Klaar
voor de
start … ? Draaiboek voor de planning, voorbereiding en opstart van de nieuwe Beleids- en Beheerscyclus
BBC
BBC Programma 9.30 u.
Stand van zaken in de BBC
10.00 u.
BBC–traject (Deel 1)
11.00 u.
Pauze
11.30 u.
BBC–traject (Deel 2)
12.30 u.
Warme lunch
13.45 u.
BBC–traject (Deel 3)
15.00 u
Praktijkgetuigenis BBC-piloot 2011
16.00 u
Gelegenheid tot vragen
Stand van zaken in de BBC Rudi Hellebosch
Agentschap Binnenlands Bestuur
BBC
BBC Stand van zaken in BBC Wetgeving - Gemeentedecreet (2005), Provinciedecreet (2005) en OCMW-decreet (2008) - Besluit Vlaamse Regering 25.6.2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de OCMW’s - Ministerieel Besluit 1.10.2010 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de OCMW’s
BBC Stand van zaken in BBC Deze
wetgeving
wordt
algemeen
van
kracht
op
1.1.2014.
Dat betekent dat : - de besturen in 2013 het meerjarenplan 2014-2019 en het budget 2014 volgens de nieuwe regels moeten opstellen - de besturen vanaf 1.1.2014 de nieuwe boekhouding voeren
- de besturen in 2014 een laatste keer een jaarrekening ‘oude stijl’ maken voor 2013
BBC Stand van zaken in BBC Uitzondering op datum 1.1.2014: - Besturen kunnen toelating krijgen om eerder te starten: - 1.1.2011 : 20 besturen (12 gemeenten – 8 OCMW’s) - 1.1.2012 : 44 besturen (24 gemeenten – 19 OCMW’s – 1 provincie) - 1.1.2013 : …. besturen - Besturen kunnen indien echt nodig toelating krijgen om later dan 1.1.2014 te starten (uitzondering!)
BBC Stand van zaken in BBC Starters 2011 (20)
Gemeenten
Aalst, Geel, Hemiksem, Mol, Oostrozebeke, Poperinge, Vilvoorde
OCMW’s
Boutersem, Opwijk, Zwevegem
Gemeente en OCMW
Antwerpen, De Pinte, Dilbeek, Overpelt, Zoersel
BBC Stand van zaken in BBC Starters 2012 (44) Gemeenten
Begijnendijk, Beringen, Deerlijk, Drogenbos, Grimbergen, Kasterlee, Lier, Linter, Lokeren, Meerhout, Olen, Schelle, Temse, Wevelgem en Zonnebeke
OCMW’s
Boortmeerbeek, Denderleeuw, Grobbendonk, Haaltert, Maaseik, Merksplas, Oudenaarde, Stabroek, Waregem en Zutendaal
Gemeente en OCMW
Aalter, Eeklo, Herent, Houthalen-Helchteren, Oosterzele, Sint-Katelijne-Waver, Spiere-Helkijn, Tienen en Zottegem
Provincie
West-Vlaanderen
BBC Stand van zaken in BBC Evoluties
- AGB, APB, OCMW-verenigingen (Titel 8, Hoofdstuk 1) - Planlastvermindering - Digitale rapportering - Externe audit
BBC Het BBC-concept Strategie
Beleidsdoelstellingen Monetaire vertaling (financiële ruimte)
Input (Middelen)
Activiteiten
Verantwoordelijken
Output
(Prestaties)
Effecten
Omgeving
BBC Wat verandert er … - Koppeling tussen beleidscyclus en financiële cyclus - Outputsturing in plaats van inputsturing - Beleid in beleidsdoelstellingen - Meerjarenplan - Budget
(strategische nota en financiële nota)
(beleidsnota en financiële nota)
- Jaarrekening
(beleidsnota, financiële nota en samenvatting van de algemene rekeningen)
- Beleidsrapporten, beheersrapporten, managementrapporten - Beoordeling financiële toestand - Financieel evenwicht meerjarenplan - Lenen in functie van de thesaurietoestand
BBC Wat verandert er … - Boekhouding - Andere rekeningstelsels - Functies worden beleidsdomeinen, -velden en –items - Economische codes worden algemene rekeningen - Transactieboekhouding
- Onderscheid exploitatie <> GD en BD
/
investeringen
/
liquiditeiten
- Budgettair én algemeen dagboek - Boekhoudkundige rubrieken en waarderingsregels (IPSAS)
IPSAS : International Public Sector Accounting Standards
BBC Ondersteuning door ABB in BBC - Introductiedagen starters - Documentatie: - Website: http://www.binnenland.vlaanderen.be/bbc - Regelgeving, FAQ, boekhoudfiches, presentaties, praktische toepassingen, cursussen, vormingskalender …
- Publicaties - Brochure ‘BBC in 60 vragen en antwoorden’ - Wetboek - Artikels Binnenband - Lokaal Financieel Management
BBC Ondersteuning door ABB in BBC - Helpdesk ABB:
[email protected] - Vorming - Samenwerking met de provinciale bestuursscholen - Thema’s: - Beleidsplanning, -monitoring en –evaluatie - Beleidsrapporten - Boekhoudkundige rubrieken en waarderingsregels - Boekhoudkundige verrichtingen - Studiedagen over specifieke topics - Financieel evenwicht, van oud naar nieuw ...
Het BBC-traject Marc Maebe
Q&A - Advisors Public Sector
BBC
Het BBC -traject
Voorbereiding
Bepalen doelstellingen, actieplannen, acties
Waarderingsregels
Informatiebehoefte
BBC
Beleids- domeinen, -velden, -items
Meerjarenplan
Converteren rekening en inventaris
Algemeen rekeningenstelsel
Budget
© 2011 Q&A
Het BBC -traject
BBC
Voorbereiding Informatiebehoefte- en bronnen Beleidsdomeinen, -velden en –items Algemeen rekeningenstelsel en derdenbestand Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Opmaken van het meerjarenplan en budget
Vastleggen van de waarderingsregels Converteren van de rekening
(met inventaris)
Voorbereiding Raadsbeslissing
BBC
Het decreet biedt de mogelijkheid eerder te starten dan 2014. Het startjaar wordt dus bepaald en beslist door de Raad.
Projectplanning BBC is een project. Het BBC-traject vergt overleg met en tussenkomst van diverse personen en groepen van personen. Het is aangewezen de hele organisatie te informeren over het BBC-project en op de hoogte te houden van de voortgang van het project. Interne opleiding is noodzakelijk, doorheen en ook na het traject. Stel een stuurgroep en (diverse) werkgroep(en) (afhankelijk van het thema) samen. De stuurgroep en werkgroep(en) kunnen zowel samengesteld zijn uit beleidsmensen als administratie, naargelang het te bespreken onderwerp. Spreek met de werkgroep een communicatieplan af (periodiciteit, doelgroep, inhoud).
Voorbereiding Organisatie en procedures
BBC
Het BBC-traject beperkt zich niet noodzakelijk tot de gemeente of OCMW. Mogelijks willen de verzelfstandigingen ook de BBC-filosofie toepassen. In welke mate zijn deze entiteiten klaar voor de start … ?
Als er budgethouders worden aangesteld binnen de organisatie zal dit een impact hebben op de werking en rapportering. De uitgavencyclus verandert in de nieuwe boekhouding. Dit zal leiden tot een aanpassing van de bestaande interne controleprocedures.
BBC
Informatiebehoefte en -bronnen
Het besluit over de BBC voorziet in rapporten met minimale informatie op het niveau van beleidsdomeinen. Daarnaast staat het vrij om eigen rapporten op te maken. Niet elke doelgroep heeft immers dezelfde informatiebehoefte. Daarom is het essentieel om vooraf zowel de interne als de externe informatiebehoefte en hun respectievelijke doelgroepen te bepalen, en deze vervolgens af te stemmen op de informatiebronnen. Welke informatie moeten we aan welke doelgroep rapporteren ?
Om de informatiebehoefte te detecteren kunnen diverse technieken worden aangewend : vraag aan de gebruikers zèlf welke informatie zij wensen ga na welke vragen in het verleden zoal werden gesteld leid uit de bestaande informatiesystemen en rapporteringen de behoefte af …
BBC
Informatiebehoefte en -bronnen Informatiebehoefte bepalen
Ga na welke vragen in het verleden zoal werden gesteld. Hoeveel hebben wij dit jaar al uitgegeven aan recepties ? Welke energiebesparende maatregelen zijn er vorig jaar genomen ? Is er minder sluikstorten door de sensibiliseringscampagne ? Wat is het exploitatieresultaat van onze klusjesdienst ? Hoeveel kost een aan huis bezorgde warme maaltijd uit onze keuken eigenlijk ?
De Raad wil gerapporteerd worden over de realisatie van de beleidsdoelstellingen. De budgethouder(s) willen de besteding van de middelen en budgetten opvolgen. Het Managementteam wil beknopte en gerichte managementinformatie.
BBC
Informatiebehoefte en -bronnen Informatiebehoefte bepalen
Welke verslagen, rapporten, … moeten periodiek worden opgemaakt ? Kwartaal/Semester-rapportering van de financieel beheerder De jaarrekening en het verslag bij de jaarrekening BTW-aangifte, BTW-klantenlisting, fiscale fiches … voor FOD Financiën De Vlaamse overheid verzamelt gegevens in functie van statistieken De subsidiërende instanties willen een verantwoording over de besteding
De Federale en Vlaamse overheid is een belangrijke doelgroep en heeft een bijzondere informatiebehoefte.
BBC
Informatiebehoefte en -bronnen Informatiebronnen inventariseren
Informatie is bij voorkeur op één centrale plaats te vergaren. Niet alleen de boekhouding is een belangrijke informatiebron, maar ook alle randpakketten (bv. fakturatiepakket, belastingenpakket, sociale dienst, reservatiesoftware, …). De informatie kan in de boekhouding afgeleid worden op verschillende niveaus : uit de vaste opgelegde beleids- en beheersrapporten: doelstellingenrekening, exploitatierekening per beleidsdomein toelichting bij de jaarrekening, … uit het algemene rekeningenstelsel (proef- en saldibalansen) uit opvragingen per beleidsitem
Welke informatiebron/niveau biedt de juiste input voor de verschillende informatiebehoeften ? Dit is van groot belang bij de beslissingen in de volgende fasen.
BBC
Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems
Beleidsvelden zijn een verzameling van producten, activiteiten en middelen die zowel vanuit politiek als maatschappelijk oogpunt een herkenbaar en samenhangend geheel vormen. Deze vervangen de functionele codes of (sub)activiteitencentra (AC-SAC) en zijn verplicht en gestandaardiseerd. Een beleidsdomein is een verzameling van beleidsvelden die een herkenbaar en samenhangend geheel vormen. Met uitzondering van het beleidsdomein ‘Algemene financiering’ zijn deze vrij samen te stellen, bv. rekening houdend met het organogram, bevoegdheidsverdeling van de mandatarissen, .... Op dit niveau zullen de verplichte rapporten worden gemaakt en gebeurt ook de kredietcontrole. De opgelegde indeling van de beleidsvelden suggereert al een zekere groepering van de velden in domeinen. Deze groepering zou kunnen behouden worden als indeling in beleidsdomeinen, maar dit is zeker niet noodzakelijk. Beleidsvelden kunnen verder worden onderverdeeld in beleidsitems, die een specifieke rapportering kunnen ondersteunen (zie ), bv. ten behoeve van subsidiërende instanties, MAT, … Beleidsitems laten toe om het beleid per beleidsveld verder te detailleren.
BBC
Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems BD 00
Algemene financiering
BD 05 Ondernemen en werken
BD 01
Algemeen bestuur
BD 06
Wonen en ruimtelijke ordening
BD 02
Zich verplaatsen en mobiliteit
BD 07
Vrije tijd
BD 03
Natuur en milieubeheer
BD 08
Leren en onderwijs
BD 04
Veiligheidszorg
BD 09
Zorg en opvang
Voorbeeld
BBC
Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems BD 00
Algemene financiering
BD 01
Burger, samenleving en sociale zaken
BD 02
Cultuur, vrije tijd en evenementen
BD 03
Ondersteunende diensten
BD 04
Stedelijke ontwikkeling en infrastructuur
BD 05
Veiligheid
Voorbeeld
BBC
Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems BD 00
Algemene financiering
BD 01
Algemeen beleid
BD 02
Sociaal beleid
BD 03
Sociaal huis
BD 04
Gezinsbeleid
BD 05
Ouderenbeleid
Voorbeeld
BBC
Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems Beleidsdomein VRIJE TIJD
Beleidsvelden
Beleidsitems
0703 Bibliotheek 0740 Sport
Sporthal ‘Actief’ Zwembad ‘De Meers’ Buitenterreinen
0750 Jeugd
Jeudhuis ‘Pallieter’ Jeugdhuis ‘Rakkertje’
Voorbeeld
BBC
Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems Beleidsdomein ALGEMEEN BELEID
Beleidsvelden
Beleidsitems
0112 Personeelsdienst 0119 Ondersteunende diensten ICT Stedelijke werkplaatsen Drukkerij Patrimonium
…
Voorbeeld
BBC
Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems Beleidsdomein
Beleidsvelden
Beleidsitems
GEZINSBELEID 0944 Opvoedingsondersteuning Opvoedingspunt Consultatiebureau
0945 Kinderopvang ‘t Knuffeltje ‘t Vlindertje
Voorbeeld
BBC
Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems
De indeling in beleidsvelden is veel ruimer dan de functionele indeling of indeling in activiteitencentra.
De indeling naar beleidsdomeinen heeft verstrekkende gevolgen naar rapportering en kredietbewaking. Een te algemene indeling in een beperkt aantal beleidsdomeinen zal de rapportering uithollen, terwijl een te uitgebreide indeling mogelijks zal leiden tot frequente budgetwijzigingen. De opdeling van beleidsvelden in beleidsitems is louter facultatief. Als er geen specifieke (interne of externe) informatiebehoefte bestaat is het beter ook geen aparte items te definiëren.
Probeer op basis van een begrotingsrekening alle functies of (sub)-activiteitencentra toe te wijzen aan de nieuwe beleidsvelden. Zo zal u ook vaststellen voor welke een beleidsitem nuttig zou zijn. Op binnenland.vlaanderen.be/BBC staan de beleidsvelden met een toelichting over hun specifieke inhoud en verwijzing naar de oude functionele codes. Hou rekening met die toelichting en commentaar bij de conversie.
BBC
Algemeen rekeningenstelsel en derdenbestand In de bijlagen bij het besluit over de BBC is een minimum algemeen rekeningenstelsel (MAR) opgenomen. Het is een minimumindeling, een basisstructuur waarbinnen de eigen rekeningen kunnen worden ingevuld. Dit laat toe om het detailniveau zelf te bepalen, in functie van de individuele informatiebehoefte (zie ). De informatie kan dikwijls eenvoudig uit een algemene rekening worden afgeleid, waardoor het overbodig wordt een beleidsitem te creëren. Probeer op basis van een begrotingsrekening/jaarrekening alle artikels/algemene rekeningen toe te wijzen aan het nieuwe rekeningenstelsel. Voor de gemeenten staat op binnenland.vlaanderen.be/BBC een concordantietabel met een verwijzing van de oude economische codes naar het MAR.
BBC
Algemeen rekeningenstelsel en derdenbestand De algemene rekeningen met betrekking tot het patrimonium zijn van belang voor het investeringsbudget. Hier moeten we rekening houden met de nieuwe rubricering en indeling van het patrimonium (zie ‘Converteren rekening’). Bij de algemene rekeningen betreffende de korte- of lange termijn vorderingen en schulden maakt het MAR onderscheid tussen ruiltransacties en niet-ruiltransacties. Vorderingen/schulden uit ruiltransacties : de vorderingen/schulden die ontstaan ingevolge ruiltransacties waarvoor het bestuur een gelijkwaardige economische waarde in ruil geeft/krijgt. Vorderingen/schulden uit niet-ruiltransacties : de vorderingen/schulden die ontstaan ingevolge transacties waarvoor het bestuur geen gelijkwaardige economische waarde in ruil geeft/krijgt, zoals belastingen, subsidies, …
BBC
Algemeen rekeningenstelsel en derdenbestand In de bijlagen bij het besluit over de BBC is ook een genormaliseerde stelsel van de economische sectorcodes (ESC) opgenomen. Die codes geven aan tot welke economische sector degene behoort met wie een transactie plaatsvindt of zal plaatsvinden, en zijn nodig in het kader van de ESR95. De ESC wordt in principe gekoppeld aan een algemene rekening (klasse 1,2,6,7) en niet aan een derde. Op die manier is het ook mogelijk de rapportering volgens economische sector op basis van het budget op te maken. Het derdenbestand kan in de softwarepakketten eventueel worden overgedragen naar de BBC-omgeving. Het is dan aangewezen het bestand eerst te zuiveren van dubbele en verkeerde derden. Het rekeningenstelsel zal ongetwijfeld nog wijzigen in de loop van de budgetfase en tijdens het eerste boekjaar …
ESR 95 : Europese Stelsel van Rekeningen 1995
Het BBC -traject
BBC
Voorbereiding Informatiebehoefte- en bronnen Beleidsdomeinen, -velden en –items Algemeen rekeningenstelsel en derdenbestand Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Opmaken van het meerjarenplan en budget
Vastleggen van de waarderingsregels Conversie van de rekening
(met inventaris)
BBC
Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Volgens het besluit over BBC (art. 6) bestaat een beleidsdoelstelling uit :
een specifieke omschrijving van het vooropgestelde resultaat of eventueel van het vooropgestelde effect dat de raad wil bereiken voor het extern of intern te voeren beleid. In de mate van het mogelijke en het nuttige wordt dat resultaat of dat effect meetbaar gemaakt; (Wat willen we bereiken ?) een of meer actieplannen die ondernomen zullen worden voor de realisatie van de beleidsdoelstelling. In elk actieplan wordt de realisatietermijn aangegeven (Wat gaan we daarvoor doen ?) de raming van de ontvangsten en uitgaven per jaar waarop de beleidsdoelstelling betrekking heeft; (Wat zijn de financiële gevolgen ?)
BBC
Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Een beleidsdoelstelling kan niet altijd concreet en dus meetbaar zijn (… SMART). Sommige doelstellingen zullen verband houden met budgetten, andere niet. De meetbaarheid en evaluatie van niet-monetaire doelstellingen zal moeilijker zijn dan de monetaire doelstellingen. Het besluit over BBC onderscheidt prioritaire beleidsdoelstellingen en niet-prioritaire beleidsdoelstellingen. Enkel over de prioritaire doelstellingen wordt gerapporteerd in de beleidsrapporten.
Prioritaire beleidsdoelstellingen
Niet-prioritaire (overige) beleidsdoelstellingen = “Overig beleid” Niet in beleidsdoelstellingen opgenomen verrichtingen
BBC
Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Beleidsdoelstellingen kunnen dikwijls worden afgeleid uit bestaande beleidsnota‟s en – verklaringen, sectorale plannen, …
Dikwijls worden doelstellingen onderscheiden in functie van hun realisatietermijn : strategische (lange termijn), tactische (middellange termijn), operationele doelstellingen (korte termijn). Het tactische niveau wordt niet altijd in het planningsproces ingevuld. De beleidsdoelstellingen worden in actieplannen opgedeeld die op zich bestaan uit individuele acties. De doelstellingen moeten ook gezien worden in relatie tot de activiteiten (of producten). De verantwoordelijken voor de verschillende producten (bv. diensthoofden) zijn dikwijls het best geplaatst om de behoeften te detecteren en aldus het beleid mee richting te geven. Planning vertrekt dus zeker niet altijd vanuit de top (‘top-down‟), maar ook dikwijls van op de werkvloer (‘bottom-up‟). Vermijd spraakverwarring door de juiste terminologie te gebruiken : beleidsdoelstelling, actieplan, actie.
2011
2012
2013
Strategie / Visie / Missie
Beleidsdoelstelling
Actieplan Actie
Actie
Actie
Actie
Beleidsdoelstelling
Beleidsdoelstelling
Actieplan
Actieplan Actie
Actie
Actie
Actie Actie
BBC
2011
2012
2013
BBC
Aangenaam leven in een duurzame gemeente
Voorzien in een groene leefomgeving
Groenplanning Opmaak bomenplan Onkruidbestrijding
Aanleg geboortebos
De bevolking aanzetten tot milieuverantwoord gedrag
Stimulerende maatregelen Subsidies fsc-hout GFT-containers
Voorbeeld
2011
2012
2013
BBC
Kwaliteit van intramurale zorg verbeteren
Mobiliteit en zelfredzaamheid verbeteren
Materiaal en technieken Dwaaldetectiesysteem Materiaal kiné en ergo
Zorgen voor een efficiënte werkorganisatie
Materiaal en software Automatisering planning Verzorgingswagens
Schuifdeurkast onthaal
Voorbeeld
BBC
Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Gezien de raad in de eerste plaats belast is met de beleidsbepaling en niet met de beleidsuitvoering, dient de raad zich te concentreren op de hoofdlijnen. Het is dus niet aangewezen (en wellicht ook niet mogelijk) om alle activiteiten van het bestuur in beleidsdoelstellingen te vertalen. Aangezien echter niet alle activiteiten van een bestuur in prioritaire doelstellingen worden vertaald, wordt er, per beleidsdomein, een rubriek ‘overig beleid’ toegevoegd. Zonder deze rubriek zou men de besturen verplichten om een zero-based meerjarenplan op te stellen. Dit is niet haalbaar en niet wenselijk.
De raad moet zich in de eerste plaats concentreren op de belangrijkste wijzigingen die het bestuur wil aanbrengen aan de bestaande toestand. Om nieuwe initiatieven mogelijk te maken, kan er beleidsruimte gecreëerd worden door efficiënter te werken. In de startfase is het soms beter het aantal doelstellingen beperkt te houden, maar deze wel degelijk te formuleren en onderbouwen. Deze doelstellingen kunnen zowel betrekking hebben op „nieuw beleid‟ en op „vernieuwend beleid’.
BBC
Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties De kennis van de sterke en zwakke punten binnen een organisatie kan ook bijdragen om de juiste doelstellingen te formuleren. Om de sterkten en zwakten van de organisatie in kaart te brengen, en zo het planningsproces te ondersteunen kunnen diverse technieken en methodologieën worden toegepast, zoals de CAF-analyse, EFQM, SWOT-analyse, …
BBC
Opmaken van het meerjarenplan Activity-based-budgeting (ABB) :
de kosten en opbrengsten worden zo exact mogelijk gebudgetteerd op basis van geplande activiteiten en processen in functie van vooropgestelde doelstellingen. Zero-based-budgeting (ZBB) :
Het budget wordt elk jaar van 0 opgebouwd, zonder het voorgaande jaar als uitgangspunt te nemen. Bij de nieuwe planning wordt geen rekening gehouden met de voorheen opgestelde budgetten. Bij ZBB wordt de hele middelenbesteding/-verdeling elke keer opnieuw ter discussie gesteld.
BBC
Opmaken van het meerjarenplan
Pragmatisch budgetteren in (de startfase van) BBC :
De functies of (sub)activiteitencentra zijn geconverteerd naar beleidsdomeinen, -velden en – items. De artikels of algemene rekeningen zijn geconverteerd volgens het nieuwe MAR. Samen vormen deze de ‘budgetsleutel’. De beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties zijn vastgelegd. Er is een consensus over de realisatietermijnen en spreiding van het investeringsprogramma, … Maak een meerjarenplan ‘oude vorm’ op Corrigeer volgens een realisatiepercentage van het budget (en eventueel formulier T) Converteer dit meerjarenplan naar de ‘nieuwe vorm’ volgens de budgetsleutel Projecteer de acties en doelstellingen op de budgetcijfers
Resterend budget is ‘overig beleid’ Wijs de doelstellingen toe aan verantwoordelijken
BBC
Opmaken van het meerjarenplan
Het meerjarenplan bestaat uit een strategische nota, financiële nota en toelichting.
Strategische nota
beschrijft de prioritaire doelstellingen.
Financiële nota
bevat per beleidsdomein voor elk jaar waarop het meerjarenplan betrekking heeft het totaal van de verwachte ontvangsten en uitgaven van alle prioritaire beleidsdoelstellingen, en het totaal van de verwachte ontvangsten en uitgaven voor het overige beleid.
Financiële doelstellingenplan
Staat van financieel evenwicht
Toelichting
bevat per financieel boekjaar minstens de raming van het resultaat op kasbasis en de raming van de autofinancieringsmarge. bevat bijkomende relevante informatie voor de raadsleden
BBC
Opmaken van het meerjarenplan Verslag bij het BVR - art. 14 :
Het resultaat op kasbasis: dit is het gecumuleerde budgettaire resultaat verminderd met de bestemde gelden. Het gecumuleerde budgettaire resultaat is het geheel aan liquide middelen en geldbeleggingen waarover het bestuur zou beschikken op het einde van elk financieel boekjaar als ze al haar vorderingen op korte termijn zou geïnd hebben en al haar schulden op korte termijn zou betaald hebben. De autofinancieringsmarge is het verschil tussen enerzijds het deel van de ontvangsten en uitgaven uit de exploitatie dat gebruikt kan worden voor de vereffening van de netto periodieke leningsuitgaven, en anderzijds de netto periodieke leningsuitgaven. Hoeveel van de middelen die het bestuur heeft gegenereerd uit de exploitatie blijven er, na de vereffening van de geplande en lopende netto periodieke leningsuitgaven, over om nieuwe investeringen zelf te financieren of om de leningslasten van bijkomende leningen te dragen.
BBC
BBC
Opmaken van het meerjarenplan BVR - art. 14 :
Het meerjarenplan en de aanpassingen ervan zijn financieel in evenwicht als de volgende voorwaarden vervuld zijn: 1° het resultaat op kasbasis is per financieel boekjaar groter dan of gelijk aan nul; = “toestandsevenwicht” 2° de autofinancieringsmarge van het laatste financiële boekjaar waarop de financiële nota van het meerjarenplan betrekking heeft, is groter dan of gelijk aan nul; 3° voor de openbare centra voor maatschappelijk welzijn is de som van de autofinancieringsmarge voor de hele duur van de financiële nota groter dan of gelijk aan nul. = “structureel evenwicht”
De afweging ‘kost’ of ‘investering’ heeft een rechtstreekse invloed op de autofinancieringsmarge. Een vervroegde aflossing van leningen heeft onmiddellijke impact op de autofinancieringsmarge.
≥0
≥0
≥0
≥0 OCMW :
SOM ≥ 0
BBC
Opmaken van het meerjarenplan
Het meerjarenplan bestaat uit een strategische nota, financiële nota en toelichting.
Strategische nota
beschrijft de prioritaire doelstellingen.
Financiële nota
bevat per beleidsdomein voor elk jaar waarop het meerjarenplan betrekking heeft het totaal van de verwachte ontvangsten en uitgaven van alle prioritaire beleidsdoelstellingen, en het totaal van de verwachte ontvangsten en uitgaven voor het overige beleid.
Financiële doelstellingenplan
Staat van financieel evenwicht
Toelichting
bevat per financieel boekjaar minstens de raming van het resultaat op kasbasis en de raming van de autofinancieringsmarge. bevat bijkomende relevante informatie voor de raadsleden
Opmaken van het meerjarenplan BVR - art. 9 :
De toelichting bij het meerjarenplan bevat minstens de volgende rubrieken: 1° de omgevingsanalyse; 2° de financiële risico’s 3° de beleidsdoelstellingen 4° de interne organisatie, met minstens de volgende elementen: a) het organogram b) een overzicht van het personeelsbestand c) een overzicht van de budgethouders; d) per beleidsdomein, het overzicht van de beleidsvelden die er deel van uitmaken; 5° het overzicht van de entiteiten die opgenomen zijn onder de financiële vaste activa; 6° informatie betreffende de fiscaliteit 7° de financiële schulden
BBC
Opmaken van het budget
BBC
Het budget bestaat uit een beleidsnota, financiële nota en toelichting. Beleidsnota
de prioritaire beleidsdoelstellingen van dat jaar en de eraan verbonden actieplannen, acties, uitgaven en ontvangsten
Doelstellingennota
per beleidsdomein de geraamde uitgaven en ontvangsten
Doelstellingenbudget Financiële toestand Financiële nota
…
informatie over het resultaat op kasbasis
Exploitatiebudget
bevat, voor elk beleidsdomein, de transactiekredieten voor de exploitatie
Investeringsbudget
bevat per beleidsdomein de transactiekredieten van alle investeringsenveloppen
Liquiditeitenbudget
geeft het resultaat op kasbasis van het financiële boekjaar
Toelichting
Het BBC -traject
BBC
Voorbereiding Informatiebehoefte- en bronnen Beleidsdomeinen, -velden en –items Algemeen rekeningenstelsel en derdenbestand Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Opmaken van het meerjarenplan en budget
Vastleggen van de waarderingsregels Conversie van de rekening
(met inventaris)
Vastleggen van de waarderingsregels
De waarderingsregels zijn gebaseerd op IPSAS : International Public Sector Accounting Standards. Dit zijn boekhoudnormen specifiek voor de publieke sector, gebaseerd op IAS (International Accounting Standards) en IFRS (International Financial Reporting Standards). Deze standaarden zijn niet bindend, maar gelden als referentie en verdienen aanbeveling. De vaststelling van waarderingsregels is een uitvoerende maatregel en behoort tot het takenpakket van het college van burgemeester en schepenen of de raad voor maatschappelijk welzijn. De waarderingsregels moeten leiden tot een ‘waar en getrouw beeld’.
BBC
Vastleggen van de waarderingsregels De waarderingsregels bepalen ondermeer : -
de aanrekeningregels (transactiebasis)
-
waardering van bezittingen, schulden, vorderingen, …
-
afschrijvingsregels en regels van waardevermindering en voorzieningen
-
de regels van herwaarderingen
De waardering bij de opmaak van de beginbalans zal doorgaans de aanschafwaarde zijn. Bij de waardering in de erop volgende jaren onderscheidt IPSAS 2 modellen : het kostprijsmodel en het herwaarderingsmodel.
BBC
Conversie van de rekening en inventaris
De eindbalans van het laatste (NGB/NOB-)boekjaar is niet de „beginbalans‟ in het eerste BBC-jaar omdat :
-
de balansrubriceringen verschillend zijn
-
andere waarderingsregels worden toegepast
-
sommige posten weggelaten (bv. kapitaal)
-
mogelijks worden nieuwe posten toegevoegd (bv. voorzieningen, voorraden, …)
De beginbalans moet wel voortvloeien uit en aansluitbaar zijn met de eindbalans. Maak een matrix met de overeenstemming tussen de eindbalans en beginbalans, en verantwoord alle verschilposten (weglatingen, toevoegingen, wijzigingen).
BBC
Conversie van de rekening en inventaris
Elementen uit de balans die exact worden geconverteerd : -
Vorderingen op lange termijn
-
Openstaande vorderingen op korte termijn (behalve m.b.t. op te nemen leningen)
-
Schulden op lange termijn
-
Openstaande schulden op korte termijn
-
Financiële rekeningen en geldbeleggingen
Elementen uit de balans die mogelijks worden geconverteerd :
-
(behalve m.b.t. op te nemen leningen)
Voorzieningen
Elementen uit de balans die mogelijks gewijzigd worden geconverteerd : -
Immateriële, materiële en financiële vaste activa
-
Voorraden
-
Verkregen investeringstoelagen
BBC
BBC
Conversie van de rekening en inventaris NGB
ACTIEF
PASSIEF
I.
Immateriële vaste activa
I.
Kapitaal
II.
Materiële vaste activa
II.
Gekapitaliseerde resultaten
III. Toegestane investeringssubsidies
III. Overgedragen resultaten
IV. Subsidiebeloften en toegestane leningen
IV. Reserves
V.
Financiële vaste activa
VI. Voorraden
V.
VI. Voorzieningen
VII. Vorderingen op ten hoogste één jaar
VIII. Bewerkingen voor rekening van derden IX. Financiële rekeningen X.
Verkregen investeringstoelagen
VII. Schulden op meer dan één jaar
Overlopende rekeningen rekeningen
VIII. Schulden op ten hoogste één jaar IX. Bewerkingen voor rekening van derden
en
wacht-
X.
Overlopende rekeningen rekeningen
en
wacht-
BBC
Conversie van de rekening en inventaris NOB
ACTIEF I.
Oprichtingskosten
II.
Immateriële vaste activa
III. Materiële vaste activa IV. Financiële vaste activa V.
Vorderingen op ten hoogste één jaar
VI. Geldbeleggingen
VII. Liquide middelen
VIII. Overlopende rekeningen
PASSIEF
I.
Kapitaal
II.
Herwaarderingsmeerwaarden
III. Gemeentelijke bijdrage in werking en aflossingen
IV. Gecumuleerd resultaat V.
Investeringssubsidies en schenkingen met specifiek doel
VI. Voorzieningen
VII. Schulden op meer dan één jaar VIII. Schulden op ten hoogste één jaar IX. Overlopende rekeningen
BBC
Conversie van de rekening en inventaris ACTIEF I.
Vlottende activa
PASSIEF
BBC
I.
Schulden
A.
Liquide middelen en geldbeleggingen
A.
Schulden op korte termijn
B.
Vorderingen op korte termijn
B.
Schulden op lange termijn
C.
Voorraden en bestellingen in uitvoering
D. Overlopende rekeningen actief E. II.
II. Nettoactief
Vorderingen op LT die < jaar vervallen
1. Gecumuleerde overschot of tekort
Vaste activa
2. Investeringssubsidies en schenkingen
A.
Vorderingen op lange termijn
B.
Financiële vaste activa
C.
Materiële vaste activa
D. Immateriële vaste activa
3. Herwaarderingsreserves 4. Overige nettoactief
Conversie van de rekening en inventaris Budgettaire componenten
Niet budgettaire componenten
-
Openstaande vorderingen
-
Patrimonium
-
Openstaande schulden
-
Investeringssubsidies
-
Liquide middelen en geldbeleggingen
-
Leningen
-
…
-
…
Berekening van het gecumuleerd budgettair resultaat van vorig boekjaar
Het gecumuleerde budgettaire resultaat van 2010 is het geheel aan liquide middelen en geldbeleggingen waarover het bestuur zou beschikken per 31/12/2010 als ze al haar vorderingen op korte termijn zou geïnd hebben en al haar schulden op korte termijn zou betaald hebben.
BBC
BBC
Conversie van de rekening en inventaris
Bij de afsluiting van het laatste boekjaar kunnen volgende tips in acht worden genomen :
-
Wachtrekeningen zoveel mogelijk aanzuiveren
-
De ‘werken in uitvoering’/’vaste activa in aanbouw’ moeten worden overgeboekt als de projecten voltooid zijn
-
Controleer de correctheid van de inventaris van het patrimonium
-
Openstaande documenten (vorderingen en schulden) moeten worden geëvalueerd op hun inbaarheid en desgevallend in onwaarde/minwaarde worden geboekt
-
Het formulier T /schuldvorderingsstaat (gemeenten) vervalt per einde boekjaar
Wat niet openstaat moet niet worden geconverteerd …
Conversie van de rekening en inventaris
Art. 64. Gemeenschapsgoederen zijn materiële vaste activa waarbij de vervulling van de maatschappelijke dienstverlening minder ontvangsten genereert dan de uitgaven die nodig zijn om deze activa te verkrijgen en om die dienstverlening te realiseren. Art. 66. De bedrijfsmatige materiële vaste activa zijn materiële vaste activa waarbij de vervulling van de maatschappelijke dienstverlening voldoende ontvangsten genereert om de uitgaven te compenseren die nodig zijn om die activa te verkrijgen en om die dienstverlening te realiseren. Art. 68. De overige materiële vaste activa zijn materiële vaste activa die worden aangewend om huuropbrengsten, een waardestijging of beide te realiseren en die niet aangewend worden om een maatschappelijke dienstverlening te vervullen.
BBC
BBC
Conversie van de rekening en inventaris
Gebruiken we het activum voor „maatschappelijke dienstverlening‟ ?
Zijn we de enigen die deze dienstverlening kunnen aanbieden ?
Bieden we deze diensten aan tegen concurrentiële tarieven ?
Gemeenschapsgoederen
Overige materiële vaste activa
Bedrijfsmatige vaste activa
Gemeenschapsgoederen
Het BBC -traject
BBC
Voorbereiding Informatiebehoefte- en bronnen Beleidsdomeinen, -velden en –items Algemeen rekeningenstelsel en derdenbestand Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Opmaken van het meerjarenplan en budget
Vastleggen van de waarderingsregels Converteren van de rekening
(met inventaris)
Het BBC –traject : tijdpad
Voorbereiding
Informatiebehoefte
BBC Beleids- domeinen, -velden, -items
Algemeen rekeningenstelsel Juni
Maart Bepalen doelstellingen, actieplannen, acties
Meerjarenplan
Budget
September
Opleiding en coaching
December
Waarderingsregels
Converteren rekening en inventaris
Aanpassen processen © 2011 Q&A
Januari
(eerste BBC-jaar)
April
BBC Tips voor de aanloop … - Informeer en sensibiliseer uw organisatie voor de komende vernieuwing - Probeer nu al het lopende beleid om te zetten in beleidsdoelstellingen - Denk al eens na over ‘beleidsdomeinen’ in uw organisatie - Identificeer al de bestaande informatiebehoefte in uw organisatie - Bereken al eens de autofinancieringsmarge - Controleer de inventaris (Werken in uitvoering / activa in aanbouw, update inventaris, …)
- Zuiver de boekhouding zoveel mogelijk uit (Openstaande vorderingen en schulden, wachtrekeningen, derdenbestand, …)
Wacht niet tot het (voor)laatste jaar … Begin nu al met de voorbereidingen !
www.qaq.be Met medewerking van
Gemeente De Pinte OCMW De Pinte Stad Geel
© 2011 Q&A Dit draaiboek is tot stand gekomen uit de samenwerking met BBCpilootbesturen. Niets uit dit draaiboek mag worden overgenomen zonder uitdrukkelijke bronvermelding.
09/258 84 39
09/226 84 40
@
[email protected]
BBC
