Školící materiály. Najděte nejlepší. Nábor ve veřejné správě založený na kompetencích LLP PL-LEONARDO-LMP

“Najděte nejlepší – Nábor ve veřejné správě založený na kompetencích” 526958-LLP-1-2012-1-PL-LEONARDO-LMP

Školící materiály

Projekt realizován za podpory Programu celoživotního učení Evropské unie. Tento projekt byl realizován díky finančním prostředkům z Evropské unie. Za obsah této publikace nesou výhradní odpovědnost její autoři. Tato publikace nevyjadřuje stanoviska Evropské komise a Evropská komise není odpovědná za použití údajů obsažených v této publikaci.

Manuál

užívání on-line nástroje podporující náborový proces ve veřejné správě

FIND THE BEST, neboli najít nejlepšího pracovníka

2 Projekt realizován za podpory Programu celoživotního učení Evropské unie. Tento projekt byl realizován díky finančním prostředkům z Evropské unie. Za obsah této publikace nesou výhradní odpovědnost její autoři. Tato publikace nevyjadřuje stanoviska Evropské komise a Evropská komise není odpovědná za použití údajů obsažených v této publikaci.

Obsah: 1. ÚVOD 1.1. Představení systému FTB 1.2. Účel manuálu 1.3. Proč systém FTB. Výhody systému FTB 2. POSTUP PŘI REALIZACI NÁBOROVÉHO PROCESU 2.1 Přihlášení do systému 2.2. Práce v systému 2.3. Nastavení systému 2.4. Tvorba náborového procesu 2.5 Realizace náborového procesu 2.6. Rozvojové plány zaměstnance 2.7. Přehled pravomocí jednotlivých účastníků


1. ÚVOD 1.1. Představení systému FTB Systém FTB představuje metodiku náboru při výběru a získávání nových pracovníků pro veřejnou správu, založenou na kompetencích. Systém byl vyvinut v rámci projektu „Najít toho nejlepšího – Nábor ve veřejné správě založený na kompetenci” [Projekt FTB], spolufinancovaného ze zdrojů Evropské unie v rámci Programu celoživotního učení. Systém FTB je vytvořen proto, aby pomohl řídicím pracovníkům veřejných institucí najít nejlepší zaměstnance na volná pracovní místa. Obsahuje tyto tři prvky: Metodika FTB – metodika náboru ve veřejné správě založeného na kompetencích; Nástroj FTB – elektronický systém podporující náborový proces; Realizační program FTB – pokyny pro instituce, které mají zájem o realizaci metodiky.

1.2. Účel manuálu Aby bylo zajištěno správné a efektivní využití systému FTB, musí být všichni uživatelé řádně zaškoleni. Za tím účelem je zpracována metodologie školení uživatelů systému a zpracován školicí program, vč. učebních materiálů. Nejdůležitější částí učebních materiálů, spolu s popisem metodiky FTB, je tento manuál, který ukazuje jak pracovat on-line s elektronickým systémem FTB, který je uživatelsky přívětivým základním nástrojem, nositelem a podporou celého systému. 1.3. Proč systém FTB. Výhody systému FTB Nábor, výběr a adaptace nově přijatých zaměstnanců jako činnosti z oblasti řízení lidských zdrojů mají významný, až zásadní, dopad na kvalitu fungování veřejných subjektů. Proto se hledají řešení, která umožní najít zaměstnance s potřebnými znalostmi a kompetencemi pro zajištění pracovních činností v co nejkratším čase a při dodržení kvality a průhlednosti náborového procesu. FTB systém pokrývá celý náborový proces, tj. od definování potřebných pracovních činností a kompetencí, přes až čtyřstupňový výběr a jmenování nového pracovníka až po definování jeho dalšího rozvoje. Přitom systém poskytuje řadu potřebných a požadovaných vlastností a výhod: Transparentnost náborového procesu (daný postup, závazné požadavky na kandidáty, jasné pracovní činnosti), rychlost - urychlení procesu přijímání pracovníků prostřednictvím on-line sběru údajů, flexibilita při výběru formy výběru kandidátů, monitoring celého procesu z jednoho místa, zajištění objektivního ověření a schválení všech požadavků a závěrů, opakování procesu (pomocí šablon), profesionalizace - zvýšení kompetencí personalistů a odpovědnosti vedoucích pracovníků. 4 Projekt realizován za podpory Programu celoživotního učení Evropské unie. Tento projekt byl realizován díky finančním prostředkům z Evropské unie. Za obsah této publikace nesou výhradní odpovědnost její autoři. Tato publikace nevyjadřuje stanoviska Evropské komise a Evropská komise není odpovědná za použití údajů obsažených v této publikaci.

Navíc obsluha systému FTB je poměrně snadná, mùžeme zaručit, že ji zvládne každý běžný užiivatel PC. Přesto v případě jakéhokoli problému poskytuje klientùm telefonickou i e-mailovou poradnu a konzultace zdarma po dobu implementace projektu (a tři měsíce po ukončení) - kancelář vedoucího partnera projektu společnost Orange Hill v Polsku, nebo partnerů projektu v Rakousku, České republice, Řecku, Španělsku či Itálii /seznam řešitelů projektu neleznete níže v tabulce č. 1/.

Tabulka č. 1 Řešitelé projektu a jejich kontaktní údaje Země

Organizace

Kontaktní údaje

Polsko

Orange Hill sp. z o.o.

Poznańska 6/4, Krakov +48 123 070 399

Česká republika

INSTITUT INPRO, a.s.

Samcova 1177/1, Praha +420 222 316 068

Itálie

Obec Gazoldo degli Ippoliti

Guglielmo Marconi 126, Gazoldo +39 037 665 8095

Rakousko

IBIS acam Bildungs GmBh

Stachegasse 13, Vídeň +43 171 886 864 51

Řecko

Španělsko

European Institute for Local Development

LYTRA 5, Soluň

Homimen Challenge

Paseo de la Habana 200, Madrid

+30 231 026 5841

+34 916 594 215


2. POSTUP PŘI REALIZACI NÁBOROVÉHO PROCESU Elektronický systém FTB naleznete na internetové adrese http://www.ftb-admin.eu/. Práce se systémem je velmi jednoduchá, systém je uživatelsky přívětivý. Pokud nastane nějaký problém – chyba, systém uživatele upozorní na chybu a to chybovou hláškou s daným problémem /červený čtvereček/ v horním pravém rohu obrazovky.

2.1 Přihlášení do systému /obr. č.1 /– pro vstup do systému je potřeba mít zřízen uživatelský účet, který zařídí administrátor příslušné veřejné správy, určený rozhodovat o užívání systému FTB. Administrátor na základě emailové adresy přidělí uživateli „přihlašovací údaj” a „heslo”. Po zadání těchto údajů a kliknutí na „přihlásit se” se otevře úvodní stránka systému FTB. Obnova či změna hesla – heslo lze změnit kliknutím na tlačítko „obnovit heslo”, následným přihlášením přes e-mail uživatele, kdy uživatel obdrží www adresu, na které je možno heslo změnit.


Obr. č. 1 Úvodní obrazovka

2.2. Práce v systému Úvodní stránka systému nabízí koordinátorovi v levém okraji výběr z několika možností práce v systému /obr.č.2/: „Vytvořit nový nábor” – použijeme v případě, že chceme zahájit a vytvořit nový nábor, obr. č.3 „Připravené nábory” – použijeme v případě, kdy máme rozpracovaný nábor v systému do fáze před zahájením brainstormingu, obr. č.4


„Otevřené nábory” – použijeme v případě, kdy máme nábor rozpracovaný ve fázi brainstormingu či v některé pozdější fázi, obr. č. 5 „Dokončené nábory” – použijeme v případě, kdy se chceme seznámit s již dokončenými nábory a podrobnými výsledky, obr. č. 6 „Nastavení systému” – umožňuje zaznamenávat potřebné údaje o profilu jednotlivých uživatelů /můj profil/, jmenné přehledy všech uživatelů a příslušných institucí v systému a zejména shromažďovat šablony již vytvořených popisů práce., obr. č.7 Úvodní stránka systému se bude lišit dle postavení uživatele v systému, každý uživatel disponuje jinými pravomocemi v systému /správce, koordinátor, uživatel atd./. Níže bude zmíněn zejména koordinátor /ten disponuje největšími pravomocemi/ a také běžný uživatel /tím může být supervisor, předseda náborové komise, člen komise, účastník brainstromingu/.


Obr. č. 2 Úvodní obrazovka po přihlášení do systému- účet koordinátora

Když se přihlásíte do systému jako koordinátor tak na úvodní obrazovce uvidíte v levé části několik okýnek do kterých máte přístup: „Vytvořit nový nábor”, „Připravené nábory”, „Otevřené nábory”, „Dokončené nábor”y a poslední „Nastavení systému”.


Obr. č. 3 Úvodní obrazovka po přihlášení do systému- účet uživatele

Přihlásíte-li se do systému jako uživatel, tak v levé části na úvodní obrazovce uvidíte pouze okýnka, do kterých máte přistup: „Otevřené nábory”, „Dokončené nábory” a poslední „Nastavení systému” – v něm pak okýnko „Můj profil”.


Obr. č. 4 Vytvořit nový nábor – vysvětlení

Okýnko Vytvořit nový nábor znamená, že máte v úmyslu vytvořit nový náborový proces. Můžete tak učinit pomocí dvou možností – použitím již vytvořené „šablony popisu práce” a nebo „Vytvořením nového náborového procesu” od začátku. Později si obě možnosti vysvětlíme podrobněji.


Obr. č. 5 Předpřipravené nábory – vysvětlení

Okýnko „Připravené nábory” představuje procesy, které jsou již v nějaké fázi přípravy. Byly již rozhodnuty způsoby ověřování požadavků, nebo již byli nadefinováni účastníci procesu. Ale tento proces ještě nedošel do další fáze, tzn. nebyl zde zahájen brainstorming a nebyli určeni účastníci této fáze náborového procesu. Připravený nábor můžeme znovu otevřít přes ikonu „Upravit náborový proces” a upravovat jeho části přes jednotlivé fáze náborového procesu, viz. obr. č. 4. 12 Projekt realizován za podpory Programu celoživotního učení Evropské unie. Tento projekt byl realizován díky finančním prostředkům z Evropské unie. Za obsah této publikace nesou výhradní odpovědnost její autoři. Tato publikace nevyjadřuje stanoviska Evropské komise a Evropská komise není odpovědná za použití údajů obsažených v této publikaci.

Obr. č. 6 Otevřené nábory – vysvětlení

Okýnko „Otevřené nábory” představují procesy, které jsou nějakým způsobem rozpracovány. Můžou být ve fázi probíhajícího brainstormingu, nebo také v dalších fázích. Ikony vpravo uprostřed u každé pozice znázorńují nástroje výběru, které jsme nadefinovali při zadání nového náborového procesu viz. obr. č. 16. 13 Projekt realizován za podpory Programu celoživotního učení Evropské unie. Tento projekt byl realizován díky finančním prostředkům z Evropské unie. Za obsah této publikace nesou výhradní odpovědnost její autoři. Tato publikace nevyjadřuje stanoviska Evropské komise a Evropská komise není odpovědná za použití údajů obsažených v této publikaci.

Obr. č. 7 Dokončené nábory – vysvětlení

Okýnko „Dokončené nábory” znamená, že náborový proces již byl dokončen. Prošel všemi povinnými fázemi, uskutečnily se fáze od počátečního definování pracovních činností a komptencí, přes brainstorming, ověření brainstormingu, stanovení způsobů ověřování jednotlivých kompetencí, přes samotný proces shromažďování přihlášek a vyhodnocování jednotlivých testů a nakonec výběr nejlepšího kandidáta. Vyhodnocení a výsledky náboru jsou znázorněny ikonami uprostřed vpravo. 14 Projekt realizován za podpory Programu celoživotního učení Evropské unie. Tento projekt byl realizován díky finančním prostředkům z Evropské unie. Za obsah této publikace nesou výhradní odpovědnost její autoři. Tato publikace nevyjadřuje stanoviska Evropské komise a Evropská komise není odpovědná za použití údajů obsažených v této publikaci.

Obr. č. 8 Nastavení systému- Účet koordinátora


2.3. Nastavení systému Než přejdeme k vlastnímu náborovému procesu, vysvětlíme si záložku „Nastavení systému”. Zde se pravomoci a jednotlivá okénka částešně liší dle funkce osoby v systému – místní správce, koordinátor a uživatel. Největší pravomoci má místní správce a koordinátor. Všechny osoby zapojené do systému mohou upravovat „Můj profil”. Koordinátor má větší pravomoci, může přidávat nové uživatele, instituce a také vytvářet šablony popisů práce. Vstup do jednotlivých sekcí „Nastavení systému” provádíme přes kliknutí na příslušné okénko, doplnění sekcí provádíme přes okénka „Přidat...” potvrzujeme přes „Uložit změny”, viz. obr. č. 8-11. Úpravy u již zadaných uživatelích a institucích provádíme přes ikony ve sloupcích nástroje, obr. č. 10 a 11. V okýnku „ Nastavení systému” se budou další okýnka lišit dle funkce dané osoby v systému. Uživatel – koordinátor bude mít největší pravomoci, bude moci přidávat nové uživatele, bude moci upravovat údaje o instituci a bude moc vytvářet nové šablony popisů práce.


Obr. č. 9 Nastavení systému – Účet koordinátora - Můj profil

V záložce „Můj profil” spravujete svůj vlastní účet – můžete si zde změnit heslo, či nastavit email, telefonní číslo. 17 Projekt realizován za podpory Programu celoživotního učení Evropské unie. Tento projekt byl realizován díky finančním prostředkům z Evropské unie. Za obsah této publikace nesou výhradní odpovědnost její autoři. Tato publikace nevyjadřuje stanoviska Evropské komise a Evropská komise není odpovědná za použití údajů obsažených v této publikaci.

Obr. č. 10 Nastavení systému – Účet koordinátora – Uživatelé

V záložce „Uživatelé” vidíte, kteří uživatelé již mají účet v systému, můžete zde také vytvořit nového uživatele přes „Přidat uživatele systému”, upravit údaje přes „Změnit informace o uživateli” jiného uživatele smazat přes „Odstranit uživatele”. 18 Projekt realizován za podpory Programu celoživotního učení Evropské unie. Tento projekt byl realizován díky finančním prostředkům z Evropské unie. Za obsah této publikace nesou výhradní odpovědnost její autoři. Tato publikace nevyjadřuje stanoviska Evropské komise a Evropská komise není odpovědná za použití údajů obsažených v této publikaci.

Obr. č. 11 Nastavení systému – Účet koordinátora - Instituce

V záložce „Instituce” je popsána Vaše instituce, údaje o ní může koordinátor upravovat. 19 Projekt realizován za podpory Programu celoživotního učení Evropské unie. Tento projekt byl realizován díky finančním prostředkům z Evropské unie. Za obsah této publikace nesou výhradní odpovědnost její autoři. Tato publikace nevyjadřuje stanoviska Evropské komise a Evropská komise není odpovědná za použití údajů obsažených v této publikaci.

Obr. č. 12 Nastavení systému – Účet koordinátora - Šablony popisů práce

„Šablony popisů práce” – šablony mohou sloužit k usnadnění definování jednotlivých pracovních pozic při provádění konkrétního náborového procesu. Naleznete zde již vytvořené šablony ve Vaší 20 Projekt realizován za podpory Programu celoživotního učení Evropské unie. Tento projekt byl realizován díky finančním prostředkům z Evropské unie. Za obsah této publikace nesou výhradní odpovědnost její autoři. Tato publikace nevyjadřuje stanoviska Evropské komise a Evropská komise není odpovědná za použití údajů obsažených v této publikaci.

organizaci a přes kliknutí na okénko „Přidat novou šablonu” je možno vytvořit šablonu novou, obr. č. 12 a 13. Před definováním pracovních činností a kompetencí je nutno zvolit jméno šablony, což je většinou název příslušné pracovní pozice. Dále postupujeme přes kliknutí na okénko „Vložit novou pracovní činnost”, zadanou pracovní činnost potvrdíme zeleným tlačítkem „Plus” a přes okénko „Přidat kompetenci” definujeme požadovanou kompetenci, případně kompetence, obr. č.14. Přes ikony „tužka a minus” můžeme jednotlivé pracovní činnosti i kompetence upravovat či odstraňovat. Obr. č. 13 Nastavení systému – Účet koordinátora - Šablony popisů práce


Obr. č. 14 Nastavení systému – Účet koordinátora - Šablony popisů práce

Poté pokračujete v definování Pracovních činností a kompetencí. V této sekci můžete postupovat od začátku, zadat pracovní činnost přes tlačítko "Vložit novou pracovní činnost" a potvrdit to zeleným tlačítkem „Plus”. Pak můžete zadávat kompetence, které musí být splněny, aby kandidát úspěšně prováděl danou pracovní činnost. Klikněte na "Přidat kompetenci", abyste definovali novou. Pokud budete chtít přidat další, opakujte stejný postup. 22 Projekt realizován za podpory Programu celoživotního učení Evropské unie. Tento projekt byl realizován díky finančním prostředkům z Evropské unie. Za obsah této publikace nesou výhradní odpovědnost její autoři. Tato publikace nevyjadřuje stanoviska Evropské komise a Evropská komise není odpovědná za použití údajů obsažených v této publikaci.

Obr. č. 15 Vytvořit nový nábor

2.4. Tvorba náborového procesu Vytvoření náborového procesu se skládá ze čtyř částí: Příprava procesu Definování pracovních činností a kompetencí Vybrání účastníků náboru Ověření procesu brainstormingu 23 Projekt realizován za podpory Programu celoživotního učení Evropské unie. Tento projekt byl realizován díky finančním prostředkům z Evropské unie. Za obsah této publikace nesou výhradní odpovědnost její autoři. Tato publikace nevyjadřuje stanoviska Evropské komise a Evropská komise není odpovědná za použití údajů obsažených v této publikaci.

Příprava procesu vyžaduje zásadní rozhodnutí, a to zda použijeme již vytvořenou „Šablonu popisu práce” či „Vytvoříme nové zadání pro nábor” od počátku. Za použití šablony vybereme ze seznamu vhodnou pracovní pozici a klikneme na „Povolit”, v případě nového zadání musíme zadat název pracovní pozice a potvrdit přes kliknutí na „Vytvořit, obr. č. 15. Další fází přípravy procesu, která je společná pro obě výše uvedené možnosti, je vybrání vhodných modulů procesu náboru. Náborový proces může obsahovat „Znalostní test”, „Test kompetencí”, „Pohovor” a požadavek na zaslání požadované dokumentace od jednotlivých kandidátů. Pomocí ikon „fajfka” a „křížek” provedeme výběr modulů, min. jednoho, a rozhodneme o fázi kontroly dokumentace posunutím žlutého rámečku, obr. č. 16. Do jednotlivých částí náborového procesu se můžeme vrátit přes kliknutí na jednotlivé fáze. Obr. č. 16 Vyběr fází náborového procesu


Obr. č. 17 Definování náborového procesu


Definování pracovních činností a kompetencí a formálních požadavků. Formální požadavky – kliknutím na „přidat požadavek“ můžete požadavky v seznamu ponechat, upravovat či odstranit a nebo můžete přidat nové. Pracovní činnosti – v levé části jsou uvedeny jednotlivé činnosti této pozice, kliknutím na vybranou činnost se v pravé části zobrazí požadované kompetence pro tuto činnosti Pracovní činnosti můžete upravovat, odstranit i přidat nové přes „vložit novou činnost“ Požadované kompetence – chcete-li u pracovní činnosti přidat nový požadavek, klikněte na „přidat nový požadavek“. Zobrazí se Vám okno pro formulaci nového požadavku,. obr. č. 16 Postup je obdobný viz” šablony popisů práce”, vč. možností změn, úprav i odstranění a jednotlivých ikon. . Kompetencemi rozumíme požadované měkké a obecné dovednosti a odborné znalosti a dovednosti pro danou pozici. Pozn. u kompetencí se zobrazí tlačíko „přidat požadavek” stejné jako u formálních požadavků - v tomto případě se však rovná požadavek kompetenci.


Obr. č. 18 Výběr účastníků definujících potřeby náboru


Vybírání účastníků náboru Koordinátor určí osoby, které mají být zapojeny do procesu definování pracovních činností a kompetencí dané pracovní pozice. Jde o stanovení následujících rolí, přiřazení konkrétních jedinců a oprávnění k používání nástroje FTB podporujícího realizaci metodiky FTB: Předseda náborové komise /PNK/ – předsedá týmu, který hodnotí a vybírá uchazeče, účastní se tvorby popisů práce a požadavků na kompetence, přiměřených aktuálním potřebám úřadu, poskytuje závěrečné formulace pro schválení osobou, která rozhoduje /supervizor/, stanoví formy ověření jednotlivých požadavků; Člen náborové komise /ČNK/ – osoba zapojená do definování požadavků na uchazeče /brainstorming/ a ověřování jejich plnění během procesu výběru uchazeče; Účastník – každý zaměstnanec úřadu, který má možnost navrhnout činnosti pro popis práce a požadavky na kompetence spojené s těmito činnostmi; může to být budoucí nadřízený, spolupracovník nebo osoba z oddělení spolupracující s osobou na obsazované pozici; cílem této funkce je připravit popisy práce, které budou co nejvíce odpovídat obsazované pozici, a upravit požadavky s ohledem na konkrétní úkoly na dané pozici /brainstorming/; Supervizor – osoba, která dohlíží na činnosti prováděné jako součást procesu a schvaluje je /včetně stanovení popisu práce, popisu kompetenčních požadavků, inzerátu/informace o volném pracovním místě/; činí závěrečné rozhodnutí ohledně vhodného zaměstnance na danou pozici – tuto funkci obvykle zastává primátor/starosta nebo tajemník obce/. Po určení všech rolí koordinátor nastaví zahájení brainstromingu. Role a data jednotlivých zapojených osob je možno upravovat přes kliknutí na ikony na pravé straně. Po zadání všech potřebných osob a a jejich rolí kliknutím na „Zadejte počáteční a koncové datum brainstormingu”, můžete stanovit datum a čas pro „Spuštění brainstormingu” a „Konec brainstormingu”, obr. č. 18. Brainstormingem rozumíme termín, který označuje poradu ohledně popisů práce, požadavků, kompetencí konaný na dálku, za použití nástroje FTB. Koordinátor určí osoby, které se do brainstormingu zapojí, pozve účastníky na poradu /prostřednictvím e-mailu; Upozornění! některé emaily jsou nesprávně vyhodnocovány antivirovými systémy jako spamy, je tedy potřeba kontrolovat i složku nevyžádané pošty!/ a stanoví délku trvání této aktivity. Pozvaná osoba se ale nemusí zúčastnit brainstormingu /učiní tak buď neotevřením daného emailu či otevřením odkazu a nesouhlasem se všemi navrženými aktivitami – ponecháním všech aktivit na levé straně v brainstormingovém panelu/. Po e-mailové výzvě účastníků a připojení na panel brainstormingu mohou účastníci sami určovat, které pracovní činnosti a kompetence musí podle nich splňovat kandidát na danou pozici. Existující pracovní činnosti a kompetence mohou změnit nebo přidat či odstranit. Na obrazovce se zobrazují tři sloupce: „Pracovní činnosti” a „Kompetence”. Levá strana zobrazuje pracovní činnosti, které již byly navrženy pro tuto pozici. Klikněte na tu, o které si myslíte, že je důležitá pro danou pozici a přetáhněte ji do středu. Zopakujte tento postup pro každou dle Vás důležitou pracovní činost. 28 Projekt realizován za podpory Programu celoživotního učení Evropské unie. Tento projekt byl realizován díky finančním prostředkům z Evropské unie. Za obsah této publikace nesou výhradní odpovědnost její autoři. Tato publikace nevyjadřuje stanoviska Evropské komise a Evropská komise není odpovědná za použití údajů obsažených v této publikaci.

Chcete-li přidat novou pracovní činnost, klikněte na tlačítko "Přidat novou pracovní činnosti" na levé straně. Zadejte název pro danou pracovní činnost a poté se to objeví ve středu obrazovky.Na pravé straně se zobrazí kompetence navržené pro jednotlivé pracovní činnosti. Klikněte na „kompetenci”, kterou považujete za odpovídající pracovní činnosti, přetáhněte ji do středu obrazovky. Kompetence se zobrazí pod danou pracovní činností. Pokud chcete, můžete přidat své vlastní kompetence pro dané pracovní činnosti kliknutím na ikonu „Přidat kompetenci”. Přidaná kompetence se po té objeví ve středu obrazovky u pracovní činnosti, obr. č. 19 a 20. POZOR, brainstorming musí nutně proběhnout ve vymezeném čase. Poté je „brainstorming nedostupný”, viz. obr. č. 21.

Obr. č. 19 Panel Brainstormingu


Jednotlivé pracovní činnosti přesouváme doprostřed (s těmi se kterými souhlasíme) a poté definujeme kompetence. Ty, se kterými nesouhlasíme ponecháme na levé straně. Obr. č. 20 Panel Brainstormingu


Obr. č. 21 Panel Brainstormingu – brainstorming je nedostupný


Obr. č. 22 Otevřené nábory – vysvětlení ikon

Když nastavíte datum brainstromingu a poté proběhne brainstorming, zobrazuje se náborový proces na danou pozici v otevřených náborech. Na obrázku výše uvidíte jednotlivé ikony a jejich význam.


Obr. č. 23 Pořadí vyhodnocení pracovních činností a kompetencí


Zde jsou uvedeny pracovní činnosti a kompetence vybrané v procesu brainstormingu. V brainstormingovém panelu jednotliví účastníci brainstormingu vybrali, potvrdili a nebo přidali nové činnosti a kompetence. Číslo udává počet osob, které souhlasí s danou pracovní činností a kompetencí. V této fázi stále můžete upravovat přes modrou ikonu "Upravit pracovní činnosti a / nebo kompetence". Poté kliknutím na ikonu s palcem koordinátor potvrdí pracovní činnosti a kompetence, kterou budou součástí popisu práce.


Obr. č. 24 Přijmout/ Odmítnout brainstorming


V dalším kroku se dostává na řadu předseda náborové komise. Předsedovi náborové komise přijde email s instrukcemi a odkazem do systému (Upozornění! některé emaily jsou nesprávně vyhodnocovány antivirovými systémy jako spamy, je tedy potřeba kontrolovat i složku nevyžádané pošty!). Předseda v dalším kroku souhlasí s navrženými pracovními činnostmi a kompetencemi. Pokud by chtěl předseda výsledky brainstomingu odmítnout, může tak učinit. Ale tento svůj krok musí zdůvodnit (viz. obrázek č. 24 dole). V tomto případě koordinátor rozhodne o opakování příslušné částí náborového procesu.


Obr. č. 25 Pořadí vyhodnocení pracovních činností a kompetencí


Pokud je vše odsouhlaseno Předsedou náborové komise, dostává se na řadu koordinátor, ten bude rozhodovat, jak budou dané kompetence ověřovány. V této fázi se také rozhoduje, které požadavky jsou povinné a které ne (ikona špendlíku viz. obr. č. 25). Jakmile se koordinátor rozhodne, nadefinuje způsob ověření. Může si vybrat mezi ověřením formou dokumentu (ikona dokumentu), nebo znalostním testem (ikona list papíru), testem kompetencí (ikona tužka) a pohovorem (ikona člověka). Když si vybere test, může nadefinovat otázky pro daný test. Obr. č. 26 Znalostní test – přidání otázky a odpovědí (správnou, špatné)

Znalostní test je první fáze ověřování kompetencí v náborovém procesu. Tento test je založen na prostém nadefinování otázek a také odpovědí včetně označení té správné odpovědi (správná odpověd je ta poslední na obr. č. 26 s ikonou zeleného plus). Tento test by měl účastník vyplnit doma, sám. V této fázi můžete nadefinovat libovolný počet otázek, nejte ničím omezeni.


Obr. č. 27 Test kompetencí – nadefinování otázky

U testu kompetencí koordinátor zadává otázky nebo okruhy, na které si poté můžeme vytvořit zvláštní test. Můžete také zadat za úkol např. napsání eseje nebo další různé způsoby testování. Zadáváme taky max. počet bodů, které může kandidát získat. Obr. č. 28 Pohovor – nadefinování otázky

Pro fázi pohovoru můžeme vytvořit znění otázek. Je zde rovněž možnost vytvořit libovolné množství otázek. 39 Projekt realizován za podpory Programu celoživotního učení Evropské unie. Tento projekt byl realizován díky finančním prostředkům z Evropské unie. Za obsah této publikace nesou výhradní odpovědnost její autoři. Tato publikace nevyjadřuje stanoviska Evropské komise a Evropská komise není odpovědná za použití údajů obsažených v této publikaci.

Obr. č. 29 Ověření náborového procesu


V předcházející fázi předseda náborové komise s konečnou platností rozhodl o požadavcích na uchazeče. V této fázi je nutné specifikovat způsob, jakým náborová komise ověří konkrétní požadavky. Předsedovi komise přijde email s pokyny a odkazem do systému, kde se mu zobrazí dané činnosti a kompetence a způsoby ověřování. Předseda rovněž označí požadavky, které jsou považovány za závazné. Pokud Předseda náborové komise odmítne vybrané metody ověření, bude muset odůvodnit, proč jste tak rozhodl. Koordinátor procesu poté bude muset provést změny. Na obr. č. 29 jsou znázorněny také všechny otázky a pracovní činnosti stanovené koordinátorem.


Obr. č. 30 Nadefinování textu inzerátu


V dalším kroku koordinátor bude mít za úkol nadefinovat záhlaví a zápatí inzerátu – oznámení o volné pracovní pozici. Záhlaví inzerátu – v záhlaví inzerátu můžeme uvést, o jakou pozici se jedná , kdo výběrové řízení vyhlašuje atd. Zápatí inzerátu – můžeme uvést informace o dané organizaci či jiné informace (záleží na organizaci, jaké informace je zvyklá uvádět v inzerátech o volné pracovní pozici). Schválení znění pracovního inzerátu náleží supervisorovi. Tomu přijde email s pokyny a odkazem. Supervisor může připravený text inezerátu schválit nebo také odmítnout (viz. obr. č. 31). Je potřeba, aby bylo záhlaví a zápatí nějakým způsobem nadefinováno, jinak není možné postoupit do další fáze.


Obr. č. 31 Přijmutí/odmítnutí textu inzerátu – účet supervisora


2.5 Realizace náborového procesu Nyní přecházíme do další fáze náborového procesu. Celý náborový proces je již připravený – tzn. byly stanoveny požadavky na pracovní pozici, odsouhlasili ji všichni účastníci náborového procesu a byl vyhotoven inzerát, obsahující všechny informace o pozici a taky internetovou adresu, kde je možné se přihlašovat /vzor inzerátu v příloze/. V této fázi přichází do celého procesu uchazeči o danou pracovní pozici. Ti se přihlašují na danou pracovní pozici a podstoupí testování svých kompetencí. Obr. č. 32 Dokončení procesu


Dospěli jsme do fáze, kdy stanovíme počátek a konec zasílání přihlášek a životopisů. Upozornění – data ohledně začátku/konce zasílání přihlášek – datum musí být v budoucnosti. Dotazník pro kandididáty je dostupný pouze v nastaveném čase. Můžete také stanovit, že je potřeba zaslání klasického životopisu zaškrtnutím čtverečku. Vytvořený náborový proces je možné uložit jako šablonu a využít ji při dalších opakovaných náborových procesech. Na dalším obrázku můžete vidět dotazník, který vyplňují žadatelé o místo. Dotazník pro uchazeče o pracovní místo naleznete na internetové adrese uvedené v úvodu inzerátu /vzor inzerátu v příloze tohoto materiálu/. Jako příklad je zde uvedena pozice finančního referenta.


Obr. č. 33 Dotazník pro uchazeče


Obr. č. 34 Dokončené nábory

Poté co bude ukončen proces shromažďování přihlášek, objeví se daný náborový proces v dokončených náborech. Dokončené nábory jsou takové, které mají za sebou dvě předchozí fáze a to: definování pracovní pozice a metody ověřování požadavků. Vysvětlení všech zobrazených ikon na obr. č. 34. 48 Projekt realizován za podpory Programu celoživotního učení Evropské unie. Tento projekt byl realizován díky finančním prostředkům z Evropské unie. Za obsah této publikace nesou výhradní odpovědnost její autoři. Tato publikace nevyjadřuje stanoviska Evropské komise a Evropská komise není odpovědná za použití údajů obsažených v této publikaci.

Obr. č. 35 Výsledky znalostního testu


Jak bylo zmíněno v předchozím textu, náborový proces je v další fázi v níž je hlavními úkoly vyhodnocování jednotlivých testů a odesílání informací uchazečům. Nejdříve se koordinátorovi zobrazí výsledky znalostního testu. Na obrazovce uvidí seznam kandidátů, kteří se zúčastnili náborového procesu a jejich výsledky získané v této fázi náborového procesu. Vyhodnocení znalostního testu provede program automaticky, protože na počátku jste u tohoto testu napsali otázky, ale i odpovědi a tudíž program má informace, které odpovědi jsou správné. Každému uchazeči může koordinátor odeslat informaci o výsledku a postupu/nepostupu do dalšího kola e-mailem. E-mail chodí jen jednotlivcům a zobrazují se v něm jen jeho vlastní výsledky. Informace o kandidátovi naleznete v panelu "Nástroje" / viz. obr. č. 36 – informace o kandidátovi si můžete otevřít pomocí kluknutí na jednotlivé oblasti /historie, Výsledky ověřování dokumentů apod./. Dalším krokem je přijetí výsledků pomocí tlačítka v dolní části stránky.


Obr. č. 36 Informace o kandidátovi


Obr. č. 37 Výsledky fáze ověřování dokumentů předložených uchazečem


Další fází může být kontrola dokumentů zaslaných uchazeči (tato fáze se může objevit také později, záleží na tom, na kdy koordinátor tuto fázi nadefinoval). Koordinátor si postupně zobrazí všechny dokumenty a poté se rozhodne, zda kandidát splňuje/nesplňuje podmínky. Jakmile koorinátor projde všechny dokumenty, označí pozitivní/negativní výsledy. Poté každému uchazeči odešle informaci prostřednictvím e-mailu.


Obr. č. 38 Výsledky testů kompetencí


Další fází je test kompetencí. Dříve byly určeny otázky či úkoly, které v této fázi proběhnou. Koordinátor po uskutečnění zadá jednotlivé výsledky testu a poté nastaví min. procento úspěšnosti, které musí uchazeč splnit. Každému uchazeči po zadání výsledků může koordinátor odeslat informaci prostřednictvím e-mailu.


Obr. č. 39 Výsledky pohovoru


Poslední fází náborového procesu je pohovor. Výsledky pohovoru zadává do systému každý člen náborové komise. Do systému vloží své výsledky jednotliví členové komise, konečný výsledek je pak průměr hodnocení všech členů komise. Po zadání výsledků nastane konečný výběr toho nejlepšího kandidáta. Program umožňuje, aby nejlepší kandidát, který vzešel z výsledků testů se nestal novým zaměstnancem, avšak rozhodnutí o jiném kadidátovi musí být v systému řádně zdůvodněno. Každému uchazeči může koordinátor odeslat informaci e-mailem, jako v předchozích fázích náborového procesu.


2.6. Rozvojové plány zaměstnance Obr. č. 40 Rozvojové plány zaměstnance


Poslední fází náborového procesu jsou rozvojovené plány zaměstnance. Po vybrání nejlepšího kandidáta nastává fáze rozvoje nového zaměstnance. V této fázi definuje koordinátor oblasti, ve kterých má nově přijatý zaměstnanec mezery/rezervy, na kterých by měl zapracovat. V této fázi je zmíněna nadřízená osoba, od které se očekává, že bude mít možnost podílet se na této fázi. Koordinátor zapojí nadřízeného do této fáze tak, že vyplní políčko „nadřízený”, viz. obrz. č. 40. Kliknutím na „Přidat pracovní činnost” vloží zainteresovaná osoba pracovní činnost a nadefinuje stupnici, jak se daný zaměstnanec bude v této činnosti zlepšovat. Můžete zde přidávat libovolný počet nových činností.

Obr. č. 41 Rozvojové plány zaměstnance – nadefinování pracovních činností

Jakmile máte vše hotovo, vše potvrďte tlačítkem „Dokončit”.


2.7. Přehled pravomocí jednotlivých účastníků Pro lepší přehled přidáváme na závěr tabulku s pravomocemi jednotlivých účastníků v náborovém procesu. Celý proces se zdá být velmi složitý, proto jsme zvolili variantu s tabulkou v níž naleznete jednotlivé fáze náborového procesu a účastníky zainteresované v ní. Tabulka č. 2 Přehled pravomocí jednotlivých účastníků v náborovém procesu

Účastník Fáze náborového procesu

Supervisor

Předseda náborové komise

Koordinátor

Příprava náborového procesu (rozhodnutí o novém náborovém procesu)

x

Jmenování členů náborové komise

x

Brainstorming

x

x

Pořadí vyhodnocení pracovních činností a kompetencí Přijmout/odmítnout brainstorming Pořadí vyhodnocení pracovních činností a kompetencí – rozhodnutí, který požadavek je

Člen náborové komise

Účastník brainstormingu

x

x

x x x

Projekt realizován za podpory Programu celoživotního učení Evropské unie. Tento projekt byl realizován díky finančním prostředkům z Evropské unie. Za obsah této publikace nesou výhradní odpovědnost její autoři. Tato publikace nevyjadřuje stanoviska Evropské komise a Evropská komise není odpovědná za použití údajů obsažených v této publikaci.

povinný a definování metod ověřování Ověření náborového procesu

x

Nadefinování obsahu textu inzerátu Schválení/Odmítnutí textu inzerátu

x x

Dokončení procesu – nastavení zahájení procesu shromažďování CV

x

Výsledky znalostního testu, rozeslání emailů

x

Výsledky ověřování dokumentů, rozeslání emailů

x

Zadání hodnot testu kompetencí, výsledky testu kompetencí, rozeslání emailů

x

Ohodnocení pohovoru

x

Konečné odsouhlasení výsledků náborového procesu

x

Rozhodnutí o konečném jmenování

x

x

x

Oznámení výsledků náborového procesu emailem

x



Školící materiály. Najděte nejlepší. Nábor ve veřejné správě založený na kompetencích LLP PL-LEONARDO-LMP

Recommend Documents