Kluwer BV Postbus GA Deventer. Instructie auteurstool Tekst & Commentaar oktober 2012

Instructie auteurstool Tekst & Commentaar oktober 2012

Kluwer BV Postbus 23 7400 GA Deventer

Instructie auteurstool Tekst & Commentaar, oktober 2012

2


Inhoudsopgave Begrippenlijst ..........................................................................................................5 Hoofdstuk 1. Introductie .............................................................................................7 Hoofdstuk 2. De auteurstool in een notendop ....................................................................9 2.1 Wie werken er met de auteurstool? ........................................................................9 2.2 Bewerken via de auteurstool; de zes stappen in vogelvlucht........................................ 10 Hoofdstuk 3. U gaat aan de slag .................................................................................. 11 3.1 Bewerkingseenheden (laten) klaarzetten in de auteurstool ......................................... 11 3.2 Inloggen op de auteurstool ................................................................................ 11 3.3 Bewerkingseenheid (BE) selecteren ...................................................................... 12 3.4 Kopij muteren of toevoegen ............................................................................... 14 3.4.1 Bestaand commentaar wijzigen ..................................................................... 14 3.4.2 Commentaar schrappen .............................................................................. 16 3.4.3 Nieuw commentaar creëren ......................................................................... 17 3.5 U voegt metadata toe ...................................................................................... 19 3.6 De bewerking afronden ..................................................................................... 21 3.6.1 Één bewerking doorsturen ........................................................................... 21 3.6.2 Verscheidene bewerkingen doorsturen ............................................................ 22 Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage

1 2 3 4 5

Het statusoverzicht ...................................................................................... 25 De bewerkingseenheid (BE) ............................................................................ 27 De informatiecomponent (IC) .......................................................................... 29 Tekstverwerkingsfuncties ............................................................................... 31 Geheel nieuw commentaar toevoegen ............................................................... 33

3


Begrippenlijst Auteurstool

De auteurstool is een online omgeving waarin u als auteur bewerkingseenheden kunt ontvangen, bewerken en doorsturen.

Bewerkingseenheid (BE)

Dit is een onderdeel van een regeling dat u als afzonderlijke eenheid ter bewerking wordt toegestuurd, over het algemeen een artikel met alle bijbehorende aantekeningen.

Flow

Geautomatiseerd werkproces voor het maken of muteren van commentaar. Ook wel „Workflow‟ genoemd.

Informatiecomponent (IC)

Onderdeel van een bewerkingseenheid, zoals bijv. één aantekening.

Metadata

Gegevens over de bewerkingseenheid zoals het vakgebied, de bijwerkdatum, de auteur van de bewerkingseenheid etc.

Preview

Een afbeelding van de bewerkingseenheid zoals die op dat moment is opgeslagen. U kunt niet in de preview werken.

Samenhanguitleg

Het ophangpunt van commentaar op een artikel, paragraaf, (onder)afdeling, hoofdstuk, titel, (wet)boek of complete regeling. Voor artikelen noemen we dit het artikelkopje, voor alle andere commentaar “Inleidende opmerkingen”.

Statusoverzicht

Hoofdscherm van de auteurstool met een overzicht van al uw bewerkingseenheden.

Uitleg

Een aantekening in het commentaar op één artikel.

Workflow

Geautomatiseerd werkproces voor het maken of muteren van commentaar. Ook wel „Flow‟ genoemd.

5


6


Hoofdstuk 1. Introductie In deze handleiding leest u hoe u kunt werken met de Kluwer auteurstool. Dit is een online systeem dat het u mogelijk maakt uw aantekeningen voor Tekst & Commentaar digitaal te schrijven, te bewerken en te versturen. In hoofdstuk 2 leiden we u globaal door het systeem. Als u de stappen in paragraaf 2 volgt, hebt u een kort overzicht van de stappen in beeld. In hoofdstuk 3 laten we aan de hand van veel afbeeldingen alle stappen nog eens zien. We gaan dan ook gedetailleerder op de mogelijkheden van het systeem in. In de bijlagen 1 t/m 3 ziet u de drie hoofdschermen die u in het proces tegenkomt nog een keer terug. U kunt hierin nakijken welke functies de verschillende onderdelen van de schermen hebben. Bijlage 4 bevat een overzicht van de tekstbewerkingfuncties die u in de auteurstool kunt gebruiken. Deze zijn niet nader toegelicht aangezien ze gebaseerd zijn op de bekende functies in Word. In bijlage 5 wordt uitgebreid beschreven hoe u een nieuw commentaar kunt toevoegen. Redactieportal In een afzonderlijk beschikbare instructie wordt uitgelegd hoe u met gebruikmaking van de zogenaamde redactieportal zelf flows of bewerkingseenheden kunt opvragen en bewerken. LET WEL: in geval van een herdruk starten we bij Kluwer alle commentaren (lees: flows of bewerkingseenheden) massaal op en hoeft de auteur niets aan te vragen. Het zelf opstarten gebruikt u in geval van tussentijds onderhoud van uw commentaar, waarbij u dus in één of enkele flows gaat bewerken.

Vragen? Als u vragen hebt over de auteurstool kunt u contact opnemen met Reinhard Crommelin Michel van Silfhout

tel 0570 647457 tel 0570 647223

[email protected] [email protected]

7


Hoofdstuk 2. De auteurstool in een notendop De auteurstool is een online omgeving waarin u als auteur uw aantekeningen schrijft en bewerkt. In dit hoofdstuk leest u wie er met de tool werken. U krijgt een overzicht van de gehele „workflow‟, de route die een bewerkte eenheid aflegt van begin (opstarten) tot eind (online beschikbaar). Vervolgens leest u in kort bestek welke stappen u als auteur zet om een bewerking uit te voeren.

2.1 Wie werken er met de auteurstool? De auteur, de redacteur en de vakredactie bij Kluwer werken met de tool: -

-

De vakredactie zet bewerkingseenheden klaar in de tool op verzoek van de auteur of in verband met een geplande herdruk van een bepaald deel. De auteur voert zijn bewerking uit en stuurt deze door naar de redacteur. Zodra hij klaar is bericht hij de redacteur, dat deze de bewerkingseenheid kan beoordelen. De redacteur beoordeelt de bewerking. Als de bewerkingseenheid nog aanpassing behoeft, kan de redacteur deze – met opmerkingen - terugsturen naar de auteur. Als de redacteur akkoord is (eventueel dus nadat de auteur correcties heeft doorgevoerd), stuurt hij de bewerkingseenheid door naar de vakredactie van Kluwer. De vakredactie voert een aantal controles uit. Ook de vakredactie kan indien nodig de bewerkingseenheid terugzenden naar de auteur. Als de vakredactie akkoord geeft, vervolgt de bewerkingseenheid zijn weg binnen de uitgeverij, waarna het gewijzigde commentaar voor de onlinegebruiker zichtbaar wordt.

De gang die een bewerkingseenheid binnen de auteurstool aflegt. Deze instructie beschrijft het aandeel van de auteur.

9


2.2 Bewerken via de auteurstool; de zes stappen in vogelvlucht Een bewerking via de auteurstool gebeurt in zes stappen. Zie hieronder een korte beschrijving. Stap 1. Bewerkingseenheden klaarzetten in de auteurstool De vakredactie zet bewerkingseenheden klaar voor de auteur in de auteurstool. Zie hoofdstuk 3.1. Stap 2. Inloggen op de auteurstool Via https://auteurs.kluwer.nl kunt u inloggen op de auteurstool. Uw inloggegevens zijn persoonlijk en heeft u per brief ontvangen. Bent u de inloggegevens kwijt? Neem dan svp even contact op met de fondscoördinator. Zie hoofdstuk 3.2. Stap 3. Bewerkingseenheid selecteren In de auteurstool ziet u direct uw statusoverzicht. Dat bevat een lijst van alle bewerkingseenheden die voor u klaarstaan. Klik op de gewenste bewerkingseenheid om deze te openen. Zie hoofdstuk 3.3. Stap 4. Kopij muteren of toevoegen Als u bestaand commentaar wilt wijzigen of schrappen, opent u in de linker kolom het kopje dat u wilt bewerken. Pas de tekst aan en kies „Opslaan en sluiten‟. Als u een nieuw commentaar wilt schrijven, voegt u in de linker kolom het gewenste kopje toe. Schrijf in het veld dat verschijnt uw tekst en kies Opslaan + sluiten . Zie hoofdstuk 3.4. Stap 5. U voegt metadata toe Klik in de linker kolom op „metadata‟, vul deze waar nodig in of aan en klik op Opslaan en sluiten . Zie hoofdstuk 3.5. Stap 6. De bewerking afronden Ga terug naar het statusoverzicht en klik op ‘ ‟, rechts naast de bewerkingseenheid. U kunt verscheidene flows gelijktijdig verzenden. Zie hoofdstuk 3.6. Uw redacteur krijgt de bewerking nu in zijn statusoverzicht en kan de bewerking beoordelen. De redacteur kan de bewerkingseenheid vervolgens doorsturen naar Kluwer of terugsturen naar u.

10


Hoofdstuk 3. U gaat aan de slag In dit hoofdstuk lopen we de stappen uit paragraaf 2.2 door aan de hand van de schermen die u in de auteurstool te zien krijgt. We gaan ook wat uitgebreider op de mogelijkheden in.

3.1 Bewerkingseenheden (laten) klaarzetten in de auteurstool De vakredactie zet voor u de bewerkingseenheden klaar in de auteurstool. Dat gebeurt meestal op basis van een geplande herdruk, maar het kan uiteraard ook voor tussentijdse bewerkingen. Dat laatste wordt in de toekomst steeds meer verwacht door de klant. Het is ook mogelijk om zelf bewerkingseenheden klaar te zetten in uw auteurstool met gebruikmaking van de redactieportal. Dat kan snel en kan 24/7. Een instructie van de redactieportal is opvraagbaar bij de fondscoördinator.

3.2 Inloggen op de auteurstool Via https://auteurs.kluwer.nl kunt u inloggen op de auteurstool. Onderstaand inlogscherm verschijnt en met uw persoonlijke inlogcode (username en password) kunt u inloggen. De code heeft u per brief ontvangen. Bent u de inloggegevens kwijt? Neem dan svp contact op met de fondscoördinator.

Inlogscherm

Let op: tot voor kort was het mogelijk om via de webmail in te loggen. Dat kan niet meer.

TIP Gepubliceerde artikelen met een vastgestelde datum van inwerkingtreding in de toekomst, kunt u ook opvragen. Voor niet in werking getreden artikelen zonder vastgestelde datum van inwerkingtreding kan dat alleen als er slechts één versie is. In geval van verschillende versies van een toekomstig wetsartikel zonder inwerkingtredingsdatum wordt u verzocht contact met de fondscoördinator op te nemen.

11


3.3 Bewerkingseenheid (BE) selecteren Nadat u bent ingelogd, opent het statusoverzicht van de auteurstool. Dat overzicht bevat een lijst van alle bewerkingseenheden die voor u klaar staan. Dat kunnen eventueel bewerkingseenheden voor verschillende uitgaven zijn. Als u klikt op een bewerkingseenheid, dan wordt deze geopend. Uit de titel van de bewerkingseenheid kunt u afleiden, waar deze voor bedoeld is: voor welke uitgave, welke regeling etc.

Zoeken

Door op de blauwe balk te klikken kunt u sorteren (A-Z of Z-A)

Aantal openstaande flows

Bewerkingseenheden

Preview bekijken

Memo (geeltje)

Het statusoverzicht

Let op: Soms staat er een memo (geeltje) bij een bewerkingseenheid waarmee de afzender begeleidende opmerkingen doorgeeft. Lees het memo voordat u gaat bewerken. U opent het door erop te klikken. Zie hieronder de afbeelding van een memo. U sluit memo weer af door op x te klikken

Memo (geeltje)

TIPS U kunt bewerkingseenheden sorteren door in de blauwe balk bovenin uw statusoverzicht op de verschillende begrippen te klikken. Kies „Bewerkingseenheid‟, klikken en u ordent uw flows. U kunt via een zoekopdracht voor u klaargezette bewerkingseenheden terugvinden. Alle in de flownaam voorkomende woorden zijn zoekwoorden. In bovenstaand voorbeeld bijv. „RV‟ en „artikel_7‟ maar ook „_Tekst_‟. Inleidende opmerkingen worden vermeld onder het door Kluwer gebruikte acroniem (code) van de regeling + vermelding van het onderdeel. In geval het de gehele regeling betreft staat er “regkop”. Voorbeeld: UWHPWR_regkop_01-08-2003_Uitleg_Tekst__Commentaar_mr._Y.A.M._Jacobs

12

Instructie auteurstool Tekst & Commentaar, oktober 2012 Op het moment dat u de bewerkingseenheid aanklikt, wordt de bewerkingseenheid geopend. Zie afbeelding van een bewerkingseenheid hieronder.

Metadata Commentaarkopjes

Artikeltekst

Lokale kopie van de bewerking maken (zie tip onderaan de pagina)

Door op het potloodje te klikken kunt u het commentaar bij het betreffende kopje bewerken.

De bewerkingseenheid: met preview van metadata, artikeltekst en commentaar

Links ziet u een overzicht van alle bestaande commentaarkopjes. Rechts ziet u een preview van de bewerkingseenheid. U ziet hier eerst de „metadata‟, dan het wetsartikel en daaronder eventueel de commentaren die al bij het artikel zijn geschreven. U kunt niet rechtstreeks in de preview werken. Zie voor een overzicht van alle functies in het scherm van de bewerkingseenheid Bijlage 2.

TIPS Met het potloodje naast de informatiecomponent in de preview (rechts) gaat u direct naar de tekstverwerker waarin u deze informatiecomponent kunt bewerken. Lokale kopie maken: u kunt een kopie van uw commentaar maken door te klikken op Maak lokale kopie . Als u dat doet, dan kunt u de bewerking inclusief revisiemarkering opslaan op uw eigen computer/netwerk. Dat kan handig zijn, omdat u daarmee een overzicht behoudt van het door u gemaakte en ingestuurde commentaar, ook nadat u uw bewerking hebt ingestuurd. Wijkt de artikeltekst af van wat u verwacht, dan heeft u wellicht een verkeerde versie ontvangen. Neem dan s.v.p. contact op met de fondscoördinator.

13


3.4 Kopij muteren of toevoegen U kunt een commentaar actualiseren. Dit houdt in dat u bestaand commentaar verwijdert, wijzigt of voorziet van een toevoeging. U kunt ook een commentaar creëren. Dit houdt in dat u commentaar toevoegt aan een bewerkingseenheid dat nog helemaal geen commentaar heeft.

3.4.1 Bestaand commentaar wijzigen Als u commentaar wilt actualiseren klikt u eenvoudigweg op het betreffende commentaarkopje in het linkerscherm. De tekstverwerker (rechts) opent.

Metadataveld: kopnr. en titel kunnen gewijzigd worden. Andere gegevens svp niet gebruiken. Commentaarkopjes

Tekstverwerker

Bewerkingseenheid: tekstverwerker is geopend

In het metadataveld bij dit betreffende commentaar kunnen nummer en titel van een aantekening gewijzigd worden. Auteursgegevens niet invullen: dat gebeurt alleen op het hoogste niveau (zie onder 3.5). Bestaande tekst kunt u muteren. In het onderste scherm treft u het commentaar aan dat u kunt bewerken. Aanwijzingen voor het gebruik van de tekstverwerkingsfuncties en een verklaring van alle bewerkingsiconen vindt u in Bijlage 4. Als u op Opslaan Klikt worden uw wijzigingen opgeslagen, maar blijft u in de tekstverwerker. Als u klikt op Opslaan + sluiten worden uw wijzigingen bewaard. In dat geval keert u terug naar het overzicht van de bewerkingseenheid en kunt u verder met het bewerken. U ziet nu in het previewscherm in het vet/bruin de tekst die u hebt toegevoegd. Geschrapte tekst wordt rood en doorgehaald weergegeven. Zie de afbeelding op de volgende pagina. Als u klikt op Annuleren dan wordt de bewerking waar u mee bezig was afgesloten zonder op te slaan. Let op: al het eerder opgeslagen werk behoudt u wel! TIP Het metadataveld „Kopnaam‟ niet invullen! Vul het veld „Kopnr‟ alleen in als er sprake is van genummerde aantekeningen en gebruik het veld „Titel‟ voor uw aantekeningkopje.

14


Geschrapte tekst…

Nieuwe tekst…

Bewerkingseenheid: preview van de aangebrachte wijzigingen

Als u na uw wijzigingen klikt op Annuleren in plaats van op Opslaan + sluiten , keert u terug naar het overzicht van de bewerkingseenheid zonder dat de wijzigingen van deze sessie zijn bewaard.

TIPS In bijlage 4 vindt u een overzicht van de tekstverwerkingsfuncties. Sla uw werk tussentijds regelmatig op via de knop Opslaan . Uw werk wordt dan opgeslagen, maar u blijft in de tekstverwerker. Hiermee voorkomt u dat u door een onverhoopte onderbreking van de verbinding uw werk kwijtraakt. Regelmatig te herhalen commentaartekst kunt u lokaal opslaan en aldus beschikbaar houden om deze telkens waar nodig toe te voegen. Tijdens uw bewerkingen kunt u de voortgang volgen met gebruikmaking van de toetsen “Ctrl” en “N”(samen ingedrukt): een nieuw venster opent zich naast het scherm waarin u werkt. Daar kunt u de zgn. „preview‟ van uw werk inzien. Als u in het andere scherm verder werkt kunt u door F5 in te toetsen de preview vernieuwen met uw laatste aanpassingen. U kunt ook een kopie maken om in uw eigen omgeving te bewaren. Selecteer in de bewerkingseenheid „Maak lokale kopie‟. Zie ook tip op pagina 13. U kunt lokaal opgeslagen bestanden niet verder bewerken. U kunt de tekst wel kopiëren voor gebruik elders.

15


3.4.2 Commentaar schrappen 3.4.2.1 Één aantekening (of meerdere aantekeningen) van het commentaar verwijderen. Als u één (of meer) aantekening(en) wilt verwijderen klikt u op het rode kruisje voor de aantekening in de linkermarge. De tekst wordt in zijn geheel rood en doorgestreept weergegeven. Het rode kruisje verandert in een groen pijltje. Door op het groene pijltje te klikken kunt u het verwijderen ongedaan maken. De doorgehaalde tekst wordt dan weer teruggezet.

Geschrapte tekst… Het rode kruisje is veranderd in een groen pijltje. Door te klikken op het groene pijltje kunt u het verwijderen ongedaan maken.

Preview: het geschrapte commentaar wordt rood en doorgehaald

NB: Vergeet niet de overige aantekeningen zelf te vernummeren. U kunt kopjes (inclusief aantekening) eventueel van plaats verwisselen door deze aan te klikken en naar de juiste plek te slepen. Let op: Indien er geen rood kruisje voor een aantekening staat kunt u dat commentaar niet verwijderen. Geef in dat geval aan Kluwer door welke aantekening(en) verwijderd moet(en) worden. Dat kunt u aangeven in het opmerkingenveld vlak voor het doorzenden van de bewerking. 3.4.2.2 Complete commentaar bij een artikel verwijderen. Het complete commentaar in een bewerkingseenheid kunt u niet zelf verwijderen. In dergelijke gevallen kunt de flow doorsturen met de opmerking dat het volledige commentaar geschrapt moet worden. Het commentaar wordt dan geschrapt door de vakredactie. De historie van het commentaar blijft wel online beschikbaar.

16


3.4.3 Nieuw commentaar creëren 3.4.3.1 Geheel nieuw commentaar bij regeling(onderdeel) creëren Het toevoegen van een geheel nieuw commentaar bij een geheel onbecommentarieerde regeling(onderdeel) (bijvoorbeeld de regeling zelf, een hoofdstuk of artikel) komt relatief weinig voor en daarom hebben we ervoor gekozen dit onderdeel uitgebreid te beschrijven in bijlage 5. 3.4.3.2 Nieuwe aantekening bij bestaand commentaar toevoegen Voor de toevoeging van een nieuwe aantekening bij een reeds bestaand commentaar, klikt u op het grijze plusje in de linkermarge voor het artikelkopje. Er opent een scherm met de naam “Nieuw document” (afbeelding hieronder).

Door op het grijze plusje te klikken kunt u een nieuwe aantekening toevoegen

Nieuw kopje aanmaken (1)

Nadat u op het grijze plusje hebt geklikt verschijnt onderstaand scherm.

Nieuw kopje aanmaken (2)

Klik op OK . Onder het bestaande commentaar opent een lege „Uitleg‟. Vul het nummer en de titel van de aantekening in (in de metadatavelden „Kopnr‟ en „Titel‟). Plaats geen punt achter het cijfer van het kopnummer. Verwijder eventuele tekst bij Auteursgegevens (die we immers alleen invullen op het hoogste niveau). Voeg de tekst van uw nieuwe aantekening toe in het tekstvak. Zie hieronder.

Kopnr en Titel hier invullen

Nieuwe kopje „Uitleg‟

Kopnummer en titel invullen

17

Instructie auteurstool Tekst & Commentaar, oktober 2012 Zie hieronder het voorbeeld waarbij een nieuw commentaar is aangemaakt voorzien van nummer 4 en titel “Toekomstig recht”.

„4 Toekomstig recht‟ toegevoegd

Metadata bij een commentaarkopje aanpassen

Klik vervolgens op Opslaan + sluiten . De nieuwe aantekening wordt onderaan toegevoegd. Indien de nieuwe aantekening verplaatst moet worden, dan kunt u dat doen door met de linker muisknop op het kopje te klikken, de muisknop ingedrukt te houden en vervolgens de aantekening te verslepen. Eventuele vernummering is de verantwoordelijkheid van de auteur.

„4 Toekomstig recht‟ toegevoegd Nieuwe aantekening toegevoegd

TIPS ● In bijlage 4 vindt u een overzicht van de tekstverwerkingsfuncties alsmede een uitleg voor het maken van een kopje binnen een aantekening. ● Bij het invoeren van gekopieerde teksten svp oude opmaak verwijderen en vervolgens de coderingen van auteurstool gebruiken. ● Gebruik svp nooit kopje (IC) “Inleiding”, ook niet voor “Inleidende opmerkingen”.

18


3.5 U voegt metadata toe Metadata zijn gegevens die iets vermelden over de content, een label als het ware. Dus: van wie is het, van wanneer is het, wat zijn de vakgebieden, wat zijn de trefwoorden, etc. Door links bovenin het scherm te klikken op „Metadata‟ opent er rechts een scherm waar de metadata kunnen worden gewijzigd of aangevuld. Ter toelichting: Actualiteitsdatum

Hier vult u de bijwerkdatum van uw commentaar in. Via de actualiteitsdatum geeft u aan tot welke datum het commentaar „bij‟ is. Dat kunt u desgewenst doen met behulp van het kalendertje rechts. Voor 1 januari 2012 vult u bijvoorbeeld in: 01-01-2012.

Actualiteitsgegevens

Dit veld svp leeglaten. Deze informatie wordt niet gebruikt bij T&C.

Declarabele wijziging

Staat standaard op „Ja‟. U hoeft hier verder niets mee te doen.

Publiceerbaar

Hier staat standaard „Ja‟. Dat betekent dat uw commentaar, na verwerking door de bureauredactie, direct online zichtbaar zal worden gemaakt.

Vakgebied

U kunt eventueel per commentaareenheid (IC) vakgebieden toevoegen of verwijderen. In onderstaand plaatje bijvoorbeeld bij “3 Rv (oud)”

Trefwoord

Trefwoorden kunt u eventueel per commentaareenheid (IC) toevoegen. In onderstaand plaatje bijvoorbeeld bij “3 Rv (oud)”

Overnemen in onderliggende kopij

Deze velden svp leeg laten.

Als u klaar bent met het aanpassen van de metadata, klikt u op Opslaan + sluiten .

kalender

Niet invullen

Het invulscherm voor metadata

19

Instructie auteurstool Tekst & Commentaar, oktober 2012 U keert nu terug naar de preview. U ziet nu de aangebrachte wijzigingen. Vet/bruin is toegevoegde informatie en rood doorgehaald is verwijderde informatie. Zie hieronder.

Geschrapt

Toegevoegd

De bewerkingseenheid: preview van wijzigingen metadata

BELANGRIJK 1. U schrijft uw commentaar expliciet op een bepaalde versie van een artikel. De datum van de versie staat vermeld in de flownaam. In het voorbeeld hierboven gaat het om artikel 10 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering zoals op 01-01-2002 van kracht is geworden. Indien één of meerdere bewerkingseenheden in uw statusoverzicht zijn achterhaald door een wijziging, dan is het belangrijk die betreffende flows te annuleren en opnieuw op te (laten) starten. U ontvangt dan de nieuwe tekst van het artikel. Indien u al begonnen bent met een bewerking dan is het verstandig even af te stemmen met de fondscoördinator. 2. Indien u een commentaar geschreven hebt bij een bepaalde versie van een artikel en dat betreffende artikel wijzigt, dan verhuist het commentaar (impliciet) mee naar de nieuwe artikeltekst. Het is dan uiteraard zaak om dat commentaar zsm te checken aangezien het bestaande commentaar niet meer relevant of zelfs onjuist kan zijn. In dit kader is het ook van groot belang dat de bijwerkdatum zsm wordt vernieuwd, ook als er geen inhoudelijke wijzigingen noodzakelijk blijken te zijn. 3. Alle flows waarin het commentaar ongewijzigd blijft kunnen geannuleerd worden. Na verwerking van de flows door de bureauredactie wordt de bijwerkdatum (actualiteitsdatum) van de ongewijzigde commentaren vernieuwd en daarmee weet de klant dat alle commentaren gecheckt en up-to-date zijn.

20


3.6 De bewerking afronden Nadat u de metadata hebt aangepast keert u terug naar het statusoverzicht door te klikken op „Statusoverzicht‟ (rechtsboven in het scherm) of op het Kluwerlogo (links boven).

3.6.1 Één bewerking doorsturen Als u de bewerking hebt afgerond en u weet zeker dat u niets meer wilt veranderen, klikt u op „ ‟ (doorzetten naar de volgende stap, meestal de redacteur).

Kluwer logo. Door hier te klikken keert u terug naar het statusoverzicht.

Statusoverzicht. Door hier te klikken keert u terug naar het statusoverzicht. Klik op om de flow door te sturen

Statusoverzicht: bewerking doorsturen

Nadat u op „ ‟ geklikt hebt ziet u onderstaand scherm verschijnen. U kunt nu eventueel een begeleidende opmerking toevoegen en daarna de flow doorzetten naar de redacteur door te klikken op OK .

Hier kunt u begeleidende opmerkingen schrijven, die de ontvanger zal ontvangen als memo bij de flow.

Doorsturen van een bewerkingseenheid

TIP Indien uw redacteur naast uw nieuwe (vernieuwde) commentaar ook graag uw onbewerkte flows ontvangt, dan verzoeken wij u bij die betreffende flows de opmerking te noteren dat de flows onbecommentarieerd zijn. Die flows zullen bij akkoord van de redacteur uiteindelijk geannuleerd moeten worden en dat kan eenvoudig(er) als deze flows herkenbaar zijn d.m.v. deze opmerking.

21


3.6.2 Verscheidene bewerkingen doorsturen Stel: u wilt het commentaar bij alle artikelen bewerken om vervolgens alle kopij in één keer door te zetten naar de redactie. Dat kan! U doet dat door vinkjes te zetten voor de betreffende (afgeronde) bewerkingseenheden en vervolgens te klikken op „ ‟ (onderin het scherm). Wilt u alle flows op de pagina in één keer verzenden, dan kunt u dat doen door te klikken op Alles selecteren/deselecteren en daarna op „ ‟ (onderin het scherm) te klikken. Alle geselecteerde flows worden dan doorgezet. Zie hieronder. Alle flows op de pagina (de)selecteren

Selectie van flows

Massaal doorsturen

Statusoverzicht: verscheidene bewerkingen doorsturen

Let op: u kunt maximaal 50 flows per keer doorsturen of annuleren. Zodra u op Doorsturen hebt geklikt, krijgt u onderstaand scherm te zien. U kunt eventueel een opmerking toevoegen en vervolgens de flow doorsturen. Indien u een opmerking toevoegt, dan zal die opmerking bij elk van de geselecteerde flows staan. Klik op Ja om door te sturen. Kiest u Nee dan wordt de statuswijziging ongedaan gemaakt.

Opmerking plaatsen Klik op „Ja‟ om flows door te sturen

Doorsturen van verscheidene bewerkingseenheden

TIP Doorsturen van commentaar betekent „indienen bij redacteur‟. Uw redacteur kan inzending verlangen van één geheel van samenhangende stof. Spaar in dat geval uw bewerkingen op tot u echt klaar bent en stuur dan een samenhangende pluk kopij in. We adviseren u een lokale kopie te maken. Zie ook pagina 13.

22

Instructie auteurstool Tekst & Commentaar, oktober 2012 Annuleren bewerkingseenheid Een ontvangen bewerkingseenheid waarin u niets wilt veranderen, kunt u annuleren (lees: ongewijzigd terugsturen naar Kluwer) door in het Statusoverzicht op (annuleren) te klikken. Communiceer hierover met uw redacteur / de fondscoördinator! Het annuleren gaat op dezelfde manier als het doorsturen. Dat geldt ook voor het annuleren van verscheidene flows in één keer.

Klik op het kruisje om de flow te annuleren Klik hier om alle geselecteerde flows in één keer te annuleren

Statusoverzicht: flows annuleren

Definitief annuleren

Laatste scherm en waarschuwing voordat u de flow definitief annuleert via de Ja knop. Klikt u op Nee, dan maakt u het annuleren ongedaan.

23


24


Bijlage 1 Het statusoverzicht

1 2 4 3 5 6

7

8

9 10 12

13

14

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

11

15

Rol selecteren (auteur of redacteur >> staat standaard op alles) Zoekscherm (zoekt in naam van bewerkingseenheid) Sorteren van bewerkingseenheden door te klikken op de donkerblauwe balk (A-Z of Z-A) Aantal openstaande bewerkingseenheden (flows) Tijdstip dat bewerkingseenheid in auteurstool is gekomen Aanvinkhokje om een aantal flows tegelijk te kunnen selecteren Status van de bewerking (A=auteur, groen=huidig). Flow gaat nog naar C2=controle 2 (redacteur), VA=vakredactie en VR=vakredacteur Doorsturen van een enkele bewerkingseenheid Preview bekijken van bewerkingseenheid Stappen die de flow nog moet doorlopen in de auteurstool (C2=redacteur, VA=vakredactie, VR=vakredacteur) Afzender van de bewerkingseenheid (ofwel Kluwer ofwel de redacteur) Opmerking bij de bewerkingseenheid (altijd lezen, want wordt alleen gestuurd indien nodig) Annuleren van bewerkingseenheid Statuslog, hiermee kunt u een vergelijk maken tussen commentaarversies in de flow Schuifbalk, hiermee kunt u naar beneden of naar boven scrollen. Indien er meer dan 50 flows zijn, dan kunt u naar de volgende pagina door te klikken op << (vorige) of >> (Volgende)

25


26


Bijlage 2 De bewerkingseenheid (BE) 11

2

11

3

1

6 5 4

10

7

8

9

1. Metadata aanpassen 2. Lokale kopie maken (incl. revisiemarkering, zie pagina 13) 3. Naam van de bewerkingseenheid (bestaat uit: acroniem + regelingonderdeel + iwtr + 1e samenhang (commentaarkopje) + uitgave + 1e auteur huidige commentaar) 4. Commentaarkopje toevoegen. Door op het grijze plusje te klikken kunt u een commentaarkopje toevoegen 5. Bewerkt commentaar is herkenbaar aan de blauwe markering 6. Revisiemarkering: “vet/bruin”= toegevoegd en “rood/doorgehaald”= geschrapt 7. Artikeltekst (onveranderbaar; verantwoordelijkheid van de Kluwer Bronnen Afdeling (KBA)) 8. Potloodje: als u klikt op het potloodje, opent de tekstverwerker en kunt u commentaar bijwerken 9. Onder het lichtblauwe metadataveld staan de commentaarkopjes 10. Commentaarkopje in zijn geheel verwijderen 11. Door te klikken op „Statusoverzicht‟ of het Kluwer logo keert u terug naar het statusoverzicht

27


28


Bijlage 3 De informatiecomponent (IC)

5 1

4

6

7

2 3 4

4 11 8 9

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

10

Het geopende commentaarkopje wordt donkerblauw gemarkeerd Kopnummer invullen Titel van het kopje kunt u op deze plek invullen Deze tekstvelden NIET invullen svp Bewerking opslaan en afsluiten (u gaat terug naar de preview) Bewerking tussentijds opslaan (u blijft in de tekstverwerker) Bewerking annuleren (u gaat terug naar de preview) Codering „Kop‟ toevoegen Witregel toevoegen (gebeurt niet automatisch met de Enter toets) Bronvermelding toevoegen Samenhanguitleg (ophangpunt van commentaarkopjes, in T&C „artikelkopje‟ of „Inleidende opmerkingen‟)

29


30


Bijlage 4 Tekstverwerkingsfuncties De tekstbewerkingsfuncties in de auteurstool stemmen grotendeels overeen met de functies in Word. Op sommige punten wijken de functies af. Dit is noodzakelijk in verband met de coderingen die Kluwer aan de teksten toevoegt. Deze coderingen dienen om de content goed doorzoekbaar te maken en geschikt voor publicatie in verschillende media. Er zijn veel functies, maar niet alles wordt gebruikt bji Tekst & Commentaar. Zie overzicht hieronder.

Icoon

Functie Geselecteerde tekst knippen Geselecteerde tekst kopiëren Tekst plakken Zoeken en vervangen Ongedaan maken Opnieuw uitvoeren Vet Onderstreept (s.v.p. niet gebruiken) Cursief Superscript Subscript Kleinkapitaal (s.v.p. niet gebruiken) (sub)koppen invoegen/verwijderen (zie voorbeeld op volgende pagina) (sub)koppen invoegen alsmede eventuele kopnummers Opsomming maken: genummerde lijst (s.v.p. niet gebruiken) Opsomming maken: ongenummerde lijst (s.v.p. niet gebruiken) Inspringen vergroten/inspringen verhogen (s.v.p. niet gebruiken) Inspringen verkleinen/inspringen verlagen (s.v.p. niet gebruiken) Afbeelding invoegen Witregel invoegen (s.v.p. niet gebruiken) Citaat invoegen Bronvermelding invoegen (alleen veld „vrije tekst‟ gebruiken!) Markering aanbrengen Tabel invoegen Voetnoot invoegen (s.v.p. niet gebruiken) Formule invoegen of wijzigen Verwijzing invoegen of wijzigen (niet verplicht) Speciaal karakter toevoegen Spellingcontrole Woordenteller

TIP Hyperlinks hoeft u niet te “maken”. Dat is de verantwoordelijkheid van Kluwer. Voorwaarde is wèl, dat uw verwijzing/bronvermelding voldoet aan de in de KBS of „Kluwerbrede schrijfwijzer‟ neergelegde schrijfwijzen. Deze aanwijzingen vindt u op http://overkluwer.kluwer.nl/auteurs

31

Instructie auteurstool Tekst & Commentaar, oktober 2012 Kopje maken binnen een aantekening Open de tekstverwerker en zet de cursor op de regel waar het kopje moet komen. In onderstaand voorbeeld staat de cursor achter het kopje.

Cursor op de regel zetten waar kopje gemaakt moet worden

Klik vervolgens op

en kies „Kop 1‟.

In de tekstverwerker wordt het kopje nu blauw cursief weergegeven

32


Bijlage 5 Geheel nieuw commentaar toevoegen U opent de flow vanuit het statusoverzicht en klikt vervolgens op „Uitleg‟.

Klik op „Uitleg‟ (bovenste van de twee)

Het onderstaande scherm opent. Vul nu de naam van het kopje in en uw achternaam.

Schrijf bij „Titel‟ het overkoepelende artikelkopje Soms staat er bij introductie een tekstveld. Dat tekstveld svp niet gebruiken.

Vul bij „auteurgegevens‟ alleen uw achternaam in svp

In de preview ziet u dan onderstaand scherm. Klik nu op „Uitleg‟.

Klik nu op „Uitleg‟ (onder “Artikelkopje”)

33

Instructie auteurstool Tekst & Commentaar, oktober 2012 Het onderstaande scherm opent. Vul hier de titel van het kopje in, verwijder de auteursgegevens en schrijf uw commentaar.

Vul bij „Titel‟ de naam van het kopje in. Indien er twee of meer kopjes komen moet ook een kopnummer worden ingevuld.

Auteursnaam verwijderen svp

Hier kunt u uw commentaar schrijven

Zodra u uw commentaar hebt geschreven en op Opslaan + sluiten hebt geklikt, keert u terug naar de preview. Zie scherm hieronder.

Blauw gemarkeerd betekent nieuw of gewijzigd

Bruin = toegevoegde tekst

U keert weer terug naar het statusoverzicht als u klikt op “Statusoverzicht” (rechtsboven). Wilt u een tweede aantekening toevoegen? Zie dan uitleg bij 3.4.3.2.

34

Kluwer BV Postbus GA Deventer. Instructie auteurstool Tekst & Commentaar oktober 2012

Recommend Documents