Komunikační strategie Městského úřadu Vsetín
Obsah: I.
Úvod
II. Cíle komunikační strategie III. Cílové skupiny IV. Vsetín PLUS V. Řešení komunikační strategie VI. Závěr
I. ÚVOD Marketingová strategie se zejména věnuje komunikačním prostředkům města. Komunikace je nedílnou součástí života člověka a je také významnou složkou činnosti různých firem, organizací a institucí. Komunikační strategie zapojuje mnoho nástrojů marketingové komunikace a namísto dřívějších nesystematických snah o sdělování se zaměřují na principy public relations. Pro instituci veřejné správy, Městský úřad Vsetín, je nejsilnější a nejvýznamnější formou komunikace public relations, tedy péče o vztahy s veřejností (techniky a nástroje, pomocí kterých instituce nebo firma buduje a udržuje vztahy se svým okolím a s veřejností, nahlíží její postoje a snaží se je ovlivňovat) a budování dobrého jména, image a identity. Je důležité, aby občané viděli svůj městský úřad pozitivně, aby od něj získávali dostatek kvalitních a hodnotných informací, aby tyto informace dostávali včas, aby při každém dotazu na radnici získali příslušnou odezvu, a aby se při osobním kontaktu setkali se vstřícným a otevřeným přístupem. Takové úsilí je vyvíjeno na Městském úřadě ve Vsetíně. Pro oblast vztahů s veřejností i médii je na radnici samotný pracovník pro komunikaci a PR, pracovník vztahů k veřejnosti (tisková mluvčí), který se věnuje přípravě mediálního servisu pro sdělovací prostředky, informačního servisu pro občany. Dále je náplní této funkce komunikace se zástupci tisku, médií a zpravodajských agentur, zodpovídání dotazů a příprava fotodokumentace, poskytování hlasových zpráv a různých prohlášení po dohodě s vedením města. Město buduje svůj firemní styl - corporate identity (souhrnné označení pro soubor pravidel určujících, jak vnější vystupování firmy ke svému okolí a zákazníkům, tak vnitrofiremní vztahy mezi zaměstnanci, systém komunikace, řízení a odměňování.) prostřednictvím poměrně sladěného působení všech komunikačních prostředků směrem „ven z úřadu“, kterými jsou tiskové zprávy, Vsetínské noviny, webové stránky, profil města na sociální síti Facebook, úřední deska, propagační materiály a další. Jednotná identita je budována na základě jednotného používání vizuálního stylu loga města Vsetína a nově také loga Vsetín PLUS www.vsetinplus.cz
II. CÍLE KOMUNIKAČNÍ STRATEGIE Je velmi důležité vytvářet u veřejnosti pozitivní pohled na město, jako důvěryhodnou veřejnou instituci, která hájí zájmy občanů a je spolehlivým partnerem pro představitele soukromého sektoru a veřejné správy. Jako základní komunikaci lze definovat prioritně komunikaci mezi pracovníky Městského úřadu Vsetín a občanem či klientem. Zde si občané města vytváří názorový obraz o výkonu samosprávy. zvyšování povědomí o aktivitách radnice na veřejnosti zvyšování důvěryhodnosti radnice odbourávání bariér mezi radnicí a veřejností posilování identifikace obyvatel s městem Vsetín poskytování přístupu k informacím o městě Vsetín a o jeho institucích vytváření podmínek pro uplatňování nápadů a připomínek občanů K hlavním oblastem, kterými se městský marketing zabývá, patří informování občanů, organizací, institucí a nadřízených orgánů, podpora investic a rozvoje podnikatelské sféry, podpora bydlení, vzdělávání, zdravotnictví, dopravy, trhu práce, ochrany životního prostředí, kultury, sportu, rekreace a turistiky, zvyšování atraktivnosti míst a další okruhy. Komunikační prostředky tiskové zprávy (hlavní nástroj public relations) Vsetínské noviny web miniweb (mikrostránka) Vsetín PLUS profil na Facebooku rozhovory tisková konference Návrh dalších (nových) komunikačních prostředků on-line přenosy nebo jejich zkrácené záznamy z jednotlivých zasedání zastupitelstev s možností umístění na webové stránce města vytvoření „blogu“ starostky (vedení radnice) na webu, ve kterém budou občané města pravidelně informováni o tom, co v daný den starostku nebo vedení radnice čeká.
III.
CÍLOVÉ SKUPINY
Základní cílové skupiny města jsou: Občané – většinová část populace Podnikatelé – investoři Turisté – návštěvníci regionu Média
Partnerská města – budování zahraničních vztahů
Zaměstnanci
IV.
VSETÍN PLUS – město otevřené k občanům, k podnikatelům, ke VŠEM
Nový komunikační kanál, miniweb (mikrostránka, microsite), který informuje občany a podnikatele o tom, co se děje, jaké jsou změny a co dělá současné vedení pro obyvatele města jinak – průhledněji a transparentněji. Adresa mikrostránky je www.vsetinplus.cz a její odkaz je také umístěný na webu města www.mestovsetin.cz . Strukturu informací mikrostránky Vsetín PLUS dělíme do třech základních kategorií. Vsetín PLUS pro občany, Vsetín PLUS pro podnikatele a Vsetín PLUS pro všechny. Vsetín PLUS pro občany:
Obyvatele města zapojujeme do rozhodování formou veřejných projednávání a veřejných setkání s představiteli města.
Otevíráme úřad a snažíme se, aby komunikace mezi úřadem a občanem byla efektivní a zároveň vstřícná. Zavádíme elektronickou agendu.
Snažíme se, aby „daňové peníze“, tedy veřejné peníze, byly dobře a efektivně použity.
Vsetín PLUS pro podnikatele:
Stejně jako obyvatele města, tak i podnikatele zapojujeme do rozhodování formou veřejných jednání. Ti byli součástí projednávání a schválení strategického plánu
Zavedli jsme pravidelné schůzky podnikatelů a představitelů města, na kterých jsou podávány informace o strategických plánech a aktivních možnostech města.
Vydali jsme novou směrnici k zadávání veřejných zakázek a díky otevřenosti a průhlednosti výběrových řízení může „zvítězit“ kdokoliv
Vsetín PLUS pro podnikatele:
Hledáme, ale také uplatňujeme jiné aktivní formy komunikace nejen směrem k občanům, ale i podnikatelům.
Pracujeme na efektivním fungování úřadu, který ve městě zastupuje státní správu. Zavádíme elektronickou komunikaci mezi občanem a úřadem, abychom zjednodušili a zrychlili vyřizování úředních záležitostí a připravujeme další kroky ke zlepšení poskytovaných služeb. Vytváříme centrální systém návštěv, rezervací a objednávek.
Používáme otevřená a průhledná výběrová řízení a jejich výsledky zveřejňujeme na webových stránkách města. Vydali jsme novou směrnici k zadávání veřejných zakázek.
Pracujeme se Strategickým plánem, aby investice byly vynaloženy efektivně. Vytvořili jsme Projektový zásobník, do kterého se sbírají nové nápady, které také realizujeme. Strategický plán města, tedy i vize, byly vytvořeny v rámci projektu Cesta k udržitelnému rozvoji Vsetínska.
Zavádíme efektivní správu majetku. Našim zájmem je prodat nepotřebný majetek a ze získaných peněz financovat a zvelebovat majetek, který nám zůstal.
Efektivně využíváme pohyb městských financí, hledáme další rezervy uvnitř úřadu a spoříme mzdové náklady.
Snažíme se o vytvoření nové jednodušší organizační struktury založených a zřízených organizací města
Dohlížíme na efektivní hospodaření zřízených a založených organizací
Snažíme se nakupovat tak, abychom získali co nejlepší cenu. Sdružený nákup elektrické energie znamenal nejen pro město ale i 25 městských organizací, včetně základních a středních škol, Alcedo, dům kultury, Agenturu pro ekonomický rozvoj, Technické služby, Městské lázně a obce Valašská Senice a Nový Hrozenkov, úsporu v řádu statisíců korun ročně.
V. ŘEŠENÍ MEDIÁLNÍ STRATEGIE MĚSTA Podstatným prvkem v mediální komunikaci je udržování trvalého kontaktu s novináři. Nejdůležitější je si vybudovat tzv. „síť mediálních partnerů“ (databázi zástupců médií) a udržovat s nimi přátelskou vazbu, což je předpokladem pozitivního mediálního obrazu. S tím souvisí dobrá znalost jejich potřeb a způsobu jednání. Novináři mají většinou velmi naspěch. Jsou tlačeni jak uzávěrkami, tak právě i tím, aby „jejich“ informace byla první. Databáze kontaktů na regionální média (jednotlivá periodika, rozhlas, rádio, TV). Znát termín, kdy mají jednotlivá periodika uzávěrky. Přesněji řečeno, ve který den a hodinu a o jaké „periodikum“ se vlastně jedná. Poskytovat médiím maximum informací o činnosti města a úřadu.
Všechny informace aktuálně zveřejňovat na webu města, městské profilu na facebooku a v TZ. Připravovat tiskové zprávy s aktuálními informacemi doplněnými citacemi kompetentních politiků a vedoucích pracovníků. Včas reagovat na uveřejněné články v ostatních médiích. Respektive těmto krizovým situacím předcházet. To znamená, že jakmile dostaneme dotaz od novináře, ihned se jej musíme snažit zveřejnit v tiskové zprávě. Zaměřit se na interní komunikaci, dobře nastavit nástroje komunikace (Direct maily, porady, setkání pracovníků…). Propojit interní komunikaci s komunikací externí (týdeník Jalovec, Valašský deník, TV Beskyd, regionální periodika……) Prostřednictvím webových stránek města a Vsetínských novin komunikovat s cílovými skupinami. Vydat a dodržovat tzv. Desatero pro krizovou situaci: 1. Stanovte jednou osobu, která je oprávněna komunikovat vůči médiím; 2. Získejte čas pro zjištění faktů 3. Sdělujte fakta 4. Nepouštějte se do spekulací 5. Přiznejte nedostatek informací; 6. Zajistěte vyjádření třetích stran k problému 7. V záloze mějte seznam jmen, včetně telefonů a adres na management, odborníky, policii a zájmové skupiny 8. Ukažte zájem a lidský rozměr 9. Nenechejte se vyprovokovat k rychlým vyjádřením 10. Nelžete Bude-li dotázán jiný pracovník úřadu (vedoucí odboru, zastupitel apod.), je důležité „stanovit“ vzájemnou spolupráci a informovanost uvnitř úřadu, neboť tak může být zajištěna včasná reakce. Dojde-li k neplánované negativní publicitě, nedávat hlavu do písku a snažit se dobré jméno očistit. (Přiznat si svůj díl zodpovědnosti, projevit lítost - emoce, vše řešit včasnou komunikací.) V případě krizové komunikace by měla být pověřena jediná osoba (pracovník vztahů k veřejnosti – tisková mluvčí), která je schopna veřejnosti a novinářům podat vysvětlení a odpovídat na otázky. Tím bude zajištěno, že podávané
informace nebudou protichůdné a zůstanou konzistentní. Touto osobou může být tiskový mluvčí nebo starosta města viz. Desatero pro krizovou situaci.
VI.
ZÁVĚR
Pomocí komunikačních prostředků bude město Vsetín schopno zapojit do veřejného dění všechny významné skupiny veřejnosti, zainteresovat je do problémů a přizvat je, aby se spolupodílely na hledání nejvhodnějšího řešení. Vzájemná komunikace pak může navodit atmosféru skutečného a hlubokého partnerství, které za účasti všech sektorů místní veřejnosti, posílí a sjednotí identitu města. A to nejen v komunikačním rozměru, ale zejména v tom lidském.
Ve Vsetíně 27. září 2012 Zpracovala: Jana Čadová (pracovník vztahů k veřejnosti MěÚ Vsetín)
