Költségvetési szervek ellenőrzése
V . Előadás A Nemzetgazdasági
Minisztérium által kiadott, ellenőrzésre
a
belső
vonatkozó
útmutatók
A Nemzetgazdasági Minisztérium által kiadott, belső ellenőrzésre vonatkozó útmutatók
a
Belső ellenőrzési kézikönyv minta Belső ellenőrzési alapszabály minta Belső ellenőrök szakmai etikai kódexének mintája A belső ellenőrzési típusokat bemutató táblázat Az éves ellenőrzési tervek és éves ellenőrzési jelentések elkészítését támogató útmutató
Belső ellenőrzési kézikönyv minta az államháztartásért felelős miniszter készítette és tette közzé fejlesztése és közzététele állandó folyamat. A Bkr. előírásainak megfelelően a belső ellenőrzési vezető felel a belső ellenőrzési kézikönyv elkészítéséért és folyamatos aktualizálásáért. A kézikönyvhöz iratminták és mellékletek tartoznak, melyeket valamennyi szervezetnek a sajátosságai, szabályozási környezete és kialakult gyakorlata figyelembevételével kell értelmeznie és alkalmaznia. A belső ellenőrzési kézikönyv elkészítésének további célja: bemutatni a belső ellenőrzési tevékenység minél magasabb minőségi színvonalon történő ellátásához szükséges eljárásokat, módszertanokat, biztosítani a standardizált folyamatokat és iratmintákat, a gyakorlatban is alkalmazható, eljárásrendi útmutatást nyújtani az egyes belső ellenőrzési tevékenységek végrehajtásához, támogatni a belső ellenőrzési vezető munkáját az irányítási, minőségbiztosítási és felülvizsgálati feladatai ellátásában, segíteni és gyorsítani a belső ellenőrzési szakma elsajátítását az új munkatársak számára, áttekánthetővé tenni a belső ellenőrzés eljárásait.
A NGM által közétett Belső ellenőrzési kézikönyv minta tartalma:
Bevezetés A belső ellenőrzés hatáskörét, feladatait és céljait meghatározó belső ellenőrzési alapszabály III. A belső ellenőrzési tevékenység irányítása IV. A belső ellenőrzési tevékenység tervezése V. A bizonyosságot adó tevékenység végrehajtása VI. Az ellenőrzések nyomon követése VII. Beszámolás VIII. Az ellenőrzési dokumentumokkal kapcsolatos előírások IX. A tanácsadó tevékenység X. A belső ellenőrzési tevékenység minőségét biztosító szabályok Mellékletek Egységes iratminták I. II.
A Bkr. alapján a belső ellenőrzési kézikönyv tartalma:
a bizonyosságot adó és a tanácsadó tevékenységre vonatkozó eljárási szabályokat; a belső ellenőrzés hatáskörét, feladatait és céljait meghatározó belső ellenőrzési alapszabályt; a tervezés megalapozásához alkalmazott kockázatelemzési módszertan leírását; az ellenőrzési dokumentumok formai követelményeit, az alkalmazott iratmintákat; az ellenőrzési megállapítások hasznosításának nyomon követését; az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása esetén alkalmazandó eljárást.
A Nemzetgazdasági Minisztérium által kiadott, belső ellenőrzésre vonatkozó útmutatók
a
Belső ellenőrzési kézikönyv minta Belső ellenőrzési alapszabály minta Belső ellenőrök szakmai etikai kódexének mintája A belső ellenőrzési típusokat bemutató táblázat Az éves ellenőrzési tervek és éves ellenőrzési jelentések elkészítését támogató útmutató
A Belső ellenőrzési alapszabály minta A Belső Ellenőrzési Alapszabály a belső ellenőrzési kézikönyv része A Belső Ellenőrzési Alapszabály meghatározza a belső ellenőrzési tevékenység célját, hatáskörét és feladatát, a belső ellenőrzési kézikönyv részeként a belső ellenőrzési vezető készíti el, és a költségvetési szerv vezetője hagyja jóvá. Célja annak biztosítása, hogy a belső ellenőrzési tevékenységet hitelesnek és megbízhatónak tekintsék. Biztosítania kell a belső ellenőrzés funkcionális függetlenségét és a belső ellenőrzési tevékenység pontos meghatározását a szervezeten belül. Lehetővé kell tennie a megbízás teljesítése szempontjából szükséges dokumentációhoz, személyzethez, fizikai javakhoz való hozzájutást. Meg kell határoznia a belső ellenőrzési tevékenység hatókörét. Meg kell határoznia a jelentéstételi kötelezettséget az ellenőrzöttek és szükség esetén a bírósági intézetek felé.
Meg kell állapítania a Számvevőszékkel való kapcsolatot.
A Belső ellenőrzési alapszabály minta Tartalma: A belső ellenőrzés célja és feladata (belső ellenőrzés definíciója, a belső ellenőrzés feladatainak meghatározása, a belső ellenőrzés hatóköre, a belső ellenőrzés tanácsadói tevékenysége) A beszámolás rendjét (a belső ellenőrzési vezető milyen időközönként, milyen beszámolásra köteles)
Függetlenség (Áht., Bkr. a költségvetési szerv vezetője közvetlen irányítása alá tartozik, nem felelős az ellenőrzött tevékenységért, operatív feladatot nem végezhet). Felelősség (Bkr. a belső ellenőrök felelőssége, a belső ellenőrzési vezető felelőssége). Jogok és kötelezettségek (Bkr. a belső ellenőrök jogai és kötelezettségei, az ellenőrzött jogai és kötelezettségei). Hatáskör (Áht., Bkr. mire terjed ki és mire nem terjed ki). Belső ellenőrzési standardok alkalmazása.
A Nemzetgazdasági Minisztérium által kiadott, belső ellenőrzésre vonatkozó útmutatók
a
Belső ellenőrzési kézikönyv minta Belső ellenőrzési alapszabály minta Belső ellenőrök szakmai etikai kódexének mintája A belső ellenőrzési típusokat bemutató táblázat Az éves ellenőrzési tervek és éves ellenőrzési jelentések elkészítését támogató útmutató
121 / 305
A belső ellenőrökre vonatkozó szakmai etikai kódex Az Etikai Kódex megalkotásának célja: a belső ellenőrzési szakmán belüli etikai kultúra erősítésének előmozdítása; követelményrendszer felállítása a belső ellenőrök feddhetetlen, a munkájukhoz méltó magatartása követelményeinek egy szakmai magatartás gyűjteményben történő összefoglalása; a belső ellenőrök és a munkájuk iránt tanúsított bizalom növelése a szervezeten belül; az ellenőrzési munka során esetlegesen kialakuló konfliktusok, problémák megoldására gyakorlati iránymutatást adni.
Bevezető Integritás Tárgyilagosság és pártatlanság Bizalmasság Kompetencia Együttműködés
A Nemzetgazdasági Minisztérium által kiadott, belső ellenőrzésre vonatkozó útmutatók
a
Belső ellenőrzési kézikönyv minta Belső ellenőrzési alapszabály minta Belső ellenőrök szakmai etikai kódexének mintája A belső ellenőrzési típusokat bemutató táblázat Az éves ellenőrzési tervek és éves ellenőrzési jelentések elkészítését támogató útmutató
A belső ellenőrzési típusokat bemutató táblázat részletesen bemutatja az egyes ellenőrzési típusokat és alkalmazhatóságukat.
1. Szabályszerűségi ellenőrzés (compliance audit/regularity audit) Fogalom: a folyamatok, feladatok szabályosságát, szabályozottságát vizsgálja Mire irányul: működés-, tevékenység-, szabályozottság Mit vizsgál: a jogszabályoknak, belső szabályzatoknak való megfelelést Minőségi vagy mennyiségi: minőségi Analitikus szemléletű: nem Teljesítménymutatók: nem Költség-haszon elemzés: nem Milyen szempontból vizsgál: szabályszerűségi szempontból Ex-ante vagy ex-post: általában ex-post Források optámálás elosztása: általában nem törekszák rá Előnye: a szabályozottságról tájékoztat Hátránya: a 3E megvalósulását nem vizsgálja Példa: az intézmény belső szabályzatai megfelelnek-e a jogszabályi előírásoknak
A belső ellenőrzési típusokat bemutató táblázat 2. Pénzügyi ellenőrzés (financial audit) Fogalom: adott szervezet, program pénzügyi elszámolásainak, valamint az ezek alapjául szolgáló számviteli nyilvántartások ellenőrzése, pénzügyi beszámolók adatainak helyessége Mire irányul: beszámoló, jelentés, bizonylat, pénzügyi kimutatás, számviteli és pénzügyi nyilvántartás- orientált Mit vizsgál: a bevételek és kiadások felhasználásának vizsgálata, a pénzügyi beszámolók megbízható képet nyújtanak-e a szervezet pénzügyi tevékenységeiről Ex-ante vagy ex-post: ex-post Források optimális elosztása: általában nem Előnye: a pénz felhasználásának szabályszerűségéről ad képet Hátránya: nem vizsgálja, hogy a pénzeszközöket mennyire jól, eredményesen használták fel Példák: pénzügyi beszámolók megbízhatósága, vélemény az éves beszámolókról, jelentésekről, kimutatásokról
A belső ellenőrzési típusokat bemutató táblázat 3. Rendszerellenőrzés (systems audit) Fogalom: rendszerek működésének átfogó vizsgálata a szabályszerűség, gazdaságosság, hatékonyság, eredményesség szempontjából Mire irányul: a szervezeti kontrollok működésére irányul Mit vizsgál: a szervezet folyamatait vizsgálja a 3E szempontjából Minőségi vagy mennyiségi: mindkettő lehet Analitikus szemléletű: általában nem Teljesítménymutatók: igen Költség-haszon elemzés: igen Milyen szempontból vizsgál: összetett, átfogó, mindenre kiterjed Ex-ante vagy ex-post: ex-ante és ex-post is lehet Források optimális elosztása: törekszik a források optimális elosztásának vizsgálatára Előnyei: egyidejűleg érvényesíti a szabályszerűségi és a teljesítmény-ellenőrzés szempontjait. Hátrányai: hosszú a felkészülési, és a vizsgálati idő, komoly szakértelmet kíván, rendszerszemléletet igényel Példák: a szervezet belső kontroll rendszere, az ellenőrzési nyomvonal, a FEUVE rendszer értékelése
A belső ellenőrzési típusokat bemutató táblázat 4. Teljesítmény-ellenőrzés (performance audit/value for money (VFM) audit) Fogalom: az adott szervezet által végzett tevékenységek, programok egy jól körülhatárolható területén a működés, illetve a forrásfelhasználás gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének vizsgálata Mire irányul: cél- illetve eredmény orientált Mit vizsgál: a rendelkezésre álló források felhasználásának gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét vizsgálja Minőségi vagy mennyiségi: mennyiségi Analitikus szemléletű: igen Teljesítménymutatók: igen Költség-haszon elemzés: igen Milyen szempontból vizsgál: a közpénzek elszámoltatására irányul Ex-ante vagy ex-post: ex-ante és ex-post is lehet Előnyei: vizsgálja a működés, a pénzeszközök felhasználásának megfelelőségét, a céljainak és kívánt eredményeinek teljesülését Hátrányai: nagy az előkészítés jelentősége, rugalmasságot, kreativitást, komoly szakértelmet igényel Példa: annak megállapítása, hogy erőforrásokat gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen használták-e fel
A belső ellenőrzési típusokat bemutató táblázat 5. Megbízhatósági ellenőrzés (financial audit) Fogalom: a FEUVE rendszer, az éves elemi költségvetési beszámolók számviteli alapelveknek való megfelelőségének és a költségvetési gazdálkodás szabályszerűségének minősítése (ÁSZ módszertan) Mire irányul: beszámoló és bizonylat - orientált Mit vizsgál: a gazdálkodás szabályszerűségét vizsgálja Minőségi vagy mennyiségi: mennyiségi Analitikus szemléletű: nem Teljesítménymutatók: nem Költség-haszon elemzés: nem Milyen szempontból vizsgál: a beszámolóban foglalt állítások helyessége Ex-ante vagy ex-post: ex-post Források optimális elosztása: általában nem Előnyei: megfelelő bizonyosságot szolgáltat a beszámoló vonatkozásában Hátrányai: magas kapacitásigény, speciális szaktudás Példák: az éves beszámoló a jogszabályi követelményeknek megfelelően készült-e, valós adatokat tartalmaz-e a gazdálkodásról, megbízható valós képet ad-e a költségvetés végrehajtásáról, a szervezet vagyoni és pénzügyi helyzetéről
A belső ellenőrzési típusokat bemutató táblázat 6. Informatikai rendszerek ellenőrzése (IT audit) Fogalom: az informatikai rendszerek megbízhatóságának, biztonságának, valamint a rendszerben tárolt adatok teljességének, megfelelőségének, szabályosságának és védelmének vizsgálata Mire irányul: megbízhatóság, biztonság, az adatok teljeskörűsége Mit vizsgál: valamely IT termék vagy rendszer adatai megbízhatósága. Minőségi vagy mennyiségi: mennyiségi Analitikus szemléletű: nem Teljesítménymutatók: nem
Költség-haszon elemzés: nem Milyen szempontból vizsgál: a rendszerek elérhetőséget akadályozó tényezők csökkentése érdekében a kockázatok feltárása, a kontrollok megfelelősége Előnyei: a beépített kontrollok megbízhatóságáról ad képet Hátrányai: speciális szaktudás, jelenleg kevés szakember Példa: az IT rendszer megbízhatósága, működése
A Nemzetgazdasági Minisztérium által kiadott, belső ellenőrzésre vonatkozó útmutatók
a
Belső ellenőrzési kézikönyv minta Belső ellenőrzési alapszabály minta Belső ellenőrök szakmai etikai kódexének mintája A belső ellenőrzési típusokat bemutató táblázat Az éves ellenőrzési tervek és éves ellenőrzési jelentések elkészítését támogató útmutató
Az éves ellenőrzési tervek elkészítését támogató útmutató az államháztartásért felelős miniszter minden év szeptember 15-ig közzé teszi.
• Célja: a Bkr.-ben előírtak kifejtése, részletezése, egységes elvek
és módszertan alapján, az összegzés, elemzés megkönnyítése. Egységes mellékletek: • a szükséges és várhatóan rendelkezésre álló létszám és erőforrás bemutatása, • az egyes ellenőrzési típusok elkülönült meghatározása és megoszlásának kimutatása, valamint • Bizonyosságot adó és a tanácsadó tevékenységre, • a képzésre és az egyéb tevékenységre, illetve • a soron kívüli ellenőrzésre tervezett/felhasznált kapacitás igény bemutatása.
Az éves ellenőrzési jelentések elkészítését támogató útmutató Az útmutató célja:
az éves ellenőrzési jelentések és
éves ellenőrzési tervek, valamint /összefoglaló/ éves ellenőrzési tervek és éves /összefoglaló/ ellenőrzési jelentések (beszámolók) egységes elvek alapján történő elkészítése
a Nemzetgazdasági Minisztérium által történő feldolgozás megkönnyítése, ezáltal az államháztartási belső kontrollrendszer vonatkozásában végzett központi harmonizációs tevékenység nagyfokú támogatása
Az éves ellenőrzési terv összeállításának főbb szempontjai:
Az éves terv elkészítése során figyelembe kell venni - a szerv szakmai és ellenőrzési stratégiáját, a kapcsolódó célkitűzéseket, és azokkal összhangban kell lennie; - a stratégiához kapcsolódó dokumentált kockázatelemzéseket, további minden olyan eszközt, mellyel a szervezeti kockázatok elfogadható szinten tarthatók; - a szerv kockázatkezelési rendszerét; - a kapacitásfelmérések eredményeit, a külső erőforrások igénybevételének szempontjait. Erősíteni kell az ellenőrzések tudatos egymásra épülését, az ellenőrzési célok és irányok összehangolását annak érdekében, hogy a költségvetési szerv felső vezetése munkájában felhasználhassa az ellenőrzési tapasztalatokon alapuló elemző összegzéseket, átfogó helyzetértékeléseket. Szükséges az ellenőrzési prioritások meghatározása, tematikus felsorolása a fejezetet irányító szervek és az irányított szervek szintjén egyaránt (pl. megváltozott területek, reformok és átalakulások eredményei, létszámváltozás stb. figyelembevételével). Törekedni kell az ellenőrzési lefedettség növelésére.
Törekedni kell a rendszerellenőrzések és teljesítmény-ellenőrzések, valamint a tanácsadói tevékenység arányának növelésére. Soron kívüli ellenőrzések elvégzésére a rendelkezésre álló éves ellenőrzési erőforrás 10-30%-ának elkülönítése ajánlott.
Az éves ellenőrzési jelentések elkészítését támogató útmutató A Nemzetgazdasági Minisztérium által közzétett útmutató három típusú jelentés tartalmi-formai elvárásait határozza meg:
1. az irányított szerv által készített éves ellenőrzési jelentés
2. Az államháztartásért felelős miniszter részére megküldendő, a fejezetet irányító szerv által, a saját szervezetére vonatkozó éves ellenőrzési jelentés;
3. Az államháztartásért felelős miniszter részére megküldendő, a fejezetet irányító szerv által, a fejezetére vonatkozó éves összefoglaló ellenőrzési jelentés (hasonló szerkezetben).
