Klaar BBC. voor de. Draaiboek voor de planning, voorbereiding en opstart van de nieuwe Beleids- en Beheerscyclus

Klaar

BBC

voor de

start … ? Draaiboek voor de planning, voorbereiding en opstart van de nieuwe Beleids- en Beheerscyclus

vs. 02 januari 2013

Het kader van BBC

BBC

- Uitvoering gemeentedecreet en OCMW-decreet - Vlaams regeerakkoord 2009-2014 - New Public Management - Europese regels en standaarden

(ESR 1995, COFOG, IPSAS)

- Verschillende systemen in gemeenten en OCMW’s

ESR : Europees Stelsel van nationale en regionale Rekeningen COFOG : Classification of the Functions of Government IPSAS : International Public Sector Accounting Standards

Wat verandert … - Functies/AC-sac worden beleidsdomeinen, -velden en –items - Budgettaire artikels worden algemene rekeningen - Transactieboekhouding en geen verbintenisboekhouding - Outputbegroting in plaats van inputbegroting - Beleid in beleidsdoelstellingen - Beleidsrapporten, beheersrapporten, managementrapporten - Meerjarenplan (strategische nota en financiële nota) - Budget (beleidsnota en financiële nota) - Onderscheid exploitatie-investeringen <> GD en BD - Financieel evenwicht - Financiering in functie van liquiditeit

BBC

Het BBC -traject

Omgevingsanalyse





Waarderingsregels

Beleids-  doelstellingen, actieplannen, acties



Converteren rekening en inventaris



Meerjarenplan en budget

Algemeen  rekeningenstelsel

ARCHITECTUUR

Beleids-  domeinen, -velden, -items

BELEID

Voorbereiding

Informatie-  behoefte en bronnen

BOEKHOUDING



BBC

Het BBC -traject

BBC

 Voorbereiding  Informatiebehoefte- en bronnen  Beleidsdomeinen, -velden en –items  Algemeen rekeningenstelsel en derdenbestand  Omgevingsanalyse  Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties  Opmaken van het meerjarenplan en budget

 Vastleggen van de waarderingsregels  Converteren van de rekening

(met inventaris)



Voorbereiding

BBC

Veranderingsmanagement (change)

BBC is een project. Het BBC-project verandert véél in alle geledingen van de organisatie, zowel bij de administratie als bij de beleidsploeg. Verandering betekent weerstand … Een goede projectaanpak maakt van de vernieuwing een opportuniteit, en impliceert : -

betrokkenheid en draagvlak

-

communicatie en informatie

-

een goede planning

-

volharding en bijsturing

Voorbereiding Projectplanning



BBC

BBC is een project. Plan het project degelijk in al zijn fasen (BBC-projectplanning.xls). Het BBC-traject vergt overleg met en tussenkomst van diverse personen en groepen van personen. Stel een stuurgroep en (diverse) werkgroep(en) (afhankelijk van het thema) samen. De stuurgroep en werkgroep(en) kunnen zowel samengesteld zijn uit beleidsmensen als administratie, naargelang het te bespreken onderwerp. Het is aangewezen de hele organisatie te informeren over het BBC-project en op de hoogte te houden van de voortgang van het project. Spreek met de werkgroep een communicatieplan af (periodiciteit, doelgroep, inhoud).

Organisatie Het BBC-project/traject is grotendeels gelijk voor gemeente en OCMW. Overleg in bepaalde stappen in het traject zal de samenwerking en afstemming bevorderen. Ook de autonome gemeente/provinciebedrijven en OCMW-verenigingen vallen onder de BBC-regelgeving. Het is aangewezen het BBC-project ‘gemeentebreed’ te benaderen, met respect voor de eigenheid van elke organisatie.



BBC

Informatiebehoefte en -bronnen

Het besluit over de BBC voorziet in diverse rapporten : beleidsrapporten, beheersrapporten en managementrapporten. Enkel de minimale inhoud van de beleidsrapporten is vastgelegd. De vorm en inhoud van de beheersrapporten en managementrapporten zijn niet vastgelegd. Niet elke doelgroep heeft dezelfde informatiebehoefte. Daarom is het essentieel om vooraf zowel de interne als de externe informatiebehoefte per doelgroep te bepalen, en deze vervolgens af te stemmen op de beschikbare informatiebronnen. Welke informatie moeten we aan welke doelgroep rapporteren ? Rapporten ter verantwoording van beleidsbeslissingen en de bijhorende budgetten. Rapporten in functie van opvolging van het budgethouderschap. Digitale rapportering aan de Vlaamse overheid. Deelrapporten ter verantwoording van sectorale subsidies. Managementrapporten met diverse nuttige management-informatie (MIS).



BBC


Om de informatiebehoefte te detecteren kunnen diverse technieken worden aangewend :

vraag aan de gebruikers zèlf welke informatie zij wensen ga na welke vragen in het verleden zoal werden gesteld leid uit de bestaande informatiesystemen en rapporteringen de behoefte af … Ga na welke vragen in het verleden zoal werden gesteld. Hoeveel hebben wij dit jaar al uitgegeven aan recepties ? Welke energiebesparende maatregelen zijn er vorig jaar genomen ? Is er minder sluikstorten door de sensibiliseringscampagne ? Hoeveel kost een aan huis bezorgde warme maaltijd uit onze keuken eigenlijk ?

Welke verslagen, rapporten, … moeten periodiek worden opgemaakt ? Kwartaal/Semester-rapportering van de financieel beheerder De Vlaamse overheid verzamelt gegevens in functie van statistieken De subsidiërende instanties willen een verantwoording over de besteding van middelen



BBC


Informatie is verspreid over diverse diensten binnen de organisatie. Niet alleen de boekhouding is een belangrijke informatiebron, maar ook alle randpakketten (bv. fakturatiepakket, belastingenpakket, personeelssoftware, sociale dienst, GIS, reservatiesoftware, …). Deze informatiebronnen bevatten zowel financiële als niet-financiële informatie die een antwoord kan bieden op vragen met betrekking tot :

-

een structuur of substructuur (bv. een beleidsveld, beleidsitem of een kostenplaats)

-

een project (bv. een actieplan of actie)

-

een kosten- of opbrengstensoort (bv. elektriciteitsverbruik)

-

statistische gegevens (bv. graad van absenteïsme) Niet alle gewenste informatie moet door BBC worden gegenereerd. Dikwijls zijn andere informatiebronnen veel beter geschikt om de gewenste informatie te verschaffen. Dit is van groot belang bij de beslissingen in de volgende fasen, in het bijzonder : het bepalen van de beleidsitems en opbouw van het algemeen rekeningenstelsel.



BBC

Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems

Beleidsvelden zijn een verzameling van producten, activiteiten en middelen die zowel vanuit politiek als maatschappelijk oogpunt een herkenbaar en samenhangend geheel vormen. Deze vervangen de functionele codes of (sub)activiteitencentra (AC-SAC) en zijn verplicht en gestandaardiseerd. Een beleidsdomein is een verzameling van beleidsvelden die een herkenbaar en samenhangend geheel vormen. Met uitzondering van het beleidsdomein ‘Algemene financiering’ zijn deze vrij samen te stellen, bv. rekening houdend met het organogram, bevoegdheidsverdeling van de mandatarissen, .... Op dit niveau zullen de verplichte rapporten worden gemaakt en gebeurt ook de kredietcontrole. De opgelegde indeling van de beleidsvelden suggereert al een zekere groepering van de velden in domeinen. Deze groepering kan behouden worden als indeling in beleidsdomeinen, maar dit is zéker niet noodzakelijk. Beleidsvelden kunnen verder worden onderverdeeld in beleidsitems, die een specifieke rapportering kunnen ondersteunen (zie ), bv. ten behoeve van subsidiërende instanties, MAT, … Beleidsitems laten toe om het beleid per beleidsveld verder te detailleren. Een beleidsitem kan een ‘soort beleid’ zijn of kan een ‘kostenplaats’ onderscheiden. Een beleidsveld kan maar tot één beleidsdomein horen. Een beleidsitem kan maar tot één beleidsveld horen.



BBC


In het besluit van 23/11/2012 is het stelsel van de beleidsvelden aangepast. Er werden beleidsvelden toegevoegd (bv. 0114 ‘Organisatiebeheersing’, 0115 ‘Welzijn op het werk’), gewijzigd (bv. 0400 ‘Politiediensten’, 0953 ‘Woon- en zorgcentra’) en geschrapt (bv. 0907 ‘Bijdrage aan het OCMW’). Sommige softwarepakketten onderscheiden naast de BBC-indeling (beleidsdomeinbeleidsveld-beleidsitem) nog bijkomende dimensies. Deze zijn facultatief en kunnen nuttig zijn om extra managementrapportering te ondersteunen.

Soms worden kostenplaatsen als extra dimensie voorzien. Deze zijn dan (in tegenstelling tot beleidsitems) over diverse beleidsvelden heen te gebruiken, zodat verspreide verrichtingen toch nog naar eenzelfde eenheid (KP) kunnen verwijzen. Let wel : op kostenplaatsen kan doorgaans niet apart worden gebudgetteerd, maar enkel worden geboekt …



BBC


Beleidsdomeinen van gemeente en OCMW op elkaar afstemmen… ? De lijst van beleidsvelden is uniform voor gemeenten, OCMW’s, autonome gemeentebedrijven, … . Sommige beleidsvelden zullen zowel bij de gemeente als het OCMW van toepassing zijn (bv. 0114 ‘Organisatiebeheersing’, 0930 ‘Sociale huisvesting’). De groepering in beleidsdomeinen beïnvloedt vooral de beleidsrapporten (rapportering aan de Raad). Vanuit het gemeentelijk oogpunt zal een OCMW hoofdzakelijk als ‘Welzijn’ worden benaderd. Terwijl het OCMW mogelijks duidelijk onderscheid maakt tussen sociale en maatschappelijke dienstverlening, woonvoorzieningen, thuisdiensten, …

Als gestreefd wordt naar gelijke beleidsdomeinen zullen de OCMW beleidsrapporten ongetwijfeld aan detailwaarde verliezen (het OCMW zal mogelijks worden opgenomen in beleidsdomein ‘Welzijn’). De behoefte naar afstemming van beleidsdomeinen wordt ingegeven door de consolidatie van gemeente, OCMW, en misschien ook autonome gemeentebedrijven. Dit is ongetwijfeld interessant om het beleid op lokaal niveau te kunnen (samen)vatten, maar mag niet leiden tot een uitholling van de individuele rapportering. Consolidatie kan immers ook simpelweg door het optellen van de uniform beleidsvelden en de groepering in een ‘macro-indeling’ in beleidsdomeinen. Onderlinge financieringsstromen kunnen daarbij worden gecorrigeerd.



BBC

Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems BD 01

Algemene financiering

BD 04

BD 02

Interne zaken

BD 05

BD 03

Ruimte

Leren en welzijn

Vrije tijd

Voorbeeld



BBC

Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems BD 01

Algemene financiering

BD 02

Interne zaken

BD 03

Sociale dienstverlening

BD 04

Wonen

Voorbeeld



BBC

Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems Beleidsdomein VRIJE TIJD

Beleidsvelden

Beleidsitems

0703 Bibliotheek 0740 Sport

Sportpromotie Sporthal ‘De Sterre’ Zwembad ‘Den Bessem’ Buitenterreinen

0750 Jeugd

JOC Centraal Speelterreinen

Voorbeeld



BBC

Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems Beleidsdomein VRIJE TIJD

Beleidsvelden

Beleidsitems

0703 Bibliotheek 0740 Sport

Sportverenigingen Sportpromotie Infrastructuur

0750 Jeugd

Jeudverenigingen Speelpleinwerking Infrastructuur

Voorbeeld



BBC

Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems Beleidsdomein WONEN

Beleidsvelden

Beleidsitems

0950 Ouderenwoningen 0953 Rusthuizen WZC ‘De Populier’ Kortverblijf

0952 Serviceflats SF ‘Meerminne’ SF ‘Ter Linden’

Voorbeeld



BBC

Algemeen rekeningenstelsel en derdenbestand In de bijlagen bij het besluit over de BBC is een minimum algemeen rekeningenstelsel (MAR) opgenomen. Het is een minimumindeling, een basisstructuur waarbinnen de eigen rekeningen kunnen worden ingevuld. Dit laat toe om het detailniveau zelf te bepalen, in functie van de individuele informatiebehoefte (zie ). De informatie kan dikwijls eenvoudig uit een algemene rekening worden afgeleid, waardoor het overbodig wordt een beleidsitem te creëren. Het MAR van de NOB (nieuwe OCMW-Boekhouding) wijkt op een aantal aspecten af van het BBC-MAR, maar kan omgevormd worden naar BBC. Probeer op basis van een begrotingsrekening/jaarrekening alle artikels/algemene rekeningen toe te wijzen aan het nieuwe rekeningenstelsel. Hoeveel posities moet een algemene rekening omvatten ? De lengte van de algemene rekeningen is niet opgelegd. 6 posities is perfect mogelijk maar zal de verdere detaillering en uitsplitsing van groepen beperken, zeker in de patrimoniumrekeningen (klasse 2). In het MAR is de ‘staart’ van de rekeningen (laatste cijfers) dikwijls al tot 2, en de ‘kop’ (eerste cijfers) soms tot 4 posities opgelegd … Een algemene rekening van 7 posities biedt voldoende mogelijkheden om (volgens de informatiebehoefte) verder te detailleren.



BBC

Algemeen rekeningenstelsel en derdenbestand In het besluit van 23/11/2012 is het MAR gewijzigd. Er werden specifieke rekeningen voorzien voor interne facturatie, en sommige rubrieken werden verder vast ingedeeld (vooral de groep 61…). Moet het algemeen rekeningenstelsel van gemeente en OCMW op elkaar worden afgestemd ? Moeten we een gemeenschappelijk algemeen rekeningenstelsel opmaken ?

Door het feit dat zowel de gemeente als het OCMW gebruik maken van het opgelegde MAR is de vergelijkbaarheid op dit niveau verzekerd. Zeker na de verder opgelegde indeling van het MAR in het wijzigingsbesluit biedt dit op zich al een verregaande basis voor vergelijking en consolidatie. Als gemeente, OCMW, autonome gemeentebedrijven, … vanuit een gemeenschappelijke financiële dienst worden verwerkt is het natuurlijk nog gemakkelijker om eenzelfde rekeningstelsel te gebruiken. Net als bij de beleidsdomeinen kan een gemeenschappelijk algemeen rekeningenstelsel mogelijks de specifieke rapportering en informatiebehoefte uithollen … of kan dit leiden tot een eerder ‘complex’ rekeningenstelsel.

Het BBC -traject

BBC


 Vastleggen van de waarderingsregels  Conversie van de rekening

(met inventaris)

Omgevingsanalyse



BBC

De omgevingsanalyse is een verplichte toelichting bij het meerjarenplan. Dit is een motivering en verantwoording voor de gekozen beleidsprioriteiten in het meerjarenplan.

Tegelijk is de omgevingsanalyse een basis voor oriëntatie van het beleid en het bepalen van de beleidsprioriteiten ten behoeve van de nieuwe beleidsploeg. Het beleid zal erop gericht zijn te veranderen, verbeteren, versterken, in te spelen op maatschappelijke evoluties … In een SWOT-analyse kunnen per dienst of cluster de sterke en zwakke punten, en opportuniteiten en bedreigingen worden opgelijst. Deze analyse kan leiden tot concrete voorstellen tot verbetering in actieplannen en acties die opgenomen worden in een ‘inspiratienota’. Op basis van deze inspiratienota kan de nieuwe beleidsploeg haar beleidsvisie concretiseren en de beleidsdoelstellingen formuleren voor het meerjarenplan. De beleidsplanning komt tot stand door de interactie van minstens 4 actoren : administratie (de inspiratienota), de beleidsploeg (beleidsvisie), de hogere overheden (bv. Vlaamse beleidsprioriteiten) en diverse belangengroepen (participatie).

Omgevingsanalyse

OMGEVINGSANALYSE

 Inspiratienota

Interne analyse SWOT-ANALYSE Externe analyse

Aanbevelingen

BBC



BBC

Omgevingsanalyse : basis voor beleidsplanning

STRATEGISCHE BELEIDSPLANNING

Beleidsdoelstellingen Actieplannen Acties

Inspiratienota Lokale beleidsvisie en -prioriteiten

Administratie

Mandatarissen

Vlaamse Vlaanderen beleidsprioriteiten Participatie

Burger



BBC

Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Volgens het besluit over BBC (art. 6) bestaat een beleidsdoelstelling uit :

een specifieke omschrijving van het vooropgestelde resultaat of eventueel van het vooropgestelde effect dat de raad wil bereiken voor het extern of intern te voeren beleid. In de mate van het mogelijke en het nuttige wordt dat resultaat of dat effect meetbaar gemaakt; (Wat willen we bereiken ?) een of meer actieplannen die ondernomen zullen worden voor de realisatie van de beleidsdoelstelling. In elk actieplan wordt de realisatietermijn aangegeven (Wat gaan we daarvoor doen ?) de raming van de ontvangsten en uitgaven per jaar waarop de beleidsdoelstelling betrekking heeft; (Wat zijn de financiële gevolgen ?)



BBC

Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Een beleidsdoelstelling kan niet altijd concreet en dus meetbaar zijn (… SMART). Sommige doelstellingen zullen verband houden met budgetten, andere niet. De meetbaarheid en evaluatie van niet-monetaire doelstellingen zal moeilijker zijn dan de monetaire doelstellingen. Het besluit over BBC onderscheidt prioritaire beleidsdoelstellingen en niet-prioritaire beleidsdoelstellingen. Enkel over de prioritaire doelstellingen wordt gerapporteerd in de beleidsrapporten. Onderscheid wordt gemaakt tussen : Prioritaire beleidsdoelstellingen

Niet-prioritaire (overige) beleidsdoelstellingen = “Overig beleid” Niet in beleidsdoelstellingen opgenomen verrichtingen Het ‘prioritaire’ karakter van beleidsdoelstellingen ligt wellicht in het vernieuwende aspect dat aan de basis van de beleidsdoelstelling ligt (transformatie, klemtoon, verbetering, …). Prioritaire beleidsdoelstellingen zullen dus eerder op ‘nieuw beleid’ betrekking hebben …



BBC

Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Moet het ganse budget worden gekoppeld aan beleidsdoelstellingen ? De categorie ‘niet in beleidsdoelstellingen opgenomen verrichtingen’ vertegenwoordigt bij de BBC-starters een aanzienlijk deel van het budget, voornamelijk in de exploitatie. Een groot deel van de exploitatiebudgetten heeft inderdaad te maken met kerntaken en recurrente werking (bv. aankoop van boeken voor de bibliotheek, uitbetalen van steun en leefloon, …), en worden niet echt beïnvloed door specifieke beleidsopties of –keuzes. Dit geldt ook een deel van de investeringsbudgetten (bv. vervangingsinvesteringen). Het is wel zo dat in diverse softwarepakketten een budget moet worden gekoppeld aan een actieplan en/of beleidsdoelstelling, maar dit is enkel een softwaretechnisch fenomeen en heeft niet noodzakelijk te maken met echt beleid … Is een verrichting/budget ‘doelstellingwaardig’ ? Met andere woorden : draagt het budget bij tot specifiek beleid ? Of is het budget louter (verdere) invulling van de kerntaken van de gemeente of OCMW … ? In deze beschouwing zullen er wellicht minder beleidsdoelstellingen worden geformuleerd, maar zullen die wel een duidelijke weergave zijn van specifieke beleidsopties, en niet louter een ‘kapstok’ zijn voor recurrente budgetten ...

2014

 2015

2016

Visie / Missie / Strategie / Thema

Beleidsdoelstelling

Actieplan Actie

Actie

Actie

Actie

Beleidsdoelstelling

Beleidsdoelstelling

Actieplan

Actieplan Actie

Actie

Actie

Actie Actie

BBC



BBC

Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Gezien de raad in de eerste plaats belast is met de beleidsbepaling en niet met de beleidsuitvoering, dient de raad zich te concentreren op de hoofdlijnen. Het is dus niet aangewezen (en wellicht ook niet mogelijk) om alle activiteiten van het bestuur in beleidsdoelstellingen te vertalen. Aangezien echter niet alle activiteiten van een bestuur in prioritaire doelstellingen worden vertaald, wordt er, per beleidsdomein, een rubriek ‘overig beleid’ toegevoegd. Zonder deze rubriek zou men de besturen verplichten om een zero-based meerjarenplan op te stellen. Dit is niet haalbaar en niet wenselijk.

De raad moet zich in de eerste plaats concentreren op de belangrijkste wijzigingen die het bestuur wil aanbrengen aan de bestaande toestand. Om nieuwe initiatieven mogelijk te maken, kan er beleidsruimte gecreëerd worden door efficiënter te werken. In de startfase is het soms beter het aantal beleidsdoelstellingen beperkt te houden, maar deze wel degelijk te formuleren en onderbouwen. Deze beleidsdoelstellingen kunnen zowel betrekking hebben op ‘nieuw beleid’ en op ‘vernieuwend beleid’.

2014

Beleidsluik

Missie / Strategie / Thema

Financieel luik

BBC

BD - Beleidsdomein BV - Beleidsveld

Beleidsdoelstelling

BI - Beleidsitem BI - Beleidsitem

Actieplan

Actie

BD/BV-BI/AR

Budgetsleutel

€…

Actie

BD/BV-BI/AR

Budgetsleutel

€…

BD/BV-BI/AR

Budgetsleutel

€…

BD/BV-BI/AR

Budgetsleutel

€…

Actie

2016

Beleidsluik

Cultuur voor iedereen Tegen eind 2016 50% van de leeftijdsgroep 10-16 jaar lezend lid maken van de bibliotheek De bibliotheek aantrekkelijker maken voor jongeren

Financieel luik

BBC

05 - Vrije tijd 0703 - Bibliotheek 01 - Centrale bib 02 - Filiaal

Gratis WIFI

05/0703-02/6121990 ‘Andere communicatiekosten’

Lezingen

05/0703-01/6132990 ‘Andere erelonen en vergoedingen’ 05/0703-02/6132990 ‘Andere erelonen en vergoedingen’

Parkeerfaciliteiten

05/0703-02/2300000 ‘Installaties - Gemeenschapsgoederen’

2017

Beleidsluik

Bestrijding kansarmoede Tegen eind 2017 willen we cliënten activeren in reguliere tewerkstelling

Financieel luik

BBC

03 – Maatschappelijke dienstverlening 0904 – Activering tewerkstelling

Opstart strijkwinkel ‘T oud ijzer’

Aanwerving 5 art. 60-ers

03/0904-00/6202… Bezoldigingen …’

Huur pand

03/0904-00/613…

‘Huur onroerende goederen’

Renovatie en inrichting strijkwinkel

03/0904-00/229…

‘Andere gebouwen – Gemeenschaps’



Beleidsdoelstellingen : hoe meten ?

Hoe moeten beleidsdoelstellingen gemeten worden ? Indicatoren geven aan of een beleidsdoelstelling al dan niet werd behaald, en kunnen worden bepaald op het niveau van de doelstelling, actieplan of acties. Indicatoren zijn grofweg op te delen in 3 categorieën naargelang de zaken die ze meten.

INPUTINDICATOREN

OUTPUTINDICATOREN

IMPACTINDICATOREN

Welke middelen gebruik ik om mijn doelstelling te bereiken ?

Welke acties, activiteiten organiseer ik met de middelen om mijn doelstelling te bereiken ?

Wat is het resultaat in de omgeving van de ingezette middelen en acties ?

-Hoeveel mensen zet ik in?

-Hoeveel verkeersdrempels

-Is het aantal verkeersongevallen

-Welke sensibiliseringscampagnes organiseer ik ?

-Is het aantal klachten gedaald ?

-Hoeveel uitgaven voorzie ik?

voorzie ik ?

gedaald ?



BBC

Opmaken van het meerjarenplan en budget Pragmatisch budgetteren in (de startfase van) BBC :

De functies/AC-sac zijn geconverteerd naar beleidsdomeinen, -velden en –items. De artikels of algemene rekeningen zijn geconverteerd volgens het nieuwe MAR. Samen vormen deze de ‘budgetsleutel’. De beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties zijn vastgelegd. Er is een consensus over de realisatietermijnen en spreiding van het investeringsprogramma, …  Maak een meerjarenplan ‘oude vorm’ op  Corrigeer volgens een realisatiepercentage (en eventueel formulier T)  Converteer dit meerjarenplan naar de ‘nieuwe vorm’ volgens de budgetsleutel  Projecteer de acties en doelstellingen op de budgetcijfers

 Resterend budget is ‘overig beleid’  Wijs de doelstellingen toe aan verantwoordelijken



BBC

Opmaken van het meerjarenplan en budget

Het budget bestaat uit een beleidsnota, financiële nota en toelichting. Beleidsnota

de prioritaire beleidsdoelstellingen van dat jaar en de eraan verbonden actieplannen, acties, uitgaven en ontvangsten

Doelstellingennota

per beleidsdomein de geraamde uitgaven en ontvangsten

Doelstellingenbudget Financiële toestand Financiële nota

…

informatie over het resultaat op kasbasis

Exploitatiebudget

bevat, voor elk beleidsdomein, de transactiekredieten voor de exploitatie

Investeringsbudget

bevat per beleidsdomein de transactiekredieten van alle investeringsenveloppen

Liquiditeitenbudget

geeft het resultaat op kasbasis van het financiële boekjaar

Toelichting



BBC


Het meerjarenplan bestaat uit een strategische nota, financiële nota en toelichting.

Strategische nota

beschrijft de prioritaire doelstellingen.

Financiële nota

bevat per beleidsdomein voor elk jaar waarop het meerjarenplan betrekking heeft het totaal van de verwachte ontvangsten en uitgaven van alle prioritaire beleidsdoelstellingen, en het totaal van de verwachte ontvangsten en uitgaven voor het overige beleid.

Financiële doelstellingenplan

Staat van financieel evenwicht

Toelichting

bevat per financieel boekjaar minstens de raming van het resultaat op kasbasis en de raming van de autofinancieringsmarge. bevat bijkomende relevante informatie voor de raadsleden



BBC

Opmaken van het meerjarenplan en budget Verslag bij het BVR - art. 14 :

Het resultaat op kasbasis: dit is het gecumuleerde budgettaire resultaat verminderd met de bestemde gelden. Het gecumuleerde budgettaire resultaat is het geheel aan liquide middelen en geldbeleggingen waarover het bestuur zou beschikken op het einde van elk financieel boekjaar als ze al haar vorderingen op korte termijn zou geïnd hebben en al haar schulden op korte termijn zou betaald hebben (’toestandsevenwicht’). De autofinancieringsmarge is het verschil tussen enerzijds het deel van de ontvangsten en uitgaven uit de exploitatie dat gebruikt kan worden voor de vereffening van de netto periodieke leningsuitgaven, en anderzijds de netto periodieke leningsuitgaven. Hoeveel van de middelen die het bestuur heeft gegenereerd uit de exploitatie blijven er, na de vereffening van de geplande en lopende netto periodieke leningsuitgaven, over om nieuwe investeringen zelf te financieren of om de leningslasten van bijkomende leningen te dragen (’structureel evenwicht’). De afweging ‘kost’ of ‘investering’ heeft een rechtstreekse invloed op de autofinancieringsmarge. Een vervroegde aflossing van leningen heeft onmiddellijke impact op de autofinancieringsmarge.

BBC







BBC


Hoe moet het gecumuleerd budgettair resultaat van vorige boekjaar (‘startresultaat’) worden geraamd ? In tegenstelling tot de ‘autofinancieringsmarge’ is het ‘resultaat’ cumulatief. Dat betekent dat het resultaat voortbouwt op het resultaat van vorig boekjaar, terwijl de autofinancieringsmarge enkel op basis van het eigen jaar wordt berekend. Het resultaat van het eerste BBC-jaar (2014) is dus samengesteld uit het resultaat van het eigen jaar (budget 2014 exploitatie/investeringen/andere) en het (eind)resultaat van vorige boekjaar (2013). Omdat het begrip ‘resultaat’ in BBC eerder een kasresultaat is, gebaseerd op transacties en geldstromen zal het startresultaat ook in die zin moeten worden geraamd. Dit betekent dat dit NIET overeenstemt met het budgetresultaat of boekhoudkundig resultaat uit de NGB, of met het overschot uit gemeentelijke bijdrage per 31/12/2013 … Het gecumuleerde budgettaire resultaat van vorig boekjaar (2013) is een raming van het geheel aan liquide middelen en geldbeleggingen waarover u zou beschikken per 31/12/2013 als alle vorderingen op korte termijn zouden zijn geïnd en alle schulden op korte termijn zouden zijn betaald. Dit komt bijna overeen met de term netto-werkkapitaal per 31/12/2013. Daarbij moet rekening worden gehouden met vele componenten, zoals : afwikkeling van het formulier T, reservefondsen, overschotten in gemeentelijke bijdrage, voorzieningen, … Wij hebben zowel voor gemeenten als OCMW’s een berekeningsblad ontwikkeld om dit resultaat op een eenvoudige manier te ramen.

≥0

≥0

≥0

≥0 OCMW :

SOM ≥ 0

Het BBC -traject

BBC


 Vastleggen van de waarderingsregels  Conversie van de rekening

(met inventaris)



Vastleggen van de waarderingsregels

De waarderingsregels zijn gebaseerd op IPSAS : International Public Sector Accounting Standards. Dit zijn boekhoudnormen specifiek voor de publieke sector, gebaseerd op IAS (International Accounting Standards) en IFRS (International Financial Reporting Standards). Deze standaarden zijn niet bindend, maar gelden als referentie en verdienen aanbeveling. De vaststelling van waarderingsregels is een uitvoerende maatregel en behoort tot het takenpakket van het college van burgemeester en schepenen of de raad voor maatschappelijk welzijn. De waarderingsregels moeten leiden tot een ‘waar en getrouw beeld’.

BBC



Vastleggen van de waarderingsregels De waarderingsregels bepalen ondermeer : -

de aanrekeningregels (transactiebasis)

-

waardering van bezittingen, schulden, vorderingen, …

-

afschrijvingsregels en regels van waardevermindering en voorzieningen

-

de regels van herwaarderingen

De waardering bij de opmaak van de beginbalans zal doorgaans de aanschafwaarde zijn. Bij de waardering in de erop volgende jaren onderscheidt IPSAS 2 modellen : het kostprijsmodel en het herwaarderingsmodel.

BBC



Conversie van de rekening en inventaris

Is de beginbalans in BBC gelijk aan de eindbalans in NGB/NOB ? De eindbalans van het laatste (NGB/NOB-)boekjaar is niet de ‘beginbalans’ in het eerste BBC-jaar omdat : -

de balansrubriceringen verschillend zijn

-

andere waarderingsregels worden toegepast

-

sommige posten weggelaten (bv. kapitaal)

-

mogelijks worden nieuwe posten toegevoegd (bv. voorzieningen, voorraden, …)

De beginbalans moet wel voortvloeien uit en aansluitbaar zijn met de eindbalans. Maak een matrix met de overeenstemming tussen de eindbalans en beginbalans, en verantwoord alle verschilposten (weglatingen, toevoegingen, wijzigingen).

BBC








Elementen uit de balans die exact worden geconverteerd : -

Vorderingen op lange termijn

-

Openstaande vorderingen op korte termijn (behalve m.b.t. op te nemen leningen)

-

Schulden op lange termijn

-

Openstaande schulden op korte termijn

-

Financiële rekeningen en geldbeleggingen

Elementen uit de balans die mogelijks worden geconverteerd :

-



(behalve m.b.t. op te nemen leningen)

Voorzieningen

Elementen uit de balans die mogelijks gewijzigd worden geconverteerd : -

Immateriële, materiële en financiële vaste activa

-

Voorraden

-

Verkregen investeringstoelagen

BBC



BBC

Conversie van de rekening en inventaris ACTIEF I.

Vlottende activa

PASSIEF

BBC

I.

Schulden

A.

Liquide middelen en geldbeleggingen

A.

Schulden op korte termijn

B.

Vorderingen op korte termijn

B.

Schulden op lange termijn

C.

Voorraden en bestellingen in uitvoering

D. Overlopende rekeningen actief E. II.

II. Nettoactief

Vorderingen op LT die < jaar vervallen

1. Gecumuleerde overschot of tekort

Vaste activa

2. Investeringssubsidies en schenkingen

A.

Vorderingen op lange termijn

B.

Financiële vaste activa

C.

Materiële vaste activa

D. Immateriële vaste activa

3. Herwaarderingsreserves 4. Overige nettoactief



Conversie van de rekening en inventaris Budgettaire componenten

Niet budgettaire componenten

-

Openstaande vorderingen

-

Patrimonium

-

Openstaande schulden

-

Investeringssubsidies

-

Liquide middelen en geldbeleggingen

-

Leningen

-

…

-

…

Berekening van het gecumuleerd budgettair resultaat van vorig boekjaar

Het gecumuleerde budgettaire resultaat van n is het geheel aan liquide middelen en geldbeleggingen waarover het bestuur zou beschikken per 31/12/n als ze al haar vorderingen op korte termijn zou geïnd hebben en al haar schulden op korte termijn zou betaald hebben.

BBC



BBC


Bij de afsluiting van het laatste NGB/NOB-boekjaar kunnen volgende tips in acht worden genomen :

-

Wachtrekeningen zoveel mogelijk aanzuiveren

-

De ‘werken in uitvoering’/’vaste activa in aanbouw’ moeten worden overgeboekt als de projecten voltooid zijn

-

Controleer de correctheid van de inventaris van het patrimonium

-

Openstaande documenten (vorderingen en schulden) moeten worden geëvalueerd op hun inbaarheid en desgevallend in onwaarde/minwaarde worden geboekt

-

Het formulier T /schuldvorderingsstaat (gemeenten) vervalt per einde boekjaar : behoud enkel die openstaande vastleggingen die effectief een gunning/beslling inhouden en een effectieve transactie zullen inhouden.

Wat niet openstaat moet niet worden geconverteerd …




Art. 64. Gemeenschapsgoederen zijn materiële vaste activa waarbij de vervulling van de maatschappelijke dienstverlening minder ontvangsten genereert dan de uitgaven die nodig zijn om deze activa te verkrijgen en om die dienstverlening te realiseren. Art. 66. De bedrijfsmatige materiële vaste activa zijn materiële vaste activa waarbij de vervulling van de maatschappelijke dienstverlening voldoende ontvangsten genereert om de uitgaven te compenseren die nodig zijn om die activa te verkrijgen en om die dienstverlening te realiseren. Art. 68. De overige materiële vaste activa zijn materiële vaste activa die worden aangewend om huuropbrengsten, een waardestijging of beide te realiseren en die niet aangewend worden om een maatschappelijke dienstverlening te vervullen.

BBC



BBC






Gebruiken we het activum voor ‘maatschappelijke dienstverlening’ ?

 Zijn we de enigen die deze dienstverlening kunnen aanbieden ?







Bieden we deze diensten aan tegen concurrentiële tarieven ?



 Gemeenschapsgoederen

Overige materiële vaste activa

Bedrijfsmatige vaste activa



Gemeenschapsgoederen

Het BBC -traject

BBC


 Vastleggen van de waarderingsregels  Converteren van de rekening

(met inventaris)

www.qaq.be © 2013 Q&A Dit draaiboek is tot stand gekomen uit de samenwerking met BBCpilootbesturen. Niets uit dit draaiboek mag worden overgenomen zonder uitdrukkelijke bronvermelding.

 09/258 84 39



09/226 84 40

@ [email protected]

BBC

Klaar BBC. voor de. Draaiboek voor de planning, voorbereiding en opstart van de nieuwe Beleids- en Beheerscyclus

Recommend Documents