Datum Ons kenmerk Contactpersoon Telefoon E-mail Onderwerp
26 juni 2008 08/BR/063 S. Dijkstra +31 (0)15 27 84426
[email protected] OR169 5 2/Verslag 168 e ORV d.d. 12 juni 2008 Ondernemingsraad TU Delft Aan de OR-leden Bezoek
Mekelweg 4 2628 CD Delft Correspondentie
Vastgesteld d.d. 03/07/2008
Postbus 5031 2600 GA Delft www.or.tudelft.nl
Aanwezig:
J.H. Baggen, F. Berwald (in 16:00), V.P.M. van Croonenburg C. Daleboudt (voorzitter), J.P.R.B. Daudt, S. Dijkstra (secretaris), D. Heersma, G.H. Hobbelman, D.A. Hoogwater, S.H.J. Huisman (uit 17:00), A. van der Hulst, E. Louw, A.J. Mac Gillavry, J.P. Oostveen (in 15:00), B. Sewnandan (ambtelijk secretaris), B. Stuivenberg, N. Tholen , T. de Weger (uit 17:00). Afwezig (m.k.): T.I.M. Ettema, J. van de Graaff, C. Kraaikamp, A. Romeijn, L. Roos, M. Tamas. Toehoorder: C. van Uffelen (Delta). Gasten: S.J. van der Meulen (P&O), N. Jansen (P&O) bij bespreking R&O cyclus. OR168-01
Opening (14:40) Daleboudt opent de 168e OR vergadering en heet iedereen welkom.
OR168-02
Spreekrecht toehoorders Er zal geen gebruik gemaakt worden van het spreekrecht.
OR168-03
Mededelingen en postlijst • Daleboudt noemt de discussie over de vragenlijst die gebruikt zal gaan worden voor de evaluatie OOD. De vraag was of ook de OR de begeleidende brief wilde mede ondertekenen. Dat lijkt niet logisch. De OR kan wel apart aanbevelen mee te werken aan dit onderzoek. • De R&O regeling wordt met een korte handleiding gepresenteerd. Over de inhoud van de regeling is de OR commissie P&O het eens geworden met het college. • Het verslag van de bijeenkost door MEDE heeft in het voorzittersoverleg geleid tot de conclusie dat deze middag niet goed verlopen is, en dat het verder in zee gaan met MEDE daarom niet voor de hand ligt. • De brief van het CvB aan alle medewerkers over het belang van de medezeggenschap, waarbij ook is aangegeven dat promovendi een compensatie voor de erin gestoken tijd kunnen krijgen is verzonden aan alle personeelsleden. Heersma vond de brief onopvallend en had gehoopt dat deze duidelijker zou zijn geweest. • Louw meldt dat sinds enkele weken Hobbelman de nieuwe voorzitter is van de ORcie P&O
OR168-04
Vaststellen agenda Heersma vindt dat er wel erg veel papierwerk voorligt waardoor de belangrijke zaken in het gedrang komen. Daudt betreurt het dat de voorbereidingstijd voor de agendapunten nu wel erg kort is. Daleboudt legt uit dat de keuze is geweest om toch verder te gaan en niet het overleg uit te stellen aangezien er duidelijke redenen voor de vertraging waren. Daudt vindt dat de planning vanuit het CvB toch niet helemaal goed was. Daleboudt wijst er op dat het accountants verslag bij het Jaarverslag vertrouwelijk moet worden behandeld en bij behandeling van dit stuk de vergadering besloten moet worden.
OR 168-05
Vaststelling verslag ORV167 van 24 april Het verslag wordt ongewijzigd goedgekeurd. Naar aanleiding van het verslag zijn er geen vragen of opmerkingen.
OR 168-06 •
Nabespreking GV935 van 29 mei Brand Bouwkunde Daleboudt heeft met Romeijn (ORcie VGWM) samen gesproken met Massink over de veiligheidsaspecten.
1/2
Datum Kenmerk Pag./van
26 juni 2008 08/BR/063 2/5
Massink heeft aangegeven dat de beveiliging volgens plan heeft gewerkt en er geen risico’s zijn genomen. Er blijven drie vragen over: - Hoe is de toerusting en scholing van de BHV; - Wat is de stand van zaken van de RI&E’s; - Hoe staat het met de brandveiligheid van alle gebouwen. Mac Gillavry wijst erop dat Massink verantwoordelijk is voor de integrale veiligheid, maar dat veiligheid onder de AMA’s en daarmee onder P&O valt. Daleboudt denkt dat het goed is de verschillende competenties eens goed uit te zoeken. Hobbelman merkt op dat het enthousiasme van de eerste weken wat wegzakt en dat er irritaties ontstaan over het nog niet werken van allerlei zaken. Het lijkt dat er minder coulant opgetreden wordt, terwijl in de eerste weken uitest snel en flexibel werd gereageerd. •
Scenario’s studentenaantallen Tholen heeft de zorgen van de SR gelezen over de capaciteit van de onderwijsmiddelen. Daleboudt verwijst dit punt naar de OR commissie &O.
•
Presentatie studiereis ORAS Geen opmerkingen.
•
Follow up Instellingsplan Geen opmerkingen.
OR 168-07 •
•
Voorbespreking OV92 van 19 juni Algemene gang van zaken (overleg) Karla Peijs (Raad van Toezicht) zal bij dit punt aanwezig zijn. De OR commissies zullen aandacht besteden aan dit punt. Daudt vraagt zich af wat het nut van de kwartaalrapportages is en wat de Raad van Toezicht van ons verwacht bij een dergelijk agendapunt. Daleboudt legt uit dat deze ter informatie naar de Raad van Toezicht gaan en wij ze ter informatie krijgen en de Raad van Toezicht graag onze mening over deze rapportage hoort. Heersma vermoedt dat de Raad van Toezicht al deze punten al kent. Stuivenberg vindt het een beetje een rituele dans. Sewnandan hoopt dat de bespreking dan ook heel kort kan duren. Tholen meent dat de OR beter los van de stukken kan aangeven wat belangrijk gevonden wordt en dat als input leveren. Hoogwater is het ermee eens dat de OR los van de kwartaal rapportages kan aangeven wat zij belangrijk vindt of wat er ontbreekt. Daleboudt bevestigt dit en zegt dat daarom de OR commissies dit punt inhoudelijk voorbereiden, zo noemt de OR commissie O&O als aandachtpunten internationalisering en studentenhuisvesting. Van Croonenburg vraagt of bespreking van de visitatieresultaten er niet bij hoort en ook de bespreking over de studentenaantallen. Hoogwater zou de DRI’s graag besproken hebben. Daudt voegt er het punt van de studiefaciliteiten aan toe. Hobbelman vindt dat er te weinig informatie over O&O zaken is opgenomen, zoals visitaties en kwaliteitscontrole. Hoogwater vindt dat de OR ook moet vooruitblikken en zich moet uitspreken over internationalisering op langere termijn. Heersma spreekt haar zorg uit over de steeds stijgende studenten aantallen en de daarbij achterblijvende groei van de staf. Misschien moet zo’n punt eens meer informeel met de Raad van Toezicht besproken worden. Daleboudt vindt de formele vergadering inderdaad niet het meest gelukkige ogenblik. Hij roept de OR commissies nogmaals op om hun punten aan Sewnandan door te geven. Handleiding R&O regeling Het CvB moet nog de toelichting en de handleiding bij de regeling opstellen. Nynke Jansen en Stella van der Meulen (P&O) lichten dit punt toe met een korte presentatie. De handleiding zal tamelijk uitvoerig op de verschillende punten van de regeling ingaan. Daudt vraagt zich af welke competenties leidinggevende moeten hebben. De regeling ziet er goed uit, maar werkt alleen als de leidinggevenden het kunnen. Jansen denkt dat daar andere middelen voor zijn in bijvoorbeeld in een RI&E maar in de R&O regeling is feedback op de leidinggevenden ook mogelijk. Tholen denkt dat het voorgestelde tijdspad van preview en gesprek niet haalbaar zal zijn.
2/5
Datum Kenmerk Pag./van
26 juni 2008 08/BR/063 3/5
Hobbelman wijst erop dat 80 % standaard zal zijn en 20 % nog per situatie is aan te passen. De preview en review hoeven niet binnen de cyclus en daardoor kan per persoon de cyclus heel kort blijven Louw is het ermee eens dat dit in lijn is met de tot nu toe gevoerde gesprekken. Daleboudt vindt ook dat de preview helemaal los gehouden kan worden van de cyclus, aangezien deze toch geheel anoniem wordt gehouden. Jansen vraagt bezorgd of er wel vertrouwen is in de voorliggende regeling. Alleen als dat zo is kan er verder gewerkt worden aan de handleiding. De Weger vindt dat de zaken als preview en review niet opnieuw moeten binnensluipen via een achterdeurtje. Hoogwater stelt voor de begrippen review en preview helemaal niet meer te gebruiken en te vervangen door termen als normering/evaluatie of iets dergelijks. Tholen mist de loop van de documenten door het hele proces. Van der Meulen antwoordt dat de automatisering dit moet gaan doen, veel is in digitale vorm en de precieze gang is nog niet uitgekristalliseerd. Van Croonenburg denkt dat een training aan leidinggevenden nodig is om een R&O gesprek te kunnen voeren. Daarnaast is ook het geven van feedback een vaardigheid die je moet leren en dat geldt dus voor alle medewerkers. Van der Meulen denkt dan aan een workshop over dit punt voor iedereen. Hoogwater vraagt aandacht voor een lastig punt: het handhaven van de regeling. Jansen wil wel sturen op uniformiteit en wil maar weinig ruimte laten voor afwijkingen. Van der Hulst vindt dat de gestelde termijnen niet al te duidelijk in de regeling zijn aangegeven. •
R&O regeling (instemming) Voor ligt het voorgenomen besluit ter instemming. Hobbelman geeft namens de OR commissie P&O aan dat de commissie het met dit voorstel eens is. De OR moet zijn mening erover geven. Tholen herinnert eraan dat ook het LO nog advies moet uitbrengen. Hobbelman wil nog wel een paar punten naar voren brengen. Artikel 2, lid 6. Het voorstel om de feedback op te nemen in het dossier van de leidinggevende is door de directie P&O niet overgenomen. Artikel 4, lid 7. De werknemer tekent de beoordeling voor gezien en de afspraken voor akkoord. Als er geen jaarafspraken gemaakt kunnen worden is het onduidelijk wat er gebeurt. Tholen stelt voor dit aan de beoordelingsautoriteit over te laten. Daleboudt kan zich ook voorstellen dit punt niet op te nemen, omdat je toch niet alles kunt regelen en er enige ruimte moet blijven voor maatwerk. Mac Gillavry kan zich voorstellen dat er geen afspraken gemaakt kunnen worden omdat ze teveel eisen van de werknemer. Daleboudt denkt dat dit dan onder artikel 4, lid 10 kan worden opgenomen met een zinsnede als “de beoordelingsautoriteit treft maatregelen” . Berwald voert aan dat bij de beoordeling vaak ook zaken spelen die niet zijn afgesproken. Eigenlijk moeten de beoordelingscriteria van te voren wel bekend zijn. Van Oostveen wijst op de mogelijkheid dat de productie achterblijft buiten schuld van de beoordeelde (publicatie nog niet geaccepteerd). Daleboudt vindt dat beoordelen niet hetzelfde als boekhouden is en een training om goed te beoordelen zal erop gericht moeten zijn om leren te beoordelen hoe iemand functioneert en niet hoe je met iemand afrekent. Hobbelman meent dat de beoordelingsautoriteit moet bedenken hoe met een A of B beoordeling dient te worden omgegaan en welke maatregelen genomen moeten worden. Daudt denkt dat zoiets goed in de handleiding kan komen. Daleboudt vat samen dat een paar kleine aanpassingen op de regeling nog gewenst zijn voordat de OR ermee kan instemmen. Daudt vraagt waarom de feedback op de leidinggevende niet in diens personeelsdossier kan komen. Daleboudt noemt dit een moeilijk punt, omdat dit anoniem zou moeten. Dat kan misschien helemaal niet. Dit punt kan wel meegenomen worden in het R&O gesprek van de leidinggevende.
•
FiKa Hoogwater spreekt namens de ORcie FMZ en meldt dat met een staflid van F&C is gesproken en in het nieuwe overzicht de bedragen aanzienlijk afwijken van een eerder voor-
3/5
Datum Kenmerk Pag./van
26 juni 2008 08/BR/063 4/5
stel. De voorlopige FiKa geeft naar de toekomst toe een weinig rooskleurig beeld. Voor de begroting 2009 zullen de faculteiten flink terug moeten (15-20 %). Na bespreking in de Groepsraad is er M€ 10 extra geld beschikbaar gesteld aan de faculteiten en wordt dit bedrag als tekort op de begroting geaccepteerd. De Groepsraad is hiermee akkoord gegaan. Daarnaast is duidelijk dat de UD meer geld nodig heeft voor het werk dan in de voorgaande begrotingen was aangegeven, daarmee stijgt het bedrag van M€ 103 naar M€ 109. Daleboudt vult aan dat daarmee de begroting van de UD wat realistischer is dan die van de afgelopen jaren. Als er minder geld naar de UD gaat moet de ondersteuning verder inkrimpen. De M€ 10 die extra wordt opgevoerd hoopt het CvB terug te kunnen krijgen vanuit de gelden die de TU van het Ministerie ontvangt. Van Croonenburg vindt de financiering van de UD toch nog onduidelijk. Hoogwater beaamt dat de gevolgen ook voor de komende jaren zullen moeten worden doorgerekend. De afspraak uit het verleden dat het geld dat voor onderwijs binnenkomt ook daadwerkelijk eraan besteed moet wellicht ook herzien worden. Er zal naar een aantal realistische scenario’s gekeken moeten worden maar misschien moet er ook een ‘crash’ scenario worden opgesteld voor het geval er iets zeer ernstigs gebeurt. Een voornemen van het ministerie om de bijdrage voor alfa en bèta promoties gelijk te trekken zou de TU ook veel geld gaan kosten. Voor studenten van buiten de EER is meer begeleiding nodig en daarmee zijn deze studenten duurder, als hun marktaandeel verandert heeft dit direct financiële gevolgen. Als er minder diploma’s worden geproduceerd is er altijd het gevaar dat de kwaliteitsnorm wat soepeler gehanteerd gaat worden om de financiële gevolgen te ondervangen. Hobbelman vraagt zich af of het niet beter is studenten sneller weg te sturen die dreigen toch niet af te studeren. Hoogwater geeft aan dat de universiteit nu gefinancierd wordt gebaseerd op het aantal 1e jaars studenten + de diploma’s (BSc, MSc) + gelden voor promoties en dit bedrag wordt de komende jaren lager. Daudt meldt dat bovendien alleen financiering wordt verkregen voor diploma’s die binnen een bepaalde tijd zijn behaald. Heersma geeft aan dat de opbrengst voor output punten drastisch omlaag loopt. Hoogwater voegt daaraan toe dat de gelden per punt in de verschillende boxen nu flink uiteen gaan lopen. Daleboudt vindt dit een punt om typisch bij het Allocatiemodel te bespreken. Tholen meent dat er nu overleg is gepland en wij dit niet uitputtend hebben kunnen voorbespreken. Daleboudt denkt dat verder uitstel zinloos is en wij moeten aangeven of de uitgangspunten goed zijn. Van Croonenburg vindt dat de planning ook door het CvB fatsoenlijk moet worden aangehouden. Het CvB wist dat er kortingen aankwamen, dat was dus geen verrassing. Dat er dus meer tijd nodig zou zijn om dit te behandelen was ook bekend evenals het feit dat de Groepsraad problemen met de sterke kortingen op de facultaire begrotingen hebben. •
Sociaal Plan (overleg) Dit is onderhandeld met het LO en daar is overeenstemming bereikt. De OR moet hier nu zijn advies over uitspreken aan het LO. Daarna gaat dit naar het CvB. Hobbelman vindt het een goed stuk en stelt voor de spreekwoordelijke schoonheidsprijs nu maar eens uit te reiken.
•
Stand van Zaken evaluatie OOD (overleg) De RI&E wordt met de OdC UD besproken. Met de OR zal de vragenlijst voor de evaluatie OOD in de nOOD besproken worden. Rullmann heeft zijn excuses uitgesproken voor de verwarring en de fouten in de procedure. Daleboudt geeft aan dat er nu een vragenlijst voor de RI&E en evaluatie OOD bij de OdC UD ligt en dat de nOOD hier ook naar kijkt. Opmerkelijk was het verzoek aan de voorzitter van de OR om de begeleidende brief mee te ondertekenen. Besloten is dat niet te doen maar een eigen brief om op het belang van de evaluatie te wijzen kan wel verstuurd worden. Mac Gillavry vraagt zich af of er wel ruimte is om kritisch te reageren binnen de voorgestelde vragenlijst. Daleboudt meldt dat de nOOD ook een aantal extra vragen gericht op de faculteiten wil toevoegen.
4/5
Datum Kenmerk Pag./van
26 juni 2008 08/BR/063 5/5
Tholen denkt dat het ook belangrijk is te weten wat het WP vindt van de huidige dienstverlening. Tholen vraagt of het Jaarverslag en de Jaarrekening niet besproken moeten worden. Daleboudt vindt dat dit in het kader van de Algemene Gang van Zaken moet. De OR commissies zullen hier nog naar kijken. De OR hoeft deze punten nu niet apart te bespreken. Hoogwater vraagt zich wel af wat de gevolgen zijn van het afkeuren van de Jaarrekening door de accountant. Dat is een ernstige zaak. OR commissie FMZ zal dit punt naar voren brengen. Daarnaast is het punt dat bankrekeningen niet onder controle zijn ook een urgent punt. Van Croonenburg wijst erop dat het ontbreken van een financieel handboek niet zo urgent is, niet alle procedures zijn nog goed vastgelegd. Daleboudt wijst erop dat de accountant dit niet acceptabel vindt. Tholen merkt op dat het hoge bedrag voor ‘uitbesteed werk’ hem is opgevallen. Hoogwater vindt dat de begrotingsdiscipline nog steeds slecht is. OR 168-08 • •
Rapportage uit OR + SR commissies, (GV) werkgroepen, VLO De vertrouwenscommissie spreekt op 25 juni met Karla Peijs (RvT) Op 25 juni vindt ook een 3TU valorisatie bijeenkomst plaats.
•
Werkgroep Mekelpark Van Croonenburg meldt dat de werkgroep een goed gesprek heeft gevoerd met Kahlman. Het parkeerregiem wordt nogmaals bekeken. Er komt een dynamisch bewegwijzeringsysteem, dit zal aan de OR een volgende keer gepresenteerd worden. De planning is nog steeds dat het Mekelpark aan het eind van het jaar gereed is. Van der Hulst vult aan dat het fietspad waarschijnlijk aangepast gaat worden.
•
nOOD Daudt geeft aan dat over de evaluatie is gesproken. Er is kritiek geleverd op de samenstelling van project en stuurgroep omdat een aantal mensen vrij intensief bij de OOD betrokken is geweest. De nOOD heeft kennis gemaakt met Karel van der Lelij. Gesproken is over allerlei regels die verschillende SSC’s hanteren maar die helemaal niet bekend zijn bij de faculteiten. Het overleg verliep wat moeizaam zonder dat men het gevoel had, dat er iets bereikt werd. Hoogwater vraagt hoe het staat met de klantenteams, omdat deze nog ontbreken. Ook vindt hij dat je klachten nog steeds niet goed kwijt kunt. Hobbelman denkt dat er wel veel van bovenaf bedacht wordt, wat ‘beneden’ niet wordt uitgevoerd. Daudt denkt dat er vooral draagvlak voor de maatregelen nodig is.
•
PR Van der Hulst meldt dat er T-shirts zijn besteld waarmee de aandacht op de verkiezingen in november gevestigd wordt en verzoekt tevens aan allen om te proberen mensen te interesseren voor de medezeggenschap. Met korte stukjes op internet en een verkiezingskrant moet de medezeggenschap beter zichtbaar gemaakt worden.
OR 168-09 •
Rondvraag Daleboudt wijst op de voorgestelde MSc SEM die wij ter kennisname hebben gekregen. Deze zal in een extra GV besproken moeten worden. Hoogwater vraagt of het evalueren van al onze opleidingen niet eens zou moeten gebeuren alvorens er weer nieuwe bij te maken. Baggen weet dat er speciaal met het oog op deze nieuwe opleiding al een minor is gemaakt. Tholen heeft vernomen dat er een digitaal document systeem komt, en zou daar wel wat over willen vragen in de Overlegvergadering. Hoogwater doet melding over wat minder gelukkige ervaringen met cateraar Sodexho.
• • OR 168-10
Sluiting Niets meer aan de orde zijnd, sluit Daleboudt de vergadering om 17:50 en nodigt een ieder uit nog iets te nuttigen in het OR café.
5/5
