies de gebruiker die een andere gebruiker toestemming wilt geven om mails te kunnen versturen en zet een vinkje in de betreffende kolom. De kolom worden hieronder uitgelegd.
Machtig: versturen van een email met je eigen e-mailadres maar namens een andere gebruiker. De ontvanger ziet jouw e-mailadres maar in het bericht staat dat deze namens iemand anders is verstuurd. Gebruik: versturen van een email vanuit het e-mailadres van een ander, namens de andere gebruiker. De ontvanger ziet het e-mailadres van iemand anders en in de mail staat dat deze namens iemand is verstuurd. Alias: versturen van een email vanuit het e-mailadres van een ander, zonder namens. De ontvanger ziet dus niet dat de mail door iemand anders is verstuurd.
Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl Oktober 2013 – versie 1.0
pagina 10 van 10
