KFI en KPI: overeenkomsten, verschillen en raakvlakken

KFI en KPI: overeenkomsten, verschillen en raakvlakken Ministerie van Financiën, Begrotingszaken Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Personeelsmanagement Rijksdienst

KFI en KPI: overeenkomsten, verschillen en raakvlakken

Inhoudsopgave

INHOUDSOPGAVE 1

INLEIDING.....................................................................................................................................................................3

2

LEESWIJZER ................................................................................................................................................................3

3

BESCHRIJVINGSWIJZE: VERSCHILLEN EN OVEREENKOMSTEN...................................................4

4

DEFINITIES ....................................................................................................................................................................5

5

RAAKVLAKKEN OP PROCESNIVEAU..............................................................................................................6

2


Inleiding

1 Inleiding In deze praktische analyse zijn de overeenkomsten, verschillen en aansluitpunten tussen het Kernmodel Financiële Informatievoorziening (KFI) en het Kernmodel Personele Informatievoorziening (KPI) beschreven. We verwachten dat ze nuttig kan zijn bij het gebruik van KFI en/of KPI. Het 1 ministerie van Financiën en het ministerie van BZK staan open voor suggesties. De aanleiding voor de analyse is als volgt: • Vanuit de departementale praktijk was er een aantal opmerkingen dat het KFI en het KPI niet goed op elkaar zouden aansluiten. Het ministerie van Financiën en het ministerie van BZK vonden het als eigenaren van beide modellen belangrijk dit te onderzoeken om zo te kunnen bepalen of en zo ja tot welke aanpassingen dit in de kernmodellen zou kunnen leiden. • In zowel het KFI als het KPI wordt gerefereerd aan een Kernmodel Bedrijfsvoering (KB). Dit zou een model kunnen zijn dat de gehele bedrijfsvoering omvat. De wenselijkheid en haalbaarheid van een dergelijk model is vooralsnog onduidelijk. Vast staat wel dat het KFI en het KPI minimaal bouwstenen voor een KB zijn. Deze analyse kan worden beschouwd als een eerste zij het kleine stap naar een KB. De vraag of er daadwerkelijk een KB gaat komen zal op een later moment worden beantwoord. Op het hoogste niveau is er een aantal overeenkomsten, verschillen en raakvlakken tussen beide modellen. Het KFI is een procesmatige beschrijving van bestaande financiële weten regelgeving, terwijl er voor het KPI geen of veel minder onderliggende regelgeving is. Het KPI kan gezien worden als de grootste gemene deler in het personele domein, die voor de eerste keer formeel is vastgelegd. Een ander verschil is dat het KPI wordt gebruikt om een overzicht op te stellen voor de sectorwerkgever, terwijl het KFI niet wordt gebruikt om een overzicht van financiële kerngegevens te 2 beschrijven. De CW en de onderliggende regelgeving bevatten namelijk al dergelijke overzichten. Een overeenkomst is dat een doelstelling van beide modellen is een hulpmiddel te zijn bij het opstellen van programma van eisen bij systeemverwerving. De overeenkomsten, verschillen en raakvlakken op het procesniveau zijn in het vervolg van dit document beschreven. De overeenkomsten, verschillen en raakvlakken op processtapniveau zijn niet beschreven, omdat we denken dat dit zou leiden tot een zeer gedetailleerde analyse die in de praktijk nauwelijks bruikbaar zou zijn.

2 Leeswijzer Er zijn • • • •

1 2

op verschillende niveaus overeenkomsten, verschillen en raakvlakken tussen de kernmodellen: Doelstelling, zie Inleiding Beschrijvingswijze, zie Beschrijvingswijze: verschillen en overeenkomsten Verschillen in begrippen in het begrippenapparaat, zie Definities Raakvlakken op procesniveau tussen de kernmodellen, zie Raakvlakken op procesniveau

U kunt een e-mail sturen aan [email protected]. Comptabiliteitswet 2001.

3


Beschrijvingswijze: verschillen en overeenkomsten

3 Beschrijvingswijze: verschillen en overeenkomsten In de onderstaande tabel zijn de verschillen en overeenkomsten in de beschrijvingswijze op procesniveau en op processtapniveau tussen beide modellen beschreven.

KFI KPI Globale procesbeschrijving

Betekenis

Doel Input

Doel Input/afhankelijkheden

---

Benodigdheden voor succes

Doel van het proces De voor de uitvoering van het proces noodzakelijke informatie Voorwaarden die noodzakelijk zijn om het proces succesvol te laten verlopen In het KFI zijn de benodigdheden voor succes impliciet genoemd of bij de aandachtpunten. Feitelijk is er geen verschil tussen KFI en KPI

Output

Output

Beschrijving

Beschrijving

Processchema

Processchema

Aandachtspunten

Aandachtspunten

Relevante weten regelgeving Relevante administraties

Personele management rapportage

In het KFI wordt naar relevante weten regelgeving verwezen als minimumset van management informatie

Voor het KPI geldt dat de regelgeving slechts onderdelen van de benodigde managementinformatie beschrijft. De personele management rapportage beschrijft de gehele behoefte aan managementinformatie

In deze analyse zijn de relevante weten regelgeving en de personele management rapportage naast elkaar gezet, omdat de relevante weten regelgeving en relevante administraties (KFI) en de personele management rapportage (KPI) dezelfde functie vervullen voor de procesmodellen. Ze beschrijven beide de minimum set aan managementinformatie op rijksniveau. De conclusie is dus dat er op dit punt geen verschillen zijn tussen de kernmodellen

---

Betrouwbaarheid van informatie, risico’s en beheersing

De betrouwbaarheid van informatie verbonden met de beheersing van risico’s over de juistheid, tijdigheid, volledigheid en rechtmatigheid van gegevens die worden verwerkt, samengevat en gerapporteerd door de diverse toepassingssystemen in een organisatie

Het KFI besteed beperkt aandacht aan betrouwbaarheid van informatie, de risico’s en de beheersing daarvan. Onderdelen van weten regelgeving gaan overigens wel op deze materie in.

Is een aparte bijlage bij het KPI gepresenteerd.

Risico’s zijn veel eerder organisatiespecifiek dan processpecifiek. Omdat in het KFI is geabstraheerd van organisatiespecifieke aspecten is de beheersing van risico’s niet opgenomen in het model

Stuur- beheers en verantwoordingsinformatie

Stuur- beheers en verantwoordingsinformatie

4

De uitkomsten, resultaten van het proces Beschrijving in woorden van het proces Een grafische weergave van het verloop van het proces Belangrijkste aandachtspunten bij de uitvoering van het proces Wet- en regelgeving, management rapportage

Benodigde informatie ten behoeve van de aan- of bijsturing en het afleggen van verantwoording over dit proces


Beschrijvingswijze: verschillen en overeenkomsten

Processtappen Omschrijving Input

Omschrijving Input/afhankelijkheden (verbijzonderd naar gebruik informatieelementen

Output

Output (nader verbijzonderd naar gemuteerde informatie elementen)

Omschrijving van de processtap De voor de uitvoering van de processtap noodzakelijke informatie De uitkomsten, resultaten van de processtap proces

4 Definities De verschillen in de definities die gehanteerd worden in de modellen zijn vooral semantisch. Afgesproken is dat bij de volgende versie van beide modellen deze verschillen weg te nemen. De verschillen zijn (begrippen waarvan de definitie letterlijk gelijk is zijn niet opgenomen): Begrip Apparaatsuitgaven

Begroting

Programmauitgaven

Definitie KFI Personele en materiële uitgaven van (onderdelen van) een ministerie die gemoeid zijn met de ontwikkeling, aansturing en uitvoering van beleid Een begroting van het Rijk wordt bij wet vastgesteld en bevat de ramingen van de verplichtingen, de kasuitgaven en de kasontvangsten van een jaar. De ramingen van de verplichtingen en van de kasuitgaven hebben het karakter van een maximum. Tot de begroting van het Rijk behoren: de begroting van het Koninklijk Huis, de begroting van de Hoge Colleges van Staat en het Kabinet van de Koning, de begroting van nationale schuld, de begrotingen van de onderscheiden ministeries, de begrotingen van de onderscheiden begrotingsfondsen De uitgaven aan financiële en niet-financiële beleidsinstrumenten, zoals onder andere subsidies, leningen, voorlichtingsprogramma’s (zie apparaatsuitgaven)

Definitie KPI Alle uitgaande geldstromen naar (ambtelijk) personeel, overige medewerkers, materieel en huisvesting

Een periodieke raming van de overheidsinkomsten en – uitgaven, verdeeld naar soorten of categorieën van uitgaven, resp. naar onderdelen van het overheidsbeleid. In dit verband spreekt men van inkomsten – en uitgavenposten (in geval van kasverplichtingenstelsel) dan wel opbrengsten en kosten (in geval van stelsel van baten/lasten) toegespitst op de Salaris en Personele Informatievoorziening

Uitgaven gerelateerd aan de dive rse programma's voor de verschillende beleidsvelden. Een programma is een samenhangende verzameling van producten, activiteiten en geldmiddelen gericht op het bereiken van maatschappelijke effecten

Alle begrippen zijn uit het financiële domein. Daarom is afgesproken is om in de volgende versie van KPI de definities uit het KFI over te nemen.

5


Raakvlakken op procesniveau

5 Raakvlakken op procesniveau De onderstaande tabel bevat de raakvlakken (“interfaces”) tussen het KFI en het KPI. De weergave is op procesniveau. Er is niet gekozen voor weergave op processtapniveau, omdat dit zou leiden tot een omvangrijke en in de praktijk waarschijnlijk onbruikbare analyse. De lijst bevat voorbeelden van informatie of gegevens die het financiële domein nodig heeft uit het personele domein of omgekeerd. Tussen vierkante haken is de overwegende richting van de informatie aangegeven: gaat de informatie overwegend van het financiële domein naar het personele domein (FP), of omgekeerd (PF) of zijn de informatiestromen in evenwicht (EV). KPI/KFI proces

Opstellen en aanpassen begroting & budget

Bepalen Personeel & Organisatie Strategie

Onder andere het meerjarenplan P&O vormt een basis voor de begroting en het budget en omgekeerd [EV]

Bepalen gewenste Organisatorische Inrichting

Het personeelsjaarplan wordt in samenhang met de begroting en de budgetten opgesteld [EV]

Beheersen Personeel & Organisatie

Aangaan of bijstellen van verplichtingen & verkrijgen of bijstellen van rechten

Financieel afwikkelen verplichtingen

Financieel afwikkelen vorderingen

Afleggen verantwoording

De financiële verantwoording wordt opgesteld in samenhang met onder andere het meerjarenplan P&O [EV]

Het beheersen van het personeel en de organisatie kan leiden tot de intentie nieuw personeel aan te nemen. Vanzelfsprekend moet dat getoetst zijn aan de beschikbare budgetten [EV]

6


Raakvlakken op procesniveau

KPI/KFI proces

Opstellen en aanpassen begroting & budget

Aangaan of bijstellen van verplichtingen & verkrijgen of bijstellen van rechten

Financieel afwikkelen verplichtingen

Werven & Selecteren (zowel eigen personeel als inhuur)

De vastgestelde budgetten zijn een uitgangspunt voor het werven/selecteren [FP]

Werven/selecteren kan leiden tot een arbeidscontract en dus het aangaan van een verplichting [PF]

Werven/selecteren kan leiden tot arbeidscontract, waarvan de financiële implicaties moeten worden vastgelegd (vastleggen verplichting). Bij dit grensvlak moet gedacht worden aan het betalen van verwervingskosten, zoals advertenties, reiskosten voor sollicitanten en dergelijke [PF]

Belonen

In de begroting of het budget worden bijvoorbeeld gelden vrijgemaakt voor bijzondere beloningen [FP]

Door te belonen wordt een verplichting aangegaan of bijgesteld [PF]

De bijgestelde verplichting en het bijbehorende betalingsritme moeten worden vastgelegd [PF]

Beëindigen Dienstbetrekking

In de begroting of de onderliggende budgetten kan zijn vastgelegd dat minder middelen voor personeel beschikbaar zijn en dat er daarom dienstbetrekkingen moeten worden beëindigd [FP]

Aanpassing van contract (of beëindigen van de dienstbetrekking) = bijstellen van verplichting + betalingsritme [PF]

Aanpassing van contract (of beëindigen van de dienstbetrekking) = bijstellen van verplichting + betalingsritme [PF]

Financieel afwikkelen vorderingen

Ontwikkelen Personeel

Koppeling met Salarisverwerking

Het betalen van salaris is het financieel afwikkelen van een verplichting [PF]

7

Bij het beëindigen van de dienstbetrekking worden openstaande vorderingen teruggevorderd [PF]

Afleggen verantwoording

KFI en KPI: overeenkomsten, verschillen en raakvlakken

Recommend Documents