Keteninformatiemanagement (KIM)

Keteninformatiemanagement (KIM) Een model voor de inrichting van Keteninformatiemanagement, getoetst aan de onderwijspraktijk

B. Jonkers Cursistnummer: 466081 25 februari 2011 NCOI Opleidingsgroep Strategisch Informatie Management

Docent: A. Kruft

1. Inhoudsopgave 2.

Verantwoording (woord vooraf) .................................................................................................................... 3

3.

Samenvatting ................................................................................................................................................. 4

4.

Inleiding ......................................................................................................................................................... 5 4.1 4.1.1

Aanleiding ................................................................................................................................................ 5

4.1.2

Doelstelling ............................................................................................................................................... 5

4.1.3

Vraagstelling ............................................................................................................................................ 6

4.2 5.

6.

Aanpak .......................................................................................................................................................... 6

Theoretisch Kader .......................................................................................................................................... 7 5.1

Model Keten Informatie Management (KIM) ............................................................................................... 7

5.2

Producten per KIM-onderdeel ...................................................................................................................... 8

5.2.1

Implementeren Informatiebeleid ............................................................................................................. 8

5.2.2

Ontwikkelen Informatiebeleid .................................................................................................................. 8

5.2.3

Sturing van de informatievoorziening ...................................................................................................... 8

5.2.4

Operationeel beheer ................................................................................................................................. 9

5.2.5

Ontwikkeling functionaliteiten ................................................................................................................. 9

5.3

Ketenoverleggen ........................................................................................................................................... 9

5.4

Financiering en bijbehorende randvoorwaarden ....................................................................................... 10

5.5

Model voor inrichting KIM .......................................................................................................................... 11

Methode en gegevensverzameling .............................................................................................................. 12 6.1

Methode ..................................................................................................................................................... 12

6.1.1

Documentscan keteninitiatieven ............................................................................................................ 12

6.1.2

Interviews ketenexperts ......................................................................................................................... 12

6.2

Afbakening gegevensverzameling .............................................................................................................. 12

6.2.1

Documentscan Keteninitiatieven ............................................................................................................ 12

6.2.2

Interviews ketenexperts ......................................................................................................................... 13

6.3 7.

Probleemstelling ........................................................................................................................................... 5

Kwaliteit en validiteit .................................................................................................................................. 13

Resultaten en analyse .................................................................................................................................. 14 7.1

Duiding........................................................................................................................................................ 14

7.1.1

algemene uitgangspunten voor de analyse ........................................................................................... 14

7.1.2

visuele representatie .............................................................................................................................. 14

7.2

Educatieve Content Keten .......................................................................................................................... 15 1

8.

7.3

Groene Kennissysteem ............................................................................................................................... 18

7.4

Informatie Onderwijsketen ........................................................................................................................ 20

7.5

Producten aanvullende lagen KIM-model .................................................................................................. 22

7.5.1

Bestuurlijke inrichting, borging en mandaat KIM................................................................................... 22

7.5.2

Financiering en randvoorwaarden ......................................................................................................... 22

7.6

Overkoepelende analyse met betrekking tot de vraagstelling ................................................................... 23

7.7

Definitief KIM-model .................................................................................................................................. 23

Conclusies en Aanbevelingen ....................................................................................................................... 25 8.1 8.1.1

9.

Beantwoording van de vraagstelling .......................................................................................................... 25 Algemene conclusies .............................................................................................................................. 25

8.2

Aanbevelingen voor toepassing KIM-model ............................................................................................... 25

8.3

Aanbevelingen voor vervolgonderzoek ...................................................................................................... 25

8.3.1

Verdieping .............................................................................................................................................. 26

8.3.2

Verbreding .............................................................................................................................................. 26

Persoonlijke reflectie ................................................................................................................................... 27

10. Referenties .................................................................................................................................................. 28 11. Bibliografie .................................................................................................................................................. 29 12. Bijlage A – Data Documentscan ................................................................................................................... 30 12.1

Educatieve Contentketen ........................................................................................................................... 30

12.2

Groene Kennissysteem ............................................................................................................................... 33

12.3

Informatie Onderwijs Keten ....................................................................................................................... 34

13. Bijlage B – Data Interviews .......................................................................................................................... 38

2

2. Verantwoording (woord vooraf) In de afgelopen vier jaar heb ik mij bezig gehouden met het opzetten en verder vormgeven van ketensamenwerking op het gebied van ict in het onderwijs. Wat me daarbij opviel is dat aan een ketenbreed gedragen en onderhouden visie op de informatievoorziening binnen onderwijsketens maar moeizaam van de grond komt, laat staan dat er een adequate keteninformatievoorziening georganiseerd wordt. De gedachten zijn er wel, maar overgaan tot het ketenbreed inrichten van informatiemanagement waaraan ketenpartners gezamenlijk bijdragen is doorgaans een brug te ver. Er zijn twee directe aanleidingen om in deze scriptie in te gaan op de inrichting van Keteninformatiemanagement (KIM). Het afgelopen jaar heb ik samen met het regieteam Groen Kennisnet van de Groene Kenniscoöperatie (GKC) gewerkt aan een ketenbrede business en informatiearchitectuur plus een voorzet op hoofdlijnen voor het opzetten van een Informatiemanagement organisatie voor Groen Kennisnet (de informatie-infrastructuur van het Groene 1 Kennissysteem ) [Jonkers 2010]. In deze scriptie wil ik voor de GKC dit model op hoofdlijnen een slag verder uitwerken en haar geldigheid toetsen aan andere onderwijsketens. Kennisnet is, vanuit haar rol als expertisecentrum ICT in het Onderwijs en leverancier van centrale uitwisselvoorzieningen binnen het onderwijs, betrokken bij verschillende onderwijsketens, zoals bijvoorbeeld de 1 Educatieve Content Keten en de Informatie Onderwijs Keten . Hierin werkt zij samen met andere ketenpartners, doorgaans binnen tijdelijke verbanden (programma’s). In elk van die situaties komt steeds duidelijker de vraag naar voren of het wel zinvol is voor elke ketenpartner vanuit het eigen perspectief een zo goed mogelijke bijdrage aan het geheel te blijven leveren, of dat het tijd wordt voor het structureel, ketenbreed organiseren van zaken op het gebied van de informatievoorziening. Met de analyse en conclusies in deze scriptie hoop ik voor Kennisnet een bijdrage te leveren aan (de discussie over) het bewuster inrichten van informatiemanagement binnen informatieketens in het onderwijs. Het resultaat van deze scriptie zal binnen het Groene domein meegenomen worden door Dick van Zaane (hoofd regieteam GKN) voor de concrete uitwerking van het informatiemanagement voor Groen Kennisnet, en binnen Kennisnet door Michael van Wetering (strategisch adviseur Samenwerkingsplatform Informatie Onderwijs) ten behoeve van de discussie over de mate waarin en de manier waarop Keteninformatiemanagement ingericht kan worden binnen het ‘Informatie Onderwijs’-domein. Beiden zijn zo vriendelijk geweest het document te reviewen, waarvoor dank.

1

Nadere toelichting op de ketens volgt in hoofdstuk 4

3

3. Samenvatting In de hedendaagse netwerkmaatschappij werken organisaties steeds vaker samen in ketens. Het onderwijsdomein vormt hierop geen uitzondering. Net als dat er binnen organisaties sprake is van een informatievoorziening, is er ook binnen ketens van organisaties sprake van een informatievoorziening (standaarden, voorzieningen, het concreet uitwisselen van informatie). Elke ketenpartner draagt hier vanuit eigen belangen en inzichten aan bij. Echter, om die keteninformatievoorziening zo soepel en optimaal mogelijk te laten lopen is adequaat keteninformatiemanagement onontbeerlijk. Bij de inrichting van keteninformatiemanagement (KIM) komen verschillende vragen naar boven: wat moet is er voor nodig? Wie van de ketenpartners doet wat? Wat gebeurt centraal, wat bij individuele ketenpartners? Wat is überhaupt de gedeelde visie op de keteninformatievoorziening? Deze, op het oog, logische vragen blijken moeilijk te beantwoorden zonder een duidelijk beeld van de KIM-onderdelen die moeten worden uitgewerkt. Op basis van een eerder op hoofdlijnen geformuleerd model voor het Informatiemanagement van Groen Kennisnet wordt binnen het theoretisch kader van hoofdstuk 5 een theoretisch model voor Keten Informatiemanagement uitgewerkt. Per organisatielaag (strategisch, tactisch, operationeel) geeft dit model een overzicht van de belangrijkste producten en ketenoverlegstructuren. Ook is er aandacht voor het bestuurlijk perspectief op het keteninformatiemanagement en de financiering. Vervolgens is aan de hand van een documentenscan en interviews met experts binnen drie verschillende onderwijsketens onderzocht in hoeverre het theoretisch model strookt met de (beoogde) werkelijkheid. De resultaten van dit onderzoek en de bijbehorende analyse zijn terug te vinden in hoofdstuk 7. De belangrijkste conclusies zijn: De in het theoretisch model benoemde elementen komen terug in de praktijk. De mate van georganiseerdheid van een keten (informeel…formeel) is van invloed op de mate waarin zaken ketenbreed worden belegd en ingevuld. Hoe informeler hoe individueler. Dit geldt met name op tactisch en operationeel niveau. Bestuurlijke borging en heldere financiering zijn belangrijke randvoorwaarden. De belangrijkste aanbevelingen met betrekking tot het ontwikkelde model zijn dat het door ketenpartners gebruikt kan worden als: referentiemodel voor nieuwe gezamenlijke keteninitiatieven; toetsingskader voor reeds bestaande ketens discussiestuk om te bepalen wat bij individuele partners wordt belegd en wat ketenbreed. Zie hoofdstuk 8 voor een nadere uitwerking van de conclusies en aanbevelingen. Deze scriptie eindigt met een persoonlijke noot over het onderzoeksproces en het schrijven van dit document.

4

4. Inleiding In het kader van de NCOI masterclass “Strategisch Informatiemanagement” wordt in deze scriptie onderzocht op welke manier Keteninformatiemanagement, als onderdeel van ketensamenwerking, het best ingericht kan worden. Het doel is om te komen tot een model en dit vervolgens te toetsen aan de praktijk van een aantal onderwijsketens waarin Kennisnet een rol in speelt.

4.1 Probleemstelling 4.1.1 Aanleiding In de hedendaagse internetmaatschappij vormen organisaties steeds nadrukkelijker knopen in netwerken in plaats van takken in hiërarchische structuren. Een organisatie als Kennisnet is hier een goed voorbeeld van. Kennisnet houdt zich bezig met de inzet van ICT in het Onderwijs in het primair (PO), voortgezet (VO) en middelbaar beroepsonderwijs(MBO) en richt zich hierbij op de volgende inhoudelijke thema’s: organisatie, professionalisering en leermateriaal. Meer en meer wordt hierbij samengewerkt met andere partijen (de ketenpartners). De aard van deze partijen kan behoorlijk verschillen – overheid, koepelorganisaties, collega-stichtingen, omroeporganisaties, onderzoeksinstituten en commerciële partijen. Ook Kennisnet kan in een samenwerking verschillende rollen vervullen – expertisecentrum, leverancier van (keten)voorzieningen, innovatiepartner. Omdat Kennisnet doorgaans nadrukkelijk betrokken is bij het informatiemanagement (IM)-aspect van de samenwerking, is het voor Kennisnet interessant te weten hoe zij bij een nieuwe of verdere ontwikkeling van ketensamenwerking komt tot een snelle en vooral adequate inrichting van het IM binnen de keten en wat er ketenbreed belegd zou moeten worden, danwel bij individuele ketenpartners. In dit onderzoek kijken we naar drie bestaande ketens binnen het onderwijsdomein: de Educatieve Content Keten (ECK) [Kennisnet 2011a], het Groene Kennissysteem (GKS)[LNV/GKC 2010 – p. 2] en de Informatie Onderwijs Keten 2 (IOK) . Ze verkeren allemaal in een ander stadium en hebben op het eerste gezicht een verschillend niveau van organisatie. 4.1.2 Doelstelling Het doel van deze scriptie is het verkrijgen van inzicht in de mogelijkheden voor het inrichten van keteninformatiemanagement (KIM) waarbij de verschillende ketenpartners in meer of mindere mate samenwerken. Ketenpartners vervullen hierbij hun rol in de keten (vanuit hun eigen Strategisch Informatiemanagement), maar hebben ook belang bij gezamenlijk Keten Informatiemanagement. Doelstelling: Het achterhalen van de essentiële elementen van een KIM-organisatie en handvatten voor het opzetten ervan In dit onderzoek gaan we uit van onderwijsketens met een verschillende mate van georganiseerdheid van de ketensamenwerking (los – vast) en zullen we proberen vast te stellen welke invloed deze mate van georganiseerdheid heeft op het belang van de benoemde elementen van Keten Informatiemanagement.

2

De Informatie Onderwijs Keten (IOK) wordt nog niet als zodanig benoemd. Wel zijn er veel losse initiatieven in dit domein en is overkoepelend recent het Samenwerkingsplatform Informatie Onderwijs opgericht. De term IOK, zoals gebruikt in deze scriptie, dekt de uitwisseling van informatie tussen onderwijsinstellingen onderling en onderwijsinstellingen en overheidsorganisaties

5

4.1.3 Vraagstelling De concrete vraag die in deze scriptie voorligt is: 3

Vraagstelling: Kan het voor Groen Kennisnet (GKN) uitgewerkte model voor een KIMorganisatie [Jonkers 2010] ook dienen als basis voor (onderwijs)ketens in het algemeen? Dit leidt tot de volgende deelvragen: 1. 2. 3. 4.

Welke elementen van het KIM-model zijn terug te vinden binnen de betrokken keteninitiatieven ? Ontbreken er elementen en, zo ja, op welke manier kunnen die worden aangevuld Zijn de elementen ketenbreed belegd, of bij individuele ketenpartners ? In welke mate is er sprake van ketenbrede overleggen om op de verschillende niveaus van KIM (richtinggevend, sturend, uitvoerend) te komen tot regie op de verschillende onderdelen.

4.2 Aanpak De aanpak voor dit onderzoek is als volgt: Vaststellen theoretisch kader – Uitgangspunt voor het onderzoek is het model dat het afgelopen jaar is geformuleerd voor de IM-organisatie binnen het Groene Kennissysteem [Jonkers 2010]. Dit model is gebaseerd op het BISL-model. Aan de hand van verdere literatuurstudie wordt bekeken in welke typische elementen de verschillende onderdelen van het model tot uiting komen (bijvoorbeeld: het onderdeel ‘ontwikkelen informatiebeleid’ komt tot uitdrukking in een “informatieplan” en een “beschrijving van de ketenarchitectuur”). Afbakening – Er wordt binnen elk van de drie gekozen onderwijsketens - de Educatieve Content Keten; het Groene Kennissysteem; de Onderwijs Informatie Keten - een selectie gemaakt van relevante keteninitiatieven die in het kader van dit onderzoek bekeken zullen worden. Onderzoek (stap 1) – Aan de hand van het vastgestelde model worden jaar/programmaplannen van de gekozen keteninitiatieven binnen de drie onderwijsketens geanalyseerd en wordt gekeken welke elementen van het model 4 wel of niet terugkomen en bij wie deze elementen belegd zijn. Onderzoek (stap 2) – Aan de hand van interviews met ketenexperts (één in elke keten) wordt bekeken of de resultaten bij stap 1 stroken met de realiteit en of keuzes met betrekking tot het wel/niet inrichten van KIMelementen bewust gemaakt zijn. Conclusies en aanbevelingen – Aan de hand van de analyse van de onderzoeksgegevens wordt geconcludeerd in welke mate het beschreven model werkbaar is voor het inrichten van Keten Informatie Management en waar het aangevuld zou moeten worden. Vervolgens worden er aanbevelingen gedaan over de inzet van het model bij nieuwe initiatieven. Afsluitend wordt er een aanbeveling gedaan voor mogelijke verdieping van het onderzoek.

3

GKN is de informatie infrastructuur van het Groene Kennis Systeem dat beheert wordt vanuit de Groene Kennis Coöperatie, een samenwerkingsverband van alle groene onderwijsinstellingen (AOCs, agrarische hogescholen, Wageningen UR) [LNV/GKC 2010]. 4 Een aantal van de geanalyseerde documenten zijn vooralsnog alleen als interne versie beschikbaar. Omdat het niet mogelijk bleek om deze documenten in een zip-bestand te uploaden op de e-Connect-site, is in overleg met NCOI afgesproken dat ze op verzoek aan de beoordelaar toegestuurd kunnen worden.

6

5. Theoretisch Kader Om het praktijkonderzoek uit te kunnen voeren is het nodig te weten waaraan deze praktijk getoetst moet worden. In dit hoofdstuk wordt op basis van de in de cursus aangedragen theorie en eerdere bevindingen uit een traject voor de inrichting van het informatiemanagement van Groen Kennisnet (GKN) een model voor Keten Informatie Management (KIM) geformuleerd dat als uitgangspunt zal dienen voor het onderzoek.

5.1 Model Keten Informatie Management (KIM) In [Jonkers 2010] wordt op hoofdlijnen geschetst uit welke elementen het informatiemanagement van Groen 5 Kennisnet zou moeten bestaan. Dit model is een afgeslankte vorm van het BISL-model [Van der Pols 2005] . In de loop van 2011 zal deze voorgestelde informatiemanagement-organisatie verder geïmplementeerd worden in het kader van de Visie GKN 2015 (zie ook [Boetzkes 2010]).

Figuur 5.1 – GKN IM-organisatie

In dit onderzoek zullen we toetsen of bovenstaand model aansluit bij de praktijk van het Groene Kennissysteem en of het ook geldig is voor het informatiemanagement binnen de andere ketens. Om het model aan de praktijk te kunnen toetsen zal in paragraaf 5.2, aan de hand van een beknopte literatuurstudie, voor elk van de vijf benoemde 6 onderdelen uitgewerkt worden welke typische producten er in voorkomen . In de onderzoeksfase zal bekeken worden welke van deze producten in de gekozen praktijksituaties zijn terug te vinden. Vervolgens wordt in paragraaf 5.3 uitgewerkt welke logische KIM-overlegstructuren er nodig zijn om de regie op elk van de drie niveaus te borgen. Ten slotte worden in 5.4 een aantal mogelijke financieringsconstructies geschetst waarmee het opzetten en in stand houden van het KIM gewaarborgd kan worden (ook samenwerken kost immers geld).

5

BISL is in overheidsland en in het onderwijs (met name MBO en hoger) een geijkte basis voor het inrichten van informatiemanagement en functioneel beheer binnen organisaties. Omdat een keten in feite een ‘organisatie van organisaties’ is, is er voor gekozen om ook voor keteninformatiemanagement de BISL best practices als uitgangspunt te nemen. 6 Binnen de beperkte scope van dit onderzoek is het niet haalbaar om uitputtend te zijn. Uitgangspunt zal zijn: 1 à 2, max 3 producten.

7

5.2 Producten per KIM-onderdeel Het streven is om per onderdeel van het KIM model één à twee essentiële producten te benoemen die in een praktijksituatie aanwezig moeten zijn wil er sprake zijn van adequaat Keten Informatiemanagement. Ongetwijfeld zullen er daarnaast nog aanvullende producten zijn die hier, vanwege de beperkte scope van dit onderzoek, niet worden meegenomen. 5.2.1

Implementeren Informatiebeleid Aan de ene kant houdt dit onderdeel zich bezig met de inrichting van de Keteninformatievoorziening (KIV) zelf op alle niveau’s (richtinggevend, sturend, uitvoerend). Aan de andere kant vind hier het strategisch relatiemanagement richting actoren rondom de KIM-organisatie plaats [VanderPols 2005 – p.151…172+. De volgende producten zijn hiervoor noodzakelijk: i. ii.

5.2.2

Ontwikkelen Informatiebeleid Op basis van [vanderPols2005 – p.137…148] mag geconcludeerd worden dat de kern van dit onderdeel ligt in het Informatie lifecyclemanagement en het Informatieportfolio management. De informatiestrategie die in de eerste geschetst wordt, wordt concreet ingevuld in de tweede. De volgende producten zijn hiervoor noodzakelijk: iii. iv.

5.2.3

KIV-Organisatieplan – beschrijving van de inrichting en verantwoordelijkheden van de verschillende rollen, (overleg)structuren en verantwoordelijkheden binnen de keteninformatievoorziening Accountplan – inzicht in de relaties met de gebruiker(organisatie)s en de leveranciers van de 7 keteninformatievoorziening en de verdere ontwikkeling van die relaties.

Informatieplan - Beschrijving van de informatiestrategie en de portfolioplanning [vanderPols2005 – p.147]. Ketenarchitectuur – een indeling op hoofdlijnen van de keteninformatievoorziening (vergelijkbaar met 8 een enterprise architectuur binnen een organisatie). De ketenarchitectuur omvat proces- , informatie9 , applicatie- en technische architectuur. [Chew 2009 p. 193 - 218]

Sturing van de informatievoorziening Ketenvoorzieningen (denk hierbij aan centrale platformen, eindgebruikerdiensten, maar zeker ook aan standaarden ter bevordering van de interoperabiliteit binnen de keten) worden adequaat gemanaged op de aspecten: planning & control, financieel management, behoeftemanagement, contractmanagement [vanderPols2005 – p. 95…118+. Het centrale document waarin al deze elementen naar voren komen is het jaarplan:

7

In het GKN-model is dit aspect bij het onderdeel Sturing van de Informatievoorziening belegd (accountmanagement). In het KIM-model halen we hem terug naar het strategisch niveau. Ketenpartnerbeheer zoals genoemd in [vanderPols2005] is vanuit KIM-perspectief relevant bij het koppelen met andere ketens. Voor de scope van deze scriptie laten we dit buiten beschouwing. 8 Omdat binnen een ketensamenwerking moeilijk van business (is meer organisatiespecifiek) gesproken kan worden, ligt hier de nadruk op ketenprocessen en de organisatie daarvan. Vandaar dat gekozen is voor de term procesarchitectuur 9 Chew & Gottschalk gebruiken deze indeling om de besproken modellen voor Enterprise Architectuur met elkaar te kunnen vergelijken. Vanuit het ketenperspectief zijn dit in ieder geval de elementen die aan de orde moeten komen. De specifieke raamwerken die in hun boek beschreven worden zijn voor het doel van deze scriptie te gedetailleerd.

8

10

v.

5.2.4

Jaarplan(nen) Keteninformatievoorziening – beschrijft de jaarlijkse ontwikkeling van de bestaande naar toekomstige keteninformatievoorziening, de financiële implicaties, de benodigde inhoudelijke ondersteuning van de ketenprocessen en de door ICT-leveranciers te leveren ondersteuning.

Operationeel beheer Er is functioneel beheer dat gebruikers van ketenvoorzieningen ondersteunt en behoeften en feedback van gebruikers ophaalt. Ook geeft zij opdrachten aan betrokken ICT-leveranciers binnen de kaders van afgesproken SLA’s. [vanderPols 2005 – p. 41…46+. Essentieel hierbij is: vi.

5.2.5

Contactpunt gebruikersondersteuning – Gebruikers van ketenvoorzieningen hebben een contactpunt waar zij terecht kunnen met hun vragen en feedback (bijv. een helpdesk, of webselfservice).

Ontwikkeling functionaliteiten Ontwikkeling en implementatie van nieuwe functionaliteiten van voorzieningen vindt op een gestructureerde manier plaats vanuit functioneel beheer met een maximale betrokkenheid van 11 gebruikers(organisaties) . vii. viii.

ix.

Specificaties – nieuwe ontwikkelingen worden gestart op basis van specificaties die voortkomen uit behoeften van gebruikers(organisaties) binnen de keten [vanderPols 2005 – p. 59-60]. Implementatieplan – er is een gestructureerde aanpak voor het implementeren van projectresultaten binnen de operationele ketenvoorzieningen. Deze is afgestemd met gebruikers(organisaties) binnen de keten. [vanderPols 2005 – p. 75]. Communicatieplan – bij implementatie van nieuwe functionaliteiten wordt er tijdig gecommuniceerd 12 richting de gebruikers(organisaties) binnen de keten [NCOI 2010 – les 1&2 + 7] .

5.3 Ketenoverleggen Samenwerking tussen organisaties op het gebied van Keten Informatiemanagement blijft minder vanzelfsprekend in stand dan binnen een ‘reguliere’ organisatie. De focus bij de ketenpartners ligt toch in de eerste plaats op de bezigheden en resultaten van de eigen organisatie. Investeren in samenwerking binnen de keten is (alleen) de moeite waard als het de eigen organisatie versterkt. Om de samenwerking binnen de keten levend te houden is het van groot belang dat de ketenpartners elkaar met enige regelmaat treffen en elkaar scherp houden op de te behalen doelen. Een strategische afhankelijkheid van de keten voor het voorbestaan van de ketenpartner(s) is hierbij noodzakelijk.

10

Wanneer meerdere ketenorganisaties voorzieningen leveren zal er waarschijnlijk sprake zijn van meerdere plannen. Dit kunnen ook ketenvoorzieningen van partners zijn die diensten afnemen van de door te ontwikkelen voorziening. 12 Communicatie als kritieke succesfactor voor implementatie liep als een rode draad door de cursus heen. Vandaar dat hier het communicatieplan als een van de essentiële producten is opgenomen. 11

9

Zoals beschreven in [Hardjono 2010] vinden ketenoverleggen plaats op drie niveaus: strategisch, tactisch, operationeel. Deze komen overeen met de in het GKN-model benoemde niveaus: richtinggevend, sturend, uitvoerend. Figuur 5.2 toont het door Hardjono et al. ontwikkelde ketenregiemodel.

Figuur 5.2 – Ketenregiemodel

Wat opvalt aan figuur 2 is het expliciete onderscheid dat gemaakt wordt tussen Regie op bestuurlijke inrichting, borging en mandaat en Regie op bestuurlijke en beleidsmatige inrichting & borging van de keten. Vertaalt naar het GKN-model zou dit beteken dat er aan het richtinggevend niveau een bestuurlijk niveau wordt toegevoegd dat de regie voert op de bestuurlijke inrichting, borging en mandaat van het Keteninformatiemanagement. Dit is in principe consistent met de GKN-situatie, waar het dagelijks bestuur en de bestuurlijke Beleidsgroep Ondersteuning (BGOS) van de GKC dit ketenorganisatiebrede richtinggevende perspectief vertegenwoordigen. Hoewel de bestuurlijke rol niet is meegenomen in het GKN-model is hij wel benoemd in [Jonkers2010 – p. 24]. Voor dit onderzoek kiezen we ervoor het KIM-model uit te breiden met deze bestuurlijke laag en te bekijken of zij ook in de andere ketensituaties ingevuld kan worden.

5.4 Financiering en bijbehorende randvoorwaarden Activiteiten ten behoeve van de keten, dus ook het Keten Informatiemanagement, brengen kosten met zich mee (geld, inzet van uren, ...). Er zijn een aantal logische financieringsconstructies waarmee deze kosten gedekt kunnen worden: 1. 2. 3.

De betrokken ketenpartners dragen de kosten zelf Een ketensponsor draagt de kosten Een combinatie van beiden: a. Ketensponsor en ketenpartners dragen gezamenlijk de kosten 10

b.

Ketensponsor draagt de initiële ontwikkelingskosten, ketenpartners dragen de structurele exploitatiekosten.

Voor elk van de drie onderwijsketens zal op hoofdlijnen bekeken worden welke financieringsconstructie van toepassing is en of er een relatie te leggen valt met de mate waarin er sprake is van een integrale aanpak. Daarnaast wordt gekeken of er randvoorwaarden worden verbonden aan de beschikbaar gestelde middelen.

5.5 Model voor inrichting KIM Op basis van de conclusies in voorgaande paragrafen wordt het GKN-model uitgebreid tot het volgende model voor 13 de inrichting van Keteninformatiemanagement :

Figuur 5.3 KIM-model Voor elk van de drie ketens wordt aan de hand van dit model bekeken welke producten worden ingevuld en op welke manier (centraal, individueel per organisatie); welke vaste overlegstructuren er zijn en op welke manier de financiering georganiseerd is. Voor Financiering & Randvoorwaarden en Bestuurlijke inrichting, borging en mandaat KIM wordt met ketenexperts tijdens de interviews bekeken of er typische producten te benoemen zijn.

13

Omdat het woord ‘sturen’ in dit uitgebreidere model op verschillende lagen voorkwam is de praktische beslissing genomen om de oorspronkelijke BISL-aanduidingen voor de niveaus (richtinggevend, sturend, uitvoerend) te vervangen door ‘strategisch’, ‘tactisch’, ‘operationeel’ (sluit o.a. aan bij *Hardjono 2010], zie ook figuur 5.2).

11

6. Methode en gegevensverzameling 6.1 Methode 6.1.1 Documentscan keteninitiatieven In elk van de ketens is een aantal keteninitiatieven geselecteerd. Aan de hand van beschikbare programma/jaarplannen en waar nodig andere documentatie over dit keteninitiatief wordt bepaald welke van de in hoofdstuk 5 beschreven KIM-elementen (producten + overlegstructuren) zijn of zullen worden gerealiseerd. Gegeven de beperkte scope van dit onderzoek is de lijst van keteninitiatieven niet uitputtend, maar zullen in elke keten tot maximaal drie initiatieven geselecteerd worden. Indien de resultaten daar aanleiding toe geven kan de set in een vervolgstudie uitgebreid worden. 6.1.2 Interviews ketenexperts Om de conclusies van de documentscan te toetsen en te bepalen of er wellicht onbewust meer of minder gedaan wordt aan KIM dan uit plannen en overige documentatie blijkt zal in elk van de drie ketens een interview gedaan worden met een ketenexpert. Ook voor de interviews vormt het KIM-model uit paragraaf 5.5 (figuur 5.3) het vertrekpunt. Daarnaast wordt met de experts bekeken of er voor de onderdelen Financiering en Bestuurlijke Inrichting, borging en mandaat KIM typische producten te benoemen zijn.

6.2 Afbakening gegevensverzameling Om de scope van het onderzoek tot een haalbare omvang te beperken wordt gekeken naar drie onderwijsketens waarin Kennisnet acteert als ketenpartner: de Educatieve Content Keten (ECK) het Groene Kennissysteem (GKS) de Informatie Onderwijs Keten (IOK) 6.2.1 Documentscan Keteninitiatieven Documenten uit de volgende keteninitiatieven worden geanalyseerd: Educatieve Content Keten 1 Programma ECK ”Het doel van het programma is en blijft om gezamenlijk met de ketenpartners te komen Doel tot afspraken om de knelpunten in de educatieve contentketen op te lossen. “ [Montenarie2005 – p. 18]

2

Het maken, communiceren en onderhouden van gezamenlijke afspraken over de manier waarop (digitale) educatieve content uitgewisseld kan worden tussen aanbieders en gebruikers. De focus ligt op: architectuur, standaarden, ketenvoorzieningen Ketenpartners Onderwijsorganisaties PO, VO, MBO; Kennisnet; Gezamenlijke Educatieve Uitgeverijen (GEU);Branche-uitgevers; Colo; SLO; Cito; softwareleveranciers Looptijd 2004 – 2006 (uitloop naar 2007) Programma Stimuleren Gebruik Digitaal Leermateriaal Doel “Doel van het programma is het stimuleren van het gebruik van digitaal leermateriaal in de verschillende onderwijssectoren voor een periode van 3 jaar.” *terMeulen2008 – p.2] Denk daarbij aan het bevorderen vindbaarheid digitale leermateriaal, meer digitaal leermateriaal online beschikbaar, en een toekomstvast “model” voor samenwerking tussen vraag (docenten) en aanbod (uitgeverijen) en ondersteunende partijen. Ketenpartners Onderwijssectoren PO/VO/MBO, Kennisnet, GEU, SLO, SBL, platform VVVO 12

Looptijd 2009 – 2010 (uitloop naar 2011) Programma ECK2 Doel “Met het programma ECK 2 worden de volgende strategische doelen nagestreefd. Meer flexibiliteit en maatwerk mogelijk maken door: (digitale) leermiddelen beter vindbaar te maken;digitale leermiddelen beter toegankelijk te maken.; de bruikbaarheid van digitale leermiddelen te verbeteren. “ [Langerak 2010]. Ketenpartners Kennisnet, educatieve uitgevers (GEU), SLO + per deelproject logische partijen uit de keten Looptijd 2010-2011 Groene Kennissysteem 1 Groen Kennisnet (GKN)/Programma Ontsluiten Publieke Kennis (OPK) Doel GKN en het programma OPK zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden in de ondersteuning van het GKS. GKN is de informatie infrastructuur van het Groene Kennissysteem. Programma OPK richt zich op het functioneel beheer van GKN (ontsluiten content). Oorspronkelijk was het de bedoeling beide onderdelen apart te bekijken, maar gedurende de documentscan bleek dit niet zinvol. Beiden vallen onder de Groene Kennis Coöperatie. Ketenpartners Alle groene onderwijsinstellingen (AOC’s, HASsen, Wageningen UR) verzameld in de GKC Looptijd 2000 – heden Informatie Onderwijs Keten 1 Samenwerkingsplatform Informatie Onderwijs (SP-IO) Doel Samenwerking tussen de onderwijsraden om te komen tot een efficiëntere onderwijs informatievoorziening. Ketenpartners PO-raad, VO-raad, MBO-raad, AOC-raad, HBO-raad, VSNU, Kennisnet, SURF Looptijd 2010-2012 (vanaf 2009 ‘in oprichting’; in 2012 evaluatie + conclusies over vervolg) 2 Onderwijs Informatiekamer Doel Bestuurlijk overleg tussen het ministerie van OCW en de onderwijsraden over de onderwijs informatievoorziening Ketenpartners OCW, DUO, Onderwijsinspectie, Onderwijsraden Looptijd 2010 – 2012 3 Architectuurraad Onderwijs Doel Komen tot een gedragen architectuur voor het onderwijsdomein. Op dit moment zijn scope en draagvlak beperkt tot de overheid (OCW, DUO, Onderwijsinspectie). Doel is om beiden de komende jaren uit te breiden naar het onderwijsveld. Ketenpartners OCW, DUO, Onderwijsinspectie, Kennisnet, SURF Looptijd 2008 – heden 3

6.2.2 Interviews ketenexperts De volgende personen zullen worden geïnterviewd: ECK: GKS: IOK:

HP Kohler – Strategisch adviseur ECK bij Kennisnet Leo Bakker – Programmamanager Groen bij Kennisnet Michael van Wetering – CTO Kennisnet/strategisch adviseur SP-IO bij Kennisnet

6.3 Kwaliteit en validiteit Zoals aangegeven in 6.1 worden de kwaliteit en validiteit van het onderzoek geborgd door gebruik te maken van twee perspectieven op dezelfde situatie (documentscan en expertinterviews) en deze in de analyse tegen elkaar af te zetten. Daar waar verschillen naar voren komen zullen deze worden geduid. De interpretatie van de documenten en de uiteindelijke analyse is gebeurd op basis van de werkervaring van de onderzoeker. Tenslotte is het document gereviewed door twee toekomstige gebruikers en daarmee direct belanghebbenden bij een kwalitatief correct resultaat (Dick van Zaane – hoofd regieteam GKN, en Michael van Wetering – CTO Kennisnet). 13

7. Resultaten en analyse Het onderzoek heeft twee gegevensets opgeleverd. Eén op basis van de documentscan en één op basis van de interviews. Om deze goed met elkaar te kunnen vergelijken worden ze in dit hoofdstuk op dezelfde manier visueel uitgewerkt op basis van het KIM-model uit paragraaf 5.5. De ruwe informatie is te vinden in bijlage A (documentscan) en bijlage B (interviews).

7.1 Duiding 7.1.1

algemene uitgangspunten voor de analyse Een product/overleg wordt als ‘aanwezig’ meegenomen wanneer het in minimaal één geval wordt genoemd. Als alle aspecten uit de definitie van het product (zie hoofdstuk 5) zijn terug te vinden, maar het product als zodanig niet is benoemd, wordt het alsnog als ‘aanwezig’ meegenomen. Indien een deel van de aspecten van het product wordt benoemd, dan wordt het product als ‘deels aanwezig’ meegenomen. Indien het onderzochte document zelf de uitwerking is van het product of onderdelen er van, dan wordt het in de analyse als ‘aanwezig’ of ‘deels aanwezig’ meegenomen. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen ‘ketenbreed belegd’ en ‘belegd bij een ketenpartner’. Er wordt onderscheid gemaakt tussen ‘reeds aanwezig’ en ‘beoogd’. Bij de analyse van jaarplannen en programmaplannen wordt er vanuit gegaan dat als zaken benoemd zijn, ze ook gerealiseerd zijn of worden. Nalopen of dit in de praktijk ook volledig het geval is voert voor de scope van dit onderzoek te ver. Wel zal aan de hand van het interview met de ketenexpert bekeken worden wat de actuele realiteit is. Eventuele mismatches worden meegenomen in de conclusies. Producten/overleggen die van het ene tijdelijke keteninitiatief doorlopen in een ander keteninitiatief 14 worden alleen opnieuw weergegeven als er zich een aantoonbaar nieuwe ontwikkeling voordoet .

7.1.2 visuele representatie De status van een product of overleg wordt visueel weergegeven door de rand en de vulling van het object. Hieronder is aangegeven welke betekenis hieraan gegeven moet worden:

14

Bijvoorbeeld: de eck ketenarchitectuur is ontwikkeld in het programma eck1 (benoemd), wordt gebruikt in het programma sdlm (niet benoemd) , en geupdate/verder uitgewerkt in het programma eck2 (benoemd). 14

Een product dat deels aanwezig is en ketenbreed opgepakt wordt ziet er dus als volgt uit:

7.2 Educatieve Content Keten Tijdens de analyse bleek uit de gegevens dat de keteninformatievoorziening van de ECK en dus ook het KIM zich steeds herhaalt over twee onderdelen. Enerzijds de standaardisatieprocessen en daaruit voorvloeiende standaarden die de interoperabiliteit binnen de keten bevorderen. Anderzijds (platform)voorzieningen die zorgen voor de daadwerkelijke uitwisseling van informatie, hetzij onderling, hetzij met gebruikers. In figuren 7.1 en 7.2 (beeld documentscan) komt dit al naar voren op het tactische niveau. In figuur 7.3 (interview) is deze tweedeling op alle niveau’s doorgevoerd.

Figuur 7.1 – Beeld ECK documentscan (tijdelijk + structureel) Een opvallend gegeven bij de ECK is dat het totaaloverzicht van producten en overleggen op het eerste gezicht een compleet beeld geeft. Wanneer echter meegenomen wordt dat een belangrijk deel van de producten en overleggen een tijdelijk karakter had of heeft , ontstaat er een veel beperkter beeld (figuur 7.2). Dit is met name het gevolg van het feit dat ketenbrede initiatieven binnen de ECK tot op heden altijd in de vorm van een tijdelijk 15

programma zijn opgepakt. Op strategisch niveau vindt er bijvoorbeeld geen structureel overleg plaats en op tactisch niveau alleen voor het deelaspect Standaarden.

Figuur 7.2 Beeld ECK documentscan (alleen structurele zaken) Wat verder opvalt is dat de producten die structureel overgebleven zijn uit het eerste ECK programma niet ketenbreed, maar bij een individuele ketenpartner (Kennisnet) belegd zijn. Tijdens het interview bleek dat het oorspronkelijk wel de bedoeling is geweest om het standaardisatie-deel ketenbreed georganiseerd te houden, maar dat dit in de praktijk niet gelukt is (de vereniging Edustandaard werd uiteindelijk in 2008 opgeheven en overgedragen aan Kennisnet). Het afgelopen half jaar is EduStandaard nieuw leven ingeblazen en wordt het in het tweede ECK programma nadrukkelijk gepositioneerd als ketenbreed gedragen beheerorganisatie voor onderwijsstandaarden (op termijn ook breder dan ECK). Het interview (figuur 7.3) laat zien aan dat er zich naast de programma’s de nodige aanvullende ontwikkelen hebben voorgedaan. Met name op het gebied van standaarden is de situatie binnen de educatieve contentketen toegegroeid naar een complete invulling van het KIM-model.

16

15

Voorzieningen blijven toch vooral een aangelegenheid van de individuele ketenpartners, of van koppels . Elke ketenpartner regelt zijn eigen zaken op de verschillende niveaus en overleg met partijen die van deze voorzieningen gebruik maken vindt eigenlijk alleen plaats op operationeel niveau. Op de andere niveau’s is wel sprake van ad hoc overleg tussen individuele partners, maar ketenbreed gebeurt dit eigenlijk alleen binnen een tijdelijke programmacontext. Op het gebied van standaarden zijn sinds eind 2010 vrijwel alle onderdelen ingevuld. Alleen een accountplan ontbreekt, maar in het interview wordt aangegeven dat dit wel degelijk meerwaarde zou hebben. Wat verder bij standaarden opvalt is dat, hoewel het merendeel van de onderdelen ondertussen ketenbreed belegd is of wordt, de lagen Sturing van de informatievoorziening en het Operationeel beheer nog steeds door één ketenpartner ingevuld worden. Een mogelijke verklaring hiervoor kan zijn dat dit soort activiteiten gebaat zijn bij inbedding in een bestaande organisatie.

Figuur 7.3 – ECK Interview De ketenarchitectuur ECK heeft vanaf het begin een prominente en verbindende rol gehad in de discussies tussen ketenpartners, maar is na de eerste uitwerking niet meer geupdate. Binnen het programma ECK2 wordt deze alsnog doorontwikkeld en zal het onderhoud structureel binnen de keten ingebed worden. Dit zou bij Edustandaard

15

Een voorbeeld van een voorziening waarin twee partijen samenwerken is Wikiwijs. Kennisnet en de Open Universiteit werken hierin samen. Wat wel opgemerkt moet worden is dat met name Kennisnet hier het IV-deel voor haar rekening neemt. Wikiwijs stond wel op de shortlist van te onderzoeken keteninitiatieven, maar viel af omdat de beperkte scope van dit onderzoek geen ruimte bood voor zoveel initiatieven. 17

belegd kunnen worden, maar ook de architectuurraad onderwijs (OCW – zie ook paragraaf 7.4) ambieert voor de Referentie Architectuur Onderwijs (ROSA) uitbreiding naar andere domeinen, zoals educatieve content. Sinds medio 2010 bestaat er een structureel bestuurlijk overleg van ongeveer 15 ketenpartners in het onderwijsdomein, dat een aanjagende functie heeft voor ontwikkelingen in onder andere de Educatieve Content Keten. Het programma ECK2 komt direct voort uit dit overleg. Mogelijk zal het, met de komst van dit orgaan, ook op het onderdeel Voorzieningen mogelijk blijken om ketenbreed Informatiemanagement in te richten.

7.3 Groene Kennissysteem In de beginjaren van het Groene Kennissysteem ging men te werk op basis van een puur projectmatige aanpak. Van een structureel ketenbreed informatiemanagement was geen sprake. In 2009 komt hier onder leiding van het Regieteam GKN verandering in en wordt er gewerkt aan een beheersbare situatie. Ook in de meerjarenafspraken tot 2015 [LNV/GKC 2010] met destijds nog het ministerie van LNV wordt gestreefd naar een structurele inrichting, gezien het feit dat de verantwoordelijkheid voor het (ad hoc) initiëren van projecten niet langer bij het ministerie ligt, maar wordt overgedragen aan de ketenpartners – de groene onderwijsinstellingen verzameld in de Groene Kennis Coöperatie. In deze opzet wordt het inrichten van zaken als integraal portfoliomanagement en informatielifecyclemanagement een haalbare kaart.

Figuur 7.4 – Beeld GKS Documentscan

Wat meteen opvalt bij de vergelijking van het beeld van de documentscan (figuur 7.4) en het beeld van het interview (figuur 7.5) is dat ze wat betreft de producten op strategisch en tactisch niveau vrijwel identiek zijn. Dit 18

strookt met het feit dat de concrete ontwikkelingen op het gebied van Informatiemanagement nog pril zijn (+/anderhalf jaar). Er is weinig ruimte geweest voor alternatieve, of aanvullende ontwikkelingen. Voor het operationele niveau komen alle producten op dit moment niet verder dan beoogd (interview); alleen van het communicatieplan is zeker (opgenomen in jaarplan 2011) dat het binnen afzienbare tijd gerealiseerd wordt. Het informatieplan is op dit moment maar in beperkte mate uitgewerkt. Er is een schets van hoe het voorzieningenportfolio zich zou moeten ontwikkelen Op basis van het interview mag geconcludeerd worden dat de GKC zich bewust is van alle benoemde producten op alle onderdelen. Wat betreft de overleggen komt de documentscan niet verder dan het strategisch niveau. Uit het interview blijkt dat ook voor het tactisch en operationeel niveau vergaande plannen zijn. Besluitvorming door het Dagelijks Bestuur GKC hierover vindt in maart 2011 plaats, vandaar dat daar in de gescande documenten nog niets over was terug te vinden. Wat tenslotte kenmerkend is voor het GKS is dat alle overleggen en producten ketenbreed belegd zijn. Individuele ketenpartners dragen bij in middelen en menskracht, maar de regie ligt centraal.

Figuur 7.5 – Beeld GKS Interview

19

7.4 Informatie Onderwijsketen De Informatie Onderwijsketen is de jongste keten van de drie. Sinds juli 2009 wordt er, in reactie op een initiatief 16 van OCW genaamd ‘Schakelpunt Veld’ , door de raden van de verschillende onderwijssectoren gesproken over meer gezamenlijk optrekken binnen het Samenwerkingsplatform Informatie Onderwijs (SP-IO). Sinds begin 2010 worden er ook daadwerkelijk activiteiten gezamenlijk opgepakt en sinds begin 2011 heeft het samenwerkingsplatform een formele status, inclusief een bestuurlijke laag. De bestuurders binnen het SP-IO nemen ook deel aan de Informatiekamer, waarin met bestuurders van OCW, DUO en Onderwijsinspectie (verenigd in de Kerngroep Informatie Onderwijs, KIO) gekeken wordt naar de integrale keteninformatievoorziening (overheid + veld) voor het onderwijs. Kijkend naar het beeld vanuit de documentscan (figuur 7.6) wordt onmiddellijk duidelijk dat er nog niet veel KIMproducten zijn opgepakt. Alleen de organisatie van de verschillende overlegstructuren is gerealiseerd en ook voor het informatieplan zijn substantiële stappen gezet. Voor concrete ketenvoorzieningen loopt er ketenbreed nu één traject, de doorstroommonitor, waarin gewerkt wordt aan een informatieanalyse op het gebied van doorstroominformatie tussen alle onderwijssectoren. Het beeld vanuit het interview (figuur 7.7) is vrijwel vergelijkbaar, behalve dat er vanuit de actuele kennis meer inzicht is in de beoogde realisatie van een aantal plannen.

Figuur 7.6 – Beeld IOK Documentscan 16

Dit initiatief van OCW om te komen tot een nieuwe IV-beheer organisatie voor het onderwijsveld leverde felle kritiek op vanuit de onderwijssectorraden – waarom wéér een nieuwe structuur opzetten als oplossing, in plaats van te richtenbetere samenwerking tussen bestaande organisaties. 20

Opmerkelijk is het feit dat in beide beelden er op het operationele, maar vooral het tactische niveau nog geen of vrijwel geen producten voorkomen. Individuele ketenpartijen realiseren voor hun eigen doelgroep voorzieningen die vooralsnog niet binnen de keten gedeeld worden. Wel wordt er op individuele basis samengewerkt met OCW/DUO, omdat daar zich de benodigde gegevens bevinden. Een groot dilemma waar al dit soort trajecten mee kampen (zie ook [Berenschot2010]) is dat het allemaal tijdelijke programma’s betreft en dat een structurele informatiemanagement/beheersituatie ontbreekt. Loopt het programma af, dan sneuvelt ook de voorziening. Het inrichten van gezamenlijk beheer op tactisch/operationeel niveau van de keteninformatievoorziening is op dit moment één van de grootste struikelblokken in de discussie tussen ketenpartners van de IOK. Toch wordt in de initiatieven die op stapel staan ook op dit gebied steeds meer naar samenwerking gekeken. Een goed voorbeeld hiervan is het programma Venters voor Verantwoording Voortgezet Onderwijs dat in 2011 mogelijk ook geadopteerd wordt door het Primair Onderwijs. Hoe deze beweging zich verder zal ontwikkelen is op dit moment nog onduidelijk. Zo kaal als het beeld aan de kant van de producten is, zo uitgebreid is het aan de kant van de ketenoverleggen. Op elk niveau zijn er ondertussen overlegvormen gedefinieerd om in gezamenlijkheid te komen tot toekomstige producten. Met name op bestuurlijk niveau is het dringen geblazen. Het merendeel van de overleggen is ketenbreed. Alleen rondom de Referentie Architectuur Onderwijs (ROSA) is met name de overheid vertegenwoordigt. Ook hier (zie figuur 7.7.) zal echter zeer waarschijnlijk een beweging naar ketenbreed plaatsvinden.

Figuur 7.7 – Beeld IOK Interview

21

7.5 Producten aanvullende lagen KIM-model In hoofdstuk 5 zijn aan het oorspronkelijke GKN-model voor de IM-organisatie twee lagen toegevoegd (Bestuurlijke inrichting, borging en mandaat KIM & Financiering en randvoorwaarden) om te komen tot het uiteindelijke KIMmodel. In de volgende paragrafen wordt bekeken op basis van de input uit de documentscans en interviews bekeken of deze lagen meerwaarde hebben en welke producten zij leveren. 7.5.1 Bestuurlijke inrichting, borging en mandaat KIM Alle bestudeerde keteninitiatieven en ketens blijken een expliciete bestuurlijke laag te hebben. In de meer programmatisch ingestoken ketens als ECK en IOK is dit doorgaans een Stuurgroep waarin bestuurders van de betrokken ketenpartners zitting hebben. In het GKS, dat zich verenigd heeft in een formele ketenorganisatie, de Groene Kennis Coöperatie, is er sprake van een Ketenbestuur en daaraan gekoppelde bestuurlijke beleidsgroepen. Wat al deze sturingsmechanismen op het gebied van KIM met elkaar gemeen hebben is dat ze worden gevoed door het strategisch beleidsniveau, en dat hun bijdrage ligt in de strategische besluitvorming, bijvoorbeeld met betrekking tot prioritering en het verkrijgen en inzetten van middelen. Het product dat op bij deze laag aan het model kan worden toegevoegd is “Besluitvorming”. (x) Besluitvorming – richtinggevende besluiten die op bestuurlijk niveau worden genomen en door de KIM-organisatie worden uitgevoerd.

7.5.2 Financiering en randvoorwaarden De geschetste financieringsconstructies (ketensponsor, ketenpartners dragen zelf bij) komen over het algemeen in hybride vorm voor. Een tijdelijk programma wordt over het algemeen betaald door een ketensponsor vanuit de overheid (zoals OCW of LNV). Inzet van mensen en middelen voor overleg buiten een programma en structureel beheer wordt doorgaans door de individuele ketenpartners zelf gedragen. Een bijzondere variant in dit opzicht doet zich sinds kort voor in het GKS, waar instellingen die gebruik maken van ketenvoorzieningen een vergoeding betalen. Een beweging die de afgelopen jaren in ieder geval binnen de ECK is ingezet is dat de sponsor bepaalde IMgerelateerde randvoorwaarden stelt aan de toekenning van de middelen. Concreet komt dit neer op het conformeren aan referentiearchitecturen (ROSA en NORA) en het gebruik maken van Open Standaarden (Forum Standaardisatie). In de IOK is het stellen van randvoorwaarden in dit stadium nog niet aan de orde, maar de verwachting tijdens het interview was dat deze ongetwijfeld zullen komen. In de GKS wordt dit vooralsnog overgelaten aan de inhoudelijk betrokkenen. Het product dat hier bij hoort is het “Financieringsplan”. (xi) Financieringsplan – hierin is beschreven welke middelen ten behoeve van het KIM op welke manier verkregen worden (sponsoring, businessmodellen, …) en welke randvoorwaarden daar tegenover staan. In de bestudeerde programmaplannen komt dit onderdeel over het algemeen terug in een financieel hoofdstuk. Het is nog niet als apart document teruggevonden.

22

7.6 Overkoepelende analyse met betrekking tot de vraagstelling Ter afronding van de analyse leggen we de bevindingen van de drie ketens gezamenlijk langs de vier deelvragen van de vraagstelling. De centrale vraagstelling wordt in hoofdstuk 8 beantwoord. Welke elementen van het KIM-model zijn terug te vinden binnen de betrokken keteninitiatieven? Alle elementen zijn terug te vinden in tenminste twee van de ketens, hoewel soms (met name accountplan en communicatieplan) beoogd in plaats van concreet. Daaruit mag geconcludeerd worden dat alle benoemde elementen relevantie hebben voor het Keteninformatiemanagement. Dit beeld wordt ook bevestigd door de geïnterviewde experts. Het ontbreken van een bepaald element werd in alle gevallen als een gemis bestempeld. Ontbreken er elementen en, zo ja, op welke manier kunnen die worden aangevuld? Op de benoemde producten binnen het model zijn geen aanvullingen gekomen (er bleek tijdens het onderzoek ook onvoldoende tijd om hier naar op zoek te gaan). Wel zijn er op de bestuurlijke en financieringslaag twee nieuwe producten benoemd: respectievelijk “Besluitvorming” en “Financieringsplan”. Zijn de elementen ketenbreed belegd, of bij individuele ketenpartners? Overleggen zijn op alle niveaus ketenbreed terug te vinden. De strategische producten zijn doorgaans ketenbreed aanwezig, of zitten in de pijplijn. Op tactisch en operationeel niveau (voor zover ingevuld) liggen de producten vaak bij de individuele ketenpartners. Uitzondering hierop vormt het Groene Kennissysteem, dat vanuit de GKC met GKN een centrale KIM-organisatie tot haar beschikking heeft. Wat verder opvalt vanuit de ECK is dat standaarden sneller ketenbreed opgepakt en beheerd worden dan voorzieningen. In welke mate is er sprake van ketenbrede overleggen om op de verschillende niveaus van KIM (strategisch, tactisch, operationeel) te komen tot regie op de verschillende onderdelen? In alle ketens is sprake van overleggen op strategisch niveau. Op tactisch en operationeel niveau ligt dit veel diffuser. Met name bij voorzieningen is het heel erg afhankelijk van de mate van georganiseerdheid van de keten of er sprake is van ketenbrede regie. Alleen bij het GKS is dit het geval. Overleggen met betrekking tot ketenstandaarden zijn logischer, omdat een standaard geen standaard is als de ketenpartners zich er niet aan conformeren.

7.7 Definitief KIM-model Op basis van de analyse in voorgaande paragrafen ontstaat het volgende algemene model voor Keten Informatie Management (figuur 7.8)

23

Figuur 7.8 – definitief KIM-model

24

8. Conclusies en Aanbevelingen Op basis van de analyse in hoofdstuk 7 komen we tot de volgende conclusies en aanbevelingen

8.1 Beantwoording van de vraagstelling De vraagstelling voor deze scriptie luidt: 17

Kan het voor Groen Kennisnet (GKN) uitgewerkte model voor een KIM-organisatie [Jonkers 2010] ook dienen als basis voor (onderwijs)ketens in het algemeen? Het antwoord hierop luidt dat het GKN-model in de basis van toepassing is, maar dat het wel de nodige uitbreiding behoeft om bruikbaar te zijn als volwaardig model voor Keteninformatiemanagement (zie figuur 7.8). 8.1.1

Algemene conclusies De benoemde elementen (producten en overleggen) in het KIM-model zijn relevant voor keteninitiatieven. In welke vorm en mate ze ingevuld moeten worden zal afhangen van het karakter en de omvang van het betreffende initiatief. De drie onderzochte onderwijsketens verkeren in verschillende stadia van georganiseerdheid (van los naar vast: ECK, IOK, GKS). Dit heeft gevolgen voor de manier waarop ze de elementen uit het KIM-model invullen. Met name op het gebied van standaardisatie blijkt het ketenbreed organiseren van KIM vanzelfsprekender dan op het gebied van (eindgebruiker/platform)voorzieningen. Bestuurlijke borging en heldere financiering van keteninformatiemanagement zijn randvoorwaardelijk. (Voorzichtige conclusie) Het opzetten van een formele KIM-organisatie, zoals bij het Groene Kennissysteem het geval is, leidt tot nauwere samenwerking op tactisch en operationeel niveau.

8.2 Aanbevelingen voor toepassing KIM-model Het KIM-model kan op volgende manieren worden toegepast: 1.

2. 3.

Als referentiemodel voor een nieuw keteninitiatief om te bepalen op welke onderdelen op het gebied van informatiemanagement bewuste afwegingen gemaakt moeten worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: wel/niet/gedeeltelijk uitwerken; tijdelijk inrichten/structureel inrichten. Als toetsingskader voor reeds bestaande ketens of keteninitiatieven. Welke elementen zijn ingevuld, en: zijn ze kwalitatief goed genoeg? Welke elementen ontbreken, en: is het een probleem dat we ze missen? Als discussiestuk binnen de ketensamenwerking om te bepalen hoe de organisatie van het KIM tussen de partners ingevuld moeten worden. Wat beleg je in de keten in een ketenbrede organisatie (zoals bijvoorbeeld Edustandaard, of GKN) en wat beleg je bij individuele partners, eventueel ondersteund door een ketenbreed overleg op dat vlak.

8.3 Aanbevelingen voor vervolgonderzoek Vervolgonderzoek kan in twee richtingen plaatsvinden: verdiepend en verbredend.

17

GKN is de informatie infrastructuur van het Groene Kennis Systeem dat beheert wordt vanuit de Groene Kennis Coöperatie, een samenwerkingsverband van alle groene onderwijsinstellingen (AOCs, agrarische hogescholen, WUR) [LNV & GKC 2010].

25

8.3.1 Verdieping Door de beperkte scope van dit onderzoek is er een strikte afbakening gekozen, zowel in de omvang van het model (het aantal elementen), als in het aantal onderzochte documenten en afgenomen interviews. Op basis van theoretisch onderzoek zou het model verder aangescherpt kunnen worden (ontbreken er nog fundamentele elementen?). Ook zouden de benoemde elementen verder kunnen worden uitgewerkt, specifiek vanuit het ketenperspectief. Daarnaast zou het kwantitatieve onderzoek (de documentscan) en het kwalitatieve onderzoek (de interviews) groter opgezet kunnen worden. Er zijn nog een keur aan keteninitiatieven, documenten en ketenexperts binnen de geselecteerde ketens die nu niet meegenomen zijn om de omvang behapbaar te houden. 8.3.2 Verbreding Alleen al binnen de onderwijscontext zijn er meer dan de huidige drie ketens die in dit onderzoek betrokken kunnen worden (de onderwijskennisketen, de leer/zorg-keten, …). Het meest waardevol echter zou zijn wanneer de blik naar andere domeinen wordt verlegd om het model te toetsen aan nieuwe perspectieven. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de industrie (productieketens), de dienstensector of andere overheidsdomeinen, zoals zorg, justitie,….

26

9. Persoonlijke reflectie Wat ik met name opvallend vond de afgelopen weken, naast hoeveel tijd het schrijven van een scriptie kost naast een volledige baan, is hoe leuk het ook al weer is om los van de waan en de belangen van de dag structureel met een onderwerp bezig te zijn. Vooral de uitdaging om het toetsen van het theoretisch model op een zo zuiver mogelijke manier te doen (niet invullen vanuit eigen voorkennis, maar andere personen/documenten zo sec mogelijk aan het woord laten) en op basis daarvan de analyse aan te gaan gaf veel voldoening. Wat me verder opviel ten opzichte van het schrijven van mijn masterscriptie dik tien jaar geleden is hoeveel werkervaring helpt bij het analyseren en interpreteren van de verzamelde data. Door het schrijven van deze scriptie heb ik mijn inhoudelijke leerdoel – meer grip krijgen op hoe je vanuit het strategisch perspectief informatiemanagement op een organisatieoverstijgend (keten)niveau inricht – zeker een stap verder gebracht. Tegelijkertijd merk ik dat er nog een hele wereld te ontdekken valt. De mogelijkheden om te verbreden en verdiepen zijn alleen al binnen het onderwijsdomein zeer groot, laat staan daarbuiten. Dit zou echter ver voorbij gaan aan de scope van deze masterclass, en neigen naar een masterscriptie of meer. Daarmee is ook meteen een van de grootste struikelblokken geadresseerd: het komen tot een werkbare scope die nog wel voldoende oplevert. In mijn oorspronkelijke opzet was het aantal keteninitiatieven en het aantal te scannen documenten binnen de drie ketens (bij aanvang vijf) veel uitgebreider. Al snel komt dan de conclusie dat wanneer je deze allemaal gaat betrekken de geboden ruimte (in tijd en bladzijden) volstrekt onvoldoende is. Bij het terugschroeven moet je dan wel even goed kijken naar de criteria die je daarvoor hanteert, zodat je niet onbedoeld stuurt in de uitkomsten van het onderzoek. Hetzelfde geldt in feite voor de theoretische onderbouwing. Er zijn zoveel mogelijke invalshoeken en theoretische kaders voorhanden dat het risico bestaat dat er teveel bijgesleept wordt. Dit verklaard ook mijn uiteindelijk zeer strikte keuze voor BISL als basis voor het model, terwijl het cursusmateriaal meer dan genoeg aanknopingspunten bood om elders te shoppen. Een laatste dilemma waar ik tegenaan liep, en dat ik volledig herken vanuit een recent programma dat ik mee heb helpen opzetten op het gebied van ‘kennisdeling tussen wetenschap en onderwijspraktijk’, was de ‘wetenschappelijke’ striktheid van het format vs. de bruikbaarheid van het verhaal voor de praktijk. Ik merk dat ik zelf zeer hecht aan de leesbaarheid en toepasbaarheid van het document en het geheel op een zo toegankelijke manier heb geprobeerd op te schrijven. Ik hoop dan ook dat ik daarmee geen of op zijn minst niet al te veel geweld heb gedaan aan de meegegeven kaders en richtlijnen voor het documenteren van een wetenschappelijke studie.

27

10. Referenties Boetzkes, P. (2010), Rapportage workshop Groen Kennisnet 2015, de Groene Kenniscoöperatie Chew, E.K. & Gottschalk, P. (2009), Information Technology Strategy and Management – Best Practices, Information Science Reference Edustandaard (2011), Edustandaard, http://www.edustandaard.nl , Stichting Kennisnet Gaakeer, B. (2009), ROSA - Referentie Archictuur Onderwijs (v1.3), Ministerie van OCW Haan, W. de (2011), Memo Organisatie Samenwerkingsplatform Informatie Onderwijs, Samenwerkingsplatform Informatie Onderwijs Hardjono, T. & Brakel, R. van & Kroon, J. (2010), Ketensamenwerking, C3Group Jonkers, B. & Zaane, D. van & Beers, G. & Nijlunsing, W. (2010), Architectuur tussen kennisvraag en –aanbod, Kennisnet Kennisnet (2006), De educatieve contentketen – leertechnologiche afspraken voor de toekomst, Stichting Kennisnet Ict op School Kennisnet (2011a), De Educatieve Contentketen, http://contentketen.kennisnet.nl, Stichting Kennisnet Kennisnet (2011b), Edurep, http://edurep.kennisnet.nl, Stichting Kennisnet Kennisnet (2011c), Digitaal Leermateriaal in het Onderwijs, http://digitaalleermateriaal.kennisnet.nl, Stichting Kennisnet Krekels, H. (2011), Jaarplan OPK 2011, de Groene Kenniscoöperatie Kruft, A. (2010), Presentaties lessen 1 t/m 8 van de cursus Strategisch Informatiemanagement, NCOI Langerak, N. (2010), Programmaplan ECK2, Stichting Kennisnet LNV, Ministerie van & de Groene Kenniscoöperatie (2010), Hoofdlijnen MeerJarenAfspraak Kennis en innovatie 2011-2015, de Groene Kenniscoöperatie Meulen, N. ter (2008), Programmaplan Stimuleren Gebruik Digitaal Leermateriaal, Stichting Kennisnet Meulen, N. ter (2010), Projectplan Doorstroommonitor, Samenwerkingsplatform Informatie Onderwijs Montenarie, R. (2005), Programmaplan ECK 2006, Stichting Kennisnet Ict op School OCW, ministerie van (2011), Constituerend document Informatiekamer, Ministerie van OCW Pols, R. van der & Donatz, R. & Outvorst F. van (2005), BISL – een Framework voor Functioneel Beheer en Informatiemanagement, Van Haren Publishing Sprenger, J. & Reterink, H. & Peeters, T. & Leenaerts, M. (2010), Kansen voor samenwerking in de informatiehuishouding onderwijs, Berenschot 28

11. Bibliografie Brakel, R. van & et al. (2011), Duurzaam werken in ketens en netwerken, http://www.duurzameketensamenwerking.nl , C3Group Brown, E. J. & Yarberry Jr, W. A. (2009), The Effective CIO, CRC Group e-Overheid (2010), Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) 3.0, http://www.eoverheid.nl/onderwerpen/architectuur-en-nora/nora-30, ICTU Goense-Van den Bosch, T. & Donatz, R. (2008), Positioneren van functioneel beheer en informatiemanagement – centraal of decentraal, IT-Service Magazine - juni 2008 (p. 20-23), Array Publications bv. Kool, D. de (2010), Eigendom van informatie in de onderwijsketen – Naar een informatiebeleid 2.0, Center for Public Innovation Outvorst, F. van & Huisman, H. (2009), Uitgangspunten en randvoorwaarden bij implementatie BiSL, ASL BISL Foundation Volmer, E. & Punter, M. (2010) Beheer- en OntwikkelModel voor Open Standaarden (BOMOS) versie 2, https://noiv.nl/files/2010/12/Bomos-2.pdf, Nederland Open in Verbinding (NOiV)/ICTU Edustandaard (2007), Procedure voor het in beheer nemen van een nieuwe afspraak, http://www.edustandaard.nl/overedustandaard/procedures , Stichting Kennisnet

29

12. Bijlage A – Data Documentscan 12.1 Educatieve Contentketen Programma ECK Scope Documenten

Producten Onderdeel Ontwikkelen informatiebeleid

Ketenbreed op de onderdelen: architectuur, standaarden (Edustandaard – vereniging van ketenpartners) en centrale metadatauitwisselvoorziening (Edurep) -Programmaplan ECK 2006 [Montenarie2005]; -De educatieve contentketen – leertechnologische afspraken voor de toekomst [Kennisnet2006]; - http://contentketen.kennisnet.nl [Kennisnet 2011a] - http://www.edustandaard.nl [Edustandaard 2011] - http://edurep.kennisnet.nl [Kennisnet 2011b]; Product Informatieplan

Ketenarchitectuur

Implementeren informatiebeleid

IV-organisatieplan

Accountplan

Sturing van IV

Jaarplan(nen) Keteninformatievoorziening

Ontwikkelen functionaliteiten

Specificaties

Implementatieplan

Bron [Montenarie 2005 hoofdstukken 2 en 3], beperkt tot de scope van het programma Kennisnet 2011a]

Belegd bij (duur) Programma (tijdelijk)

[Kennisnet 2006 - p26]

Kennisnet/ afdeling S&A (structureel) Programma (tijdelijk)

[Montenarie2005 hoofdstuk 4] beperkt tot de scope van het programma [Edustandaard 2011]

Programma (tijdelijk) 18

Edustandaard(structureel)

Edurep: Kennisnet Jaarplan

Kennisnet (structureel)

[Montenarie2005 - par 3.4 + hoofdstuk 4], beperkt tot de scope van het programma 9 Jaarplan KN/afdeling S&A Dienstjaarplan Edurep

Programma (tijdelijk)

[Edustandaard 2011] Op de Standaarden wiki’s worden de specificaties van een standaard bijgehouden [Kennisnet2011b] Op de Edurep wiki worden alle specificaties bijgehouden en kunnen aanvullende behoeften kenbaar gemaakt worden [Montenarie2005 -par 3.4 ]

Edustandaard(structureel)

[Edustandaard2011] /standaardisatie-procedure

Edustandaard (structureel)

Kennisnet (structureel) Kennisnet (structureel)

Kennisnet (structureel)


18

Kennisnet afdeling Standaarden & Architectuur, later omgevormd naar: Expertisecentrum Standaarden (ook bij Kennisnet) 30

Communicatieplan

Operationeel beheer

Ketenoverlegstructuren Niveau Bestuurlijk Strategisch

Tactisch

Operationeel

Contactpunt gebruikersondersteuning

Overleg Stuurgroep Programmagroep (PO/VO/MBO) Werkgroep Architectuur Edustandaard Adviesraad Werkgroep EduExchange; Werkgroep EduExchange 19 Plugfests Edustandaard Expertgroep Edurep gebruikersgroep

[Montenarie2005 -par 3.4 ] [Edustandaard 2011]/standaardisatieprocedure [Edustandaard 2011]/Contact [Kennisnet 2011b]/Support

Programma (tijdelijk) Edustandaard (structureel)

Bron [Montenarie2005 – p.27] [Montenarie2005 – p.27]

Betrokken (duur) Ketenpartners (tijdelijk) Ketenpartners Onderwijsveld (tijdelijk) Ketenpartners (tijdelijk) Edustandaard(structureel)

[Montenarie2005 – p.31] [Edustandaard 2011]/adviesraad [Montenarie2005 – p.31] [Montenarie2005 – p.31) [Montenarie2005 - p.10) [Edustandaard 2011]/procedures [Kennisnet 2011b]

EduStandaard(structureel) Kennisnet Servicedesk (structureel)

Ketenpartners (tijdelijk) Ketenpartners (tijdelijk) Productleveranciers (tijdelijk) EduStandaard(structureel) Kennisnet + Ketenpartners(structureel)

Programma Stimuleren Gebruik Digitaal Leermateriaal Scope Voor KIM meest relevant deel: Programmalijn ‘Ontsluiting’ - doel is het oplossen van knelpunten binnen de bestaande voorzieningen van de ECK, ten behoeve van aanbieders en gebruikers van leermateriaal. Hierbinnen zijn 2 ontwikkelprojecten nagelopen op relevante documenten (edurep dashboard, portal taal en rekenen). Documenten - programmaplan SDLM [terMeulen 2008]; - http://digitaalleermateriaal.kennisnet.nl[Kennisnet 2011c]; - interne programmasite + projectsites [Kennisnet2011d] Producten Onderdeel Product Bron Belegd bij (duur) Ontwikkelen Informatieplan [terMeulen 2008 – h. 4] Programma (tijdelijk) informatiebeleid Er wordt een visie op het aanpakken van de knelpunten in de keteninformatievoorziening uitgewerkt. Daarnaast vindt er projectenportfoliomanagement plaats over uit te voeren aanpassingen aan bestaande voorzieningen van ketenpartners

19

Een plugfest is een bijeenkomst waar alle gebruikers van een standaard (productleveranciers) bijeenkomen om te kijken of hun voorzieningen foutloos met de standaard uit de voeten kunnen en onderling correct gegevens uit kunnen wisselen. Aan de hand van de resultaten worden conclusies getrokken over vervolgontwikkelingen. 31

Ketenarchitectuur


IV-organisatieplan

Accountplan

Sturing van IV



Specificaties

Implementatieplan

Communicatieplan

Operationeel beheer


Ketenoverlegstructuren Niveau Overleg Bestuurlijk Stuurgroep Strategisch Programmaraad (PO/VO/MBO) Tactisch Operationeel Projectgroep Ontsluiting Plugfest

Programma ECK2 Scope Documenten Producten Onderdeel Ontwikkelen informatiebeleid

(sluit aan bij bestaande architectuur, voortkomend uit programma ECK) (sluit aan bij bestaande structuren, voortkomend uit programma ECK) [terMeulen2008 – h. 7] Beperkt tot de scope van het programma (ligt bij de voorzieningen waar het programma aan bijdraagt) [Kennisnet 2011d] Er is een requirements document per ontwikkelproject aanwezig [Kennisnet 2011d] In één ontwikkelproject (edurep dashboard) aanwezig [Kennisnet 2011d] In één ontw. Project (taal&rekenen) aanwezig; Ketenbreed worden resultaten gecommuniceerd via [Kennisnet2011c] -

-

Bron [terMeulen2008 - p.35] [terMeulen2008 - p.35]

Betrokken (duur) Ketenpartners(tijdelijk) Ketenpartners onderwijsveld (tijdelijk)

[terMeulen2008 - p.35] [terMeulen2008 - p.10]

Ketenpartners (tijdelijk) Productleveranciers (tijdelijk)

-


-


Programma ism. Kennisnet/ productmanagement Edurep (structureel) Programma (tijdelijk)

-

Ketenbreed – standaardisatie, centrale voorzieningen en best-practices - Programmaplan ECK2 [Langerak2010] Product Informatieplan

Bron [Langerak2010] Geeft een overzicht van strategische afwegingen + aanzet portfoliomanagement tbv programma-activiteiten in

Belegd bij (duur) Programma (tijdelijk)

32

Ketenarchitectuur


IV-organisatieplan Accountplan

Sturing van IV

Jaarplan(nen) Keteninformatievoorziening Specificaties


Implementatieplan

Communicatieplan Operationeel beheer

Ketenoverlegstructuren Niveau Bestuurlijk Strategisch Tactisch Operationeel

samenwerking met ketenpartners [Langerak2010 - p.27/28] Update ECK architectuur + koppeling met ROSA en NORA; [Langerak2010 p.28 ] Beperkt tot de scope van het programma [Langerak2010 p.18] stap 1 in het beschreven standaardisatieproces [Langerak2010 p.18] stap 5 en 6 in het beschreven standaardisatieproces [Langerak2010 p.28]


Dit onderdeel is niet expliciet benoemd > volgt waarschijnlijk uit verdere inrichting beheerorganisatie, dwz. Edustandaard

Overleg Stuurgroep

Bron [Langerak2010 p.29]

Programmagroep (PO/VO/MBO)

[Langerak2010 p.30]

gebruikersgroep

[Langerak2010 p.30]

Programma via EduStandaard (structureel)


Programma via Edustandaard (structureel) Programma via Edustandaard (structureel)

Programma via Edustandaard (structureel) -

Betrokken (duur) Initiatiefnemers programma (tijdelijk) Initiatiefnemers programma (tijdelijk) Ketenpartners (tijdelijk)

12.2 Groene Kennissysteem Groen Kennisnet (iv-organisatie van de Groene Kennis Coöperatie - GKC) Scope Ketenbreed - Informatievoorziening van het Groene Kennissysteem Documenten - Hoofdlijnen MeerJarenAfspraak Kennis en innovatie 2011-2015 [LNV/GKC 2010] - Jaarplan OPK 2011 [Krekels 2011]; - Architectuur tussen kennisvraag en –aanbod [Jonkers2010] Producten Onderdeel Product Bron Belegd bij (duur) Ontwikkelen Informatieplan [GKC/LNV 2010] Programma OPK (tijdelijk) ; informatiebeleid strategische kaders op toekomst (zie 3): absolute hoofdlijnen Informatiemanager GKN 33

Ketenarchitectuur


IV-organisatieplan

Accountplan

Sturing van IV Ontwikkelen functionaliteiten

Operationeel beheer Ketenoverlegstructuren Niveau Bestuurlijk

Strategisch

Jaarplan(nen) Keteninformatievoorziening Specificaties Implementatieplan Communicatieplan

[Krekels 2010] visie + portfoliomanagement op hoofdlijnen en beperkt tot 2011 [Jonkers2010] processen, functionele domeinen, logische systemen, applicatielandschap [Krekels 2010 p.3]: parafrase: structureel beheer ontbreekt (zaken komen nu niet verder dan projectfase) [Jonkers2010 p.23] Voorstel Inrichting IM op hoofdlijnen [Krekels2010 p.4]: (beperkt): beoogd voor 2011 - verwerven draagvlak bij gebruikers [Krekels2010]:

(structureel)

Regieteam GKN (tijdelijk); Toekomst (zie [Jonkers2010]): Informatiemanager GKN (structureel) Toekomst (zie [Jonkers2010]): Informatiemanager GKN (structureel)

-

Programma OPK

[Krekels2010 p.4]: beoogd voor 2011 -

Programma OPK (tijdelijk)

Overleg Dagelijks bestuur GKC

Bron [Jonkers2010 p.3]

Betrokken bij (duur) GKC *(structureel)

Beleidsgroep Ondersteuning (BGOS) Regieteam GKN Werkgroep BIA&M

[Jonkers2010 p.3]

GKC *(structureel)

[Jonkers2010 p.3] [Jonkers2010 p.3]

GKC *(structureel) Regieteam GKN + Kennisnet (tijdelijk)


-

Tactisch Operationeel * Vertegenwoordigers vanuit de Groene Onderwijsinstellingen

12.3 Informatie Onderwijs Keten Samenwerkingsplatform Informatie Onderwijs (SP IO) Scope Ketenbreed – dekt in principe het volledige spectrum op het gebied informatieuitwisseling binnen het onderwijs (uitgangspunt is het onderwijsveld, overheid haakt aan). Op dit moment ligt de focus op leerlinggegevens. Documenten Kansen voor samenwerking in de informatiehuishouding onderwijs [Sprenger 2010]; Projectplan Doorstroommonitor [Meulen 2010]; Memo Organisatie Samenwerkingsplatform Informatie Onderwijs [Haan 2011]

34



Sturing van IV


Operationeel beheer

Product Informatieplan

Bron Er ligt een aanzet tot een Informatieplan in [Sprenger 2010] – Een Inventarisatie van de onderdelen van de keteninformatievoorziening waarin ketensamenwerking meerwaarde kan hebben en een voorstel tot prioritering

Belegd bij (duur) samenwerkingsplatform (structureel)

Ketenarchitectuur

-

-

IV-organisatieplan

Accountplan Jaarplan(nen) Keteninformatievoorziening

Specificaties

Implementatieplan Communicatieplan Contactpunt gebruikersondersteuning

in [Sprenger 2010 - p.46] wordt wel het volgende gesteld: ‘Het veld zou graag werken aan een gezamenlijke architectuur in het onderwijsveld in afstemming met OCW en DUO’ [Sprenger 2010 - h5]: voorstel voor de inrichting van de onderwijsinformatievoorziening op strategisch niveau. [Haan 2011] werkt deze organisatie in detail uit. Samenwerking op tactisch en operationeel niveau vindt vooralsnog niet plaats. Is wel benoemd als aandachtspunt [Sprenger 2010]Voorzieningen liggen bij de individuele ketenpartners (vaak in de vorm van programmaplannen) en vooralsnog niet ketenbreed. Nadere samenwerking is wel benoemd als aandachtspunt [Meulen 2010] Informatieanalyse + verslaglegging ikv eerste ketenbrede traject vanuit het SP-IO bedoeld om de behoeften/specificaties op het gebied van doorstroominformatie helder te krijgen. -

SP-IO (structureel)

Individuele ketenpartners (vaak tijdelijk)

Project Doorstroommonitor (tijdelijk)

-

35

Ketenoverlegstructuren Niveau Overleg Bestuurlijk Bestuurlijk overleg SP IO (bestuurders) Het bestuurlijk neemt besluiten over strategische kaders, koers, prioritering,… Strategisch Programmagroep SP IO (beleidsmedewerkers )

Bron [Haan 2011]

Betrokken (duur) Onderwijsraden, Kennisnet, SURF (structureel)

[Haan 2011]

Onderwijsraden, Kennisnet, SURF; OCW + DUO zijn toehoorder(structureel) Onderwijsraden, Kennisnet, SURF (tijdelijk, zolang het thema actueel is) Medewerkers onderwijsraden en -veld (tijdelijk)

Tactisch

Thematische projectgroep (beleidsmedewerkers , aangevuld met experts)

[Haan 2011]

Operationeel

Projectwerkgroep (gebruikers, experts, …)

[Meulen 2010]

Informatiekamer Onderwijs Scope Ketenbreed – dekt in principe het volledige spectrum op het gebied informatieuitwisseling binnen het onderwijs (zowel onderwijsveld als overheid). Op dit moment ligt de focus op leerlinggegevens. Documenten - Constituerend document Informatiekamer [OCW 2011] Producten Onderdeel Product Bron Belegd bij (duur) Ontwikkelen Informatieplan informatiebeleid Ketenarchitectuur Implementeren IV-organisatieplan informatiebeleid Accountplan Sturing van IV Jaarplan(nen) Keteninformatievoorziening Ontwikkelen Specificaties functionaliteiten Implementatieplan Communicatieplan Operationeel beheer Contactpunt gebruikersondersteuning Ketenoverlegstructuren Niveau Overleg Bron Betrokken (duur) Bestuurlijk Informatiekamer Onderwijs. [OCW 2011] Onderwijsraden, OCW, De Informatiekamer neemt DUO, Onderwijsinspectie besluiten over strategische (tijdelijk voor 2 jaar) kaders, koers, prioritering,… Strategisch Programmagroep SP-IO [OCW 2011] Onderwijsraden, Kennisnet, bereiden de agenda voor en SURF, OCW (tijdelijk voor 2 werken strategische jaar) activiteiten uit. Tactisch Operationeel -

36

Architectuurraad Onderwijs Scope De architectuurraad Onderwijs werkt (o.a.) aan een referentiearchitectuur voor het onderwijs, de ROSA (vergelijkbaar met domeinreferentiearchitecturen als MARIJ, GEMMA,…), gebaseerd op de NORA (Nederlandse Overheid Referentie Architectuur). Het document is van toepassing op projecten binnen de OCW-context. De ambitie is om in de toekomst ook onderwijsveld en de typische onderwijsketens als de ECK hierin te betrekken. Documenten - ROSA [Gaakeer 2009] Producten Onderdeel Product Bron Belegd (duur) Ontwikkelen Informatieplan informatiebeleid Ketenarchitectuur [Gaakeer 2009] OCW/Directie Kennis De scope van de (structureel) Referentiearchitectuur Onderwijs is vooralsnog beperkt tot de overheid (OCW, DUO, Onderwijsinspectie). De ambitie is om te komen tot ketenbreed gedragen referentiearchitectuur Implementeren IV-organisatieplan informatiebeleid Accountplan Sturing van IV Jaarplan(nen) Keteninformatievoorziening Ontwikkelen Specificaties functionaliteiten Implementatieplan Communicatieplan Operationeel beheer Contactpunt gebruikersondersteuning Ketenoverlegstructuren Niveau Overleg Bron Betrokken (duur) Bestuurlijk Kerngroep Informatie [Gaakeer 2009] OCW, DUO, Onderwijs (KIO) Onderwijsinspectie Strategisch Architectuurraad Onderwijs [Gaakeer 2009] OCW, DUO, Onderwijsinspectie, aangevuld met Kennisnet en SURF (structureel) Tactisch Operationeel

37

13. Bijlage B – Data Interviews Educatieve Content Keten Ketenexpert HP Köhler Algemeen

Financiering & randvoorwaarden


De Keteninformatievoorziening binnen de ECK is op te splitsen in twee delen: standaarden en voorzieningen. KIM op het gebied van standaarden gaat veel verder dan bij voorzieningen. Standaarden zijn belegd bij Edustandaard, beheerorganisatie voor onderwijsstandaarden. De afgelopen jaren was dit vooral een Kennisnet aangelegenheid. Vanaf 2011 wordt Edustandaard nadrukkelijk gepositioneerd als een samenwerking tussen alle ketenpartners. Voorzieningen worden vooral beheerd door individuele ketenpartners. Wel is het zo dat Kennisnet steeds meer de partij wordt waar centrale voorzieningen zich bundelen. Ter illustratie: Het Groene Schakelbord (GKN) en LoreNET (SURF) gaan op in Edurep (KN). Beide ketenpartners maken voortaan gebruik van Edurep. Structurele kosten voor standaarden en ketenvoorzieningen worden bekostigd door de betrokken ketenorganisaties zelf. Tijdelijke programma’s worden gefinancierd door subsidie vanuit het ministerie van OCW. Sinds 2009 stelt OCW als voorwaarde voor financiering dat activiteiten binnen het programma aansluiten bij de Onderwijs Referentie Architectuur (ROSA). Product Informatieplan

Ketenarchitectuur


IV-organisatieplan

Accountplan

Toelichting Standaarden Vanuit EduStandaard, ondersteund door het Expertisecentrum Standaarden (Kennisnet), wordt bepaald welke standaarden binnen de ECK-scope (door)ontwikkeld zullen worden. Voorzieningen Er is geen ketenbreed Informatieplan op het gebied van voorzieningen. Dit wordt onderling door ketenpartners afgestemd, ieder vanuit het eigen perspectief. Zo ontstaat een patchwork van voorzieningen, dat verbonden is door de gezamenlijke standaarden. Kennisnet beheert een aantal centrale voorzieningen. Steeds meer partijen als GKN en SURF geven hun eigen voorzieningen op en maken gebruik van de Kennisnet-diensten. Er komt wel steeds meer vraag naar een integrale aanpak Er is een ECK-architectuur, ontwikkelt tijdens het programma ECK in 2005, maar deze wordt verder niet beheerd. Binnen het programma ECK2 dat vanaf 2011 gaat lopen wordt de doorontwikkeling van de architectuur verder opgepakt en is het de bedoeling dat het beheer structureel binnen de keten belegd gaat worden. EduStandaard is hiervoor een logische kandidaat, maar er is nog geen keuze gemaakt. Standaarden Er is een uitgewerkt organisatieplan voor Edustandaard dat vanaf 2011 effectief wordt. Kennisnet en SURF zijn in the lead en andere organisaties dragen bij. Het is een groeimodel waarbij op termijn meer organisaties uit andere onderwijsdomeinen (bijv. DUO) aan kunnen sluiten. Voorzieningen Er is geen ketenbreed IV-organisatieplan mbt voorzieningen. Er is geen structureel accountplan op ketenniveau. In ECK2 is het opzetten hiervan op dit moment nog een discussiepunt. Kennisnet 38

heeft wel een accountplan voor haar centrale ketenvoorzieningen. Sturing van IV



Specificaties

Implementatieplan

Communicatieplan

Operationeel beheer

Contactpunt gebruikersondersteu ning

Standaarden Het Expertisecentrum Standaarden (Kennisnet) voedt Edustandaard op dit gebied. P&C en Behoeftenmanagement vinden gezamenlijk plaats. Financieel management en contractmanagement wordt door Kennisnet gedaan. Voorzieningen Ligt bij de individuele aanbieders van ketenvoorzieningen. Standaarden Deze drie onderdelen maken onderdeel uit van de reguliere Edustandaard standaardisatieprocedure Voorzieningen Ketenbrede activiteiten vinden altijd plaats binnen tijdelijke programma’s (ECK, SDLM, ECK2). Verdere ontwikkeling ligt bij de individuele aanbieders van ketenvoorzieningen Changes worden binnen de keten afgestemd. Dilemma is wel dat daarbij het recht van de sterkste geld. Kleinere partijen worden voor het blok gesteld veranderingen te accepteren en door te implementeren (ook als dat budget technisch niet lukt > zo nu en dan worden hier stimuleringsregelingen voor in het leven geroepen) Ketenbreed is er de ECK-nieuwsbrief (Kennisnet), waarin naast Kennisnet ook Ketenpartners als SLO en SURF berichten over ontwikkelingen. Standaarden Nu ligt dit bij het Expertisecentrum Standaarden (Kennisnet). In het kader van de nieuwe opzet van EduStandaard zal ook SURF hier een rol in gaan spelen. Voorzieningen Ligt bij de individuele aanbieders van ketenvoorzieningen

Ketenoverlegstructuren Niveau Overleg Bestuurlijk [Ketenpartneroverleg Onderwijs]

Strategisch

-

Toelichting Sinds 2010 is er op initiatief van Kennisnet 4x per jaar een Ketenpartneroverleg Onderwijs op bestuurlijk niveau (+/- 15 organisaties). Dit raakt onder andere de ECK, maar dit heeft niet de specifieke focus.* Geen structureel ketenoverleg*

Tactisch

-

Geen structureel ketenoverleg

Operationeel

Edustandaard Zowel voor standaarden als voor voorzieningen zijn er overleggen op werkgroep, Edurep operationeel niveau. gebruikersgroep,… *Op ad hoc basis vinden er wel overleggen plaats tussen ketenpartners op bestuurlijk of strategisch niveau wanneer daar aanleiding toe is. In sommige gevallen komt er een programma voort uit zo’n overleg om een tijdelijk impuls te geven aan de verdere inrichting van de ECK.

39

Groene Kennis Systeem Ketenexpert Leo Bakker Algemeen




Het Groene onderwijs werkt al meer dan 10 jaar aan een gezamenlijke kennisinfrastructuur (Groen Kennisnet). Dat gebeurde vooral vanuit tijdelijke programma’s en projecten met weinig zicht op het totaal van gerealiseerde voorzieningen. Anderhalf jaar geleden is er besloten om (o.a.) Informatiemanagement en functioneel beheer voor Groen Kennisnet structureel te gaan beleggen. Eind 2011moet dit een feit zijn. Tot voor kort financierde het ministerie van LNV activiteiten binnen het Groene Kennissysteem direct. Sinds zomer 2010 financiert het ministerie van EL&I financiert de Groene Kennis Coöperatie (GKC) van alle groene onderwijsinstellingen. De GKC bekostigt nu zelf de doorontwikkeling van de Groene informatievoorziening. Daarnaast worden er kosten in rekening gebracht bij onderwijsinstellingen die gebruik maken van de Groene Informatievoorziening. Product Informatieplan

Toelichting Het besef dat een informatieplan nuttig is begint ondertussen te groeien. De voorstellen hiertoe die vier jaar geleden zijn gedaan, zijn tot op heden door de GKC op de lange baan geschoven. Ondertussen wordt dit onderdeel opgepakt door het Regieteam GKN met warme instemming van de Beleidsgroep Ondersteuning (BGOS). De BGOS wil meer instellingen aan GKN koppelen en ziet dat niet gebeuren in de huidige situatie van losse projecten. Zij wil dat de voorzieningen structureel ingebed worden.

Ketenarchitectuur

IV-organisatieplan

De eerste stap in het komen tot een Informatieplan is de uitwerking van de GKN Business en Informatie Architectuur [Jonkers2010] op verzoek van het Regieteam GKN . Dit is uitgevoerd door de werkgroep BIAM Er ligt een plan op hoofdlijnen [Jonkers2010]. In 2011 zelf dat verder uitgewerkt en ingevuld worden. Het plan is om voor de zomer een informatiemanager aangesteld te hebben en eind 2011 iedereen in de nieuwe opzet te hebben werken. Het beoogde organisatiemodel voor GKN ziet er zo uit:

Accountplan

en zal waarschijnlijk maart 2011 worden vastgesteld. Dit is er nog niet, maar er is wel ontzettend veel behoefte aan. In de nieuwe situatie valt dit onder de verantwoordelijkheid van de 40

clustermanager. Sturing van IV


Jaarplan(nen) Keteninformatievoorziening Specificaties

Het programma OPK levert het jaarplan voor de Groene Informatievoorziening.

Implementatieplan

Het beoogde programma ICTvO (ICT voor Onderwijs) gaat er voor zorgen dat de implementatie en bijbehorende plannen adequaat ingevuld worden. Dit is er nog niet. Zit wel in de planning voor 2011, maar moet nog beginnen. Dit is er niet (groot gemis). Er is ondertussen afgesproken dat er een servicedesk zal worden ingericht. Het is nog de vraag onder wiens verantwoordelijkheid (OPK, of Infra)

Communicatieplan Operationeel beheer


Ketenoverlegstructuren Niveau Overleg Bestuurlijk GKCbestuur/directie, BGOS (Beleidsgroep Ondersteuning), Strategisch Programmateam GKN (voorheen RegieTeam GKN), thematische werkgroepen (tijdelijk) Tactisch Programmaoverleg Operationeel

Programmaoverleg OPK

Het programma OPK heeft dit onderdeel goed op orde.

Toelichting BGOS adviseert GKN vanuit bestuurlijk perspectief van de bij de GKC aangesloten instellingen

Breed strategisch overleg met vertegenwoordigers van groene instellingen. Naar behoefte kunnen er tijdelijk thematische werkgroepen ingesteld worden, zoals werkgroep BIA&M in 2010.

Clustermanager + de drie programmamanagers Medewerkers van de instellingen participeren in het uitvoerende overleg binnen de programmatak OPK.

41

Informatie Onderwijs Keten Ketenexpert Michael van Wetering Algemeen



Om ambities als Nederland bij de top 5 kenniseconomieën, optimale talentontwikkeling en meer individueel onderwijs te realiseren moet de informatie-uitwisseling binnen en tussen onderwijssectoren beter op elkaar aansluiten dan ze nu doen. Goede samenwerking tussen de schakels is hiervoor noodzakelijk. Daarnaast spelen factoren als lastenverlichting en kostenreductie een belangrijke rol bij nauwere samenwerking in de IOK. Project en programma activiteiten worden de komende twee jaar (en het jaar hiervoor) gefinancierd vanuit de Bekker-middelen (overheidsbrede impuls tbv. kwaliteitsinvestering ICT). Structurele kosten voor de overleggen en bijdragen vanuit de onderwijsraden worden door de partners zelf gedragen Product Informatieplan

Ketenarchitectuur


IV-organisatieplan

Accountplan

Sturing van IV



Specificaties

Implementatieplan

Toelichting Het rapport van Berenschot [Berenschot2010] vormt het uitgangspunt voor het portfolio van uit te voeren ketenbrede initiatieven. De stuurgroep SP-IO heeft begin 2011 bepaald welke vier voorstellen het eerst opgepakt zullen worden. Van een integrale informatiestrategie is op dit moment nog niet echt sprake. Vanwege de gevoeligheden tussen betrokken partijen ligt de nadruk op het versterken van de ketensamenwerking en niet op het maximaal inhoudelijke effect. Er is op dit moment nog niet echt sprake van een ketenarchitectuur. De Referentiearchitectuur Onderwijs (ROSA) [OCW 2010] is een aanzet vanuit OCW, maar wordt (nog) niet ketenbreed gedragen. In het kader van de vier met hoge prioriteit op te pakken initiatieven (met name het onderwijs informatiestatuut) is een ketenarchitectuur onontbeerlijk en zal er dus binnen afzienbare tijd moeten komen. [Berenschot2010] geeft een goede aanzet voor het organisatieplan. Dit voorstel is verder geconcretiseerd in het organisatie-voorstel van het samenwerkingsplatform i.o., op basis waarvan 6 januari 2011 het Samenwerkingsplatform Informatie Onderwijs formeel is opgericht. Er is een aanzet gedaan om te komen tot een gezamenlijke aanpak voor leveranciersmanagement tussen de ketenpartners. Dit traject staat vooralsnog on hold. Op dit vlak zijn er nog geen ketenbrede stappen gezet. Individuele ketenpartners richten hun eigen voorzieningen in (bijvoorbeeld PO: ELD, PGNPO; VO: Vensters voor Verantwoording; MBO: MBO Benchmark,… - zie ook [Berenschot 2010] voor een uitgebreid overzicht). Vaak gebeurt dit in tijdelijke programma’s, waardoor structureel beheer niet goed belegd is. Het opzetten van een gezamenlijke beheerorganisatie is één van de hete aardappelen in dit dossier, zowel tussen de onderwijsraden onderling, als tussen de raden en het ministerie van OCW. In de projecten die geïnitieerd worden vanuit de programmagroep gaan in dit stadium vooral over informatieanalyse en het uitwerken van specificaties. Er zijn nog geen trajecten die op basis van deze specificaties voorzieningen realiseren. (vooralsnog) niet van toepassing 42

Operationeel beheer

Communicatieplan Contactpunt gebruikersondersteu ning

Ketenoverlegstructuren Niveau Overleg Bestuurlijk Stuurgroep SP-IO; Informatiekamer

Strategisch

Programmagroep SPIO; Onderwijs Architectuurraad

Tactisch

Thematische werkgroep

Operationeel

Projectoverleg

(vooralsnog) niet van toepassing (vooralsnog) niet van toepassing

Toelichting In het eerste overleg zitten bestuurders van de onderwijsraden. Deze zelfde bestuurders nemen ook deel aan de door OCW georganiseerde Informatiekamer. In de Informatiekamer zitten daarnaast het MT-OCW en de directeuren van DUO en de Onderwijsinspectie. Hiermee is de keten over de volle breedte gedekt op bestuurlijk niveau. Op bestuurlijk niveau worden richtinggevende besluiten genomen. De programmagroep – strategisch adviseurs van de onderwijsraden, SURF en Kennisnet, samen met OCW en DUO (laatste twee zijn toehoorders) – bereidt de Stuurgroepoverleg en Informatiekamer voor en stuurt de uitwerking van gezamenlijke initiatieven. Elk project wordt begeleidt door een thematische werkgroep vanuit de programmagroep. Hierin neemt een aantal leden van de programmagroep plaats, waar nodig aangevuld met experts. Waar zinvol nemen experts uit de betrokken onderwijssectoren deel in projectgroepen. In het traject ‘Doorstroommonitor’ zijn bijvoorbeeld ‘doorstroomteams’ gevormd met vertegenwoordigers uit de betrokken onderwijssectoren.

43

Keteninformatiemanagement (KIM)

Recommend Documents