BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TIMUR DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT II ANGKATAN XXXV TAHUN, 2015
KERTAS KERJA PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL BALAI BESAR PENELITIAN BIOTEKNOLOGI DAN PEMULIAAN TANAMAN HUTAN STRATEGI PENGUATAN SISTEM INFORMASI ILMU PENGETAHUAN DAN TEKNOLOGI (IPTEK)/ BENIH UNGGUL UNTUK MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS HUTAN TANAMAN
Oleh :
Dr. Ir. Mahfudz,MP (NDH: A.24 ) Surabaya, 9 Juni 2015
PENDAHULUAN Latar Belakang • Produktivitas Hutan di Indonesia masih rendah: 2,189 m3/ha/tahun untuk hutan alam dan 220m3/ha/tahun hutan tanaman • Litbang telah menghasilkan iptek/benih unggul • Pernyataan Menteri LHK : Perlu upaya signifikan untuk menggunakan iptek/benih unggul hasil litbang untuk pembangunan hutan • Masyarakat belum dapat mengakses iptek/benih unggul hasil litbang
BEBERAPA PRODUK BENIH UNGGUL TEMUAN Balai Besar Penelitian BPTH
Capaian RPI
58
60
60
50
56 45
50
40
40
30
Operasional
51
65
70
58
27
20
36
32
30
30
25
24
38
40
20
2
13
20
1
10 10
0 Pertukangan daur pendek
Pertukangan daur panjang
Pulp unggulan
Penelitian
Pulp alternatif
Kayu energi
Operasional
Riap Volume Kayu (m3/ha/th)
0 Tengkawang
Nyamplung
Kayu Putih
Mimba
Rendemen Minyak HHBK Prioritas (%)
Permasalahan • Data dan informasi tentang iptek/benih unggul belum tertata dan tersajikan dengan baik. • Penyebarluasan informasi IPTEK /benih unggul untuk meningkatkan produktivitas hutan masih terbatas • Belum ada sistem informasi IPTEK/benih unggul yang dapat diakses oleh masyarakat dan pengguna benih unggul Perlu strategi penguatan sistem informasi IPTEK /benih unggul untuk meningkatkan produktivitas hutan tanaman.
Strategi Penguatan Sistem Informasi Yang Akan Dibangun Teknologi Informasi Bahan Informasi IPTEK/Benih Unggul
Policy Instrumen (Pemanfaatan Iptek/Benih Unggul) Penyuluh (Dinas Kehutanan, BPDAS) Mitra Kerjasama
Pengguna
Manfaat • Meningkatkan kinerja Balai Besar Penelitian BPTH untuk menjadi “center of excellence” IPTEK Bioteknologi dan Pemuliaan Tanaman Hutan yang menghasilkan IPTEK /benih unggul • Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan informasi iptek/benih unggul kepada para pengguna • Meningkatkan kesejahteraan masyarakat melalui pemanfaatan iptek/benih unggul untuk meningkatkan produktivitas hutan tanaman
Tujuan Jangka Pendek
Jangka Menengah
Jangka Panjang
• Mendapatkan portal layanan sistem informasi iptek/benih unggul • Mendapatkan regulasi kebijakan pemanfaatan sistem informasi iptek/benih unggul
• Mendapatkan jejaring kerja sistem informasi iptek/benih unggul • Melaksanakan sosialiasasi sistem informasi iptek/benih unggul • Mendapatkan mitra kerjasama
Melakukan evaluasi dan Koordinasi pemanfaatan Sistem Informasi IPTEK /Benih Unggul yang yang dapat diakses oleh para pengguna untuk meningkatkan produktivitas hutan tanamannya.
Ruang Lingkup Jangka Pendek • • • • • • • •
Pembangunan kesefahaman dalam penyusunan sistem informasi internal dan external Peningkatkan kemampuan tim peneliti dan pengelola Persiapan penyusunan sistem informasi Penyusunan sistem informasi Penyusunan Surat Keputusan Launching sistem informasi Pelaksanaan Launching sistem informasi Pembentukan tim pengelola sistem informasi. Penyusunan Surat Keputusan untuk regulasi kebijakan pemanfaatan sistem informasi iptek/benih unggul
Jangka Menengah •
• •
Melakukan sosialisasi sistem informasi iptek/benih unggul Membangun jejaring kerja sistem informasi iptek/benih unggul Menyusun naskah kerjasama pemanfaatan iptek/benih unggul
Jangka Panjang •
Evaluasi dan koordinasi implementasi sistem informasi iptek/benih unggul
PERUBAHAN YANG AKAN DIWUJUDKAN 1. Output Kunci Proyek Perubahan Jangka Pendek
Jangka Menengah
• Surat Keputusan Kepala Balai Besar tentang tim efektif
•
penyusun sistem informasi iptek/benih unggul
Dokumen sosialisasi sistem informasi iptek/benih unggul
• Terciptanya sistem informasi iptek/benih unggul
•
Dokumen Jejaring Kerja
• Surat Keputusan Kepala Badan Litbang Kehutanan tentang
•
Dokumen Kerjasama dengan para pihak
Launching portal layanan sistem informasi iptek/benih unggul • Surat Keputusan Kepala Balai Besar Penelitian Bioteknologi
dan Pemuliaan Tanaman Hutan tentang tim pengelola sistem informasi iptek/benih unggul • Surat Keputusan Kepala Badan Litbang tentang pemanfaatan sistem informasi iptek/benih unggul
Jangka Panjang Dokumen evaluasi dan koordiansi.
2. Kriteria Keberhasilan Rancangan Proyek Jangka Pendek
Jangka Menengah
Jangka Panjang
• Terbangunnya tim efektif penyusun sistem informasi • Terbangunnya portal layanan sistem informasi iptek/benih unggul • Terlaksananya Launching sistem informasi iptek/benih unggul • Terbentuknya tim pengelola sistem informasi iptek/benih unggul • Terbangunnya kebijakan pemanfaatan sistem informasi iptek/benih unggul
• Terlaksananya sosialisasi sistem informasi iptek benih unggul • Terbangunnya jejaring kerja dengan para pengguna • Terbangunnya kerjasama pemanfaatan sistem informasi dan pengembangan iptek/benih unggul
Terbangunnya koordinasi dan evaluasi dengan para pihak untuk penguatan pemanfaatan sistem informasi
STAKEHOLDER ANALYSIS
Pihak managemen di Balai Besar Penelitian BPTH, Para peneliti dan Teknisi
Stakeholder Internal Stakeholder Eksternal
• • • • • • • • • • • • • •
Kepala Badan Litbang Sekretariat Badan Litbang Pusat Litbang Hutan Ditjen Pengendalian Daerah Aliran Sungai dan Hutan Lindung Ditjen Pengelolaan Hutan Produksi Lestari Ditjen Perhutanan Sosial dan Kemitraan Lingkungan Pelaku usaha hutan tanaman (Perusahaan swasta) Pengada benih dan bibit Pelaku hutan rakyat BUMN kehutanan Penyuluh kehutanan Dinas Kehutanan Propinsi/Kabupaten/Kota Perguruan Tinggi Konsultan IT
RENCANA AKSI PERUBAHAN Pentahapan Proyek Perubahan NO
TAHAP UTAMA
APR
MEI
a.
JANGKA PENDEK ( M3 april- M1 Juni 2015
1.
Pembangunan kesefahaman penyusunan sistem informasi (tim efektif, diskusi internal ekternal RPP, Diskusi identifikasi Kebutuhan)
M34
2.
Pertemuan dalam penguatan kemampuan peneliti dan pengelola
M4
3.
Persiapan penyusunan sistem informasi (pertemuan utk show window, pertemuan penyiapan bahan data dan informasi)
M4
4.
Penyusunan sistem informasi (Diskusi penyusunan SI)
M24
5.
Penyusunan Surat Keputusan Launching
M4
6.
Launching sistem informasi (Pertemuan Persiapan dan Pelaksanaan)
M5
M12
JUNI
JULI
TAHUN 2016
Lanjutan :Pentahapan Proyek Perubahan NO
TAHAP UTAMA
7.
Pembentukan tim pengelola SI
8.
Penyusunan SK tentang kebijakan pemanfaatan SI (penyusunan draf SK, Diskusi)
b.
JANGKA MENENGAH (M3 Juni-M4 Juli 2015)
9.
Sosialisasi SI
M34
10.
Membangun Jejaring Kerja
M5
11
Membangun mitra kerjasama
c.
JANGKA PANJANG (Januari-Desember 20160
12.
Evaluasi dan koordinasi pelaksanaan SI dan kerjasama
Keterangan : M = minggu, SI = sistem informasi , SK = Surat Keputusan
APR
MEI
JUNI
Juli
M5 M1
M123 M34
Tahun 2016
Pembentukan Tim Efektif Kepala Badan Litbang Kehutanan Prof. Dr. San Afri Awang,MSc
Drs. Anang Triono,MM (Coach)
Dr. Ir. Mahfudz,MP (Project Leader)
Pokja Data Informasi dan Kerjasama
Pokja Program dan Tata Usaha
Target Capaian Kinerja NO. Capaian Kinerja Jangka Pendek
URAIAN KINERJA
BOBOT TARGET (%)
1
Pembangunan kesefahaman penyusunan sistem informasi
5
2
5
3 4 5 6 7
Pertemuan dalam rangka penguatan kemampuan tim peneliti dan pengelola Persiapan penyusunan sistem informasi Penyusunan sistem informasi Penyusunan Surat Keputusan Launching Launching sistem informasi Pembentukan tim pengelola sistem informasi iptek/benih unggul
10 25 5 10 5
8
Penyusunan regulasi kebijakan pemanfaatan sistem informasi
10 Jumlah
75
Capaian Kinerja Jangka Menengah 1 2 3
Sosialisasi sistem informasi iptek/benih unggul Membangun jejaring kerja Membangun mitra kerjasama Jumlah JUMLAH TOTAL
5 10 10 25 100
Rencana Proyek Perubahan NO.
URAIAN KEGIATAN
WAKTU
OUTPUT
TAHAPAN JANGKA PENDEK 1.
Pembangunan kesefahaman penyusunan sistem informasi Minggu III-IV April 2015
SK tim efektif, Laporan hasil pertemuan
2.
Pertemuan dalam rangka penguatan kemampuan tim peneliti dan pengelola
Minggu IV April 2015
Terlaksananya pertemuan tim peneliti dan pengelola, Peneliti dan pengelola mampu memahami rancangan perubahan
3.
Persiapan penyusunan sistem informasi
Minggu V April = Minggu II Mei 2015
Terlaksananya pertemuan tim efektif, Input Data base iptek/benih unggul
4.
Penyusunan sistem informasi
Minggu II= IV Mei 2015
Portal layanan sistem informasi iptek/benih unggul
5.
Penyusunan Surat Keputusan Launching
Minggu IV Mei 2015
Draf Surat Keputusan Kepala Badan
6.
Launching sistem informasi
Minggu V Mei 2015
SK launching sistem informasi
7.
Pembentukan tim pengelola sistem informasi iptek/benih unggul Penyusunan SK tentang kebijakan pemanfaatan sistem informasi
Minggu V Mei 2015
SK tim pengelola sistem informasi iptek/benih unggul
Minggu I Juni 2015
SK tentang kebijakan pemanfaatan sistem informasi iptek/benih unggul
8.
JANGKA MENENGAH 1
Sosialisasi sistem informasi iptek/benih unggul
Minggu III-IV Juni 2015
Terlaksananya sosialisasi dan desiminasi, Para pihak mampu mengakses sistem informasi iptek /benih unggul
2
Membangun jejaring kerja
Minggu V Juni-Minggu III Juli 2015
Terbentuknya jejaring kerja pengguna sistem informasi iptek/benih unggul
3
Membangun mitra kerjasama
Minggu III=IV Juli 2015
Terbangunnya kerjasama dengan mitra, mou/naskah kerjasama
PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN Penyajian Pengalaman Memimpin Proyek Perubahan a. Pembangunan Kesepahaman Sistem Informasi
1. Ketiga kegiatan dapat dilaksanakan yaitu:
• Rapat penyiapan tim efektif dilaksanakan pada tanggal 14 April 2014 • Diskusi internal dan ekternal dilakukan pada tanggal 17 April 2015 • Diskusi multipihak dilaksanakan tanggal 22 April 2015 2. Stakeholder internal dan ekternal berperan aktif (Kabadan, Kadishutbun, Puslitbang, UPT , dan stakeholder internal)
3. Output yang telah dihasilkan : tim efektif SK.033/VIII/BBPBPTH/2015, Laporan hasil pertemuan (notulen rapat)
b.Pertemuan dalam rangka penguatan kemampuan tim peneliti dan pengelola
• Pertemuan dilaksanakan tanggal 24 April 2015 dipersiapkan Kepala Bagian Umum dan Kepala Bidang Program dibantu kepala seksi dan kepala sub bagian • Tim efektif/pengelola, peneliti, dan konsultan IT (presentasi konsep SI) dan peserta berperan aktif • Output: terlaksananya pertemuan, pengelola dan peneliti mampu memahami rancangan perubahan
c. Persiapan Penyusunan Sistem Informasi • (Pertemuan ini dipersiapkan oleh Kepala Bidang Data dan Informasi dibantu Kepala Seksi dan Kepala Sub Bagian)
Pertemuan dalam penyiapan show window materi genetik benih unggul • Dilakukan pada sesi pagi tanggal 28 April 2015 diikuti oleh tim efektif, peneliti, dan teknisi • Pertemuan ini lebih difokuskan pada kebutuhan data dalam sistem informasi untuk show window. • Para peserta aktif dan akan mengumpulkan data dan informasi yang dibutuhkan
Pertemuan dalam Penyiapan Bahan Data dan Informasi Iptek/Benih Unggul • Dilakukan pada sesi siang tanggal 28 April 2015 • difokuskan pada mencari saran dan masukan dari peneliti, teknisi maupun struktural terhadap bahan atau materi yang akan disajikan • Semua peserta sepakat agar bahan informasi disampaikan dengan singkat dan jelas Output : terlaksananya pertemuan, mulai input data base
d. Penyusunan Sistem Informasi • Diskusi penyusunan sistem informasi dilaksanakan pada tanggal 5 Mei 2015 .
• Pertemuan ini dipersiapkan oleh Kepala Bidang Data dan Informasi dibantu Kepala Seksi dan Kepala Sub Bagian. • Peserta terdiri dari stakeholder internal yaitu peneliti dan struktural Balai Besar, serta stakeholder ekternal yaitu wakil dari Direktorat Jederal Bina Usaha Kehutanan (BUK), Badan Usaha Milik Negara PT. Perhutani, Dinas Kehutanan dan Perkebunan DIY, Dinas Kehutanan dan Perkebunan Kabupaten Gunung Kidul dan kelompok tani hutan rakyat. • Para peserta diskusi berperan aktif dalam pelaksanaan diskusi tersebut • Output : Portal Layanan Sistem Informasi
Tampilan Utama Sistem Informasi Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Benih Unggul
Tampilan menu IPTEK
Tampilan menu Beih Unggul
e. Penyusunan Surat Keputusan Launching • Rapat dilakukan pada pukul 10.00-12.00 tanggal 13 Mei 2015 • Rapat dipersiapkan oleh Kepala Bidang Data dan Informasi dihadiri stakeholder internal yaitu peneliti , struktural dan beberapa staf • Membahas konsep Surat Keputusan Launching yang telah disiapkan Kepala Bagian Umum dan peserta aktif dalam rapat • Output : Draf Keputusan SK Kabadan ttg Launching
f. Penyusunan Surat Keputusan Pemanfaatan Sistem Informasi • Rapat dilaksanakan pukul 14.00-15.30 tanggal 13 Mei 2015 • Rapat dipersiapkan oleh Kepala Bidang Data dan Informasi dihadiri stakeholder internal yaitu peneliti , struktural dan beberapa staf • Membahas konsep Surat Keputusan Pemanfaatan yang telah disiapkan Kepala Bidang Program dan Evaluasi. • Kegiatan ini dilaksanakan lebih awal dan serentak dengan Surat Keputusan Launching karena secara bersamaan akan dikirimkan ke Kepala Badan Litbang • Output : Draf SK dan menjadi SK Kabadan Nomer 14/VII-SET/2015 tanggal 21 Mei 2015
g. Launching Sistem Informasi IPTEK/Benih Unggul Pertemuan Persiapan Launching Sistem Informasi • Dilaksanakan pada tanggal 15 Mei 2015 • Dihadiri stakeholder internal yaitu struktural, teknisi dan beberapa staf dan stakeholder ekternal yaitu Direktur Bina Perbenihan Tanaman Hutan • Hasil launching akan dilaksanakan dengan pertemuan perbenihan • Output : TOR penyelenggaraan Launching dan SK No 046/VIII/BBPBPTH/2015 ttg Panitia
Pelaksanaan Launching Sistem Informasi • dilaksanakan pada tanggal 22 Mei 2015 • launching dihadiri oleh Kepala Badan Litbang Kehutanan sekaligus melakukan launching sistem informasi, stakeholder, dan stakeholder ekternal yaitu Direktur Perbenihan Tanaman Hutan dan jajarannya, Kepala Pusat Litbang Produktivitas Hutan, UPT Badan Litbang, Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai, Balai Perbenihan Tanaman Hutan, Balai Pelatihan Kehutanan, Dinas Propinsi dan Kabupaten (beserta penyuluh), Kelompok Tani Hutan, dan Pengusaha Benih, perguruan tinggi serta tim teknologi informasi • Peserta menyampaikan bahwa acara launching sangat baik dan berjalan dengan lancar, materi yang disampaikan menjawab persoalan perbenihan di lapangan (Kuisioner) • Alamat portal layanan sistem informasi iptek/benih unggul adalah www. layanan.biotifor.or.id. • Output : Surat Keputusan Kepala Badan Litbang No. 13/VIII-SET/2015 tentang launching sistem informasi ilmu pengetahuan dan teknologi (iptek) /benih unggul dan terselenggaranya Launching
Suasana Saat Launching , Paparan dan Diskusi Peserta dan Narasumber
h. Pembentukan Tim Pengelola Sistem Informasi Iptek/Benih Unggul • Kepala Bidang Data dan Informasi dibantu Kepala Bagian Umum menyiapkan Draf Surat Keputusan tim Pengelola Sistem Informasi. • Output : Keputusan Kepala Balai Besar Penelitian Bioteknologi dan Pemuliaan Tanaman Hutan Nomor SK .047/VIII/BBPBPTH/2015 tanggal 22 Mei 2015. • Personalia untuk tim pengelola sebanyak 11 orang yang terdiri atas struktural, peneliti, teknisi, staf yang menangani teknologi informasi dan perpustakaan
i. Membangun Mitra Kerjasama • merupakan kegiatan utama jangka menengah. Namun karena keinginan para pihak untuk membangun kerjasama dengan Balai Besar Penelitian BPTH • Dilaksanakan pada saat launching • Output : 4 kerjasama dengan mitra, yaitu dengan Balai Perbenihan Tanaman Hutan Bali Nusa Tenggara, Balai Perbenihan Tanaman Hutan Jawa Madura, Direktorat Bina Perbenihan Tanaman Hutan, dan Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur • Setelah penandatangan naskah kerjasama diadakan konsultasi para pihak dengan peneliti Balai Besar Penelitian BPTH tentang iptek/benih unggul
Penandatangan Naskah Kerjasama dan Konsultasi para pihak dengan peneliti Balai Besar
Hasil Capaian Kinerja NO.
URAIAN KINERJA
BOBOT TARGET (%)
Realisasi (%)
Output
Capaian Kinerja Jangka Pendek 1
Pembangunan kesefahaman penyusunan sistem informasi
5
5
2
Pertemuan dalam rangka penguatan kemampuan tim peneliti dan pengelola
5
5
3
Persiapan penyusunan sistem informasi
10
10
Terlaksananya pertemuan tim efektif, Input Data base iptek/benih unggul
4
Penyusunan sistem informasi
25
25
Terbangunnya Portal layanan sistem informasi iptek/benih unggul
5
Penyusunan Surat Keputusan Launching
5
5
Draf Surat Keputusan Kepala Badan Litbang tentang Launching
6
Launching sistem informasi
10
10
SK Kepala Badan Litbang No. 13/VIII-SET/2015 tentang launching sistem informasi dan terselenggaranya launching
7
Pembentukan tim pengelola sistem informasi iptek/benih unggul
5
5
SK Kepala Balai Besar No 047/VIII/BBPBPTH/2015 tanggal 22 Mei 2015 tentang tim pengelola sistem informasi iptek/benih unggul
8
Penyusunan regulasi kebijakan pemanfaatan sistem informasi
10
10
SK Kepala Badan Litbang No. 14/VIII-SET/2015 tentang kebijakan pemanfaatan sistem informasi iptek/benih unggul
75
75
Jumlah
Telah dikeluarkan SK No. 033/VIII/BBPBPTH/2015 tentang tim efektif , terlaksananya pertemuan dan diskusi baik internal dan ekternal maupun multipihak Terlaksananya pertemuan tim peneliti dan pengelola, Peneliti dan pengelola mampu memahami rancangan perubahan
Capaian Kinerja Jangka Menengah 1
Sosialisasi sistem informasi iptek/benih unggul
5
2
Membangun jejaring kerja
10
3
Membangun mitra kerjasama
10
10
25
10
100
85
Jumlah JUMLAH TOTAL
Terbangunnya kerjasama dengan mitra dan ditandatanganinya 4 mou/naskah kerjasama
Kendala Implementasi Proyek Perubahan dan Strategi Mengantisipasi Kendala Kendala : • Proyek perubahan secara keseluruhan tidak mengalami kendala yang berarti dan berjalan sesuai dengan rencana • Pada saat yang bersamaan dengan launching ada acara acara rakornis dengan Menteri, Namun Launching dapat dilaksanakan dengan dukungan penuh Mentor Kepala Badan Litbang Kehutanan Prof. Dr. San Afri Awang, MSc
• Strategi yang dilakukan untuk mengantisipasi kendala adalah dengan melakukan komunikasi dan koordinasi yang terus menerus baik dengan para pihak baik secara internal maupun ekternal serta selalu menyiapkan rencana kedua bila terjadi sesuatu
PENUTUP Kesimpulan • Untuk capaian kinerja jangka pendek, implementasi proyek perubahan telah berhasil dilaksanakan sesuai dengan output kunci • Berdasarkan kriteria keberhasilan, maka capaian dari implementasi proyek perubahan sebesar 85% dari rencana 75% yaitu dari target capaian jangka pendek.
Rekomendasi • Implentasi capaian jangka menengah akan terus dilanjutkan melalui sosialiasi kepada para pihak dan terus membangun jejaring kerja sehingga sistem informasi iptek/benih ini benar-benar dapat dirasakan manfaatnya oleh masyarakat untuk meningkatkan kesejahteraannya melalui pemanfaatan iptek/benih unggul untuk meningkatkan produktivitas hutan tanaman.
Mari membangun hari esok untuk Hutan dan kehidupan yang lebih baik
Hutan Masa Depan Dengan Produktivitas Tinggi Hasil Pemuliaan A.Mangium tahun
2
Ekaliptus umur 2 tahun Jati Purwo 2 tahun
Kayu putih unggul purwo
Akasia hibrida 2 dan 4 tahun
Sengon toleran karat puru 2 tahun Produksi massal bibit akasia hibrida
Aneka sukun Purwo
PENANAMAN NYAMPLUNG OLEH GUBERNUR DIY DENGAN BENIH UNGGUL ( kerjasama Pemda DIY : Dishutbun dan KPH, BPDAS, B2PBPTH, dan BPKH) 125 Ha Pada Saat PP Sedang Berjalan
