SESI TAKLIMAT PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN/KERJA SECARA PEMBELIAN TERUS Bahagian Pengurusan Perolehan Pejabat Bendahari Universiti Teknologi Mara Shah Alam
Pengurusan pernolehan polisi 5S
KAEDAH PEROLEHAN KONTRAK PUSAT RUNDINGAN TERUS TENDER (Bagi perolehan yang Melebihi RM500,000) KAEDAH PEROLEHAN
SEBUTHARGA(Bagi perolehan melebihi RM50,000 sehingga RM500,00)
PEMBELIAN TERUS (Bagi perolehan bekalan Dan perkhidmatan tidak melebihi RM50,000 dan Perolehan kerja Tidak melebihi RM20,000 PEMBELIAN DARURAT
pejabat bendahari
Pengurusan pernolehan
PROSES PEROLEHAN Penggan4an
Perancangan Perolehan
Penggunaan
Mengenalpas4 Perolehan
Penyediaan Peruntukan
Bayaran Kajian Pasaran Penerimaan Penyediaan Penentuan
Pemantauan
Pesanan
Urusan Perolehan
Penyediaan Jadual pejabat bendahari
TAKRIFAN “Perolehan” adalah proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan atau kerja-kerja untuk memenuhi keperluan Universiti bagi menjalankan fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan. “Bekalan” adalah barangan yang dibekal bagi menjalankan sesuatu aktiviti, program atau projek agensi Kerajaan. Contoh bekalan ialah seperti peralatan makmal / penyelidikan, bahan binaan, makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat. “Perkhidmatan” adalah khidmat tenaga manusia atau kepakaran untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu projek tertentu dan boleh dikategorikan seperti berikut: (a) Perkhidmatan Fasiliti Perkhidmatan yang berkaitan dengan bangunan, kemudahan, infrastruktur, kawasan luaran seperti perkhidmatan mencuci bangunan, penyelenggaraan kawasan luaran, infrastruktur dan seumpamanya. (b) Perkhidmatan Am Perkhidmatan yang lain selain daripada perkhidmatan fasiliti dan perkhidmatan perunding seperti sewa mesin fotostat, makanan bermasak, pengiklanan dan seumpamanya.
Takrifan 1. Jawatankuasa teknikal • yang dilan4kan oleh Naib Canselor atau mana mana pegawai yang diturunkan kuasa untuk-‐: • Menyedia/menyemak/meluluskan spesifikasi teknikal dan anggaran jabatan harga PTJ. • Membuat syor teknikal dan harga penender . • Menerima bekalan dan membuat pengesahan mengikut spesifikasi tawaran.
………..TAKRIFAN
“Pembelian Terus” bermaksud perolehan bekalan atau perkhidmatan bagi sesuatu PTJ, yang bernilai sehingga RM50,000.00 setahun bagi setiap jenis item.
“
Garis panduan berkenaan kaedah perolehan bagi bekalan dan
perkhidmatan secara pembelian terus boleh dirujuk melalui Pekeliling Bendahari Bilangan 4 tahun 2012. Pekeliling ini boleh dirujuk secara atas talian melalui laman web http://bendahari.uitm.edu.my/.”
PROSES PELAWAAN SEBUT HARGA
Kenapa perlu dibuat pelawaan sebut harga?
“
Sebut harga diperolehi sebagai satu kaedah kajian pasaran
untuk menentukan bahawa bekalan dan perkhidmatan yang diperolehi adalah sesuai dan menguntungkan dengan mengambilkira kualiti, harga, kegunaan dan prinsip-prinsip perolehan di atas.”
Melalui pekeliling berkenaan berikut adalah prinsip yang perlu dipatuhi dalam proses perolehan secara pembelian terus: 1) Akauntabiliti Awam Urusan perolehan yang diamanahkan hendaklah dilaksanakan secara bertanggungjawab dengan mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan. 2) Diuruskan Secara Telus Semua dasar, peraturan dan proses perolehan yang dilaksanakan hendaklah jelas, diketahui dan difahami serta mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan.
.............prinsip yang perlu dipatuhi dalam proses perolehan secara pembelian terus
3) Nilai Faedah YangTerbaik Pengurusan perolehan hendaklah memberi pulangan yang terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan. 4) Saingan Terbuka Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua pihak yang layak bersaing. 5) Adil dan Saksama Sesuatu perolehan itu dipelawa, diproses dan dipertimbangkan dengan adil dan saksama berasaskan dasar dan peraturan yang ditetapkan.
PERATURAN PELAWAAN PEMBELIAN TERUS. BUKAN item daripada: • item yang boleh dibekalkan oleh panel vendor Kementerian Kewangan, atau • item kontrak pusat Perbendaharaan, atau • item yang mesti diperoleh daripada vendor yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan, atau • item kontrak pusat UiTM dan item stor UiTM, Sebut harga hendaklah diperolehi daripada mana-mana vendor (sama ada ada berdaftar dengan Kementerian Kewangan atau tidak, atau bertaraf Bumiputera ataupun tidak) yang diketahui sentiasa menawarkan harga yang berpatutan serta memastikan perolehan tidak tertumpu kepada vendor tertentu.
1
Buat pelawaan kepada vendor tempatan. Gunakan Lampiran 2A dan 2B spt yang terdapat dalam pekeliling Bendahari bil.4 tahun 2012. Bilangan sebut harga minimum yang perlu diperolehi adalah seperti berikut: Bil
Jenis Perolehan
1
Bekalan
2
Perkhidmatan
3
Bekalan
4
Perkhidmatan
Nilai Perolehan Sehingga RM10,000 Sehingga RM20,000 Melebihi RM10,000 – RM50,000 Melebihi RM20,000 – RM50,000
Sebut harga minimum 1 1 2
2
Borang-borang ini BOLEH dihantar kepada vendor melalui emel/faks/surat. Boleh juga buat pemakluman melalui laman web.
• Setiap pelawaan yang ingin dibuat perlu dimaklumkan kepada pihak bendahari. • Pihak Bendahari akan sediakan senarai pembekal yang telah berdaftar dengan pihak UiTM mengikut jenis bidang. Ini bagi membuka peluang kepada semua vendor yang telah berdaftar dengan UiTM. • Tempoh pelawaan sebut harga ialah di antara dua (2) hingga tujuh (7) hari bekerja dari tarikh fax / surat / e-mel kepada vendor. • Vendor tidak boleh hantar borang sebutharga melalui faks/emel. • Dokumen sebutharga perlu dihantar didalam peti sebutharga yang terdapat di Pejabat Bendahari/PTJ. • (Perlu wujudkan peti sebutharga-2 kunci akses untuk buka peti dan perlu dipegang oleh staf berbeza. Perlu buat surat pelantikan pemegang kunci)
PROSES PEMBUKAAN DOKUMEN SEBUT HARGA
• Membuka sebut harga bagi setiap pelawaan secara serentak pada hari yang telah ditetapkan dan disaksikan oleh seorang pegawai dari PTJ yang sama. • Perlu buka sejurus tarikh tamat hantar sebut harga. • Tandatangan, nama dan tarikh kedua-dua pegawai yang membuka sebut harga mesti diturunkan di atas dokumen sebut harga. • Menulis kod vendor di muka hadapan setiap dokumen sebut harga sebelum ditandatangani. • Gunakan borang LAMPIRAN 3 untuk buat analisa.
TAJUK : CADANGAN MEMBEKAL, MENGHANTAR, MEMASANG, MENGUJILARI DAN MENYELENGGARA ………………………….…… No Sebut Harga
:
No Item
:
Nama Item
:
Bil
Kod Syarikat
Status Syk
Pendaftaran Kem. Kewangan
Anggaran Harga Seunit
Pendaftaran PKK
Jenama dan Model
Tempoh Jaminan ( Tahun )
Negara Pembuat
Tempoh Serahan ( Minggu )
Kuantiti ( Unit )
:
Harga/Unit (RM)
Kenaan GST
Jumlah Harga (RM) Dengan GST
Catatan
1 2 3
Kod Analisa: 0
- Tidak mengikut spesifikasi
6
- Contoh tidak disertakan
12
- Kesilapan perkiraan harga
19
Harga tidak berpatutan
1
- Mengikut spesifikasi
7
-
13
- Tempoh jaminan tidak dicatat
20
Harga tidak diisi
8
- Mempunyai pengalaman berkaitan
14
- Tempoh serahan minimum
21
Tidak Isi Borang SebutHarga
9
- Tidak mempunyai pengalaman berkaitan
15
- Tempoh serahan terlalu lama
22
Terima Dokumen Selepas Masa Tutup
10
- Prestasi Pembekalan Syarikat memuaskan
16
- Tempoh serahan tidak dicatat
23
11
- Prestasi Pembekalan Syarikat tidak
17
- Harga terendah
18
- Harga berpatutan
2
- Katalog disertakan
3
- Tiada sebarang katalog disertakan
4
- Katalog berbeza daripada tawaran
5
- Contoh disertakan
Kualiti diragui
memuaskan Nota :
1.
Jadual Analisa hendaklah disusun mengikut urutan harga terendah hingga tertinggi
2.
Sila catitkan Kod Analisa yang berkaitan (0-23) di ruangan Catatan dengan Kod Analisa 0 atau 1 WAJIB pada setiap ruang Catatan
3
Sila sediakan satu analisa bagi setiap item kecuali jika tawaran hendak dibuat secara pakej
Disyorkan
Disediakan Oleh:
Disahkan Oleh:
Disahkan oleh J/kuasa Teknikal Berkenaan
Diluluskan Oleh Ketua PTJ
Tandatangan
Tandatangan
Tandatangan
Tandatangan
Nama
Nama
Nama
Nama
Jawatan
Jawatan
Jawatan
Jawatan
Pengesahan oleh Jawatankuasa Teknikal yang berkenaan pada Jadual Analisa adalah diperlukan bagi pembelian barang atau perkhidmatan yang berbentuk teknikal jika Ketua PTJ bukan ahli Jawatankuasa Teknikal .
Cadangan penambahbaikan Lampiran 3
“Jawatankuasa Teknikal ” adalah jawatankuasa yang dilantik oleh Naib Canselor atau mana-mana pegawai yang diturunkan kuasa untuk :a. Menyedia / menyemak / meluluskan spesifikasi teknikal dan anggaran harga PTJ; b. Mengkaji, menilai serta membuat syor teknikal dan harga penyebutharga / petender kepada mana-mana pihak yang akan meluluskan perolehan tersebut. c. Mengesahkan penerimaan bekalan / perkhidmatan / kerja, mengikut spesifikasi tawaran yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi atau Lembaga Perolehan atau mana-mana pihak lain yang telah diberi kuasa untuk meluluskan sesuatu perolehan.
PROSES PERMOHONAN/ PENYEDIAAN PESANAN TEMPATAN
Selepas analisa dibuat, PTJ perlu kemukakan dokumen berkenaan kepada pejabat bendahari bagi tujuan pesanan tempatan: - Borang Peruntukan PB 3/80 (Pindaan 1 / 2002 ) yang telahditandatangani oleh Ketua PTJ.(bagi permohonan menggunakan peruntukan bajet pengurusan. Bagi permohonan menggunakan bajet amanah, tidak perlu isi borang PB 3/80 memadai dengan surat kelulusan peruntukan oleh Jawatankuasa Tabung Amanah). - Dokumen sebut harga yang asal. - Lampiran 3 - Jadual Analisa Harga (jika sebut harga disertai lebih daripada satu vendor) yang telah disahkan oleh Ketua PTJ dan / atau jawatankuasa berkenaan. - Dokumen kelulusan / pengesahan harga Ketua PTJ bagi sebut harga yang disertai oleh satu penyebutharga(jika ada) - Lampiran A mengesahkan harga yang ditawarkan oleh vendor adalah munasabah bagi perolehan yang melibatkan penerimaan satu sebut harga. - Senarai Semakan (Lampiran B) bagi semua Pembelian Terus yang bernilai melebihi RM1,000.00 sehingga RM50,000.00 bagi setiap pelawaan. - Borang pengesahan GST.
PESANAN JABATAN • Dikeluarkan dalam tempoh 5 hari bekerja selepas proses permohonan pembelian diluluskan. • Ketua PTJ atau wakil dilarang untuk membuat pesanan/ tempahan bekalan /perkhidmatan tanpa pengeluaran Pesanan Jabatan kecuali dalam keadaan yang dibenarkan.
Kelulusan Pembelian Terus Ketua PTJ -: • Sehingga RM 50 ribu bagi setiap pelawaan yang melibatkan beberapa jenis item atau sejenis item yang sama dalam setahun. • Menentukan tawaran kepada vendor dibuat secara pakej atau setiap item. • Meluluskan penerimaan 1 sebutharga dengan membuat pengesahan pada borang Lampiran A dan Senarai Semakan Lampiran B.
KELULUSAN KHAS • Ketua PTJ boleh membuat pengesahan harga yang ditawarkan oleh vendor adalah munasabah jika jumlah minimun sebut harga 4dak dapat pada borang lampiran A dan Senarai Semakan Lampiran B. • Kuasa meluluskan Pembelian terus Khas bagi penerimaan bekalan/perkhidmatan tanpa pengeluaran Pesanan Jabatan sehingga RM50 ribu diberikan kepada-‐: • Ketua PTJ ,jika peraturan 4dak dipatuhi oleh staf. • Bendahari UiTM,jika peraturan 4dak dipatuhi oleh Ketua PTJ/Rektor cawangan.
Dokumen kelulusan Khas • • • •
Invois yang lengkap Surat penjelasan ke4dahpatuhan perolehan. Lampiran A. Borang Penerimaan Barang/ pengesahan Perkhidmatan Kerja.
PERINGATAN!! • Sekiranya berlaku terimaan bekalan/ perkhidmatan bernilai melebihi RM 50 ribu atau perkhidmatan yang 4dak mematuhi syarat item kontrak Pusat , minta pemohon berhubung terus dengan Ketua Kewangan untuk 4ndakan selanjutnya.
Arahan Perbendaharaan 59 • Pegawai yang terlibat perlu memohon pendahuluaan diri mengikut nilai bekalan/ perkhidmatan yang diterima supaya pihak Bendahari boleh membuat bayaran kepada vendor ysng telah menyempurnakan bekalan / perkhidmatan.
PENGECUALIAN KHAS DALAM PERATURAN PEMBELIAN TERUS Pelawaan sebut harga adalah tidak diwajibkan dan penggunaan Senarai Semakan(Lampiran B) adalah DIKECUALIKAN bagi perolehan berikut:(a) Bekalan/perkhidmatan di mana kadar harga telah ditetapkan oleh UiTM seperti kadar keraian bagi perkhidmatan makanan bermasak, (b) Bekalan/perkhidmatan di mana kadar harga telah ditetapkan secara umum (published rate) oleh vendor seperti surat khabar tempatan, kadar yuran penyertaan seminar/kursus/yuran badan akreditasi/profesional, kadarkadar hotel, tambang kapal terbang dan seumpamanya. Memadai dengan mendapatkan senarai kadar harga daripada vendor yang berkenaan,; (c) Perolehan bahan di mana setiap satu pembeliannya bernilai sehingga RM1,000.00 dan keperluan bagi setiap PTJ adalah secara kecil-kecilan seperti alat tulis, bahan kimia khusus, ubat khusus, bahan penyelidikan; (d) Perolehan barangan mesin /peralatan (kecuali perabot) yang tidak kerap dan tidak banyak, di mana setiap satu unit kurang dari RM500.00 dan setiap satu pembelian bernilai sehingga RM1,000.00 seperti mesin penebuk lubang heavy duty, mesin stapler heavy duty,; (e) Perolehan perkhidmatan / pembaikan yang setiap satu nilai perkhidmatan / pembaikan bernilai sehingga RM5,000.00 seperti pembaikan kerosakan peralatan/mesin pejabat/makmal (termasuk alat ganti). -
BOLEH DIKECUALIKAN UNTUK PENGELUARAN PESANAN TEMPATAN tetapi Pesanan Tempatan boleh dikeluarkan jika ia merupakan syarat yang ditetapkan oleh vendor. Perlu wujudkan sistem giliran pelawaan- Prinsip no.5(adil dan saksama) – Senarai vendor akan dibekalkan.
Tanggungjawab Ketua PTJ • Memas4kan kajian pasaran dibuat oleh pemohon. • Memasrikan semua urusan pembelian terus dilaksana dengan telus, saingan terbuka, adil dan saksama. • Teguran dibuat jikan pemohon melanggara peraturan perolehan.
Tanggungjawab PTJ • Perancangan perolehan • Memas4kan 4ada 4ndakan memecahkecil pengursan perolehan barang/perkhidmatan. • Pemiliah vendor yang adil dan terbuka • Memas4kan kelulusan jawatankuasa berkaitan diperolehi jika perlu. • Dokumen wajib dilampirkan • Lan4kan pembuka sebutharga dilan4k.
Senarai jawatankuasa PERKARA
Jawatankuasa
• Peralatan, perisian dan • Jawatankuasa IT dan elektronik. perkhidmatan ICT dan Alat Pandang Dengar serta Peralatan elektronik. • Peralatan Makmal Sains dan • Jawatankuasa Teknikal Peralatan Sains Teknologi dan Teknologi mengikut bidang PTJ
• Kenderaan • Lain lain Peralatan dan Perkhidmatan
yang berkenaan. • Naib Canselor • Jawatankuasa yang dilan4k mengikut keperluan dari semasa ke semasa.
PERANAN ANDA 1. Memastikan peraturan/ pekeliling di patuhi 2. Bersama sama menyemak dokumen sebelum sesuatu proses dibuat. 3. Membantu PTJ mendapatkan maklumat yang tepat 4. Memastikan kaedah porolehan yang sesuai mengikut kepada peraturan sedia ada. 5. Memantau aktiviti perolehan sehingga proses bayaran dibuat. 6. Sentiasa berkongsi dengan PTJ mengenai Pekeliling Baru.
TAMAT
