KODE NO
PDP
01.
PDP.00
PDP. 00.00
DESKRIPSI SERIES REKOD
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN PENERIMAAN MAHASISWA Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penerimaan mahasiswa di lingkungan Universitas Indonesia, seperti: seleksi, registrasi, dan transfer/alih kredit. SELEKSI MAHASISWA Dokumen yang berhubungan dengan penyelenggaraan beberapa jenis seleksi penerimaan mahasiswa baru seperti : SNMPTN, SIMAK, KSDI, Jalur Undangan, bipa, dan sejenisnya termasuk daya tampung mahasiswa. Dokumen yang berkaitan meliputi: Surat Musnah, Keputusan, pembentukan panitia, Administrasi Permanen untuk pembagian tugas, jadwal pelaksanaan 1 tahun setelah Hukum 2 tahun SK Kepanitiaan kegiatan, sampai dengan pembubaran kegiatan selesai Keuangan dan disimpan di panitia, seperti: HKP a. Formulir Pendaftaran b. Daftar Hadir c. Berita Acara d. Pengumuman Hasil Ujian e. Kartu Peserta Ujian f. Soal-Soal Ujian Mauk g. Daftar Nilai h. Notulen Rapat
KODE PDP. 00.01
PDP. 00.02
02.
PDP. 01
DESKRIPSI SERIES REKOD REGISTRASI MAHASISWA Dokumen yang berhubungan dengan pendaftaran ulang mahasiswa baru dan daftar ulang mahasiswa lama, dokumen yang berkaitan meliputi: pengisian SIAK NG, Formulir Rencana Studi (FRS)/IRS dan sebagainya. TRANSFER/ALIH KREDIT Dokumen yang berhubungan dengan perpindahan mahasiswa, seperti: pindah program studi dan pindah universitas. Dokumen transfer pendidikan meliputi berkas permohonan/pengajuan, persetujuan/penolakan dan pelaporannya.
NILAI GUNA
Administrasi Keuangan
Administrasi
RETENSI AKTIF INAKTIF Student record selama masa studi mahasiswa dan dalam bentuk SIAK-NG
Selama masa studi mahasiswa
KETERANGAN
2 tahun setelah mahasiswa lulus
Permanen
2 tahun
Permanen (student record) bagi yang disetujui. Dimusnahkan bagi yang tidak disetujui
PERKULIAHAN Dokumen yang berisi kegiatan belajar mengajar mahasiswa meliputi: daftar hadir/absensi, kalender akademik/jadwal, kurikulum, bahan ajar, pernyataan kuliah, cuti kuliah, berhenti kuliah, tugas akhir, daftar nilai, dan transkrip.
KODE PDP. 01.00
DESKRIPSI SERIES REKOD
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
DAFTAR HADIR MAHASISWA Dokumen yang berisi tentang daftar kehadiran dosen dan mahasiswa dalam kegiatan perkuliahan antara dosen dengan mahasiswanya, termasuk surat tidak mengikuti perkuliahan, surat keterangan sakit dan sejenisnya.
PDP. 01.01
NILAI GUNA
Administrasi Keuangan
1 tahun setelah perkuliahan berakhir
Administrasi
1 tahun setelah perkuliahan berakhir
4 tahun (persiapan BAN)
Dimusnahkan setelah proses akreditasi selesai
4 tahun
Permanen (master copy) Hardcopy dimusnahkan
KALENDER AKADEMIK/JADWAL Dokumen yang berisi tentang jadwal kegiatan akademik selama satu tahun (semester ganjil dan genap), mulai dari registrasi sampai dengan ujian akhir. Jadwal akademik berisi dokumen yang berhubungan dengan waktu perkuliahan, bobot SKS, ruangan dan dosen yang mengajar mata kuliah yang bersangkutan.
KODE PDP. 01.02
PDP. 01.03
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
DESKRIPSI SERIES REKOD
NILAI GUNA
KURIKULUM Dokumen yang berhubungan dengan garis-garis besar materi perkuliahan (SAP) yang berlaku di setiap departemen, jurusan, program studi, bobot satuan kredit semester, prasyarat mata kuliah, kriteria penilaian evaluasi (EDOM), bahan ajar wajib, buku pedoman serta pendukung lainnya yang berasal dari terbitan fakultas atau lembaga penerbit lain.
Administrasi Kebuktian / Informasi
Selama kurikulum berlaku
-
Permanen
Administrasi
1 tahun
-
Musnah
PERNYATAAN KULIAH Dokumen yang berhubungan dengan surat keterangan mahasiswa, seperti: status mahasiswa terdaftar, lintas fakultas, pertukaran pelajar, KITAS, SKLD, STM, surat pengantar dan sejenisnya. Mulai dari surat permohonan, sampai surat pernyataan kuliah diterbitkan.
KODE PDP. 01.04
DESKRIPSI SERIES REKOD
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
CUTI KULIAH Dokumen yang berhubungan dengan cuti kuliah mahasiswa, mulai permohonan, persetujuan dari koordinator program studi, penolakan, sampai dengan surat cuti diterbitkan.
PDP. 01.05
NILAI GUNA
Administrasi Hukum Keuangan
Selama masa studi mahasiswa
-
Permanen (masuk student record)
Administrasi Hukum
1 tahun setelah SK keluar
-
Permanen (masuk student record)
BERHENTI KULIAH Dokumen yang berhubungan dengan pemberhentian kuliah, mulai dari pemrosesan usulan dan pertimbangan dari jurusan/program studi sampai dengan surat keputusan fakultas, termasuk yang terkena drop out (DO) diterbitkan.
KODE PDP. 01.06
DESKRIPSI SERIES REKOD
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
TUGAS AKHIR Dokumen yang berhubungan dengan tugas akhir sebagai salah satu persyaratan akademik, meliputi praktik kerja lapangan/magang, KKN, (program diploma/vokasi dan sarjana), skripsi (program sarjana), tesis dan disertasi (program pascasarjana). Mulai dari penentuan dosen pembimbing, usulan penelitian, surat ijin penelitian, pelaksanaan penelitian, sampai dengan pelaksanaan presentasi/seminar/ujian.
PDP. 01.07
NILAI GUNA
Administrasi Kebuktian
Student record
-
Soft copy Skripsi/ tesis desertasi Permanen di Perpustakaan
Administrasi Kebuktian
Selama menjadi mahasiswa
2 tahun stelah lulus
Permanen
DAFTAR NILAI Dokumen yang berhubungan dengan pelaksanaan ujian tengah dan akhir semester, meliputi: jadwal ujian, soalsoal ujian, berita acara, hasil ujian, daftar peserta ujian, tata tertib, dispensasi, ruangan, waktu dan pengawas, dan sebagainya.
KODE PDP. 01.08
DESKRIPSI SERIES REKOD
PDP. 02
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
TRANSKRIP Dokumen yang berisi tentang pemrosesan transkrip nilai mahasiswa mulai dari permohonan sampai dengan transkrip nilai mahasiswa diterbitkan.
02.
NILAI GUNA
Administrasi Kebuktian
1 tahun setelah pengajuan transkrip terbit (student record)
-
Permanen
KESEJAHTERAAN DAN FASILITAS Dokumen yang berhubungan dengan kesejahteraan mahasiswa di lingkungan fakultas seperti : beasiswa, keringanan spp/dpkp, bimbingan dan konseling bursa kerja, dan fasilitas mahasiswa.
PDP. 02.00
BEASISWA Dokumen yang berkenaan dengan dana bantuan bagi mahasiswa, meliputi: Surat penawaran, persyaratan, permohonan usulan, seleksi, hasil keputusan, pengumuman, pencairan dana, sampai dangan pelaporannya.
PDP. 02.01
Administrasi Keuangan
1 tahun setelah mahasiswa lulus
1 tahun setelah mahasiswa lulus (masuk ke student Records
Permanen
Selama masa studi mahasiswa
1 tahun setelah mahasiswa lulus (masuk ke student Records)
Permanen
KERINGANAN Dokumen yang berhubungan dengan keringanan/cicilan/pembebasan spp/dpkp mahasiswa
di
lingkungan
fakultas,
Administrasi Keuangan
meliputi:
surat
permohonan,
persetujuan/penolakan, sampai
hasil
akhir/pelaporan. KODE PDP. 02.02
PDP. 02.03
PDP. 02.04
DESKRIPSI SERIES REKOD BIMBINGAN DAN KONSELING Dokumen yang berkenaan dengan proses pemberian bimbingan dan konseling kepada mahasiswa.
BURSA KERJA Dokumen yang berkenaan dengan peluang kerja untuk mahasiswa, informasi kesempatan kerja yang ditawarkan oleh berbagai perusahaan atau lembaga pemerintahan. FASILITAS MAHASISWA Dokumen yang berhubungan dengan sarana dan fasiltas mahasiswa, seperti: asrama, kesehatan, fasilitas transportasi dalam kampus (bis kampus), anggota perpustakaan, dan asuransi. Berkas fasilitas mahasiswa mulai dari permohonan, persetujuan/penolakan, sampai pelaporannya.
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
Administrasi
Masuk student Records
1 tahun setelah mahasiswa lulus
Permanen
Administrasi
6 bulan setelah masa berlaku berakhir
-
Musnah
Administrasi Keuangan
1 tahun setelah kegiatan berakhir
-
Musnah, kecuali laporan tahunan
KODE 03.
DESKRIPSI SERIES REKOD
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
PDP. 03
SARANA PERKULIAHAN Dokumen yang berhubungan dengan sarana penunjang dengan proses belajar mengajar seperti: laboratorium dan perpustakaan.
PDP. 03.00
LABORATORIUM Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan laboratorium, mulai dari pengadaan barang sampai dengan operasional penggunaan peralatan laboratorium, seperti: jadwal, berkas peminjaman alat dan lain sebagainya.
PDP. 03.01
Administrasi Keuangan
1 tahun setelah kegiatan berakhir
-
Musnah, kecuali laporan tahunan
Administrasi Keuangan
1 tahun setelah kegiatan berakhir
-
Musnah, kecuali laporan tahunan
PERPUSTAKAAN Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan perpustakaan mulai dari pengembangan koleksi, pengolahan, pelayanan sampai dengan kerja sama dalam maupun luar negeri, meliputi surat permohonan, pelaksanaan kegiatan sampai laporannya.
KODE 04.
DESKRIPSI SERIES REKOD
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
PDP. 04
EKSTRAKURIKULER MAHASISWA Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan kemahasiswaan di lingkungan fakultas, meliputi: organisasi kemahasiswaan, mahasiswa berprestasi, karya tulis ilmiah, pelatihan, studi banding, bakat dan minat dari permohonan, pemrosesan hingga hasil akhir/pelaporannya.
PDP. 04.00
KEORGANISASIAN MAHASISWA Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan organisasi kemahasiswaan di lingkungan Fakultas, seperti: Senat Mahasiswa (SM), dan Badan Perwakilan Mahasiswa (BPM), meliputi : Surat keputusan pendirian keorganisasian, AD/ART, program kerja dan lain sebagaianya.
PDP. 04.01
MAHASISWA BERPRESTASI Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemilihan mahasiswa berprestasi, meliputi: berkas pengumuman, persyratan, pendaftaran, seleksi, dan hasil pemilihan (laporan).
Administrasi Hukum Keuangan
1 tahun setelah kegiatan berakhir
4 tahun
Musnah
Administrasi Hukum Keuangan
1 tahun setelah kegiatan berakhir
4 tahun
Ditinjau kembali
KODE PDP. 04.02
PDP. 04.03
PDP. 04.04
DESKRIPSI SERIES REKOD KARYA TULIS ILMIAH MAHASISWA Dokumen yang berkenaan dengan karya tulis ilmiah yang diikuti mahasiswa, seperti: lomba karya ilmiah antar mahasiswa, dan lomba-lomba lainnya, meliputi pengumuman, persyaratan, pelaksnaan dan laporan kegiatan. PELATIHAN Dokumen yang berkaitan dengan pelatihan mahasiswa, meliputi: berkas permohonan, pembentukan kepanitiaan, makalah, pertanggungjawaban keuangan dan laporan kegiatan. STUDI BANDING Dokumen yang berkaitan dengan pelaksanaan studi banding mahasiswa, mulai dari surat izin instansi sampai dengan pelaporan kegiatan.
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
Administrasi
1 tahun setelah kegiatan berakhir
4 tahun
Musnah
Administrasi, Keuangan
1 tahun setelah kegiatan berakhir
4 tahun
Musnah
Administrasi, Keuangan
1 tahun setelah kegiatan berakhir
4 tahun
Musnah
KODE PDP. 04.05
DESKRIPSI SERIES REKOD
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
BAKAT/MINAT MAHASISWA Dokumen yang berhubungan dengan berbagai kegiatan ekstrakurikuler mahasiswa, mulai dari surat permohonan, pelaksanaan, sampai dengan pelaporannya.
05.
NILAI GUNA
Administrasi, Keuangan
1 tahun setelah kegiatan berakhir
PDP. 05
PENYERAHAN IJAZAH/SERTIFIKAT Dokumen yang berhubungan dengan proses wisuda dan pembuatan ijzah/sertifikat.
PDP. 05.00
WISUDA Dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan upacara wisuda, mulai dari pembentukan panitia sampai dengan laporan pelaksanaan wisuda, termasuk persyaratan dan pendaftaran peserta wisuda, undangan, waktu, tempat, dan susunan acara.
4 tahun
Musnah
Administrasi Hukum Keuangan
1 tahun setelah pelaksanaan wisuda
-
Musnah, kecuali buku wisudawan permanen
Administrasi Keuangan Kebuktian Hukum
Student record
-
Permanen
PDP. 05.01 IJA iii IJAZAH/SERTIFIKAT Dokumen yang berhubungan dengan permohonan ijazah dan sertifikat, mulai dari proses permohonan sampai dengan pembuatan ijasah hingga ijazah/sertifikat diterbitkan.
KODE 06.
DESKRIPSI SERIES REKOD
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
PDP. 06
DATA DAN ALUMNI Dokumen yang berisi tentang biodata lengkap para lulusan di masing-masing jurusan dan program studi, termasuk nama, alamat, pendidikan dan pekerjaan, termasuk yang berhenti kuliah, DO dan pemutakhiran data mahasiswa dan persatuan orang tua mahasiswa.
PDP. 06.00
DATA DAN ALUMNI Dokumen yang berisi tentang biodata lengkap para lulusan di masing-masing jurusan dan program studi, termasuk nama, alamat, pendidikan dan pekerjaan, termasuk yang berhenti kuliah, DO dan pemutakhiran data mahasiswa.
PDP. 06.01
07.
NILAI GUNA
PDP. 07
Administrasi Keuangan Kebuktian Hukum
Student record
-
Permanen
Administrasi
1 tahun setelah kegiatan berakhir
4 tahun
Musnah
Administrasi Hukum, Kebuktian
1 tahun setelah mahasiswa lulus / DO
-
Permanen
PERSATUAN ORANG TUA MAHASISWA Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan persatuan orang tua mahasiswa, mahasiswa dan alumni. PERSONIL FILE MAHASISWA Dokumen yang berkenaan dengan personil file mahasiswa : a. Berkas pendaftaran (terdiri: foto copi ijazah SMU, kartu ujian, dst) b. Isian Rencana Studi (IRS) dan atau Form Rencana Studi (FRS) c. Permohonan (keringanan, beasiswa dan seterusnya)
d. e. f. g.
Surat keterangan Daftar nilai semester (DNS) Fotocopy transkrip akademik Fotocopy ijasah akademik
FUNGSI : PENELITIAN DAN PENGABDIAN PADA MASYARAKAT KODE NO
PPM
01.
PPM. 00
PPM. 01
DESKRIPSI SERIES REKOD
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT PENELITIAN Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan penelitian , meliputi peraturan yang berlaku dalam kontrak/perjanjian dalam pelaksanaaan penelitian, usulan penelitian, pelaksanaan penelitian, sampai dengan evaluasi dan laporan hasil penelitian baik secara materi, maupun keuangan serta hasil yang telah dipublikasikan maupun tidak.
Penelitian Keuangan Hukum Administrasi
1 tahun setelah pembuatan laporan
4 tahun
Permanen, laporan yang telah dipublikasikan
PENGABDIAN/PELAYANAN PADA MASYARAKAT Dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan program pengabdian pada masyarakat, meliputi: kelembagaan (pendirian lembaga kajian atau pusat studi), pendidikan pada masyarakat (kursus, pelatihan mulai dari penyebaran brosur, pendaftaran peserta, jadwal acara, penentuan instruktur, kumpulan makalah, pelaksanaan kursus sampai dengan evaluasi dan pelaporan), pelayanan pada masyarakat (misalnya: pelayanan konsultasi ilmiah bagi masyarakat atau lembaga, termasuk penyuluhan, penerangan, dan bakti sosial bagi masyarakat), penerapan hasil penelitian teknologi, seni dan budaya, serta pengembangan wilayah terpadu. Termasuk juga kuliah kerja nyata dan kerjasama dengan lembaga lain baik dalam maupun luar negeri, misalnya: dengan lembaga profesi, seperti: Masyarakat Linguistik Indonesia, Himpunan Sarjana Kesusastraan Indonesia, dan sebagainya.
KODE PPM 01.00
PPM 01.01
PPM 01.02
DESKRIPSI SERIES REKOD
NILAI GUNA
KELEMBAGAAN Dokumen yang berkaitan dengan pendirian lembaga kajian atau pusat studi, laporan kegiatan operasional, dan sejenisnya.
Kebuktian Administrasi
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
1 tahun setelah SK diterbitkan
5 tahun
Permanen
PELATIHAN/SEMINAR Dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan kursus atau pelatihan, mulai dari penyebaran brosur, pendaftaran Administrasi peserta, jadwal acara, penentuan Keuangan, dan Hukum pembicara/instruktur, kumpulan makalah, pelaksanaan kursus sampai dengan evaluasi dan pelaporan.
1 tahun setelah kegunaan selesai
4 tahun
Musnah
KONSULTASI Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan operasional para konsultan atau pengajar yang memberikan pelayanan konsultasi ilmiah bagi masyarakat atau Administrasi lembaga, termasuk permintaan lembaga Keuangan, dan Hukum pendidikan lain untuk memberikan konsultasi dan pengajaran tentang keahlian tertentu, meliputi : berkas permohonan, pelaksanaan sampai dengan pelaporan.
1 tahun setelah kegunaan selesai
4 tahun
Musnah
KODE PPM 01.03
PPM 01.04
PPM 01.05
DESKRIPSI SERIES REKOD
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
PENYULUHAN Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penyuluhan, penerangan dan bakti sosial Administrasi kepada masyarakat, mulai dari surat izin, Keuangan, dan surat tugas, undangan pelaksanaan Hukum kegiatan sampai dengan pelaporan dan sertifikat.
1 tahun setelah kegunaan selesai
4 tahun
Musnah
KERJA SAMA Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan Administrasi kerjasama dengan lembaga lain baik dalam Keuangan, dan maupun luar negri, termasuk dengan Hukum lembaga profesi.
1 tahun setelah kegunaan selesai
4 tahun
Musnah, kecuali hasil kerja sama
1 tahun setelah kegunaan selesai
4 tahun
Musnah
BANTUAN SOSIAL Dokumen yang berkaitan dengan bantuan kepada atau dari pihak lain, misalnya: bantuan tenaga ahli, keuangan, sumbangan, dan lain-lain.
Administrasi Keuangan, dan Hukum
FUNGSI : KEUANGAN KODE NO
KEU
01.
KEU. 00
02.
KEU. 01
DESKRIPSI SERIES REKOD
RETENSI AKTIF INAKTIF
NILAI GUNA
KETERANGAN
KEUANGAN RENCANA ANGGARAN BELANJA Dokumen yang berkaitan dengan penyusunan rencana anggaran, antara lain daftar usulan kegiatan (DUK) dan daftar usulan proyek (DUK), meliputi: usulan program masing-masing unit kerja, dan lembar kerja, sedangkan daftar usulan projek (DUP) meliputi: petunjuk penyusunan DUP, usulan program kerja masing-masing unit kerja, usulan projek lembar kerja TOR, revisi DUP dan petunjuk pelaksanaan DUP.
Administrasi Keuangan Hukum
2 tahun setelah perhitungan anggaran Negara (PAN) diundangkan
3 tahun setelah perhitungan anggaran Negara (PAN) diundangkan
Dinilai kembali
PENERIMAAN Dokumen yang berhubungan dengan penerimaan dana dari masyarakat, meliputi: registrasi (pendaftaran mahasiswa baru dan registrasi ulang bagi mahasiswa lama antara lain: Pembayaran Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP), Dana Kesejahteraan dan Fasilitas Mahasiswa (DKFM), Dana Peningkatan Kwalitas Pendidikan (DPKP), denda keterlambatan, ijazah, uang wisuda, dan sumber lain (bukti penerimaan dari usaha atau bantuan pihak lain, termasuk biaya pembuatan dan penerjemahan transkrip maupun ijazah, dana titipan bantuan dalam dan luar negeri, sewa tempat fotokopi, keuntungan kantin, koperasi, hasil kerjasama, dan bunga bank).
KODE KEU 01.00
KEU 01.01
KEU 01.02
RETENSI AKTIF INAKTIF
DESKRIPSI SERIES REKOD
NILAI GUNA
PENDAFTARAN MAHASISWA/REGISTRASI Dokumen yang berhubungan dengan registrasi (pendaftaran mahasiswa baru dan pendaftaran ulang bagi mahasiswa lama), mulai dari surat permohonan, pelaksanaan sampai pelaporannya.
Administrasi Keuangan
1 tahun setelah mahasiswa lulus
1 tahun
Musnah
Keuangan
1 tahun setelah mahasiswa lulus
1 tahun
Musnah
Keuangan
1 tahun setelah wisuda
1 tahun
Musnah
BIAYA KULIAH Dokumen yang berkaitan dengan slip pembayaran uang sumbangan pembinaan pendidikan (SPP)/biaya operasional pendidikan (BOP), dana kesejahteraan dan fasilitas mahasiswa (DKFM), dana peningkatan kualitas pendidikan (DPKP), keringanan biaya kuliah, penundaan pembayaran dan kembalian uang kuliah mahasiswa. BIAYA WISUDA Dokumen yang berkaitan dengan slip bukti pembayaran wisuda.
KETERANGAN
KODE KEU 01.03
03.
DESKRIPSI SERIES REKOD SUMBER LAIN Dokumen yang berkaitan dengan bukti penerimaan dari usaha atau bantuan pihak lain, termasuk hasil kerjasama dan bunga bank.
NILAI GUNA
Administrasi Hukum Keuangan
RETENSI AKTIF INAKTIF
3 tahun setelah berakhir kerjasama
2 tahun setelah tahun laporan keuangan terbit
KETERANGAN
Musnah, kecuali laporannya
KEU 02
REALISASI ANGGARAN Dokumen yang berkenaan dengan pelaksanaan anggaran antara lain: daftar isian kegiatan (DIK) dan daftar isian projek/petunjuk operasional (DIP/PO). DIK meliputi: konsep DIK, NET DIK, Revisi DIK. Sedangkan DIP/PO meliputi: petunjuk penyusunan DIP, konsep DIP, hasil pembahasan, NET DIP/PO, dan revisi DIP/PO.
KEU 02.00
BELANJA PEGAWAI Dokumen yang berhubungan dengan belanja pegawai meliputi : bukti pengeluaran gaji/remunerasi, insentif, tunjangan jabatan, dan tunjangan hari raya/THR.
Keuangan
3 tahun setelah tahun anggaran
2 tahun setelah tahun laporan keuangan terbit
Dinilai kembali
KODE KEU 02.01
KEU 02.02
DESKRIPSI SERIES REKOD BELANJA PERJALANAN Dokumen yang berhubungan dengan realisasi anggaran dan bukti pengeluaran untuk operasional di bidang akademik, penelitian, pengabdian pada masyarakat dan kemahasiswaan, mulai dari berkas permohonan/pengajuan, pelaksanaan, pertanggungjawaban dan pelaporannya, termasuk surat perintah perjalanan dinas (SPPD), pembuatan paspor atau visa serta pembebasan biaya viskal dan sejenisnya. BELANJA BARANG Dokumen yang berhubungan dengan realisasi anggaran dan bukti pengeluaran untuk pembelian barang, seperti: a. kendaraan bermotor, g. komputer, b. sound system, h. OHP, c. recording, i. kamera, d.fotokopi, j. AC, e. termasuk air minum k. konsumsi rapat f. ATK, l.Biaya percetakan Meliputi: berkas penawaran, ermohonan, pertanggungjawaban dan pelaporannya.
NILAI GUNA
Administrasi Keuangan
Administrasi Keuangan
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
2 tahun setelah tahun anggaran
3 tahun setelah tahun laporan keuangan terbit
Dinilai kembali
2 tahun setelah tahun anggaran
3 tahun setelah tahun laporan keuangan terbit
Musnah
KODE KEU 02.03
KEU 02.04
KEU 02.05
DESKRIPSI SERIES REKOD BELANJA PEMELIHARAAN Dokumen yang berhubungan dengan rancangan anggaran dan bukti pengeluaran untuk pengadaan sarana dan prasarana, seperti: pembangunan gedung dan ruangan, pembelian kendaraan, pembelian komputer, ATK, genteng bocor, servis mobil, dan lain-lain. PEMELIHARAAN SARANA Dokumen yang berhubungan dengan rancangan anggaran dan bukti pengeluaran untuk pemeliharaan sarana dan prasarana, termasuk pengadaan dan pengembangan sarana dan prasarana, seperti: rehabilitasi gedung dan ruangan, penambahan ruang kuliah, dan lain-lain. PAJAK Dokumen yang berhubungan dengan pembayaran restribusi dan penyetoran pajak, meliputi: bantuan pajak, pajak penghasilan, pajak bumi dan bangunan, dan lain-lain.
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
Administrasi Keuangan
2 tahun setelah tahun anggaran
3 tahun setelah tahun laporan keuangan terbit
Administrasi Keuangan
2 tahun setelah kegiatan selesai dilaksanakan
3 tahun setelah tahun laporan keuangan terbit
Musnah
Administrasi, dan Keuangan
2 tahun setelah laporan diterbitkan
3 tahun
Musnah, kecuali laporan pajak organisasi
Musnah
04.
KODE
DESKRIPSI SERIES REKOD
KEU 03
LAPORAN KEUANGAN Dokumen yang berkaitan dengan laporan dan hasil evaluasi keuangan, baik yang dilakukan secara internal maupun akuntan publik, termasuk rekening koran dari bank.
NILAI GUNA
Administrasi
RETENSI AKTIF INAKTIF
2 tahun setelah laporan dibuat
3 tahun setelah tahun laporan keuangan terbit
KETERANGAN
Musnah, kecuali laporan tahunan fakultas/universit as
FUNGSI : SUMBER DAYA MANUSIA KODE NO
SDM
01.
SDM.00
SDM. 00.00
SDM. 00.01
DESKRIPSI SERIES REKOD
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
SUMBER DAYA MANUSIA PENGADAAN PEGAWAI Dokumen yang berkaitan dengan pengadaan pegawai, meliputi : analisa/ perencanaan kebutuhan, penerimaan dan pengangkatan. ANALISA/PERENCANAAN KEBUTUHAN Dokumen yang berkaitan dengan analisa 2 tahun setelah 3 tahun Musnah kebutuhan pegawai (dosen dan karyawan), Administrasi realisasi mulai dari perencanaan sampai dengan pengangkatan (pegawai tetap, tidak tetap, honorer, dsb). PENERIMAAN Dokumen yang berkaitan dengan proses penerimaan pegawai, mulai dari pengumuman, surat lamaran dan pemanggilan peserta tes, pelaksanaan ujian tertulis/lisan, keputusan hasil ujian, usul pengangkatan dari unit kerja, nota usul ke BAKN/Presiden, dan SK Presiden. a. Surat lamaran dan panggilan b.Surat pernyataan presetujuan (SPP/lolos butuh) c. Usul pengangkatan dari unit kerja
Administrasi Hukum
2 tahun setelah realisasi
3 tahun
Musnah, kecuali yang diterima masuk ke Personal File
d. Nota usul ke BAKN/Presiden e. SK Presiden SDM 00.02
PENGANGKATAN Dokumen yang berkaitan dengan proses pengangkatan pegawai, mulai dari usulan permohonan pengangkatan pegawai, usul pengangkatan calon pegawai negeri sipil (CPNS) atau pegawai negeri sipil (PNS), surat keterangan hasil penelitian khusus/litsus/screening, perintah pemeriksaan kesehatan, SK pengangkatan CPNS, kenaikan gaji berkala, kenaikan pangkat golongan atau jabatan. a. Usul permohonan pengangkatan pegawai b. Usul permohonan pengangkatan CPNS c. Penelitian khusus/litsus/screening d. Perintah pemeriksaan kesehatan e. SK pengangkatan CPNS f. Kenaikan gaji berkala g. Kenaikan pangkat/golongan/jabatan h..Pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan struktural/fungsional
Administrasi Hukum
1 tahun setelah realisasi
-
Personal File Pegawai
KODE 02.
SDM 01
DESKRIPSI SERIES REKOD
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
PENEMPATAN PEGAWAI Dokumen berkenaan dengan penempatan pegawai, pemindahan/mutasi pegawai dan sejenisnya.
SDM 01.00
SDM 01.01
PENEMPATAN PEGAWAI Dokumen yang berkaitan dengan proses penempatan pegawai di lingkungan Universitas Indonesia. PEMINDAH/MUTASI Dokumen yang berkaitan dengan proses pemindahan tugas jabatan antar unit kerja, termasuk tenaga yang diperbantukan atau dipekerjakan dari atau keluar organisasi, baik bersifat tetap maupun sementara, mulai dari usulan/permohonan, persetujuan, pelantikan, sampai surat keputusan diterbitkan/dikeluarkan. Termasuk mutasi keluarga, seperti: nikah , anak, dan cerai dan lain sejenisnya.
Administrasi Hukum
1 tahun
1 tahun setelah SK diterbitkan
Personal File Pegawai
Administrasi Hukum
1 tahun
1 tahun setelah SK diterbitkan
Personal File Pegawai
KODE 03.
DESKRIPSI SERIES REKOD
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
SDM 02
PEMBINAAN Dokumen yang berkenaan dengan pembinaan bagi pegawai fakultas, meliputi: peninjauan masa kerja, disiplin pegawai (seperti daftar hadir, rekap hadir, catatan pelanggaran), penilaian dan penetapan angka kredit, DP3, tugas belajar, ujian dinas pegawai, kesempatan pendidikan, daftar urutan kepangkatan dan pemberian penghargaan untuk pegawai. Catatan pelanggaran meliputi: sanksi dan rehabilitasi. Sanksi meliputi: teguran lisan, peringatan tertulis, pernyataan tidak puas, penundaan gaji berkala, penurunan gaji, penundaan kenaikan pangkat, pembebasan jabatan sampai dengan scorsing. Sedangkan rehabilitasi meliputi pemulihan status kepegawaian apabila yang bersangkutan terbebas dari pelanggaran.
SDM 02.00
PENINJAUAN MASA KERJA Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan/pemrosesan peninjauan masa kerja pegawai.
SDM 02.01
SDM 02.02
DISIPLIN PEGAWAI Dokumen yang berkaitan dengan disiplin pegawai, antara lain: tata tertib pegawai, daftar hadir/absensi dan catatan pelanggaran. PENILAIAN/PENETAPAN ANGKA KREDIT Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan penilaian/penetapan angka kredit pegawai.
Administrasi
2 tahun setelah SK terbit
3 tahun
Personal File Pegawai
Administrasi
2 tahun
3 tahun
Personal File Pegawai
Administrasi Hukum
1 tahun setelah penetapan angka kredit
4 tahun
Personal File Pegawai
KODE SDM 02.03
SDM 02.04
SDM 02.05
DESKRIPSI SERIES REKOD DAFTAR PENILAIAN PEKERJAAN (DP3) Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan daftar penilaian pekerjaan pegawai. TUGAS BELAJAR Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan tugas belajar seperti : tugas belajar program diploma, strata satu, stratas dua, mulai dari surat permohonan, persetujuan/penolakan, izin belajar, hasil akhir, fotokopi ijazah, sampai dengan pelaporannya. DIKLAT/KURSUS/WORKSHOP/STUDI BANDING Dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan/kursus pegawai, seperti diklat persiapan kerja, penyesuaian tugas, kenaikan golongan, penyesuaian ijazah, manajemen, kearsipan, komputer, akuntansi, penataran, simposium dan lain sejenisnya, mulai dari berkas usulan/permohonan, pelaksanaan, sampai dengan evaluasi dan penyusunan laporan.
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
Administrasi
2 tahun
3 tahun
Musnah
Administrasi Hukum
1 tahun setelah pelaksanaan
4 tahun
Personal File Pegawai
Administrasi Hukum
1 tahun setelah pelaksanaan
4 tahun
Personal File Pegawai
KODE
DESKRIPSI SERIES REKOD
SDM 02.06
UJIAN DINAS PEGAWAI
SDM 02.07
Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan/pemrosesan ujian dinas pegawai. DAFTAR URUT KEPANGKATAN
SDM 02.08
Dokumen yang berkaitan dengan daftar urut kepangkatan pegawai. SANKSI/HUKUMAN Dokumen yang berkaitan dengan catatan pelanggaran sampai hukuman pegawai, mulai dari teguran lisan, peringatan tertulis, pernyataan tidak puas, penundaan gaji berkala, penurunan gaji, penundaan kenaikan pangkat, penurunan pangkat, penurunan jabatan dan pencabutan jabatan.
SDM 02.09
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
Administrasi Hukum
1 tahun setelah pelaksanaan
2 tahun
Personal File Pegawai
Administrasi
1 tahun setelah diperbaharui
-
Ditinjau kembali
Administrasi Hukum Keuangan
1 tahun setelah keputusan ditetapkan
2 tahun
Personal File Pegawai
Administrasi Hukum
1 tahun setelah pelaksanaan kegiatan
2 tahun
Personal File Pegawai
REHABILITASI Dokumen yang berkenaan dengan proses penyelesaian keberatan pegawai sampai usulan dan pelaksanaan pemulihan status kepegawaian
KODE SDM 02.10
DESKRIPSI SERIES REKOD
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
PENGHARGAAN PEGAWAI Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengurusan penghargaan pegawai, meliputi: tanda jasa/penghargaan dan piagam penghargaan.
04.
NILAI GUNA
Administrasi Hukum
1 tahun setelah penghargaan diberikan
4 tahun
Personal File Pegawai
SDM 03
KESEJAHTERAAN
SDM 03.00
Dokumen yang berkenaan dengan bantuan kesejahteraan bagi dosen dan karyawan, meliputi: pelayanan, pemeliharaan kesehatan pegawai, pelayanan asuransi pegawai, bantuan dinas/sosial, pelayanan tabungan perumahan, termasuk tunjangan dan cuti bagi dosen dan karyawan. Tunjangan meliputi: tunjangan transport, tunjangan profesional, tunjangan jabatan, tunjangan khusus, dan tunjangan lembur. Sedangkan cuti meliputi: cuti tahunan, cuti sakit, cuti bersalin, cuti besar, dan cuti alasan penting, serta cuti di luar tanggungan negara (CTLN). CUTI PEGAWAI Dokumen yang berkaitan dengan cuti pegawai, seperti: cuti tahunan, sakit, cuti bersalin, cuti besar (umroh dan menunaikan ibadah haji), cuti alasan penting (keluarga sakit keras, keluarga meninggal dunia, melangsungkan perkawinan yang pertama), cuti sakit dan cuti di luar tanggungan negara, mulai dari permohonan/pengusulan sampai dengan pelaksanaan cuti.
Administrasi
1 tahun setelah pelaksanaan
-
Musnah kecuali cuti CLTN
KODE
DESKRIPSI SERIES REKOD
SDM 03.01
IZIN PEGAWAI
SDM 03.02
Dokumen yang berkaitan dengan izin pegawai, mulai dari permohonan/pengusulan, pelaksanaan sampai dengan laporannya. TABUNGAN PERUMAHAN
SDM 03.03
Dokumen yang berkaitan dengan tabungan perumahan untuk pegawai. KESEHATAN/ASURANSI PEGAWAI
SDM 03.04
Dokumen yang berkaitan dengan kesehatan/asuransi pegawai, seperti: program Jamsostek, askes, dan sejenisnya, mulai dari permohonan/pengusulan, pelaksanaan sampai dengan laporannya. BANTUAN SOSIAL Dokumen yang berkaitan dengan bantuan sosial bagi pegawai, seperti : tunjangan pernikahan, melahirkan, baju dinas, dan kematian dan sejenisnya, mulai dari permohonan/pengusulan, pelaksanaan sampai dengan laporannya.
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
Administrasi
1 tahun setelah pelaksanaan
-
Musnah
Administrasi Keuangan
1 tahun setelah terbit buku
4 tahun
Personal File Pegawai
Administrasi Keuangan Hukum
1 tahun setelah pelaksanaan
4 tahun
Musnah
Administrasi Keuangan
1 tahun setelah pelaksanaan
4 tahun
Musnah
KODE 05.
SDM 04 SDM 04.00
DESKRIPSI SERIES REKOD
KETERANGAN
Administrasi Keuangan
1 tahun setelah pelaksanaan
4 tahun
Musnah
Administrasi Keuangan
1 tahun setelah pelaksanaan
4 tahun
Musnah
Administrasi Keuangan
1 tahun setelah pelaksanaan
4 tahun
Musnah
TUNJANGAN Dokumen yang berkaitan dengan tunjangan pegawai seperti: tunjangan jabatan, tunjangan resiko pekerjaan, remunerasi pegawai dan sejenisnya, mulai dari permohonan/pengusulan, pelaksanaan sampai dengan surat keputusan diterbitkan/dikeluarkan.
SDM 04.02
RETENSI AKTIF INAKTIF
PENGHASILAN PEGAWAI Dokumen yang berkenaan dengan penghasilan pegawai, meliputi gaji, tunjangan, dan lembur pegawai. GAJI Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan gaji pegawai, kenaikan gaji berkala, penyesuaian tunjungan keluarga dan sejenisnya.
SDM 04.01
NILAI GUNA
LEMBUR Dokumen yang pengurusan lembur.
berkaitan
dengan
KODE 06.
DESKRIPSI SERIES REKOD
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
SDM 05
ADMINISTRASI PEGAWAI Dokumen yang berkenaan dengan berbagai kegiatan yang menyangkut kegiatan administratif pegawai, seperti: perjalanan dinas, baik dalam maupun luar negeri, pembuatan kartu pegawai dan bukti pegawai, data atau identitas kepegawaian, dan keanggotaan organisasi profesi atau kedinasan pegawai.
SDM 05.00
PERJALANAN DINAS Dokumen yang berhubungan dengan perjalanan dinas pegawai, meliputi: permohonan paspor, dan sejenisnya.
SDM 05.01
SDM 05.02
SDM 05.03
KARTU PEGAWAI Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan kartu pegawai/tanda pengenal. IDENTITAS PEGAWAI Dokumen yang berkaitan pengurusan identitas pegawai
dengan
KEANGGOTAAN ORGANISASI/PARTAI POLITIK Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan keanggotaan organisasi/partai politik pegawai.
Administrasi, kuangan, dan hukum
1 tahun setelah pelaksanaan
4 tahun
Musnah
Administrasi
1 tahun setelah pelaksanaan
Musnah
Musnah
Administrasi
1 tahun setelah pelaksanaan
Musnah
Musnah
Administrasi
1 tahun setelah pelaksanaan
Musnah
Musnah
KODE 07.
SDM 06
SDM 06.00
DESKRIPSI SERIES REKOD
Administrasi, Hukum, dan Keuangan
1 tahun setelah SK terbit
2 tahun
Personal File Pegawai
Administrasi, Hukum, dan Keuangan
1 tahun setelah SK terbit
2 tahun
Personal File Pegawai
Administrasi Keuangan
1 tahun anggaran
4 tahun
Personal File Pegawai
Administrasi Keuangan
1 tahun anggaran
4 tahun
Personal File Pegawai
PENSIUN Dokumen yang berkaitan dengan proses pemberhentian pegawai karena pensiun, meliputi pensiun pegawai, pensiun janda/duda dan pensiun anak.
SDM 06.03
KETERANGAN
TIDAK ATAS PERMINTAAN SENDIRI Dokumen yang berkaitan dengan pemberhentian pegawai karena pemutusan hubungan kerja, termasuk diberhentikan dengan hormat dan tidak dengan hormat.
SDM 06.02
RETENSI AKTIF INAKTIF
PEMBERHENTIAN PEGAWAI Dokumen yang berkenaan dengan pemutusan hubungan kerja atau pemberhentian atau pengunduran diri sebagai pegawai dengan alasan dan pertimbangan tertentu seperti: atas permintaan sendiri, tidak atas permintaan sendiri, baik dengan hormat maupun tidak hormat, pensiun, dan wafat. ATAS PERMINTAAN SENDIRI Dokumen yang berkaitan dengan pemberhentian pegawai atas permintaan sendiri, termasuk diberhentikan dengan hormat.
SDM 06.01
NILAI GUNA
WAFAT Dokumen yang berkaitan dengan pemberhentian pegawai karena wafat.
08.
KODE
DESKRIPSI SERIES REKOD
SDM 07
PERSONIL FILE PEGAWAI Dokumen yang berkenaan dengan personal file pegawai meliputi : a. Lamaran, b. Nota persetujuan, c. BAKN, d. SK pengangkatan, e. CPNS, f. Hasil pengujian kesehatan, g. SK pengangkatan PNS, h. SK kenaikan pangkat, i. Surat pernyataan melaksanakan tugas atau menduduki jabatan, j...SK pengangkatan dalam dan atau ....pemberhentian dari jabatan struktural/ ....fungsional, k. SK pengangkatan wilayah kerja, l. SK perpindahan antar instansi, m.SK peninjauan masa kerja, n. SK cuti CTLN, o. Berita acara pemeriksaan, p..SK hukuman jabatan/hukuman disiplin ....PNS, q..SK perbantuan kepala daerah otonomi ....atau instansi lain, r. SK pemberian tanda jasa,
NILAI GUNA
Administrasi, Keuangan dan Hukum
RETENSI AKTIF INAKTIF
1 tahun setelah pensiun atau berhenti
1 tahun setelah hak pensiun habis
KETERANGAN
Musnah, kecuali pimpinan fakultas/universit as, tokoh, atau orang penting dalam peristiwa nasional
s. SK penarikan kembali dari perbantuan, t. Kartu induk PNS, u. Fotokopi ijazah/sertifikat, v. SK penempatan atau penarikan pegawai, w. SK pengangkatan pada jabatan kedinasan .....di luar instansi, x. SK persetujuan/penugasan kembali, y. cuti CTLN. z. pensiun/meninggal
FUNGSI : ORGANISASI DAN TATA LAKSANA KODE NO
OTL
01.
OTL.00
OTL. 00.00
OTL. 00.01
DESKRIPSI SERIES REKOD
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
ORGANISASI DAN TATA LAKSANA ORGANISASI Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan organisasi fakultas mulai dari akte pendirian, kelembagaan (seperti: sejarah pendirian fakultas, termasuk SK pendirian universitas/jurusan, program studi, statuta, dan sebagainya) rencana induk pengembangan (rencana induk universitas dan pengembangan fakultas, seperti: rencana strategi dan pengembangan tiap-tiap jurusan dan program studi/lokakarya), dan akreditasi (tiap-tiap jurusan dan program studi, termasuk borang yang dikeluarkan oleh Badan Akreditasi Nasional (BAN)). PEMBENTUKAN/PERUBAHAN/PENG HAPUSAN Dokumen yang berkaitan dengan masalah pembentukan/perubahan/penghapusan unit Administrasi kerja di lingkungan Universitas Indonesia, 1 tahun setelah Hukum 4 tahun Permanen seperti: akta SK terbit Kebuktian pendirian/perubahan/penghapusan, mulai dari usulan/permohonan, pelaksanaan, sampai surat keputusan diterbitkan/dikeluarkan. RENCANA INDUK PENGEMBANGAN Dokumen yang berhubungan dengan Administrasi 5 tahun rencana induk universitas dan 1 tahun setelah Hukum setelah tidak Musnah pengembangan fakultas, seperti: rencana SK terbit Kebuktian berlaku strategis dan pengembangan tiap-tiap jurusan dan program studi.
KODE OTL 00.02
02.
OTL 02
OTL 02.00
DESKRIPSI SERIES REKOD
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
AKREDITASI Dokumen yang berhubungan dengan Administrasi Borang Akreditasi Nasional tiap-tiap 1 tahun setelah Hukum 4 tahun Ditinjau kembali jurusan dan program studi, mulai dari SK terbit Kebuktian pengusulan, persyaratan, kelengkapan berkas sampai dengan hasil akhirnya. TATA LAKSANA Dokumen yang berisikan tata laksana universitas, meliputi: pembakuan sistem, program kerja, standarisasi, tata ruang, protokoler, tata persuratan, pengurusan surat, penggandaan, dan unit kearsipan. PEMBAKUAN SISTEM Dokumen yang berkaitan dengan proses penetapan sistem ketatalaksanaan di lingkungan universitas/fakultas, seperti: a. Sistem Informasi Akademik Kemahasiswaan, b. ORACLE, c. Pedoman/ panduan universitas/ fakultas, d. Tata persuratan e. Sistem Manajemen Kearsipan, f. Pola Klasifikasi Dokumen, g. Jadwal Retensi Arsip (JRA), h. Sistem Keuangan, i. Sistem Akademik (SIAK), j. Sistem Informasi Kepegawaian (SIPEG) k. LONTAR
Administrasi
1 tahun
4 tahun
Ditinjau kembali
l. Dokumen Manajemen Sistem (DMS) m. Sistem Pelayanan Hak Kekayaan Intelektual (SIYANKI) n. Sistem Informasi Riset dan Pengabdian Masyarakat (SIRIP) o. Pedoman Operasional Baku (POB) OTL 02.01
PROGRAM KERJA Dokumen yang berhubungan dengan daftar usulan rencana kegiatan dari masing-masing unit kerja yang disusun secara periodik, termasuk: a. bahan rapat pimpinan,
Administrasi
1 tahun
4 tahun
Ditinjau kembali
Administrasi
1 tahun
4 tahun
Ditinjau kembali
Administrasi
1 tahun
4 tahun
Ditinjau kembali
b. rapat kerja, c. rapat koordinasi, d. risalah rapat pimpinan OTL 02.02
OTL 02.03
STANDARISASI Dokumen yang berkaitan dengan standarisasi, antara lain: standarisasi sarana dan prasarana (peralatan kerja dan formulir), standarisasi anggaran dan sejenisnya. TATA RUANG/LAY OUT Dokumen yang berkaitan penyusunan tata ruang/lay out.
dengan
KODE OTL 03
OTL 03.00
DESKRIPSI SERIES REKOD
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
PROTOKOL Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan protokoler, meliputi: undangan baik yang berakibat langsung, maupun tidak langsung terhadap operasional organisasi, termasuk ucapan terima kasih, ucapan selamat, permohonan maaf, belasungkawa, dan pengumuman atau pemberitahuan. UPACARA/ACARA Dokumen/sambutan/makalah yang berkaitan dengan kegiatan upacara/acara, meliputi: a. upacara hari besar nasional, b. HUT fakultas/universitas, c. acara-acara pimpinan, d. pelantikan e. serah terima jabatan
OTL 03.01
NILAI GUNA
Administrasi
1 tahun
-
Ditinjau kembali
Administrasi
1 tahun
1 tahun
Ditinjau kembali
KUNJUNGAN Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan kunjungan, baik dari dan ke luar instansi/fakultas/universitas, meliputi surat permohonan/pengajuan, pelaksanaan sampai dengan pelaporannya.
KODE OTL 04
DESKRIPSI SERIES REKOD
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
OTL 04.00
PENGURUSAN SURAT Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan penerimaan dan pencatatan dokumen masuk dan keluar, seperti: buku agenda, lembar surat pengantar dan formulir. BUKU AGENDA/ DATA BASE 1 tahun setelah Dokumen yang berisi tentang pengurusan Administrasi 4 tahun Musnah diperbarui buku agenda surat masuk dan surat keluar.
OTL 04.01
LEMBAR SURAT PENGANTAR
OTL 04.02
Dokumen/lembar surat pengantar berisi penerimaan surat. FORMULIR
yang
OTL 04.03
Dokumen yang berkaitan dengan bukti permintaan dan pengeluaran barang, seperti: a. lembar dispensasi, b. formulir permintaan/pengeluaran barang, c..bukti penggunaan peralatan dan ....perlengkapan kantor. PENGGANDAAN Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penggandaan, meliputi: fotokopi, reproduksi dan percetakan/penjilidan.
Administrasi
1 tahun setelah diterima
-
Musnah
Administrasi
1 tahun setelah diterima
-
Musnah
Administrasi
1 tahun setelah diterima
-
Musnah
KODE
DESKRIPSI SERIES REKOD
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
OTL 05
UNIT KEARSIPAN Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan di unit kearsipan, meliputi: pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan, pemusnahan arsip, peminjaman, dan pelayanan informasi. Termasuk berita acara pemusnahan dan pembinaan terhadap pelaksanaan di fakultas.
OTL 05.00
PEMINDAHAN ARSIP KE UNIT KEARSIPAN
OTL 05.01
OTL 05.02
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemindahan arsip mulai dari berkas permohonan, persyaratan (daftar pertelaan rekod (DPR) berita acara (BA), pelaksanaan, sampai dengan laporan kegiatan. PEMINJAMAN ARSIP Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan peminjaman arsip, mulai dari permohonan, persetujuan/penolakan sampai pelaporannya. PENYUSUTAN/PEMUSNAHAN Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penyusunan arsip mulai dari permohonan dan persetujuan penyusutan serta berita acara daftar pertelaan arsip, sampai dengan pelaporannya.
Administrasi Hukum
Administrasi
Administrasi Hukum
1 tahun
1 tahun
1 tahun
-
Permanen
2 tahun
Musnah, kecuali Daftar Retensi Rekod dan Berita Acara
2 tahun
Musnah, kecuali Daftar Retensi Rekod dan Berita Acara
KODE OTL 05.03
DESKRIPSI SERIES REKOD
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
PEMBINAAN Dokumen yang berkaitan dengan penyuluhan dan pemantauan pelaksanaan kearsipan di lingkungan universitas/fakultas.
Administrasi
1 tahun
4 tahun
Musnah
KODE NO
01.
02.
DESKRIPSI SERIES REKOD
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
HKP
HUKUM DAN PENGAWASAN
HKP
HUKUM DAN PENGAWASAN Dokumen yang berhubungan dengan hukum dan pengawasan. Dokumen yang berhubungan dengan hukum meliputi: undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan presiden, instruksi presiden, surat edaran, peraturan menteri, keputusan menteri, instruksi menteri, keputusan dan peraturan pimpinan Universitas Indonesia, tentang kontrak kerja dengan lembaga lain baik dalam maupun luar negeri. Sedangkan pengawasan meliputi pengawasan internal dan eksternal.
HKP. 00
UNDANG-UNDANG
HKP. 01 HKP. 01.00
HKP. 01.01
Selama masih Dokumen yang berhubungan dengan Hukum 1 tahun Permanen berlaku terbitan undang-undang yang dikeluarkan oleh pemerintah. PERATURAN-PERATURAN Dokumen yang berhubungan dengan peraturan-peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah, universitas, dan fakultas. PERATURAN PEMERINTAH Dokumen yang berhubungan dengan peraturan-peraturan yang diterbitkan/dikeluarkan oleh pemerintah. PERATURAN UNIVERSITAS Dokumen yang berhubungan dengan peraturan-peraturan yang diterbitkan/dikeluarkan oleh universitas.
Hukum
Selama masih berlaku
1 tahun
Permanen
Hukum
Selama masih berlaku
1 tahun
Permanen
KODE HKP 01.02
DESKRIPSI SERIES REKOD
HKP 02
HKP 02.00
KETERANGAN
Hukum
Selama masih berlaku
1 tahun
Permanen
KEPUTUSAN-KEPUTUSAN Dokumen yang berhubungan dengan keputusan-keputusan yang dikeluarkan oleh lembaga resmi pemerintah, universitas dan fakultas. SURAT KEPUTUSAN PEMERINTAH Dokumen yang berkenaan dengan keputusan presiden/pemerintah, termasuk keputusan menteri, gubernur dan lain sejenisnya.
HKP 02.01
RETENSI AKTIF INAKTIF
PERATURAN FAKULTAS Dokumen yang berhubungan dengan peraturan-peraturan yang diterbitkan/dikeluarkan oleh fakultas.
03.
NILAI GUNA
Hukum Administrasi
1 tahun
1 tahun
Permanen
Hukum Administrasi
Selama masih berlaku
1 tahun
Permanen
SURAT KEPUTUSAN UNIVERSITAS Dokumen yang berkenaan dengan keputusan universitas, seperti keputusan, Rektor, MWA, SAU, DGB dan lain sejenisnya, mulai dari pemrosesan sampai dengan surat keputusan diterbitkan.
KODE HKP 02.02
DESKRIPSI SERIES REKOD
HKP 03 HKP 03.00
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
KEPUTUSAN FAKULTAS Dokumen yang berkenaan dengan pemrosesan keputusan dekan, surat keputusan pengangkatan dan pemberhentian, skripsi/tesis/desertasi, kepanitiaan, kesejahteraan pegawai, kemahasiswaan, kepegawaian dan lain sejenisnya.
04.
NILAI GUNA
Hukum Administrasi
Selama masih berlaku
1 tahun
Permanen
1 tahun
Permanen
INSTRUKSI-INSTRUKSI Dokumen yang berhubungan dengan instruksi pemerintah, universitas, dan fakultas. INSTRUKSI PEMERINTAH Dokumen yang berhubungan dengan instruksi pemerintah, menteri, dan lain sejenisnya yang dikeluarkan oleh pemerintah
Hukum Administrasi
Selama masih berlaku
KODE HKP 03.01
DESKRIPSI SERIES REKOD
KETERANGAN
Hukum Administrasi
Selama masih berlaku
1 tahun
Permanen
Hukum Administrasi
Selama masih berlaku
1 tahun
Permanen
INSTRUKSI UNIVERSITAS Dokumen yang berhubungan dengan instruksi lembaga resmi dikeluarkan/diterbitkan oleh Universitas Indonesia, misalnya: instruksi Rektor, MWA dan sejenisnya.
05.
RETENSI AKTIF INAKTIF
INSTRUKSI UNIVERSITAS Dokumen yang berhubungan dengan instruksi yang dikeluarkan /diterbitkan oleh Universitas Indonesia.
HKP 03.02
NILAI GUNA
HKP 04
SURAT EDARAN Dokumen yang berhubungan dengan surat edaran tentang pelaksanaan kegiatan yang dikeluarkan oleh lembaga pemerintah, universitas dan fakultas.
HKP 04.00
SURAT EDARAN PEMERINTAH Dokumen yang berhubungan dengan surat edaran tentang pelaksanaan kegiatan yang dikeluarkan oleh pemerintah.
Hukum Administrasi
Selama masih berlaku
1 tahun
Permanen
KODE HKP 04.01
DESKRIPSI SERIES REKOD
HKP 05
KETERANGAN
Hukum Administrasi
Selama masih berlaku
1 tahun
Dinilai Kembali
Hukum Administrasi
Selama masih berlaku
1 tahun
Dinilai Kembali
Hukum Administrasi
Selama masih berlaku
2 tahun
Dinilai Kembali
SURAT EDARAN FAKULTAS Dokumen yang berhubungan dengan surat edaran tentang pelaksanaan kegiatan yang dikeluarkan/diterbitkan oleh fakultas di lingkungan UI.
06.
RETENSI AKTIF INAKTIF
SURAT EDARAN UNIVERSITAS Dokumen yang berhubungan dengan surat edaran tentang pelaksanaan kegiatan yang dikeluarkan/diterbitkan oleh universitas.
HKP 04.02
NILAI GUNA
KERJASAMA Dokumen yang berhubungan dengan perikatan/perjanjian/kontrak dengan pihak intern maupun ekstern di lingkungan fakultas, meliputi: a. perjanjian sewa/kontrak/beli, b. kerjasama surat perintah kerja (SPK), c. surat kuasa d. pengertian bersama (MOU).
KODE 07.
DESKRIPSI SERIES REKOD
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
HKP 06
PENGAWASAN Dokumen yang berhubungan dengan proses pengawasan, baik yang dilakukan secara internal dan eksternal di lingkungan Universitas Indonesia.
HKP 06.00
PENGAWASAN INTERNAL
HKP 06.01
Dokumen yang berhubungan dengan proses pengawasan yang dilakukan oleh unit fungsional pengawasan mulai dari persiapan sampai dengan laporan akhir pengawasan, meliputi: a. pendidikan, b. sumber daya manusia, c. keuangan, d. sarana dan prasarana, e. laporan akhir tahunan f. laporan tengah tahunan g. laporan akhir jabatan PENGAWASAN EKSTERNAL Dokumen yang berkaitan dengan proses pengawasan yang dilaksanakan oleh lembaga pengawasan/pemeriksaan dari luar fakultas, mulai dari penunjukan, persiapan sampai dengan laporan hasil, umpamanya: pemeriksaan oleh akuntan publik.
Hukum Administrasi
2 tahun
3 tahun
Permanen
Hukum Administrasi
2 tahun
3 tahun
Permanen
KODE 08.
DESKRIPSI SERIES REKOD
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
HKP 07
PELANGGARAN Dokumen yang berhubungan dengan jenis kegiatan pelanggaran akademik dan non akademik.
HKP 07.00
AKADEMIK Dokumen yang berhubungan dengan pelanggaran yang terkait dengan kegiatan akademik, misalnya a. plagiat,
KETERANGAN
Hukum Administrasi
2 tahun
-
Permanen
Hukum Administrasi
2 tahun
-
Permanen
Hukum Administrasi
2 tahun
-
Permanen
b. pemalsuan tanda tangan ijasah
HKP 07.01
NON AKADEMIK Dokumen yang berhubungan dengan pelanggaran yang terkait dengan di luar kegiatan akademik, misalnya: a. pelanggaran keuangan (manipulasi) b. meninggalkan tugas dinas.
HKP 07.02
KASUS PIDANA Dokumen yang berkaitan dengan tindak pidana yang melibatkan pegawai, mulai dari awal pemeriksaan sampai dengan keputusan pengadilan.
KODE HKP 07.03
DESKRIPSI SERIES REKOD
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
KASUS PERDATA Dokumen yang berkaitan dengan sengketa keperdataan yang melibatkan lembaga dengan pihak lain, mulai dari awal pemeriksaan sampai dengan keputusan pengadilan.
Hukum Administrasi Kebuktian
2 tahun
-
Permanen
FUNGSI : HUBUNGAN MASYARAKAT KODE NO
HMI
01.
HMI. 00
HMI. 01
DESKRIPSI SERIES REKOD
NILAI GUNA
AKTIF
RETENSI INAKTIF
KETERANGAN
HUMAS DAN INFORMATIKA HUMAS (HUBUNGAN MASYARAKAT) Dokumen yang berhubungan dengan hubungan masyarakat, meliputi:, pemberitaan (meliputi: radio, pers, TV), pameran (meliputi: pembangunan, pendidikan, mitra kerja/partisipasi), publikasi/penerbitan (meliputi: majalah, booklet/leaflet, sponsor dan lain-lain), informatika, dan dokumentasi.
Administrasi
1 tahun
1 tahun
Musnah
PEMBERITAAN Dokumen yang berhubungan dengan pemberitaan terhadap segala kegiatan fakultas/universitas melalui radio, pers dan televisi.
HMI. 01.00
RADIO Dokumen yang berhubungan dengan pemberitaan terhadap segala kegiatan fakultas/universitas kepada pihak luar melalui radio, pers, television, internet, dan sejnisnya mulai dari pemberitahuan, sampai pelaporannya
KODE
DESKRIPSI SERIES REKOD
Administrasi
NILAI GUNA
1 tahun
RETENSI
1 tahun
Musnah
KETERANGAN
HMI 01.01
1 tahun
1 tahun
Musnah
Administrasi
1 tahun
1 tahun
Musnah
Administrasi
Selama masih berlaku
3 tahun
Dinilai Kembali
Administrasi
2 tahun
4 tahun
Ditinjau Kembali
INFORMATIKA Dokumen yang berkenaan dengan kegiatan informatika, meliputi: statistik, pengumpulan, pengolahan dan penyajian, mulai dari surat permohonan, pelaksanaan sampai pelaporannya.
HMI 03
Administrasi
PUBLIKASI/PENERBITAN Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan publikasi/penerbitan terhadap segala kegiatan fakultas/universitas, meliputi: majalah, booklet/leaflet dan sponsor.
HMI 02
INAKTIF
PAMERAN Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan pameran terhadap segala kegiatan fakultas/universitas, meliputi: pameran pembangunan, pendidikan dan mitra kerja/partisipasi.
HMI 01.02
AKTIF
DOKUMENTASI Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan fakultas/universitas, meliputi: kliping, foto dan audio visual, mulai dari permohonan, pelaksanaan dan pelaporannya.
KODE NO
LOG
01.
LOG. 00
02.
LOG. 01
LOG. 01.00
LOG. 01.01
DESKRIPSI SERIES REKOD
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
LOGISTIK PERENCANAAN/ANALISA KEBUTUHAN Administrasi 2 tahun 3 tahun Ditinjau Kembali Dokumen yang berkaitan dengan Keuangan perencanaan kebutuhan barang bergerak maupun barang tidak bergerak. PENGADAAN Dokumen yang berkaitan dengan proses pengadaan barang-barang bergerak dan tidak bergerak. Barang-barang bergerak meliputi: ATK, kendaraan dinas, telepon, listrik, meja, kursi, komputer, laptop, overhead projector (OHP), infokus, pesawat televisi, mesin fotokopi, whiteboard, brangkas, kamera, wireless, dan lain-lain. Sedangkan barangbarang tidak bergerak seperti: pembelian tanah, pembangunan ruang, gedung, dan sebagainya. BARANG BERGERAK Dokumen yang berkaitan dengan proses pengadaan barang-barang bergerak, Administrasi 2 tahun 3 tahun Ditinjau Kembali seperti: perabotan kantor, komputer, Keuangan kendaraan, mesin kantor, ATK, peralatan lainya termasuk barang cetakan. BARANG TIDAK BERGERAK Dokumen yang berkaitan dengan proses pengadaan barang-barang tidak bergerak, seperti: pembelian tanah, pembangunan ruang, gedung, dan sebagainya, mulai dari pengusulan/permohonan, pelaksanaan dan pelaporannya.
Administrasi Hukum Kebuktian
1 tahun
3 tahun
Permanen (Akta dan kuitansi jual beli tanah)
KODE 03.
LOG. 02
DESKRIPSI SERIES REKOD
LOG. 03
LOG. 04
KETERANGAN
Administrasi
2 tahun
3 tahun
Musnah
Administrasi Kebuktian
2 tahun
3 tahun
Ditinjau Kembali
Administrasi Kebuktian
2 tahun
3 tahun
Ditinjau Kembali
INVENTARISASI BARANG Dokumen yang berkaitan dengan inventarisasi barang yang dimiliki universitas/fakultas, baik barang bergerak maupun yang tidak bergerak.
05.
RETENSI AKTIF INAKTIF
DISTRIBUSI Dokumen yang berkaitan dengan proses pendistribusian pendistribusian barangbarang bergerak, meliputi: perlengkapan kantor, mesin kantor, ATK, komputer, barang cetakan dan sejenisnya di lingkungan universitas.
04.
NILAI GUNA
PENGHAPUSAN/ PENYUSUTAN Dokumen yang berkaitan dengan penghapusan/penyusutan aset fakultas/universitas, baik barang yang bergerak maupun yang tidak bergerak, mulai dari usulan/permohonan, persetujuan/penolakan, pelaksanaan sampai dengan pelaporannya.
KODE NO
RTK
01.
RTK. 00
DESKRIPSI SERIES REKOD
NILAI GUNA
RTK. 01
RTK. 01.00
RTK. 01.01
KETERANGAN
RUMAH TANGGA KANTOR PENGGUNAAN SARANA KANTOR Dokumen yang berkaitan dengan peminjaman dan penggunaan sarana di lingkungan fakultas, antara lain: ruangan, peralatan, perlengkapan, fasilitas kendaraan, dan ruangan rapat.
02.
RETENSI AKTIF INAKTIF
Administrasi Kebuktian
2 tahun
3 tahun
Musnah
PEMELIHARAAN SARANA KANTOR Dokumen yang berkaitan dengan sarana pemeliharaan antara lain:tanah milik fakultas/universitas, bangunan, perabotan, kendaraan, mesin kantor, kerusakan peturasan, lampu mati, gambar teknik, kebersihan dan pertamanan (cleaning service untuk ruangan, lantai dan gedung), keamanan dan ketertiban. TANAH Dokumen yang berkenaan dengan Administrasi 2 tahun 3 tahun Ditinjau Kembali pemeliharaan/perawatan tanah milik Kebuktian fakultas/universitas. BANGUNAN Dokumen yang berkenaan dengan pemeliharaan/perawatan bangunan, gedung, dan ruangan.
Administrasi Kebuktian
2 tahun
3 tahun
Ditinjau Kembali
KODE
DESKRIPSI SERIES REKOD
RTK. 01.02
PERABOTAN
RTK. 01.03
Dokumen yang berkaitan dengan pemeliharaan/perawatan perabotan. KENDARAAN
RTK. 01.04
Dokumen yang berkaitan dengan pemeliharaan/perawatan kendaraan MESIN KANTOR
RTK. 01.05
Dokumen yang berhubungan dengan pemeliharaan/perawatan mesin kantor. PERALATAN LAINNYA
RTK. 01.06
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan/perawatan peralatan kantor. KEBERSIHAN DAN PERTAMANAN Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan kebersihan di lingkungan fakultas/universitas, antara lain: a. cleaning service, b. kebersihan ruang, c. lantai d. gedung.
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
Administrasi
1 tahun
1 tahun
Musnah
Administrasi
1 tahun
1 tahun
Musnah
Administrasi
1 tahun
1 tahun
Musnah
Administrasi
1 tahun
1 tahun
Musnah
Administrasi
1 tahun
1 tahun
Musnah
KODE RTK. 01.07
DESKRIPSI SERIES REKOD
NILAI GUNA
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
KEAMANAN DAN KETERTIBAN Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan dan ketertiban, meliputi: a. keamanan parkir, b. bantuan keamanan,
Administrasi
1 tahun
1 tahun
Musnah
Administrasi
2 tahun
3 tahun
Musnah
c. bencana alam, d. banjir, e. kebakaran. RTK. 01.08
PELAYANAN/FASILITAS KANTOR Dokumen
yang
pengurusan
fasilitas
berkaitan
dengan
kantor,
meliputi:
pelayanan pengurusan fasilitas seperti: a. listrik, b. telepon, c. faksimile, d. pelayanan rapat-rapat
kantor,
03.
04.
05.
KODE
DESKRIPSI SERIES REKOD
RTK. 02
PENGELOLAAN KANTIN Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengelolaan kantin di lingkungan fakultas/universitas, termasuk penawaran tender pengadaan kantin sampai dengan keluarnya surat izin pengelolaan dari fakultas/universitas. PENGELOLAAN KOPERASI Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengelolaan koperasi baik yang dikelola pegawai maupun mahasiswa. Kegiatannya meliputi: a. izin pendirian, b. susunan kepengurusan, c. kegiatan operasional, sampai dengan laporan ....pertanggungjawaban keuangan dan ....pembagian sisa hasil usaha (SHU).
RTK. 03
RTK. 04
PENGELOLAAN MUSHOLA Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengelolaan mushola di lingkungan fakultas, termasuk penggunaan/peminjaman, dan pemeliharaan, mulai dari permohonan sampai pemrosesan.
RETENSI AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
Administrasi Hukum Kebuktian
2 tahun
3 tahun
Musnah, kecuali sertifikat pendirian
Administrasi Hukum Kebuktian
2 tahun
3 tahun
Musnah, kecuali sertifikat pendirian
Administrasi Hukum Kebuktian
2 tahun
3 tahun
Musnah, kecuali sertifikat pendirian
NILAI GUNA
