ARTIKELEN
Klokkenluiden is geen klokkenluiden Evita Sips
Zou u graag in de voetstappen van Ad Bos treden? Uw carrière is ten einde, uw vrienden en sociale netwerk verdwijnen als sneeuw voor de zon, en uw nachten brengt u door in een camper. Het verhaal van Ad Bos laat zien dat ‘klokkenluiden’ onmogelijk tot een verstandige keuze bestempeld kan worden. Zijn beslissing om de klok te luiden leidde tot een vernieling van zijn maatschappelijke positie. En alhoewel hij inmiddels financiële vergoeding heeft ontvangen, de schade aan zijn leven en persoon zijn onomkeerbaar. Ieder weldenkend mens zal zich goed achter de oren krabben alvorens te kiezen voor eenzelfde lot. In dit artikel heb ik het niet over deze traditionele klokkenluider: hij die naar buiten treedt en de gesignaleerde misstand als het ware van de daken schreeuwt. Ik richt me op de interne klokkenluidersregeling, een benaming zoals wordt gehanteerd in codes en adviezen. Het moge duidelijk zijn dat deze term zeer ongelukkig is gekozen. Een interne meldregeling is immers niet gericht op de medewerker die de misstand aan de grote klok hangt, maar op de loyale medewerker die zijn organisatie de kans biedt om adequaat op de gesignaleerde misstand te reageren. Veel financiële en menselijke schade wordt hiermee voorkomen. De drempel om te melden wordt aanzienlijk verlaagd; meer misstanden zullen aan het licht komen. Steeds vaker zien we dat er een interne meldregeling wordt ingericht waarbij gebruik wordt gemaakt van een meldlijn: een virtueel punt waar medewerkers een melding kunnen achterlaten. Een meldlijn betekent dikwijls een nationaal of internationaal netwerk van gratis telefoonnummers die dag en nacht beschikbaar zijn en waar medewerkers hun melding kunnen achterlaten. De meldlijn vormt als het ware de laagdrempelige front office van de interne meldregeling. Er zijn ook meldpunten op internet beschikbaar; die schaar ik in dit artikel ook onder de term ‘meldlijn’. De signalerende rol van de burger wordt op allerlei gebieden benut en de burger draagt steeds meer een verantwoordelijkheid om vroegtijdig aan de bel te trekken. Meldpunten schieten dan ook als paddenstoelen uit de grond. Het opzetten van een effectief meldpunt is echter makkelijker gezegd dan gedaan. Met dit artikel wil ik vanuit mijn praktijkervaring bij People Intouch, een organisatie die meldlijnen faciliteert, de voornaamste haken en ogen belichten bij het opzetten van een interne meldregeling.
217
02-015-232_Redactionele Artikelen_2010_v4.indd 217
02-12-2009 13:05:21
Klokkenluiden is geen klokkenluiden
ARTIKELEN
Een korte geschiedenis van meldlijnen
Hoog
In de Verenigde Staten werden meldlijnen al vroegtijdig ingevoerd als onderdeel van de federale klokkenluiderswetgeving. Overtredingen van wetgeving op het gebied van veiligheid en gezondheid moesten veilig en gemakkelijk gemeld kunnen worden. Het fenomeen ‘klokkenluiden’ – ofwel ‘whistleblowing’ – maakt deel uit van de Amerikaanse samenleving. Het wordt gezien als een verlengstuk van het recht op vrijheid van meningsuiting, een recht dat toegekend is in het eerste amendement van de Amerikaanse grondwet. Al in het jaar 1863 werd de ‘False Claims Act’ opgesteld. Deze wet maakt het voor burgers mogelijk om ondernemingen die de overheid ongeoorloofd benadelen, in naam van de staat aan te klagen. Sindsdien heeft zich daar een indrukwekkende klokkenluidersinfrastructuur ontwikkeld, inclusief een breed scala aan nationale en federale wetgeving ter bescherming van klokkenluiders. In 2002 zorgde de Sarbanes-Oxley Act (SOX) voor een verdere uitbreiding van de bescherming van de klokkenluider; SOX eist dat medewerkers anoniem vermoedens van misstanden moeten kunnen melden. Ook duidde SOX intern klokkenluiden aan als een geschikt middel. Bedrijven die zijn genoteerd aan de beurs van New York moeten aan deze voorwaarden voldoen. Europese bedrijven die niet genoteerd staan aan de beurs van New York, overwegen een interne meldlijn in te stellen ofwel door andere wettelijke eisen (zoals codes voor goed ondernemingsbestuur) of door private initiatieven. Bovenal zien de bedrijven een meldlijn steeds vaker opduiken bij andere bedrijven en nemen ze deze praktijk over als onderdeel van hun integriteitsbeleid. Een goede interne meldregeling, inclusief een (anoniem) meldsysteem, wordt steeds meer beschouwd als een must have binnen een allesomvattend integriteitsbeleid. Internationale organisaties (Transparency International, ICC) zien een meldlijn als ‘best practice’ en ook de ‘Big Four’ accountantsfirma’s propageren het gebruik van meldlijnen. We zien in de praktijk niet alleen de vraag naar een interne meldlijn groeien, ook merken we dat het implementeren en het managen van de tool steeds professioneler wordt aangepakt (zie figuur 1).
West-Europa 2009
De waarde van een klokkenluidersprocedure
Integriteits management
Laag
Risico management
Minimum vereiste
Begin
218
• Integriteit is ‘permission to play’ • In lijn met Gedragscode • ‘Best company to work for’
• ‘Entity level control’ • Minimaliseren reputatieschade • Minimaliseren financiële schade
• Wettelijke verplichting • Vertrouwenspersoon • Hoge drempel om te melden • Geen overzicht van klachten
Perceptie klokkenluidersprocedure
Eind
Figuur 1. Ontwikkelingsfasen klokkenluiders procedure 1
02-015-232_Redactionele Artikelen_2010_v4.indd 218
02-12-2009 13:05:22
Klokkenluiden is geen klokkenluiden
ARTIKELEN
Europa versus Verenigde Staten Het nut van een anonieme meldlijn is duidelijk; meer signalen zullen worden opgepakt. Hoe een meldlijn moet worden ingericht als onderdeel van het integriteitsbeleid is (nog) niet vanzelfsprekend. Het gevolg van de Amerikaanse voorsprong op het gebied van meldlijnen, is dat praktijkkennis en ervaring van oorsprong hoofdzakelijk vanuit de VS kwamen. Ook de providers van de meldlijnen – de callcenters – bevinden zich met name in de VS. Die zijn dus op Amerikaanse principes en omstandigheden toegesneden. Toen de meldlijnen werden geïncorporeerd in de dagelijkse praktijk bij beursgenoteerde ondernemingen, was dit dan ook niets nieuws voor de Amerikaanse werknemers; voor hen was het gebruik van meldlijnen al een bekend fenomeen. Dit gold allerminst voor de werknemers in continentaal Europa en andere betrokken partijen. Tot op de dag van vandaag blijft de meldlijn voor hen een onbekend (en onbemind) instrument. De aanzienlijke verschillen in aantallen meldingen tussen de VS en continentaal Europa tonen dit aan. Redelijkerwijs kunnen we ervan uitgaan dat het veel minder melden in Europa niet wordt veroorzaakt doordat er in Europa minder te melden valt. Europese medewerkers vormen net als Amerikaanse medewerkers een afspiegeling van de maatschappij en ook in Europa vinden er dus dingen plaats die niet door de beugel kunnen. Daarom doet het lage aantal meldingen vermoeden dat veel signalen verborgen blijven. De Amerikaanse aanpak kopiëren naar continentaal Europa, en maar wachten tot het aanslaat, is echter niet de oplossing. Daarmee zul je de interne meldlijn in Europa niet naar een hoger plan tillen. Daarvoor zijn de culturele verschillen te groot. De kern van de Angelsaksische benadering van het klokkenluiden is de nadruk op het (alleen) beschermen van de klokkenluider, op het zo veel mogelijk melden via de meldlijn – daarom heten de Amerikaanse meldlijnen ook ‘hotlines’ – en de nadruk op de juridische aspecten bij het implementeren van de klokkenluidersprocedure. Bescherming van de privacy en het voorkomen van een klikcultuur zijn geen echte issues in Angelsaksische landen. Ondanks dit gegeven heeft deze eenzijdige aanpak wel degelijk het Europese continent bereikt. Hetgeen dan ook tot tumult en discussie heeft geleid. De argumenten tegen de invoering van meldlijnen zijn diepgeworteld en zitten vol emotie; er worden vergelijkingen getrokken met verraders en verklikkers tijdens de Tweede Wereldoorlog, de Franse Revolutie, de Spaanse burgeroorlog en voormalige autoritaire regimes waar mensen beloond werden wanneer zij anderen verklikten aan bezetter of regime. Deze weerstand manifesteert zich vooral bij het toepassen van privacywetgeving en bij het medezeggenschapsrecht. Er is daarom behoefte aan een Europese benadering bij het inrichten van meldlijnen, waar rekening gehouden wordt met privacyaspecten, waar de inspraak van werknemers goed geregeld is, waar de beschuldigde ook rechten heeft en waar vooral ook rekening wordt gehouden met de culturele en historische gevoeligheden bij de Europeanen. Hierna volgen een achttal tips hoe dit te doen.
Tips voor het opzetten van een interne meldregeling
1. 2. 3. 4. 5.
Houd de meldregeling laagdrempelig. Zorg voor correct gebruik anonimiteit. Vertrouw niet te veel op vertrouwelijkheid. Communiceer de meldlijn als laatste redmiddel. Houd rekening met nationale privacykwesties.
02-015-232_Redactionele Artikelen_2010_v4.indd 219
219
02-12-2009 13:05:22
Klokkenluiden is geen klokkenluiden
ARTIKELEN
6. Houd rekening met medezeggenschapskwesties. 7. Structureer de afhandeling van meldingen en kennis. 8. Zorg voor de juiste interne meldprocedure.
Deze tips worden in de paragrafen hierna uitgewerkt. 1. Houd de meldregeling laagdrempelig Een meldregeling richt zich met name op de omstanders van misstanden die zelf geen (direct) slachtoffer zijn. Deze bijstanders hebben er geen enkel belang bij om deze gesignaleerde misstand te melden. Sterker nog, grote kans dat het aankaarten van de misstand voor hem/haar tot negatieve gevolgen zal leiden. Dit is een essentiële – en begrijpelijke – motivatie om de andere kant op te kijken. Het geweten zal wellicht opspelen, maar de angst voor de gevolgen zorgt ervoor dat elke drempel zal worden aangegrepen om daar vooral niet naar te handelen. Als je getuigen wilt laten helpen in het opvangen van signalen, moet je het hen dus zo makkelijk mogelijk maken. Stap één is het afrekenen met alle drempelverhogende omstandigheden. Dit houdt in:
Ω Z org ervoor dat de getuigen de melding kunnen doen op het tijdstip dat hen het best uitkomt. Er moeten geen vaste tijdstippen zijn (bijv. vrijdag van 10.00-12.00 uur) waar de potentiële melder zich aan dient te houden. Een goede interne meldregeling biedt zeven dagen in de week, vierentwintig uur per dag de mogelijkheid om te melden. Ω Zorg ervoor dat getuigen vanaf elke gewenste locatie hun melding kunnen doen. Het liefst vanuit huis, zonder zich druk te hoeven maken om collega’s die meeluisteren. Of erger, dat de collega’s zien dat iemand het kantoor van de vertrouwenspersoon inloopt. Ω Zorg dat het proces eenduidig en simpel is. Soms zien we procedures langskomen waarin medewerkers voor elk type melding naar een ander meldpunt worden verwezen. Ook komt het voor dat de medewerkers op voorhand te horen krijgen dat ze in drievoud moeten tekenen voor het doen van een melding. Dit helpt de medewerker niet de juiste stap te nemen. Ω Zorg ervoor dat de getuigen de melding altijd in hun eigen taal kunnen doen. Dit element is cruciaal bij het opzetten van een wereldwijde meldregeling. Veel mensen zullen ervan weerhouden worden een melding te doen wanneer zij gedwongen worden de gevoelige details uiteen te zetten in een andere taal dan hun moedertaal. Ω Zorg ervoor dat de melder in control is en blijft. De melder moet gedurende het proces altijd de beslissing kunnen nemen af te haken wanneer het hem te heet onder de voeten wordt. Het idee de volledige controle over de consequenties uit handen te geven, zal velen ervan weerhouden te melden. Onderwerp de melder daarom ook niet aan een intens verhoor waarin de melder zich eerder voelt als de dader dan als betrokken getuige. Ω Anonimiteit moet. Wanneer meldingen niet anoniem gedaan kunnen worden, zullen deze uitblijven.
220
02-015-232_Redactionele Artikelen_2010_v4.indd 220
02-12-2009 13:05:22
Klokkenluiden is geen klokkenluiden
2. Zorg voor correct gebruik anonimiteit
1. Werknemer belt gratis nummer
ARTIKELEN
Anonimiteit geldt als absolute voorwaarde om signalen vroegtijdig te kunnen opvangen. Zonder deze vorm van veiligheid zal iemand er zelden voor kiezen zijn/haar nek uit te steken. Maar met anonimiteit moet zeer nauwkeurig omgesprongen worden. Gevreesd wordt dat gelegenheid voor het doen van valse meldingen wordt geschept en dat klikcultuur wordt gecreëerd. Om deze risico’s te kunnen afdekken, moet elk bedrijf dat anonimiteit als onderdeel van de interne meldregeling heeft ingebed, ervoor zorgen dat communicatie met de anonieme melder mogelijk is. Dan is het namelijk mogelijk om meer informatie te vragen om voorts de melding te kunnen verifiëren. In de procedures worden de criteria opgenomen voor het al dan niet in behandeling nemen van de melding. Zo kunnen valse en onzinnige meldingen eruit worden gefilterd. In de gedragscode dienen bepalingen over het wenselijk meldgedrag te worden opgenomen (zie onder punt 6). Op deze wijze kan het risico op schadelijke gevolgen voor de (vals) beschuldigde worden geminimaliseerd. Bij traditioneel anoniem melden, door een anonieme brief, e-mail of telefoontje, blijft dit gevaar bestaan. Er zijn systemen die communicatie met een anonieme melder mogelijk maken (zie figuur 2).
1. Melding wordt uitgeschreven en vertaald 2. Pere-mail notificatie van bericht 3. Melding beschikbaar in twee talen
2. Krijgt instructies in eigen taal 3. Krijgt uniek meldingsnummer 4. Spreekt melding in SpeakUp Stap 1
Stap 2
Stap 4
Stap 3
1. Werknemer belt weer in 2. Luistert naar bericht van de onderneming via unieke meldingsnummer 3. Laat nieuwe boodschap achter
1. Contactperson laat antwoordberichtachter 2. SpeakUp ontwangt notificatie 3. Bericht vertaald en ingesproken onder uniek meldingsnummer + Vergelijkbare internetapplicatie
Figuur 2. Werking SpeakUp systeem 1 3. Vertrouw niet te veel op vertrouwelijkheid Vertrouwelijkheid houdt in dat één of meerdere personen de identiteit van de melder afschermen. Vaak worden er vertrouwenspersonen aangesteld om deze rol te vervullen. Helaas blijkt vaak dat de beloofde vertrouwelijkheid niet altijd haalbaar is. Procedures en wetmatige afhandeling kunnen ertoe leiden dat de vertrouwenspersoon gedwongen wordt de identiteit van de melder bloot te geven. Dit schaadt niet alleen het recht van die betreffende melder, het heeft voorts een vernietigend effect op het vertrouwen in de interne meldregeling. Meldingen zullen des te meer uitblijven
02-015-232_Redactionele Artikelen_2010_v4.indd 221
221
02-12-2009 13:05:22
Klokkenluiden is geen klokkenluiden
ARTIKELEN
Het werken met een vertrouwenspersoon heeft een aantal andere grote nadelen:
Ω P raktische beperkingen verhogen de drempel: alleen bereikbaar tijdens kantooruren, een ontmoeting is dikwijls op afspraak en collega’s zijn snel op de hoogte van de geplande afspraak. Ω De beperkingen waarmee de vertrouwenspersoon werkt: een vertrouwenspersoon is vaak een parttime functie, toebedeeld aan een medewerker die reeds een ander takenpakket beheert. Een melding komt meestal onverwachts en ongelegen. Van de vertrouwenspersoon kan bovendien niet verwacht worden dat hij/zij de kennis heeft om meldingen adequaat af te handelen, uiteenlopend van seksuele intimidatie tot complexe fraudes. Ω Verdere afbreuk aan vertrouwelijkheid: vaak ook zijn de aanstellingen van vertrouwenspersonen van tijdelijke aard; posities schuiven vaak door. Dit houdt in dat degene bij wie jij vorige maand vertrouwelijk een melding hebt gedaan, vandaag in een positie zit waar die informatie niet thuis hoort. Ω Vertrouwenspersoon zitten vaak ‘te dicht’ op de melder: ze bevinden zich in dezelfde organisatie, op dezelfde afdeling en zijn niet onafhankelijk genoeg van het lokale management. Bovendien is de vertrouwenspersoon dikwijls iemand van de hr- of P&O-afdeling, terwijl hr als ontvanger van dit type informatie juist niet gewenst is.
Soms wordt er, mede vanwege het laatst genoemde punt, gekozen om te werken met een vertrouwenspersoon buiten de organisatie. Dit vergroot weliswaar de afstand ten opzichte van de melder, maar kan tegelijkertijd ook weer drempelverhogend werken. Bovendien moet een extern vertrouwenspersoon altijd eerst contact opnemen met mensen binnen de organisatie omdat diepgaande kennis ontbreekt. Kortom, beter om deze tussenschakel tussen de melder en de specialist ertussenuit te halen (zie centrale ontvangst en afhandeling door specialist, onder punt 7). 4. Communiceer de meldlijn als laatste redmiddel Het belangrijkste verschil met de Angelsaksische aanpak is dat in Europa de meldlijn niet als pleister voor alle wonden moet en kan worden ingezet. Gesignaleerde incidenten of wangedrag moeten in eerste instantie met elkaar besproken worden; medewerkers moeten elkaar direct kunnen aanspreken op hun gedrag. Wanneer dit niet helpt, zouden ze gebruik dienen te maken van de gangbare structuren, zoals het melden bij de chef, naast hogere en/of andere aangewezen ontvangers van meldingen. Gebruik de meldlijn alleen als sluitstuk, als laatste redmiddel; alleen wanneer dit niet anders mogelijk of haalbaar is (criterium: ernstige overtredingen die anders niet gemeld zouden worden), mag de meldlijn worden gebruikt. Er zal geen klaag- en klikcultuur ontstaan als de meldlijn alleen gebruikt wordt voor de écht serieuze en gevoelige zaken. Deze eenvoudige, uniforme regel biedt een oplossing voor de wens van ondernemingsraden (en ook privacy-autoriteiten) om het gebruik van de lijn zo veel mogelijk te beperken.
222
5. Houd rekening met nationale privacykwesties Wanneer een meldlijn wordt geïmplementeerd, moet de onderneming in bepaalde landen specifieke stappen ondernemen om te voldoen aan nationale privacyregels. De onderneming is de verantwoordelijke voor de data en daarom ook verantwoordelijk voor het contact met de nationale privacy autoriteiten. Zo moet een onderneming in Frankrijk autorisatie krijgen van de nationale privacy-
02-015-232_Redactionele Artikelen_2010_v4.indd 222
02-12-2009 13:05:22
Klokkenluiden is geen klokkenluiden
ARTIKELEN
autoriteit de CNIL1. Omdat het fenomeen meldlijnen voor het melden van misstanden nieuw is in Europa, met enerzijds steeds meer begrip voor de toegevoegde waarde, maar anderzijds ook blijvende bezwaren, is de regelgeving daaromtrent voortdurend in beweging. 6. Houd rekening met medezeggenschapskwesties Ondernemingsraden kunnen in sommige landen het instellen van een meldlijn tegenhouden. Dit is bijvoorbeeld het geval in Duitsland waar de ondernemingsraad instemmingsrecht heeft en van dit recht ook nadrukkelijk gebruikmaakt. In andere landen, zoals Frankrijk, heeft de ondernemingsraad adviesrecht als het gaat om klokkenluidersregelingen; dat is weliswaar niet bindend, maar het is in de praktijk sterk af te raden om in Frankrijk een meldlijn te implementeren zonder toestemming van de ondernemingsraad. In sommige landen, zoals Zweden, ligt de verantwoordelijkheid bij de vakbonden. Hoewel in Nederland de ondernemingsraden ook instemmingsrecht hebben, nemen ze over het algemeen een genuanceerde houding aan bij het invoeren van meldlijnen. 7. Structureer de afhandeling van meldingen en kennis Elke interne meldregeling moet ervoor zorgen dat de best geëquipeerde persoon de melding in behandeling neemt. Het spreekt voor zich dat er weinigen in staat zullen zijn om alle uiteenlopende meldingen (overtredingen van de gedragscode) in behandeling te nemen. Richt daarom één centraal punt in waar de meldingen binnenkomen. Van daaruit kan de melding decentraal worden toebedeeld aan de meest geëquipeerde persoon voor die specifieke melding. Dit centrale ontvangstpunt draagt de verantwoordelijkheid over het onderzoek en de correcte follow-up van alle meldingen. Het centrale ontvangstpunt dient voorts als kenniscentrum. Deze kennis zorgt voor een steeds efficiëntere een gelijke afhandeling voor alle meldingen. Trends kunnen worden gesignaleerd en aanbevelingen worden gedaan voor trainingstrajecten. In veel grote ondernemingen zien we dat het centraal ontvangstpunt bij de compliance-afdeling wordt neergelegd. Er zijn echter ook veel variaties mogelijk. Uiteindelijk zijn de criteria leidend; de ontvanger moet deskundig, onafhankelijk, objectief en integer zijn. 8. Zorg voor de juiste interne meldprocedure Een goed opgezette interne meldprocedure is essentieel om de unieke Europese omstandigheden tegemoet te treden. Deze moeten verwoord zijn in een formele procedure opzet voor het ontvangen en afhandelen van meldingen. Sommige ondernemingen noemen dit de ‘klokkenluidersprocedure’, maar deze term is ten zeerste af te raden vanwege de negatieve connotatie en omdat het hier interne meldingen betreft van medewerkers die vooral geen klokkenluiders willen worden. Noem het derhalve een ‘interne meldregeling’. In lijn hiermee geniet het dan ook de voorkeur om bijvoorbeeld de term ‘meldlijn integriteit’ of ‘integriteitslijn’ te gebruiken in plaats van bijvoorbeeld ‘klokkenluiderslijn’. Daarnaast dient de term ‘hotline’ vermeden te worden, wanneer de lijn uitsluitend als meldmogelijkheid in laatste instantie wordt opgezet. De meldlijn moet als last resort gepositioneerd worden en zowel de rechten van de melder als van de beschuldigde moeten worden beschermd. Zie kader.
1 Commission nationale de l'informatique et des libertés.
02-015-232_Redactionele Artikelen_2010_v4.indd 223
223
02-12-2009 13:05:22
Klokkenluiden is geen klokkenluiden
ARTIKELEN
Bepalingen in de procedure Ω De meldlijn mag alleen gebruikt worden als laatste redmiddel. De meldlijn zou namelijk alleen gebruikt mogen worden in twee specifieke situaties:
– Als het melden van de zaken via de normale rapportagelijnen onwenselijk wordt geacht, of onmogelijk is voor de werknemer. Dit geldt met name voor werknemers die angst hebben voor represailles en anders helemaal geen melding zouden doen.
– Als de melding zo ernstig is dat de werknemer er zeker van wil zijn dat de melding rechtstreeks op het juiste niveau binnen de onderneming wordt ontvangen. Dit is meestal het geval bij misstanden die als misdaad of ernstige overtreding aangemerkt kunnen worden.
Ω Bepalingen die de bescherming van de rechten van de melder regelen:
– Garandeer dat er geen represaillemaatregelen tegen de melder genomen worden.
– Neem (ook in de gedragscode) op dat eventuele represailles tegen de melder ernstige overtredingen van de gedragscode zijn en dat disciplinaire maatregelen tegen de overtreder(s) genomen zullen worden.
Ω Bepalingen die de bescherming van de rechten van de beschuldigde regelen:
– Vermeld dat anonieme meldingen via andere kanalen dan het SpeakUp systeem (zoals anonieme brieven, telefoontjes, of e-mails) niet meer in behandeling genomen worden, omdat er nu een veilige en 100% anonieme meldmogelijkheid is.
– Neem (ook in de gedragscode) op dat misbruik van de meldlijn, door het doen van een bewust valse melding, een ernstige overtreding van de gedragscode is.
– Vermeld welke rechten op informatie en rectificatie de beschuldigde heeft.
– Vermeld dat meldingen die onvoldoende verifieerbare informatie verschaffen niet in behandeling worden genomen.
Ω Neem de volgende organisatorische maatregelen bij het opzetten van de interne meldprocedure:
– Bepaal nauwkeurig de interne routering van de data bij het ontvangen van meldingen.
– Beperk het aantal ontvangers van meldingen die toegang hebben tot privacygevoelige data tot een absoluut minimum.
– Structureer de wijze waarop berichten worden ontvangen en behandeld op zo’n wijze dat alleen personen die op de hoogte moeten zijn van de melding, hiervan kennis hebben.
– Geef de ontvanger van de melding de bevoegdheid om de melding zo nodig te anonimiseren.
Tot slot Een meldlijn kan als transparantieverhogend instrument bijdragen aan het succes van het integriteitsbeleid. Helaas wordt tot op heden in Europa de Amerikaanse aanpak, zonder daarbij stil te staan, vaak overgenomen. Dit is zonde, want het doel wordt hiermee voorbijgeschoten. Het doel is immers niet om het aantal meldingen te verhogen, maar het integriteitsniveau. Dit kan alleen volgens spelregels worden gehanteerd die geschikt zijn voor de Europese werkvloer. Rekeninghoudend met unieke Europese omstandigheden zijn hierboven enkele handvatten gepresenteerd voor het opstellen van deze spelregels. Tot slot wil ik erop wijzen alert te zijn voor oneigenlijk gebruik van dit culturele argument tegen meldlijnen. De praktijk laat zien dat een meldlijn als transparantieverhogend instrument door betrokken leidinggevenden als bedreigend kan worden ervaren. Dit kan ertoe leiden dat het culturele argument wordt misbruikt om andere belangen te behartigen.
224
02-015-232_Redactionele Artikelen_2010_v4.indd 224
02-12-2009 13:05:23