KINDER- EN JONGERENRECHTSWINKEL UTRECHT

KINDER- EN JONGERENRECHTSWINKEL UTRECHT BELEIDSPLAN 2013 – 2014 Doelstellingen voor het komende bestuursjaar

21 oktober 2013

Colofon © 2013 Uitgegeven in eigen beheer door Stichting Kinder- en Jongerenrechtswinkel Utrecht te Utrecht Vormgeving Mariëlle Bahlmann Informatie Stichting Kinder- en Jongerenrechtswinkel Utrecht Amazonedreef 45/47 3563 CA Utrecht T. 030 286 0999 E. [email protected] I. utrecht.kjrw.nl © 2013 Stichting Kinder- en Jongerenrechtswinkel Utrecht Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande toestemming van de Stichting Kinder- en Jongerenrechtswinkel Utrecht worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze.

2

INHOUDSOPGAVE

1. Inleiding……………………………………………………………….....4 2. Algemene bestuursdoelstellingen……………………………….……....5 3. Commissie PR…………………………………………………….……..9 4. Commissie Voorlichting………………………………………….…….13 5. Commissie Spreekuur…………………………………………….….....16 6. Commissie Eikenstein……………………………….…………....……18 7. Commissie Breakweek……………………………………………........19 8. Activiteitencommissie……………………………….…………………20 9. Financiën en Fondsenwervingcommissie……………...………….……21

3

1. INLEIDING Voor u ligt het beleidsplan van de Kinder- en Jongerenrechtswinkel Utrecht (hierna: KJRW) zoals opgesteld door het bestuur 2013-2014. Bij het opstellen van dit beleidsplan is het doel van de KJRW leidend geweest, namelijk het bereiken van zoveel mogelijk kinderen en jongeren om hen te voorzien van juridisch advies. Naast het behoud van de reeds ingezette goede lijn, dient de KJRW te groeien. Om deze groei te effectueren is helder bestuursbeleid van belang evenals goede communicatie tussen het bestuur en de commissies. Goede communicatie zal immers leiden tot efficiëntere taakuitvoering. Dit beleidsplan vangt dan ook aan met een uiteenzetting van het algemene bestuursbeleid. Vervolgens worden per commissie de jaarlijkse doelstellingen uiteengezet. Daarbij is gebruik gemaakt van het SMART-principe. Dit principe houdt in dat de doelstellingen Specifiek zijn geformuleerd, ze zijn Meetbaar, Acceptabel voor de doelgroep, Realistisch, in de zin dat de beleidsdoelen haalbaar zijn en tot slot Tijdsgebonden. De doelen dienen namelijk aan het einde van dit jaar bereikt te zijn.

Bestuur 2013-2014 Voorzitter: Mariëlle Bahlmann Penningmeester: Tim van Iersel Secretaris: Judith Steultjens Bestuurslid Intern: Rianne Sanders Bestuurslid Extern: Amar El Sahli

4

2. ALGEMENE BESTUURSDOELSTELLINGEN 2.1 Verbeteren van de communicatie De communicatie binnen een organisatie als de KJRW is erg belangrijk. Daarom is het bestuur 2013-2014 voornemens om de communicatie te verbeteren. Ten eerste de communicatie tussen het bestuur en de vrijwilligers. Het doel dat wij voor ogen hebben, is om de vrijwilligers tijdig informatie te verschaffen die voor eenieder helder is, zodat er omtrent belangrijke data en afspraken geen misverstanden ontstaan. Ten tweede – en wellicht het belangrijkst - de communicatie tussen het coördinerende bestuurslid en de commissie. Het coördinerende bestuurslid moet er op toezien dat de communicatie ook hier verbeterd wordt. Binnen (een deel van) de commissies is de communicatie namelijk niet goed. Er wordt vaak laat of in het geheel niet gereageerd op e-mails, waardoor afspraken niet vastgelegd kunnen worden en er kansen gemist worden. Ook komt het voor dat indien er wel is toegezegd, later blijkt dat er geen vrijwilligers beschikbaar zijn, waardoor gemaakte afspraken afgezegd moeten worden. Dit moet voorkomen worden door goede communicatie binnen de commissie en tussen het coördinerend bestuurslid en de commissievoorzitter. Over dit punt later meer in het beleidsplan. Ten derde vindt het bestuur 2013-2014 dat de mening van de vrijwilligers van groot belang is. Regelmatig zal dan ook gevraagd worden hun mening, bijvoorbeeld middels een (anonieme) enquête. Het bestuur zal hierbij openstaan voor kritiek en verbeterpunten. 2.2 AVV De AVV's (algemene vrijwilligers vergaderingen) vinden op dit moment één keer per maand plaats. Het bestuur 2013-2014 is van mening dat dit te veel is. Het wordt als doel van de AVV gezien om als bestuur op de hoogte te blijven van wat zich in de commissies afspeelt, en daarnaast om de vrijwilligers op de hoogte te stellen van elkaars activiteiten en tot slot als controle om te bezien wat de commissies in de afgelopen maand hebben gedaan. Het is echter zo, dat indien de communicatie verbetert, het bestuur te allen tijde op de hoogte is van wat er zich afspeelt binnen de commissies. Controle is dan ook overbodig, dit gebeurt tussendoor door het coördinerend bestuurslid. Bovendien behoort controle niet het doel van een AVV te zijn.

5

Het is tot slot onnodig dat alle vrijwilligers onderling elke maand op de hoogte worden gehouden over wat de overige commissies hebben gedaan. Vaak is het zo dat binnen een tijdsbestek van één maand ook te weinig gebeurt, om echt relevante en interessante informatie te verschaffen. Een vermindering van de AVV’s komt tegemoet aan de behoefte van de vrijwilligers. Uit enquête is gebleken dat zij de AVV’s niet nuttig vinden en een tweemaandelijkse AVV ruim voldoende vinden. 2.3 Introductiedag voor nieuwe vrijwilligers Dit jaar zal er een introductiedag voor nieuwe vrijwilligers geïntroduceerd worden. Vrijwilligers hebben laten weten dat zij toen zij begonnen bij de KJRW het gevoel hadden ‘dat zij in het diepe werden gegooid’. Niet duidelijk was wat er van hen verwacht werd en wat hun werkzaamheden precies waren. Daarbij is een groot deel van de vrijwilligers niet goed op de hoogte van de structuur van de KJRW. Een introductiedag kan dit oplossen. De dag zal een informatief en een sociaal gedeelte hebben. Gestart zal worden met een presentatie door het bestuur waarin het doel alsmede de structuur van de KJRW uiteengezet wordt. Er zal tevens aandacht besteed worden aan de commissies en hun werkzaamheden. De nieuwe vrijwilligers zullen zo een beter beeld krijgen van de KJRW maar ook van hun werkzaamheden en wat daarbij van hen verwacht wordt. Na dit informatieve gedeelte is er een borrel. Op deze manier kunnen de nieuwe vrijwilligers elkaar alsook het bestuur beter leren kennen. Op deze borrel zijn de huidige vrijwilligers uiteraard ook van harte welkom. Doel is dat in ieder geval de commissievoorzitters (dit geldt dus voor PR en Voorlichting) aanwezig zullen zijn bij de borrel. 2.4 Waardering overbrengen De vrijwilligers van de KJRW hebben de afgelopen jaren hard hun best gedaan om de KJRW naar een hoger niveau te tillen. Het is van belang dat de waardering voor het gedane werk op hen overgebracht wordt. Dit zal hun enthousiasme en harde werk bevorderen, evenals de goede sfeer. De coördinerende bestuursleden zullen de waardering uiteraard uitspreken, maar dit zal ook tijdens de AVV’s overgebracht worden. Ook valt te denken aan een jaarlijkse commissiebedankdag, waarop leuke activiteiten voor de commissies georganiseerd worden.

6

2.5 Professionalisering van het e-mailverkeer Met het aanmaken van e-mail adressen per functie kan ieder bestuurslid voortaan e-mailen naar vrijwilligers via zijn/haar eigen ‘functie e-mailadres’ (bijvoorbeeld: [email protected]). Uiteraard zal het gros van het mailcontact via de bestuursmail gaan. Het contact van een bestuurslid met (voorzitters van) de commissies gaat echter vrijwel nooit via de bestuursmail. Het aanmaken van de e-mailadressen per functie zal het op dit punt dan ook gaan overnemen van het privé e-mailadres, wat de professionaliteit ten goede komt. 2.6 Controle op inzet en aanwezigheid van commissieleden Om efficiënt te werk te kunnen gaan is het nodig dat alle commissieleden zich inzetten en het werk evenredig onder elkaar verdelen. De aanwezigheid van de commissieleden bij commissiewerkzaamheden dient gecontroleerd te worden. Het coördinerende bestuurslid zal overleg moeten plegen met de voorzitter van de commissies om na te gaan hoe de verdeling binnen de commissies plaatsvindt. Indien deze niet evenredig is of de vrijwilliger te vaak zonder goede reden afwezig is, dan kan de vrijwilliger aangesproken worden door de commissievoorzitter. Baat dit niet, dan zal er een gesprek plaatsvinden met (een deel van) het bestuur. 2.7 Comité van Aanbeveling Het contact met het Comité van Aanbeveling dient geïntensiveerd te worden. Deze personen zijn uitgekozen op basis van hun expertise en beschikbare contacten. Zij zijn akkoord gegaan met het delen van hun kennis en hun contacten. Hier wordt nauwelijks tot geen gebruik van gemaakt. Er zal dan ook een overleg plaatsvinden met het Comité van Aanbeveling en het bestuur, waarin overlegd zal worden hoe dit vormgegeven kan worden. Over de samenwerking met het Comité van Aanbeveling volgt later in dit beleidsplan meer in hoofdstuk 8. Op dit moment is er op de site een plaats gereserveerd voor het bestuur. Externen kunnen zien wie deze functies bekleden. In overleg kan besloten worden of dit ook kan gaan gelden voor het Comité van Aanbeveling. Indien zij een plekje hebben op de site, kan dit vertrouwen wekken bij externe partijen.

7

2.8 KJRW profileren bij andere organisaties De KJRW heeft haar kantoor in het Centrum voor Jeugd en Gezin. In dit gebouw zitten meerdere instanties die allen in aanraking komen met jeugd. Het is dan ook van belang dat de KJRW contact met deze organisaties legt zodat deze instanties de jongeren waarmee zij in aanraking komen, indien nodig kunnen doorverwijzen naar de KJRW. Uit gesprekken met de instanties die in het Centrum voor Jeugd en Gezin zitten, blijkt dat zij niet weten wat de KJRW precies is en wat de werkzaamheden zijn. In januari zal de KJRW dan ook een presentatie geven tijdens een lunch voor alle organisaties binnen het gebouw waarin toegelicht zal worden wat de werkzaamheden van de KJRW zijn en waarin tevens besproken zal worden wat de onderscheidenlijke organisaties voor elkaar kunnen betekenen. Idealiter zouden de organisaties een doorverwijsfunctie kunnen aannemen. 2.9 Maatschappelijke stage Wat betreft de MAS is het doel om de goede lijn van de voorgaande jaren voort te zetten. Doel is dan ook om minimaal twee maatschappelijke stagiaires aan te nemen voor het komende jaar. Zo worden middelbare scholieren betrokken bij de werkzaamheden van de KJRW. Ook is van belang dat de scholen van deze MAS stagiaires benaderd worden voor een oefenrechtbank of andere evenementen.

8

3 COMMISSIE PR 3.1 Algemeen De commissie PR is het afgelopen jaar sterk gegroeid, zowel wat betreft het aantal events als het aantal leden. Deze groei dient het komende jaar dan ook te worden doorgezet. Doel is om komend jaar het aantal leden uit te breiden naar rato van het aantal activiteiten. Het aantal events dient met 1,5 vermenigvuldigd te worden ten opzichte van het afgelopen jaar. Dit hopen we te bereiken door middel van het organiseren van evenementen die kinderen trekken. Het uitgangspunt is om veel doelgroep-gerichter te werk te gaan dan voorheen is gedaan. Voorheen is er wel op kinderen gefocust, maar niet op de specifiekere doelgroep: kinderen met ‘problemen’. Dit is uiteindelijk wel de doelgroep die we moeten bereiken om onze doelen te bereiken, namelijk het geven van juridisch advies aan kinderen met een probleem. Ook in de social media is dit niet voldoende gedaan, waarover later meer. Feit is namelijk dat nog steeds kinderen na een voorlichting niet de facebook liken, en kinderen naar aanleiding van een voorlichting de KJRW niet vaak genoeg benaderen, wat aangeeft dat er niet gericht genoeg te werk is gegaan. Daarom zal de KJRW nu meer de focus gaan leggen op de kinderen die we willen bereiken, en daarin ook de promotie uitbreiden. Dat hopen we te bereiken door een focus te leggen op kinderen die van de KJRW gebruik willen maken en daarom meer op plekken te werk gaan waar kinderen actief zijn. Te denken valt aan sportgelegenheden, scholen en bijvoorbeeld de huisarts. Maar ook door een samenwerking op te zetten met organisaties en stichtingen die zich op dezelfde doelgroep als wij focussen. De Kindertelefoon is hier een goed voorbeeld van, omdat zij niet thuis zijn in het juridisch vlak, kan er eventueel een samenwerkingsverband worden opgezet. Tot slot hopen we veel verbetering te boeken door ‘brainstormsessies’ of door maatschappelijk project uurtjes te geven op scholen. Hiermee willen we met kinderen rondom de tafel zitten en uitvinden wat hen trekt en op welke manier we ze het best bereiken. Te denken valt aan het door kinderen laten maken van posters en onze PR daarop af te stemmen. Kortom, we willen dit jaar een intermediaire koers doorzetten.

9

3.2 Nieuwe gadgets Dit jaar zullen er nieuwe gadgets gebruikt worden. Dit is belangrijk om een indruk achter te laten nadat we contact hebben gehad met kinderen, gadgets zijn een essentieel onderdeel op promotie vlak. Gadgets dienen ertoe om interactie te bevorderen maar ook onze naam en imago te benadrukken. Belangrijk is dat op de gadgets niet alleen ‘KJRW Utrecht’ staat, maar tevens de wijze waarop kinderen en jongeren de KJRW kunnen bereiken. Door met gadgets te gaan werken, sample acties op te zetten en deze vaker achter te laten als we ergens zijn geweest of evenementen hebben georganiseerd, zorgen we ervoor dat we blijven hangen bij de kinderen nadat ze kennis met ons hebben gemaakt. Dit jaar willen we minstens 2 ‘uitdeel’ acties realiseren. Hierbij wordt er een gadget uitgedeeld, het liefst op plekken waar kinderen te vinden zijn (bijvoorbeeld een speeltuin) met een slogan die een kind direct aanspreekt, en onze gegevens. Door Boomerangs/Free cards achter te laten op plekken waar kinderen doorgaans te vinden zijn (hier ook een slogan op te plaatsen en onze gegevens), willen we meer kinderen en jongeren aanspreken. 3.3 Samenwerking met (kinderrecht)organisaties Ter bevordering van de kwaliteit van de evenementen maar ook voor de naamsbekendheid van de KJRW, willen we vanaf dit jaar graag gaan samenwerken met (grote kinderrechten) organisaties. Organisaties als Defence for Children en Unicef organiseren al events. Doel is dan ook om met dergelijke events mee te doen. In de lijn van samenwerking met grote organisaties, hopen we ook meer samen te werken met het Nederlands Debatinstituut of andere debatinstellingen voor het verzorgen van Lagerhuis debatten. Van dit soort grote organisaties kan de KJRW Utrecht immers veel leren. Ook andere organisaties, als Nationaal Fonds Kinderhulp of vrijwilligersorganisaties die zich richten op kinderen en jongeren waarmee je werk kunt uitwisselen, kunnen tot betere resultaten leiden.

10

3.4 Gebruik van Social Media Het gebruik van social media dient uitgebreid en geprofessionaliseerd te worden. Om de interne communicatie tussen de leden te verbeteren, is er inmiddels een Facebookpagina opgericht. Hier kunnen activiteiten en evenementen onderling worden gedeeld, maar ook kunnen ervaringen en nieuwtjes gepost worden. Daarnaast vormt het een platform waar de vrijwilligers onderling vervanging kunnen zoeken, mocht er iemand verhinderd zijn. Wat de externe communicatie betreft, dient de Facebookpagina herzien te worden. Momenteel zijn meer dan 90% van de volgers/likers geen kinderen terwijl dat wel de doelgroep is die we willen bereiken met de pagina. Ook is het geen aantrekkelijke pagina vanuit het perspectief van het kind. Allereerst komt het logo van Facebook niet overeen met het logo dat we op de website hanteren, dit zorgt voor verwarring. Daarnaast zijn er nu foto’s op de Facebookpagina geplaatst die niet bepaald ‘aanlokkelijk’ zijn voor onze doelgroep, waarschijnlijk snapt het kind ook niet wat de bedoeling is van de foto’s en wie het zijn. Ook de berichten die nu geplaatst worden, maken de pagina niet interessant voor een kind, maar voor een rechtenstudent die graag de actualiteiten volgt. De Facebookpagina zal daarom heringericht worden waarbij we focussen op wat kinderen graag terugzien. Hier willen we graag achter komen door middel van steekproeven en het voorleggen aan de doelgroep zelf. Ook zal gekeken worden naar Facebookpagina van organisaties met dezelfde doelgroep en de manier waarop zij deze hebben ingericht. Daarnaast willen we Facebook gaan gebruiken om de jongeren te bereiken met nieuwtjes en berichten, willen we Twitter gaan gebruiken voor het algemene publiek (hiermee dus niet louter kinderen en jongeren) en Hyves beter gaan benutten om kinderen te bereiken.

Ook

willen we trachten een KJRW ‘Whatsapp’ te ontwikkelen. De huidige generatie is erg ver wat betreft social media en contact. Het ‘chatten’ via de website is niet meer van hun tijd. Al vanaf de basisschool dragen ze tegenwoordig een smartphone en staan ze in contact met alles en iedereen. We hopen via de KJRW Whatsapp bereikbaarder te zijn voor hen. Zo kan de stap zetten om ons om advies te vragen of een afspraak te maken een stuk kleiner zijn dan via andere communicatiemiddelen.

11

3.5 Promotiefilmpje KJRW Er dient een filmpje ontwikkeld te worden om de KJRW te promoten. Deze kan op de website geplaatst worden, maar ook op Facebook en in mails aan externe contacten om hen te voorzien van meer informatie omtrent de KJRW Utrecht. 3.6 Nieuwsbrief op maandelijkse basis De nieuwsbrief zal op maandelijkse basis uitgebracht worden. Voorheen gebeurde dit op sporadische wijze en daarnaast ook niet op professionele wijze en werden niet alle mogelijkheden van een nieuwsbrief benut. Er is een vast template opgesteld, waarin de informatie makkelijk verwerkt kan worden. De nieuwsbrief zal de vrijwilligers niet alleen voorzien van de updates in de stichting, maar ook worden daar de vacatures intern opengezet, worden de nieuwe leden voorgesteld en zal er verslag worden gedaan van de ISA’s en overige activiteiten (waaronder de commissie uitjes en excursies). 3.7 KJRW aanwezig tijdens de UIT Om de naamsbekendheid ook onder de aanstaande studenten te vergroten, zal gepoogd worden de KJRW onderdeel uit te laten maken van de Utrechtse Introductie Tijd (UIT) 2014. Hierbij valt te denken aan bijvoorbeeld aan een informatieve stand. Daarnaast zal de KJRW ook via de Vrijwilligerscentrale Utrecht een uitnodiging ontvangen voor het reguliere overleg van studentenvrijwilligersorganisaties zoals MOVE, Enactus, YoUtrecht, Spontaan, Vidius e.a.

12

4 COMMISSIE VOORLICHTING

4.1 Algemeen De Commissie Voorlichting is het afgelopen jaar gegroeid wat betreft het aantal voorlichtingen en oefenrechtbanken en het aantal leden. Deze koers dient voortgezet te worden, maar ook meer gesegmenteerd te worden. De voorlichtingen moeten op efficiëntere wijze verlopen en ook de invulling van voorlichtingen dient herzien te worden. Tot nu toe is gebleken dat we niet voldoende indruk op de scholieren achterlaten om later contact op te nemen met ons. Zij vinden de voorlichting wel leuk en interessant, maar de onderwerpen die behandeld worden, zijn niet de problemen die het kind in zijn leven heeft. Daarom moeten de voorlichtingen inhoudelijk beter afgestemd worden op de leeftijd en belevingswereld van het kind. 4.2 Voorlichtingen en oefenrechtbanken uitbreiden naar verschillende soort scholen Op dit moment worden er voornamelijk voorlichtingen en oefenrechtbanken gegeven op respectievelijk basisscholen en middelbare scholen. Dit jaar zullen ook de praktijkscholen en de weekendscholen benaderd worden. De praktijkscholen zijn een goede aanvulling aangezien deze groep jongeren vragen hebben over het recht en hun rechtspositie. Zij zijn bij uitstek de doelgroep van de KJRW. Daarnaast zullen weekendscholen benaderd worden. Deze scholen hanteren thema’s waarbij professionals uit de praktijk informatie geven met betrekking tot het onderwerp. Een voorlichting aan deze kinderen past goed bij de werkzaamheden van de Commissie Voorlichting. 4.3 Voorlichtingen en oefenrechtbanken uitbreiden naar meer plaatsen rondom Utrecht Hoewel de kinderen en jongeren in Utrecht de oorspronkelijke doelgroep zijn van de KJRW, zijn er vaak vragen vanuit plaatsen rondom Utrecht. Er worden reeds voorlichtingen gegeven in Amersfoort, Zeist en Woerden. Het is dan ook een logische stap om meer plaatsen rondom Utrecht te benaderen voor een voorlichting.

13

4.4 De Rectors Leagues De Rectors Leagues die worden verzorgd in samenwerking met de Universiteit Utrecht zijn een groot succes. Doel voor het komende jaar is dan ook om op elk aanbod in te gaan en zoveel mogelijk Rectors Leagues te geven. Op deze manier kunnen er nog meer jongeren bereikt worden en het vergroot tevens de naamsbekendheid van de KJRW. 4.5 Gesprek aanbieden met contactpersoon KJRW Aanvullend aan de belrondes zal er dit jaar een pilot worden opgezet om te bezien of het effectief is om scholen een gesprek aan te bieden met een contactpersoon. In dit gesprek kan meer informatie verschaft worden over de KRJW en kunnen er afspraken gemaakt worden om voorlichtingen te geven. Door vaker een gesprek aan te gaan met scholen, hopen we een grotere bereikbaarheid te hebben dan met belrondes. 4.6 Bestaande concepten verbeteren De PowerPoint presentaties en de casussen voor de voorlichtingen en oefenrechtbanken dienen periodiek geëvalueerd te worden. Daarbij moet onder meer rekening gehouden worden met de reacties van leerlingen op het materiaal. Het is de bedoeling dat er professioneel, begrijpelijk en geheel up to date materiaal beschikbaar is voor de voorlichtingen en oefenrechtbanken.

De

voorlichtingen moeten in de vorm van een ‘elevator pitch’ gegoten worden, daarnaast moet er gekeken worden of er trainingen kunnen worden aangeboden aan degenen die voorlichting doen. Daarnaast is het ook een mogelijkheid om de sollicitatie uit te breiden door ze een pitch te laten voorbereiden, het is belangrijk om representatieve mensen in de commissie te hebben die op goede wijze de KJRW kunnen presenteren en communicatief sterk zijn.

4.7 Sportdagen 14

Elke basisschool heeft een jaarlijkse sportdag. De KJRW wil deel uitmaken van deze sportdagen. Door het organiseren van één spel dat juridisch gerelateerd is, kan zonder veel moeite een groot aantal kinderen bereikt worden. Belangrijk hierbij is het gebruik maken van de gadgets. Deze zullen uitgedeeld worden, waarna de kinderen de KJRW makkelijk kunnen vinden. Bijkomend voordeel is dat indien het contact met een school eenmaal gelegd is, het makkelijker is om dit contact te behouden en vervolgens een voorlichting aan te bieden.

15

5 COMMISSIE SPREEKUUR 5.1 Promotie van het inloopspreekuur Spreekuur is op dit moment een stabiele commissie, grote veranderingen zijn derhalve niet nodig. Het bestuur 2012-2013 is begonnen met het opzetten van een inloopspreekuur, dit loopt echter nog geen storm. Dit heeft enerzijds te maken met de locatie die niet centraal gelegen is, anderzijds met de onbekendheid van het inloopspreekuur in de wijk Overvecht. Om dit laatste punt aan te pakken, is het de bedoeling om het spreekuur beter te gaan promoten. Dit dient te gebeuren door het ophangen van posters op basis- en middelbare scholen en door te flyeren in Overvecht en in andere delen van Utrecht. Deze taak zal toebedeeld worden aan de commissie PR. 5.2 Inloopspreekuur op een externe locatie Komend jaar dient onderzocht te worden of het mogelijk is om een extra inloopspreekuur op te zetten op een andere locatie dan de huidige. Hierbij dient gedacht te worden aan een locatie in de binnenstad op een centrale plaats. Op deze manier kunnen ook kinderen en jongeren bereikt worden buiten Overvecht. 5.3 Verwerven van boeken De boeken op het kantoor zijn verouderd. Dit bestuursjaar moeten er nieuwe boeken komen, zodat de commissie Spreekuur informatie kan raadplegen die up to date is. Gepoogd zal worden of deze boeken (gratis of tegen een laag bedrag) verworven kunnen worden door de inzet van de Fondsenwervingcommissie. 5.4 Contactadvocaten De KJRW heeft verschillende contactadvocaten waarop een beroep kan worden gedaan indien er lastige juridische kwesties zijn waar de vrijwilligers uit de commissies Spreekuur en Eikenstein niet direct een antwoord op hebben. Op dit moment wordt er te weinig gebruik gemaakt van hun diensten.

16

De commissies dienen gewezen te worden op de mogelijkheid om deze contactadvocaten te benaderen. Indien zij dit vaker doen, zal dit de kwaliteit van hun antwoorden verhogen. Er is al een nieuwe contactadvocate voor het komende jaar: mr. M. van Harskamp van HB advocaten. Zij is gespecialiseerd in het personen- en familierecht, het strafrecht en het jeugdrecht. 5.5 Registratieverbetering Om daadwerkelijk vast te kunnen stellen of, en zo ja in hoeverre de commissie Spreekuur groeit, is het van belang dat goed bijgehouden wordt hoeveel vragen er binnenkomen. Goede registratie is daarom vereist. Na elk spreekuur dient de turflijst met het aantal vragen opgestuurd te worden naar het bestuurslid intern en de bestuursmail. Het bestuurslid intern is verantwoordelijk voor het plaatsen van de turflijst in de dropbox, zodat deze voor iedereen toegankelijk is. 5.6 Sociale binding Commissie Spreekuur is een minder hechte commissie dan bijvoorbeeld de commissies Voorlichting en PR. Het is belangrijk voor de vrijwilligers dat zij betrokken zijn en blijven bij de KJRW. Goed contact binnen de commissies kan ertoe leiden dat vrijwilligers langer verbonden blijven aan de KJRW. Om dit bij Spreekuur te verbeteren, zullen er sociale activiteiten georganiseerd worden, waardoor de onderlinge band verbeterd kan worden.

17

6 COMMISSIE EIKENSTEIN 6.1 Voortzetting goede contact Het contact met de justitiële jeugdinrichting Eikenstein verloopt goed. Dit dient dan ook voortgezet te worden. Het is van belang dat het e-mailcontact en het periodieke overleg voortgezet worden. 6.2 Controle op naleving Komend jaar zal op twee punten strenger gecontroleerd worden. Het blijkt namelijk dat deadlines wat betreft het sturen van brieven te vaak niet gehaald worden en dat de vrijwilligers die naar Eikenstein gaan zich niet houden aan de kledingvoorschriften. Wat betreft het sturen van brieven: deadlines dienen gehaald te worden. Indien dit niet lukt, moet het bestuurslid intern hiervan op de hoogte gebracht te worden. Ten tweede zal er strenger gecontroleerd worden op de naleving van kledingvoorschriften. De vrijwilligers die naar Eikenstein gaan om juridisch advies te geven moeten er professioneel en representatief uitzien. Er zullen nieuwe shirts (polo’s) besteld worden om hieraan te voldoen. 6.3 Vervanging Eikenstein Eikenstein gaat sluiten, er is daarom vervanging nodig. Aangezien alle KJRW’s door het land langsgaan bij justitiële jeugdinrichtingen, zijn de mogelijkheden beperkt. Er bestaat een optie om contact te leggen met de justitiële jeugdgevangenis in Lelystad. Bezien zal moeten worden wat de mogelijkheden hiervan zijn.

18

7 COMMISSIE BREAKWEEK 7.1 Algemeen Het doel met de commissie Breakweek dit jaar is minimaal twee keer de Breakweek bij te wonen. Verder zal in overleg met Eikenstein de activiteit worden bepaald voor deze week. Daarnaast kunnen de vrijwilligers van de KJRW zich gewoon weer opgeven voor de Breakweek. Ook dit jaar zal geprobeerd worden iedereen die mee wil gaan aan de beurt te laten komen. Wat betreft de commissie Breakweek wordt de lijn van de vorige jaren dus voortgezet.

19

8 ACTIVITEITENCOMMISSIE 7.1 Algemeen De activiteitencommissie is een nieuwe commissie. Deze commissie heeft drie taken: het organiseren van de ISA, het plannen van excursies voor de vrijwilligers en het verzorgen van de sociale activiteiten (zoals een borrel of een pubquiz). 7.2 Huidige Commissie ISA De huidige commissie ISA gaat op in de activiteitencommissie. De vrijwilligers die zich op dit moment bezig houden met de ISA’s, zullen dit gewoon blijven doen. 7.3 Doel van de activiteitencommissie Uit een recent verstuurde enquete is gebleken dat de vrijwilligers van de KJRW meer met elkaar willen doen en ook vrijwilligers willen leren kennen uit andere commissies. Zowel de excursies als de sociale activiteiten dragen hieraan bij. De excursies hebben daarbij als doel om de vrijwilligers dichter bij de praktijk te brengen. Ook kunnen deze excursies goed zijn voor de connecties van de KJRW. 7.4 Comité van Aanbeveling De Activiteitencommissie kan veel baat hebben bij de beschikbare contacten waarover de leden uit het Comité van Aanbeveling beschikken. Hier zullen zij dan ook zeker gebruik van moeten maken om op deze manier interessante activiteiten te organiseren.

20

9 FINANCIËN EN FONDSENWERVINGCOMMISSIE 7.1 Inleiding De Kinder- en Jongerenrechtswinkel Utrecht heeft de afgelopen jaren haar activiteiten goed kunnen financiëren met de bijdrage van de Universteit en incidentele sponsoring. Vorig jaar betrof deze sponsoring bijdragen van advocatenkantoor Weiland en de gemeente. Dit jaar beoogt de KJRW de groei die is ingezet te continueren. Daartoe wil zij de acquisitieactiveiten structureel uitbreiden door het opnieuw instellen van een fondsenwervingcommissie. Hierdoor zal het zoeken naar sponsoring worden gestroomlijnd, wat op termijn sponsoring als een grotere inkomstenbron tot gevolg moet gaan hebben. Over deze nieuwe commissie verderop in dit hoofdstuk meer. 7.2 Financiën Het vermogen van de KJRW Utrecht bedraagt aan het begin van het collegejaar 2013-2014 in totaal ongeveer €5500,-. Door acquisitieactiviteiten is in totaal €500,- binnen gekomen. Er staat ongeveer €500 op de lopende rekening en €5069,31 op de zakelijke spaarrekening. Dit laatste bedrag is, sinds het is verkregen door een prijsuitreiking, onaangeroerd gebleven met het oog op het behouden van een ‘buffer’. De lopende rekening zal, zoals altijd, gebruikt worden om de dagelijkse inkomsten te ontvangen en de dagelijkse kosten te betalen. Van de €5069,31 op de spaarrekening kan, wegens het vaste minimum, €2000,- besteed worden. Het bestuur 2013-2014 is voornemens om deze €2000,- te gebruiken om grotere evenementen voor kinderen en jongeren te organiseren. Deze grotere evenementen zullen ten goede komen aan de naamsbekendheid van de KJRW, wat op zijn beurt de sponsormogelijkheden van de stichting weer zal uitbreiden. Het budget van €3000,- dat -verplicht- overblijft, acht het huidige bestuur ruim voldoende om te functioneren als buffer.

21

Vergelijk hieronder de baten en lasten van 2013: Kostensoort

Kosten

PR

550, 66

ISA

15,48

Administratief

167,05

Huishoudelijk

55,14

Uitjes

152,95

Kantoor

243,89

Studieboeken

371, 48

Totaal

€ 1.556,65

Inkomstenbron

Inkomsten

Subsidie UU

1.556,65

Gemeentesubsidie

200,-

Sponsoring

300,-

Totaal

€ 2056,65

22

De begroting voor 2014 ziet er als volgt uit. Begroting boekjaar 2014 Uitgaven

Inkomsten

Kantoorkosten

250,00

Subsidie universiteit Utrecht

2.000,00

Uitjes

400,00

Fondsenwerving

200,00

PR

700,00

Studieboeken

100,00

ISA

50,00

Administratief

300,00

Huishoudelijk

200,00

Extra: dag vd rechten vh kind

200,00

Totaal:

€ 2.200,00 Totaal:

€ 2.200,00

Balans 01-01-2014 Activa

Passiva

Inventaris

0,00

Eigen vermogen

Lopende rekening

1501,00

Spaarrekening

5069,31

Totaal:

€ 6.570,31 Totaal:

6.570,31

€ 6.570,31

7.3 Verbetering administratie Om de gelden van de KJRW goed te kunnen gebruiken, is het belangrijk om een goed overzicht te hebben van de beschikbare middelen. Hiertoe zullen enkele verbeteringen worden aangebracht in de documentatie en verantwoording. De uitgebreidere omschrijving van de financiële doelstellingen in dit beleidsplan is daarin al een belangrijke stap. Verder zal in ieder geval een duidelijker overzicht worden gemaakt van de vaste baten en lasten van de stichting, zodat deze informatie beter beschikbaar is en financiële beslissingen efficiënter en effectiever kunnen worden gemaakt.

23

7.4 Oprichten fondsenwervingcommissie Aangezien de KJRW Utrecht veel baat zal blijven hebben bij fondsenwerving, ziet het bestuur 2013-2014 goede redenen om wederom een fondsenwervingcommissie in het leven te roepen. In de voorgaande jaren had de stichting ook een fondsenwervingcommissie, maar deze is op een gegeven moment gesneuveld. Op het werk dat verricht is door deze commissie kan goed worden voortgebouwd. Zo beschikt de stichting nog over model-sponsorbrieven en informatie over zowel fondsenwerving als sponsoring. Verder zullen de commissieleden een cursus fondsenwerving volgen om goed geïnformeerd met deze commissie aan de slag te kunnen gaan. De fondsenwervingcommissie zal aanvankelijk worden betrokken door twee commissieleden, met als eindverantwoordelijke de penningmeester. 7.5 Doelstelling De Fondsenwervingcommissie is verantwoordelijk voor het werven van allerlei soorten middelen ter ondersteuning van de activiteiten van de KJRW Utrecht. De commissie heeft daarom als belangrijkste taak het genereren van financiële middelen voor activiteiten van de KJRW. Dat kan op verschillende manieren. De hoofdwerkzaamheid zal bestaan uit het zoeken naar en aanvragen van geschikte fondsen, zoals onder andere vindbaar in het Fondsenboek. Daarnaast zoekt de commissie naar mogelijkheden voor sponsoring door bijvoorbeeld advocatenkantoren. De commissie houdt ook in de gaten of (activiteiten van) de stichting in aanmerking komen voor gemeentelijke subsidies. De Fondsenwervingcommissie behartigt tevens de belangen van andere commissies met betrekking tot fondsenwerving en/of sponsoring. 7.6 Werkzaamheden De werkzaamheden van de commissie zullen bestaan uit: 

Het een keer in de twee weken bijeenkomen om zaken te bespreken en fondsaanvragen op te stellen en te versturen. Hierbij kan ook gedacht worden aan het zoeken en benaderen van sponsors.



Contact houden met de (voorzitters van) andere commissies (met name PR en Voorlichting) om te bekijken waar de mogelijkheden voor fondsenwerving en sponsoring liggen.

 

24



Zorg dragen voor een deugdelijke en overzichtelijke administratie van de uitgevoerde werkzaamheden. Ook stelt de commissie een actieplan vast, waarin wordt neergelegd wanneer welke fondsen en sponsoren zullen worden aangeschreven.



Een keer per maand vergadert de commissie met één of meer bestuursleden.

7.7 Aanvragen fondsen en sponsoring Aan de kwaliteit van de fondsenwerving- en sponsorbrieven worden hoge eisen gesteld. Om de kwaliteit te waarborgen moeten alle uitgaande aanvragen voorlopig, voordat ze verstuurd worden, worden voorgelegd aan één of meer bestuursleden. Aan potentiële sponsors kunnen verschillende tegenprestaties worden aangeboden. Daarbij valt te denken aan: 

Vermelding op de website



Een banner/advertentie op de website



Het instellen als contactadvocaat/doorverwijsmogelijkheid voor de commissie Spreekuur. Hier dient zeer zorgvuldig mee te worden omgegaan



Vermelding op flyers en andere producten die de KJRW verspreidt



Advertentiemogelijkheden tijdens PR- of voorlichtingsactiviteiten

Voordat een fonds of sponsor wordt aangeschreven, onderzoekt de commissie of deze al eerder door ons is aangeschreven. 7.8 Subsidies De Fondsenwervingcommissie richt zich naast fondsenwerving en sponsoring ook op het verkrijgen van subsidies van overheidsinstanties en eventuele andere instanties. Belangrijk aandachtspunt hierbij is dat de subsidies tijdig worden aangevraagd. 7.9 Huidige stand van zaken Op het moment van schrijven heeft de KJRW Utrecht geen hoofdsponsor. Deze kan dus vrijelijk worden gezocht. Wel is er één lopend sponsorcontract met advocatenkantoor Advocatuur Weiland. Deze loopt tot eind 2013 en betreft een eenmalige schenking van €300,In ruil hiervoor vertoont de KJRW Utrecht het logo van het kantoor op folders en op de website, tot het einde van het jaar 2013.

25