Kommunikációs és változásmenedzsment terv

II. fázis VI. kötet

Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal

Kommunikációs és változásmenedzsment terv

A polgármesteri hivatalok fejlesztése című pályázatban ÁROP1.A.2/A-2008-0138 vállalt feltételek szerinti szervezet-fejlesztési és képzési szolgáltatás biztosítása az Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal vonatkozásában

Pécs, 2010

Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal A polgármesteri hivatalok fejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0138

A dokumentum rendszer célja és tartalmi elemei Jelenen dokumentum rendszer a polgármesteri hivatalok fejlesztése című pályázatban ÁROP-1.A.2/A-2008-0138 vállalt feltételek szerinti szervezet-fejlesztési és képzési szolgáltatás biztosítása az Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal számára megnevezésű projektben készült.

A dokumentumok az alábbiak szerint készültek el: I. kötet

I. Fázis

II. kötet

III. kötet

Szervezeti és működési Diagnózis – jelentés Szervezeti és működési Diagnózis Jelentés – Szociometriai vizsgálat alapján Szervezeti és Működési Diagnózis – jelentés Prezentáció

I. kötet

Összefoglaló javaslatok

II. kötet

Javaslatok a belső szabályozások módosítására • Szervezeti és Működési Szabályzat - Ügyrend • Munkaköri leírások

II. Fázis

III. kötet

Működtetett kommunikációs fórumok – Javaslat

IV. kötet

Összefoglaló javaslat - prezentáció

V. kötet

Képzési oktatási program

VI. kötet

A Körjegyzőség Kommunikációs változásmenedzsment Terve

és

Alsómocsolád, 2010. szeptember 30.

2 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


Tartalomjegyzék

1.

VÁLTOZÁSKEZELÉSI ÉS KOMMUNIKÁCIÓS FELADATOK CÉLJAI.......................................... 4

2.

VÁLTOZÁSKEZELÉSI ÉS KOMMUNIKÁCIÓS FELADATOK FÁZISONKÉNT ............................ 4 2.1 DIAGNÓZIS FÁZISÁNAK VÁLTOZÁSKEZELÉSI ÉS KOMMUNIKÁCIÓS FELADATAI ...................................... 4 2.2 TERVEZÉS FÁZISÁNAK VÁLTOZÁSKEZELÉSI ÉS KOMMUNIKÁCIÓS FELADATAI ....................................... 7 2.2.1 Célokhoz, szervezeti struktúrához kapcsolódó változáskezelési és kommunikációs feladatok ......... 7 2.2.2 Folyamatokhoz kapcsolódó változáskezelési és kommunikációs feladatok .................................... 10 2.2.3 Projektirányítás fejlesztéséhez kapcsolódó változáskezelési és kommunikációs feladatok ............ 10 2.2.1 Projekt zárásához kapcsolódó változáskezelési és kommunikációs feladatok ................................ 11


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


1.

Változáskezelési és kommunikációs feladatok céljai

Változáskezelés és kommunikációs feladatok alapvető célja: A szervezetfejlesztési projekt során természetes módon jelentkező egyéni és szervezeti ellenállás kezelése, hatásainak csökkentése, az érintettek minél szélesebb körének megnyerése a munkához, a projektet támogató munkatársak számának növelés. Továbbá a projekt eredmény termékeinek – a hivatalos döntéshozó fórumokon túl mutató – elfogadtatása. Alkalmazandó technikák: • Bevonási technikák: o Interjúk o Vezetői workshopok o Munkacsoportok létrehozása o Vezetői és kulcs beosztotti egyeztetések. Tájékoztatások: • Prezentáció típusú tájékoztatók • Hír anyagok kibocsátása a projektről: o A szervezet újságában (Közös Út) o A szervezet honlapján.

2.

Változáskezelési és kommunikációs feladatok fázisonként

2.1

Diagnózis fázisának változáskezelési és kommunikációs feladatai

1. Kick off meeting. Célja a projekt résztvevőivel (szorosabban vett szakmai résztvevőivel) megismertetni, egyeztetni: 4 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


• a projekt céljait, •

ütemezését,

• eredménytermékeit •

erőforrás igényét, együttműködés módját,

• a projektben betöltött szerepeket • projekt kommunikációt • előkészíteni a Projekt Indító dokumentum elkészítését és a helyszíni munkavégzést. Résztvevők: • Megvalósításban résztvevő külső vállalkozók képviselői • Megbízó • Belső projektvezető Ütemezés: 2010. január 20.

2. Indító vezetői tájékozató értekezlet. Célja a szervezeten belüli szélesebb tájékoztatás a projektről. (Céljai, ütemezése, eredményei, elvárt együttműködés) Résztvevők: • Megbízó • Belső projektvezető • Öt település polgármesterei • Öt település képviselőtestületeinek tagjai • Kisebbségi önkormányzatok vezetői • Civil szervezetek vezetői • Körjegyzőség vezetői és kulcs beosztottai • Külső szervezetfejlesztési szakértő Ütemezés: Kick off meeting után, interjúk előtt (2010. IV. hét)


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


3. Interjúk. A Körjegyzőség meghatározó vezetőivel és kulcs beosztottaival a következő témakörök áttekintése a projekt céljai, eredményei, a szervezet működési problémái, erősségei, változtatási lehetőségek és irányok, esetleges javaslatok. Interjú alanyok köre: • Polgármesterek • Projektvezető • Településenkénti kulcs beosztottak • Körjegyző • Pénzügyi vezető • Teleház vezető • Projekt Irodavezető • Kisebbségi önkormányzatok vezetői • Civil szervezetek vezetői • Intézmény vezetők Ütemezés: Kick off meeting után (2010. IV. – VI. hét)

4. Híranyag a helyi újságban. A projekt céljairól, várható eredményeiről, ütemezéséről összefoglaló a Közös Útban. Közreműködő: • Külső szervezetfejlesztési szakértő • Közös Út szerkesztője Ütemezés: Interjú sorozat alatt (2010. IV. – VI. hét)

5. Vezetői tájékoztatás. A diagnózis eredményeinek, a problématérkép részleteinek, belső összefüggéseinek visszacsatolása prezentációs formában Résztvevők: • Megbízó • Külső szervezetfejlesztési szakértő 6 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


• Belső projektvezető • Öt település polgármesterei • Öt település képviselőtestületeinek tagjai • Kisebbségi önkormányzatok vezetői • Civil szervezetek vezetői • Körjegyzőség vezetői és kulcs beosztottai Ütemezés: Diagnózis elkészülte után (2010. X. hét)

6. Vezetői tájékoztató prezentációs anyag elhelyezése honlapon. A diagnózis eredményeinek, a problématérkép részleteinek, belső összefüggéseiről szóló prezentációs anyag elhelyezése honlapon. Résztvevők: • Belső projektvezető • Külső szervezetfejlesztési szakértő Ütemezés: Vezetői tájékoztató után (2010. X. hét)

2.2

Tervezés fázisának változáskezelési és kommunikációs feladatai 2.2.1

Célokhoz, szervezeti struktúrához kapcsolódó változáskezelési és kommunikációs feladatok

1. Vezetői workshopok stratégiai céltérkép kidolgozásához. A körjegyzőség stratégiai céltérképének kialakításához vezetői munkacsoport kialakítása, megfelelő szintű bevonás mellett, munkavégzés workshop sorozaton történik, előre láthatólag 4x1 napos időtartamban. Résztvevők: • Megbízó / Alsómocsolád önkormányzatának polgármestere • Belső projektvezető • Körjegyző • Pénzügyi vezető • Projekt Irodavezető 7 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


• Teleház vezető Ütemezés: Diagnózis után (2010. IX.- XII. hét)

2. Vezetői workshopok szervezeti struktúra / működési modell kialakításához. A körjegyzőség szervezeti felépítésének újra strukturálásához vezetői munkacsoport kialakítása, munkavégzés workshop sorozaton történik, előre láthatólag 3x1 napos időtartamban. Résztvevők: Megbízó / Alsómocsolád önkormányzatának polgármestere • Belső projektvezető • Körjegyző • Pénzügyi vezető • Projekt Irodavezető • Teleház vezető Ütemezés: Stratégiai térkép kialakítása után (2010. XV.- XVII. hét)

3. Vezetői /Kulcs beosztotti egyeztetések szervezeti struktúra / működési modell kialakításához, véglegesítés előtt. A workshop sorozaton kialakított szervezeti felépítésének, illetőleg működési modellnek egyeztetése vezetőkkel/kulcsbeosztottakkal egyénileg. Résztvevők: • Megbízó / Alsómocsolád önkormányzatának polgármestere • Belső projektvezető • Körjegyző • Pénzügyi vezető • Projekt Irodavezető • Teleház vezető Ütemezés: Szervezeti struktúra workshopok után (2010. XVIII. hét)

4. Vezetői /Kulcs beosztotti egyeztetések az új szervezeti struktúra működéséről. Az új szervezeti struktúra nagyobb egységeinek vezetőivel 8 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


egyeztetésre kerül az adott szervezeti blokk működésének, kapcsolatainak változása. Résztvevők: Megbízó / Alsómocsolád önkormányzatának polgármestere • Körjegyző • További szervezeti egységek vezetői Ütemezés: Szervezeti struktúra véglegesítése után (2010. XX. hét)

5. Vezetői tájékozató értekezlet a szervezeti struktúráról, működési modellről. Célja a szervezeten belüli szélesebb tájékoztatás a kialakított szervezetről, működésről. Résztvevők: • Megbízó • Belső projektvezető • Öt település polgármesterei • Öt település képviselőtestületeinek tagjai • Kisebbségi önkormányzatok vezetői • Civil szervezetek vezetői • Körjegyzőség vezetői és kulcs beosztottai • Külső szervezetfejlesztési szakértő Ütemezés: Vezetői/kulcs beosztotti egyeztetések után(2010. XXI. hét)

6. Vezetői tájékoztató prezentációs anyag elhelyezése honlapon. A szervezeti struktúráról szóló vezetői prezentációs anyag elhelyezése honlapon. Résztvevők: • Belső projektvezető • Külső szervezetfejlesztési szakértő Ütemezés: Vezetői tájékoztató után (2010. XXI. hét)


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


2.2.2

Folyamatokhoz kapcsolódó változáskezelési és kommunikációs feladatok

1. Folyamat munkacsoportok létrehozása. A kritikus folyamatokra (előre láthatólag 10-12) munkacsoportokat kell alakítani, akikkel megtörténik a folyamatok újra szabályozása. Résztvevők: • Belső projektvezető • Kritikus folyamatok folyamatgazdái Ütemezés: Stratégiai céltérkép kidolgozása után (2010. XIII. hét)

2. Folyamat vezetői egyeztetések. A kialakított kritikus folyamatokat a folyamatgazdák egyeztetik a projekt Megbízójával. Résztvevők: • Megbízó • Kritikus folyamatok folyamatgazdái Ütemezés: Folyamatok kidolgozása után (2010. XV. hét)

2.2.3

Projektirányítás fejlesztéséhez kapcsolódó változáskezelési és kommunikációs feladatok

1. Vezetői /Kulcs beosztotti egyeztetések a projektirányítási rendszer működéséről. A Projekt Irodán dolgozó munkatársakkal egyeztetésre kerülnek a projektirányításhoz kapcsolódó szerepek, szervezeti egységek, testületek, beszámolás módja. Résztvevők: • Projekt Iroda munkatársai Ütemezés: Szervezeti struktúra véglegesítése után (2010. XIX. hét)

2. Folyamat munkacsoport kialakítása a projektirányítási folyamatok szabályozásához. A Projekt Irodán dolgozó munkatársakkal közösen kialakításra kerülnek a projektirányítás folyamatai, eljárásai. Résztvevők: 10 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


• Projekt Iroda munkatársai Ütemezés: Szervezeti struktúra véglegesítése után (2010. XX. hét) 3. Projektirányítás rendszeréről vezetői egyeztetések. A kialakított projektirányítási rendszer eleminek, működésének egyeztetése a projekt Megbízójával. Résztvevők: • Megbízó • Projekt Irodavezetője Ütemezés: A projektirányítási folyamatok kialakítása után (2010. XXI. hét)

2.2.1

Projekt zárásához kapcsolódó változáskezelési és kommunikációs feladatok

1. Vezetői tájékoztatás. A projekt eredményeinek visszacsatolása prezentációs formában Résztvevők: • Megbízó • Külső szervezetfejlesztési szakértő • Belső projektvezető • Öt település polgármesterei • Öt település képviselőtestületeinek tagjai • Kisebbségi önkormányzatok vezetői • Civil szervezetek vezetői • Körjegyzőség vezetői és kulcs beosztottai Ütemezés: Projektirányítási anyag elkészülte után (2010. XXII. hét)

2. Vezetői tájékoztató prezentációs anyag elhelyezése honlapon. A projekt eredményeiről szóló prezentációs anyag elhelyezése a honlapon. Résztvevők: • Belső projektvezető 11 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


• Külső szervezetfejlesztési szakértő Ütemezés: Vezetői tájékoztató után (2010. XXII. hét) 3. Híranyag a helyi újságban. A projekt megvalósulásáról, eredményeiről, összefoglaló a Közös Útban. Közreműködő: • Külső szervezetfejlesztési szakértő • Közös Út szerkesztője Ütemezés: Vezetői tájékoztató után (2010. XXII. hét)


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯

Kommunikációs és változásmenedzsment terv

Recommend Documents