KERJA PMM-PK-PS-04

PENGURUSAN PEROLEHAN BEKALAN / PERKHIDMATAN / KERJA PMM-PK-PS-04 NO. KELUARAN TARIKH KUATKUASA

DISEDIAKAN OLEH

05 06 JUN 2013

DILULUSKAN OLEH

NAMA

Mohd As’ri Bin Chik

Mejar (K) Zolkarnain Bin Hj. Jobshi AMP

JAWATAN

Wakil Pengurusan

Pengarah

TARIKH

03 Jun 2013

04 Jun 2013

KAWALAN DOKUMEN Rekod Pindaan Tajuk Prosedur Bil

1.

2.

Pengurusan Perolehan Bekalan / Perkhidmatan / Kerja Penerangan Pindaan

Menggantikan : a) Logo Politeknik b) Nama Pengarah c) Nama Wakil Pengurusan Meminda ayat: a)Perkataan selewat-lewatnya pada bulan Januari kepada selepas peruntukan diterima dari JPP.

No. Prosedur

PMM-PK-PS-04

M/Surat

No Pindaan Baru

Tarikh Kuatkuasa

-

00

01 Julai 2011

4

00

01 Julai 2011

4

00

01 Julai 2011

00

01 Julai 2011

5

00

01 Julai 2011

9

00

01 Julai 2011

3. Menambah ayat: a)Perkataan Mempertimbang dan meluluskan permohonan keperluan di atas berdasarkan peruntukan yang diterima dari masa ke semasa.

3.

4.

Memansuhkan ayat: a) Memaklumkan pengagihan peruntukan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun. Ketua Jabatan/Ketua Unit hendaklah berbelanja berdasarkan agihan yang diluluskan.

4

Menambah ayat: a) Mengisi dan menyerahkan Borang Kelulusan Pembelian Tempatan bersama inden serta spesifikasi kepada Ketua Jabatan/ Unit/ PET/PNA.

Menambah ayat: 5. a) Perkataan Memastikan bekalan/perkhidmatan disempurnakan menepati tempoj masa yang ditetapkan. Jika tidak,surat makluman penangguhan bekalan/perkhidmatan hendaklah dimajukan.

KAWALAN DOKUMEN Rekod Pindaan Tajuk Prosedur Bil 6.

Pengurusan Perolehan Bekalan / Perkhidmatan / Kerja Penerangan Pindaan

No. Prosedur

PMM-PK-PS-04

M/Surat

No Pindaan Baru

Tarikh Kuatkuasa

11

00

01 Julai 2011

Menambah ayat: a) Perkataan Menguruskan pembayaran dalam tempoh 14 hari selepas penerimaan invois di Unit Kewangan dan penerimaan dokumen yang lengkap. b)PNA

1

PMM-PK-PS-04 Pengurusan Perolehan Bekalan / Perkhidmatan / Kerja ISO 9001:2008 1.0

Keluaran

05

Pindaan

00

Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013

OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan yang didokumenkan untuk memastikan proses perolehan bekalan / perkhidmatan / kerja dilakukan mengikut peraturan perolehan dan dibekalkan pada masa yang ditetapkan bagi memastikan proses pengajaran dan pembelajaran dijalankan dengan sempurna dan sistematik .

2.0

SKOP

Prosedur ini digunapakai untuk menguruskan perolehan bekalan / perkhidmatan / kerja di Politeknik Merlimau. Perolehan dibuat mengikuti kaedah-kaedah sama ada pembelian melalui kontrak pusat, pembelian secara sebutharga dan pembelian secara terus.

3.0

RUJUKAN

3.1

Manual Kualiti: 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3, 8.3

3.2

Standard SPK ISO 9001:2008

3.3

Arahan Perbendaharaan Kementerian Kewangan.

3.4

Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan dan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan yang dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan.

3.5

Pekeliling Kewangan, Kementerian Pengajian Tinggi yang berkaitan dengan perolehan.

3.6

Pekeliling-Pekeliling Kontrak Perbendaharaan, Kementerian Kewangan yang berkaitan.

3.7

Surat Pekeliling Perbendaharaan.

3.8

Manual e-SPKB

3.9

Manual e-Perolehan

1

PMM-PK-PS-04 Pengurusan Perolehan Bekalan / Perkhidmatan / Kerja ISO 9001:2008

Keluaran

05

Pindaan

00


4.0 DEFINISI

Bekalan

Merangkumi bahan luak, bekalan pejabat dan aset alih.

Perkhidmatan

Meliputi perkhidmatan ikhtisas, kawalan keselamatan, kebersihan, pembaikan, penyelenggaraan dan sewaan.

Kerja

Meliputi

kerja

pembaikan,

penyelenggaraan

dan

pembangunan Rekod Pembekal

Senarai pembekal dan kontraktor yang berdaftar sebagai pembekal di Politeknik Merlimau.

Jawatankuasa Pembuka

Terdiri daripada sekurang-kurangnya 3 orang pegawai.

Sebutharga

Salah seorang daripadanya ialah Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Jawatankuasa ini dilantik oleh

Jabatan

Pengajian

Politeknik,

Kementerian

Pendidikan Malaysia. Jawatankuasa Penilaian


Kewangan

Salah seorang daripadanya ialah Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Jawatankuasa ini dilantik oleh Pengarah.

Jawatankuasa Penilaian


Teknikal

Salah seorang daripadanya ialah Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Jawatankuasa ini dilantik oleh

Jabatan

Pengajian

Politeknik,

Kementerian

Pendidikan Malaysia.

2


Keluaran

05

Pindaan

00


Jawatankuasa Pemilihan

Terdiri daripada sekurang-kurangnya dua orang pegawai

Sebutharga

yang

dilantik

oleh

Jabatan

Pengajian

Politeknik,

Kementerian Pendidikan Malaysia dan dipengerusikan oleh

Pengarah

bagi

nilai

projek

kurang

daripada

RM 200,000.00. Jika nilai projek melebihi RM 200,000.00 dan kurang dari RM 500,000.00 pemilihan sebutharga dilaksanakan di peringkat Jabatan Pengajian Politeknik, Kementerian Pendidikan Malaysia. Manakala nilai projek melebihi RM 500,000.00 pemilihan proses sebutharga dilaksanakan

di

peringkat

Kementerian

Pendidikan

Malaysia Pegawai Perakuan I

Pegawai yang membuat proses Perakuan I bagi semua modul e-SPKB selepas proses penyediaan.

Pegawai Perakuan II

Pegawai yang membuat proses Perakuan II bagi semua modul e-SPKB selepas proses perakuan I.

Pegawai Perakuan I

Pegawai yang membuat proses Perakuan I bagi semua modul e-SPKB selepas proses penyediaan.

Pegawai Perakuan II

Pegawai yang membuat proses Perakuan II bagi semua modul e-SPKB selepas proses perakuan I.

Pembantu Tadbir (Stor)

Pegawai yang menguruskan stor.

3


Keluaran

05

Pindaan

00


Pegawai Penerima/

Pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk

Penolong Pegawai Aset

menerima bekalan/ perkhidmatan atau Pembantu Tadbir (Stor)

Pegawai Pengawal

Ketua Setiausaha Kementerian Pengajian Tinggi (KSU)

Pegawai Perolehan

Pegawai Perolehan Jabatan/Unit ialah pegawai yang

Jabatan/Unit

dilantik

oleh

Ketua

Jabatan

/

Ketua

Unit

untuk

menguruskan perolehan di jabatan / unit. Pegawai Penguasa

Pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal.

Wakil Pegawai Penguasa

Pegawai yang dilantik oleh Pegawai Penguasa

(KU UPP) Inden Kerja

Lampiran D4(J.K.R Pin.3/2007) dan Lampiran A6 (J.K.R 58 Pin.3/2008)

4

PMM-PK-PS-04 Pengurusan Perolehan Bekalan / Perkhidmatan / Kerja ISO 9001:2008 5.0

Keluaran

05

Pindaan

00

Tarikh Berkuatkuasa

06 JUN 2013

PROSEDUR KERJA

Tanggungjawab

Tindakan Perancangan Pembelian Bekalan / Perkhidmatan / Kerja

1.

Menyerahkan

senarai

keperluan

bekalan

/

KJ / KU/

perkhidmatan / kerja beserta anggaran kos kepada

PET

Pengarah dan sesalinan kepada Penolong Akauntan selepas peruntukan diterima dari JPP.

Pengarah

2.

Mempertimbang keperluan

di

dan

atas

meluluskan

berdasarkan

permohonan

peruntukan yang

diterima dari masa ke semasa. Pengarah/ Timbalan

3.

Pengarah

Memaklumkan

pengagihan

peruntukan

dalam

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun. Ketua Jabatan/Ketua Unit hendaklah berbelanja berdasarkan agihan yang diluluskan.

Permohonan Bekalan Pegawai Perolehan

4.

Jabatan / Unit

Memohon pengeluaran bekalan untuk jabatan/unit dengan mengisi Borang permohonan Stok (Kew.PS-11) dan mengemukakan kepada Pembantu Tadbir (Stor).


5.

Menyemak bekalan dalam Kad Petak (Kew.PS-4) dan menyediakan bekalan seperti permohonan sekiranya ada.

5


Keluaran

04

Pindaan

00


Tanggungjawab

Tindakan 6.

Sekiranya bekalan tiada / tidak mencukupi di stor, catatkan dalam Borang Permohonan Stok (Kew.PS-11) dan menyerahkan borang tersebut kepada

Pegawai

Perolehan Jabatan / Unit.

Pegawai Perolehan

7.

Bertanggungjawab mengambil bekalan yang dimohon

Jabatan / Unit/ Pegawai

selepas

yang diberikuasa

dihantar.

Borang

Permohonan

Stok

(Kew.PS-11)

Proses Perolehan Bekalan / Perkhidmatan / Kerja

Pegawai Perolehan

8.

Jabatan / Unit

Mengenalpasti kaedah perolehan yang diperlukan sama ada :

a. Perolehan melalui Kontrak Pusat b. Perolehan melalui Sebutharga c. Perolehan melalui Lantikan Terus

9.

Mengisi

dan

menyerahkan

Borang

Kelulusan

Pembelian Tempatan/ Inden Kerja beserta spesifikasi kepada Ketua Jabatan/ Unit/ PET/PNA.

Ketua Jabatan/ Unit/ PET/PNA

10. Meneliti Borang Kelulusan Pembelian Tempatan/ Inden Kerja dari Pegawai Perolehan Jabatan/ Unit untuk memastikan keperluan

bekalan Jabatan/

yang Unit

dipohon

memenuhi

seterusnya

menyokong

permohonan.

6


Keluaran

05

Pindaan

00


Tanggungjawab

Tindakan A. Perolehan Melalui Kontrak Pusat

Pegawai Perolehan Jabatan / Unit

11. Menghantar Borang Kelulusan Pembelian Tempatan kepada Pembantu Tadbir (Stor) bagi pembelian melalui kontrak pusat.

12. Ikuti langkah 19 hingga 45.

B. Perolehan Melalui Sebutharga


13. Membuat pembelian secara sebutharga berpandukan peraturan-peraturan yang ditetapkan dalam Arahan Perbendaharaan

dan

semua

peraturan

Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.

Jawatankuasa Pembuka Sebutharga

14. Mengendalikan

urusan

pembukaan

berpandukan Arahan Perbendaharaan

sebutharga dan semua

peraturan Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.

Jawatankuasa Sebutharga

15. Mengendalikan urusan pemilihan pembekal/ kontraktor berpandukan

peraturan-peraturan

yang

ditetapkan

dalam Arahan Perbendaharaan dan semua peraturan Perbendaharaan.


7

PMM-PK-PS-04 Pengurusan Perolehan Bekalan / Perkhidmatan / Kerja ISO 9001:2008 Tanggungjawab

Keluaran

05

Pindaan

00


Tindakan C. Perolehan Melalui Lantikan Terus


17. Memilih pembekal/ kontraktor berpandukan pekelilingpekeliling perbendaharaan yang berkuatkuasa serta merujuk

kepada

rekod

pembekal

dan

prestasi

pembekal.


Penyediaan Pesanan Kerajaan


19. Menyemak dan menandatangani Borang Kelulusan Pembelian Tempatan dan menghantar kepada PA.

PA

20. Menyemak baki dalam buku Vot, mencatat baki peruntukan serta menandatangani Borang Kelulusan Pembelian Tempatan.

Pembantu Tadbir (Kewangan)

Pengarah

21. Menghantar Borang Kelulusan Pembelian Tempatan untuk mendapat kelulusan kepada Pengarah.

22. Meneliti dan meluluskan permohonan.

8


Keluaran

05

Pindaan

00


Penjanaan Pesanan Kerajaan

Pembantu Tadbir

23. Menyediakan Pesanan Kerajaan mengikut prosedur:

(Kewangan)

a. e-SPKB b. e-Perolehan

B. e-SPKB Pembantu Tadbir

24. Menerima Borang Kelulusan Pembelian Tempatan/

(Kewangan)

Inden Kerja yang telah diluluskan. Menyediakan Nota Minta dan menyerahkan kepada pegawai Perakuan I.

Pegawai Perakuan I

25. Menyemak dan memperakukan Nota Minta kemudian menyerahkan kepada Pegawai Perakuan II.

Pegawai Perakuan II

26. Memperaku dan meluluskan Nota Minta berdasarkan kepada Borang Kelulusan Pembelian Tempatan/ Inden Kerja.

Pembantu Tadbir

27. Menyediakan Pesanan Tempatan – Nota Minta Lulus.

(Kewangan) Pegawai Perakuan I

28. Membuat Perakuan I pada Pesanan Tempatan – Nota Minta Lulus.

Pegawai Perakuan II

29. Membuat perakuan II dan menandatangani Pesanan Tempatan – Nota Minta Lulus. (Rujuk Manual e-SPKB)

C.

e-PEROLEHAN

9


Keluaran

05

Pindaan

00


Tanggungjawab Pembantu Tadbir (Kewangan)

Tindakan 30. Menyediakan Pesanan Kerajaan mengikut proses:a.

Pembelian Melalui Kontrak Pusat (luar/atas talian)

b.

Pembelian Terus Produk (luar/atas talian)

c.

Pembelian Terus Perkhidmatan (luar/atas talian)

(Rujuk Manual e-Perolehan) Pembantu Tadbir (Kewangan)

Pegawai Perolehan

31. Menyerahkan Pesanan Kerajaan kepada Jabatan/ Unit yang memohon.

32. Menyerahkan dan menerima surat

setuju terima

daripada pembekal/kontraktor. 33. Menyemak dan memahami dokumen sebutharga serta selaraskan mesyuarat pra-pembinaan. 34. Rekodkan aktiviti ditapak pembinaan ke dalam buku harian tapak serta buat mesyuarat tapak jika perlu. Penerimaan Bekalan / Perkhidmatan / Kerja Pegawai Penerima

35. Memeriksa dan memastikan bekalan / perkhidmatan /

Jabatan / Unit dan

kerja disempurnakan menepati tempoh masa yang

Pembantu Tadbir (Stor) /

telah ditetapkan dan menepati spesifikasi.

Pegawai Perolehan 36. Sijil Perakuan Siap Kerja dikeluarkan setelah kerja-kerja ditapak disahkan siap oleh Pegawai Penguasa / Wakil Pegawai Penguasa. 37. Sijil Perakuan membaiki kecacatan dikeluarkan setelah tamat tempoh 6 bulan/ 12 bulan dari tarikh sijil perakaun siap kerja.

10


Keluaran

05

Pindaan

00


Tanggungjawab

Tindakan 38. Penerimaan

hendaklah

merujuk

kepada

Tatacara

Pengurusan Stor Kerajaan dan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan, Bab A (Penerimaan). 39. Merekodkan penerimaan bekalan dalam KEW.PS-4/ KEW.PA 2/ KEW.PA 3/ KEW.PA 4/ KEW.PA 5/ KEW.PA 7.

Menilai Prestasi Pembekal Pegawai Penerima Jabatan / Unit / Pembantu Tadbir ( Stor)

40. Melengkapkan Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal dan menentukan gred pembekal (Lampiran 1) seperti berikut :A B C D

91 - 100 81 - 90 71 - 80 70 ke bawah

41. Menyerahkan

dokumen-dokumen

serahan

yang

berkaitan dan sesalinan Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal (Lampiran 1) kepada Pembantu Tadbir (Stor). Pembantu Tadbir (Stor)

42. Menyemak dokumen-dokumen serahan yang berkaitan dan Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal (Lampiran 1) seterusnya menyerahkannya kepada PA.

PA

43. Mengisi gred yang diperolehi daripada Lampiran 1 ke dalam Borang Analisis Prestasi Pembekal (Lampiran 2) pada akhir bulan.

11

PMM-PK-PS-04 Pengurusan Perolehan Bekalan / Perkhidmatan / Kerja ISO 9001:2008 Tanggungjawab

Keluaran

05

Pindaan

00


Tindakan 44. Mengambil

tindakan

ke

atas

pembekal

yang

memperolehi gred C dan D berdasarkan kepada tindakan berikut :

C

-

Mengeluarkan Surat Amaran.

D

-

Disenaraihitam selama setahun (maklum kepada pembekal).

45. Menyediakan Laporan Analisis Prestasi Pembekal dan membentangkannya di dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

12

PMM-PK-PS-04 Pengurusan Perolehan Bekalan/Perkhidmatan ISO 9001:2008

Keluaran

05

Pindaan

00


Tanggungjawab

Tindakan Pembayaran Kepada Pembekal

Pembantu Tadbir

46. Menerima

Nota

Serahan

/

Nota

Pelaksanaan

(Kewangan) / Pembantu

Perkhidmatan, invois dan Pesanan Kerajaan. Pastikan

Tadbir (Stor)

nama dan nombor akaun bank serta Pesanan Kerajaan telah dilengkapkan.

47. Melaksanakan pembayaran mengikut kaedah e-SPKB / e-Perolehan

(Rujuk Manual e-SPKB dan e-Perolehan).

48. Menguruskan pembayaran dalam tempoh 14 hari selepas

penerimaan

bergantung

kepada

invois

di

penerimaan

Unit

Kewangan

dokumen

yang

lengkap.

PNA

49. Memantau Daftar Bil sebulan sekali untuk memastikan pembayaran

telah

dilaksanakan

dalam

tempoh

tersebut.

13

PMM-PK-PS-04 Pengurusan Perolehan Bekalan/Perkhidmatan ISO 9001:2008

Keluaran

05

Pindaan

00


5.0 REKOD KUALITI

Bil.

1.

Jenis Rekod Salinan Waran Peruntukan.

Tempoh Simpanan

Lokasi

1 Tahun

Unit Kewangan

Lampiran

Surat Lantikan Jawatankuasa

Bilik Fail di

Sebutharga dan

Pejabat


Pentadbiran

Sebutharga. 2.

Surat Lantikan

5 Tahun

Jawatankuasa

Unit

sebutharga dan

Pembangunan


dan

Sebutharga untuk

Penyelenggaraan

Perolehan Kerja Keputusan 3.

Jawatankuasa

5 Tahun

Unit Kewangan

7 Tahun

Unit Kewangan

1 Tahun

Unit Kewangan

1

1 Tahun

Unit Kewangan

2

7 Tahun

Unit Kewangan

Mengikut Jangka

Bilik Pembantu

Hayat Aset

Tadbir (Stor)

Sebutharga. 4.

5.

6.

7.

Pesanan Kerajaan Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal Borang Analisis Prestasi Pembekal Daftar Bil KEW.PA 2/ KEW.PA 3/

8.

KEW.PA 4/ KEW.PA 5/ KEW.PA 7

14

PMM-PK-PS-04 Pengurusan Perolehan Bekalan/Perkhidmatan ISO 9001:2008 Bil.

9.

10.

11.

12.

13.

Jenis Rekod

KEW.PS-4

Borang Kelulusan Pembelian Tempatan Laporan Hasil Prestasi Pembekal Rekod Pembekal Borang Permohonan Stok (Kew.PS-11)

Keluaran

05

Pindaan

00


Tempoh Simpanan

2 Tahun

Lokasi

Bilik Pembantu Tadbir (Stor)

7 Tahun

Unit Kewangan

1 Tahun

Unit Kewangan

1 Tahun

Unit Kewangan

2 Tahun

Lampiran

Bilik Pembantu Tadbir (Stor)

15

LAMPIRAN 1

BORANG SOAL SELIDIK PRESTASI PEMBEKAL (Untuk Diisi Oleh Pegawai Penerima)

No. Pesanan Kerajaan : …………………………. Tarikh Pesanan Kerajaan : ……………………… Tarikh Tamat Pesanan Kerajaan : ……………………………. Tarikh Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan: ……………………….. Syarikat Pembekal :

…………………………………

Alamat:

……………………………….. ……………………………….. ………………………………..

Jenis Bekalan: ……………………………………………………………………. Sila tandakan ( / ) di ruangan yang berkenaan. Bil.

Perkara

Ya

BEKALAN 1.

Bekalan yang dihantar memenuhi spesifikasi

2.

Bekalan sampai pada masa yang telah ditetapkan

3.

Kuantiti mencukupi

4.

Khidmat nasihat sebelum jualan diberikan

5.

Perkhidmatan latihan yang efektif selepas jualan Jumlah Peratus [ (x /Y1 ) x 100] = ……..% ( x - untuk jawapan ‘ya’ sahaja) **Nota: Y1 ialah bil. item yang berkenaan sahaja.

GRED : ………

Jenis Perkhidmatan/ Kerja: ……………………………………………………………………. Sila tandakan ( / ) di ruangan yang berkenaan.

Tidak

Bil.

Perkara

Ya

Tidak

PERKHIDMATAN/ KERJA 1.

Khidmat nasihat sebelum perkhidmatan/ kerja diberikan

2.

Khidmat nasihat selepas perkhidmatan/ kerja diberikan

3.

Perkhidmatan/ Kerja dibekalkan mengikut masa yang ditetapkan

4.

Perkhidmatan/ Kerja bersesuaian dengan kepakaran

5.

Perkhidmatan/ Kerja memenuhi spesifikasi yang diperlukan Jumlah Peratus [ ( x / Y2 x 100)] = ………% ( x- untuk jawapan ‘ya’ sahaja) **Nota: Y2 ialah bil.item yang berkenaan sahaja.

GRED : ……..

Komen/Cadangan

Tandatangan Pegawai Penerima : ……………………….. Nama: …………………………….. Jabatan/ Unit: …………………….. Tarikh: ………………………

Gred

Markah (%)

Status

A B C D

91 - 100 81 - 90 71 - 80 70 ke bawah

Baik Memuaskan Kurang Memuaskan Lemah



Pembekal Gred D akan di senaraihitam selama setahun

PS-04(1) (06-06-13)

LAMPIRAN 2

BORANG ANALISIS PRESTASI PEMBEKAL (Untuk Diisi Oleh PA di Politeknik) Syarikat Pembekal :

……………………………………….

Alamat:

………………………………………. ………………………………………. ……………………………………….

BIL.

NO. PESANAN KERAJAAN

PS-04(2) (06-06-13)

TARIKH PESANAN KERAJAAN

JENIS BEKALAN/ PERKHIDMATAN

MARKAH %

CATATAN

KERJA PMM-PK-PS-04

Recommend Documents